La place Marion-Dewar

Objectifs de l'utilisation de la place Marion-Dewar
Demande d'utilisation

Critères d'admissibilité et d'évaluation

Frais de location

Autres conditions

Renseignements

Objet

Les présentes lignes directrices ont pour objet d'encadrer l'utilisation de la place Marion-Dewar, située au 110 de l'avenue Laurier Ouest, adjacente à hôtel de ville d'Ottawa. La place Marion-Dewar fait partie de l'aire des festivals, qui comprend aussi le parc de la Confédération (de l'autre côté de l'avenue Laurier) appartenant à la Commission de la capitale nationale (CCN). Bien que les présentes lignes directrices ne s'appliquent directement qu'à la place Marion-Dewar, elles sont compatibles avec les lignes directrices correspondantes de la CCN.

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Objectifs de l'utilisation de la place Marion-Dewar

La place Marion-Dewar a pour vocation d'offrir un emplacement central pour la tenue de festivals et d'événements spéciaux :

  • qui favorisent le développement économique de la ville (en attirant des visiteurs et en produisant d'autres retombées économiques directes et indirectes);
  • qui enrichissent la vie sociale et culturelle des résidents et des visiteurs grâce à leurs programmes de grande qualité.

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Demande d'utilisation

Les organismes qui souhaitent utiliser la place Marion-Dewar doivent répondre à des critères particuliers et payer les frais associés. Un formulaire de demande doit être rempli par l'organisme et présenté au coordonnateur des événements spéciaux. Ce dernier examinera les demandes reçues et approuvera l'utilisation de la place Marion-Dewar en fonction des critères d'admissibilité et de la disponibilité.

Les organisateurs d'un festival ou d'un événement spécial doivent présenter l'information suivante :

  1. la description de l'événement, précisant son objet et ses buts ainsi que ses dates et heures;
  2. un aperçu du thème, de la clientèle cible et des activités au programme;
  3. la description de l'organisme (historique, structure, personnes à contacter);
  4. le montant des frais d'entrée et le chiffre de l'assistance prévue, tant de l'intérieur que de l'extérieur de la région;
  5. un sommaire du plan de commercialisation ou de promotion, ainsi que des échantillons du matériel promotionnel;
  6. la liste des artistes, interprètes et groupes qui y participeront (s'il y a lieu);
  7. la description des aliments, breuvages et articles qui seront mis en vente;
  8. le plan du site (qui devra être approuvé à l'avance) et les fermetures de rue qui seront nécessaires;
  9. les états financiers, y compris la valeur prévue des commandites et le nom des commanditaires.

Les organismes doivent également présenter :

  • un sommaire de l'équipement et des services nécessaires (p. ex., barrières, vestiaire, centre de contrôle du site); si les organisateurs ont besoin d'utiliser la salle de contrôle des festivals, les frais de location couvrent les journées d'ouverture seulement, des frais additionnels sont prévus pour les journées supplémentaires;
  • un rapport d'évaluation dans les 60 jours qui suivent l'événement, comprenant le chiffre de l'assistance, les objectifs de commercialisation ou de promotion atteints, les niveaux d'amplification du son, les états financiers et l'évaluation des services fournis par la Ville d'Ottawa.

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Critères d'admissibilité et d'évaluation

L'utilisation de la place Marion-Dewar est accordée d'après la priorité de la demande, sous réserve de la disponibilité du site. Les demandes des groupes de priorité 1 passeront automatiquement avant les autres événements.

Priorité 1 Grands festivals établis
Priorité 2
Petits festivals émergents ou grands événements spéciaux établis (d'une journée)
Priorité 3
Événements organisés par des groupes commerciaux et événements d'une journée ou moins organisés par des groupes communautaires et d'autres organismes. Ces derniers seront approuvés par le coordonnateur des événements spéciaux ou un représentant de la Ville en fonction de la disponibilité d'espace et de la nature de l'événement.

La priorité du demandeur est établie en fonction des critères suivants :

  • la capacité d'attirer des touristes de l'extérieur de la région;
  • la capacité de favoriser un développement économique;
  • la feuille de route d'un événement établi (par opposition à un événement en développement);
  • le niveau attesté de responsabilité financière et de stabilité de l'organisme;
  • la nature unique de l'événement (c.-à-d. l'attrait exercé sur le public, la capacité de susciter de nouveaux auditoires);
  • la durée (les activités de longue durée ayant priorité sur les événements de courte durée);
  • les répercussions sur la communauté environnante (p. ex., le besoin de fermer des rues, l'amplification du son);
  • la participation de bénévoles.

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Frais de location

Organismes sans but lucratif :

Dans le cas de groupes sans but lucratif n'imposant pas de frais d'entrée, d'associations communautaires tenant un événement d'une journée ou moins et d'organismes financés par la Ville, les frais de location sont de 721 $ par jour (plus TVH) et couvrent tout le personnel de soutien et les services publics nécessaires.

Autres utilisateurs :

Les demandeurs retenus devront conclure une entente avec la Ville d'Ottawa. Les frais de location de la place Marion-Dewar sont de 1 381 $ (plus TVH) pour une période de trois jours (une journée pour le montage, une journée pour l'événement et une journée pour le démontage). Des frais de 1 381 $ (plus TVH) seront imposés pour chaque journée supplémentaire.

Les frais de location couvrent :

  1. les services publics (alimentation électrique ordinaire, y compris des consoles A, et eau);
  2. le nettoyage à l'intérieur de l'hôtel de ville - (à l'extérieur par l'organisateur);
  3. l'accès à la salle de contrôle des festivals (les jours d'activité seulement);
  4. les réparations mineures de l'aire gazonnée;
  5. l'utilisation des barrières et poids en béton existants (s'ils sont disponibles);
  6. les panneaux électriques portatifs.

Nota : Les groupes seront responsables de tous les dommages causés par négligence à l'aménagement paysager et à l'équipement.

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Autres exigences

Les organisateurs d'un festival ou d'un événement spécial doivent, à leurs propres frais :

  1. assurer la présence d'un responsable de la programmation et de la coordination logistique;
  2. effectuer de nuit le nettoyage du site pendant et après l'événement;
  3. assurer une supervision, un contrôle des foules, une coordination et un soutien technique suffisants durant l'événement;
  4. installer et démanteler l'équipement nécessaire et l'infrastructure;
  5. produire un certificat d'assurance responsabilité civile générale comportant une limite minimale de 5 millions de dollars par sinistre et désignant la Ville d'Ottawa comme assuré additionnel;
  6. s'assurer de laisser la place Marion-Dewar dans son état originel;
  7. annoncer la place Marion-Dewar comme le site officiel de l'événement dans le matériel promotionnel et les enseignes;
  8. obtenir un permis de circonstance pour la vente d'alcool, s'il y a lieu;
  9. se conformer à tous les règlements et lois, notamment les politiques de la Ville ayant trait à l'usage du tabac et à l'utilisation par le public des installations municipales;
  10. respecter les exigences énoncées dans la politique municipale sur l'alcool;
  11. respecter les règlements de la Ville d'Ottawa concernant l'utilisation du site (p. ex., interdiction de piquets au sol, contrôle des niveaux d'amplification du son, restrictions de poids au-dessus de la scène permanente et du garage de stationnement);
  12. veiller à empêcher toute activité illégale.

Conditions

  1. La permission d'utiliser la place Marion-Dewar n'implique pas qu'une permission similaire sera accordée les années suivantes. Une nouvelle demande doit être présentée annuellement (en décembre de l'année précédant l'événement).
  2. Les présentes lignes directrices ne s'appliquent qu'à l'utilisation de la place Marion-Dewar, du centre de contrôle du site et des vestiaires. La réservation de tous les autres espaces intérieurs ou extérieurs doit être discutée avec le coordonnateur des événements spéciaux, qui verra également aux arrangements logistiques à la suite de la réservation de la place Marion-Dewar.
  3. La Ville d'Ottawa se réserve le droit de demander que des changements soient apportés au plan du site afin de protéger les caractéristiques naturelles, structurelles ou architecturales de la place Marion-Dewar.
  4. Des lignes directrices de gestion d'événement seront fournies, faisant état des éléments d'infrastructure (sorties d'eau, sources d'alimentation électrique, etc.) et des règlements applicables.
  5. En temps normal, une période de deux semaines est prévue entre les événements majeurs afin de laisser au terrain de la place Marion-Dewar le temps de se rétablir.

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Définitions

Événement spécial : Activité organisée non récurrente de caractère sportif, social, récréatif, touristique ou culturel.

Festival culturel touristique : Célébration publique annuelle de durée limitée organisée par un groupe sans but lucratif.

Grand festival établi : Festival existant depuis au moins deux ans et ayant un budget de fonctionnement supérieur à 100 000 $.

Petit festival émergent : Festival existant depuis moins de deux ans et ayant un budget de fonctionnement inférieur à 100 000 $.

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Renseignements

Pour se renseigner sur la disponibilité d'espace public à la place Marion-Dewar, veuillez communiquer avec nous
par courriel à ochbookings@ottawa.ca
ou par téléphone au 613-580-2424, poste 22771.

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Dernière mise à jour : décembre 2010