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Protection de la vie privée

Protection de la vie privée

La protection de la vie privée dans le cadre du fonctionnement quotidien d'une administration municipale est l'un des principes de base sur lesquels repose la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP).

Les principes relatifs à la protection de la vie privée, énoncés à la Partie II de la LAIMPVP et qui reflètent des pratiques équitables de gestion des renseignements personnels reconnues dans le monde entier, se fondent sur les deux convictions suivantes

  • toute personne a le droit de gérer les renseignements personnels qui la concernent
  • les règles en matière de protection de la vie privée qui régissent la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels sont nécessaires

Les règles en matière de protection de la vie privée s’appliquent à tous les renseignements personnels qui sont sous la garde ou le contrôle d’une administration municipale, qu’ils fassent ou non l’objet d’une demande d’accès, à l’exception des documents publics et de certains documents portant sur les relations de travail.

La Ville d’Ottawa s’engage à respecter les normes en matière de protection de la vie privée établies par la Loi. La Ville dispense la formation pertinente sur ce sujet à ses employés, et le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée est appelé régulièrement à leur fournir des conseils sur la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.

Si un particulier est d’avis que la Ville ou une autre institution n’a pas respecté les règles de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation ou d’élimination de ses renseignements personnels, il a le droit de déposer une plainte concernant la protection de la vie privée.

Dans un souci constant de respecter sa promesse en matière de responsabilité et de transparence, la Ville d’Ottawa rend publique l’information à laquelle son personnel a accès dans les banques de renseignements personnels.

Renseignements personnels

Qu'entend-on par « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels sont des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. Cela s'entend notamment :

  • des renseignements concernant la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou familial de celui-ci;
  • des renseignements concernant l’éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière;
  • d’un numéro d’identification, d’un symbole ou d’un autre signe individuel qui lui est attribué;
  • de l’adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier;
  • de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s’ils se rapportent à un autre particulier;
  • de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, ainsi que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d’en révéler le contenu;
  • des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet de ce particulier;
  • du nom du particulier, s’il figure parmi d’autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d’autres renseignements personnels au sujet du particulier.

Dois-je fournir des renseignements personnels à la Ville?

Si vous voulez obtenir des services de la Ville d’Ottawa, vous devrez peut-être lui fournir des renseignements personnels. Cependant, la Ville ne peut recueillir que les renseignements personnels dont elle a besoin pour fournir le service demandé.

Est-ce que la Ville doit me dire quel usage elle fera de mes renseignements personnels?

Oui. Lorsque la Ville recueille des renseignements personnels auprès d’un particulier, elle doit lui dire à quelle fin ces renseignements serviront, préciser le texte législatif qui autorise leur collecte et fournir le nom et les coordonnées de l’employé qui peut répondre à ses questions sur la collecte de renseignements le concernant. Dans la plupart des cas, les renseignements doivent être recueillis directement auprès du particulier. Cependant, la Loi prévoit quelques exceptions à cette règle.

Catégories de renseignements personnels que possède la Ville d'Ottawa

Chaque institution est tenue de dresser une liste des banques de renseignements personnels qui sont sous sa garde et son contrôle afin de faciliter la protection de la vie privée des particuliers. La Loi définit une banque de renseignements personnels comme un « ensemble de renseignements personnels systématisés et susceptibles de récupération d’après le nom d’un particulier, d’après un numéro d’identification ou un signe individuel qui lui est attribué ». Toutes les banques de renseignements personnels précisent :

  • le titre du renseignement personnel;
  • son emplacement;
  • l’autorité légale à l’appui de la création de la banque;
  • les catégories de renseignements personnels qui s’y trouvent;
  • la façon dont les renseignements personnels sont utilisés;
  • les personnes ou organismes à qui les renseignements personnels sont divulgués régulièrement;
  • les catégories de personnes au sujet desquelles la Ville possède et met à jour des renseignements personnels;
  • les délais de conservation et de suppression des renseignements personnels.

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez communiquer avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée par courriel à l’adresse privacy-vieprivee@ottawa.ca ou par téléphone au 613‑580-2424, poste 21898.

Comment présenter une plainte

Si vous estimez que la Ville d’Ottawa n’a pas recueilli, utilisé, divulgué, conservé ou éliminé les renseignements personnels qu’elle dispose à votre sujet comme il se doit, nous vous encourageons à communiquer avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée par courriel à l’adresse privacy-vieprivee@ottawa.ca ou par téléphone au 613‑580-2424, poste 21898. La Ville s’efforce par tous les moyens de régler ce genre de plainte à l’amiable, tant à sa satisfaction qu’à celle du plaignant. Il arrive parfois qu’une simple explication suffise pour apaiser les préoccupations exprimées. Le plaignant conserve cependant le droit de soumettre une plainte officielle au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

Comment et à qui demander la rectification des renseignements personnels vous concernant

Il se peut que vous estimiez que les renseignements personnels qu’une institution municipale possède sur vous soient erronés ou incomplets. Pour que l’erreur ou l’omission soit corrigée, communiquez avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée par courriel à l’adresse laimpvp@ottawa.ca ou par téléphone au 613‑580-2424, poste 21898.

Vous pouvez aussi préciser dans une lettre l’information vous concernant que vous jugez inexacte, incomplète ou ambiguë ainsi que la rectification ou la modification que vous souhaitez y faire apporter en vertu de la Loi.

Après avoir reçu votre demande, la Ville d’Ottawa apportera la rectification ou la modification voulue ou vous avisera pourquoi elle ne peut le faire. Vous ne pouvez pas simplement demander la modification d’une opinion qui vous est attribuée. Dans certains cas, une demande de modification de renseignements personnels devra être accompagnée de la preuve documentaire pertinente.

Si votre demande de rectification ou de modification de renseignements personnels est refusée, vous avez le droit :

  • d’exiger que soit annexée à ces renseignements une déclaration de désaccord (une copie de la demande de rectification peut suffire);
  • d’obtenir que la personne ou l’entité à qui les renseignements ont été divulgués au cours des douze (12) derniers mois soit avisée de la rectification ou de la déclaration de désaccord;
  • d’interjeter appel de la décision auprès du commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario.

Systèmes de télévision en circuit fermé (TVCF)

Avis – Systèmes de télévision en circuit fermé (TVCF) de la Ville d’Ottawa

La Ville d’Ottawa utilise des systèmes de télévision en circuit fermé (TVCF) conformément à sa Politique sur la TVCF.  Pour la sécurité des utilisateurs et des visiteurs, des renseignements personnels sont recueillis dans les installations exploitées par la Ville d’Ottawa et à proximité de celles-ci.  Les caméras de TVCF enregistrent des images en tout temps, mais le personnel autorisé ne les surveille que périodiquement.

Pour en savoir plus sur l’utilisation des systèmes de TVCF, veuillez consulter la Politique sur la TVCF de la Ville d’Ottawa, ou communiquer avec le gestionnaire de programme, Sécurité municipale : 613‑580‑2580, 110, avenue Laurier Ouest, Ottawa (Ontario) K1P 1J1.