Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor Cullen/ Conseiller Cullen	Date : 22 September 2010/ le 22 septembre 2010	File/Dossier : 38-10
To/Dest. : Deputy City Manager, City Operations/ Directeur municipal adjoint, Opérations municipales
Subject/Objet : City of Ottawa Parks Parcs d’Ottawa
Inquiry/Demande de renseignements Could staff provide, on a ward basis, the listing of parks in the City of Ottawa, and which of these are covered by a park dedication by-law. Est-ce que le personnel pourrait fournir, quartier par quartier, la liste des parcs de la ville d’Ottawa, en précisant ceux qui font l’objet d’un règlement affectant des terrains à leur création?
Response/Réponse Response to be listed on Community and Protective Services Committee Agenda of (to be determined) and the Council Agenda of (to be determined). La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité des services communautaires et de protection prévue le (à déterminer) et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le (à déterminer). This response was not able to be submitted on time due to the work required to do up a preliminary estimate of the time and cost involved for City staff to provide the information requested in the Councillor Inquiry. Currently, there is no listing or database indicating if a City Park has been dedicated by a formal Park Dedication By-law. Based on the listing of City Parks on the City’s intranet there are 850 Parks located within the boundaries of the City. Based on an earlier informal Councillor Inquiry pertaining to Capital Ward (Ward 17), City Clerk and Solicitor Department staff reviewed 12 parks in that Ward to determine which of these were covered by a park dedication by-law. The results revealed that 4 of the 12 parks had a park dedication by-law registered against the park property. This examination required two staff to expend a total of 2.5 hours and cost the City $250 in document fees paid to the Province of Ontario. The process involved was as follows: (1) Staff had to look up each Park address on MAP and then go to the Land Titles Office (LTO) at the Courthouse to obtain the Property Identifier Number (PIN) or Numbers (PINs) for each Park. Some Parks had only one PIN while others had several. (2) Staff had to then confirm the boundaries of each Park by reviewing the PINs. Note, the cost to obtain each PIN from the LTO was $10.00. (3) Staff would then pull any registered instruments shown on the parcel registry for the parkland to determine if a park dedication by-law was registered against the property. This was necessary since the parcel register only provide the date and type of document registered on title but doesn’t indicate the content of the document. The cost to the City to pull each registered document was $ 3.00 ($3.39 with HST) Assuming on average that each Park had at least two PINs and based on the remaining 838 Parks for staff to check it would cost the City at least $16,760.00 in PINs fees to the Province to conduct the search. When one adds the fees to pull documents (based on an average of one document per Park) to check for a dedication by-law this would add a further $2,514.00 ($2,840.82 with HST) for a total of $19,600.82 Based on the fact that it took 2.5 hours (150 minutes) of staff time to check 12 Parks, it is estimated that it would take 12.5 minutes per Park times 838 Parks equals 4.9 working weeks to undertake the search. In order not to disrupt other required ongoing work the search work could not be done all at once but would have to be done in stages. Consequently, it is estimated that it would take staff approximately six months to complete the search work and to provide the results. Il n’a pas été possible de soumettre cette réponse à temps en raison du travail qu’a nécessité la réalisation d’une évaluation préliminaire du temps dont aurait besoin le personnel de la Ville pour fournir l’information demandée par le conseiller et du coût d’une telle opération. Il n’existe pas à l’heure actuelle de liste ni de base de données indiquant si un parc de la ville a fait l’objet d’un règlement officiel affectant des terrains à sa création. D’après la liste des parcs municipaux affichée sur le site intranet de la Ville, on compte 850 parcs sur le territoire d’Ottawa. À la suite d’une demande informelle présentée antérieurement par un conseiller au sujet du quartier Capitale (quartier 17), le personnel du Service du greffier municipal et chef du contentieux a examiné la situation de 12 parcs de ce quartier afin de déterminer lesquels avaient fait l’objet d’un règlement municipal. Cet examen a révélé que quatre des 12 parcs étaient visés par un règlement affectant des terrains à leur création et enregistré à l’égard de la propriété. Deux employés ont consacré 2,5 heures à cet examen et la Ville à dû verser des frais de 250 $ au gouvernement de l’Ontario pour l’obtention des documents requis. La démarche a été la suivante : (1) Le personnel a dû consulter l’adresse de chacun des parcs dans le système MAP, puis se rendre au Bureau d’enregistrement des droits immobiliers, au palais de justice, afin d’obtenir la ou les cotes foncières de chaque parc. Certains parcs n’avaient qu’une cote foncière, alors que d’autres en avaient plusieurs. (2) Le personnel a ensuite dû confirmer les limites de chaque parc en examinant les cotes foncières. Il est à noter que le Bureau d’enregistrement des droits immobiliers demande 10 $ pour fournir une cote foncière. (3) Les employés ont ensuite dû obtenir tout acte enregistré indiqué au registre cadastral pour le parc en cause, afin de déterminer si un règlement affectant des terrains à sa création avait été enregistré à l’égard de la propriété. Cette démarche était nécessaire en raison du fait que le registre cadastral n’indique que la date et le type de document enregistré, mais non pas le contenu du document. L’obtention de chaque document enregistré coûte 3 $ à la Ville (3,39 $ avec la TVH). Si l’on présume qu’en moyenne, chaque parc possède au moins deux cotes foncières, la vérification des 838 autres parcs par le personnel obligerait la Ville à verser au moins 16 760 $ au gouvernement provincial pour l’obtention des cotes foncières en vue de la recherche. À cette somme, il faut ajouter des frais de 2 514 $ (2 840,82 $ avec la TVH) pour l’obtention des documents (à raison d’un document en moyenne par parc) nécessaires afin de vérifier l’existence d’un règlement affectant des terrains à la création du parc, ce qui donne la somme totale de 19 600,82 $. Compte tenu du fait qu’il a fallu 2,5 heures-personnes (150 minutes) pour vérifier 12 parcs, on estime qu’il faudrait 12,5 minutes par parc fois 838 parcs, soit 4,9 semaines de travail pour effectuer la recherche. Celle-ci devrait s’effectuer par étapes et non pas en une seule fois, pour éviter de perturber le travail courant. Par conséquent, on estime qu’il faudrait au personnel environ six mois pour effectuer la recherche et produire les résultats.