Direction des recettes – Compte d’eau et d’égout ou de taxes – Correspondance générale des contribuables
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-00 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés trois ans, puis détruits. |
Lettre envoyée par des résidents relativement au compte d’eau et d’égout ou de taxes. Contient les nom, adresse et numéros de téléphone et de télécopieur du propriétaire. |
Direction des recettes – Fichiers d'évaluation foncière Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10, 340, 341, 343 et 344 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-01 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur remplacement, puis détruits. |
Les fichiers contiennent des renseignements sur l'évaluation du propriétaire. Contient les nom et adresse du contribuable et, parfois, le numéro au rôle de taxes. |
Direction des recettes – Évaluation foncière – Demande de réduction des taxes foncières
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Article 364 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement de l’Ontario 325/01, tels que modifiés. |
F04-02 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur remplacement, puis détruits. |
Formulaire de demande employé pour établir l'admissibilité à une réduction des taxes foncières et le montant de celle-ci relativement aux édifices commerciaux et industriels vacants. Contient les nom, adresse et numéros de téléphone et de télécopieur du propriétaire de même que le numéro au rôle de taxes. |
Direction des recettes – Application du système fiscal – VTAX de Vailtech Inc. Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Gestion des risques, Services juridiques et Rapports |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et article 11 de la Loi sur l’évaluation foncière. |
Banque de données. Continuellement mise à jour. |
L'application VTAX fournit des renseignements sur l'évaluation foncière. Contient les nom et adresse du propriétaire et du locataire, de même que le numéro au rôle de taxes. |
Direction des recettes – Rôle des taxes foncières – Évaluation foncière supplémentaire Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10, 340, 341, 343 et 344 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-05 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur remplacement, puis détruits. |
Avis d'évaluation foncière supplémentaire expédié à tous les nouveaux propriétaires. Contient les nom et adresse du propriétaire, de même que le numéro au rôle de taxes. |
Direction des recettes – Demande de remboursement de taxes Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10, 340, 341, 343 et 344 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-05 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur remplacement, puis détruits. |
Formulaire de demande de remboursement de taxes utilisé quand il y a encours de crédit au compte de taxes. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du propriétaire de même que le numéro au rôle de taxes. |
Recettes municipales - AquaCIS - Comptes de services d’eau et d’égouts – Détails du compte |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de la Direction des recettes |
Articles 8-10 de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. |
Système de classification des documents généraux F27-06. La période de conservation est de 7 ans, après laquelle les documents sont détruits. |
Détails concernant leurs comptes d’eau et d’égout. Comporte le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et de télécopieur, l’adresse courriel, la consommation, l’historique des paiements et l’information bancaire pour les clients inscrits aux régimes de paiements préautorisés. |
Recettes municipales – Réseau d’applications Web Itron - Facturation des services d'eau et d'égout – Dossiers de consommation d’eau |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de la Direction des recettes |
Articles 8-10 de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. |
Système de classification des documents généraux F27-06. La période de conservation est de 7 ans, après laquelle les documents sont détruits. |
Rapports horaires de compteurs d’eau, par transmission automatisée des relevés de compteurs. Comporte l’adresse de la propriété et la consommation d’eau. |
Direction des recettes – Paiements ou frais en souffrance
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10, 340, 341, 343, 344 et 345 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-17 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur fermeture, puis détruits. |
Correspondance des contribuables qui ont des paiements ou frais en souffrance associés à leur évaluation foncière. Contient les nom et adresse du propriétaire, de même que ses renseignements bancaires. |
Direction des recettes – Demande d'exemption de taxes
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 357 et 358 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. |
F04-24 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur fermeture, puis détruits. |
À utiliser quand on demande une exemption de taxes. Contient les nom, adresse, numéro de demande, numéro de plainte, numéro d'appel et numéro au rôle de taxes. |
Direction des recettes – Lettres de résidents demandant une exemption de taxes
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 357 et 358 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. |
F04-24 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur fermeture, puis détruits. |
Lettre reçue de résidents qui demandent une exemption de taxes en raison d'un incendie ou d'une démolition. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone. |
Direction des recettes – Certificats de taxes foncières
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10 et 352 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-26 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Certificat de taxes foncières fourni pour aviser le contribuable de la somme à payer. Contient les nom et adresse, de même que le numéro au rôle de taxes. |
Direction des recettes – Banque de données de Stellent Inc. pour les certificats de taxes foncières
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et articles 11 et 14 de la Loi sur l’évaluation foncière. |
Banque de données. Continuellement mise à jour. |
Banque de données stockant tous les certificats de taxes foncières sur un serveur de gestion des documents pour un enregistrement et une consultation faciles. Contient les nom et adresse, de même que le numéro au rôle de taxes. |
Direction des recettes – Certificats de redevance d'eau et d'égouts
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-28 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Certificat de redevance d'eau et d'égouts fourni pour aviser le contribuable de la somme à payer. Contient les nom et adresse, de même que le numéro au rôle de taxes. |
Direction des recettes – Facturation des services d'eau et d'égout – Formulaire d'autorisation de retraits bancaires – Programme de paiements préautorisés des factures des services d'eau et d'égout
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-28 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Formulaire d'inscription au programme de paiements préautorisés des factures des services d'eau et d'égout. Contient les numéro du compte d'eau, nom, adresse et numéros de téléphone au domicile et au travail. |
Direction des recettes – Demande de remboursement d'eau et d'égout
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-28 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Demande de remboursement d'eau et d'égout du résident. Utilisation à des fins administratives seulement. Contient les numéro du compte, nom, adresse et numéro de téléphone. |
Direction des recettes – Demande de modification aux comptes de taxes ou d'eau et d'égout
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-28 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Demande de modification aux comptes de taxes ou d'eau et d'égout. Utilisation à des fins administratives seulement. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone. |
Direction des recettes – Feuille de calcul Excel – Outil de suivi des plaintes relatives aux comptes de taxes ou d'eau et d'égout
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Articles 8 à 10, 78 à 87, 91, 93 et 444 à 446 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
Banque de données. Continuellement mise à jour. |
Système de suivi des plaintes des clients sur les comptes de taxes ou d'eau et d'égout. Banque de données qui assure le suivi des demandes et de la distribution. Contient les nom, adresse, numéro au rôle de taxes et numéro du compte d'eau. |
Direction des recettes – Entente autorisant la facturation directe du locataire
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-28 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Entente autorisant la facturation directe du locataire, telle que demandée par le propriétaire. Contient le numéro du compte d'eau et d'égout et les nom, adresse et numéro de téléphone du propriétaire et du locataire. |
Direction des recettes – Changement de propriétaire Emplacement : Services finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-29 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Lettre reçue de contribuables annonçant un changement de propriétaire. Contient les nom et adresse, de même que le numéro au rôle de taxes. |
Direction des recettes – Régime de paiements préautorisés de taxes (PPT)/Prélèvement automatique (RPA) – Formulaires d'inscription au plan ordinaire et de demi-année
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10, 340, 341, 343 et 344 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-31 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Formulaire de demande à signer dans le cadre du PPT. Contient le numéro au rôle de taxes et les nom, adresse et numéros de téléphone au domicile et au travail. |
Direction des recettes – Factures finales de taxes foncières Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10, 340, 341, 343 et 344 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F04-31 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Facture finale de taxes foncières envoyée aux propriétaires et précisant la somme due à la Ville. Contient les nom et adresse du propriétaire, de même que le numéro au rôle de taxes. |
Direction des recettes – Demande du Programme de report de taxes foncières
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Gestionnaire de programme, comptes débiteurs |
Règlement no 2007-452 de la Ville d’Ottawa. |
F04-99 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après la fin du projet, puis détruits. |
Utilisation pour établir si le demandeur est admissible au programme de report de taxes foncières. Contient les nom, adresse, numéro au rôle de taxes, numéro de téléphone, date de naissance et revenu du ménage. |
Direction des services financiers – Remboursements aux employés Emplacement : Services des finances |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Personnel des comptes fournisseurs |
Articles 8, 283 et 284 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F07-02 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Les dossiers relatifs aux paiements faits aux employés par la Ville, comme les frais de déplacement, le stationnement et le kilométrage. Contient les nom, numéro d'identification et adresse de l'employé. |
Contrôleur – Régime de paiements préautorisés (RPP)/Accord de prélèvement automatique (APA) – formulaire d'inscription Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Spécialiste financier II |
Articles 8 à 10, 340, 341, 343 à 348 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F08-00 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés trois ans, puis détruits. |
Utilisation pour administrer et recouvrer les comptes débiteurs de la Ville d’Ottawa. Contient les numéro de client, nom, adresse et numéros de téléphone au domicile et au travail du client. |
Contrôleur – Dossiers financiers des employés
Emplacement : Services des finances |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Spécialiste de l'administration de la paie |
Article 227 et paragraphe 283(2) de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
H02-02 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 50 ans après le départ de l'employé, puis détruits. |
Numéro d'identification, nom complet, numéro d'assurance sociale, date d'embauche ou de départ et taux de rémunération de l'employé. Peut correspondre à la date du renouvellement du PRC ou CRC. Peut parfois comprendre des commentaires sur le numéro de téléphone au domicile et l'adresse ou un autre numéro de téléphone au travail que l'employé doit utiliser pour les dépôts directs; les demandes de renseignements personnels; les calculs de la paye et du régime de retraite; les retours d'impôt; le changement de nom ou d'adresse; l'achat de bons ou le départ. |
Contrôleur – Services de la paie Emplacement : Administration de la paie |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Spécialiste de l'administration de la paie |
Articles 8, 9, 227, 286 et paragraphe 283(2) de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F08-16 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Sert à l'administration de la paie. Renseignements personnels comprenant l'adresse, le numéro d'employé et les renseignements bancaires. |
Contrôleur – Administration de la paie – Banque de données WinTOD
Emplacement : Administration de la paie |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Spécialiste de l'administration de la paie |
Articles 8, 9, 227, 286 et paragraphe 283(2) de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
Banque de données. Continuellement mise à jour. |
Utilisation pour la préparation de la paie des employés – calcule les retenues salariales. Contient les nom, adresse, numéro d'identification et renseignements bancaires de l'employé. |
Direction des recettes – Agence de recouvrement
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Articles 8, 11 et 349 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001. |
F08-17 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Correspondance avec les agences de recouvrement relativement aux contribuables qui doivent de l'argent à la Ville. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du propriétaire. |
Direction des recettes – Dossiers des cas de recouvrement des trop-payés
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Coordonnateur du recouvrement |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et article 42 de la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail. |
F08-21 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans après le recouvrement du trop-payé, puis détruits. |
Utilisation par l'Unité de recouvrement des trop-payés pour aider au recouvrement des sommes dues à la Ville. Contient les nom, adresse et numéros de dossier et de carte de crédit. |
Direction des recettes – Dossiers des cas de recouvrement des trop-payés – États financiers Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Coordonnateur du recouvrement |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et article 42 de la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail. |
F08-21 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans après le recouvrement du trop-payé, puis détruits. |
Unité de recouvrement des trop-payés pour aider au recouvrement des sommes dues à la Ville. Contient les nom, adresse, numéro de dossier, revenu mensuel et dépenses. |
Direction des recettes – Correspondance générale des contrevenants relativement aux infractions provinciales - comptes Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel de perception des taxes |
Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F08-22 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Lettre reçue de résidents qui ont contrevenu à la Loi sur les infractions provinciales. Contient les nom et adresse du contrevenant. |
Direction des recettes – Banque de données des infractions provinciales (POD) – Collecte et application des amendes impayées
Emplacement : Infractions provinciales |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et articles 11 et 14 de la Loi sur l’évaluation foncière |
Banque de données. Continuellement mise à jour. |
Cette banque de données sert au recouvrement et à l'application des amendes impayées. Contient les nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire et date de naissance du contrevenant. |
Direction des recettes – Banque de données ICON – Amendes des infractions provinciales et mesures connexes
Emplacement : Infractions provinciales |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des infractions provinciales |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, article 165 de la Loi sur les infractions provinciales et article 205 du Code de la route. |
Banque de données. Continuellement mise à jour. |
Banque de données provinciale qui regroupe toutes les amendes des infractions provinciales et les mesures connexes. La Direction des recettes utilise le système conjointement avec le recouvrement des amendes impayées. Contient les nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire et date de naissance du contrevenant. |
Direction des recettes – Entente relative à la prorogation du délai de paiement
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Gestionnaire de programme, comptes débiteurs |
Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F08-22 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Formulaire de demande utilisé pour établir l'admissibilité d'un demandeur à une prorogation du délai de paiement avec la section Collecte et application des amendes impayées selon la Loi sur les infractions provinciales. Contient les nom, date de naissance, adresse, numéros de téléphone au domicile et au travail, renseignements sur l'employeur du contrevenant, de même que nom de sa succursale bancaire, numéro de compte et revenu mensuel. |
Direction des recettes – Recouvrement des subventions pour la garde d'enfants payées en trop – États financiers Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Coordonnateur du recouvrement |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et article 2.2 de la Loi sur les garderies. |
F08-23 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans après le recouvrement du trop-payé, puis détruits. |
Utilisation pour établir un calendrier de remboursement de la subvention pour la garde d'enfants. Contient les nom, numéros de compte et d'assurance sociale, date de naissance, numéros de téléphone au domicile et au travail, nom et adresse de l'employeur, banque et numéro de compte bancaire de la personne. |
Contrôleur – Dossiers des clients Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des comptes débiteurs |
Articles 8 à 10, 340, 341, 343 à 348 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F08-28 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans après la fermeture du dossier, puis détruits. |
Lettre envoyée par des clients relativement à leurs factures émises par l'Unité des comptes débiteurs. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone. |
Direction des recettes – Programme de subvention pour la dialyse à domicile
Emplacement : Services des finances |
Patients bénéficiant de dialyse à domicile |
Personnel des Services financiers |
Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F08-99 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après la fermeture du dossier, puis détruits. |
Renseignements sur les patients bénéficiant de dialyse à domicile, y compris le programme de traitement, pour soutenir une subvention permettant le remboursement des coûts supplémentaires en eau. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du patient. |
Direction des recettes – Programme de subvention pour la dialyse à domicile – Banque de données
Emplacement : Services des finances |
Propriétaires et locataires d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
Banque de données. Continuellement mise à jour. |
Renseignements sur les patients bénéficiant de dialyse à domicile, y compris le programme de traitement, pour soutenir une subvention permettant le remboursement des coûts supplémentaires en eau. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du patient. |
Direction des recettes – Subventions et prêts – Programme de subventions pour terres agricoles
Emplacement : Services des finances |
Agriculteurs d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F18-04 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Extraction annuelle de données sur les propriétés agricoles à partir du système de taxation. Le paiement des taxes sur ces propriétés peut être reporté à la fin de l'exercice avec remboursement des intérêts et pénalités s'il est effectué à temps. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone de l'agriculteur. |
Direction des recettes – Subventions et prêts – Programme de subventions pour terres agricole – Banque de données
Emplacement : Services des finances |
Agriculteurs d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
Banque de données. Continuellement mise à jour. |
Extraction annuelle de données sur les propriétés agricoles à partir du système de taxation. Le paiement des taxes sur ces propriétés peut être reporté à la fin de l'exercice avec remboursement des intérêts et pénalités s'il est effectué à temps. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone de l'agriculteur. |
Direction des recettes – Subventions et prêts – Programme de subventions aux propriétaires résidentiels
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F18-04 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. |
Programme de subventions de 2003 visant le remboursement des contribuables résidentiels touchés par la hausse importante de l'évaluation foncière découlant du déplacement du fardeau fiscal des commerçants. Géré à même le système de taxation, y compris la production et la compensation des chèques, entre autres. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du demandeur. |
Direction des recettes – Subventions et prêts – Programme de subventions aux propriétaires résidentiels – Banque de données
Emplacement : Services des finances |
Résidents d'Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
Banque de données. Continuellement mise à jour. |
Programme de subventions de 2003 visant le remboursement des contribuables résidentiels touchés par la hausse importante de l'évaluation foncière découlant du déplacement du fardeau fiscal des commerçants. Géré à même le système de taxation, y compris la production et la compensation des chèques, entre autres. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du demandeur. |
Direction des recettes – Cautions d'exécution – Lettres de crédit – Permis de terrassement de routes
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Règlement no 50-2000 de la Ville d’Ottawa. |
F24-01 – Cautions – Terrassement de routes – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans après la fin du projet, puis détruits. |
On exige des cautions afin de veiller à ce que tous les travaux soient faits d'après l'accord de terrassement. Contient les nom et adresse du demandeur. |
Direction des recettes – Cautions d'exécution – Lettres de crédit – Accords de lotissement
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Accord de lotissement légal. |
F24-03 – Cautions – Lotissement – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans après la fin du projet, puis détruits. |
On exige des cautions afin de veiller à ce que tous les travaux soient faits d'après l'accord de lotissement. Contient les nom et adresse du demandeur. |
Direction des recettes – Cautions d'exécution – Lettres de crédit – Accords de plan d'implantation Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Accord de plan d'implantation. |
F24-04 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans après la fin du projet, puis détruits. |
On exige des cautions afin de veiller à ce que tous les travaux soient faits d'après l'accord de plan d'implantation. Contient les nom et adresse du demandeur. |
Direction des recettes – Cautions d'exécution – Lettres de crédit – Divers
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Articles 8 et 9 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F24-05 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans après la fin du projet, puis détruits. |
On exige diverses cautions afin de veiller à ce que tous les travaux soient faits d'après les accords applicables. Contient les nom et adresse du demandeur. |
Direction des recettes – Cautions d'exécution – Cautionnement – Approvisionnement
Emplacement : Services des finances |
Résidents d’Ottawa |
Personnel des Services financiers |
Articles 8 et 9 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
F24-06 – Cautions – Contrats d'approvisionnement – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans après la fin du projet, puis détruits. |
Les contrats d'approvisionnement correspondent à toute caution n'étant pas associée à un lotissement, à un plan d'implantation ou au terrassement de routes. Contient les nom et adresse du demandeur. |
Service du greffier municipal – Réunions du Conseil municipal et des comités permanents – Rapports des comités et du Conseil Emplacement : Conseil et comités permanents |
Résidents d’Ottawa |
Personnel du Service du greffier municipal et membres du Conseil |
Article 253 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. Règlement de procédure révisé pour les comités consultatifs (2007-104). |
G01-00 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés trois ans, puis détruits. |
Lettre reçue en faveur ou contre les propositions devant les comités ou le Conseil. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone. |
Service du greffier municipal – Gouvernance et gestion – Demandes de renseignements au maire et au Conseil
Emplacement : Services de soutien au Conseil municipal |
Résidents d’Ottawa |
Personnel du Conseil et des comités; membres du Conseil; contribuables faisant partie des jurys de sélection |
Articles 8, 224, 227 et 228 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. |
G00-09 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés trois ans, puis détruits. |
Demande de renseignements faite au maire et au Conseil par la population. Comprend aussi les membres de diverses associations au sein de la Ville d’Ottawa. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du demandeur. |
Service du greffier municipal – Élections – Reçu – Contribution à la campagne d’un candidat – Programme de remise des contributions
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP |
Contributeurs à la campagne électorale d'un candidat au Conseil municipal |
Personnel du Bureau des élections |
Article 82 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-505 de la Ville d’Ottawa. |
G10-00 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés quatre ans, puis détruits. |
Nom du contributeur et adresse postale des personnes, personnes morales ou syndicats ontariens qui ont contribué à la campagne électorale d'un candidat au Conseil municipal. Le candidat est admissible au Programme de remise des contributions. |
Service du greffier municipal – Élections – Demande de remise de contribution
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP |
Contributeurs à la campagne électorale d'un candidat au Conseil municipal |
Personnel du Bureau des élections |
Article 82 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-505 de la Ville d'Ottawa. |
G10-00 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés quatre ans, puis détruits. |
Nom, adresse postale, somme de la remise consentie au contributeur d'un candidat pendant les élections qui présente une demande de remise. |
Service du greffier municipal – Élections – Déclaration de candidature Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP |
Toute personne qui souhaite se présenter aux élections municipales ou scolaires |
Personnel du Bureau des élections |
Article 29 de la Loi de 2001 sur les municipalités. |
G10-02 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés en permanence. |
Nom, adresse d'admissibilité, adresse postale, numéros de téléphone au domicile et au travail, numéro de télécopieur et courriel des personnes qui souhaitent se présenter aux élections. |
Service du greffier municipal – Élections – Avis de prolongation de la période de campagne
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP |
Tout candidat qui accuse un déficit à la fin de la période de campagne ordinaire |
Personnel du Bureau des élections |
Paragraphe 68(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités. |
G10-02 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés en permanence. |
Nom et adresse, numéros de téléphone et de télécopieur et courriel du candidat qui accuse un déficit à la fin de la période de campagne ordinaire. |
Service du greffier municipal – Élections – Établissement des bureaux de vote
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP |
Divers employés d'édifices dans Ottawa |
Personnel du Bureau des élections |
Article 45 de la Loi de 2001 sur les municipalités. |
G10-06 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après les élections, puis détruits. |
Nom et titre du mandant, nom et adresse des bureaux de vote, espace réservé, personne-ressource sur place et son numéro de téléphone, nom de l'organisme, du groupe ou de l'établissement à des fins de paiement, adresse postale à des fins de paiement, numéro de téléphone du bénéficiaire et somme versée pour l'utilisation des installations durant les élections. |
Service du greffier municipal – Élections – Personnel des bureaux de vote
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP |
Toute personne de 16 ans ou plus qui souhaite travailler à titre de membre du personnel électoral |
Personnel du Bureau des élections |
Paragraphe 15(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités. |
G10-14 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après les élections, puis détruits. |
Nom, adresse, numéros de téléphone au domicile et/ou au travail, expérience électorale, emploi à la Ville, langues parlées, conjoint d'un candidat, utilisation d'une voiture, assignation et somme versée. Renseignements utilisés lors de la demande de travail en tant que membre du personnel électoral. |
Service du greffier municipal – Élections – États financiers des candidats
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP |
Candidats qui ont fait une déclaration de candidature pour un poste au sein du Conseil municipal ou scolaire |
Personnel du Bureau des élections |
Article 78 de la Loi de 2001 sur les municipalités. |
G10-15 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après les élections ordinaires suivant celles applicables, puis détruits. |
Nom et adresse postale, numéros de téléphone au domicile et/ou au travail et de télécopieur, et courriel du candidat qui a soumis une déclaration de candidature pour un poste au sein du Conseil municipal ou scolaire. |
Service du greffier municipal – Élections – Nomination d'un mandataire Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP |
Tout électeur d’Ottawa qui n'est pas en mesure de voter dans une section de vote donnée durant le processus électoral |
Personnel du Bureau des élections |
Article 44 de la Loi de 2001 sur les municipalités. |
G10-13 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 120 jours après l'annonce des résultats électoraux, puis détruits. |
Numéros de quartier et de section de vote, nom et adresse d'admissibilité complète de l'électeur qui désigne un mandataire, nom et adresse d'admissibilité complète du mandataire et lien entre l'électeur et son mandataire (le cas échéant). Utilisé par l'électeur qui ne peut pas aller voter au bureau de scrutin. |
Vérificateur général – Vérification interne et conseil – Vérifications précises telles qu'établies dans le plan de vérification annuel du Bureau du vérificateur général
Emplacement : Bureau du vérificateur général |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Personnel du Bureau du vérificateur général |
Articles 8, 11 et 223.20 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa. |
G14-10 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 20 ans après la vérification, puis détruits. |
Utilisation pour la tenue de vérifications. Comprend les fichiers relatifs à la gestion interne des vérifications et/ou à la vérification, au conseil et à l'enquête. |
Vérificateur général – Vérification interne et conseil – Enquêtes du Bureau du vérificateur général Emplacement : Bureau du vérificateur général |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Personnel du Bureau du vérificateur général |
Articles 8, 11 et 223.20 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa. |
G14-03 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 20 ans après la fin de l'enquête, puis détruits. |
Utilisation pour la tenue d'enquêtes. Comprend les fichiers relatifs à la gestion interne des enquêtes. |
Vérificateur général – Vérification interne et conseil – Vérifications spéciales et examens Emplacement : Bureau du vérificateur général |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Personnel du Bureau du vérificateur général |
Articles 8, 11 et 223.20 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa. |
G14-04 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 20 ans après la vérification, puis détruits. |
Utilisation pour la tenue de vérifications et d'examens. Comprend les fichiers relatifs à la gestion interne des enquêtes. |
Vérificateur général – Vérification interne et conseil – Banque de données Audit Command Language – utilisée pour, entre autres, la détection des fraudes
Emplacement : Services financiers |
Résidents d’Ottawa |
Personnel du Bureau du vérificateur général |
Articles 8, 11 et 223.20 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa. |
Banque de données. Continuellement mise à jour. |
Audit Command Language (ACL) est un progiciel utilisé par les professionnels de la vérification et de la finance pour effectuer l'extraction de données, l'analyse de données, la détection des fraudes et un suivi continu. Contient les nom et numéro d'identification de l'employé. |
Service du greffier municipal – Bénévoles – Recrutement relatif aux comités consultatifs
Emplacement : Comités consultatifs |
Résidents d’Ottawa |
Personnel du Conseil et des comités; membres du Conseil; contribuables faisant partie des jurys de sélection |
Article 253 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. Règlement de procédure révisé pour les comités consultatifs (2007-104). |
H03-01 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés trois ans après le départ du bénévole de l'appareil municipal, puis détruits. |
Les fichiers sur le recrutement relatif aux comités consultatifs, conseils et offices au sein desquels le Conseil effectue des nominations. Contient les nom, adresse, numéro de téléphone et courriel du bénévole. |
Services novateurs pour la clientèle – Griefs – Projets spéciaux et enquêtes Emplacement : Relations de travail et Litiges |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Personnel des Relations de travail et des Services juridiques |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, article 1 du Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa, articles 15, 15.1 et 16 de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et article 57 de la Loi de 1995 sur les relations de travail. |
H13-99 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après la fin du projet, puis détruits. |
Enquêtes qui ne sont pas liées à des griefs. Comprend les nom, paie, régime de retraite, date de naissance, renseignements médicaux, entrevues, enquêtes et mesures disciplinaires. |
Services novateurs pour la clientèle – Griefs des employés
Emplacement : Relations de travail et Litiges |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Personnel des Relations de travail et des Services juridiques |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, article 1 du Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa, articles 15, 15.1 et 16 de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et article 57 de la Loi de 1995 sur les relations de travail. |
H13-01 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 21 ans après la résolution du grief, puis détruits. |
Enquêtes qui sont liées à des griefs des employés. Comprend les nom, grief, paie, régime de retraite, date de naissance, renseignements médicaux, entrevues, enquêtes et mesures disciplinaires. |
Services novateurs pour la clientèle – Plaintes à la Commission ontarienne des droits de la personne Emplacement : Relations de travail et Litiges |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Personnel des Relations de travail et des Services juridiques |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, article 1 du Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa, articles 15, 15.1 et 16 de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et article 57 de la Loi de 1995 sur les relations de travail. |
H18-06 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés en permanence. |
Utilisation à des fins d'enquête. Comprend le nom du plaignant, les témoins, les contrevenants, la description de l'incident, les fichiers des entrevues et les enquêtes. |
Services novateurs pour la clientèle – Commission canadienne des droits de la personne
Emplacement : Relations de travail et Litiges |
Employés de la Ville d’Ottawa |
Personnel des Relations de travail et des Services juridiques |
Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, article 1 du Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa, articles 15, 15.1 et 16 de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi e |