Conditions

Pour se renseigner sur la disponibilité d'espace public à l'hôtel de ville d'Ottawa, veuillez communiquer avec nous
par courriel à ochbookings@ottawa.ca
ou par téléphone au 613-580-2424, poste 22771

Conditions d'utilisation de l'espace public à l'hôtel de ville d'Ottawa

Les meubles, l'équipement et les enseignes que l'organisateur fera entrer en prévision d'un événement doivent être approuvés au préalable par le coordonnateur des événements spéciaux ou son délégué.

Les articles apportés pour un événement doivent être emportés dès l'achèvement de celui-ci. Les articles laissés à l'hôtel de ville d'Ottawa seront enlevés dans les 24 heures qui suivent l'événement.

Pour assurer le succès de votre événement, nous demandons que les arrangements détaillés soient finalisés au moins deux semaines avant sa tenue.

Veuillez prendre connaissance renseignements supplémentaires ci-dessous :

Accessibilité
Boissons alcoolisées

Services audiovisuels

Barbecues

Bougies

Services de traiteur et d'alimentation

Enfants

Dommages

Décorations

Livraisons

Présentoirs

Alimentation électrique

Frais de location de l'équipement

Assurance

Éclairage

Médias

Stationnement

Affiches et enseignes

Tirages

Règles et règlements

Sécurité

Vente

Usage du tabac

Coûts de main-d'œuvre

Entreposage

Vol ou perte d'objets

Accessibilité

  • Les propriétés de la Ville d'Ottawa étant des installations publiques, nous demandons qu'aucun des objets (meubles, présentoirs, cordons, etc.) utilisés pour un événement ne bloquent ou restreignent les passages piétonniers habituels.

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Boissons alcoolisées

  • Tous les demandeurs doivent se conformer aux exigences énoncées dans la politique municipale sur l'alcool.
  • La consommation d'alcool sur les lieux est régie par les règlements établis par la CPVAO, et un permis de circonstance de la CPVAO est exigé.
  • Le promoteur du permis de circonstance doit remplir, signer et soumettre le Formulaire d'attestation (Attestation concernant la décharge de responsabilité, l’hypothèse de risque et l’indemnisation) avant la tenue de l’événement, tel que l’exige la politique municipale sur l'alcool.
  • Une copie du permis de circonstance doit être affichée sur les lieux où se tient l'événement (à proximité de l'endroit où les boissons alcoolisées sont servies).
  • La Ville se réserve le droit d'empêcher, pour tout motif qu'elle juge indiqué, la vente de rafraîchissements ou de boissons alcoolisées.

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Services audiovisuels

  • L'installation, l'utilisation et l'entretien de l'équipement audiovisuel de la Ville seront assurés par le coordonnateur des événements spéciaux.
  • Si l'organisateur a besoin d'un équipement supplémentaire qui n'est pas en stock, des frais lui seront imposés.
  • Si le locataire a besoin d'un équipement audiovisuel de la Ville, des frais de location de l'équipement et le coût du personnel nécessaire, durant et après les heures normales de travail, pour faire fonctionner l'équipement lui seront imposés.
  • Par ailleurs, le locataire peut fournir et utiliser son propre équipement (Nota : Il n'est pas permis de combiner deux différents systèmes)

Frais de location de l'équipement (tarif forfaitaire) :

  • projecteur ACL (2 000 lumens) 103 $
  • petit système de son 130 $
  • microphone sans fil 100 $
  • tables de 60 po de diamètre, 15 sur place Gratuit

(tables supplémentaires à 10 $ chaque, jusqu'à un maximum de 10)

  • sujets à modification)

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Barbecues

  • Seuls les barbecues au propane sont permis (à l'extérieur), à condition que l'organisateur de l'événement ou le demandeur fournisse un extincteur d'incendie par barbecue.
  • Les barbecues doivent être cloisonnés en tout temps.
  • Les plaques chauffantes sont permises à l'intérieur, à condition de satisfaire aux exigences du Code des incendies.

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Bougies

  • Les bougies à flamme nue et l'encens sont interdit à l'intérieur de l'hôtel de ville d'Ottawa en vertu du Code des incendies.

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Services de traiteur et d'alimentation

  • La Ville se réserve le droit de réglementer les services de traiteur et de rafraîchissements à tous les événements publics ou privés qui se tiennent dans des salles de réunion et des aires d'activités.

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Enfants

  • Les enfants de moins de 12 ans ne doivent pas être laissés sans surveillance sur le terrain ou dans l'immeuble de l'hôtel de ville d'Ottawa.

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Dommages

  • Dans les cas où il y a des coûts à cause de dommages ou de travaux de nettoyage excessifs résultant directement d'un événement, des frais seront imposés à l'organisateur en vue de leur recouvrement intégral.

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Décorations

  • Les ballons d'hélium et ballons non en latex sont permis à l'hôtel de ville à des fins de décoration seulement.
  • Il faut informer le coordonnateur des événements spéciaux des plans de décoration avant la tenue de l'événement.

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Livraisons

  • Toutes les activités de chargement et de déchargement doivent être coordonnées au moins une semaine à l'avance avec le coordonnateur des événements spéciaux.
  • Le monte-charge peut être utilisé et doit être réservé pour des tranches horaires précises en fonction de sa disponibilité.
  • La plateforme de chargement est accessible; en cas de livraisons en dehors des heures normales de travail, des frais pourraient être imposés à l'organisateur.

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Présentoirs

  • Les plans d'emplacement des dispositifs de présentation, tels que les tables, les chevalets et les tableaux mobiles, doivent être coordonnés et approuvés par le coordonnateur des événements spéciaux ou son représentant avant la tenue de l'événement.

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Alimentation électrique

  • Tous les besoins et plans d'alimentation électrique doivent être soumis à l'approbation de notre personnel technique deux semaines avant la tenue de l'événement.
  • Les besoins d'alimentation électrique qui nécessitent un câblage ou des services supplémentaires seront satisfaits sur demande, mais l'organisateur pourrait avoir à supporter des frais supplémentaires.
  • Le personnel chargé des travaux dans l'immeuble s'occupera du fonctionnement et de la modification de l'équipement électrique ou mécanique de l'installation.

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Assurance

  • L’organisateur de l’événement est responsable d’obtenir l’assurance requise. Si l'événement nécessite une assurance de responsabilité civile, l'organisateur devra produire une preuve assurance de responsabilité civile :
  • conforme à la politique de la Ville en matière d'assurances;
  • comportant une limite minimale de 2 000 000 $  par sinistre.
  • désignant la Ville d'Ottawa comme assuré additionnel;
  • contenant une clause de responsabilité réciproque ou de dissociabilité des intérêts.

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Éclairage

  • Toutes les propriétés de la Ville d'Ottawa ont des capacités d'éclairage variable, et l'éclairage souhaité doit être demandé à l'avance.
  • Il importe de signaler que toutes les propriétés sont dotées d'un éclairage d'urgence qui ne peut être éteint ni diminué d'intensité.

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Médias

  • Le demandeur est responsable des communiqués de presse et des annonces d'intérêt public, sauf dans les cas où l'événement est coparrainé par la Ville d'Ottawa.

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Stationnement

  • Du stationnement payant est disponible à l'hôtel de ville d'Ottawa. Un garage souterrain de stationnement public fermé se trouve sous l'hôtel de ville. Veuillez consulter les pages Parcs de stationnement municipaux et Tarifs de stationnement.
  • Les livraisons (voir la section Livraisons) peuvent se faire au moyen de permis de stationnement temporaire; nous demandons cependant que tous les véhicules soient déplacés dès la fin du chargement ou du déchargement.
  • Tous les véhicules non autorisés qui se trouvent sur le terrain de l'hôtel de ville risquent d'être remorqués aux frais du propriétaire qui recevra une contravention.

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Affiches et enseignes

  • Les affiches et enseignes sur piquet son interdites sur le terrain ou dans l'immeuble de l'hôtel de ville d'Ottawa.
  • Aucun matériel imprimé ne doit être apposé sur les murs, les piliers, les fenêtres, etc. de l'hôtel de ville d'Ottawa.
  • Les enseignes peuvent, avec approbation préalable, être placées sur des chevalets ou des présentoirs.
  • Toutes les enseignes doivent être dans les deux langues officielles, faute de quoi elles seront retirées.

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Tirages

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Règles et règlements

  • L'organisateur doit se conformer aux règles et règlements applicables de la Ville d'Ottawa.
  • La non-conformité entraînera l'annulation de l'événement.
  • Aucune activité illégale ne sera tolérée.

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Sécurité

  • Pour des raisons de sécurité, les sorties, escaliers, salles de contrôle de la sécurité et comptoirs d'accueil doivent demeurer accessibles en tout temps.
  • Tous les besoins en matière de sécurité des biens et des personnes pour les événements doivent être coordonnés avec le coordonnateur des événements spéciaux de la Ville d'Ottawa.
  • La Ville se réserve le droit de demander la présence d'un personnel de sécurité à des moments précis pendant la période de location, aux frais du locataire.

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Vente

  • Aucune vente commerciale de biens ou de services n'est permise.
  • La vente par des organismes de bienfaisance nécessite une approbation préalable.
  • Dans le cas d'événements publics comportant des frais d'entrée, le locataire a la responsabilité de s'assurer des services de vendeurs et de receveurs de billets.

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Usage du tabac

  • Le Règlement municipal sur les lieux publics sans fumée est appliqué à l'hôtel de ville d'Ottawa.
  • Il importe de signaler que toute personne surprise à fumer sera expulsée des lieux et pourrait être mise à l'amende; l'événement pourrait également être annulé.

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Coûts de main-d'œuvre

  • Du personnel supplémentaire pourrait être nécessaire durant un événement. Une fois finalisés les détails de l'événement, le coordonnateur des événements spéciaux présentera les besoins précis en personnel.
  • Les tarifs horaires (minimum de quatre heures) sont les suivants :

Personnel d'entretien 18 $/heure par nettoyeur
Personnel de sécurité 18 $/heure par agent
Personnel technique (audiovisuel) 35,50 $/heure par technicien
Technicien en systèmes du bâtiment (CVC) 40,49 $/heure par TSB

(Tarifs sujets à modification)

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Entreposage

  • Aucun local ou espace d'entreposage n'est disponible à l'hôtel de ville d'Ottawa.

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Vol ou perte d'objets

  • La Ville d'Ottawa n'est pas responsable des objets volés ou perdus à l'hôtel de ville. Dans une telle éventualité, veuillez communiquer avec le coordonnateur des événements spéciaux de la Ville d'Ottawa, par téléphone au 613-580-2424, poste 22771, ou par courriel à ochbookings@ottawa.ca.

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Dernière mise à jour : décembre 2010