Planification d’urgence en milieu de travail
Votre organisation possède-t-elle un plan de préparation aux situations d’urgence pour guider l’entreprise, le personnel et les clients au cas où une situation d’urgence ou une interruption des activités normales surviendrait?
La Planification de la continuité des activités ou planification de la préparation aux situations d’urgence établit un processus selon lequel les situations d’urgence sont gérées de façon à minimiser l’impact sur l’entreprise. Un plan de continuité des activités est un investissement judicieux qu’aucune organisation ne doit se permettre de ne pas avoir en main.
La Ville d’Ottawa présente des renseignements concernant la Planification d'urgence pour les propriétaires d'entreprises à Ottawa sur son site Web. On y trouve aussi des ateliers de formation qui permettront de vous assurer que chaque individu au sein de votre entreprise sait ce qu’il doit faire en cas d’urgence. Il est important d’être au courant de ce qui doit être fait sur le moment, mais il faut aussi savoir comment gérer les questions à long terme qui peuvent se poser.
Traditionnellement, la planification de la continuité des activités était axée sur les catastrophes naturelles et les accidents qui pouvaient avoir un impact sur le milieu de travail. Cependant, les menaces biologiques, par exemple une pandémie de grippe, peuvent toucher sérieusement votre personnel ainsi que vos installations. Les entreprises de l’Ontario ont beaucoup appris de l’éclosion du SRAS en 2003. Maintenant, la menace d’une grippe pandémique d’ampleur mondiale existe véritablement. Le besoin de minimiser les effets d’une pandémie sur les ressources humaines oblige les organisations à planifier et à mettre en place des stratégies pour diminuer les risques de transmission du virus.
Êtes-vous prêt?
Cette liste peut être utilisée pour vous guider dans le processus visant à préparer votre entreprise, votre personnel et vos clients en cas de pandémie de grippe ou de toute autre situation d’urgence.
Pourquoi ne pas commencer par les mesures suivantes?
- Évaluer les risques potentiels
- Protéger les fonctions indispensables
- Déterminer la hiérarchie de commandement
- Élaborer un plan d’intervention d’urgence
Si vous avez besoin d’aide pour une planification particulière à votre genre d’entreprise, veuillez communiquer avec l’Association de santé et sécurité pour votre secteur d’industrie.
Quelles sont les menaces les plus probables pour votre entreprise?
Quels sont les fonctions ou services indispensables au maintien de vos activités?
Quelle est la hiérarchie de commandement en cas d’urgence?
Quel est le plan d’intervention d’urgence de votre entreprise?
Quelles sont les menaces les plus probables pour votre entreprise?
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Oui
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Non
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Temps violents/catastrophes naturelles (tempêtes de verglas, tremblements de terre, inondations)?
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Éclosions de maladie transmissible (SRAS, pandémie de grippe)?
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Interruption des services essentiels (électricité, eau, courrier, transport en commun, communications)?
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Dommage aux installations (feu, dégâts d’eau)?
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Panne d’ordinateurs (perte de données, cyberattaque)?
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Problèmes liés au travail (grèves, environnements de travail dangereux, violence)?
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Proximité des chemins de fer et des autoroutes (déversement de produits chimiques, matières dangereuses)?
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Terrorisme (anthrax, engins explosifs)?
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Risques d’origine radiologique ou nucléaire (expositions, incidents causés par un réacteur)?
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Quels sont les fonctions ou services indispensables au maintien de vos activités?
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Oui
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Non
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Avez-vous établi l’ordre de priorité des fonctions indispensables à la continuité de vos activités?
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Y a-t-il d’autres façons de maintenir ces fonctions dans l’éventualité de la perte de personnes clés, d’installations, d’outils ou de technologie?
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Avez-vous déterminé les partenariats clés sur lesquels votre entreprise compte p. ex. services de transport, soutien technique, approvisionnement de matières premières, etc.?
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Existe-t-il des programmes efficaces de santé et sécurité dans votre milieu de travail?
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Quelle est la hiérarchie de commandement en cas d’urgence?
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Oui
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Non
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Avez-vous désigné la personne responsable de la planification d’urgence et une autre pour la remplacer au besoin? Qui met en place, maintient et supervise le plan?
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Avez-vous établi une hiérarchie de commandement avec remplaçants et avez-vous communiqué clairement cette information à votre personnel?
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Avez-vous pensé à la façon d’informer votre personnel en cas d’urgence? Avez-vous élaboré un plan de communication?
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Avez-vous une ligne d’information pour les situations d’urgence destinée aux employés qui leur donne un accès rapide aux renseignements, par exemple s’ils doivent ou non se présenter au travail cette journée-là?
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Avez-vous songé à une formation entre employés, notamment pour les activités essentielles, les urgences et les fonctions en santé et sécurité?
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Quel est le plan d’intervention d’urgence de votre entreprise?
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Oui
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Non
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Avez-vous élaboré un plan d’intervention d’urgence? Si la moitié de vos employés étaient touchés par une maladie contagieuse grave, comment votre entreprise continuerait-elle à fonctionner?
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Votre plan d’intervention d’urgence comporte-t-il une action initiale ainsi qu’une approche pour les questions à long terme qui peuvent survenir?
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Révisez-vous régulièrement votre plan pour vous assurer qu’il est à jour?
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Les employés connaissent-ils bien le plan?
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Avez-vous tenu des séances d’exercice pour identifier les lacunes possibles du plan?
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Votre plan est-il efficace pour tous les types d’urgence, p. ex. catastrophe naturelle, maladie contagieuse, interruption des services essentiels ou de la technologie?
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Un plan complet de préparation aux situations d’urgence comprend quatre aspects généraux de l’entreprise qui doivent être pris en compte :
- Les gens
- Les fonctions opérationnelles clés
- La technologie
- Les installations
Examinez les questions suivantes et voyez quel rapport elles ont avec votre entreprise :
Les gens
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Oui
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Non
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Votre plan de préparation aux situations d’urgence prévoit-il des urgences comme le SRAS ou une pandémie de grippe? Pour plus de renseignements, consulter :
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Votre régime d’avantages sociaux indemnise-t-il les employés pour les congés de maladie? Encouragez-vous vos employés à rester ou à travailler à la maison lorsqu’ils sont malades? Pour plus de renseignements, consulter :
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Si l’on devait mettre en quarantaine certains de vos employés, pourraient-ils travailler à la maison? Quels sont leurs droits? Pour plus de renseignements, consulter :
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Un service de consultation est-il offert aux employés et à leur famille pour promouvoir des stratégies d’adaptation saines, pour lutter contre le stress post-traumatique et pour permettre la tenue de séance de verbalisation positive suivant un incident critique? Pour plus de renseignements, consulter :
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Y a-t-il des dispositions dans ce plan pour assurer la sécurité et la protection des familles des employés? Ces derniers ont besoin de savoir que leur famille est en sécurité si on s’attend à ce qu’ils travaillent en situations d’urgence. Pour plus de renseignements, consulter :
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Avez-vous songé aux besoins propres aux différents groupes culturels de votre milieu de travail en cas d’urgence? Pour en savoir plus :
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Encouragez-vous les employés à élaborer leur propre plan de préparation aux situations d’urgence pour leurs foyer et leur famille? Par exemple, si les écoles doivent fermer à cause d’une urgence publique, des mesures de rechange pour la garde des enfants ont-elles été prévues? Pour plus de renseignements, consulter :
- Ottawa-Carleton School Board – PR.506.SCO Emergency School Evacuations/School Closings (Évacuations des élèves en cas d’urgence/Fermetures des écoles)
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Si un employé contracte une maladie transmissible, les autres employés sont-ils en droit d’en être informés? Comment protégez-vous la vie privée de vos employés en protégeant aussi la sécurité de votre personnel et de vos clients? Les employeurs ont la responsabilité de transmettre un avis écrit de maladie professionnelle au ministère du Travail. Pour plus de renseignements, consulter :
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Votre entreprise a-t-elle une politique sur l’hygiène des mains? Pour plus de renseignements, consulter :
Pour télécharger des affiches pour votre milieu de travail :
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Votre firme possède-t-elle une trousse de premiers soins facilement accessible? Avez-vous des employés formés en secourisme? Pour plus de renseignements, consulter :
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Votre organisation offre-t-elle des cliniques de vaccination contre la grippe chaque année et encourage-t-elle le personnel à y participer? Pour plus de renseignements, consulter :
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Avez-vous un plan d’évacuation? Le pratiquez-vous et le révisez-vous de façon périodique? Pour plus de renseignements, consulter :
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Les fonctions opérationnelles clés
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Oui
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Non
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Votre police d’assurance pour l’entreprise couvre-t-elle les pertes d’exploitation? Dans l’affirmative, couvre-t-elle les profits perdus ou seulement les frais généraux?
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Votre organisation a-t-elle un plan de relève précis? Si les employés essentiels décèdent au cours d’une situation d’urgence, qui prendrait la relève?
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Avez-vous envisagé la possibilité d’utiliser la téléconférence ou la vidéoconférence au lieu de réunions en tête-à-tête dans l’éventualité d’une urgence? Pouvez-vous tenir quelques réunions du genre chaque année afin de pratiquer cette façon de communiquer?Pour plus de renseignements, communiquer avec votre fournisseur de services téléphoniques.
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Les salaires pourraient-ils être gérés si la personne responsable ou la technologie utilisée n’était pas disponible?
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Les documents d’affaires essentiels ont-ils été identifiés et sont-ils protégés? Pour plus de renseignements, consulter :
- Ville d'Ottawa – Liste des dossiers et documents d’affaires essentiels
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La technologie
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Oui
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Non
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Avez-vous sauvegardé une copie de vos données dans un endroit autre que le lieu de travail? Consultez votre équipe de technologie de l’information au sujet de la sauvegarde des données. Pour plus de renseignements, consulter :
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Votre réseau d’ordinateurs est-il sécurisé au moyen d’un logiciel antivirus à jour, de coupe-feux, d’une protection de la confidentialité pour le personnel et les clients, etc.? Vérifiez avec votre équipe de technologie de l’information pour vous assurer que la sécurité est mise à jour d’une manière continue. Pour plus de renseignements, consulter :
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Possédez-vous des copies de sauvegarde comprenant les coordonnées de vos clients et de votre personnel dans un endroit autre que le lieu de travail? L’information est-elle protégée comme les règlements sur la protection des renseignements personnels le spécifient, etc.?
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Votre personnel est-il formé pour le bon usage et l’utilisation sans risque de la machinerie, de l’équipement de protection individuelle et des produits dangereux afin d’empêcher que des situations d’urgence surviennent? Des polluants ont-ils été dispersés dans l’environnement naturel? Pour plus de renseignements, consulter :
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Les installations
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Oui
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Non
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Votre entreprise dispose-t-elle d’un autre endroit où elle pourrait reprendre ses activités rapidement si le lieu de travail principal n’était plus disponible soudainement? Dans l’affirmative, l’emplacement est-il situé dans la même ville ou devriez-vous réinstaller les employés provisoirement? Si les employés doivent changer de lieu, avez-vous pensé à leur famille?
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Votre entreprise révise-t-elle systématiquement les règles du Code de prévention des incendies pour s’assurer que le matériel et les plans d’évacuation sont à jour? Pour plus de renseignements, consulter :
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Votre organisation met-elle régulièrement à jour ses polices d’assurance? Pour plus d’information, consulter :
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Avez-vous pensé à la sécurité de l’environnement physique de travail? Pour plus de renseignements, consulter :
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Y a-t-il des postes ou installations pour l’hygiène des mains facilement accessibles au personnel et aux clients? Pour plus de renseignements, consulter :
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Les lieux de travail, les salles de pause et les toilettes des employés sont-ils nettoyés et désinfectés régulièrement? Pour télécharger un feuillet de renseignement concernant la façon de désinfecter les surfaces de travail, consulter :
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Votre entreprise procède-t-elle à des vérifications régulières de maintenance et au service ou à la réparation des systèmes de filtration d’air, de la plomberie, de l’étanchéité, etc. quand les circonstances le demandent? Tenez-vous des registres de ces réparations et de ces opérations d’entretien?
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Votre firme dispose-t-elle d’une trousse de survie d’usage général en cas d’urgence? Dans l’affirmative, la trousse est-elle vérifiée régulièrement? Pour plus de renseignements, consulter :
- Ville d'Ottawa – Contenu de la trousse de survie en cas d’urgence des entreprises
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