Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor/Conseiller P. Clark	Date : February 2, 2012	File/Dossier : TRC 01-12
To/Dest. : Deputy City Manager, City Operations cc: General Manager, Public Works
Subject/Objet : Priority for Road Clearing / Priorité au dégagement de la chaussée
Inquiry/Demande de renseignements At the 1 February 2012 meeting of the Transportation Committee, Councillor Clark raised the following inquiry: “Our system of road priorities works if the snow event is not followed in short order by rain, thaw and a further snow event. This causes the lanes and small courts not to be cleared for weeks. What can we do to address this?” À la réunion du 1 février 2012 du Comité des transports, le conseiller Clark a soulevé la question suivante : «Notre système de priorités en matière routière s’applique si la chute de neige n’est pas suivie à court terme de précipitations de pluie, d’un dégel et d’une autre chute de neige. En pareil cas, les allées et les petites cours peuvent être des semaines sans être dégagées. Que pouvons-nous faire pour remédier à la situation?»

Response

Response to be listed on the Transportation Committee Agenda of April 4, 2012.

The Maintenance Quality Standards (MQS), as approved by Council require most residential roads to be plowed within 10 hours after receiving 7 cm of snow to a snow packed standard.

As stated in the Department’s 2005 review of the MQS, “the standards currently in place are generally effective and are adequate when dealing with ‘Normal Winter Conditions”.

As part of the 2005 review, Council approved the authority of the Public Works Department to undertake additional activities, as required, to restore adequate road and sidewalk conditions and address extreme weather patterns. Within the report, the Department recommended that subsequent budgets include an ongoing operating pressure, commencing in 2006, of $2.5M, to fund the provision of supplementary measures necessary to respond to extreme weather conditions.

Based on the LRFP funding framework approved by Council, additional risk is being taken in developing the Winter Control budget knowing that there are reserve funds to smooth fluctuation in expenditures. As a result, the Winter Control Budget was reduced in 2012 by $2.76M however supplementary snow plowing, salting and snow removal activities are undertaken in event of extreme weather conditions, which is funded by the Winter Control Reserve. The current balance in the Winter Control Reserve is $8.2M, which is funded using surplus funds from the Winter Control Budget subject to the City being in an overall surplus position each year.

This winter the City has been experiencing significant freezing rain and rain followed by severe temperature drops overnight with lower than average snow fall and milder temperatures during the day.  As an example, in a 5 week period during December 2011 and January 2012, Ottawa received 60 hours of freezing rain, which is the same amount received over an average winter. These weather conditions result in roadway rutting and build up of snow/ice pack particularly on residential streets and some sidewalks.  In addition, the ice build up in snow banks has affected snow removal production rates.  

Multiple and prolonged precipitation events ranging from snow, freezing rain and rain on snow, accompanied by drastic changes in air temperatures have challenged the Department’s ability to achieve adequate sidewalk and roadway conditions in a timely manner. Under normal winter conditions, front end loaders equipped with plows maintain some residential roads. Due to the weather we have been experiencing this year front end loaders have not been found to provide the downward pressure necessary to remove ice build-up. This means that for some roads, even though they where plowed and the MQS was met, it did not prevent the build-up of ice and rutting (uneven surfaces).

For the most part, the current Standards are appropriately defined to achieve and sustain acceptable road and sidewalk conditions during average winter weather. The current discretionary authority to institute intervening measures provides the Public Works Department the necessary flexibility to respond and manage extreme weather conditions, which include the following operational adjustments:

· Increased frequency of scraping and the application of materials between events to prevent ice build-up during multiple events;

· Increased inspection of residential areas under significant freezing rain or freeze thaw conditions; and,

· Adjust Hired Grader Tender to include more units if available

· City equipment – consider purchasing graders when front end loaders are due to be replaced

Réponse

La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité des transports prévue le 4 avril, 2012.

Selon les normes de qualité en matière d’entretien (NQE) approuvées par le Conseil, la Ville doit assurer le déneigement de la plupart des voies résidentielles dans les dix heures suivant une accumulation de sept centimètres de neige selon la norme de « neige damée ».

Comme l’indique l’examen des NQE effectué par le Service des travaux publics en 2005, « les normes actuellement en vigueur sont dans l’ensemble efficaces et suffisantes pour affronter des ‘conditions hivernales normales’ ».

Dans le cadre de cet examen, le Conseil a accordé au Service le pouvoir d’effectuer les interventions nécessaires pour rétablir de façon satisfaisante l’état des routes et des trottoirs en cas de conditions météorologiques extrêmes. Dans son rapport, le Service a recommandé que des crédits permanents de 2,5 millions de dollars soient prévus dans le budget, à partir de 2006, pour absorber les coûts d’entretien supplémentaires causés par ce genre de conditions.

Selon la stratégie de financement du Plan financier à long terme (PFLT) approuvé par le Conseil, il est d’usage de prendre certains risques dans l’élaboration budget d’entretien hivernal, sachant qu’il existe un fonds de réserve. C’est pourquoi le budget a été réduit de 2,76 millions de dollars en 2012. Toutefois, les interventions additionnelles de déneigement et de salage ont toujours lieu en cas de conditions météorologiques extrêmes et sont payées par le fonds de réserve, dont le solde s’élève actuellement à 8,2 millions. Le fonds de réserve est approvisionné par les surplus du budget de l’entretien hivernal lorsqu’il y en a.

Cet hiver, Ottawa a connu des périodes considérables de pluie ou de pluie verglaçante suivies d’une forte chute de température durant la nuit, outre des précipitations de neige inférieures à la moyenne et des températures plutôt douces de jour. Par exemple, en seulement cinq semaines, de décembre 2011 à janvier 2012, Ottawa a eu 60 heures de pluie verglaçante, l’équivalent d’un hiver complet moyen. De telles conditions météorologiques creusent des ornières dans la chaussée et favorisent l’apparition de blocs de glace ou de neige qui encombrent souvent les rues des quartiers résidentiels et certains trottoirs. De plus, l’accumulation de glace dans la neige ralentit les opérations de déneigement.

L’abondance et la durée des précipitations, qu’il s’agisse de neige, de pluie verglaçante ou de pluie sur la neige, accompagnées de grands écarts de température, ont fortement entravé le Service dans sa capacité à rétablir de façon satisfaisante l’état des routes et des trottoirs dans des délais raisonnables. En temps normaux, des chargeuses frontales munies d’une pelle entretiennent certaines rues résidentielles; toutefois, en raison des conditions particulières de cet hiver, les chargeuses n’ont pas pu exercer une pression assez forte pour enlever l’accumulation de glace au sol. Certaines routes, bien qu’elles aient été déneigées selon les NQE, présentaient donc quand même les surfaces irrégulières que causent les accumulations de glace et les ornières.

De façon générale, les normes actuelles sont conçues pour que soit effectué adéquatement l’entretien des routes et des trottoirs lors de conditions hivernales moyennes. Le pouvoir discrétionnaire que possède le Service des travaux publics d’effectuer des interventions supplémentaires en cas de conditions météorologiques extrêmes lui offre la souplesse requise pour réagir convenablement. Dans ces cas, le Service et la Ville peuvent :

· Augmenter la fréquence du nettoyage des rues et de l’épandage de sel entre les phénomènes météorologiques pour freiner l’accumulation de glace;

· Augmenter la surveillance des secteurs résidentiels en cas de pluie verglaçante ou de gel-dégel;

· Modifier les contrats de déneigement pour augmenter le nombre de niveleuses si possible;

· Envisager l’achat de niveleuses quand les chargeuses frontales de la Ville doivent être remplacées.