Ottawa Police Services Board /
Commission de services policiers d’Ottawa
Agenda 47 / Ordre du jour 47
Monday, 28 July 2014, 5:00 p.m.
le lundi, 28 juillet 2014, 17h00
Champlain Room, 110 Laurier Avenue West
Salle Champlain, 110, avenue Laurier ouest
Commission de services policiers d’Ottawa
Agenda 47 / Ordre du jour 47
Monday, 28 July 2014, 5:00 p.m.
le lundi, 28 juillet 2014, 17h00
Salle Champlain, 110, avenue Laurier ouest
Board Members / Membres de la commission:
Councillor/conseiller E. El-Chantiry (Chair/président), J. Durrell (Vice Chair/vice-président), Councillor/ conseillère J. Harder, C. Nicholson, L. A. Smallwood, Mayor/maire J. Watson
CEREMONIAL ACTIVITIES / ANNOUNCEMENTS /
ACTIVITÉS CÉRÉMONIALES / ANNONCES
CONFIRMATION OF MINUTES / RATIFICATION DU PROCÈS-VERBAL
Minutes 26 May 2014 / Procès-verbal du 26 mai 2014
That the Ottawa Police Services Board confirm the Minutes of the 26 May 2014 meeting.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa ratifie le procès-verbal de la réunion du 26 mai 2014.
DECLARATIONS OF INTEREST / DÉclarations d'intÉrÊt
INQUIRIES / DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS
NOTICE OF MOTION / AVIS DE MOTION
REPEAL OF BY-LAW #2 OF 2011 AND ENACTMENT OF A NEW PROCEDURE BY-LAW #3 OF 2014 (TO BE CONSIDERED AT 22 SEPTEMBER 2014 MEETING) / ABROGATION DU RÈGLEMENT NO 2 DE 2011 ET PROMULGATION D’UN NOUVEAU RÈGLEMENT DE PROCÉDURE NO 3 DE 2014 (QUESTION À EXAMINER LORS DE LA RÉUNION DU 22 SEPTEMBRE 2014)
Policy and Governance Committee’s Report / Rapport du Comité des politiques et de la gouvernance 1
That the Ottawa Police Services Board receive and table this report and the attached By-law #3 of 2014, being a By-law to replace Ottawa Police Services Board Procedure By-law #2 of 2011, for approval and enactment at its 22 September 2014 meeting.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa reçoive et dépose ce rapport et le Règlement no 3 de 2014 ci-joint, un règlement destiné à remplacer le Règlement de procédure no 2 de 2011 de la Commission de services policiers d’Ottawa, aux fins d’approbation et de promulgation lors de sa réunion du 22 septembre 2014.
ITEMS OF BUSINESS / POINTS À L’ORDRE DU JOUR
1. CHIEF’S VERBAL REPORT / RAPPORT VERBAL DU CHEF DE POLICE
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
2. UPDATED ACCESSIBILITY POLICY / POLITIQUE SUR L’ACCESSIBILITÉ MISE À JOUR
Policy and Governance Committee’s Report / Rapport du Comité des politiques et de la gouvernance 31
That the Ottawa Police Services Board approve the new, updated Accessibility Policy attached as Annex A to replace the existing Board policies GA-14 and CR-14 on Accessibility Standards for Customer Service.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa approuve la nouvelle politique sur l’accessibilité mise à jour, ci-jointe en tant qu’annexe A, en vue de remplacer les politiques actuelles GA-14 et CR-14 de la Commission sur les normes d’accessibilité pour les services à la clientèle.
3. UPDATED FINANCIAL ACCOUNTABILITY PROCEDURES MANUAL: AMENDMENT OF BY-LAW #1 OF 2008 / MANUEL DES PROCÉDURES DE RESPONSABILITÉ FINANCIÈRE MIS À JOUR : MODIFICATION DU RÈGLEMENT NO 1 DE 2008
Policy and Governance Committee’s Report / Rapport du Comité des politiques et de la gouvernance 49
That the Ottawa Police Services Board approve a new, updated Financial Accountability Procedures Manual, as described in this Report and in Annex A, by means of enacting the amending by-law attached at Annex B.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa approuve un nouveau manuel des procédures de responsabilité financière mis à jour, tel que décrit dans le présent rapport et dans l’annexe A, en promulguant le règlement de modification ci-joint en tant qu’annexe B.
4. OPERATIONAL BACKFILL PROGRAM FOR COMMUNICATION CENTRE CLERKS / PROGRAMME DE SOUTIEN OPÉRATIONNEL POUR LES COMMIS DU CENTRE DE COMMUNICATION
Chief’s report / Rapport du chef de police 94
That the Ottawa Police Services Board approve the Operational Backfill Program for Communication Centre Clerks.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa approuve le Programme de soutien opérationnel pour les commis du Centre de communication.
5. PURCHASE OF POLICE PACKAGE VEHICLES - 2014 / ACHAT DE VÉHICULES AVEC OPTIONS POLICE - 2014
Chief’s report / Rapport du chef de police 99
That the Ottawa Police Services Board approve the purchase of 37 police package vehicles for 2014 for an amount not to exceed $1,016,601, including taxes.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa approuve l’achat de 37 véhicules avec options police pour 2014, moyennant un montant ne devant pas dépasser 1 016 601 $, taxes comprises.
6. 21 CONCOURSE GATE – LEASE RENEWAL / 21, PORTE CONCOURSE – RENOUVELLEMENT DU BAIL
Chief’s report / Rapport du chef de police 103
103
That the Ottawa Police Services Board approve the execution of a lease renewal with Clarke Properties Ltd. for approximately 4,691 sq. ft. of space located at 21 Concourse Gate for a period of 5 years commencing January 1, 2015.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa approuve le renouvellement du bail conclu avec la société Clarke Properties Ltd. pour des locaux d’une superficie approximative de 4 691 pieds carrés situés au 21, porte Concourse, pour une période de cinq ans débutant le 1er janvier 2015.
7. CANADIAN ASSOCIATION OF POLICE GOVERNANCE: NOTICE OF 2014 ANNUAL GENERAL MEETING & RESOLUTIONS / ASSOCIATION CANADIENNE DE GOUVERNANCE DE POLICE: AVIS DE RÉUNION GÉNÉRALE ANNUELLE ET RÉSOLUTIONS DE 2014
Executive Director’s report / Rapport de la directrice exécutive 105
That the Ottawa Police Services Board receive for information the Notice of Annual General Meeting and the Resolutions to be considered at the 2014 Canadian Association of Police Governance Annual Conference.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance de l’ avis de réunion générale annuelle et résolutions qui seront examinées à la Réunion générale annuelle 2014 de l’ Association canadienne de gouvernance de police.
8. SERVICE INITIATIVE: UPDATE AND REQUEST FOR DELEGATED AUTHORITY / INITIATIVE DU SERVICE : MISE À JOUR ET DEMANDE DE DÉLÉGATION DE POUVOIRS
Chief’s report / Rapport du chef de police 114
Presentation / Présentation
That the Ottawa Police Services Board:
1. Receive this update on the Service Initiative.
2. Delegate authority to the Chief of Police to extend the contractual commitment to KPMG in the amount of $250,000.
Que la Commission de Services policiers d’Ottawa :
1. Prenne connaissance de cette mise à jour sur l’initiative en matière de service;
2. Donne au chef de police le pouvoir de prolonger le contrat avec la firme KPMG pour le montant de 250 000 $.
9. OTTAWA POLICE SERVICE ANNUAL REPORT – “2013 : A YEAR IN REVIEW” / RAPPORT ANNUEL DU SERVICE DE POLICE D'OTTAWA -“REVUE DE L'ANNÉE 2013”
Chief’s report / Rapport du chef de police 125
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.
10. TRAFFIC STOP RACE DATA COLLECTION PROJECT : UPDATE / COMPTE RENDU DU PROJET DE COLLECTE DE DONNÉES FONDÉES SUR LA RACE AUX CONTRÔLES ROUTIERS – MISE A JOUR
Chief’s report / Rapport du chef de police 180
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.
11. FINANCIAL STATUS REPORT – SECOND QUARTER 2014, INCLUDING ASSET MANAGEMENT REPORT 2013 / RAPPORT D’ÉTAPE FINANCIER – DEUXIÈME TRIMESTRE DE 2014, Y COMPRIS LE RAPPORT DE GESTION DES BIENS 2013
Chief’s report / Rapport du chef de police 187
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.
12. PERFORMANCE REPORT: SECOND QUARTER 2014 / Rapport sur le rendement: deuxiÈme trimestre 2014
Chief’s report / Rapport du chef de police 202
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.
13. WORKFORCE MANAGEMENT REPORT: SECOND QUARTER 2014 / GESTION DES EFFECTIFS – RAPPORT du deuxiÈme TRIMESTRE DE 2014
Chief’s report / Rapport du chef de police 206
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.
14. COMPLAINTS REPORT – PART V – POLICE SERVICES ACT – SECOND QUARTER 2014 / RAPPORT SUR LES PLAINTES DU deuxiÈme TRIMESTRE 2014 - PARTIE V, LOI SUR LES SERVICES POLICIERS
Chief’s report / Rapport du chef de police 219
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.
15. LEGAL SERVICES STATUS REPORT: SECOND QUARTER 2014 / RAPPORT D’ÉTAPE DES SERVICES JURIDIQUES : DEUXIÈME TRIMESTRE 2014
Board Solicitor’s report / Rapport de l’avocat de la Commission 228
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.
16. REPORT ON SIU INVESTIGATIONS / RAPPORT SUR LES ENQUÊTES DE LA U.E.S.
Chief’s report / Rapport du chef de police 235
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
17. BOARD MONITORING REQUIREMENTS STATUS REPORT: SECOND QUARTER 2014 / RAPPORT D'ÉTAPE SUR LES EXIGENCES DE SURVEILLANCE DU RENDEMENT DE LA COMMISSION: deuxiÈme TRIMESTRE 2014
Executive Director’s report / Rapport de la directrice exécutive 240
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.
18. OUTSTANDING BOARD INQUIRIES & MOTIONS: JULY 2014 / DEMANDES ET REQUÊTES DE LA COMMISSION EN SUSPENS: RAPPORT POUR JUILLET 2014
Executive Director’s report / Rapport de la directrice exécutive 247
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.
19. LETTERS OF COMMENDATION / LETTRES DE MENTION ÉLOGIEUSE
Chief’s report / Rapport du chef de police 248
That the Ottawa Police Services Board receive this report for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance du présent rapport à titre d’information.
ADOPTION OF BY-LAWS / ADOPTION DES RÈGLEMENTS MUNICIPAL
20. BY-LAW TO AMEND BY-LAW #1 OF 2008 : FINANCIAL ACCOUNTABILITY PROCEDURES MANUAL / RÈGLEMENT MODIFIANT LE RÈGLEMENT NO 1 DE 2008 : MANUEL DES PROCÉDURES DE RESPONSABILITÉ FINANCIÈRE
By-law No. 2 of 2014 / Règlement No2 de 2014 254
That the Ottawa Police Services Board approve Ottawa Police Services Board By-law No. 2 of 2014 being a by-law of the Ottawa Police Services Board to amend By-law No. 1 of 2008 respecting the Police Services Board Financial Accountability Procedures Manual.
Que la Commision de services policiers d’Ottawa approuve le Règlement no 2 de 2014 étant un Règlement de la Commission de services policiers d’Ottawa servant à modifier le Règlement no 1 de 2008 en ce qui concerne le Guide des procédures en matière de responsabilité financière.
OTHER BUSINESS / QUESTIONS NOUVELLES
COMMUNICATIONS / CORRESPONDANCE
a) BYWARD MARKET BUSINESS IMPROVEMENT AREA / ZONE D’AMELIORATIONS COMMERCIALES DU MARCHE BY
255
- letter dated 12 June 2014 from the ByWard Market Business Improvement Area thanking the Board for the Street Ambassador Program donation / Lettre en date du 12 juin 2014 de la Zone d’amélioration commerciale du marché By remerciant la Commission de son don au Programme d’ambassadeurs de rue
b) CANADIAN ASSOCIATION OF POLICE GOVERNANCE / ASSOCIATION CANADIANNE DE GOUVERNANCE DE POLICE
256
- letter dated 17 July 2014 from the CAPG thanking the Board for the 2014 Conference donation / Lettre en date du 17 juillet 2014 de la ACGP remerciant la Commission pour sa donation à la Conférence 2014
That the Ottawa Police Services Board receive these communications for information.
Que la Commission de services policiers d’Ottawa prenne connaissance des présentes correspondances à titre d’information.
ADJOURNMENT / LEVÉE DE LA SÉANCE
NEXT MEETING / PROCHAINE RÉUNION
Regular Meeting – Monday, 22 September 2014 – 5:00 p.m.
Réunion ordinaire – le lundi 22 septembre 2014 – 17 h