Rapport au / Report to:
Comité des transports
Transportation Committee
le 21 août 2008 / 21 August 2008
Soumis par / Submitted by: R.G. Hewitt, Directeur municipal adjoint / Deputy City
Manager, Services et Travaux Publics / Public Works and Service
et / and
Nancy Schepers, directrice
municipale adjointe / Deputy City Manager, Service de l’urbanisme, du transport
en commun et de l’environnement / Planning, Transit, and the Environment
Personne-ressource /
Contact Person: Gary Craig, Manager / Gestionnaire,
Initiatives stratégiques et planification opérationnelle /
Strategic Initiatives & Business Planning
613 580-2424, poste 19037,
Gary.Craig@ottawa.ca
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OBJET : |
PROGRAMME INTÉGRÉ DE
MOBILIER URBAIN – LIGNES DIRECTRICES ET pROGRAMME
DES TRAVAUX |
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SUBJECT: |
Integrated Street furniture Program -
Guiding PrincipLEs and work program |
RECOMMANDATIONS DU
RAPPORT
Le Comité des transports recommande au Conseil
:
1.
de
donner son accord de principe aux principes directeurs énoncés dans le présent
rapport en tant que fondement pour l’élaboration d’un Programme intégré de
mobilier urbain (Integrated Street
Furniture Program, ou ISFP), lequel sera préparé en consultation avec la
collectivité et après consultation de la recherche en matière de pratiques
exemplaires dans ce domaine;
2.
de
demander au personnel de faire rapport au début de 2009 sur les résultats de la
consultation publique, sur la politique recommandée et sur les éléments précis
et les critères qui serviront de base à la demande de proposition;
3.
d’enjoindre
au personnel de s’assurer de ne pas accepter de propositions non sollicitées
provenant d’auteurs de propositions, et ce, tant et aussi longtemps que le
processus officiel d’achat n’aura pas été établi. D’autre part, le personnel
devra aussi s’assurer que toute communication officielle ou non officielle
d’éventuels auteurs de proposition est incluse dans le processus de
consultation publique;
4. d’approuver
un financement unique au montant de 275 000 $, lequel proviendra du Fonds
général de réserve pour immobilisations à portée générale en vue de répondre
aux exigences nécessaires à l’élaboration de l’ISFP tel que décrit dans le
présent rapport.
REPORT RECOMMENDATIONS
That the Transportation Committee recommend Council:
1.
Approve in
principle the guiding principles outlined in this report as the basis for the
development of an Integrated Street Furniture Program (ISFP), to be developed
in consultation with the community and best practice research;
2.
Direct staff to
report back in Q1 2009 on the results of public consultation, recommended
policy and the specific elements and criteria that will form the basis of the
Request for Proposal (RFP);
3. Direct
staff to ensure that unsolicited proposals are not accepted from proponents
until the formal procurement process has been established. Further, that any formal or informal
communication from potential proponents be included in the formal public consultation.
4.
Approve one time
funding in the amount of $275,000 to be funded from the City Wide Capital
Reserve Fund to meet the requirements necessary for the development of the ISFP
as outlined in this report.
CONTEXTE
Ce rapport a pour objectif de fournir des
détails concernant l’élaboration d’un programme intégré de mobilier urbain pour
la ville d’Ottawa. S’il est approuvé, ce programme mènera à la création d’une
approche commune et d’un ensemble de lignes directrices pour la fourniture de
divers éléments de mobilier urbain à compter de l’année 2010.
Mobilier urbain est un terme collectif qui désigne
les éléments fonctionnels installés sur la voie publique à diverses
fins. La gamme d’éléments considérés comme des éléments du mobilier urbain
peut inclure, mais non de manière limitative, des commodités comme des
poubelles et des bacs de recyclage, des bancs, des abribus, des supports à
bicyclettes, des boîtes à journaux, des kiosques d’information, des oriflammes
et des aménagements floraux. Elle peut aussi comprendre d’autres éléments
d’infrastructure tels que l’éclairage des rues, les arbres, les cabines
téléphoniques et les colonnes publicitaires.
Ces dernières années, le Conseil a reçu un
certain nombre de propositions non sollicitées concernant de la publicité sur
du mobilier urbain. Ces propositions individuelles ont été rejetées et le
Conseil a demandé au personnel de créer un programme intégré de mobilier
urbain.
En 2006, le Conseil a examiné le rapport du
personnel intitulé « Cadre de demande de propositions – Programme de
mobilier urbain intégré » (ACS2006-PWS-SOP-0002)
lors de ses réunions du 23 août et du 13 septembre et a approuvé les
recommandations suivantes telles qu’elles ont été modifiées :
1. de mener un processus de consultation publique au
sujet des lignes directrices sur le mobilier urbain avant d’élaborer les
critères régissant la demande de propositions pour le projet, et de soumettre
un rapport au Comité des transports;
2. de tenir compte des éléments suivants au moment de
préparer la demande de propositions sur le programme de mobilier urbain
intégré :
a)
les avancées
technologiques et les possibilités de services publics offerts à l’aide de
technologies électroniques, étudiées à tout le moins dans le cadre de
consultations spécialement prévues avec des représentants du secteur,
b)
l’exclusion du
programme sur le mobilier urbain, la publicité et les bacs à déchets et à
recyclage de panneaux installés à angle droit sur les trottoirs et dont les
dimensions entraveraient grandement les déplacements de piétons, comme ce
serait le cas des panneaux proposés par Eucan,
c)
l’établissement à 10 ans de la durée de
l’entente prévue dans les lignes directrices sur la demande de propositions;
3. de modifier le document 1 afin qu’il tienne
compte des politiques existantes régissant la publicité dans les autobus.
4. Que le Conseil délègue au directeur municipal adjoint, Services et
Travaux publics, l’autorité de
négocier, de mener à bonne fin et d’exécuter tous les documents et/ou
amendements nécessaires aux contrats actuels avec Clear Channel Outdoor Company
Canada et Creative Outdoor Advertising relativement à des prolongements de
contrats tels qu’on les décrit de manière générale dans la note du personnel
adressée au Conseil (la page 27 y fait référence), datée du 8 septembre 2006 (y
compris toutes les dispositions légales et relatives à l’achat nécessaires),
afin d’harmoniser les dates d’expiration des contrats et le programme intégré
de mobilier urbain débutant en 2010.
Conformément à la directive du Conseil, on a
pris les mesures suivantes jusqu’ici :
L’objectif de ce projet consiste à élaborer un
programme intégré de mobilier urbain (ISFP), qui établira une approche commune
et un ensemble de lignes directrices pour la fourniture de divers éléments de
mobilier urbain requis par la ville d’Ottawa à partir de 2010. Il est prévu que
ces services répondront aux besoins des personnes qui empruntent les rues
(piétons, cyclistes, usagers du transport en commun et automobilistes) et aux
besoins d’utilisation des terrains adjacents, y compris l’utilisation
commerciale (vente au détail), résidentielle et institutionnelle.
Portée du projet
Notamment, la portée de ce programme consistera
à examiner les possibilités des éléments de mobilier urbain suivants en ce qui
concerne la publicité et le service :
La consultation avec le Conseil et les
interlocuteurs externes fournira la rétroaction nécessaire pour déterminer les
éléments de mobilier sur lesquels la publicité sera permise, les restrictions
de quantité, de taille et d’emplacement requises pour réduire les dépenses en
immobilisations et d’exploitation de la fourniture des services voulus.
À l’heure actuelle, ce projet se concentre
uniquement sur la conception du programme et le processus d’achat menant à
l’octroi d’un contrat. La portée du projet ne couvre pas les éléments qui
concernent l’exécution et la gestion du contrat. Au besoin, les recommandations
relatives à l’exécution et à la gestion du contrat seront faites et consignées
dans un rapport ultérieur.
À l’heure actuelle,
la Ville recueille quelque 1,07 million de dollars en revenus publicitaires
provenant du mobilier urbain, 340 000 dollars en évitement de coûts annuels
financés par les fournisseurs plutôt que par la Ville, et réalise une économie
unique de 2,1 millions de
dollars sur les dépenses en immobilisations due au fait que le fournisseur de
services a installé à ses frais des abribus, bacs à ordures et supports à
bicyclettes. Une des lignes directrices de l’ISFP consiste à étendre le
programme de mobilier urbain, ce qui pourrait entraîner une augmentation
correspondante des revenus municipaux. On connaîtra la valeur totale de cette
hausse éventuelle au moment de l’évaluation des propositions dans le cadre du
processus d’achat.
L’ISFP comprend trois éléments : un document de
politique, des lignes directrices sur la conception, et une demande de
proposition (DP). Afin de refléter fidèlement l’orientation et l’intention du
Conseil, le personnel recommande que le Conseil donne son accord de principe
aux lignes directrices qui serviront de base aux exigences relatives au
programme ISFP. Les quatre premiers principes reflètent les pratiques
exemplaires actuelles dans le domaine de la publicité sur le mobilier urbain :
Dans la discussion du rapport du Comité des
transports intitulé « Cadre de demande de propositions – Programme de
mobilier urbain intégré » du 23 août et du 13 septembre 2006, les conseillers
municipaux ont affirmé qu’il est aussi important que l’ISFP reflète les
principes suivants :
En appliquant les principes approuvés par le
Comité et par les consultations publiques et la consultation de la recherche,
le programme définira le juste milieu entre les principes qui reflète le mieux
les intérêts des usagers. Il s’agit d’atteindre l’équilibre entre les niveaux
de commercialisation des rues tout en retirant les avantages d’un programme de
fourniture d’éléments de mobilier urbain financé par des sources externes.
L’ISFP offre l’occasion de coordonner la quantité de publicité et son
emplacement, tout en rehaussant le service et en améliorant notre paysage
urbain.
On formulera des recommandations dans le cadre
du programme global d’utilisation des revenus découlant de l’utilisation de
l’emprise de la ville. On se penchera sur un certain nombre d’options, comme le
soutien au transport en commun, les revenus du fonds général et les
améliorations au paysage urbain qui seront rappelées dans un rapport ultérieur.
Diverses grandes villes nord-américaines ont
élaboré avec succès des programmes de mobilier urbain qui ont permis de
réaliser des économies substantielles grâce à des ententes contractuelles avec
des auteurs de propositions publicitaires. Le personnel a effectué des
recherches préliminaires sur des programmes élaborés à Toronto, Vancouver,
Philadelphie, Los Angeles, Minneapolis et New York. Tous ces programmes
souscrivent à des principes similaires et ont cité les objectifs d’ensemble
suivants :
-
Fournir
à leurs résidents et visiteurs des commodités visant à rendre la ville plus
habitable
-
Encourager
l’animation des rues
-
Améliorer
l’aspect du paysage urbain
-
Améliorer
et accroître le service
-
Fournir
une occasion de réduire la quantité totale de publicité tout en augmentant sa
valeur et le revenu global de la Ville
-
Coordonner
l’emplacement de la publicité sur le mobilier urbain afin de rendre les rues
plus attrayantes
-
Réaliser
un niveau plus élevé de service et d’entretien sans frais pour la Ville.
Un programme municipal de mobilier urbain, par
exemple, a effectué une démarche d’achat d’éléments de mobilier par un
processus de DP comprenant des abribus, des réceptacles de déchets et de
recyclage, des bancs, des structures multi publications, des structures
d’information/d’orientation, des colonnes d’affichage/d’information de
quartier, des toilettes publiques et des modules pour le rangement des
bicyclettes. Toutefois, on a restreint la publicité aux abribus et aux colonnes
d’information.
On
étudiera diverses politiques et procédures internes en vigueur afin d’orienter
l’élaboration du Programme de mobilier urbain intégré, comme l’élaboration
d’une politique de conception des artères spéciales, les plans de conception
communautaire, la Stratégie de conception urbaine du centre-ville et les plans
sectoriels de mise en œuvre connexes, les politiques relatives à
l’accessibilité et à la publicité ainsi que les questions relatives aux
relations de travail et aux conventions collectives, pour n’en citer que
quelques-unes.
Échéancier
Étant donné les octrois de contrats
actuels, l’échéancier revêt une importance critique pour ce qui est de
l’atteinte des résultats escomptés d’une politique, de la conception et d’une
DP intégrées relatives au mobilier urbain. Les jalons prévus pour ce programme
sont :
·
Septembre
2008 - approbation des lignes directrices et du financement
·
Décembre
2008 - consultation publique complétée
·
Janvier
2009 - rapport au Comité des transports/Conseil sur la politique recommandée,
les résultats de la consultation publique et les éléments recommandés à inclure
dans la DP
·
Février-mars
2009 - élaboration de la DP
·
Avril
2009 - émission de la DP
·
Août
2009 - octroi du contrat
·
Juillet
2010 - début de l’installation du mobilier urbain
D’après les commentaires du fournisseur précédent, on prévoit que
l’installation du nouveau mobilier urbain pour un projet de cette envergure se
fera sur un à trois ans à compter de l’octroi des contrats.
Ressources
additionnelles
En raison de la complexité et de l’ampleur de
ce programme, il faudra avoir recours à d’autres experts techniques externes
pour réaliser les travaux à l’intérieur de l’échéancier fixé. Plus précisément,
il faudra du financement pour les dépenses suivantes liées au programme :
Ø Communications
avec les interlocuteurs
Ø Animation
de la consultation et outils
Ø Consultation
sur la conception
Ø Consultation
sur la politique
Ø Étude de
cas.
À l’heure actuelle,
on a retenu les services d’un commissaire à l’équité afin d’assurer que le
processus soit équitable et transparent pour les auteurs de DP de l’industrie.
Les critères continus pour ce service sont inclus dans les sections Incidences
financières du rapport.
CONSULTATION
La consultation des interlocuteurs externes
sera un facteur essentiel de l’élaboration réussie de ce programme. Les
interlocuteurs identifiés ci-dessous seront invités à participer aux groupes de
discussion :
·
Les
zones d’amélioration commerciale (ZAC)
·
Des
associations communautaires
·
La
Commission de la capitale nationale (CCN)
·
Des
représentants de l’industrie du tourisme
·
Les
auteurs de propositions, actuels et éventuels
·
Le
milieu de la conception et de la technologie
·
Des
groupes artistiques et culturels
·
Le
public en général.
En raison de la durée et de l’ampleur de cette
politique et de l’élaboration d’une DP, on formera un groupe provisoire
d’orientation des interlocuteurs qui participera à l’élaboration de l’approche
de communication. Ce groupe se composera de représentants des groupes d’interlocuteurs
cités ci-dessus.
En outre, on consultera des comités
consultatifs municipaux, soit :
·
Le
comité consultatif sur l’accessibilité,
·
Le
comité consultatif sur le commerce,
·
Le
comité consultatif sur l’environnement,
·
Le
comité consultatif sur les piétons et le transport en commun
·
Le
comité consultatif sur les routes et le cyclisme.
La consultation sera axée sur les secteurs
suivants :
· Lignes directrices. Rétroaction concernant l’ensemble
de lignes directrices à l’appui de la formulation de la politique et de la DP
éventuelle. Cela couvrira des aspects comme la discussion sur la quantité de
publicité acceptable.
· Éléments et design du mobilier
urbain. Définition
des éléments de mobilier urbain à inclure dans la DP, conception et emplacement
des éléments, et services qui peuvent et doivent être fournis.
La consultation servira également à orienter
l’utilisation des revenus de la publicité, après remboursement des dépenses en
immobilisations et d’exploitation, en plus de la détermination des besoins futurs
d’expansion des éléments de mobilier.
· Fourniture. Cette consultation, surtout avec
les auteurs de propositions éventuels et les experts de l’industrie, servira à
orienter les attentes en matière de revenus, l’emplacement de la publicité, les
options de design et tous les autres éléments liés à la DP et au processus
d’achat.
Consultation des
auteurs de propositions
Comme il est expliqué
ci-dessus, des auteurs ont soumis un certain nombre de propositions non
sollicitées concernant des contrats
éventuels de fourniture de mobilier urbain. On a désigné un commissaire à
l’équité et conformément au processus défini dans ce rapport; le commissaire à l’équité a recommandé que
tous les auteurs soumettant des propositions non sollicitées soient avisés
qu’aucune proposition ne sera étudiée tant que la procédure officielle d’achat
n’a pas été mise en place. Toutes les propositions seront reçues à ce moment-là
et devront se conformer au processus d’achat établi pour être incluses dans
l’évaluation et ce, afin d’assurer un processus juste et équitable.
Comme il est expliqué
ci-dessus, il y aura une consultation officielle prévue pour les auteurs de
propositions éventuels. Nous publierons une manifestation d’intérêt sur Merx en
septembre, demandant à tous les intéressés
de communiquer avec la Ville pour être inclus dans le processus de consultation
officiel. Le commissaire à
l’équité a recommandé que toute communication officielle ou non
officielle des auteurs de propositions soit dirigée vers la consultation publique
officielle afin d’assurer un processus juste et transparent.
On tiendra le Conseil au courant de l’évolution
du dossier par des communiqués réguliers et des notes de service tout au long
du processus de deux ans menant au 1er juillet 2010. Le Conseil sera
également invité à participer aux consultations qui seront entreprises dans le
cadre de la stratégie de consultation du programme.
PLAN STRATÉGIQUE DE
LA VILLE
Sans
être précisé explicitement dans le plan stratégique de la Ville, l’ISFP
soutient la priorité de transformation des finances viables définies dans le
plan stratégique de la Ville. Cette priorité concerne la responsabilité fiscale
et la viabilité financière et met l’accent sur de nouvelles sources de
financement et de techniques visant à assurer l’autofinancement de la
croissance.
IMPLICATIONS FINANCIÈRES
D’après l’expérience
d’autres municipalités, on estime à 275 000 $ les sommes versées à
titre d’acompte sur les ressources pour l’embauche de conseillers sur la
politique, les documents de conception et la préparation de la DP.
Aucuns fonds ne sont
disponibles dans le budget 2008 des Services d’urbanisme, du transport en
commun et de l’environnement ou des Services et Travaux publics pour
l’élaboration des lignes directrices concernant la politique et la conception
ou la préparation de la DP telle qu’elle est définie dans l’ébauche du rapport
sur le programme intégré de mobilier urbain. Le financement demandé
représenterait une dépense en immobilisations unique pour la Ville afin de terminer
les travaux indiqués. Sous réserve de l’approbation du Comité et du Conseil,
une autorisation de financement unique à même le Fonds général de
réserve pour immobilisations à portée générale serait nécessaire.
Sous
réserve de l’approbation de ce rapport, l’équipe du projet commencera
l’élaboration de l’ISFP tel qu’il est décrit et engagera les ressources
externes nécessaires afin d’atteindre les résultats visés qui ont été définis.