Divulgation des dépenses municipales

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 8 mai 2013
Date d’entrée en vigueur : Le 1 juillet 2013
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif); le 7 décembre 2022

Énoncé

La Ville d’Ottawa est déterminée à exercer des pratiques financières de manière juste, transparente et équitable en ce qui a trait aux finances et dépenses qui appuient les représentants élus dans l’exécution de leurs obligations prévues par la loi.

Object

La Politique sur les dépenses du Conseil fournit des directives aux membres du Conseil quant aux dépenses qui les soutiennent dans l’exécution de leurs obligations prévues par la loi à titre de représentant élu. Le budget alloué aux services de la circonscription a comme objectif de fournir des ressources aux membres afin qu’ils puissent :

• gérer leurs bureaux à l’hôtel de ville et dans leur quartier pour les soutenir dans leur rôle;
• tenir des réunions et communiquer avec leurs électeurs et d’autres intervenants;
• soutenir et promouvoir des activités ou des groupes communautaires dans leur quartier et dans la communauté élargie;
• représenter la Ville à l’occasion de cérémonies, d’événements et de conférences.

La Politique vise à :

• fournir une marge de manœuvre aux membres afin qu’ils puissent affecter les ressources de la façon la plus efficace pour répondre à leurs besoins précis;
• éclaircir les processus que les membres et leur personnel doivent utiliser pour gérer leur budget en simplifiant et en exposant les règles dans les grandes lignes;
• reconnaître la responsabilité des membres par rapport à la gestion des ressources de la Ville qu’on leur a allouées.

Application

La présente Politique s’applique à tous les membres du Conseil, ainsi qu’aux fonctionnaires et employés de l’organisation.

Les principes suivants doivent être appliqués dans l’interprétation de la présente Politique :

1. Autonomie du Conseil

• Le Conseil municipal, en tant qu’organe décisionnel de la Ville, est un organe séparé et distinct de l’organe administratif de la Ville.
• L’autonomie du Conseil est prévue dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

2. Intégrité du Conseil

• L’intégrité du Conseil dans son ensemble et des bureaux des membres doit être protégée.
• Les intérêts du Conseil municipal dans son ensemble sont plus importants que les intérêts des membres particuliers.

3. Responsabilisation

• Les membres sont les régisseurs des ressources de la Ville et, en fin de compte, sont responsables envers le public et leurs électeurs du type et du niveau de dépenses engagées.
• Puisque les membres utilisent des fonds publics pour exercer leurs fonctions, le public s’attend à ce que ces fonds soient utilisés uniquement pour l’exécution des fonctions publiques.
• Les dépenses des membres doivent être raisonnables et doivent correspondre aux attentes du public envers un représentant élu.
• Les frais professionnels et les frais personnels des membres doivent demeurer séparés.

4. Transparence

• Le public a le droit d’être tenu au courant de la façon dont les fonds publics alloués aux membres sont dépensés.
• Le droit du public d’obtenir de l’information sur les dépenses des membres doit être soupesé par rapport au besoin de protéger la vie privée et les renseignements personnels, et suffisamment de temps doit être accordé pour la comptabilité et le rapprochement adéquat des dépenses.

5. Marge de manoeuvre et limites

• Les membres ont besoin d’une marge de manoeuvre suffisante pour remplir leur rôle, gérer leur bureau et défendre les intérêts publics.
• Les membres participent à la vie de leur communauté différemment.
• Les dépenses ne doivent pas être en conflit avec d’autres lois et politiques connexes (p.ex., la Politique sur les ressources liées aux élections).
• Tous les principes et les règles de comptabilité et de vérification liés à la Loi de l’impôt sur le revenu doivent être respectés.

Une exemption écrite à cette Politique peut être accordée par le greffier municipal en consultation avec le commissaire à l’intégrité au besoin.

Cadre législatif

Le cadre législatif sur lequel s’appuie la Politique sur les dépenses du Conseil est la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’article 224 de la loi décrit le rôle du Conseil municipal :

• représenter le public et tenir compte du bien-être et des intérêts de la municipalité;
• élaborer et évaluer les politiques et les programmes de la municipalité;
• déterminer les services que fournit la municipalité;
• faire en sorte que des politiques, des pratiques et des procédures administratives de même que des politiques, des pratiques et des procédures en matière de contrôle soient en place pour mettre en oeuvre les décisions du Conseil;
• veiller à la responsabilisation et à la transparence des activités de la municipalité,
• y compris les activités de ses cadres supérieurs;
• préserver l’intégrité financière de la municipalité;
• exercer les fonctions du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

L’article 225 décrit également le rôle du maire en tant que président du Conseil :

• agir en tant que premier dirigeant de la municipalité;
• présider les réunions du Conseil pour que ses travaux puissent être effectués avec efficience et efficacité;
• faire preuve de leadership dans ses rapports avec le Conseil;
• fournir des renseignements et faire des recommandations au Conseil à l’égard de son mandat d’assurer la mise en place de politiques administratives, de responsabilisation et de transparence;
• représenter la municipalité aux cérémonies et aux réceptions officielles;
• exercer les fonctions du président du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

Exigences de la Politique

Article 1 - Affectation et gestion du budget

1. Affectation du budget

Budget alloué aux services de la circonscription des membres du Conseil

Les membres du Conseil disposent d’un budget alloué aux services de la circonscription pour le fonctionnement de leur bureau. Parmi les dépenses acceptables figurent les dépenses relatives aux activités communautaires, les contributions, les dons et les commandites, les fournitures de bureau et la dotation en personnel. Les membres du Conseil ne peuvent pas dépenser une somme supérieure à celle allouée dans le budget alloué aux services de la circonscription.

Les membres du Conseil sont responsables de tout déficit et doivent le rembourser personnellement. Ni les déficits ni les excédents ne peuvent être reportés à une année subséquente. Cette disposition est particulièrement importante dans une année d’élections puisqu’il doit y avoir suffisamment de fonds dans les coffres pour que le représentant nouvellement élu puisse gérer son bureau.

Lorsque le budget alloué aux services de la circonscription d’un membre semble afficher un déficit, le greffier municipal ou son mandataire en avisera immédiatement le membre par écrit et, de concert avec le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, travaillera avec le membre pour régler le problème.

Budget administratif du Conseil

Le greffier municipal a la responsabilité de surveiller le budget des représentants élus. Sous la surveillance du gestionnaire des Services au Conseil municipal et aux comités, le budget administratif du Conseil est utilisé pour financer une gamme d’articles communément utilisés dans chaque bureau et pour couvrir d’autres dépenses de soutien du Conseil ou requises en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Le salaire, les avantages et l’indemnité de déplacement des membres du Conseil sont puisés dans le budget administratif du Conseil. Les frais de voyage des membres lorsqu’ils participent à des conférences, à des réunions de comités et de commissions d’organismes municipaux ou à d’autres activités semblables peuvent aussi être payés à même ce budget, conformément aux politiques et aux procédures pertinentes.

2. Lignes directrices sur les dépenses et gestion du budget

Les demandes de remboursement des dépenses des membres doivent respecter les principes comptables et de vérification fondamentaux ainsi que les lignes directrices suivantes :

• Les dépenses doivent être liées aux activités de la Ville d’Ottawa; les membres et leur personnel ne peuvent demander le remboursement de dépenses de nature personnelle.
• Des limites supplémentaires relatives aux dépenses sont énoncées dans l’article 4 de la présente Politique – Limites relatives aux dépenses.
• Les dépenses et la documentation associée doivent correspondre à ce qui est permis dans le Manuel administratif des conseillers.
• Les dépenses doivent avoir été engagées par les membres ou leur personnel. Les dépenses engagées par un tiers pourraient ne pas être remboursées de la même manière.
• Les conseillers et leur personnel doivent fournir une documentation adéquate pour toutes les dépenses conformément aux procédures indiquées dans le Manuel administratif des conseillers. Ceci comprend fournir des reçus détaillés et une ventilation des taxes, pour appuyer toutes leurs demandes de remboursement de dépenses. La seule présentation de reçus ou de relevés de carte de crédit n’est pas suffisante et ne sera pas acceptée. En cas d’achat en ligne, une copie de la confirmation doit être jointe à la demande. Les conseillers ou leur personnel autorisé doivent signer directement toutes les factures et tous les reçus originaux ou par signature électronique.
• La délégation du pouvoir de signature au personnel doit être consignée dans le formulaire approprié et remise au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire avec l’échantillon des signatures avant la première opération.
• Les factures doivent inclure une description des biens achetés ou des services rendus, le coût, les taxes applicables et le numéro d’inscription aux fins de la TPS. Si le numéro d’inscription aux fins de la TPS n’est pas fourni, l’adjoint du membre doit communiquer avec le fournisseur pour l’obtenir.
• La Ville d’Ottawa est exonérée de payer la TPS. La TPS versée aux fournisseurs ne sera pas comprise dans le montant imputé au budget alloué aux services de la circonscription du membre.
• Les biens matériels et intellectuels achetés par l’entremise du budget alloué aux services de la circonscription appartiennent à la Ville d’Ottawa, et non au membre. Les reçus originaux et, le cas échéant, une photo de l’achat sont requis aux fins d’inventaire.
• Tous les dons de bienfaisance financés à même le budget alloué aux services de la circonscription doivent être faits par chèque, par dépôt direct ou avec une carte pour petits achats de la Ville d’Ottawa et tous les reçus pour dons de bienfaisance doivent être libellés au nom de la Ville d’Ottawa. Les reçus pour dons de bienfaisance doivent être remis au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire. Aucun don de bienfaisance fait en espèces par un membre du Conseil ou un membre de son personnel ne sera remboursé à moins qu’un reçu ne soit fourni.
• Les dépenses doivent être imputées dans l’année où elles ont été engagées. Elles ne peuvent être reportées prospectivement.
• Les membres qui imputent des dépenses à l’année courante doivent avoir reçu le bien et (ou) le service avant le 31 décembre de cette même année. Il est reconnu que certains abonnements annuels (y compris, mais sans s’y limiter, à des logiciels) puissent ne pas correspondre à l’année budgétaire et les membres doivent choisir l’option la plus économique.
• Les reçus originaux doivent être soumis dans les 90 jours de l’achat et avant la date finale de traitement des paiements dans l’année budgétaire telle que déterminée par la Direction générale des services des finances.
• À la fin de l’année, lorsque des dépenses ont été engagées, mais que les factures ne sont pas encore reçues, les membres doivent en informer le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, pour qu’un élément de passif soit établi. Les factures d’une année précédente qui n’ont pas été établies comme élément de passif ne seront pas remboursées à partir du budget de l’année précédente. Le paiement peut toutefois être effectué contre le budget de l’année courante.
• Afin de préserver l’intégrité financière, les membres du Conseil doivent approuver les remboursements versés directement à leur personnel. Le greffier municipal ou son mandataire doit approuver les remboursements versés directement aux membres du Conseil.
• Lorsqu’un membre du Conseil ou un membre de son personnel demande le remboursement d’une dépense, une preuve de paiement doit aussi être soumise.
• Les membres du Conseil peuvent obtenir une carte de crédit professionnelle ou une carte pour petits achats qui offre une plus grande marge de manœuvre quant à l’achat de biens et services, y compris les frais de voyages. Ces cartes comprennent des exigences précises en matière de consignation et de responsabilité.

3. Exigences pour les entrepreneurs

Quand un membre du Conseil procure les services d’un fournisseur-entrepreneur, le fournisseur doit divulguer les éléments suivants :

• Toute activité de lobbying antérieure ou actuelle auprès de la Ville d’Ottawa;
• Toute autre relation d’emploi actuelle;
• Tout conflit d’intérêt réel ou potentiel, notamment des membres de sa famille ou des proches collaborateurs travaillant pour la Ville d’Ottawa.

Article 2 - Divulgation publique

Tous les membres du Conseil préparent mensuellement un rapport sur leurs dépenses. Ces rapports sont ventilés selon une série de catégories par souci de commodité. Un rapport détaillé est fourni pour les dépenses relatives aux dons et aux commandites, aux frais d’accueil, aux événements spéciaux et aux frais de voyage. Les membres du Conseil doivent tenir compte des exigences en matière de documents à l’appui des dépenses permises et doivent s’assurer de fournir les renseignements nécessaires. Les chiffres définitifs inscrits au budget de chaque membre sont aussi diffusés annuellement.

En outre, conformément aux exigences législatives de la Loi de 2001 sur les municipalités, un état de la rémunération, des avantages et des dépenses versés aux membres et membres désignés du Conseil ainsi qu’aux membres de la Commission des services policiers doit être remis au Conseil annuellement.
Dans un esprit de transparence et de responsabilisation, les frais de bureau de chaque membre du Conseil seront affichés sur le site Web de la Ville.

Article 3 - Conditions et exigences relatives à la divulgation publique

De la documentation et des exigences spécifiques s’appliquent aux catégories de dépenses indiquées ci-dessous.

1. Contributions et commandites

• Les contributions sous forme de dons ou de commandites doivent être accompagnées d’une demande de l’organisation décrivant en détail le mandat du groupe et l’objectif de la contribution.

2. Cadeaux offerts par des conseillers

• L’objectif professionnel et la date de la rencontre ayant occasionné la dépense doivent être fournis.
• Le reçu détaillé original décrivant les articles achetés et le coût total doit être fourni.
• Le nom et l’adresse de l’établissement doivent être indiqués.
• Les noms complets de tous les participants à la rencontre doivent être fournis, ainsi que leurs affiliations s’ils représentent une organisation ou une entreprise. Les noms des personnes qui reçoivent des cadeaux ne constituent pas des renseignements confidentiels.
• Les conseillers ne sont pas tenus de dresser la liste des participants aux événements communautaires de nature sociale, protocolaire ou cérémoniale ou aux événements sociaux auxquels participent des groupes nombreux (plus de 10 personnes), aux événements scolaires ou à des événements similaires pendant lesquels aucune affaire municipale n’est négociée ni de fournir les noms des mineurs qui reçoivent un cadeau.
• Les conseillers peuvent acheter des fournitures pour offrir des rafraîchissements au personnel et aux invités dans leur bureau de l’hôtel de ville ou de quartier, au besoin (comme le café ou le thé) et n’ont pas besoin de dresser la liste des noms des personnes consommant lesdits rafraîchissements.

3. Événements spéciaux auxquels participent les conseillers

• Le nom exact de l’événement doit être indiqué.
• La date et le lieu de l’événement doivent être indiqués.
• Le nom de l’organisation hôte, le cas échéant.
• Les noms de toutes les personnes qui y participent avec le conseiller doivent être fournis.
• Les reçus et les factures détaillées de toutes les dépenses doivent être fournis.
• Une copie des billets achetés doit être fournie.

4. Déplacements

• Tous les déplacements financés par la Ville, y compris ceux financés par les conseils, commissions ou organismes de la Ville, ainsi que tous les déplacements d’un conseiller financés par des organismes externes (conseils, offices de protection de la nature ou associations municipales, p. ex.) doivent être indiqués.
• L’adresse, la durée et la raison de la rencontre doivent être indiquées.
• Les demandes de remboursement des frais de déplacement doivent comprendre un itinéraire confirmant les dates de déplacements et les réservations de vols, une facture originale de l’hôtel décrivant le prix de la chambre et autres frais accessoires, une brochure du congrès confirmant le coût de participation et les dates ainsi que les reçus de taxi ou de stationnement.
• Les conseillers doivent déclarer au commissaire à l’intégrité tous les coûts de déplacement financés par un organisme admissible en vertu du Code de conduite, et ce, avant le premier jour du déplacement.
• Les conseillers qui entreprennent un déplacement financé par la Ville doivent soumettre un rapport précisant ce qui s’est passé, ce qu’ils ont appris à la conférence et comment le déplacement a permis de faire avancer la position ou les intérêts de la Ville. Ce rapport sera rédigé en tant que rapport présenté à titre d’information ou de rapport concernant de l’information distribuée auparavant, et inscrit à l’ordre du jour du comité permanent concerné.

Article 4 - Limites relatives aux dépenses

1. Dons

• À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions sont limitées à 3,5 % du budget annuel alloué aux services de la circonscription du membre du Conseil.
• Les contributions doivent être faites sous forme de chèque de la Ville d’Ottawa, de dépôt direct ou avec une carte pour petits achats à un groupe ou un organisme communautaire, non pas sous forme de chèques personnels du membre du Conseil ou d’un membre de son personnel.
• À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions faites aux particuliers, aux entreprises ou aux services financés par la Ville sont interdites.
• L’achat de biens matériels à titre de contributions est interdit.

2. Dépenses

• Aucune dépense ne doit créer un conflit d’intérêts, ou une apparence de conflit d’intérêts, pouvant découler de l’achat de biens ou de services auprès d’un membre de la famille d’un conseiller.
• Les dépenses d’alcool ne sont pas permises.
• Les dépenses personnelles (p. ex., des vêtements) ne sont pas admissibles.
• Les cadeaux pour le personnel du conseiller ou d’autres employés de la Ville, ses agences, ses conseils, ses commissions et les entités ayant des buts précis ne sont pas admissibles.
• Les budgets des membres ne doivent pas être utilisés pour donner un avantage personnel à des citoyens individuels ou des entreprises spécifiques (c.-à-d. paiement de pénalités fiscales, contraventions de stationnement, commandite de voyage personnel, etc.).
• Les membres doivent garder en tête des principes généraux d’intégrité établis dans le Code de conduite des membres du Conseil et peuvent consulter le commissaire à l’intégrité au besoin sur d’autres sujets qui peuvent créer un conflit d’intérêt réel ou perçu en vertu du Code.
• Les dépenses de publipostage ou de marketing direct engagées par un membre du Conseil pour une zone géographique située à l’extérieur de son quartier ne seront pas permises sans l’approbation préalable du greffier municipal ou de son représentant, en consultation avec le commissaire à l’intégrité. Néanmoins, et sous réserve de la Politique sur les ressources liées aux élections, on reconnaît que les annonces publicitaires transmises par les médias de masse, les publications à grand public et certains itinéraires postaux non adressés traverseront les limites du quartier, situation qui constitue une exemption lorsqu’elle échappe au contrôle du membre du Conseil souhaitant joindre ses résidents par publipostage ou marketing direct.

Article 5 - Interprétation et exemption

Le greffier municipal et les membres du Conseil peuvent consulter le commissaire à l’intégrité relativement aux dépenses des membres du Conseil ou à toute interprétation sur l’application de cette politique.

Lorsque, après consultation auprès du greffier municipal et du commissaire à l’intégrité, le bien-fondé d’une dépense a été établi, une exemption peut être accordée par écrit.

Article 6 - Restrictions budgétaires dans une année d’élections

Dans une année d’élections municipales et durant une élection complémentaire, certaines restrictions sont placées sur les budgets de bureau des membres et sur les dépenses permises. Ces restrictions sont énumérées dans la Politique sur les ressources liées aux élections et ses Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction.

Responsabilités

Les membres du Conseil et leur personnel sont tenus de se conformer à la présente Politique et à ses dispositions.

Le greffier municipal, ou son représentant, et le commissaire à l’intégrité fourniront des conseils sur demande et des modifications au besoin comme cela est énoncé dans la politique.

Surveillance / Non-respect

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations relatives à la présente politique. Dès réception d’une plainte ou d’une préoccupation, le greffier municipal répondra à la plainte ou préoccupation en conséquence.

Références

Code de conduite des membres du Conseil

Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement

Politiques sur les ressources liées aux élections

Manuel administratif des conseillers

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Publicité – Promotion ou communications payées dans des médias imprimés, numériques ou sociaux, y compris sans s’y limiter, les chroniques de conseillers dans les journaux locaux, la publicité dans les médias sociaux et la publicité dans des événements communautaires de base.

Événement communautaire – Un événement organisé ou coorganisé par un membre du Conseil.

Contribution – comprend les dons ou les commandites à des organismes de bienfaisance et des groupes communautaires provenant du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription.

Don – Une forme de contribution. Comprend des dons monétaires à des organismes de bienfaisance ou des groupes communautaires, ainsi que des dons en nature comme des cartes-cadeaux, des prix tirés au sort et des biens consommables ou matériels de petite valeur.

Hospitalité – La fourniture de repas ou de rafraîchissements, y compris au personnel des membres et aux membres du public.

Actif intellectuel – Tout résultat ou produit de recherche et d’activités de développement de toute nature (notamment, mais sans s’y limiter, des études, des rapports, des publications et autres produits d’information, bases de données, logiciel) qui sont payés par le Budget des membres alloué aux services de leur circonscription.

Actif matériel – Articles ou structures physiques achetés au moyen du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription. Ceci comprend des biens, des équipements (comme de l’équipement de TI), des meubles, des appareils ménagers.

Services professionnels – Comme ils sont définis dans le Règlement sur les approvisionnements de la Ville d’Ottawa (200-50), les services professionnels nécessitant les compétences de professionnels pour une exigence de service définie ou pour une prestation spécifique liée à un projet, y compris, mais sans s'y limiter, les domaines de l'ingénierie, de l'architecture, de la conception, de la planification, de la technologie de l'information, de l'audit financier et des commissaires d'équité.

Services non professionnels – Tous les autres services payés par le Budget des membres alloué aux services de leur circonscription, y compris sans s’y limiter, assistance de bureau et soutien lors d’événements.

Dépenses personnelles – Des dépenses qui constituent principalement un avantage personnel pour le membre du Conseil ou son personnel et ne sont pas reliées aux activités de la Ville d’Ottawa.

Événement spécial – Un événement auquel le membre du Conseil a participé au moyen de l’achat de billets à partir du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription.

Commandite – Une forme de contribution. De l’argent donné à partir du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription pour soutenir un organisme ou un projet particulier. De la publicité entreprise principalement à titre de commandite au bénéfice de l’organisme qui le reçoit est jugée être une contribution en vertu de la présente Politique.

Demandes de renseignements

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la présente Politique, veuillez communiquer avec le greffier municipal, le gestionnaire des services au Conseil municipal et aux Comités, ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal.