Planification d’un événement spécial extérieur à Ottawa

Le 17 juillet 2013, la Ville d’Ottawa a adopté le Règlement municipal sur les événements spéciaux se tenant sur une propriété publique ou privée no 2013-232.

Conformément au Règlement 2013-232, par « événement spécial », on entend un événement tel qu’une foire, un festival ou un événement social, récréatif, éducatif, communautaire ou d’autres activités similaires qui se déroulent à l’extérieur, sur toute propriété autre qu’une rue ou un trottoir de la ville, et pour lequel on prévoit qu’au moins 500 personnes vont participer à un moment donné au cours de l’événement, y compris une activité sur une plage.

Si vous prévoyez qu'il y aura moins de 500 personnes présentes à votre activité, sachez que le Bureau central des activités peut toujours vous aider à coordonner les services de la Ville nécessaires à la tenue de votre activité.

Les événements qui ont lieu dans une rue ou sur un trottoir de la ville sont soumis aux dispositions du Règlement 2001-260. Conformément à ce règlement, on entend par « événement spécial » une manifestation, un défilé, une activité sportive, un festival, un carnaval, une danse de rue, une fête de quartier, une braderie, une messe extérieure ou tout autre événement similaire.

En fonction de l’envergure et de la complexité de votre événement, un préavis suffisant doit être donné pour permettre le traitement de votre demande. Nous pourrons ainsi en aborder toutes les facettes et permettre la tenue d’un événement sécurisé et réussi.

À quel moment devez-vous présenter votre demande?

Si vous prévoyez qu'au moins 500 personnes participeront à votre événement à un moment donné ou si l’événement se tient dans une rue ou sur un trottoir de la ville;

Si vous organisez un événement spécial à Ottawa, vous devrez remplir le formulaire de Demande de permis d'événement spécial et le soumettre avant votre événement au Bureau central des activités.

Dates limites de soumission des demandes :

  1. 30 jours avant l'événement spécial, si l'événement :
    1. comprend de la pyrotechnie ou des feux d'artifice;
    2. comprend la préparation, l'entreposage, la manutention, le service ou la vente de nourriture ou de boissons;
    3. comprend au moins un vendeur, peu importe son produit;
    4. comprend ou utilise au moins un véhicule;
    5. utilise une propriété municipale;
    6. comprend des feux en plein air;
  2. 60 jours avant l'événement spécial, si l'événement :
    1. utilise une propriété possédée ou louée par le gouvernement provincial ou fédéral;
    2. nécessite une exemption relative au bruit conformément au Règlement sur le bruit;
    3. utilise ou comprend un avion, une motomarine ou un hélicoptère;
    4. comprend ou utilise des structures ou de l'équipement temporaires, comme des tentes de plus de 60 m² ou 645 pi²;
  3. 90 jours avant l'événement spécial, si l'événement :
    1. Nécessite un permis pour occasion spéciale ou le prolongement temporaire d’un permis actuel délivré par la Commission des alcools et des jeux de l'Ontario relativement à la vente et au service de boissons alcoolisées;
    2. utilise une voie publique qui n'est pas une rue résidentielle;
    3. a lieu à la fête de Victoria, à la fête du Canada, le jour du Souvenir ou la veille du jour de l'An;
  4. 30 jours avant l'événement spécial, si l'événement ne correspond à aucune des caractéristiques énoncées dans les alinéas 1) à 3).

Outre les consignes ci-dessus, si votre demande concerne :

  • Une fête de quartier;
  • Une procession religieuse;
  • Une manifestation ou une marche;

Vous devez remplir les pages 1 à 4 ainsi que la page 9 du formulaire de demande et soumettre le tout 30 jours avant l’événement.

Lorsque vous aurez rempli les deux documents ci-dessus, veuillez les soumettre par courriel à l’adresse eventcentral@ottawa.ca ou par télécopieur au 613-560-6052. 

Une fois que les documents concernant votre demande auront été reçus, un représentant du Bureau central des activités communiquera avec vous pour amorcer le processus de demande de permis d’événement spécial.

Qu’est-ce que le Bureau central des activités?

Le Bureau central des activités :

  • facilite la coordination de tous les services municipaux de n'importe quel événement spécial;
  • sert de premier point de contact et de guichet unique pour les organisateurs d'événements dans la capitale nationale;
  • facilite l'obtention des permis nécessaires, mais aussi la planification des réunions avec les fonctionnaires municipaux concernés et les autres ordres de gouvernement;
  • coordonne les préparatifs d'urgence des événements, fixe les dates des événements semblables afin qu'ils ne soient pas en conflit les uns avec les autres, et communique à l'avance avec les intervenants internes et externes au sujet des répercussions possibles des événements;
  • travaille avec l'Équipe consultative des événements spéciaux de la Ville à faire en sorte que les événements spéciaux tenus à Ottawa soient réussis et sécuritaires, et que la ville et ses résidents en bénéficient.

Coordonnées

  • Téléphone : 613-580-2424, poste 14613
  • Courriel : eventcentral@ottawa.ca  
  • Télécopieur : 613-560-6052
  • Adresse postale : 101, promenade Centrepointe, Ottawa (Ontario) K2G 5K7