Protection des renseignements personnels sur la santé

Le médecin chef en santé publique (MCSP) est le dépositaire de renseignements sur la santé pour Santé publique Ottawa (SPO), un service de la Ville d'Ottawa. Cela signifie qu'en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), le MCSP a la responsabilité de s'assurer que les renseignements personnels sur la santé sont recueillis, utilisés, conservés et divulgués en accord avec la protection de la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels sur la santé. Cette obligation de protéger la confidentialité des renseignements personnels sur la santé s'étend à quiconque agit à titre de mandataire du MCSP.

Collecte

Le MCSP recueille les renseignements personnels sur la santé des clients et d'autres personnes autorisées afin de promouvoir et de protéger la santé et de prévenir les maladies. Les renseignements personnels sur la santé recueillis peuvent comprendre :

• le nom, l’adresse, la date de naissance et le numéro de la carte Santé de l'Ontario
• de l’information sur la santé, les soins de santé et les antécédents relatifs à l'exposition à des maladies
• des renseignements relatifs au paiement des soins de santé, lorsque requis pour certains services de santé publique

Les renseignements personnels sur la santé peuvent être recueillis directement des clients au moyen d’une entrevue face à face avec un employé de SPO, par téléphone, par une correspondance écrite et/ou par des documents électroniques. Les renseignements personnels sur la santé d'un client peuvent aussi être recueillis indirectement d'un tiers, tel un médecin ou un hôpital, lorsque la LPRPS ou d’autres lois le permettent. Tous les renseignements personnels sur la santé recueillis par SPO sont consignés en format papier et/ou électronique et satisfont aux politiques et procédures internes.

Utilisation et divulgation

SPO est mandatée par le gouvernement de l'Ontario en vertu de la Loi sur la protection et la promotion de la santé (LPPS) de fournir des programmes et des services de protection contre les maladies et de promotion et de protection de la santé aux résidents de la Ville d'Ottawa.

Les renseignements personnels sur la santé recueillis par SPO servent principalement à assurer la prestation des services et des programmes de santé publique et à prévoir, dispenser et évaluer les soins et services de santé appropriés aux individus en vertu de la LPPS et d'autres lois sur la santé publique. Lorsque nécessaire, les renseignements personnels sur la santé peuvent être divulgués au sein de SPO afin d'assurer la prestation de soins et de faire enquête sur les risques potentiels pour d'autres personnes ou pour l'ensemble de la population et de les gérer. Les renseignements non identificatoires sur les soins prodigués et les services offerts aux clients sont utilisés pour des besoins administratifs, de gestion, de planification stratégique, de prise de décision, de recherche et d'affection des ressources. Ces renseignements non identificatoires sont assujettis à la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée. En vertu de la LPPS, SPO peut divulguer des renseignements personnels sur la santé à d'autres bureaux de santé, au médecin chef en santé publique et au ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l'Ontario. Les renseignements personnels sur la santé peuvent aussi être partagés avec des fournisseurs de soins de santé afin de planifier et de prodiguer des soins de santé ou de faire enquête sur des risques potentiels pour la santé d'autres personnes et de les gérer.

Tous les renseignements personnels sur la santé sont confidentiels. À moins que la loi ne requière une divulgation des renseignements personnels sur la santé ou qu'elle n’en autorise le partage, SPO ne peut divulguer et ne divulguera pas de renseignements personnels sur la santé sans avoir obtenu le consentement de la personne concernée. Si un consentement est donné pour permettre à un membre de la famille ou à un représentant légal d'avoir accès à des renseignements personnels sur la santé, ces représentants peuvent avoir accès aux sections du dossier personnel qui ont été identifiées dans le consentement. Les particuliers ont le droit de retirer ou de modifier les conditions du consentement, sous réserve des dispositions énoncées dans la LPRPS.

Les renseignements personnels sur la santé sont protégés par SPO. Tous les documents-papier sont conservés dans des classeurs verrouillés et/ou dans des endroits sécurisés. Tous les documents informatiques nécessitent un mot de passe pour y accéder. Les renseignements personnels sur la santé qui sont conservés sur des ordinateurs portables et autres dispositifs mobiles sont encodés. Les dossiers de renseignements personnels sur la santé sont conservés et éliminés conformément aux dispositions de la LPRPS et aux politiques et procédures de la Ville d'Ottawa.

Accès

Nous encourageons les particuliers qui désirent accéder à leurs renseignements personnels sur la santé ou y apporter des corrections, qui ont des questions sur la façon dont ils sont recueillis, conservés, utilisés ou divulgués, à communiquer avec leur travailleur de la santé publique à Santé publique Ottawa.

Toutefois, les particuliers peuvent aussi faire une demande écrite pour accéder à leurs renseignements personnels sur la santé ou pour y apporter des corrections en vertu de la LPRPS en communiquant avec le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée (AIPVP) de la Ville d'Ottawa au 613-580-2400, poste 21898.

Plaintes

La Ville d'Ottawa s'engage à répondre à toutes les inquiétudes et à résoudre toutes les plaintes et encourage les particuliers à communiquer en premier lieu avec le service concerné. Toutes les inquiétudes ou plaintes des particuliers relatives à l'accès ou à la protection de la vie privée au sein de SPO peuvent être dirigées au médecin chef en santé publique ou au gestionnaire du fournisseur de soins de santé du particulier. Pour les plaintes d'ordre général qui concernent la protection de la vie privée, les particuliers peuvent aussi communiquer avec le Bureau de l’AIPVP de la Ville au 613-580-2424, poste 21898.

Vous pouvez aussi soumettre une plainte relativement à l'accès ou à la protection de la vie privée de SPO en communiquant directement avec le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPV) au 416-326-3333.

La Direction des soins de longue durée (DSLD) de la Ville d'Ottawa assure la prestation d'une vaste gamme de soins de longue durée en fonction des besoins individuels des résidents et des clients. Pour répondre aux besoins des résidents et des clients et offrir des soins et des services efficaces, la DSLD doit recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels sur la santé. À ce titre, la DSLD est le dépositaire de renseignements sur la santé, tel que le définit la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), et est responsable de la protection des renseignements personnels sur la santé des résidents.

Collecte des renseignements personnels sur la santé

La collecte de renseignements personnels sur la santé a pour but d'offrir des services de santé aux résidents et aux clients, de promouvoir la santé, de prévenir les maladies et de traiter les paiements relatifs aux services de santé. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, la DSLD obtient le consentement des résidents et des clients à la collecte, la modification, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels sur la santé. En général, les renseignements recueillis sont les suivants :

• Le nom et l'adresse du résident ou du client et son numéro de carte Santé de l'Ontario
• Des données sur la santé et les antécédents médicaux du résident ou du client et les soins de santé qui lui ont été offerts
• Des données sur les paiements relatifs aux soins de santé du résident ou du client.

Les renseignements personnels sont recueillis au moyen de réunions personnelles avec les employés de la DSLD et de documents écrits ou électroniques ou par téléphone. Des renseignements sont recueillis lors de la réunion initiale ou de la présentation des demandes d'admission, au fur et à mesure de la prestation des soins et des services et au moment du suivi. La consignation des renseignements personnels par la DSLD sur papier et sous forme électronique doit être conforme à des normes internes rigoureuses, aux politiques et procédures concernant la confidentialité et la sécurité des renseignements et aux normes de pratique professionnelle.

Les renseignements personnels sur les résidents sont recueillis de diverses façons :

• Par l'entremise du Centre d'accès aux soins communautaires, qui transmet des renseignements personnels sur la santé au foyer pour lui permettre de prendre des décisions concernant les admissions
• Directement auprès des résidents, dans le cadre de l'évaluation à l'admission et continue de l'état de santé
• Auprès des résidents et des professionnels de la santé dans le cadre du processus de planification des soins, qui sert à déterminer les buts ainsi que les stratégies et les interventions de l'équipe de soins interdisciplinaire en vue d'atteindre ces buts
• Par la consignation et la communication continues de données dans les dossiers de santé des résidents
• Par le biais des communications administratives ayant trait à l'état de santé des résidents (p. ex., rapport des 24 heures)
• Au moyen des notes de transfert de l'hôpital concernant l'état de santé du résident, p. ex., urgence, admission à l'hôpital ou visite à la clinique (de soins dentaires ou cardiaques, de la vue, etc.), consultations de spécialistes.

Les renseignements personnels sur la santé des clients des programmes de services communautaires (Centre de jour pour adultes) sont recueillis de diverses façons :

• Auprès des médecins, des familles et des clients dans le cadre du processus d'évaluation de l'admissibilité aux programmes et services
• Dans le cadre du plan de service, qui détermine le niveau de service demandé par les clients et les familles et les interventions du personnel
• Auprès du Centre d'accès aux soins communautaires, des organismes communautaires et des maisons de retraite où les clients demeurent.

Utilisation des renseignements personnels sur la santé

Les renseignements personnels sur la santé sont utilisés principalement pour planifier, offrir et évaluer les soins et les services. Ils servent aussi à prendre des décisions au sujet du genre de services requis par les résidents et les clients et à communiquer avec d'autres fournisseurs de services qui participent à la prestation de soins à la personne concernée. Le cas échéant, les renseignements personnels sur la santé peuvent être utilisés aux fins des enquêtes sur les risques possibles pour la santé menaçant d'autres personnes et de la gestion de ces risques.

Les renseignements non identificatoires se rapportant aux soins et aux services offerts aux résidents et aux clients sont utilisés aux fin d'administration, de gestion, de planification stratégique, de prise de décision, de recherche, de collecte de fonds et d'affectation des ressources au sein du foyer de manière à respecter les exigences de la loi et des règlements.

Divulgation de renseignements personnels sur la santé

Les renseignements personnels sur la santé sont divulgués aux autres travailleurs de la santé qui participent au cercle de soins, en vertu du consentement implicite du résident ou du client, afin de donner à ces travailleurs l'information dont ils ont besoin pour offrir les soins appropriés lors de l'acheminement d'un résident ou client et du transfert de soins. Sauf dans le cas des personnes qui font partie du cercle de soins, les renseignements personnels sur la santé ne sont divulgués habituellement que si le résident ou client a donné son consentement. Les résidents ou clients qui veulent refuser de donner leur consentement à la divulgation de renseignements peuvent le faire en informant l'infirmière responsable.

Les renseignements personnels sur la santé peuvent être divulgués sans consentement dans des circonstances exceptionnelles, ce qui comprend les situations d'urgence où il n'est pas possible d'obtenir le consentement et la divulgation de renseignements requise par la loi ou les règlements (p. ex., exigences du ministère de la Santé et des Soins de longue durée et de la santé publique concernant la déclaration obligatoire, demandes d'organismes d'application de la loi).

Les renseignements personnels sur la santé sont envoyés aux hôpitaux par l'entremise des Services médicaux d'urgence ou, dans des situations d'urgence, par téléphone ou par télécopieur.

Consentement à la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé

Exiger le consentement signifie que les résidents ou clients doivent consentir expressément à la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé. Habituellement, le consentement est requis :

• Lors de l'admission au foyer, quand le résident signe la convention d'admission
• Lors du transfert d'un résident à un autre établissement de soins de longue durée ou à l'hôpital

Quand un résident est transféré à un autre établissement de soins de longue durée ou à l'hôpital, les renseignements personnels sur la santé sont placés dans une enveloppe scellée portant la mention « confidentiel » qui est remise au personnel des Services médicaux d'urgence ou à la famille.

Quand ils donnent leur consentement, les résidents et les clients sont informés de la façon dont les renseignements personnels sur la santé les concernant seront utilisés. Ils peuvent limiter leur consentement à certaines utilisations de ces renseignements. Les résidents et les clients peuvent aussi retirer leur consentement à l'utilisation des renseignements personnels sur la santé à des fins particulières.

Les renseignements personnels sur la santé ne sont divulgués sans consentement que si la loi exige ou permet la transmission de ces renseignements. Dans certaines circonstances, la DSLD peut utiliser le consentement implicite, par exemple quand des soins de santé sont requis et que l'on ne peut pas raisonnablement obtenir le consentement.

Il n'est pas nécessaire habituellement d'obtenir le consentement pour divulguer des renseignements personnels sur la santé :

• Dans des situations présentant un danger imminent pour la personne ou d'autres personnes directement touchées
• Au médecin hygiéniste aux fins de protection de la santé publique
• Au ministère de la Santé et des Soins de longue durée aux fins de surveillance des soins et des paiements relatifs aux soins de santé financés entièrement ou en partie par le Ministère

Il n'est pas nécessaire d'obtenir le consentement pour divulguer des renseignements non identificatoires :

• Aux fins de recherches devant être effectuées conformément à un plan de recherche approuvé par une commission d'éthique de la recherche
• À une entité prescrite aux fins d'analyse en ce qui a trait à la gestion du système de soins de santé
• Quand le ministère de la Santé et des Soins de longue durée demande à un dépositaire de renseignements sur la santé de divulguer des renseignements à un institut de données sur la santé aux fins d'analyse en ce qui a trait à la gestion ou l'évaluation du système de soins de santé.

Accès aux renseignements personnels sur la santé

Les résidents et les clients ont le droit de demander l'accès aux renseignements personnels sur la santé qui les concernent, sous réserve des dispositions de la LPRPS. La politique de la DSLD précise que les résidents ou clients ou leur mandataire spécial autorisé selon la loi peuvent demander l'accès aux renseignements personnels sur la santé concernant les résidents ou clients. Un membre désigné du personnel de la DSLD est chargé de donner, à une date qui convient à tous, des explications au résident ou au client et de l'aider à comprendre les termes médicaux et les procédures de la DSLD. Cependant, l'accès à ces renseignements peut être refusé pour des raisons précises énoncées dans la loi, y compris les situations où l'on peut raisonnablement s'attendre à ce que la communication des renseignements personnels sur la santé nuise à la santé mentale ou physique ou à la sécurité du résident, du client ou d'autres personnes.

Les résidents et les clients ont aussi le droit de demander à la DSLD de rectifier un dossier inexact et de demander et recevoir, sous réserve d'exceptions restreintes, une copie de leur dossier de santé ou d'une partie de ce dossier, comme le décrit la LPRPS.

Bien que les résidents et les clients aient le droit de voir les renseignements personnels sur la santé les concernant, ce droit ne s'applique pas automatiquement aux membres de leur famille ou à leurs amis. Si le résident ou client consent à ce qu'un membre de sa famille ou un ami ait accès aux renseignements personnels sur la santé le concernant, la DSLD peut permettre à cette personne d'accéder aux parties du dossier de santé auxquelles le résident ou client a consenti à leur donner accès. Si le résident ou client est incapable de donner son consentement et a un mandataire spécial autorisé en vertu de la loi, la DSLD peut permettre à ce mandataire spécial d'accéder aux renseignements personnels sur la santé, conformément à son autorité légale.

Le mandataire spécial est tenu par la loi d'agir au nom du résident ou client et doit prendre des décisions en fonction de ce qu'il sait que le résident ou client voudrait s'il était capable de décider.

Les questions sur l'accès aux renseignements personnels sur la santé ou la rectification de ces renseignements peuvent être adressées à l'infirmière responsable ou au gestionnaire des Soins aux résidents du foyer.

Cependant, les particuliers peuvent aussi présenter une demande écrite d'accès aux renseignements personnels sur la santé ou de rectification de ces renseignements en vertu de la LPRPS par l'entremise du Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de la Ville d'Ottawa, au 613-580-2424, poste 21898.

Parents et amis

Les renseignements personnels sur la santé sont privés. À moins que la loi n'en autorise la communication à d'autres personnes, la DSLD ne peut pas transmettre et ne transmet pas de renseignements personnels sur la santé sans consentement. Cependant, il est entendu que l'établissement est le foyer des résidents et que leurs parents et amis peuvent s'informer de leur état de temps à autres. À moins que le résident s'y oppose, les renseignements suivants peuvent être donnés aux personnes qui s'informent de la santé d'un résident :

• Confirmation du fait que la personne est un résident de l'établissement et son numéro de chambre
• Déclaration générale concernant l'état de santé du résident tel que « critique, mauvais, passable, stable ou satisfaisant », etc.

La DSLD ne peut pas divulguer de renseignements supplémentaires sur le résident sans obtenir son consentement exprès. Quand des renseignements sont demandés par téléphone, il n'est pas toujours possible de vérifier l'identité de la personne qui appelle. Par conséquent, pour protéger la confidentialité des renseignements personnels sur la santé du résident, le personnel ne doit donner qu'une quantité minimale de renseignements au téléphone.

Demandes et plaintes officielles

La Ville d'Ottawa est déterminée à résoudre toutes les préoccupations ou plaintes et elle encourage les particuliers à communiquer d'abord avec le service concerné. Les plaintes ou préoccupations concernant les pratiques du foyer relatives à l'accès aux renseignements ou la protection de la vie privée peuvent être adressées à l'administrateur.

Pour toute préoccupation ou plainte d'ordre général concernant la protection de la vie privée, les particuliers sont encouragés à communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et la protection de la vie privée, au 613-580-2424, poste 21898.

Sécurité

La DSLD garde les renseignements personnels sur la santé en sécurité. Les dossiers papier sont rangés dans des classeurs fermés à clé et d'accès restreint. Tous les dossiers électroniques sont protégés par des mots de passe. Les renseignements personnels sur la santé des résidents et des clients sont gardés dans leurs dossiers de santé actifs, qui sont rangés de façon sécuritaire pour en limiter l'accès. Lors du départ ou du décès d'un résident ou client, le dossier de santé inactif est rangé dans un endroit fermé à clé jusqu'à ce qu'il soit versé aux archives.

La DSLD a établi des politiques qui limitent l'accès aux renseignements personnels sur la santé aux situations suivantes :

• Quand le résident ou client ou son mandataire spécial autorisé par la loi a donné un consentement éclairé par écrit
• Quand la loi l'exige
• Sur présentation d'une assignation
• Quand la divulgation de renseignements sans le consentement du résident ou client est requise pour des motifs d'ordre médical
• Quand la communication des renseignements est nécessaire pour la prestation de soins et de services par les membres de l'équipe de soins interdisciplinaire
• Aux médecins et thérapeutes consultants et aux consultants en pharmacie, qui font partie du cercle de soins.

Le système et la barrière de sécurité du réseau de la Ville d'Ottawa servent à prévenir l'accès injustifié au serveur où se trouvent les renseignements électroniques sur la santé. L'accès à l'application utilisée pour les dossiers de santé est contrôlé par un code d'identification d'usager et un mot de passe. Les numéros d'identification d'usager sont attribués aux employés et contrôlés selon leur fonction et le besoin de savoir. Les bandes de sauvegarde de l'application sont gardées dans un coffre-fort.

Conservation des renseignements personnels sur la santé

Les dossiers contenant des renseignements personnels sur la santé sont conservés en conformité avec les politiques du ministère de la Santé et des Soins de longue durée et de la Ville d'Ottawa et les normes de pratique professionnelle. Ces politiques et pratiques comprennent le transfert des dossiers à la Division de la gestion des documents et de l'information de la Ville d'Ottawa.

Les politiques de conservation des renseignements de la DSLD sont fondées en partie sur la Loi de 2007 sur les foyers de soins de longue durée. Les documents relatifs aux résidents décédés sont conservés pendant 5 ans. Les documents relatifs aux résidents qui ont obtenu leur congé du foyer sont conservés pendant 20 ans. Les dossiers des résidents décédés et partis sont transférés à la Division de la gestion des documents et de l'information de la Ville d'Ottawa. Quand il n'est plus nécessaire de les conserver, les dossiers sont déchiquetés en tant que documents confidentiels. La protection de la vie privée a beaucoup d'importance pour nous.

Mission

La mission des foyers de soins de longue durée de la Ville d'Ottawa est d'enrichir la vie des résidents dans nos foyers en dispensant des soins et des services de qualité dans un milieu confortable et sécuritaire. Cet engagement s'applique également à la protection des renseignements personnels sur la santé.

La collecte de renseignements personnels sur la santé pour but d’aider les paramédics et les autres fournisseurs de services de santé à vous dispenser des soins et services (à l’établissement qui vous reçoit, par exemple) ou à traiter le paiement des services de santé.

Ces renseignements sont les suivants :

• Vos nom, adresse, date de naissance et numéro de carte santé de l’Ontario;
• Données concernant votre santé, vos antécédents en matière de santé et les soins qui vous ont été prodigués.

Les renseignements à votre sujet sont utilisés à des fins administratives et pour l’application des programmes d’assurance de la qualité ainsi que pour assurer le respect des exigences réglementaires. Ils sont regroupés et servent parfois pour des recherches, la planification stratégique et la prise de décisions de gestion.

Les renseignements à votre sujet sont utilisés avec votre consentement afin de pouvoir vous fournir de façon appropriée les soins dont vous avez besoin. Si vous êtes dans l’impossibilité de fournir des renseignements, l’information peut être obtenue auprès d’autres personnes afin qu’il soit possible d’évaluer vos besoins.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), vous avez le droit de retirer ou de limiter ce consentement, qui protège vos renseignements personnels contre toute utilisation ou divulgation, mais peut avoir une incidence sur la prestation des soins de santé.

Accès aux renseignements personnels sur votre santé et divulgation de ces renseignements

Vous avez le droit d’avoir accès aux renseignements personnels sur votre santé et d’obtenir une copie de votre dossier de santé (rapport d’appel d’ambulance), sous réserve des quelques exceptions prévues par la LPRPS.

Pour soumettre une demande d’accès à ces renseignements, vous devez remplir un formulaire intitulé Autorisation de divulguer des renseignements et le soumettre par la poste ou par télécopieur au numéro ci-après.

Autres renseignements et coordonnées
Si vous souhaitez obtenir un complément d’information sur la collecte, l’utilisation, la conservation et la divulgation de renseignements personnels au sujet de votre santé, ou si vous avez des préoccupations ou une plainte à formuler au sujet de l’accès aux renseignements personnels sur votre santé, veuillez communiquer avec les :

Normes professionnelles

Service paramédic d’Ottawa
2465, promenade Don-Reid
Ottawa (Ontario) K1H 1E2
Téléphone : 613-580-2424, poste 291232

Télécopieur : 613-580-2433

Courriel : AmbulanceCallInfo@ottawa.ca

Veuillez prévoir 10 jours ouvrables pour le traitement de votre demande.

Vous devez passer prendre les documents en personne (en ayant soin de vous munir à cette fin d’un document d’identité officiel avec photo). Le service est accessible du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30. Il faut prendre rendez-vous.

Vous avez également le droit de demander que des rectifications soient apportées à un dossier s’il est incomplet ou inexact.

Pour obtenir des renseignements sur la façon de demander des rectifications, cliquez sur les liens suivants :

Comment et à qui demander la rectification des renseignements personnels vous concernant?

Les renseignements personnels sur votre santé sont gardés confidentiels, à moins que le Service paramédic d’Ottawa ne soit tenu de divulguer des détails aux fins de l’application des lois ou que la LPRPS ne l’autorise expressément à partager ces renseignements avec d’autres intervenants. Aucun renseignement sur votre santé n’est divulgué sans votre consentement écrit.

Qu'est-ce que la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé?

La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) est une loi provinciale entrée en vigueur le 1er novembre 2004. Elle établit les règles de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels sur la santé pour les dépositaires de renseignements sur la santé qui exercent leurs fonctions dans la province de l'Ontario, et donne aux particuliers le droit de demander l'accès aux renseignements personnels sur la santé que détiennent les dépositaires à leur sujet.

La loi assure l'équilibre entre le droit d'un particulier à la confidentialité de ses renseignements personnels sur la santé et les besoins légitimes d'un prestataire de soins de santé d'avoir accès à cette information, que ce soit pour prodiguer des soins médicaux à ce patient ou pour d'autres fins médicales, comme le financement et la recherche dans le domaine de la santé.

Selon la LPRPS, un dépositaire de renseignements sur la santé doit la plupart du temps obtenir le consentement du particulier avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sur la santé le concernant. Dans certaines circonstances, cependant, la loi autorise le dépositaire à ne pas obtenir ce consentement. En outre, elle confère au particulier le droit de demander l'accès aux renseignements personnels sur la santé qui le concernent ou d'en exiger la rectification, de même que de demander, en vertu de la LPRPS, l'examen indépendant d'une décision d'un établissement par le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.

Qu'est-ce qu'un dépositaire de renseignements sur la santé?

La LPRPS définit un dépositaire de renseignements sur la santé comme une personne ou une organisation, parmi celles qu'elle énumère, qui a la garde ou le contrôle de renseignements personnels sur la santé par suite de l'exécution de son travail ou à l'égard de l'exercice de ses pouvoirs ou de ses fonctions. Les dépositaires de renseignements sur la santé comprennent les praticiens de la santé (ou quiconque exploite un cabinet de groupe de praticiens de la santé), toute personne qui exploite, fait fonctionner ou administre un hôpital, une maison de soins infirmiers, une pharmacie ou un service d'ambulance. Le ministre de la Santé et des soins de longue durée est également un dépositaire de renseignements sur la santé. D'autres dépositaires pourront être désignés dans les règlements qui seront pris en application de la LPRPS par la Province.

À la Ville d'Ottawa, les dépositaires de renseignements sur la santé sont :

• le Service paramédic d'Ottawa;
• les quatre foyers pour personnes âgées d'Ottawa :
  • Garry-J.-Armstrong
  • Carleton Lodge
  • Centre d'accueil Champlain
  • Centre Peter-D.-Clark
• le médecin chef en santé publique et la Direction de la santé publique
• le programme d’aide aux employés.

Accès aux renseignements personnels sur la santé

Selon la LPRPS, tout particulier a le droit d'avoir accès aux renseignements personnels qui le concernent, sous réserve d'exceptions restreintes particulières prévues par la loi. Les demandes d'accès à l'information peuvent être présentées par écrit ou verbalement. La Ville d'Ottawa invite les particuliers à le faire verbalement, dans la mesure du possible. Il suffit de communiquer directement avec le service du dépositaire chargé des dossiers en question, de fournir une preuve d'identité et de couvrir les frais de reproduction des dossiers, s'il y a lieu. Dans certains cas seulement, le dépositaire conseillera au particulier de présenter une demande officielle d'accès aux renseignements personnels sur la santé qui le concernent en vertu de la LPRPS, notamment :

• si la demande exige la recherche d'un grand nombre de renseignements;
• la demande concerne les renseignements personnels sur la santé d'une tierce personne;
• les renseignements sont protégés par d'autres exemptions de la LPRPS;
• les renseignements sont protégés par la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée.

Un particulier peut choisir de présenter une demande officielle soit en soumettant une demande écrite soit en remplissant un Formulaire de demande d'accès à l'information ou de rectification des renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé [ PDF - 58 Ko ] et en les envoyant au :

Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée 
Bureau du greffier municipal
110, avenue Laurier Ouest 
Ottawa (Ontario) K1P 1J1

La LPRPS stipule qu'un dépositaire de renseignements sur la santé doit mettre les renseignements demandés à la disposition du demandeur ou l'informer de sa décision à cet égard au plus tard 30 jours après avoir reçu la demande. Le dépositaire de renseignements sur la santé peut demander une prorogation dans les cas suivants :

• la demande concerne un grand nombre de renseignements;
• une longue recherche s'imposerait pour retrouver les renseignements;
• il ne serait pas raisonnablement possible de terminer à temps les consultations nécessaires pour répondre à la demande dans le délai de 30 jours.

Rectification des renseignements personnels sur la santé

Vous estimez peut-être que les renseignements personnels sur la santé que possède la Ville d'Ottawa à votre sujet sont erronés ou incomplets. Pour obtenir que l'erreur ou l'omission soit corrigée, vous devez remplir un Formulaire de demande d'accès à l'information ou de rectification des renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé [ PDF - 58 Ko ], disponible ici et dans tous les Centres du service à la clientèle de la Ville, ou communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée, au 580-2424, poste 21898.

Pour une demande de modification de renseignements personnels, vous devriez joindre au formulaire de demande une lettre dans laquelle vous indiquez clairement l'information vous concernant que vous jugez inexacte, incomplète ou ambiguë ainsi que la rectification ou la modification que vous souhaitez y apporter en vertu de la LPRPS. Dans certains cas, vous devrez également appuyer votre demande de preuves documentaires pertinentes.

Après avoir reçu votre demande, la Ville d'Ottawa apportera la rectification ou la modification voulue ou vous avisera de la raison pour laquelle elle ne le fait pas. En général, seuls les renseignements inexacts, incomplets ou ambigus justifient une rectification. Vous ne pouvez pas demander la modification d'une opinion. La demande sera également refusée si la rectification vise des renseignements qui n'ont pas été consignés à l'origine par la Ville d'Ottawa.

Si votre demande de rectification ou de modification de renseignements personnels sur la santé est refusée, vous avez le droit :

• de rédiger une déclaration de désaccord et de demander qu'elle soit annexée aux renseignements visés par la demande de rectification (une photocopie de la demande peut suffire);
• de porter plainte devant le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.

S'il y a raisonnablement lieu de s'attendre à ce que la rectification puisse avoir des répercussions sur la fourniture continue de vos soins de santé ou d'autres avantages, vous pouvez demander que toute personne à qui les renseignements personnels ont été divulgués au cours des douze (12) derniers mois soit avisée de la rectification ou de la déclaration de désaccord.

Dépôt d'une plainte auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario

Quiconque a des motifs raisonnables de croire qu'un établissement a contrevenu à une disposition de la LPRPS (ou est sur le point de le faire) peut porter plainte auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario. De même, quiconque voit sa demande d'accès à l'information rejetée par un établissement a le droit de porter plainte auprès du commissaire. Le délai prescrit pour le dépôt de la plainte figure aux paragraphes 2 et 3 de l'article 56 de la LPRPS.

La Ville d'Ottawa s'efforce par tous les moyens de régler à l'amiable les plaintes concernant l'accès à l'information ou la protection de la vie privée, à la satisfaction du plaignant et de la Ville. Il arrive parfois qu'une simple explication suffise pour apaiser les préoccupations exprimées.

Si vous estimez que vos droits en vertu de la LPRPS n'ont pas été respectés, nous vous encourageons à communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de la Ville, au 613-580-2424, poste 21898. Vous êtes cependant libre de soumettre à tout moment une plainte officielle au Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario :

Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario 
2, rue Bloor Est, 
bureau 1400 
Toronto (Ontario) M4W 1A8

Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé Pratiques relatives à la protection de la vie privée

La Ville fournit aux résidents de la région d'Ottawa un certain nombre de services nécessitant la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels sur la santé. La Ville d'Ottawa s'engage à respecter les normes en matière de protection de la vie privée établies par la LPRPS. La protection de la vie privée fait partie intégrante du fonctionnement quotidien de la Ville d'Ottawa - en fait, Ottawa prête une attention toute particulière à tout ce qui touche la protection de la vie privée étant donné son obligation de respecter les normes en matière de protection de la vie privée établies par la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée(LAIMPVP). Les pratiques suivantes sont obligatoires aux termes à la fois de la LAIMPVP et de la LPRPS, et sont mises en application à la Ville d'Ottawa.

Énonciation des fins visées

La Ville d'Ottawa avise le particulier des fins visées par la collecte de renseignements personnels sur sa santé et de l'utilisation qu'elle compte en faire.

Consentement du particulier

La Ville d'Ottawa demande le consentement du particulier concerné pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels sur sa santé, à moins d'une autorisation légale de le faire sans consentement.

Restriction de la collecte

La Ville ne recueille que les renseignements personnels requis pour les fins précisées et utilise pour le faire des moyens justes et licites.

Restriction de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements

• La Ville demande à nouveau le consentement du particulier avant d'utiliser les renseignements personnels le concernant à d'autres fins que celles déjà consenties.
• La Ville demande le consentement du particulier pour divulguer des renseignements personnels, à moins que la loi ne l'autorise à le faire sans consentement.
• La Ville garde les renseignements personnels pendant la période prescrite par la loi ou par le règlement municipal sur la conservation des documents.

Exactitude des renseignements

La Ville d'Ottawa garde les renseignements personnels sur la santé aussi exacts et à jour que nécessaire compte tenu des fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Si les renseignements personnels sur la santé sont inexacts, la Ville d'Ottawa prend les mesures nécessaires pour en assurer la rectification ainsi qu'il est indiqué dans la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé.

Mesures de précaution

La Ville d'Ottawa assure la protection de l'information grâce à des mesures de précaution adaptées au service en question et à la nature de l'information. Le domaine du service et la nature des renseignements personnels dont il est question déterminent les mesures de précaution d'ordre administratif, technique ou matériel que doit déployer la Ville pour assurer la sécurité des divers types de dossiers. Accès du particulier à l'information et transparence

La Ville d'Ottawa facilite et favorise de plusieurs façons l'accès des particuliers aux renseignements personnels qui les concernent. Elle encourage les particuliers à demander si possible verbalement d'avoir accès aux renseignements qui les concernent auprès des dépositaires de chaque service et secteur de programme. La Ville informe également de façon courante les particuliers des fins de la collecte de renseignements personnels les concernant et de l'utilisation qu'elle compte en faire par l'entremise, entre autres, de formulaires et de brochures. Sur demande, la Ville fournit des renseignements supplémentaires aux particuliers relativement à l'existence, à l'utilisation et à la divulgation de leurs renseignements personnels. Enfin, les particuliers peuvent consulter le personnel du Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée d'Ottawa pour savoir comment présenter une demande d'accès à l'information ou de rectification des renseignements.

Respect de la contestation

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée d'Ottawa renseigne les particuliers sur la façon de présenter une plainte auprès de la Ville d'Ottawa concernant l'accès à l'information ou la protection de la vie privée. Il dirige également ceux qui désirent déposer une plainte formelle ou interjeter un appel au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.

Renseignements généraux sur la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé par les dépositaires de renseignements sur la santé de la Ville d'Ottawa.

Service paramédic d'Ottawa :

Le Service paramédic d'Ottawa recueille des renseignements personnels sur la santé des particuliers au moment de leur prodiguer des soins d'urgence. La collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements par le Service sont réglementées par la Loi sur les ambulances, L.R.O. 1990, chap. A.19, et ses règlements. L'information est généralement consignée dans un rapport de sortie d'ambulance, document dont la forme et le contenu sont aussi déterminés par la Loi sur les ambulances et ses règlements.

Les renseignements personnels d'un patient sont confidentiels. Le Service ne les divulgue qu'au personnel médical de l'établissement qui reçoit le patient et lui prodigue des soins, ou au patient lui-même. Ils ne sont divulgués à personne d'autre, à moins que le patient y consente ou que, dans certaines circonstances, la loi autorise la divulgation sans consentement. Le Service respecte également les normes établies pour la documentation médicale concernant le patient par le ministère de la Santé et des soins de longue durée de l'Ontario.

Remarque : Ce lien renferme d'autres précisions concernant les pratiques du Service paramédic d'Ottawa en matière de renseignements personnels et de protection de la vie privée.

Foyers pour personnes âgées :

La Ville compte quatre foyers pour personnes âgées : l'Island Lodge, le Carleton Lodge, le Centre d'accueil Champlain et le Centre Peter-D.-Clark. Ces foyers recueillent, utilisent et divulguent des renseignements personnels sur la santé de leurs résidents conformément à la Loi sur les foyers pour personnes âgées et les maisons de repos, L.R.O. 1990, chap. H.13, à ses règlements, et aux autres lois qui visent ces résidents, comme la Loi de 1996 sur le consentement aux soins de santé, L.O. 1996, chap. 2, annexe A, afin de leur fournir des services médicaux et en établissement, ce qui inclut notamment la gestion de l'admission, des congés et du transfert des résidents et l'élaboration et la mise sur pied de leur programme de soins.

Les renseignements personnels sur la santé d'un résident sont confidentiels. Le personnel autorisé des foyers les divulgue aux membres de l'équipe médicale qui prodigue des soins au résident pour des fins médicales seulement. La divulgation à une tierce personne n'est faite qu'avec le consentement du résident ou si une autorisation légale existe de le faire sans consentement.
Remarque : Ce lien renferme d'autres précisions concernant les pratiques des foyers en matière de renseignements personnels et de protection de la vie privée

Médecin chef en santé publique et Direction de la santé publique :

La Direction de la santé publique d'Ottawa, sous la supervision du médecin chef en santé publique, recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels sur la santé de particuliers aux fins de l'administration et de l'exécution de programmes de santé publique à Ottawa, conformément à la Loi sur la protection et la promotion de la santé, L.R.O. 1990, chap. H.7 et à ses règlements. L'utilisation de ces renseignements aux fins de la santé publique ne s'applique qu'à des contextes de salubrité communautaire (y compris l'élimination des dangers pour la santé), de prévention des maladies infectieuses (y compris les maladies transmissibles, les maladies à déclaration obligatoire et la vaccination des enfants et des adultes), de promotion de la santé, de prévention de maladies et de blessures et de services de soins à domicile.

La Direction de la santé publique collabore fréquemment avec d'autres entités du domaine de la santé, comme les praticiens de la santé et les hôpitaux. Toutefois, le médecin chef en santé publique et le personnel de la Direction de la santé publique gardent confidentiels les renseignements personnels sur la santé des particuliers et ne les divulguent qu'avec le consentement des particuliers concernés, à moins que la loi ne les autorise à le faire aux fins de la santé publique.

Remarque : Ce lien renferme d'autres précisions concernant les pratiques du médecin chef en santé publique et de la Direction de la santé publique en matière de renseignements personnels et de protection de la vie privée.

Programme d’aide aux employés

Le Programme d’aide aux employés (PAE) donne lieu à la collecte de renseignements personnels ou sur la santé dans le cadre de la prestation de services de counseling et de référence aux employés de la Ville d’Ottawa et aux membres de leur famille. Le personnel du PAE respecte la dignité de chaque client qu’il sert et avec lequel il établit une relation professionnelle. La totalité des renseignements recueillis sont réglementés par le Collège des travailleurs sociaux et des travailleurs des services sociaux de l’Ontario ainsi que par l’Association canadienne de counseling. Le personnel du PAE collabore souvent avec d’autres professionnels de la santé (médecins, psychiatres, psychologues, etc.) au nom des clients du Programme. Les renseignements ainsi obtenus sont traités sous le sceau du secret et ne sont pas divulgués sans le consentement écrit du client. Ce n’est que dans des situations extrêmes (notamment lorsque l’information est visée par une assignation à produire, que le client ou une autre personne est en danger ou qu’un enfant est victime de mauvais traitements) que l’information peut être communiquée. Le Collège des travailleurs sociaux et des travailleurs des services sociaux de l’Ontario rend compte au ministère des Services sociaux et communautaires.