Règlements et politiques en lien avec le Conseil, les comités et les membres

 Recommandation du comité
 

Que le Conseil municipal approuve la politique sur les conflits d'intérêts du programme telle qu'elle est expliquée dans l'annexe 1.

Documentation

1. Rapport daté du 27 mars 2001 (ACS2001-CRS-SEC-0023), présenté par le directeur général, Services généraux, ci-annexé

Rapport au Comite des services organisationnels et du développement économique et au Conseil

le 27 mars 2001

Ref N°:ACS2001-CRS-SEC-0023

Objet : Loi sur les infractions provinciales – Changement d'administration

Recommandation du rapport

Que le Comité des services organisationnels et du développement économique demande au Conseil municipal d'approuver la politique sur les conflits d'intérêts du programme telle qu'elle est expliquée dans l'annexe 1.

Contexte

La Loi sur les infractions provinciales (LIP) est une loi de procédure qui prescrit les modalités d'administration et de poursuite des infractions, dont celles aux règlements municipaux. Pour l'essentiel, toutes les infractions visées par la LIP donnent lieu à la remise d'une contravention. La LIP prescrit le mode de signification de l'avis d'infraction au défendeur, les délais de paiement et la procédure pour les procès, le prononcé de la sentence et les appels. C'est le ministère du Procureur général qui a la responsabilité de l'application de cette loi.

L'Assemblée législative a adopté le projet de loi 108, intitulé Loi de 1997 simplifiant l'administration en ce qui a trait aux infractions provinciales, qui modifie la Loi sur les infractions provinciales de façon à habiliter le procureur général à conclure des ententes avec les municipalités leur permettant d'assumer les fonctions d'administration et de soutien des tribunaux. Elle prévoit également le transfert à la municipalité locale de la plupart des responsabilités de la poursuite. Ce projet de loi s'inscrivait dans le sillage de l'examen général auquel le gouvernement provincial s'est livré dans le but de réaligner la prestation des services publics.

Avant le début du processus de fusionnement municipal, certaines des municipalités urbaines et la Municipalité régionale avaient obtenu l'approbation de leur conseil respectif d'entreprendre les travaux préparatoires à ce transfert de compétences. Cependant, le regroupement des administrations municipales étant devenu cette dernière année la toute première des priorités, aucun progrès sensible n'a été réalisé dans ce dossier. Depuis la création de la « nouvelle » Ville d'Ottawa, le personnel chargé de ce projet travaille avec diligence avec le ministère du Procureur général pour le faire aboutir.

Discussion ou analyse

L'une des exigences du transfert posées par le ministère du Procureur général est l'adoption par le Conseil municipal d'une politique portant sur les conflits d'intérêts dans le contexte de l'administration et de la poursuite des infractions visées par la LIP. La politique proposée, qui figure à l'annexe 1, reflète de près la norme qui a été appliquée dans de nombreuses autres municipalités ayant déjà assumé la responsabilité de ce programme.

Les principes de la politique sur les conflits d'intérêts dans le contexte de la LIP sont les suivants :

• Les personnes exerçant des fonctions administratives ou judiciaires à la Cour des infractions provinciales doivent veiller à s'acquitter de leurs fonctions de manière à préserver l'intégrité, l'équité et l'impartialité de l'administration de la justice.
• Personne ne doit tenter d'influencer ou d'entraver, directement ou indirectement, les employés ou autres personnes exerçant des fonctions d'administration de la justice.
• La politique s'applique aux employés, aux agents et aux représentants élus de la Ville d'Ottawa, ainsi qu'à ses agents contractuels assurant des services aux termes de l'entente de transfert.

Consultation

La politique a été rédigée par la Direction du greffe, en consultation avec le chef du contentieux. Le ministère du Procureur général a étudié la politique et a confirmé qu'elle répondait à ses exigences.

Incidences financières

L'approbation de ces recommandations n'aura aucune incidence financière directe.

Documentation

Annexe 1 : Projet de politique sur les conflits d'intérêts dans le contexte de la LIP

Décision

Le greffier de la Ville et le chef du contentieux sont chargés d'appliquer la politique sur les conflits d'intérêts dans le contexte de la LIP.

Annexe 1

Politique sur les conflits d'intérêts

Dans le cadre du transfert du soutien à l'administration des infractions provincials

ATTENDU QUE le ministère du Procureur général exige que tous ses partenaires municipaux établissent et fasse approuver par leur Conseil municipal une politique sur les conflits d'intérêts portant expressément sur les questions relatives à l'administration du programme de la Loi sur les infractions provinciales (LIP);

ATTENDU QUE l'administration de la Cour des infractions provinciales par le partenaire municipal aux termes de l'entente de transfert doit respecter les principes fondamentaux de justice, qui comprennent notamment l'indépendance du tribunal et du procureur, l'équité, l'impartialité, la compétence et l'intégrité;

ATTENDU QUE la politique s'appliquera à tous les employés, agents et représentants élus de la Ville d'Ottawa, ainsi qu'à tous ses agents contractuels assurant des services aux termes de l'entente de transfert;

EN CONSÉQUENCE DE QUOI il est prescrit au greffier de la Ville et au chef du contentieux d'appliquer la politique sur les conflits d'intérêts, énoncée ci-après, à tous les aspects de l'administration de la Cour des infractions provinciales dans la Division des services aux tribunaux à Ottawa.

1.0 Principes de la politique sur les conflits d'intérêts

1.1 La politique sur les conflits d'intérêts s'applique à tous les employés, agents et représentants élus de la Ville d'Ottawa, ainsi qu'à tous ses agents contractuels assurant des services aux termes de l'entente de transfert.

1.2 Personne ne doit tenter d'influencer ou d'entraver, directement ou indirectement, par des moyens financiers ou politiques ou de quelque autre façon, les employés, agents ou autres personnes exerçant des fonctions aux termes de l'entente de transfert.

1.3 Les personnes exerçant des fonctions administratives ou judiciaires à la Cour des infractions provinciales doivent veiller à s'acquitter de leurs fonctions de manière à préserver l'intégrité de l'administration de la justice.

2.0 Serment professionnel

2.1 Les employés ayant des fonctions d'administration doivent prononcer un serment professionnel ou une affirmation solennelle, selon la formule prescrite par le chef du contentieux conformément à la présente politique.

2.2 Les procureurs municipaux engageant des poursuites aux termes de l'entente de transfert doivent prononcer un serment professionnel ou une affirmation solennelle, selon la formule prescrite par le chef du contentieux conformément à la présente politique.

3.0 Obligation d'information

3.1 Toute personne exerçant des fonctions aux termes de l'entente de transfert et ayant fait l'objet d'une tentative d'influence indue doit en informer le partenaire municipal ou le procureur de la Couronne local.

3.2 Aucune mesure ne doit être prise à l'encontre de la personne ayant communiqué de bonne foi une telle information.

3.3 Un employé ou une autre personne exerçant des fonctions aux termes de l'entente de transfert avec qui un représentant élu entre en contact relativement à l'administration de la justice ou à une affaire dont la Cour est saisie doit immédiatement en informer le greffier de la Ville et le chef du contentieux.

3.4 Lorsqu'un employé ou une autre personne exerçant des fonctions aux termes de l'entente de transfert est accusé d'une infraction définie par une loi ou un règlement fédéral ou provincial et que son maintien dans l'exercice de ses fonctions pourrait miner la confiance du public dans l'administration de la justice, l'accusation sera portée à l'attention du greffier de la Ville et du chef du contentieux.

3.5 Une fois qu'ils en sont informés, le greffier de la Ville et le chef du contentieux déterminent s'il existe un conflit réel ou apparent et, le cas échéant, prennent les mesures nécessaires pour le résoudre.

3.6 Un procureur divulgue le plus tôt possible au greffier de la Ville et au chef du contentieux tout conflit réel ou raisonnablement apparent.

3.7 Lorsqu'un procureur est accusé d'une infraction définie par le Code criminel du Canada ou tombant sous le coup du Code criminel du Canada en vertu d'un autre texte législatif ou réglementaire fédéral, l'accusation sera portée sans délai à l'attention du greffier de la Ville et du chef du contentieux.

3.8 Lorsqu'un procureur est accusé d'une infraction en vertu d'autres lois ou règlements fédéraux ou provinciaux et que son maintien dans l'exercice de ses fonctions pourrait miner la confiance du public dans l'administration de la justice, l'accusation sera portée à l'attention du greffier de la Ville et du chef du contentieux.

3.9 Le greffier de la Ville et le chef du contentieux déterminent s'il existe un conflit réel ou apparent et, le cas échéant, prennent les mesures nécessaires pour le résoudre.

4.0 Lignes directrices pour les procureurs

4.1 Outre ce qui précède, les procureurs agissant aux termes de l'entente de transfert doivent se conformer aux lignes directrices suivantes sur les conflits d'intérêts :

4.1.1 Une personne employée à titre de procureur ne peut pas être employée également comme agent d'application des règlements.

4.1.2 Un procureur travaille sous la supervision du chef du contentieux ou d'un autre avocat désigné à cette fin et lui rend des comptes.

4.1.3 Un procureur ne peut être titulaire d'une charge publique municipale, ni l'avoir été au cours des 12 mois précédents.

4.1.4 Un procureur ne doit pas être mis, ni se mettre, dans une situation où l'intégrité de l'administration de la justice pourrait être compromise.

4.1.5 Sauf dans une affaire où il est lui-même en cause, un procureur ne doit pas, directement ou indirectement, personnellement ou par l'intermédiaire d'un associé dans la pratique du droit, prendre part ou agir à titre d'avocat ou de procureur d'une personne relativement à une infraction dont cette personne est accusée en vertu d'une loi de l'Ontario.

5.0 Diffusion

5.1 Une copie de la présente politique doit être remise à tous les représentants élus de la Ville d'Ottawa après la tenue d'une élection générale ou partielle.

5.2 La présente politique doit être intégrée aux politiques des Ressources humaines régissant la conduite des employés municipaux.

5.3 Une copie de la présente politique doit être remise à tous les employés participant à l'administration du programme de la LIP.

6.0 Manquement

6.1 Le manquement à la présente politique par un employé ou un agent de la Ville peut entraîner des mesures disciplinaires.

Approbation donnée par : Conseil municipal
Section : Bureau du greffier municipal
Date d’approbation : le 28 novembre 2007
Date d’entrée en vigueur : le 28 novembre 2007
Date de révision : le 3 décembre 2014; 7 décembre2022

Énoncé

La Ville d’Ottawa favorise une gouvernance municipale axée sur la reddition de comptes et la transparence qui repose sur les principes suivants :

1. Le processus décisionnel est ouvert et transparent;
2. Les opérations municipales sont menées de manière éthique et responsable;
3. Les ressources financières et l’infrastructure matérielle sont gérées de façon efficiente et efficace;
4. L’information municipale est accessible, conformément aux exigences prévues par la loi;
5. Les demandes de renseignements, préoccupations et plaintes sont traitées rapidement;
6. Les rapports sur la surveillance financière, les normes de service et les résultats ainsi que tous les autres documents redditionnels sont publiés et accessibles dans une langue comprise de la population pour permettre au public de les examiner et promouvoir sa participation aux activités de la municipalité;
7. Toute nouvelle délégation de pouvoirs est assortie d’un mécanisme de reddition de comptes.

Objet

La présente politique oriente la Ville d’Ottawa dans la gestion responsable et transparente de ses affaires et opérations, en mettant l’accent sur l’ouverture, l’éthique, l’excellence du service, les résultats et la responsabilité financière.

La disposition 5 du paragraphe 270 (1) de la Loi de 2001 sur les municipalités prévoit qu’une municipalité adopte et met en œuvre des politiques en ce qui concerne la « manière dont [elle] s’efforcera de veiller à répondre de ses actes devant le public et à rendre ses actes transparents pour celui-ci ».

Champ d’application

La présente politique s’applique à l’ensemble des opérations et à tous les employés de la Ville d’Ottawa, y compris aux membres du Conseil.

Exigences de la politique

L’engagement de la Ville d’Ottawa en matière de reddition de comptes et de transparence assure une bonne gouvernance et la viabilité de l’organisation au moyen de diverses politiques, procédures et pratiques classées en six catégories :

Article 1 - Exigences législatives

La Ville d’Ottawa fait preuve de responsabilisation et de transparence envers le public en s’acquittant des diverses responsabilités prévues par la loi et en divulguant de l’information. Voici certaines des lois qui énoncent le caractère public, responsable et transparent devant distinguer la façon dont elle mène ses affaires :

1. Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa;
2. Loi de 2001 sur les municipalités;
3. Loi sur les conflits d’intérêts municipaux;
4. Loi de 1996 sur les élections municipales;
5. Loi sur les infractions provinciales;
6. Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée;
7. Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé;
8. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques;
9. Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public;
10. Loi sur la santé et la sécurité au travail;
11. Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

S’ajoutent à ce qui précède diverses autres lois provinciales et fédérales régissant les opérations et les services de la Ville.

Article 2 - Responsabilité, surveillance et rapports de nature financière

La Ville d’Ottawa fait preuve de responsabilisation et de transparence envers le public en établissant la source de ses recettes et la manière dont elle les utilise pour fournir ses services. Ses pratiques exemplaires en matière de responsabilité, de surveillance et de rapports de nature financière sont exposées dans ses politiques, procédures et pratiques, dont les suivantes :

1. Vérifications externes, états financiers annuels et communication de la cote de solvabilité de la municipalité;
2. Bureau du vérificateur général : plan annuel, plans et rapports de vérification, et Politique en matière de fraude et d’abus;
3. Rapports annuels de règlement de fin d’exercice;
4. Plans financiers à long terme, y compris concernant le logement;
5. Rapports d’étape sur le budget de fonctionnement et des immobilisations;
6. Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs et production de rapports;
7. Règlement sur les approvisionnements et production de rapports;
8. Politique sur l’élaboration du budget, le suivi et la production des rapports afférents, et politiques et procédures connexes;
9. Politique de gestion intégrale des actifs, plans de gestion des actifs et production de rapports;
10. Politiques et procédures sur les biens immobiliers;
11. Politique de la Ville sur les commandites et la publicité.

Article 3 - Évaluation des résultats et rapports

La Ville d’Ottawa fait preuve de responsabilisation envers le public en évaluant les résultats qu’elle obtient et l’atteinte de ses objectifs et normes de service au moyen de divers outils axés sur les résultats. Elle s’engage à communiquer les données à cet égard pour tous ses domaines de responsabilité, des finances à la gestion des ressources humaines, en passant par la prestation des services, les diffusant notamment dans les documents suivants :

1. Plan stratégique de la Ville et priorités pour le mandat du Conseil;
2. Rapports sur des services précis à l’échelle d’une direction générale ou d’un secteur d’activité.

Article 4 - Administration transparente

La Ville d’Ottawa fait preuve de responsabilisation et de transparence envers le public en assurant une gouvernance ouverte par la communication, la consultation et la collaboration. La transparence de ses opérations et la communication aux résidents de la façon dont elle prend et applique ses décisions sont régies par ses politiques, procédures et pratiques, dont les suivantes :

1. Règlement de procédure pour le Conseil et Règlement de procédure pour les comités consultatifs;
2. Accès public à l’ordre du jour et aux documents des réunions du Conseil et des comités, et participation aux réunions publiques;
3. Politique de nomination (recrutement et sélection des membres des comités consultatifs, commissions et groupes de travail ainsi que des conseils, commissions et organismes externes);
4. Règlement sur l’affichage public;
5. Politique sur la délégation de pouvoirs et Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs;
6. Politique de bilinguisme;
7. Stratégie d’engagement du public, y compris Participons Ottawa et les outils de mobilisation en ligne;
8. Politique sur l’accessibilité et Procédures concernant les formats accessibles et les aides à la communication;
9. Procédures concernant les réunions publiques, y compris le processus de clôture et de compte rendu d’une séance à huis clos;
10. Politique de divulgation systématique et de diffusion proactive et plans des directions générales;
11. Banques de renseignements personnels;
12. Respect des principes de l’administration transparente et de la Politique en matière de données ouvertes, y compris la publication des données sur Ottawa ouverte;
13. Divulgation proactive des contrats de 100 000 $ ou plus ne résultant pas d’un marché public ainsi que des contrats découlant d’un marché public qui ont un grand intérêt public;
14. Divulgation des demandes d’accès à l’information présentées en application de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée;
15. Divulgation proactive annuelle des activités organisées par le Bureau du protocole et des affaires intergouvernementales ainsi que des cadeaux offerts par le Bureau du protocole au nom de la Ville.

Article 5 - Responsabilisation interne et normes éthiques

La Ville d’Ottawa a adopté des règlements, politiques, procédures et pratiques régissant ses responsabilités internes et ses normes éthiques, notamment ce qui suit :

1. Code de conduite du personnel;
2. Politique sur l’alcool et les drogues dans les lieux de travail;
3. Politique sur les mesures disciplinaires;
4. Politique d’embauche et d’emploi des membres de la famille;
5. Politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs;
6. Politiques sur les congés autorisés, les congés de maladie accumulés, les heures supplémentaires et d’autres éléments liés à l’emploi;
7. Politique sur les ressources liées aux élections et Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction;
8. Politique sur le traitement des plaintes de la Ville;
9. Politique sur la santé et la sécurité au travail;
10. Politique sur la violence et le harcèlement au travail;
11. Politique sur l’équité et la diversité;
12. Politique de gestion des documents et Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers;
13. Politique sur la sécurité des informations;
14. Politique d’approvisionnement éthique et Politique sur l’administration des contrats;
15. Politique sur l’indemnisation pour frais juridiques;
16. Politique sur l’utilisation des véhicules municipaux à des fins personnelles;
17. Politique et procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi.

Article 6 - Cadre de responsabilisation du Conseil municipal

Le Conseil municipal d’Ottawa a démontré son engagement en matière de reddition de comptes et de transparence par la création de divers postes d’agents de l’intégrité et l’adoption de nouvelles politiques et pratiques. Voici quelques-unes de ces initiatives :

1. Divulgation proactive des frais de bureau des membres du Conseil;
2. Nomination d’un commissaire à l’intégrité à qui le Conseil a également confié le rôle de registraire des lobbyistes et d’enquêteur pour les réunions;
3. Adoption du Code de conduite des membres du Conseil, du Code de conduite des membres de comités consultatifs, du Code de conduite des membres résidents du Sous-comité du patrimoine bâti et des processus de règlement des plaintes connexes;
4. Divulgation trimestrielle par les membres du Conseil, dans le registre des cadeaux en ligne, des cadeaux, avantages et invitations reçus d’une même source dont la valeur individuelle est supérieure à 100 $ au cours d’une année civile (sauf quelques exceptions);
5. Divulgation trimestrielle par les membres du Conseil, dans le registre des cadeaux en ligne, des billets reçus d’une même source dont la valeur individuelle est supérieure à 30 $ au cours d’une année civile (sauf quelques exceptions);
6. Tenue d’un registre public en ligne des déclarations d’intérêts présentées en application de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux par les membres du Conseil et les membres des commissions et conseils locaux, y compris les protocoles d’enquête sur les infractions perçues;
7. Adoption de la Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement, de la Politique sur les dépenses du Conseil, de la Politique sur les dépenses de participation aux comités consultatifs et de la Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel;
8. Adoption du Règlement sur le registre des lobbyistes, y compris le Code de déontologie des lobbyistes, et établissement du Registre des lobbyistes;
9. Rapport annuel du commissaire à l’intégrité et publication des rapports d’enquête, si nécessaire.

L’engagement de la Ville à mener ses affaires de façon ouverte et transparente est une importante étape qui se veut progressive. La Ville continuera à honorer cet engagement par l’application de nouvelles politiques, procédures et pratiques, lesquelles ne sont pas nécessairement toutes mentionnées dans le présent document.

Responsabilités

Le Conseil municipal et le personnel de la Ville doivent respecter la présente politique, rendre compte de leurs actes et assurer la transparence des affaires et opérations municipales.

Surveillance/Non-respect

Le greffier municipal reçoit les plaintes et préoccupations touchant la présente politique et les transmet aux personnes suivantes, selon le cas :

1. Préoccupation ou plainte concernant un membre du personnel : chef du service, directeur général, directeur responsable du secteur ou directeur des Ressources humaines;
2. Préoccupation ou plainte sur une réunion à huis clos : enquêteur pour les réunions;
3. Préoccupation ou plainte concernant le Conseil ou un de ses membres : chef du Conseil ou personne indiquée dans le code, le règlement ou la politique applicable.

Autorités législatives et administratives

L’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée, exige que la Ville adopte et mette en œuvre une politique sur la reddition de comptes et la transparence. Ainsi, la présente Politique sur la reddition de comptes et la transparence fait état des lois, politiques, procédures et pratiques auxquelles la Ville se conforme pour agir de façon responsable et transparente.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Reddition de comptes – Principe selon lequel la Ville est obligée de démontrer qu’elle assume la responsabilité de ses actes, décisions et politiques et de rendre des comptes à la population.

Transparence – Principe selon lequel la Ville mène ses affaires de façon accessible, claire et visible et voulant que ses activités puissent être examinées par le public, ce qui favorise la confiance dans l’organisation et améliore la prestation des services.

Demandes d’information

Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Approuvée par : Conseil municipal
Date d’approbation : 28 mars 2001
Date d’entrée en vigueur : 28 mars 2001
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de révision/revue : 5 décembre 2018; 7 décembre 2022

Énoncé

La Politique relative aux dépenses de participation de la Ville d’Ottawa traite du remboursement des frais engagés par les membres votants des comités consultatifs et du Comité du patrimoine bâti. Les membres de réserve sont également admissibles au remboursement de leurs dépenses.

Objet

La Politique relative aux dépenses de participation aux comités consultatifs vise à définir les dépenses qui sont remboursables. Il y est également question des conditions de remboursement des personnes qui y sont admissibles et des limites de remboursement applicables.

Champ d’application

La présente politique s’applique aux membres du public siégeant aux comités consultatifs et au Comité du patrimoine bâti.

Exigences de la politique

Politique de remboursement

Voici les conditions d’admissibilité au remboursement des dépenses engagées pour une réunion :

• La personne doit être un membre votant.
• Il doit s’agir d’une réunion officielle (voir la définition ci-dessous).
• La participation du membre doit être consignée dans le procès-verbal approuvé de la réunion en question.
• Le membre doit fournir une preuve de paiement, conformément à la présente politique.

Sont admissibles au remboursement les dépenses suivantes :

1. Les frais de stationnement. Les membres sont invités à garer leur véhicule dans les installations de stationnement municipales aux fins de validation par le coordonnateur du comité. Comme il faut une preuve de paiement, les frais de stationnement dans un espace à parcomètre n’émettant pas de billet ou de facture ne sont pas admissibles.
2. Les frais de garde de personnes à charge, jusqu’à concurrence de 15 $ par heure. Le montant payable est calculé selon les heures de début et de fin de la réunion inscrites dans le procès-verbal approuvé et tient compte d’un maximum d’une heure pour le temps de déplacement. Le calcul reste le même quel que soit le nombre de personnes à charge.
3. Les dépenses de soins spécialisés fournis à des personnes à charge (pour les personnes ayant des besoins exceptionnels), jusqu’à concurrence de 40 $ par heure. Le montant payable est calculé selon les heures de début et de fin de la réunion inscrites dans le procès-verbal approuvé et tient compte d’un maximum d’une heure pour le temps de déplacement.
   
   1. Les trajets simples effectués en transport en commun conventionnel ou avec Para Transpo. Les laissez-passer de transport en commun conventionnel ou de Para Transpo ne sont pas admissibles. Pour les trajets en transport en commun conventionnel, un billet de correspondance d’autobus ou un rapport d’utilisation du porte-monnaie électronique PRESTO doit être soumis comme preuve de paiement.
   2. Les usagers de Para Transpo doivent quant à eux soumettre un rapport d’utilisation de leur compte ParaPaie. Pour les trajets payés en argent comptant, il est possible de fournir une description écrite du trajet (numéro de client, date et heure du déplacement, points de départ et d’arrivée). Une validation de ces renseignements peut être demandée au service à la clientèle de Para Transpo avant le remboursement.
4. Si un membre à mobilité réduite faisant habituellement appel à Para Transpo pour ses déplacements est incapable de réserver ce service, il peut se faire rembourser une course en taxi accessible ou d’un exploitant de transport privé. Une preuve de paiement est nécessaire.
5. Les frais de kilométrage, dans le cas des membres qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre aux réunions officielles, sont remboursables au taux consenti aux employés de la Ville d’Ottawa (actuellement 0,54 $ le kilomètre). Le formulaire de réclamation pour le kilométrage doit être dûment rempli.
6. L’on s’attend à ce que les membres choisissent le mode de transport le plus économique qui leur convient selon leur situation.

Les dépenses que les membres effectuent avec leur propre argent dont il n’est pas question dans la présente politique ne sont pas admissibles au remboursement, s’agissant en particulier de celles qui suivent :

1. Frais de repas ou de rafraîchissement.
2. Frais engagés pour des réunions avec des groupes communautaires, des membres du Conseil, des membres du personnel, des résidents ou d’autres personnes. L’hôte de la réunion peut offrir une certaine forme de remboursement. Cependant, aux termes de la définition de « réunion officielle » ci-dessous, les présidents peuvent réclamer le remboursement de dépenses admissibles énumérées dans la section 1 pour des réunions auxquelles ils sont tenus de participer au nom de leur comité ou commission.
3. Autres dépenses engagées par les membres dans le cadre de leurs fonctions (p. ex., fournitures de bureau, équipement technologique, téléphone)

Restrictions de la politique

1. Le personnel du Bureau du greffier municipal doit examiner toute dépense qui ne respecte pas la présente politique et peut refuser de la rembourser.
2. Si un membre tente frauduleusement de se faire rembourser des frais de participation, le Bureau du greffier municipal peut refuser d’effectuer le remboursement et signaler l’incident à la Sécurité municipale ou aux autorités compétentes.

Responsabilités

Pour se faire rembourser, tout membre d’un comité consultatif doit soumettre le reçu original ou le formulaire de réclamation pour le kilométrage dûment rempli.

Il incombe aux coordonnateurs de comité d’administrer la politique et de veiller à ce que les membres qui demandent un remboursement la respectent.

En cas de différend, le greffier municipal, ou son mandataire, examinera la demande de remboursement et fera connaître sa décision finale au membre concerné.

Surveillance/Non-respect

Toute réclamation doit être effectuée à l’aide d’un formulaire, et le remboursement doit être autorisé par le gestionnaire, Services au Conseil municipal et aux comités.

Le Bureau du greffier municipal assurera ponctuellement le suivi et la vérification des demandes de remboursement afin de garantir l’application uniforme de la politique et de veiller à ce que les demandes de remboursement ne soient pas frauduleuses.

Tout cas de fraude sera soumis à la Sécurité municipale ou aux autres autorités compétentes.

Renvois

S.O.

Autorités législatives et administratives

Structure proposée du comité consultatif et quasi-judiciaire et du groupe de travail (ACS2001-CRS-SEC-0016), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 28 mars 2001

Statut des conseils, commissions et autorités externes (ACS2001-CRS-SEC-0015), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 28 mars 2001

Statut des conseils, commissions et administrations externes – Mise à jour (ACS2002-CRS-SEC-0015), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 10 avril 2002

Examen annuel des comités consultatifs – Structure, politiques et démarche (ACS2002-CRS-SEC-0061), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 28 août 2002

Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2003-2006 (ACS2003-CRS-SEC-0059), dans sa version approuvée par le Conseil municipal les 3 et 10 décembre 2003

Règlement de procédure pour les comités consultatifs, examen de mi-mandat de la Politique de nomination et de la politique sur les dépenses de participation (ACS2006-CRS-SEC-0005), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 25 janvier 2006

Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2006-2010 (ACS2006-CMO-OCM-0012), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 6 décembre 2006

Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2010-2014 (ACS2010-CMR-CCB-0106), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 8 décembre 2010

Renouvellement des comités consultatifs afin de soutenir le mandat du conseil (ACS2012-CMR-CCB-0032), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 12 septembre 2012

Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2018-2022 (ACS2018-CCS-GEN-0028) dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 5 décembre 2018

Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2022-2026 (ACS2022-OCC-GEN-0030) dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 7 décembre 2022

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Réunion officielle :

• réunion ordinaire ou extraordinaire du comité consultatif convoquée conformément aux Règles de procédure pour les comités consultatifs;
• réunion pour laquelle il existe une motion ou un procès-verbal qui montrent que le membre (généralement le président) a été expressément mandaté pour y participer au nom du Comité, à une date et à une heure en dehors d’une réunion ordinaire du comité consultatif;
• réunion d’un comité permanent où un représentant officiel du comité consultatif donne une présentation.

Présence : un membre du public est considéré comme présent à une réunion s’il y participe et si sa participation est consignée dans le procès-verbal approuvé.

Garde de personnes à charge ayant des besoins exceptionnels : personne à charge, adulte ou enfant, qui a des besoins exceptionnels. Le membre doit fournir une attestation du médecin indiquant que cette personne a besoin de soins spécialisés pendant que le membre s’absente de chez lui.

Dépenses découlant d’un handicap : toute dépense nécessaire pour offrir un service sans lequel le membre ayant un handicap ne peut prendre part à la réunion (p. ex., intermédiaire, interprète, sous‑titrage en temps réel, documents en braille).

Frais de trajet en autobus/Para Transpo : frais pour un trajet simple supplémentaire en transport en commun qu’un membre effectue pour se rendre à la réunion. Un billet de correspondance d’autobus ou un reçu constitue une preuve de paiement acceptable.

Kilométrage : les frais de kilométrage dont le remboursement est demandé seront validés par le coordonnateur du comité en fonction de la plus courte distance à couvrir pour se rendre à la réunion et en revenir, que ce soit à partir du lieu de travail, du domicile ou de la destination la plus proche du membre.

Stationnement : le stationnement comprend les coûts pour garer un véhicule personnel. Sont exclues les contraventions de stationnement.

Membre de réserve : résident dont la participation à titre de membre de réserve d’un comité est approuvée par le Conseil, et qui peut ultérieurement être nommé à un siège vacant au sein du comité concerné. Le membre de réserve peut demander d’assister à une réunion, mais sa participation est entièrement volontaire.

Demandes d’information

Pour en savoir plus sur la présente politique, communiquer avec la personne suivante :

Gestionnaire, Services au Conseil municipal et aux comités
Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)  K1P 1J1
613-580-2424, poste 28136

comites@ottawa.ca

Annexes

S.O.

Approuvé par : Conseil municipal 
Date d’approbation : 28 mars 2001
Date d’entrée en vigueur : 28 mars 2001
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de la révision : 9 décembre 2020; 7 décembre 2022

Énoncé de politique

La Politique de nomination régit le processus de recrutement et de sélection de tous les membres du public nommés par le Conseil municipal pour siéger aux divers comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville d’Ottawa ainsi qu’aux conseils et commissions externes.

Objet

La Ville d’Ottawa s’engage à favoriser la participation équitable et inclusive du public aux conseils, comités et autres instances qui régissent et éclairent son travail.

Elle s’engage également à favoriser une représentation concrète et importante en organisant des activités propres à promouvoir la participation de diverses communautés aux comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires, de même qu’aux conseils et commissions externes.

Afin d’encourager cette participation, la Ville adoptera des pratiques de communication proactive, des politiques et des stratégies de recrutement ciblées en phase avec la Politique sur l’accessibilité, la Stratégie sur la condition féminine et l’équité des genres et la Stratégie de lutte contre le racisme. Cette approche proactive est adoptée dans le but de refléter la démographie diversifiée d’Ottawa incluant les Autochtones, les personnes noires et les membres des autres communautés racisées, les personnes handicapées, les femmes et les personnes de diverses identités de genre, les membres des communautés 2SLGBTQQIA+, les francophones ainsi que les locuteurs du français, les personnes appartenant à d’autres groupes linguistiques, et les personnes vivant en milieu rural et en milieu urbain. 

Champ d’application

Les points suivants s’appliquent aux nominations de membres du public par le Conseil municipal aux comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi qu’aux conseils et commissions externes pour lesquels la Ville est censée nommer un membre du public.

Exigences de la politique

Qualification des membres

1. Tous les membres nommés par le Conseil doivent habiter la Ville d’Ottawa et continuer d’y demeurer pendant la durée de leur mandat.
2. Tous les membres nommés par le Conseil doivent être âgés d’au moins 18 ans.
3. Les employés de la Ville d’Ottawa ne peuvent pas faire partie, en qualité de membre du public, d’un comité ou d’un conseil pour lesquels la Ville est censée nommer un membre du public.

 Mandat

1. La durée du mandat est généralement de deux ou de quatre ans, et le mandat des membres correspondra à celui du Conseil. Les membres peuvent siéger pendant un maximum de huit années consécutives au sein d’un même comité ou conseil, sous réserve des points 2.2, 2.3 et 2.5 de la présente politique, par exemple en faisant deux mandats de quatre ans consécutifs, ou bien un mandat de deux ans suivi d’un mandat de quatre ans, puis d’un autre mandat de deux ans.
2. Une personne nommée pour une partie de mandat occupe son poste jusqu’à la fin dudit mandat. Cette personne, si elle a été nommée au départ pour un mandat ne dépassant pas un an, peut être admissible à une ou plusieurs nouvelles nominations pour un maximum de huit années supplémentaires.
3. Les membres qui ont siégé à un comité ou conseil pendant huit années consécutives doivent attendre au moins un an avant de pouvoir se représenter en vue d’une nomination au sein du même comité ou conseil; ils peuvent cependant présenter leur candidature à un autre comité ou conseil pendant cette période.
4. Les membres qui souhaitent accomplir un mandat supplémentaire doivent présenter à nouveau leur candidature et passer par toutes les étapes du processus de sélection approuvé.
5. Les membres du public peuvent siéger à un seul comité ou conseil à la fois.
6. Le mandat et la composition de certains conseils, commissions, autorités ou comités quasi judiciaires externes, ainsi que la qualification nécessaire pour y siéger, peuvent différer en fonction de leurs règlements internes. Ces derniers ont alors préséance sur la présente politique.
7. Les restrictions en matière de limites de mandat ne s’appliquent pas aux offices de conservation. (Rapport ACS2006-CRS-CCB-0005 approuvé par le Conseil le 25 janvier 2006.)
8. Après l’expiration de leur mandat, les membres peuvent continuer de siéger au comité ou conseil jusqu’à ce qu’ils soient renommés ou remplacés (sujet à l’examen de la gouvernance de fin de mandat).
9. Les membres de comités consultatifs doivent assister à au moins une (1) séance d’orientation traitant de l’équité, de la lutte contre le racisme, de l’équité des genres, de l’inclusion et de l’accessibilité, et participer à toute formation rendue obligatoire par le Conseil.
10. Les membres de comités consultatifs doivent lire et signer le Code de conduite des membres des comités consultatifs.

Composition

1. La composition des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi que des conseils et commissions externes doit, dans la mesure du possible, atteindre l’équilibre entre un éventail de domaines de compétences techniques, d’expérience professionnelle et vécue, de connaissances et d’autres représentations.
2. Dans la mesure du possible, la composition doit refléter la diversité et les caractéristiques démographiques de la Ville d’Ottawa, notamment au chapitre de l’autochtonie, des handicaps, du genre, de la francophonie et de l’appartenance à d’autres groupes linguistiques, de la représentation géographique et de la race.
3. Les nominations devraient être proposées sans perdre de vue l’objectif de la Ville d’Ottawa qui vise à ce que dans tous les comités consultatifs, la représentation des femmes et des personnes non-binaires atteigne 50 pour cent et que soient représentés d’autres groupes en quête d’équité, dont les personnes s’identifiant comme Autochtones, les personnes noires et racisées, les personnes handicapées et les membres des communautés 2SLGBTQQIA+.

 Recrutement

1.  Le recrutement de membres pour doter des postes au sein des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires ainsi que des conseils et commissions externes se fera au début du mandat du Conseil municipal et, au besoin, de nouveau à mi-mandat approximativement.
2. Nous adopterons et suivrons les principes d’équité et d’inclusion pour tous les candidats en fixant des échéances claires pour la réception des candidatures, en employant une stratégie inclusive, en suivant un processus de sélection intégrant la sensibilisation aux préjugés et en appliquant les mêmes critères de sélection et procédures d’entrevue (questionnaire) pour tous les candidats, tout en appliquant des pratiques inclusives pour nous adapter aux divers besoins et styles en matière de communication.
3. Le processus de recrutement et de sélection de membres du public comportera des annonces (destinées aux candidats intéressés), placées par le Bureau du greffier municipal, dans les journaux communautaires quotidiens ou hebdomadaires, conformément à la politique sur la publicité de la Ville, ainsi que sur le site Web de la Ville. Les annonces seront aussi diffusées dans les centres du service à la clientèle, les bibliothèques et d’autres installations communautaires et municipales, selon les ressources disponibles. De plus, on tentera d’adapter le processus de recrutement en ciblant plus spécifiquement, mais non exclusivement, les organismes communautaires au service des membres des communautés autochtones, noires et racisées. Le processus de recrutement peut aussi cibler les groupes susceptibles d’avoir des compétences qui sont pertinentes pour certains comités, comme des associations professionnelles d’architectes, d’urbanistes et d’avocats, ainsi que des groupes affinitaires connexes.
4. Les annonces pourront comprendre ce qui suit :
   
   1. La fonction ou un bref énoncé du mandat des organes visés par le processus de recrutement;
   2. La fréquence et les dates et heures des réunions, ainsi que toute autre attente relative à la participation des membres, si possible;
   3. Les politiques municipales qui guident le processus de sélection ou le fonctionnement du comité;
   4. L’estimation du temps que les membres devront consacrer à leurs fonctions;
   5. Des renseignements sur la manière de remplir une demande;
   6. Une invitation aux candidats à ne poser leur candidature que pour les comités ou conseils auxquels ils souhaitent siéger, et non pas à tous les comités et conseils.
   7. La précision qu’on peut être nommé à un seul comité, conseil, groupe de travail, sous-comité, comité quasi judiciaire de la Ville ou une seule commission, ou à un seul conseil ou une seule commission externe à la fois.
   8. La possibilité de bénéficier de mesures d’adaptation en vertu des droits de la personne ou des lois applicables.
5. Candidatures 
   
   1. Toutes les candidatures présentées doivent décrire les qualifications, les compétences particulières, les intérêts et les antécédents pertinents au comité. Elles peuvent aussi comprendre un texte ou une vidéo présentant l’expérience professionnelle, l’expérience de vie et les études de la personne ainsi que son curriculum vitæ, mais ces éléments ne sont pas obligatoires.
   2. Toutes les candidatures doivent être envoyées au Bureau du greffier municipal où elles seront traitées.
   3. Le Bureau du greffier municipal accusera réception de toutes les candidatures reçues.
   4. Une évaluation préalable sera effectuée, et seules les candidatures répondant aux critères établis à la section 1 de la présente politique seront conservées pour l’étape suivante.
   5. Pour être examinée, toute candidature doit être reçue avant la date limite publiée.
   6. Les gens sont invités à ne soumettre leur candidature que pour les comités/conseils qui les intéressent, plutôt que pour tous les comités ou plusieurs d’entre eux.
   7. Les personnes qui soumettront leur candidature à plusieurs comités et conseils doivent établir un ordre de priorité pour leurs préférences.
   8. Toutes les candidatures reçues pendant un mandat du Conseil seront conservées pour le reste de ce mandat.
6. Sélection
   
   1. Au début de chaque nouveau mandat du Conseil municipal, et sur recommandation du Comité des candidatures, le Conseil nommera au moins deux conseillers municipaux à chaque comité de sélection chargé d’examiner les candidatures et de formuler des recommandations au Conseil. Au besoin, durant le mandat du Conseil, le comité permanent pertinent ou le Comité des candidatures recommandera au Conseil municipal des candidats aux comités de sélection.
   2. Le coordonnateur du comité fournira conseils et assistance au comité de sélection, y compris des ressources pour favoriser la sensibilisation aux préjugés pendant le processus de sélection.
   3. Les membres de chaque comité de sélection peuvent se réunir pour déterminer les critères de sélection en fonction de l’expertise et de l’expérience particulières dont a besoin le comité, le conseil, le conseil ou la commission externes, et de la nécessité que l’organe soit représentatif de la communauté (tel que précisé à la rubrique Composition); ils prépareront les questions, y compris sur l’équité, la diversité et l’inclusion, à poser à chaque candidat pendant les entrevues, et examineront les candidatures en regard de ces critères afin de déterminer quels candidats seront soumis à une entrevue. Il est recommandé que les comités de sélection tiennent des entrevues pendant l’examen de nouveaux candidats à un comité ou conseil ou de ceux qui posent une nouvelle fois leur candidature. Si le comité de sélection choisit de mener des entrevues, tous les candidats envisagés doivent être soumis à ce processus, y compris ceux qui souhaitent renouveler leur mandat.
   4. Le comité de sélection formulera des recommandations quant aux personnes à nommer et peut recommander des membres de réserve.
   5. Si un siège se libère avant la fin du mandat, le comité de sélection peut, afin de respecter l’équilibre démographique et les compétences du comité dans son ensemble :
      
      1. sélectionner un membre de réserve nommé par le Conseil (en vertu de ses pouvoirs délégués); 
      2. recommander au Conseil de nommer l’un des candidats ayant posé sa candidature pendant le mandat du Conseil en cours.
   6. Le Bureau du greffier municipal transmettra les recommandations du comité de sélection au comité permanent pertinent et/ou au Conseil municipal.
   7. Le Bureau du greffier municipal avisera tous les candidats de l’état de leur demande et publiera les nominations sur le site de la Ville : Comités et conseils | Ville d’Ottawa.
   8. Si un nombre insuffisant de candidatures est reçu par rapport au nombre de postes à doter, le comité de sélection pourra demander au Bureau du greffier municipal d’effectuer un nouveau processus de recrutement, de prolonger la date limite de celui en cours ou d’entreprendre un processus de recrutement ciblé, notamment auprès d’organismes donnés.

Présence

1. Le coordinateur du comité ou du conseil communiquera avec tout membre d’un comité, conseil, groupe de travail, sous-comité, comité quasi judiciaire de la Ville ou d’une commission, ou d’un conseil ou d’une commission externes qui a manqué deux réunions ordinaires consécutives du comité afin de confirmer son engagement, et lui offrira les mesures d’adaptation dont il a besoin pour le respecter.
2. Si ce membre manque la réunion suivante, sans y avoir été autorisé par une résolution du Comité, son siège sera déclaré vacant et le comité de sélection choisira la prochaine personne qualifiée qui figure sur la liste de réserve de ce comité/conseil sera automatiquement appelée à pourvoir le poste vacant.
3. S’il ne reste aucun membre de réserve sur la liste pour doter le poste, alors celui-ci restera vacant jusqu’au prochain processus de recrutement. Le processus de recrutement ne sera déclenché à une date autre que celle du recrutement ordinaire que si le nombre de membres siégeant au comité n’est plus que le nombre requis pour obtenir le quorum, plus un membre. Le processus de recrutement peut aussi être déclenché si plusieurs postes doivent être pourvus au sein de plusieurs comités/conseils, et que les coûts et ressources humaines le justifient.
4. À des fins de documentation et d’information, le coordonnateur du comité préparera et enverra au comité permanent concerné un « avis d’information distribuée antérieurement » indiquant la nomination du candidat de réserve à titre de membre ayant droit de vote.

Sous-Comités et Groupes de Travail

1. Les comités consultatifs et conseils de la Ville peuvent créer des sous-comités ou groupes de travail chargés de traiter des aspects particuliers de leur mandat. Au moins le tiers des membres nommés à un sous-comité ou à un groupe de travail doivent aussi être des membres votant du comité ou conseil principal.
2. Les sous-comités ne reçoivent qu’un soutien administratif minimal se limitant à la réservation des salles et à l’obtention de matériel, si nécessaire.

Exceptions

1. La présente politique ne s’applique pas aux conseils constitués en société dont la Ville est l’unique actionnaire (p. ex., Ottawa Hydro, Société de logement communautaire d’Ottawa) ni à des conseils où les pouvoirs de faire une nomination ont été délégués au maire (p. ex., l’Administration de l’Aéroport d’Ottawa).
2. Certaines dispositions de la présente politique peuvent ne pas s’appliquer lorsqu’il y a conflit avec les exigences stipulées dans la loi, notamment la Loi sur les bibliothèques publiques, la Loi sur les services policiers et la Loi sur les offices de protection de la nature.

Responsabilités

Le Bureau du greffier municipal est responsable de l’administration des nominations aux comités consultatifs, aux conseils et aux groupes de travail ainsi qu’aux conseils, commissions et autorités externes, conformément à la présente politique. Il est également chargé de l’administration des demandes de mesures d’adaptation.

Il incombe aux comités de sélection d’examiner les candidatures et de formuler des recommandations au Conseil conformément à la présente politique.

Contravention/Non-respect

Tout manquement à la présente politique peut donner lieu à l’intervention, la coordination ou la nomination inadéquate de membres du public au sein des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commission et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi qu’aux conseils et commissions externes. L’application irrégulière de la présente politique peut nuire à l’ouverture, à l’accessibilité et à l’objectivité du processus de nomination de membres du public.

Renvois

Sans objet.

Autorités législatives et administratives

Rapport sur l’examen de la structure de gestion publique 2018-2022 (ACS2018-CCS-GEN-0028), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 5 décembre 2018.

Rapport sur l’examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2018-2022 (ACS2020-OCC-GEN-0006), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 9 décembre 2020.

Rapport sur l’examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2022-2026 (ACS2022-OCC-GEN-0030), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 7 décembre 2022.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Sans objet.

Demandes de renseignements

Prière d’adresser toute demande de renseignements au :

Bureau du greffier municipal

Ville d’Ottawa

110, avenue Laurier Ouest

Ottawa (Ontario)  K1P 1J1

Tél. : 613-580-2424, poste 28136

comites@ottawa.ca

Annexes

Sans objet

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Bureau du commissaire à l’intégrité et Bureau du Greffier municipal
Date d’approbation : Le 8 mai 2013
Date d’entrée en vigueur : Le 1 juillet 2013
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif); le 14 décembre 2022

Énoncé

La Ville d’Ottawa s’emploie à mener ses affaires de manière ouverte et transparente. La Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement fournit des lignes directrices visant à concilier, d’une part, le rôle des membres du Conseil en tant que dirigeants municipaux et, d’autre part, la nécessité de faire preuve de transparence à l’égard de leur participation aux activités communautaires et aux activités de bienfaisance et de s’acquitter de leurs services à la communauté d’une manière qui favorise la confiance du public.

Objet

Cette politique fournit des directives aux membres du Conseil concernant la sollicitation et l’acceptation de dons et de commandites servant à appuyer des activités communautaires organisées par les membres et le soutien d’activités de bienfaisance.

Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les membres du Conseil.

Portée

La présente politique complète le Code de conduite des membres du Conseil et la Politique sur les dépenses du Conseil, et elle n’a pas pour but d’influer sur le droit d’un membre du Conseil :

• d’utiliser son budget alloué aux services de la circonscription pour organiser ou appuyer des activités communautaires, sous réserve de la Politique sur les dépenses du Conseil;
• d’inciter des électeurs, des entreprises et d’autres groupes à appuyer des activités communautaires présentées par des tierces parties dans le quartier du conseiller ou ailleurs dans la ville;
• de jouer un rôle en tant que conseiller ou membre d’une organisation qui présente des activités communautaires dans son quartier;
• de faire équipe avec la Ville et ses organismes pour la présentation d’activités communautaires.

Exigences de la politique

Activités communautaires organisées par des membres du Conseil

Il arrive que des membres du Conseil sollicitent et obtiennent des dons ou des commandites en vue d’organiser des activités au nom de la population de leur quartier, de la Ville ou d’un organisme de bienfaisance local. Aux fins de cette politique et des politiques connexes, ces activités sont qualifiées « d’activités de bienfaisance ». Les membres du Conseil qui organisent une activité de bienfaisance :

• doivent ouvrir un compte de la Ville auprès du gestionnaire de programme, Services de soutien du Conseil municipal;
• doivent rendre compte de la totalité des fonds, biens et services donnés, et notamment fournir la liste des personnes et organismes ayant fait un don;
• doivent rendre compte des dépenses et distributions faites en vue de l’activité;
• doivent, sauf approbation préalable du commissaire à l’intégrité, s’abstenir de solliciter ou d’accepter des dons d’un lobbyiste ayant une inscription active au Registre des lobbyistes de la Ville, de ses clients ou de ses employés;
• doivent s’abstenir d’utiliser les fonds, biens ou services reçus pour l’activité à des fins non liées à celle-ci;
• doivent rendre compte de ces activités chaque année, de la manière et dans la forme prescrites par le greffier municipal,dans le cadre du processus de divulgation publique, compte tenu du fait que la préparation d’une activité de bienfaisance peut prendre plusieurs mois;
• doivent, au cours d’une année d’élections, s’abstenir de solliciter des dons ou des commandites pour un événement communautaire qui n’a pas été présenté au cours des deux années précédentes ainsi que d’accepter des dons ou de présenter un nouvel événement communautaire financé au moyen de dons ou de commandites après qu’ils ont déposé leurs documents de candidature en vue de leur élection à un poste à la Ville d’Ottawa. Des exemptions peuvent être accordées au cas par cas, avec l’approbation du commissaire à l’intégrité.
  Un événement communautaire est considéré comme ayant été présenté au cours des deux années précédentes s'il répond aux critères suivants :
  • possède un nom ou un titre très semblable, sinon identique.
  • a lieu à peu près à la même période;
  • vise le même objectif général.
• peuvent, dans le cas des activités annuelles, reporter une partie raisonnable des fonds de fonctionnement à une année ultérieure;
• doivent, à la fin de leur mandat, rendre les fonds demeurant dans les comptes à l’organisme de bienfaisance ou à l’organisation concernés ou les verser au budget administratif du Conseil, comme s’il s’agissait d’un excédent au budget alloué aux services de la circonscription, selon le cas.

Soutien d’activités et d’événements de bienfaisance

Les membres du Conseil sont appelés à aider et à soutenir divers organismes de bienfaisance, clubs philanthropiques et associations communautaires sans but lucratif. Ainsi, les membres du Conseil soutiennent leur communauté de diverses façons, notamment :

• en acceptant des rôles honorifiques dans des organisations;
• en associant leur nom à des organisations et à des événements afin de faciliter la collecte de fonds;
• en incitant la communauté et les entreprises à consentir des dons à des organismes de bienfaisance enregistrés, à des organismes sans but lucratif ou à d’autres groupes communautaires.

En tant que dirigeants municipaux et titulaires de charges publiques, les membres du Conseil qui donnent leur appui à des activités et à des projets communautaires doivent faire preuve de transparence dans leur participation et doivent s’acquitter de leurs services à la communauté d’une manière qui favorise la confiance du public. Les membres du Conseil ne doivent pas user de l’influence liée au poste qu’ils occupent à des fins autres que la réalisation en toute légalité de leurs fonctions officielles et à des fins autres que municipales.

Au moment de s’engager à soutenir une tierce partie qui organise une activité de bienfaisance ou de financement, les membres du Conseil doivent divulguer tous les faits importants au commissaire à l’intégrité et obtenir son opinion écrite en faveur de l’activité afin de confirmer qu’il n’existe aucun conflit entre les intérêts privés du membre et sa charge publique.

Dans l’éventualité où le commissaire à l’intégrité fournit son opinion écrite en faveur de l’activité, les membres doivent :

• s’assurer qu’eux-mêmes et leur personnel ne solliciteront pas des fonds directement et qu’ils ne recevront pas de fonds sollicités par l’organisation;
• veiller à ce que tous les fonds soient payables directement à l’organisation et à ce que tous les dons en nature aillent directement à l’organisation;
• veiller à ce que leur engagement et leur appui ne demandent pas beaucoup de temps au personnel et (ou) n’exigent pas des ressources de la part de la Ville;
• s’abstenir de participer directement aux décisions concernant l’affectation des fonds ou la détermination des récipiendaires des fonds et ne pas être liés aux aspects financiers de ces activités externes sans l’approbation préalable du commissaire à l’intégrité;
• veiller à ce que, si l’organisation recueille une somme supérieure à 25 000 $ (déduction faite des dépenses), elle soit encouragée à publier des états financiers vérifiés énumérant les recettes, les dépenses, les donateurs et les sommes versées aux récipiendaires.

Responsabilités

Les membres du Conseil sont tenus de se conformer à la présente politique et à ses dispositions.

Le commissaire à l’intégrité fournira des conseils sur demande, comme il est énoncé dans la politique.

Surveillance et non-respect

Le commissaire à l’intégrité reçoit les plaintes et les préoccupations touchant la présente politique et y donne suite comme il se doit.

En cas de divergence entre la Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement et le Code de conduite des membres du Conseil, le libellé du Code a préséance.

Références

Code de conduite des membres du Conseil

Politique sur les dépenses du Conseil

Politique sur les ressources liées aux élections

Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction

Règlement sur le registre des lobbyistes

Pouvoirs législatifs et administratifs

En vertu de l’article 223.3 de la Loi de 2001 sur les municipalités, le Conseil municipal peut attribuer des fonctions au commissaire de l’intégrité à l’égard de ce qui suit :

2. L’application des modalités, des règles et des politiques de la municipalité et des conseils locaux régissant le comportement éthique des membres du conseil et des membres des conseils locaux.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Activité de bienfaisance : Événement ou cause visant à collecter des fonds pour des organismes de bienfaisance et à but non lucratif.

Don : Don volontaire (c’est-à-dire une contribution financière) pour lequel le donateur ne reçoit aucun avantage direct d’aucune sorte.

Don en nature : Don volontaire de biens ou de services pour lequel le donateur ne reçoit aucun avantage direct d’aucune sorte.

Commandite : Contribution financière accordée pour soutenir un événement, qui est reconnue par le membre dans des publications et/ou au cours de l’événement.

Demandes de renseignements

Commissaire à l’intégrité
Bureau du commissaire à l’intégrité
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3­1­1 (ATS : 613­580­2401)
Courriel : integrite@ottawa.ca

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 8 mai 2013
Date d’entrée en vigueur : Le 1 juillet 2013
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif); le 7 décembre 2022

Énoncé

La Ville d’Ottawa est déterminée à exercer des pratiques financières de manière juste, transparente et équitable en ce qui a trait aux finances et dépenses qui appuient les représentants élus dans l’exécution de leurs obligations prévues par la loi.

Object

La Politique sur les dépenses du Conseil fournit des directives aux membres du Conseil quant aux dépenses qui les soutiennent dans l’exécution de leurs obligations prévues par la loi à titre de représentant élu. Le budget alloué aux services de la circonscription a comme objectif de fournir des ressources aux membres afin qu’ils puissent :

• gérer leurs bureaux à l’hôtel de ville et dans leur quartier pour les soutenir dans leur rôle;
• tenir des réunions et communiquer avec leurs électeurs et d’autres intervenants;
• soutenir et promouvoir des activités ou des groupes communautaires dans leur quartier et dans la communauté élargie;
• représenter la Ville à l’occasion de cérémonies, d’événements et de conférences.

La Politique vise à :

• fournir une marge de manœuvre aux membres afin qu’ils puissent affecter les ressources de la façon la plus efficace pour répondre à leurs besoins précis;
• éclaircir les processus que les membres et leur personnel doivent utiliser pour gérer leur budget en simplifiant et en exposant les règles dans les grandes lignes;
• reconnaître la responsabilité des membres par rapport à la gestion des ressources de la Ville qu’on leur a allouées.

Application

La présente Politique s’applique à tous les membres du Conseil, ainsi qu’aux fonctionnaires et employés de l’organisation.

Les principes suivants doivent être appliqués dans l’interprétation de la présente Politique :

1. Autonomie du Conseil

• Le Conseil municipal, en tant qu’organe décisionnel de la Ville, est un organe séparé et distinct de l’organe administratif de la Ville.
• L’autonomie du Conseil est prévue dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

2. Intégrité du Conseil

• L’intégrité du Conseil dans son ensemble et des bureaux des membres doit être protégée.
• Les intérêts du Conseil municipal dans son ensemble sont plus importants que les intérêts des membres particuliers.

3. Responsabilisation

• Les membres sont les régisseurs des ressources de la Ville et, en fin de compte, sont responsables envers le public et leurs électeurs du type et du niveau de dépenses engagées.
• Puisque les membres utilisent des fonds publics pour exercer leurs fonctions, le public s’attend à ce que ces fonds soient utilisés uniquement pour l’exécution des fonctions publiques.
• Les dépenses des membres doivent être raisonnables et doivent correspondre aux attentes du public envers un représentant élu.
• Les frais professionnels et les frais personnels des membres doivent demeurer séparés.

4. Transparence

• Le public a le droit d’être tenu au courant de la façon dont les fonds publics alloués aux membres sont dépensés.
• Le droit du public d’obtenir de l’information sur les dépenses des membres doit être soupesé par rapport au besoin de protéger la vie privée et les renseignements personnels, et suffisamment de temps doit être accordé pour la comptabilité et le rapprochement adéquat des dépenses.

5. Marge de manoeuvre et limites

• Les membres ont besoin d’une marge de manoeuvre suffisante pour remplir leur rôle, gérer leur bureau et défendre les intérêts publics.
• Les membres participent à la vie de leur communauté différemment.
• Les dépenses ne doivent pas être en conflit avec d’autres lois et politiques connexes (p.ex., la Politique sur les ressources liées aux élections).
• Tous les principes et les règles de comptabilité et de vérification liés à la Loi de l’impôt sur le revenu doivent être respectés.

Une exemption écrite à cette Politique peut être accordée par le greffier municipal en consultation avec le commissaire à l’intégrité au besoin.

Cadre législatif

Le cadre législatif sur lequel s’appuie la Politique sur les dépenses du Conseil est la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’article 224 de la loi décrit le rôle du Conseil municipal :

• représenter le public et tenir compte du bien-être et des intérêts de la municipalité;
• élaborer et évaluer les politiques et les programmes de la municipalité;
• déterminer les services que fournit la municipalité;
• faire en sorte que des politiques, des pratiques et des procédures administratives de même que des politiques, des pratiques et des procédures en matière de contrôle soient en place pour mettre en oeuvre les décisions du Conseil;
• veiller à la responsabilisation et à la transparence des activités de la municipalité,
• y compris les activités de ses cadres supérieurs;
• préserver l’intégrité financière de la municipalité;
• exercer les fonctions du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

L’article 225 décrit également le rôle du maire en tant que président du Conseil :

• agir en tant que premier dirigeant de la municipalité;
• présider les réunions du Conseil pour que ses travaux puissent être effectués avec efficience et efficacité;
• faire preuve de leadership dans ses rapports avec le Conseil;
• fournir des renseignements et faire des recommandations au Conseil à l’égard de son mandat d’assurer la mise en place de politiques administratives, de responsabilisation et de transparence;
• représenter la municipalité aux cérémonies et aux réceptions officielles;
• exercer les fonctions du président du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

Exigences de la Politique

Article 1 - Affectation et gestion du budget

1. Affectation du budget

Budget alloué aux services de la circonscription des membres du Conseil

Les membres du Conseil disposent d’un budget alloué aux services de la circonscription pour le fonctionnement de leur bureau. Parmi les dépenses acceptables figurent les dépenses relatives aux activités communautaires, les contributions, les dons et les commandites, les fournitures de bureau et la dotation en personnel. Les membres du Conseil ne peuvent pas dépenser une somme supérieure à celle allouée dans le budget alloué aux services de la circonscription.

Les membres du Conseil sont responsables de tout déficit et doivent le rembourser personnellement. Ni les déficits ni les excédents ne peuvent être reportés à une année subséquente. Cette disposition est particulièrement importante dans une année d’élections puisqu’il doit y avoir suffisamment de fonds dans les coffres pour que le représentant nouvellement élu puisse gérer son bureau.

Lorsque le budget alloué aux services de la circonscription d’un membre semble afficher un déficit, le greffier municipal ou son mandataire en avisera immédiatement le membre par écrit et, de concert avec le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, travaillera avec le membre pour régler le problème.

Budget administratif du Conseil

Le greffier municipal a la responsabilité de surveiller le budget des représentants élus. Sous la surveillance du gestionnaire des Services au Conseil municipal et aux comités, le budget administratif du Conseil est utilisé pour financer une gamme d’articles communément utilisés dans chaque bureau et pour couvrir d’autres dépenses de soutien du Conseil ou requises en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Le salaire, les avantages et l’indemnité de déplacement des membres du Conseil sont puisés dans le budget administratif du Conseil. Les frais de voyage des membres lorsqu’ils participent à des conférences, à des réunions de comités et de commissions d’organismes municipaux ou à d’autres activités semblables peuvent aussi être payés à même ce budget, conformément aux politiques et aux procédures pertinentes.

2. Lignes directrices sur les dépenses et gestion du budget

Les demandes de remboursement des dépenses des membres doivent respecter les principes comptables et de vérification fondamentaux ainsi que les lignes directrices suivantes :

• Les dépenses doivent être liées aux activités de la Ville d’Ottawa; les membres et leur personnel ne peuvent demander le remboursement de dépenses de nature personnelle.
• Des limites supplémentaires relatives aux dépenses sont énoncées dans l’article 4 de la présente Politique – Limites relatives aux dépenses.
• Les dépenses et la documentation associée doivent correspondre à ce qui est permis dans le Manuel administratif des conseillers.
• Les dépenses doivent avoir été engagées par les membres ou leur personnel. Les dépenses engagées par un tiers pourraient ne pas être remboursées de la même manière.
• Les conseillers et leur personnel doivent fournir une documentation adéquate pour toutes les dépenses conformément aux procédures indiquées dans le Manuel administratif des conseillers. Ceci comprend fournir des reçus détaillés et une ventilation des taxes, pour appuyer toutes leurs demandes de remboursement de dépenses. La seule présentation de reçus ou de relevés de carte de crédit n’est pas suffisante et ne sera pas acceptée. En cas d’achat en ligne, une copie de la confirmation doit être jointe à la demande. Les conseillers ou leur personnel autorisé doivent signer directement toutes les factures et tous les reçus originaux ou par signature électronique.
• La délégation du pouvoir de signature au personnel doit être consignée dans le formulaire approprié et remise au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire avec l’échantillon des signatures avant la première opération.
• Les factures doivent inclure une description des biens achetés ou des services rendus, le coût, les taxes applicables et le numéro d’inscription aux fins de la TPS. Si le numéro d’inscription aux fins de la TPS n’est pas fourni, l’adjoint du membre doit communiquer avec le fournisseur pour l’obtenir.
• La Ville d’Ottawa est exonérée de payer la TPS. La TPS versée aux fournisseurs ne sera pas comprise dans le montant imputé au budget alloué aux services de la circonscription du membre.
• Les biens matériels et intellectuels achetés par l’entremise du budget alloué aux services de la circonscription appartiennent à la Ville d’Ottawa, et non au membre. Les reçus originaux et, le cas échéant, une photo de l’achat sont requis aux fins d’inventaire.
• Tous les dons de bienfaisance financés à même le budget alloué aux services de la circonscription doivent être faits par chèque, par dépôt direct ou avec une carte pour petits achats de la Ville d’Ottawa et tous les reçus pour dons de bienfaisance doivent être libellés au nom de la Ville d’Ottawa. Les reçus pour dons de bienfaisance doivent être remis au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire. Aucun don de bienfaisance fait en espèces par un membre du Conseil ou un membre de son personnel ne sera remboursé à moins qu’un reçu ne soit fourni.
• Les dépenses doivent être imputées dans l’année où elles ont été engagées. Elles ne peuvent être reportées prospectivement.
• Les membres qui imputent des dépenses à l’année courante doivent avoir reçu le bien et (ou) le service avant le 31 décembre de cette même année. Il est reconnu que certains abonnements annuels (y compris, mais sans s’y limiter, à des logiciels) puissent ne pas correspondre à l’année budgétaire et les membres doivent choisir l’option la plus économique.
• Les reçus originaux doivent être soumis dans les 90 jours de l’achat et avant la date finale de traitement des paiements dans l’année budgétaire telle que déterminée par la Direction générale des services des finances.
• À la fin de l’année, lorsque des dépenses ont été engagées, mais que les factures ne sont pas encore reçues, les membres doivent en informer le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, pour qu’un élément de passif soit établi. Les factures d’une année précédente qui n’ont pas été établies comme élément de passif ne seront pas remboursées à partir du budget de l’année précédente. Le paiement peut toutefois être effectué contre le budget de l’année courante.
• Afin de préserver l’intégrité financière, les membres du Conseil doivent approuver les remboursements versés directement à leur personnel. Le greffier municipal ou son mandataire doit approuver les remboursements versés directement aux membres du Conseil.
• Lorsqu’un membre du Conseil ou un membre de son personnel demande le remboursement d’une dépense, une preuve de paiement doit aussi être soumise.
• Les membres du Conseil peuvent obtenir une carte de crédit professionnelle ou une carte pour petits achats qui offre une plus grande marge de manœuvre quant à l’achat de biens et services, y compris les frais de voyages. Ces cartes comprennent des exigences précises en matière de consignation et de responsabilité.

3. Exigences pour les entrepreneurs

Quand un membre du Conseil procure les services d’un fournisseur-entrepreneur, le fournisseur doit divulguer les éléments suivants :

• Toute activité de lobbying antérieure ou actuelle auprès de la Ville d’Ottawa;
• Toute autre relation d’emploi actuelle;
• Tout conflit d’intérêt réel ou potentiel, notamment des membres de sa famille ou des proches collaborateurs travaillant pour la Ville d’Ottawa.

Article 2 - Divulgation publique

Tous les membres du Conseil préparent mensuellement un rapport sur leurs dépenses. Ces rapports sont ventilés selon une série de catégories par souci de commodité. Un rapport détaillé est fourni pour les dépenses relatives aux dons et aux commandites, aux frais d’accueil, aux événements spéciaux et aux frais de voyage. Les membres du Conseil doivent tenir compte des exigences en matière de documents à l’appui des dépenses permises et doivent s’assurer de fournir les renseignements nécessaires. Les chiffres définitifs inscrits au budget de chaque membre sont aussi diffusés annuellement.

En outre, conformément aux exigences législatives de la Loi de 2001 sur les municipalités, un état de la rémunération, des avantages et des dépenses versés aux membres et membres désignés du Conseil ainsi qu’aux membres de la Commission des services policiers doit être remis au Conseil annuellement.
Dans un esprit de transparence et de responsabilisation, les frais de bureau de chaque membre du Conseil seront affichés sur le site Web de la Ville.

Article 3 - Conditions et exigences relatives à la divulgation publique

De la documentation et des exigences spécifiques s’appliquent aux catégories de dépenses indiquées ci-dessous.

1. Contributions et commandites

• Les contributions sous forme de dons ou de commandites doivent être accompagnées d’une demande de l’organisation décrivant en détail le mandat du groupe et l’objectif de la contribution.

2. Cadeaux offerts par des conseillers

• L’objectif professionnel et la date de la rencontre ayant occasionné la dépense doivent être fournis.
• Le reçu détaillé original décrivant les articles achetés et le coût total doit être fourni.
• Le nom et l’adresse de l’établissement doivent être indiqués.
• Les noms complets de tous les participants à la rencontre doivent être fournis, ainsi que leurs affiliations s’ils représentent une organisation ou une entreprise. Les noms des personnes qui reçoivent des cadeaux ne constituent pas des renseignements confidentiels.
• Les conseillers ne sont pas tenus de dresser la liste des participants aux événements communautaires de nature sociale, protocolaire ou cérémoniale ou aux événements sociaux auxquels participent des groupes nombreux (plus de 10 personnes), aux événements scolaires ou à des événements similaires pendant lesquels aucune affaire municipale n’est négociée ni de fournir les noms des mineurs qui reçoivent un cadeau.
• Les conseillers peuvent acheter des fournitures pour offrir des rafraîchissements au personnel et aux invités dans leur bureau de l’hôtel de ville ou de quartier, au besoin (comme le café ou le thé) et n’ont pas besoin de dresser la liste des noms des personnes consommant lesdits rafraîchissements.

3. Événements spéciaux auxquels participent les conseillers

• Le nom exact de l’événement doit être indiqué.
• La date et le lieu de l’événement doivent être indiqués.
• Le nom de l’organisation hôte, le cas échéant.
• Les noms de toutes les personnes qui y participent avec le conseiller doivent être fournis.
• Les reçus et les factures détaillées de toutes les dépenses doivent être fournis.
• Une copie des billets achetés doit être fournie.

4. Déplacements

• Tous les déplacements financés par la Ville, y compris ceux financés par les conseils, commissions ou organismes de la Ville, ainsi que tous les déplacements d’un conseiller financés par des organismes externes (conseils, offices de protection de la nature ou associations municipales, p. ex.) doivent être indiqués.
• L’adresse, la durée et la raison de la rencontre doivent être indiquées.
• Les demandes de remboursement des frais de déplacement doivent comprendre un itinéraire confirmant les dates de déplacements et les réservations de vols, une facture originale de l’hôtel décrivant le prix de la chambre et autres frais accessoires, une brochure du congrès confirmant le coût de participation et les dates ainsi que les reçus de taxi ou de stationnement.
• Les conseillers doivent déclarer au commissaire à l’intégrité tous les coûts de déplacement financés par un organisme admissible en vertu du Code de conduite, et ce, avant le premier jour du déplacement.
• Les conseillers qui entreprennent un déplacement financé par la Ville doivent soumettre un rapport précisant ce qui s’est passé, ce qu’ils ont appris à la conférence et comment le déplacement a permis de faire avancer la position ou les intérêts de la Ville. Ce rapport sera rédigé en tant que rapport présenté à titre d’information ou de rapport concernant de l’information distribuée auparavant, et inscrit à l’ordre du jour du comité permanent concerné.

Article 4 - Limites relatives aux dépenses

1. Dons

• À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions sont limitées à 3,5 % du budget annuel alloué aux services de la circonscription du membre du Conseil.
• Les contributions doivent être faites sous forme de chèque de la Ville d’Ottawa, de dépôt direct ou avec une carte pour petits achats à un groupe ou un organisme communautaire, non pas sous forme de chèques personnels du membre du Conseil ou d’un membre de son personnel.
• À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions faites aux particuliers, aux entreprises ou aux services financés par la Ville sont interdites.
• L’achat de biens matériels à titre de contributions est interdit.

2. Dépenses

• Aucune dépense ne doit créer un conflit d’intérêts, ou une apparence de conflit d’intérêts, pouvant découler de l’achat de biens ou de services auprès d’un membre de la famille d’un conseiller.
• Les dépenses d’alcool ne sont pas permises.
• Les dépenses personnelles (p. ex., des vêtements) ne sont pas admissibles.
• Les cadeaux pour le personnel du conseiller ou d’autres employés de la Ville, ses agences, ses conseils, ses commissions et les entités ayant des buts précis ne sont pas admissibles.
• Les budgets des membres ne doivent pas être utilisés pour donner un avantage personnel à des citoyens individuels ou des entreprises spécifiques (c.-à-d. paiement de pénalités fiscales, contraventions de stationnement, commandite de voyage personnel, etc.).
• Les membres doivent garder en tête des principes généraux d’intégrité établis dans le Code de conduite des membres du Conseil et peuvent consulter le commissaire à l’intégrité au besoin sur d’autres sujets qui peuvent créer un conflit d’intérêt réel ou perçu en vertu du Code.
• Les dépenses de publipostage ou de marketing direct engagées par un membre du Conseil pour une zone géographique située à l’extérieur de son quartier ne seront pas permises sans l’approbation préalable du greffier municipal ou de son représentant, en consultation avec le commissaire à l’intégrité. Néanmoins, et sous réserve de la Politique sur les ressources liées aux élections, on reconnaît que les annonces publicitaires transmises par les médias de masse, les publications à grand public et certains itinéraires postaux non adressés traverseront les limites du quartier, situation qui constitue une exemption lorsqu’elle échappe au contrôle du membre du Conseil souhaitant joindre ses résidents par publipostage ou marketing direct.

Article 5 - Interprétation et exemption

Le greffier municipal et les membres du Conseil peuvent consulter le commissaire à l’intégrité relativement aux dépenses des membres du Conseil ou à toute interprétation sur l’application de cette politique.

Lorsque, après consultation auprès du greffier municipal et du commissaire à l’intégrité, le bien-fondé d’une dépense a été établi, une exemption peut être accordée par écrit.

Article 6 - Restrictions budgétaires dans une année d’élections

Dans une année d’élections municipales et durant une élection complémentaire, certaines restrictions sont placées sur les budgets de bureau des membres et sur les dépenses permises. Ces restrictions sont énumérées dans la Politique sur les ressources liées aux élections et ses Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction.

Responsabilités

Les membres du Conseil et leur personnel sont tenus de se conformer à la présente Politique et à ses dispositions.

Le greffier municipal, ou son représentant, et le commissaire à l’intégrité fourniront des conseils sur demande et des modifications au besoin comme cela est énoncé dans la politique.

Surveillance / Non-respect

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations relatives à la présente politique. Dès réception d’une plainte ou d’une préoccupation, le greffier municipal répondra à la plainte ou préoccupation en conséquence.

Références

Code de conduite des membres du Conseil

Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement

Politiques sur les ressources liées aux élections

Manuel administratif des conseillers

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Publicité – Promotion ou communications payées dans des médias imprimés, numériques ou sociaux, y compris sans s’y limiter, les chroniques de conseillers dans les journaux locaux, la publicité dans les médias sociaux et la publicité dans des événements communautaires de base.

Événement communautaire – Un événement organisé ou coorganisé par un membre du Conseil.

Contribution – comprend les dons ou les commandites à des organismes de bienfaisance et des groupes communautaires provenant du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription.

Don – Une forme de contribution. Comprend des dons monétaires à des organismes de bienfaisance ou des groupes communautaires, ainsi que des dons en nature comme des cartes-cadeaux, des prix tirés au sort et des biens consommables ou matériels de petite valeur.

Hospitalité – La fourniture de repas ou de rafraîchissements, y compris au personnel des membres et aux membres du public.

Actif intellectuel – Tout résultat ou produit de recherche et d’activités de développement de toute nature (notamment, mais sans s’y limiter, des études, des rapports, des publications et autres produits d’information, bases de données, logiciel) qui sont payés par le Budget des membres alloué aux services de leur circonscription.

Actif matériel – Articles ou structures physiques achetés au moyen du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription. Ceci comprend des biens, des équipements (comme de l’équipement de TI), des meubles, des appareils ménagers.

Services professionnels – Comme ils sont définis dans le Règlement sur les approvisionnements de la Ville d’Ottawa (200-50), les services professionnels nécessitant les compétences de professionnels pour une exigence de service définie ou pour une prestation spécifique liée à un projet, y compris, mais sans s'y limiter, les domaines de l'ingénierie, de l'architecture, de la conception, de la planification, de la technologie de l'information, de l'audit financier et des commissaires d'équité.

Services non professionnels – Tous les autres services payés par le Budget des membres alloué aux services de leur circonscription, y compris sans s’y limiter, assistance de bureau et soutien lors d’événements.

Dépenses personnelles – Des dépenses qui constituent principalement un avantage personnel pour le membre du Conseil ou son personnel et ne sont pas reliées aux activités de la Ville d’Ottawa.

Événement spécial – Un événement auquel le membre du Conseil a participé au moyen de l’achat de billets à partir du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription.

Commandite – Une forme de contribution. De l’argent donné à partir du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription pour soutenir un organisme ou un projet particulier. De la publicité entreprise principalement à titre de commandite au bénéfice de l’organisme qui le reçoit est jugée être une contribution en vertu de la présente Politique.

Demandes de renseignements

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la présente Politique, veuillez communiquer avec le greffier municipal, le gestionnaire des services au Conseil municipal et aux Comités, ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal.

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 22 novembre 2017
Date d’entrée en vigueur : Le 1er janvier 2018
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif); 7 décembre 2022

Énoncé 

La Ville d’Ottawa promeut, en se fondant sur le Code de conduite des membres du Conseil, le Code de conduite du personnel, la Politique sur la violence et le harcèlement au travail et le Règlement de procédure, des relations de travail empreintes de respect et de tolérance et exemptes de harcèlement entre les membres du Conseil et les fonctionnaires et employés de l’organisation ainsi qu’un milieu de travail correspondant à de telles normes.

Objectif

La présente politique oriente la Ville d’Ottawa dans ce qu’elle fait pour assurer des relations et un milieu de travail sains, sécuritaires, empreints de respect et de tolérance et exempts de harcèlement aux membres du Conseil ainsi qu’à ses fonctionnaires et employés.

La disposition 2.1 du paragraphe 270 (1) de la Loi de 2001 sur les municipalités prévoit qu’une municipalité adopte et met en œuvre des politiques en ce qui concerne « les liens qui existent entre les membres du conseil et les fonctionnaires et employés de la municipalité ».

Champ d'application

La présente politique s’applique à tous les membres du Conseil ainsi qu’aux fonctionnaires et employés de la municipalité.

Exigences de la politique

Les relations entre les membres du Conseil et les fonctionnaires et employés de la municipalité sont encadrées par les politiques de la Ville suivantes :

Article 1 - Code de conduite des membres du Conseil

Le Code de conduite des membres du Conseil établit le comportement éthique attendu des membres du Conseil municipal d’Ottawa. Des codes de conduite distincts existent aussi pour les résidents membres du comité du patrimoine bâti et des comités consultatifs. Les paragraphes 10(5) et (6) du Code de conduite des membres du Conseil, qui se trouvent à la section « Conduite à l’égard du personnel », énoncent ceci :

« Les membres du Conseil doivent respecter le rôle de l’administration municipale lorsqu’il s’agit de donner des conseils fondés sur la neutralité politique et l’objectivité et sans influence indue d’un membre ou d’un groupe de membres du Conseil.

Les membres du Conseil doivent éviter :

1. de porter atteinte, avec malveillance ou à tort, à la réputation professionnelle ou éthique des membres du personnel municipal ou à leurs idées ou pratiques;
2. de contraindre les membres du personnel municipal à participer à des activités politiques partisanes, ou les menacer ou faire preuve de discrimination à leur endroit parce qu’ils ont refusé de participer à de telles activités;
3. d’utiliser, ou tenter d’utiliser, leur autorité ou leur influence à des fins d’intimidation, de menace, de coercition, de domination ou d’influence d’un membre du personnel municipal dans le but de s’ingérer dans les tâches de celui-ci. »

Le Code définit « personnel municipal » en ces termes : « comprend tous les employés, entrepreneurs dépendants et bénévoles de la Ville d’Ottawa et s’entend également des employés, des entrepreneurs dépendants et des bénévoles qui travaillent dans les bureaux des membres du Conseil. »

L’article 6 du Code, intitulé « Conduite lors des réunions du Conseil ou d’un comité », prévoit ceci :

1. Les membres du Conseil doivent se conduire avec décorum lors de toutes les réunions du Conseil et du Comité conformément aux dispositions du Règlement de procédure (article 42) étant :
2. Nul membre ne doit :
   
   1. parler irrévérencieusement du Souverain ou du lieutenant-gouverneur d’une province, ou d’un collègue membre du Conseil, ou du personnel;
   2. se servir d’un langage offensant ou non parlementaire;
   3. discuter de tout autre sujet que le sujet débattu;
   4. lorsqu’une question a été discutée à huis clos et doit demeurer confidentielle, divulguer le contenu de la question ou la teneur des délibérations qui ont eu lieu à huis clos;
   5. désobéir aux règlements de procédure, ou à une décision rendue par le maire ou le Conseil sur des questions d’ordre ou de pratique, ou à la suite d’une interprétation des règlements de procédure.

Article 2 - Code de conduite du personnel

Le Code de conduite du personnel vise à assurer l’intégrité de la fonction publique par la reconnaissance et la promotion des principes fondamentaux que sont la transparence, l’impartialité, le respect et la responsabilité.

La section sur l’impartialité du Code est ainsi rédigée :

« Le Conseil municipal est le porte-parole choisi par les résidents d’Ottawa. Ses membres ont été élus pour établir l’orientation politique de l’administration municipale. Le public a intérêt à s’assurer que le personnel municipal s’engage à accomplir la volonté et les décisions du Conseil municipal et que les fonctionnaires de la Ville agissent de manière impartiale dans l’exercice de leurs fonctions et sont perçus comme tels. Compte tenu de l’intérêt des résidents pour des services publics impartiaux, les employés doivent faire preuve de retenue dans leurs critiques à l’égard des politiques municipales et réfléchir à la manière dont leurs commentaires publics pourraient influer sur la perception de la Ville par la population.

Ce que nous faisons…

• Nous reconnaissons que le Conseil municipal est le porte-parole élu des résidents d’Ottawa et en respectons les décisions.
• Nous établissons une distinction entre nos commentaires et opinions personnels et notre travail à la Ville.

Ce que nous ne faisons pas…

• Nous ne formulons pas de remarques qui pourraient porter atteinte à la réputation de la Ville, du Conseil ou de nos collègues.
• Nous ne prétendons pas parler au nom de la Ville à moins d’en avoir obtenu l’autorisation expresse.
• Nous n’émettons pas d’opinions personnelles en utilisant le papier à en-tête de la Ville, notre adresse électronique de la Ville ou tout autre support qui pourrait permettre de croire à un lien entre nos commentaires et la Ville. »

Article 3 - Politique sur la violence et le harcèlement au travail

La Politique sur la violence et le harcèlement au travail prévoit ceci :

« La Ville d’Ottawa met tout en œuvre pour assurer à ses employés un milieu de travail sain, sécuritaire et respectueux affranchi de toutes les formes de violence et de harcèlement.

Elle interdit la violence et le harcèlement au travail entre membres du public et employés (et vice versa) ainsi qu’entre employés.

La présente politique interdit la violence, le harcèlement et la discrimination sous toutes les formes définies dans la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario, le Code canadien du travail, le Code des droits de la personne de l’Ontario et la Loi canadienne sur les droits de la personne. »

Article 4 - Règlement de procédure

Le Règlement de procédure établit les règles et procédures à suivre ainsi que les conduites à adopter aux réunions du Conseil et des comités permanents. L’alinéa 42(1)a), intitulé « Conduite des membres du Conseil », énonce ceci :

« Nul membre ne doit : parler irrévérencieusement du Souverain ou d’un autre membre de la famille royale, du gouverneur général du Canada, du lieutenant-gouverneur d’une province, d’un collègue membre du Conseil, ou du personnel. »

Le Code de conduite des membres du Conseil et le Règlement de procédure régissent la conduite des membres des comités et du Conseil lors des réunions tenues par ceux-ci. Les représentants élus doivent traiter le personnel de la Ville de manière juste et respectueuse, et le personnel doit agir de même envers les membres du Conseil.

Responsabilités

Les membres du Conseil ainsi que les fonctionnaires et employés de la municipalité sont tenus de respecter la présente politique et ses dispositions, de même que le Code de conduite des membres du Conseil, le Code de conduite du personnel, la Politique sur la violence et le harcèlement au travail et le Règlement de procédure.

Surveillance/Non-respect

Le greffier municipal reçoit les plaintes et préoccupations touchant la présente politique et en informe les personnes suivantes, qui enquêteront et donneront suite comme il se doit :

1. Préoccupation ou plainte concernant un fonctionnaire ou un employé de la municipalité : gestionnaire, directeur ou directeur général de l’employé et directeur des Ressources humaines;
2. Préoccupation ou plainte concernant le Conseil ou un de ses membres : commissaire à l’intégrité.

En cas de divergence entre la présente Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel et le Code de conduite des membres du Conseil ou le Code de conduite du personnel, le libellé du Code a préséance.

Renvois

Code de conduite des membres du Conseil
Code de conduite du personnel
Politique sur la violence et le harcèlement au travail
Règlement de procédure

Autorités législatives et administratives

L’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités exige que le Conseil municipal adopte et tienne à jour une politique en ce qui concerne les relations entre les membres du conseil et les fonctionnaires et employés de la municipalité. La présente Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel fait état des lois, politiques et pratiques auxquelles la Ville se conforme pour favoriser des relations respectueuses entre les membres du Conseil et les fonctionnaires et employés de la Ville d’Ottawa.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Demandes d’information

Greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Approuvée par : Conseil municipal
Section : Direction du greffe
Date d’approbation : Le 28 novembre 2007
Date d’entrée en vigueur : Le 28 novembre 2007
Dates de révision : Le 13 février 2013; 9 décembre 2020; 7 décembre 2022
Révisions approuvée par : Conseil municipal

Énoncé

La Ville d’Ottawa délèguera ses pouvoirs et ses attributions afin de favoriser la gestion efficace des activités municipales et veillera à ce que chaque délégation de pouvoirs soit assortie de mesures appropriées de reddition de comptes.

Objet

La présente politique vise à guider le Conseil en ce qui a trait à l’étendue des pouvoirs et des attributions qu’il peut déléguer en vertu des pouvoirs législatifs et administratifs qui lui ont été conférés et à établir les principes à respecter à cet égard.

Aux termes de la disposition (6) du paragraphe 270(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités, toute municipalité est tenue d’adopter et de mettre en œuvre une politique sur « la délégation de ses pouvoirs et fonctions ».

Champ d’application

La présente politique s'applique à l'ensemble des activités de la Ville d’Ottawa et à ses employés.

Exigences de la politique

Le Conseil municipal encourage la délégation de pouvoirs et d’attributions afin de permettre une gestion municipale efficace et de régler en temps utile les questions qui se posent, selon les principes suivants :

1. La délégation de pouvoirs et d’attributions est mentionnée dans le Règlement sur la délégation de pouvoirs et réexaminée à chaque mandat du Conseil.
2. Les pouvoirs et les attributions dont jouit le Conseil ne peuvent être délégués, à moins que le Conseil lui même ne prenne expressément une décision en ce sens en vertu du Règlement sur la délégation de pouvoirs.
3. La délégation de pouvoirs et de fonctions peut être révoquée en tout temps et sans préavis.
4. Toute délégation de pouvoirs ou d’attributions prend fin à l’échéance du mandat du Conseil.
5. La délégation d’un pouvoir ou d’une attribution du Conseil doit être assortie d’un mécanisme approprié de transparence et de reddition de comptes.
6. La délégation d’un pouvoir ou d’une attribution à un membre du personnel en vertu d’un règlement signifie que ce pouvoir ou cette attribution pourra être exercé en l’absence du délégataire par une personne nommée par le directeur municipal à cette fin. 

La délégation de pouvoirs à un comité permanent doit respecter les principes supplémentaires suivants :

• Les comités permanents devraient pouvoir décider des questions qui s’inscrivent dans une politique adoptée par le Conseil.
• Les comités permanents devraient pouvoir décider des points qui s’inscrivent dans l’application de lois ou règlements fédéraux ou provinciaux.
• Les comités permanents devraient être les organes formulant des recommandations sur tous les aspects liés à une politique ou à sa mise en œuvre d’une politique s'inscrivant dans leur mandat (y compris l’acquisition de propriétés et les contrats).
• Les comités permanents auront la capacité de confirmer des règlements selon les pouvoirs qui leur sont délégués.

Les pouvoirs et processus de notification des conseillers de quartier sur les points transactionnels et opérationnels ayant trait à des quartiers de la ville d’Ottawa sont décrits dans le Règlement sur la délégation des pouvoirs. Par exemple, ces pouvoirs peuvent viser les questions liées au règlement financier des frais relatifs aux terrains à vocation de parc, les demandes soumises à la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario, certaines questions d’urbanisme comme les demandes de lotissement et de copropriété, les exemptions à la réglementation relative aux parties de lots de terrain, les cimetières, les demandes présentées aux termes de la Loi sur le patrimoine de l’Ontario, et les modifications aux intersections et aux voies, entre autres questions faisant l’objet des annexes du Règlement.

Dans tous les cas, le Règlement sur la délégation des pouvoirs prévoit dans ses dispositions un mécanisme redditionnel pour chaque délégation.

Pour les demandes d’approbation d’un plan d’implantation soumises à la Ville avant le 1^er juillet 2022, le processus qui s’applique est basé sur le processus d’approbation du plan d’implantation :

• Le pouvoir général est délégué au personnel, qui observera toutes les procédures et tous les processus établis.
• Le personnel travaillera avec les conseillers municipaux, les intervenants et le public pour résoudre les questions soulevées.
• Le personnel préparera un rapport sur les pouvoirs délégués contenant un résumé de tous les commentaires du public et des intervenants ainsi que les réponses à ces commentaires.
• Le rapport sur les pouvoirs délégués, y compris les conditions d’approbation, est envoyé par voie électronique au conseiller municipal pour approbation.
• Si le conseiller est d’accord avec la recommandation :
  • o le rapport est signé par le directeur général ou son délégué;
  • o un avis de décision est envoyé au conseiller et à ceux qui ont déposé des commentaires sur la question ou qui ont demandé d’être informé de la décision.
• Si le conseiller rejette la recommandation du personnel :
  • o les pouvoirs délégués sont retirés, et la demande est transmise au comité permanent approprié aux fins d’étude et de décision à une réunion publique.

Le conseiller municipal peut retirer le pouvoir délégué au personnel s’il n’est pas satisfait des recommandations ou des conditions. De plus, si un conseiller ne donne pas son approbation et ne retire pas le pouvoir délégué dans les délais recommandés, le personnel peut acheminer le rapport au comité de sa propre initiative.

Enfin, tout membre du Conseil a le droit de demander, soit à la réunion, soit par écrit auprès du coordonnateur du comité permanent, qu’un point qui a été délégué au comité permanent soit soumis au Conseil aux fins d’une prise de décision, et ce, à tout moment jusqu’au jour suivant l’affichage de la disposition du comité.

Pour les demandes d’approbation du plan d’implantation soumises à la Ville depuis le 1^er juillet 2022, le gouvernement provincial a délégué les pouvoirs décisionnels au personnel. Aux termes du projet de loi 109, Loi de 2022 pour plus de logements pour tous de l’Ontario, l’accord des conseillers n’est plus requis et ceux-ci ne peuvent plus soumettre de demandes d’approbation d’un plan d’implantation au Comité de l’urbanisme.

La personne qui exerce un pouvoir qui lui a été délégué doit s’assurer de ce qui suit :

• Toute dépense occasionnée par cette délégation a été prévue au budget de l’année en cours.
• Le délégataire ne dépasse pas l’étendue des pouvoirs dont il est investi.
• Les politiques et les procédures du Conseil sont appliquées de façon équitable et uniforme.
• Lorsque la nature des pouvoirs délégués l’exige, des rapports sont remis au Conseil l’informant que l’exercice du pouvoir délégué est conforme aux règles de la délégation et aux dispositions de la présente politique.
• Les membres du Conseil ou le ou les conseillers de quartier, le cas échéant, sont engagés tôt dans le processus, notamment dans le cas où la question est très médiatisée ou délicate.
• Les mécanismes améliorés de responsabilisation et de transparence, notamment les consultations et les rapports, au-delà de ce qui peut être exigé dans le Règlement sur la délégation de pouvoirs, sont formellement pris en compte et évalués dans les situations potentiellement très médiatisées ou délicates.
• Toute décision opérationnelle relative à la consultation et à la reddition de comptes sur l’exercice des pouvoirs délégués est consignée conformément aux politiques et aux procédures applicables dans le domaine de la gestion de l’information.

Responsabilités

Le personnel de la Ville a la responsabilité d’adhérer aux paramètres établis par la présente politique et de garantir que les pouvoirs délégués sont exercés comme il se doit.

Surveillance/Non-respect

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations du public ayant trait à la présente politique et de les transmettre sans tarder au Conseil et au directeur municipal.

Renvois

Politique sur la reddition de comptes et la transparence
Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs
Règlement sur les approvisionnements

Autorités législatives et administratives

Aux termes de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la Ville est tenue d’adopter et de mettre en œuvre une politique sur la délégation de pouvoirs et d’attributions.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Pouvoirs législatifs – s’entend de toutes les situations dans lesquelles le Conseil assume des fonctions législatives ou quasi judiciaires telles que l’adoption de règlements municipaux, l’élaboration de politiques et l’exercice d’un pouvoir décisionnel.

Pouvoirs administratifs – s’entend de toutes les actions du Conseil qui sont nécessaires à l’administration municipale sans toutefois faire intervenir de pouvoir discrétionnaire.

Questions potentiellement très médiatisées ou délicates – peuvent comprendre ce qui suit :

• Projets municipaux d’importance, programmes ou services ayant trait au budget, portée des projets, niveau de risque ou intérêt public, lorsqu’il y a délégation de pouvoirs conférée par le Conseil.
• Activités comme celles décrites dans la Politique en matière de dons à vocation communautaire destinés à la Ville :
  • Modification, amélioration, remplacement ou élimination d’une installation, d’un programme ou d’un service accessible au public;
  • Ajout d’une installation ou d’un équipement en un lieu dont la Ville est propriétaire ou locataire et qui est accessible au public;
  • Reconfiguration majeure d’un bien public, d’une installation publique ou d’un local où se déroulent des programmes publics dans une installation municipale;
  • Contrepartie à un donateur ayant une incidence importante sur l’esthétique ou l’utilisation d’un lieu ou d’une installation;
  • Exigence de renonciation totale ou partielle à des politiques ou à des normes municipales (sur l’accessibilité, le bilinguisme ou autre).

Demandes d’information

Pour de plus amples renseignements au sujet de la présente politique, communiquer avec :
Greffier municipal
Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Service : Bureau du greffier municipal
Approuvé par : Conseil municipal
Date d’approbation : Le 12 février 2003
Date d’entrée en vigueur : Le 12 février 2003
Version révisée approuvée par : Greffier municipal
Date d’approbation de la version révisée : Le 13 février 2013; le 23 mars 2022; le 9 août 2023 (modifications d’ordre administratif)

Énoncé de politique

Fournir des lignes directrices en ce qui concerne l’utilisation des ressources municipales dans le contexte d’élections.

Objectif

Conformément aux dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales (LEM), les ressources et les fonds publics ne doivent pas être utilisés à des fins électorales, y compris la promotion d’une candidature à une charge élective ou l’opposition à cette candidature.

Plus précisément, l’article 88.18 de la LEM stipule que les municipalités « [...] établissent des règles et des modalités en ce qui concerne l’utilisation de leurs ressources respectives pendant la période de campagne électorale. » En outre, l’alinéa 88.8(4)5 de la LEM stipule qu’une municipalité ne doit pas faire de contributions à une campagne électorale.

La Loi de 1990 sur le financement des élections et la Loi électorale du Canada, 2000 contiennent des interdictions similaires relativement aux campagnes électorales provinciales et fédérales. Plus précisément, l’article 29 de la Loi de 1990 sur le financement des élections interdit les contributions de la part de personnes morales, ce qui comprend les municipalités. De la même manière, l’article 363 de la Loi électorale du Canada, 2000 stipule que seuls des particuliers peuvent faire des contributions électorales.

Champ d’application

La présente politique s’applique à :

• Tous les membres du Conseil municipal, au personnel de la Ville et aux membres citoyens nommés par le Conseil pour siéger au Comité du patrimoine bâti dans le contexte d’une élection municipale générale ou partielle ou d’une campagne portant sur une question inscrite au bulletin de vote;
• Tous les membres du Conseil municipal, au personnel de la Ville et aux membres citoyens nommés par le Conseil pour siéger, au Comité du patrimoine bâti dans le contexte d’une participation de nature partisane à des élections fédérales et provinciales.

En ce qui a trait à l’utilisation des ressources municipales, le cas échéant, les dispositions de la présente politique s’appliquent également aux activités de tous les candidats et tiers annonceurs inscrits et des campagnes portant sur une question inscrite au bulletin de vote. L’expression « liées aux élections » est utilisée dans la présente politique pour indiquer les questions décrites précédemment.

Certaines dispositions de la présente politique sont assujetties à d’autres politiques, procédures et règlements municipaux. Des directives devraient être demandées au greffier municipal ou à son mandataire si des clarifications et une interprétation s’avèrent nécessaires ou s’il survient une situation dont ne traitent pas expressément la présente politique et les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Membres du Conseil

La présente politique s’applique à tous les membres du Conseil municipal. Cela étant dit, les dispositions relatives à la période d’interdiction définies à l’article 5 de la présente politique et dans les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction (document ci-joint à titre d’annexe 1) ne s’appliquent pas à un membre du Conseil élu par acclamation ou qui, laissant sa charge, ne se présente pas à une élection.

Cette politique vise à concilier le devoir d’un membre de représenter les résidents de son quartier et l’obligation légale de la Ville de ne pas contribuer, ou donner l’impression de contribuer, à une campagne électorale. En ce qui concerne les activités liées aux élections, l’article 14 du Code de conduite des membres du Conseil stipule que les membres du Conseil sont tenus de se conformer à la Loi de 1996 sur les élections municipales et à la présente politique.

Il est établi que les membres du Conseil, à titre de représentants élus, sont tenus de servir leurs électeurs et de s’acquitter de leurs responsabilités jusqu’à la fin de leur mandat. Cela étant dit, il doit exister une séparation claire entre le rôle d’un représentant élu siégeant comme membre du Conseil et son rôle à titre de candidat à un poste électif.

Il est également reconnu qu’il n’existe pas de règles relativement aux heures de travail des membres du Conseil. Les représentants élus doivent souvent travailler à toute heure du jour et de la nuit, ainsi que les fins de semaine et les jours de congé. Ils ne reçoivent pas d’indemnités de congé et ne sont pas payés en heures supplémentaires. La journée de travail, le temps rémunéré et les horaires de service d’un membre du Conseil ne sont pas définis. Cela étant, le membre peut s’adonner à des activités électorales en sa qualité de candidat à des moments de la journée qui sont généralement considérés comme étant les « heures de bureau » de la Ville. La chose est permise pourvu que ces activités ne contreviennent pas aux dispositions de la présente politique et que des fonds et des ressources publics ne soient pas utilisés à des fins électorales.

Personnel municipal

La présente politique s’applique à tout le personnel municipal, y compris les employés des bureaux des membres du Conseil.

Selon le Code de conduite des employés de la Ville, le personnel municipal est tenu de préserver la confiance du public dans la Ville et de respecter les valeurs fondamentales du code dans ses tâches quotidiennes. En fin de compte, le personnel municipal a la responsabilité de se comporter conformément aux règles du Code de conduite des employés et de respecter les dispositions de la présente politique.

En ce qui a trait aux activités liées aux élections, bien que la Ville encourage ses employés à s’impliquer au sein de leur collectivité, il est reconnu que certaines activités non liées à leur travail peuvent nuire à leur capacité de s’acquitter de leur fonction et porter atteinte à la neutralité de la Ville. Le personnel municipal doit promouvoir les principes de transparence, d’impartialité, de respect et de responsabilité définis à l’article 6 de la présente politique.

Membres citoyens nommés par le Conseil du Comité du patrimoine bâti

La présente politique s’applique aux membres citoyens nommés par le Conseil du Comité du patrimoine bâti.

Elle vise à concilier les devoirs des membres citoyens de ces instances et l’obligation légale de la Ville de ne pas contribuer ou donner l’apparence de contribuer à une campagne électorale. Ainsi, les membres citoyens de ces instances engagés dans des activités politiques doivent faire le nécessaire pour séparer ces activités de leurs activités officielles relevant de leur charge.

Le Code de conduite des membres citoyens du Comité permanent du patrimoine bâti s’applique aux membres citoyens du Comité du patrimoine bâti lorsqu’ils agissent en leur qualité officielle. Le code exigent que les membres citoyens se comportent conformément aux dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales et de la présente politique.

Activités des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote liées à l’utilisation des ressources municipales

La présente politique vise à concilier les droits statutaires et légaux des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote et l’obligation légale de la Ville de ne pas contribuer ou de ne pas donner l’apparence de contribuer à une campagne électorale. Par conséquent, les dispositions de la présente politique s’appliquent à certaines activités des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote liées à l’utilisation de ressources municipales. Cependant, la présente politique ne s’applique pas aux activités des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote qui ne sont pas liées à l’utilisation de ressources municipales. Et elle ne s’applique pas à l’utilisation par les candidats de l’information publique.

Exigences de la politique

Article 1 - Dispositions générales

1. Les ressources municipales ne seront utilisées à aucun moment afin de commanditer ou de produire du matériel faisant la promotion de la candidature d’une personne à un poste électif ou s’y opposant ou faisant la promotion d’une question inscrite au bulletin de vote ou s’y opposant.
2. Sous réserve de l’article 5 de la présente politique et des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1, le paragraphe 1(1) de la présente politique n’a pas pour objet d’empêcher les membres du Conseil de communiquer régulièrement avec leurs électeurs au moyen de dépliants, de bulletins, de circulaires, de sites Web et de courriels et dans le cadre d’activités spéciales. Par contre, les membres du Conseil s’assureront que les activités et les documents de communication produits ou financés à même les ressources municipales sont conformes aux dispositions applicables de la présente politique et ne sont pas liés à une élection.

Article 2 - Activités municipales

Participation des représentants élus à des activités municipales

1. Les membres du Conseil et d’autres représentants élus peuvent participer à des activités organisées par la Ville et y agir en leur qualité d’élus, notamment prendre la parole durant l’activité et participer à des cérémonies, pourvu qu’ils ne fassent pas la promotion d’une candidature à un poste électif ou s’y opposent. La participation des membres du Conseil à des activités de la Ville durant la période d’interdiction est assujettie à l’article 5 de la présente politique ainsi qu’aux Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Participation de candidats, de tiers annonceurs inscrits et de représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote à des activités municipales

2. Les candidats, les tiers annonceurs inscrits et les représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote peuvent participer à des activités municipales à titre de citoyens privés, mais ils ne doivent pas faire campagne ni distribuer de matériel lié à la campagne durant l’activité.
3. Les candidats, tiers annonceurs inscrits et représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote ne doivent pas accepter d’invitation à prendre la parole dans le cadre d’activités municipales en leur qualité de candidats, tiers annonceurs inscrits ou représentants d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote.

Activités organisées par les membres du Conseil pendant une année d’élection municipale

4. Les dons et les commandites pour des activités organisées par des membres du Conseil pendant une année d’élection municipale sont assujettis aux dispositions de la Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement, qui relève de la commissaire à l’intégrité de la Ville d’Ottawa.
5. Les activités organisées par les membres du Conseil qui utilisent des ressources municipales, y compris le budget alloué aux services de la circonscription, durant la période d’interdiction doivent être approuvées par le greffier municipal ou son mandataire conformément à l'article 5 de la présente politique et des paragraphes 5(1)(b) et 5(1)(c) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Article 3 - Installations municipales

Réservation de locaux dans les installations municipales

1. Les résidents, y compris les organismes communautaires, les candidats, les tiers annonceurs inscrits, les représentants des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote, peuvent réserver des locaux dans des installations municipales aux fins d’activités électorales sous réserve des conditions suivantes :
   1. La réservation et les activités seront assujetties aux règlements municipaux et aux règles, politiques et procédures en vigueur quant à l’utilisation des installations, aux enseignes et aux activités de campagne;
   2. Le particulier ou l’organisation en question fera ses propres démarches directement auprès du personnel de la Ville et paiera tous les frais afférents à l’activité ;
   3. Les ressources municipales, y compris le personnel de la Ville, n’auront aucun rôle à jouer dans l’activité si ce n’est au chapitre du soutien général pour la réservation d’un local;
   4. Les titulaires d’un contrat de location pourront déterminer qui seront les personnes admises et les activités qui se dérouleront dans le local loué, pourvu que ces titulaires et les participants respectent les règles s’appliquant à l’installation et qu’ils utilisent le local comme indiqué au contrat de location et dans le respect des règlements municipaux et des règles, politiques et procédures applicables de la Ville ;
   5. Les installations municipales utilisées comme bureaux de vote :
      1. II ne sera pas possible de réserver des locaux dans ces installations aux fins d’activités électorales les jours de scrutin;
      2. Les enseignes et tout matériel de promotion liés à des activités électorales à venir seront retirés de ces installations les jours de scrutin. Cela n’inclut pas les enseignes et le matériel de promotion placés par le personnel municipal en lien avec les procédures de vote.
2. Les budgets alloués aux services de la circonscription des membres du Conseil, les crédits pour l’utilisation communautaire des installations de loisirs et d’autres ressources municipales ne seront pas utilisés pour réserver/commanditer des installations municipales aux fins d’activités électorales (p. ex. une réunion de tous les candidats de tout ordre de gouvernement). Cette interdiction ne s’applique pas aux activités liées à la participation générale à la gouvernance municipale et au processus électoral (p. ex., séances d’information publique), lesquelles activités devront être approuvées au préalable par le greffier municipal ou son mandataire conformément aux principes de la présente politique ainsi que de l’application du paragraphe 4(2) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Faire campagne dans les installations municipales et d’autres propriétés de la Ville

3. Il est permis de faire campagne dans les aires communes des installations municipales (comme les halls d’entrée des immeubles et les entrées publiques) ainsi que sur les trottoirs et voies publiques, dans les parcs publics et dans les aires publiques des stations de transport en commun, sous réserve des conditions suivantes :
   1. Les personnes qui font campagne n’entraveront pas la circulation, ne causeront pas de problèmes de sécurité et ne gêneront pas les autres usagers des lieux;
   2. Les activités de campagne ne se dérouleront pas dans le cadre d’un programme ou d’une activité municipale;
   3. Les personnes qui font campagne n’entreront pas dans des locaux où se déroulent des activités municipales dans le but de promouvoir leur campagne et de solliciter l’appui des participants;
   4. Les personnes qui font campagne n’entreront pas dans des locaux loués afin de promouvoir leur campagne ou de solliciter l’appui des participants à une activité privée sans en avoir l’autorisation du titulaire du contrat de location;
   5. Le Règlement municipal sur les parcs et les installations régit l’utilisation des parcs municipaux et des installations connexes et encourage un comportement responsable de la part des usagers. L’utilisation des parcs et de leurs installations connexes aux fins d’activités de campagne, comme des événements, des rassemblements, etc., sera soumise à l’examen de la Direction générale des parcs, des loisirs et des bâtiments et assujettie à toutes les conditions applicables du règlement municipal et aux autres exigences en matière de permis, de contrats et de lettres d’autorisation ;
   6. Le Règlement sur le transport en commun régit le transport en commun, y compris les tarifs et les correspondances, les preuves de paiement, les laissez-passer de transport en commun, les interdictions générales, les lignes directrices du Transitway, les parcs-o-bus, les permis, les frais et l’application de la loi. L’utilisation des aires publiques des stations de transport en commun aux fins d’activités de campagne, comme des événements, des rassemblements, etc., sera soumise à l’examen de la Direction générale des services de transport en commun et assujettie à toutes les conditions applicables du règlement municipal et aux autres exigences en matière de permis, de contrats et de lettres d’autorisation.
4. Le Règlement sur les enseignes sur les routes de la Ville et le Règlement sur les enseignes temporaires sur des propriétés privées régissent l’installation d’affiches électorales sur des propriétés publiques et privées lors d’élections municipales, provinciales et fédérales. Il est interdit d’installer des affiches électorales « dans   une propriété du transport en commun ou à proximité » conformément au Règlement sur le transport en commun, mais elles sont permises sur un terre-plein latéral intérieur d’une propriété de la Ville se trouvant tout près, comme décrit dans le Règlement sur les enseignes sur les routes de la Ville.

Article 4 - Ressources municipales

Communications des membres du Conseil et questions connexes

1. Comme il est indiqué au paragraphe 1(2) de la présente politique, tous les membres du Conseil s’assureront que le contenu des documents de communication produits ou financés à même les ressources municipales ne vise pas de fins électorales, y compris la promotion d’une candidature à un poste électif ou l’opposition à cette candidature. L’article 5 de la présente politique et les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1, s’applique aux documents de communication des membres du Conseil durant la période d’interdiction.
2. Les ressources municipales ne seront pas utilisées pour payer, accéder, créer ou mettre à jour des plateformes de communication liées aux élections, comme des sites Web de campagne ou des comptes de médias sociaux. Cela comprend également, sans s’y limiter, l’utilisation des ordinateurs, tablettes et téléphones intelligents financés par la Ville; des réseaux sans fil de la Ville auxquels ont accès les bureaux des membres, mais non le public en général; du personnel du bureau des membres durant leurs heures normales de travail; et des budgets des membres alloués aux services de leur circonscription.
3. Les documents de communication, y compris les photos et vidéos, qui ont été ou sont créés ou produits par des employés municipaux ou avec des ressources municipales, ne doivent pas être utilisés dans le matériel de campagne ou à d’autres fins électorales.
4. Les renseignements sur les électeurs (y compris numéros de téléphone, courriels et adresses postales) qui sont recueillis, classés, mis à jour ou auxquels on accède à l’aide de ressources municipales ne doivent pas être utilisés à des fins électorales.
5. Les membres du Conseil s’assureront que tous les documents de communication envoyés aux électeurs après une élection générale ou partielle ne font pas mention de sujets liés aux élections. Notamment :
   1. Les documents de communication envoyés aux électeurs par un membre ne doivent pas les remercier d’aller voter ou de les appuyer ni faire référence à la campagne, aux autres candidats ou à l’élection. Les documents peuvent inclure une déclaration d’ordre général pour témoigner de la fierté du membre et de l’honneur qu’il éprouve à représenter les électeurs;
   2. Les documents de communication envoyés par un membre ne contiendront pas de message d’adieux ou de résumé de ses réalisations dans le cadre de son mandat, etc.

Sites Web des membres du Conseil

6. Les sites Web des membres du Conseil qui sont payés, créés, mis à jour ou auxquels on accède à l’aide de ressources municipales ne seront pas utilisés à des fins électorales. Cela comprend entre autres le site Web d’un membre :
   1. dont l’hébergement et la mise à jour sont payés par la Ville;
   2. qui est mis à jour par le personnel du bureau du membre durant ses heures normales de travail ou en utilisant l’infrastructure municipale;
   3. auquel renvoient les activités du membre dans le contexte de son rôle de représentant élu, comme dans ses documents de communication (p. ex., site Web du membre payé par la Ville, cartes professionnelles, blocs-signatures au bas des courriels, papier à en-tête, chroniques dans les journaux communautaires, dépliants, photos, circulaires, bulletins, annonces, communiqués de presse, envois postaux et courriels).
7. Si un membre du Conseil convertit un site Web payé, créé mis à jour ou auquel on accède à l’aide de ressources municipales en un site Web aux fins d’une campagne électorale :
   1. Le membre du Conseil en informera le greffier municipal ou son mandataire au moins 24 heures à l’avance afin de s’assurer que tous les liens vers le site Web sont supprimés du site ottawa.ca conformément au paragraphe 4(13) de la présente politique;
   2. Le membre du Conseil paiera lui-même le renouvellement de l’hébergement du site Web jusqu’à ce que le budget de sa campagne le prenne en charge. La campagne ne sera pas autorisée pas à rembourser les frais à la Ville;
   3. Tous les liens ou tous les renvois à des sites Web convertis (pour une campagne électorale) seront supprimés des activités du membre du Conseil en sa qualité de représentant élu et les documents de communication du membre (p. ex., cartes professionnelles, blocs-signatures au bas des courriels, papier à en-tête, chroniques dans les journaux communautaires, dépliants, photos, circulaires, bulletins, annonces, communiqués de presse, envois postaux et courriels) n’y feront pas référence.
8. Les membres du Conseil n’utiliseront pas un site Web payé, créé, mis à jour ou auquel on accède à l’aide de ressources municipales :
   1. Afin d’appuyer un candidat de tout ordre de gouvernement ou une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote; et/ou
   2. Comme lien vers un site Web ou à un compte de médias sociaux d’un candidat de tout ordre de gouvernement ou d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote.
9. Ce qui suit s’applique aux liens et aux widgets vers les comptes de médias sociaux d’un membre du Conseil apparaissant dans un site Web du membre payé, créé, mis à jour ou auquel on accède à l’aide de ressources municipales :
   1. Les liens et widgets vers les comptes de médias sociaux d’un membre du Conseil apparaissant dans un site Web du membre doivent être supprimés durant la période d’interdiction, comme indiqué au paragraphe 3(3) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
   2. Si un membre prévoit utiliser ses comptes de médias sociaux à des fins électorales (c.-à-d. messages électoraux ou partage) à un moment ou à un autre, y compris lors d’une élection générale ou partielle à l’échelle municipale, provinciale ou fédérale, le membre s’assurera que les liens ou widgets vers ses comptes de médias sociaux sont supprimés de son site Web et il informera le greffier municipal de leur suppression.

Utilisation des médias sociaux par les membres du Conseil

10. Les médias sociaux que l’on peut utiliser gratuitement ne sont généralement pas considérés comme des ressources municipales. Ces comptes sont personnels et relèvent des membres individuellement. Ils n’ont pas été créés par la Ville d’Ottawa et ne sont pas utilisés par la Ville à des fins de communication officielle. Cela étant dit, les conditions suivantes s’appliquent aux comptes de médias sociaux des membres du Conseil :
    1. Les membres sont invités à séparer clairement leurs comptes de médias sociaux en tant que représentant élu de leurs comptes de médias sociaux liés à leur campagne électorale. Le compte officiel du quartier du membre tenu par son personnel de bureau et financé par la Ville (c.-à-d. le compte du « quartier _____) ne doit pas être utilisé à des fins électorales;
    2. Les membres qui publient ou partagent du matériel lié à la campagne électorale au moyen de comptes de médias sociaux s’assureront que des ressources municipales, notamment la contribution du personnel de leur bureau durant ses heures normales de travail ou l’utilisation d’équipements municipaux, comme des téléphones intelligents et des ordinateurs, ne sont pas utilisées pour ces activités;
    3. Si les comptes de médias sociaux d’un membre diffusent ou partagent des messages liés à la campagne, les liens et renvois à ces comptes ne devront pas apparaître dans les documents de communication du membre (p. ex., site Web du membre payé par la Ville, cartes professionnelles, blocs-signatures au bas des courriels, papier à en-tête, chroniques dans les journaux communautaires, dépliants, photos, circulaires, bulletins, annonces, communiqués de presse, envois postaux et courriels).
11. Les membres du Conseil suivront toutes les directives de la commissaire à l’intégrité en ce qui concerne l’utilisation des médias sociaux. Le Code de conduite des membres du Conseil s’applique aux activités des membres dans les médias sociaux.

Contenu des membres sur ottawa.ca

12. Le contenu des membres sur ottawa.ca, y compris les biographies, ne doit pas être lié à une élection et, à sa publication initiale ou au moment d’une révision importante, il sera soumis au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de vérifier sa conformité à la présente politique.
13. Les conditions suivantes s’appliquent aux liens vers le contenu des membres sur ottawa.ca :
    1. Les liens sur ottawa.ca vers les sites Web d’un membre du Conseil seront retirés d’ottawa.ca si ces sites sont utilisés à des fins électorales (c.-à-d. entièrement ou en partie convertis pour soutenir sa campagne électorale).
    2. Les liens sur ottawa.ca vers les comptes de médias sociaux d’un membre du Conseil seront retirés d’ottawa.ca si les comptes en question sont utilisés à des fins électorales (c.-à-d. publication ou partage de messages électoraux). Si un membre du Conseil prévoit utiliser ses comptes de médias sociaux à des fins électorales à un moment ou un autre, y compris lors d’une élection générale ou partielle à l’échelle municipale, provinciale ou fédérale, le membre en informera le greffier municipal ou son mandataire au moins 24 heures à l’avance afin de s’assurer que les liens et widgets vers ses comptes de médias sociaux sont supprimés du site ottawa.ca.
    3. Les liens sur ottawa.ca vers les sites Web des membres du Conseil et leurs comptes de médias sociaux seront retirés d’ottawa.ca durant la période d’interdiction en vertu du paragraphe 3(2) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Communications de la Ville et questions connexes

14. Les sites Web et les noms de domaine payés par la Ville ne doivent pas contenir de matériel de campagne ni mentionner ou identifier de candidat, de tiers annonceur inscrit ou de représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin, et ne doivent pas afficher de slogans ou de symboles associés à un candidat, à un tiers annonceur inscrit ou à une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote. Cette interdiction ne s’applique pas à l’identification des candidats dans la page officielle d’une élection municipale générale ou partielle sur ottawa.ca.
15. Les comptes des médias sociaux de la Ville indiqués dans le Protocole sur l’utilisation des médias sociaux ne doivent pas rééditer ou recycler (p. ex., en « relayant des messages », en « aimant » ou en créant des liens) les messages des candidats désignés (à un poste au Conseil municipal ou à l’échelle provinciale ou fédérale). Cette restriction ne s’applique pas aux messages du maire relativement aux activités intergouvernementales et aux proclamations relevant de sa qualité en tant que premier dirigeant de la Ville, comme indiqué aux articles 225 et 226.1 de la Loi sur les municipalités, 2001.

Information municipale et questions connexes

16. L’information municipale fournie à sa demande à un candidat, un tiers annonceur inscrit ou un représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote sera aussi fournie aux autres candidats, tiers annonceurs inscrits ou représentants d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote qui demandent la même information.
17. Les demandes de rencontres avec les directeurs généraux ou d’autres employés municipaux ou de visites d’installations municipales de la part d’un candidat, d’un tiers annonceur inscrit ou du représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote ne peuvent pas toujours être accordées faute de ressources ou par manque de temps. Si de telles rencontres ou visites sont organisées pour un candidat, un tiers annonceur inscrit ou le représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote, la direction générale organisera le même type de rencontre ou de visite pour les autres candidats, tiers annonceurs inscrits et représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote qui en font la demande.

Identité visuelle de la Ville et questions connexes

18. Les logos, les marques déposées, les slogans, les armoiries, etc. de la Ville ne doivent paraître sur aucun matériel de campagne ni être distribués avec du matériel de campagne, sauf pour servir de lien vers le site Web de la Ville afin d’obtenir des renseignements sur les élections municipales.
19. Les photos et les vidéos dont les droits d’auteur sont détenus par la Ville ou qui sont ou ont été produites par du personnel de la Ville ou avec des ressources municipales ne seront pas utilisées à des fins électorales externes ou dans du matériel de campagne.

Budgets alloués aux services de la circonscription des membres

20. Dans une année d’élection municipale, un montant calculé au prorata du budget annuel de chaque bureau de membre sera réservé pour le nouveau mandat du Conseil. Le membre en poste pourra dépenser jusqu’à 10,5/12 du budget annuel, mais le 1,5/12 restant sera réservé pour le prochain mandat. Le personnel du Bureau du greffier municipal surveillera ces dépenses afin d’aider chaque bureau à respecter la limite.
21. Dans le cas d’une élection partielle à l’échelle du quartier ou de l’ensemble de la ville ou d’une nomination à un poste de conseiller pour pourvoir une charge laissée vacante, un montant au prorata du budget du bureau du conseiller sortant sera mis de côté à l’intention du nouveau représentant élu en fonction de sa date d’entrée en poste.
22. Conformément au paragraphe 4(21), toutes les sommes et obligations engagées préalablement, comme les frais d’hébergement Web, doivent être portées à l’attention du greffier municipal ou de son mandataire dans les 48 heures suivant l’attestation et elles seront traitées au cas par cas.

Les comptes de quartier des membres du Conseil liés aux programmes municipaux

23. Dans une année d’élection municipale, ce qui suit s’applique à toute demande que souhaiterait faire ou toute directive que souhaiterait donner un conseiller au personnel en ce qui concerne les fonds publics des comptes de quartier liés à l’article 37 Avantages communautaires, à la Politique sur les frais relatifs aux terrains à vocation de parc et au Programme de mesures temporaires de modération de la circulation qu’il a le pouvoir d’utiliser :
    1. Comme indiqué au paragraphe 2(4) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, durant la période d’interdiction :
       1. Un conseiller qui pose sa candidature à un poste à l’élection municipale ne fera pas de demande ni ne donnera de directive au personnel de la Ville en ce qui concerne l’utilisation des comptes de quartier susmentionnés.
       2. Un conseiller qui ne pose pas sa candidature à un poste à l’élection municipale ou qui a été élu par acclamation peut faire des demandes ou donner des directives au personnel de la Ville en ce qui concerne les comptes de quartier susmentionnés, conformément aux dispositions afférentes aux comptes du quartier.
    2. Avant le début de la période d’interdiction et suivant le jour du scrutin et jusqu’à la fin du mandat du Conseil, un conseiller peut faire une demande ou donner des directives au personnel de la Ville en ce qui concerne les comptes de quartier susmentionnés sous réserve des politiques afférentes aux comptes de quartier.

Campagnes électorales à d’autres ordres de gouvernement

24. Les membres du Conseil n’utiliseront pas les ressources de la Ville afin d’organiser, de promouvoir, de parrainer ou d’aider à l’organisation d’une activité à laquelle participent directement des candidats à des élections d’autres ordres de gouvernement, étant donné la possibilité de manifestation, réelle ou perçue, de partisanerie associée à l’organisation ou la tenue d’une telle activité.
25. Les membres du Conseil peuvent communiquer avec leurs électeurs entourant les enjeux fédéraux ou provinciaux qui concernent leur quartier ou la Ville d’Ottawa et d’autres questions ayant une incidence directe sur les dossiers municipaux impliquant les gouvernements fédéral et provincial et la Ville d’Ottawa. Ces communications ne doivent pas être partisanes de nature et peuvent prendre la forme de questionnaires généraux adressés à tous les candidats ou de messages adressés aux électeurs mettant en relief des enjeux fédéraux et provinciaux importants pour le quartier, sans commentaires ni indication d’une préférence pour un candidat ou un parti en particulier.
26. Ce qui suit s’applique si un membre du Conseil est désigné candidat à une élection générale ou partielle à l’échelle provinciale ou fédérale
    1. Un membre du Conseil désigné candidat sollicitera des directives du greffier municipal en ce qui concerne les responsabilités et les obligations qui lui incombent afin de respecter la présente politique. Certaines restrictions s’appliquent afin d’assurer le respect de la présente politique et son intention, mais il est reconnu que le membre du Conseil demeure le représentant élu et peut poursuivre ses activités en sa qualité de conseiller de quartier, notamment participer aux réunions du Conseil municipal, des comités permanents, de la Commission du transport en commun et des sous-comités, assister à des rencontres et des activités municipales et communautaires en sa qualité de conseiller municipal et s’acquitter d’autres fonctions et devoirs prescrits par la loi.
    2. Les documents de communication publiés, transmis ou utilisés par un membre du Conseil qui est candidat à une élection n’annonceront pas sa participation ni sa présence à une activité.
    3. Après une élection provinciale ou fédérale générale ou partielle, le paragraphe 4(5)de la présente politique s’applique à tous les documents de communication transmis aux électeurs par un membre qui est candidat.
    4. Le nom et le portrait d’un membre du Conseil qui est candidat désigné à une élection fédérale ou provinciale générale ou partielle ne paraîtront pas dans des documents de communication publiés, transmis ou utilisés par la Ville. Font partie de ces documents, sans s’y limiter, les publications municipales, les annonces, les communiqués de presse, les messages d’intérêt public, les notes d’allocution et les contenus des comptes de médias sociaux (p. ex., les comptes de médias sociaux de la Ville indiqués dans le Protocole sur l’utilisation des médias sociaux ne devront pas relayer de messages textes, publier de liens, inscrire des « j’aime » ou rediffuser ou recibler les communications des membres du Conseil durant la période d’interdiction). Ne sont pas compris les documents comme les procès-verbaux ou les ordres du jour des réunions du Conseil et des comités.
    5. Toute référence dans des documents de communication de la Ville à un conseiller de quartier candidat désigné à une élection provinciale/fédérale générale ou partielle adoptera la formule « le conseiller du quartier _______ » ou « le président du Comité _______ » sans nommer le membre en tant que tel. Le maire sera assujetti aux mêmes restrictions que les conseillers des quartiers, mais il pourra être nommé dans des communiqués de presse et des documents municipaux liés à des activités intergouvernementales et des proclamations relevant de sa qualité en tant que premier dirigeant de la Ville, comme indiqué aux articles 225 et 226.1 de la Loi sur les municipalités, 2001.
    6. Les communiqués de presse, les notes d’allocution et les autres documents de communication ayant trait à un membre du Conseil désigné candidat à une élection fédérale ou provinciale générale ou partielle et qui doivent être publiés, utilisés ou distribués par la Ville durant la campagne électorale devront être soumis au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de révision et d’approbation.
    7. L’article 6 de la présente politique s’applique au personnel du bureau du membre et à d’autres employés municipaux s’ils se sont engagés dans des activités politiques.

Article 5 - Restrictions durant la période d’interdiction de 60 jours précédant et incluant le jour du scrutin.

1. Au cours d’une année d’élection municipale ou advenant une élection partielle, les ressources municipales, y compris le budget des membres alloué aux services de la circonscription, ne doivent pas servir à produire des annonces, des circulaires, des bulletins, des dépliants ou d’autres documents de communication durant les 60 jours précédant et incluant le jour du scrutin. Les interdictions et restrictions générales s’appliquent également durant cette période à l’organisation et à la tenue d’activités par les membres du Conseil ainsi qu’à l’utilisation d’autres ressources municipales, comme il est décrit dans les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
2. Nonobstant le paragraphe 5(1) de la présente politique, dans une situation d’urgence, lorsqu’un problème non urgent survient dans la collectivité ou dans le cadre de l’activité communautaire annuelle organisée par un membre du Conseil durant la période d’interdiction, le membre peut participer à certaines activités ou utiliser les ressources municipales pour communiquer avec ses électeurs moyennant l’approbation du greffier municipal ou de son mandataire, conformément à l’article 5 des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
3. Les interdictions indiquées au paragraphe 5(1) de la présente politique ne s’appliquent pas à un membre du Conseil élu par acclamation ou qui, laissant sa charge, ne se présente pas à une élection.
4. Le personnel de la Ville s’efforcera dans la mesure du possible de planifier en dehors de la période d’interdiction la tenue d’activités municipales auxquelles seraient tenus de participer des membres du Conseil candidats à une élection. S’il faut tenir une activité municipale qui exige la présence de ces membres durant la période d’interdiction en raison de délais prescrits par la loi, du calendrier d’un projet ou d’autres considérations organisationnelles, le personnel obtiendra du greffier municipal ou de son mandataire l’approbation de l’activité en vertu des principes de la présente politique.

Article 6 - Employés de la Ville

Employés

1. Les conditions suivantes s’appliquent à la participation des employés de la Ville à des activités communautaires municipales ou extérieures en leur qualité de membre du personnel municipal.
   1. Un employé municipal peut participer à une activité, soit fournir de l’information ou autre, si l’activité en question n’est pas liée aux élections, notamment la promotion d’un candidat à un poste électif ou l’opposition à un candidat.
   2. Un employé municipal ne participera pas à une activité, soit fournir de l’information ou autre, si l’activité en question a une quelconque fin électorale, notamment la promotion de la candidature d’une personne à un poste électif ou à l’opposition à cette candidature.
   3. Un employé municipal s’adressera au greffier municipal ou à son mandataire pour des directives relatives à sa participation à une ou l’autre des activités suivantes :
      1. Activités auxquelles participent un ou plusieurs candidats, peu importe l’ordre de gouvernement;
      2. Activités auxquelles participent un ou plusieurs membres du Conseil durant la période d’interdiction;
      3. Activités liées à des enjeux provinciaux ou fédéraux durant une campagne électorale fédérale ou provinciale, le cas échéant ; et/ou
      4. Activités auxquelles participent un ou plusieurs députés provinciaux et fédéraux suivant la délivrance des brefs.
2. Les employés qui participent à des activités politiques sépareront ces activités personnelles des activités officielles de leur poste. À savoir :
   1. Les employés peuvent participer à des activités politiques fédérales, provinciales et municipales, pourvu qu’elles ne se déroulent pas pendant leurs heures de travail et que les employés n’utilisent pas de ressources municipales dans le cadre de ces activités;
   2. Les employés qui s’impliquent dans une campagne électorale en publiant ou partageant du matériel de campagne sur leurs comptes de médias sociaux sépareront ces activités de leur fonction d’employé municipal et s’assureront qu’aucune de ces activités ne se déroule durant leurs heures de travail pour la Ville ou à l’aide de ressources municipales;
   3. Toute information municipale obtenue par un employé dans le cadre de son emploi à la Ville ne doit pas être utilisée à des fins électorales;
   4. Les employés des bureaux des membres du Conseil doivent s’assurer que leur demande de congé annuel ou de congé compensatoire est soumise au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire ou à leurs mandataires, selon le cas, avant d’effectuer toute tâche liée aux élections durant les heures de travail habituelles.
3. Les avis, affiches ou documents semblables faisant la promotion d’un candidat ou d’un parti politique ou d’une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote ne doivent pas être installés ou distribués par des employés sur les lieux de travail ou dans les installations de la Ville.
4. Les employés désireux de se présenter à une élection municipale, provinciale ou fédérale doivent d’abord demander et obtenir un congé sans solde et se conformer aux lois régissant ces élections. Les employés qui ont des questions relatives à l’obtention d’un congé sans solde peuvent s’adresser au greffier municipal ou à son mandataire.
5. Un employé d’un membre du Conseil désireux de se présenter à une élection générale ou partielle doit commencer son congé obligatoire immédiatement après l’attestation de sa candidature par le greffier municipal ou son mandataire. Subséquemment, tous les accès de l’employé (y compris ses courriels et accès de sécurité) liés au bureau du membre du Conseil seront suspendus et les ressources municipales utilisées par l’employé dans l’exercice de ses fonctions au sein du bureau du conseiller (comme les ordinateurs, les téléphones intelligents et les dispositifs de stockage électronique) seront remises immédiatement à la Ville.
6. Un employé qui constate un possible conflit d’intérêts relatif aux élections (p. ex. un membre de sa famille ou un ami intime est candidat, etc.) en avisera par écrit le gestionnaire ou le directeur dont il relève conformément au Code de conduite des employés. Après quoi, le gestionnaire ou le directeur élaborera une procédure, en consultation avec le greffier municipal ou son mandataire et les Services juridiques, pour mettre l’employé à l’abri de toute apparence de conflit, soit-elle réelle ou perçue.

Responsabilités

Membres du Conseil

• Veiller à ce que toutes les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution de leurs tâches et des activités.
• Comprendre et appuyer la présente politique et ses procédures et rendre compte de leurs actions.
• Obtenir au besoin des clarifications entourant tout aspect de la présente politique et de ses procédures.

Membres citoyens du Comité du patrimoine bâti

• Veiller à ce que toutes les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution de leurs tâches et des activités.
• Comprendre et appuyer la présente politique et ses procédures et rendre compte de leurs actions.
• Obtenir au besoin des clarifications entourant tout aspect de la présente politique et de ses procédures.

Employés municipaux, y compris le personnel de direction

• Veiller à ce que les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution de leurs tâches et des activités dans le cadre de leur fonction officielle en tant qu’employés municipaux.
• Veiller à ce que les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées en ce qui concerne les activités politiques d’un employé, sa candidature et tout conflit d’intérêts possible constaté par l’employé.
• Comprendre et appuyer la présente politique et ses procédures et rendre compte de leurs actions.
• Obtenir au besoin des clarifications entourant tout aspect de la présente politique et de ses procédures.

Greffier municipal

• Veiller à ce que toutes les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution des tâches et des activités.
• Veiller à l’administration, la communication, l’interprétation, la surveillance et l’application de la présente politique et de ses procédures.
• Recevoir les plaintes, les préoccupations et les demandes de renseignements et de directives liées à la présente politique et à ses procédures et y répondre.
• Déléguer par écrit le pouvoir à des mandataires pour l’administration d’une partie ou de la totalité de la présente politique et de ses procédures.
• Réviser la présente politique et ses procédures tous les deux ans au minimum dans le cadre de l’examen de la structure de gestion publique et au cours de la troisième année du mandat du Conseil, et au besoin en raison de modifications législatives. Le greffier municipal est autorisé à apporter, s’il y a lieu, de légères mises à jour administratives aux fins de conformité et de cohérence avec la loi, tout en respectant et en préservant l’intention de la politique et de ses procédures.

Surveillance/contraventions

Directives et interprétation

Le greffier municipal ou son mandataire a le pouvoir délégué de fournir des directives en ce qui concerne les questions relatives aux élections en vertu de la présente politique et de ses procédures et de consigner par écrit toute interprétation entourant l’application de la présente politique et de ses procédures, ainsi que les approbations ou interdictions connexes. Ces directives, interprétations, approbations et interdictions seront fondées sur l’exigence législative générale voulant que les ressources et les fonds publics ne soient pas utilisés à des fins électorales, y compris la promotion de la candidature d’une personne à une charge élective ou l’opposition à cette candidature.

Plaintes et enquête

Le greffier municipal ou son mandataire a le pouvoir délégué de recevoir toutes les plaintes écrites en ce qui a trait à l’utilisation alléguée des ressources de la Ville d’Ottawa contrevenant à la présente politique et à ses procédures et de faire enquête. La plainte écrite doit être soumise au greffier municipal ou à son mandataire et contenir des exemples précis et fournir des détails quant à la façon dont l’utilisation alléguée d’une ressource municipale a pu contrevenir à la présente politique ou à ses procédures.

Une fois l’enquête terminée, le greffier municipal ou son mandataire peut régler la question et, s’il y a lieu, déterminer des mesures correctives appropriées en fonction des résultats de l’enquête, en consultation avec la commissaire à l’intégrité si nécessaire en ce qui a trait au Code de conduite des membres du Conseil ou au Code de conduite des membres citoyens du Comité du patrimoine bâti, comme il est décrit ci-dessous. Si, selon l’enquête, il est établi qu’un membre du Conseil ou un membre citoyen du Comité du patrimoine bâti a contrevenu à la politique et à ses procédures, le membre ou le membre citoyen en question devra rembourser personnellement les frais directs afférents à la contravention. Le greffier municipal informera le plaignant de l’issue de sa plainte et du remboursement exigé, le cas échéant. Le greffier municipal rendra compte de l’exercice de ses pouvoirs délégués en vertu de la présente politique auprès du comité permanent concerné, suivant une élection municipale générale ou partielle.

Il est également reconnu que les questions liées aux activités électorales sont incluses dans les codes de conduite applicables aux membres du Conseil municipal et aux membres citoyens du Comité du patrimoine bâti, lesquels relèvent du mandat de la commissaire à l’intégrité de la Ville d’Ottawa et disposent de protocoles de plaintes distincts. Par exemple, l’article 14 du Code de conduite des membres du Conseil énonce ce qui suit :

« Les membres du Conseil doivent se comporter conformément à la Loi de 1996 sur les élections municipales, et la Politique sur les ressources liées aux élections. Il est strictement interdit d’utiliser les ressources municipales, que ce soit un bien matériel ou le temps du personnel, pour une activité électorale. Cette interdiction s’applique aussi bien à la promotion de la candidature d’une personne à une charge élective qu’à l’opposition à cette candidature. Les activités liées aux élections comprennent non seulement la campagne personnelle d’un membre au poste de conseiller municipal, mais aussi les autres campagnes à une élection municipale, provinciale ou fédérale ».

Advenant que l’enquête du greffier municipal ou de son mandataire conclue qu’un employé de la Ville contrevient à la présente politique ou à ses procédures, à défaut de se plier à la présente politique et à ses procédures, l’employé s’expose à des mesures correctives, y compris des mesures disciplinaires pouvant déboucher sur un renvoi.

Renvois

Bulletin d’interprétation de la commissaire à l’intégrité intitulé Utilisation des médias sociaux

Code de conduite des employé(e)s

Code de conduite des membres du Conseil

Code de conduite des membres citoyens du Comité permanent du patrimoine bâti

Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement

Politique sur les communications générales/Lignes directrices relatives à l’identité visuelle de la Ville d’Ottawa

Politique sur les dépenses du Conseil

Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction

Protocole sur l’utilisation des médias sociaux

Règlement municipal sur les enseignes sur les routes de la Ville

Règlement municipal sur les enseignes temporaires sur des propriétés privées

Règlement municipal sur les parcs et les installations

Règlement municipal sur le transport en commun

Autorités législatives et administratives

Loi électorale du Canada

Loi sur le financement des élections

Loi de 2001 sur les municipalités

Loi de 1996 sur les élections municipales

Exigences en matière de tenue des dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la présente politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint approprié, le Système de gestion des documents ou le système approuvé.

Définitions

« Activité communautaire annuelle d’un membre du Conseil » désigne une activité organisée par un membre du Conseil au cours des deux années précédentes (nom ou titre similaire, même date approximative et même objectif général).

« Candidat » désigne une personne qui a posé sa candidature (et ne l’a pas retirée) à un poste électif dans le cadre d’une élection générale ou partielle à l’échelle municipale (incluant le conseil scolaire), provinciale ou fédérale.

« Contributions » correspond à la définition générale dans la Loi de 1996 sur les élections municipales. Elle comprend ce qui suit sans s’y limiter :

• Pour une campagne électorale - comme indiqué au paragraphe 88.15(1) de la LEM : « ... les sommes d’argent versées, les biens donnés et les services fournis à une personne pour sa campagne électorale, ou à une autre personne agissant selon ses directives, et acceptés par elles, constituent des contributions. »
• Pour la publicité de tiers annonceurs - comme indiqué au paragraphe 88.15(2) de la LEM : « ... les sommes d’argent versées, les biens donnés et les services fournis à un particulier, à une personne morale ou à un syndicat à l’égard de la publicité de tiers, ou à une autre personne agissant selon leurs directives, et acceptés par eux, constituent des contributions. »

« Documents de communication » désigne les documents produits dans le but de communiquer avec les résidents, ce qui comprend, sans s’y limiter, les cartes professionnelles, les blocs-signatures au bas des courriels, le papier à en-tête, les chroniques dans les journaux communautaires, les dépliants, les photos, les circulaires, les bulletins, les annonces, les communiqués de presse, les envois postaux et les courriels. Les documents de communication comprennent le matériel dans tous les supports médiatiques, comme les imprimés, les présentations et les autres formats physiques, les médias électroniques, la radio ou la télévision et les sources en ligne, y compris les sites Web ou les médias sociaux.

« Faire campagne » désigne les activités organisées par un candidat, un tiers annonceur inscrit, un parti politique ou une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote, ou pour leur compte, dont le but est d’obtenir l’appui ou l’opposition à un candidat, un tiers annonceur inscrit, un parti politique ou une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote. Faire campagne n’inclut pas la présence à une activité de représentants élus, d’autres candidats, de tiers annonceurs inscrits ou de représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote à titre personnel s’ils ne portent pas de signes ou de vêtements, de macarons et d’autres accessoires les identifiant en tant que candidats, tiers annonceurs inscrits ou représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote et s’ils ne sollicitent pas des votes (y compris la distribution de matériel de campagne).

« Jour du scrutin » désigne le jour de la tenue du dernier scrutin lors d’une élection générale ou partielle, comme indiqué dans les lois applicables (municipale, provinciale ou fédérale).

« Matériel de campagne » désigne le matériel utilisé pour solliciter des votes pour un candidat ou pour une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote, ou pour s’y opposer, y compris de la documentation, des bannières, des affiches, des images, des macarons, des vêtements ou autres accessoires. Le matériel de campagne inclut également, sans s’y limiter, le matériel dans tous les supports médiatiques comme les imprimés, les présentations, les médias électroniques, la radio ou la télévision et les sources en ligne, y compris les sites Web ou les médias sociaux.

« Membre » désigne le maire et les conseillers et conseillères de la Ville d’Ottawa.

« Parti politique » désigne un parti politique dans le cadre d’une élection provinciale et fédérale inscrit conformément aux dispositions applicables de la Loi sur le financement des élections ou de la Loi électorale du Canada.

« Période d’interdiction » désigne la période de 60 jours précédant et incluant le jour du scrutin dans le contexte d’une élection municipale générale ou partielle.

« Publicité de tiers annonceur » désigne une publicité diffusée par les médias imprimés, électroniques ou autres, y compris la radiodiffusion, dont l’objectif est de promouvoir et d’appuyer un candidat ou de s’y opposer, d’obtenir « oui » ou « non » comme réponse à une question inscrite au bulletin de vote, mais elle ne comprend pas une publicité faite par un candidat ou selon ses directives, conformément à la définition du paragraphe 1(1) de la Loi de 1996 sur les élections municipales. En vertu du paragraphe 1(2) de la Loi de 1996 sur les élections municipales, une publicité est réputée ne pas être de la publicité de tiers annonceur si la personne ou l’entité qui la fait diffuser par les médias imprimés, électroniques ou autres, y compris la radiodiffusion, n’engage aucune dépense à l’égard de la publicité. En outre, conformément au paragraphe 1(2.1) de la Loi de 1996 sur les élections municipales, une publicité est réputée ne pas être de la publicité de tiers lorsqu’elle est communiquée ou transmise par un particulier à ses employés, par une personne morale à ses actionnaires, ses administrateurs, ses membres ou ses employés, ou par un syndicat à ses membres ou ses employés.

« Question inscrite sur le bulletin de vote » désigne une question ou un règlement municipal soumis aux électeurs par un conseil municipal, un conseil scolaire ou un autre conseil local élu, ou par le ministre des Affaires municipales, en vertu de la Loi de 1996 sur les élections municipales.

« Représentant élu » désigne des personnes élues au Conseil municipal d’Ottawa, à l’Assemblée législative de l’Ontario, à la Chambre des communes ou à un conseil scolaire.

« Ressources municipales » signifie, sans s’y limiter, les employés municipaux et le personnel de la Ville, les activités municipales, les installations municipales, les fonds municipaux, l’information municipale et l’infrastructure municipale, lesquels se décrivent comme suit :

• « Employés municipaux » et « personnel de la Ville » - personnel de direction et employés des groupes non syndiqués et exclus, et tous les membres des unités de négociation de la Ville. Sont inclus les employés à temps plein, à temps partiel, occasionnels, temporaires, saisonniers et contractuels, et les employés des bureaux des membres du Conseil.
• « Activités municipales » - activités financées et organisées par les directions générales de la Ville et par les membres du Conseil, y compris des activités organisées conjointement avec des organismes communautaires ou des commanditaires externes. Ces activités comprennent entre autres :

• • les annonces liées à des programmes, politiques et autres initiatives de la Ville, incluant des annonces de financement;
  • les célébrations, commémorations, activités d’éducation et de sensibilisation;
  • les assemblées communautaires, consultations et autres rassemblements;
  • les inaugurations d’installations;
  • les séances portes ouvertes.

• « Installations municipales » - installations appartenant à la Ville d’Ottawa et à ses directions générales ou louées par celles-ci et qui sont directement administrées et exploitées par les directions générales ou des programmes municipaux. Les bureaux de quartier des membres du Conseil font partie des installations municipales.

• « Fonds municipaux » - soutien financier fourni à même les budgets annuels de fonctionnement et d’immobilisations de la Ville, y compris, sans s’y limiter, les fonds versés directement à des programmes et des services municipaux et aux budgets des membres du Conseil alloués aux services de leur circonscription.

• « Information municipale » - l’information détenue et régie par la Ville, y compris les bases de données constituant des répertoires de noms, de coordonnées, de dossiers administratifs, de renseignements financiers ou d’autres identificateurs compilés et utilisés par les employés de la Ville dans le cadre de leur travail.

• « Infrastructure municipale » - les systèmes physiques ou technologiques qui appuient le fonctionnement des programmes et des services de la Ville, y compris, sans s’y limiter, le parc de véhicules de la Ville, l’affichage public, le réseau d’ordinateurs, le système de télécommunications et de courrier électronique, les équipements sans fil, l’équipement informatique, les logiciels et les périphériques, l’Internet et l’intranet.

« Tiers annonceur inscrit » désigne, dans le contexte d’une élection municipale, un particulier, une personne morale ou un syndicat inscrit auprès du greffier municipal, conformément à l’article 88.6 de la Loi de 1996 sur les élections municipales, dont l’objectif est de promouvoir et soutenir un candidat à un poste électif ou une question inscrite à un bulletin de vote ou de s’y opposer, et qui ne relève pas d’un candidat.

Demandes de renseignements

Pour de plus amples renseignements au sujet de la présente politique, communiquez avec :

M. Rick O’Connor
Greffier municipal
Ville d’Ottawa
Tél. : 613-580-2424, poste 21215
rick.oconnor@ottawa.ca

Annexes

Annexe 1 - Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction

Approuvée par : Conseil municipal
Section : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 8 décembre 2010
Date d’entrée en vigueur : Le 8 décembre 2010

Énoncé de politique

La Ville d’Ottawa accorde de l’importance à la participation des citoyens et encourage les pétitions en tant qu’outil leur permettant de prendre part au processus décisionnel du Conseil.

C’est lorsque les renseignements qu’elle contient sont exacts et vérifiables et qu’elle est reconnue et acceptée par les décideurs qu’une pétition est pleinement efficace.

Objectif

La présente politique décrit la procédure utilisée par la Ville d’Ottawa pour la réception et la reconnaissance de pétitions d’intérêt public.

Champ d’application

Cette politique s’applique à toutes les pétitions déposées à la Ville d’Ottawa, à l’exception de celles qui sont régies par une autre loi (telles que la pétition sur le drainage et celle sur l’amélioration locale).

Exigences de la politique

Exigences de la pétition

• La pétition doit être adressée à la Ville d’Ottawa ou au Conseil municipal d’Ottawa (ou la Commission du transport en commun) et porter sur une question qui relève du Conseil.
• La pétition doit être lisible, tapée à la machine ou imprimée à l’encre (et non manuscrite).
• Pour les pétitions à pages multiples, le texte de la pétition doit être répété dans l’en tête de toutes les pages. Les pages doivent être numérotées, et le nombre total de pages doit également être indiqué.
• La pétition doit être rédigée dans un ton respectueux et approprié, et ne doit pas contenir de langage ni de renseignements inappropriés ou injurieux.
• Tous les signataires de la pétition doivent écrire leur nom en lettre moulées et signer leur propre nom. Une pétition en format papier ne doit comporter que des signatures originales, écrites directement sur la pétition.
• Chaque signataire de la pétition doit fournir son adresse complète.
• Pour les pétitions en format électronique, les signataires doivent donner leur nom, leur adresse et une adresse courriel valide.
• Chaque page de la pétition doit comporter clairement la mention que la pétition sera considérée comme un document public par la Ville d’Ottawa et que les renseignements qu’elle contient peuvent faire l’objet d’un examen de la Ville et d’autres membres du grand public.

Dépôt des pétitions

• Les pétitions qui comportent des signatures originales doivent être envoyées à l’attention du greffier municipal par courrier postal ou déposées en personne à l’hôtel de ville d’Ottawa ou à n’importe quel des Centres du service à la clientèle de la Ville d’Ottawa.
• Les pétitions peuvent aussi être remises au maire ou à n’importe quel membre du Conseil municipal.
• Les pétitions électroniques peuvent être envoyées à l’attention du greffier municipal à l’adresse suivante : petitions@ottawa.ca.
• Toutes les pétitions qui respectent les normes susmentionnées seront présentées au Conseil ou à la Commission du transport en commun lors de la réunion ordinaire suivante, ou lors de la réunion pendant laquelle le sujet de la pétition sera abordé.
• Les comités permanents ne peuvent pas accepter officiellement une pétition. Celles qu’ils reçoivent sont transmises au greffier municipal et présentées au Conseil complet lors de la réunion ordinaire suivante, ou lors de la réunion pendant laquelle le sujet de la pétition sera abordé.
• C'est le Conseil qui décide d’accepter ou non une pétition, et sa décision est définitive.

Responsabilités

Le greffier municipal est responsable de la réception de toutes les pétitions et de leur dépôt à l’attention du Conseil.

Les membres du Conseil municipal sont responsables de la transmission à l’attention du greffier municipal de toutes les pétitions reçues à leur bureau.

Surveillance/non-respect

Le greffier municipal examinera toutes les pétitions pour s’assurer qu’elles satisfont à toutes les exigences de la présente politique.

Les pétitions jugées non-conformes ne seront pas acceptées officiellement par le Conseil. Cependant, elles seront ajoutées à l’ordre du jour du comité permanent concerné ou du Conseil, selon le cas, en tant qu’« autre correspondance reçue ».

Conservation et divulgation

Toutes les pétitions déposées à la Ville seront conservées au bureau du greffier municipal. Les pétitions qui respectent les exigences de la présente politique et qui sont par conséquent présentées au Conseil et reçues par celui-ci seront conservées dans les dossiers du bureau du greffier municipal et accessibles au public sur demande.

Définitions

Aux fins de la présente politique, une pétition est une demande écrite officielle présentée à la Ville d’Ottawa, à son Conseil ou à l’un de ses comités permanents.

Demandes de renseignements

Bureau du greffier municipal
Direction des services législatifs
Greffière municipale adjointe
110, avenue Laurier Ouest, Ottawa (Ontario) K1P 1J1

Formulaire de pétition

Le formulaire de pétition et de plus amples renseignements sur la manière de présenter une pétition figurent sur la page Présentation d’une pétition au Conseil.

Approuvée par : Conseil municipal
Section : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 22 novembre 2017
Date d’entrée en vigueur : Le 1er janvier 2018
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif)

Énoncé de politique

La Ville d’Ottawa reconnaît le droit d’un membre du Conseil de prendre congé en raison de sa grossesse, ou de la naissance ou de l’adoption de son enfant, conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités et au Règlement de procédure.

Définitions

Congé de maternité ou congé parental – Absence de 20 semaines consécutives ou moins en raison de la grossesse du membre, ou de la naissance ou de l’adoption de son enfant, conformément au paragraphe 259 (1.1) de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Objectif

La présente politique oriente la Ville d’Ottawa sur la façon dont elle doit traiter le congé de maternité ou le congé parental d’un membre de manière à respecter son rôle légal en tant que représentant élu.

Champ d'application

La présente politique s’applique aux membres du Conseil, conformément à l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Exigences de la politique

Le Conseil municipal respecte le droit de ses membres de prendre un congé de maternité ou un congé parental en s’appuyant sur les principes suivants :

1. Un membre du Conseil est élu pour représenter les intérêts de ses électeurs.
2. Le congé de maternité ou le congé parental d’un membre ne nécessite pas l’approbation du Conseil, et son poste ne peut être déclaré vacant en raison du congé.
3. Durant le congé de maternité ou le congé parental d’un membre, les questions administratives et législatives nécessitant son intervention doivent être traitées conformément à ses directives.
4. Un membre du Conseil en congé de maternité ou en congé parental se réserve le droit d’exercer les pouvoirs qui lui ont été délégués en tout temps pendant son congé.

Le paragraphe 83(14) du Règlement de procédure énonce le processus pour l’affectation temporaire d’un remplaçant du membre en congé de maternité ou en congé parental en vertu du Règlement sur la délégation de pouvoirs et de remplaçants aux comités auxquels le membre siège selon ses directives. Il énonce aussi le processus pour la délégation des questions courantes, administratives et liées aux ressources humaines du bureau du quartier au greffier municipal.

Nonobstant ce qui précède, à tout moment pendant le congé de maternité ou le congé parental du membre, ce dernier se réserve le droit d’exercer ses pouvoirs délégués pour régler les questions touchant le quartier. Le membre doit fournir un avis écrit au greffier municipal de son intention de révoquer une délégation temporaire approuvée par le Conseil et d’exercer son rôle légal ou ses pouvoirs délégués.

Responsabilités

Les membres du Conseil et le personnel de la Ville sont tenus de respecter les paramètres de la présente politique.

Surveillance/non-respect

Le greffier municipal est chargé de surveiller l’application de la présente politique et de recevoir les plaintes et les signalements y ayant trait.

Références

Règlement sur la délégation de pouvoirs
Règlement de procédure

Autorités législatives et administratives

L’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités exige que la Ville adopte et maintienne une politique en ce qui concerne le congé de maternité et le congé parental des membres du Conseil.

Demandes de renseignements

Greffier municipal
Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

 Recommandation du comité
 

Que le Conseil municipal approuve la politique sur les conflits d'intérêts du programme telle qu'elle est expliquée dans l'annexe 1.

Documentation

1. Rapport daté du 27 mars 2001 (ACS2001-CRS-SEC-0023), présenté par le directeur général, Services généraux, ci-annexé

Rapport au Comite des services organisationnels et du développement économique et au Conseil

le 27 mars 2001

Ref N°:ACS2001-CRS-SEC-0023

Objet : Loi sur les infractions provinciales – Changement d'administration

Recommandation du rapport

Que le Comité des services organisationnels et du développement économique demande au Conseil municipal d'approuver la politique sur les conflits d'intérêts du programme telle qu'elle est expliquée dans l'annexe 1.

Contexte

La Loi sur les infractions provinciales (LIP) est une loi de procédure qui prescrit les modalités d'administration et de poursuite des infractions, dont celles aux règlements municipaux. Pour l'essentiel, toutes les infractions visées par la LIP donnent lieu à la remise d'une contravention. La LIP prescrit le mode de signification de l'avis d'infraction au défendeur, les délais de paiement et la procédure pour les procès, le prononcé de la sentence et les appels. C'est le ministère du Procureur général qui a la responsabilité de l'application de cette loi.

L'Assemblée législative a adopté le projet de loi 108, intitulé Loi de 1997 simplifiant l'administration en ce qui a trait aux infractions provinciales, qui modifie la Loi sur les infractions provinciales de façon à habiliter le procureur général à conclure des ententes avec les municipalités leur permettant d'assumer les fonctions d'administration et de soutien des tribunaux. Elle prévoit également le transfert à la municipalité locale de la plupart des responsabilités de la poursuite. Ce projet de loi s'inscrivait dans le sillage de l'examen général auquel le gouvernement provincial s'est livré dans le but de réaligner la prestation des services publics.

Avant le début du processus de fusionnement municipal, certaines des municipalités urbaines et la Municipalité régionale avaient obtenu l'approbation de leur conseil respectif d'entreprendre les travaux préparatoires à ce transfert de compétences. Cependant, le regroupement des administrations municipales étant devenu cette dernière année la toute première des priorités, aucun progrès sensible n'a été réalisé dans ce dossier. Depuis la création de la « nouvelle » Ville d'Ottawa, le personnel chargé de ce projet travaille avec diligence avec le ministère du Procureur général pour le faire aboutir.

Discussion ou analyse

L'une des exigences du transfert posées par le ministère du Procureur général est l'adoption par le Conseil municipal d'une politique portant sur les conflits d'intérêts dans le contexte de l'administration et de la poursuite des infractions visées par la LIP. La politique proposée, qui figure à l'annexe 1, reflète de près la norme qui a été appliquée dans de nombreuses autres municipalités ayant déjà assumé la responsabilité de ce programme.

Les principes de la politique sur les conflits d'intérêts dans le contexte de la LIP sont les suivants :

• Les personnes exerçant des fonctions administratives ou judiciaires à la Cour des infractions provinciales doivent veiller à s'acquitter de leurs fonctions de manière à préserver l'intégrité, l'équité et l'impartialité de l'administration de la justice.
• Personne ne doit tenter d'influencer ou d'entraver, directement ou indirectement, les employés ou autres personnes exerçant des fonctions d'administration de la justice.
• La politique s'applique aux employés, aux agents et aux représentants élus de la Ville d'Ottawa, ainsi qu'à ses agents contractuels assurant des services aux termes de l'entente de transfert.

Consultation

La politique a été rédigée par la Direction du greffe, en consultation avec le chef du contentieux. Le ministère du Procureur général a étudié la politique et a confirmé qu'elle répondait à ses exigences.

Incidences financières

L'approbation de ces recommandations n'aura aucune incidence financière directe.

Documentation

Annexe 1 : Projet de politique sur les conflits d'intérêts dans le contexte de la LIP

Décision

Le greffier de la Ville et le chef du contentieux sont chargés d'appliquer la politique sur les conflits d'intérêts dans le contexte de la LIP.

Annexe 1

Politique sur les conflits d'intérêts

Dans le cadre du transfert du soutien à l'administration des infractions provincials

ATTENDU QUE le ministère du Procureur général exige que tous ses partenaires municipaux établissent et fasse approuver par leur Conseil municipal une politique sur les conflits d'intérêts portant expressément sur les questions relatives à l'administration du programme de la Loi sur les infractions provinciales (LIP);

ATTENDU QUE l'administration de la Cour des infractions provinciales par le partenaire municipal aux termes de l'entente de transfert doit respecter les principes fondamentaux de justice, qui comprennent notamment l'indépendance du tribunal et du procureur, l'équité, l'impartialité, la compétence et l'intégrité;

ATTENDU QUE la politique s'appliquera à tous les employés, agents et représentants élus de la Ville d'Ottawa, ainsi qu'à tous ses agents contractuels assurant des services aux termes de l'entente de transfert;

EN CONSÉQUENCE DE QUOI il est prescrit au greffier de la Ville et au chef du contentieux d'appliquer la politique sur les conflits d'intérêts, énoncée ci-après, à tous les aspects de l'administration de la Cour des infractions provinciales dans la Division des services aux tribunaux à Ottawa.

1.0 Principes de la politique sur les conflits d'intérêts

1.1 La politique sur les conflits d'intérêts s'applique à tous les employés, agents et représentants élus de la Ville d'Ottawa, ainsi qu'à tous ses agents contractuels assurant des services aux termes de l'entente de transfert.

1.2 Personne ne doit tenter d'influencer ou d'entraver, directement ou indirectement, par des moyens financiers ou politiques ou de quelque autre façon, les employés, agents ou autres personnes exerçant des fonctions aux termes de l'entente de transfert.

1.3 Les personnes exerçant des fonctions administratives ou judiciaires à la Cour des infractions provinciales doivent veiller à s'acquitter de leurs fonctions de manière à préserver l'intégrité de l'administration de la justice.

2.0 Serment professionnel

2.1 Les employés ayant des fonctions d'administration doivent prononcer un serment professionnel ou une affirmation solennelle, selon la formule prescrite par le chef du contentieux conformément à la présente politique.

2.2 Les procureurs municipaux engageant des poursuites aux termes de l'entente de transfert doivent prononcer un serment professionnel ou une affirmation solennelle, selon la formule prescrite par le chef du contentieux conformément à la présente politique.

3.0 Obligation d'information

3.1 Toute personne exerçant des fonctions aux termes de l'entente de transfert et ayant fait l'objet d'une tentative d'influence indue doit en informer le partenaire municipal ou le procureur de la Couronne local.

3.2 Aucune mesure ne doit être prise à l'encontre de la personne ayant communiqué de bonne foi une telle information.

3.3 Un employé ou une autre personne exerçant des fonctions aux termes de l'entente de transfert avec qui un représentant élu entre en contact relativement à l'administration de la justice ou à une affaire dont la Cour est saisie doit immédiatement en informer le greffier de la Ville et le chef du contentieux.

3.4 Lorsqu'un employé ou une autre personne exerçant des fonctions aux termes de l'entente de transfert est accusé d'une infraction définie par une loi ou un règlement fédéral ou provincial et que son maintien dans l'exercice de ses fonctions pourrait miner la confiance du public dans l'administration de la justice, l'accusation sera portée à l'attention du greffier de la Ville et du chef du contentieux.

3.5 Une fois qu'ils en sont informés, le greffier de la Ville et le chef du contentieux déterminent s'il existe un conflit réel ou apparent et, le cas échéant, prennent les mesures nécessaires pour le résoudre.

3.6 Un procureur divulgue le plus tôt possible au greffier de la Ville et au chef du contentieux tout conflit réel ou raisonnablement apparent.

3.7 Lorsqu'un procureur est accusé d'une infraction définie par le Code criminel du Canada ou tombant sous le coup du Code criminel du Canada en vertu d'un autre texte législatif ou réglementaire fédéral, l'accusation sera portée sans délai à l'attention du greffier de la Ville et du chef du contentieux.

3.8 Lorsqu'un procureur est accusé d'une infraction en vertu d'autres lois ou règlements fédéraux ou provinciaux et que son maintien dans l'exercice de ses fonctions pourrait miner la confiance du public dans l'administration de la justice, l'accusation sera portée à l'attention du greffier de la Ville et du chef du contentieux.

3.9 Le greffier de la Ville et le chef du contentieux déterminent s'il existe un conflit réel ou apparent et, le cas échéant, prennent les mesures nécessaires pour le résoudre.

4.0 Lignes directrices pour les procureurs

4.1 Outre ce qui précède, les procureurs agissant aux termes de l'entente de transfert doivent se conformer aux lignes directrices suivantes sur les conflits d'intérêts :

4.1.1 Une personne employée à titre de procureur ne peut pas être employée également comme agent d'application des règlements.

4.1.2 Un procureur travaille sous la supervision du chef du contentieux ou d'un autre avocat désigné à cette fin et lui rend des comptes.

4.1.3 Un procureur ne peut être titulaire d'une charge publique municipale, ni l'avoir été au cours des 12 mois précédents.

4.1.4 Un procureur ne doit pas être mis, ni se mettre, dans une situation où l'intégrité de l'administration de la justice pourrait être compromise.

4.1.5 Sauf dans une affaire où il est lui-même en cause, un procureur ne doit pas, directement ou indirectement, personnellement ou par l'intermédiaire d'un associé dans la pratique du droit, prendre part ou agir à titre d'avocat ou de procureur d'une personne relativement à une infraction dont cette personne est accusée en vertu d'une loi de l'Ontario.

5.0 Diffusion

5.1 Une copie de la présente politique doit être remise à tous les représentants élus de la Ville d'Ottawa après la tenue d'une élection générale ou partielle.

5.2 La présente politique doit être intégrée aux politiques des Ressources humaines régissant la conduite des employés municipaux.

5.3 Une copie de la présente politique doit être remise à tous les employés participant à l'administration du programme de la LIP.

6.0 Manquement

6.1 Le manquement à la présente politique par un employé ou un agent de la Ville peut entraîner des mesures disciplinaires.