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Réunions ouvertes au public et à huis clos

Aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités, les conseils municipaux et les conseils locaux sont tenus d’organiser des réunions ouvertes et accessibles au public. La Ville d’Ottawa, qui s’est dotée de nombreuses procédures en la matière, fait figure de modèle dans la province. Les réunions à huis clos doivent quant à elles respecter certaines exigences. Sur demande, un enquêteur pour les réunions peut s’informer sur une réunion à huis clos.

Enquêteur pour les réunions

Aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités, modifiée par le projet de loi 130, il incombe aux municipalités de mettre en place un processus d’enquête des plaintes concernant les réunions à huis clos et de désigner un enquêteur pour effectuer ce travail. La municipalité peut choisir de nommer un enquêteur à l’égard d’une réunion tenue à huis clos pour mener l’enquête ou, en l’absence d’une telle nomination, cette responsabilité incombera à l’ombudsman provincial.

Le Conseil municipal a opté pour la désignation d’un enquêteur chargé des réunions à huis clos afin de permettre à la municipalité d’établir des normes qui assureront l’adoption de méthodes d’enquête et de production de rapports qui seront opportunes, complètes et adaptées aux besoins. L’enquêteur travaillera de manière entièrement indépendante et autonome (c’est-à-dire qu’il ne peut s’agir ni d’un employé municipal qui exerce des fonctions à la Ville et a du personnel à sa charge, ni d’un expert-conseil ou d’un entrepreneur qui fait affaire avec la Ville) et rendra compte de ses conclusions au Conseil municipal.

Demande d’enquête

Rapports de l'enquêteur pour les réunions

Toute personne qui souhaite mettre en question la pertinence d’une réunion tenue entièrement ou en partie à huis clos peut remplir et soumettre un formulaire de demande d'enquête. L’enquêteur pour les réunions décidera si la tenue d’une enquête est nécessaire et, si tel est le cas, il mènera une enquête et présentera ses constatations et ses recommandations lors d’une réunion ouverte au public du Conseil municipal ou d’un conseil local.

Exigences des réunions ouvertes

La Ville d’Ottawa est un des chefs de file de la province en matière de réunions publiques et s’est déjà dotée de nombreuses procédures exemplaires à cet égard, par exemple, l’annonce des réunions, la publication des ordres du jour et des rapports sept jours avant la tenue de la réunion, la déclaration des motifs de la tenue d’une séance à huis clos et la communication des dates de publication des rapports et des décisions sur les points discutés au cours d’une telle séance.

En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, tous les conseils municipaux et conseils locaux, à quelques exceptions près, doivent tenir des réunions ouvertes au public, en ne réservant que certaines questions pour l’étude à huis clos. En outre, les réunions à huis clos peuvent dorénavant faire l’objet d’une enquête visant à déterminer leur pertinence. Le Conseil municipal va au-delà des exigences relatives à l’ouverture des réunions énoncées dans la Loi en demandant au personnel d’inclure à l’ordre du jour toute question qui sera examinée à huis clos ainsi que la raison qui justifie cette procédure, conformément à l’article 239 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Réunions ouvertes au public

Aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités, modifiée par le projet de loi 130, les conseils locaux ainsi que les conseils municipaux tiennent des réunions ouvertes et accessibles au public. La Loi contient plusieurs définitions de « conseil local » et divers conseils sont exclus de certaines parties de la Loi. Le personnel de la Ville a entrepris l’examen des services, des conseils et des commissions d’Ottawa afin de tenter de cerner les conseils locaux qui sont assujettis aux exigences de la Loi sur les municipalités.

Les entités suivantes ne sont pas des conseils locaux en vertu de la Loi sur les municipalités. Ces entités ne sont donc pas assujetties aux dispositions sur les réunions ni aux enquêteurs pour les réunions de la Ville d’Ottawa. Elles disposent de leur propre règlement à cet effet :

  • les offices de protection de la nature;
  • les commissions de services policiers;
  • les conseils scolaires;
  • les conseils de bibliothèques publiques.

Questions qui peuvent être examinées à huis clos

La grande majorité des activités des comités permanents et des délibérations du Conseil municipal de la Ville d’Ottawa se déroulent normalement sous forme de réunions ouvertes au public. Les questions étudiées à huis clos par un comité ou par le Conseil entrent dans la catégorie des sept exceptions discrétionnaires énumérées à l’article 239 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Le projet de loi 130 modifie l’article 239 de la Loi de 2001 sur les municipalités pour que soient précisées les raisons justifiant la tenue de réunions à huis clos et resserre les exigences en matière d’avis et de comptes rendus relativement aux questions examinées à huis clos.

Conformément à l’article 239 de la Loi de 2001 sur les municipalités, le Conseil municipal, un conseil local ou un comité de l’un ou de l’autre peut tenir une réunion à huis clos pour discuter de l’une des questions suivantes :

  1. la sécurité des biens de la municipalité ou du conseil local;
  2. des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local;
  3. l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par la municipalité ou le conseil local;
  4. les relations de travail ou les négociations avec les employés;
  5. les litiges actuels ou éventuels, y compris les questions dont les tribunaux administratifs sont saisis, ayant une incidence sur la municipalité ou le conseil local;
  6. les conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin;
  7. une question à l’égard de laquelle un conseil municipal, un conseil, un comité ou une autre entité peut tenir une réunion à huis clos en vertu d’une autre loi.

En outre, une réunion d’un conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité peut se tenir à huis clos lorsque l’entité satisfait aux deux conditions suivantes :

  1. La réunion a pour but l’éducation ou la formation des membres.
  2. Lors de la réunion, aucun membre ne discute ou ne traite autrement d’une question d’une manière qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil, du conseil local ou du comité.

Avant de tenir une réunion à huis clos, le Conseil municipal ou le conseil local doit faire savoir par voie de résolution que la réunion aura lieu à huis clos et préciser la nature générale de la question devant y être étudiée. Comme il a été mentionné plus tôt, le Conseil municipal doit également inclure à la résolution le sujet qui sera examiné à huis clos. De plus, un avis doit être donné au public à cet égard.

Enfin, le Conseil municipal et les conseils locaux sont tenus de consigner, sans formuler de commentaires, toute résolution, décision et autres délibérations liées aux réunions ouvertes au public ou à huis clos.

Enquête d’une réunion à huis clos

Avant le 1er janvier 2008, si un résident croyait qu’une réunion du Conseil municipal ou d’un conseil ou d’un comité local était tenue à huis clos contrairement à la Loi sur les municipalités ou au Règlement de procédure de la Ville, ou qu’il avait une question ou une plainte à savoir si la tenue à huis clos était nécessaire, le résident en question devait traduire le conseil local ou la Ville en justice. Le seul recourt dont disposait le résident pour évaluer la pertinence d’une procédure particulière était de faire appel au tribunal. Le Conseil municipal dispose maintenant d’un moyen à l’aide duquel il est possible d’enquêter beaucoup plus rapidement et sans frais pour le résident. Désormais, tout ce que le résident d’Ottawa doit faire est de faire une demande auprès de l’enquêteur pour les réunions de la Ville.

L’enquêteur pour les réunions nouvellement nommé peut faire enquête sur les réunions à huis clos des entités suivantes:

  • les conseils municipaux;
  • les commissions municipales, y compris les conseils de santé ou d’aménagement;
  • les commissions de transport;
  • tout autre conseil, commission, comité, organisme ou office local créé ou exerçant un pouvoir en vertu d’une loi à l’égard des affaires ou des objectifs d’une ou de plusieurs municipalités.

À partir du 1er janvier 2008, toute personne qui souhaite valider la pertinence d’une réunion à huis clos ou d’une partie d’une réunion tenue à huis clos d’une des entités susmentionnées n’a qu’à remplir et à soumettre un formulaire de demande d’enquête concernant les réunions à huis clos au greffier de la Ville. Après avoir obtenu le formulaire du Bureau du greffier, l’enquêteur pour les réunions décidera si la tenue d’une enquête est nécessaire et si tel est le cas, il mènera une enquête et présentera ses constatations et ses recommandations lors d’une réunion ouverte au public du Conseil municipal ou d’un conseil local.

Quiconque présente une demande d’enquête n’a pas de frais à payer.

Le processus d’enquête est le suivant :

  1. L’enquête est lancée lorsqu’un formulaire de demande d’enquête est rempli et soumis au greffier de la Ville.
  2. Le formulaire de demande d’enquête est enregistré puis transmis à l’enquêteur pour les réunions accompagné des renseignements sur la réunion recueillis d’abord auprès du Conseil ou du Comité.
  3. L’enquêteur pour les réunions examine ensuite la demande afin de déterminer si l’affaire nécessite une enquête plus approfondie.
  4. Si l’enquêteur décide de poursuivre les démarches, il en avise le Conseil municipal par écrit (conformément aux modalités énoncées dans la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée) et entreprend une enquête visant à recueillir tous les renseignements pertinents.
  5. À l’issue du processus d’enquête, l’enquêteur soumet ses constatations et ses recommandations au Conseil municipal ou au conseil local.
  6. L’enquête est effectuée et ses résultats communiqués dans les 30 jours civils suivant le dépôt de la demande.

Il importe de noter que les dispositions relatives à l’enquête ne s’appliquent qu’aux réunions tenues à compter du 1er janvier 2008.

Demande d'enquête

Quiconque est d’avis qu’une réunion du Conseil municipal, d’un conseil local ou d’un comité a été tenue à huis clos sans motif valable ou que les procédures à cet égard n’ont pas été respectées peut soumettre une demande d’enquête.

Toutes les demandes seront transmises à l’enquêteur pour les réunions et les renseignements qui y figurent demeureront confidentiels. L’auteur d’une telle demande n’a pas de frais à payer.

Pour soumettre un formulaire de demande d’enquête sur une réunion à huis clos :

  1. remplissez le formulaire en ligne et soumettez-le; ou
  2. procurez-vous une version papier du formulaire à l’un des centres du service à la clientèle de la Ville et soumettez-le soit au Centre du service à la clientèle en mains propres, soit par télécopieur au 613-580-2416. Les formulaires dûment remplis peuvent être envoyés par courrier à l’adresse suivante :

    Greffier municipal
    Direction du greffe
    Ville d’Ottawa
    110, avenue Laurier Ouest
    Ottawa (Ontario)
    K1P 1J1