1. MUNICIPAL PARKING MANAGEMENT STRATEGY and governance review

STRATÉGIE MUNICIPALE DE GESTION DU STATIONNEMENT ET ANALYSE DE LA GOUVERNANCE

committee recommendations as amended

That Council:

1. Approve the City of Ottawa Municipal Parking Management Strategy, attached as Document 1, which includes the following elements:

a. Parking Management Principles and Objectives

b. Funding Model

c. Parking Rate Setting Guideline

d. Performance Measures

e. Parking Function Accountabilities

2. Approve the continuance of the internal Governance Model and adopt the Parking Stakeholder Consultation Group Terms of Reference, attached as Document 2.

3. Approve the Standard Terms of Reference for Local Area Parking Studies, attached as Document 3.

4. Subject to approval of recommendation 1 and 2, direct staff to carry out the Implementation Plan, attached as Document 4, which builds the foundation for the new Parking Management Program, and includes the following elements:

a. Initiate a Local Area Parking Study for the By Ward Market in 2009

b. Establish the Parking Stakeholders Consultation Group

c. Amend the Tariff of Fees Bylaw to allow for a range of permitted parking rates

d. Restate the 2009 Budget in accordance with the adopted funding model

e. Undertake further Local Area Parking Studies in 2010

5. Subject to the approval of recommendation 1 and 2, approve that $75,000 for parking studies to be undertaken in 2009 be added to the list of 2009 one-time operating needs to be funded from Works in Progress capital closures.

6. Subject to the approval of recommendation 1, approve the establishment of a parking reserve fund with funds derived from parking fees and the sale of parking capital assets for parking related programs consistent with the Municipal Parking Management Strategy and enact a by-law to establish the reserve.

7. Subject to the approval of Recommendation 1, approve:

a. That the General Manager of Public Works and the Deputy City Manager of City Operations individually be delegated the authority to vary the on-street parking rates and the hours of parking by location provided that the variation of the rates is consistent with the Municipal Parking Management Strategy and is within the range approved by City Council as part of the annual budget and the local Ward Councillor, BIA, and Community Association concur;

b. That the existing delegation of authority to vary off-street parking rates be expanded to permit staff to alter rates for alternative modes of transportation, such as motorcycles, scooters, and auto-share vehicles provided that the variation of the rates is consistent with the Municipal Parking Management Strategy and is within the range approved by City Council as part of the annual budget.

8. Approve an annual grant of $5,000 to each BIA that has metered parking for initiatives that are in keeping with the Parking Management strategy with budget funds being reallocated from the Parking Program advertising and promotion account to a Parking Program grant account.

9. Amend the “Parking Stakeholder Consultation Group TOR” membership to include 3 community association representatives and one place of worship representative.

10. Amend the description of the Parking Stakeholders Consultation Group meetings to read:

The Parking Stakeholders Consultation Group will meet on a quarterly basis or more when required at the request of the General Manager of Public Works, or his/her designate, or as requested by a majority of Parking Stakeholder Consultation Group members.

11. Expand the ‘Percent for Art Program’ to city parking development projects in excess of $500,000.

12. Direct staff to undertake consultation with all stakeholders including appropriate BIAs, Community Associations, the ward Councillor and places of worship regarding any parking fee increase proposed as part of the City’s annual budget.

13. Direct staff to review the parking governance model with a comparison with a parking authority in the first annual report on the Parking Management Strategy.

14. Amend By-law No. 2003-530, the Traffic and Parking By-law, to permit two motorcycles to park in one on-street parking meter space;

a. Despite the above, where the parking meter space is parallel to the curb line, the angle for parking each motorcycle, relative to the curb, must not exceed 45 degrees; and,

b. That staff monitor the use of on-street parking stalls by motorcycles, and report findings as part of the Parking Management Strategy Annual Report.

Recommandations modifiées du comité

Que le Conseil :

1. Approuve la Stratégie municipale de gestion du stationnement, ci-jointe (Document 1), qui comprend les éléments suivants :

a. Principes et objectifs de la gestion du stationnement

b. Modèle de financement

c. Lignes directrices pour établir les tarifs

d. Mesures du rendement

e. Responsabilités des fonctions de stationnement

2. Approuve le maintien du modèle de gouvernance interne et adopte le Cadre de référence du Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement, ci-joint comme Document 2.

3. Approuve le Cadre de référence général des Études sur le stationnement local, ci-joint comme Document 3.

4. Sous réserve de l’approbation des recommandations 1 et 2, charge le personnel de réaliser le Plan de mise en œuvre, ci-joint (Document 4), qui pose les assises d’un nouveau Programme de gestion du stationnement et qui comprend les éléments suivants :

a. Entreprendre une Étude sur le stationnement local au marché ByWard en 2009.

b. Mettre sur pied le Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement.

c. Modifier la Réglementation sur les tarifs pour permettre une variation des tarifs de stationnement.

d. Reformuler le budget de 2009 en fonction du modèle de financement adopté.

e. Entreprendre d’autres études sur le stationnement local en 2010.

5. Sous réserve de l’approbation des recommandations 1 et 2, approuve une allocation de 75 000 $ pour entreprendre des études sur le stationnement en 2009, à ajouter à la liste des besoins de fonctionnement ponctuels qui doivent être financés par la fermeture des immobilisations des travaux en cours.

6. Sous réserve de l’approbation de la recommandation 1, approuve la mise sur pied d’un Fonds de réserve pour le stationnement tiré des frais de stationnement et de la vente d’immobilisations liées au stationnement pour les programmes qui s’y rapportent et qui sont compatibles avec la Stratégie municipale de gestion du stationnement et adopte un règlement pour mettre sur pied le Fonds de réserve.

7. Sous réserve de l’approbation de la recommandation 1, approuve :

a. Que le directeur général des Travaux publics et le directeur municipal adjoint des Opérations municipales fassent l’objet d’une délégation d’autorité individuelle qui les autorise à modifier les tarifs de stationnement dans la rue et les heures de stationnement par emplacement, à la condition que les modifications de tarifs restent dans les limites approuvées par le Conseil municipal dans le cadre du budget annuel et que le conseiller du quartier visé, la zone d’amélioration commerciale et l’association communautaire soient d’accord avec les modifications.

b. Que la délégation d’autorité existante qui permet de modifier les tarifs de stationnement hors rue soit élargie afin de permettre au personnel de modifier les tarifs relatifs aux modes alternatifs de transport, dont les motos, scooters et véhicules automobiles partagés, à la condition que l’ajustement des tarifs soit conforme à la Stratégie municipale de gestion du stationnement et se situe à l’intérieur de la fourchette approuvée par le Conseil municipal dans le cadre du budget annuel.

8. Approuver une subvention annuelle d’au plus 5 000 $ pour chaque zone d’amélioration commerciale dotée de places de stationnement tarifées, à l’intention d’initiatives qui sont conformes à la Stratégie de gestion du stationnement et pour lesquelles les fonds du budget provenant du compte de publicité et promotion du Programme de stationnement seront versés dans un compte de subvention au stationnement

9. Que la composition du Group consultatif des intervenants sur le stationnement soit modifiée afin d’y inclure 3 représentants d’associations communautaires et un représentant d’un lieu de culte.

10. Que le compte rendu des réunions du Groupe de consultation des intervenants du stationnement soit modifié ainsi :

« Le Groupe de consultation des intervenants du stationnement se réunira tous les trois mois ou plus souvent, selon le besoin, à la demande du Directeur général, Travaux publics, ou son remplaçant, ou à la demande d’une majorité de membres du Groupe de consultation des intervenants du stationnement».

11. Que le programme « Pourcentage pour les arts » soit élargi aux projets de développement du stationnement municipal et assorti d’un montant supérieur à 500 000 $.

12. Il est en outre résolu que l’on procède à des consultations avec tous les intervenants, c’est-à-dire les ZAC, les associations communautaires, les conseillers de quartiers et les représentants des lieux de culte compétents, au sujet de toute augmentation des frais de stationnement qui pourra être proposée dans le budget annuel de la Ville.

13. Enjoigne le personnel de revoir le modèle de gouvernance en matière de stationnement en le comparant à une direction de stationnement du premier rapport annuel sur la Stratégie municipale de gestion du stationnement.

14. le règlement n^o 2003-530, le Règlement sur la circulation et le stationnement, soit modifié pour permettre le stationnement dans les rues de deux motocyclettes à chaque emplacement de parcomètre;

a. malgré 1 ci-dessus, là où l’emplacement d’un parcomètre est parallèle à la bordure, chaque motocyclette devra être garée à un angle ne dépassant pas 45 degrés par rapport à cette même bordure;

b. que le personnel surveille le stationnement des motocyclettes dans les emplacements en bordure des rues et signale ses constatations dans le Rapport annuel sur la Stratégie de gestion du stationnement.

Documentation

1. Deputy City Manager, City Operations, report dated 6 March 2009 (ACS2009-COS-PWS-0009).

2. Extract of Draft Minute, 15 April 2009, to be distributed prior to Council

Report to/Rapport au:

Transportation Committee

Comité des transport

and Council / et au Conseil

6 March 2009/ le 6 mars 2009

Submitted by/Soumis par:

Steve Kanellakos, Deputy City Manager/Directeur municipal adjoint,

City Operations/Opérations municipales

Contact Person/Personne ressource:

John Manconi, General Manager /directeur générale, Public Works/Travaux Publics

(613) 580-2424, extension/poste 21110, John.Manconi@ottawa.ca

City Wide/à l'échelle de la Ville

Ref N°: ACS2009-COS-PWS-0009

SUBJECT:	MUNICIPAL PARKING MANAGEMENT STRATEGY and governance review

OBJET :	STRATÉGIE MUNICIPALE DE GESTION DU STATIONNEMENT ET ANALYSE DE LA GOUVERNANCE

REPORT RECOMMENDATIONS

That the Transportation Committee recommend that Council:

7. Approve the City of Ottawa Municipal Parking Management Strategy, attached as Document 1, which includes the following elements:

a. Parking Management Principles and Objectives

b. Funding Model

c. Parking Rate Setting Guideline

d. Performance Measures

e. Parking Function Accountabilities

8. Approve the continuance of the internal Governance Model and adopt the Parking Stakeholder Consultation Group Terms of Reference, attached as Document 2.

9. Approve the Standard Terms of Reference for Local Area Parking Studies, attached as Document 3.

10. Subject to approval of recommendation 1 and 2, direct staff to carry out the Implementation Plan, attached as Document 4, which builds the foundation for the new Parking Management Program, and includes the following elements:

a. Initiate a Local Area Parking Study for the By Ward Market in 2009

b. Establish the Parking Stakeholders Consultation Group

c. Amend the Tariff of Fees Bylaw to allow for a range of permitted parking rates

d. Restate the 2009 Budget in accordance with the adopted funding model

e. Undertake further Local Area Parking Studies in 2010

11. Subject to the approval of recommendation 1 and 2, approve that $75,000 for parking studies to be undertaken in 2009 be added to the list of 2009 one-time operating needs to be funded from Works in Progress capital closures.

12. Subject to the approval of recommendation 1, approve the establishment of a parking reserve fund with funds derived from parking fees and the sale of parking capital assets for parking related programs consistent with the Municipal Parking Management Strategy and enact a by-law to establish the reserve.

7. Subject to the approval of Recommendation 1, approve:

8. Approve an annual grant of $5,000 to each BIA that has metered parking with budget funds being reallocated from the Parking Program advertising and promotion account to a Parking Program grant account.

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

Que le Comité des transports recommande que le Conseil :

8. Approuve la Stratégie municipale de gestion du stationnement, ci-jointe (Document 1), qui comprend les éléments suivants :

a. Principes et objectifs de la gestion du stationnement

b. Modèle de financement

c. Lignes directrices pour établir les tarifs

d. Mesures du rendement

e. Responsabilités des fonctions de stationnement

9. Approuve le maintien du modèle de gouvernance interne et adopte le Cadre de référence du Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement, ci-joint comme Document 2.

10. Approuve le Cadre de référence général des Études sur le stationnement local, ci-joint comme Document 3.

11. Sous réserve de l’approbation des recommandations 1 et 2, charge le personnel de réaliser le Plan de mise en œuvre, ci-joint (Document 4), qui pose les assises d’un nouveau Programme de gestion du stationnement et qui comprend les éléments suivants :

a. Entreprendre une Étude sur le stationnement local au marché ByWard en 2009.

b. Mettre sur pied le Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement.

c. Modifier la Réglementation sur les tarifs pour permettre une variation des tarifs de stationnement.

d. Reformuler le budget de 2009 en fonction du modèle de financement adopté.

e. Entreprendre d’autres études sur le stationnement local en 2010.

Sous réserve de l’approbation des recommandations 1 et 2, approuve une allocation de 75 000 $ pour entreprendre des études sur le stationnement en 2009, à ajouter à la liste des besoins de fonctionnement ponctuels qui doivent être financés par la fermeture des immobilisations des travaux en cours.
Sous réserve de l’approbation de la recommandation 1, approuve la mise sur pied d’un Fonds de réserve pour le stationnement tiré des frais de stationnement et de la vente d’immobilisations liées au stationnement pour les programmes qui s’y rapportent et qui sont compatibles avec la Stratégie municipale de gestion du stationnement et adopte un règlement pour mettre sur pied le Fonds de réserve.
Sous réserve de l’approbation de la recommandation 1, approuve :

Approuve une subvention annuelle de 5000 $ versée à chaque zone d’amélioration commerciale où se trouvent des parcomètres à partir de fonds tirés du poste budgétaire de la publicité et de la promotion du Programme de stationnement et dirigés vers le poste de subvention du même programme.

EXECUTIVE SUMMARY

The City of Ottawa 2008 Budget Deliberations included discussions regarding increasing meter rates, extending meter hours, and introducing meters to new areas. These discussions resulted in key questions being raised about the Municipal Parking Program: Is it a service or a revenue generator? How should meter rates be set? Would an Authority be a better way to govern?

At the direction of Council, stakeholders were engaged and research was carried out to help answer these questions. Stakeholders quickly confirmed that they felt that the Municipal Parking Management Program is a service, not a revenue generator, and all net revenues should be reinvested in the parking program.

Stakeholders further indicated that the program needed to be refocused on its objectives of economic development, urban design, transportation demand management, and support of residents. In this context, it was agreed that Transportation Demand Management should refer to initiatives, such as provision of bicycle parking, designated stalls for carshare vehicles, and car/van pool spaces, which specifically benefit areas that have paid parking. Stakeholders also suggested that financial information should be accessible, decision-making should be transparent and they should have a forum for engagement. This input resulted in the recommendations to establishment of a Parking Stakeholders Consultation Group and the development of an annual work plan and budget.

The development of the Municipal Parking Management Strategy was coordinated with a number of other projects including the update of the Transportation Master Plan (attached as Document 5), the review of Cash-in-Lieu of parking, the procurement of Pay and Display technology, and the audit of the parking function. The resulting document conforms to the higher-level policies, clarifies the purpose of the Cash-in-Lieu program, will make use of Pay and Display technology, and responds to Audit recommendations.

Once the objectives of over-arching policies were taken into account, and the strategy was coordinated with other projects and programs, the more detailed issues that arose through the consultation sessions and Council and Committee meetings were considered, and incorporated into the strategy.

Motorcycle and scooter enthusiasts asked for free or reduced price parking for motorized two-wheelers. Reduced priced parking (1/2 price wherever practical) is recommended as these vehicles have a much smaller footprint than passenger cars.

Developing a guideline for setting rates, extending hours, and introducing paid parking to new areas was the most contentious issue. Most stakeholders now endorse the use of Local Area Parking Studies to establish context, collect data specific to each area, conduct an analysis, and make recommendations using both cost recovery and utilization data to guide decisions. The recommendations may indicate that rates should be varied by area, by time of day, and/or by day of the week.

The results of any studies would then come forward to Council in the form of a comprehensive annual budget and work plan.

It is further recommended that staff be delegated the authority to adjust on-street meter rates, extend hours, or introduce parking to new areas provided that the Ward Councillor, the BIA and the Community Association agree and any fee changes are within a prescribed range that is set as part of the annual budget.

As it will take roughly one year to implement the new Municipal Parking Management Program, the first comprehensive work plan and budget will be presented in Q3 of 2010 to apply to the 2011 budget year. In the interim, the recommended range for on-street paid parking rates is $0 per hour (removal of meters) to $3 per hour (the existing rate).

BACKGROUND

This report responds to the direction given by Council to develop a Municipal Parking Management Strategy and to review the governance of the Parking Program during the February 2008 Budget Deliberations. Transportation Committee approved the Terms of Reference to undertake the development of the Parking Management Strategy in June 2008.

2008 Budget Deliberations

In preparation of the 2008 Budget, and in accordance with Council directions, staff provided options for decreasing costs and increasing revenues related to paid parking as listed below:

Increase on-street meter rates
Replace on-street parking meters with Pay and Display machines
Extend the hours and days of on-street paid parking
Expand paid parking into new areas.

All four recommendations were approved in December 2007; however, after substantial input from stakeholders, the 3^rd and 4^th options were reversed early in 2008, as Council felt a more comprehensive policy was needed to give context to these decisions.

Therefore, City Council gave the following direction on February 13, 2008:

“That staff be directed to develop a new city-wide, comprehensive, consolidated parking policy in conjunction with the principles articulated in the Parking Management Strategy and the Transportation Master Plan; and that the policy include parking needs in the zoning by-law, a review of the financial costs to the City of storing cars on city streets versus storing cars on private lots; and

That the study examines on-street parking rates:

· That vary according to geography

· That vary according to time (time of day, day of the week) and

That the terms of reference for this study/review be brought to Transportation Committee for its review and approval prior to being undertaken.”

Not only did the 2008 budget deliberations put the mandate of the Parking Program in question, but it also brought forward a desire to improve the governance of the Program, as per the following motion of Council:

“WHEREAS parking is a service designed to facilitate reasonable turnover of vehicles to the benefit of the community;

AND WHEREAS a Parking Authority is an independent body focused upon this one service;

AND WHEREAS Ontario Municipalities have the authority to implement Parking Authorities;

THEREFORE BE IT RESOLVED THAT staff be directed to establish a committee of BIAs, community stakeholders, councillors and staff with the mandate to study the development of the establishment of a Parking Authority for Ottawa and to report back to Council by the end of 2008.

This motion was immediately referred to the Mid-term Governance Review, and later combined with the development of the Parking Management Strategy in order to allow a comprehensive review of the program objectives, policies, and governance.

Staff, in a report to Transportation Committee on February 20, 2008, further defined the scope of the Parking Management Strategy as follows:

“Among other things, it is expected that this document [the new parking policy] will address the provision of on-street and off-street parking for alternative modes of transportation, such as segways, electric/motor assisted bicycles”

Approval of Parking Management Strategy Terms of Reference

In June 2008, staff brought forward the Terms of Reference for the Municipal Parking Management Strategy to Transportation Committee for approval. The Terms of Reference prescribed a four-pronged approach:

Start with the Fundamentals: Explore the fundamentals of the parking program – its role and objectives and how the objectives should be balanced – before proceeding to develop strategies and guidelines that will address current issues.

Consult Stakeholders: Hold focus group sessions, consult with Advisory Committees, and establish a Parking Consultation Group that represents a broad range of perspectives.

Understand Existing Conditions and Best Practices: Research and analyse issues that impact parking programs such as inventory and utilization rates, market share statistics, parking system revenues and expenses, zoning by-law policies, financial costs of public vs. private spaces, Cash-in-Lieu practices, tourism needs, and transportation demand management initiatives related to Parking.

Communicate Findings and Invite Challenge: Regularly share project status and findings for comment by the Parking Consultation Group and Council

On June 18^th 2008 Transportation Committee approved the Terms of Reference, adding to the scope as follows:

“That the Terms of Reference (TOR) include scooters, motorcycles, and VRTU cars as alternative modes of transportation to have their parking needs addressed;

And that the TOR include the examination of a tourist pass as is used in other cities.”

Recognizing the size and complexity of this project, and its short time lines, Ralph Bond, Senior Vice President BA Consulting Group was retained to lead the public consultation and develop the Municipal Parking Management Strategy. Mr. Bond has prepared a wide range of parking Management Strategies for municipal government and private sector clients across the country and is Past President of the Canadian Parking Association and is currently a board member of the Canadian Parking Foundation, which sponsors research and education into the relationship between Land Use, Transportation and Parking.

2008 Parking Function Audit

On February 25 2008 The Parking Function Audit was tabled. The recommendations and management responses are attached as Document 6 for ease of reference. Management responded that they agree with all of the audit recommendations.

Connections between Audit recommendations and the Municipal Parking Management Strategy are highlighted throughout this report for ease of reference.

The Municipal Parking Management Strategy (MPMS) plays a critical role in addressing the Auditor’s concerns by ensuring a coordinated, cohesive approach to the Parking Function:

· It conforms to high-level plans and policies such as the Official Plan, Transportation Master Plan, and Cycling Plan;

· It brings focus to the role of municipally managed parking in this context;

· It identifies coordination points including Community Design Plans, Neighbourhood Planning Initiatives, the Comprehensive Zoning Bylaw, Local Area Parking Studies and the establishment of a Parking Stakeholders Consultation Group. These studies and point of contact provide a vehicle for exploring and developing solutions for planning, enforcement, and economic development issues related to parking;

· It is supported by implementation tools including the On-street and Off-street Paid Parking Programs, the On-street Parking Permit Program, Marketing and Promotion Program, Tour Bus Strategy, Cash-in-Lieu of Parking Program, Parking Enforcement Program, and a strong funding model.

In keeping with the Terms of Reference, the framework of the Municipal Parking Management Strategy sets the framework for the overall program and coordinates the various supporting programs, however detailed reviews of each support program was not included as part of this study. In some cases, such as Cash-in-Lieu of Parking, a parallel detailed review is underway; in other cases, such as the tour bus parking strategy, reviews will follow the adoption of the Strategy.

This list of coordination points and accountabilities forms a part of the Municipal Parking Management Strategy and is found in Document 1. [Relates to Audit Recommendations 1 and 2]

DISCUSSION

There are a many aspects to developing a Parking Management Strategy. The discussion has therefore been broken into the follow subsections for ease of reference.

(1) Stakeholder Engagement – Summer/Fall 2008;

(2) Transportation Master Plan Update;

(3) Municipal Parking Management Principles and Objectives;

(4) Parking Governance;

(5) Finances (includes analysis of on-street vs. private parking costs);

(6) Cash-in-Lieu of Parking (includes discussion of zoning policies);

(7) Parking for Bicycles, Electronic Bicycles, Segways, Scooters and Motorcycles;

(8) Tourist Parking;

(9) Local Area Parking Studies;

(10) Rate Setting Guideline;

(11) Stakeholder Engagement – Results;

(12) Implementation.

(1) Stakeholder Engagement – Summer/Fall 2008

In accordance with the Terms of Reference, more than 1,000 stakeholders were provided a link to the Terms of Reference Report by email and invited to participate in Focus Group Sessions held on June 18^th and 19^th 2008. Notification was also provided through the Ottawa Citizen and Le Droit.

The result of the early and extensive notification was nearly 50 people attending a series of seven focus group sessions as follows:

1. Environment, Cycling, and Alternative Modes of Transportation;

2. General Public and Community Associations;

3. Accessibility;

4. BIAs, Businesses, and Chambers of Commerce;

5. Building Developers, Owners, and Managers;

6. Places of Worship;

7. Tourism.

The recommended components of a Parking Management Strategy that came out of these sessions can be summarized as follows:

· A clear purpose for paid parking – Revenue Generator versus Service Provider;

· Free (or lower priced) and widely available parking for motorcycles/scooters;

· Adequate supply of parking without overly restrictive time limits;

· A new approach to parking that pays more attention to environmental objectives;

· Rate and hours structure that is fair City-wide, respects the diverse nature of BIAs, and supports the role of Churches, especially Sundays and evenings;

· Easy to understand and consistently applied parking regulations and clear signage;

· Better communication with stakeholders;

· A plan for the Cash-in-Lieu of Parking Program;

· Accessible on-street spaces, equipment, & facilities for persons with disabilities.

A ‘Parking Consultation Group’ was then established. It was formed largely of focus group participants who committed to work with staff and the consultant through the summer of 2008.

In addition to the requirements of the Terms of Reference, all BIAs were invited to continue meeting with staff and the consultant immediately prior to every Parking Consultation Group meeting. The BIAs were also invited to tour their areas with Ralph Bond to discuss parking issues. Vanier, Somerset Street Chinatown, Wellington West, Westboro Village, Downtown Rideau and the ByWard Market BIAs took advantage of this opportunity.

During Consultations there was a strong consensus that the primary role of the Parking Program is to provide a service. Most stakeholders further agreed that the service relates to supporting good Urban Design, Economic Development, and Transportation Demand Management.

With respect to urban design, the Arts, Heritage and Culture Advisory Committee passed the following motion in August of 2008:

Be it resolved that the Arts, Heritage and Culture Advisory Committee (AHCAC) recommends to City Council, through the Transportation Committee, that a high level policy that speaks to encouraging art and streetscaping at off-site facilities be included in the draft Parking Management Strategy, and

Be it further resolved that this new parking management policy provide one per cent of project costs toward public art for all city parking development projects, including those of amounts less than $2M.

Parking facilities that include attractive landscaping, lighting, signage and well-designed pedestrian routes, instil a sense of pride, safety and security and present a positive image. Therefore the word ‘appealing’ was added to the objectives of the Municipal Parking Management Strategy to encourage art and streetscaping, and a related performance measure, to be reported on annually, has been recommended for adoption (See Document 1, attached hereto).

The Parking Program includes art and improves streetscaping in a number of ways including:

· Implements the Percent for Art Program that requires 1% of the value of capital projects over $2M to be dedicated to public art.

· Includes art in parking lots and structures.

· Ensures the appearance of off-street facilities and on-street equipment is as aesthetically pleasing as possible.

The Municipal Parking Program will continue with these initiatives, however, extending the 1 % policy to include all projects less than $2M would be difficult to administer and would not be consistent with how capital projects are handled in other programs, therefore staff does not recommend adoption of this portion of the AHCAC motion.

In terms of finances, it was widely agreed that parking should cover it costs, including lifecycle and development costs. Should the program generate revenues beyond costs, they should be used to reduce parking demand via related Transportation Demand Management initiatives.

There was also a strong consensus that there is a need for transparency, clarity, and regular communications with stakeholders regarding the goals and objectives of the Municipal Parking Program, and its financial status and infrastructure investment plans. Stakeholders particularly felt that relations could be improved by way of creating a parking advisory committee or ‘task force’.

(2) Transportation Master Plan Update

The Transportation Master Plan (TMP) is an overarching policy document that establishes the role of parking in a broader context. The 2003 TMP was being updated during the development of the Parking Management Strategy. Parking Operations and Planning and Growth Management staff therefore combined efforts, and in July and August meetings were held with the Parking Consultation Group, the BIAs, and the Steering Committee to review and rewrite the 2003 TMP parking chapter, as well as develop the new Municipal Parking Management Strategy.

The results were provided to all Parking Consultation Group members and BIA representatives and staff arranged concurrent Open Houses at City Hall during the late afternoon and evening of September 11^th for the TMP Update and the Municipal Parking Management Strategy. Notification was provided to all BIAs and Parking Consultation Group members by email, and to the general public through notices in the Citizen and LeDroit. [Relates to Audit Recommendation 3]

A second open house was held for the Parking Management Strategy on October 2^nd 2008, as not all stakeholders were adequately notified of the first one. Prior to this date, all stakeholders, including the email list of over 1,000 individuals, were sent electronic copies of the information boards that were presented at the September 11^th Open House as well as a detailed project update.

The new Transportation Master Plan (TMP) was adopted on November 28 2008. It sets the objectives of parking as follows (Section 6.11 in its entirety is attached as Document 5):

“Parking is a strategic tool for city-building. By effectively managing its supply and price, governments can influence how people choose to travel and promote a behavioural shift from driving to transit use and other alternatives to automobile usage. By guiding the appropriate location and design of parking in new developments, the City can also support the creation of more compact communities….

… the City’s strategic parking objectives are:

• To provide short-term parking that supports the needs of local businesses, residents, institutions and tourism destinations

• To limit the supply of long-term parking in a manner that balances transit ridership objectives with the needs of automobile users

• To support intensification and minimize the amount of land devoted to parking through measures such as parking structures and arrangements to share parking among land uses”

The TMP further requires that the City develop a parking strategy and establish a program to complete Local Area Parking Studies, create a Parking Rate Setting Guideline, and review Cash-in-Lieu of parking policies, among other things.

(3) Municipal Parking Management Principles and Objectives

Throughout summer and fall of 2008 stakeholders provided further recommendations for the format and wording of the Parking Management Strategy. This input served to remove ambiguity, set priority, and distinguish objectives from principles.

However, many of the BIAs indicated they had concerns about the definition of ‘Transportation Demand Management (TDM). Left undefined it could include transit services and cycling paths unrelated to metered areas. Further, the ByWard Market BIA reiterated the importance of fair and consistent enforcement, and asked that it be part of the objectives. Staff agreed, and the wording of the principles and objectives has therefore been further revised to address this input.

The resulting principles and objectives form the first section of the Municipal Parking Management Strategy attached as Document 1. [Relates to Audit Recommendations 1 and 2]

Municipal Parking Management Principles

The Municipal Parking Management Program values efficiency, transparency, and clarity. Stakeholders will be engaged through regular and timely communications and opportunities for consultation.

Municipal Parking Management Objectives

1. Provide and maintain an appropriate supply of affordable, secure, accessible, convenient, and appealing public parking.

2. Provide and promote affordable short-term parking services, and fair and consistent enforcement services, that support local businesses, institutions, and tourism.

3. Promote, establish, and maintain programs and facilities that encourage the use of alternative modes of transportation including public transit, car/van pooling, taxis, auto sharing, cycling, and walking.

4. Support residential intensification, and resolve parking problems within residential areas caused by significant traffic generators or conflicting uses of the roadway, including implementing on-street permit parking programs to relieve area residents and visitors from parking regulations directed at the non-resident.

5. Ensure the revenues generated by the Municipal Parking Program are sufficient to wholly recover all related operating and life-cycle maintenance expenditures; contribute to a reserve fund to finance future parking system development, operation, and promotion; and then assist in the funding of related initiatives to encourage the use of alternative modes of transportation.

(4) Parking Governance

Despite calls for the establishment of a Parking Authority during the 2008 budget deliberations, most stakeholders agree that parking should remain a City function at this time.

There are generally three governance models used in Canada to deliver parking services:

· Internal Governance model - generally used when emphasis is on service and broader Corporate objectives, such as implementation of OP and TMP policies;

· Authority and Agency models - generally used when emphasis is on running the service like a business, generating revenue, and building substantial new parking capacity.

A survey of peers and experts was conducted to discuss the benefits and drawbacks of the various models. This resulted in the conclusion that most of the benefits of an Authority Governance Model can be achieved in the Internal Governance Model if:

A committee is established to focus on the parking program;
A strong funding model including appropriate reserves is put in place;
A work plan & budget rises to Council for approval annually.

Given the alignment of both stakeholder and expert opinions, it is recommended that a Parking Stakeholders Consultation Group be established, a strong funding model adopted, and all policies, budgets and work plans be vetted by Transportation Committee, and rise to Council annually as a comprehensive package. [Relates to Audit Recommendations 1 and 2]

Stakeholders specifically suggested that this new group be modeled after the Central Area Parking Task Force, which existed in the mid 1990’s. The membership of the new Parking Stakeholders Consultation Group is recommended to have many of the same positions as this former Task Force including three BIA representatives, a Building Owner / Manager / Developer representative, and members at large.

Given the newly refined objectives of the Parking Program, Community Association, Tourism, and TDM/Cycling/Pedestrian representatives have been added to the list of members. The proposed Terms of Reference for this group can be found in Document 2.

The governance of this much-improved program can then be explored as part of the next Mid-term Governance Review, if warranted.

(5) Finances

There was strong consensus that the parking program should recover its costs, and that any revenues surplus to operational and lifecycle needs should be reinvested in the Parking Program.

Under the current legislative provisions, fees for services and activities provided by the municipality are to be directed to enforcement, administration, and the establishment, acquisition and replacement of capital assets of the service or activity. Therefore, there must be a reasonable connection between the fees charged and the cost of the service. Consequently parking revenues should be allocated to related costs of parking services. This includes the sale of property and equipment financed with parking revenues.

As noted in the 2008 Parking Function Audit, financial accounts do not accurately reflect all aspects of operations. The amount of revenues has always been available, however the costs of the program are difficult to isolate as they are integrated with a wide number of programs. A team of staff developed a methodology that identified and isolated parking costs, and the Deputy City Treasurer/Controller has signed off on the results. The table that follows provides the best available allocation of costs based upon a detailed review of internal departmental budgets. Costs and revenues will be tracked in more detail as part of the Parking Program implementation plan and annual budgeting process.

Parking Program Annual Costs And Revenues – Based on 2008

Costs and Revenues $ in Millions

On-street Revenues 7.7

Off-street Revenues 5.5

Direct Costs 5.8

Asset Costs (Lifecycle, Debt, Depreciation) 3.2

Indirect Costs (Corporate Services,

Snow Clearing, Road & Curb Lifecycle) 3.2

------------------------------------------------------------------------------------

Net Revenues 1.0

The Municipal Parking Management Program therefore has annual net revenues of roughly $1.0 million and these are expected to increase in the future. The debt servicing of the City Hall Parking Lot 6 ends in 2011, at the same time revenue sharing on this lot begins, bringing roughly $500,000 more to the program. Further, the implementation of Pay and Display should increase net revenues. However, the extent to which revenues will change is not yet known, as the procurement process is not yet completed.

The Auditor, the ByWard Market BIA, and the Wellington West BIA have asked that the City consider reallocating a portion of parking revenues back to BIAs. The Wellington West BIA further suggested this grant back to areas with meters could also be used for other projects such as free parking promotions, public art, and community development. Staff is supportive of contributing to BIA led projects and currently provides some funding for them. This practice should be formalized by providing a budget of $5,000 per year per BIA (which can be reviewed annually) for initiatives that are in keeping with program objectives. Specifically these funds must be used for tangible items such as promotional materials, bicycle parking, and public art. [Relates to Audit Recommendation 12]

Stakeholders and experts in the parking field agree that a strong funding model is key to the success of any Municipal Parking Management Program. The methodology for calculating program costs and framework for use of parking revenues is captured in the recommended funding model that forms part of the Municipal Parking Management Strategy attached as Document1.

Costs of Storing Cars On City Streets Versus Storing Cars On Private Lots

The original Council motion requested that a review of the financial costs to the City of storing cars on city streets versus storing cars on private lots be undertaken. This was raised in the context of a comparison of urban and suburban areas; therefore a calculation has been done for both.

The cost to provide on-street surface parking in traditional main street areas is likely in the $2,000 to $2,500 per stall range because land costs are absent.

The cost to provide off-street in a surface parking lot is much higher as it includes land costs. In the suburbs the cost of an off-street surface parking space is probably in the range of $8,000 to $10,000 per stall. In traditional main street areas, the cost of an off-street surface parking space is much higher – likely in the $35,000 to $45,000 per stall range; the cost of an off-street above and below ground garage parking space ranges from $30,000 to $35,000 per space and $40,000 to $45,000 per space respectively.

In the downtown core, costs would be substantially higher again. Therefore it is likely that providing parking in garages would be just as or slightly more cost effective than providing it in surface lots.

(6) Cash-in-Lieu of Parking

The financial picture of the Municipal Parking Management Program is not complete without the Cash-in-Lieu of Parking fund. The annual increases to this fund vary with development activity. Between amalgamation and February 2009, the net value of the fund increased by $2.16 Million to a total of $3.839 Million. Over this same time period a 62-space parking lot was built on Preston Street and a variety parking studies and the Rideau Street Taxi-stand Study were funded.

The purpose of Cash-in-Lieu of parking is to transfer the requirement to provide parking for a new use from the landowner to the City. Over the years the original intent seems to have been lost. The Cash-in-Lieu of Parking process is therefore under review by Planning & Growth Management. This review has been coordinated with the development of the Municipal Parking Management Strategy. Public consultations were held on January 8, 2009 that resulted in the general consensus that Cash-in-Lieu is not working properly; it should be consistently applied; funds should only be used to build parking; and finally that these funds are not enough on their own to finance new facilities.

There was strong consensus that Cash-in-Lieu can be an important funding and urban planning tool. Stakeholders requested that the Cash-in-Lieu process be limited to areas where the program can or will accommodate parking spaces not built on individual sites. Studies would need to be done in these areas to assist in determining the adequacy of parking supply and any deficiencies that may be addressed in part through the use of Cash-in-Lieu funds to ensure an appropriate parking supply and demand balance is achieved for the area. These studies should be undertaken in consultation with Planning & Growth Management staff and preferably should be a component of Community Design Plans. These studies are described in further detail under the “Local Area Parking Studies” heading below. [Relates to Audit Recommendation 9]

A review of best practices revealed a new trend where cities apply Cash-in-Lieu provisions in new Town Centres to improve urban design and increase transit ridership.

Specific determinations related to the Cash-in-Lieu process will be made through the Cash-in-Lieu review being undertaken by the Planning and Growth Management Branch and will be in the context of the directions being established for the overall Municipal Parking Management Strategy.

Parking Needs in the Zoning Bylaw

As requested in the original Council motion, parking needs in the Comprehensive Zoning Bylaw were reviewed as part of the development of the Parking Management Strategy and the analysis of Cash-in-Lieu applications.

The Comprehensive Zoning By-law for the City of Ottawa is a tool that, similar to parking management, is meant to implement a number of different objectives identified in the Official Plan, the Transportation Master Plan and other corporate policies.

In June of 2008 City Council adopted a new Comprehensive Zoning By-law replacing the 36 existing zoning by-laws in Ottawa that had over 1,100 land uses for which motor vehicle parking rates had applied. A consolidation and validation process was undertaken to reduce to somewhat over 100 the number of land use categories in the new Zoning By-law and for these parking rates were reviewed and assigned. The Zoning Bylaw is the responsibility of the Planning and Growth Management Branch.

Sections of the zoning by-law that directly affect municipal parking management, and implement the objectives identified in the Transportation Master Plan include:

Reducing parking rates (lower minimum ratios of required parking per square meter or other measure) for certain land uses within 600m of rapid transit stations;
Introducing, as a result of a transportation modelling exercise, parking caps (maximum rates) for a number of land uses near rapid transit stations such as offices, shopping centres or retail, high-rise apartment buildings, hospitals, and post-secondary educational institutions;
Permitting shared parking for land use combinations that have usage times that are not concurrent;
Allowing along Traditional Mainstreets:
Elimination parking requirements (except for restaurants) for land uses of less than 150m2
Reduction by 10% the amount of parking spaces provided (to a maximum of 20) when underground parking is provided
Updating of bicycle parking provisions and their application city-wide as warranted; and,
Maintaining the exemption from providing parking for most service and retail uses in the Central Area.

(7) Parking for Bicycles, Electronic bikes, Segways, Scooters and Motorcycles

There was also strong consensus that parking should be provided for alternative modes of transportation such as bicycles, segways, scooters, and motorcycles. How much should be provided and at what price was the subject of further discussions that are summarized below.

Bicycles and Electronic Bikes

It was agreed that free unsecured bicycle parking should continue to be provided by the City on –street and off-street, free of charge.

Going forward, in accordance with Section 4.2 of the Ottawa Cycling Plan, the need for bicycle parking will be part of the scope of Local Area Parking Studies.

Electric motor assisted bicycles are available that do not emit any pollutants and are small and manoeuvrable enough to be parked at standard bike racks. Unfortunately, the Ontario Highway Traffic Act regulates activities for motor vehicles and the definitions within the Act classify them as "motor vehicles". Provincial legislation in the form of Bill 126 has been introduced to reclassify these power-assisted bicycles as “bicycles”, thus allowing them the same privileges (parking at sidewalk bike racks etc). Staff will monitor the status of Bill 126 and bring forward appropriate amendments to City regulations when appropriate.

Secure lockers that can house bicycles and electronic bicycles should be provided by the City at public facilities for a fee that recovers the cost of the lockers. The program would start modestly where demand is evident and only expand as demand increased.

Segways

Segways were of no interest to stakeholders during the consultations undertaken in 2008 but will be re-examined should the need arise.

Scooters and Motorcycles

Scooter and Motorcycle enthusiasts submitted a petition with over 1,000 signatures and attended the June focus group in large numbers to voice their opinion that motorcycles and scooters should be provided free designated parking because they felt these vehicles consume less resources per mile than automobiles, and that they take up less space on roads.

Providing free parking for two-wheeled vehicles on the basis of environmental benefits would be inequitable for those who walk, cycle, or pay to take public transit. The question of providing parking incentives for more energy efficient and low emission vehicles has been considered by the City of Ottawa in the past. Environmental Advisory Committee, at its meeting on August 11, 2005 considered a draft report titled Parking Incentive For Energy Efficient And Low Emission Cars. The EAC reviewed the draft report recommendations and acknowledged City staff's efforts to encourage citizens to drive smart in their daily commute. However, some EAC members thought the City should promote public transit and shared transportation lanes, and discourage free parking for all types of vehicles.

Motorcycles and Scooters do, however, take up substantially less space than standard passenger cars. Therefore designating and promoting specific areas in off-street lots, where these vehicles can be parked more compactly than cars, is recommended (1/2 price wherever practical), as is charging reduced rates. These recommendations are reflected in the Rate Setting Guideline, which forms part of the Strategy attached as Document 1, and the Implementation Plan, attached as Document 4.

Also of note, scooter riders raised concerns about securing their small vehicles. Scooters are fairly light and are easily picked up and moved or taken away. Therefore, locking rings should be provided at designated spaces to secure scooters and mopeds, where appropriate.

(8) Tourist Parking

Stakeholders indicated that the most important aspect of supporting tourists is to have an adequate supply of parking, to have convenient payment methods, and to have clear signage so the rules are evident. It is further recommended that time limits be a minimum of two hours or longer in order to minimize the need to move a vehicle. The time limits would be worked out through a Local Area Parking Study and would take into account the specific needs of the local area.

Transportation Committee specifically requested that staff examine the benefits of a tourist pass as is used in other cities. Only a limited number of smaller municipalities have a tourist pass program. Ottawa’s typical comparators do not have such a program. Further, Ottawa Tourism and the Ottawa-Gatineau Hotel Association, after reviewing the research, indicated that they believe benefits are limited and the implementation of such a pass would not justify the cost. The implementation of a Tourist Pass Program is therefore not recommended.

(9) Local Area Parking Studies

During the development of the Municipal Parking Management Strategy discussion repeatedly returned to the importance of Local Area Parking Studies.

Local Area Parking Studies have been done in the past, but it is recommended that in the future they be more comprehensive, be undertaken as part of Community Design Plans or other similar studies, involve stakeholders, and look at more than just on-street utilization.

Without these studies there is no structure for useful dialogue and no data on which to base decisions. With them, staff and stakeholders can consider recommendations for how to best provide and manage parking to achieve the Official Plan, TMP, and Municipal Parking Management Strategy objectives, among others. Recommendations may include: providing new facilities (either publicly or as part of a joint venture); promoting existing facilities and services; coordinating services with private lots; and adjusting rates, hours or locations of paid parking. [Relates to Audit Recommendations 3, 10, 11, and 12]

A standard Terms of Reference for Local Area Parking Studies, to be used as a template to ensure future studies are comprehensive yet can be tailored to specific circumstances, is attached as Document 3.

(10) Rate Setting Guideline

The rate-setting guideline was the most contentious topic during consultations.

There are generally two distinct pricing approaches for municipal parking, depending upon the size of the City, the size and makeup of the main street or downtown core areas and the economic health of business operations. One approach is based on cost recovery, and the other is based on utilization.

The cost recovery approach emphasizes pricing parking services in order to recover costs so that general tax revenues are not required to fund the operation. Full lifecycle expenses and future capital investments should be included in this price setting method.

The utilization approach is based on the principle that parking cost should reflect demand. The goal is to price on-street parking at a point that ensures a driver has a good chance of finding a space in a reasonable amount of time thereby improving service and reducing congestion, lost time, fuel costs, and pollution generated by cruising around the block looking for a space.

If drivers have difficulty finding parking as most or all of the spaces are full, then rates may need to be increased. On the other hand, if the demand is far below capacity, then the rates may be too high and may need to be decreased.

The utilization rate typically used in the parking industry to indicate that prices should be increased (or new supply provided) is 85% utilization during peak periods.

In October 2008, six of the BIAs submitted a paper that suggested parking rates should be based solely on cost recovery. These BIAs and a Church representative also expressed concerns regarding the methodology for implementing the utilization approach, summarized as follows:

Indicators should be broader than just 85% utilization - Consider quality of life - churches complement the work of the city in terms of maintaining the downtown area on the social side.
Should include off-street supply including private lots in utilization rates
Peaks don’t represent the whole day
Comparable Areas should have comparable rates and hours – one area should not have an unfair advantage over another
Rates should remain uniform or it will be impractical to administer and confusing for consumers
On and Off-street rates need to be coordinated
Stakeholders should be involved
Rates could be set too high – consumers will avoid the downtown

Staff met with BIAs on February 20 2009 and addressed these concerns. The result of this meeting was general agreement that the responses put forward by staff were acceptable provided Local Area Parking Studies were carried out with the local BIA’s involvement and considered a broad range of issues and solutions. The remaining Parking Consultation Group members also approved of the direction presented by staff. All concerns from the BIAs received in response to this presentation have been addressed in this report, with the exception of a submission from the Bank Street BIA, discussed below under the heading “Stakeholder Engagement –Results”

With regard to basing meter rates on utilization, it should be understood that it is an industry proven rate setting approach: price is adjusted so that 8 of every 10 spaces are full and maximum turnover is achieved. This approach is used by Toronto and Calgary as well as other jurisdictions.

In practice, both utilization & cost recovery need to be considered together – flexibility is required to use rates to achieve improved system performance and provide better service to customers.

Response to BIA concerns

The first, second, and third concerns are addressed by adopting the Standard Terms of Reference for Local Area Parking Studies, which outlines the issues to be considered, attached as Document 3. These studies will consider a variety of factors and involve a variety of stakeholders. The final terms of reference for any study will be based on this standard template and can be tailored further to reflect the context of the area.

With regard to the fourth concern, staff agrees that comparable areas should have comparable rates and hours – one area should not have an unfair advantage over another. Therefore it is recommended that on and off-street rates and hours for different areas should vary only where a clear reason for the variance exists.

Staff does not agree with the fifth point - rates should not necessarily remain uniform across the City. The rate in the core may not be appropriate everywhere. This opinion is held by a majority of stakeholders. It is also a common practice: most large cities have parking rate zones.

Staff agrees with the suggestion that on- and off-street rates need to be coordinated. On-street parking is the most desirable type of parking – it must be priced at an appropriate level in comparison with off-street facilities. When on-street meters are priced below off-street rates, the on-street spaces become more attractive to long term parkers thereby defeating the concept of generating more short term parking turnover for patrons of nearby businesses. This will be taken into account during Local Area Parking Studies.

The seventh concern raised relates to the methodology for setting rates – specifically who should be involved. This is addressed through the following proposed process for setting or changing rates, adjusting hours or days of paid parking, and introducing or removing paid parking:

1. On-street and Off-street Public Parking Rates, hours, and locations will be set by Council on an Annual Basis as part of the approval of the Parking Management Program Work Plan and Budget approval, based on the results of Local Area Parking Studies.

2. Notwithstanding paragraph 1 above, On-street Public Parking Rates, hours, and locations may be varied by staff at any time throughout the year provided the variation of the rates is within the range approved by City Council and the local Ward Councillor(s), BIA(s), and Community Association(s) concur with the change.

3. Notwithstanding paragraph 1 above, off-street rates maybe varied at any time throughout the year provided the variation of the rates is within the range approved by City Council.

An area where point 2 may come into use is Vanier. Meters in Vanier appear to have consistently low utilization rates, and it may not be necessary to undertake an extensive Local Parking Area Study to reach a consensus that rates should be reduced. Staff proposes to explore the reduction of meter rates in Vanier further during the spring.

The last concern, that consumers will avoid the downtown if rates are set too high relates is addressed in a number of ways. First, staff recommends that the Tariff of Fees bylaw be amended to permit fees for on-street paid parking spaces to be within the range of $0 and $3. It is recommended that Council only adjust this range during their annual approval of the full Parking Program budget and work plan. Second, rates should be adjusted in incremental amounts and then the results of the change will be monitored to ensure utilization stays high. Also of note, studies suggest that choosing to go to a main street area to shop versus a mall is not typically based on the price of parking - instead, the specific stores and the atmosphere of these areas are what draw customers in.

The complete Rate Setting Guideline recommended for adoption forms part of the Municipal Parking Management Strategy attached as Document 1.

(11) Stakeholder Engagement – Results

On March 4 2009 all BIAs were asked for final input, and staff indicated that, based on the February 20^th meeting, the report to Transportation Committee would reflect the overall support received at this meeting regarding the proposed parking strategy and the creation of a formal Parking Stakeholder Consultation Group.

Of these stakeholders, the motorcycle & scooter representative, and the ByWard Market, Vanier, Glebe, Wellington West, and Bank Street BIAs provided comments.

Agreement

Staff agrees with almost all of the submissions. Most indicated general support and reiterated the importance of Local Area Parking Studies, fairness between areas, acting on the Audit recommendations, clear financial reporting, and completing the Cash-in-Lieu of Parking Review. As discussed earlier in this report, the following changes have been made to the documents to address the further suggestions as follows:

· The objectives clarifies that transportation demand management initiatives funded by the parking program must be related to it. This would include bicycle parking, designated stalls for carshare vehicles, and car/van pool spaces, which specifically benefit areas that have paid parking.

· “Fair and Consistent Enforcement” is now part of the objectives, and the Terms of Reference for the Parking Stakeholders Consultation Group now indicates that Parking Enforcement Branch staff will attend all meetings.

· The Funding Model includes the allocation of a portion of paid parking revenues to be granted to the BIAs for promotion and marketing and other projects consistent with the Municipal Parking Management Principles and Objectives.

· A standard Terms of Reference for Local Area Parking Studies provides a clear methodology for reviewing parking issues in an area and involving stakeholders.

· The Rate Setting Guideline clearly provides BIAs a role in setting rates, either through a Local Area Parking Study that is then vetted by Transportation Committee and approved by Council on an annual basis, or through delegated authority at any time during the year where staff may only adjust on-street rates if the local Ward Councillor, BIA, and Community Association concur with the change.

· The recommended amendment to the Tariff of Fees bylaw sets a minimum rate for on-street parking at $0 and an maximum rate for on-street parking at $3. This will be reviewed for the 2011 budget year when a comprehensive annual budget and work plan based on the results of Local Area Parking Studies will be presented to Council for approval.

· Designation of on-street motorcycle parking has been added to the Terms of Reference for Local Area Parking Studies.

Further Concerns for Consideration

The following concerns and opinions are provided to Committee and Council for their consideration. They have not been incorporated into the attached Documents or included in the recommendations of this report.

· The Arts, Heritage and Culture Advisory Committee recommended that the new parking management policy provide one per cent of project costs toward public art for all city parking development projects, including those of amounts less than $2M.

· A number of the BIAs questioned the inclusion of road and curb lifecycle in the financial costs. These costs, as noted in the funding model that forms part of Document 1, are related specifically to infrastructure constructed to accommodate on-street parking.

· The Bank Street BIA has raised concerns that the Terms of Reference for the Municipal Parking Management Strategy are too limited to respond to the concerns raised by the Auditor. The Terms of Reference included a review and update of the TMP and Parking Strategy policies, the determination of a framework, and the development of a guideline for rate setting. All of this has been completed and appropriate connections and coordination points to various high-level policies, studies, and related programs have been documented.

· Last the Bank Street BIA has suggested that a thorough evaluation of the governance models was not provided to stakeholders. Stakeholders generally agreed that parking is a service and should continue to be managed by the City. Their concerns regarding governance related to the lack of information available regarding parking, the lack of focus on the program as a service, and the need for a forum to engage them. A panel of experts and peers were clear these three initiatives are critical to the success of any parking program. Therefore this reports recommends first implementing these recommendations before proceeding with any changes to the governance model.

(12) Implementation

An Implementation Plan, attached as Document 4, serves to clearly identify key tasks required to establish the new parking program during 2009 and 2010. These tasks include:

· Amend the Delegation of Authority and Tariff of Fees Bylaw

· Create a Parking Reserve Fund and Restate the 2009 Parking Program Budget

· Establish the Parking Stakeholders Consultation Group

· Undertaking Local Area Parking Studies

Once this foundation is in place the first comprehensive annual budget and work plan for the Municipal Parking Management Program will be prepared next summer for 2011. The implementation plan that is attached distinguishes between strategic and operational activities and provides a timeline for implementation, as will future work plans. [Relates to Audit Recommendation 2]

Amend the Delegation of Authority and Tariff of Fees Bylaw

The Department, in consultation with Legal Services will amend the Tariff of Fees Bylaw and the Delegation of Authority Bylaw to allow Parking Operations staff to vary the on-street parking rates and the hours of parking by location provided that the variation of the rates is consistent with the Municipal Parking Management Strategy, is within the range approved by City Council as part of the annual budget and the local Ward Councillor, BIA and Community Association concur with the variation. Further, the existing delegation of authority to vary off-street parking rates be expanded to permit staff to alter rates for alternative modes of transportation, such as motorcycles, scooters, and auto-share vehicles provided that the variation of the rates is consistent with the Municipal Parking Management Strategy and is within the range approved by City Council as part of the annual budget.

Create a Parking Reserve Fund and Restate the 2009 Parking Program Budget

The Department, in consultation with Legal Services will bring forward a bylaw to establish a Parking Reserve Fund. The reserve fund would be derived from parking fees and the sale of any capital assets and will be used for parking related programs consistent with the Municipal parking Management Strategy. Once in place, Financial Services will restate the 2009 budget. Both of these tasks will take place during 2009.

Establish the Parking Stakeholders Consultation Group

The Department will solicit applications for members of the Parking Stakeholders consultation group in Q2 2009 and will confirm membership during Q3.

Undertake Local Area Parking Studies

Further, staff will start carrying out Local Area Parking Studies, beginning with the ByWard Market. This area has been selected because it was identified in the Markets Management 2009 Business Plan, the BIA is supportive of it being undertaken, and utilization rates in this area exceed capacity on a regular basis pointing to the need for exploration of parking management options (See the Rate Setting Guideline contained within Document 1 for a explanation of how studies are prioritized). Staff will initiate a second Local Area Parking Study in the fall of this year, and a third beginning in early 2010, and a fourth in mid 2010.

CONSULTATION

Extensive consultation, in excess of the Terms of Reference, was undertaken in 2008 and 2009:

9 June 2008 Link to Terms of Reference Report provided to over 1,000 stakeholders: BIAs, Community Associations, Downtown Churches, General Public and all Advisory Committees.

18 June 2008 Parking Management Study Terms of Reference Approved

18 June 2008 Focus Group Sessions held (Environment/Cycling/Alternative Modes of Transportation; General Public & Community Associations; Accessibility)

19 June 2008 Focus Group Sessions held (BIAs, Businesses & Chambers of Commerce; Building Developer, Owner, Managers; Places of Worship; Tourism)

26 June 2008 Formed the Parking Consultation Group (PCG) made up of 9 representatives of BIAs, Communities, & Churches based on availability through summer consultation schedule.

26 June 2008 Established an additional series of meetings open to all BIA’s (not required under the approved Terms of Reference)

15 & 17 July 2008 Second Session with BIAs & PCG; Steering Committee Meeting: Mandate

Tour of Vanier & Somerset BIA’s

18 July 2008 Steering Committee Meeting

12 August 2008 Third Session with BIAs & PCG: Review of Mandate, Governance, Financials, Local Area Studies and Program Planning

9 September 2008 Fourth Session with BIAs and PCG: Governance, Process for Local Area Studies and rate setting (specifically consultation)

Tour of Westboro Village and Wellington West BIAs

11 September 2008 Public Open House (Coordinated with TMP Open House), and Steering Committee Meeting: All Identified issues

12 September 2008 Steering Committee Meeting

19 September 2008 Advise PCG and BIAs of Oct 2 meeting and ask for specific input.

2 October 2008 Fifth BIA and PCG Meeting: Rate setting

Tour of ByWard Market and Downtown Rideau BIAs

Public Open House # 2

30 October 2008 Email to BIAs and PCG attaching Council Memo #6

20 Feb 2009 Sixth Session with BIAs: All Identified Issues

PCG Provided staff presentation for comment

27 Feb 2009 Notice provided to over 1,000 known stakeholders of April 15, 2009 Transportation Committee Meeting.

LEGAL/RISK MANAGEMENT IMPLICATIONS

There are no legal/risk management impediments to implementing the recommendation in this report.

FINANCIAL IMPLICATIONS

For 2009 forward, all parking revenues will be earmarked for related costs and investments, and not go into general revenues. The revenues may fluctuate over the next few years as the new Rate Setting Guideline is applied. Revenues will likely increase provided high volume areas are included to offset low volume areas.

The impact will be roughly as follows for 2009, and thereafter:

· $1 Million to parking reserves or projects related to parking operating and administrative costs

· $3.2 Million in revenues will be specifically applied to parking related asset costs (lifecycle, debt, depreciation). Previously these were allocated to general revenues

· $3.2 Million in revenues will be specifically applied to parking related costs (snow clearing, road and curb lifecycle, corporate services). Previously these were allocated to general revenues

There will be no tax implication, as appropriate adjustments will be made to the contribution to the City Wide Reserve and the Parking Reserve Fund.

The report recommends that Cash-in-Lieu of Parking funds be used only for the development or provision of shared public parking facilities. In the past these funds have been used for broader parking studies as well as a taxi stand study. These studies did not relate directly to the provision of new parking.

Last, the report recommends that the proceeds obtained from the sale of any parking facility be paid to the City and the balance remaining after payment of incidental expenses be paid into the Parking Reserve Fund.

Within the Municipal Parking Management Program envelope, the report recommends $150,000 per year be budgeted for Local Area Parking Studies to be undertaken by external consultants. The results of these studies will form the direction for future budgets and work plans for the program.

SUPPORTING DOCUMENTATION

Document 1 – Municipal Parking Management Strategy Summary – To be issued separately

Document 2 – Parking Stakeholder Consultation Group Terms of Reference

Document 3 – Standard Local Area Parking Study Terms of Reference – To be issued separately

Document 4 – Implementation Plan – To be issued separately

Document 5 – Transportation Master Plan 2008 Section 6.11 – Parking

Document 6 – Audit of the Parking Function 2008 – Recommendations and Responses

Document 7 – Parking Management Strategy – Discussion Paper – Held on File with City Clerk’s office

DISPOSITION

Staff will undertake all tasks necessary to implement the approved City of Ottawa Municipal Parking Management Strategy in accordance with the implementation plan.

DOCUMENT 2

Parking Stakeholder Consultation Group TOR

MANDATE

The mandate of the Parking Stakeholder Consultation Group is to act as a channel between the City, stakeholders and affected citizens and groups. In doing so, it will provide advice and guidance on parking management policy that support the Objectives of the Municipal Parking Management Program as well as the parking Objectives of the Transportation Master Plan. The Parking Stakeholder Consultation Group will promote parking policies that support the needs of local business, residents, institutions and tourism.

RESPONSIBILITIES

The Parking Stakeholder Consultation Group shall be responsible for:

1. Providing advice to the General Manager of Public Works related to the Municipal Parking Management Program including parking policies, budgets and annual work plans.

2. Liaising with all stakeholders to exchange information and knowledge related to the Municipal Parking Management Program.

3. Engaging stakeholders and providing input on Local Area Parking Studies to encourage an ongoing dialogue throughout the process.

4. Liaising with staff from the Parking Enforcement Branch to ensure fair and consistent enforcement of parking rules.

MEMBERSHIP

The Parking Stakeholder Consultation Group will be comprised of the following:

General Manager of Public Works (Chair)
One (1) Core BIA representative
One (1) Main street BIA representative
One (1) Suburban BIA representative
One (1) Community Association representative
One (1) Transportation Demand Management/ Cycling / Pedestrian representative
One (1) Member from the Ottawa Tourism and Convention Authority
One (1) Development Industry / Building Owner/ Manager representative
One (1) Member at Large

The Parking Stakeholder Consultation Group will be chaired by the General Manager of Public Works, or his or her designate.

Staff from the Enforcement and Operations Branch will also attend all meetings. Other City staff will attend as appropriate, based on the Agenda.

The General Manager of Public Works will approve all appointments to the Parking Stakeholder Consultation Group.

QUORUM

Quorum for the meetings will consist of a majority of the members.

Members of the Parking Stakeholders Consultation Group may appoint a designate who shall be a member under the same category as the absent member. The designate shall be considered in the determination of quorum.

MEETINGS

The Parking Stakeholders Consultation Group will meet on a quarterly basis or more when required at the request of the General Manager of Public Works, or his/her designate.

The Public Works Branch will:

1. Provide the resources to make all necessary arrangements for conducting meetings and be responsible for the preparation and distribution of agendas and minutes.

2. Coordinate and convene the meetings, and provide administrative and other services, as required.

3. Accept submissions from stakeholders regarding the items for inclusion on an agenda and inform others of the agenda as appropriate.

TERM

With the exception of the chair, members will sit on the committee for a time period that runs concurrent with the term of Council.

Any member who is absent from three consecutive meetings without providing an alternate will be deemed to have resigned and a new member will be recruited.
DOCUMENT 5

Transportation Master Plan – Section 6.11 Parking

Parking is a strategic tool for city-building. By effectively managing its supply and price, governments can influence how people choose to travel and promote a behavioural shift from driving to transit use and other alternatives to automobile usage. By guiding the appropriate location and design of parking in new developments, the City can also support the creation of more compact communities. However, these strategic considerations are challenged by the concerns of employers, stores service providers and tourism destinations where employees, customers and visitors arrive in automobiles, whether by need or choice. In this way, short-term economic and practical realities are brought into conflict with longer-term goals – making parking one of the more challenging issues addressed in this plan.

Bearing in mind these considerations, the City’s strategic parking objectives are:

• To provide short-term parking that supports the needs of local businesses, residents, institutions and tourism destinations

• To limit the supply of long-term parking in a manner that balances transit ridership objectives with the needs of automobile users

• To support intensification and minimize the amount of land devoted to parking through measures such as parking structures and arrangements to share parking among land uses

In support of these objectives, the City of Ottawa’s parking services include on-street parking, several off-street parking lots and garages, public bicycle parking and parking enforcement. The City also influences the supply of parking in new developments, and has some regulatory control over privately run off-street public parking lots. Recent changes to the City’s new Zoning By-law included: harmonizing parking rate requirements; reducing parking rates for employment, institutional and retail uses near rapid transit stations; providing shared parking provisions for combinations of land uses with different peak periods of parking usage; introducing parking rate reduction in circumstances where bicycle change rooms and shower facilities are provided, or when underground rather than surface parking is provided; and introducing expanded and new bicycle parking provisions.

The following policies address on-street and off-street parking and touch on matters discussed in Chapter 3 (land use), Chapter 4 (bicycle parking), Chapter 5 (Park & Ride lots), and Chapter 6 (carpool parking).

The City will:

1. Develop a Municipal Parking Management Strategy in 2009 that:

a) Defines a program to regularly examine public parking needs, evaluate alternatives and recommend on-street and off-street solutions in key areas including but not limited to the downtown, Business Improvement Areas and Town Centres

b) Identifies parking policies and programs to support intensification and residential development in targeted areas

c) Establishes guidelines for parking pricing, with key parameters including rates, hours, locations and vehicle types

d) Identifies opportunities to support the parking needs of cyclists, carpoolers and private carshare companies, and examines the parking requirements of scooter, moped and motorcycle riders

e) Reflects transportation demand management (TDM) principles and objectives (Section 3.3) and identifies synergies between parking and TDM initiatives

f) Recommends an appropriate allocation of parking revenues to support parking programs, parking infrastructure development and TDM initiatives that defer or negate the need for new parking infrastructure

g) Recommends approaches to provide transparency and clarity through communication with stakeholders about the parking program’s goals and objectives, financial status and infrastructure investment plans

2. Periodically review the City’s Zoning By-law to ensure that minimum and maximum parking requirements for new developments (particularly commercial, retail and multi-unit residential uses) support municipal objectives for compact development and more sustainable transportation behaviours.

3. Update the City’s Cash-in-Lieu of Parking policy to reflect the City’s growth management principles to ensure consistency with objectives and activity related to development and parking programs in the relevant areas of Ottawa.

4. Support the availability of short-term parking for business (retail and service), institutional, residential and tourism uses, particularly those in the Central Area and inner city neighbourhoods, by:

a) Providing on-street parking that does not compromise multimodal safety or service level

b) Giving priority to serving short-term users in City-controlled parking facilities

c) Providing City-operated short-term parking in mixed use developments

5. Discourage the temporary use of vacant lands for long-term parking.

6. Conduct a pilot project to showcase proactive parking management strategies in Centrepointe mixed-use centre, a transit-oriented development node where the City has considerable landholdings and an opportunity to maximize transit ridership.

7. Prepare a tour bus parking strategy in partnership with other levels of government, institutions, tour operators, and tourism authorities.

8. Conduct marketing initiatives that, among other objectives:

a) Encourage the use of off-street parking lots rather than on-street parking

b) Involve Business Improvement Areas and other partner agencies

c) Measure overall marketing performance and customer satisfaction

DOCUMENT 6

City of Ottawa Office of the Auditor General

Audit of the Parking Function 2008 - Excerpts

Recommendations

Recommendation 1

That the City ensure that responsibilities, accountabilities and coordination of all aspects of the Parking Function, including planning related matters (zoning requirements, cash-in-lieu) development matters (new and existing locations/requirements of on and off-street parking including residential on-street parking) and operational requirements (collections, rate setting, enforcement) be clearly assigned in a manner which ensures a comprehensive and coordinated approach to the Parking Function.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

Presently, the Planning branch manages the Official Plan, Transportation Master Plan, and Comprehensive Zoning By-law. These documents take into account broad land use issues and serve to set the context and the high-level objectives for the Parking Program.

At its meeting of 13 February 2008, City Council gave the following direction:

That the study examines on-street parking rates:

· That vary according to geography; and,

· That vary according to time (time of day, day of the week).

Also, that the terms of reference for this study/review be brought to Transportation Committee for its review and approval prior to being undertaken.”

The Transportation Committee approved the Terms of Reference for the Parking Management Strategy on June 18, 2008 and work is currently underway.

The Parking Management Strategy will be set within the context of the Official Plan and Transportation Master Plan policies and objectives and will outline a framework that will clearly identify responsibilities and accountabilities to ensure a comprehensive and coordinated approach to the parking function. The Parking Management Strategy is scheduled to be presented to Council in Q2 2009.

Recommendation 2

a) That the City ensure that the Parking Management Strategy and related documents currently underway be modified to clearly distinguish between strategic versus operational policies, initiatives and directives.

b) That Council approve an expanded scope of the PMS to ensure that all aspects of the “Parking Function” are included in the strategy. Accountabilities, objectives, goals, performance indicators and implementation plans for these items should be clearly stated and progress tracked in supporting documents.

Management Response

Management agrees with these recommendations.

The Parking Management Strategy will distinguish between strategic versus operational policies, initiatives and directives. It will also address all aspects of the parking function and will identify how parking relates to the different areas that the Planning branch is responsible for such as the Official Plan, Transportation Master Plan, Zoning By-Law, Cash-In-Lieu, etc. Further, it will ensure that there are key accountabilities, objectives and performance indicators that can be tracked and published in regular status reports.

The Parking Management Strategy is scheduled to be presented to Council in Q2 2009. Work will be done in the development of this strategy to ensure that these recommendations are reflected in supporting documents.

Recommendation 3

That the City ensure that the Parking Management Strategy and its related implementation be developed with the goal of achieving the strategic objectives identified in the Official Plan and Transportation Master Plan as well as being compatible with the Economic Development initiatives (which reside in the Planning, Transit and Environment Department). These policies and decisions should be considered during Neighbourhood Planning Initiatives (NPI), Community Design Plans (CDP), and in routine consultations with BIAs.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

The Parking Management Strategy is being developed to ensure that strategic objectives in the Official Plan and the Transportation Master Plan are reflected. These objectives will, in-turn, be reflected in Neighbourhood and Community Design Plans, which are developed using these overriding documents for direction and guidance.

The Parking Management Strategy will be presented to Council for approval in Q2 2009.

Recommendation 4

That Traffic and Parking Operations Branch develop a monthly Parking Operations Unit standard report which highlights revenue from all sources (off-street facilities by lot, on-street by P&D and meters preferably by major neighbourhood), for month, year-to-date actual, and budget. This must be supported by detailed narrative to address variances, issues, lessons learned, etc., and distributed to the director level for review and approval. The data source should either be SAP or a document, which is reconciled routinely to SAP.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

Staff are currently preparing a series of reports that reflect revenues from all sources. Once finalized, this information will be provided to senior management on a monthly basis. These reports require coordination between several sources and will be established by Q2 2009.

New reporting will supplement and improve upon the information that is currently being prepared. Staff currently prepare a series of reports that reflect all on-street revenues collected by day and by zone as well as all revenues and expenses for off- street parking facilities. In addition, staff training is underway which will enable staff to undertake financial analysis and reconciliation to the extent that is identified in the Auditor’s report.

Further, realty taxes and Lot 6 third party service provider costs have been adjusted for 2008 and future budgets in response to issues identified in the report.

Recommendation 5

That Traffic and Parking Operations Branch ensure that Parking Operations Unit begin tracking paid utilization rates and explain variances in a monthly report.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

Currently, staff selectively track utilization rates as part of the ongoing management and monitoring of our parking systems. With the implementation of Pay and Display machines, tracking of revenue and utilization rates will be carried out on a regular basis and monthly reports will be generated.

The Pay and Display procurement process will require Council approval in order to proceed. A report seeking this approval will be presented to Council in Q2 2009 with expected implementation in Q1 2010 if approved.

Recommendation 6

That Traffic and Parking Operations Branch develop new Parking Operations Unit collection routes which address both a four and five day collection schedule and focus on collecting from the busiest routes most frequently; this may result in collections from some routes less frequently than is currently done, especially during weeks with statutory holidays.

Management Response

Management agrees with this recommendation and this practice is currently in place.

Traffic and Parking Operations will continue to look for efficiencies and improvements to the collection schedule to ensure that the busiest routes are collected when needed and the less busy routes are collected less frequently. At the same time, it is important to ensure any system allows for the continuation of proactive monitoring of all parking meters to address problems as they arise as efficiently as possible. The data acquired through these regular collections forms part of a historical database that is used to monitor trends and forecast year-end revenue expectations.

New collection routes will be developed when Pay and Display machines are implemented. Due to the increased availability and detail of financial and maintenance information through automatic means, the acquisition of this data through regular collections will no longer be required. The frequency of the new collection routes would then be directly tied to the utilization of the machine. The implementation of Pay and Display technology is expected to occur Q1 2010 pending Council approval.

Recommendation 7

That Traffic and Parking Operations Branch ensure that all Parking Operations Unit collection sheets indicate the routes collected and in cases where there are no collections, identify special circumstances which would contribute to lower dollars collected (e.g., construction or hooding) as well as document alternate procedures (e.g., spare vaults used) with the reason noted on the collection sheet.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

Procedures for this practice are already in place. Staff review collection sheets on a weekly basis to audit the weight of the vaults and review any abnormalities that may be present in the specific collection route. Going forward, anomalies will be tracked and recorded consistently on the monthly revenue comparison sheets.

Once Pay and Display machines are implemented, the collection process will change and machines that do not require collection due to construction or hooding will not be collected.

The Pay and Display procurement process requires Council approval to proceed. A report seeking this approval will be presented to Council in Q2 2009 with expected implementation in Q1 2010 if approved.

Recommendation 8

That Traffic and Parking Operations Branch ensure that new Pay and Display machines track the outstanding value of Smart Cards.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

As part of the Pay and Display procurement process, the City has set out minimum standards to ensure that any new Pay and Display machine can track the outstanding value of Smart Cards.

Recommendation 9

That the City, as part of the Cash-in-Lieu Policy review currently underway, consider reverting to the original intended use of cash-in-lieu funds generated (i.e., being used only for the provision of parking spaces) ideally in the same area as applicant property.

Management Response

Management agrees with the recommendation.

The consideration of 'reverting to the original intended use of cash-in-lieu funds generated' will form part of the report to Committee and Council as part of the Cash-in-Lieu Policy review currently underway in the Planning branch. Parking Operations will play a key role in the review of the Cash-in-Lieu Policy. Timelines for the Policy review are as follows:

• Consultation with stakeholders	Q1 2009
• Report on options to Planning and Environment Committee (PEC) and Council for identification of preferred option	Q2 2009
• Consultation on preferred option	Q2 2009
• Report to PEC and Council on results of consultation, including implementation strategy and financial implications	Q3 2009

Recommendation 10

That Traffic and Parking Operations Branch re-evaluate Parking Operations Unit current inventory of surface lots with the view towards divesting of surface lots which do not satisfactorily assist in meeting Council approved desired goals.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

A review of the inventory of surface lots will be initiated upon the completion of the Parking Management Strategy, which is scheduled to be presented to Council for approval in Q2 2009.

The evaluation of any particular surface lot requires a comprehensive local area study to evaluate the short, medium and long-term parking supply and demand scenarios. The areas where surface lots exist will be assessed on this basis and a determination will be made with respect to their viability relative to Council approved desired goals.

Recommendation 11

That Traffic and Parking Operations Branch re-evaluate Parking Operations Unit current inventory of on-street parking, including On-street Residential Permits, to ensure it complies with the new Parking Management Strategy, once developed.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

A review of on-street parking, by area, will be undertaken upon the completion of the Parking Management Strategy, which is scheduled to be presented to Council for approval in Q2 2009.

Recommendation 12

That the City work with local Business Improvement Areas (BIAs) to develop parking rate strategies including considering allocating revenues collected within the BIA, Neighourhood or Ward in which the funds are collected, to further buy-in by the local community.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

Staff have set up internal and external working groups as part of the development of the Parking Management Strategy, which will be presented to Council for approval in Q2 2009. Members of these working groups include representatives from area BIAs, community and church groups, business associations, motorcycle and scooter representatives and others. The Parking Management Strategy will address the allocation of revenues.

Recommendation 13

That the Parking Operations Unit maintenance staff of the Traffic and Parking Operations Branch endeavour to spend additional time testing and conducting proactive maintenance on parking machines in high traffic areas to detect and correct malfunctions in meters as soon as possible.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

Parking Operations currently has in place a proactive maintenance management program for both on-street and off-street equipment. The program includes over 31 maintenance plan elements with over 1,129 activities that address key operating components. Staff continually strive to improve our proactive maintenance activities and techniques to ensure that less time and money is spent on maintenance and that there is an ongoing reduction in the number of calls from the public regarding equipment malfunctions. This proactive approach has already resulted in a 37% reduction in calls related to equipment malfunctions between 2003 and 2007.

Staff will endeavour to further improve upon these results through the establishment of scheduled testing protocols on parking equipment in high traffic areas that will test coin discrimination, battery levels and Parking Card acceptance. The implementation of these protocols will focus on parking equipment in high traffic areas. Monthly reports will be prepared as a result of these tests and will be tracked to monitor any lifecycle issue with the different components. This initiative will be implemented in Q2 2009.

The implementation of Pay and Display machines (expected Q1 2010) will assist staff in identifying problems sooner, as the machine will be able to communicate problems wirelessly to a PDA or cell phone as they occur.

Recommendation 14

That Traffic and Parking Operations Branch work with their FSU, once a decision is made as to how to proceed with the use of P&D machines, to develop standard monthly reports to ensure they are managing the operations effectively and to ensure that any contracted work meets contractual obligations.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

Upon the conclusion of the procurement process for Pay and Display machines, appropriate processes and reports will be established to enable the City to properly monitor the performance of the system as well as the contractual obligations of the successful proponent. This action will coincide with the expected implementation of the Pay and Display machines in Q1 2010.

Recommendation 15

That Traffic and Parking Operations Branch develop a proactive and cost effective approach to maintenance of parking machine inventory (parking meters, P&D, POF).

Management Response

Management agrees with this recommendation.

Staff will endeavour to further improve on these results through the establishment of scheduled testing protocols on parking equipment in high traffic areas that will test coin discrimination, battery levels and Parking Card acceptance. The implementation of these protocols will focus on parking equipment in high traffic areas. Monthly reports will be prepared as a result of these tests and will be tracked to monitor any lifecycle issue with the different components. This initiative will be implemented in Q2 2009.

The implementation of Pay and Display machines (expected in Q1 2010) will assist staff in identifying problems sooner, as the machine will be able to communicate problems wirelessly to a PDA or cell phone as they occur.

Recommendation 16

That Traffic and Parking Operations Branch develop operational protocols and best practices to which they will aspire and against which they will be measured. This document, approved by Council, should include various Performance Measurement outcomes against which the Unit’s performance can be measured and published.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

Parking Operations currently follows core policies and procedures that guide activities and maintenance schedules in order to reduce downtime for parking meters, pay and display machines, pay on foot machines and other parking equipment. There are also programmed maintenance schedules for parking structures and lots. Presently, a Performance Measurement Framework is being developed within Traffic and Parking Operations that will review service-specific outcomes as well as the establishment of performance measures and targets. It is anticipated that this initiative will be finalized and implemented by Q3 2009. This will be presented to Council as part of the Strategic Branch Review in 2010.

Also to be undertaken is the development of an Operation Protocol and Best Practices document that will amalgamate existing operational procedures into one overall guiding document. This document will also be completed by Q3 2009.

Recommendation 17

That Traffic and Parking Operations Branch develop a mechanism to ensure that Council initiated directives are achieved and reported to Council. In the event these initiatives will not be achieved within a reasonable timeframe, the information should be communicated to Council.

Management Response

Management agrees with this recommendation.

There is currently a corporate-wide coordinated effort underway to improve the tracking of City Council initiated directives. Traffic and Parking Operations is active in this respect and will have an internal process in place by Q4 2008.

~~Report to/~~Rapport au /Report to :

~~Transportation Committee~~

Comité des transports

Transportation Committee

~~and Council /~~ et au Conseil/ and Council

~~March 6 2009/~~ le 6 mars 2009/ March 6 2009

~~Submitted by/~~Présenté par/ Submitted by :

Steve Kanellakos, ~~Deputy City Manager~~/Directeur municipal adjoint/Deputy City Manager,

~~City Operations/~~Opérations municipales/City Operations

~~Contact Person/~~Personne ressource/ Contact Person :

John Manconi, ~~General Manager /~~directeur général/ General Managerl, ~~Public Works/~~Travaux publics/ Public Works

613-580-2424, ~~extension/~~post/extension 21110, John.Manconi@ottawa.ca

~~City Wide/~~à l'échelle de la Ville/ City Wide

Numéro de référence : ACS2009-COS-PWS-0009

OBJET :	STRATÉGIE MUNICIPALE DE GESTION DU STATIONNEMENT et ANALYSE DE LA GOUVERNANCE
SUBJECT:	MUNICIPAL PARKING MANAGEMENT STRATEGY and governance review

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

Que le Comité des transports recommande que le Conseil :

16. Approuve la Stratégie municipale de gestion du stationnement, ci-jointe (Document 1), qui comprend les éléments suivants :

a. Principes et objectifs de la gestion du stationnement

b. Modèle de financement

c. Lignes directrices pour établir les tarifs

d. Mesures du rendement

e. Responsabilités des fonctions de stationnement

17. Approuve le maintien du modèle de gouvernance interne et adopte le Cadre de référence du Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement, ci-joint comme Document 2.

18. Approuve le Cadre de référence général des Études sur le stationnement local, ci-joint comme Document 3.

19. Sous réserve de l’approbation des recommandations 1 et 2, charge le personnel de réaliser le Plan de mise en œuvre, ci-joint (Document 4), qui pose les assises d’un nouveau Programme de gestion du stationnement et qui comprend les éléments suivants :

a. Entreprendre une Étude sur le stationnement local au marché ByWard en 2009.

b. Mettre sur pied le Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement.

c. Modifier la Réglementation sur les tarifs pour permettre une variation des tarifs de stationnement.

d. Reformuler le budget de 2009 en fonction du modèle de financement adopté.

e. Entreprendre d’autres études sur le stationnement local en 2010.

20. Sous réserve de l’approbation des recommandations 1 et 2, approuve une allocation de 75 000 $ pour entreprendre des études sur le stationnement en 2009, à ajouter à la liste des besoins de fonctionnement ponctuels qui doivent être financés par la fermeture des immobilisations des travaux en cours.

21. Sous réserve de l’approbation de la recommandation 1, approuve la mise sur pied d’un Fonds de réserve pour le stationnement tiré des frais de stationnement et de la vente d’immobilisations liées au stationnement pour les programmes qui s’y rapportent et qui sont compatibles avec la Stratégie municipale de gestion du stationnement et adopte un règlement pour mettre sur pied le Fonds de réserve.

22. Sous réserve de l’approbation de la recommandation 1, approuve :

23. Approuve une subvention annuelle de 5000 $ versée à chaque zone d’amélioration commerciale où se trouvent des parcomètres à partir de fonds tirés du poste budgétaire de la publicité et de la promotion du Programme de stationnement et dirigés vers le poste de subvention du même programme.

REPORT RECOMMENDATIONS

That the Transportation Committee recommend that Council:

13. Approve the City of Ottawa Municipal Parking Management Strategy, attached as Document 1, which includes the following elements:

a. Parking Management Principles and Objectives

b. Funding Model

c. Parking Rate Setting Guideline

d. Performance Measures

e. Parking Function Accountabilities

14. Approve the continuance of the internal Governance Model and adopt the Parking Stakeholder Consultation Group Terms of Reference, attached as Document 2.

15. Approve the Standard Terms of Reference for Local Area Parking Studies, attached as Document 3.

16. Subject to approval of recommendation 1 and 2, direct staff to carry out the Implementation Plan, attached as Document 4, which builds the foundation for the new Parking Management Program, and includes the following elements:

a. Initiate a Local Area Parking Study for the By Ward Market in 2009

b. Establish the Parking Stakeholders Consultation Group

c. Amend the Tariff of Fees Bylaw to allow for a range of permitted parking rates

d. Restate the 2009 Budget in accordance with the adopted funding model

e. Undertake further Local Area Parking Studies in 2010

17. Subject to the approval of recommendation 1 and 2, approve that $75,000 for parking studies to be undertaken in 2009 be added to the list of 2009 one-time operating needs to be funded from Works in Progress capital closures.

18. Subject to the approval of recommendation 1, approve the establishment of a parking reserve fund with funds derived from parking fees and the sale of parking capital assets for parking related programs consistent with the Municipal Parking Management Strategy and enact a by-law to establish the reserve.

19. Subject to the approval of Recommendation 1, approve:

b. that the existing delegation of authority to vary off-street parking rates be expanded to permit staff to alter rates for alternative modes of transportation, such as motorcycles, scooters, and auto-share vehicles provided that the variation of the rates is consistent with the Municipal Parking Management Strategy and is within the range approved by City Council as part of the annual budget.

20. Approve an annual grant of $5,000 to each BIA that has metered parking with budget funds being reallocated from the Parking Program advertising and promotion account to a Parking Program grant account.

~~RECOMMANDATIONS DU RAPPORT~~

~~Que le Comité des transports adopte…~~

RÉSUMÉ

Le débat sur le budget de 2008 de la Ville d’Ottawa comprenait des discussions sur la hausse des tarifs des parcomètres, sur le prolongement des heures de parcomètres et sur la mise en place de parcomètres dans de nouveaux secteurs. Ces discussions ont mené à des questions importantes à propos du Programme municipal de stationnement. S’agit-il d’un service ou d’une source de revenus? Comment les tarifs de parcomètres sont-ils établis? Est-ce qu’une régie offrirait une meilleure façon de faire?

À la demande du Conseil, des intervenants ont été recrutés pour faire une recherche et répondre à ces questions. Les intervenants ont vite confirmé qu’ils percevaient le Programme municipal de gestion des stationnements comme un service, non pas comme une source de revenus, et que tous les revenus nets devraient être réinvestis dans le programme de stationnement.

Par ailleurs, les intervenants ont indiqué que le programme avait besoin d’être recentré sur ses objectifs de développement économique, d’aménagement urbain, de gestion de la demande en matière de transports et de soutien aux résidants. Dans ce contexte, on s’est entendu pour dire que la Gestion de la demande en matière de transports devrait se tourner vers des projets comme l’installation de stationnements pour bicyclette, des emplacements réservés pour le partage des voitures et des espaces pour le covoiturage, qui profitent particulièrement aux secteurs qui ont du stationnement payant. Les intervenants ont aussi demandé que les informations d’ordre financier soient accessibles, que les prises de décision soient transparentes et qu’il y ait un forum pour créer un engagement. Ces données ont abouti à la recommandation de mettre sur pied le Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement et d’élaborer un plan de travail et un budget annuel.

L’élaboration de la Stratégie municipale de gestion du stationnement a été coordonnée avec un certain nombre d’autres projets dont la mise à jour du Plan directeur des transports ci-joint (Document 5), la révision du règlement financier des exigences de stationnement, l’achat des distributrices de billets de stationnement et la vérification des fonctions de stationnement. Les documents qui en ressortent s’harmonisent avec les politiques de haut niveau, précisent les objectifs du Programme de règlement financier des exigences de stationnement, l’usage qui sera fait des distributrices de billets de stationnement et répondent aux recommandations du vérificateur.

Une fois les objectifs des politiques de haut niveau pris en compte et la stratégie coordonnéeavec d’autres projets et programmes, l’ont a considéré et intégré à la stratégie, les détails plus pointus soulevés au cours des séances de consultations et des rencontres du Conseil et des comités.

Les adeptes de la motocyclette et du scooter ont demandé des tarifs de stationnement réduits ou gratuits pour les véhicules motorisés à deux roues. Les tarifs de stationnement réduits (la moitié du tarif lorsque c’est pratique) ont été recommandés parce que ces véhicules occupent beaucoup moins d’espace que les voitures de promenade.

L’élaboration de lignes directrices pour établir les tarifs, le prolongement des heures et la mise en place de stationnement payant dans de nouveaux secteurs ont été les points les plus délicats à traiter. La plupart des intervenants s’entendent maintenant sur l’utilisation des études sur le stationnement local pour définir les contextes, rassembler les données particulières à chaque secteur, faire les analyses et formuler des recommandations en faisant appel autant au recouvrement des coûts qu’aux données sur l’utilisation pour éclairer les décisions. Les recommandations peuvent indiquer que les tarifs doivent varier selon les secteurs, selon les heures du jour ou selon les jours de la semaine.

Les résultats de toutes les études devraient ensuite être portés à l’attention du Conseil sous forme d’un plan de travail et un budget exhaustifs annuels.

Nous avons aussi recommandé que le personnel puisse détenir le pouvoir d’ajuster les tarifs des parcomètres dans la rue, de prolonger les heures ou de mettre en place le stationnement dans de nouveaux secteurs, à la condition que le conseiller du quartier visé, la zone d’amélioration commerciale et l’association communautaire soient d’accord et que toute modification aux tarifs se situe dans les limites prescrites dans le cadre du budget annuel.

Comme il faudra environ un an pour mettre en œuvre le Programme municipal de gestion du stationnement, le premier plan de travail et le premier budget seront présentés au troisième trimestre de 2010 pour entrer en vigueur pendant l’exercice financier 2011. Entre-temps, l’écart recommandé pour les tarifs de stationnement payant dans la rue varie de 0 $ (enlèvement des parcomètres) à 3 $ de l’heure (tarif existant).

CONTEXTE

Le présent rapport répond à la demande du Conseil de concevoir une Stratégie municipale de gestion du stationnement et d’analyser la gouvernance du programme de stationnement, exprimée au cours du débat sur le budget, de février 2008. Le Comité des transports a approuvé le Cadre de référence pour entreprendre l’élaboration de la Stratégie de gestion du stationnement en juin 2008.

Le débat sur le budget de 2008

En préparation du Budget de 2008 et en conformité aux demandes du Conseil, le personnel a fait des suggestions pour réduire les coûts et pour augmenter les revenus de stationnement payant selon les paramètres ci-dessous.

1. Augmenter les tarifs des parcomètres dans la rue,

2. Remplacer les parcomètres dans la rue par des distributrices de billets de stationnement,

3. Prolonger les heures et les jours de stationnement payant dans la rue,

4. Mettre en place le stationnement payant dans de nouveaux secteurs.

Ces quatre recommandations ont été approuvées en décembre 2007. Cependant, après de nombreux commentaires des intervenants, la troisième et la quatrième recommandations ont été écartées au début de 2008, parce que le Conseil pensait qu’il était nécessaire d’avoir une politique plus générale pour mettre ces discussions en contexte.

Par conséquent, le Conseil a adopté les directives suivantes le 13 février 2008 :

« Que le personnel reçoive la directive d’élaborer une politique municipale générale et englobante en matière de stationnement, conformément aux principes énoncés dans la Stratégie de gestion du stationnement et le Plan directeur des transports et que cette politique comprenne les besoins en stationnement dans les règlements de zonage, un examen des coûts pour la Ville de stationner des automobiles dans les rues de la ville comparativement à les mettre dans les stationnements privés.

Que l’étude examine les tarifs de stationnement dans la rue :

· Qui varient selon l’endroit,

· Qui varient selon le moment (heure du jour, jour de la semaine)

Que le cadre de référence de cette étude ou examen soit soumis au Comité des transports pour analyse et approbation avant d’être entrepris. »

Non seulement de débat sur le budget de 2008 a remis en question le mandat du Programme de stationnement, mais il a aussi mis de l’avant le désir d’améliorer la gouvernance du programme, conformément à la résolution suivante du Conseil :

« ATTENDU QUE le stationnement est un service conçu pour faciliter un roulement raisonnable des véhicules au profit de la communauté;

ET ATTENDU QUE les municipalités de l’Ontario sont habilitées à mettre en œuvre des régies du stationnement;

EN CONSÉQUENCE, est résolu que le personnel sera chargé de mettre sur pied un comité de zones d’amélioration commerciale, d’intervenants de la communauté, de conseillers et de membres du personnel avec le mandat d’étudier la possibilité de créer une régie du stationnement à Ottawa et de produire un rapport au Conseil avant la fin de 2008. »

Cette résolution a été immédiatement renvoyée à l’Examen de la gouvernance à moyen terme et ensuite associée à l’élaboration de la Stratégie de gestion du stationnement afin de permettre un examen en profondeur des objectifs, des politiques et de la gouvernance du programme.

Le personnel, dans son rapport au Comité des transports du 20 février 2008, a défini plus précisément la portée de la Stratégie de gestion du stationnement de la manière suivante :

« Entre autres choses, on s’attend à ce que le présent document [la nouvelle politique sur le stationnement] traite de l’offre de stationnement dans la rue et hors rue pour d’autres modes de transport, comme le diablomobile ou les bicyclettes avec moteur électrique ou à essence. »

Approbation du Cadre de référence de la Stratégie de gestion du stationnement

En juin 2008, le personnel a déposé le Cadre de référence de la Stratégie municipale de gestion du stationnement devant le Comité des transports pour approbation. Le Cadre de référence préconisait une approche en quatre volets :

Commencer au début : Examiner les assises du programme de stationnement, son rôle et ses objectifs et comment faire l’équilibre entre les objectifs, avant même de commencer à concevoir des stratégies et des lignes directrices pour régler les problèmes courants.

Consulter les intervenants : Tenir des séances de travail de groupe, consulter les comités consultatifs et mettre sur pied un groupe de consultation sur le stationnement qui représente un vaste éventail de points de vue.

Comprendre les conditions existantes et les pratiques exemplaires : Faire des recherches sur les problèmes et les analyser qui ont des conséquences sur les programmes de stationnement comme l’inventaire et les tarifs d’utilisation, statistiques sur le partage du marché, revenus et dépenses du système de stationnement, politiques des règlements de zonage, le coût des espaces publics comparativement à celui des espaces privés, les pratiques de règlement financier des exigences de stationnement, les besoins des touristes et les projets de gestion de la demande en matière de transport relatifs au stationnement.

Diffuser les résultats et susciter les débats : Faire part régulièrement de l’état du projet et des résultats pour attirer les commentaires du Groupe consultatif sur le stationnement et du Conseil.

Le 18 juin 2008, le Comité des transports a approuvé le Cadre de référence, en ajoutant la remarque suivante :

« Que le Cadre de référence englobe les scooters, les motocyclettes et les voitures partagées (VRTU) comme nouveaux modes de transport dont les besoins de stationnement doivent être étudiés. Et que le Cadre de référence étudie la possibilité de laissez-passer pour les touristes comme cela se voit dans d’autres villes. »

Voyant l’ampleur et la complexité de ce projet, ainsi que les courts délais, les services de Ralph Bond, premier vice-président du groupe d’experts-conseils BA, ont été retenus pour mener les consultations publiques et élaborer la Stratégie municipale de gestion du stationnement. M. Bond a préparé un vaste éventail de stratégies de gestion du stationnement pour des municipalités et des clients du secteur privé partout au pays, il est l’ancien président de l’Association canadienne du stationnement et il est présentement membre du conseil d’administration de la Fondation canadienne du stationnement, qui subventionne des recherches et des sessions de formation dans le domaine de l’utilisation du territoire, les transports et du stationnement.

Vérification des fonctions de stationnement de 2008

Le 25 février 2008, la Vérification des fonctions de stationnement a été déposée. Les recommandations et les solutions de gestion sont jointes à la présente (Document 6) pour faciliter la consultation. La direction a répondu qu’elle était d’accord avec toutes les recommandations du vérificateur.

Le lien entre les recommandations du vérificateur et la Stratégie municipale de gestion du stationnement ont été mis en évidence tout au long du rapport pour faciliter la consultation.

La Stratégie municipale de gestion du stationnement (SMGS) joue un rôle important dans le traitement des préoccupations du vérificateur en assurant l’approche coordonnée et cohésive de la fonction de stationnement.

· Elle est conforme aux plans et aux politiques de haute importance comme le Plan officiel, le Plan directeur des transports ou le Plan sur le cyclisme.

· Elle dirige l’attention sur le rôle des stationnements gérés par les municipalités dans ce contexte.

· Elle détermine les points de coordination, dont les Plans de conception communautaire, des initiatives de planification de voisinage, des règlements de zonage généraux, des études de stationnement local et la mise sur pied d’un Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement. Ces études et points de rencontre offrent un véhicule pour explorer et pour élaborer des solutions de planification, de mise à exécution et de problèmes de développement économique qui touchent le stationnement.

· Des outils de mise en œuvre la soutiennent, dont des programmes de stationnement payant dans la rue et hors rue, un programme de permis de stationnement dans la rue, un programme de commercialisation et de promotion, une stratégie de stationnement des autobus d’excursion, un programme de règlement financier des exigences de stationnement, un programme d’application des règlements sur le stationnement et un modèle de financement solide.

Conformément au Cadre de référence, le cadre de travail de la Stratégie municipale de gestion du stationnement établit le cadre général du programme et coordonne les divers programmes de soutien, bien que des analyses détaillées de chaque programme de soutien ne fassent pas partie de cette étude. Dans certains cas, comme dans celui du règlement financier des exigences de stationnement, une analyse détaillée parallèle est en cours; dans d’autres cas, comme dans celui de la stratégie de stationnement des autobus d’excursion, des analyses suivront l’adoption de la Stratégie.

Cette liste des points de coordination et de responsabilités fait partie de la Stratégie municipale de gestion du stationnement et se trouve dans le Document 1. [Se rapporte aux recommandations 1 et 2 du vérificateur]

ANALYSE

Il existe plusieurs aspects à l’élaboration d’une Stratégie de gestion du stationnement. L’analyse a donc été scindée en sous-sections pour faciliter la consultation.

(1) Engagement des intervenants – été et automne 2008;

(2) Mise à jour du Plan directeur des transports;

(3) Principes et objectifs de la gestion municipale du stationnement;

(4) Gouvernance du stationnement;

(5) Aspects financiers (comprend des analyses des coûts du stationnement dans la rue et du stationnement privé);

(6) Règlement financier des exigences de stationnement (comprend une analyse des politiques de zonage);

(7) Stationnement pour bicyclettes, bicyclettes électriques, diablomobiles, scooters et motocyclettes;

(8) Stationnement pour touristes;

(9) Études sur le stationnement local;

(10) Lignes directrices pour établir les tarifs;

(11) Recrutement des intervenants – résultats;

(12) Mise en œuvre

(1) Recrutement des intervenants – été et automne 2008;

En conformité avec le Cadre de référence, nous avons envoyé un lien par courriel au rapport du Cadre de référence à plus de 1000 intervenants et nous les avons invités à participer à des séances de consultation tenues les 18 et 19 juin 2008. Des avis ont aussi été publiés dans le Ottawa Citizen et dans Le Droit.

Le premier avis général a eu pour résultat la participation de près de 50 personnes à une série de sept séances de consultation :

1. Environnement, cyclisme et autres moyens de transport;

2. Public en général et associations communautaires;

3. Accessibilité;

4. Zone d’amélioration commerciale, commerces et Chambres de commerce;

5. Promoteurs immobiliers, propriétaires et gestionnaires;

6. Lieux de culte;

7. Tourisme.

Les composantes recommandées d’une Stratégie de gestion du stationnement qui sont ressorties de ces séances peuvent se résumer ainsi :

· Un objectif clair pour le stationnement payant : source de revenus ou offre de service;

· Stationnement gratuit (ou à tarif très bas) et largement disponible pour les motocyclettes et les scooters;

· Une offre de stationnement adéquate sans trop grande restriction quant aux limites de temps;

· Une nouvelle approche du stationnement qui porte davantage attention à des préoccupations environnementales;

· Une structure équitable de tarifs et d’heures par toute la ville, qui respecte la nature des diverses zones d’amélioration commerciale, et soutient le rôle des églises, surtout les dimanches et les soirs;

· Règlements sur le stationnement faciles à comprendre et appliqués de façon cohérente ainsi qu’une signalisation claire;

· Une meilleure communication avec les intervenants;

· Un plan pour le programme de règlement financier des exigences de stationnement;

· Espaces accessibles dans la rue, équipements et installations pour les personnes handicapées.

Un « Groupe de consultation sur le stationnement » a ensuite été mis sur pied. Il a été en grande partie formé de participants aux groupes de consultation qui se sont engagés à travailler avec le personnel et le consultant tout au long de l’été 2008.

En plus des exigences du Cadre de référence, toutes les zones d’amélioration commerciale ont été invitées à poursuivre leurs réunions avec le personnel et le consultant immédiatement avant chaque réunion du Groupe consultatif sur le stationnement. Les zones d’amélioration commerciale ont aussi été invitées à visiter leur propre zone avec Ralph Bond pour analyser les questions de stationnement. Les zones d’amélioration commerciale de Vanier, de la rue Somerset Chinatown, Wellington Ouest, Village de Westboro, du Centre-ville Rideau et du marché ByWard se sont prévalues de cette occasion.

Au cours des consultations, un fort consensus s’est dégagé pour dire que le rôle premier d’un programme de stationnement est d’offrir un service. La plupart des intervenants s’entendaient aussi pour dire que le service est lié à de bonnes pratiques en matière de soutien à l’aménagement urbain, au développement économique et à une gestion de la demande en matière de transport.

En ce qui a trait à l’aménagement urbain, le Comité consultatif sur les arts, le patrimoine et la culture (CCAPC) a adopté la résolution suivante en août 2008 :

Qu’il soit résolu que le Comité sur les arts, le patrimoine et la culture (CCAPC) recommande au Conseil municipal, par l’intermédiaire du Comité des transports, d’inclure dans l’ébauche de la Stratégie de gestion du stationnement, une politique de haut niveau qui incite à encourager l’art et l’aménagement artistique des rues attenantes aux installations de stationnement, et

Qu’il soit en outre résolu que cette nouvelle politique de gestion du stationnement affecte un pour cent des coûts de projet à l’art public pour tous les projets de développement du stationnement, y compris ceux de moins de 2 M$.

Les installations de stationnement qui incluent des éléments attrayants d’aménagement paysager, d’éclairage et de signalisation, et des routes piétonnes bien conçues, suscitent un sentiment de fierté et de sécurité et présentent une image positive. En conséquence, on a ajouté les mots « éléments attrayants » aux objectifs de la Stratégie municipale de gestion du stationnement afin d’encourager l’art et l’aménagement artistique des rues attenantes, et il a été recommandé à cet égard d’adopter une mesure afférente du rendement devant faire l’objet d’une évaluation annuelle (voir le document 1 joint aux présentes).

Le Programme de stationnement inclut l’art et l’amélioration de l’aménagement artistique des rues de plusieurs façons, notamment :

· Mettre en œuvre le Programme 1 % pour les arts qui exige qu’une proportion de 1 % de la valeur des projets d’immobilisations de plus de 21 M$ soit affectée à l’art public.

· Inclure l’art dans les terrains et les ouvrages de stationnement.

· S’assurer que l’apparence des aménagements hors rue et de l’équipement sur la rue soit aussi plaisante que possible sur le plan esthétique.

Le Programme de stationnement municipal maintiendra ces initiatives. Cependant, étendre la politique de 1 % à tous les projets de moins de 2 M$ serait difficile à gérer et résulterait en une manière de procéder non conforme à celle suivie pour les projets d’immobilisations d’autres programmes. En conséquence, le personnel ne recommande pas d’adopter cet élément de la motion du CCAPC.

En ce qui a trait aux questions financières, la plupart s’entendait sur le fait que le stationnement doit couvrir ses coûts, y compris les coûts de cycle de vie et de développement. Si le programme génère des revenus nets qui dépassent les coûts, ils devraient servir à réduire la demande de stationnement par le biais de projets apparentés de Gestion de la demande en matière de transports.

Nous avons aussi obtenu un fort consensus quant à la nécessité de transparence, de clarté et de régularité des communications avec les intervenants en ce qui a trait aux buts et aux objectifs du Programme municipal de stationnement ainsi que de ses états financiers et des plans d’investissements en infrastructure. Les intervenants ont trouvé particulièrement que les relations pouvaient s’améliorer en créant un comité consultatif sur le stationnement ou un « groupe de travail ».

(2) Mise à jour du Plan directeur des transports

Le Plan directeur des transports est une politique générale qui situe le rôle du stationnement dans un vaste contexte. Le Plan directeur des transports de 2003 a été mis à jour au cours de l’élaboration de la Stratégie de gestion du stationnement. Le personnel des Opérations de stationnement et celui du Service d’urbanisme et de gestion de la croissance ont par conséquent uni leurs efforts. Des réunions ont été tenues en juin et en août avec le Groupe consultatif sur le stationnement, les zones d’amélioration commerciale et le comité de direction pour réviser et réécrire le chapitre sur le stationnement du Plan directeur des transports de 2003 et élaborer une nouvelle Stratégie municipale sur la gestion du stationnement.

Les résultats ont été remis à tous les membres du Groupe consultatif sur le stationnement et à tous les représentants des zones d’amélioration commerciale. Le personnel a organisé des moments « portes ouvertes » à l’Hôtel de ville à la fin de l’après-midi et le soir du 11 septembre pour la mise à jour du Plan directeur des transports et de la Stratégie municipale de gestion du stationnement. Des avis ont été envoyés par courriel à tous les membres des zones d’amélioration commerciale et des Groupes consultatifs sur le stationnement. Le public en général a aussi été avisé par le Ottawa Citizen et Le Droit. [Se rapporte à la recommandation 3 du vérificateur]

Un deuxième moment « portes ouvertes » a eu lieu sur la stratégie de gestion du stationnement le 2 octobre 2008 parce que tous les intervenants n’avaient pas été adéquatement avisés la première fois. Avant cette date, tous les intervenants, y compris la liste de courriel de plus de 1000 personnes, ont reçu un exemplaire électronique des comités d’information qui ont été présentés à la séance portes ouvertes du 11 septembre ainsi qu’une mise à jour détaillée du projet.

Un nouveau Plan directeur des transports a été adopté le 28 novembre 2008. Il pose les objectifs du stationnement comme suit (l’article 6.11 est annexé - Document 5) :

« Le stationnement est un outil stratégique pour structurer une ville. En gérant efficacement l’offre et les tarifs, les gouvernements peuvent influencer les choix de déplacements des gens et induire un changement de comportement de la voiture vers le transport en commun et privilégier d’autres moyens de transport au lieu de la voiture. En orientant l’endroit et la conception appropriés du stationnement dans les nouveaux lotissements, la Ville peut aussi soutenir la création de communautés plus denses. (…)

(…) Les objectifs stratégiques de stationnement de la Ville sont :

· D’offrir un stationnement à court terme qui soutient les besoins des commerces locaux, des résidants, des institutions et des destinations touristiques;

· De limiter l’offre de stationnement à long terme de façon à équilibrer les objectifs de fréquentation du transport en commun et les besoins des utilisateurs d’automobiles;

· De soutenir l’intensification et de minimiser les surfaces consacrées au stationnement en adoptant des mesures telles que les structures et les arrangements de stationnement doivent répartir le stationnement parmi les utilisations du territoire. »

Le Plan directeur des transports demande, en outre, que la Ville élabore une stratégie de stationnement et établisse un programme pour, entre autres, parachever les études sur le stationnement local, créer des lignes directrices pour établir les tarifs de stationnement et revoir les politiques de règlement financier des exigences de stationnement.

(3) Principes et objectifs de la gestion municipale du stationnement;

Tout au long de l’été et de l’automne 2008, les intervenants ont formulé d’autres recommandations quant au format et à la formulation de la Stratégie de gestion du stationnement. Ces apports ont permis de lever des ambiguïtés, d’établir des priorités et de distinguer les objectifs des principes.

Cependant, plusieurs zones d’amélioration commerciales ont fait connaître leurs préoccupations quant à la définition de la « Gestion de la demande en matière de transports ». Sans définition, cela pouvait englober les services de transport en commun et les pistes cyclables sans lien aucun avec les zones où se trouvent des parcomètres. De plus, la zone d’amélioration commerciale du marché ByWard a rappelé l’importance d’une application équitable et cohérente et a demandé qu’elle fasse partie des objectifs. Le personnel a accepté et la formulation des principes et des objectifs a été révisée à nouveau pour tenir compte de ce commentaire.

Les principes et les objectifs qui s’en sont dégagés constituent la première section de la Stratégie municipale de gestion du stationnement (ci-jointe comme Document 1). [Se rapporte aux recommandations 1 et 2 du vérificateur]

Principes municipaux de gestion du stationnement

Le Programme municipal de gestion du stationnement valorise l’efficacité, la transparence et la clarté. La participation des intervenants sera sollicitée par des communications régulières et ponctuelles et par des invitations à la consultation.

Objectifs municipaux de gestion du stationnement

1. Offrir et maintenir un nombre suffisant de stationnements publics abordables, sécuritaires, accessibles, commodes et attrayants;

2. Offrir et promouvoir des services de stationnement à court terme, des services d’application des règlements équitables et cohérents qui soutiennent les commerces locaux, les institutions et le tourisme.

3. Offrir, promouvoir et maintenir des programmes et des installations qui encouragent l’utilisation d’autres moyens de transport comme le transport en commun, le covoiturage, les taxis, le partage des voitures, la bicyclette et les déplacements à pied.

4. Soutenir la densification résidentielle et résoudre les problèmes de stationnement dans les zones résidentielles causés par des générateurs de trafic ou des utilisations conflictuelles de la route dont la mise en service de programmes de stationnement avec permis dans la rue pour dégager les résidants et les visiteurs du secteur des règlements de stationnement qui s’adressent aux non-résidants.

5. S’assurer que les revenus générés par le Programme municipal de stationnement suffisent pour couvrir la totalité de toutes les dépenses afférentes de fonctionnement et d’entretien du cycle de vie. Contribuer à un fonds de réserve pour financer le développement le fonctionnement et la promotion d’un futur système de stationnement. Ensuite, contribuer au financement de projets reliés pour encourager l’utilisation d’autres modes de transport.

(4) Gouvernance du stationnement

Malgré les appels pour mettre sur pied une régie du stationnement au cours du débat sur le budget de 2008, la plupart des intervenants s’entendent pour dire que, pour le moment, le stationnement doit demeurer une fonction de la Ville.

Il existe généralement trois modèles de gouvernance au Canada pour offrir des services de stationnement :

· Le modèle de gouvernance interne – utilisé généralement lorsque l’importance repose sur le service et sur les grands objectifs de l’organisation, comme la mise en œuvre de politiques du Plan officiel et du Plan directeur des transports;

· Les modèles des régies et des agences – utilisés généralement lorsque l’accent est mis sur la gestion du service comme si c’était un commerce, une source de revenus et la mise en place d’une nouvelle capacité de stationnement substantielle.

Une recension des pairs et des experts a été faite pour analyser les avantages et des inconvénients des divers modèles. Il en est ressorti que la plupart des avantages du modèle de gouvernance par une régie peuvent être atteints par le modèle de gouvernance interne, à la condition que :

· Un comité soit mis sur pied pour se concentrer sur le programme de stationnement;

· Un modèle de financement solide soit mis en place, avec des réserves suffisantes;

· Un plan de travail et un budget soit soumis au conseil pour approbation chaque année.

Étant donné l’accord des intervenants et des experts, nous recommandons que le Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement soit mis sur pied, qu’un modèle de financement solide soit adopté et que toutes les politiques, tous les budgets et les plans de travail soient examinés minutieusement par un Comité des transports et soumis au Conseil chaque année comme un forfait complet. [Se rapporte aux recommandations 1 et 2 du vérificateur]

Les intervenants ont particulièrement suggéré que le nouveau groupe suive le modèle du Groupe de travail sur le stationnement de la zone centrale qui existait au milieu des années 1990. On préconise que la représentation au sein du nouveau Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement soit à peu près la même que celle du précédent groupe de travail, c’est-à-dire des représentants des zones d’amélioration commerciale, des représentants des promoteurs immobiliers, des gestionnaires et des propriétaires d’édifices ainsi que des membres en général.

Étant donné les nouveaux objectifs améliorés du Programme de stationnement, des représentants de l’Association des communautés, du tourisme et de la Gestion de la demande en matière de transports, des cyclistes et des piétons ont été ajoutés à la liste des membres. Le Cadre de référence proposé pour ce groupe se trouve dans le document 2.

La gouvernance de ce programme très amélioré peut ensuite être explorée dans le cadre de la révision de la gouvernance à mi-mandat, si justifié.

(5) Finances

Un fort consensus s’est dégagé autour de l’idée que le programme de stationnement doit couvrir ses coûts et que tous les revenus excédentaires aux besoins de fonctionnement et de cycle de vie doivent être réinvestis dans le Programme de stationnement.

Selon les dispositions législatives en vigueur, les frais de gestion et d’activités offerts par la municipalité doivent être affectés à l’application des règlements et à l’administration ainsi qu’à l’établissement, l’acquisition et le remplacement des actifs du service ou de l’activité. En conséquence, les revenus du stationnement doivent être affectés aux coûts relatifs aux services du stationnement. Cela comprend la vente de propriété et d’équipement financée par les revenus du stationnement.

Comme le fait remarquer la vérification de la fonction de stationnement de 2008, les états financiers ne reflètent pas avec précision tous les aspects du fonctionnement. Le montant des revenus a toujours été connu; cependant, les coûts du programme restent difficiles à isoler parce qu’ils s’intègrent à un grand nombre de programmes. Une équipe du personnel a mis au point une méthodologie pour déterminer et isoler les coûts du stationnement et le Trésorier municipal adjoint et contrôleur a apposé sa signature au bas des résultats. Le tableau qui suit donne la meilleure répartition possible des coûts à partir d’une analyse détaillée des budgets des services à l’interne. Les coûts et les revenus seront suivis plus précisément dans le cadre du plan de mise en œuvre du Programme de stationnement et du processus budgétaire annuel.

Couts et revenus annuels du programme de stationnement (pour 2008)

Coûts et revenus

Revenus du stationnement dans la rue 7,7 M$

Revenus du stationnement hors rue 5,5 M$

Coûts directs 5,8 M$

Coûts des actifs (cycle de vie, dette, dépréciation) 3,2 M$

Coûts indirects (services généraux, enlèvement de la neige,

cycle de vie des routes et des trottoirs) 3,2 M$

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Revenus nets 1,0 M$

Ainsi, le Programme municipal de gestion du stationnement encaisse des revenus nets d’environ 1 M$ et ils sont censés augmenter à l’avenir. Le service de la dette du stationnement N^o 6 de l’Hôtel de ville se termine en 2011. Le partage des revenus de ce stationnement commence en même temps, ce qui ajoutera environ 500 000 $ au programme. De plus, l’introduction de distributrices de billets de stationnement devrait accroître les revenus nets. Cependant, l’ampleur de la variation des revenus n’est pas encore connue, parce que le processus d’acquisition n’est pas encore terminé.

Le vérificateur, les zones d’amélioration commerciale du marché ByWard et de Wellington Ouest ont demandé que la Ville retourne une partie des revenus de stationnement aux zones d’amélioration commerciale. La zone de Wellington Ouest a aussi suggéré que ce retour des revenus aux secteurs avec parcomètres puisse aussi être utilisé pour d’autres projets comme les promotions de stationnement gratuit, les arts publics et le développement des communautés. Le personnel appuie l’idée de contribuer à des projets menés par la zone d’amélioration commerciale et leur fournit même du financement présentement. Ce geste devrait être formalisé par l’octroi d’un budget de 5000 $ annuellement par zone d’amélioration commerciale (sujet à réévaluation chaque année) pour des projets conformes aux objectifs du programme. En particulier, ces fonds doivent être utilisés pour des éléments tangibles comme du matériel promotionnel, des stationnements pour bicyclettes et l’art public. [Se rapporte à la recommandation 12 du vérificateur]

Les intervenants et les experts du domaine du stationnement s’entendent pour dire que la clé du succès de tout programme municipal de gestion du stationnement réside dans un modèle de financement solide. La méthodologie pour calculer les coûts du programme et le cadre d’utilisation des revenus de stationnement est comprise dans le modèle de financement recommandé qui fait partie de la Stratégie municipale de gestion du stationnement ci-jointe comme Document 1.

Les coûts du stationnement dans la rue comparés aux coûts du stationnement dans des terrains privés

La motion originale du Conseil demandait d’analyser ce qu’il en coûtait à la Ville pour stationner une voiture dans les rues comparativement à un stationnement dans un terrain privé. Cette question a été soulevée dans le contexte d’une comparaison des zones de la ville et celles de la banlieue; par conséquent, le calcul a été effectué pour les deux.

Le coût d’offrir des places de stationnement en surface sur rue dans les rues principales traditionnelles est probablement à environ 2 000 à 2 500 par emplacement parce que les coûts des terrains sont inexistants.

Le coût pour offrir un stationnement hors rue dans un terrain de stationnement en surface est beaucoup plus élevé parce qu’il comprend le coût du terrain. Dans les banlieues, le coût d’un espace de stationnement en surface hors rue se situe probablement entre 8000 $ et 10 000 $ par emplacement. Dans les rues principales traditionnelles, le coût d’un espace de stationnement hors rue en surface est beaucoup plus élevé, vraisemblablement entre 35 000 $ et 45 000 $ par emplacement. Le coût d’un espace de stationnement hors rue dans un garage à étages se situe entre 30 000 $ et 35 000 $ par emplacement au-dessus de la surface du sol et de 40 000 $ à 45 000 $ par emplacement en dessous.

Dans le cœur du centre-ville, les coûts seraient, encore une fois, nettement plus élevés. Par conséquent, il est probable qu’offrir un stationnement dans des garages serait aussi économique ou légèrement plus que de l’offrir dans les terrains en surface.

(6) Règlement financier des exigences de stationnement

Le portrait financier du Programme municipal de gestion du stationnement reste incomplet sans le fonds du règlement financier des exigences de stationnement. Les augmentations annuelles de ce fonds varient avec les activités d’aménagement. Entre les fusions et février 2009, la valeur nette du fonds s’est accrue de 2,16 M$ pour atteindre un total de 3,839 M$. Pendant la même période, un stationnement de 62 espaces a été construit sur la rue Preston et plusieurs études sur le stationnement ainsi qu’une étude sur le poste de taxis de la rue Rideau ont été financées.

L’objectif du règlement financier des exigences de stationnement est de transférer du propriétaire foncier à la Ville l’exigence d’aménager un stationnement pour un nouvel usage. Au fil des années, l’intention initiale semble s’être étiolée. Le processus du règlement financier des exigences de stationnement se trouve par conséquent en cours de révision par le Service d’urbanisme et de gestion de la croissance. Des consultations publiques ont eu lieu le 8 janvier 2009 qui se sont conclu par un consensus général sur le fait que le règlement financier des exigences de stationnement ne fonctionne pas adéquatement et qu’il devrait être appliqué avec rigueur, que les fonds ne devraient servir qu’à construire des stationnements et que, pour terminer, ces fonds ne suffisent pas à eux seuls à financer de nouvelles installations.

Il y avait aussi un fort consensus sur le fait que le règlement financier des exigences de stationnement pouvait être une source importante de financement et un outil de planification urbaine. Les intervenants ont demandé que le processus de règlement financier des exigences de stationnement soit limité aux secteurs où le programme peut ou va aménager des espaces de stationnement ailleurs que sur des sites individuels. Des études devraient s’avérer nécessaires dans ces secteurs pour aider à déterminer l’adéquation de l’offre de stationnement et toute déficience qui peut être comblée en partie par les fonds du règlement financier des exigences de stationnement pour s’assurer qu’il y ait un équilibre approprié dans ces zones entre l’offre et la demande de stationnement. Ces études devraient être entreprises après consultation avec le personnel de l’Urbanisme et la planification de la croissance et de préférence devraient faire partie des plans de conception communautaire. Ces études sont décrites en détail au paragraphe intitulé « Études sur le stationnement local » ci-dessous. [Se rapporte à la recommandation 9 du vérificateur]

Une analyse des pratiques exemplaires révèle une nouvelle tendance là où les Villes appliquent les dispositions du règlement financier des exigences de stationnement dans les nouveaux centres-villes pour améliorer l’aménagement urbain et augmenter l’achalandage des transports en commun.

Des décisions précises reliées au processus du règlement financier des exigences de stationnement seront prises dans le cours de la révision du règlement, laquelle sera entreprise par le Service d’urbanisme et de planification de la croissance et se situera dans le contexte des orientations établies pour toute la Stratégie municipale de gestion du stationnement.

Besoins de stationnement dans le Règlement de zonage

Comme le demandait la motion originale du Conseil, les besoins de stationnement dans le Règlement de zonage général ont été analysés dans le cadre de l’élaboration de la stratégie de gestion du stationnement et de l’analyse des applications du règlement financier des exigences de stationnement.

Un Règlement de zonage général pour la Ville d’Ottawa est un outil qui, à l’instar de la gestion du stationnement, est censé mettre en œuvre un certain nombre d’objectifs différents précisés dans le Plan officiel, le Plan directeur des transports et d’autres politiques de l’organisation.

En juin 2008, le Conseil municipal a adopté un nouveau règlement de zonage général qui remplace les 36 règlements de zonage existants à Ottawa qui contenaient plus de 1100 utilisations du territoire auxquelles s’appliquaient des tarifs de stationnement des véhicules motorisés. Un processus de regroupement et de validation a été entrepris pour réduire à un peu plus de 100 le nombre de catégories d’utilisation du territoire dans le nouveau Règlement de zonage. Des tarifs de stationnement ont été révisés et appliqués. La responsabilité du Règlement de zonage revient au Service d’urbanisme et de planification de la croissance.

Les articles du Règlement de zonage qui touchent directement la gestion du stationnement municipal et mettent en œuvre les objectifs retenus dans le Plan directeur des transports comprennent :

· La réduction des tarifs de stationnement (les proportions minimales de stationnement nécessaire par mètre carré ou autre unité de mesure) pour certaines utilisations du territoire situé à moins de 600 m des stations de transport en commun rapide;

· L’introduction, comme résultat d’un exercice de modélisation du transport, de tarifs limites de stationnement (tarifs maximaux) pour certaines utilisations du territoire à proximité des stations de transport en commun rapide comme les bureaux, les centres commerciaux, les points de vente au détail, les tours d’habitation, les hôpitaux et les institutions d’enseignement postsecondaire;

· La permission de partager le stationnement dans le cas de combinaisons d’utilisation non concurrentes du territoire;

· La permission de stationner en bordure des rues principales traditionnelles;

· L’élimination des exigences de stationnement (sauf pour les restaurants) dans le cas d’occupation du territoire de moins de 150 m².

· La réduction de 10 % du nombre d’espaces de stationnement offerts (jusqu’à concurrence de 20) lorsque des stationnements souterrains sont offerts;

· La mise à jour de l’offre de stationnement pour bicyclettes et leur application partout en ville, selon la justification;

· Le maintien de l’exemption d’offrir du stationnement pour la plupart des utilisations pour des services et du commerce au détail dans les zones centrales.

(7) Stationnement pour bicyclettes, bicyclettes électriques, diablomobiles, scooters et motocyclettes

Nous sommes aussi arrivés à un vaste consensus sur le fait que des stationnements devaient être offerts pour les autres moyens de transport comme les bicyclettes, les diablomobiles, les scooters et les motocyclettes. Combien de places devraient être offertes et à quel prix ont fait l’objet de discussions résumées ci-dessous.

Bicyclettes et bicyclettes électriques

On s’entend pour dire que la Ville continue d’offrir des stationnements gratuits non surveillés pour bicyclettes, dans la rue et hors rue.

À l’avenir, conformément à l’article 4,2 du Plan pour cyclisme d’Ottawa, le besoin de stationnement pour bicyclette fera partie des études de stationnement local.

Il existe des bicyclettes pourvues de moteur électrique qui n’émettent aucun polluant, assez petites et maniables pour stationner dans les supports à bicyclette réguliers. Malheureusement, le Code de la route de l’Ontario régit les déplacements des véhicules motorisés et les définitions du Code les désignent comme « véhicules motorisés ». Le projet de loi 126 de la législation provinciale a été déposé pour reclassifier ces bicyclettes à moteur comme « bicyclettes », ce qui leur donnerait les mêmes privilèges (comme stationner dans les supports à bicyclette sur le trottoir, etc.). Le personnel va surveiller la progression du projet de loi et proposer les amendements appropriés aux règlements de la Ville en temps opportun.

La Ville peut fournir des cadenas à bicyclette et à bicyclette électrique aux points de stationnement à un coût suffisant pour couvrir le prix des cadenas. Le programme pourrait démarrer modestement là où la demande le justifie et prendre de l’essor au fur et à mesure que la demande se manifestera.

Diablomobiles

Les diablomobiles n’ont pas retenu l’intérêt des intervenants au cours des consultations de 2008, mais, au besoin, la situation fera l’objet d’un examen.

Scooters et motocyclettes

Les adeptes du scooter et de la motocyclette ont déposé une pétition de plus de 1000 signatures et ont participé en très grand nombre au groupe de discussion de juin pour exprimer leur opinion sur le fait que les scooters et les motocyclettes devraient avoir accès à des stationnements réservés gratuits parce qu’ils pensent que ces véhicules consomment moins de ressources par kilomètre que les automobiles et parce qu’ils prennent moins d’espace sur les routes.

Offrir le stationnement gratuit aux véhicules à deux roues en se fondant sur les avantages environnementaux ne serait pas équitable pour ceux qui se déplacent à pied, en bicyclette ou qui paient pour prendre les transports en commun. La question d’offrir des mesures incitatives au stationnement pour les véhicules efficaces énergétiquement et qui émettent peu de polluants a déjà été étudiée par la Ville d’Ottawa par le passé. Le Comité consultatif sur l’environnement, à sa réunion du 11 août 2005, a étudié le rapport préliminaire intitulé Mesure incitative de stationnement pour les véhicules à haut rendement et produisant peu d’émissions. Le Comité consultatif sur l’environnement a étudié les recommandations du rapport préliminaire et reconnu les efforts du personnel de la Ville à encourager les citoyens à circuler intelligemment dans leurs déplacements quotidiens. Cependant, certains membres du Comité étaient d’avis que la Ville devrait promouvoir les transports en commun et les voies partagées et décourager le stationnement gratuit pour tout type de véhicule.

Il n’en reste pas moins que les motocyclettes et les scooters prennent en effet beaucoup moins de place que les automobiles. En conséquence, on recommande de réserver des places particulières de stationnement hors rue et d’en faire la promotion, là où ces véhicules peuvent se stationner plus densément que les voitures (pour la moitié du tarif partout où c’est possible), parce que l’on demande des tarifs réduits. Ces recommandations se reflètent dans les Lignes directrices pour établir les tarifs qui font partie de la Stratégie ci-jointe comme Document 1 et dans le Plan de mise en œuvre ci-joint comme Document 4.

Il est aussi important de souligner que les scootéristes ont soulevé des inquiétudes quant à l’arrimage de leurs petits véhicules. Les scooters sont plutôt légers et peuvent être facilement enlevés, déplacés ou emportés. Par conséquent, il devrait y avoir des anneaux pour les attacher aux endroits désignés, pour assurer l’arrimage des scooters et des cyclomoteurs, au besoin.

(8) Stationnement pour touristes

Les intervenants ont signalé que l’aspect le plus important pour stimuler le tourisme consiste à offrir des stationnements adéquats, à avoir des méthodes de paiement convenables et une signalisation claire qui rendent les règlements évidents. De plus, ils recommandent que la limite de stationnement soit d’au moins deux heures afin de réduire la nécessité de déplacer le véhicule. Les limites de temps devraient faire l’objet d’une Étude de stationnement local et prendre en compte les besoins particuliers de la zone locale.

Le comité des transports a demandé précisément que le personnel examine les avantages d’un laissez-passer pour touristes, comme cela se fait dans d’autres villes. Seulement un petit nombre de petites municipalités se sont dotées d’un programme de laissez-passer pour touristes. Les villes comparables à Ottawa n’ont pas de tels programmes. De plus, Tourisme Ottawa et l’Association des hôtels d’Ottawa-Gatineau, après avoir pris connaissance de la recherche, ont déclaré qu’ils pensent que les avantages sont limités et que la mise en place d’un tel laissez-passer ne justifie pas le coût. La mise en place d’un programme de laissez-passer pour touristes n’est donc pas recommandée.

(9) Études sur le stationnement local

Au cours de l’élaboration de la Stratégie municipale de gestion du stationnement, la discussion est revenue constamment sur l’importance des Études sur le stationnement local.

Des Études sur le stationnement local ont été réalisées par le passé, mais nous recommandons que les études à venir soient plus générales, qu’elles soient entreprises dans le cadre du Plan de conception communautaire ou d’autres études similaires, mettent les intervenants à contribution et regardent plus loin que les seules utilisations dans la rue.

Sans ces études, il n’y a plus aucune structure qui ne soutient un dialogue utile, ni données sur lesquelles asseoir les décisions. Avec elles, le personnel et les intervenants peuvent avoir accès à des recommandations sur la meilleure façon d’offrir et de gérer le stationnement en vue de réaliser le Plan officiel, le Plan directeur des transports et les objectifs de la Stratégie municipale de gestion des transports, entre autres choses. Les recommandations peuvent comprendre l’offre de nouvelles installations (publiques ou dans le cadre d’une co-entreprise), la promotion d’installations et de services existants, la coordination des services avec les stationnements privés et l’ajustement des tarifs, des heures et des endroits du stationnement payant. [Se rapporte aux recommandations 3, 10, 11 et 12 du vérificateur]

Vous trouverez ci-joint, comme Document 3, le Cadre de référence général des Études sur le stationnement local, qui sert de modèle pour s’assurer que les études ultérieures soient exhaustives et, en même temps, adaptées aux circonstances particulières.

(10) Lignes directrices pour établir les tarifs

Les lignes directrices pour établir les tarifs se sont avérées le sujet le plus controversé des consultations.

Il y a généralement deux visions distinctes de la tarification en ce qui a trait au stationnement municipal, selon la taille de la ville, la taille et l’aménagement de la rue principale ou des zones essentielles du centre-ville et la vigueur économique des commerces. Une des visions se fonde sur la récupération des coûts et l’autre se fonde sur l’utilisation.

La vision qui se fonde sur la récupération des coûts met l’accent sur la tarification des services de stationnement de façon à récupérer les coûts, si bien qu’il n’est pas nécessaire de puiser dans les revenus des impôts fonciers pour en financer le fonctionnement. Toutes les dépenses du cycle de vie et les investissements en capital à venir devraient être calculés selon cette façon d’établir les prix.

La vision fondée sur l’utilisation part du principe que le coût du stationnement doit refléter la demande. Le but est d’établir un tarif pour le stationnement dans la rue de façon à ce que le conducteur ait de bonnes chances de trouver une place dans un délai raisonnable, ce qui améliore le service et diminue la congestion, les pertes de temps, le coût de l’essence et la pollution générée par la recherche d’un espace à proximité.

Si les conducteurs ont de la difficulté à trouver un stationnement parce que la plupart ou la totalité des emplacements sont occupés, les tarifs doivent alors être augmentés. Au contraire, si la demande se situe nettement en dessous de la capacité, les tarifs sont peut-être alors trop élevés et doivent être diminués.

Le taux d’utilisation dont on se sert généralement dans le domaine du stationnement pour indiquer si les prix doivent être augmentés, ou si de nouvelles places doivent être offertes, est un taux de fréquentation de 85 % durant les périodes de pointe.

En octobre 2008, six zones d’amélioration commerciales ont déposé un mémoire qui indiquait que les tarifs de stationnement devraient se fonder uniquement sur la récupération des coûts. Ces zones d’amélioration commerciales et un représentant de l’Église ont aussi exprimé des inquiétudes au sujet de la méthodologie de mise en œuvre de la vision fondée sur l’utilisation, que l’on peut résumer ainsi :

1. Les indicateurs devraient être plus vastes que seulement 85 % de l’utilisation. Pour ce qui est de la qualité de vie, les Églises viennent appuyer le travail de la Ville en préservant la dimension sociale du centre-ville.

2. Devrait comprendre une offre de stationnement hors rue, dont des stationnements privés, dans les tarifs d’utilisation;

3. Les périodes de pointe ne représentent pas toute la journée;

4. Des zones comparables devraient avoir des tarifs et des heures comparables – une zone ne devrait pas se prévaloir d’un avantage inéquitable sur les autres;

5. Les tarifs devraient demeurer uniformes, sinon ce ne sera plus possible de gérer et ce sera la confusion pour les consommateurs;

6. Il faut coordonner les tarifs sur la rue et hors rue;

7. Les intervenants doivent être invités à participer;

8. Si les tarifs dont trop élevés, les consommateurs vont déserter le centre-ville.

Le personnel a rencontré les zones d’amélioration commerciales, le 10 février 2009, et a soulevé ces préoccupations. Il est ressorti de cette réunion un accord général sur le fait que les réponses du personnel sont acceptables à la condition que les Études sur le stationnement local soient menées avec la participation des zones d’amélioration commerciales et tenaient compte d’un vaste éventail de questions et de solutions. Les autres membres du groupe consultatif sur le stationnement ont aussi reçu favorablement l’orientation présentée par le personnel. Toutes les préoccupations des zones d’amélioration commerciale reçues en réponse à cette présentation ont été traitées dans le présent rapport, à l’exception d’une soumission de la zone d’amélioration commerciale de la rue Bank reprise ci-dessous sous la rubrique « Engagement des intervenants –Résultats ».

En ce qui a trait à l’établissement des tarifs à partir de l’utilisation, nous devons comprendre qu’il s’agit d’une façon d’établir les tarifs éprouvée dans l’industrie : le prix est ajusté de telle sorte que 8 espaces sur 10 sont occupés et que l’on atteint le roulement maximal. Cette façon de faire prévaut à Toronto, à Calgary et dans d’autres municipalités.

En pratique, il faut évaluer ensemble la méthode de l’utilisation et celle de la récupération des coûts. Il faut de la flexibilité pour faire usage des tarifs afin d’améliorer le rendement du système et offrir un meilleur service aux consommateurs.

Réponse aux préoccupations des zones d’amélioration commerciale

Les trois premiers points sont pris en compte en adoptant le Cadre de référence général pour les Études sur le stationnement local, qui soulèvent les questions à examiner (Document 3 annexé). Ces études vont aborder une diversité de facteurs et inviter un grand nombre d’intervenants à participer. Le cadre de référence final de toute étude se fondera sur ce modèle standard et pourra ensuite être peaufiné pour tenir compte du contexte de chaque zone.

En ce qui a trait au quatrième point, le personnel est d’accord pour dire que des zones comparables devraient avoir des tarifs et des heures comparables – une zone ne devrait pas se prévaloir d’un avantage inéquitable sur les autres. On recommande donc que les tarifs dans la rue et hors rue de différentes zones varient uniquement s’il existe une raison évidente de ce faire.

Le personnel n’est pas d’accord avec le cinquième point : les tarifs de devraient pas nécessairement rester uniformes dans toute la Ville. Les tarifs dans le centre-ville pourraient ne pas être appropriés ailleurs. Cette opinion est partagée par une majorité d’intervenants. Il s’agit aussi d’une façon de faire répandue : la plupart des grandes villes ont des zones de tarifs de stationnement.

Le personnel est d’accord avec la nécessité de coordonner les tarifs dans la rue et hors rue. Le stationnement sur rue est le type de stationnement le plus convoité; il doit donc être tarifé de façon appropriée en comparaison au tarif des installations hors rue. Lorsque le tarif des parcomètres dans la rue est inférieur au tarif hors rue, les emplacements sur la rue deviennent plus attrayants pour les gens qui viennent se stationner à long terme, ce qui va à l’encontre de l’idée de provoquer plus de roulement par stationnement à court terme pour les propriétaires des commerces proches. Ce fait sera pris en compte dans les Études sur le stationnement local.

Le septième point soulevé a trait à la façon d’établir les tarifs et, particulièrement, qui devrait s’en occuper. Le processus proposé ci-après, tient compte de cet élément pour établir ou pour modifier les tarifs, pour ajuster les heures ou les jours de stationnement payant et pour mettre en place ou éliminer le stationnement payant :

1. Les tarifs, les heures et les endroits de stationnement dans la rue et hors rue seront établis annuellement par le Conseil, dans le cadre de l’approbation du Programme de gestion du stationnement, du plan de travail et du budget, en se fondant sur les résultats des Études sur le stationnement local.

2. Nonobstant le paragraphe 1 ci-dessus, le personnel peut modifier les tarifs, les heures et les endroits de stationnement publics dans la rue à tout moment dans l’année, à la condition que les modifications des tarifs demeurent dans les limites approuvées par le Conseil municipal et que les conseillers des quartiers touchés, les zones d’amélioration commerciales et les Associations communautaires soient d’accord avec la modification.

3. Nonobstant le paragraphe 1 ci-dessus, les tarifs de stationnement hors rue peuvent être modifiés à tout moment de l’année, à la condition que les tarifs demeurent dans les limites approuvées par le Conseil municipal.

Un secteur où le point 2 pourrait être appliqué est Vanier. Les parcomètres à Vanier semblent très sous-utilisés et il ne semble pas nécessaire d’entreprendre une très grande Étude sur le stationnement local pour savoir que les tarifs devraient être réduits. Le personnel propose de voir quel impact aurait une réduction des tarifs des parcomètres à Vanier au cours du printemps.

Le dernier point, qui disait que les consommateurs déserteraient le centre-ville si les tarifs étaient trop élevés, est abordé de plusieurs manières. Premièrement, le personnel recommande que le règlement sur les tarifs soit modifié pour permettre la perception de droits entre 0 $ et 3 $ sur les emplacements de stationnement payant dans la rue. On recommande que seul le Conseil modifie ces limites au moment de l’approbation annuelle du budget du programme complet de stationnement et du plan de travail. Deuxièmement, les tarifs devraient être ajustés progressivement et, ensuite, on fera un suivi des résultats de la modification pour s’assurer que l’utilisation demeure élevée. Il faut aussi noter que les études tendent à démontrer que le choix d’aller magasiner sur la rue principale ou dans un centre commercial n’est généralement pas déterminé par le coût du stationnement. C’est bien plus certains magasins précis et l’atmosphère des lieux qui attirent le consommateur.

Les Lignes directrices complètes pour établir les tarifs recommandées pour l’adoption fait partie de la stratégie municipale de gestion du stationnement (Document 1 en annexe).

(11) Engagement des intervenants – résultats

Le 4 mars 2009, nous avons demandé un dernier commentaire à toutes les zones d’amélioration commerciale et le personnel a indiqué que, en se fondant sur la rencontre du 20 février, le rapport du Comité sur les transports devrait refléter le soutien général reçu à la réunion, sans égard à la Stratégie de stationnement proposée et à la création d’un Groupe formel consultatif des intervenants sur le stationnement.

Parmi ces intervenants, les représentants des motocyclistes et des scootéristes, ainsi que les zones d’amélioration commerciale du marché ByWard, de Vanier, de Glebe, de Wellington Ouest et de la rue Bank ont apporté des commentaires.

Entente

Le personnel reçoit favorablement la quasi-totalité des propositions. La plupart ont apporté leur soutien et ont réitéré l’importance des Études sur le stationnement local, l’équité entre les secteurs, la réponse aux recommandations du vérificateur, la clarté du rapport final et l’achèvement de l’analyse du règlement financier des exigences de stationnement. Comme nous l’avons mentionné plus tôt dans le présent rapport, les modifications suivantes ont été apportées aux documents pour tenir compte des suggestions :

· Les objectifs précisent que les projets de gestion de la demande en matière de transport financés par le programme de stationnement doivent avoir trait au stationnement. Cela doit comprendre le stationnement pour bicyclettes, des emplacements réservés pour les voitures partagées et des emplacements pour le covoiturage, ce qui représente un avantage particulier pour les secteurs qui ont des stationnements payants.

· « L’application équitable et cohérente du règlement » fait maintenant partie des objectifs et le Cadre de référence du Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement indique maintenant que le personnel de la Division de l’application du règlement sur le stationnement assistera à toutes les réunions.

· Le modèle de financement indique que l’allocation d’une partie des revenus du stationnement payant est versée aux zones d’amélioration commerciale pour faire la promotion, la commercialisation et d’autres projets conformes aux principes et aux objectifs de la gestion municipale du stationnement.

· Un Cadre de référence général pour les Études sur le stationnement local donne une méthodologie claire pour analyser des questions de stationnement dans un secteur et pour susciter la participation des intervenants.

· Les Lignes directrices pour établir les tarifs donnent clairement un rôle aux zones d’amélioration commerciale dans la détermination des tarifs, ou bien par les Études sur le stationnement local qui est ensuite examiné par le Comité sur les transports et approuvé annuellement par le Conseil, ou bien par la délégation d’autorité à tout moment au cours de l’année alors que le personnel peut seulement ajuster les tarifs du stationnement dans la rue à la condition que le Conseiller du quartier, la zone d’amélioration commerciale et l’Association communautaire soient d’accord avec la modification.

· L’amendement recommandé au règlement sur les tarifs des droits établit des limites aux tarifs du stationnement dans la rue situées entre 0 $ et 3 $. Ces tarifs seront revus dans le budget de l’exercice financier de 2011, alors qu’un budget annuel exhaustif et un plan de travail fondé sur les résultats des Études du stationnement local seront présentés au Conseil pour approbation.

· Des stationnements réservés pour les motocyclettes dans la rue ont été ajoutés au Cadre de référence pour les Études sur le stationnement local.

Autres préoccupations à considérer

Les préoccupations et les opinions suivantes sont portées à l’attention du Comité et du Conseil. Elles ne font pas partie des documents annexés ni intégrés dans les recommandations du présent rapport :

· Le Comité consultatif sur les arts, le patrimoine et la culture a recommandé que la nouvelle politique de gestion du stationnement consacre aux arts publics 1 % du coût de tous les projets d’aménagement de stationnement de la ville, même ceux de moins de 2 M$.

· Un certain nombre de zones d’amélioration commerciale ont remis en question l’inclusion du cycle de vie des routes et des trottoirs dans les coûts financiers. Ces coûts, comme le mentionne le modèle de financement qui se trouve au Document 1, vont précisément aux infrastructures construites pour permettre le stationnement dans la rue.

· La zone d’amélioration commerciale de la rue Bank se demande si le Cadre de référence de la Stratégie municipale de gestion du stationnement est trop limité pour répondre aux préoccupations du vérificateur. Le Cadre de référence comprenait une analyse et une mise à jour du Plan directeur des transports et des politiques sur les stratégies de stationnement, la définition d’un cadre de travail et l’élaboration de lignes directrices pour établir les tarifs. Tout cela a été achevé. Les liens appropriés et les points de coordination aux diverses politiques, études et programmes reliés ont été documentés.

· Dernièrement, la zone d’amélioration commerciale de la rue Bank a indiqué que les intervenants n’avaient pas reçu d’évaluation complète des modèles de gouvernance. Les intervenants étaient généralement d’accord pour dire que le stationnement est un service et doit continuer d’être géré par la Ville. Leurs préoccupations en ce qui a trait à la gouvernance touchaient le manque d’information disponible sur le stationnement, le manque d’intérêt sur le programme considéré comme service et le besoin d’avoir un forum pour les engager au processus. Une table d’experts et de pairs a clairement indiqué que ces trois projets sont essentiels à la réussite de tout programme sur le stationnement. Par conséquent, le présent rapport recommande de mettre d’abord en œuvre ces recommandations avant d’apporter quelque changement que ce soit au modèle de gouvernance.

(12) La mise en œuvre

Un plan de mise en œuvre (Document 4 en annexe), sert à préciser les principales tâches nécessaires pour établir un nouveau programme de stationnement au cours de 2009 et 2010. Ces tâches comprennent :

· Amender la délégation d’autorité et le règlement sur les tarifs des droits,

· Créer un fonds de réserve du stationnement et reformuler le budget du programme de stationnement de 2009,

· Mettre sur pied un Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement,

· Entreprendre les Études sur le stationnement local.

Une fois ces assises en place, le premier budget annuel et le plan de travail de ce Programme municipal de gestion du stationnement seront préparés, l’été prochain, pour 2011. Le plan de mise en œuvre ci-joint apporte la distinction entre les activités stratégiques et de fonctionnement et il établit un échéancier de la mise en œuvre, tout comme pour les plans de travail à venir. [Se rapporte à la recommandation 2 du vérificateur]

Modifier la délégation de pouvoirs et le règlement sur les tarifs des droits,

Le Service, de concert avec les Services juridiques, modifiera le règlement sur les tarifs des droits et le règlement sur la délégation de pouvoirs pour permettre au personnel du stationnement d’ajuster les tarifs de stationnement sur la rue et les heures de stationnement par emplacement, à la condition que l’ajustement des tarifs soit conforme à la Stratégie municipale de gestion du stationnement approuvée par le Conseil municipal dans le cadre du budget annuel et~~à l’intérieur de limites prescrites, à la condition~~ que le conseiller du quartier, laes ZzAC~~one~~s ~~d’amélioration commerciales~~ et l’A~~es A~~ssociations communautaires y donnent leur accord. En outre, la délégation d’autorité existante qui permet d’ajuster les tarifs de stationnement hors rue soit élargie afin de permettre au personnel d’ajuster les tarifs qui s’appliquent aux modes alternatifs de transport, dont les motos, les scooters et les automobiles partagés, à la condition que l’ajustement des tarifs soit conforme à la Stratégie municipale de gestion du stationnement et se situe à l’intérieur de la fourchette approuvée par le Conseil municipal dans le cadre du budget annuel.

Créer un fonds de réserve du stationnement et reformuler le budget du programme de stationnement de 2009

Le Service, de concert avec les Services juridiques, présentera un règlement pour instituer un fonds de réserve pour le stationnement. Le Fonds de réserve pour le stationnement sera tiré des frais de stationnement et de la vente de toutes immobilisations liées au stationnement pour les programmes qui s’y rapportent et qui sont compatibles avec la Stratégie municipale de gestion du stationnement Une fois en place, les Services financiers reprendront le budget de 2009. Ces deux étapes auront lieu en 2009.

Mettre sur pied un Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement

Au cours du deuxième trimestre de 2009, le Service recrutera des membres pour siéger au Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement. La liste des membres sera connue au cours du troisième trimestre.

Entreprendre les Études sur le stationnement local

De plus, le personnel entreprendra les Études sur le stationnement local, en commençant par le marché ByWard. Ce secteur a été choisi parce qu’il a été retenu dans le plan d’affaires 2009 de la gestion des marchés, parce que la zone d’amélioration commerciale est d’accord pour l’entreprendre et parce que les taux d’utilisation dans ce secteur dépassent régulièrement la capacité, ce qui laisse croire qu’il existe un besoin de trouver des solutions à la gestion du stationnement. (Voir les Lignes directrices pour établir les tarifs comprises dans le Document 1 pour savoir comment les études ont été priorisées.) Le personnel mettra en branle une deuxième Étude sur le stationnement local à l’automne de cette année, une troisième au début de 2010 et une quatrième au milieu de 2010.

CONSULTATIONS

De nombreuses consultations, au-delà de ce que prévoyait le Cadre de référence, ont été menées en 2008 et 2009.

9 juin 2008 Un lien au rapport du Cadre de référence est envoyé à plus de 1000 intervenants des zones d’amélioration commerciales, des associations communautaires, des Églises du centre-ville, du public en général et de tous les comités consultatifs.

18 juin 2008 Approbation du Cadre de référence des Études sur la gestion du stationnement

18 juin 2008 Réunions des groupes de travail (environnement, cyclisme, autres moyens de transport; public en général et associations communautaires; accessibilité)

19 juin 2008 Réunions des groupes de travail (zones d’amélioration commerciale, commerces et chambres de commerce; promoteurs immobiliers, propriétaires et gestionnaires; lieux de culte; tourisme)

26 juin 2008 Formation du Groupe de consultation sur le stationnement formé de neuf représentants des zones d’amélioration commerciale, des communautés et des Églises, en tenant compte de la disponibilité des personnes pour l’horaire d’été des consultations.

26 juin 2008 Organisation d’une autre série de rencontres ouvertes dans toutes les zones d’amélioration commerciales (non exigées dans le Cadre de référence approuvé)

15 et 17 juillet 2008 Deuxième rencontre des zones d’amélioration commerciales et du Groupe de consultation sur le stationnement; réunion du comité de direction : directives.

Visite des zones d’amélioration commerciale de Vanier et Somerset

18 juillet 2008 Rencontre du Comité de direction

12 août 2008 Troisième rencontre des zones d’amélioration commerciales et du Groupe de consultation sur le stationnement : analyse du mandat, gouvernance, questions financières, planification des études locales et du programme.

9 septembre 2008 Quatrième rencontre des zones d’amélioration commerciales et du Groupe de consultation sur le stationnement : gouvernance, processus pour les études locales et établissement des tarifs (consultation)

Visites des zones d’amélioration commerciales du village de Westboro et de Wellington Ouest

11 septembre 2008 Portes ouvertes (coordonnées avec les portes ouvertes du Plan directeur des transports) et réunion du comité de direction : tous les problèmes soulevés

12 septembre 2008 Réunion du comité de direction

19 septembre 2008 Convocation à la réunion du 2 octobre des zones d’amélioration commerciales et du Groupe de consultation sur le stationnement et appel de commentaires particuliers.

2 octobre 2008 Cinquième rencontre des zones d’amélioration commerciales et du Groupe de consultation sur le stationnement : établissement des tarifs

Visites des zones d’amélioration commerciales du marché ByWard et du Centre-ville Rideau

Deuxièmes portes ouvertes

30 octobre 2008 Courriel envoyé aux zones d’amélioration commerciales et au Groupe de consultation sur le stationnement avec la Note de service N^o 6 au Conseil

20 février 2009 Sixième rencontre des zones d’amélioration commerciales : tous les problèmes soulevés

Le Groupe de consultation sur le stationnement a droit à une présentation du personnel pour susciter des commentaires

27 février 2009 Convocation envoyée à plus de 1000 intervenants connus à la rencontre du Comité des transports du 15 avril 2009.

INCIDENCES D'ORDRE JURIDIQUE ET SUR LA GESTION DES RISQUES

Il n'y aucun empêchement du point de vue légal ou de la gestion des biens à mettre en œuvre les recommandations du rapport.

INCIDENCES FINANCIÈRES

À partir de 2009, tous les revenus de stationnement seront affectés à des coûts et des investissements dans le domaine; non pas versés au compte des revenus généraux. Ces revenus pourront varier au cours des quelques prochaines années, le temps de mettre en œuvre les Lignes directrices pour établir les tarifs. Les revenus devraient probablement s’accroître, pourvu que les secteurs à fort volume soient inclus pour contrebalancer les secteurs à faible volume.

Les résultats devraient ressembler à ceci en 2009 et par la suite :

· 1 M$ de réserves de stationnement ou pour des projets relatifs aux coûts d’exploitation et d’administration du stationnement,

· 3,2 M$ de revenus seront réinvestis précisément dans les coûts ~~directs~~ des actifs de stationnement (cycle de vie des installations, dette, dépréciation). Auparavant, ces revenus étaient inscrits dans les revenus généraux.

· 3,2 M$ de revenus seront réinvestis précisément dans les coûts ~~indirects~~ relatifs au stationnement (enlèvement de la neige, cycle de vie des rues et des trottoirs, services de l’organisation). Auparavant, ces revenus étaient inscrits dans les revenus généraux.

Il n’y aura aucun effet sur les impôts fonciers, puisque les ajustements appropriés seront effectués à la contribution de la Réserve municipale générale et au Fonds de réserve pour le stationnement.

Le rapport recommande que les fonds du règlement financier des exigences de stationnement servent seulement à la mise en place d’installations partagées de stationnement public ou en réserve pour ces installations. Par le passé, ces fonds servaient à faire de vastes études sur le stationnement ainsi que des études sur les postes de taxis. Ces études ne se rapportaient pas directement à l’aménagement de nouveaux stationnements.

Enfin, le rapport recommande que le produit tiré de la vente de toute installation de stationnement soit versé à la Ville et que le solde restant après acquittement des frais accessoires soit versé au fonds de réserve du stationnement.

Dans l’enveloppe du Programme municipal de gestion du stationnement, le rapport recommande que le budget prévoie un montant annuel de 150 000 $ pour réaliser les Études sur le stationnement local confiées à des consultants externes. Les résultats de ces études orienteront les budgets et les plans de travail à venir pour le programme.

DOCUMENTATION AFFÉRENTE

Document 1 – Résumé de la Stratégie municipale de gestion du stationnement-Qui seront publiés séparément

Document 2 – Cadre de référence du Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement

Document 3 – Cadre de référence général des Études sur le stationnement local - Qui seront publiés séparément

Document 4 – Plan de mise en œuvre- Qui seront publiés séparément

Document 5 – Plan directeur des transports, Article 6.11 – Le stationnement

Document 6 – Vérification de la fonction de stationnement 2008 – Recommandations et réponses

Document 7 – Stratégie municipale de gestion du stationnement – Document de consultation – Versé aux dossiers du Bureau du greffier municipal

DISPOSITIONS

Le personnel fera tout le nécessaire pour mettre en œuvre la Stratégie municipale de gestion du stationnement approuvée par la Ville d’Ottawa, conformément au Plan de mise en œuvre.

DOCUMENT 2

Cadre de référence
du Groupe consultatif des intervenants
sur le stationnement

MANDAT

Le mandat du Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement consiste à agir comme porte-parole entre la Ville, les intervenants, et les citoyens et les groupes touchés. Dans le cours de son mandat, il donnera des avis et des conseils sur la politique de gestion du stationnement qui soutient les objectifs du Programme municipal de gestion du stationnement ainsi que les objectifs de stationnement du Plan directeur des transports. Le Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement fera la promotion des politiques sur le stationnement qui vont dans le sens des besoins des commerces locaux, des résidants, des institutions et du tourisme.

RESPONSABILITÉS

Le Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement aura la responsabilité de :

1. Donner des avis au directeur général des Travaux publics relativement au Programme municipal de gestion du stationnement, dont les politiques, les budgets et les plans de travail annuels sur le stationnement.

2. Établir la liaison avec tous les intervenants pour échanger de l’information et des connaissances relatives au Programme municipal de gestion du stationnement.

3. Faire participer les intervenants et donner des commentaires à propos des Études sur le stationnement local pour encourager un dialogue constant tout au long du processus.

4. Établir la liaison avec le personnel de la Division de l’application des règlements sur le stationnement pour assurer une application équitable et cohérente des règlements sur le stationnement.

MEMBRES

Le Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement sera formé des personnes suivantes :

· Le directeur général des Travaux publics (président),

· Un (1) représentant de la zone d’amélioration commerciale du centre,

· Un (1) représentant de la zone d’amélioration commerciale de la rue principale,

· Un (1) représentant de la zone d’amélioration commerciale de la banlieue,

· Un (1) représentant de l’Association communautaire,

· Un (1) représentant de la gestion de la demande en matière de transports, des cyclistes et des piétons,

· Un (1) membre de l’Administration du tourisme et des congrès d’Ottawa,

· Un (1) représentant des promoteurs immobiliers, des propriétaires d’édifices et des gestionnaires,

· Un (1) membre conseiller.

La présidence du Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement est tenue par le directeur général des Travaux publics ou par son représentant.

Le personnel de la Division de l’application des règlements et de la Direction des opérations assistera aussi à toutes les réunions. Les autres membres du personnel de la ville y assisteront aussi selon la nécessité, en fonction de l’ordre du jour.

Le directeur général des Travaux publics approuvera toutes les nominations au sein du Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement.

QUORUM

Le quorum aux réunions s’établit à la majorité des membres.

Les membres du Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement peuvent désigner un remplaçant de la même catégorie que le membre absent. La personne remplaçante est comptée aux fins du quorum.

RÉUNIONS

Le Groupe consultatif des intervenants sur le stationnement se réunira au moins à chaque trimestre, au besoin, et à la demande du directeur général des Travaux publics ou de son représentant.

La Division des travaux publics :

1. Fournira les ressources nécessaires pour tenir les réunions et sera responsable de la préparation et de la distribution des ordres du jour et des procès-verbaux;

2. Coordonnera et convoquera les réunions, et fournira les services administratifs ou autres, au besoin, et

3. Recevra les propositions des intervenants au sujet des ajouts à l’ordre du jour et en informera les autres participants, au besoin.

DURÉE DU MANDAT

À l’exception de la présidence, les membres siégeront au comité pendant une période égale au mandat du Conseil.

Tout membre absent de trois réunions consécutives sans se faire remplacer sera considéré démissionnaire et un nouveau membre sera recruté.

DOCUMENT 5

Plan directeur des transports

article 6.11 Stationnement

Le stationnement est un outil stratégique qui sert à structurer une ville. En gérant efficacement l’offre et les tarifs, les gouvernements peuvent influencer les choix de déplacements des gens et induire un changement de comportement de la voiture vers le transport en commun et privilégier d’autres moyens de transport au lieu de la voiture. En orientant l’endroit et la conception appropriés du stationnement dans les nouveaux lotissements, la Ville peut aussi soutenir la création de communautés plus denses. Cependant, ces considérations stratégiques sont contrebalancées par les préoccupations des employeurs, des magasins, des fournisseurs de services et par les destinations touristiques où les employés, les clients où les visiteurs arrivent en automobile, que ce soit par nécessité ou par choix. De cette manière, les réalités économiques et pratiques à court terme entrent en conflit avec les buts à long terme, ce qui fait du stationnement une des questions les plus épineuses traitées dans ce plan.

Tout en tenant compte de ces considérations, les objectifs stratégiques de stationnement de la Ville sont :

· D’offrir un stationnement à court terme qui soutient les besoins des commerces locaux, des résidants, des institutions et des destinations touristiques;

· De limiter l’offre de stationnement à long terme de façon à équilibrer les objectifs de fréquentation du transport en commun et les besoins des utilisateurs d’automobiles;

Pour atteindre ces objectifs, le service de stationnement de la Ville d’Ottawa compte des emplacements de stationnement dans la rue, des espaces de stationnement hors rue sur des terrains et dans des garages, des supports publics pour bicyclettes et un service d’applications des règlements en matière de stationnement. La Ville participe aussi à l’offre d’emplacements de stationnement dans les nouveaux lotissements et détient un certain pouvoir réglementaire sur la gestion privée des terrains de stationnement publics hors rue. Des modifications récentes au nouveau règlement de zonage de la Ville touchent l’harmonisation des exigences des taux de stationnement, la diminution des tarifs de stationnement à des fins d’emploi, pour les institutions et pour le commerce au détail dans la proximité des stations de transport en commun rapide, l’offre de stationnements partagés pour des combinaisons d’usages du territoire avec différentes périodes de pointe quant au besoin de stationnement, l’instauration de réductions de tarifs de stationnement là où se trouvent des douches et des salles pour se changer à l’intention des cyclistes ou lorsqu’il y a des stationnements souterrains au lieu de stationnements de surface et l’installation de stationnement nouveaux et plus grands pour bicyclettes.

Les politiques suivantes traitent du stationnement dans la rue et hors rue et touchent des sujets dont il a été question au chapitre 3 (utilisation du territoire), chapitre 4 (stationnement pour bicyclettes), chapitre 5 (parc-o-bus) et chapitre 6 (stationnement pour covoiturage).

La Ville :

1. Élaborera une Stratégie municipale de gestion du stationnement en 2009 qui :

a) Définit un programme pour examiner régulièrement les besoins de stationnement public, pour évaluer des solutions de rechange et recommander des solutions dans la rue et hors rue dans les secteurs principaux, y compris (mais sans s’y limiter) le centre-ville, les zones d’amélioration commerciale et les centres urbains;

b) Détermine des politiques et des programmes de stationnement pour soutenir la densification et le développement résidentiel dans les secteurs ciblés;

c) Pose des lignes directrices pour établir les tarifs de stationnement avec des paramètres clés dont le tarif, les heures, les endroits et les types de véhicule;

d) Trouve des façons de soutenir les besoins de stationnement des cyclistes, des covoitureurs et des entreprises privées de partage de voitures et examine les exigences de stationnement pour les scooters, les cyclomoteurs et les motocyclettes;

e) Reflète des principes et les objectifs (article 3.3) de la gestion de la demande en matière de transports et qui trouve les synergies entre les projets de stationnement et de gestion de la demande en matière de transports;

f) Recommande une part convenable des revenus de stationnement pour soutenir les programmes de stationnement, pour développer des infrastructures de stationnement et les projets de gestion de la demande en matière de stationnement qui diffèrent ou qui renoncent au besoin de nouvelles infrastructures de stationnement, et

g) Recommande des approches pour rendre transparentes et claires les communications avec les intervenants sur les objectifs et les buts des programmes de stationnement, sur les états financiers et sur les plans d’investissement dans les infrastructures.

2. Révisera périodiquement son règlement de zonage pour s’assurer que les exigences minimales et maximales en matière de stationnement pour de nouveaux développements (particulièrement à des fins commerciales, de vente au détail et d’habitation multi résidentielle) soutiennent les objectifs municipaux d’un développement dense et de comportements viables en matière de transports.

3. Mettra à jour la politique de règlement financier des exigences de stationnement pour refléter les principes de gestion de la croissance de la Ville pour assurer la cohérence avec les objectifs et les activités relatives au développement et les programmes de stationnement dans les secteurs pertinents d’Ottawa.

4. Soutiendra la disponibilité de stationnements à court terme pour les entreprises (de vente au détail ou de service), les institutions, les usages résidentiels et touristiques, particulièrement celles des quartiers du secteur central et de l’intérieur de la ville, en :

a) Offrant du stationnement dans la rue qui ne compromet en rien la sécurité multimodale ou les niveaux de service;

b) Priorisant les utilisateurs à court terme dans les installations de stationnement contrôlées par la Ville, et

c) Offrant des stationnements à court terme contrôlés par la Ville dans les secteurs à usages mixtes

5. Découragera l’utilisation temporaire des terrains vacants pour stationner à long terme.

6. Mettra sur pied un projet pilote pour illustrer les stratégies proactives de gestion du stationnement dans les centres à usages mixtes de Centrepointe, un noyau d’aménagement orienté sur le transport en commun là où la Ville détient beaucoup de propriétés foncières et une occasion de maximiser l’achalandage du transport en commun.

7. Préparera une stratégie de stationnement des autobus d’excursion en partenariat avec les autres paliers de gouvernement, les institutions, les voyagistes et les agences de tourisme.

8. Mettra sur pied des projets de commercialisation qui, entre autres objectifs :

a) Encouragent l’utilisation des stationnements hors rue au lieu des stationnements dans la rue;

b) Font participer les zones d’amélioration commerciale et d’autres agences partenaires, et

c) Mesurent le rendement général de la commercialisation et la satisfaction de la clientèle.

DOCUMENT 6

Bureau du vérificateur général de la Ville d’Ottawa

Vérification des fonctions de stationnement 2008 – Extraits

Recommandations

Recommandation 1

Que la Ville s’assure que les responsabilités et la coordination de tous les aspects de la fonction de stationnement, dont la planification de questions afférentes (exigences du zonage, règlement financier des exigences de stationnement), des questions d’aménagement (exigences et endroits nouveaux et existants de stationnement dans la rue et hors rue, dont le stationnement dans la rue dans les zones résidentielles) et des exigences de fonctionnement (le recouvrement, l’établissement des tarifs, les questions d’application) soient clairement affectées d’une façon qui assure une approche globale et coordonnée des fonctions de stationnement.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Présentement, la Division de la planification gère le Plan officiel, le Plan directeur des transports et le Règlement de zonage général. Ces documents prennent en compte les grandes questions de l’usage du territoire et servent à établir le contexte et les grands objectifs du Programme de stationnement.

À sa réunion du 13 février 2008, Le Conseil municipal a fait la demande suivante :

« Que le personnel reçoive la directive d’élaborer une politique sur le stationnement applicable à toute la Ville, générale et regroupée, en conjonction avec les principes exposés dans la Stratégie de gestion du stationnement et dans le Plan directeur des transports; et que cette politique s’attarde aux besoins en stationnement dans les règlements de zonage, une analyse des coûts financiers pour la Ville de garer des voitures dans les rues de la Ville au lieu de les stationner sur des terrains privés; et

Que l’étude examine les tarifs de stationnement dans les rues :

· Variables selon la géographie

· Variables selon le moment (l’heure du jour ou des jours de la semaine).

Aussi, que le Cadre de référence pour cette étude et analyse soit déposé au Comité des transports pour qu’il le révise et l’approuve avant de l’entreprendre. »

Le 18 juin 2008, le Comité des transports a approuvé le Cadre de référence pour la Stratégie de gestion du stationnement et le travail est en cours.

La Stratégie de gestion du stationnement s’intégrera dans le contexte des politiques et des objectifs du Plan officiel et du Plan directeur des transports et elle définira un cadre de travail qui délimitera clairement les responsabilités afin d’assurer une approche globale et coordonnée à la fonction de stationnement. La présentation au Conseil de la Stratégie de gestion du stationnement doit se faire au cours du deuxième trimestre de 2009.

Recommandation 2

a) Que la Ville veille à ce que la Stratégie de gestion du stationnement et les documents présentement en vigueur soient modifiés pour faire une distinction claire entre les politiques, les projets et les directives qui sont stratégiques et ceux qui sont opérationnels.

b) Que le Conseil approuve une portée élargie de la Stratégie de gestion du stationnement pour veiller à ce que tous les aspects de la « Fonction de stationnement » soient compris dans la stratégie. Les responsabilités, les objectifs, les buts, les indicateurs de rendement et les plans de mise en œuvre de ces éléments devront être clairement énoncés et on devra assurer la progression dans les documents à l’appui.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec ces recommandations.

La Stratégie de gestion du stationnement fera la distinction entre les politiques, les projets et les directives qui sont stratégiques et ceux qui sont opérationnels. Elle traitera aussi de tous les aspects de la fonction de stationnement et déterminera les relations entre le stationnement et les différents secteurs dont la Division de la planification est responsable, comme le Plan officiel, le Plan directeur des transports, le Règlement de zonage, le règlement financier des exigences de stationnement, etc. De plus, elle s’assurera qu’il y a des indicateurs principaux de la responsabilité, des objectifs et du rendement, desquels ont peut mesurer les progrès et dont on peut publier les résultats dans des rapports d’étape réguliers.

La Stratégie de gestion du stationnement doit être présentée au Conseil au deuxième trimestre de 2009. Le travail de conception de cette stratégie sera accompli pour veiller à ce que ces recommandations soient refléter dans les documents à l’appui.

Recommandation 3

Que la Ville veille à que la Stratégie de gestion du stationnement et la mise en œuvre qui s’y rapporte soient élaborées dans le but de réaliser les objectifs stratégiques énoncés dans le Plan officiel et dans le Plan directeur des transports et qu’elles soient compatibles avec les projets de développement économique (qui relèvent du service de la planification, du transport en commun et de l’environnement). On devra tenir compte de ces politiques et décisions au cours des projets de planification des quartiers, les plans de conception communautaire et dans les consultations régulières avec les zones d’amélioration commerciale.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

La Stratégie de gestion du stationnement est élaborée de façon à refléter les objectifs stratégiques du Plan officiel et du Plan directeur des transports. Ces objectifs seront en retour reflétés dans des projets de planification des quartiers et les plans de conception communautaire, qui sont élaborés à partir de ces documents primordiaux quant à l’orientation et à la direction.

La Stratégie de gestion du stationnement doit être présentée au Conseil pour approbation au deuxième trimestre de 2009.

Recommandation 4

Que la Division de la circulation et du stationnement mette sur pied un rapport général mensuel de l’Unité des opérations de stationnement qui met en évidence les revenus de toutes provenances (installations hors rue, par terrain; dans la rue par les distributrices à billets, et parcomètres, de préférence par grand quartier), par mois, cumulatifs, réels et budgétés. Ces données doivent être appuyées par un exposé détaillé pour rendre compte des écarts, des questions, des leçons retenues, etc., et portées à l’attention de la direction pour analyse et approbation. La source des données doit provenir de SAP ou d’un document que l’on peut intégrer régulièrement à SAP.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le personnel est à préparer une série de rapports qui rendent compte des revenus de toutes provenances. Quand ils seront terminés, cette information sera transmise à la haute direction mensuellement. Ces rapports exigent la coordination de plusieurs sources et ils seront en place d’ici le deuxième trimestre de 2009.

Les nouveaux rapports vont compléter et améliorer l’information que l’on prépare présentement. À l’heure actuelle, le personnel prépare une série de rapports qui rendent compte des revenus dans la rue, relevés par jour et par zone, ainsi que tous les revenus et des dépenses des installations de stationnement hors rue. De plus, la formation du personnel est en cours pour qu’il puisse faire des analyses financières et des rapprochements selon les mesures contenues dans le rapport du vérificateur.

En outre, les impôts fonciers et les coûts du fournisseur de service du terrain N^o 6 ont été ajustés pour 2008 et dans les budgets à venir, pour répondre aux enjeux soulevés dans le rapport.

Recommandation 5

Que la Division de la circulation et du stationnement veille à ce que l’Unité des opérations de stationnement commence à effectuer un suivi des tarifs d’utilisation et fournisse des explications quant aux écarts, dans ses rapports mensuels.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

À l’heure actuelle, le personnel fait un suivi sélectif des tarifs d’utilisation dans le cadre de la gestion normale et du suivi des systèmes de stationnement. Avec l’arrivée des distributrices de billets de stationnement, le suivi des revenus et des tarifs d’utilisation se fera régulièrement et des rapports mensuels seront préparés.

Le processus d’acquisition des distributrices de billets de stationnement devra d’abord recevoir l’approbation du Conseil. Un rapport à cet effet sera présenté au Conseil au cours du deuxième trimestre de 2009 et, s’il reçoit l’approbation du Conseil, sa mise en œuvre est attendue au cours du premier trimestre de 2010.

Recommandation 6

Que la Division de la circulation et du stationnement établisse de nouveaux horaires de cueillette des argents qui s’échelonnent sur quatre et cinq jours et qui mettent l’accent sur la cueillette des circuits les plus achalandés. Il se pourrait que des cueillettes deviennent moins fréquentes sur certains circuits, notamment pendant les semaines où il y a des congés fériés.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

La Division de la circulation et du stationnement continuera à rechercher l’efficacité et les améliorations à l’horaire des cueillettes pour s’assurer que celles-ci se fassent sur les circuits les plus achalandés, au besoin, et moins souvent sur les circuits les moins achalandés. De la même façon, il importe de veiller à ce que tous les systèmes permettent la continuation d’un suivi proactif de tous les parcomètres afin de régler les problèmes à mesure qu’ils surviennent, de la façon la plus efficiente possible. Les données recueillies lors de ces cueillettes régulières s’intègrent à une base de données historique dont on se sert pour relever les tendances et prévoir les revenus en fin d’année.

Nous définirons de nouveaux circuits lorsque les distributrices de billets de stationnement seront en place. Parce que les informations seront davantage disponibles et que les détails des revenus et de l’entretien seront plus faciles à obtenir par des moyens automatiques, l’acquisition de ces données ne se fera plus par des cueillettes régulières. La fréquence des nouvelles cueillettes serait alors fonction de l’utilisation de la distributrice. L’installation des distributrices de billets de stationnement est prévue pour le premier trimestre de 2010, sur approbation du Conseil.

Recommandation 7

Que la Division de la circulation et du stationnement veille à ce que tous les relevés de cueillette de l’Unité des opérations de stationnement indiquent le circuit où s’effectue la cueillette et, s’il n’y a pas de cueillette, qu’ils indiquent les circonstances particulières qui expliquent une récolte de dollars moins importante (construction ou capuchonnage des parcomètres) et de documenter les dispositions prises (boîtes de réserve utilisées) et indiquer la raison sur le relevé.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Des procédures à cet effet sont déjà en place. Le personnel revoit les feuilles de cueillette de façon hebdomadaire afin de vérifier le poids des boîtes et revoir toute anomalie des différents circuits de cueillette. Dorénavant, on effectuera un suivi des anomalies et on les notera de façon systématique sur des feuilles de comparaison des revenus mensuels.

Lorsque les distributrices de billets de stationnement seront en place, le processus de collecte sera différent. Il ne sera pas nécessaire d’effectuer des cueillettes s’il y a construction ou capuchonnage. Le processus d’acquisition des distributrices de billets de stationnement devra d’abord recevoir l’approbation du Conseil. Un rapport à cet effet sera présenté au Conseil au cours du deuxième trimestre de 2009 et, s’il reçoit l’approbation du Conseil, sa mise en œuvre est attendue au cours du premier trimestre de 2010.

Recommandation 8

Que la Division de la circulation et du stationnement veille à ce que les nouvelles distributrices de billets de stationnement fassent le suivi de la valeur résiduelle des cartes à puce.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Dans le processus d’acquisition des distributrices de billets de stationnement, la Ville a établi des normes minimales pour veiller à ce que toute nouvelle distributrice puisse faire le suivi de la valeur résiduelle des cartes à puce.

Recommandation 9

Que la Ville, dans le cadre de la révision en cours de la politique de règlement financier des exigences de stationnement, réexamine la possibilité de revenir à l’usage prévu à l’origine des fonds générés par le règlement (c’est-à-dire uniquement pour l’aménagement d’emplacements de stationnement), idéalement dans le même secteur que la propriété du postulant.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

La possibilité de retourner à l’usage prévu à l’origine des fonds générés par le règlement financier des exigences de stationnement fera partie du rapport au Comité et au Conseil dans le cadre de la révision de la politique présentement en cours à la Division de la planification. Le calendrier de la révision de la politique est le suivant :

Consultation avec les intervenants	1^er trimestre de 2009
Rapport des options possibles au Comité de la planification et de l’environnement et au Conseil afin qu’ils choisissent les options préférées	2^e trimestre de 2009
Consultation sur les solutions retenues	2^e trimestre de 2009
Rapport au Comité de la planification et de l’environnement et au Conseil sur les résultats des consultations, dont la stratégie de mise en œuvre et les répercussions financières.	3^e trimestre de 2009

Recommandation 10

Que la Division de la circulation et du stationnement évalue à nouveau le présent inventaire des terrains de stationnement en surface de l’Unité des opérations de stationnement, afin de retrancher les terrains qui ne contribuent pas à l’atteinte des objectifs approuvés par le Conseil.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Une révision des inventaires des terrains de stationnement en surface sera entreprise lorsque la Stratégie de gestion du stationnement sera terminée. La Stratégie devrait être présentée au Conseil, aux fins d’approbation, au deuxième trimestre de 2009.

L’évaluation de tout terrain de stationnement en surface exige une étude complète du secteur pour évaluer les modèles de l’offre et de la demande de stationnement à court, à moyen et à long terme. Les secteurs qui comportent des terrains de stationnements en surface seront évalués de cette façon et on déterminera ainsi s’ils sont viables en fonction des objectifs approuvés par le Conseil.

Recommandation 11

Que la Division de la circulation et du stationnement évalue à nouveau le présent inventaire des stationnements dans la rue, y compris les permis de stationnement aux résidants, de l’Unité des opérations de stationnement pour veiller à ce qu’elle s’harmonise à la nouvelle Stratégie de gestion du stationnement, lorsqu’elle sera élaborée.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Une analyse du stationnement dans la rue, par secteur, sera entreprise lorsque la Stratégie de gestion du stationnement sera terminée. La Stratégie devrait être présentée au Conseil, aux fins d’approbation, au deuxième trimestre de 2009.

Recommandation 12

Que la Ville travaille avec les zones d’amélioration commerciale locales pour élaborer des stratégies d’établissement des tarifs de stationnement et qu’elle examine la possibilité d’affecter les revenus recueillis dans les zones d’amélioration commerciale, les voisinages ou les quartiers d’où proviennent les fonds, afin d’obtenir un engagement accru de la collectivité locale.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le personnel a mis sur pied des groupes de travail internes et externes, dans le cadre de l’élaboration de la Stratégie de gestion du stationnement, qui sera présentée au Conseil aux fins d’approbation, au deuxième trimestre de 2009. Les membres de ces groupes de travail comprennent des représentants des zones d’amélioration commerciale, des groupes communautaires et religieux, des associations d’affaires, des représentants des motocyclistes et des scootéristes et d’autres personnes. La Stratégie de gestion du stationnement traitera de la question de l’affectation des revenus.

Recommandation 13

Que le personnel d’entretien de l’Unité des opérations de stationnement de la Division de la circulation et du stationnement tente de consacrer plus de temps à vérifier et à faire de l’entretien proactif de l’équipement de stationnement des secteurs plus achalandés afin de détecter et corriger les problèmes de parcomètres le plus rapidement possible.

Réponse de la direction

La direction est d’accord cette recommandation.

L’Unité des opérations de stationnement a déjà en place un programme proactif de gestion de l’entretien, tant pour les équipements dans la rue que les équipements hors rue. Le programme comprend plus de 31 éléments du plan d’entretien et plus de 1129 activités qui touchent les principales composantes des opérations. Le personnel s’efforce continuellement d’améliorer ses activités et ses techniques d’entretien proactif pour veiller à ce que l’on consacre moins de temps et d’argent à l’entretien et à ce que le nombre d’appels du public, pour signaler le mauvais fonctionnement de l’équipement, continue à diminuer. Entre 2003 et 2007, cette approche proactive a eut pour effet de réduire de 37 % les appels relatifs au mauvais fonctionnement de l’équipement.

Le personnel tentera d’améliorer davantage ces résultats en mettant en place des protocoles de vérification périodiques pour les équipements de stationnement, dans les secteurs plus achalandés, qui permettront de vérifier le dispositif de tri des pièces de monnaie, la charge des batteries et l’acceptation de la carte de stationnement. Des rapports mensuels seront préparés à la suite de ces tests et feront l’objet d’un suivi pour relever tous les problèmes de cycle de vie des différentes composantes. Ce projet sera mis en place au deuxième trimestre de 2009.

La mise en service des distributrices de billets (prévue au 1^er trimestre de 2010) aidera le personnel à repérer les problèmes plus rapidement, puisque que la distributrice pourra communiquer (sans fil) le problème à un assistant numérique ou à téléphone cellulaire, dès qu’il se produit.

Recommandation 14

Dès que l’on aura décidé comment procéder avec les distributrices de billets de stationnement, que la Division de la circulation et du stationnement travaille de concert avec le FSU, afin de mettre au point des rapports type mensuels pour assurer une gestion efficiente des opérations et que tous les travaux impartis se fassent conformément aux termes du contrat.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Dès l’achèvement du processus d’acquisition des distributrices de billets de stationnement, des processus et des rapports appropriés seront mis en place pour permettre à la ville de faire un suivi opportun du rendement du système, ainsi que des obligations contractuelles du proposant retenu. Ce geste coïncidera avec la mise en place prévue des distributrices de billets de stationnement, au premier trimestre de 2010.

Recommandation 15

Que la Division de la circulation et du stationnement élabore une approche proactive et efficiente pour entretenir les stocks de l’équipement de stationnement (les parcomètres, les distributrices de billets de stationnement, les POF).

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Recommandation 16

Que la Division de la circulation et du stationnement prépare des protocoles opérationnels et des pratiques exemplaires, vers lesquels ils tendent et auxquels ils se mesurent. Ce document, approuvé par le Conseil, devrait comprendre divers résultats de la mesure du rendement contre lesquels le rendement de l’Unité pourra être mesuré et connu.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

L’Unité des opérations de stationnement suit présentement les politiques et les procédures de base qui guident les activités et les horaires d’entretien pour réduire les temps d’arrêt des parcomètres, des distributrices de billets de stationnement, des appareils « Payez à pied » et des autres équipements de stationnement. Il y a aussi des horaires d’entretien programmés pour les infrastructures et les terrains de stationnement. Un cadre d’évaluation du rendement est en cours d’élaboration, au sein de la Division de la circulation et du stationnement. Ce cadre permettra une analyse des résultats des services et mettra en place des mesures et des cibles de rendement. Nous prévoyons que ce projet sera terminé et mis en place d’ici le troisième trimestre de 2009. Il sera présenté au Conseil dans le cadre de la Révision de la division de la stratégie, en 2010.

L’élaboration d’un document sur le protocole opérationnel et les pratiques exemplaires doit aussi être entreprise; elle fusionnera les procédures de fonctionnement existantes en un manuel global. Ce document sera aussi achevé d’ici le troisième trimestre de 2009.

Recommandation 17

Que la Division de la circulation et du stationnement conçoive un mécanisme pour veiller à ce que les directives émises par le Conseil se réalisent et soient rapportées au Conseil. Si ces projets ne se réalisent pas dans un délai raisonnable, l’information devrait être transmise au Conseil.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Il s’agit ici d’un effort constant, coordonné dans tout l’organisme, pour améliorer le suivi des directives émises par le Conseil municipal. La Division de la circulation et du stationnement y participe activement et se dotera d’un processus interne d’ici le quatrième trimestre de 2008.