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Dons pendant la pandémie de COVID-19

Collection d’archives sur la COVID-19

Collection d’archives sur la COVID-19

Aidez-nous à recueillir et à préserver les témoignages de la crise de la COVID-19 à Ottawa. En collaboration avec l’Université d’Ottawa, l’Université Carleton et connexion Patrimoine de la capitale, les Archives de la Ville d’Ottawa souhaitent réunir des documents relatant votre expérience de la pandémie, afin d’aider la postérité à comprendre ce que nous vivons. Nous acceptons tout ce qui se rapporte à la pandémie et au déconfinement.

Si vous songez à remettre des documents relatant la crise de la COVID-19 aux Archives de la Ville d’Ottawa, voici ce qu’il faut savoir.

Exemples de documents et de formats recherchés

Pour l’heure, nous n’acceptons que les documents initialement créés en format numérique, ainsi que les copies numérisées de documents physiques. Quant au format, nous acceptons par exemple les fichiers Word, PDF, JPEG, TIFF, MP4 et WAV (Nota : La taille limite maximale des messages est 15 Mo. Tout document volumineux doit être soumis à l’aide d’un service de transfert de fichiers, p. ex., WeTransfer, Dropbox, ou autre).

Ce peut être :

  • de la correspondance;
  • des documents commerciaux;
  • des journaux personnels et des albums de collimage;
  • des œuvres d’art, des affiches, des cartes et des plans;
  • des procès‑verbaux de réunion, des rapports et des listes de membres;
  • des œuvres non publiées de fiction, non romanesques et poétiques, ainsi que des discours;
  • des photos, des enregistrements sonores, des films et des vidéos.

Remarque : Nous accepterons les documents physiques plus tard, lorsque les dons en personne seront sécuritaires. Nous vous invitons à communiquer avec nous : un archiviste fera le nécessaire pour prendre connaissance de vos documents lorsque les mesures de distanciation physique auront été assouplies.

Entente et droit d’auteur

Lorsque vous aurez déposé votre offre de don de documents, un archiviste vous rencontrera virtuellement. Si nous acceptons de prendre vos documents, nous vous demanderons de signer une entente confirmant que vous en cédez la propriété et le droit d’auteur aux Archives pour que nous puissions nous en servir à différentes fins importantes, dont la recherche, l’éducation et la sensibilisation, la promotion, l’exposition, la publication et la diffusion. Cette entente ne modifiera en rien les restrictions relatives à la vie privée se rapportant aux documents donnés. Vous pouvez aussi nous prêter vos documents de façon temporaire si vous n’êtes pas prêt à céder la propriété des originaux aux Archives.

Vie privée

Lorsque nous les aurons reçus et traités, vos documents feront partie de la collection des Archives de la Ville d’Ottawa et pourront être consultés à des fins de recherche. L’archiviste qui établira l’entente avec vous vous demandera des précisions personnelles sur vous et sur les autres personnes visées dans les documents donnés, afin de réunir des renseignements contextuels utiles. Ces renseignements pourraient être versés dans la base de données de la collection, afin d’aider les chercheurs à comprendre le contexte et l’importance de vos documents. Si vous souhaitez restreindre la durée des droits d’accès à vos documents, vous pourrez le préciser dans l’entente.

Il se peut qu’on doive imposer des restrictions dans l’accès à certains documents pour une durée précisée. L’archiviste s’entendra avec vous sur un compromis entre la protection des renseignements personnels de ceux et celles dont les noms sont mentionnés dans les documents et l’importance de ces documents pour la recherche.

Par exemple, selon ces lois, si les documents que vous nous donnez comprennent les renseignements personnels de quelqu’un d’autre (numéro d’assurance sociale, numéro de carte Santé, renseignements médicaux) et qu’il n’est pas possible d’obtenir le consentement de cette personne à des fins d’utilisation, les Archives devront peut-être restreindre l'accès aux documents jusqu’au décès de cette personne.

Accès

Il faut beaucoup de temps pour traiter des documents. Ceux qui nous seront confiés seront organisés et décrits selon les normes archivistiques professionnelles. Ce processus est long, mais il nous permettra de bien préserver vos documents pour que la postérité puisse les consulter. C’est pourquoi vos documents pourraient ne pas être listés tout de suite sur le portail Web des collections archivistiques et muséales d’Ottawa.

Communiquez avec nous!

Si vous souhaitez donner aux Archives de la Ville d’Ottawa vos documents sur la COVID-19, veuillez nous écrire à l’adresse archives@ottawa.ca en nous donnant le plus de contexte possible. Un archiviste communiquera avec vous au sujet de votre don, de nos collections et de nos processus. Merci d’envisager de faire un don aux Archives!

Partagez l’initiative dans vos réseaux!

Nous vous invitons à utiliser le mot‑clic #collecteottawacovid-19 pour faire briller cette initiative des Archives de la Ville d’Ottawa sur Twitter, Facebook et Instagram.

Collections d'archives COVID-19 de l'Université d'Ottawa et de l'Université Carleton

Le Service de gestion de l'information et des archives (GIA), la Bibliothèque de l'Université d'Ottawa et ARCS, ainsi que nos collègues des Archives et Collections spéciales de l'Université Carleton, de la bibliothèque MacOdrum et des Archives de la Ville d'Ottawa, collaborent à l'établissement d'une collection de réponses COVID-19. Ces collections d'archives seront d'une valeur inestimable pour la recherche contemporaine et future sur les effets de la pandémie.
Collection d'archives COVID-19 de l'Université d'Ottawa
Collection d'archives COVID-19 de l'Université Carleton