Qu'est-ce que la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé?
La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) est une loi provinciale entrée en vigueur le 1er novembre 2004. Elle établit les règles de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels sur la santé pour les dépositaires de renseignements sur la santé qui exercent leurs fonctions dans la province de l'Ontario, et donne aux particuliers le droit de demander l'accès aux renseignements personnels sur la santé que détiennent les dépositaires à leur sujet.
La loi assure l'équilibre entre le droit d'un particulier à la confidentialité de ses renseignements personnels sur la santé et les besoins légitimes d'un prestataire de soins de santé d'avoir accès à cette information, que ce soit pour prodiguer des soins médicaux à ce patient ou pour d'autres fins médicales, comme le financement et la recherche dans le domaine de la santé.
Selon la LPRPS, un dépositaire de renseignements sur la santé doit la plupart du temps obtenir le consentement du particulier avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sur la santé le concernant. Dans certaines circonstances, cependant, la loi autorise le dépositaire à ne pas obtenir ce consentement. En outre, elle confère au particulier le droit de demander l'accès aux renseignements personnels sur la santé qui le concernent ou d'en exiger la rectification, de même que de demander, en vertu de la LPRPS, l'examen indépendant d'une décision d'un établissement par le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.
Qu'est-ce qu'un dépositaire de renseignements sur la santé?
La LPRPS définit un dépositaire de renseignements sur la santé comme une personne ou une organisation, parmi celles qu'elle énumère, qui a la garde ou le contrôle de renseignements personnels sur la santé par suite de l'exécution de son travail ou à l'égard de l'exercice de ses pouvoirs ou de ses fonctions. Les dépositaires de renseignements sur la santé comprennent les praticiens de la santé (ou quiconque exploite un cabinet de groupe de praticiens de la santé), toute personne qui exploite, fait fonctionner ou administre un hôpital, une maison de soins infirmiers, une pharmacie ou un service d'ambulance. Le ministre de la Santé et des soins de longue durée est également un dépositaire de renseignements sur la santé. D'autres dépositaires pourront être désignés dans les règlements qui seront pris en application de la LPRPS par la Province.
À la Ville d'Ottawa, les dépositaires de renseignements sur la santé sont :
- le Service paramédic d'Ottawa;
- les quatre foyers pour personnes âgées d'Ottawa :
- Garry-J.-Armstrong
- Carleton Lodge
- Centre d'accueil Champlain
- Centre Peter-D.-Clark
- le médecin chef en santé publique et la Direction de la santé publique
- le programme d’aide aux employés.
Accès aux renseignements personnels sur la santé
Selon la LPRPS, tout particulier a le droit d'avoir accès aux renseignements personnels qui le concernent, sous réserve d'exceptions restreintes particulières prévues par la loi. Les demandes d'accès à l'information peuvent être présentées par écrit ou verbalement. La Ville d'Ottawa invite les particuliers à le faire verbalement, dans la mesure du possible. Il suffit de communiquer directement avec le service du dépositaire chargé des dossiers en question, de fournir une preuve d'identité et de couvrir les frais de reproduction des dossiers, s'il y a lieu. Dans certains cas seulement, le dépositaire conseillera au particulier de présenter une demande officielle d'accès aux renseignements personnels sur la santé qui le concernent en vertu de la LPRPS, notamment :
- si la demande exige la recherche d'un grand nombre de renseignements;
- la demande concerne les renseignements personnels sur la santé d'une tierce personne;
- les renseignements sont protégés par d'autres exemptions de la LPRPS;
- les renseignements sont protégés par la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée.
Un particulier peut choisir de présenter une demande officielle soit en soumettant une demande écrite soit en remplissant un Formulaire de demande d'accès à l'information ou de rectification des renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé [ PDF - 58 Ko ] et en les envoyant au :
Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée
Direction du greffe
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
La LPRPS stipule qu'un dépositaire de renseignements sur la santé doit mettre les renseignements demandés à la disposition du demandeur ou l'informer de sa décision à cet égard au plus tard 30 jours après avoir reçu la demande. Le dépositaire de renseignements sur la santé peut demander une prorogation dans les cas suivants :
- la demande concerne un grand nombre de renseignements;
- une longue recherche s'imposerait pour retrouver les renseignements;
- il ne serait pas raisonnablement possible de terminer à temps les consultations nécessaires pour répondre à la demande dans le délai de 30 jours.
Rectification des renseignements personnels sur la santé
Vous estimez peut-être que les renseignements personnels sur la santé que possède la Ville d'Ottawa à votre sujet sont erronés ou incomplets. Pour obtenir que l'erreur ou l'omission soit corrigée, vous devez remplir un Formulaire de demande d'accès à l'information ou de rectification des renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé [ PDF - 58 Ko ], disponible ici et dans tous les Centres du service à la clientèle de la Ville, ou communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée, au 580-2424, poste 21898.
Pour une demande de modification de renseignements personnels, vous devriez joindre au formulaire de demande une lettre dans laquelle vous indiquez clairement l'information vous concernant que vous jugez inexacte, incomplète ou ambiguë ainsi que la rectification ou la modification que vous souhaitez y apporter en vertu de la LPRPS. Dans certains cas, vous devrez également appuyer votre demande de preuves documentaires pertinentes.
Après avoir reçu votre demande, la Ville d'Ottawa apportera la rectification ou la modification voulue ou vous avisera de la raison pour laquelle elle ne le fait pas. En général, seuls les renseignements inexacts, incomplets ou ambigus justifient une rectification. Vous ne pouvez pas demander la modification d'une opinion. La demande sera également refusée si la rectification vise des renseignements qui n'ont pas été consignés à l'origine par la Ville d'Ottawa.
Si votre demande de rectification ou de modification de renseignements personnels sur la santé est refusée, vous avez le droit :
S'il y a raisonnablement lieu de s'attendre à ce que la rectification puisse avoir des répercussions sur la fourniture continue de vos soins de santé ou d'autres avantages, vous pouvez demander que toute personne à qui les renseignements personnels ont été divulgués au cours des douze (12) derniers mois soit avisée de la rectification ou de la déclaration de désaccord.
Dépôt d'une plainte auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario
Quiconque a des motifs raisonnables de croire qu'un établissement a contrevenu à une disposition de la LPRPS (ou est sur le point de le faire) peut porter plainte auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario. De même, quiconque voit sa demande d'accès à l'information rejetée par un établissement a le droit de porter plainte auprès du commissaire. Le délai prescrit pour le dépôt de la plainte figure aux paragraphes 2 et 3 de l'article 56 de la LPRPS.
La Ville d'Ottawa s'efforce par tous les moyens de régler à l'amiable les plaintes concernant l'accès à l'information ou la protection de la vie privée, à la satisfaction du plaignant et de la Ville. Il arrive parfois qu'une simple explication suffise pour apaiser les préoccupations exprimées.
Si vous estimez que vos droits en vertu de la LPRPS n'ont pas été respectés, nous vous encourageons à communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de la Ville, au 613-580-2424, poste 21898. Vous êtes cependant libre de soumettre à tout moment une plainte officielle au Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario :
Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario
2, rue Bloor Est,
bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8
Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé Pratiques relatives à la protection de la vie privée
La Ville fournit aux résidents de la région d'Ottawa un certain nombre de services nécessitant la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels sur la santé. La Ville d'Ottawa s'engage à respecter les normes en matière de protection de la vie privée établies par la LPRPS. La protection de la vie privée fait partie intégrante du fonctionnement quotidien de la Ville d'Ottawa - en fait, Ottawa prête une attention toute particulière à tout ce qui touche la protection de la vie privée étant donné son obligation de respecter les normes en matière de protection de la vie privée établies par la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée(LAIMPVP). Les pratiques suivantes sont obligatoires aux termes à la fois de la LAIMPVP et de la LPRPS, et sont mises en application à la Ville d'Ottawa.
Énonciation des fins visées
La Ville d'Ottawa avise le particulier des fins visées par la collecte de renseignements personnels sur sa santé et de l'utilisation qu'elle compte en faire.
Consentement du particulier
La Ville d'Ottawa demande le consentement du particulier concerné pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels sur sa santé, à moins d'une autorisation légale de le faire sans consentement.
Restriction de la collecte
La Ville ne recueille que les renseignements personnels requis pour les fins précisées et utilise pour le faire des moyens justes et licites.
Restriction de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements
- La Ville demande à nouveau le consentement du particulier avant d'utiliser les renseignements personnels le concernant à d'autres fins que celles déjà consenties.
- La Ville demande le consentement du particulier pour divulguer des renseignements personnels, à moins que la loi ne l'autorise à le faire sans consentement.
- La Ville garde les renseignements personnels pendant la période prescrite par la loi ou par le règlement municipal sur la conservation des documents.
Exactitude des renseignements
La Ville d'Ottawa garde les renseignements personnels sur la santé aussi exacts et à jour que nécessaire compte tenu des fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Si les renseignements personnels sur la santé sont inexacts, la Ville d'Ottawa prend les mesures nécessaires pour en assurer la rectification ainsi qu'il est indiqué dans la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé.
Mesures de précaution
La Ville d'Ottawa assure la protection de l'information grâce à des mesures de précaution adaptées au service en question et à la nature de l'information. Le domaine du service et la nature des renseignements personnels dont il est question déterminent les mesures de précaution d'ordre administratif, technique ou matériel que doit déployer la Ville pour assurer la sécurité des divers types de dossiers. Accès du particulier à l'information et transparence
La Ville d'Ottawa facilite et favorise de plusieurs façons l'accès des particuliers aux renseignements personnels qui les concernent. Elle encourage les particuliers à demander si possible verbalement d'avoir accès aux renseignements qui les concernent auprès des dépositaires de chaque service et secteur de programme. La Ville informe également de façon courante les particuliers des fins de la collecte de renseignements personnels les concernant et de l'utilisation qu'elle compte en faire par l'entremise, entre autres, de formulaires et de brochures. Sur demande, la Ville fournit des renseignements supplémentaires aux particuliers relativement à l'existence, à l'utilisation et à la divulgation de leurs renseignements personnels. Enfin, les particuliers peuvent consulter le personnel du Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée d'Ottawa pour savoir comment présenter une demande d'accès à l'information ou de rectification des renseignements.
Respect de la contestation
Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée d'Ottawa renseigne les particuliers sur la façon de présenter une plainte auprès de la Ville d'Ottawa concernant l'accès à l'information ou la protection de la vie privée. Il dirige également ceux qui désirent déposer une plainte formelle ou interjeter un appel au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.
Renseignements généraux sur la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé par les dépositaires de renseignements sur la santé de la Ville d'Ottawa.
Service paramédic d'Ottawa :
Le Service paramédic d'Ottawa recueille des renseignements personnels sur la santé des particuliers au moment de leur prodiguer des soins d'urgence. La collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements par le Service sont réglementées par la Loi sur les ambulances, L.R.O. 1990, chap. A.19, et ses règlements. L'information est généralement consignée dans un rapport de sortie d'ambulance, document dont la forme et le contenu sont aussi déterminés par la Loi sur les ambulances et ses règlements.
Les renseignements personnels d'un patient sont confidentiels. Le Service ne les divulgue qu'au personnel médical de l'établissement qui reçoit le patient et lui prodigue des soins, ou au patient lui-même. Ils ne sont divulgués à personne d'autre, à moins que le patient y consente ou que, dans certaines circonstances, la loi autorise la divulgation sans consentement. Le Service respecte également les normes établies pour la documentation médicale concernant le patient par le ministère de la Santé et des soins de longue durée de l'Ontario.
Remarque : Ce lien renferme d'autres précisions concernant les pratiques du Service paramédic d'Ottawa en matière de renseignements personnels et de protection de la vie privée.
Foyers pour personnes âgées :
La Ville compte quatre foyers pour personnes âgées : l'Island Lodge, le Carleton Lodge, le Centre d'accueil Champlain et le Centre Peter-D.-Clark. Ces foyers recueillent, utilisent et divulguent des renseignements personnels sur la santé de leurs résidents conformément à la Loi sur les foyers pour personnes âgées et les maisons de repos, L.R.O. 1990, chap. H.13, à ses règlements, et aux autres lois qui visent ces résidents, comme la Loi de 1996 sur le consentement aux soins de santé, L.O. 1996, chap. 2, annexe A, afin de leur fournir des services médicaux et en établissement, ce qui inclut notamment la gestion de l'admission, des congés et du transfert des résidents et l'élaboration et la mise sur pied de leur programme de soins.
Les renseignements personnels sur la santé d'un résident sont confidentiels. Le personnel autorisé des foyers les divulgue aux membres de l'équipe médicale qui prodigue des soins au résident pour des fins médicales seulement. La divulgation à une tierce personne n'est faite qu'avec le consentement du résident ou si une autorisation légale existe de le faire sans consentement.
Remarque : Ce lien renferme d'autres précisions concernant les pratiques des foyers en matière de renseignements personnels et de protection de la vie privée
Médecin chef en santé publique et Direction de la santé publique :
La Direction de la santé publique d'Ottawa, sous la supervision du médecin chef en santé publique, recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels sur la santé de particuliers aux fins de l'administration et de l'exécution de programmes de santé publique à Ottawa, conformément à la Loi sur la protection et la promotion de la santé, L.R.O. 1990, chap. H.7 et à ses règlements. L'utilisation de ces renseignements aux fins de la santé publique ne s'applique qu'à des contextes de salubrité communautaire (y compris l'élimination des dangers pour la santé), de prévention des maladies infectieuses (y compris les maladies transmissibles, les maladies à déclaration obligatoire et la vaccination des enfants et des adultes), de promotion de la santé, de prévention de maladies et de blessures et de services de soins à domicile.
La Direction de la santé publique collabore fréquemment avec d'autres entités du domaine de la santé, comme les praticiens de la santé et les hôpitaux. Toutefois, le médecin chef en santé publique et le personnel de la Direction de la santé publique gardent confidentiels les renseignements personnels sur la santé des particuliers et ne les divulguent qu'avec le consentement des particuliers concernés, à moins que la loi ne les autorise à le faire aux fins de la santé publique.
Remarque : Ce lien renferme d'autres précisions concernant les pratiques du médecin chef en santé publique et de la Direction de la santé publique en matière de renseignements personnels et de protection de la vie privée.
Programme d’aide aux employés
Le Programme d’aide aux employés (PAE) donne lieu à la collecte de renseignements personnels ou sur la santé dans le cadre de la prestation de services de counseling et de référence aux employés de la Ville d’Ottawa et aux membres de leur famille. Le personnel du PAE respecte la dignité de chaque client qu’il sert et avec lequel il établit une relation professionnelle. La totalité des renseignements recueillis sont réglementés par le Collège des travailleurs sociaux et des travailleurs des services sociaux de l’Ontario ainsi que par l’Association canadienne de counseling. Le personnel du PAE collabore souvent avec d’autres professionnels de la santé (médecins, psychiatres, psychologues, etc.) au nom des clients du Programme. Les renseignements ainsi obtenus sont traités sous le sceau du secret et ne sont pas divulgués sans le consentement écrit du client. Ce n’est que dans des situations extrêmes (notamment lorsque l’information est visée par une assignation à produire, que le client ou une autre personne est en danger ou qu’un enfant est victime de mauvais traitements) que l’information peut être communiquée. Le Collège des travailleurs sociaux et des travailleurs des services sociaux de l’Ontario rend compte au ministère des Services sociaux et communautaires.