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2. parking operations, maintenance and development branch 2010 annual report
rapport annuel de 2010 de la direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements
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Committee recommendationS
That Council:
1. Receive the 2010 Annual Report for Parking Operations, Maintenance and Development; and,
2. Approve the Performance Measurement Program for the Parking Operations, Maintenance and Development Branch.
RecommandationS du comité
Que Conseil:
1. prenne connaissance du rapport annuel de 2010 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements;
2. approuve le Programme de mesure du rendement de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements.
Documentation
1. Deputy City Manager's report, Infrastructure Services and Community Sustainability, dated 26 April 2011 (ACS2011-COS-PWS-0009).
Transportation Committee
Comité des transports
and Council / et au Conseil
26 April 2011 / le 26 avril 2011
Submitted by / Soumis par :
Steve Kanellakos, Deputy City Manager / Directeur municipal adjoint
City Operations / Opérations municipales
Contact Person / Personne resource:
John Manconi, General Manager, Public Works / Travaux publics
(613) 580-2424 x 21110, john.manconi@ottawa.ca
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City Wide / à l’échelle de la Ville |
Ref N°: ACS2011-COS-PWS-0009 |
SUBJECT: PARKING OPERATIONS, MAINTENANCE AND DEVELOPMENT BRANCH 2010 ANNUAL REPORT
OBJET: RAPPORT ANNUEL DE 2010 DE LA DIRECTION DE L’EXPLOITATION ET DE L’ENTRETIEN DES STATIONNEMENTS
REPORT RECOMMENDATIONS
That the Transportation Committee recommend that Council:
1. Receive the 2010 Annual Report for Parking Operations, Maintenance and Development; and,
2. Approve the Performance Measurement Program for the Parking Operations, Maintenance and Development Branch.
RECOMMENDATIONS DU RAPPORT
Que le Comité des transports recommande au Conseil:
1. De prendre connaissance du rapport annuel de 2010 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements;
2. D’approuve le Programme de mesure du rendement de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements.
BACKGROUND
The Parking Operations, Maintenance and Development Branch (POMD) is responsible for providing and maintaining an appropriate supply of affordable, secure, accessible, convenient and appealing public parking that supports local businesses, institutions and tourism. In doing so, the Branch manages 4,034 on-street and 2,816 off-street paid parking spaces. The off-street spaces are located in five off-street parking structures and 11 surface lots.
In April 2009, Council approved the Municipal Parking Management Strategy (ACS2009-COS-PWS-0009) as a key guiding document for the Municipal Parking Management Program. There are two key reporting tools to which POMD has committed via the Strategy. The first is an annual work plan. In March of 2011, the 2011 Work Plan for Parking Operations, Maintenance and Development was presented to and approved by Transportation Committee and Council. In addition to a detailed work plan document, this also included a comprehensive Financial Summary and Capital Program Plan. The second reporting tool is the Annual Report, the 2010 version of which is being presented as part of this report (Document 1). As was the case with the 2011 Work Plan, this is the first Annual Report to be prepared following the adoption of the Municipal Parking Management Strategy.
Collectively, these reporting documents provide an opportunity to demonstrate both full transparency and accountability with respect to the fulfillment of the Municipal Parking Management Strategy while exercising and demonstrating sound financial management relative to all revenues and expenditures of the program, and the Parking Reserve Fund.
In 2010, the Parking Operations, Maintenance and Development Branch completed the development of the Branch’s Performance Measurement Program. This document was in large part an outcome of the 2008 Audit of the Parking Function and represents a key strategic piece for the Branch moving forward. In addition to clearly defining performance objectives and presenting outcomes against which the Branch can be measured, it also has been critical in properly framing the Annual Report.
This covering report provides some contextual information regarding the Paid Parking Program and two key documents: 1) The 2010 Annual Report, and 2) The Performance Measurement Program.
DISCUSSION
The Parking Operations, Maintenance and Development Branch manages and operates all components of the Paid Parking Program.
The Branch currently contracts Precise Parklink Inc. to supply, maintain and process revenue from the Pay and Display and Pay-on-Foot machines that are in place on-street and in off-street facilities respectively. While these functions are important, they only represent a portion of the entire Municipal Parking Management Program. In particular, the Parking Operations, Maintenance and Development Branch delivers the following functions:
Increasingly, the Parking Operations, Maintenance and Development Branch is also performing a central role in providing consultation and coordination support regarding organizational parking management issues effecting staff, City transportation programs and partnerships between the City and external agencies.
The cash-in-lieu policy is managed by the Planning and Growth Management Department within Infrastructure Services and Community Sustainability.
As was referenced, the Municipal Parking Management Strategy that was approved in 2009 is the key guiding document for the Branch. In it, five objectives for the Municipal Parking Management Program are identified:
1. Provide and maintain an appropriate supply of affordable, secure, accessible, convenient, and appealing public parking;
2. Provide and promote affordable short-term parking services, and fair and consistent enforcement services, that support local businesses, institutions, and tourism;
3. Promote, establish, and maintain programs and facilities that encourage the use of alternative modes of transportation including public transit, car/van pooling, taxis, auto sharing, cycling, and walking;
4. Support residential intensification and resolve parking problems within residential areas caused by significant traffic generators or conflicting uses of the roadway, including implementing on-street permit parking programs to relieve area residents and visitors from parking regulations directed at the non-resident; and,
5. Ensure the revenues generated by the Municipal Parking Program are sufficient to wholly recover all related operating and life-cycle maintenance expenditures; contribute to a reserve fund to finance future parking system development, operation, and promotion; and then assist in the funding of related initiatives to encourage the use of alternative modes of transportation.
Annual Report for 2010
The 2010 Annual Report, included as Document 1, is a requirement of the Municipal Parking Management Strategy. Tabling this report allows the Parking Operations, Maintenance and Development Branch to present a detailed review of the various initiatives and achievements from the previous year and to demonstrate tangible progress with respect to fulfilling the Municipal Parking Management Strategy.
The Annual Report also captures a detailed inventory of all on- and off-street parking facilities. This includes a summary of all changes that have occurred in the previous year relative to parking roles and paid parking areas. This represents an opportunity for the Parking Operations, Maintenance and Development Branch to report on use of Delegated Authority for 2010 under Schedule ‘B’ – City Operations Portfolio of By-Law No. 2009-231. This reporting is specific to the following sections:
Further, the Annual Report allows the Branch to report on its performance in detail through 14 measures that have been identified as Key Indicators. These are in alignment with components of the Municipal Parking Management Strategy, and are also representative of a series of performance objectives that are outlined in the Branch’s Performance Measurement Program. Information relating a further seven Key Indicators is also available within the Annual Report.
Performance Measurement Program
The Performance Measurement Program, included as Document 2, provides a comprehensive framework by which the Parking Operations, Maintenance and Development Branch will undertake on-going monitoring, assessment, and reporting of its performance. In developing this document, the principles of the City’s Service Excellence Strategy were combined with various components of the Municipal Parking Management Strategy and generally accepted performance measurement techniques. This yielded six clearly defined performance objectives for the Branch:
· Customer Engagement;
· Financial Management and Accountability;
· Operational Effectiveness and Efficiency;
· Staff Engagement and Growth;
· Environmental Sustainability; and,
· Good Governance.
For each performance objective, a series of Key Indicators have been identified that become the focal point of the Branch’s performance measurement. Two different types of Key Indicators have been identified within the program: Key Business Indicators and Key Operational Indicators. These are intended to align with specific requirements to report to different respective audiences. The Key Business Indicators are intended for use in the Annual Report, which is reported to Council and made available to stakeholders and the general public. On the other hand, the Key Operational Indicators will be made available on a regular basis through internal reporting to Branch and Departmental Management and will be used towards improving operational decision making. For each performance objective, 3-5 Key Business and Key Operational Indicators were identified.
Moving forward, it is important that this Performance Measurement Program be reviewed on a regular basis. Between the implementation of the Branch’s Service Excellence Plan and the potential for changes in priorities, there is a possibility that different measures could either become available for measure or become increasingly relevant for reporting purposes. At a minimum, the Performance Measurement Program will be reviewed on an annual basis and any changes will be communicated when the Parking Operations, Maintenance and Development Branch presents the Annual Report to Transportation Committee and Council.
RURAL IMPLICATIONS
Currently, there is no paid parking that is Municipally-owned or managed in rural Ottawa.
CONSULTATION
The Performance Measurement Program, as well as an outline of the Annual Report were presented to the Parking Stakeholders Consultation Group at a meeting on March 23, 2011. This Group includes representation from BIAs, places of worship, Community Associations, the tourism industry, the field of Transportation Demand Management, the Building Owners and Managers Association and the Accessibility Advisory Committee. No issues were identified with either document as presented.
COMMENTS BY THE WARD COUNCILLOR(S)
This is a City-Wide report.
LEGAL/RISK MANAGEMENT IMPLICATIONS
There are no legal/risk management impediments to implementing the recommendations in this report.
CITY STRATEGIC PLAN
There are no impacts with respect to the City Strategic Plan.
TECHNICAL IMPLICATIONS
There are no technical implications associated with this report.
FINANCIAL IMPLICATIONS
The financial information contained in the 2010 Annual Report is unaudited. Any changes resulting from the 2010 audit of accounts will be reflected in the 2010 comparative numbers included in the Parking Operations, Maintenance and Development 2011 Annual Report.
SUPPORTING DOCUMENTATION
Document 1 – Parking Operations, Maintenance and Development 2010 Annual Report (previously distributed and held on file with the City Clerk).
Document 2 – Parking Operations, Maintenance and Development Performance Measurement Program (previously distributed and held on file with the City Clerk).
DISPOSITION
Staff will undertake to make the Annual Report available to the public and stakeholder groups and will continue with the implementation of the Performance Measurement Program.
Comité des transports
Transportation Committee
et au Conseil/and Council
le 26 avril 2011 / 26 April 2011
Soumis par / Submitted by:
Steve Kanellakos, Directeur municipal adjoint / Deputy City Manager
Opérations municipales / City Operations
Personne ressource/ Contact Person:
John Manconi, directeur général/General Manager, Travaux publics/Public Works
(613) 580-2424 x 21110, john.manconi@ottawa.ca
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à l’échelle de la Ville/City Wide |
Ref N° : ACS2011-COS-PWS-0009 |
OBJET : RAPPORT ANNUEL DE 2010 DE LA DIRECTION DE L’EXPLOITATION ET DE L’ENTRETIEN DES STATIONNEMENTS
SUBJECT: PARKING OPERATIONS, MAINTENANCE AND DEVELOPMENT BRANCH 2010 ANNUAL REPORT
RECOMMENDATIONS DU RAPPORT
Que le Comité des transports recommande au Conseil :
1. De prendre connaissance du rapport annuel de 2010 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements;
2. D’approuve le Programme de mesure du rendement de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements.
REPORT RECOMMENDATIONS
That the Transportation Committee recommend that Council:
1. Receive the 2010 Annual Report for Parking Operations, Maintenance and Development; and,
2. Approve the Performance Measurement Program for the Parking Operations, Maintenance and Development Branch.
CONTEXTE
La Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements veille à offrir et à entretenir un nombre suffisant de places de stationnement publiques abordables, sécuritaires, accessibles, pratiques et attrayantes qui répondent aux besoins des commerçants, des institutions et de l’industrie touristique de la ville. Ce sont 4 034 places de stationnement sur rue et 2 816 places hors rue que la Direction gère. Les places de stationnement hors rue se trouvent dans cinq stationnements à étages et onze parcs de stationnement de surface.
En avril 2009, le Conseil municipal a approuvé la Stratégie municipale de gestion du stationnement (ACS2009-COS-PWS-0009), principal document devant guider la Stratégie municipale de gestion du stationnement. Par cette Stratégie, la Direction s’est engagée à produire deux instruments de reddition de comptes clés. Le premier consiste en un plan de travail annuel. En mars 2011, le Plan de travail 2011 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements a été présenté au Comité des transports et au Conseil municipal, qui l’ont approuvé. Cet instrument de travail annuel comprend non seulement un plan de travail détaillé, mais également un résumé financier et un programme d’immobilisations complet. Le deuxième instrument de reddition de comptes est le rapport annuel, dont la version 2010 sera présentée comme partie intégrante du présent rapport (Document 1). Comme pour le Plan de travail 2011, il s’agit du premier rapport annuel à être préparé par suite de l’adoption de la Stratégie municipale de gestion du stationnement.
Ces deux documents permettent à la Direction de faire preuve de transparence et de responsabilité quant à la réalisation de la Stratégie municipale de gestion du stationnement tout en exerçant et en démontrant une excellente gestion financière des revenus et des dépenses du programme et du Fonds de réserve de stationnement.
En 2010, la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements a achevé l’élaboration de son programme de mesure du rendement. Ce document, qui découle en grande partie de la vérification des fonctions de stationnement de 2008, sera un élément stratégique de la Direction dans ses actions futures. En plus de clairement définir les objectifs en matière de rendement et de présenter les résultats permettant de mesurer le rendement de la Direction, il a joué un rôle central dans la formulation du rapport annuel.
Ce rapport de présentation comprend des renseignements contextuels concernant le programme de stationnement payant et deux documents importants : 1) le rapport annuel de 2010 et 2) le Programme de mesure du rendement.
ANALYSE
La Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements gère et exploite tous les volets du programme de stationnement payant.
La Direction fait appel aux services de Precise Parklink, qui collecte les recettes et fait l’approvisionnement et l’entretien des distributrices « Payez et affichez » et « Payez à pied » des aires de stationnement sur rue et hors rue. Ces services, malgré leur importance, ne représentent qu’une partie de l’ensemble du Programme municipal de gestion du stationnement. Plus précisément, la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements assume les tâches suivantes :
La Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements joue un rôle de plus en plus important en matière de soutien à la consultation et à la coordination relative aux problèmes organisationnels de gestion du stationnement qui touchent le personnel, les programmes de transport mis sur pied par la Ville et les partenariats entre la Ville et les agences externes.
La gestion du règlement financier des exigences de stationnement est assurée par le Service de l’urbanisme et de la gestion de la croissance qui fait partie des Services d’infrastructure et de la viabilité des collectivités.
Comme mentionné plus tôt, la Stratégie municipale de gestion du stationnement, qui a été approuvée en 2009, est le principal document devant guider la Direction. Ce document énonce les cinq objectifs du Programme municipal de gestion du stationnement :
1. Offrir et maintenir un nombre suffisant de places de stationnement publiques abordables, sécuritaires, accessibles, pratiques et attrayantes;
2. Offrir et promouvoir des services de stationnement abordables à court terme et des services d’applications des règlements équitables et cohérents, qui soutiennent les institutions, le tourisme et les commerces locaux;
3. Offrir, mettre en place et maintenir des programmes et des installations qui encouragent l’utilisation d’autres moyens de transport, comme le transport en commun, le covoiturage, les taxis, l’autopartage et les déplacements à bicyclette ou à pied;
4. Appuyer la densification résidentielle et résoudre les problèmes de stationnement engendrés par les générateurs de circulation ou l’utilisation conflictuelle des routes, notamment par la mise en place, dans les zones résidentielles, de programmes de permis de stationnement dans la rue pour soustraire les résidents du secteur et leurs visiteurs aux règlements sur le stationnement qui ciblent les non-résidents; et
5. Veiller à ce que les revenus générés par le Programme municipal de stationnement suffisent à couvrir intégralement les dépenses de fonctionnement et d’entretien du cycle de vie; contribuer à un fonds de réserve pour financer le développement, le fonctionnement et la promotion à venir du système de stationnement, puis aider à financer des projets qui s’y rapportent afin d’encourager l’utilisation d’autres moyens de transport.
Rapport annuel de 2010
Le rapport annuel de 2010, ci-joint (Document 1), constitue une exigence de la Stratégie municipale de gestion du stationnement. Le dépôt de ce rapport permet à la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements de présenter un portrait détaillé des initiatives et des accomplissements de l’année précédente et de démontrer des progrès tangibles quant à la réalisation de la Stratégie municipale de gestion du stationnement.
Le rapport annuel dresse également un inventaire détaillé des parcs de stationnement sur rue et hors rue offerts et présente un résumé de toutes les modifications apportées aux fonctions liées au stationnement et aux aires de stationnement payant au cours de l’année précédente. C’est l’occasion pour la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements de rendre compte de l’utilisation qu’elle a faite de la délégation de pouvoirs en 2010 en vertu de l’annexe B du portefeuille des Opérations municipales, du Règlement 2009‑231. La reddition de compte est circonscrite aux articles suivants :
En outre, par son rapport annuel, la Direction peut rendre compte de son rendement grâce aux 14 mesures fixées à titre d’indicateurs clés. Conformes aux éléments de la Stratégie municipale de gestion du stationnement, ces indicateurs sont représentatifs des objectifs en matière de rendement énoncés dans le Programme de mesure du rendement de la Direction. Enfin, le rapport annuel fournit de l’information sur sept autres indicateurs clés.
Le Programme de mesure du rendement
Le Programme de mesure du rendement, ci-joint (Document 2), offre un cadre complet permettant à la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements de faire un suivi continu de son rendement, de l’évaluer et d’en rendre compte. Lors de l’élaboration de ce document, les principes de la Stratégie d’excellence du service de la Ville ont été conjugués à divers éléments de la Stratégie municipale de gestion du stationnement et à des techniques de mesure du rendement généralement reconnues. Ces travaux ont donné lieu à six objectifs en matière de rendement clairement définis pour la Direction :
· bien-être de la clientèle;
· gestion et responsabilité financière;
· amélioration de l’efficacité et de l’efficience;
· mobilisation et développement du personnel;
· durabilité de l’environnement; et
· bonne gouvernance.
Une série d’indicateurs clés a été déterminée pour chacun des objectifs en matière de rendement; ces indicateurs sont le pivot de la mesure du rendement de la Direction. Le Programme prévoit deux types d’indicateurs clés : les indicateurs économiques clés et les indicateurs opérationnels clés. Ceux-ci sont conformes à certaines exigences spécifiques permettant à la Direction de rendre compte de ses activités à des publics distincts. Les indicateurs économiques clés servent à la production du rapport annuel, qui est présenté au Conseil municipal et mis à la disposition des parties prenantes et du grand public. Par ailleurs, au moyen de rapports internes, les indicateurs opérationnels clés seront évalués et transmis, sur une base régulière, à la Direction et à la Gestion du service et permettront de prendre de meilleures décisions opérationnelles. De 3 à 5 indicateurs économiques clés et indicateurs opérationnels clés ont été définis pour chacun des objectifs en matière de rendement.
Il importe que le Programme de mesure du rendement soit revu sur une base régulière. En effet, entre le moment de la mise en œuvre du Plan d’excellence du service de la Direction et l’arrivée d’éventuels changements de priorités, il est possible que d’autres mesures d’évaluation deviennent disponibles ou que la pertinence de certaines mesures aux fins de la reddition de comptes s’accroisse. À cet effet, le Programme de mesure du rendement sera revu, au minimum, une fois l’an. La Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements fera part de toute modification qu’elle souhaite apporter au programme au moment de présenter son rapport annuel au Comité des transports et au Conseil municipal.
RÉPERCUSSIONS SUR LES ZONES RURALES
À l’heure actuelle, la Ville ne possède ni ne gère aucun espace de stationnement payant dans les secteurs ruraux d’Ottawa.
CONSULTATION
Le Programme de mesure du rendement et un aperçu du rapport annuel ont été présentés au Groupe de consultation des intervenants du stationnement lors d’une réunion tenue le 23 mars 2011. Ce groupe comprend des représentants des zones d’amélioration commerciale (ZAC), de lieux de culte, d’associations communautaires, de l’industrie du tourisme, du secteur de la gestion de la demande en transport, de la Building Owners and Managers Association et du Comité consultatif sur l’accessibilité. Le groupe n’a relevé aucun problème dans les documents qui ont été présentés.
COMMENTAIRES DU OU DES CONSEILLERS DU QUARTIER
Il s’agit d’un rapport qui touche l’ensemble de la ville.
INCIDENCES D’ORDRE JURIDIQUE ET SUR LA GESTION DES RISQUES
Il n'y aucun empêchement du point de vue juridique ou de la gestion des risques à mettre en œuvre les recommandations du rapport.
Il n’y a aucune incidence relative au Plan stratégique de la ville.
INCIDENCES TECHNIQUES
Il n’y aucune incidence technique associée à la mise en œuvre des recommandations du rapport.
RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES
Les renseignements financiers contenus dans le rapport annuel de 2010 n’ont pas été vérifiés. Tout changement découlant de la vérification des comptes qui sera effectuée en 2010 figurera dans les données comparatives comprises dans le rapport annuel de 2011 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements.
DOCUMENTS D’ACCOMPAGNEMENT
Document 1 – Rapport annuel de 2010 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements (distribué auparavant et retenu en dossier avec le greffier municipal).
Document 2 – Programme de mesure du rendement de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements (distribué auparavant et retenu en dossier avec le greffier municipal).
SUITE À DONNER
Les membres du personnel s’engagent à diffuser le rapport annuel au grand public et aux parties prenantes et à poursuivre la mise en œuvre du Programme de mesure du rendement.