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Lignes directrices générales concernant les documents PDF

Lignes directrices générales concernant les documents PDF

Introduction

Le présent document a pour but de servir de guide pour la production de fichiers PDF optimisés pour l’usage Internet. Il se peut que votre entreprise soit dans l’impossibilité de suivre toutes les lignes directrices, mais s’il vous plaît, essayez de nous aider à atteindre notre objectif : produire des documents accessibles à tous les résidents d’Ottawa.

Comme la Ville d’Ottawa n’est pas l’auteur de ces documents, elle ne prendra aucune part à la création des fichiers PDF. Il appartient au requérant de générer ces fichiers dans un format qui respecte les lignes directrices énoncées dans le présent document. De plus, étant donné que ces documents constituent des documents publics officiels, il ne serait pas approprié que le personnel de la Ville modifie, manipule ou recrée les fichiers PDF soumis par un requérant.

Considérations générales pour Internet

Bande passante

Tous les usagers n’ont pas un accès Internet à haute vitesse. Il faut donc prendre toutes les mesures nécessaires pour rendre les documents accessibles aux usagers utilisant un accès par ligne commutée. La règle générale est de réduire autant que possible la taille du fichier afin qu’il puisse être téléchargé facilement et rapidement par le fureteur Web.

Graphiques

Pour respecter cette règle, il faut restreindre au minimum l’utilisation d’images en mode point (TIFF, JPEG, EPS, etc.). Lorsque de telles images sont nécessaires pour des rendus ou des photos, envisagez d’utiliser une version en niveaux de gris afin de réduire la taille du document. Veuillez noter que les images à deux ou à trois tons sont considérées comme des images couleur lorsqu’un document est converti en PDF.

Quand c’est possible, nous recommandons d’utiliser des images vectorielles (EPS, WMF, EMF etc.) au lieu d’images en mode point, car leur taille est réduite. De plus, elles peuvent être beaucoup agrandies tout en conservant leur intégrité quand elles sont visionnées dans Acrobat Reader.

Essayez d’éviter l’utilisation d’images répétitives dans les documents comme un logo de compagnie sur chaque page ou des en-têtes et des pieds de page graphiques, car ces éléments ne font qu’augmenter la taille finale du document et allongent le temps de chargement pour l’usager.

Compression et réglages

Acrobat comprend de nombreux réglages. Nous recommandons d’utiliser l’option « Smallest File Size » (taille de fichier la plus petite). Voici les réglages par défaut (dans Acrobat 7.0) :

Accessibilité

La Ville d’Ottawa a fait de grands pas dans la promotion d’une ville sans obstacles pour ses employés et ses résidents. La Ville est en voie de devenir une collectivité entièrement inclusive. Des programmes, des services et des infrastructures accessibles et abordables font partie intégrante de l’inclusion économique et sociale des personnes handicapées. C’est pourquoi nous encourageons la soumission de contenus accessibles.

Versions d’Acrobat

Pour créer des fichiers PDF accessibles, vous aurez besoin d’Acrobat version 5.0 ou plus (il est préférable d’utiliser la version 6.0 ou une autre plus récente); ces versions d’Acrobat incluent la possibilité de créer des documents balisés.

Planifier votre document

Pour qu’un document PDF soit accessible, il faut plus qu’une mise en page agréable. Vous devriez d’abord considérer la structure logique du fichier lui-même. Si vous travaillez avec un gros fichier, par exemple, il est souhaitable de créer des liens de navigation internes afin que les lecteurs puissent accéder rapidement à la section ou au chapitre qui les intéresse. De même, nous vous invitons à tirer pleinement avantage des éléments structurels qui marquent les sections, les colonnes et les paragraphes. Vous pouvez économiser beaucoup de temps et d’énergie si vous évitez d’avoir à créer des balises texte avec le créateur de balise d’Acrobat. Si vous utilisez Word de Microsoft pour créer votre document, voici quelques astuces pour utiliser des éléments structurels qui vous feront gagner beaucoup de temps lors de la rédaction d’un document accessible :

  • utilisez de vrais titres, pas seulement le gras ou une grande police;
  • ajoutez des puces ou des numéros à toutes les listes;
  • utilisez des vraies colonnes (créées par l’option « Columns » du menu « Format ») plutôt que d’employer des tabulations pour créer des colonnes de textes.

Valider vos balises

Pour valider les « balises » après que le document a été créé, vous pouvez visionner la balise racine en choisissant l’option « Tags » du menu « Window » dans Acrobat (version 5.0 seulement). Il est important de s’assurer que toutes les images sont bien balisées.

Information supplémentaire

Pour plus de renseignements sur la création de fichiers PDF accessibles, veuillez consulter les ressources suivantes (en anglais seulement) :

Protection de la vie privée

Lors de la création d’un fichier PDF, Acrobat insère automatiquement des champs d’information comme le titre, l’auteur, le sujet et un résumé. Nous vous recommandons d’effacer toute information personnelle contenue dans ces champs. Pour ce faire, ouvrez simplement votre fichier PDF, allez à la boite de dialogues sur les propriétés du document en utilisant « File > Document Properties », cliquez sur l’onglet « Description » et effacez toute information privée qui pourrait se trouver dans les champs texte.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Additional Metadata » pour voir s’il y a d’autre information personnelle qui doit être effacée.