La protection de la vie privée dans le cadre du fonctionnement quotidien d'une administration municipale est l'un des principes de base sur lesquels repose la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP).
Les principes relatifs à la protection de la vie privée, énoncés à la Partie II de la LAIMPVP et qui reflètent des pratiques équitables de gestion des renseignements personnels reconnues dans le monde entier, se fondent sur les deux convictions suivantes
- toute personne a le droit de gérer les renseignements personnels qui la concernent
- les règles en matière de protection de la vie privée qui régissent la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels sont nécessaires
Les règles en matière de protection de la vie privée s’appliquent à tous les renseignements personnels qui sont sous la garde ou le contrôle d’une administration municipale, qu’ils fassent ou non l’objet d’une demande d’accès, à l’exception des documents publics et de certains documents portant sur les relations de travail.
La Ville d’Ottawa s’engage à respecter les normes en matière de protection de la vie privée établies par la Loi. La Ville dispense la formation pertinente sur ce sujet à ses employés, et le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée est appelé régulièrement à leur fournir des conseils sur la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.
Si un particulier est d’avis que la Ville ou une autre institution n’a pas respecté les règles de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation ou d’élimination de ses renseignements personnels, il a le droit de déposer une plainte concernant la protection de la vie privée.
Dans un souci constant de respecter sa promesse en matière de responsabilité et de transparence, la Ville d’Ottawa rend publique l’information à laquelle son personnel a accès dans les banques de renseignements personnels.