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Règlements et politiques en lien avec le Conseil, les comités et les membres

Règlement de procédure ( No 2021-24), tel que modifié par le Règlement n° 2021-356

Règlement no 2021-24 – Règlement de la Ville d’Ottawa visant à régir les délibérations du Conseil municipal et de ses comités et à abroger le Règlement no 2019-8.

En savoir plus

Règlement de procédure pour les comités consultatifs (Règlement no. 2019-44)

Annexe A - Code de conduite des membres de comités consultatifs

Code de conduite des membres de comités consultatifs

Un comité consultatif a pour but de donner des conseils judicieux au Conseil municipal et de favoriser les occasions pour le grand public de commenter les politiques et programmes au service des priorités du Conseil municipal. Compte tenu des conseils éclairés impartiaux et objectifs que les comités consultatifs offrent aux comités permanents et eu égard aux défis et aux restrictions intrinsèques qui pèsent sur ceux qui évaluent et recommandent des plans d’action de façon consciencieuse et éthique, le code de conduite qui suit a été élaboré afin d’aider tous les membres de comités consultatifs à agir de la manière qui est appropriée à leurs fonctions.

  1. Dans les délibérations du comité, dans leur correspondance écrite et électronique et dans leurs relations avec les médias, les membres du Conseil, le personnel et les membres du public, les membres des comités consultatifs doivent se comporter de manière :
    1. à réaliser le mandat et l’énoncé de mission de son comité consultatif;
    2. à respecter la procédure établie et l’autorité du président ou du vice-président du comité consultatif;
    3. à faire preuve de respect pour leurs collègues du comité, les membres du Conseil, le personnel et le public sans égard à la diversité culturelle ou linguistique et aux circonstances de vie;
    4. à respecter et à évaluer de bonne foi les points de vue divergents et opposés;
    5. à faire preuve de diligence raisonnable en se préparant aux réunions, aux occasions spéciales et aux autres événements associés au comité;
    6. à faire preuve de professionnalisme, de transparence, de responsabilité et de ponctualité dans toute tâche ou tout projet entrepris par le comité;
    7. à observer les lois, règlements, politiques et lignes directrices pertinents;
    8. à travailler de concert avec la communauté;
    9. à participer de manière significative et à faire des observations constructives au Conseil, aux comités permanents, au personnel et aux collègues du comité.
  2. Un membre de comité consultatif s’abstient de s’engager dans une campagne politique quelle qu’elle soit (municipale, provinciale ou fédérale) au nom ou en tant que membre d’un comité consultatif.
  3. Un membre de comité consultatif s’abstient :
    1. de participer à une affaire ou à une opération ou d’avoir un intérêt financier ou personnel qui est incompatible avec l’exercice de ses fonctions;
    2. de se placer dans une situation où il se sentirait obligé envers une personne qui est susceptible de profiter d’un traitement de faveur de sa part ou de chercher, de quelque façon que ce soit, un traitement préférentiel;
    3. d’accorder, dans l’exercice de ses fonctions officielles, un traitement préférentiel à un parent ou ami ou à un organisme dans lequel l’intéressé ou un parent possède un intérêt, financier ou autre;
    4. de traiter une demande adressée à la Ville en vue d’obtenir une subvention, une attribution, un contrat ou tout autre avantage dont bénéficient son conjoint, partenaire, enfant ou parent;
    5. de se placer dans une situation telle qu’il serait susceptible de tirer un avantage ou un intérêt direct ou indirect d’une affaire sur laquelle il peut peser;
    6. de tirer un profit personnel des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions officielles, lesquels ne sont pas généralement accessibles au grand public;
    7. d’accepter des cadeaux, des invitations ou des divertissements qui peuvent raisonnablement être apparentés à la contrepartie d’un traitement avantageux accordé par le conseiller ou son comité consultatif.
    1. L’article 3 ne s’applique pas aux intérêts d’un membre du fait de son appartenance à un organisme donné auquel le Conseil municipal a expressément octroyé un siège en comité consultatif.
    2. Outre l’alinéa a), il est entendu que les membres du Comité consultatif d’aménagement du territoire comprennent à dessein des personnes appartenant à des groupes professionnels qui interviennent régulièrement dans le processus de planification de la Ville. Les intérêts de ces personnes liés à l’ensemble de l’industrie ne constituent donc pas une violation de l’article 3.
  4. Tout membre d’un comité consultatif est tenu d’informer dans les plus brefs délais le greffier de la Ville ou ses mandataires qu’il pourrait être en situation réelle ou perçue de conflit d’intérêts interdite par le Code; il est tenu de respecter la décision rendue par le greffier de la Ville ou par son mandataire au sujet dudit conflit d’intérêts et n’a aucun recours.
  5. Lorsqu’un membre d’un comité consultatif estime ou est informé qu’il risque de se trouver en situation de conflit d’intérêts au sujet d’une question donnée, il est tenu :
    1. de divulguer la nature du conflit d’intérêts qui est le sien avant de passer à l’étude de la question;
    2. de quitter la pièce tant que dure l’étude de la question;
    3. de se tenir à l’écart de la discussion de ladite question ou de tout vote sur une question ou recommandation;
    4. de s’abstenir de chercher à influencer l’issue du vote avant, pendant ou après la réunion.
  6. Si un membre d’un comité consultatif n’observe pas l’une des dispositions qui précèdent, l’une des mesures suivantes pourra être prise :
    1. le comité consultatif peut le blâmer ou recommander sa destitution au comité permanent dont il relève;
    2. le greffier municipal peut donner au membre un avertissement officiel;
    3. si d’autres violations se produisent à la suite de l’avertissement officiel, le greffier municipal peut suspendre le membre et recommander sa destitution au comité permanent pertinent.
  7. Le présent Code de conduite ne vise pas les membres d’un comité consultatif qui sont aussi membres du Conseil municipal; ceux-ci sont plutôt assujettis au Code de conduite des membres du Conseil.

Code de conduite des membres du Conseil (Règlement N° 2018-400)

Règlement de la Ville d’Ottawa instituant le Code de conduite des membres des conseils et commissions locaux (Règlement N° 2018-399)

Code de conduite des membres résidents du Sous-comité du patrimoine bâti (Règlement Nº 2018-401)

Politique sur la reddition de comptes et la transparence

Approbation donnée par : Conseil municipal
Section : Bureau du greffier municipal
Date d’approbation : le 28 novembre 2007
Date d’entrée en vigueur : le 28 novembre 2007
Date de révision : le 3 décembre 2014

Énoncé

La Ville d’Ottawa encouragera la reddition de comptes et la transparence dans la gestion municipale en se fondant sur les principes suivants :

  1. Le processus décisionnel sera ouvert et transparent;
  2. Les affaires municipales seront menées dans le respect de l’éthique et de la responsabilité;
  3. Les ressources financières et les infrastructures matérielles seront gérées avec efficacité et efficience;
  4. Afin de satisfaire aux exigences de la loi, les renseignements sur l’administration municipale seront accessibles;
  5. Une réponse à toute demande, préoccupation ou plainte sera fournie dans les plus brefs délais;
  6. Les données financières, les normes de service, les rapports sur le rendement ainsi que tout autre document de responsabilisation seront mis à la disposition des résidents, dans une langue qu’ils comprennent, afin d’accroître les occasions d’examen du public et la participation des résidents aux affaires municipales;
  7. Toute nouvelle délégation de pouvoirs ou de fonctions sera assortie d’un mécanisme de reddition de comptes.

Définitions

Reddition de comptes – Principe voulant que la Ville soit obligée de rendre publiques ses actions, ses décisions et ses politiques, qu’elle en assume l’entière responsabilité et qu’elle puisse en répondre.

Transparence – Principe voulant que la Ville mène ses affaires de façon accessible, claire et visible et que ses intervenants puissent avoir droit de regard sur ses activités.

Objet

La présente politique offre des conseils permettant à la Ville d’Ottawa de s’assurer que les affaires municipales sont gérées de façon responsable et transparente et que l’accent est mis sur l’ouverture, le respect de l’éthique, le rendement et la responsabilité financière.

Champ d’application

En vertu de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la présente politique s’applique à l’ensemble des activités de la Ville d’Ottawa.

Exigences de la politique

L’engagement de la Ville d’Ottawa à faire preuve de transparence et à rendre des comptes permet d’assurer une bonne gouvernance et viabilité en se fondant sur diverses politiques, procédures et pratiques qui ont été divisées en catégories :

1. Exigences législatives

La Ville d’Ottawa fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en s’acquittant de diverses responsabilités prévues par la loi en la matière et en divulguant l’information. La Ville gère ses affaires publiquement, de façon transparente et en rendant des comptes conformément aux lois provinciales suivantes :

  1. Loi de 2001 sur les municipalités;
  2. Loi sur les conflits d’intérêt municipaux;
  3. Loi sur les infractions provinciales;
  4. Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée;
  5. Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé;
  6. Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public;
  7. Projet de loi 168, Loi de 2009 modifiant la Loi sur la santé et la sécurité au travail (violence et harcèlement au travail).

2. Responsabilité financière, surveillance et compte rendu

La Ville d’Ottawa fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en indiquant la source de ses revenus et la manière dont elle les utilise pour la prestation des services. Les politiques, les procédures et les lignes de conduite ci-dessous témoignent des pratiques exemplaires de la Ville d’Ottawa en matière de responsabilité financière, de surveillance et de compte rendu :

  1. Vérificateur externe et rapport;
  2. Bureau du vérificateur général et rapport annuel;
  3. États financiers annuels et trimestriels;
  4. Plan financier à long terme;
  5. Rapports d’étape sur les budgets de fonctionnement et d’immobilisations;
  6. Règlement sur la délégation des pouvoirs et rapports;
  7. Règlement sur les achats et rapports;
  8. Rapport d’analyse des ETP.

3. Mesure du rendement et établissement de rapports

La Ville d’Ottawa rend des comptes aux contribuables en mesurant ses progrès en matière de rendement, le degré de réalisation de ses objectifs et le respect des normes de services au moyen de divers outils axés sur le résultat. Elle s’engage à produire des rapports qui font état de son rendement dans tous ses domaines de responsabilité depuis la publication de l’information financière jusqu’à la gestion des ressources humaines et la prestation de services :

  1. Plan stratégique de la Ville et rapports sur le rendement connexes;
  2. Rapports semestriels sur le rendement soumis au Conseil;
  3. Participation à l’Initiative d’analyse comparative des services municipaux de l’Ontario et production d’un rapport;
  4. Participation au Système de rapports sur la qualité de vie (Fédération canadienne des municipalités).

4. Administration transparente

La Ville d’Ottawa fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en interagissant avec eux par la communication, la consultation et la collaboration. Les politiques, les procédures et les pratiques suivantes garantissent que la Ville fait preuve de transparence dans l’administration de ses affaires et que les résidents sont au courant de la façon dont les décisions sont prises et mises à exécution :

  1. Règlement de procédure du Conseil;
  2. Distribution publique de l’ordre du jour des réunions du Conseil et des comités et des documents s’y rapportant;
  3. Politique de nomination (recrutement et sélection des membres des comités consultatifs, des conseils, des groupes de travail ainsi que des conseils, des commissions et des organismes externes);
  4. Règlement sur l’affichage public;
  5. Politique sur la délégation de pouvoirs/Règlement sur la délégation des pouvoirs;
  6. Politique de bilinguisme;
  7. Stratégie sur l’engagement public;
  8. Procédure – formats accessibles et soutiens à la communication;
  9. Améliorations des procédures pour les réunions publiques, comprenant un processus pour lever la séance et faire rapport à la fin des réunions, en indiquant soit la date qu’un rapport confidentiel peut être rendu public, soit une opinion juridique précisant les raisons pour lesquelles le rapport ne peut pas être rendu public, et en rendant de façon proactive les rapports confidentiels publics à la date prévue à cet effet;
  10. Politique de divulgation systématique et de diffusion proactive;
  11. Adhérence aux principes de l’administration transparente, y compris le devoir de rendre les données accessibles au moyen de Données ouvertes Ottawa;
  12. Divulgation proactive des contrats conclus d’une valeur de 100 000 $ ou plus qui ne résultent pas d’une procédure d’approvisionnement public, ainsi que des contrats résultant d’un exercice d’approvisionnement public qui ont un intérêt public important;
  13. Divulgation proactive annuelle des activités organisées par le Bureau du protocole, ainsi que des cadeaux offerts au nom de la Ville par l’entremise du Bureau du protocole.

5. Responsabilité et normes éthiques internes

La Ville d’Ottawa a établi des politiques, des procédures et des pratiques régissant la responsabilité et les normes éthiques internes, par exemple :

  1. Code de conduite des employés;
  2. Code de conduite pour les membres de comités consultatifs;
  3. Code de conduite des membres du Sous-comité du patrimoine bâti;
  4. Politique d'embauche et d'emploi de membres de la famille;
  5. Politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs;
  6. Politique sur les ressources de nature électorale;
  7. Politique en matière de harcèlement en milieu de travail;
  8. Politique sur la violence en milieu de travail;
  9. Politique d’équité et de diversité;
  10. Politique sur la gestion des documents.

6. Cadre de responsabilisation du Conseil municipal

Le Conseil municipal d’Ottawa a renforcé son engagement en matière de responsabilisation et de transparence par la création de postes d’agent à l’intégrité et l’adoption de nouvelles politiques et pratiques, notamment :

  1. La divulgation proactive des dépenses de bureau des membres du Conseil;
  2. La nomination d’un commissaire à l’intégrité à qui le Conseil a également attribué le rôle de registrateur et enquêteur pour les réunions;
  3. L’adoption d’un code de conduite pour les membres du Conseil; 
  4. La divulgation trimestrielle par les membres du Conseil dans le Registre des cadeaux en ligne de tous les cadeaux, avantages et invitations reçus dont la valeur individuelle est supérieure à 100 $, d’une même source, par année civile (à quelques exceptions près);
  5. La divulgation trimestrielle par les membres du Conseil dans le Registre des cadeaux de tous les billets dont la valeur individuelle est supérieure à 30 $ reçus d’une même source, par année civile (à quelques exceptions près);
  6. L’adoption d’une Politique sur les événements communautaires et spéciaux et les campagnes de financement et d’une Politique sur les dépenses du Conseil;
  7. L’adoption du Règlement sur le registre des lobbyistes, y compris du Code de conduite des lobbyistes, et l’établissement d’un Registre des lobbyistes;
  8. Le rapport annuel du commissaire à l’intégrité.

Responsabilités

Le Conseil municipal et le personnel de la Ville ont la responsabilité d’adhérer aux paramètres de cette politique, de rendre compte de leurs actions et de s’assurer de la transparence des opérations municipales.

Surveillance/Inobservation de la politique

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations ayant trait à cette politique et de les transmettre aux personnes suivantes selon le cas :

  1. Lorsqu’elles concernent un membre du personnel, le chef du Service, le directeur général ou le directeur responsable du secteur et le directeur, Ressources humaines;
  2. lorsqu’il s’agit d’une réunion à huis clos, l’organisateur des réunions;
  3. lorsqu’il s’agit du Conseil, le chef du Conseil.

Fondements législatifs/administratifs

Aux termes de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, modifiée par le projet de loi 130, la Ville est tenue d’adopter et de mettre en œuvre une politique sur la reddition de compte et la transparence. La Politique sur la reddition de comptes et la transparence présente les lois, les politiques, les procédures et les pratiques auxquelles la Ville se conforme afin de favoriser la reddition de compte et la transparence.

Renseignements

Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
No de téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Dépenses de participation aux comités consultatifs – Politique

Dépenses de participation aux comités consultatifs – Politique

Approuvée par : Conseil municipal
Date d’approbation : 28 mars 2001
Date d’entrée en vigueur : 28 mars 2001
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de révision/revue : 5 décembre 2018

Énoncé

La Politique relative aux dépenses de participation de la Ville d’Ottawa traite du remboursement des frais engagés par les membres votants et les membres de réserve d’un comité consultatif.

Objet

La Politique relative aux dépenses de participation aux comités consultatifs vise à définir clairement les dépenses qui sont remboursables, les conditions du remboursement, les personnes qui peuvent s’en prévaloir et, le cas échéant, leur montant minimal ou maximal, de façon à ce que tous les membres comprennent bien ce qui constitue ou non une dépense légitime.

Champ d’application

La présente politique s’applique aux membres votants et de réserve – nommés par le Conseil – des comités consultatifs, et aussi, dans certains cas prévus par la politique, aux membres de sous-comités.

Exigences de la politique

1.0 Politique de remboursement

Tout membre votant déclaré présent et consigné comme tel dans le procès‑verbal approuvé d’une réunion peut, en soumettant les factures originales à l’appui, se faire rembourser des dépenses selon les critères suivants.

1.1. Les frais de stationnement engagés pour assister à une réunion officielle sont admissibles. Pour les frais de stationnement dans une installation de la Ville, les timbres de stationnement constituent la preuve privilégiée pour le remboursement.

1.2. Les frais de garde de personnes à charge engagés pour assister à une réunion officielle sont admissibles à un remboursement maximal de 14 $ l’heure. Le montant payable est calculé selon l’heure officielle de début et de fin de la réunion plus un maximum d’une heure pour le temps de déplacement. Les dépenses de garde de personnes à charge ne peuvent donner lieu à un remboursement par personne à charge.

1.3. Les dépenses de soins spécialisés aux personnes à charge (pour les personnes ayant des besoins exceptionnels) engagées pour assister à une réunion sont remboursables jusqu’à concurrence de 40 $ l’heure. Le montant payable est calculé selon l’heure officielle de début et de fin de la réunion plus un maximum d’une heure pour le temps de déplacement.

1.4. Les trajets de transport en commun conventionnel ou de Para Transpo pour se rendre aux réunions officielles et en revenir sont admissibles. Par contre, la politique ne prévoit pas le remboursement des laissez-passer mensuels de transport en commun conventionnel ou de Para Transpo des membres de comités consultatifs. Seuls les billets à passage simple et les paiements en argent seront remboursés.  

1.4.1    Pour les trajets en transport en commun conventionnel, un billet de correspondance d’autobus ou un rapport d’utilisation du porte-monnaie électronique PRESTO doit être soumis comme preuve de paiement. La Ville d’Ottawa remboursera le membre dès réception de la preuve.

1.4.2    Les usagers de Para Transpo doivent quant à eux soumettre un rapport d’utilisation de leur compte ParaPaie. Si un membre a payé en argent comptant, il doit transmettre par écrit les détails de son trajet au coordonnateur de son comité (c.-à-d. son numéro de client, la date et l’heure du déplacement ainsi que les points de départ et d’arrivée) aux fins de comparaison avec la preuve de paiement fournie par le service à la clientèle de Para Transpo. Une fois qu’il aura reçu la preuve de paiement, le coordonnateur du comité remboursera le membre à la prochaine réunion.

1.5. Si un membre à mobilité réduite faisant habituellement appel à Para Transpo pour ses déplacements est incapable de réserver ce service, il peut se faire rembourser une course en taxi accessible ou d’un exploitant de transport privé. Une preuve de paiement est nécessaire.

1.6. Les frais de route, dans le cas des membres qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre aux réunions officielles, sont remboursables au taux consenti aux employés de la Ville d’Ottawa (actuellement 0,54 $ le kilomètre).

1.7. Les frais de repas ou de rafraîchissement et toute autre dépense personnelle non traitée aux présentes ne sont pas remboursables.

1.8. Les participations à des réunions avec des groupes communautaires, des conseillers municipaux, des membres du personnel, des résidents ou d’autres personnes ne donnent pas lieu à un remboursement, à moins d’une disposition contraire dans la présente politique. Toutefois, l’hôte de la réunion peut offrir une certaine forme de remboursement. Des exceptions sont prévues pour les présidents (voir la section i. d) sous « Définitions »).

1.9 Les dépenses engagées par les membres pour accomplir leurs fonctions, notamment, mais sans s’y limiter, ce qui a trait aux fournitures de bureau, à l’équipement technologique ou aux appels téléphoniques, ne sont pas admissibles à un remboursement.

1.10 L’on s’attend à ce que les membres choisissent le mode de transport le plus économique et pratique dans leur situation.

2.0 Restrictions de la politique

2.1. Le personnel du Bureau du greffier municipal se réserve le droit de revoir ou de refuser toute dépense dont un membre votant ou un résident membre de réserve demande le remboursement, en invoquant une raison et une justification valables.

2.2. S’il peut être prouvé qu’un membre tente frauduleusement de se faire rembourser des frais de participation par la Ville d’Ottawa, le Bureau du greffier municipal se réserve le droit :

2.2.1.  soit de refuser d’accorder un remboursement au membre en question;

2.2.2.  soit de signaler l’incident à la Sécurité municipale ou aux autorités compétentes.

Responsabilités

Pour se faire rembourser, tout membre d’un comité consultatif doit soumettre un reçu original.

Il incombe aux coordonnateurs de comité de mettre la politique en application et de veiller à ce que tous les membres des comités consultatifs, y compris les membres de réserve, la connaissent bien.

En cas de différend, le greffier municipal, ou son mandataire, examinera la demande et fera connaître sa décision finale au membre concerné.

Surveillance/Non-respect

Toute réclamation doit être effectuée à l’aide d’un formulaire, et le remboursement doit être autorisé par le gestionnaire de programme, Services au Conseil municipal et aux comités.

Le Bureau du greffier municipal se réserve en outre le droit d’assurer ponctuellement un suivi et une vérification des demandes de remboursement afin de garantir l’application uniforme de la politique et de veiller à ce que les demandes de remboursement ne soient pas frauduleuses.

Tout cas de fraude soupçonné sera soumis à la Sécurité municipale ou aux autres autorités compétentes.

Le non-respect des critères de remboursement (reçus originaux, etc.) peut entraîner le rejet de la demande.

Renvois

S.O.

Autorités législatives et administratives

  • Structure proposée du comité consultatif et quasi-judiciaire et du groupe de travail (ACS2001-CRS-SEC-0016), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 28 mars 2001
  • Statut des conseils, commissions et autorités externes (ACS2001-CRS-SEC-0015), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 28 mars 2001
  • Statut des conseils, commissions et administrations externes – Mise à jour (ACS2002-CRS-SEC-0015), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 10 avril 2002
  • Examen annuel des comités consultatifs – Structure, politiques et démarche (ACS2002-CRS-SEC-0061), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 28 août 2002
  • Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2003-2006 (ACS2003-CRS-SEC-0059), dans sa version approuvée par le Conseil municipal les 3 et 10 décembre 2003
  • Règlement de procédure pour les comités consultatifs, examen de mi-mandat de la Politique de nomination et de la politique sur les dépenses de participation (ACS2006-CRS-SEC-0005), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 25 janvier 2006
  • Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2006-2010 (ACS2006-CMO-OCM-0012), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 6 décembre 2006
  • Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2010-2014 (ACS2010-CMR-CCB-0106), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 8 décembre 2010
  • Renouvellement des comités consultatifs afin de soutenir le mandat du conseil (ACS2012-CMR-CCB-0032), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 12 septembre 2012
  • Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2018-2022 (ACS2018-CCS-GEN-0028) dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 5 décembre 2018

Définitions

 i. Réunion officielle :

a)    réunion trimestrielle du comité consultatif;

b)    toute réunion officielle d’un sous-comité ou d’un groupe de travail approuvée par le comité consultatif;

c)    réunion de tout comité consultatif auprès duquel un membre a été nommé à titre d’agent de liaison;

d)    une réunion pour laquelle il existe une motion ou un procès-verbal qui montrent que le membre a été expressément mandaté pour y participer au nom du Comité, à une date et à une heure en dehors d’une réunion ordinaire du comité consultatif;

e)    une réunion d’un comité permanent où un représentant officiel du comité consultatif donne une présentation;

f)     une conférence, une allocution ou toute autre activité dans le cadre de laquelle un membre est officiellement nommé par le comité pour le représenter.

ii. Présence : un résident membre votant est réputé avoir assisté à une réunion si sa présence est consignée dans le procès-verbal approuvé de la réunion. Si la demande de remboursement concerne la réunion d’un sous-comité ou d’un groupe de travail à laquelle aucun coordonnateur de comité n’était présent, le procès-verbal doit au moins comprendre la date, l’heure, la durée, le lieu, la liste des personnes présentes et les sujets abordés. Un membre votant du comité est chargé de consigner l’heure, la date, les sujets abordés et le nom des personnes présentes et de transmettre cette information au coordonnateur du comité.

iii.  Garde de personnes à charge ayant des besoins exceptionnels : une personne à charge est réputée avoir des besoins exceptionnels si le membre fournit une attestation du médecin indiquant que la personne à charge a besoin de soins spécialisés pendant que le membre s’absente de chez lui. Cette clause prévoit le remboursement de frais de garde de personne à charge au-delà du plafond normalement autorisé de 14 $ l’heure. Cette exception s’applique aux personnes qui s’occupent d’un enfant ou d’un adulte nécessitant des soins spéciaux (p. ex., un partenaire, un parent ou un enfant adulte).

iv. Dépenses découlant d’un handicap : toute dépense nécessaire pour offrir un service sans lequel le membre ayant un handicap ne peut prendre part à la réunion (p. ex., intermédiaire, interprète, sous‑titrage en temps réel, documents en braille).

v.  Trajet en autobus/Para Transpo : un remboursement sera accordé pour tout trajet d’autobus supplémentaire qu’un membre effectue pour se rendre à la réunion. Un billet de correspondance d’autobus ou un reçu est considéré comme une preuve de paiement acceptable.

vi. Frais de route : les frais de route seront calculés par le coordonnateur du comité en fonction de la plus courte distance à couvrir pour se rendre à la réunion et en revenir, que ce soit à partir du lieu de travail, du domicile ou de la destination la plus proche du membre.

vii. Stationnement : le fait de garer, pour une courte ou longue durée, un véhicule personnel dans une aire surveillée ou non. La présentation d’un reçu étant nécessaire pour obtenir un remboursement, se garer à un parcomètre où aucune preuve physique de paiement n’est fournie ne donne pas droit à un remboursement, pas plus que les éventuelles contraventions de stationnement reçues pendant la participation à une réunion.

viii. Membre de réserve : un résident préapprouvé dans le cadre d’un processus de sélection, mais non nommé pour siéger à un comité consultatif et inscrit sur une liste de membres de réserve pouvant être appelés à y siéger si une place se libérait en cours de mandat. Même s’il peut obtenir l’autorisation d’un comité consultatif d’assister à une réunion, le membre de réserve n’a ni l’autorité, ni les pouvoirs dévolus à un résident membre en règle : il ne peut pas voter aux réunions et n’est pas un représentant officiel d’un comité, mais peut tout de même se prévaloir des dispositions de la Politique municipale relative aux dépenses de participation aux comités consultatifs (la participation aux réunions du comité consultatif est purement volontaire, et le choix de ne pas y assister ne rend pas le membre de réserve inadmissible à être appelé à combler un siège vacant ni à devenir ultérieurement un résident membre votant).

ix. Membre d’un sous-comité ou d’un groupe de travail : un résident qui n’est pas membre d’un comité consultatif, mais qui a été invité par un tel comité à faire partie d’un sous-comité ou d’un groupe de travail en raison de ses connaissances ou compétences particulières, que les membres votants du comité ne possèdent pas. Les membres d’un sous-comité ou d’un groupe de travail sont admissibles aux dépenses découlant d’un handicap.

Demandes d’information

Pour en savoir plus sur la présente politique, communiquer avec la personne suivante :

Gestionnaire de programme, Services au Conseil municipal et aux comités
Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)  K1P 1J1
613-580-2424, poste 28136

Annexes

S.O.

 

Politique de nomination – Citoyens membres de comités consultatifs, de conseils, de groupes de travail de la Ville, et de conseils et commissions externes

Approuvé par : Conseil municipal  
Date d’approbation : 28 mars 2001
Date d’entrée en vigueur : 9 décembre 2020
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de la révision : 9 décembre 2020

Énoncé de politique

La Politique de nomination régit le processus de recrutement et de sélection de tous les citoyens nommés par le Conseil municipal pour siéger aux divers comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville d’Ottawa ainsi qu’aux conseils et commissions externes.

Objet

La Ville d’Ottawa s’engage à favoriser la participation équitable et inclusive du public aux conseils, comités et autres instances qui régissent, informent et éclairent le travail de la Ville. Elle vise par conséquent à assurer une diversité de représentation dans toutes ces instances qui reflète la démographie de la ville d’Ottawa.

Afin de favoriser la participation, la Ville adoptera une stratégie de communication et des politiques proactives et une stratégie de recrutement ciblée correspondant aux concepts généraux d’accessibilité, d’équité et de diversité pour faire en sorte que tous les citoyens et citoyennes aient une chance égale de siéger comme membres aux comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions, comités quasi judiciaires, de même qu’aux conseils et commissions externes. Cet énoncé de principe est adopté dans le but de refléter la démographie diversifiée d’Ottawa incluant les Autochtones, les membres de minorités visibles, les femmes et les personnes de diverses identités de genre, les membres des communautés LGBTQ+, les francophones et les personnes appartenant à d’autres groupes linguistiques, et les personnes vivant en milieu rural et en milieu urbain.

Champ d’application

Les points suivants s’appliquent aux nominations de citoyens par le Conseil municipal aux comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commission et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi qu’aux conseils et commissions externes pour lesquels la Ville est censée nommer un membre citoyen.

Exigences de la politique

Qualification des membres

  1.  
    1. Tous les membres nommés par le Conseil doivent habiter la Ville d’Ottawa et continuer d’y demeurer pendant la durée de leur mandat.
    2. Tous les membres nommés par le Conseil doivent être âgés d’au moins 18 ans.
    3. Les employés permanents à temps plein de la Ville d’Ottawa ne peuvent pas faire partie, en qualité de membre citoyen, d’un comité ou d’un conseil pour lesquels la Ville est censée nommer un membre citoyen.

Mandat

  1.  
    1. La durée du mandat est généralement de deux ou de quatre ans, et le mandat des membres correspondra à celui du Conseil. Les membres peuvent siéger durant la période la plus longue correspondant à deux mandats consécutifs ou à huit années consécutives au sein d’un même comité ou conseil (maximum de huit ans), sous réserve des points 2.2 et 2.5 ci-après.
    2. Une personne nommée pour une partie de mandat occupe son poste jusqu’à la fin dudit mandat. Cette personne, si elle a été nommée pour un mandat provisoire d’une durée ne dépassant pas un an, peut être admissible à une nouvelle nomination pour deux mandats complets.
    3. Les membres qui ont accompli deux mandats consécutifs doivent attendre au moins un an avant de pouvoir se représenter en vue d’une nomination au sein d’un même comité ou conseil; ils peuvent cependant présenter leur candidature à un autre comité pendant cette période.
    4. Les membres qui souhaitent accomplir un mandat supplémentaire doivent présenter à nouveau leur candidature et passer par toutes les étapes du processus de sélection approuvé.
    5. Les restrictions en matière de limites de mandat ne s’appliquent pas aux offices de conservation. (Rapport ACS2006-CRS-CCB-0005 approuvé par le Conseil le 25 janvier 2006.)
    6. Les membres citoyens ne peuvent siéger qu’à un seul comité ou conseil à la fois.
    7. Après l’expiration de leur mandat, les membres continuent de siéger au comité ou conseil jusqu’à ce qu’ils soient renommés ou remplacés (sujet à l’examen de la gouvernance de fin de mandat).
    8. La durée du mandat et la composition de certains conseils, de certaines commissions ou certaines autorités, ou de certains comités quasi judiciaires externes, ainsi que les qualifications requises pour y siéger, peuvent différer en fonction de ce qui est prescrit par une loi ou par un règlement municipal, qui aurait préséance sur la présente politique.
    9. Dans le cas des comités consultatifs de la Ville d’Ottawa, pour assumer leurs fonctions et les conserver au sein d’un comité consultatif, chaque membre devra suivre au moins une séance d’orientation et lire et signer le Code de conduite des membres des comités consultatifs.

Composition

  1.  
    1. La composition des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commission et comités quasi judiciaires de la Ville, ainsi que des conseils et commissions externes, doit, dans la mesure du possible, atteindre l’équilibre entre un éventail de domaines de compétences techniques et d’autres représentations.
    2. Dans la mesure du possible, la composition doit refléter la diversité et les caractéristiques démographiques de la Ville d’Ottawa, notamment au chapitre du sexe, de la langue officielle, de la représentation géographique, de la race et de l’invalidité.
    3. Les nominations devraient être proposées en ne perdant pas de vue l’objectif de la Ville d’Ottawa qui vise à ce que la représentation des femmes dans tous les comités consultatifs atteigne 50 pour cent.

Recrutement

  1.  
    1. Le recrutement des membres pour doter des postes au sein des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires ainsi que des conseils et commissions externes se fera au début du mandat du Conseil municipal et de nouveau à mi-mandat approximativement..
    2. Nous adopterons et suivrons les principes d’équité et d’adaptation pour tous les candidats en imposant des échéances pour la réception des candidatures et en appliquant les mêmes critères de sélection et procédures d’entrevue (questionnaire) pour tous les candidats.
    3. Le processus de recrutement et de sélection de citoyens comportera des annonces (destinées aux candidats intéressés), placées par le Bureau du greffier municipal, dans les journaux communautaires quotidiens ou hebdomadaires, conformément à la politique sur la publicité de la Ville, ainsi que sur le site Web de la Ville. Les annonces seront aussi diffusées dans les centres du service à la clientèle et les bibliothèques. De plus, dans le cas de certains comités, on tentera d’adapter le processus de recrutement en ciblant plus spécifiquement, mais non exclusivement, les groupes particuliers qui pourraient compter des candidats éventuels.
    4. Les annonces pourront comprendre ce qui suit  :
      1. La fonction ou un bref énoncé du mandat des organes visés par le processus de recrutement;
      2. La fréquence et les dates et heures des réunions, ainsi que toute autre attente relative à la participation des membres, si possible;
      3. Les politiques municipales qui guident le processus de sélection ou le fonctionnement du comité;
      4. L’estimation du temps que les membres devront consacrer à leurs fonctions;
      5. Des renseignements sur la manière de remplir une demande;
      6. L’invitation à choisir un comité/conseil d’intérêt ou à prioriser les comités/conseils d’intérêt;
      7. La précision qu’on ne peut être nommé qu’à un seul comité, conseil, groupe de travail, sous-comité, comité quasi judiciaire de la Ville ou une seule commission, ou qu’à un seul conseil ou une seule commission externe à la fois.
    5. Candidatures
      1. Toutes les candidatures présentées doivent décrire les qualifications, les compétences particulières, les intérêts et les antécédents pertinents au comité. Elles peuvent aussi comporter un énoncé de travail, d’expérience de vie et d’éducation ou un curriculum vitæ.
      2. Toutes les candidatures doivent être envoyées au Bureau du greffier municipal où elles seront traitées.
      3. Le Bureau du greffier municipal accusera réception de toutes les candidatures reçues.
      4. Une évaluation préalable sera effectuée, et seules les candidatures répondant aux critères établis à la section 1 de la présente seront conservées pour l’étape suivante.
      5. Pour être examinée, toute candidature doit être reçue avant la date limite publiée.
      6. Les gens sont invités à ne soumettre leur candidature que pour les comités/conseils qui les intéressent, plutôt que pour tous les comités ou plusieurs d’entre eux.
      7. Les personnes qui soumettront leur candidature à plusieurs comités/conseils doivent établir un ordre de priorité pour leurs préférences.
    6. Sélection
      1. Au début de chaque nouveau mandat du Conseil municipal, et sur recommandation du Comité des candidatures, le Conseil nommera au moins deux conseillers municipaux à chaque comité de sélection chargé d’examiner les candidatures et de formuler des recommandations au Conseil. Au besoin, durant le mandat du Conseil, le comité permanent pertinent ou le Comité des candidatures recommandera au Conseil municipal des candidats aux comités de sélection.
      2. Le coordonnateur du comité fournira conseils et assistance au comité de sélection.
      3. Les membres de chaque comité de sélection se réuniront pour déterminer les critères de sélection en fonction de l’expertise particulière dont a besoin le comité, le conseil, le conseil ou la commission externes, et de la nécessité que l’organe soit représentatif de la communauté (tel que précisé à la rubrique Composition); ils prépareront les questions à poser à chaque candidat pendant les entrevues, et examineront les candidatures en regard de ces critères afin de déterminer quels candidats seront soumis à une entrevue. Il est recommandé que les comités de sélection tiennent des entrevues pendant l’examen de nouveaux candidats à un comité ou conseil ou de ceux qui posent une nouvelle fois leur candidature. Dans le cas de membres qui font une demande pour un deuxième mandat, le comité de sélection pourrait renoncer à la partie entrevue.
      4. Le comité de sélection formulera des recommandations quant aux personnes à nommer et produira une liste de réserve des personnes qui pourraient être nommées en cas de libération d’un poste avant la fin d’un mandat.
        1. La liste de réserve sera conservée jusqu’à la prochaine annonce de postes vacants pour ce comité ou conseil en particulier. Le nombre de membres à inscrire à la liste de réserve est déterminé à la discrétion du comité de sélection.
        2. Si un siège se libère avant la fin du mandat, le comité de sélection se réunira de nouveau afin de sélectionner un candidat à partir de la liste de réserve tout en veillant à respecter l’équilibre démographique et les compétences du comité dans son ensemble.
      5. Le Bureau du greffier municipal transmettra les recommandations du comité de sélection au comité permanent pertinent et au Conseil municipal (ou Comité des finances et du développement économique, s’il n’y a pas de comité permanent assigné), sous forme de rapport public.
      6. Le Bureau du greffier municipal avisera tous les candidats de la situation de leur demande.
      7. Si un nombre insuffisant de candidatures est reçu par rapport au nombre de postes à doter, le comité de sélection pourra demander au Bureau du greffier municipal de prolonger la date limite des candidatures ou d’entreprendre un processus de recrutement ciblé (campagne auprès d’organismes précis).

Présence

  1.  
    1. Le coordinateur du comité/conseil communiquera avec tout membre d’un comité, conseil, groupe de travail, sous-comité, comité quasi judiciaire de la Ville ou d’une commission, ou d’un conseil ou d’une commission externes qui a manqué deux réunions ordinaires consécutives du comité afin de confirmer son engagement.
    2. Si ce membre manque la réunion suivante, sans y avoir été autorisé par une résolution du Comité, son siège sera déclaré vacant et le comité de sélection choisira la prochaine personne qualifiée qui figure sur la liste de réserve de ce comité/conseil sera automatiquement appelée à pourvoir le poste vacant.
    3. S’il ne reste aucun membre de réserve sur la liste pour doter le poste, alors celui ci restera vacant jusqu’au prochain processus de recrutement. Le processus de recrutement ne sera déclenché à une date autre que celle du recrutement ordinaire que si le nombre de membres siégeant au comité n’est plus que le nombre requis pour obtenir le quorum, plus un membre. Le processus de recrutement peut aussi être déclenché si plusieurs postes doivent être pourvus au sein de plusieurs comités/conseils, et que les coûts et ressources humaines le justifient.
    4. À des fins de documentation et d’information, le coordonnateur du comité  préparera et enverra au comité permanent concerné un « avis d’information   distribuée antérieurement » indiquant la nomination du candidat de réserve à titre de membre ayant droit de vote.

Sous-comités et groupes de travail

  1.  
    1. Les comités consultatifs et conseils de la Ville peuvent créer des sous-comités  ou groupes de travail chargés de traiter des aspects particuliers de leur mandat. Ces sous-comités ou groupes de travail peuvent être formés de personnes qui ne sont pas membres du comité/conseil, et ces nominations ne nécessitent pas l’approbation du Conseil municipal. Cependant, ces sous-comités doivent compter parmi leurs membres ayant droit de vote un minimum d’un tiers des membres du comité ou conseil.
    2. Les sous-comités ne reçoivent qu’un soutien administratif minimal se limitant à la réservation des salles et à l’obtention de matériel, si nécessaire.

Exceptions

  1.  
    1. La présente politique ne s’applique pas aux conseils constitués en société dont la Ville est l’unique actionnaire (par ex., Ottawa Hydro, Société de logement communautaire d’Ottawa, Société d’aménagement des terrains communautaires d’Ottawa) ni à des conseils où les pouvoirs de faire une nomination ont été délégués au maire (p. ex., l’Administration de l’Aéroport d’Ottawa).
    2. Certaines dispositions de la présente politique peuvent ne pas s’appliquer lorsqu’il y a conflit avec les exigences stipulées dans la loi, notamment mais sans s’y limiter, la Loi sur les bibliothèques publiques, la Loi sur les services policiers et la Loi sur les offices de protection de la nature.

Responsabilités

Le Bureau du greffier municipal est responsable de l’administration des nominations aux comités consultatifs, aux conseils et aux groupes de travail ainsi qu’aux conseils, commissions et autorités externes, conformément à la présente politique. Il incombe aux comités de sélection d’examiner les candidatures et de formuler des recommandations au Conseil conformément à la présente politique.

Contravention/Non-respect

Tout manquement à la présente politique peut donner lieu à l’intervention, la coordination ou la nomination inadéquate de citoyens au sein des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commission et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi qu’aux conseils et commissions externes. L’application irrégulière de la présente politique peut nuire à l’ouverture, à l’accessibilité et à l’objectivité du processus de nomination de citoyens.

Renvois

Sans objet.

Autorités législatives et administratives

  • Rapport sur l’examen de la structure de gestion publique 2018-2022 (ACS2018-CCS-GEN-0028), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 5 décembre 2018.
  • Rapport sur l’examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2018-2022 (ACS2020-OCC-GEN-0006), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 9 décembre 2020.

Définitions

Sans objet.

Demandes de renseignements

Prière d’adresser toute demande de renseignements au :

Bureau du greffier municipal

Ville d’Ottawa

110, avenue Laurier Ouest

Ottawa (Ontario)  K1P 1J1

Tél. : 613-580-2424, poste 28136

Annexes

Sans objet

Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 8 mai 2013
Date d’entrée en vigueur : Le 1 juillet 2013
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif)

Portée

La présente politique complète le Code de conduite des membres du Conseil et la Politique sur les dépenses du Conseil, et elle n’a pas pour but d’influer sur le droit d’un membre du Conseil :

  • d’utiliser son budget alloué aux services de la circonscription pour organiser ou appuyer des activités communautaires, sous réserve de la Politique sur les dépenses du Conseil;
  • d’inciter des électeurs, des entreprises et d’autres groupes à appuyer des activités communautaires présentées par des tierces parties dans le quartier du conseiller ou ailleurs dans la ville;
  • de jouer un rôle en tant que conseiller ou membre d’une organisation qui présente des activités communautaires dans son quartier;
  • de faire équipe avec la Ville et ses organismes pour la présentation d’activités communautaires.

Activités communautaires organisées par des membres du Conseil

Il arrive que des membres du Conseil sollicitent et obtiennent des dons ou des commandites en vue d’organiser des activités au nom de la population de leur quartier, de la Ville ou d’un organisme de bienfaisance local. Aux fins de cette politique et des politiques connexes, ces activités sont qualifiées « d’activités de bienfaisance ». Les membres du Conseil qui organisent une activité de bienfaisance :

  • doivent ouvrir un compte de la Ville auprès du directeur, Services de soutien du Conseil municipal;
  • doivent rendre compte de la totalité des fonds, biens et services donnés, et notamment fournir la liste des personnes et organismes ayant fait un don;
  • doivent rendre compte des dépenses et distributions faites en vue de l’activité;
  • doivent, sauf approbation préalable du commissaire à l’intégrité, s’abstenir de solliciter ou d’accepter des dons d’un lobbyiste ayant une inscription active au Registre des lobbyistes, de ses clients ou de ses employés;
  • doivent s’abstenir d’utiliser les fonds, biens ou services reçus pour l’activité à des fins non liées à celle-ci;
  • doivent rendre compte de ces activités chaque année dans le cadre du processus de divulgation publique, compte tenu du fait que la préparation d’une activité de bienfaisance peut prendre plusieurs mois;
  • doivent, au cours d’une année d’élections, s’abstenir de solliciter des dons ou des commandites pour un événement qui n’a pas été présenté au cours des deux années précédentes ainsi que d’accepter des dons ou de présenter un nouvel événement financé au moyen de dons ou de commandites après qu’ils ont déposé leurs documents de candidature en vue de leur élection à un poste à la Ville d’Ottawa. Des exemptions peuvent être accordées au cas par cas, avec l’approbation du commissaire à l’intégrité.
    Une activité est considérée comme ayant été présentée au cours des deux années précédentes si elle répond aux critères suivants :
    • possède un nom ou un titre très semblable, sinon identique.
    • a lieu à peu près à la même période;
    • vise le même objectif général.
  • peuvent, dans le cas des activités annuelles, reporter une partie raisonnable des fonds de fonctionnement à une année ultérieure;
  • doivent, à la fin de leur mandat, rendre les fonds demeurant dans les comptes à l’organisme de bienfaisance ou à l’organisation concernés ou les verser au budget administratif du Conseil, comme s’il s’agissait d’un excédent au budget alloué aux services de la circonscription, selon le cas.

Soutien d’activités et d’événements de bienfaisance

Les membres du Conseil sont appelés à aider et à soutenir divers organismes de bienfaisance, clubs philanthropiques et associations communautaires sans but lucratif. Ainsi, les membres du Conseil soutiennent leur communauté de diverses façons, notamment :

  • en acceptant des rôles honorifiques dans des organisations;
  • en associant leur nom à des organisations et à des événements afin de faciliter la collecte de fonds;
  • en incitant la communauté et les entreprises à consentir des dons à des organismes de bienfaisance enregistrés, à des organismes sans but lucratif ou à d’autres groupes communautaires.

En tant que dirigeants municipaux et titulaires de charges publiques, les membres du Conseil qui donnent leur appui à des activités et à des projets communautaires doivent faire preuve de transparence dans leur participation et doivent s’acquitter de leurs services à la communauté d’une manière qui favorise la confiance du public. Les membres du Conseil ne doivent pas user de l’influence liée au poste qu’ils occupent à des fins autres que la réalisation en toute légalité de leurs fonctions officielles et à des fins autres que municipales.

Au moment de s’engager à soutenir une tierce partie qui organise une activité de bienfaisance ou de financement, les membres du Conseil doivent divulguer tous les faits importants au commissaire à l’intégrité et obtenir son opinion écrite en faveur de l’activité afin de confirmer qu’il n’existe aucun conflit entre les intérêts privés du membre et sa charge publique.

Dans l’éventualité où le commissaire à l’intégrité fournit son opinion écrite en faveur de l’activité, les membres doivent :

  • s’assurer qu’eux-mêmes et leur personnel ne solliciteront pas des fonds directement et qu’ils ne recevront pas de fonds sollicités par l’organisation;
  • veiller à ce que tous les fonds soient payables directement à l’organisation et à ce que tous les dons en nature aillent directement à l’organisation;
  • veiller à ce que leur engagement et leur appui ne demandent pas beaucoup de temps au personnel et (ou) n’exigent pas des ressources de la part de la Ville;
  • s’abstenir de participer directement aux décisions concernant l’affectation des fonds ou la détermination des récipiendaires des fonds et ne pas être liés aux aspects financiers de ces activités externes sans l’approbation préalable du commissaire à l’intégrité;
  • veiller à ce que, si l’organisation recueille une somme supérieure à 25 000 $ (déduction faite des dépenses), elle soit encouragée à publier des états financiers vérifiés énumérant les recettes, les dépenses, les donateurs et les sommes versées aux récipiendaires.

Politique sur les dépenses du conseil

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 8 mai 2013
Date d’entrée en vigueur : Le 1 juillet 2013
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif)

Aperçu de la politique

La Politique sur les dépenses du Conseil fournit des directives aux membres du Conseil quant aux dépenses qui les soutiennent dans l’exécution de leurs obligations prévues par la loi à titre de représentant élu. Le budget alloué aux services de la circonscription a comme objectif de fournir des ressources aux membres afin qu’ils puissent :

  • gérer leurs bureaux à l’hôtel de ville et dans leur quartier pour les soutenir dans leur rôle;
  • tenir des réunions et communiquer avec leurs électeurs et d’autres intervenants;
  • soutenir et promouvoir des activités ou des groupes communautaires dans leur quartier et dans la communauté élargie;
  • représenter la Ville à l’occasion de cérémonies, d’événements et de conférences.

La Politique vise à :

  • fournir une marge de manœuvre aux membres afin qu’ils puissent affecter les ressources de la façon la plus efficace pour répondre à leurs besoins précis;
  • éclaircir les processus que les membres et leur personnel doivent utiliser pour gérer leur budget en simplifiant et en exposant les règles dans les grandes lignes;
  • reconnaître la responsabilité des membres par rapport à la gestion des ressources de la Ville qu’on leur a allouées.

Les principes suivants doivent être appliqués dans l’interprétation de la présente Politique :

  1. Autonomie du Conseil
  • Le Conseil municipal, en tant qu’organe décisionnel de la Ville, est un organe séparé et distinct de l’organe administratif de la Ville.
  • L’autonomie du Conseil est prévue dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
  1. Intégrité du Conseil
  • L’intégrité du Conseil dans son ensemble et des bureaux des membres doit être protégée.
  • Les intérêts du Conseil municipal dans son ensemble sont plus importants que les intérêts des membres particuliers.
  1. Responsabilisation
  • Les membres sont les régisseurs des ressources de la Ville et, en fin de compte, sont responsables envers le public et leurs électeurs du type et du niveau de dépenses engagées.
  • Puisque les membres utilisent des fonds publics pour exercer leurs fonctions, le public s’attend à ce que ces fonds soient utilisés uniquement pour l’exécution des fonctions publiques.
  • Les dépenses des membres doivent être raisonnables et doivent correspondre aux attentes du public envers un représentant élu.
  • Les frais professionnels et les frais personnels des membres doivent demeurer séparés.
  1. Transparence
  • Le public a le droit d’être tenu au courant de la façon dont les fonds publics alloués aux membres sont dépensés.
  • Le droit du public d’obtenir de l’information sur les dépenses des membres doit être soupesé par rapport au besoin de protéger la vie privée et les renseignements personnels, et suffisamment de temps doit être accordé pour la comptabilité et le rapprochement adéquat des dépenses.
  1. Marge de manoeuvre et limites
  • Les membres ont besoin d’une marge de manoeuvre suffisante pour remplir leur rôle, gérer leur bureau et défendre les intérêts publics.
  • Les membres participent à la vie de leur communauté différemment.
  • Les dépenses ne doivent pas être en conflit avec d’autres lois et politiques connexes (p.ex., la Politique sur les ressources liées aux élections).
  • Tous les principes et les règles de comptabilité et de vérification liés à la Loi de l’impôt sur le revenu doivent être respectés.

Une exemption écrite à cette Politique peut être accordée par le greffier municipal en consultation avec le commissaire à l’intégrité au besoin.

Cadre législatif

Le cadre législatif sur lequel s’appuie la Politique sur les dépenses du Conseil est la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’article 224 de la loi décrit le rôle du Conseil municipal :

  • représenter le public et tenir compte du bien-être et des intérêts de la municipalité;
  • élaborer et évaluer les politiques et les programmes de la municipalité;
  • déterminer les services que fournit la municipalité;
  • faire en sorte que des politiques, des pratiques et des procédures administratives de même que des politiques, des pratiques et des procédures en matière de contrôle soient en place pour mettre en oeuvre les décisions du Conseil;
  • veiller à la responsabilisation et à la transparence des activités de la municipalité,
  • y compris les activités de ses cadres supérieurs;
  • préserver l’intégrité financière de la municipalité;
  • exercer les fonctions du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

L’article 225 décrit également le rôle du maire en tant que président du Conseil :

  • agir en tant que premier dirigeant de la municipalité;
  • présider les réunions du Conseil pour que ses travaux puissent être effectués avec efficience et efficacité;
  • faire preuve de leadership dans ses rapports avec le Conseil;
  • fournir des renseignements et faire des recommandations au Conseil à l’égard de son mandat d’assurer la mise en place de politiques administratives, de responsabilisation et de transparence;
  • représenter la municipalité aux cérémonies et aux réceptions officielles;
  • exercer les fonctions du président du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

Affectation et gestion du budget

Affectation du budget

Budget alloué aux services de la circonscription des membres du Conseil

Les membres du Conseil disposent d’un budget alloué aux services de la circonscription pour le fonctionnement de leur bureau. Parmi les dépenses acceptables figurent les dépenses relatives aux activités communautaires, les contributions, les dons et les commandites, les fournitures de bureau et la dotation en personnel. Les membres du Conseil ne peuvent pas dépenser une somme supérieure à celle allouée dans le budget alloué aux services de la circonscription.

Les membres du Conseil sont responsables de tout déficit et doivent le rembourser personnellement. Ni les déficits ni les excédents ne peuvent être reportés à une année subséquente. Cette disposition est particulièrement importante dans une année d’élections puisqu’il doit y avoir suffisamment de fonds dans les coffres pour que le représentant nouvellement élu puisse gérer son bureau.

Lorsque le budget alloué aux services de la circonscription d’un membre semble afficher un déficit, le greffier municipal ou son mandataire en avisera immédiatement le membre par écrit et, de concert avec le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, travaillera avec le membre pour régler le problème.

Budget administratif du Conseil

Le greffier municipal a la responsabilité de surveiller le budget des représentants élus. Sous la surveillance du gestionnaire des Services au Conseil municipal et aux comités, le budget administratif du Conseil est utilisé pour financer une gamme d’articles communément utilisés dans chaque bureau et pour couvrir d’autres dépenses de soutien du Conseil ou requises en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Le salaire, les avantages et l’indemnité de déplacement des membres du Conseil sont puisés dans le budget administratif du Conseil. Les frais de voyage des membres lorsqu’ils participent à des conférences, à des réunions de comités et de commissions d’organismes municipaux ou à d’autres activités semblables peuvent aussi être payés à même ce budget, conformément aux politiques et aux procédures pertinentes.

Lignes directrices sur les dépenses et méthodes comptables

Les demandes de remboursement des dépenses des membres doivent respecter les principes comptables et de vérification fondamentaux ainsi que les lignes directrices suivantes :

  • Les dépenses doivent être liées aux activités de la Ville d’Ottawa; les membres et leur personnel ne peuvent demander le remboursement de dépenses de nature personnelle.
  • Les dépenses doivent correspondre à ce qui est permis dans le Manuel administratif des conseillers.
  • Les dépenses ne doivent pas créer, ni donner l’impression de créer, un conflit d’intérêts en raison de l’achat de biens ou services d’un membre de la famille du conseiller ou d'un membre de la famille de son personnel.
  • Les dépenses doivent avoir été engagées par les membres ou leur personnel. Le remboursement des dépenses engagées par des tiers n’est pas permis.
  • Les budgets des membres ne doivent pas être utilisés au profit de certains citoyens particuliers ou d’entreprises particulières (p.ex., pour payer des pénalités fiscales, des contraventions, de voyages personnels).
  • Les conseillers et leur personnel doivent fournir une documentation adéquate, y compris les originaux des reçus détaillés et une ventilation des taxes, pour appuyer toutes leurs demandes de remboursement de dépenses. La seule présentation de reçus ou de relevés de carte de crédit n’est pas suffisante et ne sera pas acceptée. En cas d’achat en ligne, une copie de la confirmation doit être jointe à la demande. Les conseillers ou leur personnel autorisé doivent signer directement toutes les factures et tous les reçus originaux. Les documents portant seulement un timbre de signature ou une signature électronique ne seront pas acceptés.
  • La délégation du pouvoir de signature au personnel doit être consignée dans le formulaire approprié et remise au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire avec l’échantillon des signatures avant la première opération.
  • Les factures doivent inclure une description des biens achetés ou des services rendus, le coût, les taxes applicables et le numéro d’inscription aux fins de la TPS. Si le numéro d’inscription aux fins de la TPS n’est pas fourni, l’adjoint du membre doit communiquer avec le fournisseur pour l’obtenir.
  • La Ville d’Ottawa est exonérée de payer la TPS. La TPS versée aux fournisseurs ne sera pas comprise dans le montant imputé au budget alloué aux services de la circonscription du membre.
  • Les biens matériels et intellectuels achetés par l’entremise du budget alloué aux services de la circonscription appartiennent au bureau et non au membre. Les reçus originaux et une photo de l’achat sont requis aux fins d’inventaire.
  • Tous les dons de bienfaisance financés à même le budget alloué aux services de la circonscription doivent être faits par chèque, par dépôt direct ou avec une carte pour petits achats et tous les reçus pour dons de bienfaisance doivent être libellés au nom de la Ville d’Ottawa. Les reçus pour dons de bienfaisance doivent être remis au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire. Aucun don de bienfaisance fait en espèces par un membre du Conseil ou un membre de son personnel ne sera remboursé à moins qu’un reçu ne soit fourni.
  • Les dépenses de publipostage ou de marketing direct encourues par un membre du Conseil pour une zone géographique située à l’extérieur de son quartier ne seront pas permises sans l’approbation préalable du greffier municipal, en consultation avec le commissaire à l’intégrité. Néanmoins, on reconnaît que les annonces publicitaires transmises par les médias de masse, les publications à grand public et certains itinéraires postaux non adressés traverseront les limites de quartier, situation qui constitue une exemption lorsqu’elle échappe au contrôle du membre du Conseil souhaitant joindre ses résidents par publipostage ou marketing direct.
  • Les dépenses doivent être imputées dans l’année où elles ont été engagées. Elles ne peuvent être reportées prospectivement.
  • Les membres qui imputent des dépenses à l’année courante doivent avoir reçu le bien et (ou) le service avant le 31 décembre de cette même année.
  • Les reçus originaux doivent être soumis dans les 90 jours de l’achat et avant la date finale de traitement des paiements dans l’année budgétaire telle que déterminée par la Direction générale des services des finances.
  • À la fin de l’année, lorsque des dépenses ont été engagées, mais que les factures ne sont pas encore reçues, les membres doivent en informer le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, pour qu’un élément de passif soit établi. Les factures d’une année précédente qui n’ont pas été établies comme élément de passif ne seront pas remboursées à partir du budget de l’année précédente. Le paiement peut toutefois être effectué contre le budget de l’année courante.
  • Afin de préserver l’intégrité financière, les membres du Conseil doivent approuver les remboursements versés directement à leur personnel. Le greffier municipal ou son mandataire doit approuver les remboursements versés directement aux membres du Conseil.
  • Lorsqu’un membre du Conseil ou un membre de son personnel demande le remboursement d’une dépense, une preuve de paiement doit aussi être soumise.
  • Les membres du Conseil peuvent obtenir une carte de crédit professionnelle ou une carte pour petits achats qui offre une plus grande marge de manœuvre quant à l’achat de biens et services, y compris les frais de voyages. Ces cartes comprennent des exigences précises en matière de consignation et de responsabilité.

Divulgation publique

Tous les membres du Conseil préparent mensuellement un rapport sur leurs dépenses. Ces rapports sont ventilés selon une série de catégories par souci de commodité. Un rapport détaillé est fourni pour les dépenses relatives aux dons et aux commandites, aux frais d’accueil, aux événements spéciaux et aux frais de voyage. Les membres du Conseil doivent tenir compte des exigences en matière de documents à l’appui des dépenses permises et doivent s’assurer de fournir les renseignements nécessaires. Les chiffres définitifs inscrits au budget de chaque membre sont aussi diffusés annuellement.

En outre, conformément aux exigences législatives de la Loi de 2001 sur les municipalités, un état de la rémunération, des avantages et des dépenses versés aux membres et membres désignés du Conseil ainsi qu’aux membres de la Commission des services policiers doit être remis au Conseil annuellement.
Dans un esprit de transparence et de responsabilisation, les frais de bureau de chaque membre du Conseil seront affichés sur le site Web de la Ville.

Conditions et exigences relatives à la divulgation publique

Contributions et commandites
  • Les contributions doivent être accompagnées d’une demande de l’organisation décrivant en détail le groupe et l’objectif de la contribution.
Cadeaux offerts par des conseillers
  • L’objectif professionnel et la date de la rencontre ayant occasionné la dépense doivent être fournis.
  • Le reçu détaillé original décrivant les articles achetés et le coût total doit être fourni.
  • Le nom et l’adresse de l’établissement doivent être indiqués.
  • Les noms complets de tous les participants à la rencontre doivent être fournis, ainsi que leurs affiliations s’ils représentent une organisation ou une entreprise. Les noms des personnes qui reçoivent des cadeaux ne constituent pas des renseignements confidentiels.
  • les conseillers ne sont pas tenus de dresser la liste des participants aux événements communautaires de nature sociale, protocolaire ou cérémoniale ou aux événements sociaux auxquels participent des groupes nombreux (plus de 10 personnes), aux événements scolaires ou à des événements similaires pendant lesquels aucune affaire municipale n’est négociée ni de fournir les noms des mineurs qui reçoivent un cadeau.
Événements spéciaux auxquels participent les conseillers
  • Le nom exact de l’événement doit être indiqué.
  • La date et le lieu de l’événement doivent être indiqués.
  • Les noms de toutes les personnes qui y participent avec le conseiller doivent être fournis.
  • Les reçus et les factures détaillés de toutes les dépenses doivent être fournis.
  • Une copie des billets achetés doit être fournie.
Déplacements
  • Tous les déplacements financés par la Ville, y compris ceux financés par les conseils, commissions ou organismes de la Ville, ainsi que tous les déplacements d’un conseiller financés par des organismes externes (conseils, offices de protection de la nature ou associations municipales, p. ex.) doivent être indiqués.
  • L’adresse, la durée et la raison de la rencontre doivent être indiquées.
  • Les demandes de remboursement des frais de déplacement doivent comprendre un itinéraire confirmant les dates de déplacements et les réservations de vols, une facture originale de l’hôtel décrivant le prix de la chambre et autres frais accessoires, une brochure du congrès confirmant le coût de participation et les dates ainsi que les reçus de taxi ou de stationnement.
  • Les conseillers doivent déclarer au commissaire à l’intégrité tous les coûts de déplacement financés par un organisme admissible en vertu du Code de conduite, et ce, avant le premier jour du déplacement.
  • Les conseillers qui entreprennent un déplacement financé par la Ville doivent soumettre un rapport précisant ce qui s’est passé, ce qu’ils ont appris à la conférence et comment le déplacement a permis de faire avancer la position ou les intérêts de la Ville. Ce rapport sera rédigé en tant que rapport présenté à titre d’information ou de rapport concernant de l’information distribuée auparavant, et inscrit à l’ordre du jour du comité permanent concerné.

Limites relatives aux dépenses

Dons

  • À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions sont limitées à 3,5 % du budget annuel alloué aux services de la circonscription du membre du Conseil.
  • Les contributions doivent être faites sous forme de chèque de la Ville d’Ottawa, de dépôt direct ou avec une carte pour petits achats à un groupe ou un organisme communautaire, non pas sous forme de chèques personnels du membre du Conseil ou d’un membre de son personnel.
  • À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions faites aux particuliers, aux entreprises ou aux services financés par la Ville sont interdites.
  • L’achat de biens matériels à titre de contributions est interdit.

Dépenses

  • Aucune dépense ne doit créer un conflit d’intérêts, ou une apparence de conflit d’intérêts, pouvant découler de l’achat de biens ou de services auprès d’un membre de la famille d’un conseiller.
  • Les dépenses d’alcool ne sont pas permises.
  • Les dépenses personnelles (p. ex., des vêtements) ne sont pas admissibles.
  • Les cadeaux pour le personnel du conseiller ou d’autres employés de la Ville, ses agences, ses conseils, ses commissions et les entités ayant des buts précis ne sont pas admissibles.

Interprétation et exemption

Le greffier municipal et les membres du Conseil peuvent consulter le commissaire à l’intégrité relativement aux dépenses des membres du Conseil ou à toute interprétation sur l’application de cette politique.

Lorsque, après consultation auprès du greffier municipal et du commissaire à l’intégrité, le bien-fondé d’une dépense a été établi, une exemption peut être accordée par écrit.

Restrictions budgétaires dans une année d’élections

Dans une année d’élections municipales et durant une élection complémentaire, certaines restrictions sont placées sur les budgets de bureau des membres et sur les dépenses permises. Ces restrictions sont énumérées dans la Politique sur les ressources liées aux élections.

Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 22 novembre 2017
Date d’entrée en vigueur : Le 1er janvier 2018
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif)

Énoncé de la politique

La Ville d’Ottawa favorisera des relations et un lieu de travail empreints de respect et de tolérance et exempts de harcèlement pour les membres du Conseil et les dirigeants et employés de la municipalité. Elle sera guidée en cela par le Code de conduite des membres du Conseil, le Code de conduite du personnel, la Politique sur la violence et le harcèlement au travail et le Règlement de procédure.

Objectif

La présente politique oriente la Ville d’Ottawa sur la façon dont elle peut garantir aux membres du Conseil et aux dirigeants et employés de la municipalité des relations et un lieu de travail sains et sécuritaires, empreints de respect et de tolérance et exempts de harcèlement.

Application

Conformément à l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la présente politique s’applique à tous les membres du Conseil ainsi qu’à tous les dirigeants et employés de la municipalité.

Exigences de la politique

Les relations entre les membres du Conseil et les dirigeants et employés de la municipalité doivent être guidées par les documents suivants :

1. Code de conduite des membres du Conseil

Le Code de conduite des membres du Conseil établit le comportement attendu des membres du Conseil municipal d’Ottawa et des résidents membres de la Commission du transport en commun. Un Code de conduite a également été créé pour les résidents membres du Sous-comité du patrimoine bâti. Les paragraphes 10(5) et (6) du Code de conduite des membres du Conseil, intitulés « Conduite à l’égard du personnel », énoncent ce qui suit :

Les membres du Conseil doivent respecter le rôle de l’administration municipale consistant à donner des conseils fondés sur la neutralité politique et l’objectivité et sans influence indue d’un membre ou d’un groupe de membres du Conseil.

Les membres du Conseil doivent éviter :

          1. de porter atteinte, avec malveillance ou à tort, à la réputation professionnelle ou éthique des membres du personnel municipal ou à leurs idées ou pratiques;
          2. de contraindre les membres du personnel municipal à participer à des activités politiques partisanes, ou de les menacer ou de faire preuve de discrimination à leur endroit parce qu’ils ont refusé de participer à de telles activités;
          3. d’utiliser ou de tenter d’utiliser leur autorité ou leur influence à des fins d’intimidation, de menace, de coercition, de domination ou d’influence d’un membre du personnel municipal dans le but de s’ingérer dans les tâches de celui-ci.

Le Code de conduite des membres du Conseil définit « personnel municipal » comme suit :

Le « personnel municipal » comprend tous les employés, entrepreneurs dépendants et bénévoles de la Ville d’Ottawa et s’entend également des employés, des entrepreneurs dépendants et des bénévoles recrutés pour travailler dans les bureaux des membres du Conseil.

2. Code de conduite du personnel

Le Code de conduite du personnel vise à assurer l’intégrité de la fonction publique par la reconnaissance et la promotion des principes fondamentaux que sont la transparence, l’impartialité, le respect et la responsabilité.

La section sur l’impartialité du Code de conduite du personnel se lit comme suit :

Le Conseil municipal est le porte-parole choisi par les résidents d’Ottawa. Ses membres ont été élus pour établir l’orientation politique de l’administration municipale. Le public a intérêt à s’assurer que le personnel municipal s’engage à accomplir la volonté et les décisions du Conseil municipal et que les fonctionnaires de la Ville agissent de manière impartiale dans l’exercice de leurs fonctions et sont perçus comme tels. Compte tenu de l’intérêt des résidents pour des services publics impartiaux, les employés doivent faire preuve de retenue dans leurs critiques à l’égard des politiques municipales et réfléchir à la manière dont leurs commentaires publics pourraient influer sur la perception de la Ville par la population.

Ce que nous faisons…

  • Nous reconnaissons que le Conseil municipal est le porte-parole élu des résidents d’Ottawa et en respectons les décisions.
  • Nous établissons une distinction entre nos commentaires et opinions personnels et notre travail à la Ville.

Ce que nous ne faisons pas…

  • Nous ne formulons pas de remarques qui pourraient porter atteinte à la réputation de la Ville, du Conseil ou de nos collègues.
  • Nous ne prétendons pas parler au nom de la Ville à moins d’en avoir obtenu l’autorisation expresse.
  • Nous n’émettons pas d’opinions personnelles en utilisant le papier à en-tête de la Ville, notre adresse électronique de la Ville ou tout autre support qui pourrait permettre de croire à un lien entre nos commentaires et la Ville.

3. Politique sur la violence et le harcèlement au travail

La Politique sur la violence et le harcèlement au travail prévoit ce qui suit :

La Ville d’Ottawa met tout en œuvre pour assurer à ses employés un environnement de travail sain, sécuritaire et respectueux, exempt de toute forme de violence et de harcèlement.

Elle interdit les actes de violence et de harcèlement au travail entre membres du public et employés (et vice versa) ainsi qu’entre employés.

La présente politique condamne la violence, le harcèlement et la discrimination sous toutes les formes définies dans la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario, le Code des droits de la personne de l’Ontario et la Loi canadienne sur les droits de la personne.

4. Règlement de procédure

Le Règlement de procédure établit les règles, procédures et conduites à suivre aux réunions du Conseil et des comités permanents. Le paragraphe 42(1)a), intitulé « Conduite des membres du Conseil », précise ce qui suit :

Nul membre ne doit :Tenir des propos irrespectueux à l’endroit du souverain ou d’un autre membre de la famille royale, du gouverneur général du Canada, du lieutenant-gouverneur d’une province, d’un confrère du Conseil ou d’un employé.

Responsabilités

Les membres du Conseil et les dirigeants et employés de la municipalité sont tenus de respecter la présente politique et ses dispositions, y compris le Code de conduite des membres du Conseil, le Code de conduite du personnel, la Politique sur la violence et le harcèlement au travail et le Règlement de procédure.

Surveillance/non-respect

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les signalements ayant trait à la présente politique. À la réception d’une plainte ou d’un signalement, il avisera :

  1. le gestionnaire, le directeur ou le directeur général responsable de l’employé et le directeur des Ressources humaines, si la plainte ou le signalement concerne un dirigeant ou un employé de la municipalité;
  2. le commissaire à l’intégrité, si la plainte ou le signalement concerne le Conseil.

En cas de divergence entre la Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel et le Code de conduite des membres du Conseil ou le Code de conduite du personnel, le libellé du Code a préséance.

Références

Code de conduite des membres du Conseil
Code de conduite du personnel
Politique sur la violence et le harcèlement au travail
Règlement de procédure

Autorités législatives et administratives

L’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités exige que le Conseil municipal adopte et maintienne une politique en ce qui concerne les relations entre les membres du Conseil et les dirigeants et employés de la municipalité. La Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel énonce la législation, les politiques, les procédures et les pratiques que la Ville observe afin de favoriser des relations respectueuses entre les membres du Conseil et les dirigeants et employés de la Ville d’Ottawa.

Demandes de renseignements

Greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Politique sur la délégation de pouvoirs

Approuvée par : Conseil municipal
Section : Direction du greffe
Date d’approbation : Le 28 novembre 2007
Date d’entrée en vigueur : Le 28 novembre 2007
Dates de révision : Le 13 février 2013 et 9 décembre 2020
Révisions approuvée par : Conseil municipal

Énoncé

La Ville d’Ottawa délèguera ses pouvoirs et ses attributions afin de favoriser la gestion efficace des activités municipales et veillera à ce que chaque délégation de pouvoirs soit assortie de mesures appropriées de reddition de comptes.

Définitions

Pouvoirs législatifs – s’entend de toutes les situations dans lesquelles le Conseil assume des fonctions législatives ou quasi judiciaires telles que l’adoption de règlements municipaux, l’élaboration de politiques et l’exercice d’un pouvoir décisionnel.

Pouvoirs administratifs – s’entend de toutes les actions du Conseil qui sont nécessaires à l’administration municipale sans toutefois faire intervenir de pouvoir discrétionnaire.

Questions potentiellement très médiatisées ou délicates – peuvent comprendre ce qui suit :

  • Projets municipaux d’importance, programmes ou services ayant trait au budget, portée des projets, niveau de risque ou intérêt public, lorsqu’il y a délégation de pouvoirs conférée par le Conseil.
  • Activités comme celles décrites dans la Politique en matière de dons à vocation communautaire destinés à la Ville :
    • Mdification, amélioration, remplacement ou élimination d’une installation, d’un programme ou d’un service accessible au public;
    • Ajut d’une installation ou d’un équipement en un lieu dont la Ville est propriétaire ou locataire et qui est accessible au public;
    • Recnfiguration majeure d’un bien public, d’une installation publique ou d’un local où se déroulent des programmes publics dans une installation municipale;
    • Cntrepartie à un donateur ayant une incidence importante sur l’esthétique ou l’utilisation d’un lieu ou d’une installation;
    • Exigence de rennciation totale ou partielle à des politiques ou à des normes municipales (sur l’accessibilité, le bilinguisme ou autre).

Objet

La présente politique vise à guider le Conseil en ce qui a trait à l’étendue des pouvoirs et des attributions qu’il peut déléguer en vertu des pouvoirs législatifs et administratifs qui lui ont été conférés et à établir les principes à respecter à cet égard.

Champ d’application

Aux termes de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la présente politique s'applique à l'ensemble des activités de la Ville d’Ottawa.

Exigences de la politique

Le Conseil municipal encourage la délégation de pouvoirs et d’attributions afin de permettre une gestion municipale efficace et de régler en temps utile les questions qui se posent, selon les principes suivants :

  1. La délégation de pouvoirs et d’attributions est mentionnée dans le Règlement sur la délégation de pouvoirs et réexaminée à chaque mandat du Conseil.
  2. Les pouvoirs et les attributions dont jouit le Conseil ne peuvent être délégués, à moins que le Conseil lui même ne prenne expressément une décision en ce sens en vertu du Règlement sur la délégation de pouvoirs.
  3. La délégation de pouvoirs et de fonctions peut être révoquée en tout temps et sans préavis.
  4. Toute délégation de pouvoirs ou d’attributions prend fin à l’échéance du mandat du Conseil.
  5. La délégation d’un pouvoir ou d’une attribution du Conseil doit être assortie d’un mécanisme approprié de transparence et de reddition de comptes.
  6. La délégation d’un pouvoir ou d’une attribution à un membre du personnel en vertu d’un règlement signifie que ce pouvoir ou cette attribution pourra être exercé en l’absence du délégataire par une personne nommée à cette fin, le directeur municipal par exemple.

La délégation de pouvoirs à un comité permanent doit respecter les principes supplémentaires suivants :

  • Les comités permanents devraient pouvoir décider des questions qui s’inscrivent dans une politique adoptée par le Conseil.
  • Les comités permanents devraient pouvoir décider des points qui s’inscrivent dans l’application de lois ou règlements fédéraux ou provinciaux.
  • Les comités permanents devraient être les organes formulant des recommandations sur tous les aspects liés à une politique ou à sa mise en œuvre (y compris l’acquisition de propriétés et les contrats).
  • Les comités permanents auront la capacité de confirmer des règlements selon les pouvoirs qui leur sont délégués.

Le processus suivant, basé sur le processus d’approbation du plan d’implantation, a été instauré pour la délégation des points transactionnels ayant trait à des quartiers particuliers :
 

  • Le pouvoir général est délégué au personnel, qui observera toutes les procédures et tous les processus établis.
  • Le personnel travaillera avec les conseillers municipaux, les intervenants et le public pour résoudre les questions soulevées.
  • Le personnel préparera un rapport sur les pouvoirs délégués contenant un résumé de tous les commentaires du public et des intervenants ainsi que les réponses à ces commentaires.
  • Le rapport sur les pouvoirs délégués, y compris les conditions d’approbation, est envoyé par voie électronique au conseiller municipal pour approbation.
  • Si le conseiller est d’accord avec la recommandation :
    • o le rapport est signé par le directeur général ou son délégué;
    • o un avis de décision est envoyé au conseiller et à ceux qui ont déposé des commentaires sur la question ou qui ont demandé d’être informé de la décision.
  • Si le conseiller rejette la recommandation du personnel :
    • o les pouvoirs délégués sont retirés, et la demande est transmise au comité permanent approprié aux fins d’étude et de décision à une réunion publique.

De façon générale, le conseiller municipal peut retirer le pouvoir délégué au personnel s’il n’est pas satisfait des recommandations ou des conditions. De plus, si un conseiller ne donne pas son approbation et ne retire pas le pouvoir délégué dans les délais recommandés, le personnel peut acheminer le rapport au comité de sa propre initiative.

Enfin, tout membre du Conseil a le droit de demander, soit à la réunion, soit par écrit auprès du coordonnateur du comité permanent, qu’un point qui a été délégué au comité permanent soit soumis au Conseil aux fins d’une prise de décision, et ce, à tout moment jusqu’au jour suivant l’affichage de la disposition du comité.

La personne qui exerce un pouvoir qui lui a été délégué doit s’assurer de ce qui suit :

  • Toute dépense occasionnée par cette délégation a été prévue au budget de l’année en cours.
  • Le délégataire ne dépasse pas l’étendue des pouvoirs dont il est investi.
  • Les politiques et les procédures du Conseil sont appliquées de façon équitable et uniforme.
  • Lorsque la nature des pouvoirs délégués l’exige, des rapports sont remis au Conseil l’informant que l’exercice du pouvoir délégué est conforme aux règles de la délégation et aux dispositions de la présente politique.
  • Les membres du Conseil ou le conseiller du quartier, le cas échéant, sont engagés tôt dans le processus, notamment dans le cas où la question est très médiatisée ou délicate.
  • Les mécanismes améliorés de responsabilisation et de transparence, notamment les consultations et les rapports, au-delà de ce qui peut être exigé dans le Règlement sur la délégation de pouvoirs, sont formellement pris en compte et évalués dans les situations potentiellement très médiatisées ou délicates.
  • Toute décision opérationnelle relative à la consultation et à la reddition de comptes sur l’exercice des pouvoirs délégués est consignée conformément aux politiques et aux procédures applicables dans le domaine de la gestion de l’information.

Responsabilités

Le personnel de la Ville a la responsabilité d’adhérer aux paramètres établis par la présente politique et de garantir que les pouvoirs délégués sont exercés comme il se doit.

Surveillance/Inobservation de la politique

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations du public ayant trait à la présente politique et de les transmettre sans tarder au Conseil et au directeur municipal.

Fondements législatifs/administratifs

Aux termes de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la Ville est tenue d’adopter et de mettre en œuvre une politique sur la délégation de pouvoirs et d’attributions.

Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs
Règlement sur les approvisionnements
Mandat du comité permanent

Renseignements

Pour de plus amples renseignements au sujet de la présente politique, communiquer avec :
Greffier municipal
Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Politique sur les ressources liées aux élections

Service : Bureau du greffier municipal
Approuvé par : Conseil municipal
Date d’approbation : Le 12 février 2003
Date d’entrée en vigueur : Le 12 février 2003
Version révisée approuvée par : Conseil municipal
Date d’approbation de la version révisée : Le 13 février 2013; le 23 mars 2022

Énoncé de politique

Fournir des lignes directrices en ce qui concerne l’utilisation des ressources municipales dans le contexte d’élections.

Objectif

Conformément aux dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales (LEM), les ressources et les fonds publics ne doivent pas être utilisés à des fins électorales, y compris la promotion d’une candidature à une charge élective ou l’opposition à cette candidature.

Plus précisément, l’article 88.18 de la LEM stipule que les municipalités « [...] établissent des règles et des modalités en ce qui concerne l’utilisation de leurs ressources respectives pendant la période de campagne électorale. » En outre, l’alinéa 88.8(4)5 de la LEM stipule qu’une municipalité ne doit pas faire de contributions à une campagne électorale.

La Loi de 1990 sur le financement des élections et la Loi électorale du Canada, 2000 contiennent des interdictions similaires relativement aux campagnes électorales provinciales et fédérales. Plus précisément, l’article 29 de la Loi de 1990 sur le financement des élections interdit les contributions de la part de personnes morales, ce qui comprend les municipalités. De la même manière, l’article 363 de la Loi électorale du Canada, 2000 stipule que seuls des particuliers peuvent faire des contributions électorales.

Champ d’application

La présente politique s’applique à :

  • Tous les membres du Conseil municipal, au personnel de la Ville et aux membres citoyens nommés par le Conseil pour siéger à la Commission du transport en commun, au Sous-comité du patrimoine bâti et aux comités consultatifs dans le contexte d’une élection municipale générale ou partielle ou d’une campagne portant sur une question inscrite au bulletin de vote;
  • Tous les membres du Conseil municipal, au personnel de la Ville et aux membres citoyens nommés par le Conseil pour siéger à la Commission du transport en commun, au Sous-comité du patrimoine bâti et aux comités consultatifs dans le contexte d’une participation de nature partisane à des élections fédérales et provinciales.

En ce qui a trait à l’utilisation des ressources municipales, le cas échéant, les dispositions de la présente politique s’appliquent également aux activités de tous les candidats et tiers annonceurs inscrits et des campagnes portant sur une question inscrite au bulletin de vote. L’expression « liées aux élections » est utilisée dans la présente politique pour indiquer les questions décrites précédemment.

Certaines dispositions de la présente politique sont assujetties à d’autres politiques, procédures et règlements municipaux. Des directives devraient être demandées au greffier municipal ou à son mandataire si des clarifications et une interprétation s’avèrent nécessaires ou s’il survient une situation dont ne traitent pas expressément la présente politique et les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Membres du Conseil

La présente politique s’applique à tous les membres du Conseil municipal. Cela étant dit, les dispositions relatives à la période d’interdiction définies à l’article 5 de la présente politique et dans les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction (document ci-joint à titre d’annexe 1) ne s’appliquent pas à un membre du Conseil élu par acclamation ou qui, laissant sa charge, ne se présente pas à une élection.

Cette politique vise à concilier le devoir d’un membre de représenter les résidents de son quartier et l’obligation légale de la Ville de ne pas contribuer, ou donner l’impression de contribuer, à une campagne électorale. En ce qui concerne les activités liées aux élections, l’article 14 du Code de conduite des membres du Conseil stipule que les membres du Conseil sont tenus de se conformer à la Loi de 1996 sur les élections municipales et à la présente politique.

Il est établi que les membres du Conseil, à titre de représentants élus, sont tenus de servir leurs électeurs et de s’acquitter de leurs responsabilités jusqu’à la fin de leur mandat. Cela étant dit, il doit exister une séparation claire entre le rôle d’un représentant élu siégeant comme membre du Conseil et son rôle à titre de candidat à un poste électif.

Il est également reconnu qu’il n’existe pas de règles relativement aux heures de travail des membres du Conseil. Les représentants élus doivent souvent travailler à toute heure du jour et de la nuit, ainsi que les fins de semaine et les jours de congé. Ils ne reçoivent pas d’indemnités de congé et ne sont pas payés en heures supplémentaires. La journée de travail, le temps rémunéré et les horaires de service d’un membre du Conseil ne sont pas définis. Cela étant, le membre peut s’adonner à des activités électorales en sa qualité de candidat à des moments de la journée qui sont généralement considérés comme étant les « heures de bureau » de la Ville. La chose est permise pourvu que ces activités ne contreviennent pas aux dispositions de la présente politique et que des fonds et des ressources publics ne soient pas utilisés à des fins électorales.

Personnel municipal

La présente politique s’applique à tout le personnel municipal, y compris les employés des bureaux des membres du Conseil.

Selon le Code de conduite des employés de la Ville, le personnel municipal est tenu de préserver la confiance du public dans la Ville et de respecter les valeurs fondamentales du code dans ses tâches quotidiennes. En fin de compte, le personnel municipal a la responsabilité de se comporter conformément aux règles du Code de conduite des employés et de respecter les dispositions de la présente politique.

En ce qui a trait aux activités liées aux élections, bien que la Ville encourage ses employés à s’impliquer au sein de leur collectivité, il est reconnu que certaines activités non liées à leur travail peuvent nuire à leur capacité de s’acquitter de leur fonction et porter atteinte à la neutralité de la Ville. Le personnel municipal doit promouvoir les principes de transparence, d’impartialité, de respect et de responsabilité définis à l’article 6 de la présente politique.

Membres citoyens nommés par le Conseil de la Commission du transport en commun, du Sous-comité du patrimoine bâti et de divers comités consultatifs.

La présente politique s’applique aux membres citoyens nommés par le Conseil de la Commission du transport en commun, du Sous-comité du patrimoine bâti et de divers comités consultatifs.

Elle vise à concilier les devoirs des membres citoyens de ces instances et l’obligation légale de la Ville de ne pas contribuer ou donner l’apparence de contribuer à une campagne électorale. Ainsi, les membres citoyens de ces instances engagés dans des activités politiques doivent faire le nécessaire pour séparer ces activités de leurs activités officielles relevant de leur charge.

Le Code de conduite des membres du Conseil s’applique aux membres citoyens de la Commission du transport en commun lorsqu’ils agissent en leur qualité officielle. Le Code de conduite des membres citoyens du Sous-comité du patrimoine bâti s’applique aux membres citoyens du Sous-comité du patrimoine bâti lorsqu’ils agissent en leur qualité officielle. Les deux codes exigent que les membres résidents de ces instances se comportent conformément aux dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales et de la présente politique.

Le Code de conduite des membres des comités consultatifs s’applique aux membres des comités consultatifs. Le Code de conduite des membres des comités consultatifs reconnaît que ces comités ont pour rôle de fournir des conseils et des avis éclairés, impartiaux et objectifs au Conseil et de faciliter l’acheminement des commentaires du public au Conseil sur les programmes et les politiques en appui à ses priorités. L’article 1 du code de conduite contient des lignes directrices sur l’importance de faire preuve de respect, de professionnalisme, de transparence et de responsabilité dans toutes les activités des comités. L’article 2 du code de conduite stipule également qu’un membre d’un comité consultatif ne doit « s’engage[r] dans aucune campagne politique (qu’elle soit municipale, provinciale ou fédérale) au nom du comité consultatif ou à titre de membre de celui-ci ».

Activités des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote liées à l’utilisation des ressources municipales

La présente politique vise à concilier les droits statutaires et légaux des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote et l’obligation légale de la Ville de ne pas contribuer ou de ne pas donner l’apparence de contribuer à une campagne électorale. Par conséquent, les dispositions de la présente politique s’appliquent à certaines activités des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote liées à l’utilisation de ressources municipales. Cependant, la présente politique ne s’applique pas aux activités des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote qui ne sont pas liées à l’utilisation de ressources municipales. Et elle ne s’applique pas à l’utilisation par les candidats de l’information publique.

Exigences de la politique

  1. Dispositions générales

  1. Les ressources municipales ne seront utilisées à aucun moment afin de commanditer ou de produire du matériel faisant la promotion de la candidature d’une personne à un poste électif ou s’y opposant ou faisant la promotion d’une question inscrite au bulletin de vote ou s’y opposant.
  2. Sous réserve de l’article 5 de la présente politique et des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1, le paragraphe 1(1) de la présente politique n’a pas pour objet d’empêcher les membres du Conseil de communiquer régulièrement avec leurs électeurs au moyen de dépliants, de bulletins, de circulaires, de sites Web et de courriels et dans le cadre d’activités spéciales. Par contre, les membres du Conseil s’assureront que les activités et les documents de communication produits ou financés à même les ressources municipales sont conformes aux dispositions applicables de la présente politique et ne sont pas liés à une élection.
  1. Activités municipales

Participation des représentants élus à des activités municipales

  1. Les membres du Conseil et d’autres représentants élus peuvent participer à des activités organisées par la Ville et y agir en leur qualité d’élus, notamment prendre la parole durant l’activité et participer à des cérémonies, pourvu qu’ils ne fassent pas la promotion d’une candidature à un poste électif ou s’y opposent. La participation des membres du Conseil à des activités de la Ville durant la période d’interdiction est assujettie à l’article 5 de la présente politique ainsi qu’aux Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Participation de candidats, de tiers annonceurs inscrits et de représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote à des activités municipales

  1. Les candidats, les tiers annonceurs inscrits et les représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote peuvent participer à des activités municipales à titre de citoyens privés, mais ils ne doivent pas faire campagne ni distribuer de matériel lié à la campagne durant l’activité.
  2. Les candidats, tiers annonceurs inscrits et représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote ne doivent pas accepter d’invitation à prendre la parole dans le cadre d’activités municipales en leur qualité de candidats, tiers annonceurs inscrits ou représentants d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote.

Activités organisées par les membres du Conseil pendant une année d’élection municipale

  1. Les dons et les commandites pour des activités organisées par des membres du Conseil pendant une année d’élection municipale sont assujettis aux dispositions de la Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement, qui relève de la commissaire à l’intégrité de la Ville d’Ottawa.
  2. Les activités organisées par les membres du Conseil qui utilisent des ressources municipales, y compris le budget alloué aux services de la circonscription, durant la période d’interdiction doivent être approuvées par le greffier municipal ou son mandataire conformément à l'article 5 de la présente politique et des paragraphes 5(1)(b) et 5(1)(c) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
  1. Installations municipales

Réservation de locaux dans les installations municipales

  1. Les résidents, y compris les organismes communautaires, les candidats, les tiers annonceurs inscrits, les représentants des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote, peuvent réserver des locaux dans des installations municipales aux fins d’activités électorales sous réserve des conditions suivantes :
    1. La réservation et les activités seront assujetties aux règlements municipaux et aux règles, politiques et procédures en vigueur quant à l’utilisation des installations, aux enseignes et aux activités de campagne;
    2. Le particulier ou l’organisation en question fera ses propres démarches directement auprès du personnel de la Ville et paiera tous les frais afférents à l’activité ;
    3. Les ressources municipales, y compris le personnel de la Ville, n’auront aucun rôle à jouer dans l’activité si ce n’est au chapitre du soutien général pour la réservation d’un local;
    4. Les titulaires d’un contrat de location pourront déterminer qui seront les personnes admises et les activités qui se dérouleront dans le local loué, pourvu que ces titulaires et les participants respectent les règles s’appliquant à l’installation et qu’ils utilisent le local comme indiqué au contrat de location et dans le respect des règlements municipaux et des règles, politiques et procédures applicables de la Ville ;
    5. Les installations municipales utilisées comme bureaux de vote :
      1. II ne sera pas possible de réserver des locaux dans ces installations aux fins d’activités électorales les jours de scrutin;
      2. Les enseignes et tout matériel de promotion liés à des activités électorales à venir seront retirés de ces installations les jours de scrutin. Cela n’inclut pas les enseignes et le matériel de promotion placés par le personnel municipal en lien avec les procédures de vote.
  2. Les budgets alloués aux services de la circonscription des membres du Conseil, les crédits pour l’utilisation communautaire des installations de loisirs et d’autres ressources municipales ne seront pas utilisés pour réserver/commanditer des installations municipales aux fins d’activités électorales (p. ex. une réunion de tous les candidats de tout ordre de gouvernement). Cette interdiction ne s’applique pas aux activités liées à la participation générale à la gouvernance municipale et au processus électoral (p. ex., séances d’information publique), lesquelles activités devront être approuvées au préalable par le greffier municipal ou son mandataire conformément aux principes de la présente politique ainsi que de l’application du paragraphe 4(2) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Faire campagne dans les installations municipales et d’autres propriétés de la Ville

  1. Il est permis de faire campagne dans les aires communes des installations municipales (comme les halls d’entrée des immeubles et les entrées publiques) ainsi que sur les trottoirs et voies publiques, dans les parcs publics et dans les aires publiques des stations de transport en commun, sous réserve des conditions suivantes :
    1. Les personnes qui font campagne n’entraveront pas la circulation, ne causeront pas de problèmes de sécurité et ne gêneront pas les autres usagers des lieux;
    2. Les activités de campagne ne se dérouleront pas dans le cadre d’un programme ou d’une activité municipale;
    3. Les personnes qui font campagne n’entreront pas dans des locaux où se déroulent des activités municipales dans le but de promouvoir leur campagne et de solliciter l’appui des participants;
    4. Les personnes qui font campagne n’entreront pas dans des locaux loués afin de promouvoir leur campagne ou de solliciter l’appui des participants à une activité privée sans en avoir l’autorisation du titulaire du contrat de location;
    5. Le Règlement municipal sur les parcs et les installations régit l’utilisation des parcs municipaux et des installations connexes et encourage un comportement responsable de la part des usagers. L’utilisation des parcs et de leurs installations connexes aux fins d’activités de campagne, comme des événements, des rassemblements, etc., sera soumise à l’examen de la Direction générale des parcs, des loisirs et des bâtiments et assujettie à toutes les conditions applicables du règlement municipal et aux autres exigences en matière de permis, de contrats et de lettres d’autorisation ;
    6. Le Règlement sur le transport en commun régit le transport en commun, y compris les tarifs et les correspondances, les preuves de paiement, les laissez-passer de transport en commun, les interdictions générales, les lignes directrices du Transitway, les parcs-o-bus, les permis, les frais et l’application de la loi. L’utilisation des aires publiques des stations de transport en commun aux fins d’activités de campagne, comme des événements, des rassemblements, etc., sera soumise à l’examen de la Direction générale des services de transport en commun et assujettie à toutes les conditions applicables du règlement municipal et aux autres exigences en matière de permis, de contrats et de lettres d’autorisation.
  2. Le Règlement sur les enseignes sur les routes de la Ville et le Règlement sur les enseignes temporaires sur des propriétés privées régissent l’installation d’affiches électorales sur des propriétés publiques et privées lors d’élections municipales, provinciales et fédérales. Il est interdit d’installer des affiches électorales « dans   une propriété du transport en commun ou à proximité » conformément au Règlement sur le transport en commun, mais elles sont permises sur un terre-plein latéral intérieur d’une propriété de la Ville se trouvant tout près, comme décrit dans le Règlement sur les enseignes sur les routes de la Ville.
  1. Ressources municipales

Communications des membres du Conseil et questions connexes
  1. Comme il est indiqué au paragraphe 1(2) de la présente politique, tous les membres du Conseil s’assureront que le contenu des documents de communication produits ou financés à même les ressources municipales ne vise pas de fins électorales, y compris la promotion d’une candidature à un poste électif ou l’opposition à cette candidature. L’article 5 de la présente politique et les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1, s’applique aux documents de communication des membres du Conseil durant la période d’interdiction.
  2. Les ressources municipales ne seront pas utilisées pour payer, accéder, créer ou mettre à jour des plateformes de communication liées aux élections, comme des sites Web de campagne ou des comptes de médias sociaux. Cela comprend également, sans s’y limiter, l’utilisation des ordinateurs, tablettes et téléphones intelligents financés par la Ville; des réseaux sans fil de la Ville auxquels ont accès les bureaux des membres, mais non le public en général; du personnel du bureau des membres durant leurs heures normales de travail; et des budgets des membres alloués aux services de leur circonscription.
  3. Les documents de communication, y compris les photos et vidéos, qui ont été ou sont créés ou produits par des employés municipaux ou avec des ressources municipales, ne doivent pas être utilisés dans le matériel de campagne ou à d’autres fins électorales.
  4. Les renseignements sur les électeurs (y compris numéros de téléphone, courriels et adresses postales) qui sont recueillis, classés, mis à jour ou auxquels on accède à l’aide de ressources municipales ne doivent pas être utilisés à des fins électorales.
  5. Les membres du Conseil s’assureront que tous les documents de communication envoyés aux électeurs après une élection générale ou partielle ne font pas mention de sujets liés aux élections. Notamment :
    1. Les documents de communication envoyés aux électeurs par un membre ne doivent pas les remercier d’aller voter ou de les appuyer ni faire référence à la campagne, aux autres candidats ou à l’élection. Les documents peuvent inclure une déclaration d’ordre général pour témoigner de la fierté du membre et de l’honneur qu’il éprouve à représenter les électeurs;
    2. Les documents de communication envoyés par un membre ne contiendront pas de message d’adieux ou de résumé de ses réalisations dans le cadre de son mandat, etc.
Sites Web des membres du Conseil
  1. Les sites Web des membres du Conseil qui sont payés, créés, mis à jour ou auxquels on accède à l’aide de ressources municipales ne seront pas utilisés à des fins électorales. Cela comprend entre autres le site Web d’un membre :
    1. dont l’hébergement et la mise à jour sont payés par la Ville;
    2. qui est mis à jour par le personnel du bureau du membre durant ses heures normales de travail ou en utilisant l’infrastructure municipale;
    3. auquel renvoient les activités du membre dans le contexte de son rôle de représentant élu, comme dans ses documents de communication (p. ex., site Web du membre payé par la Ville, cartes professionnelles, blocs-signatures au bas des courriels, papier à en-tête, chroniques dans les journaux communautaires, dépliants, photos, circulaires, bulletins, annonces, communiqués de presse, envois postaux et courriels).
  2. Si un membre du Conseil convertit un site Web payé, créé mis à jour ou auquel on accède à l’aide de ressources municipales en un site Web aux fins d’une campagne électorale :
    1. Le membre du Conseil en informera le greffier municipal ou son mandataire au moins 24 heures à l’avance afin de s’assurer que tous les liens vers le site Web sont supprimés du site ottawa.ca conformément au paragraphe 4(13) de la présente politique;
    2. Le membre du Conseil paiera lui-même le renouvellement de l’hébergement du site Web jusqu’à ce que le budget de sa campagne le prenne en charge. La campagne ne sera pas autorisée pas à rembourser les frais à la Ville;
    3. Tous les liens ou tous les renvois à des sites Web convertis (pour une campagne électorale) seront supprimés des activités du membre du Conseil en sa qualité de représentant élu et les documents de communication du membre (p. ex., cartes professionnelles, blocs-signatures au bas des courriels, papier à en-tête, chroniques dans les journaux communautaires, dépliants, photos, circulaires, bulletins, annonces, communiqués de presse, envois postaux et courriels) n’y feront pas référence.
  3. Les membres du Conseil n’utiliseront pas un site Web payé, créé, mis à jour ou auquel on accède à l’aide de ressources municipales :
    1. Afin d’appuyer un candidat de tout ordre de gouvernement ou une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote; et/ou
    2. Comme lien vers un site Web ou à un compte de médias sociaux d’un candidat de tout ordre de gouvernement ou d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote.
  4. Ce qui suit s’applique aux liens et aux widgets vers les comptes de médias sociaux d’un membre du Conseil apparaissant dans un site Web du membre payé, créé, mis à jour ou auquel on accède à l’aide de ressources municipales :
    1. Les liens et widgets vers les comptes de médias sociaux d’un membre du Conseil apparaissant dans un site Web du membre doivent être supprimés durant la période d’interdiction, comme indiqué au paragraphe 3(3) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
    2. Si un membre prévoit utiliser ses comptes de médias sociaux à des fins électorales (c.-à-d. messages électoraux ou partage) à un moment ou à un autre, y compris lors d’une élection générale ou partielle à l’échelle municipale, provinciale ou fédérale, le membre s’assurera que les liens ou widgets vers ses comptes de médias sociaux sont supprimés de son site Web et il informera le greffier municipal de leur suppression.
Utilisation des médias sociaux par les membres du Conseil
  1. Les médias sociaux que l’on peut utiliser gratuitement ne sont généralement pas considérés comme des ressources municipales. Ces comptes sont personnels et relèvent des membres individuellement. Ils n’ont pas été créés par la Ville d’Ottawa et ne sont pas utilisés par la Ville à des fins de communication officielle. Cela étant dit, les conditions suivantes s’appliquent aux comptes de médias sociaux des membres du Conseil :
    1. Les membres sont invités à séparer clairement leurs comptes de médias sociaux en tant que représentant élu de leurs comptes de médias sociaux liés à leur campagne électorale. Le compte officiel du quartier du membre tenu par son personnel de bureau et financé par la Ville (c.-à-d. le compte du « quartier _____) ne doit pas être utilisé à des fins électorales;
    2. Les membres qui publient ou partagent du matériel lié à la campagne électorale au moyen de comptes de médias sociaux s’assureront que des ressources municipales, notamment la contribution du personnel de leur bureau durant ses heures normales de travail ou l’utilisation d’équipements municipaux, comme des téléphones intelligents et des ordinateurs, ne sont pas utilisées pour ces activités;
    3. Si les comptes de médias sociaux d’un membre diffusent ou partagent des messages liés à la campagne, les liens et renvois à ces comptes ne devront pas apparaître dans les documents de communication du membre (p. ex., site Web du membre payé par la Ville, cartes professionnelles, blocs-signatures au bas des courriels, papier à en-tête, chroniques dans les journaux communautaires, dépliants, photos, circulaires, bulletins, annonces, communiqués de presse, envois postaux et courriels).
  2. Les membres du Conseil suivront toutes les directives de la commissaire à l’intégrité en ce qui concerne l’utilisation des médias sociaux. Le Code de conduite des membres du Conseil s’applique aux activités des membres dans les médias sociaux.
Contenu des membres sur ottawa.ca
  1. Le contenu des membres sur ottawa.ca, y compris les biographies, ne doit pas être lié à une élection et, à sa publication initiale ou au moment d’une révision importante, il sera soumis au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de vérifier sa conformité à la présente politique.
  2. Les conditions suivantes s’appliquent aux liens vers le contenu des membres sur ottawa.ca :
    1. Les liens sur ottawa.ca vers les sites Web d’un membre du Conseil seront retirés d’ottawa.ca si ces sites sont utilisés à des fins électorales (c.-à-d. entièrement ou en partie convertis pour soutenir sa campagne électorale).
    2. Les liens sur ottawa.ca vers les comptes de médias sociaux d’un membre du Conseil seront retirés d’ottawa.ca si les comptes en question sont utilisés à des fins électorales (c.-à-d. publication ou partage de messages électoraux). Si un membre du Conseil prévoit utiliser ses comptes de médias sociaux à des fins électorales à un moment ou un autre, y compris lors d’une élection générale ou partielle à l’échelle municipale, provinciale ou fédérale, le membre en informera le greffier municipal ou son mandataire au moins 24 heures à l’avance afin de s’assurer que les liens et widgets vers ses comptes de médias sociaux sont supprimés du site ottawa.ca.
    3. Les liens sur ottawa.ca vers les sites Web des membres du Conseil et leurs comptes de médias sociaux seront retirés d’ottawa.ca durant la période d’interdiction en vertu du paragraphe 3(2) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
Communications de la Ville et questions connexes
  1. Les sites Web et les noms de domaine payés par la Ville ne doivent pas contenir de matériel de campagne ni mentionner ou identifier de candidat, de tiers annonceur inscrit ou de représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin, et ne doivent pas afficher de slogans ou de symboles associés à un candidat, à un tiers annonceur inscrit ou à une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote. Cette interdiction ne s’applique pas à l’identification des candidats dans la page officielle d’une élection municipale générale ou partielle sur ottawa.ca.
  2. Les comptes des médias sociaux de la Ville indiqués dans le Protocole sur l’utilisation des médias sociaux ne doivent pas rééditer ou recycler (p. ex., en « relayant des messages », en « aimant » ou en créant des liens) les messages des candidats désignés (à un poste au Conseil municipal ou à l’échelle provinciale ou fédérale). Cette restriction ne s’applique pas aux messages du maire relativement aux activités intergouvernementales et aux proclamations relevant de sa qualité en tant que premier dirigeant de la Ville, comme indiqué aux articles 225 et 226.1 de la Loi sur les municipalités, 2001.
Information municipale et questions connexes
  1. L’information municipale fournie à sa demande à un candidat, un tiers annonceur inscrit ou un représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote sera aussi fournie aux autres candidats, tiers annonceurs inscrits ou représentants d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote qui demandent la même information.
  2. Les demandes de rencontres avec les directeurs généraux ou d’autres employés municipaux ou de visites d’installations municipales de la part d’un candidat, d’un tiers annonceur inscrit ou du représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote ne peuvent pas toujours être accordées faute de ressources ou par manque de temps. Si de telles rencontres ou visites sont organisées pour un candidat, un tiers annonceur inscrit ou le représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote, la direction générale organisera le même type de rencontre ou de visite pour les autres candidats, tiers annonceurs inscrits et représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote qui en font la demande.
Identité visuelle de la Ville et questions connexes
  1. Les logos, les marques déposées, les slogans, les armoiries, etc. de la Ville ne doivent paraître sur aucun matériel de campagne ni être distribués avec du matériel de campagne, sauf pour servir de lien vers le site Web de la Ville afin d’obtenir des renseignements sur les élections municipales.
  2. Les photos et les vidéos dont les droits d’auteur sont détenus par la Ville ou qui sont ou ont été produites par du personnel de la Ville ou avec des ressources municipales ne seront pas utilisées à des fins électorales externes ou dans du matériel de campagne.
Budgets alloués aux services de la circonscription des membres
  1. Dans une année d’élection municipale, un montant calculé au prorata du budget annuel de chaque bureau de membre sera réservé pour le nouveau mandat du Conseil. Le membre en poste pourra dépenser jusqu’à 10,5/12 du budget annuel, mais le 1,5/12 restant sera réservé pour le prochain mandat. Le personnel du Bureau du greffier municipal surveillera ces dépenses afin d’aider chaque bureau à respecter la limite.
  2. Dans le cas d’une élection partielle à l’échelle du quartier ou de l’ensemble de la ville ou d’une nomination à un poste de conseiller pour pourvoir une charge laissée vacante, un montant au prorata du budget du bureau du conseiller sortant sera mis de côté à l’intention du nouveau représentant élu en fonction de sa date d’entrée en poste.
  3. Conformément au paragraphe 4(21), toutes les sommes et obligations engagées préalablement, comme les frais d’hébergement Web, doivent être portées à l’attention du greffier municipal ou de son mandataire dans les 48 heures suivant l’attestation et elles seront traitées au cas par cas.
Les comptes de quartier des membres du Conseil liés aux programmes municipaux
  1. Dans une année d’élection municipale, ce qui suit s’applique à toute demande que souhaiterait faire ou toute directive que souhaiterait donner un conseiller au personnel en ce qui concerne les fonds publics des comptes de quartier liés à l’article 37 Avantages communautaires, à la Politique sur les frais relatifs aux terrains à vocation de parc et au Programme de mesures temporaires de modération de la circulation qu’il a le pouvoir d’utiliser :
    1. Comme indiqué au paragraphe 2(4) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, durant la période d’interdiction :
      1. Un conseiller qui pose sa candidature à un poste à l’élection municipale ne fera pas de demande ni ne donnera de directive au personnel de la Ville en ce qui concerne l’utilisation des comptes de quartier susmentionnés.
      2. Un conseiller qui ne pose pas sa candidature à un poste à l’élection municipale ou qui a été élu par acclamation peut faire des demandes ou donner des directives au personnel de la Ville en ce qui concerne les comptes de quartier susmentionnés, conformément aux dispositions afférentes aux comptes du quartier.
    2. Avant le début de la période d’interdiction et suivant le jour du scrutin et jusqu’à la fin du mandat du Conseil, un conseiller peut faire une demande ou donner des directives au personnel de la Ville en ce qui concerne les comptes de quartier susmentionnés sous réserve des politiques afférentes aux comptes de quartier.
Campagnes électorales à d’autres ordres de gouvernement
  1. Les membres du Conseil n’utiliseront pas les ressources de la Ville afin d’organiser, de promouvoir, de parrainer ou d’aider à l’organisation d’une activité à laquelle participent directement des candidats à des élections d’autres ordres de gouvernement, étant donné la possibilité de manifestation, réelle ou perçue, de partisanerie associée à l’organisation ou la tenue d’une telle activité.
  2. Les membres du Conseil peuvent communiquer avec leurs électeurs entourant les enjeux fédéraux ou provinciaux qui concernent leur quartier ou la Ville d’Ottawa et d’autres questions ayant une incidence directe sur les dossiers municipaux impliquant les gouvernements fédéral et provincial et la Ville d’Ottawa. Ces communications ne doivent pas être partisanes de nature et peuvent prendre la forme de questionnaires généraux adressés à tous les candidats ou de messages adressés aux électeurs mettant en relief des enjeux fédéraux et provinciaux importants pour le quartier, sans commentaires ni indication d’une préférence pour un candidat ou un parti en particulier.
  3. Ce qui suit s’applique si un membre du Conseil est désigné candidat à une élection générale ou partielle à l’échelle provinciale ou fédérale
    1. Un membre du Conseil désigné candidat sollicitera des directives du greffier municipal en ce qui concerne les responsabilités et les obligations qui lui incombent afin de respecter la présente politique. Certaines restrictions s’appliquent afin d’assurer le respect de la présente politique et son intention, mais il est reconnu que le membre du Conseil demeure le représentant élu et peut poursuivre ses activités en sa qualité de conseiller de quartier, notamment participer aux réunions du Conseil municipal, des comités permanents, de la Commission du transport en commun et des sous-comités, assister à des rencontres et des activités municipales et communautaires en sa qualité de conseiller municipal et s’acquitter d’autres fonctions et devoirs prescrits par la loi.
    2. Les documents de communication publiés, transmis ou utilisés par un membre du Conseil qui est candidat à une élection n’annonceront pas sa participation ni sa présence à une activité.
    3. Après une élection provinciale ou fédérale générale ou partielle, le paragraphe 4(5)de la présente politique s’applique à tous les documents de communication transmis aux électeurs par un membre qui est candidat.
    4. Le nom et le portrait d’un membre du Conseil qui est candidat désigné à une élection fédérale ou provinciale générale ou partielle ne paraîtront pas dans des documents de communication publiés, transmis ou utilisés par la Ville. Font partie de ces documents, sans s’y limiter, les publications municipales, les annonces, les communiqués de presse, les messages d’intérêt public, les notes d’allocution et les contenus des comptes de médias sociaux (p. ex., les comptes de médias sociaux de la Ville indiqués dans le Protocole sur l’utilisation des médias sociaux ne devront pas relayer de messages textes, publier de liens, inscrire des « j’aime » ou rediffuser ou recibler les communications des membres du Conseil durant la période d’interdiction). Ne sont pas compris les documents comme les procès-verbaux ou les ordres du jour des réunions du Conseil et des comités.
    5. Toute référence dans des documents de communication de la Ville à un conseiller de quartier candidat désigné à une élection provinciale/fédérale générale ou partielle adoptera la formule « le conseiller du quartier _______ » ou « le président du Comité _______ » sans nommer le membre en tant que tel. Le maire sera assujetti aux mêmes restrictions que les conseillers des quartiers, mais il pourra être nommé dans des communiqués de presse et des documents municipaux liés à des activités intergouvernementales et des proclamations relevant de sa qualité en tant que premier dirigeant de la Ville, comme indiqué aux articles 225 et 226.1 de la Loi sur les municipalités, 2001.
    6. Les communiqués de presse, les notes d’allocution et les autres documents de communication ayant trait à un membre du Conseil désigné candidat à une élection fédérale ou provinciale générale ou partielle et qui doivent être publiés, utilisés ou distribués par la Ville durant la campagne électorale devront être soumis au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de révision et d’approbation.
    7. L’article 6 de la présente politique s’applique au personnel du bureau du membre et à d’autres employés municipaux s’ils se sont engagés dans des activités politiques.
  1. Restrictions durant la période d’interdiction de 60 jours précédant et incluant le jour du scrutin.

  1. Au cours d’une année d’élection municipale ou advenant une élection partielle, les ressources municipales, y compris le budget des membres alloué aux services de la circonscription, ne doivent pas servir à produire des annonces, des circulaires, des bulletins, des dépliants ou d’autres documents de communication durant les 60 jours précédant et incluant le jour du scrutin. Les interdictions et restrictions générales s’appliquent également durant cette période à l’organisation et à la tenue d’activités par les membres du Conseil ainsi qu’à l’utilisation d’autres ressources municipales, comme il est décrit dans les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
  2. Nonobstant le paragraphe 5(1) de la présente politique, dans une situation d’urgence, lorsqu’un problème non urgent survient dans la collectivité ou dans le cadre de l’activité communautaire annuelle organisée par un membre du Conseil durant la période d’interdiction, le membre peut participer à certaines activités ou utiliser les ressources municipales pour communiquer avec ses électeurs moyennant l’approbation du greffier municipal ou de son mandataire, conformément à l’article 5 des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
  3. Les interdictions indiquées au paragraphe 5(1) de la présente politique ne s’appliquent pas à un membre du Conseil élu par acclamation ou qui, laissant sa charge, ne se présente pas à une élection.
  4. Le personnel de la Ville s’efforcera dans la mesure du possible de planifier en dehors de la période d’interdiction la tenue d’activités municipales auxquelles seraient tenus de participer des membres du Conseil candidats à une élection. S’il faut tenir une activité municipale qui exige la présence de ces membres durant la période d’interdiction en raison de délais prescrits par la loi, du calendrier d’un projet ou d’autres considérations organisationnelles, le personnel obtiendra du greffier municipal ou de son mandataire l’approbation de l’activité en vertu des principes de la présente politique.
  1. Employés de la Ville

Employés
  1. Les conditions suivantes s’appliquent à la participation des employés de la Ville à des activités communautaires municipales ou extérieures en leur qualité de membre du personnel municipal.
    1. Un employé municipal peut participer à une activité, soit fournir de l’information ou autre, si l’activité en question n’est pas liée aux élections, notamment la promotion d’un candidat à un poste électif ou l’opposition à un candidat.
    2. Un employé municipal ne participera pas à une activité, soit fournir de l’information ou autre, si l’activité en question a une quelconque fin électorale, notamment la promotion de la candidature d’une personne à un poste électif ou à l’opposition à cette candidature.
    3. Un employé municipal s’adressera au greffier municipal ou à son mandataire pour des directives relatives à sa participation à une ou l’autre des activités suivantes :
      1. Activités auxquelles participent un ou plusieurs candidats, peu importe l’ordre de gouvernement;
      2. Activités auxquelles participent un ou plusieurs membres du Conseil durant la période d’interdiction;
      3. Activités liées à des enjeux provinciaux ou fédéraux durant une campagne électorale fédérale ou provinciale, le cas échéant ; et/ou
      4. Activités auxquelles participent un ou plusieurs députés provinciaux et fédéraux suivant la délivrance des brefs.
  2. Les employés qui participent à des activités politiques sépareront ces activités personnelles des activités officielles de leur poste. À savoir :
    1. Les employés peuvent participer à des activités politiques fédérales, provinciales et municipales, pourvu qu’elles ne se déroulent pas pendant leurs heures de travail et que les employés n’utilisent pas de ressources municipales dans le cadre de ces activités;
    2. Les employés qui s’impliquent dans une campagne électorale en publiant ou partageant du matériel de campagne sur leurs comptes de médias sociaux sépareront ces activités de leur fonction d’employé municipal et s’assureront qu’aucune de ces activités ne se déroule durant leurs heures de travail pour la Ville ou à l’aide de ressources municipales;
    3. Toute information municipale obtenue par un employé dans le cadre de son emploi à la Ville ne doit pas être utilisée à des fins électorales;
    4. Les employés des bureaux des membres du Conseil doivent s’assurer que leur demande de congé annuel ou de congé compensatoire est soumise au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire ou à leurs mandataires, selon le cas, avant d’effectuer toute tâche liée aux élections durant les heures de travail habituelles.
  3. Les avis, affiches ou documents semblables faisant la promotion d’un candidat ou d’un parti politique ou d’une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote ne doivent pas être installés ou distribués par des employés sur les lieux de travail ou dans les installations de la Ville.
  4. Les employés désireux de se présenter à une élection municipale, provinciale ou fédérale doivent d’abord demander et obtenir un congé sans solde et se conformer aux lois régissant ces élections. Les employés qui ont des questions relatives à l’obtention d’un congé sans solde peuvent s’adresser au greffier municipal ou à son mandataire.
  5. Un employé d’un membre du Conseil désireux de se présenter à une élection générale ou partielle doit commencer son congé obligatoire immédiatement après l’attestation de sa candidature par le greffier municipal ou son mandataire. Subséquemment, tous les accès de l’employé (y compris ses courriels et accès de sécurité) liés au bureau du membre du Conseil seront suspendus et les ressources municipales utilisées par l’employé dans l’exercice de ses fonctions au sein du bureau du conseiller (comme les ordinateurs, les téléphones intelligents et les dispositifs de stockage électronique) seront remises immédiatement à la Ville.
  6. Un employé qui constate un possible conflit d’intérêts relatif aux élections (p. ex. un membre de sa famille ou un ami intime est candidat, etc.) en avisera par écrit le gestionnaire ou le directeur dont il relève conformément au Code de conduite des employés. Après quoi, le gestionnaire ou le directeur élaborera une procédure, en consultation avec le greffier municipal ou son mandataire et les Services juridiques, pour mettre l’employé à l’abri de toute apparence de conflit, soit-elle réelle ou perçue.

Responsabilités

Membres du Conseil

  • Veiller à ce que toutes les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution de leurs tâches et des activités.
  • Comprendre et appuyer la présente politique et ses procédures et rendre compte de leurs actions.
  • Obtenir au besoin des clarifications entourant tout aspect de la présente politique et de ses procédures.

Membres citoyens de la Commission du transport en commun, du Sous-comité du patrimoine bâti et des comités consultatifs

  • Veiller à ce que toutes les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution de leurs tâches et des activités.
  • Comprendre et appuyer la présente politique et ses procédures et rendre compte de leurs actions.
  • Obtenir au besoin des clarifications entourant tout aspect de la présente politique et de ses procédures.

Employés municipaux, y compris le personnel de direction

  • Veiller à ce que les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution de leurs tâches et des activités dans le cadre de leur fonction officielle en tant qu’employés municipaux.
  • Veiller à ce que les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées en ce qui concerne les activités politiques d’un employé, sa candidature et tout conflit d’intérêts possible constaté par l’employé.
  • Comprendre et appuyer la présente politique et ses procédures et rendre compte de leurs actions.
  • Obtenir au besoin des clarifications entourant tout aspect de la présente politique et de ses procédures.

Greffier municipal

  • Veiller à ce que toutes les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution des tâches et des activités.
  • Veiller à l’administration, la communication, l’interprétation, la surveillance et l’application de la présente politique et de ses procédures.
  • Recevoir les plaintes, les préoccupations et les demandes de renseignements et de directives liées à la présente politique et à ses procédures et y répondre.
  • Déléguer par écrit le pouvoir à des mandataires pour l’administration d’une partie ou de la totalité de la présente politique et de ses procédures.
  • Réviser la présente politique et ses procédures tous les deux ans au minimum dans le cadre de l’examen de la structure de gestion publique et au cours de la troisième année du mandat du Conseil, et au besoin en raison de modifications législatives. Le greffier municipal est autorisé à apporter, s’il y a lieu, de légères mises à jour administratives aux fins de conformité et de cohérence avec la loi, tout en respectant et en préservant l’intention de la politique et de ses procédures.

Surveillance/contraventions

Directives et interprétation

Le greffier municipal ou son mandataire a le pouvoir délégué de fournir des directives en ce qui concerne les questions relatives aux élections en vertu de la présente politique et de ses procédures et de consigner par écrit toute interprétation entourant l’application de la présente politique et de ses procédures, ainsi que les approbations ou interdictions connexes. Ces directives, interprétations, approbations et interdictions seront fondées sur l’exigence législative générale voulant que les ressources et les fonds publics ne soient pas utilisés à des fins électorales, y compris la promotion de la candidature d’une personne à une charge élective ou l’opposition à cette candidature.

Plaintes et enquête

Le greffier municipal ou son mandataire a le pouvoir délégué de recevoir toutes les plaintes écrites en ce qui a trait à l’utilisation alléguée des ressources de la Ville d’Ottawa contrevenant à la présente politique et à ses procédures et de faire enquête. La plainte écrite doit être soumise au greffier municipal ou à son mandataire et contenir des exemples précis et fournir des détails quant à la façon dont l’utilisation alléguée d’une ressource municipale a pu contrevenir à la présente politique ou à ses procédures.

Une fois l’enquête terminée, le greffier municipal ou son mandataire peut régler la question et, s’il y a lieu, déterminer des mesures correctives appropriées en fonction des résultats de l’enquête, en consultation avec la commissaire à l’intégrité si nécessaire en ce qui a trait au Code de conduite des membres du Conseil, comme il est décrit ci-dessous. Si, selon l’enquête, il est établi qu’un membre du Conseil ou un membre citoyen de la Commission du transport en commun, du Sous-comité du patrimoine bâti ou d’un comité consultatif a contrevenu à la politique et à ses procédures, le membre ou le membre citoyen en question devra rembourser personnellement les frais directs afférents à la contravention. Le greffier municipal informera le plaignant de l’issue de sa plainte et du remboursement exigé, le cas échéant. Le greffier municipal rendra compte de l’exercice de ses pouvoirs délégués en vertu de la présente politique auprès du comité permanent concerné, suivant une élection municipale générale ou partielle.

Il est également reconnu que les questions liées aux activités électorales sont incluses dans les codes de conduite applicables aux membres du Conseil municipal et aux membres citoyens de la Commission du transport en commun et du Sous-comité du patrimoine bâti, lesquels relèvent du mandat de la commissaire à l’intégrité de la Ville d’Ottawa et disposent de protocoles de plaintes distincts. Par exemple, l’article 14 du Code de conduite des membres du Conseil énonce ce qui suit :

« Les membres du Conseil doivent se comporter conformément à la Loi de 1996 sur les élections municipales, et la Politique sur les ressources liées aux élections. Il est strictement interdit d’utiliser les ressources municipales, que ce soit un bien matériel ou le temps du personnel, pour une activité électorale. Cette interdiction s’applique aussi bien à la promotion de la candidature d’une personne à une charge élective qu’à l’opposition à cette candidature. Les activités liées aux élections comprennent non seulement la campagne personnelle d’un membre au poste de conseiller municipal, mais aussi les autres campagnes à une élection municipale, provinciale ou fédérale ».

Advenant que l’enquête du greffier municipal ou de son mandataire conclue qu’un employé de la Ville contrevient à la présente politique ou à ses procédures, à défaut de se plier à la présente politique et à ses procédures, l’employé s’expose à des mesures correctives, y compris des mesures disciplinaires pouvant déboucher sur un renvoi.

Renvois

Bulletin d’interprétation de la commissaire à l’intégrité intitulé Utilisation des médias sociaux

Code de conduite des employé(e)s

Code de conduite des membres des comités consultatifs

Code de conduite des membres du Conseil

Code de conduite des membres citoyens du Sous-comité du patrimoine bâti

Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement

Politique sur les communications générales/Lignes directrices relatives à l’identité visuelle de la Ville d’Ottawa

Politique sur les dépenses du Conseil

Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction

Protocole sur l’utilisation des médias sociaux

Règlement municipal sur les enseignes sur les routes de la Ville

Règlement municipal sur les enseignes temporaires sur des propriétés privées

Règlement municipal sur les parcs et les installations

Règlement municipal sur le transport en commun

Autorités législatives et administratives

Loi électorale du Canada

Loi sur le financement des élections

Loi de 2001 sur les municipalités

Loi de 1996 sur les élections municipales

Définitions

« Activité communautaire annuelle d’un membre du Conseil » désigne une activité organisée par un membre du Conseil au cours des deux années précédentes (nom ou titre similaire, même date approximative et même objectif général).

« Candidat » désigne une personne qui a posé sa candidature (et ne l’a pas retirée) à un poste électif dans le cadre d’une élection générale ou partielle à l’échelle municipale (incluant le conseil scolaire), provinciale ou fédérale.

« Contributions » correspond à la définition générale dans la Loi de 1996 sur les élections municipales. Elle comprend ce qui suit sans s’y limiter :

  • Pour une campagne électorale - comme indiqué au paragraphe 88.15(1) de la LEM : « ... les sommes d’argent versées, les biens donnés et les services fournis à une personne pour sa campagne électorale, ou à une autre personne agissant selon ses directives, et acceptés par elles, constituent des contributions. »
  • Pour la publicité de tiers annonceurs - comme indiqué au paragraphe 88.15(2) de la LEM : « ... les sommes d’argent versées, les biens donnés et les services fournis à un particulier, à une personne morale ou à un syndicat à l’égard de la publicité de tiers, ou à une autre personne agissant selon leurs directives, et acceptés par eux, constituent des contributions. »

« Documents de communication » désigne les documents produits dans le but de communiquer avec les résidents, ce qui comprend, sans s’y limiter, les cartes professionnelles, les blocs-signatures au bas des courriels, le papier à en-tête, les chroniques dans les journaux communautaires, les dépliants, les photos, les circulaires, les bulletins, les annonces, les communiqués de presse, les envois postaux et les courriels. Les documents de communication comprennent le matériel dans tous les supports médiatiques, comme les imprimés, les présentations et les autres formats physiques, les médias électroniques, la radio ou la télévision et les sources en ligne, y compris les sites Web ou les médias sociaux.

« Faire campagne » désigne les activités organisées par un candidat, un tiers annonceur inscrit, un parti politique ou une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote, ou pour leur compte, dont le but est d’obtenir l’appui ou l’opposition à un candidat, un tiers annonceur inscrit, un parti politique ou une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote. Faire campagne n’inclut pas la présence à une activité de représentants élus, d’autres candidats, de tiers annonceurs inscrits ou de représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote à titre personnel s’ils ne portent pas de signes ou de vêtements, de macarons et d’autres accessoires les identifiant en tant que candidats, tiers annonceurs inscrits ou représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote et s’ils ne sollicitent pas des votes (y compris la distribution de matériel de campagne).

« Jour du scrutin » désigne le jour de la tenue du dernier scrutin lors d’une élection générale ou partielle, comme indiqué dans les lois applicables (municipale, provinciale ou fédérale).

« Matériel de campagne » désigne le matériel utilisé pour solliciter des votes pour un candidat ou pour une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote, ou pour s’y opposer, y compris de la documentation, des bannières, des affiches, des images, des macarons, des vêtements ou autres accessoires. Le matériel de campagne inclut également, sans s’y limiter, le matériel dans tous les supports médiatiques comme les imprimés, les présentations, les médias électroniques, la radio ou la télévision et les sources en ligne, y compris les sites Web ou les médias sociaux.

« Membre » désigne le maire et les conseillers et conseillères de la Ville d’Ottawa.

« Parti politique » désigne un parti politique dans le cadre d’une élection provinciale et fédérale inscrit conformément aux dispositions applicables de la Loi sur le financement des élections ou de la Loi électorale du Canada.

« Période d’interdiction » désigne la période de 60 jours précédant et incluant le jour du scrutin dans le contexte d’une élection municipale générale ou partielle.

« Publicité de tiers annonceur » désigne une publicité diffusée par les médias imprimés, électroniques ou autres, y compris la radiodiffusion, dont l’objectif est de promouvoir et d’appuyer un candidat ou de s’y opposer, d’obtenir « oui » ou « non » comme réponse à une question inscrite au bulletin de vote, mais elle ne comprend pas une publicité faite par un candidat ou selon ses directives, conformément à la définition du paragraphe 1(1) de la Loi de 1996 sur les élections municipales. En vertu du paragraphe 1(2) de la Loi de 1996 sur les élections municipales, une publicité est réputée ne pas être de la publicité de tiers annonceur si la personne ou l’entité qui la fait diffuser par les médias imprimés, électroniques ou autres, y compris la radiodiffusion, n’engage aucune dépense à l’égard de la publicité. En outre, conformément au paragraphe 1(2.1) de la Loi de 1996 sur les élections municipales, une publicité est réputée ne pas être de la publicité de tiers lorsqu’elle est communiquée ou transmise par un particulier à ses employés, par une personne morale à ses actionnaires, ses administrateurs, ses membres ou ses employés, ou par un syndicat à ses membres ou ses employés.

« Question inscrite sur le bulletin de vote » désigne une question ou un règlement municipal soumis aux électeurs par un conseil municipal, un conseil scolaire ou un autre conseil local élu, ou par le ministre des Affaires municipales, en vertu de la Loi de 1996 sur les élections municipales.

« Représentant élu » désigne des personnes élues au Conseil municipal d’Ottawa, à l’Assemblée législative de l’Ontario, à la Chambre des communes ou à un conseil scolaire.

« Ressources municipales » signifie, sans s’y limiter, les employés municipaux et le personnel de la Ville, les activités municipales, les installations municipales, les fonds municipaux, l’information municipale et l’infrastructure municipale, lesquels se décrivent comme suit :

  • « Employés municipaux » et « personnel de la Ville » - personnel de direction et employés des groupes non syndiqués et exclus, et tous les membres des unités de négociation de la Ville. Sont inclus les employés à temps plein, à temps partiel, occasionnels, temporaires, saisonniers et contractuels, et les employés des bureaux des membres du Conseil.
  • « Activités municipales » - activités financées et organisées par les directions générales de la Ville et par les membres du Conseil, y compris des activités organisées conjointement avec des organismes communautaires ou des commanditaires externes. Ces activités comprennent entre autres :
    • les annnces liées à des programmes, politiques et autres initiatives de la Ville, incluant des annonces de financement;
    • les célébratins, commémorations, activités d’éducation et de sensibilisation;
    • les assemblées cmmunautaires, consultations et autres rassemblements;
    • les inauguratins d’installations;
    • les séances prtes ouvertes.
  • « Installations municipales » - installations appartenant à la Ville d’Ottawa et à ses directions générales ou louées par celles-ci et qui sont directement administrées et exploitées par les directions générales ou des programmes municipaux. Les bureaux de quartier des membres du Conseil font partie des installations municipales.
  • « Fonds municipaux » - soutien financier fourni à même les budgets annuels de fonctionnement et d’immobilisations de la Ville, y compris, sans s’y limiter, les fonds versés directement à des programmes et des services municipaux et aux budgets des membres du Conseil alloués aux services de leur circonscription.
  • « Information municipale » - l’information détenue et régie par la Ville, y compris les bases de données constituant des répertoires de noms, de coordonnées, de dossiers administratifs, de renseignements financiers ou d’autres identificateurs compilés et utilisés par les employés de la Ville dans le cadre de leur travail.
  • « Infrastructure municipale » - les systèmes physiques ou technologiques qui appuient le fonctionnement des programmes et des services de la Ville, y compris, sans s’y limiter, le parc de véhicules de la Ville, l’affichage public, le réseau d’ordinateurs, le système de télécommunications et de courrier électronique, les équipements sans fil, l’équipement informatique, les logiciels et les périphériques, l’Internet et l’intranet.

« Tiers annonceur inscrit » désigne, dans le contexte d’une élection municipale, un particulier, une personne morale ou un syndicat inscrit auprès du greffier municipal, conformément à l’article 88.6 de la Loi de 1996 sur les élections municipales, dont l’objectif est de promouvoir et soutenir un candidat à un poste électif ou une question inscrite à un bulletin de vote ou de s’y opposer, et qui ne relève pas d’un candidat.

Demandes de renseignements

Pour de plus amples renseignements au sujet de la présente politique, communiquez avec :

M. Rick O’Connor
Greffier municipal
Ville d’Ottawa
Tél. : 613-580-2424, poste 21215
rick.oconnor@ottawa.ca

Annexes

Annexe 1 - Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction

Politique relative aux pétitions

Approuvée par : Conseil municipal
Section : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 8 décembre 2010
Date d’entrée en vigueur : Le 8 décembre 2010

Énoncé de politique

La Ville d’Ottawa accorde de l’importance à la participation des citoyens et encourage les pétitions en tant qu’outil leur permettant de prendre part au processus décisionnel du Conseil.

C’est lorsque les renseignements qu’elle contient sont exacts et vérifiables et qu’elle est reconnue et acceptée par les décideurs qu’une pétition est pleinement efficace.

Objectif

La présente politique décrit la procédure utilisée par la Ville d’Ottawa pour la réception et la reconnaissance de pétitions d’intérêt public.

Champ d’application

Cette politique s’applique à toutes les pétitions déposées à la Ville d’Ottawa, à l’exception de celles qui sont régies par une autre loi (telles que la pétition sur le drainage et celle sur l’amélioration locale).

Exigences de la politique

Exigences de la pétition

  • La pétition doit être adressée à la Ville d’Ottawa ou au Conseil municipal d’Ottawa (ou la Commission du transport en commun) et porter sur une question qui relève du Conseil.
  • La pétition doit être lisible, tapée à la machine ou imprimée à l’encre (et non manuscrite).
  • Pour les pétitions à pages multiples, le texte de la pétition doit être répété dans l’en tête de toutes les pages. Les pages doivent être numérotées, et le nombre total de pages doit également être indiqué.
  • La pétition doit être rédigée dans un ton respectueux et approprié, et ne doit pas contenir de langage ni de renseignements inappropriés ou injurieux.
  • Tous les signataires de la pétition doivent écrire leur nom en lettre moulées et signer leur propre nom. Une pétition en format papier ne doit comporter que des signatures originales, écrites directement sur la pétition.
  • Chaque signataire de la pétition doit fournir son adresse complète.
  • Pour les pétitions en format électronique, les signataires doivent donner leur nom, leur adresse et une adresse courriel valide.
  • Chaque page de la pétition doit comporter clairement la mention que la pétition sera considérée comme un document public par la Ville d’Ottawa et que les renseignements qu’elle contient peuvent faire l’objet d’un examen de la Ville et d’autres membres du grand public.

Dépôt des pétitions

  • Les pétitions qui comportent des signatures originales doivent être envoyées à l’attention du greffier municipal par courrier postal ou déposées en personne à l’hôtel de ville d’Ottawa ou à n’importe quel des Centres du service à la clientèle de la Ville d’Ottawa.
  • Les pétitions peuvent aussi être remises au maire ou à n’importe quel membre du Conseil municipal.
  • Les pétitions électroniques peuvent être envoyées à l’attention du greffier municipal à l’adresse suivante : petitions@ottawa.ca.
  • Toutes les pétitions qui respectent les normes susmentionnées seront présentées au Conseil ou à la Commission du transport en commun lors de la réunion ordinaire suivante, ou lors de la réunion pendant laquelle le sujet de la pétition sera abordé.
  • Les comités permanents ne peuvent pas accepter officiellement une pétition. Celles qu’ils reçoivent sont transmises au greffier municipal et présentées au Conseil complet lors de la réunion ordinaire suivante, ou lors de la réunion pendant laquelle le sujet de la pétition sera abordé.
  • C'est le Conseil qui décide d’accepter ou non une pétition, et sa décision est définitive.

Responsabilités

Le greffier municipal est responsable de la réception de toutes les pétitions et de leur dépôt à l’attention du Conseil.

Les membres du Conseil municipal sont responsables de la transmission à l’attention du greffier municipal de toutes les pétitions reçues à leur bureau.

Surveillance/non-respect

Le greffier municipal examinera toutes les pétitions pour s’assurer qu’elles satisfont à toutes les exigences de la présente politique.

Les pétitions jugées non-conformes ne seront pas acceptées officiellement par le Conseil. Cependant, elles seront ajoutées à l’ordre du jour du comité permanent concerné ou du Conseil, selon le cas, en tant qu’« autre correspondance reçue ».

Conservation et divulgation

Toutes les pétitions déposées à la Ville seront conservées au bureau du greffier municipal. Les pétitions qui respectent les exigences de la présente politique et qui sont par conséquent présentées au Conseil et reçues par celui-ci seront conservées dans les dossiers du bureau du greffier municipal et accessibles au public sur demande.

Définitions

Aux fins de la présente politique, une pétition est une demande écrite officielle présentée à la Ville d’Ottawa, à son Conseil ou à l’un de ses comités permanents.

Demandes de renseignements

Bureau du greffier municipal
Direction des services législatifs
Greffière municipale adjointe
110, avenue Laurier Ouest, Ottawa (Ontario) K1P 1J1

Formulaire de pétition

Le formulaire de pétition et de plus amples renseignements sur la manière de présenter une pétition figurent sur la page Présentation d’une pétition au Conseil.

Politique de congé de maternité et de congé parental pour les membres du Conseil

Approuvée par : Conseil municipal
Section : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 22 novembre 2017
Date d’entrée en vigueur : Le 1er janvier 2018
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif)

Énoncé de politique

La Ville d’Ottawa reconnaît le droit d’un membre du Conseil de prendre congé en raison de sa grossesse, ou de la naissance ou de l’adoption de son enfant, conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités et au Règlement de procédure.

Définitions

Congé de maternité ou congé parental – Absence de 20 semaines consécutives ou moins en raison de la grossesse du membre, ou de la naissance ou de l’adoption de son enfant, conformément au paragraphe 259 (1.1) de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Objectif

La présente politique oriente la Ville d’Ottawa sur la façon dont elle doit traiter le congé de maternité ou le congé parental d’un membre de manière à respecter son rôle légal en tant que représentant élu.

Champ d'application

La présente politique s’applique aux membres du Conseil, conformément à l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Exigences de la politique

Le Conseil municipal respecte le droit de ses membres de prendre un congé de maternité ou un congé parental en s’appuyant sur les principes suivants :

  1. Un membre du Conseil est élu pour représenter les intérêts de ses électeurs.
  2. Le congé de maternité ou le congé parental d’un membre ne nécessite pas l’approbation du Conseil, et son poste ne peut être déclaré vacant en raison du congé.
  3. Durant le congé de maternité ou le congé parental d’un membre, les questions administratives et législatives nécessitant son intervention doivent être traitées conformément à ses directives.
  4. Un membre du Conseil en congé de maternité ou en congé parental se réserve le droit d’exercer les pouvoirs qui lui ont été délégués en tout temps pendant son congé.

Le paragraphe 83(14) du Règlement de procédure énonce le processus pour l’affectation temporaire d’un remplaçant du membre en congé de maternité ou en congé parental en vertu du Règlement sur la délégation de pouvoirs et de remplaçants aux comités auxquels le membre siège selon ses directives. Il énonce aussi le processus pour la délégation des questions courantes, administratives et liées aux ressources humaines du bureau du quartier au greffier municipal.

Nonobstant ce qui précède, à tout moment pendant le congé de maternité ou le congé parental du membre, ce dernier se réserve le droit d’exercer ses pouvoirs délégués pour régler les questions touchant le quartier. Le membre doit fournir un avis écrit au greffier municipal de son intention de révoquer une délégation temporaire approuvée par le Conseil et d’exercer son rôle légal ou ses pouvoirs délégués.

Responsabilités

Les membres du Conseil et le personnel de la Ville sont tenus de respecter les paramètres de la présente politique.

Surveillance/non-respect

Le greffier municipal est chargé de surveiller l’application de la présente politique et de recevoir les plaintes et les signalements y ayant trait.

Références

Règlement sur la délégation de pouvoirs
Règlement de procédure

Autorités législatives et administratives

L’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités exige que la Ville adopte et maintienne une politique en ce qui concerne le congé de maternité et le congé parental des membres du Conseil.

Demandes de renseignements

Greffier municipal
Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)