Les 12 étapes du processus d'examen d'une demande d'aménagement

Le mot « aménagement » est un terme très général qui englobe des activités donnant lieu à la modification de l'utilisation du sol, à la construction ou à l'agrandissement d'un ou de plusieurs immeubles sur un terrain ou à la création d'une parcelle de terrain. La présente section constitue un guide étape par étape du processus d'approbation d'un aménagement qui s'adresse aux groupes communautaires, personnes qui construisent un immeuble pour la première fois et aux promoteurs chevronnés.

Où débute le processus d'examen d'un aménagement?

La Province de l'Ontario, par la Loi sur l'aménagement du territoire et la Loi sur les municipalités, détermine le processus d'approbation d'un aménagement ainsi que le mode de contrôle des utilisations du sol et les responsables de ce contrôle. La Loi sur l'aménagement du territoire s'applique à la plupart des demandes d'aménagement, tandis que la Loi sur les municipalités régit les questions comme les ouvertures et fermetures de rues ainsi que les changements de noms de rues.

Conformément aux exigences de la Loi sur l'aménagement du territoire, la Ville établit un plan directeur appelé Plan officiel, qui s'accompagne du Règlement de zonage, instrument clé pour l'application du Plan officiel.

Pour obtenir un complément d'information ainsi que des exemplaires du Plan officiel et des Règlements de zonage, veuillez composer le 3-1-1 ou communiquer avec l'un des Centres du service à la clientèle de la Ville.

Le processus d'examen d'une demande d'aménagement

Le processus d'examen d'un aménagement comprend 12 étapes ou jalons. (Chaque demande ne parcourt pas nécessairement toutes ces étapes; certaines demandes ne nécessitent pas un avis au public, par exemple.)

Voici les 12 étapes du processus :

1. Consultation préalable au dépôt de la demande
2. Dépôt de la demande

3. Examen préliminaire de la demande (pièces et renseignements manquants)

4. Préavis donné à la communauté

5. Circulation aux organismes techniques et communautaires et au conseiller du quartier

6. Installation d'une enseigne sur les lieux

7. Séance communautaire d'information et de commentaires

8. Résolution des problèmes : préparation d'un rapport de décision administrative ou d'un rapport au Comité

9. Avis de la décision du fonctionnaire compétent (décision par délégation)

10. Avis de réunion publique

11. Avis de la décision du Comité ou du Conseil

12. Mesures postérieures à la demande

La Ville d'Ottawa invite le public et les organismes communautaires à présenter leurs observations sur le processus d'examen d'un aménagement, et les encourage à ce faire. Les organismes communautaires ont un rôle important à jouer dans ce processus et peuvent donner des éclaircissements pratiques et utiles sur les répercussions éventuelles des modifications au Plan officiel ou au Règlement de zonage, des lotissements, des plans d'implantation de commerces et d'industries et toute autre question d'aménagement touchant de près ou de loin leur quartier. 

Étape 1 : Consultation préalable à la demande

La consultation préalable à la demande est une réunion organisée entre les requérants éventuels et le personnel de la Ville, les conseillers municipaux, des représentants d’associations communautaires et des intervenants clés, afin de leur permettre de discuter de leur demande d’aménagement.

La consultation préalable à la demande auprès du personnel de la Ville est nécessaire pour des types particuliers d’aménagement, et est conseillée dans tous les cas de demande d’aménagement. Toutefois, dans le cas des demandes ayant une incidence minimale sur une collectivité, un échange téléphonique ou par courriel peut être envisagé en remplacement d’une réunion.

La consultation préalable à la demande auprès du personnel de la Ville est obligatoire pour toutes les modifications éventuelles au Plan officiel, les modifications (majeures) au Règlement de zonage, ainsi que pour les demandes de plan de lotissement, de plan de copropriété (dans le cas des terrains vacants ou des parties communes) et de plan d’implantation nécessitant une consultation publique. Cette mesure est entrée en vigueur le 10 février 2010, par suite de modifications apportées à la Loi sur l’aménagement du territoire en 2006 et au Plan officiel de la Ville d’Ottawa en 2009.

Les requérants éventuels doivent remplir unformulaire de préalable à la demande et le transmettre par courriel au gestionnaire de programme concerné de la zone d’aménagement de la Ville d’Ottawa. Lors de la réunion avec le requérant éventuel, à laquelle pourraient participer les représentants d’organismes externes, le personnel de la Ville examinera les types de demande ainsi que les plans et les études connexes venant appuyer la demande. Le personnel transmettra ensuite au requérant une liste d’identification d’études et de plans.

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Étape 2 : Dépôt de la demande

La demande, les droits à payer, les plans et les études sont déposés à un Centre du service à la clientèle de la Ville d'Ottawa, qui achemine le tout au service pertinent. Le personnel est alors désigné pour s'occuper du dossier.

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Étape 3 : Examen préliminaire de la demande (pièces et renseignements manquants)

Avant tout autre traitement, l’employé désigné examine soigneusement la demande pour vérifier qu’elle est dûment remplie. Il avisera ensuite le requérant si certaines exigences ne sont pas respectées ou s'il faut d'autres renseignements. Il importe de signaler que les délais ne commencent à s'écouler qu'une fois que le requérant a satisfait à toutes les conditions et fourni tous les renseignements et documents nécessaires pour le traitement de la demande.

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Étape 4 : Préavis donné à la communauté

À cette étape, s'il y a eu consultation préalable avec le conseiller du quartier et les organismes communautaires, l’employé désigné passe directement à l'étape 5. S'il n'y a pas eu de consultation publique préalable au dépôt de la demande, l’employé désigné communique avec le conseiller du quartier et avec les organismes communautaires qui ont demandé à être avisés et consultés au préalable pour leur donner préavis de la demande. La documentation leur est transmise environ une semaine plus tard, suivant les modalités du processus de circulation.

À l'étape du préavis, le conseiller du quartier et les organismes communautaires peuvent demander également que l’employé désigné organise une réunion avec le requérant.

La circulation aux organismes techniques et la publication de l'avis public concernant la demande peuvent être remises à une date postérieure à la réunion pour permettre la modification de la demande.

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Étape 5 : Circulation aux organismes techniques et communautaires et au conseiller du quartier

L’employé désigné fait circuler la demande au conseiller du quartier, aux divers organismes publics et aux autres organismes techniques internes et externes. La demande est envoyée également aux organismes communautaires du secteur touché.

Le document diffusé est une communication bilingue décrivant succinctement le projet d'aménagement et accompagné, selon le cas, d'un plan de situation et de plans. Une période de 28 jours à partir de la date d'envoi de l'avis par la poste est prévue pour la présentation d'observations à l’employé désigné.

Si le dossier porte sur l'approbation d'un plan d'implantation (accordée par l’employé désigné, conformément à la délégation de pouvoirs), la réglementation relative aux parties de lot sans consultation publique, la suppression de la réserve de 30 cm ou la suppression d'un règlement d'utilisation différée, il n'est communiqué qu'au conseiller du quartier et aux organismes techniques, qui doivent présenter leurs observations dans les 14 jours qui suivent la date de l'avis.

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Étape 6 : Installation d'une enseigne sur les lieux

Pour la plupart des demandes d'aménagement, il faut installer une enseigne sur les lieux pour en aviser le public et les organismes communautaires. La Ville veille au contrôle de la qualité de ces enseignes et s'occupe de la fabrication, de l'installation, de l'entretien et de l'enlèvement des enseignes conformément aux normes municipales.

L'enseigne à installer sur les lieux comprend un gabarit bilingue standard pour le texte et le symbole graphique de la Ville d'Ottawa. Le texte doit contenir les renseignements suivants :

  • type de demande
  • brève description du projet
  • adresse municipale ou description de l'emplacement
  • coordonnées des personnes-ressources pour chaque langue

Dans le cas de propositions de lotissement, la date et le lieu de la réunion publique sont inscrits sur l'enseigne dès qu'ils sont connus. D'autres spécifications portent sur les dimensions, les matériaux, la peinture, le lettrage et l'emplacement de l'enseigne sur les lieux.

L'enseigne doit demeurer sur les lieux jusqu'à ce qu'une décision ait été prise à l'égard de la demande. Dans certains cas, par exemple en milieu rural ou dans une zone de verdure, où une enseigne pourrait ne pas être efficace, l’employé peut aviser les résidents et les propriétaires fonciers du secteur par la poste.

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Étape 7 : Séance communautaire d'information et de commentaires

Selon la réaction de la population et des organismes communautaires, le conseiller du quartier ou le requérant peut demander que le personnel municipal tienne une « séance communautaire d'information et de commentaires » qui permet de présenter la demande au public, d'entendre les observations et les préoccupations, d'apporter des éclaircissements d'ordre technique et d'expliquer le processus d'examen d'un aménagement. L'avis de la réunion est envoyé aux citoyens et aux organismes qui ont déjà présenté des observations à une étape antérieure du processus. Cet avis peut également être publié dans un journal local. À cette séance, le requérant ou son mandataire présente les détails du projet d'aménagement.

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Étape 8 : Résolution des problèmes : préparation d'un rapport de décision administrative ou d'un rapport au Comité

À l'étape de la résolution des problèmes, l’employé désigné travaille en collaboration avec le requérant, le conseiller du quartier, les organismes communautaires et les citoyens pour résoudre les points litigieux et les problèmes associés à la demande. Il importe toutefois de signaler que des préoccupations peuvent néanmoins subsister après cette étape. Dans certains cas, les divergences entre le promoteur et le public peuvent être insurmontables.

Après l'étape de la résolution des problèmes, l’employé désigné prépare soit un rapport de décision administrative par délégation, dans le cas des approbations où il y a délégation de pouvoirs, soit un rapport au Comité s'il n'y a pas délégation de pouvoirs ou s'il y a eu retrait de cette délégation. Ces rapports énoncent la position des Services d'aménagement relativement à la demande.

Toutes les observations et les positions exprimées par le public sont résumées et celles provenant des organismes communautaires sont regroupées à part et font l'objet d'une réponse dans le rapport de décision administrative par délégation ou le rapport au Comité.

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Étape 9 : Avis de la décision du fonctionnaire compétent (décision par délégation)

Dans le cas des demandes d'approbation de plan de lotissement, de plan de copropriété ou de plan d'implantation relevant du directeur général (directeur), le rapport de décision administrative par délégation, qui énonce les conditions d'approbation, est transmis électroniquement au conseiller du quartier et au requérant pour obtenir leur acquiescement avant d'être signé par le directeur général

(directeur) ou son représentant. Si le conseiller et le requérant acquiescent à la recommandation, le directeur signe le rapport.

Dans le cas des plans de lotissement, le requérant, les propriétaires ainsi que les personnes ou organismes publics ayant demandé à être avisés ou étant intervenus par écrit ou oralement à la réunion publique sont avisés de la décision du directeur général (directeur) dans les 15 jours qui suivent cette décision et disposent d'un délai de 20 jours pour interjeter appel.

Dans le cas de certaines demandes relatives à la réglementation du plan d'implantation (relevant de l’employé désigné), à la suppression de la réserve de 30 cm, à l'exemption de la réglementation relative aux parties de lot, à la suppression de la disposition d'utilisation différée et à la fermeture de rue, le rapport de décision par délégation est signé sans que le conseiller du quartier ait à l'examiner.

L'avis de la décision est envoyé au conseiller du quartier et à ceux qui ont présenté des observations sur la demande ou qui ont demandé à être avisés de la décision.

Dans le cas de la suppression de la disposition d'utilisation différée, l'avis de la décision (avis de projet de règlement municipal) est envoyé à chaque propriétaire foncier auquel le règlement s'appliquerait et à chaque citoyen et organisme public ayant demandé à être avisé, ou est publié dans The Citizen et Le Droit si la disposition d'utilisation différée concerne une grande superficie et de nombreux propriétaires fonciers.

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Étape 10 : Avis de réunion publique

  • Modifications au Plan officiel ou au Règlement de zonage : les réunions publiques obligatoires aux termes de la Loi sur l'aménagement du territoire auront lieu à l'occasion des réunions de Comité.
  • Plans de lotissement, réglementation du plan d'implantation, plans de copropriété, réglementation relative aux parties de lot et ouvertures de rue, lorsque la délégation de pouvoirs a été retirée : les réunions obligatoires auront également lieu à l'occasion des réunions de Comité.
  • Dix jours avant la réunion du Comité, un avis écrit de la réunion et un exemplaire du rapport du Service sont envoyés au conseiller du quartier, au requérant, aux organismes communautaires et aux citoyens qui ont demandé à être avisés de la réunion.

La liste des rapports que le Comité doit examiner est publiée dans les journaux The Citizen et Le Droit les deux vendredis qui précèdent la semaine de la réunion. L'annonce de ces réunions peut également être publiée dans les journaux communautaires. Les rapports des Services peuvent également être consultés sur le site Web de la Ville le lundi précédant la réunion du Comité.

Modifications au Plan officiel et au Règlement de zonage

Dans le cas de modifications au Plan officiel et au Règlement de zonage visant un emplacement particulier, l'avis de la réunion publique se fait par le courrier plutôt que par une annonce dans les journaux. Dans le cas de modifications (au Plan officiel ou au Règlement de zonage) visant toute la ville ou tout un secteur, des avis bilingues sont publiés dans les quotidiens locaux et, dans certains cas, dans les journaux communautaires.

Plans de lotissement

Dans le cas des plans de lotissement, une réunion publique est tenue dans la communauté à moins qu'il y ait eu retrait de la délégation de pouvoirs, auquel cas la réunion publique est tenue par le Comité. Au moins 14 jours avant la réunion, l'avis de la demande et de la réunion publique est envoyé à tous les propriétaires fonciers dans un rayon de 120 mètres du lotissement proposé et à tous les organismes communautaires intéressés, et une enseigne est installée sur les lieux. L’employé peut également faire publier l'avis dans les journaux locaux.

Fermetures de rue

Un avis écrit de la décision du fonctionnaire compétent relative à la demande est envoyé à tous les citoyens et aux organismes communautaires qui ont répondu à l'avis écrit envoyé par la poste au début du processus.

Une fois que le Conseil a approuvé le prix pour la cession et que le requérant l'a accepté, l'avis du projet de fermeture de rue est publié dans les journaux ou signalé aux propriétaires fonciers concernés.

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Étape 11 : Avis de la décision du Comité ou du Conseil

Les citoyens peuvent assister aux réunions du Comité ou y déposer un mémoire. Les représentants des organismes communautaires et les citoyens peuvent prendre la parole devant le Comité pour exprimer leurs préoccupations ou leur appui à l'égard du projet. Les citoyens ne peuvent prendre la parole aux réunions du Conseil.

Lorsque le Comité rend une décision dans un dossier d'aménagement qui exige l'approbation du Conseil, ses recommandations sont transmises au Conseil pour la décision finale. Comme le Conseil municipal peut accepter, modifier ou rejeter les recommandations du Comité, les organismes communautaires ont intérêt à suivre de près la demande d'aménagement jusqu'à l'étape d'examen du dossier par le Conseil municipal. Le greffier municipal avise le requérant de la décision du Conseil.

Dans le cas d'une demande de modification du zonage, si le Conseil municipal adopte un règlement, avis en est donné dans les 15 jours suivants, par la poste ou par une annonce dans les quotidiens français et anglais, aux propriétaires fonciers dans un rayon de 120 mètres du site ainsi qu'aux personnes et aux organismes communautaires qui ont fait des interventions écrites ou orales auprès du Comité. Une période de 20 jours est prévue pour les appels.

Dans le cas d'une demande de modification du zonage, si le Conseil municipal adopte un règlement, avis en est donné dans les 15 jours suivants, par la poste ou par une annonce en français et en anglais dans les journaux locaux, aux propriétaires fonciers dans un rayon de 120 mètres du site ainsi qu'aux personnes et aux organismes communautaires qui ont fait des interventions écrites ou orales auprès du Comité de l'urbanisme et de l'environnement. Une période de 20 jours est prévue pour les appels.

Dans le cas de l'approbation d'un plan de lotissement, avis en est donné dans les 15 jours qui suivent la décision au requérant et aux propriétaires ainsi qu'aux personnes et aux organismes publics qui ont demandé à être avisés. Une période de 20 jours après l'approbation donnée par le gestionnaire est prévue pour les appels.

Dans le cas de toutes les autres demandes où la décision relève du Comité ou du Conseil, aucun avis n'en est donné au public. Les décisions du Conseil municipal sont affichées environ deux semaines plus tard.

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Étape 12 : Mesures postérieures à la demande

Modifications du plan officiel et du règlement de zonage

S'il n'y a pas d'appel, la modification au Plan officiel ou au Règlement entre en vigueur.

Plans de lotissement

S'il n'y a pas d'appel, le propriétaire doit respecter les conditions de l'approbation préliminaire du plan de lotissement.

Une fois les conditions remplies, l'accord de lotissement signé et les garanties déposées, le plan de lotissement est prêt pour l'approbation finale.

Le directeur general (directeur), Approbation des demandes d'aménagement et d'infrastructure, accorde l'approbation finale et le plan est enregistré.

Réglementation du plan d'implantation

S'il faut un accord enregistré ou une lettre d'engagement, le propriétaire entreprend les démarches en communiquant avec l’employé désigné et dispose ordinairement de six mois pour signer ces documents et fournir toutes les garanties nécessaires avant que le permis de construire soit délivré.

Une fois l'aménagement achevé, le propriétaire peut demander une inspection pour être libéré de certaines des garanties. Les autres garanties seront libérées lorsque les travaux auront été achevés à la satisfaction de la Ville. La réglementation du plan d'implantation s'applique à la propriété jusqu'à ce qu'il y ait une demande de libération. Dans le cas d'une approbation assortie d'une lettre d'engagement, les conditions demeurent en vigueur jusqu'à ce que toutes les garanties aient été libérées.

Fermetures et ouvertures de rue

Une fois l'approbation donnée, le requérant doit fournir toute la documentation nécessaire aux Services juridiques et verser les sommes dues à la Ville avant que les terres puissent être cédées dans le cadre d'une fermeture de rue. Un règlement doit être préparé, puis adopté par le Conseil municipal.

Exemption de la réglementation relative aux parties de lot

Les Services juridiques préparent et soumettent le règlement au Conseil, une fois que le requérant a rempli toutes les conditions fixées. Le requérant doit ensuite demander l'enregistrement du règlement.

Suppression de la réserve de 30 cm

Les Services juridiques préparent un règlement et le transmettent au Conseil municipal pour approbation. La réserve peut être rétrocédée directement ou par le truchement de l'enregistrement d'un règlement aux propriétaires des biens-fonds contigus.

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