2. QUARTERLY PERFORMANCE
REPORT TO COUNCIL - |
Committee Recommendation
That Council receive this report for information.
Recommandation du comité
Que le Conseil prenne connaissance du présent rapport.
Pursuant to recommendation 1 of the City Manager’s report, the
various Standing Committees and the Police Services Board reviewed and
discussed the service areas’ performance results on the following dates:
Transit Committee – 21 March 2007
Planning and Environment Committee – 27 March 2007
Corporate Services and Economic Development Committee – 3 April 2007
Community and Protective Services Committee – 5 April 2007
Police Services Board – 26 March 2007
Suite à la recommandation 1 du rapport du
Directeur des services municipaux, les divers comités permanents et la
Commission des services de police ont examiné et discuté des résultats sur le
rendement des secteurs de service aux dates suivantes :
Comité du transport en commun – le 21 mars
2007
Comité de l’urbanisme et de
l’environnement – le 27 mars 2007
Comité des services organisationnels et du
développement économique – le 3 avril 2007
Comité des services communautaires et de
protection – le 5 avril 2007
Commission des services de police – le 26
mars 2007
Documentation
1. City Manager's report dated 6 March 2007
(ACS2007-CMR-OCM-0001).
Documents
1. Rapport du Directeur municipal daté le 6 mars
2007 (ACS2007-CMR-OCM-0001).
Report to/Rapport au :
Corporate Services and Economic Development Committee
Comité des services organisationnels
et du développement économique
and Council / et au Conseil
6 March 2007 / le 6 mars 2007
Submitted by/Soumis par : Kent Kirkpatrick,
City Manager / Directeur des
services municipaux
Contact Person / Personne ressource : Bob
Hertzog,
Chief Corporate Planning and Performance Reporting Officer
Corporate Planning / Planification d’ensemble
(613) 580-2424 x 23971,
Ref N°: ACS2007-CMR-OCM-0001 |
SUBJECT: |
QUARTERLY
PERFORMANCE REPORT TO COUNCIL Q4 OCTOBER-DECEMBER 2006 |
REPORT RECOMMENDATIONS
1. That the Corporate Services and
Economic Development Committee, at its meeting on March 6, 2007, receive the
attached report and refer it to the various Standing Committees and the Police
Services Board for further review and discussion of the service areas’
performance results, as outlined in the Table of Contents of Document 1;
2. That
the CSEDC discussion of the report take place at its meeting of April 3, 2007;
and
3. That
Council receive the report for information, once reviewed by Standing
Committees, on April 11, 2007.
In March 2006,
Council approved a City of Ottawa Performance Measurement and Reporting
Framework (ACS2005-CMR-OCM-0003). The
Performance Measurement and Reporting Framework focuses Council, citizens, and
City management and staff on outcomes and results. It will provide stakeholders with information about how well the
City is doing compared to approved plans and on performance trends over time.
Implementation
of this framework is now well underway.
The first reporting component to be implemented was the Annual
Report. In June 2006, the City of
Ottawa issued its 2005 Annual Report, Making it Clear (ACS2006-CMR-OCM-0007),
which provided a description of the City’s progress in meeting its goals.
The second
significant part of the Performance Measurement and Reporting Framework is the
City’s participation in the Ontario Municipal Benchmarking Initiative (OMBI).
Municipalities participating in OMBI exchange performance data on a number of
service areas, analyze these results and share information on best practices. A
report on 2005 OMBI results that included explanations and analysis of Ottawa
results for 112 performance measures relating to 21 different service areas was
issued to Council in January 2007.
The Quarterly Performance Report to Council Q4 October-December 2006 provides key measures for a cross section of branches that deliver services to the public of high interest to Councillors. It shows how we are doing compared to our established standards or to our own performance overtime. It includes mostly certain types of performance measures:
Accountability is key to good governance. It involves monitoring and reporting performance, and taking responsibility for the results achieved. The Quarterly Performance Report to Council is an important element in the City’s accountability framework.
This is the third Quarterly Performance Report to Council and covers the reporting period October-December 2006. It provides a total of 48 performance measures relating to 13 branches, specifically:
The Corporate Planning Performance Reporting Office is working with these branches to enhance the overall relevance and usefulness for Council of the performance measures presented. Moreover, as noted in the report, in response to Councillors’ requests for measures on additional services, CPPRO is supporting other branches in the development of relevant measures that can be included in future versions of the Quarterly Performance Report. The report will change over time as these branches develop performance measures specifically relevant for a quarterly report and as Council’s areas of focus evolves. The target for the “end state” version of the report is 50-75 performance measures relating to up to 15 different branches. This increase in the amount of information provided will enhance users’ ability to assess the performance of City services.
CONSULTATION
The Quarterly Performance Report to Council is a tool for providing information on City services to citizens and Council. No specific public consultations done in the production of the report.
There are no financial implications.
Quarterly
Performance Report to Council Q4 October-December 2006 (Previously distributed.)
The Quarterly Performance Report to Council will be available to citizens electronically in PDF and HTML formats from our Web site (Ottawa.ca), and in printed format upon request.
Report to/Rapport
au :
Corporate Services and Economic Development Committee
Comité des services organisationnels
et du développement économique
and Council / et au Conseil
Submitted by/Soumis par : Kent Kirkpatrick,
City Manager/Directeur des services municipaux
Contact
Person/Personne-ressource : Bob Hertzog, Chief Corporate Planning and
Performance Reporting Officer/chef de la planification municipale et de
l’évaluation du rendement
Corporate Planning/Planification
d’ensemble
(613) 580-2424, ext./poste 23971.
OBJET : |
Rapport trimestriel sur le rendement présenté au
Conseil – 4e trimestre,
octobre-décembre 2006 |
RecommandationS du rapport
1. Que le Comité des services organisationnels et du développement économique reçoive, dans le cadre de sa réunion du 6 mars 2007, le présent rapport et qu’il le soumette aux divers comités permanents et à la Commission des services de police aux fins d’un examen plus approfondi et d’une discussion des résultats sur le rendement des secteurs de service, tel qu’il est énoncé dans la Table des matières du Document 1;
2. Que les discussions du CSODE entourant le rapport aient lieu dans le cadre de sa réunion du 3 avril 2007; and
3. Que le Conseil reçoive le rapport à titre d’information, après examen par les comités permanents, le 11 avril 2007.
En mars 2006, le Conseil adoptait le Cadre
d’évaluation et de rapport du rendement de la Ville d’Ottawa (ACS2005-CMR-OCM-0003).
Ce cadre permet d’attirer l’attention du Conseil, des citoyens, des
gestionnaires et du personnel de la Ville sur les résultats. Il fournira aux
intervenants de l’information sur les réalisations de la Ville par rapport aux
plans approuvés et sur l’évolution du rendement avec le temps.
Ce cadre est actuellement en cours
d’implantation. La première composante a été le rapport annuel. En
juin 2006, la Ville d’Ottawa publiait son rapport annuel pour 2005,
intitulé Clarifier nos objectifs (ACS2006-CMR-OCM-0007), dans lequel elle
décrivait dans quelle mesure elle avait atteint ses objectifs.
Le deuxième volet important du Cadre d’évaluation et de rapport du
rendement est la participation de la Ville à l’Initiative d’analyse comparative
des services municipaux (IACSM) de l’Ontario. Les municipalités de l’Ontario
participant à cette initiative échangent des données sur le rendement dans un
grand nombre de secteurs de service, analysent les résultats et se font
mutuellement part des meilleures pratiques. Un rapport sur les résultats 2005
de l’IACSM dans lequel on retrouve des explications et analyses des résultats
d’Ottawa pour 112 mesures du rendement applicables à 21 différents
secteurs a été présenté au Conseil en janvier 2007.
Le Rapport trimestriel sur le rendement
présenté au Conseil – 4e trimestre,
octobre-décembre 2006 fournit les principales mesures pour un échantillon
représentatif de directions qui assurent la prestation de services au public et
qui intéressent particulièrement les conseillers. Le rapport montre le rendement
de la Ville en fonction des normes établies ou de son propre rendement au fil
du temps. Il comprend principalement certains types de mesures du rendement,
notamment les suivantes :
L’obligation de rendre compte est un élément fondamental de la bonne
gouvernance. Elle suppose que l’on assure le suivi du rendement et que l’on en
fasse rapport et, d’autre part, que l’on assume la responsabilité des résultats
obtenus. Le rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil de la
Ville d’Ottawa est un élément fondamental du cadre de responsabilisation de la
Ville.
Il s’agit du troisième
Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil, et il couvre la
période de rapport d’octobre à décembre 2006. Il présente au total
48 mesures de rendement pour 13 directions, en particulier :
·
les Services publics (Services de gestion des déchets solides),
·
les
Services à la clientèle et Information au public (stratégie des points de
prestation des services).
Le Bureau de la planification municipale et de l’évaluation du rendement
(BPMÉR) entend continuer à travailler avec ces directions à améliorer dans
l’ensemble la pertinence et l’utilité, pour le Conseil, des mesures de
rendement présentées. En outre et tel qu’il a été noté dans le rapport, le
BPMÉR appuie les autres directions dans le développement de mesures pertinentes
qui pourraient s’ajouter aux versions ultérieures du Rapport trimestriel sur le
rendement, en réponse à la demande des conseillers de mesures sur des services
supplémentaires. Le rapport changera avec le temps, au fur et à mesure que les
directions de la Ville élaboreront des mesures de rendement particulièrement
pertinentes pour le rapport trimestriel et au gré des changements des secteurs
d’intervention du Conseil. L’objectif de la version finale du rapport est d’obtenir
entre 50 et 75 mesures de rendement touchant jusqu’à 15 directions
différentes. L’augmentation de la quantité de renseignements disponibles
augmentera la capacité des utilisateurs d’évaluer le rendement des services
municipaux.
Le Rapport
trimestriel sur le rendement présenté au Conseil est un outil d’information sur
les services de la Ville pour les citoyens et le Conseil. Il n’y a eu aucune
consultation publique particulière pendant la rédaction de ce rapport.
Il n’y a pas de répercussions financières.
Que le Rapport trimestriel sur le rendement présenté
au Conseil soit mis à la disposition des citoyens par voie électronique en
formats PDF et HTML sur notre site Web (ottawa.ca) et en format papier sur
demande.