Financement en milieu rural

Le processus de demandes de subventions du programme de 2022 est désormais clos.

Le Programme de partenariat des associations rurales est conçu en tant qu'un programme de financement commun avec un budget total de 50 000 $ en vue d'appuyer l'économie rurale en fournissant du financement aux organismes commerciaux basé sur les projets, qui ont un début et une fin précise, ainsi que des résultats que l'on peut mesurer. La subvention maximale est généralement limitée à 7 500 $ afin d'assurer que toutes les régions rurales ont accès au financement. On financera 50 pour cent des dépenses admissibles des projets approuvés selon un système de réciprocité. Les demandes seront évaluées de façon compétitive, en faisant appel à un processus d'évaluation par les pairs, en fonction des critères généraux suivants : le bien-fondé du projet, les répercussions économiques et communautaires et l'efficacité organisationnelle. 

Date limite

vendredi, 24 avril 2020 à 16 h

Personne-ressource

Le Bureau des affaires rurales (affairesrurales@ottawa.ca)
Téléphone: 613-580-2424, poste 24541

Formulaire de demande de subvention 

Si vous préférez le formulaire de demande en format Word, veuillez envoyer un courriel au Bureau des affaires rurales à affairesrurales@ottawa.ca

1. Résumé

2. Objectifs du programme

Objectifs Du Programme De Partenariat

• Fournir des subventions aux projets pour mettre en œuvre les priorités principales des organismes ruraux.
• Contribuer à la santé économique de la Ville dans les zones rurales en appuyant des projets qui mèneront à la viabilité des organismes commerciaux ruraux, des foires et des marchés de producteurs d’Ottawa et qui leur permettront de profiter de la proximité de l’important marché urbain d’Ottawa.
• Soutenir la promotion de l’identité rurale d’Ottawa auprès des résidants et des touristes.
• Procurer des bienfaits économiques aux petites et moyennes entreprises des communautés rurales d’Ottawa.
• Aider les communautés rurales à surmonter les défis du développement commercial propres à une petite population locale.
• Augmenter la capacité des communautés rurales à offrir des expériences de qualité aux visiteurs.

3. Admissibilité

Admissibilité

Qui est admissible?

Les organismes sans but lucratif qui contribuent au développement économique rural et qui appartiennent à l’une des trois catégories suivantes :

Organismes Commerciaux Ruraux

Organismes établis dans les zones rurales d’Ottawa et reconnus pour leur appui aux entreprises locales des secteurs des services et de la vente au détail, pour leur promotion du commerce et pour leur représentation des besoins locaux du secteur des affaires.

Marchés de Producteurs

Organismes qui montent des marchés saisonniers et communautaires (et non privés) où de nombreux vendeurs, qui sont des producteurs primaires, offrent des produits de l’agriculture locale, des aliments (fruits en conserve, produits de boulangerie, viande, poisson, produits laitiers, etc.), des objets de l’artisanat local et des produits à valeur ajoutée

Foires

Organismes qui présentent et promeuvent d’importantes foires agricoles et/ou foires du patrimoine qui célèbrent un aspect particulier de la spécificité d’Ottawa.

Critères d’admissibilité généraux pour toutes les catégories

1. L’organisme doit être établi dans le secteur rural d’Ottawa ou y mener des projets qui profitent grandement à ce secteur.
2. Sans but lucratif
3. L’organisme doit avoir une structure de responsabilisation publique et un conseil d’administration qui se réunit régulièrement
4. L’organisme doit contribuer au développement économique des zones rurales d’Ottawa par le truchement de nouveaux projets ou de projets améliorés.

Inadmissibilité

Qui n’est pas admissible au financement?

• Individus
• Institutions éducatives ou religieuses
• Organismes gouvernementaux
• Organismes/entreprises à but lucratif
• Partis politiques

Quelles activités ne sont pas admissibles?

• Compétitions
• Production et distribution de films, enregistrements, livres et magazines
• Projets et initiatives de financement
• Activités déjà financées par d’autres programmes de la Ville
• Projets de perfectionnement ou de formation préprofessionnelle
• Tournois et événements sportifs et récréatifs
• Foires commerciales et salons professionnels
• Défilés
• Projets ou activités terminés à la date limite des demandes de subvention
• Activités continues considérées comme des affaires courantes
• Projets créant la dépendance

4. Catégories de financement

• On financera 50 pour cent des dépenses admissibles des projets approuvés selon un système de réciprocité.
• Quoique les contributions en nature renforcent une demande, le financement de la Ville ne dépassera pas 50 pour cent des coûts au comptant admissibles.
• L'apport du programme ne dépassera pas normalement 7 500 $ par projet.
• Le financement sera limité à un projet approuvé par organisme, par année.
• Les projets doivent être terminés d'ici au 31 décembre de la même année, à moins que le demandeur ne fournisse un justificatif raisonnable pour le prolongement et qu'il reçoive l'accord écrit de la Ville.

5. Critères d’évaluation

Les demandes de financement de projet sont évaluées en fonction des trois critères suivants :

• Le bien-fondé du projet est le critère d’évaluation principal. Le jury déterminera s’il y a des buts et des objectifs clairs qui reflètent le mandat de l’organisme, des normes exigeantes relatives au développement du projet proposé, des stratégies appropriées de réalisation du projet et une feuille de route exemplaire de gestion de projet et/ou d’initiatives de développement.
• Répercussions économiques et communautaires - les demandes doivent démontrer les répercussions du projet sur les deux groupes cibles suivants :
  • Entreprises des zones rurales d’Ottawa (potentiel de contribution à l’augmentation des ventes et/ou de la clientèle des entreprises locales, créant ainsi de nouvelles occasions d’emplois dans les zones rurales)
  • Résidants d’Ottawa (participation communautaire, éducation des publics, accessibilité de la programmation et/ou des activités, partenariats communautaires, etc.)

Le jury de sélection donnera la préférence aux demandes qui tiennent compte des critères suivants :

• • Appui, participation et bienfaits locaux
  • Nombre et types de partenariats réalisés (p. ex., dons en nature, subventions)
  • Initiatives pour attirer les visiteurs, accompagnées de résultats quantifiables
  • Rendement financier de l’organisme et du projet, et la démonstration des avantages économiques pour la communauté
  • Potentiel d’accroître les activités et avantages économiques dans les zones rurales d’Ottawa.

• Efficacité organisationnelle — développement d’infrastructures, capacité de planification à long terme, responsabilité fiscale, stabilité financière, plusieurs sources de financement (campagnes de financement, commandites, autofinancement, dons en nature, etc.), organisation de la gestion et du personnel (expertise et connaissances, rôles et responsabilités clairs), normes professionnelles et direction diligente du conseil d’administration.

Veuillez noter : On accordera une moindre importance au rendement passé en ce qui a trait à l’évaluation des demandes de nouveaux organismes.

En plus des critères d'évaluation, on considérera les besoins financiers. Ceux-ci seront déterminés en fonction de la stabilité financière de l'organisme (capacité à générer d'autres sources de revenus et d'y accéder, niveau de soutien communautaire, engagement à la réalisation de son programme), et de la présence d'un déficit ou d'un surplus accumulé. La priorité sera donnée aux projets dont les besoins financiers sont dûment établis.

On ne doit pas utiliser le financement provenant du Programme de partenariat pour augmenter un surplus ou contrebalancer un déficit existant.

6. Processus de demande

Tous les postulants doivent remplir les formulaires de demande pertinents et y joindre toute la documentation requise. Deux membres autorisés, dont un membre du conseil d’administration, doivent signer la demande.

La collecte des demandes et des rapports d’activités est sujette à la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée.

Le financement ne peut être utilisé qu’aux fins précisées dans la demande initiale pour le financement du Programme de partenariat. Toute modification à la portée ou à la nature des activités, au budget, au programme et à d’autres aspects doit être communiquée par écrit pour approbation par le coordonnateur du Programme.

À l’appui de votre demande, vous pouvez inclure, comme preuve de vos activités, des documents publiés comme des revues de presse, du matériel promotionnel, des programmes d’événement, des photos, des rapports annuels et autres publications, des vidéos ou des copies papier de pages Web. (1 seul exemplaire, S.V.P.)

Si vous désirez que vos documents vous soient rendus, veuillez inclure une enveloppe préadressée et affranchie. N’envoyez pas d’originaux. Les postulants conviennent que la Ville d’Ottawa n’est nullement responsable de la perte des demandes et des documents à l’appui ou de tout dommage qu’ils auraient pu subir, sans égard à leur cause.

7. Processus décisionnel sur le financement

Principes d’évaluation par les pairs

Le Programme de partenariat de la Ville d’Ottawa pour les organismes commerciaux ruraux, les foires et les marchés de producteurs fait appel à des évaluateurs indépendants et membres de jury selon un processus d’évaluation par les pairs. L’évaluation par les pairs signifie que des membres de la communauté locale qui connaissent les organismes commerciaux ruraux, les foires et les marchés de producteurs évaluent les demandes de subventions. On demande, au besoin, des évaluations externes dans des domaines spécialisés que le jury concerné ne connaît pas.

On choisit les évaluateurs externes et les membres du jury en fonction de leurs connaissances, de leur expertise et de leur productivité dans des secteurs précis relatifs aux critères d’évaluation (agriculture, développement communautaire, tourisme, programmation d’événements, logistique, etc.). Les membres des comités représentent divers aspects de la communauté rurale qu’ils évaluent (mais pas de groupe particulier) et connaissent un large éventail d’organismes commerciaux ruraux, de foires et de marchés de producteurs.

Par les principes clés de la sélection des membres du jury, on cherche à assurer une représentation équilibrée :

1. une gamme d’expériences et de spécialisations du secteur et
2. une représentation équitable des langues officielles, des sexes et des secteurs géographiques.

Le coordonnateur du Programme est chargé de sélectionner les membres des jurys et les évaluateurs indépendants en consultation avec les membres de la communauté rurale, des marchés de producteurs, des foires, et des secteurs du commerce et du tourisme. Les intervenants de la Ville et les postulants sont invités à recommander des gens qualifiés. Si vous souhaitez participer à un jury, veuillez envoyer votre curriculum vitae à notre adresse postale ou à affairesrurales@ottawa.ca

La Ville est reconnaissante de la contribution bénévole des membres des jurys et des évaluateurs.

Processus d’évaluation

L’évaluation est un processus compétitif basé sur l’appréciation par les pairs. Ce processus garantit que l’évaluation des organismes est démocratique et que le financement est octroyé en fonction du bien-fondé de la programmation des organismes. Le personnel ne dicte pas les décisions des jurys relatives au choix des organismes à subventionner ou aux sommes à leur accorder.

Lorsque la date d’échéance est passée, le personnel catégorise les demandes et vérifie que les rapports d’activités de l’année précédente ont été soumis. Le coordonnateur du Programme examine chaque demande pour s’assurer de son admissibilité et pour se familiariser avec l’organisme, ses activités et sa demande de subvention. À cette étape, le coordonnateur du Programme peut communiquer avec l’organisme pour obtenir des renseignements supplémentaires ou pour clarifier certains points. On prend note des personnes nommées dans la demande (conseil, personnel, organismes participants, artistes) afin d’éviter tout conflit d’intérêts dans la sélection des membres des jurys.

Les jurys d’évaluation par les pairs évaluent toutes les demandes selon le type d’organisation (organismes commerciaux ruraux, foires, marchés de producteurs). Chaque comité d’évaluation est composé de trois à cinq personnes qui examinent les demandes en fonction des critères d’évaluation publics. Les membres d’un jury évaluent individuellement les demandes de subvention. Ensuite, le comité se rencontre pour examiner les demandes ensemble et en discuter. Le jury place chaque demande par ordre de priorité de financement et recommande la somme à accorder.

L’obtention de financement par un postulant dépend de la recommandation finale du jury et des fonds disponibles dans le Programme de partenariat.

Conflit d’intérêts

Le but du système d’évaluation par les pairs est de sélectionner des jurés et des évaluateurs indépendants qualifiés représentant les entreprises et foires rurales ainsi que les marchés de producteurs agricoles. Il se peut que des jurés aient des rapports personnels et professionnels avec de nombreux postulants, et cela pourrait constituer des conflits d’intérêts. Les jurés potentiels sont tenus de déclarer tout conflit d’intérêts, réel ou éventuel, à des fins d’évaluation par le coordonnateur du Programme.

La politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité est distribuée aux membres des jurys avant leur première réunion, avec un formulaire de déclaration des conflits d’intérêts. Tous les jurés doivent remplir et soumettre ce formulaire avant la réunion du comité. Lorsqu’un conflit d’intérêts a été déclaré, le coordonnateur du Programme l’évalue pour déterminer si le juré potentiel peut être autorisé à participer au processus. Si le conflit est considéré comme étant mineur, l’individu peut participer aux délibérations du jury, mais doit s’absenter pendant toute la durée de l’évaluation de la demande concernée et s’abstenir de toute discussion à ce sujet.

Voici des situations de conflit potentiel :

• un membre du jury a un intérêt financier dans la réussite d’un programme ou d’un projet sujet à une demande
• le conjoint ou la conjointe du membre du jury ou un parent est impliqué dans un projet ou un programme sujet à une demande
• un membre du jury a un intérêt particulier dans certaines applications en sus de ce à quoi l’on pourrait s’attendre d’un participant du secteur
• toute autre raison qui empêcherait un membre du jury d’être objectif dans l’évaluation d’une demande

Confidentialité

Les évaluateurs et les membres des jurys doivent tenir confidentiels tant le contenu des demandes que leurs délibérations. À la fin de la rencontre d’évaluation, les membres du jury doivent rendre tous les documents relatifs à la demande pour qu’ils soient déchiquetés.

Lorsque les fonds seront alloués, le Bureau des affaires rurales publiera le résumé des résultats y compris les noms des récipiendaires, membres des jurys et évaluateurs. Jusqu'à la publication de cette liste, leurs noms ne seront pas divulgués. L'identité des postulants dont la demande a été rejetée demeurera confidentielle.

Répartition du financement

L’obtention de financement par un postulant dépend de la recommandation finale du comité et des fonds disponibles dans le Programme de partenariat.

8. Si on vous accorde une subvention

Déblocage des fonds

Si on vous accorde une subvention, vous recevrez une lettre vous informant du montant de la subvention. Un chèque suivra. La lettre comprendra également le formulaire qui décrit les conditions particulières de votre subvention.

Droit à un nouvel examen

Tous les résultats sont finaux. Il n'y a pas de procédure d’appel de la décision des évaluateurs relative au bien-fondé de vos activités ou de la somme de la subvention qu’ils recommandent. Le Programme de partenariat permet des réexamens uniquement dans les cas particuliers où il y a des preuves substantielles d’erreurs de procédure ou si la demande initiale n’a pas été évaluée en fonction des critères publiés.

Reconnaissance de soutien

Les récipiendaires des subventions doivent reconnaître l’appui de la Ville d’Ottawa comme suit :

Documents imprimés – Reproduction du logo de la Ville d’Ottawa ou reconnaissance écrite formulée comme ceci :

[Nom] désire exprimer sa reconnaissance à la Ville d’Ottawa pour son appui.

Cette reconnaissance doit être incluse dans :

• le matériel publicitaire (affiches, dépliants, cartes postales) à l’exception des annonces publicitaires
• le matériel de promotion (cadeaux, articles de fantaisie)
• le matériel d’information (bulletin, prospectus, programme, calendrier)
• les documents de presse (communiqués de presse, trousses d’information)
• la signalisation, s’il y a lieu

Annonces verbales - mention de l’appui de la Ville dans :

• les annonces et présentations publiques
• les conférences de presse et discours

On peut se procurer une version électronique du logo de la Ville en communiquant avec le Bureau des affaires rurales au 613-580-2424, poste 24541 ou par courriel à affairesrurales@ottawa.ca.

9. Rapports et suivis

Tous les récipiendaires de subventions sont tenus de déposer un rapport d’activités démontrant comment ils ont utilisé les fonds qui leur ont été donnés. Ce rapport doit être soumis dans les trois mois suivant la fin du projet.

Le défaut de déposer un rapport rendra votre organisme inadmissible à des subventions subséquentes de la Ville d’Ottawa, que ce soit en vertu de ce programme ou d’autres programmes de partenariat de la Ville.

Votre rapport d’activités doit comprendre les éléments suivants :

• un résumé détaillé du projet final ou du programme d’activités, de spectacles et/ou de présentations incluant toute modification à la proposition initiale de même que les défis et les réalisations.
• les états financiers du programme ou du projet
• un résumé de la contribution des bénévoles à votre programme ou projet, y compris le nombre de bénévoles et les heures travaillées, si possible

10. Glossaire

Zone rurale – le secteur géographique classé rural dans le Règlement municipal sur les redevances d'aménagement 2004-298 d’Ottawa que l’on peut se procurer dans les centres de service à la clientèle ou en ligne à :

Annexe B9 - Transect Secteur rural [ PDF 6.592 MB ]

Établi à Ottawa - un organisme établi à Ottawa fournit ses services et tient ses événements dans la zone municipale d’Ottawa et la majorité des membres du conseil d’administration sont des résidants de la Ville.

Présence continue (organisme) — Le conseil d’administration, le personnel et/ou les bénévoles principaux sont actifs à longueur d’année et s’occupent d’activités comme la gestion, la planification, les ressources humaines, le développement de programmes, la planification de campagnes de financement, et/ou des événements.

11. Contacts

Informations concernant le programme de partenariat

Pour demander les formulaires de demande:

613-580-2424, poste 24541
Courriel affairesrurales@ottawa.ca

Pour des questions particulières ou pour discuter de l’admissibilité de votre organisme :

Bureau des Affaires rurales
613-580-2424, poste 24541
affairesrurales@ottawa.ca

Les demandes doivent être postées, envoyées par télécopieur, numérisées et envoyées par courriel à l’adresse ou livrées par messager à :

Ville d’Ottawa
Le Bureau des affaires rurales
Programme de partenariat des associations rurales
110, avenue Laurier Ouest
4^e étage
MC-01-15
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Téléc. :613-560-6026

Les demandes doivent être reçues au plus tard à 16 heures à la date limite ou être postées ce jour-là, le cachet de la poste y faisant foi. Les demandes incomplètes ou en retard ne seront pas considérées.

La Ville d’Ottawa accepte maintenant les demandes dans le cadre du programme.

Le Programme de subventions pour le renforcement communautaire en milieu rural a pour objectif d’appuyer les projets entrepris par des organismes à but non lucratif comme les associations communautaires et les groupes agricoles dans les communautés rurales. Le financement est évalué en fonction de projets dont le début et la fin sont bien définis et qui présentent des avantages concrets.

Les projets sont évalués selon leur mérite, leurs bienfaits pour la communauté et leur efficacité opérationnelle. Les propositions peuvent être soumises à tout moment et seront étudiées sur une base trimestrielle par le comité de révision.

Lignes directrices

Admissibilité du demandeur

Conformément à la Politique sur les subventions et les contributions de la Ville d’Ottawa, le financement est limité aux organismes à but non lucratif :

• qui sont actifs dans la zone rurale d’Ottawa et appuient les activités communautaires et agricoles de leur secteur;
• qui exercent leurs activités d’une manière non discriminatoire, conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario;
• qui sont régis par un conseil d’administration élu démocratiquement;
• qui démontrent leur efficience, leur efficacité et leur responsabilité sur le plan financier;
• qui sont en règle financièrement avec la Ville d’Ottawa.

Par ailleurs, ne sont pas admissibles au financement :

• les personnes, les associations et les organismes sans but lucratif ayant engagé contre la Ville une action en justice qui est toujours en cours;
• les entreprises ou organismes à but lucratif;
• les organismes à but non lucratif parrainant les organismes à but lucratif
• les organismes ayant une affiliation politique ou s’adonnant à des activités politiques;
• les organismes qui agissent surtout comme source de financement pour d’autres groupes;
• les organismes confessionnels dont les services et les activités comprennent la promotion ou une participation obligatoire aux activités d’une confession;
• les programmes s’inscrivant dans le mandat législatif d’autres administrations ou d’autres services de la Ville;
• les organismes provinciaux ou fédéraux, à moins qu’une section locale ou un bureau local offre déjà des services aux citoyens de la Ville d’Ottawa.

Admissibilité des propositions

Les projets proposés doivent présenter un avantage concret pour les résidents de la zone rurale d’Ottawa, soit la « zone visée par la Politique rurale »du Plan officiel. Les activités des associations communautaires, les travaux de rénovation et les projets des groupes agricoles sont admissibles.

 Ne sont pas admissibles au financement :

• les frais engagés avant la présentation de la proposition;
• les coûts assumés par un autre programme de financement ou palier de gouvernement;
• les coûts qu’un organisme doit normalement assumer dans le cadre de l’administration quotidienne générale de ses activités (activités courantes);
• les programmes s’inscrivant dans le mandat législatif d’autres administrations ou d’autres services de la Ville;
• les commandites;
• l’augmentation d’un surplus ou la réduction d’un déficit existant;
• les activités de financement;
• les tournois et les événements sportifs et récréatifs.

Marche à suivre pour présenter une proposition

Les demandes de financement doivent comprendre une description du projet précisant toutes les activités et le budget prévu. La proposition doit résumer le travail à accomplir et décrire en détail les buts, les objectifs, les tâches et les ressources du projet. Le plan doit concorder avec le budget et faire état des délais d’exécution. Le budget doit présenter les coûts globaux du projet, répartis par poste budgétaire. Le budget doit aussi indiquer la source de financement proposé, y compris les subventions provenant d’autres sources, qu’elles soient municipales, provinciales ou fédérales. Si le projet nécessite l’achat de biens et de services, les demandeurs doivent démontrer que le processus de sélection d’un fournisseur se fait par le biais d’un appel d’offres ouvert, est éthique et équitable et assure le meilleur rapport qualité-prix.

 Les demandes dûment remplies doivent être soumises directement au Bureau des affaires rurales et comprendre tous les éléments pertinents parmi les suivants :

• une description de l’organisme (nom, responsables, procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle, structure de gouvernance et derniers états financiers);
• un aperçu du projet, ses objectifs, ses avantages aux communautés rurales et les dates proposées;
• la preuve que le projet répond à une nécessité;
• le niveau de financement demandé, et les dates de versement proposées dans l’éventualité où cette demande serait acceptée;
• des renseignements sur les autres sources de financement, provenant d’autres subventions de la Ville ou d’autres programmes publics;
• les documents d’autorisation du propriétaire des lieux pour lequel l’organisme effectue la demande de financement pour le programme de subvention, le cas échéant;
• un budget ventilé appuyé par une estimation des coûts (y compris les propositions de prix des fournisseurs le cas échéant);
• des éléments témoignant de toute autre forme de soutien (direct ou indirect) reçu par le projet;
• de l’information sur la manière dont le projet ou ses résultats seront maintenus après la période de financement.

 Veuillez joindre à votre proposition la déclaration ci-dessous, dûment signée par au moins deux personnes autorisées à représenter l’organisme aux fins de cette demande :

Le soussigné atteste que tous les renseignements fournis à la Ville d’Ottawa à l’appui de cette demande de subvention sont complets et exacts, et s’engage à fournir sans délai indu toute autre information dont la Ville d’Ottawa aurait besoin pour prendre une décision. Par les présentes, le soussigné consent à ce que la Ville d’Ottawa effectue la vérification de crédit qui s’impose et toute autre vérification susceptible d’être nécessaire à l’évaluation de la présente demande d’aide financière.

 Les propositions dûment remplies peuvent être transmises par courriel, par la poste, en personne ou par télécopieur.

Ville d’Ottawa – Bureau des affaires rurales
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Courriel : ruralaffairs@ottawa.ca
 

La Ville d’Ottawa est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (« LAIMPVP »), telle que modifiée, relativement à l’information sous sa garde, son contrôle et sa protection. Par conséquent, le public peut avoir accès à tous les documents fournis à la Ville dans les demandes pour le Programme de subventions pour le renforcement communautaire en milieu rural à moins que la partie ayant présenté une proposition ne demande le traitement confidentiel de cette dernière.