Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor E. El-Chantiry	Date : 24 November 2010 Le 24 novembre 2010	File/Dossier : 41-10
To/Dest.: Deputy City Manager, Infrastructure Services and Community Sustainability/ Directrice municipale adjointe, Services d'infrastructure et de la viabilité des collectivités
Subject/Objet : Unopened Roads in the Rural Areas/ Fermeture des routes en région rurale
Inquiry/Demande de renseignements Motion Unopened or untraveled roads in the rural area are often used for recreational activities by the broader residents of the City.  These people may not be aware of notices given to the immediately surrounding lands or notices in the local community papers that the roads are to be closed, particular if such notice is given in the warmer months. Could Planning and Growth Management please advise as to what steps are taken to ensure that the broader public are aware of road closings in the rural area.  Could Planning and Growth Management staff also please advise as to what further steps to provide public notice might be considered if appropriate Council direction were given to provide such additional notice. ************************************ Les routes fermées ou non fréquentées en région rurale sont souvent utilisées à des fins récréatives par des résidents provenant de tous coins de la ville. Ceux‑ci ne sont pas toujours au courant des avis communiqués aux occupants des terrains avoisinants ou publiés dans les journaux communautaires locaux pour annoncer les fermetures de routes, surtout si ces avis sont émis pendant les mois de l’année où la température est clémente. Le Service de l’urbanisme et de la gestion de la croissance pourrait-il faire état des mesures prises pour informer la population en général des fermetures de routes en région rurale? Le personnel du Service pourrait-il décrire les prochaines étapes à envisager pour aviser la population, si le Conseil recommande d’émettre des avis supplémentaires?
Response/Réponse Response to be listed on Agriculture and Rural Affairs Committee Agenda in 2011 and the Council Agenda in 2011. La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité de l’agriculture et des affaires rurales prévue en 2011 et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue en 2011. Planning and Growth Management staff undertake the following steps to ensure that the broader public is aware of road closings in any area: · Departmental staff encourage applicants to undertake pre-application consultation with community groups - those groups that have registered with the Department, to be notified of development applications, and have requested pre-application consultation/”heads up”. · In the absence of an applicant undertaking pre-application consultation, a “Community Heads Up” is provided by the file lead.  “Community Heads Up” consists of a telephone, fax or e-mail to the registered community organizations, providing them with a general description of the application. · A public information package is circulated to the registered community groups.  The groups are encouraged to provide comments pertaining to the road closing proposal.   Unless respondents advise otherwise, they are provided with notice of any public meetings where the road closure proposal may be discussed and are notified of any decision regarding the application. · The Real Estate Partnership and Development Office is circulated a copy of the Department’s technical circulation package for the road closure application, if the application includes a proposal for the City to sell the closed road allowance. · On-site signs advising of the road closure proposal are posted for travelled roads – both vehicular and/or pedestrian travel. · Staff’s preliminary decision to close a road is provided to all respondents of the Department’s notification processes to date.   Respondents are advised to submit any objections they might have with the preliminary decision and that their objections will be heard by the Agricultural and Rural Affairs Committee. · Notice of the City’s intent to close a road, the purpose of the closure, and the ability to submit objections and appear before Committee is either advertised in the daily newspapers or a community newspaper depending upon the classification of the road proposed to be closed, i.e. if an arterial, major collector, collector road then notice of the intent to close is provided in the daily newspapers – one insertion for two consecutive weeks, and if a local road, the notice of intent to close is advertised a community newspaper – one insertion for one week. · Notice of the Committee meeting, and a copy of the Committee report, which outlines the Department’s position on the objections received, is provided to all respondents of the Department’s notification processes. · Notice of the Committee meeting, which includes a listing of item to consider objections to the proposed road closure and the file leads name, phone number and e-mail address is advertised in the daily newspapers, two Fridays before the Committee Meeting. In order to ensure that all interested stakeholders are provided with notice, the Department proposes to expand the existing Public Notification and Consultation Policy to include the registration of Recreational Sports Associations (such as hiking and snowmobile clubs) whose membership might have an interest in the closure of untraveled or unopened roads across the city.

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Le personnel du Service doit prendre les mesures suivantes pour voir à ce que la population en général soit au courant de la fermeture des routes, peu importe la région :

· Le personnel du Service invite les requérants à mener des consultations préalables avec les groupes communautaires qui ont demandé au Service d’être tenus au courant des demandes d’aménagement et qui souhaitent être consultés ou recevoir un avis avant le dépôt de ces demandes.

· Si un requérant omet de réaliser une consultation préalable, un préavis à la communauté est envoyé par le responsable du dossier. Le préavis à la communauté consiste à communiquer par téléphone, par télécopieur ou par courriel avec les organismes communautaires enregistrés pour leur décrire la demande en termes généraux.

· Une trousse de renseignements à l’intention de la population est envoyée aux groupes communautaires enregistrés. Ceux‑ci sont invités à formuler leurs commentaires concernant la proposition de fermeture de route. Tous les répondants, sauf ceux qui ont indiqué ne pas être intéressés, sont avisés de toutes les réunions publiques pendant lesquelles la proposition de fermeture de route pourrait figurer à l’ordre du jour et sont informés de toute décision relative à la demande.

· Le Bureau des partenariats et du développement en immobilier reçoit une copie de la trousse de circulation aux organismes publics pour les demandes de fermetures de routes lorsque la demande comprend une proposition pour la Ville de vendre l’emprise routière fermée.

· Des enseignes annonçant la proposition de fermeture de route sont installées quand il s’agit de routes fréquentées, que ce soit par des véhicules ou des piétons.

· La décision préliminaire du personnel de fermer une route est communiquée à tous les répondants qui ont demandé d’être avisés par le Service au cours du processus. On recommande aux répondants de soumettre leurs objections à la décision préliminaire afin que le Comité de l’agriculture et des affaires rurales puisse en prendre connaissance.

· Un avis faisant état de l’intention de la Ville de fermer une route, de la raison de la fermeture et de la possibilité de soumettre des objections et de paraître devant le Comité, est publié soit dans les journaux quotidiens ou les journaux communautaires, selon le type de route visée par la proposition de fermeture. S’il s’agit d’une voie artérielle, d’une route collectrice importante ou d’une route collectrice, l’avis d’intention de fermeture est publié dans les quotidiens à raison d’une annonce pendant deux semaines consécutives. S’il s’agit d’une route locale, l’avis d’intention de fermeture est publié dans un journal communautaire à raison d’une annonce pendant une semaine.

· L’avis de réunion du Comité ainsi qu’un exemplaire du rapport du Comité qui expose la position du Service et les objections formulées sont envoyés à tous les répondants qui ont demandé d’être avisés par le Service au cours du processus.

· L’avis de réunion du Comité, qui comprend une liste des points à considérer et les objections formulées au sujet de la proposition de fermeture de route de même que le nom du responsable du dossier, son numéro de téléphone et son adresse courriel, est publié dans les quotidiens, deux vendredis précédant la réunion du Comité.

Pour voir à ce que toutes les parties intéressées reçoivent un avis, le Service propose d’élargir la Politique d’avis et de consultation publique pour y inclure les associations de sports récréatifs (comme les clubs de randonnée ou de motoneige) dont les membres pourraient être touchés par la décision de fermer des routes non fréquentées ou fermées sur le territoire de la ville.