Accès à l'information / la protection de la vie privée

Au sujet de l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP)

Qu'est-ce que la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP)?


La Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée s'applique à tous les organismes gouvernementaux d'envergure régionale, comme les municipalités, les conseils scolaires, les services publics, les commissions de transport et de police, les services d'incendie, les offices de protection de la nature, les bureaux de santé et les autres services régionaux. Les ministères et organismes provinciaux ainsi que les institutions du gouvernement fédéral sont, quant à eux, assujettis à d'autres mesures législatives en la matière.
 

Aux termes de la LAIMPVP, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 1991, les institutions municipales sont tenues de veiller à la protection de tous les renseignements personnels qui sont versés aux dossiers gouvernementaux. La Loi prévoit des mesures auxquelles le gouvernement est tenu de souscrire pour protéger le droit à la vie privée des particuliers. Ces mesures comportent notamment des règlements sur l'obtention, l'utilisation, la divulgation et l'élimination des renseignements personnels que possède et contrôle une institution municipale. La Loi permet également aux particuliers d'avoir accès à l'information que possède l'administration municipale, et notamment de consulter la plupart des documents de nature générale et ceux qui contiennent des renseignements à leur sujet, sous réserve d'un nombre restreint d'exceptions très précises. Elle permet aussi aux particuliers de demander que des corrections soient apportées aux renseignements personnels qu'ils estiment erronés ou inexacts, ou d'annexer une déclaration de désaccord à leurs dossiers. Enfin, un particulier peut également demander que les décisions rendues par la direction d'une institution municipale aux termes de la LAIMPVP soient révisées par une autorité impartiale, le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.
Tous les organismes municipaux doivent nommer un directeur chargé de veiller à l'application de la loi au sein de l'institution et de prendre des décisions aux termes de celle-ci. À la Ville d'Ottawa, le Conseil municipal a délégué les pouvoirs et les charges de directeur au maire qui les a confié, à son tour, au greffier municipal, dont voici les coordonnées :

Ville d’Ottawa
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
3-1-1

La Loi stipule également qu'une institution dispose de 30 jours civils à compter de la date à laquelle une demande complète lui parvient pour rendre une décision ou fournir une réponse. Cependant, il arrive parfois que l'institution demande une prolongation de ce délai, notamment lorsqu'il est nécessaire de fouiller un grand nombre de documents ou de consulter un expert-conseil de l'extérieur.
Soucieuse de se conformer à l'esprit de la Loi, la Ville d'Ottawa s'engage à permettre aux particuliers de consulter les renseignements qu'elle possède et contrôle, y compris la plupart des documents d'exploitation ainsi que ceux qui contiennent des renseignements à leur sujet, le cas échéant. Nous observons ainsi notre consigne de maintien du statu quo en permettant la divulgation de certains renseignements sans qu'il soit nécessaire de présenter une demande officielle aux termes de la Loi. En fait, la Ville n'exigera la production d'une demande officielle que dans des circonstances très particulières.

Vous pouvez consulter la version intégrale de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée sur le site Web du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario. Vous pouvez aussi la télécharger. Il est également possible d'acheter un exemplaire de la Loi à :

Service Ontario
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Tél : 613-238-3630.
 

Responsabilités de la Ville

Le Conseil de la Ville d'Ottawa a délégué au greffier municipal les attributions découlant de la mise en œuvre de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). L'exécution quotidienne des obligations prévues dans la Loi par les services municipaux relève du gestionnaire des Élections et de LAIMPVD dont le bureau fait partie du Bureau des élections situé au 1221, chemin Cyrville, unité B, Ottawa, (Ontario), K1J 7S8. Dans chacun des services municipaux, des employés secondent le gestionnaire dans ses fonctions.

Parmi les responsabilités attribuées à la Ville par la Loi, mentionnons celles-ci :

  • répondre aux demandes officielles de renseignements présentées en vertu de la LAIMPVP
  • évaluer les demandes officieuses de renseignements pour le compte des services municipaux et conseiller ces derniers à leur sujet dans le but d'améliorer l'accès à l'information du public tout en faisant en sorte que les dispositions de la Loi relatives à la protection de la vie privée soient respectées
  • veiller à ce que tous ses services respectent les dispositions de la Loi et du Règlement concernant la collecte (en anglais seulement), l'échange et la divulgation des renseignements personnels et à ce que seuls les personnes et les services autorisés aient accès à ces renseignements
  • évaluer périodiquement les programmes et les outils technologiques de la Ville pour s'assurer qu'ils répondent aux exigences de la Loi
  • concevoir des programmes et des séances d'information sur la LAIMPVP et les offrir aux employés municipaux afin que ceux-ci connaissent bien les exigences de la Loi
  • veiller à ce que des processus soient en place pour assurer une élimination efficace et rapide de l'information
  • fournir de façon continue des mises à jour sur les décisions rendues par le Commissaire à l'information et à la vie privée de l'Ontario précisant leur incidence pour la Ville
  • surveiller la conception des formulaires, sondages et questionnaires afin que ceux-ci précisent la Loi en vertu de laquelle les renseignements personnels demandés sont recueillis, l'utilisation qui sera faite de ces renseignements ainsi que le nom d'une personne-ressource.

 

Confidentialité

Objet

Le présent document a pour objet de renseigner les utilisateurs et les utilisatrices du site sur la collecte et l'utilisation d'information nominative. Ce qui suit ne se veut pas un contrat implicite ou explicite et ne devrait, en aucun cas, être interprété comme tel.

Définition

Le terme « information nominative » désigne ici toute donnée ou tout renseignement à propos d'une personne dont l'identité est connue ou pourrait être déterminée.

Information nominative demandée

Règle générale, les citoyens et les citoyennes n'ont pas à donner d'information nominative pour visiter le portail de la Ville d'Ottawa ou télécharger de l'information. Néanmoins, les autorités municipales peuvent, dans certains cas, avoir besoin de renseignements à caractère personnel pour répondre à une demande de services spécialisés, et ces renseignements sont alors traités de la même manière que ceux fournis lors d'une visite en personne à un bureau de la Ville.

Information nominative disponible

L'adresse IP (adresse numérique Internet) des ordinateurs (serveurs) qui visitent les sites de la Ville d'Ottawa est notée à des fins statistiques, pour nous permettre d'améliorer la conception et l'accès. La Ville ne cherche toutefois pas à acquérir des informations nominatives sur les utilisateurs et utilisatrices ou à les associer à des adresses particulières.

Protection des renseignements personnels

La Ville d'Ottawa a ses utilisateurs et utilisatrices à cœur. Elle ne vend ni ne loue à qui que ce soit l'information les concernant. Elle ne divulgue aucune information nominative ou susceptible d'identifier ses utilisateurs ou utilisatrices à des tiers indépendants, sauf lorsque légalement tenue de le faire. Elle tâche de recueillir le minimum d'information requis pour remplir la mission du réseau.

Autres sites Web

Le portail comporte des liens pointant à divers sites extérieurs. Les personnes qui visitent ces sites sont encouragées à lire leurs politiques en matière de confidentialité et invitées à prendre garde de ne pas fournir de l'information nominative sans comprendre à quoi elle servira. La Ville d'Ottawa encourage aussi les utilisateurs et utilisatrices à consulter les lignes directrices sur la confidentialité recommandées par la Online Privacy Alliance [alliance pour la protection de la confidentialité en ligne].

Collecte, utilisation et conservation d'information sur les utilisateurs et utilisatrices du portail

La Ville d'Ottawa enregistre à des fins statistiques l'adresse IP de chaque personne qui visite le portail, le type de navigateur utilisé, la date et l'heure de la visite, ainsi que les pages consultées. Ces renseignements sont utilisés strictement à des fins statistiques.

La Ville recueille, utilise et conserve des renseignements personnels seulement dans les cas où elle le juge essentiel (et lorsque la loi le permet) pour administrer les services et fournir les produits, services ou renseignements demandés par ses clients.

Nous acceptons les paiements au moyen des cartes Master Card, Visa et American Express sur ce site. Nous avons pris de nombreuses mesures pour assurer la sécurité de votre transaction et des renseignements sur votre carte de crédit, notamment pour ce qui concerne la transmission, le traitement et le stockage des données relatives à votre carte de crédit.

Méthode de collecte de données

Afin de recueillir des données pour la préparation de rapports statistiques qui nous permettront d'améliorer notre site Web, nous utilisons actuellement un progiciel d'analytique appelé WebTrends. Les données recueillies par WebTrends ne sont rattachées à aucune information permettant d'identifier l'utilisateur, dont la vie privée et l'anonymat sont préservés en tout temps. Ces données, ainsi que les rapports soumis à la Ville, servent à améliorer notre site Web. WebTrends maintient la confidentialité de ces renseignements et ne les divulgue qu'à la Ville. Pour en savoir davantage sur notre fournisseur de services d'analytique, veuillez consulter le site www.webtrends.com.

Nous nous servons également de témoins de session dans le site Web de la Ville afin de traiter les services demandés (p. ex., l'inscription à des cours). Le témoin de session est un petit fichier qui emmagasine de l'information et qui est supprimé quand l'utilisateur quitte le navigateur. Le site Web de la Ville utilise cette méthode pour recueillir des données ne permettant pas d'identifier l'utilisateur et ne pouvant, par conséquent, servir à d'autres fins que l'analyse statistique.

Nous acceptons actuellement les paiements par Visa et Master Card sur ce site. Nous avons pris de nombreuses mesures pour assurer la sécurité de votre transaction et de l'information figurant sur votre carte de crédit, ce qui inclut la transmission, le traitement et l'entreposage des renseignements indiqués sur votre carte de crédit.

Vos commentaires nous aideront à décider si nous continuerons à employer cette technologie. N'hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions ou désirez formuler des commentaires.

Protection des renseignements personnels

La Ville d'Ottawa ne vend ni ne loue à qui que ce soit l'information concernant ses utilisateurs ou utilisatrices. Elle ne divulgue aucune information nominative ou donnée susceptible d'identifier ses utilisateurs ou utilisatrices à des tiers indépendants, sauf lorsque légalement tenue de le faire.

Procédures de sécurité

Parfois, en raison d'améliorations apportées à la sécurité Internet, lesquelles sont nécessaires pour la protection de nos utilisateurs, les navigateurs plus anciens ne peuvent plus accéder au site ottawa.ca. Si votre navigateur est incapable d'établir une connexion protégée, veuillez envisager de le mettre à niveau pour accéder au contenu protégé.

Personnel autorisé à consulter l'information

L'accès à l'information nominative est restreint aux fonctionnaires municipaux qui ont besoin de cette information pour remplir leurs fonctions. Le directeur ou la directrice veille à ce que les fonctionnaires respectent les restrictions et protègent l'information nominative.

Accès à l'information

La Ville d'Ottawa s'efforce de rendre son information accessible au public. Certains des documents en sa possession contiennent toutefois des renseignements à caractère privilégié ou personnel. La Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée oblige la municipalité à vérifier le contenu de tels documents avant de les divulguer. Toute demande d'accès à l'information doit être présentée par écrit.