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Divulgation des dépenses municipales

Dans le cadre de son engagement en matière de responsabilisation et de transparence, le Conseil municipal d’Ottawa s’est engagé à divulguer mensuellement les dépenses de chacun de ses membres. Cet exercice proactif et périodique de divulgation des dépenses municipales permet de rehausser la transparence des pratiques de gestion des budgets pour chaque membre du Conseil. Conformément à ce même engagement du Conseil, les dépenses budgétaires des membres de l’équipe de la haute direction de la Ville sont également publiées.

Politique sur les dépenses du conseil

1. Aperçu de la politique

La Politique sur les dépenses du Conseil fournit des directives aux membres du Conseil quant aux dépenses qui les soutiennent dans l’exécution de leurs obligations prévues par la loi à titre de représentant élu. Le budget alloué aux services de la circonscription a comme objectif de fournir des ressources aux membres afin qu’ils puissent :

  • gérer leurs bureaux à l’hôtel de ville et dans leur quartier pour les soutenir dans leur rôle;
  • tenir des réunions et communiquer avec leurs électeurs et d’autres intervenants;
  • soutenir et promouvoir des activités ou des groupes communautaires dans leur quartier et dans la communauté élargie;
  • représenter la Ville à l’occasion de cérémonies, d’événements et de conférences.

La Politique vise à :

  • fournir une marge de manœuvre aux membres afin qu’ils puissent affecter les ressources de la façon la plus efficace pour répondre à leurs besoins précis;
  • éclaircir les processus que les membres et leur personnel doivent utiliser pour gérer leur budget en simplifiant et en exposant les règles dans les grandes lignes;
  • reconnaître la responsabilité des membres par rapport à la gestion des ressources de la Ville qu’on leur a allouées.

Les principes suivants doivent être appliqués dans l’interprétation de la présente Politique :

(a) Autonomie du Conseil

  • Le Conseil municipal, en tant qu’organe décisionnel de la Ville, est un organe séparé et distinct de l’organe administratif de la Ville.
  • L’autonomie du Conseil est prévue dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

(b) Intégrité du Conseil

  • L’intégrité du Conseil dans son ensemble et des bureaux des membres doit être protégée.
  • Les intérêts du Conseil municipal dans son ensemble sont plus importants que les intérêts des membres particuliers.

(c) Responsabilisation

  • Les membres sont les régisseurs des ressources de la Ville et, en fin de compte, sont responsables envers le public et leurs électeurs du type et du niveau de dépenses engagées.
  • Puisque les membres utilisent des fonds publics pour exercer leurs fonctions, le public s’attend à ce que ces fonds soient utilisés uniquement pour l’exécution des fonctions publiques.
  • Les dépenses des membres doivent être raisonnables et doivent correspondre aux attentes du public envers un représentant élu.
  • Les frais professionnels et les frais personnels des membres doivent demeurer séparés.

(d) Transparence

  • Le public a le droit d’être tenu au courant de la façon dont les fonds publics alloués aux membres sont dépensés.
  • Le droit du public d’obtenir de l’information sur les dépenses des membres doit être soupesé par rapport au besoin de protéger la vie privée et les renseignements personnels, et suffisamment de temps doit être accordé pour la comptabilité et le rapprochement adéquat des dépenses.

(e) Marge de manoeuvre et limites

  • Les membres ont besoin d’une marge de manoeuvre suffisante pour remplir leur rôle, gérer leur bureau et défendre les intérêts publics.
  • Les membres participent à la vie de leur communauté différemment.
  • Les dépenses ne doivent pas être en conflit avec d’autres lois et politiques connexes (p.ex., la Politique sur les ressources liées aux élections).
  • Tous les principes et les règles de comptabilité et de vérification liés à la Loi de l’impôt sur le revenu doivent être respectés.

Une exemption écrite à cette Politique peut être accordée par le greffier municipal et chef du contentieux et (ou) par le greffier municipal adjoint en consultation avec le commissaire à l’intégrité au besoin.

2. Cadre législatif

Le cadre législatif sur lequel s’appuie la Politique sur les dépenses du Conseil est la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’article 224 de la loi décrit le rôle du Conseil municipal :

  • représenter le public et tenir compte du bien-être et des intérêts de la municipalité;
  • élaborer et évaluer les politiques et les programmes de la municipalité;
  • déterminer les services que fournit la municipalité;
  • faire en sorte que des politiques, des pratiques et des procédures administratives de même que des politiques, des pratiques et des procédures en matière de contrôle soient en place pour mettre en oeuvre les décisions du Conseil;
  • veiller à la responsabilisation et à la transparence des activités de la municipalité,
  • y compris les activités de ses cadres supérieurs;
  • préserver l’intégrité financière de la municipalité;
  • exercer les fonctions du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

L’article 225 décrit également le rôle du maire en tant que président du Conseil :

  • agir en tant que premier dirigeant de la municipalité;
  • présider les réunions du Conseil pour que ses travaux puissent être effectués avec efficience et efficacité;
  • faire preuve de leadership dans ses rapports avec le Conseil;
  • fournir des renseignements et faire des recommandations au Conseil à l’égard de son mandat d’assurer la mise en place de politiques administratives, de responsabilisation et de transparence;
  • représenter la municipalité aux cérémonies et aux réceptions officielles;
  • exercer les fonctions du président du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

3. Affectation et gestion du budget

3.1 Affectation du budget

Budget alloué aux services de la circonscription des membres du Conseil

Les membres du Conseil disposent d’un budget alloué aux services de la circonscription pour le fonctionnement de leur bureau. Parmi les dépenses acceptables figurent les dépenses relatives aux activités communautaires, les contributions, les dons et les commandites, les fournitures de bureau et la dotation en personnel. Les membres du Conseil ne peuvent pas dépenser une somme supérieure à celle allouée dans le budget alloué aux services de la circonscription.

Les membres du Conseil sont responsables de tout déficit et doivent le rembourser personnellement. Ni les déficits ni les excédents ne peuvent être reportés à une année subséquente. Cette disposition est particulièrement importante dans une année d’élections puisqu’il doit y avoir suffisamment de fonds dans les coffres pour que le représentant nouvellement élu puisse gérer son bureau.

Lorsque le budget alloué aux services de la circonscription d’un membre semble afficher un déficit, le greffier municipal adjoint en avisera immédiatement le membre par écrit et, de concert avec le directeur des Services de soutien du Conseil municipal ou le directeur des Services de soutien du maire, selon le cas, travaillera avec le membre pour régler le problème.

Budget administratif du Conseil

Le greffier municipal et chef du contentieux a la responsabilité de surveiller le budget des représentants élus. Sous la surveillance du greffier municipal adjoint, le budget administratif du Conseil est utilisé pour financer une gamme d’articles communément utilisés dans chaque bureau et pour couvrir d’autres dépenses de soutien du Conseil ou requises en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Le salaire, les avantages et l’indemnité de déplacement des membres du Conseil sont puisés dans le budget administratif du Conseil. Les frais de voyage des membres lorsqu’ils participent à des conférences, à des réunions de comités et de commissions d’organismes municipaux ou à d’autres activités semblables peuvent aussi être payés à même ce budget, conformément aux politiques et aux procédures pertinentes.

3.2 Lignes directrices sur les dépenses et méthodes comptables

Les demandes de remboursement des dépenses des membres doivent respecter les principes comptables et de vérification fondamentaux ainsi que les lignes directrices suivantes :

  • Les dépenses doivent être liées aux activités de la Ville d’Ottawa; les membres et leur personnel ne peuvent demander le remboursement de dépenses de nature personnelle.
  • Les dépenses doivent correspondre à ce qui est permis dans le Manuel administratif des conseillers.
  • Les dépenses ne doivent pas créer, ni donner l’impression de créer, un conflit d’intérêts en raison de l’achat de biens ou services d’un membre de la famille du conseiller ou d'un membre de la famille de son personnel.
  • Les dépenses doivent avoir été engagées par les membres ou leur personnel. Le remboursement des dépenses engagées par des tiers n’est pas permis.
  • Les budgets des membres ne doivent pas être utilisés au profit de certains citoyens particuliers ou d’entreprises particulières (p.ex., pour payer des pénalités fiscales, des contraventions, de voyages personnels).
  • Les conseillers et leur personnel doivent fournir une documentation adéquate, y compris les originaux des reçus détaillés et une ventilation des taxes, pour appuyer toutes leurs demandes de remboursement de dépenses. La seule présentation de reçus ou de relevés de carte de crédit n’est pas suffisante et ne sera pas acceptée. En cas d’achat en ligne, une copie de la confirmation doit être jointe à la demande. Les conseillers ou leur personnel autorisé doivent signer directement toutes les factures et tous les reçus originaux. Les documents portant seulement un timbre de signature ou une signature électronique ne seront pas acceptés.
  • La délégation du pouvoir de signature au personnel doit être consignée dans le formulaire approprié et remise au directeur des Services de soutien du Conseil municipal ou au directeur des Services de soutien du maire avec l’échantillon des signatures avant la première opération.
  • Les factures doivent inclure une description des biens achetés ou des services rendus, le coût, les taxes applicables et le numéro d’inscription aux fins de la TPS. Si le numéro d’inscription aux fins de la TPS n’est pas fourni, l’adjoint du membre doit communiquer avec le fournisseur pour l’obtenir.
  • La Ville d’Ottawa est exonérée de payer la TPS. La TPS versée aux fournisseurs ne sera pas comprise dans le montant imputé au budget alloué aux services de la circonscription du membre.
  • Les biens matériels et intellectuels achetés par l’entremise du budget alloué aux services de la circonscription appartiennent au bureau et non au membre. Les reçus originaux et une photo de l’achat sont requis aux fins d’inventaire.
  • Tous les dons de bienfaisance financés à même le budget alloué aux services de la circonscription doivent être faits par chèque ou avec une carte pour petits achats et tous les reçus pour dons de bienfaisance doivent être libellés au nom de la Ville d’Ottawa. Les reçus pour dons de bienfaisance doivent être remis au directeur des services de soutien du Conseil municipal ou au directeur des services de soutien du maire. Aucun don de bienfaisance fait en espèces par un conseiller ou un membre de son personnel ne sera remboursé à moins qu’un reçu ne soit fourni.
  • Les dépenses de publipostage ou de marketing direct encourues par un conseiller pour une zone géographique située à l’extérieur de son quartier ne seront pas permises sans l’approbation préalable du greffier et chef du contentieux ou du greffier municipal adjoint, en consultation avec le commissaire à l’intégrité. Néanmoins, on reconnaît que les annonces publicitaires transmises par les médias de masse, les publications à grand public et certains itinéraires postaux non adressés traverseront les limites de quartier, situation qui constitue une exemption lorsqu’elle échappe au contrôle du conseiller souhaitant joindre ses résidents par publipostage ou marketing direct.
  • Les dépenses doivent être imputées dans l’année où elles ont été engagées. Elles ne peuvent être reportées prospectivement.
  • Les membres qui imputent des dépenses à l’année courante doivent avoir reçu le bien et (ou) le service avant le 31 décembre de cette même année.
  • Les reçus originaux doivent être soumis dans les 90 jours de l’achat et avant la date finale de traitement des paiements dans l’année budgétaire telle que déterminée par le Service des finances.
  • À la fin de l’année, lorsque des dépenses ont été engagées, mais que les factures ne sont pas encore reçues, les membres doivent en informer le directeur des Services de soutien du Conseil municipal ou le directeur des Services de soutien du maire, selon le cas, pour qu’un élément de passif soit établi. Les factures d’une année précédente qui n’ont pas été établies comme élément de passif ne seront pas remboursées à partir du budget de l’année précédente. Le paiement peut toutefois être effectué contre le budget de l’année courante.
  • Afin de préserver l’intégrité financière, les membres du Conseil doivent approuver les remboursements versés directement à leur personnel. Le greffier municipal et chef du contentieux ou le greffier municipal adjoint doit approuver les remboursements versés directement aux membres du Conseil.
  • Lorsqu’un membre du Conseil ou un membre de son personnel demande le remboursement d’une dépense, une preuve de paiement doit aussi être soumise;
  • Les membres du Conseil peuvent obtenir une carte de crédit professionnelle ou une carte d’achats qui offre une plus grande marge de manoeuvre quant à l’achat de biens et services, y compris les frais de voyages. Ces cartes comprennent des exigences précises en matière de consignation et de responsabilité.

4 Divulgation publique

Tous les membres du Conseil préparent mensuellement un rapport sur leurs dépenses. Ces rapports sont ventilés selon une série de catégories par souci de commodité. Un rapport détaillé est fourni pour les dépenses relatives aux dons et aux commandites, aux frais d’accueil, aux événements spéciaux et aux frais de voyage. Les membres du Conseil doivent tenir compte des exigences en matière de documents à l’appui des dépenses permises et doivent s’assurer de fournir les renseignements nécessaires. Les chiffres définitifs inscrits au budget de chaque membre sont aussi diffusés annuellement.

En outre, conformément aux exigences législatives de la Loi de 2001 sur les municipalités, un état de la rémunération, des avantages et des dépenses versés aux membres et membres désignés du Conseil ainsi qu’aux membres de la Commission des services policiers doit être remis au Conseil annuellement.
Dans un esprit de transparence et de responsabilisation, les frais de bureau de chaque membre du Conseil seront affichés sur le site Web de la Ville.

Conditions et exigences relatives à la divulgation publique

Contributions et commandites
  • Les contributions doivent être accompagnées d’une demande de l’organisation décrivant en détail le groupe et l’objectif de la contribution.
Cadeaux offerts par des conseillers
  • L’objectif professionnel et la date de la rencontre ayant occasionné la dépense doivent être fournis.
  • Le reçu détaillé original décrivant les articles achetés et le coût total doit être fourni.
  • Le nom et l’adresse de l’établissement doivent être indiqués.
  • Les noms complets de tous les participants à la rencontre doivent être fournis, ainsi que leurs affiliations s’ils représentent une organisation ou une entreprise. Les noms des personnes qui reçoivent des cadeaux ne constituent pas des renseignements confidentiels.
  • les conseillers ne sont pas tenus de dresser la liste des participants aux événements communautaires de nature sociale, protocolaire ou cérémoniale ou aux événements sociaux auxquels participent des groupes nombreux (plus de 10 personnes), aux événements scolaires ou à des événements similaires pendant lesquels aucune affaire municipale n’est négociée ni de fournir les noms des mineurs qui reçoivent un cadeau.
Événements spéciaux auxquels participent les conseillers
  • Le nom exact de l’événement doit être indiqué.
  • La date et le lieu de l’événement doivent être indiqués.
  • Les noms de toutes les personnes qui y participent avec le conseiller doivent être fournis.
  • Les reçus et les factures détaillés de toutes les dépenses doivent être fournis.
  • Une copie des billets achetés doit être fournie.
Déplacements
  • Tous les déplacements financés par la Ville, y compris ceux financés par les conseils, commissions ou organismes de la Ville, ainsi que tous les déplacements d’un conseiller financés par des organismes externes (conseils, offices de protection de la nature ou associations municipales, p. ex.) doivent être indiqués.
  • L’adresse, la durée et la raison de la rencontre doivent être indiquées.
  • Les demandes de remboursement des frais de déplacement doivent comprendre un itinéraire confirmant les dates de déplacements et les réservations de vols, une facture originale de l’hôtel décrivant le prix de la chambre et autres frais accessoires, une brochure du congrès confirmant le coût de participation et les dates ainsi que les reçus de taxi ou de stationnement.
  • Les conseillers doivent déclarer au commissaire à l’intégrité tous les coûts de déplacement financés par un organisme admissible en vertu du Code de conduite, et ce, avant le premier jour du déplacement.
  • Les conseillers qui entreprennent un déplacement financé par la Ville doivent soumettre un rapport précisant ce qui s’est passé, ce qu’ils ont appris à la conférence et comment le déplacement a permis de faire avancer la position ou les intérêts de la Ville. Ce rapport sera rédigé en tant que rapport présenté à titre d’information ou de rapport concernant de l’information distribuée auparavant, et inscrit à l’ordre du jour du comité permanent concerné.

5. Limites relatives aux dépenses

5.1 Dons

  • À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions sont limitées à 3,5 % du budget annuel alloué aux services de la circonscription du conseiller.
  • Les contributions doivent être faites sous forme de chèques de la Ville d’Ottawa à un groupe ou un organisme communautaire, non pas sous forme de chèques personnels du conseiller ou d’un membre de son personnel.
  • À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions faites aux particuliers, aux entreprises ou aux services financés par la Ville sont interdites.
  • L’achat de biens matériels à titre de contributions est interdit.

5.2 Dépenses

  • Aucune dépense ne doit créer un conflit d’intérêts, ou une apparence de conflit d’intérêts, pouvant découler de l’achat de biens ou de services auprès d’un membre de la famille d’un conseiller.
  • Les dépenses d’alcool ne sont pas permises.
  • Les dépenses personnelles (p. ex., des vêtements) ne sont pas admissibles.
  • Les cadeaux pour le personnel du conseiller ou d’autres employés de la Ville, ses agences, ses conseils, ses commissions et les entités ayant des buts précis ne sont pas admissibles.

5.3 Interprétation et exemption

Le greffier municipal adjoint et les conseillers peuvent consulter le commissaire à l’intégrité relativement aux dépenses des conseillers ou à toute interprétation sur l’application de cette politique.

Lorsque, après consultation auprès du greffier municipal adjoint et du commissaire à l’intégrité, le bien-fondé d’une dépense a été établi, une exemption peut être accordée par écrit.

6. Restrictions budgétaires dans une année d’élections

Dans une année d’élections municipales et durant une élection complémentaire, certaines restrictions sont placées sur les budgets de bureau des membres et sur les dépenses permises. Ces restrictions sont énumérées dans la Politique sur les ressources liées aux élections.

Comité exécutif (2011-2015)

Les rapports sur les dépenses de tous les membres du Conseil et du Comité exécutif sont produits chaque mois, et les dépenses y sont classées par catégories afin d’en faciliter la consultation. Un rapport détaillé des dépenses en frais d’accueil, en dons, en commandites, en coûts d’adhésion et en frais de déplacement est publié.