Report to/Rapport au :
Corporate Services and Economic Development
Committee
Comité des services
organisationnels et du développement économique
and Council/et au Conseil
30 November 2004/le 30 novembre 2004
Submitted by/Soumis par : Alain Lalonde,
Auditor General/vérificateur général
Contact/Personne-ressource : Alain Lalonde, Auditor General/vérificateur
général
|
|
N° de réf : ACS2004-OAG-BVG-0001 |
OBJET : BUREAU DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL
LOI ET MANDAT,
RÈGLEMENT ET
PLANS DE VÉRIFICATION
DE 2005, 2006 ET 2007
Que le Comité des services
organisationnels et du dévéloppement économique recommande au Conseil
municipal :
1. d’approuver l’orientation définie dans le
document 1 intitulé Bureau du vérificateur général – Loi et mandat.
2. d’approuver l’ébauche du
règlement pour établir le poste du vérificateur général de la Ville et le rôle
du bureau définie dans le document 2.
3. de recevoir, à titre d’information, le
document 3 intitulé Bureau du vérificateur général – Plans de vérification
de 2005, 2006 et 2007.
4. d’approuver l’établissement, pour les
budgets ultérieurs du Bureau du vérificateur général de la Ville, d’un
pourcentage fixe qui correspondrait à 0,07 p. 100 ou plus du budget
de fonctionnement total de la Ville d’Ottawa.
À
sa réunion du 8 janvier 2003, le Conseil municipal a approuvé la
motion suivante :
ATTENDU QUE, tous les ans, le maire
et le Conseil municipal d’Ottawa sont chargés d’analyser en détail et
d’approuver les budgets d’immobilisations et de fonctionnement de la Ville;
ATTENDU QUE le maire, le Conseil
municipal et le personnel doivent rendre des comptes aux contribuables sur la
façon dont la Ville dépense le produit des taxes foncières;
ATTENDU QUE le Conseil admet que le
vérificateur général de la Ville joue un rôle de surveillance fondamental au
nom des électeurs et qu’il doit assumer ses fonctions de façon indépendante et
objective;
ATTENDU QU’avant le dépôt du budget
annuel, aucune analyse entièrement indépendante du budget de l’année précédente
n’est menée dans le but d’évaluer, pour le compte des électeurs d’Ottawa, s’il
y a optimisation du rendement, application de méthodes comptables rigoureuses
et prestation de conseils objectifs;
ATTENDU QUE Denis Desautels, ancien
vérificateur général du Canada, a réalisé une étude sur la fonction de
vérification de la Ville de Toronto;
ATTENDU QUE M. Desautels s’est dit
intéressé à étudier la fonction de vérification de la Ville d’Ottawa;
IL EST PAR CONSÉQUENT RÉSOLU
d’embaucher Denis Desautels pour qu’il évalue l’efficacité de la fonction de
vérification de la Ville d’Ottawa, travail pour lequel il touchera un maximum
de 30 000 $ versés à partir du budget de fonctionnement de la
Direction des services de vérification et de conseil, et qu’il soumette au
Comité et au Conseil un rapport à ce sujet accompagné de recommandations.
Le 3 septembre 2003, M. Desautels a déposé
son rapport au Conseil, qui a approuvé les recommandations formulées dans ce
document. Le 22 octobre 2003, le directeur des Services municipaux a
soumis au Conseil un rapport sur la mise en œuvre des recommandations de M.
Desautels. Le Conseil a alors approuvé l’embauche d’une agence de recrutement
pour pourvoir le nouveau poste de vérificateur général et a adopté la
recommandation suivante du personnel :
Que, dans les six mois suivant
son embauche, le nouveau vérificateur général de la Ville remette au Comité de
vérification/au Conseil un rapport comprenant les éléments suivants :
1) un cadre de référence incluant les protocoles qu’il doit respecter en
ce qui concerne ses relations avec le Comité de vérification, les membres de la
direction, conseils, commissions et organismes de la Ville, ainsi que les
demandes de vérifications supplémentaires ou ponctuelles; 2) un plan de
travail accompagné des ressources disponibles; et 3) des recommandations
visant à accroître l’efficacité de la fonction de vérification, notamment par
le remaniement de l’effectif.
Le nouveau vérificateur général s’est joint à
la Ville d’Ottawa le 6 septembre 2004. Le présent rapport, remis
trois mois avant la date limite qu’avait fixée le Conseil, fait suite à la
recommandation susmentionnée. Il présente la Loi et le mandat du Bureau du
vérificateur général, y compris les exigences générales du poste et du Bureau,
les dispositions requises en matière d’indépendance et d’immunité ainsi que les
protocoles à suivre pour la présentation de rapports au Conseil, aux membres de
la direction et aux conseils, commissions et organismes associés. Enfin, le
rapport contient les plans de vérification de 2005, 2006 et 2007.
Les renseignements pertinents concernant la Loi
et le mandat et les plans de vérification de 2005, 2006 et 2007 du Bureau du
vérificateur général de la Ville figurent dans les documents ci-joints.
Selon
la recommandation de M. Desautels, la Loi et le mandat seront enchâssés dans la
Loi sur la ville d’Ottawa. La Direction des services juridiques de la
Ville a préparé une ébauche de règlement afin d’établir la position et les
responsabilités du vérificateur général.
Cette ébauche est annexe 2 de ce document. Une demande concernant les changements à la présente législation
sera faite suite à l’approbation du Conseil. En résumé, la Loi et le Règlement
précisent que le vérificateur général :
*
ne
fait pas partie de l’administration municipale et fait rapport au Conseil
municipal par l’entremise du comité permanent pertinent;
*
est
chargé d’effectuer des vérifications de gestion, de conformité et financières (à l’exception de la
vérification d’attestation annuelle) des comptes et des affaires de la Ville;
*
procédera,
selon le plan de travail annuel, à des vérifications concernant la Ville et ses
organismes associés;
*
peut
également soumettre un plan de travail à plus long terme s’il le désire;
*
peut
mener des enquêtes sur d’autres sujets si le Conseil lui en fait la demande,
cependant, ces vérifications n’ont pas préséance sur les responsabilités
principales du vérificateur général. Le Conseil doit fournir les fonds nécessaires pour exécuter ces
dernières;
*
disposera
d’un budget annuel correspondant à un pourcentage fixe du budget de
fonctionnement total de la Ville.
*
aura
accès au personnel et aux documents nécessaires pour effectuer une
vérification;
*
ne
pourra faire l’objet de poursuites pour cause d’action commise ou omise de
bonne foi au cours d’une vérification;
*
fera
rapport au Conseil municipal au moins une fois par année, au plus tard le 30
juin de l’année suivante. Le premier rapport annuel sera déposé en 2006;
*
peut
faire rapport à intervalles plus fréquents au comité permanent pertinent s’il
le désire.
Le
document 3 contient les plans de vérification de 2005, 2006 et 2007 de la
Ville d’Ottawa. L’objet des vérifications a été établi en fonction de critères
tels que l’incidence d’un programme ou d’un service sur les résidents, la
taille du budget et les répercussions de l’interruption d’un service sur la
sécurité de la population ou la situation financière de la Ville. Le nouveau
plan de vérification diffère grandement, de par son orientation, des plans de
vérification antérieurs. Bien que l’un de ses objectifs demeure la vérification
de la conformité et des états financiers, une importance accrue sera accordée à
la vérification du rendement. Ces projets s’articuleront autour de l’examen de
l’efficience et de l’efficacité des secteurs de la Ville qui assurent des
services de première ligne à la population. Le plan s’intéresse également à
certains organismes associés à la Ville, dont le Service de police, la Société
de logement communautaire d’Ottawa et Hydro Ottawa.
Il
convient de noter que malgré les projets prévus en 2006 et en 2007, les plans
de vérification de ces années pourraient changer en raison de questions
soulevées au cours des travaux menés en 2005. Les plans finaux pour ces années
seront confirmés de nouveau et soumis au Conseil municipal.
Ce dossier n’a fait l’objet d’aucune
consultation publique. Avant de préparer le présent rapport, le vérificateur
général a rencontré le maire, tous les conseillers municipaux et les cadres
supérieurs de la Ville.
RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES
Selon M. Desautels, « le Bureau du
vérificateur général devrait être constitué à partir des ressources appropriées
qui existent au sein du groupe des Services de vérification et de
conseil. » Il a également affirmé que le soutien administratif ne devrait
pas être assuré par le Bureau du directeur des Services municipaux.
On propose de fixer le budget annuel du Bureau
du vérificateur général à 0,07 p. 100 du budget de fonctionnement
total de la Ville d’Ottawa (approximativement l’équivalent au pourcentage fixe du budget ajusté de
2004). Le pourcentage du budget de la Ville consacré à la vérification représenterait
un niveau de financement équivalant, bien qu’inférieur, à celui prévu pour le
budget de vérification de la plupart des villes canadiennes comparables.
L’adoption d’un pourcentage fixe assurera le financement adéquat de la nouvelle
fonction de vérification et évitera de l’assujettir aux fluctuations
attribuables aux délibérations budgétaires de la Ville. Ce principe est
enchâssé dans la Loi qui régit les municipalités du Québec.
Document 1 – Bureau du
vérificateur général – Loi et mandat
Document 2 - DRAFT BY-LAW NO.
2004- A by-law of the City of Ottawa to establish the position and duties of
the Auditor General of the City of Ottawa.
(la version en français
suivra).
Document 3 – Bureau du
vérificateur général – Plans de vérification de 2005, 2006
et 2007
Le
Bureau du vérificateur général procédera à la mise en œuvre de la Loi ainsi que
du plan de vérification ci-joints.