Report to / Rapport au:

Planning Committee

Comité de l’urbanisme

2 September 2011 / le 2 septembre 2011

Submitted by / Soumis par : Caitlin Salter MacDonald, Coordinator / Coordonnatrice

Contact/Personne-ressource: Contact/Personne-ressource: As above / tel qu’indiqué

(613) 580-2424, ext. / poste : 28136, Caitlin.Salter-MacDonald@ottawa.ca

City Wide / À l'échelle de la Ville

Ref N°: ACS2011-CMR-PLC-0017

SUBJECT:

QUARTERLY PERFORMANCE REPORT TO COUNCIL, q2: APRIL 1 TO JUNE 30, 2011

OBJET :

rapport TRIMESTRIEL SUR LE rendement présenté au conseil POUR LE 2^ieme TRIMESTRE, du 1^ER avril AU 30 juin 2011

REPORT RECOMMENDATION

That the Planning Committee receive this report for further review and discussion of the service areas’ performance results, as outlined in Document 1.

RECOMMANDATION DU RAPPORT

Que le Comité de l’urbanisme reçoive le présent rapport aux fins d’un examen plus approfondi et d’une discussion des résultats sur le rendement des secteurs de service, tel qu’il est énoncé au Document 1.

BACKGROUND

The Finance and Economic Development Committee, at its meeting of 6 September 2011, is scheduled to receive the Quarterly Performance Report to Council, q2: April 1 to June 30, 2011, and refer it to the various Standing Committees for further review and discussion of the service areas’ performance results, as outlined in the Table of Contents (see Document 1 to ACS2011-COS-ODP-0014).

CONSULTATION

No specific public consultations were undertaken in the production of the report.

Notice of this meeting was advertised on the City’s website as per Section 77(1)(b) of the Procedure By-law.

FINANCIAL IMPLICATIONS

There are no financial implications since this is a review only.

LEGAL IMPLICATIONS

There are no legal implications since this is a review only.

SUPPORTING DOCUMENTATION

Document 1: Report dated 6 September 2011 from the Deputy City Manager, City Operations (ACS2011-COS-ODP-0014) - English and French versions

Document 2: Quarterly Performance Report to Council, Q2: April 1-June 30, 2011 (Issued separately and held on file.)9 - FINAL Performance Report EN.pdf

DISPOSITION

Staff to take appropriate action as directed by the Committee.

Document 1

Report to/Rapport au:

Finance and Economic Development Committee

Comité des finances et du développement économique

and Council / et au Conseil

6 September 2011 / le 6 septembre 2011

Submitted by/Soumis par:

Steve Kanellakos, Deputy City Manager/Directeur municipal adjoint,

City Operations/Opérations municipales

Contact Person/Personne-ressource : Donna Gray, Director/directrice

Organizational Development and Performance/Service du développement et du rendement organisationnels

613‑580‑2424, ext./poste 25684

City Wide/ À l’échelle de la Ville

Ref N°: ACS2011-COS-ODP-0014

SUBJECT:

QUARTERLY PERFORMANCE REPORT TO COUNCIL, q2: APRIL 1 TO JUNE 30, 2011

OBJET :

rapport TRIMESTRIEL SUR LE rendement présenté au conseil POUR LE 2^ieme TRIMESTRE, du 1^ER avril AU 30 juin 2011

REPORT RECOMMENDATIONS

1. That the Finance and Economic Development Committee receive the attached report and refer it for review and discussion at the following standing committee meetings:

· Transportation Committee – September 7, 2011

· Planning Committee – September 13, 2011

· Community and Protective Services Committee – September 15, 2011

· Environment Committee – September 20, 2011

2. That Council receive the report for information on October 12, 2011 once it has been reviewed by standing committees.

RecommandationS du rapport

1. Que le Comité des finances et du développement économique prenne connaissance du rapport ci-joint et le soumette pour examen et discussion aux prochaines réunions des comités permanents :

· Comité des transports – le 7 septembre 2011

· Comité de l’urbanisme – le 13 septembre 2011

· Comité des services communautaires et de protection – le 15 septembre 2011

· Comité de l’environnement – le 20 septembre 2011

2. Que le Conseil prenne connaissance du rapport le 12 octobre 2011, une fois qu’il aura été examiné par les comités permanents.

BACKGROUND

The Quarterly Performance Report to Council was developed in 2006 as a key component of the City’s Performance Measurement and Reporting Framework (ACS2006-CMR-OCM-0003). Since Q2 2006, the report has been produced following the end of each quarter and reviewed by standing committees before being received by Council. Work is underway to augment the Framework and as such future performance reporting requirements may change.

DISCUSSION

The Quarterly Performance Report to Council is an important component of the City’s accountability framework. Accountability is fundamental to good governance.

This Quarterly Performance Report to Council Q2: April 1 to June 30, 2011 provides measures from a broad cross-section of service areas to the public. This report provides information on how the City is performing relative to its established standards, as well as information on changes in performance over time. The Quarterly Performance Report includes:

Outcome measures (e.g., percentage of waste diverted from landfill);
Service measures (e.g., calls for service requests and call volumes);
Output measures (e.g., the number of food premise inspections);
Efficiency measures (e.g., cost per lane kilometre for road maintenance); and,
Customer service measures (e.g., on-time review of planning applications).

This Quarterly Performance Report to Council covers the reporting period between April 1 and June 30, 2011. It provides performance measures for services within the following service areas:

Planning
Building Code Services
Solid Waste Operations
Infrastructure Services
Communications and Customer Service
Community and Social Services – Employment and Financial Assistance
Fire Services
Social Housing and Shelter Management
Parks, Recreation and Cultural Services
By-Law and Regulatory Services
Ottawa Public Health
Ottawa Paramedic Service
Ottawa Police Service
Ottawa Public Library
Fleet Services
Roads and Traffic Operations and Maintenance
Transportation Planning

RURAL IMPLICATIONS

There are no specific rural implications associated with this report.

CONSULTATION

No specific public consultations were undertaken in the production of the report.

LEGAL IMPLICATIONS

There are no legal impediments to implementing the recommendations of this report.

RISK MANAGEMENT IMPLICATIONS

There are no risk management implications associated with this report.

FINANCIAL IMPLICATIONS

There are no financial implications associated with this report.

TECHNOLOGY IMPLICATIONS

There are no technology implications associated with this report.

CITY STRATEGIC PLAN

There are no ties to the City Strategic Plan associated with this report.

SUPPORTING DOCUMENTATION

Document 1: Quarterly Performance Report to Council Q2: April 1 – June 30, 2011

DISPOSITION

The Quarterly Performance Report to Council will be made available to citizens electronically in PDF and HTML formats on our Web site (ottawa.ca), and in printed format upon request.

Rapport au / Report to:

Comité des finances et du développement économique

Finance and Economic Development Committee

et au Conseil / and Council

le 6 septembre 2011 / 6 September 2011

Soumis par / Submitted by:

Steve Kanellakos, directeur municipal adjoint / Deputy City Manager,

Opérations municipales / City Operations

Personne-ressource / Contact Person: Donna Gray, directrice / Director

Services du développement et du rendement organisationnels/ Organizational Development and Performance

613-580-2424, ext./poste 25684

À l’échelle de la Ville/City Wide

Nº de référence : ACS2011-COS-ODP-0014

OBJET :

rapport TRIMESTRIEL SUR LE rendement présenté au conseil POUR LE 2^ieme TRIMESTRE, du 1^ER avril AU 30 juin 2011

SUBJECT:

QUARTERLY PERFORMANCE REPORT TO COUNCIL, q2: APRIL 1 TO JUNE 30, 2011

RecommandationS du rapport

1. Que le Comité des finances et du développement économique prenne connaissance du rapport ci-joint et le soumette pour examen et discussion aux prochaines réunions des comités permanents :

· Comité des transports – le 7 septembre 2011

· Comité de l’urbanisme – le 13 septembre 2011

· Comité des services communautaires et de protection – le 15 septembre 2011

· Comité de l’environnement – le 20 septembre 2011

2. Que le Conseil prenne connaissance du rapport le 12 octobre 2011, une fois qu’il aura été examiné par les comités permanents.

REPORT RECOMMENDATIONS

1. That the Finance and Economic Development Committee receive the attached report and refer it for review and discussion at the following standing committee meetings:

· Transportation Committee – September 7, 2011

· Planning Committee – September 13, 2011

· Community and Protective Services Committee – September 15, 2011

· Environment Committee – September 20, 2011

2. That Council receive the report for information on October 12, 2011 once it has been reviewed by standing committees.

CONTEXTE

Le rapport trimestriel sur le rendement à l’intention du Conseil, qui a été élaboré en 2006, constitue un élément clé du cadre de mesure et d’évaluation du rendement (ACS2006-CMR-OCM-0003). Le rapport est produit à la fin de chaque trimestre depuis le deuxième trimestre de 2006, et un comité permanent l’examine avant qu’il ne soit soumis au Conseil. On s’emploie actuellement à élargir le cadre de mesure et d’évaluation du rendement, ce qui pourrait donner lieu à une modification des critères d’évaluation du rendement.

DISCUSSION

Le Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil est un élément important du cadre de responsabilisation de la Ville. La responsabilisation est essentielle à une bonne gouvernance.

Ce rapport trimestriel sur le rendement à l’intention du Conseil, qui porte sur le deuxième trimestre de l’année, soit la période du 1^er avril au 30 juin 2011, renferme des mesures concernant un large éventail de services au public. Le rapport fournit des renseignements sur le rendement de la Ville par rapport à ses normes établies de même que sur les changements que le rendement a connus au fil des ans. Le rapport trimestriel sur le rendement comprend :

Résultats (p. ex. le pourcentage des déchets réacheminés des décharges);
Service (p. ex. les appels pour des demandes de service et les volumes d’appels);
Production (p. ex. le nombre d’inspections effectuées dans les services alimentaires);
Efficience (p. ex. le coût d’entretien des routes par kilomètre de voie);
Service à la clientèle (p. ex. respect du délai fixé pour l’examen des demandes d’aménagement).

Le Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil couvre la période visée du 1^er avril au 30 juin 2011. Il contient des mesures du rendement pour les services offerts par les directions suivantes:

Urbanisme
Services du code du bâtiment
Services de gestion des déchets solides
Services d’infrastructure
Communications et Service à la clientèle
Services sociaux et communautaires – services d’emploi et d’aide financière
Service des incendies
Logement social et Gestion des refuges
Services des parcs, des loisirs et de la culture
Services des règlements municipaux
Santé publique Ottawa
Service paramédic d'Ottawa
Service de police d’Ottawa
Bibliothèque publique d’Ottawa
Services de transport en commun
Services du parc automobile
Entretien des routes et Circulation routière
Planification des transports

RÉPERCUSSIONS SUR LES ZONES RURALES

Aucune répercussion particulière sur les zones rurales n’est associée à ce rapport.

CONSULTATION

Aucune consultation publique particulière n’a été entreprise dans le cadre de ce rapport.

RÉPERCUSSONS SUR LE PLAN JURIDIQUE ET DE LA GESTION DES RISQUES

Aucune répercussion particulière sur le plan juridique ou de la gestion des risques n’est associée à ce rapport.

RÉPERCUSSONS FINANCIÈRES

Aucune répercussion financière n’est associée à ce rapport.

DOCUMENT PERTINENT

Document 1 : Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil pour le 2^e trimestre : 1^eravril au 30 juin 2011.

DISPOSITION

Le public pourra consulter ce rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil en format PDF et HTML sur notre site Web (ottawa.ca) ou en format imprimé en en faisant la demande auprès de la Ville.