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Politiques administratives

Politique sur la reddition de comptes et la transparence

Approbation donnée par : Conseil municipal
Section : Bureau du greffier municipal
Date d’approbation : le 28 novembre 2007
Date d’entrée en vigueur : le 28 novembre 2007
Date de révision : le 3 décembre 2014

Énoncé

La Ville d’Ottawa encouragera la reddition de comptes et la transparence dans la gestion municipale en se fondant sur les principes suivants :

  1. Le processus décisionnel sera ouvert et transparent;
  2. Les affaires municipales seront menées dans le respect de l’éthique et de la responsabilité;
  3. Les ressources financières et les infrastructures matérielles seront gérées avec efficacité et efficience;
  4. Afin de satisfaire aux exigences de la loi, les renseignements sur l’administration municipale seront accessibles;
  5. Une réponse à toute demande, préoccupation ou plainte sera fournie dans les plus brefs délais;
  6. Les données financières, les normes de service, les rapports sur le rendement ainsi que tout autre document de responsabilisation seront mis à la disposition des résidents, dans une langue qu’ils comprennent, afin d’accroître les occasions d’examen du public et la participation des résidents aux affaires municipales;
  7. Toute nouvelle délégation de pouvoirs ou de fonctions sera assortie d’un mécanisme de reddition de comptes.

Définitions

Reddition de comptes – Principe voulant que la Ville soit obligée de rendre publiques ses actions, ses décisions et ses politiques, qu’elle en assume l’entière responsabilité et qu’elle puisse en répondre.

Transparence – Principe voulant que la Ville mène ses affaires de façon accessible, claire et visible et que ses intervenants puissent avoir droit de regard sur ses activités.

Objet

La présente politique offre des conseils permettant à la Ville d’Ottawa de s’assurer que les affaires municipales sont gérées de façon responsable et transparente et que l’accent est mis sur l’ouverture, le respect de l’éthique, le rendement et la responsabilité financière.

Champ d’application

En vertu de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la présente politique s’applique à l’ensemble des activités de la Ville d’Ottawa.

Exigences de la politique

L’engagement de la Ville d’Ottawa à faire preuve de transparence et à rendre des comptes permet d’assurer une bonne gouvernance et viabilité en se fondant sur diverses politiques, procédures et pratiques qui ont été divisées en catégories :

1. Exigences législatives

La Ville d’Ottawa fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en s’acquittant de diverses responsabilités prévues par la loi en la matière et en divulguant l’information. La Ville gère ses affaires publiquement, de façon transparente et en rendant des comptes conformément aux lois provinciales suivantes :

  1. Loi de 2001 sur les municipalités;
  2. Loi sur les conflits d’intérêt municipaux;
  3. Loi sur les infractions provinciales;
  4. Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée;
  5. Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé;
  6. Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public;
  7. Projet de loi 168, Loi de 2009 modifiant la Loi sur la santé et la sécurité au travail (violence et harcèlement au travail).

2. Responsabilité financière, surveillance et compte rendu

La Ville d’Ottawa fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en indiquant la source de ses revenus et la manière dont elle les utilise pour la prestation des services. Les politiques, les procédures et les lignes de conduite ci-dessous témoignent des pratiques exemplaires de la Ville d’Ottawa en matière de responsabilité financière, de surveillance et de compte rendu :

  1. Vérificateur externe et rapport;
  2. Bureau du vérificateur général et rapport annuel;
  3. États financiers annuels et trimestriels;
  4. Plan financier à long terme;
  5. Rapports d’étape sur les budgets de fonctionnement et d’immobilisations;
  6. Règlement sur la délégation des pouvoirs et rapports;
  7. Règlement sur les achats et rapports;
  8. Rapport d’analyse des ETP.

3. Mesure du rendement et établissement de rapports

La Ville d’Ottawa rend des comptes aux contribuables en mesurant ses progrès en matière de rendement, le degré de réalisation de ses objectifs et le respect des normes de services au moyen de divers outils axés sur le résultat. Elle s’engage à produire des rapports qui font état de son rendement dans tous ses domaines de responsabilité depuis la publication de l’information financière jusqu’à la gestion des ressources humaines et la prestation de services :

  1. Plan stratégique de la Ville et rapports sur le rendement connexes;
  2. Rapports semestriels sur le rendement soumis au Conseil;
  3. Participation à l’Initiative d’analyse comparative des services municipaux de l’Ontario et production d’un rapport;
  4. Participation au Système de rapports sur la qualité de vie (Fédération canadienne des municipalités).

4. Administration transparente

La Ville d’Ottawa fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en interagissant avec eux par la communication, la consultation et la collaboration. Les politiques, les procédures et les pratiques suivantes garantissent que la Ville fait preuve de transparence dans l’administration de ses affaires et que les résidents sont au courant de la façon dont les décisions sont prises et mises à exécution :

  1. Règlement de procédure du Conseil;
  2. Distribution publique de l’ordre du jour des réunions du Conseil et des comités et des documents s’y rapportant;
  3. Politique de nomination (recrutement et sélection des membres des comités consultatifs, des conseils, des groupes de travail ainsi que des conseils, des commissions et des organismes externes);
  4. Règlement sur l’affichage public;
  5. Politique sur la délégation de pouvoirs/Règlement sur la délégation des pouvoirs;
  6. Politique de bilinguisme;
  7. Stratégie sur l’engagement public;
  8. Procédure – formats accessibles et soutiens à la communication;
  9. Améliorations des procédures pour les réunions publiques, comprenant un processus pour lever la séance et faire rapport à la fin des réunions, en indiquant soit la date qu’un rapport confidentiel peut être rendu public, soit une opinion juridique précisant les raisons pour lesquelles le rapport ne peut pas être rendu public, et en rendant de façon proactive les rapports confidentiels publics à la date prévue à cet effet;
  10. Politique de divulgation systématique et de diffusion proactive;
  11. Adhérence aux principes de l’administration transparente, y compris le devoir de rendre les données accessibles au moyen de Données ouvertes Ottawa;
  12. Divulgation proactive des contrats conclus d’une valeur de 100 000 $ ou plus qui ne résultent pas d’une procédure d’approvisionnement public, ainsi que des contrats résultant d’un exercice d’approvisionnement public qui ont un intérêt public important;
  13. Divulgation proactive annuelle des activités organisées par le Bureau du protocole, ainsi que des cadeaux offerts au nom de la Ville par l’entremise du Bureau du protocole.

5. Responsabilité et normes éthiques internes

La Ville d’Ottawa a établi des politiques, des procédures et des pratiques régissant la responsabilité et les normes éthiques internes, par exemple :

  1. Code de conduite des employés;
  2. Code de conduite pour les membres de comités consultatifs;
  3. Code de conduite des membres du Sous-comité du patrimoine bâti;
  4. Politique d'embauche et d'emploi de membres de la famille;
  5. Politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs;
  6. Politique sur les ressources de nature électorale;
  7. Politique en matière de harcèlement en milieu de travail;
  8. Politique sur la violence en milieu de travail;
  9. Politique d’équité et de diversité;
  10. Politique sur la gestion des documents.

6. Cadre de responsabilisation du Conseil municipal

Le Conseil municipal d’Ottawa a renforcé son engagement en matière de responsabilisation et de transparence par la création de postes d’agent à l’intégrité et l’adoption de nouvelles politiques et pratiques, notamment :

  1. La divulgation proactive des dépenses de bureau des membres du Conseil;
  2. La nomination d’un commissaire à l’intégrité à qui le Conseil a également attribué le rôle de registrateur et enquêteur pour les réunions;
  3. L’adoption d’un code de conduite pour les membres du Conseil; 
  4. La divulgation trimestrielle par les membres du Conseil dans le Registre des cadeaux en ligne de tous les cadeaux, avantages et invitations reçus dont la valeur individuelle est supérieure à 100 $, d’une même source, par année civile (à quelques exceptions près);
  5. La divulgation trimestrielle par les membres du Conseil dans le Registre des cadeaux de tous les billets dont la valeur individuelle est supérieure à 30 $ reçus d’une même source, par année civile (à quelques exceptions près);
  6. L’adoption d’une Politique sur les événements communautaires et spéciaux et les campagnes de financement et d’une Politique sur les dépenses du Conseil;
  7. L’adoption du Règlement sur le registre des lobbyistes, y compris du Code de conduite des lobbyistes, et l’établissement d’un Registre des lobbyistes;
  8. Le rapport annuel du commissaire à l’intégrité.

Responsabilités

Le Conseil municipal et le personnel de la Ville ont la responsabilité d’adhérer aux paramètres de cette politique, de rendre compte de leurs actions et de s’assurer de la transparence des opérations municipales.

Surveillance/Inobservation de la politique

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations ayant trait à cette politique et de les transmettre aux personnes suivantes selon le cas :

  1. Lorsqu’elles concernent un membre du personnel, le chef du Service, le directeur général ou le directeur responsable du secteur et le directeur, Ressources humaines;
  2. lorsqu’il s’agit d’une réunion à huis clos, l’organisateur des réunions;
  3. lorsqu’il s’agit du Conseil, le chef du Conseil.

Fondements législatifs/administratifs

Aux termes de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, modifiée par le projet de loi 130, la Ville est tenue d’adopter et de mettre en œuvre une politique sur la reddition de compte et la transparence. La Politique sur la reddition de comptes et la transparence présente les lois, les politiques, les procédures et les pratiques auxquelles la Ville se conforme afin de favoriser la reddition de compte et la transparence.

Renseignements

Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
No de téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Politique de bilinguisme

Référence : ACS2001-CMS-OCM-0002
Service d’origine : Services de secrétariat
Entrée en viguer : 9 mai 2001
Date de révision : 15 novembre 2004
Révision approuvée par : Services généraux 
Date de revue : 22 mai 2015
Revue approuvée par : Programmes municipaux et Services opérationnels

Énoncé de principe

La Ville d'Ottawa entend accorder les mêmes droits, statuts et privilèges aux deux groupes de langues officielles.

Pour ce faire elle doit :

Langue de travail

  • Encourager les employés à travailler dans la langue officielle de leur choix;
  • Dispenser un service de formation linguistique approprié;
  • Mettre sur pied un service d'aide à la rédaction pour ceux et celles qui veulent et/ou doivent travailler en français;
  • Organiser et mettre sur pied les programmes de perfectionnement dans les deux langues officielles.

Langue de service

  • Prendre les mesures nécessaires pour qu'il y ait en tout temps un nombre suffisant d'employés bilingues;
  • Nommer des employés répondant aux exigences linguistiques des unités s'il se produit des vacances et, le cas échéant, assurer la formation linguistique des nouveaux titulaires. 

Si un employé unilingue embauché avant le 1er janvier 2001 par une des anciennes municipalités de la Région d'Ottawa-Carleton, soit Ottawa, West Carleton, Goulbourn, Kanata, Rideau, Nepean, Osgoode, Gloucester, Cumberland, Vanier ou Rockcliffe Park, pose sa candidature à un poste désigné bilingue et est nommé à ce poste, sa nomination est intérimaire pour une période d'au moins six mois, pourvu qu'il suive une formation linguistique.

La nomination de l'employé est par la suite confirmée si l'on juge qu'il est capable d'apprendre la langue seconde et qu'il fait des efforts raisonnables en ce sens; dans le cas contraire, l'employé reprend son ancienne classification.

Les employés embauchés après le 1er janvier 2001 et les autres candidats de l'extérieur doivent satisfaire aux exigences linguistiques affichées pour le poste.

Les possibilités d'avancement des employés embauchés après le 1er janvier 2001 pourraient être en fonction de leurs aptitudes dans les deux langues officielles.

Programmes culturels

  • Voir à ce que les programmes culturels destinés à un groupe linguistique officiel soient conçus par des employés connaissant à fond la culture concernée.

Service de plaintes

  • Voir à ce que la Direction des services de secrétariat (Division des services en français) donne suite aux plaintes de citoyens en matière de services dans les deux langues officielles.

Communications

  • Voir à ce que tout document publié par la Ville d'Ottawa ou ses organismes et destiné au public (interne et externe), paraisse dans les deux langues officielles.
I. Politique générale
R.1 Que la Ville d'Ottawa réitère le caractère bilingue de la Ville d'Ottawa ainsi que l'égalité des droits et privilèges des deux groupes de langues officielles face aux services qu'elle offre.
  R.1.1 Que la Ville d'Ottawa réitère auprès des citoyens et de ses employés son engagement face à la question du bilinguisme et mette en œuvre un plan et des moyens de promotion de sa politique de bilinguisme.
  R.1.2 Que les Ressources humaines continuent à utiliser la " Politique de bilinguisme - unités de travail " comme outil de travail et élaborent des lignes de conduite à suivre.
  R.1.3 Que la responsabilité pour la mise en œuvre de ce plan d'action et de ces moyens relève du directeur général des Ressources humaines.
  R.1.4 Que le directeur général des Ressources humaines soit tenu responsable de l'élaboration des règlements et directives ainsi que de la mise en œuvre de toutes les politiques linguistiques concernant les employés.
  R.1.5 Que le directeur des Services municipaux présente un rapport indiquant le coût approximatif de l'exécution des recommandations contenues dans la présente politique.
  R.1.6 Que la mise en œuvre du plan et des moyens soit définie comme étant la tâche de chaque gestionnaire, directeur, directeur général et du directeur des Services municipaux. Que chaque année, le directeur général de chacun des Services prépare un plan annuel sur les langues officielles faisant état des réalisations des douze derniers mois, soumette des plans ou projets pour les douze prochains mois et que ce plan soit approuvé, avec ou sans modification, par le Conseil municipal et rendu public.
  R.1.7 Que le directeur général des Ressources humaines présente des rapports d'étape sur la mise en œuvre de la politique de bilinguisme.
  R.1.8 Que la Ville d'Ottawa informe la communauté de la disponibilité des services.
  R.1.9 Que la Ville d'Ottawa distribue à tous les responsables et à tous les employés l'information liée à la politique de bilinguisme faisant référence aux droits et obligations. Que l'anglais et le français soient acceptés comme langues de travail dans le service civil municipal.
    R.1.9.1 Que la Ville d'Ottawa fasse connaître cet article de la politique à tous ses employés et qu'elle encourage ses employés à utiliser les deux langues officielles dans son administration.
    R.1.9.2 Que les employés qui en ont l'occasion et qui le peuvent soient encouragés à utiliser le français au travail.
  R.1.10 Que l'on encourage par tous les moyens les professionnels francophones de la Ville travaillant dans des domaines connexes à se rencontrer formellement pour discuter des programmes susceptibles d'améliorer les services offerts à la population.
  R.1.11 Que chaque Service avec lequel le public doit communiquer ait une capacité bilingue afin de pouvoir offrir un service dans les deux langues officielles.
    R.1.11.1 Que l'on procède à une évaluation des besoins dans ce domaine.
    R.1.11.2 Que la Ville offre de façon active ses services dans les deux langues officielles.
  R.1.12 Que le Conseil municipal réaffirme sa volonté d'offrir aux deux groupes de langues officielles des services et des programmes dans leur langue maternelle et prenne les mesures nécessaires pour la réalisation de cet objectif.
    R.1.12.1 Que la qualité et le niveau des services offerts en français soient égaux à ceux des services offerts en anglais.
  R.1.13 Que les instruments de travail (circulaires, manuels et textes nécessaires pour l'exercice des fonctions) soient offerts simultanément dans les deux langues officielles.
  R.1.14 Que la Ville d'Ottawa fasse pression auprès des autorités provinciales pour que les documents légaux, règlements, lois, soient fournis en français et que le français soit reconnu comme légal au niveau local.
  R.1.15 Que les mesures nécessaires soient prises pour faire en sorte que les mesures prises par le Conseil municipal en français soient reconnues officiellement en français.
  R.1.16 Que les associations professionnelles et les syndicats soient consultés individuellement au fur et à mesure de l'élaboration des mécanismes visant la mise en œuvre des recommandations du présent rapport.
  R.1.17 Que le Conseil municipal mandate clairement ses délégués à la Commission des services policiers de présenter sous forme de recommandations tous les éléments pertinents de la politique de bilinguisme adoptée par la Ville d'Ottawa et de s'assurer que les mécanismes d'application appropriés soient développés ou mis en place.
    R.1.17.1 Que les objectifs linguistiques fassent partie de l'évaluation du rendement des employés qui occupent des postes comportant des exigences linguistiques en langue seconde auxquelles les titulaires ne satisfaisaient pas au moment de leur nomination permanente, afin d'évaluer leurs progrès linguistiques.
    R.1.17.2 Que les progrès de mise en œuvre soient inclus dans l'évaluation annuelle des employés et des Services et que l'on en fasse mention dans les rapports trimestriels et annuels.
  R.1.18 Que les politiques d'affichage et de publication bilingues s'appliquent à tous les contractuels de la Ville qui offrent un service direct à la population, aux associations et aux groupes communautaires dont les activités sont subventionnées à plus de 30 % par la Ville d'Ottawa. Les susmentionnés devront garantir un minimum de personnel bilingue sur les lieux de leur activité.
    R.1.18.1 Que l'on inclue une clause stipulant l'esprit de l'article dans l'entente ou le contrat avec les associations qui bénéficient d'une subvention ou d'un contrat municipal, s'il y a lieu, selon l'esprit de la présente politique.
    R.1.18.2 Que le respect ou l'application de cet article soit surveillé.
  R.1.19 Que la Ville institue un comité consultatif sur les services en français dont le mandat consisterait à conseiller l'administration municipale et le Conseil quant à la mise en œuvre de la politique de bilinguisme.
  R.1.20 Il est convenu que les présentes recommandations portent sur l'emploi des deux langues officielles. La Ville reconnaît également qu'elle doit adapter ses services aux besoins d'autres groupes linguistiques et culturels au fur et à mesure que ces besoins se manifestent et que l'image multiculturelle de la communauté se transforme.
II. Formation linguistique
R.2 Que la Ville d'Ottawa détermine clairement les sommes consacrées à la formation linguistique des représentants élus.
  R.2.1 Que la Ville d'Ottawa informe ses employés des différentes possibilités en matière de formation linguistique.
  R.2.2 Qu'annuellement, l'administration municipale encourage ses employés unilingues à acquérir des connaissances de la langue seconde et les informe des programmes existants.
    R.2.2.1 Que la formation linguistique soit dispensée en priorité aux unités dont les fonctions principales sont :
      i) de communiquer avec le public;
      ii) de conseiller le personnel;
      iii) d'offrir les services essentiels au fonctionnement efficace des Services municipaux (administration, archives, etc.).
    R.2.2.2 Que la formation linguistique soit offerte aux cadres intermédiaires et supérieurs dans le but d'atteindre les objectifs suivants :
      i) servir le public dans les deux langues officielles à tous les niveaux;
      ii) utiliser les deux langues officielles dans le milieu du travail.
  R.2.3 Que la municipalité offre annuellement, à un certain nombre d'employés dont le niveau de compétence dans la langue seconde est de niveau 3, la possibilité de suivre des cours pendant les heures de travail, offerts soit par la municipalité ou par une institution publique.
  R.2.4 Qu'aux employés dont le niveau de connaissance de la langue seconde a été établi aux niveaux 1 à 3 (niveau de compétence : débutant, intermédiaire et avancé) soient offerts un remboursement des frais de scolarité pour tout cours suivi avec succès en dehors des heures de travail.
  R.2.5 Que la Direction de l'efficacité organisationnelle mette sur pied un service d'aide à la rédaction pour ceux et celles qui veulent ou doivent écrire en français (ce service rentabilisera l'utilisation des ressources actuelles).
  R.2.6 Que des moyens concrets soient mis en œuvre pour que les employés inscrits aux cours de langues et occupant des postes bilingues utilisent leur langue seconde au travail. (La Direction de l'efficacité organisationnelle pourrait obtenir la collaboration des francophones des unités de travail pour appuyer le programme de formation soit en fournissant des occasions d'usage du français, soit en fournissant des outils de travail en français).
  R.2.7 Que la Ville se dote de politiques de formation linguistique et de modalités d'application précises.
  R.2.8 Que l'administration municipale étudie, pour les employés dont la langue se situe au niveau 3, des méthodes de perfectionnement, tels que congés avec solde partiel, échanges de fonctionnaires entre Ottawa et Montréal, etc.
  R.2.9 Que la Ville d'Ottawa encourage le bilinguisme chez les présidents de réunions afin que le personnel de la Ville puisse utiliser la langue officielle de son choix lors de réunions du personnel et que selon le genre de réunion, des services d'interprétation soient offerts.
III. Formation professionnelle
R.3 Que les programmes de perfectionnement, nécessaires à la compétence de l'employé au travail, soient offerts dans les deux langues officielles (soit par cours donnés par la Ville ou d'autres organismes).
  R.3.1 Que d'autres cours puissent être donnés dans les deux langues officielles ou dans l'une d'elles. (On présume qu'après un certain nombre d'années tous les cours importants qui ont un certain succès seront offerts dans les deux langues officielles).
  R.3.2 Que les cours offerts en français soient de qualité égale à ceux offerts en anglais.
  R.3.3 Que l'on informe les employés de l'existence de ces services et que l'on offre activement ces services.
  R.3.4 Que les cours soient offerts en français même si au début la participation est peu élevée (il faut changer les habitudes).
  R.3.5 Que les employés soient encouragés à suivre leurs cours de perfectionnement professionnel en langue seconde (anglais ou français).
  R.3.6 Qu'à court terme on encourage les francophones à suivre leurs cours en français.
  R.3.7 Que l'on établisse des directives et des lignes de conduite pour la prestation de ces services.
IV. Unités de travail
R.4 Que les unités de travail dont la fonction première consiste à servir le public, à temps complet, possèdent un personnel en totalité ou en grande partie bilingue.
  R.4.1 Que chaque unité de travail à la Ville représentant un service distinct et unique, aux employés ou au public, soit capable de communiquer dans les deux langues officielles, en tout temps.
  R.4.2 Que cette capacité bilingue dans chaque unité de travail soit présente aux paliers de responsabilité de la direction, des agents et du personnel de soutien.
    R.4.2.1 Que la Ville d'Ottawa répartisse ses ressources humaines plus adéquatement et en informe le public.
    R.4.2.2 Que la disponibilité des services soit assurée par une distribution judicieuse des ressources humaines bilingues.
    R.4.2.3 Que l'on offre les services dans les deux langues officielles de façon active.
    R.4.2.4 Que l'on utilise les médias pour informer le public.
    R.4.2.5 (i) Que tous les postes des groupes de gestion supérieure et de haute direction soient désignés bilingues.
(ii) Que le directeur des Services municipaux fixe l'objectif d'atteindre un taux de bilinguisme de 50 % parmi tous les titulaires des groupes de gestion supérieure et de haute direction d'ici le 1er janvier, 2004.
(iii) Les titulaires actuels qui ne pourraient pas atteindre le niveau 3 de maîtrise de la langue à l'oral et en lecture au moins trois (3) ans avant la date la plus proche possible de pleine retraite seraient exclus des calculs dans l'atteinte de l'objectif de 50 %.
  R.4.3 Qu'en ce qui concerne la prestation de services dans les quartiers et l'interaction avec la communauté (p. ex., centres communautaires, bureaux d'urbanisme), les aptitudes linguistiques du personnel correspondent aux besoins des quartiers respectifs. Lorsqu'un groupe linguistique représente la majorité d'un quartier, les employés municipaux qui peuvent parler la langue de la majorité seront recrutés. Lorsque les deux groupes linguistiques officiels constituent une importante partie de la population d'un quartier, des employés bilingues seront recrutés.
  R.4.4 Que tous les postes avec une portée opérationnelle importante, reliés à des activités culturelles de l'un ou l'autre des deux groupes culturels, soient pourvus par des employés appartenant au groupe desservi.
    R.4.4.1 Que toutes les unités de travail ayant un éventail important d'activités liées à des programmes culturels s'adressant à l'un ou l'autre des deux groupes culturels, se dotent d'un nombre suffisant d'employés connaissant à fond le groupe culturel en question.
    R.4.4.2 Que l'on accorde la priorité de l'offre des services aux jeunes et aux personnes du troisième âge.
    R.4.4.3 Que des efforts spéciaux soient déployés pour que les francophones du Service des incendies aient l'occasion de travailler en français et pour que les communautés francophones puissent être servies en français. Ce programme sera élaboré en étroite collaboration avec l'Association des sapeurs-pompiers afin d'assurer la sécurité du service.
    R.4.4.4 Que les pompiers travaillent dans la langue de leur choix, mais qu'il y ait toujours au moins un sapeur-pompier qui puisse communiquer dans les deux langues officielles.
    R.4.4.5 Étant donné l'importance de la sécurité du public, que le Conseil voie à une mise en œuvre rigoureuse de cet article dans les plus brefs délais.
    R.4.4.6 Que l'effectif des pompiers bilingues soit réparti dans les casernes situées à des endroits stratégiques.
    R.4.4.7 Tenant compte des différents horaires, que l'on s'assure d'une présence bilingue en tout temps.
    R.4.4.8 Cette section ne s'applique pas au secteur des pompiers volontaires du Service des incendies.
V. Communications écrites
R.5 Que les dossiers des employés municipaux soient tenus dans la langue officielle de leur choix.
  R.5.1 Que l'on informe les intéressés de cette disponibilité.
  R.5.2 Que tout document publié par la Ville ou ses organismes et destiné au public, paraisse dans les deux langues officielles (instructions, règlements, règlements municipaux, etc.).
  R.5.3 Que l'on offre les publications dans les deux langues officielles simultanément ou dans la langue de la clientèle visée (p. ex., programmes des cours en français).
  R.5.4 Que toute communication écrite provenant des directeurs généraux et de la Direction des ressources humaines à l'intention d'un certain nombre d'employés ou toute autre circulaire générale, soit dans les deux langues officielles.
  R.5.4.1 Que toute autre communication écrite puissent être rédigée dans l'une ou l'autre langue, au choix du rédacteur.
  R.5.5 Que les superviseurs qui adressent des notes de service à des employés des deux groupes linguistiques le fassent dans les deux langues officielles.
  R.5.6 Que ces documents soient toujours publiés côte à côte ou tête-bêche, sauf dans le cas de cartes géographiques, de plans ou d'articles semblables.
  R.5.7 Que les ordres du jour des réunions du Conseil municipal et de ses comités soient disponibles dans les deux langues officielles.
  R.5.8 Que la publicité des programmes et services offerts au public soit toujours faite dans la langue dudit programme.
    R.5.8.1 Que les responsables s'assurent de la justesse des renseignements donnés et en coordonnent la diffusion.
    R.5.8.2 Que la Direction des services de secrétariat voie au respect ou/et à la coordination de cet article en s'assurant que les services annoncés existent, y compris l'information à leur sujet.
  R.5.9 Que toutes les affiches des propriétés de la Ville ou de ses organismes soient bilingues ou utilisent des symboles internationaux.
    R.5.9.1 Que l'on remplace les affiches à mesure qu'elles en ont besoin.
VI. Dotation en personnel
R.6 Sous réserve de R.6.3 ci-après, il doit être clairement précisé que les exigences linguistiques de divers postes seront satisfaites en assurant la formation des titulaires actuels lorsqu'ils ne répondent pas aux exigences linguistiques et qu'un employé ne sera jamais mis à pied ou ne subira jamais de baisse de salaire ou de traitement en raison de son incapacité à répondre aux exigences linguistiques.
  R.6.1 Que la Ville s'assure que tous les employés éventuels des deux groupes de langues officielles jouissent de chances égales d'emploi et de carrière dans l'administration municipale et mette en place les mécanismes pour atteindre ces objectifs et que la mise en place des mécanismes soit étudiée par les associations professionnelles et qu'elles fassent rapport au Comité des services organisationnels et du développement économique.
  R.6.2 Que l'aptitude linguistique fasse partie intégrante de tout plan de carrière ou de planification de ressources humaines que la Ville pourrait adopter.
  R.6.3 Que la Ville mette tout en œuvre pour affecter des personnes bilingues à tous les postes de direction, plus particulièrement aux postes de directeurs généraux.
    R.6.3.1  
      i) Qu'à compter d'aujourd'hui, tous les candidats externes considérés pour des postes de gestion de niveau 1 à 3 soient bilingues. Les seules exceptions, après qu'un vaste effort de recrutement a été déployé, devront obtenir l'approbation du Conseil.
      ii) Qu'avant le 31 décembre 2009, tous les candidats internes qui ne sont pas bilingues et qui sont promus à des postes de gestion de niveau 1 à 3 soient tenus de suivre une formation en langue seconde afin de satisfaire aux exigences linguistiques du poste.
      iii) Qu'à compter du 31 décembre 2009, le bilinguisme soit considéré comme un préalable à toute promotion interne à un poste désigné bilingue des groupes de gestion de niveau 1 à 3. Les seules exceptions, après qu'un vaste effort de recrutement a été déployé, devront obtenir l'approbation du Conseil.
      iv) Les candidats à l'interne promus aux postes de gestion de niveau 1 à 3 conformément aux paragraphes (ii) et (iii) qui ne pourraient pas atteindre le niveau 3 de maîtrise de la langue à l'oral et à l'écrit au moins trois (3) ans avant la date la plus proche possible de pleine retraite seraient exemptés de satisfaire à ces exigences linguistiques requises pour le poste.
  R.6.4 Dans toute unité de travail recommandée par l'équipe de gestion de haute direction et approuvée par le Conseil où le nombre d'employés qui satisfont aux exigences linguistiques de l'unité est insuffisant, qu'on ait recours aux mesures correctives suivantes :
    i) sous réserve du paragraphe 6.6 ci-dessous, nommer un nombre suffisant de personnes ayant des aptitudes bilingues aux postes qui deviennent vacants, à l'occasion, dans l'unité de travail; et
ii) offrir un programme de formation linguistique à un nombre suffisant d'employés de l'unité de travail.
  R.6.5 Que les nominations d'employés recrutés de l'extérieur de la Ville d'Ottawa soient assujetties aux mêmes critères que les nominations internes.
  R.6.6 Que, conformément au paragraphe 6.4.i, lorsqu'un poste vacant doit être doté dans une unité de travail comptant un nombre insuffisant d'employés qui satisfont aux exigences linguistiques et lorsque la personne qui pose sa candidature était employée à plein temps de l'ancienne Région d'Ottawa-Carleton ou d'une des anciennes municipalités locales avant le 1er janvier 2001 et n'a pas les aptitudes bilingues exigées :
    i) l'employé soit nommé au poste à titre intérimaire pour une période de six mois au moins et de douze mois au plus pourvu que la formation linguistique lui soit offerte et qu'il consente à la suivre;
ii) la nomination de l'employé soit confirmée si, à la suite des six mois de formation, l'on juge qu'il est capable d'apprendre la langue seconde et qu'il fait des efforts raisonnables en ce sens; et
iii) l'employé reprenne son ancienne classification et son salaire antérieur si l'on juge qu'il n'est pas capable d'apprendre la langue seconde ou qu'il ne fait pas d'efforts raisonnables en ce sens.
  R.6.7 Que le programme de formation linguistique à l'intention des employés municipaux (voir le paragraphe 6.4.2.ii) ci-dessus) soit établi en fonction des installations disponibles et de l'importance accordée aux exigences linguistiques bilingues de l'unité de travail, comme l'a recommandé l'équipe de gestion de haute direction et l'a approuvé le Conseil municipal.
  R.6.8 Que les personnes qui sont devenues des employés à temps plein de la Ville d'Ottawa le 1er janvier 2001 ou après cette date soient informées que leur avancement peut fort bien être en fonction de leurs aptitudes dans les deux langues officielles et qu'elles soient encouragées à acquérir ces connaissances.
  R.6.9 Que les programmes culturels destinés à un groupe de langues officielles soient conçus par des employés de cette même culture.
    R.6.9.1 Que les programmes culturels destinés à un groupe linguistique officiel soient conçus par des employés connaissant à fond la culture en question.
    R.6.9.2 À cet égard, qu'au moment de pourvoir un poste vacant dans une unité de travail de ce genre et d'examiner la description de tâches proposée par l'Unité de classification des Ressources humaines, les Services municipaux s'attachent à souligner tout particulièrement l'aspect culturel de l'emploi et les connaissances nécessaires de la culture en question.
  R.6.10 Que les Ressources humaines élaborent et administrent une batterie de tests afin d'évaluer efficacement la connaissance des deux langues officielles de tous les candidats à des postes désignés bilingues et que seules les personnes possédant les qualités linguistiques requises soient considérées.
    R.6.10.1 Que tous les tests liés à la détermination des compétences d'un candidat soient offerts dans les deux langues officielles.
    R.6.10.2 Que l'on informe les candidats de la disponibilité de certains tests dans la langue officielle de leur choix.
    R.6.10.3 Que l'on élabore un plan de travail et des échéanciers pour la traduction d'autres tests.
  R.6.11 Que tout comité de sélection responsable de doter un poste bilingue soit bilingue pour permettre ainsi aux candidats de s'exprimer dans la langue de leur choix.
    R.6.11.1 Que l'on établisse des directives en ce qui a trait à la composition des comités de sélection.
    R.6.11.2 Que l'on informe les candidats de cette modalité.
  R.6.12 Que l'embauche et la promotion du personnel de la Ville d'Ottawa continue à s'effectuer selon le principe du mérite. Nonobstant les autres clauses de la présente politique, les décisions concernant l'embauche et la promotion du personnel sont basées, sous réserve de toute convention collective ou de tout contrat de travail pertinent, sur la capacité du candidat à accomplir les tâches du poste qu'il postule et son aptitude audit poste.
VII. Traduction
R.7 Que la Ville établisse un service de révision et de traduction adéquat.
  R.7.1 Que la Direction des services de secrétariat (Division des services en français) procède à une analyse et à une évaluation des services sur une base régulière.
  R.7.2 Que les ressources humaines nécessaires soient disponibles pour permettre des délais raisonnables.
  R.7.3 Pour assurer un service rapide, de qualité et à des coûts raisonnables, que l'on envisage la possibilité d'avoir recours à des traducteurs, réviseurs ou interprètes à contrat (pigistes) et que l'on constitue un répertoire de ces derniers.
  R.7.4 Que la Ville d'Ottawa définisse les priorités et les besoins en ce qui a trait à la traduction.
  R.7.5 Que la Ville d'Ottawa se dote d'une politique sur les prestation des services de traduction et d'interprétation.
  R.7.6 Que l'on établisse une politique précise traitant de :
    i) l'accès aux services en général (traduction, interprétation);
ii) la révision en général et la révision de textes déjà traduits;
iii) la normalisation de la terminologie.
  R.7.7 Que l'on offre activement ces services et que l'on informe les employés de leur existence et des lignes de conduite quant à la prestation de ces services.
  R.7.8 Que la Ville d'Ottawa fasse une utilisation sélective de la traduction et que les ressources qui sont rattachées à ce service soient dirigées vers la révision au fur et à mesure que les besoins de traduction diminueront.
VIII. Langue de supervision
R.8 La politique voulant que les employés municipaux puissent être supervisés dans la langue officielle de leur choix représente un objectif à long terme que la Ville entend atteindre de façon graduelle.
  R.8.1 Que les services au personnel (rémunération, consultation, etc.) soient disponibles dans la langue officielle choisie par l'employé.
IX. Plaintes
R.9 Que l'on mette sur pied un service de rétroaction qui donnent suite aux plaintes et à tout commentaire ou toute suggestion, et que la Ville en informe le grand public.

Références

  • Centre de gestion de carrière
  • Politique de recrutement du personnel
  • Trousse de la ville

Lois et autorités administratives

  • Loi sur la ville d'Ottawa (Ontario, 1999)
  • Loi sur les services en français (Ontario, 1989)
  • Conseil municipal, le 9 mai 2001
  • Conseil municipal, le 27 février 2002
  • Conseil municipal, le 27 novembre 2002

Recherche par mot-clé

  • Bilinguisme
  • Francophone
  • Formation professionnelle
  • Outils de travail
  • Unités de travail

Personne-ressource

Pour de plus amples renseignements sur cette politique, veuillez communiquer avec :

Direction des services en français
Bureau du greffier municipal
Ville d'Ottawa
dsf-flsd@ottawa.ca

Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement

1. Portée

La présente politique complète le Code de conduite des membres du Conseil et la Politique sur les dépenses du Conseil, et elle n’a pas pour but d’influer sur le droit d’un membre du Conseil :

  • d’utiliser son budget alloué aux services de la circonscription pour organiser ou appuyer des activités communautaires, sous réserve de la Politique sur les dépenses du Conseil;
  • d’inciter des électeurs, des entreprises et d’autres groupes à appuyer des activités communautaires présentées par des tierces parties dans le quartier du conseiller ou ailleurs dans la ville;
  • de jouer un rôle en tant que conseiller ou membre d’une organisation qui présente des activités communautaires dans son quartier;
  • de faire équipe avec la Ville et ses organismes pour la présentation d’activités communautaires.

2. Activités communautaires organisées par des membres du Conseil

Il arrive que des membres du Conseil sollicitent et obtiennent des dons ou des commandites en vue d’organiser des activités au nom de la population de leur quartier, de la Ville ou d’un organisme de bienfaisance local. Aux fins de cette politique et des politiques connexes, ces activités sont qualifiées « d’activités de bienfaisance ». Les membres du Conseil qui organisent une activité de bienfaisance :

  • doivent ouvrir un compte de la Ville auprès du directeur, Services de soutien du Conseil municipal;
  • doivent rendre compte de la totalité des fonds, biens et services donnés, et notamment fournir la liste des personnes et organismes ayant fait un don;
  • doivent rendre compte des dépenses et distributions faites en vue de l’activité;
  • doivent, sauf approbation préalable du commissaire à l’intégrité, s’abstenir de solliciter ou d’accepter des dons d’un lobbyiste ayant une inscription active au Registre des lobbyistes, de ses clients ou de ses employés;
  • doivent s’abstenir d’utiliser les fonds, biens ou services reçus pour l’activité à des fins non liées à celle-ci;
  • doivent rendre compte de ces activités chaque année dans le cadre du processus de divulgation publique, compte tenu du fait que la préparation d’une activité de bienfaisance peut prendre plusieurs mois;
  • doivent, au cours d’une année d’élections, s’abstenir de solliciter des dons ou des commandites pour un événement qui n’a pas été présenté au cours des deux années précédentes ainsi que d’accepter des dons ou de présenter un nouvel événement financé au moyen de dons ou de commandites après qu’ils ont déposé leurs documents de candidature en vue de leur élection à un poste à la Ville d’Ottawa. Des exemptions peuvent être accordées au cas par cas, avec l’approbation du commissaire à l’intégrité.
    Une activité est considérée comme ayant été présentée au cours des deux années précédentes si elle répond aux critères suivants :
    • possède un nom ou un titre très semblable, sinon identique.
    • a lieu à peu près à la même période;
    • vise le même objectif général.
  • peuvent, dans le cas des activités annuelles, reporter une partie raisonnable des fonds de fonctionnement à une année ultérieure;
  • doivent, à la fin de leur mandat, rendre les fonds demeurant dans les comptes à l’organisme de bienfaisance ou à l’organisation concernés ou les verser au budget administratif du Conseil, comme s’il s’agissait d’un excédent au budget alloué aux services de la circonscription, selon le cas.

3. Soutien d’activités et d’événements de bienfaisance

Les membres du Conseil sont appelés à aider et à soutenir divers organismes de bienfaisance, clubs philanthropiques et associations communautaires sans but lucratif. Ainsi, les membres du Conseil soutiennent leur communauté de diverses façons, notamment :

  • en acceptant des rôles honorifiques dans des organisations;
  • en associant leur nom à des organisations et à des événements afin de faciliter la collecte de fonds;
  • en incitant la communauté et les entreprises à consentir des dons à des organismes de bienfaisance enregistrés, à des organismes sans but lucratif ou à d’autres groupes communautaires.

En tant que dirigeants municipaux et titulaires de charges publiques, les membres du Conseil qui donnent leur appui à des activités et à des projets communautaires doivent faire preuve de transparence dans leur participation et doivent s’acquitter de leurs services à la communauté d’une manière qui favorise la confiance du public. Les membres du Conseil ne doivent pas user de l’influence liée au poste qu’ils occupent à des fins autres que la réalisation en toute légalité de leurs fonctions officielles et à des fins autres que municipales.

Au moment de s’engager à soutenir une tierce partie qui organise une activité de bienfaisance ou de financement, les membres du Conseil doivent divulguer tous les faits importants au commissaire à l’intégrité et obtenir son opinion écrite en faveur de l’activité afin de confirmer qu’il n’existe aucun conflit entre les intérêts privés du membre et sa charge publique.

Dans l’éventualité où le commissaire à l’intégrité fournit son opinion écrite en faveur de l’activité, les membres doivent :

  • s’assurer qu’eux-mêmes et leur personnel ne solliciteront pas des fonds directement et qu’ils ne recevront pas de fonds sollicités par l’organisation;
  • veiller à ce que tous les fonds soient payables directement à l’organisation et à ce que tous les dons en nature aillent directement à l’organisation;
  • veiller à ce que leur engagement et leur appui ne demandent pas beaucoup de temps au personnel et (ou) n’exigent pas des ressources de la part de la Ville;
  • s’abstenir de participer directement aux décisions concernant l’affectation des fonds ou la détermination des récipiendaires des fonds et ne pas être liés aux aspects financiers de ces activités externes sans l’approbation préalable du commissaire à l’intégrité;
  • veiller à ce que, si l’organisation recueille une somme supérieure à 25 000 $ (déduction faite des dépenses), elle soit encouragée à publier des états financiers vérifiés énumérant les recettes, les dépenses, les donateurs et les sommes versées aux récipiendaires.

Politique de gestion intégrale des actifs

Politique de gestion intégrale des actifs [ PDF - 296 Ko ]

Énoncé

La Ville d’Ottawa adoptera et appliquera des pratiques reconnues en matière de gestion des actifs en soutien à la prestation de services à sa clientèle.

Objet

La présente politique vise à décrire en détail les principes du programme de gestion des actifs qui a pour but :

  • d’offrir des services aux niveaux convenus;
  • d’accroître la transparence et l’obligation de rendre compte du processus décisionnel;
  • de mieux démontrer les conséquences à long terme des décisions à court terme;
  • d’améliorer le service à la clientèle;
  • de réduire les coûts du cycle de vie tout en assurant un niveau de service acceptable;
  • de mieux justifier les décisions relatives aux investissements dans l’infrastructure et d’établir les liens entre ces décisions et les résultats.

Définitions

La gestion générale des actifs est une approche opérationnelle intégrale qui incorpore la planification, les finances, l’ingénierie, l’entretien et l’exploitation nécessaires à la gestion efficace des infrastructures, existantes ou nouvelles. Cette approche vise à maximiser les avantages, à réduire les risques et à fournir aux usagers des services sécuritaires et fiables, le tout dans une optique de durabilité sociale, culturelle, environnementale et économique.

Cette méthode de gestion est basée sur quatre grands volets organisationnels qui, ensemble, permettent d’atteindre les résultats attendus en matière de service : des stratégies bien planifiées, de bons actifs matériels, des professionnels bien formés en ce qui concerne les pratiques et les procédures, et des processus opérationnels intégrés. À l’aide des technologies appropriées, ces derniers offrent une base solide à la prestation efficace des services.

Portée

La Politique de gestion intégrale des actifs s’applique à tous les actifs matériels municipaux, comme les routes, les trottoirs, les ponts, le Transitway, les voies ferrées, les aqueducs, les égouts, les bassins de rétention, les stations de pompage, les réservoirs, les usines d’épuration, les dépotoirs, le parc automobile, les systèmes de TI, les bâtiments, les parcs, les logements, les œuvres d’art et les arbres.

Programme de gestion intégrale des actifs

Le Programme de gestion intégrale des actifs englobe tous les aspects de la gestion d’un actif tout au long de son cycle de vie, se qui comprend :

  • l’intégration au Cadre de planification municipale pour aider à atteindre les objectifs stratégiques de la Ville, d’autres systèmes opérationnels importants, aux lois et aux règlements;
  • la création d’un cadre qui établit le mécanisme nécessaire pour obtenir une ligne de visée claire entre notre programme de gestion des actifs et les stratégies et objectifs municipaux;
  • l’engagement à respecter des niveaux de service convenus pour les clients et les communautés actuels et futurs de la façon la plus efficace et efficiente possible par la planification, la conception, la construction, l’acquisition, l’exploitation et l’entretien, la remise en état et le retrait des actifs.

Nos décisions liées aux actifs reposent sur :

  • les quatre piliers de la durabilité – l’économie, l’environnement, la société et la culture – qui contribuent aux objectifs de durabilité à long terme de la Ville tels qu’approuvés par le Conseil;
  • l’application du principe de la « bonne intervention au bon endroit et au bon moment », tout en prenant en considération les risques et les contraintes financières de la Ville;
  • une approche durable visant à assurer que les ajouts d’actifs ou l’amélioration d’actifs existants tiennent compte des conséquences sur la capacité de la Ville à financer l’entretien et la réfection dans le futur.

Principes directeurs

Les objectifs en matière de gestion générale des actifs sont atteints grâce à l’application des principes directeurs suivants :

Accent sur la clientèle

La Ville se dotera de niveaux de service à la clientèle clairement définis et appliquera des pratiques de gestion des actifs pour conserver la confiance de la clientèle.

Tourné vers l’avenir

La Ville prendra les décisions et les dispositions appropriées permettant aux actifs de mieux répondre aux défis futurs, notamment les changements démographiques, les attentes de la clientèle, les exigences législatives et les facteurs technologiques et environnementaux.

Accent sur le service

La Ville étudiera tous les actifs dans le contexte de la prestation de service en tenant compte des liens qui les unissent plutôt qu’en les optimisant de façon individuelle.

Stratégies fondées sur le risque

La Ville gérera les risques associés aux différents services en fonction des différents actifs et des niveaux de service convenus. L’allocation des ressources, des dépenses et l’établissement des priorités sera établie selon les résultats des évaluations des risques et des analyses coûts-avantages. Le tout en reconnaissant que la sécurité publique est la grande priorité.

Optimisation des ressources / Abordabilité

La Ville optera pour des pratiques, des interventions et des activités visant la réduction des coûts du cycle de vie des actifs, tout en offrant les niveaux de service convenus. Les décisions tiendront compte des niveaux de service, des risques et des coûts.

Approche globale

La Ville adoptera une approche globale qui tiendra compte de l’ensemble des actifs, des services et des conséquences liées à la gestion des différents aspects des cycles de vie de l’ensemble des actif.

Approche systématique

La Ville adoptera une approche définie, cohérente et reproductible envers la gestion de ses actifs pour garantir la prestation de service la plus efficace possible.

Innovation

La Ville continuera d’améliorer la gestion des actifs en faisant preuve d’innovation dans l’élaboration d’outils, de pratiques et de solutions.

Orientation stratégique

Pour atteindre les objectifs de la présente politique, la haute direction :

  1. créera et maintiendra une structure de gouvernance de gestion générale des actifs pour diriger l’élaboration d’outils et de pratiques de gestion des actifs et superviser leur application à l’échelle de l’organisation;
  2. adoptera une stratégie de gestion intégrale des actifs pour :
    1. mettre en œuvre des protocoles de gestion des actifs reconnus par l’industrie, les documenter et s’y conformer de façon constante;
    2. définir des niveaux de service conciliant les attentes de la clientèle et les risques, l’abordabilité et les contraintes de temps;
    3. adopter des processus de prise de décision fondés sur les risques qui prennent en considération la probabilité de défaillance des actifs et les conséquences associées relativement à la sécurité et aux niveaux de service;
    4. acquérir des connaissances et des compétences en matière de gestion des actifs conformes aux cadres de compétences reconnus;
    5. imprégner l’évaluation des coûts totaux du cycle de vie dans le processus de décision pour l’attribution de financements aux actifs;
    6. surveillera le rendement des actifs et l’efficacité des pratiques de gestion des actifs dans une optique d’amélioration continue;
  3. s’efforcera, lorsque c’est possible, d’aller au-delà des solutions législatives minimales pour améliorer la résilience des actifs municipaux aux changements sociaux, environnementaux et économiques;
  4. sera à l’affût des opportunités de financement et de prestation des services pour répondre aux besoins d’investissement dans l’infrastructure;
  5. tiendra le Conseil au courant de l’état des actifs municipaux et des tendances prévues (généralement avec le dépôt des Plans financiers à long terme).

Documents stratégiques de gestion générale des actifs

Les documents stratégiques de gestion intégrale des actifs qui suivent, en plus des Plans financiers à long terme font partie de l’approche globale de la Ville en matière de gestion des actifs :

  • Politique de gestion intégrale des actifs : Ce document définit les attentes du Conseil relativement à la gestion des actifs matériels municipaux et devra être approuvé par le Conseil.
  • Stratégie de gestion intégrale des actifs : Ce document énonce l’engagement de la haute direction de mettre en œuvre la politique approuvée par le Conseil et l’approche adoptée en ce sens.
  • Niveaux de service à la clientèle : Ce document définit les niveaux devant être maintenus relativement aux actifs pour atteindre les niveaux de service convenus. Ces niveaux devront être approuvés par le Conseil.
  • Plans de gestion des actifs : Ces plans décrivent la façon dont les actifs sont gérés au long de leur cycle de vie en soutien à la prestation de services. Ils devront être approuvés à l’échelon des gestionnaires de service dans tous les secteurs d’activité.
  • Bilan des actifs : Ce document présente des renseignements sur l’état des actifs matériels municipaux, qui peuvent ensuite être utilisés lors de la prise de décisions en matière d’investissement dans le cadre des processus budgétaires annuels et de la planification financière à long terme. Le rapport sera remis au Conseil à titre d’information.

Pièce jointe

Cadre de gestion intégrale des actifs [ PDF - 362 Ko ]

Politique de parrainage et de publicité

Politique de la Ville sur les commandites et la publicité en format PDF [146KB].

La Ville d’Ottawa accueille favorablement et encourage les commandites et la publicité destinées
à faciliter la prestation de services et la réalisation de projets municipaux.

La Politique de la Ville sur les commandites et la publicité définit des paramètres et des lignes directrices qui visent essentiellement à protéger les valeurs, l’image de marque, les éléments d’actif et les intérêts de la Ville tout en optimisant les possibilités de générer des revenus.

S’appliquant à tous les employés de la Ville d’Ottawa, la politique régit tous les rapports que cette dernière entretient avec des entreprises, des organismes et des particuliers qui contribuent par leurs dons en espèces ou en nature à la prestation des programmes et des services ainsi qu’à l’exploitation des installations de la Ville en contrepartie d’une reconnaissance publique ou d’autres avantages promotionnels.

Énoncé

La Ville d’Ottawa accueille favorablement et encourage les commandites et la publicité destinées à faciliter la prestation de services et la réalisation de projets municipaux. Toutes les commandites et annonces doivent respecter la vision, la mission et les valeurs de la Ville d’Ottawa, être en tout point conformes aux politiques et aux règlements municipaux et éviter de porter atteinte à l’image publique de la Ville. Les ententes de commandite ou de publicité doivent être établies dans le respect des principes de l’accès et de l’équité et être le plus bénéfiques possible à la Ville et à la collectivité.

Objet

Les paramètres et les lignes directrices définis dans la présente politique visent essentiellement à protéger les valeurs, l’image de marque, les éléments d’actif et les intérêts de la Ville tout en optimisant les possibilités de générer des revenus.

Portée

La présente politique régit tous les rapports que la Ville d’Ottawa entretient avec des entreprises, des organismes et des particuliers qui contribuent par leurs dons en espèces ou en nature à la prestation des programmes et des services ainsi qu’à l’exploitation des installations de la Ville en contrepartie d’une reconnaissance publique ou d’autres avantages promotionnels. La politique s’applique à ce qui suit :

  • les commandites relatives aux programmes et aux événements spéciaux;
  • l’attribution d’un nom aux terrains, bâtiments et ouvrages de la Ville ou le changement de leur appellation;
  • les droits de vente de boissons;
  • la publicité payante sur les terrains municipaux, à l’occasion d’événements municipaux et dans les publications de la Ville;
  • le statut de fournisseur privilégié.

Champ d’application

La présente politique s'applique à tous les employés de la Ville d'Ottawa. Le Bureau du protocole et Santé publique Ottawa ne sont pas assujettis aux parties de cette politique indiquées dans les annexes A et B.
La politique ne s’applique pas aux représentants élus de la Ville.

Principes et conditions

Conditions générales

Toutes les ententes relatives aux commandites et à la publicité doivent respecter les lois fédérales et provinciales, les règlements municipaux ainsi que les normes fixées par le Canadian Advertising Standards Council.

Les conditions suivantes régissent les ententes de commandites et de publicité :

La Ville demeure responsable de la planification et de la prestation des activités de commandite.

  • Les ententes conclues ne doivent d’aucune façon constituer un engagement pour l’avenir ni influer de manière explicite ou implicite sur la conduite des affaires courantes de la Ville.
  • La relation créée aux termes d’une entente ne doit pas permettre à un employé municipal de recevoir des biens, des services ou des éléments d’actif pour son usage ou son gain personnels.
  • Les moyens publicitaires ne doivent pas porter atteinte à la qualité ou à l’intégrité des biens-fonds, des bâtiments ou du paysage de rue de la Ville ni ne doivent poser de risque de sécurité.
  • Le fait pour la Ville de permettre une publicité portant sur un produit ou service ne signifie pas qu’elle recommande un produit ou un service plutôt qu’un autre.
  • Toute annonce publicitaire à caractère politique devra indiquer qu’elle est payée par un parti ou un candidat de manière à éviter qu’on puisse croire que la Ville appuie un candidat ou un parti plutôt qu’un autre.
  • Les activités de commandite et de publicité devraient être adaptées au public cible.

Restrictions s’appliquant aux commandites et à la publicité

La Ville ne sollicitera ni n’acceptera de commandites ou de publicité de la part d’entreprises dont la réputation pourrait nuire à l’image publique de la Ville et/ou dont les principaux revenus proviennent des activités suivantes :

  • la vente du tabac;
  • la pornographie;
  • l’appui ou la participation à la production, à la distribution et à la vente d’armes et d’articles pouvant causer la mort.

La Ville n’autorise aucune forme de publicité, faite directement ou par l’entremise de tiers, qui puisse :

  • véhiculer un message religieux négatif qui pourrait être considéré comme préjudiciable à un groupe religieux;
  • promouvoir la consommation d’alcool et d’autres substances pouvant créer une dépendance à l’occasion d’activités s’adressant à un auditoire composé principalement d’enfants;
  • présenter des particuliers ou des groupes sous un jour méprisant ou insultant ou de façon qui, d’après les normes communautaires généralement acceptées, pourrait être susceptible d’offenser profondément de nombreuses personnes.

À sa discrétion, la Ville peut soumettre toute proposition à l’approbation du Conseil municipal même si cette proposition ne se conforme pas aux lignes directrices énoncées dans la présente politique. Le Conseil peut aussi étudier toute proposition ou demander au personnel municipal de donner suite à toute possibilité d’entente de commandite et de publicité qui ne respecte pas en tout point les dispositions de la présente politique.

Exigences administratives et autorisations

Sollicitation et autorisation des ententes de commandite et de publicité

Les activités de commandite doivent continuer, comme c’est le cas actuellement, à résulter de démarches de sollicitation effectuées par la Ville ou des représentants élus auprès de commanditaires.

De façon générale, les ententes de commandite et de publicité suivantes devraient faire l’objet d’un processus concurrentiel :

  • les ententes qui offriront une grande visibilité;
  • les ententes de longue durée (trois ans et plus);
  • les ententes qui prévoient des avantages et des droits de reconnaissance exclusifs.

Les ententes de commandite et de publicité peuvent ne pas être soumises à la concurrence lorsque les conditions suivantes s’appliquent :

  • le nombre des commanditaires sollicités est illimité;
  • l’occasion de commandite est unique, innovatrice ou expérimentale;
  • un seul commanditaire adéquat existe;
  • la valeur de l’entente de commandite ou de publicité est inférieure à 50 000 $;
  • la valeur de la commandite médiatique en nature est inférieure à 100 000 $; ou
  • le besoin s’appuie sur une analyse de rentabilisation, approuvée par le directeur municipal adjoint compétent ou le chef de Services généraux et la Division de la gestion de l'approvisionnement.

Les propositions de commandite et de publicité non sollicitées reçues par la Ville seront examinées et évaluées par le directeur de programme compétent à la lumière des dispositions de la présente politique. Les propositions qui prévoient de la publicité extérieure doivent recevoir l’approbation du Conseil municipal et faire l’objet de consultations préalables avec le conseiller du quartier où il est proposé d’installer la publicité.

La Ville se réserve le droit de rejeter toute commandite non sollicitée qui lui a été présentée et de refuser de conclure une entente de commandite pour laquelle elle peut avoir au départ sollicité des propositions.

Le choix d’un fournisseur privilégié sera conforme à la politique municipale d’attribution des marchés et peut se faire sans que la Ville n’ait à obtenir de devis ou à lancer d’appel d’offres. Le personnel peut accorder des commandites sans devoir analyser plus à fond le marché.

Toutes les ententes de commandite et de publicité seront évaluées chaque année pour établir si elles présentent toujours des avantages pour la Ville. À moins que le directeur municipal adjoint ou que le chef de Services généraux ne l’ait autorisé, la durée des ententes n’excédera pas trois ans.

La Ville se réserve le droit de mettre fin à une entente de commandite ou de publicité qui ne répond plus à ses intérêts.

Délégation de pouvoirs

Le personnel de la Ville est autorisé à conclure des ententes de commandite et de publicité qui ne dépassent pas les limites autorisées suivantes. Les ententes qui dépassent ces limites devront être approuvées par le Conseil municipal.

Superviseurs et gestionnaires de programme

Les superviseurs et les gestionnaires de programme sont chargés d’approuver toutes les ententes d’une valeur maximale de 10 000 $ pourvu que ces ententes respectent les modalités de la présente politique.

Gestionnaires

Les gestionnaires sont chargés d’approuver toutes les ententes d’une valeur maximale de 50 000 $ pourvu que ces ententes respectent les modalités de la présente politique.

Directeurs

Les directeurs sont chargés d’approuver toutes les ententes d’une valeur maximale de 100 000 $ pourvu que ces ententes respectent les modalités de la présente politique.

Directeurs municipaux adjoints et chef de Services généraux

Les directeurs municipaux adjoints et le chef de Services généraux sont chargés d’approuver toutes les ententes d’une valeur supérieure à 100 000 $ qui relèvent de leurs services respectifs. Les directeurs municipaux adjoints et le chef de Services généraux détermineront s’il convient de demander l’approbation du Conseil municipal avant de signer une entente de commandite.

Conseil municipal

Le Conseil municipal doit approuver tout contrat qui ne respecte pas les dispositions de la présente politique ainsi que les commandites qui comporteraient l’attribution d’un nom à un bien-fonds, un bâtiment ou un ouvrage de la Ville ou le changement de leur appellation. Toutes les propositions qui prévoient de la publicité extérieure nécessitent l’approbation du Conseil municipal.

Responsabilités

Les services sont chargés de solliciter, de négocier et d’administrer les ententes qui relèvent d’eux. Le personnel habilité à approuver les ententes de commandite et de publicité doit s’assurer ce que toutes les politiques et tous les règlements pertinents sont respectés, que les consultations voulues ont été menées et que les approbations nécessaires ont été obtenues. Il doit aussi veiller à ce que les assurances, les garanties, les évaluations éthiques et les permis voulus soient obtenus, le cas échéant. Les services sont en outre chargés de veiller à ce que les ententes de publicité conclues avec des tiers respectent les restrictions fixées dans la présente politique.

Les services sont chargés de conserver un registre de toutes les contributions relatives aux commandites et à la publicité et de fournir par écrit une attestation de commandite à chaque commanditaire ou publicitaire. Les contributions supérieures à 25 000 $ seront confirmées par un protocole d'entente ou par un autre document juridique.

Manquements à la politique

Le non-respect de la politique peut entraîner l’imposition de mesures disciplinaires.

Définitions

Commandite

Entente conclue par écrit entre la Ville d'Ottawa et une société, un organisme, une entreprise, une association ou un particulier aux termes de laquelle la partie externe (le commanditaire) contribue de l’argent, des biens ou des services pour une installation, un programme, un projet ou un événement spécial de la Ville d’Ottawa en contrepartie d’une reconnaissance ou d’autres avantages promotionnels. Une commandite ne comprend pas les dons, cadeaux ou conseils offerts à la Ville lorsqu’aucune relation d’affaire ou association n’est envisagée ou n’est requise et qu’aucun avantage réciproque n’est recherché.

Types de commandites

  • En espèces – la commandite est reçue sous forme monétaire.
  • En nature – des biens et des services ayant une valeur pour la Ville lui sont offerts plutôt que de l’argent.

Publicité

La publicité est la vente à une société, à un organisme, à une entreprise, à une association ou à un particulier d’espace publicitaire dans le matériel imprimé ou sur les biens-fonds de la Ville, lors d’événements organisés par elle ou en rapport avec un programme municipal. Contrairement à une commandite, la publicité ne comporte que l’achat par un annonceur d’espace publicitaire vendu à des tarifs établis par la Ville. L’acheteur n’a pas droit à d’autres avantages que ceux qui découlent de l’accès à l’espace acheté.

Droits associés aux appellations

Un droit d’appellation est une commandite dans le cadre de laquelle une société, un organisme, une entreprise, une association ou un particulier peut acheter le droit exclusif de nommer un élément d’actif ou une installation (p. ex., une bibliothèque, un centre sportif ou une structure à l’intérieur d’un établissement – une patinoire dans un centre sportif comportant plusieurs éléments) pour une période fixe ou indéterminée. Le droit associé à une appellation est habituellement de nature commerciale, ce droit étant acheté ou échangé moyennant une somme d’argent importante ou divers avantages consentis aux termes d’une entente de longue durée. Cette entente est habituellement enchâssée dans un document juridique signé par les parties intéressées et comporte une date d’expiration précise à laquelle prennent fin les obligations contractuelles des signataires.

Droits associés à la vente de boissons

Un droit associé à la vente de boissons est une commandite dans le cadre de laquelle une société, un organisme, une entreprise, une association ou un particulier achète le droit exclusif de vendre des boissons dans une installation de la Ville moyennant une somme d’argent importante ou divers avantages consentis aux termes d’une entente de longue durée.

Entente de fournisseur privilégié

Une entente de fournisseur privilégié est un contrat pluriannuel conclu entre la Ville et une entreprise de l’extérieur aux termes duquel l’entreprise convient d’offrir un soutien à valeur ajoutée à la Ville en échange du statut de fournisseur privilégié. Ce soutien est en général fourni sous forme d’une réduction des prix, de versement d’espèces et/ou de prestation de biens et de services. Ce genre d’entente assure une approche cohérente en ce qui touche les accords d’approvisionnement actuels et futurs, ce qui, à long terme, permettra à la Ville de réduire ses frais d’exploitation et d’augmenter ses recettes.

Évaluation éthique

Recherche portant sur le principal commanditaire et sur ses filiales, le cas échéant, pour établir si le commanditaire/l’annonceur répond aux critères établis dans la Politique municipale concernant les commandites et la publicité ou s’il est visé par la partie de la politique intitulée « Restrictions s’appliquant aux commandites et à la publicité ».

Renvois

Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs no 2001-12, 8 janvier 2001
Code de conduite, 26 avril 2002
Règlement municipal sur les achats no 2001-72, 11 avril 2001
Politique d'équité et de diversité, 19 juillet 2004
Code des droits de la personne de l'Ontario
Politique relative à l’identité visuelle, 25 juin 2003
Règlement régissant les enseignes permanentes sur des propriétés privées no 2005-439, 28 septembre 2005
Procédures relatives aux commandites et à la publicité

Mots-clés

Commandite
Publicité
Don en nature
Droits associés aux appellations
Droits associés à la vente de boissons
Statut de fournisseur privilégié

Personne ressource

Ingrid Meza-McDonald
Partenariats municipaux, Direction des commandites et des publicités
Services parc, loisirs et culture
Tél : 613-580-2424, poste 24761

Annexe A - Bureau du protocole

Les renseignements figurant dans la présente annexe reflètent les exceptions nécessaires à la politique générale et ne s’appliquent qu’au Bureau du protocole.

Sollicitation et adjudication des ententes de commandite et de publicité

Outre les critères énoncés dans la politique générale, le Bureau du protocole peut conclure des ententes ne faisant pas l’objet d’un processus concurrentiel pour toutes les commandites médiatiques effectuées en nature.

Responsabilités

Abstraction faite des exigences en matière de rapports prévues dans la politique générale, les commandites relatives aux événements organisés par le Bureau du protocole feront l’objet d’une lettre de confirmation plutôt que d’un protocole d’entente.

Annexe B - Santé publique Ottawa

Les dérogations aux restrictions et aux lignes directrices figurant dans la présente annexe se fondent sur des normes provinciales, nationales et internationales et ne s’appliquent qu’à Santé publique Ottawa.

Restrictions relatives aux ententes de commandite et de publicité

Outre les restrictions indiquées dans la politique générale, Santé publique Ottawa ne conclura pas d’ententes avec des organismes dont les principaux revenus proviennent:

  • des jeux de hasard, de la prostitution ou de la vente d’alcool et de produits du tabac;
  • de la participation active ou du soutien à la production, à la distribution, à la promotion ou à la vente de produits d’allaitement au biberon et notamment de substituts au lait maternel (formule) et de biberons pour bébé. 

Dérogations aux restrictions

Certaines ententes de commandite peuvent être conclues avec des organismes locaux comme des bars et des marchands de produits du tabac lorsque ces ententes présentent pour la santé des résidents d’Ottawa des avantages qui sont nettement supérieurs aux risques d’abus (p. ex., un bar local commandite un événement faisant la promotion de la santé sexuelle comme il s’agit du meilleur endroit pour joindre le groupe d’âge cible).

Évaluations éthiques

Des évaluations éthiques seront menées à l’égard de toutes les ententes de commandite d’une valeur supérieure à 10 000 $

Politique sur les dépenses du conseil

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 8 mai 2013
Date d’entrée en vigueur : Le 8 mai 2013
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif)

1. Aperçu de la politique

La Politique sur les dépenses du Conseil fournit des directives aux membres du Conseil quant aux dépenses qui les soutiennent dans l’exécution de leurs obligations prévues par la loi à titre de représentant élu. Le budget alloué aux services de la circonscription a comme objectif de fournir des ressources aux membres afin qu’ils puissent :

  • gérer leurs bureaux à l’hôtel de ville et dans leur quartier pour les soutenir dans leur rôle;
  • tenir des réunions et communiquer avec leurs électeurs et d’autres intervenants;
  • soutenir et promouvoir des activités ou des groupes communautaires dans leur quartier et dans la communauté élargie;
  • représenter la Ville à l’occasion de cérémonies, d’événements et de conférences.

La Politique vise à :

  • fournir une marge de manœuvre aux membres afin qu’ils puissent affecter les ressources de la façon la plus efficace pour répondre à leurs besoins précis;
  • éclaircir les processus que les membres et leur personnel doivent utiliser pour gérer leur budget en simplifiant et en exposant les règles dans les grandes lignes;
  • reconnaître la responsabilité des membres par rapport à la gestion des ressources de la Ville qu’on leur a allouées.

Les principes suivants doivent être appliqués dans l’interprétation de la présente Politique :

(a) Autonomie du Conseil

  • Le Conseil municipal, en tant qu’organe décisionnel de la Ville, est un organe séparé et distinct de l’organe administratif de la Ville.
  • L’autonomie du Conseil est prévue dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

(b) Intégrité du Conseil

  • L’intégrité du Conseil dans son ensemble et des bureaux des membres doit être protégée.
  • Les intérêts du Conseil municipal dans son ensemble sont plus importants que les intérêts des membres particuliers.

(c) Responsabilisation

  • Les membres sont les régisseurs des ressources de la Ville et, en fin de compte, sont responsables envers le public et leurs électeurs du type et du niveau de dépenses engagées.
  • Puisque les membres utilisent des fonds publics pour exercer leurs fonctions, le public s’attend à ce que ces fonds soient utilisés uniquement pour l’exécution des fonctions publiques.
  • Les dépenses des membres doivent être raisonnables et doivent correspondre aux attentes du public envers un représentant élu.
  • Les frais professionnels et les frais personnels des membres doivent demeurer séparés.

(d) Transparence

  • Le public a le droit d’être tenu au courant de la façon dont les fonds publics alloués aux membres sont dépensés.
  • Le droit du public d’obtenir de l’information sur les dépenses des membres doit être soupesé par rapport au besoin de protéger la vie privée et les renseignements personnels, et suffisamment de temps doit être accordé pour la comptabilité et le rapprochement adéquat des dépenses.

(e) Marge de manoeuvre et limites

  • Les membres ont besoin d’une marge de manoeuvre suffisante pour remplir leur rôle, gérer leur bureau et défendre les intérêts publics.
  • Les membres participent à la vie de leur communauté différemment.
  • Les dépenses ne doivent pas être en conflit avec d’autres lois et politiques connexes (p.ex., la Politique sur les ressources liées aux élections).
  • Tous les principes et les règles de comptabilité et de vérification liés à la Loi de l’impôt sur le revenu doivent être respectés.

Une exemption écrite à cette Politique peut être accordée par le greffier municipal en consultation avec le commissaire à l’intégrité au besoin.

2. Cadre législatif

Le cadre législatif sur lequel s’appuie la Politique sur les dépenses du Conseil est la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’article 224 de la loi décrit le rôle du Conseil municipal :

  • représenter le public et tenir compte du bien-être et des intérêts de la municipalité;
  • élaborer et évaluer les politiques et les programmes de la municipalité;
  • déterminer les services que fournit la municipalité;
  • faire en sorte que des politiques, des pratiques et des procédures administratives de même que des politiques, des pratiques et des procédures en matière de contrôle soient en place pour mettre en oeuvre les décisions du Conseil;
  • veiller à la responsabilisation et à la transparence des activités de la municipalité,
  • y compris les activités de ses cadres supérieurs;
  • préserver l’intégrité financière de la municipalité;
  • exercer les fonctions du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

L’article 225 décrit également le rôle du maire en tant que président du Conseil :

  • agir en tant que premier dirigeant de la municipalité;
  • présider les réunions du Conseil pour que ses travaux puissent être effectués avec efficience et efficacité;
  • faire preuve de leadership dans ses rapports avec le Conseil;
  • fournir des renseignements et faire des recommandations au Conseil à l’égard de son mandat d’assurer la mise en place de politiques administratives, de responsabilisation et de transparence;
  • représenter la municipalité aux cérémonies et aux réceptions officielles;
  • exercer les fonctions du président du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

3. Affectation et gestion du budget

3.1 Affectation du budget

Budget alloué aux services de la circonscription des membres du Conseil

Les membres du Conseil disposent d’un budget alloué aux services de la circonscription pour le fonctionnement de leur bureau. Parmi les dépenses acceptables figurent les dépenses relatives aux activités communautaires, les contributions, les dons et les commandites, les fournitures de bureau et la dotation en personnel. Les membres du Conseil ne peuvent pas dépenser une somme supérieure à celle allouée dans le budget alloué aux services de la circonscription.

Les membres du Conseil sont responsables de tout déficit et doivent le rembourser personnellement. Ni les déficits ni les excédents ne peuvent être reportés à une année subséquente. Cette disposition est particulièrement importante dans une année d’élections puisqu’il doit y avoir suffisamment de fonds dans les coffres pour que le représentant nouvellement élu puisse gérer son bureau.

Lorsque le budget alloué aux services de la circonscription d’un membre semble afficher un déficit, le greffier municipal ou son mandataire en avisera immédiatement le membre par écrit et, de concert avec le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, travaillera avec le membre pour régler le problème.

Budget administratif du Conseil

Le greffier municipal a la responsabilité de surveiller le budget des représentants élus. Sous la surveillance du gestionnaire des Services au Conseil municipal et aux comités, le budget administratif du Conseil est utilisé pour financer une gamme d’articles communément utilisés dans chaque bureau et pour couvrir d’autres dépenses de soutien du Conseil ou requises en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Le salaire, les avantages et l’indemnité de déplacement des membres du Conseil sont puisés dans le budget administratif du Conseil. Les frais de voyage des membres lorsqu’ils participent à des conférences, à des réunions de comités et de commissions d’organismes municipaux ou à d’autres activités semblables peuvent aussi être payés à même ce budget, conformément aux politiques et aux procédures pertinentes.

3.2 Lignes directrices sur les dépenses et méthodes comptables

Les demandes de remboursement des dépenses des membres doivent respecter les principes comptables et de vérification fondamentaux ainsi que les lignes directrices suivantes :

  • Les dépenses doivent être liées aux activités de la Ville d’Ottawa; les membres et leur personnel ne peuvent demander le remboursement de dépenses de nature personnelle.
  • Les dépenses doivent correspondre à ce qui est permis dans le Manuel administratif des conseillers.
  • Les dépenses ne doivent pas créer, ni donner l’impression de créer, un conflit d’intérêts en raison de l’achat de biens ou services d’un membre de la famille du conseiller ou d'un membre de la famille de son personnel.
  • Les dépenses doivent avoir été engagées par les membres ou leur personnel. Le remboursement des dépenses engagées par des tiers n’est pas permis.
  • Les budgets des membres ne doivent pas être utilisés au profit de certains citoyens particuliers ou d’entreprises particulières (p.ex., pour payer des pénalités fiscales, des contraventions, de voyages personnels).
  • Les conseillers et leur personnel doivent fournir une documentation adéquate, y compris les originaux des reçus détaillés et une ventilation des taxes, pour appuyer toutes leurs demandes de remboursement de dépenses. La seule présentation de reçus ou de relevés de carte de crédit n’est pas suffisante et ne sera pas acceptée. En cas d’achat en ligne, une copie de la confirmation doit être jointe à la demande. Les conseillers ou leur personnel autorisé doivent signer directement toutes les factures et tous les reçus originaux. Les documents portant seulement un timbre de signature ou une signature électronique ne seront pas acceptés.
  • La délégation du pouvoir de signature au personnel doit être consignée dans le formulaire approprié et remise au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire avec l’échantillon des signatures avant la première opération.
  • Les factures doivent inclure une description des biens achetés ou des services rendus, le coût, les taxes applicables et le numéro d’inscription aux fins de la TPS. Si le numéro d’inscription aux fins de la TPS n’est pas fourni, l’adjoint du membre doit communiquer avec le fournisseur pour l’obtenir.
  • La Ville d’Ottawa est exonérée de payer la TPS. La TPS versée aux fournisseurs ne sera pas comprise dans le montant imputé au budget alloué aux services de la circonscription du membre.
  • Les biens matériels et intellectuels achetés par l’entremise du budget alloué aux services de la circonscription appartiennent au bureau et non au membre. Les reçus originaux et une photo de l’achat sont requis aux fins d’inventaire.
  • Tous les dons de bienfaisance financés à même le budget alloué aux services de la circonscription doivent être faits par chèque, par dépôt direct ou avec une carte pour petits achats et tous les reçus pour dons de bienfaisance doivent être libellés au nom de la Ville d’Ottawa. Les reçus pour dons de bienfaisance doivent être remis au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire. Aucun don de bienfaisance fait en espèces par un membre du Conseil ou un membre de son personnel ne sera remboursé à moins qu’un reçu ne soit fourni.
  • Les dépenses de publipostage ou de marketing direct encourues par un membre du Conseil pour une zone géographique située à l’extérieur de son quartier ne seront pas permises sans l’approbation préalable du greffier municipal, en consultation avec le commissaire à l’intégrité. Néanmoins, on reconnaît que les annonces publicitaires transmises par les médias de masse, les publications à grand public et certains itinéraires postaux non adressés traverseront les limites de quartier, situation qui constitue une exemption lorsqu’elle échappe au contrôle du membre du Conseil souhaitant joindre ses résidents par publipostage ou marketing direct.
  • Les dépenses doivent être imputées dans l’année où elles ont été engagées. Elles ne peuvent être reportées prospectivement.
  • Les membres qui imputent des dépenses à l’année courante doivent avoir reçu le bien et (ou) le service avant le 31 décembre de cette même année.
  • Les reçus originaux doivent être soumis dans les 90 jours de l’achat et avant la date finale de traitement des paiements dans l’année budgétaire telle que déterminée par la Direction générale des services des finances.
  • À la fin de l’année, lorsque des dépenses ont été engagées, mais que les factures ne sont pas encore reçues, les membres doivent en informer le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, pour qu’un élément de passif soit établi. Les factures d’une année précédente qui n’ont pas été établies comme élément de passif ne seront pas remboursées à partir du budget de l’année précédente. Le paiement peut toutefois être effectué contre le budget de l’année courante.
  • Afin de préserver l’intégrité financière, les membres du Conseil doivent approuver les remboursements versés directement à leur personnel. Le greffier municipal ou son mandataire doit approuver les remboursements versés directement aux membres du Conseil.
  • Lorsqu’un membre du Conseil ou un membre de son personnel demande le remboursement d’une dépense, une preuve de paiement doit aussi être soumise.
  • Les membres du Conseil peuvent obtenir une carte de crédit professionnelle ou une carte pour petits achats qui offre une plus grande marge de manœuvre quant à l’achat de biens et services, y compris les frais de voyages. Ces cartes comprennent des exigences précises en matière de consignation et de responsabilité.

4 Divulgation publique

Tous les membres du Conseil préparent mensuellement un rapport sur leurs dépenses. Ces rapports sont ventilés selon une série de catégories par souci de commodité. Un rapport détaillé est fourni pour les dépenses relatives aux dons et aux commandites, aux frais d’accueil, aux événements spéciaux et aux frais de voyage. Les membres du Conseil doivent tenir compte des exigences en matière de documents à l’appui des dépenses permises et doivent s’assurer de fournir les renseignements nécessaires. Les chiffres définitifs inscrits au budget de chaque membre sont aussi diffusés annuellement.

En outre, conformément aux exigences législatives de la Loi de 2001 sur les municipalités, un état de la rémunération, des avantages et des dépenses versés aux membres et membres désignés du Conseil ainsi qu’aux membres de la Commission des services policiers doit être remis au Conseil annuellement.
Dans un esprit de transparence et de responsabilisation, les frais de bureau de chaque membre du Conseil seront affichés sur le site Web de la Ville.

Conditions et exigences relatives à la divulgation publique

Contributions et commandites
  • Les contributions doivent être accompagnées d’une demande de l’organisation décrivant en détail le groupe et l’objectif de la contribution.
Cadeaux offerts par des conseillers
  • L’objectif professionnel et la date de la rencontre ayant occasionné la dépense doivent être fournis.
  • Le reçu détaillé original décrivant les articles achetés et le coût total doit être fourni.
  • Le nom et l’adresse de l’établissement doivent être indiqués.
  • Les noms complets de tous les participants à la rencontre doivent être fournis, ainsi que leurs affiliations s’ils représentent une organisation ou une entreprise. Les noms des personnes qui reçoivent des cadeaux ne constituent pas des renseignements confidentiels.
  • les conseillers ne sont pas tenus de dresser la liste des participants aux événements communautaires de nature sociale, protocolaire ou cérémoniale ou aux événements sociaux auxquels participent des groupes nombreux (plus de 10 personnes), aux événements scolaires ou à des événements similaires pendant lesquels aucune affaire municipale n’est négociée ni de fournir les noms des mineurs qui reçoivent un cadeau.
Événements spéciaux auxquels participent les conseillers
  • Le nom exact de l’événement doit être indiqué.
  • La date et le lieu de l’événement doivent être indiqués.
  • Les noms de toutes les personnes qui y participent avec le conseiller doivent être fournis.
  • Les reçus et les factures détaillés de toutes les dépenses doivent être fournis.
  • Une copie des billets achetés doit être fournie.
Déplacements
  • Tous les déplacements financés par la Ville, y compris ceux financés par les conseils, commissions ou organismes de la Ville, ainsi que tous les déplacements d’un conseiller financés par des organismes externes (conseils, offices de protection de la nature ou associations municipales, p. ex.) doivent être indiqués.
  • L’adresse, la durée et la raison de la rencontre doivent être indiquées.
  • Les demandes de remboursement des frais de déplacement doivent comprendre un itinéraire confirmant les dates de déplacements et les réservations de vols, une facture originale de l’hôtel décrivant le prix de la chambre et autres frais accessoires, une brochure du congrès confirmant le coût de participation et les dates ainsi que les reçus de taxi ou de stationnement.
  • Les conseillers doivent déclarer au commissaire à l’intégrité tous les coûts de déplacement financés par un organisme admissible en vertu du Code de conduite, et ce, avant le premier jour du déplacement.
  • Les conseillers qui entreprennent un déplacement financé par la Ville doivent soumettre un rapport précisant ce qui s’est passé, ce qu’ils ont appris à la conférence et comment le déplacement a permis de faire avancer la position ou les intérêts de la Ville. Ce rapport sera rédigé en tant que rapport présenté à titre d’information ou de rapport concernant de l’information distribuée auparavant, et inscrit à l’ordre du jour du comité permanent concerné.

5. Limites relatives aux dépenses

5.1 Dons

  • À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions sont limitées à 3,5 % du budget annuel alloué aux services de la circonscription du membre du Conseil.
  • Les contributions doivent être faites sous forme de chèque de la Ville d’Ottawa, de dépôt direct ou avec une carte pour petits achats à un groupe ou un organisme communautaire, non pas sous forme de chèques personnels du membre du Conseil ou d’un membre de son personnel.
  • À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions faites aux particuliers, aux entreprises ou aux services financés par la Ville sont interdites.
  • L’achat de biens matériels à titre de contributions est interdit.

5.2 Dépenses

  • Aucune dépense ne doit créer un conflit d’intérêts, ou une apparence de conflit d’intérêts, pouvant découler de l’achat de biens ou de services auprès d’un membre de la famille d’un conseiller.
  • Les dépenses d’alcool ne sont pas permises.
  • Les dépenses personnelles (p. ex., des vêtements) ne sont pas admissibles.
  • Les cadeaux pour le personnel du conseiller ou d’autres employés de la Ville, ses agences, ses conseils, ses commissions et les entités ayant des buts précis ne sont pas admissibles.

5.3 Interprétation et exemption

Le greffier municipal et les membres du Conseil peuvent consulter le commissaire à l’intégrité relativement aux dépenses des membres du Conseil ou à toute interprétation sur l’application de cette politique.

Lorsque, après consultation auprès du greffier municipal et du commissaire à l’intégrité, le bien-fondé d’une dépense a été établi, une exemption peut être accordée par écrit.

6. Restrictions budgétaires dans une année d’élections

Dans une année d’élections municipales et durant une élection complémentaire, certaines restrictions sont placées sur les budgets de bureau des membres et sur les dépenses permises. Ces restrictions sont énumérées dans la Politique sur les ressources liées aux élections.

Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 22 novembre 2017
Date d’entrée en vigueur : Le 1er janvier 2018
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif)

Énoncé de la politique

La Ville d’Ottawa favorisera des relations et un lieu de travail empreints de respect et de tolérance et exempts de harcèlement pour les membres du Conseil et les dirigeants et employés de la municipalité. Elle sera guidée en cela par le Code de conduite des membres du Conseil, le Code de conduite du personnel, la Politique sur la violence et le harcèlement au travail et le Règlement de procédure.

Objectif

La présente politique oriente la Ville d’Ottawa sur la façon dont elle peut garantir aux membres du Conseil et aux dirigeants et employés de la municipalité des relations et un lieu de travail sains et sécuritaires, empreints de respect et de tolérance et exempts de harcèlement.

Application

Conformément à l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la présente politique s’applique à tous les membres du Conseil ainsi qu’à tous les dirigeants et employés de la municipalité.

Exigences de la politique

Les relations entre les membres du Conseil et les dirigeants et employés de la municipalité doivent être guidées par les documents suivants :

1. Code de conduite des membres du Conseil

Le Code de conduite des membres du Conseil établit le comportement attendu des membres du Conseil municipal d’Ottawa et des résidents membres de la Commission du transport en commun. Un Code de conduite a également été créé pour les résidents membres du Sous-comité du patrimoine bâti. Les paragraphes 10(5) et (6) du Code de conduite des membres du Conseil, intitulés « Conduite à l’égard du personnel », énoncent ce qui suit :

Les membres du Conseil doivent respecter le rôle de l’administration municipale consistant à donner des conseils fondés sur la neutralité politique et l’objectivité et sans influence indue d’un membre ou d’un groupe de membres du Conseil.

Les membres du Conseil doivent éviter :

          1. de porter atteinte, avec malveillance ou à tort, à la réputation professionnelle ou éthique des membres du personnel municipal ou à leurs idées ou pratiques;
          2. de contraindre les membres du personnel municipal à participer à des activités politiques partisanes, ou de les menacer ou de faire preuve de discrimination à leur endroit parce qu’ils ont refusé de participer à de telles activités;
          3. d’utiliser ou de tenter d’utiliser leur autorité ou leur influence à des fins d’intimidation, de menace, de coercition, de domination ou d’influence d’un membre du personnel municipal dans le but de s’ingérer dans les tâches de celui-ci.

Le Code de conduite des membres du Conseil définit « personnel municipal » comme suit :

Le « personnel municipal » comprend tous les employés, entrepreneurs dépendants et bénévoles de la Ville d’Ottawa et s’entend également des employés, des entrepreneurs dépendants et des bénévoles recrutés pour travailler dans les bureaux des membres du Conseil.

2. Code de conduite du personnel

Le Code de conduite du personnel vise à assurer l’intégrité de la fonction publique par la reconnaissance et la promotion des principes fondamentaux que sont la transparence, l’impartialité, le respect et la responsabilité.

La section sur l’impartialité du Code de conduite du personnel se lit comme suit :

Le Conseil municipal est le porte-parole choisi par les résidents d’Ottawa. Ses membres ont été élus pour établir l’orientation politique de l’administration municipale. Le public a intérêt à s’assurer que le personnel municipal s’engage à accomplir la volonté et les décisions du Conseil municipal et que les fonctionnaires de la Ville agissent de manière impartiale dans l’exercice de leurs fonctions et sont perçus comme tels. Compte tenu de l’intérêt des résidents pour des services publics impartiaux, les employés doivent faire preuve de retenue dans leurs critiques à l’égard des politiques municipales et réfléchir à la manière dont leurs commentaires publics pourraient influer sur la perception de la Ville par la population.

Ce que nous faisons…

  • Nous reconnaissons que le Conseil municipal est le porte-parole élu des résidents d’Ottawa et en respectons les décisions.
  • Nous établissons une distinction entre nos commentaires et opinions personnels et notre travail à la Ville.

Ce que nous ne faisons pas…

  • Nous ne formulons pas de remarques qui pourraient porter atteinte à la réputation de la Ville, du Conseil ou de nos collègues.
  • Nous ne prétendons pas parler au nom de la Ville à moins d’en avoir obtenu l’autorisation expresse.
  • Nous n’émettons pas d’opinions personnelles en utilisant le papier à en-tête de la Ville, notre adresse électronique de la Ville ou tout autre support qui pourrait permettre de croire à un lien entre nos commentaires et la Ville.

3. Politique sur la violence et le harcèlement au travail

La Politique sur la violence et le harcèlement au travail prévoit ce qui suit :

La Ville d’Ottawa met tout en œuvre pour assurer à ses employés un environnement de travail sain, sécuritaire et respectueux, exempt de toute forme de violence et de harcèlement.

Elle interdit les actes de violence et de harcèlement au travail entre membres du public et employés (et vice versa) ainsi qu’entre employés.

La présente politique condamne la violence, le harcèlement et la discrimination sous toutes les formes définies dans la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario, le Code des droits de la personne de l’Ontario et la Loi canadienne sur les droits de la personne.

4. Règlement de procédure

Le Règlement de procédure établit les règles, procédures et conduites à suivre aux réunions du Conseil et des comités permanents. Le paragraphe 42(1)a), intitulé « Conduite des membres du Conseil », précise ce qui suit :

Nul membre ne doit :Tenir des propos irrespectueux à l’endroit du souverain ou d’un autre membre de la famille royale, du gouverneur général du Canada, du lieutenant-gouverneur d’une province, d’un confrère du Conseil ou d’un employé.

Responsabilités

Les membres du Conseil et les dirigeants et employés de la municipalité sont tenus de respecter la présente politique et ses dispositions, y compris le Code de conduite des membres du Conseil, le Code de conduite du personnel, la Politique sur la violence et le harcèlement au travail et le Règlement de procédure.

Surveillance/non-respect

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les signalements ayant trait à la présente politique. À la réception d’une plainte ou d’un signalement, il avisera :

  1. le gestionnaire, le directeur ou le directeur général responsable de l’employé et le directeur des Ressources humaines, si la plainte ou le signalement concerne un dirigeant ou un employé de la municipalité;
  2. le commissaire à l’intégrité, si la plainte ou le signalement concerne le Conseil.

En cas de divergence entre la Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel et le Code de conduite des membres du Conseil ou le Code de conduite du personnel, le libellé du Code a préséance.

Références

Code de conduite des membres du Conseil
Code de conduite du personnel
Politique sur la violence et le harcèlement au travail
Règlement de procédure

Autorités législatives et administratives

L’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités exige que le Conseil municipal adopte et maintienne une politique en ce qui concerne les relations entre les membres du Conseil et les dirigeants et employés de la municipalité. La Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel énonce la législation, les politiques, les procédures et les pratiques que la Ville observe afin de favoriser des relations respectueuses entre les membres du Conseil et les dirigeants et employés de la Ville d’Ottawa.

Demandes de renseignements

Greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Politique sur la délégation de pouvoirs

Approuvée par : Conseil municipal
Section : Direction du greffe
Date d’approbation : Le 28 novembre 2007
Date d’entrée en vigueur : Le 28 novembre 2007
Dates de révision : Le 13 février 2013 et 9 décembre 2020
Révisions approuvée par : Conseil municipal

Énoncé

La Ville d’Ottawa délèguera ses pouvoirs et ses attributions afin de favoriser la gestion efficace des activités municipales et veillera à ce que chaque délégation de pouvoirs soit assortie de mesures appropriées de reddition de comptes.

Définitions

Pouvoirs législatifs – s’entend de toutes les situations dans lesquelles le Conseil assume des fonctions législatives ou quasi judiciaires telles que l’adoption de règlements municipaux, l’élaboration de politiques et l’exercice d’un pouvoir décisionnel.

Pouvoirs administratifs – s’entend de toutes les actions du Conseil qui sont nécessaires à l’administration municipale sans toutefois faire intervenir de pouvoir discrétionnaire.

Questions potentiellement très médiatisées ou délicates – peuvent comprendre ce qui suit :

  • Projets municipaux d’importance, programmes ou services ayant trait au budget, portée des projets, niveau de risque ou intérêt public, lorsqu’il y a délégation de pouvoirs conférée par le Conseil.
  • Activités comme celles décrites dans la Politique en matière de dons à vocation communautaire destinés à la Ville :
    • Mdification, amélioration, remplacement ou élimination d’une installation, d’un programme ou d’un service accessible au public;
    • Ajut d’une installation ou d’un équipement en un lieu dont la Ville est propriétaire ou locataire et qui est accessible au public;
    • Recnfiguration majeure d’un bien public, d’une installation publique ou d’un local où se déroulent des programmes publics dans une installation municipale;
    • Cntrepartie à un donateur ayant une incidence importante sur l’esthétique ou l’utilisation d’un lieu ou d’une installation;
    • Exigence de rennciation totale ou partielle à des politiques ou à des normes municipales (sur l’accessibilité, le bilinguisme ou autre).

Objet

La présente politique vise à guider le Conseil en ce qui a trait à l’étendue des pouvoirs et des attributions qu’il peut déléguer en vertu des pouvoirs législatifs et administratifs qui lui ont été conférés et à établir les principes à respecter à cet égard.

Champ d’application

Aux termes de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la présente politique s'applique à l'ensemble des activités de la Ville d’Ottawa.

Exigences de la politique

Le Conseil municipal encourage la délégation de pouvoirs et d’attributions afin de permettre une gestion municipale efficace et de régler en temps utile les questions qui se posent, selon les principes suivants :

  1. La délégation de pouvoirs et d’attributions est mentionnée dans le Règlement sur la délégation de pouvoirs et réexaminée à chaque mandat du Conseil.
  2. Les pouvoirs et les attributions dont jouit le Conseil ne peuvent être délégués, à moins que le Conseil lui même ne prenne expressément une décision en ce sens en vertu du Règlement sur la délégation de pouvoirs.
  3. La délégation de pouvoirs et de fonctions peut être révoquée en tout temps et sans préavis.
  4. Toute délégation de pouvoirs ou d’attributions prend fin à l’échéance du mandat du Conseil.
  5. La délégation d’un pouvoir ou d’une attribution du Conseil doit être assortie d’un mécanisme approprié de transparence et de reddition de comptes.
  6. La délégation d’un pouvoir ou d’une attribution à un membre du personnel en vertu d’un règlement signifie que ce pouvoir ou cette attribution pourra être exercé en l’absence du délégataire par une personne nommée à cette fin, le directeur municipal par exemple.

La délégation de pouvoirs à un comité permanent doit respecter les principes supplémentaires suivants :

  • Les comités permanents devraient pouvoir décider des questions qui s’inscrivent dans une politique adoptée par le Conseil.
  • Les comités permanents devraient pouvoir décider des points qui s’inscrivent dans l’application de lois ou règlements fédéraux ou provinciaux.
  • Les comités permanents devraient être les organes formulant des recommandations sur tous les aspects liés à une politique ou à sa mise en œuvre (y compris l’acquisition de propriétés et les contrats).
  • Les comités permanents auront la capacité de confirmer des règlements selon les pouvoirs qui leur sont délégués.

Le processus suivant, basé sur le processus d’approbation du plan d’implantation, a été instauré pour la délégation des points transactionnels ayant trait à des quartiers particuliers :
 

  • Le pouvoir général est délégué au personnel, qui observera toutes les procédures et tous les processus établis.
  • Le personnel travaillera avec les conseillers municipaux, les intervenants et le public pour résoudre les questions soulevées.
  • Le personnel préparera un rapport sur les pouvoirs délégués contenant un résumé de tous les commentaires du public et des intervenants ainsi que les réponses à ces commentaires.
  • Le rapport sur les pouvoirs délégués, y compris les conditions d’approbation, est envoyé par voie électronique au conseiller municipal pour approbation.
  • Si le conseiller est d’accord avec la recommandation :
    • o le rapport est signé par le directeur général ou son délégué;
    • o un avis de décision est envoyé au conseiller et à ceux qui ont déposé des commentaires sur la question ou qui ont demandé d’être informé de la décision.
  • Si le conseiller rejette la recommandation du personnel :
    • o les pouvoirs délégués sont retirés, et la demande est transmise au comité permanent approprié aux fins d’étude et de décision à une réunion publique.

De façon générale, le conseiller municipal peut retirer le pouvoir délégué au personnel s’il n’est pas satisfait des recommandations ou des conditions. De plus, si un conseiller ne donne pas son approbation et ne retire pas le pouvoir délégué dans les délais recommandés, le personnel peut acheminer le rapport au comité de sa propre initiative.

Enfin, tout membre du Conseil a le droit de demander, soit à la réunion, soit par écrit auprès du coordonnateur du comité permanent, qu’un point qui a été délégué au comité permanent soit soumis au Conseil aux fins d’une prise de décision, et ce, à tout moment jusqu’au jour suivant l’affichage de la disposition du comité.

La personne qui exerce un pouvoir qui lui a été délégué doit s’assurer de ce qui suit :

  • Toute dépense occasionnée par cette délégation a été prévue au budget de l’année en cours.
  • Le délégataire ne dépasse pas l’étendue des pouvoirs dont il est investi.
  • Les politiques et les procédures du Conseil sont appliquées de façon équitable et uniforme.
  • Lorsque la nature des pouvoirs délégués l’exige, des rapports sont remis au Conseil l’informant que l’exercice du pouvoir délégué est conforme aux règles de la délégation et aux dispositions de la présente politique.
  • Les membres du Conseil ou le conseiller du quartier, le cas échéant, sont engagés tôt dans le processus, notamment dans le cas où la question est très médiatisée ou délicate.
  • Les mécanismes améliorés de responsabilisation et de transparence, notamment les consultations et les rapports, au-delà de ce qui peut être exigé dans le Règlement sur la délégation de pouvoirs, sont formellement pris en compte et évalués dans les situations potentiellement très médiatisées ou délicates.
  • Toute décision opérationnelle relative à la consultation et à la reddition de comptes sur l’exercice des pouvoirs délégués est consignée conformément aux politiques et aux procédures applicables dans le domaine de la gestion de l’information.

Responsabilités

Le personnel de la Ville a la responsabilité d’adhérer aux paramètres établis par la présente politique et de garantir que les pouvoirs délégués sont exercés comme il se doit.

Surveillance/Inobservation de la politique

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations du public ayant trait à la présente politique et de les transmettre sans tarder au Conseil et au directeur municipal.

Fondements législatifs/administratifs

Aux termes de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la Ville est tenue d’adopter et de mettre en œuvre une politique sur la délégation de pouvoirs et d’attributions.

Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs
Règlement sur les approvisionnements
Mandat du comité permanent

Renseignements

Pour de plus amples renseignements au sujet de la présente politique, communiquer avec :
Greffier municipal
Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Politique sur les ressources liées aux élections

Service : Bureau du greffier municipal
Direction : Direction des services juridiques
Fondé de pouvoir / Date d’approbation : Conseil municipal, le 13 février 2013

Date d’entrée en vigueur : le 12 février 2003
Date de révision : le 13 février 2013

Objectif

Fournir aux membres du Conseil et au personnel de la Ville des lignes directrices sur l’administration des ressources municipales et des budgets des membres en ce qui concerne les élections.

Principe

Selon la Loi de 1996 sur les élections municipales, les fonds publics ne doivent pas servir à des fins électorales, notamment à promouvoir la candidature d’une personne à une charge élective ou à s’y opposer.

Éléments de la politique

  1. Définitions

    • Aux fins de la présente politique, l’expression « fins électorales » s’applique aux élections municipales ou partielles. Elle comprend également toute participation de nature partisane à des élections fédérales ou provinciales.
  2. Matériel lié à une campagne

    1. Les ressources municipales et les budgets des membres ne doivent jamais servir à produire du matériel lié à une campagne. Aux fins de la présente disposition, l’expression « matériel lié à une campagne » désigne le matériel servant à promouvoir la candidature d’une personne à une charge élective ou à s’y opposer. Sous réserve de la disposition 2 b), la présente interdiction ne concerne pas les communications courantes des membres avec les électeurs de leur quartier au moyen de circulaires, de bulletins, de dépliants ou de messages électroniques. Cependant, les membres du Conseil sont tenus de veiller à ce que les communications ou les activités financées par la Ville pour chaque bureau de conseiller ne servent pas à des fins électorales.
    2. Au cours d’une année d’élections municipales ou en cas d’élections partielles, les ressources municipales et les budgets des membres ne doivent pas servir à produire des annonces, des circulaires, des bulletins ou des dépliants durant les 60 jours précédant le scrutin, y compris le jour du scrutin. Toutes les communications doivent être distribuées avant le début de cette période. Cette interdiction s’applique aussi à l’utilisation d’équipement, d’installations ou de sites Web municipaux dont l’accès est financé par la Ville.
    3. Disposition de dérogation à la disposition 2 b) : 
      1. Lorsqu’une urgence survient, qu’un problème communautaire non urgent se produit ou qu’un événement communautaire annuel est tenu pendant la période de 60 jours précédant et incluant le jour du scrutin, un membre du Conseil peut utiliser les ressources municipales pour communiquer avec ses électeurs ou les informer, sous réserve de l’approbation du greffier municipal.
      2. Les interdictions énoncées à la disposition 2 b) ne s’appliquent pas si l’équipement, les installations ou les sites Web municipaux sont accessibles au public aux fins mentionnées et si cet usage ne procure aucun avantage particulier au membre du Conseil.
      3. Les interdictions énoncées à la disposition 2 b) ne s’appliquent pas aux membres du Conseil municipal élus par acclamation ou qui se retirent de la vie publique et qui, par conséquent, ne posent pas leur candidature à l’élection suivante.
  3. Participation du personnel aux élections

    • Selon le Code de conduite des employés de la Ville, le personnel municipal est tenu de préserver la confiance du public dans la Ville et de respecter les valeurs fondamentales du Code dans ses tâches quotidiennes. Lors d’élections, les employés sont chargés de promouvoir les principes de transparence, d’impartialité, de respect et de responsabilité, conformément aux dispositions suivantes :
      1. Les employés qui participent à des activités politiques font le nécessaire pour les distinguer des activités officielles de leur poste. Les employés peuvent participer à des activités politiques fédérales, provinciales et municipales, pourvu qu’elles ne se déroulent pas pendant les heures de travail et que les employés n’utilisent pas de biens ou de ressources de la Ville. Les employés doivent éviter d’afficher ou de distribuer, dans les milieux de travail municipaux ou sur la propriété municipale, des avis, des affiches ou des documents semblables faisant la promotion d’un candidat ou d’un parti politique en particulier.
      2. Les employés désireux de poser leur candidature à un poste d’élu fédéral, provincial ou municipal doivent se faire accorder préalablement un congé non rémunéré à cette fin et se conformer à la législation régissant les élections auxquelles ils participent.
      3. Un employé d’un membre du Conseil qui souhaite poser sa candidature à une élection ou à une élection partielle doit commencer son congé obligatoire immédiatement après l’attestation de sa candidature par le greffier municipal ou son représentant.
    • Par la suite, tous les accès de l’employé relatifs au bureau du membre seront suspendus, y compris ses courriels et ses accès de sécurité, et les biens et les ressources municipales qu’il utilise dans l’exercice de ses fonctions au bureau du conseiller, comme les téléphones cellulaires et les dispositifs de stockage électronique, seront remis à la Ville sans délai.
  4. Administration budgétaire

    1. Conformément à une décision approuvée par le Comité des services aux membres, au cours d’une année d’élections municipales, une portion proportionnelle du budget annuel de chaque bureau de conseiller est réservée au prochain mandat; ainsi, le membre en poste peut dépenser jusqu’à 11/12 du budget annuel, mais le 1/12 restant est réservé pour le prochain mandat. Le personnel du Bureau du greffier municipal surveille ces dépenses afin d’aider chaque bureau à respecter la limite.
    2. Dans le cas d’une élection partielle, à l’échelle du quartier ou de la ville, ou d’une nomination à un poste de conseiller, une partie proportionnelle des fonds réservés au poste laissé vacant seront mis de côté pour être transférés au nouveau représentant élu en fonction de sa date d’entrée en poste.
    3. Conformément à la disposition 4 b), toutes les sommes et obligations engagées préalablement, comme les frais d’hébergement Web, doivent être portées à l’attention du greffier municipal dans les 48 heures suivant l’attestation et seront traitées au cas par cas.
  5. Application

    • Le greffier municipal, ou son représentant, est habilité par délégation à faire enquête et à résoudre toute question au sujet des plaintes écrites concernant une allégation d’utilisation du budget des membres ou d’autres ressources municipales contraire à la présente politique. Le membre qui déroge à la présente politique est tenu de rembourser personnellement les coûts qui s’ensuivent.

Renseignements

Pour en savoir plus sur la présente politique, veuillez communiquer avec :
M. Rick O'Connor
Greffier municipal
Ville d’Ottawa
Tél. : 613-580-2424, poste 21215

Code de conduite du personnel

décembre 2019

Code de conduite du personnel [ PDF - 381.1 Ko ]

Un message du directeur municipal

Steve Kanellakos, Directeur municipal

La force de notre organisation repose sur ses employés, dont les actions quotidiennes reflètent la fierté, l’excellence et l’engagement. Le présent Code de conduite est un pilier de notre organisation : il souligne les grandes valeurs qui guident nos décisions et nos interactions.

Les résidents comptent sur nous. Les principes établis dans le Code de conduite contribuent à créer une culture de respect, de responsabilité et de transparence conforme à ce à quoi les résidents sont en droit de s’attendre dans leurs interactions avec la Ville. Le Code de conduite est fondé sur le principe voulant que nous pouvons – – et devons – montrer aux résidents que nous travaillons selon des normes conçues pour accroître la confiance du public.

C’est un grand honneur de diriger et de soutenir les employés qui travaillent au service des résidents d’Ottawa. La volonté de chacun et chacune d’entre vous de préserver la confiance des résidents est des plus stimulantes pour moi. Merci du dévouement et de l’enthousiasme dont vous faites preuve dans notre important travail.

Steve Kanellakos, Directeur municipal

L'intégrité

C'est le fondement des services publics. Ceux-ci reposent sur la confiance de la population, qui ne saurait être gagnée sans intégrité.

Le présent Code de conduite traduit les valeurs que nous chérissons en tant que fonctionnaires de la Ville d'Ottawa : les valeurs qui préservent l'intégrité de notre administration municipale.

Si vous faites preuve d'intégrité, rien d'autre n'a d'importance.
Si l'intégrité vous manque, rien d'autre n'a d'importance.
- Alan Simpson

Nos valeurs communes

L'intégrité est le fondement des services publics, et nos valeurs communes en sont les piliers. À titre d'employés municipaux, nous sommes fiers de travailler avec :

  • transparence
  • impartialité
  • respect
  • responsabilité

Sans toutes ces valeurs, l'intégrité ne peut être réalisée.

Pourquoi est-ce important d'adopter un Code de conduite?

Un Code de conduite établit les valeurs fondamentales que nous appliquons à nos expériences quotidiennes. Lorsque nous mettons ces valeurs en pratique, nous bâtissons une administration municipale qui bénéficie de la confiance du public.

Les employés de la Ville obéissent aux critères les plus stricts de comportement éthique et cela devrait se voir. Le moindre relâchement à cet égard vient miner notre intégrité, notre efficacité et, en fin de compte, notre réputation.

Le présent Code ne contredit en rien les obligations dont la Ville s'acquitte envers son personnel, conformément à ses divers contrats d'emploi et conventions collectives. De la même manière, certains employés (y compris les médecins, le personnel infirmier, les ingénieurs, les avocats et les comptables) peuvent avoir des obligations professionnelles propres et devraient, advenant l'apparence d'un conflit d'intérêts, chercher à obtenir des éclaircissements auprès de leur gestionnaire et de leur association professionnelle.

À titre d'employés de la Ville d'Ottawa, nous devons respecter ce Code, qui est le nôtre.

Le présent Code de conduite ne répond pas à toutes les questions qui seront soulevées. Il a plutôt été conçu pour promouvoir la prise de décisions et l'adoption de comportements éthiques, nous faire réfléchir à la manière dont les règles d'éthique nous guident dans l'exécution de notre travail et renforcer les attentes à notre égard. Il fait de l'éthique et de l'intégrité des éléments essentiels de notre conception du travail.

Le comportement éthique ne consiste pas à trouver toutes les bonnes réponses, mais à poser toutes les bonnes questions, par exemple :

  • Fais-je passer mes propres intérêts avant ceux de la Ville?
  • Prendrais-je la même décision si mes gestionnaires, le public et les médias ne me surveillaient pas?
  • Devrai-je une faveur à quelqu'un si je prends cette décision?
  • Recevrais-je une telle chose si je n'étais pas un employé de la Ville?

Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir des conseils, adressez-vous à votre gestionnaire ou au vérificateur municipal.

Posez vos questions jusqu'à ce que vous obteniez une réponse.

La transparence

Chaque fois que vous faites un geste, agissez comme si tout le monde vous observait.
- Thomas Jefferson

Pourquoi la transparence est-elle importante?

En notre qualité de fonctionnaires, nous sommes responsables de nos actions, et cette responsabilité est assurée par la transparence. Nous devons faire preuve d'ouverture et d'honnêteté dans nos rapports avec nos gestionnaires, le public et le Conseil municipal. Comme nous sommes au service de la population, nous devons non seulement bien faire notre travail, mais aussi être ouverts et honnêtes à l'égard de nos actions.

Ce que nous faisons…

Lorsqu'il existe un conflit potentiel entre nos intérêts personnels et ceux de la Ville, nous divulguons cette situation immédiatement et par écrit et cherchons conseil auprès de nos gestionnaires.

Nous respectons les lois et les politiques municipales qui s'appliquent aux questions telles que la consignation de nos décisions importantes la conservation des dossiers et l'accès à l'information.

Lorsque nous donnons des renseignements, nous les divulguons en totalité et par écrit.

Nous reconnaissons que les circonstances peuvent changer au fil du temps et que nous pouvons être appelés à divulguer des renseignements de nouveau : le devoir de divulgation est perpétuel.

Lorsque nous sommes abordés par des lobbyistes, nous leur demandons de s’assurer que leurs activités de lobbying sont dûment inscrites au Registre des lobbyistes de la Ville.

Politiques connexes

Politique d'aliénation des véhicules et des équipements du parc automobile
Règlement sur les achats
Registre des lobbyistes

L'impartialité

Vivez de telle sorte que lorsque vos enfants penseront à la justice et à l'intégrité, ils penseront à vous.
- H. Jackson Brown, fils

Pourquoi l'impartialité est-elle importante?

En notre qualité de fonctionnaires, nous devons nous acquitter de nos tâches tout en gardant en tête les intérêts de la Ville, et non les nôtres. Nous devons accomplir notre travail sans parti pris ni partisanerie et sans permettre que des intérêts externes entrent en conflit avec les décisions que nous prenons dans l'exercice de nos fonctions.

Ce que nous faisons…

Dans l'exercice de nos fonctions, nous prenons toute décision sans égard à nos intérêts personnels ni à ceux de nos parents et amis.

Lorsque nous achetons des biens et des services, nous nous conformons aux politiques et aux règlements municipaux en matière d'approvisionnement.

Nous veillons à ce que nos activités en dehors du travail n'entrent pas en conflit avec nos fonctions.

Ce que nous ne faisons pas…

Nous nous abstenons de participer à des décisions qui pourraient nous avantager ou avantager nos parents et amis.

Nous ne supervisons pas les employés qui sont des membres de notre famille et ne prenons aucune décision qui pourrait influer sur leur emploi.

Nous n'acceptons ni cadeaux, ni invitations, ni divertissements de personnes qui font affaire avec la Ville d'Ottawa ou désirent le faire.

Politiques connexes

Politique à l'égard de l'emploi simultané
Politique sur les cadeaux et les divertissements
Politique d'embauche et d'emploi des membres de la famille

Une remarque sur la famille

La Ville d'Ottawa reconnaît l'importance qu'ont nos familles pour nous et l'importance des liens familiaux étroits. Nous devons être conscients que, dans ce Code de conduite, les intérêts de nos familles sont aussi nos propres intérêts.

À titre d'employés de la Ville, nous devons nous assurer de ne pas utiliser nos fonctions pour offrir un traitement préférentiel à un parent, à un ami ou à nous-mêmes.

La Ville définit de façon très large le terme « famille », qui peut englober des parents exclus de ce qui est généralement considéré la « famille immédiate », par exemple les cousins et les membres de la belle-famille.

En cas de doute, adressez-vous à votre gestionnaire.

L'impartialité - Éviter les conflits d'intérêts

Pourquoi est-ce important?

Éviter les conflits d'intérêts constitue l'un des principes fondamentaux du comportement éthique. La confiance que le public accorde à la Ville ne peut exister que si les employés sont connus pour agir dans l'intérêt du public, et non dans le leur.

Si vous vous trouvez dans une situation où vous devez prendre une décision qui pourrait vous avantager directement, vous devez aviser par écrit votre gestionnaire de vos intérêts et vous retirer volontairement du processus en question.

L'obligation de divulguer ses intérêts et de se retirer du processus décisionnel ne s'applique pas uniquement aux intérêts financiers, mais aussi aux avantages personnels et à tout avantage dont pourraient bénéficiers parents et amis.

Vous devez aussi vous rappeler que dans certaines situations, un tiers pourrait avoir l'impression que vous vous trouvez en conflit d'intérêts.

Posez-vous la question suivante :

Est-ce qu'une personne qui connaît tous les détails de la situation pourrait penser que je me trouve en conflit d'intérêts?

Si vous avez répondu « oui », alors vous devez aviser votre gestionnaire de la situation.

Après que vous avez révélé un conflit d'intérêts réel ou potentiel, vous devez éviter toute participation au processus concerné. Voilà pourquoi il importe de divulguer tout conflit d'intérêts : afin que vous collègues prennent soin de ne pas vous impliquer.

L’impartialité - Questions relatives à l'emploi

Pourquoi est-ce important?

Nous favorisons la confiance du public envers la Ville en nous assurant que les activités municipales sont menées de façon équitable et sans aucune forme de népotisme. Le public s'attend donc à ce que tout ce qui a trait à l'embauche, aux promotions, aux évaluations de rendement et aux mesures disciplinaires soit fait de manière impartiale. L'impartialité en matière d'emploi aide aussi la Ville à s'acquitter des obligations de ses conventions collectives.

La Ville ne permet pas :
  • qu'un employé soit supervisé par un membre de sa famille ou qu'il lui soit subordonné;
  • que des membres d'une même famille reçoivent un traitement préférentiel en étant embauchés ou choisis pour pourvoir des postes vacants;
  • que des membres d'une famille soient choisis pour doter des postes dont les responsabilités seraient incompatibles avec les postes occupés par d'autres membres de la même famille.

Si vous vous trouvez dans une situation semblable à celles décrites précédemment ou dans toute situation pouvant susciter des préoccupations relatives au népotisme, vous devriez en aviser votre gestionnaire.

L’impartialité - Questions relatives à l'emploi

Pourquoi est-ce important?

La Ville d'Ottawa encourage ses employés à s'engager auprès de leur communauté, y compris en se joignant à des organismes communautaires, à des groupes d'action sociale ou à des associations de bienfaisance.

Cependant, il se peut aussi que certaines activités menées en dehors du travail entravent notre capacité à remplir nos fonctions ou minent la neutralité de la Ville. Nous avons pour responsabilité commune de prévenir les situations où il y a apparence de conflit d'intérêts.

Ce que nous faisons...

Nous nous abstenons de participer aux processus décisionnels qui pourraient influer, réellement ou en apparence seulement, sur les intérêts d'autres groupes ou organismes dont nous faisons partie.

Nous demandons à obtenir un congé si nous souhaitons soumettre notre candidature à une charge élective, même si cette dernière ne relève pas de la Ville ou d'un autre palier de gouvernement, de conseil ou de comité.

Ce que nous ne faisons pas...

Nous n'assumons pas d'autres fonctions qui :

  • contreviendraient à notre horaire de travail à la Ville
  • nuiraient à l'exécution efficace de nos tâches
  • seraient en concurrence avec les services de la Ville
  • engendreraient un conflit réel ou perçu entre nos intérêts et nos fonctions à la Ville

L'impartialité - Le devoir de loyauté

Pourquoi la loyauté est-elle importante?

Le Conseil municipal est le porte-parole choisi par les résidents d'Ottawa. Ses membres ont été élus pour établir l'orientation politique de l'administration municipale.

Le public a intérêt à s'assurer que le personnel municipal s'engage à accomplir la volonté et les décisions du Conseil municipal et que les fonctionnaires de la Ville agissent de manière impartiale dans l'exercice de leurs fonctions et sont perçus comme tels.

Compte tenu de l'intérêt des résidents pour des services publics impartiaux, les employés doivent faire preuve de retenue dans leurs critiques à l'égard des politiques municipales et réfléchir à la manière dont leurs commentaires publics pourraient influer sur la perception de la Ville par la population.

Ce que nous faisons...

Nous reconnaissons que le Conseil municipal est le porte-parole élu des résidents d'Ottawa et en respectons les décisions.

Nous établissons une distinction entre nos commentaires et opinions personnels et notre travail à la Ville.

Ce que nous ne faisons pas...

Nous ne formulons pas de remarques qui pourraient porter atteinte à la réputation de la Ville, du Conseil ou de nos collègues.

Nous ne prétendons pas parler au nom de la Ville à moins d'en avoir obtenu l'autorisation expresse.

Nous n'émettons pas d'opinions personnelles en utilisant le papier à en-tête de la Ville, notre adresse électronique de la Ville ou tout autre support qui pourrait permettre de croire à un lien entre nos commentaires et la Ville.

Le respect

Trouvez ce que cela signifie à mes yeux.
- Aretha Franklin

Que signifie le respect à la Ville d'Ottawa?

Nous sommes les gardiens de fonds publics et avons pour responsabilité de fournir une vaste gamme de services importants que les résidents financent au moyen de leurs impôts fonciers. Nous ne devons rien de moins à la population que d'honorer notre engagement complet à faire notre travail du mieux que nous le pouvons.

Nos propres actions ont une incidence sur nos collègues et définissent notre lieu de travail. Nous avons l'obligation de contribuer à forger notre sentiment de fierté à l'égard de la Ville, de respecter la dignité et la diversité de nos collègues et de traiter ces derniers de la manière dont nous voudrions l'être nous-mêmes.

Il est difficile d'obtenir le respect d'autrui, et même les plus petits écarts peuvent éroder la confiance du public envers la Ville. Afin que notre conduite ne mine pas le respect que nous avons pour nous-mêmes, pour nos collègues et pour la Ville, nous devons adopter et maintenir les normes de comportement les plus exemplaires.

Politiques connexes

Politique sur les moteurs tournant au ralenti des véhicules et machines municipaux
Politique d'équité et de diversité
Politique générale sur l'offre par la Ville de rafraîchissements et de repas à ses employés
Politique sur l'utilisation des véhicules municipaux à des fins personnelles
Fonds de la petite caisse et de la petite monnaie
Politique en matière de responsabilité informatique
Politique en matière de violence au travail
Politique sur le harcèlement en milieu de travail

Ce que nous faisons par preuve de respect…

Nous nous consacrons entièrement à l'exécution de nos tâches durant nos heures de travail et ne laissons pas nos activités personnelles (par exemple, lire un magazine et naviguer sur Internet) nuire à notre travail.

Nous assurons la sécurité et la protection constantes des biens dont nous avons la garde dans le cadre de nos fonctions (y compris les sommes en espèces, les chèques, les documents, les stocks et le matériel).

Nous traitons avec soin les renseignements confidentiels et ne les divulguons que conformément à la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP).

Nous consignons nos décisions importantes.

Nous faisons preuve d'honnêteté, de politesse et de courtoisie dans nos rapports avec autrui, que nous traitions avec le public, avec le Conseil municipal ou avec nos collègues.

Nous reconnaissons que nous représentons la face publique de la Ville et nous habillons par conséquent de manière appropriée.

Nous favorisons une atmosphère de collégialité et appuyons nos collègues dans l'exercice de leurs fonctions.

Nous fournissons quotidiennement un excellent service à la clientèle.

Ce que nous ne faisons pas...

Nous ne harcelons ni n'intimidons personne. La Ville ne tolère aucunement ce type de comportement.

Nous ne téléchargeons ni n'installons de logiciels personnels sans en avoir obtenu l'autorisation écrite de la direction.

Nous nous abstenons de manipuler, de falsifier ou de modifier des documents, des renseignements ou des dossiers à des fins frauduleuses.

Nous n'accédons pas à du matériel jugé inapproprié (y compris du matériel sexuellement explicite, discriminatoire, offensant, diffamatoire ou obscène), ni n'en distribuons ou n'en affichons au moyen de biens appartenant à la Ville, y compris son réseau informatique.

Nous ne dénigrons ni la Ville, ni nos collègues, ni le Conseil municipal. Un employé prend tous les moyens dont il dispose pour assurer l'exactitude des renseignements recueillis, produits ou obtenus par ailleurs dans l'exercice de ses fonctions, qu'il s'agisse de rapports, de notes de service, de communications verbales ou électroniques. Il évite de tromper volontairement ses collègues, des conseillers ou le public relativement à toute affaire de ressort municipal.

Politiques connexes

Procédures d'accès aux dossiers des employés
Politique de réembauchage

La responsabilité

Dans la Rome antique, une tradition voulait que l'ingénieur d'un pont assumât la pleine responsabilité pour son travail en se tenant sous l'arche au moment où l'on y posait la clé de voûte.
- Michael Armstrong

Pourquoi la responsabilité est-elle importante?

Le présent Code de conduite établit une vision de transparence, de respect et d'impartialité pour le personnel de la Ville d'Ottawa. Nous sommes fiers d'observer quotidiennement ces principes dans l'exercice de nos fonctions et encourageons la responsabilité à cet égard. Nous savons que tout écart de conduite par rapport aux valeurs décrites dans le présent document ne peut qu'éroder notre réputation et, en fin de compte, notre intégrité. Nous devons à nos contribuables et à nous-mêmes d'assumer la pleine responsabilité de nos actes.

Ce que nous faisons...

Nous connaissons le contenu du Code et en observons les principes.

Nous divulguons immédiatement toute violation du Code, qu'elle ait été commise par nous ou par un collègue.

Nous collaborons activement aux enquêtes portant sur des actes présumés répréhensibles.

Nous comprenons que les violations du Code entraînent la prise de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

Nous cherchons conseil auprès du Services novateurs pour la clientèle en ce qui a trait à l'interprétation du Code.

Nous observons le Code au quotidien dans notre travail et en passons en revue le contenu dans le cadre de notre cycle annuel de planification du rendement.

Ce que nous ne faisons pas...

Nous n'usons pas de représailles envers quiconque a déposé une plainte ou témoigné à propos d'une plainte.

Nous ne présumons pas que la violation des valeurs édictées dans le présent Code ne nous concerne pas.

Le signalement des violations et la protection des dénonciateurs

Si vous êtes au courant d'une violation du Code de conduite ou d'une autre politique de la Ville, vous devriez en aviser votre gestionnaire, le chef du contentieux, le directeur municipal ou le vérificateur général.

Aucun employé ne fera l'objet de mesures disciplinaires pour avoir signalé de bonne foi une violation du présent Code de conduite ou de toute autre politique municipale. La Ville ne tolérera aucune forme de représailles à l'égard d'un employé qui a déposé une plainte ou participé à l'enquête qui en découle. Cependant, tout employé qui prononcera de fausses accusations fera l'objet de mesures disciplinaires

Politiques connexes

Politique générale en matière de discipline
Politique générale régissant la fraude et autres irrégularités semblables

Politique sur l’équité et la diversité

Approuvée par : Directeur exécutif services de transformation des activités
Catégorie : ressources humaines, emploi et relations de travail
Date d'approbation : le 5 novembre 2002
Date d'entrée en vigueur : le 5 novembre 2002
Révision approuvée par : Directeur, Ressources humaines
Date de révision : Le 24 mai 2017

Énoncé

La Ville d’Ottawa s’engage à fournir des services de qualité et à constituer un effectif compétent et représentatif de la diversité de la population qu’elle dessert.

Objet

Les principaux objectifs de la présente politique sont les suivants :

  • Éliminer dans le milieu de travail les obstacles habituellement désignés par l’expression « discrimination systémique » afin de créer un climat propice à l’équité et à la diversité.
  • Favoriser un milieu qui soit respectueux de la dignité, des idées et des croyances des personnes et qui assure la diversité et l’équité en matière d’emploi en plus de garantir au public l’accès aux installations, aux produits, aux services et aux subventions municipaux, tel que défini par les lois sur les droits de la personne.
  • Contribuer à l’atteinte des objectifs municipaux en matière de gestion et de prestation de services au client.
  • Élaborer un cadre qui exige que toutes les directions générales intègrent les principes d’équité et de diversité à l’élaboration de leurs politiques et programmes qui ont une incidence sur la prestation des services municipaux, l’utilisation des installations municipales, l’octroi de subventions à des organismes externes et d’autres activités à visée externe.

Champ d'application

La présente politique s’applique à tous les employés municipaux, notamment les employés à temps plein, à temps partiel, occasionnels et temporaires, les étudiants occupant un emploi d’été ou faisant un stage coopératif, les personnes agissant au nom de la Ville (p. ex. les consultants et les entrepreneurs) ainsi que quiconque postule un emploi à la Ville d’Ottawa (p. ex. candidats à un emploi).

Exigences de la politique

La Ville montre son engagement à l’égard de l’équité et de la diversité en créant un milieu de travail positif et en mettant de l’avant une philosophie organisationnelle favorable aux membres des groupes désignés. Conformément à la législation sur les droits de la personne, la présente politique interdit la discrimination au travail, dans l’offre de biens, de services ou d’installations au public, et dans l’administration des contrats.

En outre, la présente politique souscrit aux principes du Code des droits de la personne de l’Ontario, de la Loi canadienne sur les droits de la personne, de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Le Code des droits de la personne de l’Ontario interdit toute discrimination fondée sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, l’âge, le sexe (y compris la grossesse et l’allaitement), l’identité sexuelle, l’expression de l’identité sexuelle, l’orientation sexuelle, l’existence d’un casier judiciaire, l’état matrimonial, l’état familial, un handicap et l’état de bénéficiaire de l’aide sociale. En vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, toute forme de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur, l’âge, l’origine nationale ou ethnique, la religion, l’état matrimonial, la situation familiale, une incapacité, l’orientation sexuelle et l’état de personne graciée est interdite.

La Ville ne tolère aucune forme de discrimination. Elle adopte et soutient la Loi canadienne sur les droits de la personne, le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur l’équité en matière d’emploi et la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario interdisant les pratiques discriminatoires.

Le plan municipal sur la diversité et l’équité en matière d’emploi sera établi en fonction de l’information recueillie sur les effectifs municipaux, de l’examen des politiques et des pratiques en matière d’emploi, des données sur l’effectif externe et d’autres renseignements pertinents.

Ce plan devra présenter des stratégies permettant d’éliminer les obstacles à la constitution d’un effectif représentatif de la population, établir un calendrier pour la mise en œuvre de ces stratégies et définir les responsabilités des divers intervenants. L’avancement des travaux sera surveillé et évalué par la Direction de la diversité et de l’inclusion.

Les personnes qui estiment avoir été victimes de discrimination ont le droit de demander l’aide de la commission compétente des droits de la personne, qu’elles aient ou non l’intention de porter plainte à la Ville. Les plaignants doivent s’identifier. Les plaintes anonymes ne seront pas examinées.

Tous les renseignements qui se rapportent à une plainte sont considérés comme confidentiels et traités conformément à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et aux règles de procédure. Toutes les parties concernées doivent préserver la confidentialité de l’enquête pendant la réalisation de celle-ci. Les détails des mesures recommandées, le cas échéant, sont communiqués uniquement aux cadres concernés.

Responsabilités

Directeurs généraux et directeurs :

  • créer et préserver un milieu de travail exempt de discrimination ;
  • veiller à ce que tout le personnel ait accès à la politique, qu’elle soit claire, bien documentée et à la portée de tous ;
  • habiliter les superviseurs et les gestionnaires à appuyer la diversité et l’inclusion et à proposer des occasions de renforcement de la capacité propices à l’action ;
  • mettre en œuvre des initiatives axées sur l’équité et la diversité désignées dans le plan en matière d’équité de leur direction générale respective afin de se conformer aux priorités stratégiques municipales ;
  • veiller à ce que l’équité et la diversité soient prises en considération dans tous les aspects de la planification, des processus et des stratégies des directions générales (p. ex. planification de la main-d’œuvre, perfectionnement professionnel, planification de la relève, embauche, etc.) ;
  • s’il y a lieu, consulter le personnel de la Direction de la diversité et de l’inclusion au moment de l’élaboration des politiques et des programmes ayant trait à l’emploi, à la prestation de services, à l’utilisation des installations municipales, à l’octroi de subventions à des organismes externes et à des activités à visée externe pour garantir le respect des principes d’équité et de diversité.

Superviseurs et gestionnaires :

  • créer et préserver un milieu de travail exempt de discrimination ;
  • intervenir en cas de discrimination ou de harcèlement ;
  • accepter de bonne foi les demandes de mesures d’adaptation et collaborer avec les employés afin d’élaborer, au besoin, des plans d’adaptation ;
  • prévenir et éliminer la discrimination, c’est-à-dire :
    • adopter un comportement favorable à la Politique sur l’équité et la diversité ;
    • faire connaître l’objectif municipal consistant à créer un milieu de travail exempt de discrimination et à constituer un effectif représentatif de la population servie, et favoriser l’atteinte de cet objectif ;
    • intervenir immédiatement en cas d’observation d’un comportement contraire à la présente politique (p. ex. harcèlement, discrimination, intimidation) ;
    • prendre au sérieux toutes les plaintes, en discuter avec les personnes intimées et demander conseil au personnel de la Direction de la diversité et de l’inclusion ;
    • modifier les systèmes d’emploi, éliminer les obstacles et, s’il y a lieu, prendre d’autres mesures définies dans les plans sur la diversité et l’équité en matière d’emploi des différentes directions générales ;
    • veiller à ce que le personnel soit au courant des droits et des responsabilités que lui confèrent la présente politique et la législation en matière de droits de la personne.

Personnel de la Direction de la diversité et de l’inclusion :

  • favoriser une connaissance générale de la présente politique par une combinaison appropriée de communications, de formation et de services de consultation ;
  • renseigner les membres du personnel sur la raison d’être du questionnaire d’auto-identification, les assurer de la confidentialité de l’information recueillie et de l’utilisation de cette dernière pour des initiatives de haut niveau liées à l’équité et à la diversité ;
  • veiller à la création d’une base de données servant à recueillir et à analyser les données sur la représentation des groupes désignés dans l’administration municipale ;
  • collaborer avec la direction afin de formuler les objectifs (tant qualitatifs que quantitatifs), les stratégies et les plans en matière d’équité et de diversité de la Ville et des directions générales ;
  • formuler des conseils quant à l’élaboration de stratégies de recrutement, d’avancement et de maintien en poste ;
  • fournir aux employés et aux gestionnaires des conseils sur la présente politique et les plaintes ;
  • faire connaître la présente politique et en surveiller la mise en œuvre ;
  • offrir des services de discussion dirigée, s’il y a lieu ;
  • formuler des conseils sur le processus à suivre dans le cadre d’une allégation de discrimination systémique.

Employés :

  • signaler les obstacles à l’égalité des chances :
  • remplir le questionnaire d’auto-identification volontaire ;
  • aviser leur superviseur ou gestionnaire s’ils ont besoin de mesures d’adaptation et consulter les Ressources humaines pour déterminer les mesures les plus appropriées ;
  • signaler toute situation où ils croient avoir été victimes de discrimination ou de harcèlement (y compris de harcèlement sexuel) en milieu de travail à l’une des personnes suivantes : leur superviseur immédiat, leur gestionnaire, leur directeur ou directeur général, ou demander conseil au personnel de la Direction de la diversité et de l’inclusion. Les employés sont encouragés à trouver une solution à leur problème au sein même de leur direction générale

Surveillance/Non-respect

Le personnel de la Direction de la diversité et de l’inclusion du Service des ressources humaines surveillera la mise en œuvre du plan sur la diversité de la Ville et des directions générales. Il incombe à chaque direction générale de surveiller ses propres progrès en matière d’équité et de diversité. La Ville ne pourra atteindre ses objectifs en matière de diversité et d’inclusion que grâce aux efforts combinés de toutes les directions générales.

En vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, la Ville doit présenter chaque année un rapport d’étape à Ressources humaines et Développement des compétences Canada. Si la Ville omet de se conformer à cette exigence, elle peut se voir imposer une amende allant jusqu’à 50 000 dollars pour cause de violation répétitive ou continue de la Loi. Une majorité des postes à la Direction générale des transports est assujettie à la réglementation fédérale et la Direction générale doit se conformer à la Loi sur l’équité en matière d’emploi fédérale.

Les employés qui enfreignent la présente politique peuvent faire l’objet de plaintes déposées à la Commission des droits de la personne ou de mesures disciplinaires.

Renvois

Autorités legislatives et administratives

Définitions

Autochtones – Indien de l’Amérique du Nord, membre d’une Première nation, Métis ou Inuit. Les membres des Premières nations incluent les Indiens de plein droit, les Indiens inscrits et les Indiens des traités. Les Indiens de l’Amérique du Nord incluent les Indiens non inscrits. Remarque : Cette définition fait actuellement l’objet d’une révision par la Coalition autochtone et sera adaptée le cas échéant.

Discrimination – Le traitement inéquitable d’une personne en matière d’emploi, ou relativement à l’offre de biens, de services ou d’installations au public ou à l’administration de contrats, qui est fondé sur l’un des motifs de distinction illicite prévus par la législation sur les droits de la personne.

Discrimination systémique – L’application d’une exigence ou d’un procédé qui, bien que neutre en apparence, a des effets négatifs sur l’un des groupes désignés dans la législation sur les droits de la personne. Il y a discrimination systémique lorsque les politiques et les pratiques empêchent les membres d’un groupe désigné d’obtenir des emplois ou de profiter de possibilités professionnelles (p. ex. possibilité de postuler à un autre emploi, de suivre une formation, d’assister à des conférences, d’obtenir de l’avancement ou de se voir confier des affectations spéciales) ou leur en limitent l’accès.

Exigence professionnelle justifiée – Exigences :

  • adoptées par l’employeur dans un but ayant un lien logique avec les fonctions du poste ;
  • adoptées de bonne foi par l’employeur, parce qu’elle lui semblait nécessaire à l’atteinte du but ; 
  • raisonnablement nécessaire à l’atteinte du but ou de l’objectif dans le sens où les mesures d’adaptation qui seraient requises pour les membres d’un groupe particulier ne doivent pas imposer de contraintes excessives à l’employeur.

GLBTTQ – Dans la présente politique, nous utilisons la définition de « GLBTTQ » tout en reconnaissant qu’il y a un débat en cours dans les communautés GLBTTQ concernant cette définition. Les termes et leur signification changent au cours du temps, ou varient d’une culture ou d’une génération à l’autre.

Groupes désignés – Six groupes ont été désignés par la Ville aux fins de ses initiatives générales en matière d’équité et de diversité : femmes, Autochtones, personnes handicapées, membres des minorités visibles (ou personnes racialisées), immigrants et gais, lesbiennes, bisexuels, transsexuels, bispirituelle et allosexuelle (GLBTTQ). Le choix de ces groupes n’empêche cependant pas de traiter des cas de discrimination relevés au sein d’autres groupes identifiables.

Groupes professionnels – Les 14 groupes de professions sur lesquels Statistique Canada produit des données concernant l’équité en matière d’emploi. Ces groupes sont déterminés en fonction de la Classification nationale des professions, qui classe les emplois en fonction du niveau et du type de compétences requis. Tous les postes municipaux sont classés au moyen de ce système aux fins des procédures en matière d’équité et de diversité.

Handicap – Le terme « handicap » décrit un vaste éventail d’états et de gravité. Un handicap peut exister depuis la naissance, avoir été causé par un accident, ou acquis progressivement. Le Code des droits de la personne de l’Ontario définit un handicap comme suit :

  • tout degré d’incapacité physique, d’infirmité, de malformation ou de défigurement dû à une lésion corporelle, une anomalie congénitale ou une maladie, y compris, sans s’y limiter, le diabète sucré, l’épilepsie, un traumatisme crânien, tout degré de paralysie, une amputation, l’incoordination motrice, la cécité ou une déficience visuelle, la surdité ou une déficience auditive, la mutité ou un trouble de la parole, ou la nécessité de recourir à un chien-guide ou à un autre animal, à un fauteuil roulant ou à un autre appareil ou dispositif correctif ;
  • une déficience intellectuelle ou un trouble du développement ;
  • une difficulté d’apprentissage ou un dysfonctionnement d’un ou de plusieurs des processus de la compréhension ou de l’utilisation de symboles ou de la langue parlée (p. ex. dyslexie) ;
  • un trouble mental ;
  • une lésion ou une invalidité pour laquelle des prestations ont été demandées ou reçues dans le cadre du régime d’assurance.

Harcèlement – Un type de discrimination consistant à offenser ou à humilier une personne par un comportement verbal ou physique jugé inopportun. Les actes ne peuvent être considérés comme du harcèlement que s’ils sont jugés inopportuns par une personne raisonnable (source : Loi canadienne sur les droits de la personne).

Harcèlement sexuel – Une forme de harcèlement en relation avec le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle ou l’expression de l’identité sexuelle. Elle inclut les situations où une personne, qui est en mesure d’accorder ou de refuser à un travailleur un avantage ou une promotion, fait des sollicitations ou des avances sexuelles.

Immigrants – Un « immigrant » est un travailleur formé à l’étranger qui n’est pas né au Canada mais qui vit au Canada depuis moins de 10 ans.

Mesure d’adaptation – Mesure visant à faciliter l’intégration au travail de personnes ayant des besoins spéciaux, qui consiste à cerner et à éliminer, s’il y a lieu, les éléments non essentiels d’un poste, à apporter des ajustements au milieu de travail, à fournir des aides techniques, à offrir des horaires flexibles ou à acquérir les appareils requis pour adapter l’équipement, sans toutefois imposer de contraintes excessives à la Ville.

Minorités visibles – Un terme utilisé dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi fédérale pour désigner les personnes autres que les Autochtones qui ne sont pas de race blanche ou qui n’ont pas la peau blanche.

Personnes racialisées – Le terme « racialisé » est préconisé, puisqu’il reconnaît le fait que les obstacles que nous rencontrons prennent racine dans les préjugés transmis au fil de l’histoire jusqu’à aujourd’hui dans la société et ne sont donc pas le produit de notre identité ou de nos propres lacunes.

Recensement de l’effectif – L’information sur la répartition des sexes et la représentation des groupes désignés dans les groupes professionnels.

Mots-clés

Âge, Ascendance, Couleur, Groupes désigné, Handicap, Discrimination, Équité et inclusion, Situation familiale, Genre, Identité de genre, Expression du genre, Immigrant, État matrimonial, Lieu d’origine, Race, Racialisé, Croyances religieuses, Sexe, Orientation sexuelle, Source de revenus, Discrimination systémique

Demandes d'information

Écrire au Centre de service des RH à l'adresse CentreServiceRH@ottawa.ca ou appeler le 613-580-2424, poste 47411.

Politique d'approvisionnement éthique

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Finance
Date d’approbation : le 23 mai 2007
Date d’entrée en vigueur : le 23 mai 2007
Révision approuvée par : Trésorier municipal
Date de révision : le 8 juillet 2019

Énoncé de politique

La Ville d’Ottawa (la Ville) a pour principe d’acheter des biens et des services – y compris les activités de construction – auprès de fournisseurs responsables qui offrent des biens, des services et des activités de construction de qualité à des prix concurrentiels tout en respectant les normes éthiques et autres. La présente politique vise à harmoniser les pratiques d’achat de la Ville avec ses valeurs en veillant à ce que ses fournisseurs respectent les droits de la personne et des travailleurs énoncés dans le Code de conduite du fournisseur.

Objet

L’objectif de la présente politique est de veiller à ce que les biens et les services – y compris les activités de construction – achetés par la Ville ainsi que par les fournisseurs ou entrepreneurs qui travaillent dans un lieu relevant de la Ville répondent aux normes éthiques les plus strictes qui soient, conformément aux principes établis dans les conventions de l’Organisation internationale du Travail, tel que l’indique le Code de conduite du fournisseur. La présente politique offre un moyen d’adresser à la Ville les plaintes sur les abus perpétrés dans la fourniture de biens, de services ou d’activités de construction à la municipalité. La Ville établira le seuil au-delà duquel il y a lieu d’ouvrir une enquête et de prendre des mesures.

Champ d’application

La présente politique s’applique aux fournisseurs de biens, de services et d’activités de construction de la Ville, et à leurs sous-traitants, qui ont conclu un contrat avec la Ville le ou après le 23 mai 2007, date d’entrée en vigueur de la politique.

La présente politique ne vise toutefois pas les appels d’offres ni les contrats de fourniture d’articles dressés, accordés ou conclus avant la date d’entrée en vigueur de la politique. Les fournisseurs et leurs sous-traitants qui ont conclu un contrat avec la Ville avant le 23 mai 2007 sont invités à se conformer à la politique.

Au renouvellement d’un contrat, le fournisseur et ses sous-traitants doivent se conformer à la présente politique et pourraient devoir confirmer leur conformité par écrit.

Exigences de la politique

La Ville d’Ottawa n’achète pas sciemment des produits fabriqués dans des ateliers clandestins ou dans des conditions de travail semblables à celles de ces ateliers. Tous les produits achetés par la Ville seront fabriqués conformément au Code de conduite du fournisseur.

Les fournisseurs respecteront également la présente politique. Ils s’assureront que leurs propres installations de production et celles de leurs sous-traitants sont conformes aux lois fédérales et aux autres lois relatives à un milieu de travail. Lorsque la législation nationale diffère des principes énoncés dans la politique, les dispositions qui accordent le plus de droits, d’avantages ou de protection au travailleur prévalent.

À la demande de la Ville, les fournisseurs confirmeront leur conformité à la présente politique en fournissant leur consentement écrit avec leur soumission. De plus, sur demande, le fournisseur donnera le nom et l’adresse de chacun de ses sous-traitants et indiquera quelles installations seront utilisées pour produire les biens. Ces renseignements sont considérés comme publics et affichés, le cas échéant, sur le site Internet de la Ville. La Ville se réserve le droit de demander au fournisseur de présenter des documents supplémentaires faisant foi de sa conformité à la présente politique.

La Ville ne procédera à des contrôles qu’en cas de plainte. Le chef de l’approvisionnement évalue la validité des plaintes à la lumière de la présente politique. S’il y a lieu, la Ville avise le fournisseur de la plainte. Celui-ci doit alors enquêter en faisant appel, à ses frais, à un cabinet d’enquêteurs externe ou par tout autre moyen jugé acceptable par la Ville.

Dans les 30 jours suivant l’avis de non-respect, le fournisseur présente à la Ville un rapport sur son programme de vérification. Ce rapport contient le nom du vérificateur indépendant, les résultats de l’enquête et les mesures prises pour redresser la situation et se conformer à la politique.

Le coût des vérifications est assumé par le fournisseur. C’est aussi lui qui assume tous les coûts engagés pour se conformer à la politique.

Le chef de l’approvisionnement a le pouvoir de trancher les questions liées au non‑respect de la politique, et d’accorder au fournisseur une période raisonnable pour remédier à la situation. Les décisions sont sans appel et exécutoires pour tous les intéressés.

Une plainte d’un fournisseur portant sur la Politique d’approvisionnement éthique ou sur son application n’est pas considérée comme une plainte officielle au sens du Règlement sur les approvisionnements de la Ville d’Ottawa.

Responsabilités

Les directions générales de la Ville sont chargées de :

  • respecter les dispositions de la présente politique;
  • informer les Services de l’approvisionnement des cas soupçonnés de non-conformité.

Les Services de l’approvisionnement sont chargés de ce qui suit :

  • administrer la présente politique et voir à ce que les membres du personnel de la Ville et les fournisseurs soient au courant de leurs obligations et de leurs responsabilités;
  • recueillir les documents d’accréditation des fournisseurs et publier le nom et l’adresse des installations de production sur le site Web de la Ville;
  • recevoir les plaintes, gérer les cas de non-conformité et veiller à ce que les fournisseurs entreprennent les vérifications indépendantes exigées par la Ville.

Surveillance/Non-respect

En cas de non-respect de la politique, la Ville peut exercer ses droits au titre des clauses d’inexécution du contrat.

Renvois

Code de conduite du fournisseur

Conditions générales

Autorités législatives et administratives

Convention de l’Organisation internationale du Travail

Rapport du Conseil municipal (ACS2007-CMR-PFSNA-0004)

Rapport du Conseil municipal (ACS2010-CMR-PFSNA-0010)

Règlement sur les approvisionnements (n 2000-50), dans sa version modifiée

Définitions

Approvisionnement : Processus qui consiste à se procurer des produits d’un fabricant ou d’un fournisseur.

Atelier clandestin : Usine où des ouvriers fabriquent, assemblent ou produisent des biens de consommation dans des conditions de travail qui ne respectent pas les normes du travail de l’OIT.

Certification équitable : Système visant à améliorer la vie des producteurs agricoles dans leur pays d’origine en leur garantissant un prix juste pour leurs produits. Au Canada, l’organisme reconnu de certification est Fairtrade Canada.

Code de conduite du fournisseur : Code énonçant les normes minimales de la Politique d’approvisionnement éthique de la Ville. Le Code vise à s’assurer que les personnes qui fabriquent les produits pour la Ville d’Ottawa jouissent d’un milieu de travail sain et sécuritaire où les droits de la personne et les droits civils sont respectés conformément aux conventions de l’OIT.

Conventions fondamentales de l’OIT : Normes du travail minimales énoncées dans le Code de conduite du fournisseur.

Employeur : Toute personne qui engage un travailleur comme salarié ou comme sous‑traitant pour la fabrication d’un produit.

Enfant : Toute personne de moins de 15 ans, sauf si la loi locale prévoit un âge plus avancé jusqu’auquel la personne doit fréquenter l’école et ne peut entrer sur le marché du travail, ou de moins de 14 ans si la loi sur le salaire minimum prévoit cet âge conformément aux exceptions de la Convention no 138 de l’OIT pour les pays en voie de développement.

Fairtrade Labelling Organization International (FLO) : Organisme mondial de normalisation et de certification des produits portant le sceau « certifié équitable ». La FLO confère cette certification aux associations de producteurs et surveille le commerce entre les organisations de producteurs certifiés et les commerçants agréés des pays consommateurs, et ce, pour toutes les étapes allant de la transformation à la fabrication industrielle.

Fournisseur : Entité qui vend un service ou un produit à la Ville d’Ottawa à des fins commerciales. Le fournisseur peut posséder une usine ou des installations de production ou il peut avoir recours à un sous-traitant pour faire faire une partie ou la totalité de ses produits.

Manufacture, usine ou installation de production : Toute installation servant à fabriquer des produits pour la Ville, qu’elle relève du fournisseur ou de son sous-traitant.

Normes minimales du travail : Conditions minimales de travail énoncées dans le Code de conduite du fournisseur.

Organisation internationale du Travail (OIT) : Organisme spécialisé de l’ONU qui a pour vocation de promouvoir la justice sociale et les droits internationalement reconnus de la personne humaine et des travailleurs. L’OIT élabore des normes de travail internationales sous la forme de conventions et de recommandations qui fixent les conditions minimales des droits fondamentaux au travail.

Produit certifié équitable : Produit certifié par Fairtrade Canada ou par un autre organisme national de la Fairtrade Labelling Organization International (FLO). Font actuellement l’objet de ce genre de certification, entre autres, le café, le thé, le cacao, le sucre, le riz, le quinoa, les fleurs, le vin, les ballons de sport, le coton, les bananes et d’autres fruits tropicaux.

Sous-traitant : Entité engagée en vertu d’un contrat de sous-traitance par un fournisseur. Le sous-traitant n’a pas de relation d’affaires directe avec la Ville; par contre, il approvisionne le fournisseur en biens ou en services essentiels pour la fabrication, l’approvisionnement ou l’entretien de produits pour la Ville.

Travailleur : Personne qui prend part au processus de fabrication d’un produit ou qui procure des services pour un produit.

Demandes d’information

Pour en savoir plus sur la présente politique, veuillez communiquer avec :

Gestionnaire, Gestion de la chaîne d’approvisionnement et Localisation stratégique des ressources
Direction des fournisseurs stratégiques,
Services de l’approvisionnement
Direction générale des services organisationnels
613-580-2424, poste 13564

Politique en matière de placements

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Finances
Date d’approbation : le 25 juin 2003
Date d’entrée en vigueur : le 25 juin 2003
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de révision : le 12 novembre 2015

Énoncé

La Politique en matière de placements régit la gestion des fonds de fonctionnement et de réserve de la Ville dont celle-ci n’a pas immédiatement besoin pour couvrir ses dépenses et la gestion des placements, y compris ceux gérés au nom de clients externes.

Objet

La Politique en matière de placements établit les objectifs, les normes de diligence, les placements admissibles, les exigences en matière de rapports et les responsabilités relativement à la gestion prudente des réserves, des fonds de fonctionnement et des placements, y compris ceux gérés au nom de clients externes.

La Ville a pour objectif de placer les fonds qui ne sont pas immédiatement requis conformément à la « règle de l’investisseur prudent » et aux lois et règlements applicables. Cette règle veut que l’on fasse preuve de diligence raisonnable, de compétence et de jugement lors de la prise de décisions en matière de placements. Elle doit être appliquée non pas aux placements individuels, mais au portefeuille de placements dans son ensemble, dans le cadre d’une stratégie globale qui comprend la prise de risques acceptables et des objectifs de rendement adaptés aux actionnaires.

Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les employés de la Ville d’Ottawa qui sont responsables du contrôle des placements réalisés au nom de la Ville d’Ottawa, de leur gestion et de la production de rapports connexes.

Exigences de la politique

En ordre de priorité, les exigences de la Politique en matière de placements de la Ville d’Ottawa sont les suivantes :

  1. Respect des exigences législatives : Toutes les activités de placement doivent respecter la Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée. Sous réserve d’éventuelles restrictions imposées par le Conseil, les placements admissibles sont ceux considérés comme tels en vertu du Règlement de l’Ontario 438/97, dans sa version modifiée.
  2. Préservation du capital : La préservation du capital est un objectif important du programme de placements. Les placements doivent être réalisés de manière à réduire au minimum le risque de perte de capital dans le portefeuille global. Le personnel doit s’efforcer d’atténuer les risques liés au crédit et au taux d’intérêt comme suit :

    Risque lié au crédit

    • Se limiter aux placements admissibles en vertu des lois actuelles.
    • Évaluer les institutions financières, les courtiers, les intermédiaires et les conseillers avec lesquels la Ville d’Ottawa fait affaire.
    • Diversifier le portefeuille de placements de sorte à atténuer le risque de perte lié à chaque titre à l’échelle du portefeuille.
    • Établir des limites sur la taille des placements dans le portefeuille en fonction du type d’actif, du titulaire du crédit et de la catégorie d’émetteur pour assurer la diversification appropriée du risque.

    Risque lié au taux d’intérêt

    • Structurer le portefeuille de placements de sorte que l’échéance des titres corresponde aux besoins courants en trésorerie, réduisant ainsi la nécessité de recourir à la vente de titres sur le marché libre à des moments inopportuns ou à des emprunts à court terme pour pallier les manques.
    • Placer les fonds de fonctionnement principalement dans des titres à court terme.
    • Diversifier les placements à long terme pour atténuer les conséquences de l’instabilité des taux d’intérêt.
    • Conclure des accords de taux futurs (ATF) lorsqu’il est approprié de le faire.
    • Investir dans des actions ou des titres dans le cadre du « One Investment Program », un programme géré conjointement par LAS et CHUMS Financing Corporation (une filiale de la Municipal Finance Officers’ Association of Ontario).
  3. Préservation de la liquidité : Le portefeuille de placements doit rester suffisamment liquide pour que la Ville puisse subvenir à tous ses besoins de fonctionnement ou de trésorerie en recourant le moins possible aux emprunts temporaires. Pour ce faire, le portefeuille doit être structuré, autant que possible, de sorte que l’échéance des titres corresponde aux besoins prévus en matière de trésorerie. Par ailleurs, puisqu’il est impossible de prévoir tous les besoins en trésorerie, le portefeuille doit contenir principalement des titres pour lesquels il y a un marché secondaire actif ou un marché de revente. 
  4. Taux de rendement concurrentiel : Sans compromettre les autres objectifs, la Ville d’Ottawa doit viser à maximiser le taux de rendement de son portefeuille en mettant en œuvre une stratégie de placement axée sur la répartition de l’actif et la diversification. Dans le cadre de la répartition de l’actif, la durée des placements est établie en fonction des passifs que ceux-ci doivent financer.

La diversification, de même que la préservation du capital par la limitation de l’exposition aux risques liés au crédit, aux secteurs et à la durée, offre à la Ville d’Ottawa des possibilités d’augmenter le rendement de ses placements en ajustant la répartition de l’actif de son portefeuille de manière prudente et opportune. En adossant ses actifs à ses passifs, en investissant uniquement dans des placements admissibles et en diversifiant ses actifs à l’égard de la durée, de l’émetteur et du type d’émetteur, la Ville d’Ottawa pourra faire correspondre son portefeuille à sa faible tolérance au risque.

Paramètres d’investissement

Les placements à revenu fixe doivent être réalisés conformément à la stratégie de répartition de l’actif en vigueur et aux grands principes suivants :

  1. Les placements doivent être diversifiés en ce qui concerne les émetteurs et la qualité de crédit pour éviter une concentration excessive des placements et les risques liés à un émetteur ou à un secteur particulier.
  2. Sans s’y limiter, il faut privilégier les titres qui ont une cote de crédit élevée (cote AA- ou supérieure selon Standard & Poor’s).
  3. Les titres doivent avoir des échéances variées.
  4. Il faut investir principalement dans des titres négociables pour lesquels il y a un marché secondaire actif afin de maintenir le niveau de liquidité nécessaire pour répondre aux obligations courantes.

Produits de placement amalgamés

Pour favoriser la diversification du portefeuille de placements de la Ville, la pondération des catégories et des types de titres sera limitée par un plafond d’exposition à un émetteur ou à un type d’émetteur donné. À cette mesure s’ajoutent des contraintes conservatrices en ce qui concerne la durée maximale admissible, lesquelles sont indiquées dans l’Annexe A : Limites de concentration sectorielle et de durée.

La Ville doit aussi investir dans suffisamment d’instruments de placement à court terme pour maintenir une liquidité convenable.  

Conformément au Règlement 438/97 de la Loi sur les municipalités, qui régit les placements admissibles, lorsque la cote d’un placement baisse sous la norme établie par la Loi et le Règlement, la Ville doit vendre le placement dans les 30 à 90 jours (selon le type de placement) suivant la baisse.

Les placements en actions doivent être réalisés conformément aux dispositions de la version modifiée de la Loi de 2001 sur les municipalités et du Règlement 438/97. 

Exigences relatives aux rapports

Rapport de placements

Le trésorier municipal doit soumettre un rapport de placements au Conseil. Ce rapport doit comprendre un sommaire de gestion dans lequel est analysé l’état du portefeuille de placements. Le rapport doit être présenté annuellement au Conseil, ou plus fréquemment à la demande de celui-ci. Il doit comprendre :

  1. une liste des titres détenus à la fin de la période visée par le rapport et des placements réalisés dans des portefeuilles amalgamés;
  2. une liste du coût et de la valeur marchande des titres d’une durée supérieure à un an qu’on ne compte pas conserver jusqu’à leur échéance, laquelle doit permettre de dégager les gains ou les pertes réalisés et latents;
  3. le taux actuariel moyen pondéré des placements du portefeuille, comparé aux indices de référence applicables;
  4. la proportion du portefeuille affectée à chaque type d’investissement représenté, y compris le total de l’investissement à court et à long terme dans la dette de la Ville d’Ottawa, ainsi que la variation de la proportion estimée de cette dette depuis le dernier rapport;
  5. un rapport clair sur le rendement du portefeuille durant la période visée comparant ce rendement à l’indice de référence du portefeuille et au fonds commun du One Investment Program;
  6. la proportion estimative du total des titres à long et à court terme par rapport au total des placements, ainsi qu’une description de la variation de cette proportion depuis le dernier rapport, s’il y a lieu;
  7. une déclaration du trésorier municipal sur la conformité de chaque placement à la présente politique indiquant clairement toute exception ou déviation;
  8. un registre dans lequel sont consignés la date de chaque transaction concernant des titres de la Ville d’Ottawa ainsi que le prix d’achat et le prix de vente de chaque titre.
  9. Si, durant un exercice financier, la Ville est liée à des accords de taux futurs (ATF) en vigueur, le trésorier municipal doit préparer et présenter au Conseil une fois au cours de cet exercice, ou plusieurs fois si le Conseil le demande, un rapport détaillé sur tous ces accords. Ce rapport doit comprendre :
    1. une description de l’état des ATF durant la période visée par le rapport, y compris une comparaison entre les résultats attendus et les résultats réels de l’utilisation des accords;
    2. une déclaration du trésorier municipal indiquant si, selon lui, tous les ATF conclus durant la période visée par le rapport respectent les politiques et les objectifs de la Ville en ce qui concerne le recours aux ATF;
    3. d’autres renseignements dont le Conseil pourrait avoir besoin ou qui, selon le trésorier municipal, devraient être fournis;
    4. une déclaration indiquant si des placements du portefeuille ont été déclassés par rapport aux exigences normalisées établies dans la version modifiée de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Indices de référence

Il est prévu que le portefeuille de placements affichera un taux de rendement moyen au moins proportionnel aux besoins de la Ville en matière de trésorerie et à ses contraintes en ce qui concerne le risque d’investissement. Ainsi, le taux de rendement réel du portefeuille sera régulièrement comparé à des indices de référence préétablis. De temps à autre, le gestionnaire de l’Unité de la trésorerie pourrait modifier ces indices pour qu’ils soient comparables à la composition et à la durée moyenne des titres détenus dans le portefeuille de placements. Le rendement du portefeuille général sera comparé à deux ensembles d’indices : un indice de référence indiciel et un portefeuille géré comme indice de référence.

Le fonds d’amortissement est la seule exception : il est comparé à un portefeuille de passifs actuariels que ses placements doivent financer.

Garde et dépôt de titres

Tous les titres doivent être déposés auprès d’une institution financière approuvée par la Ville. Un compte distinct doit être attribué à chaque portefeuille. Tous les titres doivent être gardés au nom de la Ville.

Le dépositaire doit remettre à la Ville un reçu de garde indiquant l’instrument déposé, le taux, l’échéance et les autres renseignements pertinents. De plus, chaque mois, le dépositaire doit fournir un rapport dans lequel figure la liste de tous les titres gardés pour la Ville et leur valeur marchande à la fin du mois.  

Prêt de titres

Conformément à l’article 418 de la version modifiée de la Loi de 2001 sur les municipalités, pour augmenter le rendement de son portefeuille de dépôt, la Ville peut prêter certains titres à des emprunteurs reconnus moyennant des frais.

Accords de taux futurs

Conformément à l’article 10 du Règlement de l’Ontario 438/97, dans sa version modifiée, la Ville peut conclure des accords de taux futurs (ATF). Ceux-ci ne peuvent être utilisés que pour atténuer le risque de variation future des taux d’intérêt associés à des entrées de fonds prévues, et ils sont assujettis aux dispositions de la version modifiée du Règlement 438/97 relevant de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Doivent être indiqués dans un ATF :

  • le montant à terme, c’est-à-dire le capital sur lequel le taux d’intérêt se fonde;
  • une date de règlement;
  • le taux d’intérêt à terme;
  • le taux d’intérêt de référence;
  • un barème approximatif des paiements que la Ville d’Ottawa pourrait percevoir ou devrait verser si le taux de référence et le taux à terme devaient différer.

Un rapport analysant les risques et le profil de rendement de la transaction, le risque qu’engagerait la Ville sans l’ATF et les mesures particulières de gestion des risques doit être approuvé par le trésorier municipal avant la conclusion d’un ATF.

Placements des clients externes

Lorsque la Ville prend en charge la gestion de portefeuilles de placements au nom d’un client externe tel qu’il est autorisé au paragraphe 420(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée,et conformément au paragraphe 25(3) de la Loi sur les valeurs mobilières de l’Ontario, dans sa version modifiée, elle doit respecter les conditions suivantes :

  1. Les objectifs de placement, les placements autorisés, les exigences relatives aux rapports et les limites en matière de durée et de secteur doivent être conformes à la politique en matière de placements du client externe.
  2. Avant de s’engager, la Ville doit :
    • analyser les besoins, les attentes et la tolérance au risque du client;
    • établir les limites de durée et les risques de crédit approuvés;
    • convenir d’une liste de placements admissibles;
    • fixer des objectifs et des indices de référence appropriés;
    • rédiger l’accord signé par les deux parties.
  3. Doivent être indiqué dans l’accord :
    • les rôles et les responsabilités de chaque partie;
    • les frais de gestion;
    • les exigences relatives aux rapports et à l’examen des portefeuilles;
    • les normes de conduite professionnelle des analystes financiers agréés;
    • il est attendu du personnel qu’il se conforme en tout temps à tous les aspects du Code d’éthique et des Normes de conduite professionnelle du CFA Institute,et qu’il applique de façon rigoureuse la règle de l’investisseur prudent.

Responsabilités

Trésorier municipal

Le trésorier municipal détient l’autorité ultime en ce qui concerne les transactions de placement et la conformité des placements à la présente politique, à la Loi de 2001 sur les municipalités et au Règlement 438/97, dans leur version modifiée. 

Le trésorier municipal peut déléguer au personnel ses responsabilités relatives à l’administration, à l’analyse, à la stratégie et aux transactions. Il doit veiller à ce qu’une politique financière et des procédures administratives appropriées soient mises en œuvre pour assurer le respect des lois applicables et des politiques internes.

Unité de la trésorerie

Il revient à l’Unité de la trésorerie d’effectuer toutes les activités relatives aux portefeuilles de placements de la Ville, y compris l’établissement de la répartition de l’actif, les transactions de placement, le suivi des paramètres de risque et des indices de référence, ainsi que la production de rapports et la comptabilité.

Surveillance/Non-respect

Le gestionnaire de l’Unité de la trésorerie est responsable de surveiller le respect de la présente politique et doit fournir au trésorier municipal un rapport de conformité chaque trimestre. L’inobservation de la présente politique peut mener à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Références

Annexe A : Limites de concentration sectorielle et de durée

Autorités législatives et administratives

Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée

Loi sur les valeurs mobilières, dans sa version modifiée

Règlements de l’Ontario 438/97 et 77/97, dans leur version modifiée

Définitions

Accord de taux futurs (ATF) : Un contrat conclu avec une institution financière qualifiée (ex. : une banque) qui permet à un investisseur de fixer un taux d’intérêt à recevoir pour un placement pendant une durée déterminée à partir d’une date déterminée.

Banques de l’annexe I : Des banques canadiennes qui sont autorisées, en vertu de la Loi sur les banques, à accepter des dépôts, lesquels pourraient être admissibles à l’assurance-dépôts de la Société d’assurance-dépôts du Canada.

Banques de l’annexe II : Des filiales de banques étrangères qui sont autorisées, en vertu de la Loi sur les banques, à accepter des dépôts, lesquels pourraient être admissibles à l’assurance-dépôts de la Société d’assurance-dépôts du Canada. Ces filiales de banques étrangères sont contrôlées par des institutions étrangères admissibles.

Banques de l’annexe III : Des succursales de banques étrangères qui sont autorisées, en vertu de la Loi sur les banques, à offrir des services bancaires au Canada.

CFA Institute : Une organisation internationale de plus de 70 000 membres qui détiennent le titre d’analyste financier agréé (CFA) ou qui sont autrement assujettis aux règles liées à ce titre. Son principal mandat consiste à établir et à tenir à jour des normes de qualité élevées pour l’industrie des placements.

Clients externes : Toute entité approuvée autre que la Ville.

Diversification : Un procédé visant à placer des actifs en les répartissant parmi divers types de titres, selon la catégorie, le secteur, l’échéance et la qualité.

Durée : Une mesure du moment des entrées de fonds, comme le paiement de l’intérêt ou le remboursement du capital, à recevoir d’un titre à revenu fixe. Ce calcul repose sur trois variables : la durée à l’échéance, le taux d’intérêt nominal et le rendement à l’échéance. La durée d’un titre est un indicateur utile de la volatilité de son cours en cas de modification des taux d’intérêt.

Échéance (durée) : La date à laquelle une obligation financière devient payable. La date d’échéance finale est la date à laquelle l’émetteur doit retirer une obligation et en payer la valeur nominale à son détenteur.

Fonds d’amortissement : Des titres ou dépôts accumulés sur une base régulière dans un compte de garde ou un compte bancaire distinct qui seront utilisés pour racheter des titres de créance à leur échéance.

Indices de référence indiciels : Voir Indices de référence.

Indices de référence : Une norme de référence à laquelle est comparé le rendement d’un portefeuille de placements ou de ses composantes. Les indices de référence indiciels sont généralement des indices boursiers élargis (ex. : indice obligataire universel FTSE TMX Canada). Un portefeuille géré comme indice de référence s’entend de l’utilisation d’un fonds commun géré activement avec un mandat de placement semblable comme indice de référence (ex. : portefeuille d’obligations du One Investment Program).

Liquidité : Une mesure de la convertibilité en liquidité d’un actif.

One Investment Program : Un groupe de portefeuilles de placements amalgamés, géré par des professionnels, qui répond aux critères d’admissibilité énoncés par les règlements relevant de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Portefeuille géré comme indice de référence : Voir Indices de référence.

Règle de l’investisseur prudent : Une norme de placement qui prévoit qu’un fiduciaire doit placer les actifs d’une fiducie comme s’il s’agissait des siens.

Risque lié au crédit : Le risque, pour un investisseur, qu’un émetteur omette de payer l’intérêt ou le capital sur un titre.

Risque lié au marché : Le risque que la valeur d’un titre augmente ou diminue à la suite d’un changement de la conjoncture du marché.

Risque lié au taux d’intérêt : Le risque associé à la baisse ou à la hausse des taux d’intérêt actuels sur le marché, qui ferait augmenter ou diminuer la valeur d’un placement dans un titre à revenu fixe.

Standard & Poor’s : Un fournisseur d’indice et agence de notation indépendante.

Supranationale : Une agence commanditée par une banque étrangère hautement cotée ou un gouvernement, ou un groupe de telles banques ou de gouvernements, qui émet des titres de créance pour financer des prêts dans des pays en développement ou pour d’importants projets d’infrastructure. Les institutions supranationales peuvent appartenir à un consortium de gouvernements nationaux ou être garanties par un tel consortium et leurs dettes reçoivent en règle générale une cote « AA » ou supérieure.

Titres adossés à des crédits mobiliers : Obligations ou billets adossés à des actifs financiers, notamment des créances sur cartes de crédit, des prêts automobiles, des lignes de crédit et des prêts sur la valeur nette d’une propriété.

Valeur marchande : Le prix du marché actuel d’un titre.

Mots-clés

Répartition de l’actif

Portefeuille de placements admissibles

Paramètres de placement

Fonds de réserve

Fonds d’amortissement

Liquidité

Demandes d’information

Renseignements

Gestionnaire, Unité de la trésorerie

Service des Finances

613-580-2424, poste 21307

Annexe A : Limites de concentration sectorielle et de durée

Fédéral

Secteurs Cote de crédit minimale3 Cote du marché monétaire Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 portefeuille Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 individuel Durée maximale par secteur
Canada S.O.   100% 100% Aucune
Garanties fédérales S.O.   50% 25% Aucune

Autres pays

Secteurs Cote de crédit minimale3 Cote du marché monétaire Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 portefeuille Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 individuel Durée maximale par secteur
Gouvernement AAA
AA
  25%
10%
10%
5%
20 ans
5 ans
Total – Autres pays     25%    

Provincial

Secteurs Cote de crédit minimale3 Cote du marché monétaire Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 portefeuille Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 individuel Durée maximale par secteur
Provincial AAA R1 élevé 75% 35% Aucune
Provincial AA   R1 moyen 50%  25%  40 ans
Provincial A R1 faible 35% 15% 30 ans
Provincial BBB R2 élevé 20% 5% 5 ans
Total – Provincial     80%    

Municipal

Secteurs Cote de crédit minimale3 Cote du marché monétaire Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 portefeuille Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 individuel Durée maximale par secteur
Ville d'Ottawa N/A   25% 25% Aucune
Autres municipalités et entités municipales AAA   50% 20% 40 ans
Autres municipalités et entités municipales AA   40% 15% 40 ans
Autres municipalités et entités municipales A   30% 10% 40 ans
Autres municipalités et entités municipales  Non coté   20%  5%  10 ans
Arts appliqués, sociétés de logement, établissements d'enseignement et hôpitaux AA   25% 5% 10 ans
Total – Municipal     50%    

Titres adossés à des crédits mobiliers

Secteurs Cote de crédit minimale3 Cote du marché monétaire Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 portefeuille Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 individuel Durée maximale par secteur
Titres adossés à des crédits mobiliers AAA  R1 élevé 25% 5% 10 ans

Banques

Secteurs Cote de crédit minimale3 Cote du marché monétaire Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 portefeuille Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 individuel Durée maximale par secteur
Banques de l'annexe I AA(L)  R1 moyen 50% 25% 10 ans
Banques de l'annexe I A  R1 faible 20% 10% 5 ans
Banques de l'annexe II AA(L) R1 élevé 20% 10% 5 ans
Banques de l'annexe II A R1 moyen 10% 5% 5 ans
Banques de l'annexe III AA(L) R1 élevé 20% 10% 5 ans
Banques de l'annexe III A R1 moyen 10% 5% 5 ans
Total – Banques     50%    

Sociétés

Secteurs Cote de crédit minimale3 Cote du marché monétaire Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 portefeuille Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 individuel Durée maximale par secteur
Créances de sociétés2 AA(L)  R1 moyen 25% 5% 5 ans
Créances de sociétés2 A   15% 5%  < 5 ans
Total – Sociétés     25%    

Supranational

Secteurs Cote de crédit minimale3 Cote du marché monétaire Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 portefeuille Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 individuel Durée maximale par secteur
Banque internationale pour la reconstruction et le développement2 AAA   25% 10% 30 ans
Autres institutions gouvernementales ou financières AAA   25% 10% 30 ans
Total – Supranational     25%    

One Investment Program

Secteurs Cote de crédit minimale3 Cote du marché monétaire Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 portefeuille Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 individuel Durée maximale par secteur
Marché monétaire S.O.   50% S.O. S.O.
Fonds d'obligations S.O.   50% S.O. S.O.
Actions S.O.   50% S.O. S.O.
Créances de sociétés S.O.   50% S.O. S.O.
Total – One Investment Program     50%    

Autres

Secteurs Minimum Credit Rating3 Cote du marché monétaire Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 portefeuille Exposition maximale par secteur et cote de crédit1 individuel Durée maximale par secteur
Société de prêt ou de fiducie, coopérative d'épargne et de crédit, Caisse d'épargne de l'Ontario AA(faible)   20% 5% 10ans
  1. La limite d’exposition en pourcentage est établie par rapport à la valeur nominale du portefeuille total.
  2. Les placements dans ces titres sont conditionnels au maintien, par la Ville d’Ottawa, d’une cote de crédit de AA (faible) ou supérieure.
  3. Cotes de Standard & Poor’s (S&P). Le crédit peut être évalué si la cote provient d’une autre agence de notation; cependant, la cote doit être équivalente à celle de S&P.

Élaboration des budgets soutenus par les redevances pluriannuel – Politique

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Finances
Date d’approbation : le 23 janvier 2013
Date d’entrée en vigueur : le 23 janvier 2013

Énoncé

La Ville adoptera un cadre pluriannuel pour l’élaboration des budgets de fonctionnement et d’immobilisations soutenus par les redevances, sauf avis contraire du Comité ou du Conseil. Dans la mesure du possible, la période pluriannuelle établie devrait correspondre à la durée du mandat du Conseil.  

Objet

La présente politique vise l’adoption par la Ville d’un cadre pluriannuel pour l’élaboration des budgets de fonctionnement et d’immobilisations soutenus par les redevances. Elle contient des prescriptions quant à l’élaboration, à l’approbation et à l’ajustement des budgets pluriannuels afin que soient reflétés les changements majeurs qui sont apportés aux projections budgétaires, à la loi et aux priorités du Conseil.

 Champ d’application

La présente politique vise les Services environnementaux, qui sont responsables de l’encadrement, de l’administration et de la gestion des budgets municipaux de fonctionnement et d’immobilisations soutenus par les redevances. Elle s’applique également à tous les services qui concourent à la prestation des services soutenus par les redevances. 

Exigences de la politique

Objectifs du cadre pluriannuel

Les principaux objectifs sont les suivants :

  • Disposer d’un plan de financement à plus longue échéance pour que la Ville soit en mesure d’établir des cibles à long terme et de les atteindre.
  • Fournir aux résidents des plans plus solides en ce qui concerne les services municipaux d’eau et d’égouts, les finances et les taux d’imposition.
  • Favoriser des décisions plus efficaces et plus stratégiques.  

Autorités

La Ville devra se conformer à toutes les lois applicables régissant les pratiques budgétaires des municipalités. À cet égard, la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi) fixe les règles pour la préparation et l’adoption d’un budget municipal annuel ou pluriannuel équilibré. La Ville devra déterminer la période budgétaire en fonction de la durée du mandat du Conseil.  

La Loi prévoit que dans le cas d’un budget pluriannuel, à la deuxième année et à chacune des années suivantes visées par le budget, la Ville doit :

  • Examiner les dispositions budgétaires de l’année en cours ou de l’année précédente;
  • Apporter au budget les changements nécessaires pour qu’il soit conforme à la Loi;
  • Adopter de nouveau le budget pour l’année en cours et pour les années suivantes qu’il vise.  

Plan financier à long terme (PFLT) sur dix ans pour les besoins en investissements dans les infrastructures d’eau et d’égouts

Le PFLT fournit les assises nécessaires à l’élaboration d’un budget pluriannuel circonstancié. Toute mise à jour portée au PFLT au cours de la période budgétaire pourrait donner lieu à des recommandations visant l’ajustement du budget pluriannuel. 

Préparation et adoption du budget

Le personnel devra préparer des projets de budget pluriannuel soutenu par les redevances qui concordent avec le PFLT. 

Le Comité directeur devra :

  • fixer le processus et l’échéancier pour la présentation au Comité et l’adoption par celui-ci d’un projet de budget;
  • établir le processus de consultation publique;
  • recommander les projets à soumettre au Conseil pour approbation définitive. 

Ajustements des budgets de fonctionnement et d’immobilisations en cours d’année

Les budgets de fonctionnement et d’immobilisations devront être suivis annuellement pendant toute la période budgétaire, et des rapports trimestriels devront être présentés au Comité et au Conseil.  

Conformément au Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs (no 2012-109) modifié, le trésorier municipal sera autorisé à procéder, à l’intérieur des limites spécifiées, à l’ajustement des budgets de fonctionnement et d’immobilisations. Les ajustements qui outrepassent ces limites devront être approuvés par le Conseil. Les ajustements effectués par les pouvoirs délégués de même que ceux qui sont sujets à l’approbation du Conseil devront être inscrits aux rapports trimestriels.  

Ajustements futurs des budgets de fonctionnement et d’immobilisations

Le Service des finances devra établir un processus annuel d’examen des ajustements budgétaires, qui précédera immédiatement l’année suivante visée par le budget. Tous les changements proposés pour les plans de financement et les budgets de fonctionnement et d’immobilisations des années à venir devront être soumis et approuvés par le Comité directeur pendant l’examen annuel des ajustements. 

La présente politique n’appelle pas l’examen intégral des budgets. Elle vise plutôt l’adoption de plans et de budgets pluriannuels au service de la Ville et leur ajustement lorsque les circonstances l’exigent. Seules les circonstances énoncées ci-dessous devraient donner lieu à des ajustements budgétaires.

i)          Des facteurs externes comme les budgets provinciaux et fédéraux et les changements imposés par la loi ou par des commissions externes (par exemple, ceux apportés au Régime de retraite des employés municipaux de l’Ontario, à la Loi sur l’eau saine et à la Loi de 2010 sur le développement des technologies de l’eau).

ii)         Les ajustements faits pour rendre compte des besoins opérationnels découlant de l’exécution des projets d’immobilisations.

iii)       Les ajustements apportés aux programmes d’immobilisations pour rendre compte des nouvelles exigences, des modifications du financement ou des changements effectués dans les plans de travail.

iv)       Une conjoncture économique inattendue affectant les coûts, les exigences en matière de personnel, le volume de demandes de service ou les recettes projetées.

v)        Les changements que le Conseil a demandé d’apporter aux priorités, aux politiques et aux programmes. 

Au terme du processus annuel d’examen des ajustements budgétaires, les Services environnementaux devront recommander au Comité et au Conseil les ajustements à apporter à chaque budget pour chaque année de la période budgétaire. 

Responsabilités

Les Services environnementaux et les autres services concernés devront établir leurs besoins en fonction des plans et des priorités du Conseil et déterminer les nouveaux besoins opérationnels et en immobilisations. 

L’Unité des services financiers devra prêter assistance aux services lorsque ces derniers élaboreront leur budget pluriannuel et qu’ils procèderont à leur examen annuel des ajustements budgétaires.   

L’Unité de la planification budgétaire et financière devra faciliter et coordonner l’élaboration des budgets pluriannuels et le processus annuel d’examen des ajustements budgétaires.  

Surveillance/Non-respect

Le trésorier municipal et le directeur général des Services environnementaux surveilleront les pratiques pour assurer le respect de la présente politique. 

Renvois

Cadre de planification municipale (no de référence : ACS2011-COS-ODP-0007)

Cadre budgétaire 2007 modifié

Plan financier à long terme IV – programmes financés à partir des redevances d’eau et d’égouts (no de référence : ACS2012-CMR-FIN-0004)

Rapport sur la politique concernant l’élaboration de budgets pluriannuels soutenus par les redevances (no de référence : ACS2013-CMR-FIN-0001

Autorités législatives et administratives

Loi de 2001 sur les municipalités modifiée
Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs (no 2012-109) modifié 

Définitions

Plan financier à long terme : énonce les besoins opérationnels et en immobilisations projetés se rapportant aux services que la Ville doit fournir à ses résidents. 

Services soutenus par les redevances : les programmes assurant les services sanitaires, d’eau potable et d’égouts pluviaux qui sont financés par les recettes provenant des redevances supplémentaires versées pour ces services. 

Demandes d’information

Les demandes d’information concernant la présente politique doivent être adressées à la personne suivante : 

Trésorier municipal adjoint

Finances municipales 
Service des finances 
Bureau du directeur municipal
Téléphone : 613-580-2424, poste 41723 

Option Ottawa - Politique générale

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Finances
Date d’approbation : 25 février 2009
Date d’entrée en vigueur : 25 février 2009
Révision approuvée par : Chef de l'approvisionnement
Date de révision : 22 octobre 2019

Énoncé

La Ville doit adopter une approche cohérente pour évaluer l’intérêt des propositions spontanées de prestation de biens ou de services présentées par des intervenants du secteur privé, qui respecte le Règlement sur les approvisionnements, garantit un processus d’approvisionnement ouvert, transparent et juste pour tous les auteurs de proposition et procure le meilleur rapport qualité-prix à la Ville.

Objet

La présente politique vise à décrire l’approche adoptée pour évaluer et mettre en œuvre une proposition spontanée de prestation de biens ou de services présentée par un intervenant du secteur privé.

Champ d’application

La présente politique s’applique à l’ensemble des employés de la Ville d’Ottawa et des représentants élus.

La présente politique ne s’applique pas aux conseils locaux de la Ville.

La présente politique ne s’applique pas aux projets d’aménagement immobilier ou aux projets entrepris dans le cadre d’un partenariat public-privé (PPP).

Exigences de la politique

Objectifs de la Politique relative à Option Ottawa

La Ville reçoit des propositions spontanées de prestation de biens ou de services présentées par des intervenants du secteur privé qui peuvent lui offrir de meilleurs services, des prix moins élevés, l’élimination de certains coûts ou d’autres avantages. La Politique relative à Option Ottawa vise à établir un processus qui permette à la Ville de recevoir et d’examiner ces propositions de manière :

  • à éliminer les apparences de parti pris et à assurer un processus d’approvisionnement ouvert, transparent et juste;
  • à assurer un meilleur rapport qualité-prix pour la Ville;
  • à protéger les données commerciales exclusives des intervenants du secteur privé.

Étapes de l’évaluation de l’admissibilité à Option Ottawa et processus d’approvisionnement

Lorsqu’elle reçoit une proposition spontanée d’un intervenant du secteur privé, la Ville doit suivre un processus en quatre étapes pour évaluer l’admissibilité de la proposition à un processus d’approvisionnement d’Option Ottawa :

  • Évaluation de l’admissibilité
  • Analyse de rentabilisation
  • Approbation du financement (le cas échéant)
  • Processus d’approvisionnement

Évaluation de l’admissibilité

La proposition spontanée doit être présentée au chef de l’approvisionnement ou à un directeur général  responsable des domaines touchés par la proposition. Les renseignements fournis à la Ville doivent être de haut niveau conceptuel et comprendre :

  • un profil de l’auteur de la proposition et de ses principaux partenaires;
  • une description du projet, y compris les principaux livrables et avantages;
  • la relation financière proposés entre la Ville et l’intervenant du secteur privé et la répartition du risque;
  • les attentes de l’auteur de la proposition envers la Ville, y compris les attentes financières et l’aide demandée au personnel pour la rédaction ou la finalisation de la proposition spontanée.

Le directeur général du service concerné de concert avec le chef de l'approvisionnement, doit déterminer l’admissibilité de la proposition spontanée conformément à la présente politique en tenant compte :

  • du marché concurrentiel pour la prestation des biens ou des services proposés;
  • du caractère suffisant de l’avantage proposé par rapport aux priorités actuelles de la Ville;
  • de la volonté de la Ville de payer sa part des coûts de mise en œuvre ou du processus concurrentiel;
  • de la disponibilité et de la rémunération du personnel de la Ville ou des ressources externes nécessaires pour évaluer les avantages de la proposition spontanée pour la Ville.

Si le directeur général détermine que la proposition spontanée n’est pas dans l’intérêt véritable de la Ville, l’auteur de la proposition en est informé, et la proposition ne fait l’objet d’aucune autre mesure.

Si le directeur général détermine que la proposition spontanée est dans l’intérêt véritable de la Ville, le chef de l’approvisionnement doit s’assurer que la proposition n’est pas semblable à un processus d’approvisionnement concurrentiel en cours ou prévu et qu’elle ne contrevient pas au Règlement sur les approvisionnements, auquel cas aucune suite ne lui sera donnée.

Si la proposition est semblable à un processus d’approvisionnement concurrentiel en cours ou prévu, mais a une portée, une approche ou un style différent qui améliorerait la situation de la Ville, le chef de l’approvisionnement peut examiner la proposition et choisir l’une des deux options suivantes :

  • avec l’accord de l’auteur de la proposition, modifier les documents d’approvisionnement et le processus concurrentiel en cours pour y inclure une partie ou la totalité des principaux éléments de la proposition spontanée et publier une nouvelle version du document d’approvisionnement selon un processus ouvert, juste et transparent;
  • rejeter la proposition spontanée et poursuivre le processus d’approvisionnement en cours sans modifier les documents d’approvisionnement.

Si la proposition spontanée se qualifie pour Option Ottawa, le chef de l’approvisionnement doit :

  • obtenir la confirmation écrite que l’auteur de la proposition s’engage à entamer des négociations conformément a la Politique relative à Option Ottawa, et obtenir son accord sur le fait que la Ville n'a aucune obligation d'accepter la proposition, que tous les frais engagés dans le cadre de cette proposition le sont à ses risques, et que la Ville n'est pas responsable des coûts ou dommages découlant du rejet ou du refus de la proposition;
  • fournir à l’auteur de la proposition tous les renseignements disponibles décrivant les exigences de la Ville au sujet des biens ou des services proposés;
  • demander à l’auteur de la proposition de rédiger et de présenter une proposition détaillée, à ses frais, en suivant un modèle préétabli et selon un échéancier convenu.

Toutes les propositions spontanées reçues conformément à la présente politique sont ouvertes à l’acceptation de la Ville pour une période minimale de six (6) mois.

Analyse de rentabilisation

De concert avec les Services de l'approvisionnement, le directeur général doit préparer une analyse de rentabilisation fondée sur la proposition détaillée reçue et former une équipe d'évaluation d'experts en la matière qui sera chargée a) d’évaluer les capacités techniques, commerciales, financières et administratives de l’intervenant du secteur privé à entreprendre le projet proposé; et b) d’évaluer la conformité de la portée, des avantages et du partage des risques de la proposition spontanée aux priorités de la Ville et aux ressources disponibles.

Selon l’issue de l’analyse de rentabilisation, le directeur général peut a) rejeter la proposition spontanée; b) demander des modifications ou des clarifications à la proposition spontanée; c) accepter la proposition spontanée comme étant dans l’intérêt véritable de la Ville et, selon les conditions actuelles sur le marché concurrentiel, demander une adjudication non concurrentielle, conformément au paragraphe 22 (1) du Règlement sur les approvisionnements, ou examiner la proposition dans le contexte d'un processus d;approvisionnement concurrentiel conformément au Règlement.

Approbation du financement (le cas échéant)

Lorsque la décision d'allouer un contrat non concurrentiel ou d'entamer un processus d'approvisionnement concurrentiel a été prise, mais que l'intervenant demande pour l'exécution de sa proposition spontanée un financement que le Conseil n'a pas préalablement approuvé, le directeur général doit présenter un rapport au Conseil municipal aux fins d'approbation du financement requis.

Processus d’approvisionnement

S'il a été decide d'entamer un processus d'approvisionnement concurrentiel, les Services de l'approvisionnement, en collaboration avec le service d'exécution, doivent publier une demande de propositions (DDP) et nommer un commissaire å l'équité pour surveiller et superviser l'intégrité du processus concurrentiel.  Les Services de l'approvisionnement doivent veiller å ce que les propositions soient sollicitées selon un processus ouvert, juste et transparent, conformément au Règlement sur les approvisionnements.

La DDP doit fournir les grandes lignes de la proposition spontanée, y compris les principes du contrat et le cadre de partage des risques, sans révéler de renseignements exclusifs contenus dans la proposition initiale. L'entreprise qui a soumis la proposition spontanée doit tout de même faire une propositon dans le cadre de cette DDP.  Une équipe d'évaluation étudiera toutes les propositions reçues et le candidat retenu sera choisi conformément a l'article 20 du Règlement sur les approvisionnements.

Responsabilités

Le directeur général doit déterminer si la proposition spontanée est conforme à la présente politique sur le plan de la rentabilité, et s’il y a lieu pour la Ville de continuer de considérer la proposition.

Le chef de l’approvisionnement doit déterminer si la proposition est admissible conformément à la présente politique, selon sa similarité avec tout processus d’approvisionnement en cours, et veiller à ce que tout processus d’approvisionnement découlant de la réception de la proposition spontanée respect la présente politique et le Règlement sur les approvisionnements.

Le Conseil municipal doit approuver les fonds demandés pour donner suite à la proposition spontanée s'il ne l'a pas déjà fait.

Les Services juridiques, ou un conseiller juridique externe dont les services ont été retenus par le greffier municipal et chef du contentieux pour agir au nom de la Ville,  doivent examiner et approuver toutes les ententes qui découlent du processus qui découlent du processus d'approvisionnement.

Surveillance/non-respect

Les directeurs généraux  doivent veiller au respect de la présente politique. Les employés qui ne se conforment pas à la politique s’exposent à des mesures disciplinaires.

Le chef de l’approvisionnement doit veiller à ce que l’évaluation des propositions spontanées et le processus d’approvisionnement respectent le Règlement sur les approvisionnements.

Un commissaire à l’équité indépendant doit être nommé, le cas échéant, pour veiller à l’intégrité du processus d’approvisionnement d’Option Ottawa et en faire état dans un rapport afin d’assurer le respect du Règlement sur les approvisionnements.

Renvois

Règlement sur les approvisionnements (no 2000-50) codifié, Ville d’Ottawa, dans sa version modifiée

Politique sur les analyses de rentabilite et la gestion de projets

Autorités législatives et administratives

Loi de 2005 sur l’accessibilité des personnes handicapées de l’Ontario
Règlement de l’Ontario 191/11 (Normes d’accessibilité intégrées), disposition 5 « Obtention ou
acquisition de biens, de services ou d’installations »
Règlement sur les approvisionnements (no 2000-50) 

Définitions

Proposition spontanée : Proposition reçue par la Ville de la part d’un fournisseur, d’un consortium ou d’un autre intervenant, non pas en réponse à une demande officielle de la Ville, mais plutôt à l’initiative de l’auteur de la proposition

Mots-clés

Proposition spontanée

Demandes d’information

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la présente politique, veuillez communiquer avec :
Gestionnaire, Gestion de la chaîne d'approvisionnement et Localisation stratégique des sources d'approvisionnement
Direction de l'approvisionnement stratégique, Services de l'approvisionnement
Direction générale des services novateurs pour la clientèle
Tél. : 613-580-2424, poste 13564

Politique relative aux pétitions

Approuvée par : Conseil municipal
Section : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 8 décembre 2010
Date d’entrée en vigueur : Le 8 décembre 2010

Avant décembre 2010, la Ville d’Ottawa n’avait pas de procédure officielle pour permettre aux résidents de présenter une pétition au Conseil municipal. Conscient de l’importance du rôle des pétitions dans la communication entre les résidents et les représentants élus, le Conseil a adopté une Politique sur les pétitions dans le cadre de son rapport de gouvernance 2010-2014, qui établit les procédures pour la présentation et la reconnaissance des pétitions publiques.

Toutes les pétitions qui respectent les normes mentionnées dans la Politique sur les pétitions seront présentées au Conseil et figureront à l’ordre du jour (Communication) d’une réunion. Les comités permanents ne peuvent pas officiellement accepter une pétition; ainsi, celles qu’ils reçoivent seront transmises au greffier municipal et présentées au Conseil. Les pétitions qui comportent des signatures originales doivent être envoyées à l’attention du greffier municipal par courrier ou déposées en personne à l’hôtel de ville d’Ottawa ou dans un des Centres du service à la clientèle de la Ville d’Ottawa. Les pétitions peuvent aussi être remises au maire ou à n’importe quel membre du Conseil municipal.

Remarque : les pétitions dont le sujet relève exclusivement du pouvoir décisionnel de la Commission du transport en commun sont acheminées directement à la Commission plutôt qu’au Conseil.

Une pétition est considérée comme un document public de la Ville d’Ottawa, et les renseignements qu’elle contient peuvent faire l’objet d’un examen de la Ville ou de membres du public. Une mention à cet effet doit figurer sur chaque page de façon à ce que les signataires soient au courant et acceptent que la pétition soit accessible au public.

Pour de plus amples renseignements, prière de communiquer avec petitions@ottawa.ca ou avec le greffier municipal :

Bureau du greffier municipal
110, avenue Laurier
Ottawa (Ontario)
K1P 1J1

Énoncé de politique

La Ville d’Ottawa accorde de l’importance à la participation des citoyens et encourage les pétitions en tant qu’outil leur permettant de prendre part au processus décisionnel du Conseil.

C’est lorsque les renseignements qu’elle contient sont exacts et vérifiables et qu’elle est reconnue et acceptée par les décideurs qu’une pétition est pleinement efficace.

Objectif

La présente politique décrit la procédure utilisée par la Ville d’Ottawa pour la réception et la reconnaissance de pétitions d’intérêt public.

Champ d’application

Cette politique s’applique à toutes les pétitions déposées à la Ville d’Ottawa, à l’exception de celles qui sont régies par une autre loi (telles que la pétition sur le drainage et celle sur l’amélioration locale).

Exigences de la politique

Exigences de la pétition

  • La pétition doit être adressée à la Ville d’Ottawa ou au Conseil municipal d’Ottawa (ou la Commission du transport en commun) et porter sur une question qui relève du Conseil.
  • La pétition doit être lisible, tapée à la machine ou imprimée à l’encre (et non manuscrite).
  • Pour les pétitions à pages multiples, le texte de la pétition doit être répété dans l’en tête de toutes les pages. Les pages doivent être numérotées, et le nombre total de pages doit également être indiqué.
  • La pétition doit être rédigée dans un ton respectueux et approprié, et ne doit pas contenir de langage ni de renseignements inappropriés ou injurieux.
  • Tous les signataires de la pétition doivent écrire leur nom en lettre moulées et signer leur propre nom. Une pétition en format papier ne doit comporter que des signatures originales, écrites directement sur la pétition.
  • Chaque signataire de la pétition doit fournir son adresse complète.
  • Pour les pétitions en format électronique, les signataires doivent donner leur nom, leur adresse et une adresse courriel valide.
  • Chaque page de la pétition doit comporter clairement la mention que la pétition sera considérée comme un document public par la Ville d’Ottawa et que les renseignements qu’elle contient peuvent faire l’objet d’un examen de la Ville et d’autres membres du grand public.

Dépôt des pétitions

  • Les pétitions qui comportent des signatures originales doivent être envoyées à l’attention du greffier municipal par courrier postal ou déposées en personne à l’hôtel de ville d’Ottawa ou à n’importe quel des Centres du service à la clientèle de la Ville d’Ottawa.
  • Les pétitions peuvent aussi être remises au maire ou à n’importe quel membre du Conseil municipal.
  • Les pétitions électroniques peuvent être envoyées à l’attention du greffier municipal à l’adresse suivante : petitions@ottawa.ca.
  • Toutes les pétitions qui respectent les normes susmentionnées seront présentées au Conseil ou à la Commission du transport en commun lors de la réunion ordinaire suivante, ou lors de la réunion pendant laquelle le sujet de la pétition sera abordé.
  • Les comités permanents ne peuvent pas accepter officiellement une pétition. Celles qu’ils reçoivent sont transmises au greffier municipal et présentées au Conseil complet lors de la réunion ordinaire suivante, ou lors de la réunion pendant laquelle le sujet de la pétition sera abordé.
  • C'est le Conseil qui décide d’accepter ou non une pétition, et sa décision est définitive.

Responsabilités

Le greffier municipal est responsable de la réception de toutes les pétitions et de leur dépôt à l’attention du Conseil.

Les membres du Conseil municipal sont responsables de la transmission à l’attention du greffier municipal de toutes les pétitions reçues à leur bureau.

Surveillance/non-respect

Le greffier municipal examinera toutes les pétitions pour s’assurer qu’elles satisfont à toutes les exigences de la présente politique.

Les pétitions jugées non-conformes ne seront pas acceptées officiellement par le Conseil. Cependant, elles seront ajoutées à l’ordre du jour du comité permanent concerné ou du Conseil, selon le cas, en tant qu’« autre correspondance reçue ».

Conservation et divulgation

Toutes les pétitions déposées à la Ville seront conservées au bureau du greffier municipal. Les pétitions qui respectent les exigences de la présente politique et qui sont par conséquent présentées au Conseil et reçues par celui-ci seront conservées dans les dossiers du bureau du greffier municipal et accessibles au public sur demande.

Définitions

Aux fins de la présente politique, une pétition est une demande écrite officielle présentée à la Ville d’Ottawa, à son Conseil ou à l’un de ses comités permanents.

Demandes de renseignements

Bureau du greffier municipal
Direction des services législatifs
Greffière municipale adjointe
110, avenue Laurier Ouest, Ottawa (Ontario) K1P 1J1

Formulaire de pétition

Veuillez noter que pour accéder au formulaire de pétition et le remplir, il vous faudra :

  1. télécharger et sauvegarder le formulaire de pétition [8 Mo] sur votre dispositif (pour ce faire, vous devrez cliquer sur le lien « formulaire de pétition », puis sélectionner le lien intitulé « fichier PDF » dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche. Vous pourrez ensuite télécharger et sauvegarder le formulaire sur votre dispositif en appuyant sur le bouton de téléchargement dans le coin supérieur droit de la page).
  2. ouvrir le formulaire avec Adobe Acrobat Reader pour le remplir.

Les renseignements ayant été ajoutés au formulaire à partir d’un navigateur Web seront perdus au moment de télécharger, d’imprimer ou de sauvegarder le formulaire.

Si vous avez du mal à accéder au formulaire ou si vous avez besoin d’un format accessible ou d’aides à la communication, veuillez écrire à l’adresse petitions@ottawa.ca.

Politique de congé de maternité et de congé parental pour les membres du Conseil

Approuvée par : Conseil municipal
Section : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 22 novembre 2017
Date d’entrée en vigueur : Le 1er janvier 2018
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif)

Énoncé de politique

La Ville d’Ottawa reconnaît le droit d’un membre du Conseil de prendre congé en raison de sa grossesse, ou de la naissance ou de l’adoption de son enfant, conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités et au Règlement de procédure.

Définitions

Congé de maternité ou congé parental – Absence de 20 semaines consécutives ou moins en raison de la grossesse du membre, ou de la naissance ou de l’adoption de son enfant, conformément au paragraphe 259 (1.1) de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Objectif

La présente politique oriente la Ville d’Ottawa sur la façon dont elle doit traiter le congé de maternité ou le congé parental d’un membre de manière à respecter son rôle légal en tant que représentant élu.

Champ d'application

La présente politique s’applique aux membres du Conseil, conformément à l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Exigences de la politique

Le Conseil municipal respecte le droit de ses membres de prendre un congé de maternité ou un congé parental en s’appuyant sur les principes suivants :

  1. Un membre du Conseil est élu pour représenter les intérêts de ses électeurs.
  2. Le congé de maternité ou le congé parental d’un membre ne nécessite pas l’approbation du Conseil, et son poste ne peut être déclaré vacant en raison du congé.
  3. Durant le congé de maternité ou le congé parental d’un membre, les questions administratives et législatives nécessitant son intervention doivent être traitées conformément à ses directives.
  4. Un membre du Conseil en congé de maternité ou en congé parental se réserve le droit d’exercer les pouvoirs qui lui ont été délégués en tout temps pendant son congé.

Le paragraphe 83(14) du Règlement de procédure énonce le processus pour l’affectation temporaire d’un remplaçant du membre en congé de maternité ou en congé parental en vertu du Règlement sur la délégation de pouvoirs et de remplaçants aux comités auxquels le membre siège selon ses directives. Il énonce aussi le processus pour la délégation des questions courantes, administratives et liées aux ressources humaines du bureau du quartier au greffier municipal.

Nonobstant ce qui précède, à tout moment pendant le congé de maternité ou le congé parental du membre, ce dernier se réserve le droit d’exercer ses pouvoirs délégués pour régler les questions touchant le quartier. Le membre doit fournir un avis écrit au greffier municipal de son intention de révoquer une délégation temporaire approuvée par le Conseil et d’exercer son rôle légal ou ses pouvoirs délégués.

Responsabilités

Les membres du Conseil et le personnel de la Ville sont tenus de respecter les paramètres de la présente politique.

Surveillance/non-respect

Le greffier municipal est chargé de surveiller l’application de la présente politique et de recevoir les plaintes et les signalements y ayant trait.

Références

Règlement sur la délégation de pouvoirs
Règlement de procédure

Autorités législatives et administratives

L’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités exige que la Ville adopte et maintienne une politique en ce qui concerne le congé de maternité et le congé parental des membres du Conseil.

Demandes de renseignements

Greffier municipal
Bureau du greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Politique d’art public

Approuvée par : Le Conseil municipal
Catégorie : Administration générale
Date d’approbation : 28 octobre 2015
Date d’entrée en vigueur : 28 octobre 2015

1. Énoncé de politique

C’est parfois dans l’art qu’une ville trouve son identité. Son caractère, son histoire, ses aspirations et ses défis s’infiltrent et s’expriment dans le travail d’artistes fortement ancrés dans la collectivité. Ottawa se compose d’une mosaïque de collectivités (urbaines, suburbaines et rurales) où évolue une communauté active d’artistes visuels. La Ville d’Ottawa sait que la culture constitue le quatrième pilier des plans de développement durable et comprend l’importance des artistes dans une ville. La présente politique a pour but de tirer parti du talent, de la vision et de l’expérience de ces artistes pour faire d’Ottawa une ville encore plus vibrante pour ses habitants et ses visiteurs.

L’art public permet aux résidents aussi bien qu’aux touristes d’établir tous les jours des liens vitaux avec des objets d’art originaux créés par des artistes professionnels. Il renforce l’identité et la qualité du paysage urbain, enrichit l’expérience de l’espace public, valorise des lieux, des personnalités ou des événements particuliers, favorise l’interaction communautaire et contribue à bâtir l’héritage culturel de la ville. Relevant du domaine public, il constitue la forme d’art la plus visible et la plus accessible qu’appuie la Ville d’Ottawa.

Le Programme d’art public répond à des critères professionnels reconnus et englobe toute l’étendue géographique d’Ottawa. Le programme :

  • sensibilise le public à la riche histoire des arts visuels à Ottawa, aide à comprendre et à interpréter les œuvres et crée un nouvel auditoire dans le domaine des arts;
  • détient en fiducie la Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa au nom de ses résidents et la préserve pour les générations futures;
  • ouvre des portes aux artistes professionnels établis, en début et en milieu de carrière venant de tous les horizons et encourage les artistes des Premières Nations, ainsi que les artistes inuits, métis, francophones et néo-canadiens;
  • fait connaître les artistes locaux et met en valeur le caractère unique d’Ottawa, à la fois ville vivante et capitale nationale;
  • est dirigé, appuyé et développé par des employés municipaux travaillant avec un réseau de collaborateurs internes et externes;
  • apporte des avantages substantiels en matière de qualité de vie ainsi que des retombées économiques non négligeables pour la population d’Ottawa, du fait qu’il apporte aux environnements bâtis et naturels des améliorations qui rehaussent le paysage urbain.

La Ville harmonisera son Programme d’art public avec le Plan d’action renouvelé pour les arts, le patrimoine et la culture à Ottawa (2013-2018), le Plan officiel (section 2.5.1) et d’autres plans connexes, et avec les meilleures pratiques d’autres municipalités.

2. Objet

Synthèse des acquis des 30 dernières années à Ottawa, le Programme d’art public sera régi par une seule et même politique municipale, inspirée des pratiques exemplaires les plus récentes ayant cours en Amérique du Nord. La Politique sur le Programme d’art public renouvelée se penche sur la planification, le financement, la sélection, la conservation et le maintien de l’art public, avec pour but de fournir le meilleur programme possible aux résidents d’aujourd’hui et de demain. Les objectifs de la politique sont les suivants :

  • définir clairement la portée du Programme d’art public et ses pratiques de sélection;
  • accroître et étendre l’exposition à l’art public et favoriser sa compréhension et son interprétation;
  • assurer la conservation et l’entretien des objets d’art public municipaux de la Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa selon des critères professionnels.
  • délimiter clairement les rôles et les responsabilités des employés municipaux, des membres du Conseil municipal et des collaborateurs externes;
  • fournir un cadre propice à une démarche stratégique et planifiée en vue d’assurer un maximum d’effet et d’ouvrir de nouveaux débouchés dans les zones urbaines, suburbaines et rurales plus négligées;
  • offrir plus d’occasions de perfectionnement aux artistes professionnels établis, en début ou en milieu de carrière, et ce en embrassant toute la diversité d’Ottawa et en encourageant la participation d’artistes des Premières Nations et d’artistes inuits, métis, francophones et néocanadiens.
  • harmoniser le financement des commandes d’art public avec les pratiques exemplaires des municipalités canadiennes.
  • intensifier la collaboration et le partenariat avec le secteur privé, les intervenants internes et externes, et les collectivités négligées.

La Politique sur le Programme d’art public repose sur les valeurs fondamentales suivantes :

  1. Gérance responsable : La Ville d’Ottawa adopte des pratiques exemplaires pour sélectionner, acquérir, exposer et conserver l’art public dans l’intérêt de la population et des générations futures.
  2. Ouverture et transparence : La politique, la gouvernance, les processus, la sélection, l’exposition et la gestion respectent les principes d’ouverture, de concurrence et de transparence. La sélection par des pairs est l’une des pierres angulaires du programme. Les résultats du processus de sélection découlant des évaluations par les pairs ne peuvent faire l’objet d’un appel qu’en cas
    1. De manque manifeste d’adhérence aux critères et aux processus définis dans la présente politique;
    2. De problèmes soulevés lors du processus de consultation publique pour les expositions décrit à la section 4.2 de la présente politique.
  3. Engagement et collaboration : L’art public est le fruit d’une collaboration entre les artistes, le public, les employés municipaux, les organismes publics, les intervenants locaux et le secteur privé.
  4. Excellence : La politique, les processus et les pratiques de développement et de gestion reliés à la Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa, ainsi que les pratiques de commande et d’exposition suivent des critères professionnels reconnus et favorisent l’excellence de la pratique artistique.
  5. Cadre de gestion stratégique planifiée : Un Programme d’art public réussi se doit de reposer sur une solide planification et un cadre de gestion stratégique et intégré.

3. Application de politique

La Politique sur le Programme d’art public s’applique aux employés du Programme d’art public et à tous les autres employés et services de la municipalité qui assument les fonctions et les responsabilités prévues dans le cadre du Programme.

 3.1   Portée

Le Programme d’art public rassemble, commande, présente et interprète les œuvres d’art d’artistes visuels professionnels. Il se compose de deux grands volets :

  1. Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa;
  2. expositions, perfectionnement des artistes et sensibilisation du public.

Les galeries d’art et les espaces d’exposition non municipaux de la collectivité, les collections et expositions archéologiques et celles des musées et des archives, le Programme de murales d’Ottawa, les règlements sur les enseignes, la gestion des graffitis, et les œuvres et monuments commémoratifs ne font pas partie de la présente politique.

La politique concerne les activités suivantes du Programme d’art public :

A) Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa

Des œuvres d’art visuel et multimédia, des objets d’artisanat et des compositions pluridisciplinaires axées sur les arts visuels sont acquis par voie de commandes, d’achats et de don, puis versés dans la Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa.

Détenue en fiducie au nom des résidents, cette collection constitue un actif qui exige des services professionnels de gérance, de soins, d’entretien et de conservation. Les responsables du Programme d’art public de la Ville d’Ottawa adoptent des pratiques normalisées de gestion de collection pour protéger la collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa, et gèrent efficacement le risque en souscrivant des assurances comportant des montants de garantie suffisants, réévalués régulièrement. Les principales fonctions de gestion de la collection sont l’acquisition, la documentation, l’entretien, la conservation, l’interprétation et l’aliénation.

Commandes d’art public

La Ville commande à des artistes professionnels des œuvres d’art originales qui sont financées à partir du budget municipal affecté aux immobilisations. Les commandes d’art public animent et enrichissent les lieux de rassemblement et les lieux municipaux importants. La création par l’art d’espaces publics peut aussi stimuler la revitalisation et la mobilisation sociale dans une zone ou une collectivité donnée. Ces œuvres d’art peuvent varier en échelle, et aller de la simple sculpture dans un parc de quartier à un aménagement majeur qui devient emblématique de la ville.

Les commandes d’art public sont intégrées de façon proactive à la planification et à la mise en œuvre du développement municipal et sont parfois liées aux objectifs stratégiques municipaux. Ils peuvent prendre la forme d’une œuvre individuelle, intégrée à l’architecture, temporaire, éphémère, numérique ou de toute autre forme d’art visuel. Le Programme d’art public repose sur le principe que l’art public est une expression visuelle en constante évolution.

Achats et dons d’œuvres d’art

Chaque année, des œuvres d’art d’intérêt et d’importance pour la Ville d’Ottawa sont acquises par la voie d’un programme d’achats financé à partir du budget de fonctionnement municipal, ou par voie de dons. Issues du travail d’artistes visuels professionnels locaux, les œuvres achetées ou données de cette collection mobile sont régulièrement mises en circulation et exposées dans 150 bâtiments municipaux.

Collection Firestone d’art canadien

Cette importante collection d’œuvres d’artistes canadiens modernes (1900-1980) provient d’un don d’O. J. et Isobel Firestone fait à la Fondation du patrimoine ontarien en 1972. La propriété de cette collection a été cédée à la Ville d’Ottawa en 1992. La Galerie d’art d’Ottawa entretient, gère et expose les œuvres de cette collection en vertu d’un accord contractuel conclu avec la Ville d’Ottawa.

B) Expositions, perfectionnement des artistes et sensibilisation du public.

Les expositions, le mentorat, les stages, les résidences d’artistes et les initiatives de sensibilisation du public favorisent un plus grand accès à l’art visuel, apportent des solutions de perfectionnement aux artistes et aux secteurs connexes et encouragent la participation du public.

Expositions

La Ville expose des œuvres d’art de toutes formes qui peuvent revêtir de l’intérêt et de l’importance pour la collectivité. Elle privilégie notamment les œuvres qui véhiculent notre identité et qui sont représentatives des tendances artistiques actuelles. Présentées dans l’espace public, elles nous permettent de juger, de comprendre et d’interpréter notre passé et notre présent.

Les expositions présentées par le Programme d’art public mettent en vedette des artistes professionnels établis, en début ou en milieu de carrière œuvrant ans différentes disciplines : arts visuels, arts médiatiques, métiers d’art et travaux pluridisciplinaires axés sur les arts visuels. Ces expositions permettent aux artistes de montrer leurs nouvelles œuvres, de collaborer avec leurs pairs et de monter des rétrospectives. L’accès public aux œuvres, le cadre professionnel de l’exposition et les possibilités d’avancement de carrière sont autant d’atouts pour les artistes. Les expositions ont lieu à la Galerie Karsh-Masson, à la Galerie d’art de l’hôtel de ville et dans d’autres lieux qui amènent les résidents et les visiteurs à découvrir la diversité extraordinaire et en constante évolution de l’expression artistique.

L’exposition publique est un véhicule d’exploration de diverses idées. Les artistes canadiens de toute confession, de toute origine et de toute culture profitent du même droit à l’expression artistique en vertu de la Charte canadienne des droits et libertés. Le Programme municipal d’art public défend les droits de tous ses résidents à des visions et des points de vue différents, conformément en cela à la Politique sur l’équité et la diversité de la Ville d’Ottawa.

Mentorat et stages

Le perfectionnement des artistes fait partie intégrante des activités du Programme d’art public. Les responsables du programme organisent et mettent en œuvre des projets de mentorat officiels dans le cadre desquels des artistes établis jumelés à des artistes en début de carrière collaborent à l’exécution de projets précis. Les étudiants inscrits à un établissement d’enseignement postsecondaire dans des disciplines connexes ont également la possibilité de participer à des stages. D’autres occasions de mentorat et de stage pourront être créées à l’avenir.

Résidences d’artistes

Les programmes de résidence d’artistes sont créés en partenariat avec les services de la Ville et les entreprises et organisations externes intéressées. Ces collaborations ont pour but d’être mutuellement avantageuses pour l’artiste et l’organisme d’accueil.

Sensibilisation du public

Les activités de sensibilisation du public visent à sensibiliser la population à la présence de l’art public dans la ville, faciliter la compréhension des œuvres et mieux faire connaître ce type d’art.

4. Exigences de la politique

4.1 Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa

La Ville rassemble et expose des œuvres d’art qui nourrissent le sentiment d’appartenance des résidents à leur ville et mettent en relief leur identité. La collection se compose d’œuvres créées à partir de toutes sortes de techniques intéressantes, revêt de l’intérêt et de l’importance pour le public et amène celui-ci à y réagir. La présentation de ces œuvres d’art dans l’espace public permet à la population d’apprécier, de comprendre, et enfin d’interpréter l’histoire des arts visuels de la ville.

Commandes d’art public

Des budgets de 2 millions de dollars ou plus issus des catégories renouvellement, croissance et initiative stratégique que la Ville d’Ottawa, ses conseils et commissions consacrent aux projets d’immobilisation admissibles, une portion de 1 % va à la commande d’art public, ce à quoi s’ajoute 1 % des partenariats publics-privés admissibles.

Le calcul du 1 % s’applique aux budgets de construction de projets municipaux individuels et aux contributions municipales aux projets de construction financés par d’autres organismes. Il ne s’applique pas toutefois aux budgets d’immobilisation municipaux liés à l’achat ou au remplacement des équipements, aux études, aux rapports et aux évaluations, à l’atténuation des répercussions environnementales; aux réparations imprévues, aux réparations destinées à prolonger la durée de vie des biens et à l’achat ou la cession de terrains.

La portion de 1 % des fonds d’immobilisations admissibles est virée à un compte expressément réservé aux projets d’art public après l’approbation annuelle du budget des immobilisations par le Conseil. Investis du pouvoir délégué du directeur général des Services des parcs, des loisirs et de la culture, ce fonds sert exclusivement à financer les projets d’art public. Le montant octroyé permet de financer le cachet de l’artiste, ainsi que l’exécution, l’installation, l’interprétation, la conservation et la gestion du projet d’art public.

Les fonds du Programme d’art public sont affectés aux projets en fonction des objectifs suivants :

  • viser le territoire complet de la Ville d’Ottawa (régions urbaines, suburbaines et rurales) et plus particulièrement les régions négligées;
  • déterminer l’échelle des commandes et choisir les lieux les plus indiqués pour améliorer la visibilité et l’accessibilité des œuvres d’art public;
  • élaborer une vision à long terme et un plan d’emplacements compatibles avec le Plan officiel, ainsi que d’autres plans connexes.

Pour atteindre ces objectifs, on créera un groupe de planification interservices qui collaborera avec les responsables du Programme d’art public et du Comité d’art public. Le directeur général des Services des parcs, des loisirs et de la culture approuvera le plan annuel des commandes d’art public.

Les commandes d’art public sont régies par les pratiques suivantes :

  • Les commandes d’art public peuvent concerner l’emplacement d’un projet d’immobilisation ou, lorsque la source de financement le permet, d’autres emplacements faciles d’accès, ou encore favoriser la mise en valeur de secteurs négligés et la réalisation d’objectifs stratégiques.
  • Les centres de loisirs, les bibliothèques et autres immeubles municipaux de grandes dimensions se prêtent parfaitement à l’installation d’œuvres d’art public commandées. Il reste prioritaire de déterminer ces emplacements en fonction des types d’installation et des budgets.
  • Lorsque la source de financement le permet, dans le cas des projets concernant des routes, des trottoirs, des bouches d’égout, des conduites d’eau, des chantiers de travail et d’autres infrastructures semblables qui n’autorisent pas une bonne visibilité et une bonne accessibilité à l’œuvre d’art public, la Commission d’art public utiliser le budget alloué au profit d’emplacements plus pertinents, plus visibles et plus accessibles, lorsque la source de financement le permet.
  • Les commandes d’art public doivent témoigner d’une compréhension sensible et approfondie du lieu, du contexte et de l’environnement immédiat, et leur envergure peut aller du simple projet de quartier à une œuvre à vocation emblématique, en passant par les œuvres éphémères.
  • Le Programme d’art public fait participer les intervenants de la collectivité et consulte le conseiller de quartier au sujet des commandes d’art public.
  • Les appels d’offres lancés aux artistes peuvent varier en envergure (ils peuvent aller l’échelle locale à l’échelle internationale), selon les ressources disponibles, la portée du projet et les critères connexes.
  • Les artistes retenus se joignent à l’équipe de conception du projet d’immobilisation le plus tôt possible, s’il y a lieu, pour assurer la bonne intégration de l’œuvre.
  • Les commandes sont sélectionnées au moyen d’un processus concurrentiel d’évaluation par des pairs – conservateurs ou invités – qui demeure ouvert et transparent et peut comporter les étapes suivantes : demande de qualification; appel d’offres; demande de déclaration d’intérêt; sélection dans une liste restreinte dressée par invitation ou qualification préliminaire.
  • La sélection par des pairs est reconnue comme un protocole d’évaluation valable selon les pratiques d’achat de la Ville d’Ottawa et constitue le protocole privilégié pour le Programme d’art public.
  • Les critères de sélection des commandes sont fondés sur la nature du projet et annoncés dans le cadre du processus concurrentiel.
  • Quand les circonstances s’y prêtent, l’œuvre d’art du projet d’immobilisation désigné peut être achetée et non commandée, à condition de satisfaire les exigences particulières de l’emplacement et d’avoir été sélectionnée au moyen du processus d’évaluation par des pairs.
  • La Ville peut s’associer à des entreprises privées, à des organismes et à des établissements – par exemple, la Commission de la capitale nationale, le Musée des beaux-arts du Canada, ou une autre municipalité – pour augmenter l’assiette de l’affectation de 1 % ou pour mettre en œuvre une commande, à condition de satisfaire aux exigences de la Politique sur le Programme d’art public.

Achats et dons d’œuvres d’art

Le Programme d’art public lance un appel annuel invitant les artistes professionnels locaux à soumettre des œuvres d’art de toute discipline d’art visuel à une évaluation par u pairs pouvant mener à un achat direct pour versement dans la Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa. Les achats et les dons sont régis par les pratiques suivantes :

  • La préférence va aux artistes professionnels locaux qui vivent ou ont vécu à Ottawa ou dans un rayon de 150 km de son centre-ville.
  • Il est également possible d’envisager l’achat d’œuvres d’artistes professionnels de l’extérieur si l’œuvre ou l’artiste est lié à Ottawa et que ce lien est clairement souligné dans la proposition ou la soumission du donateur.
  • Les travaux doivent respecter les critères de sélection définis pour les achats et les dons, soit le mérite artistique, l’intérêt et l’innovation dans le contexte régional et les besoins en conservation et en entretien.
  •  Les appels d’offres ciblés portant sur un thème ou une époque en particulier peuvent être déployés pour répondre aux initiatives stratégiques.
  • Le Programme d’art public reconnaît les droits d’exposition et les droits de reproduction à des fins promotionnelles non commerciales
  • Les œuvres sont exposées dans des installations et des bâtiments municipaux urbains, ruraux et suburbains, et on s’efforce de les distribuer équitablement sur tout le territoire de la ville d’Ottawa, en prêtant une attention particulière aux zones négligées. Les lieux accessibles les plus en vue et les points de rassemblement communautaires sont considérés comme les lieux d’exposition à privilégier.

Gestion des collections

La Ville d’Ottawa adopte des pratiques professionnelles de gestion de collection pour gérer la Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa à titre d’actif municipal et satisfaire aux procédures de gestion du risque. Les exigences de la politique à cet égard sont les suivantes :

  • On crée pour chaque œuvre un dossier documentaire indiquant la provenance, le titre officiel, la documentation photographique, les documents sur l’accession, les documents électroniques, y compris les bases de données et les données de versement et de catalogage, les renseignements sur l’artiste, l’historique des lieux d’exposition, l’historique de prêt, les rapports d’état et l’historique de conservation.
  • L’artiste ou son successeur conserve les droits d’auteur et les droits moraux sur l’œuvre.
  • Le personnel du Programme soumet la Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa à des critères professionnels de gestion physique, notamment en ce qui a trait aux soins, à la manutention, à l’entretien, à la surveillance et, le cas échéant, aux traitements de conservation.
  • Les œuvres de la Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa peuvent être prêtées aux fins des expositions externes.
  • La Collection est évaluée par un expert indépendant au moins tous les cinq ans. Des fonds sont alloués à la conservation et à l’entretien des œuvres d’art commandées. Un pourcentage du montant total affecté annuellement aux achats est réservé à la conservation préventive;
  • La Ville souscrit une assurance pour la Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa et a recours à des pratiques de gestion du risque indiquées.
  • Le retrait, le déplacement ou l’aliénation d’une œuvre commandée sont effectués en consultation avec le Programme d’art public, l’artiste ou sa succession, le Comité d’art public , le directeur général des Services des parcs, des loisirs et de la culture et, s’il y a lieu, le Conseil municipal.
  • L’aliénation des œuvres d’art commandées ou offertes se fait au cas par cas. Le Programme d’art public fait le suivi des œuvres pour déterminer s’il y a lieu de recommander l’aliénation de certaines d’entre elles, en consultation avec le Comité d’art public  (voir la section 5.3), un conservateur indépendant ou les deux. La décision est prise en fonction des pratiques de gestion des collections et tient compte de divers facteurs, comme l’état de l’œuvre, la sécurité et les coûts de restauration.

4.2  Expositions, perfectionnement des artistes et éducation du public

Expositions

Chaque année, la Ville lance un appel de propositions à l’intention des artistes professionnels, des collectifs d’artistes et des conservateurs actifs dans des disciplines d’art visuel, d’arts médiatiques et d’artisanat en vue de l’organisation d’expositions. Les propositions concernant des expositions prévues pour l’année suivante sont examinées par un jury d'évaluation par des pairs. Le Programme d’expositions ainsi que l’évaluation par jury seront régis par les pratiques suivantes :

  • La préférence va aux artistes, collectifs et conservateurs locaux qui vivent ou ont vécu à Ottawa ou dans un rayon de 150 km de son centre-ville.
  • Les propositions d’expositions itinérantes ou spéciales sont admissibles, à condition de n’entraîner aucuns frais importants pour la Ville.
  • On sélectionne chaque année des candidats admissibles aux jurys d’évaluation par les pairs après examen en collaboration auquel participent les membres nommés au Comité d’art public.
  • L’appel de propositions lancé aux artistes décrit les exigences à respecter, notamment en ce qui concerne l’énoncé de la proposition, le C.V. de l’artiste et les images.
  • La sélection des propositions aux fins d’exposition que les candidats présentent au cours d’une année civile doit avoir lieu une année. Réalisée par un jury d’évaluation par les pairs, elle repose sur le mérite artistique, l’intérêt dans le contexte régional, l’innovation, le professionnalisme, la cohérence et l’inscription de l’œuvre dans un espace public.
  • Les sélections du jury concernant les expositions, y compris les renseignements sur les œuvres, l’artiste et le calendrier de lancement, sont communiquées au public avant le lancement. Les citoyens ont 30 jours pour formuler leurs préoccupations quant à une ou plusieurs expositions et peuvent exiger un nouvel examen si les délibérations et les recommandations du jury d’évaluation par les pairs ne se conforment pas aux procédures et aux critères d’évaluation présentés au public.
  • Les employés du Programme d’art public acheminent au Comité d’art public les demandes reçues durant la période de consultation publique de 30 jours. Le Comité détermine alors si les politiques ont été respectées et évalue le bien-fondé des préoccupations exprimées par le public. Il en fait ensuite rapport au directeur général des Services des parcs, des loisirs et de la culture aux fins d’une décision.
  • À tout moment, si quelqu’un a une préoccupation ou une question au sujet d’une exposition, les employés du Programme d’art public peuvent acheminer ladite demande au Comité d’art public aux fins d’examen, et une décision finale pourrait être prise par le directeur municipal de concert avec le chef du contentieux. Ces deux parties prendront alors en compte les détails de la préoccupation ou de la demande au sujet de l’œuvre d’art, l’évaluation par les pairs, la recommandation par le Comité d’art public et toute autre information pertinente;
  • S’il est convenu que l’exposition aura lieu, les employés du Programme d’art public entameront un dialogue avec le public pour aborder les questions litigieuses et en atténuer les effets.
  • Lorsqu’aucune demande du public n’est reçue durant la période de consultation de 30 jours, le personnel finalise et met en œuvre le programme annuel des expositions.
  • D’autres emplacements temporaires ou permanents peuvent être choisis comme lieux d’exposition et d’installation parallèlement à la tenue d’expositions à la Galerie Karsh-Masson et à la Galerie d’art de l’hôtel de ville ou en vue d’avantager les secteurs nouveaux ou négligés.
  • Les artistes professionnels qui exposent leurs œuvres sont rémunérés au tarif prévu par le CARFAC (Canadian Artists’ Representation/Le Front des artistes canadiens).
  • Les œuvres d’art destinées à la Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa sont exposées dans les galeries professionnelles de la Ville dans le cadre de la programmation normale.

Mentorat et stages

Des initiatives de mentorat et de stage sont organisées et mises en œuvre pour les artistes, les étudiants de deuxième cycle et autres personnes intéressées. Ces initiatives obéissent aux principes suivants :

  • Les occasions de mentorat du Programme d’art public sont annoncées par des appels de propositions et les candidats sont sélectionnés au moyen de processus d’évaluation par des pairs.
  • Les étudiants inscrits à un établissement d’enseignement postsecondaire peuvent être admissibles à un stage en lien avec leur programme scolaire.
  • Le Programme d’art public offre un encadrement et un lieu d’exposition à un établissement d’enseignement de la région pour aider un étudiant à terminer sa thèse, s’il y a lieu.
  • Le Programme d’art public participe à des échanges culturels, à des délégations commerciales et à des activités de jumelage avec d’autres villes.

Résidences d’artistes

Des résidences d’artistes sont parrainées par des partenaires du secteur privé, des collectivités ou des établissements quand on a fait la preuve d’un potentiel de collaboration, d’une occasion d’innovation intersectorielle ou d’avantages mutuels.

Sensibilisation du public

La Ville d’Ottawa fournit des ressources suffisantes pour déployer les activités d’interprétation, de sensibilisation et d’éducation du public dans les deux langues officielles. D’autres langues, comme l’algonquin, sont prises en considération, s’il y a lieu. Le Programme d’art public a recours à une technologie moderne et à des pratiques exemplaires pour promouvoir la Collection d’œuvres d’art, les artistes locaux, les expositions, les activités et les événements. Des activités de sensibilisation, d’éducation et de pratique sociale ayant pour but de faire participer le public et de l’informer, et ce sur l’ensemble du territoire de la Ville d’Ottawa, seront mises en œuvre au moyen de ressources appropriées.

5. Responsabilités

5.1 Employés du Programme d’art public, Direction des services culturels

Les employés du Programme d’art public de la Ville d’Ottawa collaborent avec les artistes, les urbanistes municipaux, les gestionnaires de projets d’immobilisations, les représentants communautaires et les représentants du secteur public et privé pour planifier et intégrer les œuvres d’art aux lieux publics. Le Programme d’art public fait la promotion du programme, qu’il guide et dont il met en œuvre tous les aspects. Les employés du Programme d’art public sont responsables de l’acquisition, de la gestion des collections, des commandes, de la coordination du processus de sélection, de la présentation et de l’interprétation de toutes les œuvres d’art visées par la présente politique. Les employés du Programme d’art public sont également responsables de l’élaboration des procédures concernant la Collection d’œuvres d’art d’Ottawa et le Programme d’art public, ainsi que de la coordination du groupe de planification interservices et du Comité d’art public L’Unité de l’avancement des arts et de la mise en valeur du patrimoine est, en consultation avec les employés du Programme d’art public et les autres intervenants internes/externes, responsables de l’élaboration de la politique d’art public.

5.2 Groupe de planification interservices en art public

Le Programme d’art public crée et met en place un groupe de travail interservices composé de représentants des services et des conseils municipaux qui connaissent ou peuvent prendre en charge la planification ou la mise en œuvre des commandes d’art public. 

Ce groupe de travail interne :

  • représente les points de vue des services quant à l’élaboration des critères de sélection des emplacements;
  • participe à la planification des emplacements pour les commandes d’art public;
  • veille à l’intégration précoce du processus de commande des œuvres d’art et à l’organisation des communications sur les œuvres d’art commandées.

5.3 Comité d’art public

Un comité d’art public fera connaître aux employés municipaux les orientations de la Politique d’art public : commandes, achats, expositions et sensibilisation. Des experts de la collectivité sont invités à siéger à ce comité, ce qui accroît la participation de la collectivité. Le Comité d’art public est un groupe de consultation interne rattaché aux Services des parcs, des loisirs et de la culture et rend compte de ses activités au directeur général de ces Services.

Voici les démarches suivies pour sélectionner et administrer le Comité d’art public :

  • Des experts sont invités à présenter leur candidature dans un processus d’appel ouvert et sont sélectionnés par le comité d’évaluation par les pairs.
  • Les membres du Comité doivent posséder l’expertise professionnelle que requiert la gestion de l’art public et représenter les deux langues officielles, ainsi que la diversité culturelle et géographique d’Ottawa.
  • En collaboration avec les employés de la Ville, les membres du Comité participent aux activités de planification de haut niveau que dirige par la Ville, examinent les politiques et rencontrent chaque année le Groupe de planification interservices en art public.
  • Les membres du Comité jouent le rôle d’une tribune où on étudie et commente les nouvelles idées.
  • Les membres du Comité donnent leur avis sur les initiatives et les procédures d’art public requises par le Programme d’art public, ce qui comprend entre autres la planification des emplacements d’art public, les projets pilotes, l’examen des candidats préqualifiés retenus par le comité de sélection, les recommandations relatives à l’aliénation d’œuvres arts et a conformité aux politiques.
  • Les membres du Comité stimulent la participation et le soutien du public de manière à accroître la valeur et l’impact du Programme d’art public.
  • Les membres du Comité revoient les propositions d’art public permanent sur les terres municipales (non commandées par l’intermédiaire du Programme d’art public) pour assurer leur conformité aux politiques et font rapport de leurs activités au directeur général des Services des parcs, des loisirs et de la culture.
  • Le Comité d’art public passe en revue les plaintes et les demandes de révision des expositions au regard de la conformité aux politiques et formule des recommandations de solution au directeur général des Services des parcs, des loisirs et de la culture.

5.4 Développement de l’art public par le secteur privé

Propriétés municipales

Les organismes privés désireux de commander des œuvres d’art public dans les lieux détenus par la Ville doivent respecter les directives suivantes :

  • Les commandes d’art public permanent sur les propriétés de la Ville d’Ottawa qui ne sont pas commandées par l’intermédiaire du Programme d’art public se conformer aux directives de la Politique sur l’art public de la Ville d’Ottawa, notamment les exigences concernant des commandes à des artistes professionnels et l’inclusion d’artistes professionnels au processus de sélection.
  • Ces propositions d’art public sur les terres municipales sont revues par le Comité d’art public qui vérifie la conformité aux directives avant d’approuver les projets.

Propriétés privées

La Ville encourage vivement le secteur privé à intégrer des œuvres d’art public à ses projets de développement et à améliorer ainsi le paysage urbain. La Ville :

  • instaure des directives de commande d’art public sur les terres municipales (dont l’énoncé des spécifications de projet, la description du processus de sélection et les procédures d’installation) en consultation avec les représentants du secteur privé.
  • transmet au secteur privé et aux associations d’amélioration commerciale les directives sur les commandes d’œuvres d’art public et les intègre à la phase de demande d’aménagement urbain et d’examen de la Ville d’Ottawa. Les employés du Programme d’art public peuvent fournir des services-conseils au secteur privé pour ce qui touche les spécifications des projets d’art public, le processus de sélection et à l’installation, moyennant les honoraires établis.

En vertu de l’article 37 de la Loi sur l’aménagement du territoire de la province de l’Ontario, la Ville d’Ottawa peut autoriser l’augmentation des hauteurs et des densités permises au moyen d’une modification aux règlements de zonage si des avantages précis en résultent pour la collectivité. Ces dépassements de hauteur/densité constituent une mesure incitative grâce à laquelle les promoteurs fournissent ce genre d’avantages sans frais pour la Ville. Or, l’art public fait partie des avantages que peut tirer la collectivité. Dans le cas où les fonds prévus à l’article 37 sont affectés à de l’art public, on appliquera la Politique sur le Programme d’art public.

5.5  Comité d'examen du design urbain de la Ville d’Ottawa

Le Comité d'examen du design urbain de la Ville d’Ottawa est un groupe de professionnels en design indépendants qui fournit à titre bénévole un examen par les pairs des projets d’immobilisations et des projets d’aménagement du secteur privé dans les aires de conception prioritaires de la Ville. Créé en 2010, ce groupe veut aider la Ville à atteindre l’excellence en matière d’architecture et d’esthétique urbaine. Les objectifs de la Ville d’Ottawa en matière d’esthétique urbaine incluent l’art public (Objectif 1.3, Créer des communautés uniques). Pour faire davantage respecter les objectifs en matière d’esthétique, les responsables du Programme d’art public :

  • collaborent avec les employés municipaux responsables de l’esthétique urbaine pour faire aligner les œuvres d’art public sur les objectifs en matière d’esthétique urbaine;
  • affectent un artiste visuel professionnel au Comité du design urbain pour profiter de ses conseils techniques, quand la situation l’exige.

6. Conventions de surveillance

La Direction des services culturels, le Programme d’art public et le Comité d’art public assurent conjointement la surveillance de la mise en œuvre de la Politique sur le Programme d’art public pour déterminer si :

  • les suppositions qui sous-tendent la politique sont toujours valides;
  • les priorités de la politique sont restées constantes;
  • la politique est mise en application;
  • la politique apporte les résultats escomptés.

Il se peut que l’exécution du Programme d’art public rende nécessaire la modification de la présente politique. La politique fait l’objet d’une révision complète tous les 10 ans.

7. Références

En 1985, la Ville d’Ottawa a élaboré une des premières politiques en matière d’arts visuels au Canada. La Ville de Nepean a approuvé une politique sur l’art public en 1989, suivie par a la ville de Kanata (1997) et la ville de Gloucester (1998). La municipalité régionale d’Ottawa-Carleton a approuvé une politique sur l’art dans les espaces publics en 1990.

Durant la mise à jour de la Politique sur l’art public de la Ville d’Ottawa (2013), les responsables se sont inspirés des politiques suivantes :

  1. politiques sur l’art public antérieures aux fusions municipales et celle de la municipalité régionale;
  2. politiques sur l’art public en vigueur dans d’autres villes nord-américaines (Calgary, Chicago, Edmonton, Moncton, Montréal, Richmond Hill, Surrey, Toronto, Kingston et Vancouver).

8. Cadre administratif et législatif

Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO)

Cadre sur les groupes consultatifs internes, Ville d’Ottawa

Canadian Artists’ Representation/Le Front des artistes canadiens (CARFAC)

Charte canadienne des droits et libertés, Loi constitutionnelle de 1982

Code de conduite des employés, Ville d’Ottawa

Code de conduite des membres du Conseil, Ville d’Ottawa

Esthétique urbaine : Guide pour l’aménagement de places et d’espaces publics attrayants, Ville d’Ottawa

Loi sur l’aménagement du territoire, gouvernement de l’Ontario, L.R.O. 1990

Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels (L.R.C. (1985), gouvernement du Canada

Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée

Loi sur le droit d’auteur L.R.C. 1985, ch. C-42), gouvernement du Canada

Loi sur le patrimoine de l'Ontario, L.R.O. 1990, chap. O.18

Loi sur le statut de l’artiste, gouvernement du Canada, L.C. 1992

Plan d’action renouvelé pour les arts, le patrimoine et la culture à Ottawa (2013-2018), Ville d’Ottawa

Plan officiel, Ville d’Ottawa

Politique de bilinguisme, Ville d’Ottawa

Politique sur l’équité et la diversité, Ville d’Ottawa

Politique sur les immobilisations corporelles, Ville d’Ottawa

Stratégie de gestion intégrale des actifs, Ville d’Ottawa, 2012

9. Définitions

Accessible: Terme utilisé dans la présente politique pour décrire la facilité d’interaction entre le public et une œuvre d’art.

Accession : Enregistrement et traitement d’un ajout artistique à une collection permanente.

Acquisition : Obtention d’une œuvre d’art au moyen d’une commande, d’un achat, d’un don, d’un cadeau ou d’un legs

Aliénation : 1) Retrait définitif d’un objet d’une collection; 2) Retrait officiel d’un objet acquis d’une collection permanente. Désigne aussi l’acte physique de retirer un objet d’une collection.

Art public : Œuvre d’art de quelque support qu’elle soit qui a été planifiée et exécutée dans l'intention d'être exposée ou présentée dans un espace public. Les œuvres d’art public sont acquises conformément à la Politique d’art public de la Ville d’Ottawa.

  • L’art associé au lieu regroupe les œuvres d’art créées en fonction de l’environnement immédiat. Empruntant toutes sortes de médias, il peut être temporaire ou de longue durée, fonctionnel ou esthétique, autonome ou intégré.
  • L’art public autonome (non intégré) ne fait pas partie intégrante d’un immeuble, d’une structure ou d’un paysage.
  • L’art public intégré fait partie intrinsèque d’un immeuble, d’une structure ou d’un paysage. Si le lieu est réaménagé, l’œuvre d’art doit du même coup être modifiée.
  • L’art public temporaire désigne les œuvres d’art qu’un artiste crée pour une occasion particulière ou qu’il présente durant une période donnée pour un événement donné. L’œuvre d’art est présentée dans un endroit précis, à titre temporaire. Ces œuvres empruntent diverses formes, dont l’art visuel, l’art numérique, l’art sonore et la performance.

Artiste professionnel : Artiste qui a suivi une formation spécialisée dans son domaine artistique ou qui est reconnu par ses pairs comme un artiste professionnel, qui est engagé dans son activité artistique et qui a déjà exposé ses œuvres au public.

  • Artiste en début de carrière : Artiste visuel en début carrière qui a peut-être déjà participé à des expositions professionnelles, à des présentations ou à des installations et a peut-être déjà obtenu des commandes.
  • Artiste en milieu de carrière : Artiste visuel qui a suivi des cours de base dans son domaine artistique, qui pratique son art depuis quatre à sept années complètes et dont les œuvres ont fait l’objet d’au moins présentations, expositions ou installations dans un contexte professionnel.
  • Artiste établi : Artiste visuel qui a déjà réalisé un nombre important d’œuvres, a présenté des expositions nationales ou internationales et a obtenu une large reconnaissance.
  • Artiste local : Artiste visuel qui vit ou a vécu à Ottawa, ou à moins de 150 km du centre de la ville d’Ottawa.

Création par l’art d’un espace public : Pratique consistant à mettre les arts, la culture et la créativité au service des intérêts d’une collectivité tout en enclenchant un processus de changement, de croissance et de transformation à long terme qui donnera à l’espace son caractère et sa qualité.

Droits d’auteur : Confère à l’auteur le droit exclusif de reproduire, distribuer, afficher et modifier ses œuvres. Les droits d’auteur expirent 50 ans après le décès de l’artiste. Ils peuvent être cédés ou octroyés sous licence à un individu ou à un organisme et peuvent être cédés de manière exclusive ou partagée. Les droits d’auteur s’appliquent aussi à l’utilisation d’images ou d’œuvres artistiques à des fins promotionnelles ou éducatives.

  • Les droits moraux sont les droits à l’intégrité de l’œuvre au vu des associations et des modifications qu’on pourrait y apporter. Ils incluent le droit d’associer ses œuvres à un nom ou à un pseudonyme ou celui de conserver son anonymat. Les droits moraux ne sont pas transférables et peuvent même perdurer après cession des droits d’auteur. L’auteur peut renoncer à ses droits moraux et accepter de ne pas les exercer en tout ou en partie. Voici quelques exemples de violation des droits moraux :
    • intervention ou omission subie par l’œuvre d’art qui pourrait ternir l’honneur ou la réputation de l’artiste;
    • fait de changer la couleur d’une œuvre d’art ou de l’ornementer de détails supplémentaires.

Les mesures de restauration et de conservation d’une œuvre d’art ne sont pas assujetties aux droits moraux, à condition que ces travaux soient exécutés de bonne foi. De manière générale, le déplacement d’une œuvre d’un endroit à un autre ne constitue pas une violation. Dans le cas d’une œuvre d’art public, toutefois, l’emplacement exact est parfois partie intégrante de l’œuvre.

Enseigne : Moyen visuel utilisé pour communiquer des renseignements par des mots, des images, des éléments graphiques, des emblèmes ou des symboles, ou tout autre dispositif servant à orienter, informer, identifier, annoncer ou promouvoir une entreprise, un produit, une activité, un service ou une idée [Règlement de la Ville d’Ottawa régissant les enseignes permanentes sur des propriétés privées n o 2005-439)].

Esthétique urbaine : Application des paramètres fonctionnels et esthétiques voulus à la conception de la ville et de ses composantes.

Évaluation par les pairs : Toute commande, tout achat ou tout don est soumis à un processus de sélection par des pairs, conformément aux critères décrits dans cette politique. La composition des jurys d’évaluation par les pairs varie selon la nature des exigences. Ils peuvent réunir des artistes professionnels établis, en début ou en milieu de carrière, ainsi que des administrateurs d’art externes, des universitaires spécialisés dans les arts ainsi que des spécialistes et autres intervenants compétents de la collectivité. La diversité du comité faisant l’objet d’une attention particulière, on cherche à intéresser des artistes des Premières Nations et des artistes inuits, métis, francophones et  néo-canadiens. Les membres nommés au Comité d’art public se chargent d’examiner chaque année la liste des candidats présélectionnés pour la constitution des jurys d'évaluation par des pairs.

Exposition de qualité professionnelle : Exposition qui suppose la préparation d’un catalogue, une invitation, une aide technique, des activités de promotion et une réception de bienvenue.

Interprétation : Terme utilisé dans les galeries d’art et les musées pour décrire des activités ou du matériel éducatif, exploratoire ou didactique.

Mentorat : Occasion donnée à un artiste en début de carrière de travailler avec un artiste établi pour réaliser un projet compatible avec ses intérêts et son domaine de création.

Pratique exemplaire : Méthode ou technique qui donne invariablement des résultats supérieurs à ceux obtenus par d’autres moyens et qui sert de référence. Les pratiques exemplaires évoluent et se bonifient au fur et à mesure que de nouvelles  améliorations voient le jour. Elles reposent sur la capacité de concilier les qualités uniques d’une organisation et les pratiques que celle-ci a en commun avec d’autres organisations.

10. Recherche par mot clé

Achats
Art public
Collection d’œuvres d’art de la Ville d’Ottawa
Comité d’art public
Commandes
Dons
Expositions

11. Renseignements

Pour plus d’information sur cette politique, veuillez communiquer avec :

Nicole Zuger
Gestionnaire de programme, Avancement des arts et Mise en valeur du patrimoine
613 580-2424, poste 23150
nicole.zuger@ottawa.ca

Politique en matière de conduite publique et Procédure régissant l’interdiction d’entrée sans autorisation

Politique de divulgation systématique et de diffusion proactive

Approuvée par : Le Conseil municipal
Catégorie : Administration générale
Date d’approbation : Le 17 juillet 2013
Date d’entrée en vigueur : Le 17 juillet 2013
Révision approuvée par : M. Rick O’Connor, greffier municipal (modification d'ordre administratif)
Date de révision : Le 16 septembre 2019

Énoncé

L’un des principes de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) est que « l’information doit être accessible au public ». Dans un effort de mobilisation des citoyens et dans un souci de responsabilité et de transparence, la Ville fournit aux membres du public de manière proactive l’accès à l’information qui leur importe le plus. La divulgation systématique et la diffusion proactive constituent un moyen économique et axé sur le client de fournir de l’information au public.

Cette politique vise essentiellement à promouvoir l’idée que l’information détenue par la Ville d’Ottawa doit être mise à la disposition du public, et que toute dérogation à ce principe doit être une mesure d’exception limitée et précise.

La Ville et ses directions générales doivent fournir au public un plus grand accès à l’information en mettant systématiquement à sa disposition certaines données en réponse à des demandes d’accès non officielles ou en publiant régulièrement certaines données. Les processus de divulgation systématique et de diffusion proactive éliminent le besoin de présenter une demande d’accès officielle en vertu de la LAIMPVP.

Objet

La présente politique oblige les directions générales de la Ville à élaborer des plans pour la divulgation et la mise à disposition systématiques de certaines données. Afin toutefois d’assurer un équilibre entre la facilité d’accès à l’information et la protection de la vie privée et des renseignements confidentiels, les directions générales doivent se conformer aux exigences de la LAIMPVP relativement aux exceptions visant les renseignements personnels, les renseignements de tiers et d’autres renseignements confidentiels.

La LAIMPVP donne officiellement au public le droit d’accéder aux documents qui sont sous la garde ou le contrôle de la Ville, sous réserve d’exceptions limitées et précises. Bien que la Ville puisse légitimement exiger, pour diverses raisons, des demandes d’accès officielles à l’égard de certains types de renseignements, la divulgation systématique et la diffusion proactive des renseignements courants et non confidentiels est une pratique avantageuse pour la Ville, qui peut ainsi :

  • mettre un plus grand nombre de données municipales à la disposition du public et veiller à ce que l’information soit facilement accessible pour les résidents;
  • simplifier de son propre chef le processus d’accès à l’information;
  • réduire le temps consacré à répondre aux demandes d’accès officielles, ce qui peut générer des économies importantes;
  • réduire ses dépenses administratives;
  • se montrer plus responsable et transparente quant à ses activités courantes;
  • assurer un équilibre entre l’offre d’un plus grand accès aux données municipales et la protection des renseignements personnels et confidentiels.

Le concept de divulgation systématique et de diffusion proactive est conforme aux principes de l’Accès à l’information intégrée du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario et aux pratiques actuelles de la Ville visant à rendre publiques certaines de ses données, comme l’initiative Données ouvertes, le Registre des cadeaux, la divulgation des dépenses des membres du Conseil, et bien d’autres.

Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les membres du personnel municipal et à toutes les données sous la garde ou le contrôle de la Ville d’Ottawa.

Les renseignements personnels et de circonscription des élus municipaux ne sont pas considérés comme étant sous la garde ou le contrôle de la Ville et, par conséquent, ne sont pas assujettis à la présente politique.

Exigences de la politique

Chaque direction générale doit élaborer un plan de divulgation systématique et de diffusion proactive :

(1) indiquant quels documents municipaux officiels peuvent être divulgués sans demande officielle d’accès à l’information;

(2) prescrivant la méthode à utiliser pour mettre ces documents à la disposition du public, soit en réponse à une demande d’accès non officielle ou comme mesure de publication périodique, selon le cas;

(3) qui doit être approuvé par le gestionnaire du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (AIPVP) ou son mandataire.Voici les principes sur lesquels doit reposer ce plan :

  1. Les documents visés par les processus de divulgation systématique et de diffusion proactive doivent être d’intérêt public, ne pas être visés par une exception de divulgation en vertu de la LAIMPVP et ne pas contenir de renseignements confidentiels. Doivent être privilégiés les types de documents qui sont souvent demandés et régulièrement rendus publics, pourvu que les renseignements personnels et confidentiels en soient retirés, le cas échéant.
  2. Lorsque le personnel détermine quels documents soumettre aux processus de divulgation systématique et de diffusion proactive, il ne doit pas prendre en compte l’identité du demandeur.
  3. Le plan doit être élaboré dans un souci d’excellence en matière de service à la clientèle; la méthode de diffusion doit donner au public le meilleur accès possible à l’information.
  4. Il faut élaborer de nouveaux programmes et politiques en tenant compte de la divulgation systématique et de la diffusion proactive; ces occasions devraient faire partie des rapports du personnel connexes ou du plan de DS/DA des services.
  5. Le plan doit être révisé et mis à jour au moins une fois l’an, comme l’explique plus loin la présente politique ainsi que les lignes directrices sur la divulgation systématique et la diffusion proactive.

Des lignes directrices sur la divulgation systématique et la diffusion proactive ont été formulées à la suite de cette politique. On y précise notamment le type de documents qui ne se prêtent pas aux processus de divulgation systématique et de diffusion proactive, ainsi que les renseignements qui doivent être exclus (supprimés) des documents avant leur divulgation.

Lorsque le Bureau de l’AIPVP de la Ville reçoit une demande d’accès en vertu de la LAIMPVP qui devrait s’ensuivre d’une divulgation systématique, il l’achemine à la direction générale concernée et, s’il y a lieu, aide le personnel à comprendre son obligation de divulguer l’information. Une démarche semblable est adoptée, dans la mesure du possible, relativement aux demandes faites en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé par des personnes qui souhaitent avoir accès à leurs propres renseignements sur la santé.

Responsabilités

Tous les membres du personnel municipal doivent se conformer à la Politique de divulgation systématique et au plan élaboré à cet égard par leur direction générale.

Le directeur municipal, s’il y a lieu, et chaque directeur général doivent élaborer pour les documents relevant de chacun d’eux un plan conforme aux lignes directrices, en consultation avec le Bureau de l’AIPVP. Par ailleurs, une direction générale peut se doter de plus d’un plan de divulgation systématique et de diffusion proactive.

L’équipe de direction encourage le respect de la présente politique et veille à ce que les plans des directions générales soient élaborés en consultation avec le Bureau de l’AIPVP. Elle s’assure aussi que les directions générales les révisent au moins une fois l’an.

Les gestionnaires sont responsables de déterminer quels documents peuvent être soumis aux processus de divulgation systématique et de diffusion proactive dans leurs secteurs respectifs.

Les gestionnaires et gestionnaires de programmes doivent dire à leur directeur général quelles mises à jour ou modifications doivent être apportées au plan en ce qui a trait à leurs secteurs respectifs, par suite de la création ou de la suppression de nouvelles catégories de documents, ou en fonction des besoins.

Le gestionnaire du Bureau de l’AIPVP ou son mandataire collabore avec les directions générales pour déterminer les types de documents qui se prêtent à la divulgation systématique et à la diffusion proactive. Il est aussi responsable d’approuver leurs plans pour assurer la conformité avec la LAIMPVP. Enfin, c’est lui qui élabore et met à jour les lignes directrices sur la divulgation systématique et la diffusion proactive.

Surveillance/Non-respect

Les plaintes et les préoccupations concernant la présente politique sont acheminées au greffier municipal.

Autorités législatives et administratives

La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) régit en Ontario la collecte, l’utilisation et la divulgation de l’information par certaines organisations, notamment les municipalités, les conseils d’administration des bibliothèques publiques et les commissions de services policiers. La LAIMPVP vise à procurer un droit d’accès à l’information sous la garde ou le contrôle de ces organisations, selon le principe que l’information doit être accessible au public et que les exceptions au droit d’accès doivent être limitées et précises. La LAIMPVP a également pour objet de protéger la vie privée des personnes que concernent les renseignements personnels détenus par ces organisations et de leur accorder un droit d’accès à leurs renseignements.

Définitions

Divulgation systématique et diffusion proactive

Activités visant à fournir un plus grand accès à l’information gouvernementale. La divulgation systématique concerne certains documents, qui sont divulgués en réponse à une demande non officielle, par rapport aux demandes d’accès officielles déposées en vertu de la LAIMPVP. Quant à la diffusion proactive, elle se fait périodiquement pour certains documents et ne nécessite pas de demande. Ce peut être par exemple l’affichage régulier des documents opérationnels sur le site Web de la Ville d’Ottawa.

Données ouvertes

Philosophie et pratique qui exigent que certaines données soient mises à la libre disposition du public, sur un support lisible par une machine et sans restriction en lien avec les droits d’auteur, les brevets ou autres mécanismes de contrôle. Généralement, Données ouvertes est une initiative axée sur des éléments non textuels comme les données géographiques et démographiques, les calendriers et les statistiques.

LAIMPVP

La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L. R.O. 1990, chap. M.56, dans sa plus récente version, ainsi que ses règlements afférents.

Renseignements confidentiels

Renseignements visés par les exceptions de divulgation mentionnées à l’article 9 (Rapports avec des gouvernements), à l’article 10 (Renseignements de tiers) et à l’article 14(1) (Vie privée) de la LAIMPVP, ainsi que tous les autres renseignements que la Ville estime confidentiels, précisés dans les lignes directrices sur la divulgation systématique et la diffusion proactive.

Renseignements personnels

Renseignements concernant une personne identifiable, tels que définis au paragraphe 2(1) de la LAIMPVP.

Mots-clés

Accès à l’information et protection de la vie privé (AIPVP)Classification des niveaux de sécuritéDiffusion proactiveDivulgation automatiqueDivulgation systématiqueDonnées ouvertesGestion des dossiersLoi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP)

Demandes d’information

Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
Tél. : 613 580-2424, poste 21898
laimpvp@ottawa.ca

Recrutement, nomination et administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi - Politique et procédures

Politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs

Approuvée par : Chef des services généraux
Catégorie : Information et technologie
Date d’approbation : le 13 juillet 2001
date d’entrée en vigueur: le 13 août 2001
Révision approuvée par : Directeur, Sécurité de l'information et Gestion des risques
Date de révision : le 22 avril 2021

Énoncé de politique

La Ville d’Ottawa entend protéger ses employés et ses partenaires et se protéger elle-même contre les activités illicites ou préjudiciables exercées sciemment ou non par des particuliers qui font appel à des actifs liés à l’information ou à la technologie de l’information (TI).

Les systèmes de traitement de l’information, les terminaux électroniques et informatiques et les ressources réseautiques appartiennent à la Ville d’Ottawa. Ils doivent être utilisés à des fins professionnelles et servir les intérêts de la Ville d’Ottawa et de nos clients et usagers dans le cadre de nos activités normales. Il est permis de s’en servir accessoirement pour des raisons personnelles, à la condition de ne pas abuser de ce privilège.

Il revient à chaque employé de mener ses activités en respectant le Code de conduite du personnel de la Ville d’Ottawa.

Objet

Cette politique vise à décrire les conditions dans lesquelles on peut se servir de l’équipement informatique à la Ville d’Ottawa. Ces règles existent afin de protéger la Ville d'Ottawa et ses employés. Quiconque se sert de l’équipement informatique à mauvais escient expose la Ville à des risques, notamment des attaques malveillantes, la fragilisation des systèmes et des services réseautiques et des problèmes juridiques. Il convient de respecter, dans l’utilisation des biens, des services et de l’information, le Code de conduite du personnel et la Politique sur la sécurité des informations de la Ville d’Ottawa.

Champ d’application

Cette politique s’applique à l’utilisation de l’information, des terminaux électroniques et informatiques, des services nuagiques et des ressources réseautiques dans l’exercice des activités de la Ville d’Ottawa ou dans l’interaction avec les réseaux et les systèmes opérationnels de la Ville, que cette dernière, son employé ou un tiers en soit le propriétaire, le locataire ou l’hébergeur.

Cette politique s’adresse à l’ensemble des employés, entrepreneurs, conseillers et autres travailleurs de la Ville d’Ottawa.

Exigences de la politique

Utilisation générale et propriété

La Ville d’Ottawa est seule propriétaire des renseignements exclusifs archivés sur des terminaux électroniques et informatiques, que la Ville, l’employé ou un tiers en soit propriétaire ou locataire.

L’employé doit signaler rapidement la perte ou le vol des terminaux électroniques et informatiques de la Ville d’Ottawa à la Sécurité municipale en remplissant le formulaire Rapport d’incident – Sécurité municipale.

L’employé qui a lieu de croire que l’on contrevient à cette politique doit immédiatement aviser son gestionnaire, Services juridiques, Direction génerale des services novateurs pour la clientèle, le directeur municipal ou le vérificateur général, conformément au Code de conduite du personnel.

Vous ne pouvez consulter, utiliser ou communiquer des renseignements exclusifs de la Ville d’Ottawa que dans la mesure où vous y êtes autorisé(e) et que ces activités sont nécessaires pour vous acquitter des fonctions qui vous sont confiées.

Il est permis de s’en servir accessoirement pour des raisons personnelles, à la condition de ne pas abuser de ce privilège. Il convient de respecter, dans l’utilisation de ces biens, de ces services et de ces renseignements, le Code de conduite du personnel de la Ville d’Ottawa. En cas d’incertitude, l’employé doit consulter son superviseur ou son gestionnaire.

Courriels et activités de communication

En tout temps, les employés doivent se souvenir que lorsqu'ils utilisent les ressources de la Ville pour se servir de l'Internet, ils agissent à titre de représentants de la Ville.

L’employé doit faire preuve de vigilance lorsqu’il se sert du système de courriels. Il doit s’abstenir d’ouvrir les courriels non sollicités, surtout les pièces jointes, et doit les supprimer.

Il est interdit d’envoyer des courriels non sollicités, notamment les «courriels indésirables», les «chaînes de courriels», les «courriels de plaisanteries» ou des documents publicitaires, à des personnes qui ne les ont pas expressément demandés (pourriels).

Conformément au Code de conduite des employés, il est strictement interdit de s’adonner à toute forme de harcèlement par courriel, par téléphone ou à l’aide d’autres moyens de communication, que ce soit dans la teneur ou dans la fréquence des messages.

Il est strictement interdit de demander sans autorisation une autre adresse de courriel que celle du compte de l’employé afin de harceler quelqu’un ou de recueillir des réponses auprès de lui.

Les employés doivent s’assurer que tous les envois de messages électroniques de masse sont conformes aux dispositions de la Loi canadienne antipourriel (LCAP).

Sécurité et renseignements exclusifs

Tous les ordinateurs (dont les terminaux mobiles) connectés à des terminaux de traitement de l’information, électroniques et informatiques et toutes les ressources réseautiques doivent respecter les Normes de sécurité technologique pertinentes énumérées dans la section Renvois.

Les comptes et les mots de passe doivent respecter la Norme de sécurité technologique – Gestion des mots de passe et des comptes.

Les employés sont responsables de toutes les activités exercées dans les comptes qui leur sont attribués par la Ville (y compris, sans s’y limiter, les comptes de réseau, de courriels, de boîte vocale ou d’applications, notamment les comptes en hébergement nuagique).

Il est interdit de donner des droits d’accès à qui que ce soit d’autre, délibérément ou en omettant de protéger des droits d’accès personnels.

Vous devez verrouiller votre terminal ou le déconnecter lorsque vous le laissez sans surveillance.

Il faut protéger, contre la divulgation non autorisée de l’information, les supports amovibles qui renferment des renseignements confidentiels, conformément aux modalités de la Norme de sécurité technologique – Cryptage.

Il faut protéger les terminaux de la Ville contre l’accès public en faisant appel à des moyens de contrôle matériels approuvés selon les modalités autorisées par la Direction des services de technologie de l’information.

L’employé doit protéger les documents municipaux officiels (DMO) dont il a la garde et le contrôle conformément à la Politique de gestion des documents et aux Procédures de gestion des dossiers.

L’employé doit protéger les renseignements confidentiels dont il a la garde et le contrôle conformément à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Pour en savoir davantage sur la LAIMPVP, veuillez adresser un courriel à laimpvp@ottawa.ca.

Il faut protéger les données sur les cartes de crédit conformément à la Politique sur la sécurité des données de cartes de crédit.

Médias sociaux

Les activités menées sur les médias sociaux par les employés au moyen des biens et des systèmes de la Ville d’Ottawa ou de systèmes informatiques personnels sont assujetties aux modalités et aux restrictions définies dans le Code de conduite du personnel, dans la Politique sur les communications et dans les Lignes directrices sur les médias sociaux.

Il est interdit à l’employé de révéler des renseignements confidentiels ou exclusifs, des secrets professionnels ou tout autre document de la Ville d’Ottawa en participant à des activités sur les médias sociaux.

L’employé ne peut pas attribuer à la Ville d’Ottawa de déclarations, d’opinions ou de convictions personnelles en participant à des activités sur les médias sociaux. S’il exprime ses propres convictions ou opinions dans des blogues, l’employé ne peut pas, explicitement ou implicitement, se présenter comme un membre du personnel ou un représentant de la Ville d’Ottawa. L’employé doit exercer ses activités en respectant le Code de conduite du personnel de la Ville d’Ottawa lorsqu’il publie des billets sur les médias sociaux.

Utilisation à mauvais escient
Les activités suivantes sont généralement interdites. Cette liste n’est pas du tout exhaustive; on peut toutefois s’en inspirer pour cerner les activités qui consistent à utiliser à mauvais escient les systèmes informatiques.

  1. Il faut s’abstenir de connecter au réseau municipal, avant d’avoir obtenu l’approbation de la Direction des services de technologie de l’information, les terminaux réseautiques qui n’appartiennent pas à la Ville, par exemple les téléphones intelligents, tablettes, ordinateurs portatifs, points d’accès, routeurs, commutateurs et concentrateurs.
  2. Il est interdit de contrevenir aux droits de toute personne physique ou morale protégée par le droit d’auteur, le secret professionnel, un brevet ou d’autres droits de propriété intellectuelle, ou encore par les lois ou les règlements afférents, y compris, sans s’y limiter, de reproduire, d’installer et de distribuer des documents faisant l’objet d’un droit d’auteur et pour lesquels la Ville d’Ottawa n’a pas de licence en cours de validité.
  3. ll est strictement interdit de consulter les données ou d’avoir accès aux ressources de la Ville pour des raisons qui débordent le cadre des fonctions professionnelles de l’employé.
  4. Il est strictement interdit d’installer dans le réseau des programmes malveillants (soit des virus, des vers, des chevaux de Troie, des bombes par courriel, et ainsi de suite).
  5. Il est interdit à l’employé, lorsqu’il travaille à la maison, de révéler le mot de passe de son compte à des tiers, dont les membres de sa famille et d’autres membres de son ménage, ou de les autoriser à se servir de son compte.
  6. Il est interdit de se servir d’un terminal informatique de la Ville d’Ottawa pour participer activement à l’acquisition ou à la transmission de documents en contravention du Code de conduite du personnel de la Ville d’Ottawa.
  7. Il est interdit d’exercer les activités suivantes, à moins d’avoir l’approbation de la Direction des services de technologie de l’information :
  • rompre ou intercepter des communications réseautiques;
  • fragiliser ou invalider des contrôles de sécurité;
  • exécuter toute forme d’analyse de la vulnérabilité ou tout essai de pénétration;
  • contourner l’authentification ou la sécurité d’un ordinateur hôte, d’un réseau ou d’un compte;
  • exercer toute forme de surveillance réseautique ayant pour effet d’intercepter des données qui ne sont pas destinées à l’employé, à moins que cette activité fasse partie de ses fonctions normales;
  • contourner l'authentification ou la sécurité d'un ordinateur hôte, d'un réseau ou d'un compte.

Responsabilités

Tous les employés doivent prendre connaissance de cette politique, connaître leurs responsabilités et en respecter les dispositions.

Tous les gestionnaires doivent veiller à ce que leurs employés, entrepreneurs, conseillers, membres du personnel temporaires et autres travailleurs de la Ville d’Ottawa, y compris tout le personnel affilié à des tiers, respectent les dispositions de cette politique.

Surveillance/non-respect

L’utilisation des services et des biens d’équipement de TI de la Ville d’Ottawa pour des raisons professionnelles ou des raisons personnelles accessoires, notamment, sans s’y limiter, Internet, le courriel, les communications sans fil, les télécommunications et les services de messagerie, est soumise à la surveillance de la Ville d’Ottawa. Des outils de vérification et d’enregistrement automatisés servent à surveiller toutes les activités réseautiques.

À défaut de respecter cette politique, l’employé s’expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement, conformément aux modalités exposées dans la Politique générale sur la discipline.

Renvois

Norme de sécurité technologique - Cryptage
Norme de sécurité technologique - Gestion de la vulnérabilité
Norme de sécurité technologique - Gestion des mots de passe et des comptes
Norme de sécurité technologique - Ordinateur de bureau
Norme de sécurité technologique - Sécurité des réseaux
Norme de sécurité technologique - Serveurs
Norme de sécurité technologique - Services d’accès à distance
Norme de sécurité technologique - Technologies mobiles
Norme de sécurité technologique - Wi-Fi
Démission et fin de mandat - Procédures

Autorités législatives et administratives

Code de conduite du personnel
Lignes directrices sur les médias sociaux
Loi canadienne anti pourriel (LCAP)
Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS)
Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée
Politique de gestion des documents
Politique générale sur la discipline
Politique sur les communications
Politique sur la sécurité des informations
Politique sur la sécurité des données de cartes de crédit
Procédures de gestion des dossiers
Règlement de la Ville d’Ottawa no 2013-375 afin de définir la fonction et les responsabilités du vérificateur général de la Ville d’Ottawa
Règlement de la Ville d’Ottawa no 2015-11 afin de définir la fonction et les responsabilités du vérificateur général de la Ville d’Ottawa

Définitions

Définitions des termes de sécurité des technologies

Demandes d’information

Pour en savoir plus sur cette politique, communiquez avec :
Gestionnaire de programme
Direction de la sécurité technologique, Direction des services de technologie de l’information
Direction générale des Services Novateurs pour la Clientèle
613-580-2424, poste 21998

Annexes

Rapport d’incident – Sécurité municipale

Violence et harcèlement au travail – Politique

Approuvé par : Équipe de la haute direction
Date d’approbation : Le 10 janvier 2003
Date d’entrée en vigueur : Le 10 janvier 2003
Révision approuvée par : Directeur, Services des ressources humaines
Précédentes révisions : Le 13 décembre 2018 et le 26 novembre 2013
Date de révision : Le 16 juillet 2021

Énoncé

La Ville d’Ottawa met tout en œuvre pour assurer à ses employés un environnement de travail sain, sécuritaire et respectueux, exempt de toute forme de violence et de harcèlement.

Elle interdit les actes de violence et de harcèlement au travail entre membres du public et employés (et vice versa) ainsi qu’entre employés.

La présente politique condamne la violence, le harcèlement et la discrimination sous toutes les formes définies dans la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario, le Code des droits de la personne de l’Ontario et la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Objet

La présente politique énonce l’engagement de la Ville à garantir un environnement de travail sain et sécuritaire sur les plans physique et psychologique, et à gérer adéquatement les situations de violence et de harcèlement.

Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les employés et lieux de travail de la Ville d’Ottawa.

Exigences de la politique

Milieu de travail respectueux

Tous les employés ont droit à un milieu de travail sain et sécuritaire. Ils doivent en tout temps activement respecter les autres et tenir compte des différences. Ils interagissent entre eux, avec les membres du public et avec toutes les personnes présentes sur le lieu de travail avec respect, courtoisie, équité et dignité.
Les gestionnaires font preuve d’ouverture, règlent rapidement les conflits et instaurent une culture de responsabilisation et de coopération.
Si la violence et le harcèlement découlent de personnes ne travaillant pas pour la Ville d’Ottawa, les gestionnaires doivent tenir compte des besoins opérationnels et les parties prenantes (p. ex. : clients, patients, bénévoles et consommateurs) ainsi que de toutes les procédures pertinentes pour aborder ces incidents, ou consulter le Guide sur la prévention de la violence et du harcèlement au travail.

Comportements interdits

Les employés n’adopteront ni ne toléreront aucun comportement violent ou harcelant au travail.

On entend par violence au travail le recours, ou la tentative de recourir, à une force physique qui cause, ou pourrait causer, des blessures à un employé. Le terme englobe également tout propos ou comportement qu’un travailleur peut raisonnablement interpréter comme une menace de recours contre lui à une force physique qui pourrait le blesser ainsi que les agressions sexuelles, qui s’entendent de tout acte sexuel non désiré fait par une personne à une autre ou activité sexuelle sans le consentement ou l'accord volontaire d'une personne.

Le harcèlement au travail est le fait pour une personne d’adopter une conduite caractérisée par des remarques ou des gestes vexatoires lorsqu’elle sait ou devrait raisonnablement savoir que ces remarques ou gestes sont importuns. Il inclut le harcèlement sexuel et celui fondé sur le sexe, qui se produisent lorsqu’une personne se livre à du harcèlement pour des motifs liés au sexe de l’autre, à son orientation sexuelle, à son identité de genre, à son expression de genre ou à son genre perçu. Le terme comprend aussi les contacts importuns de nature sexuelle. Il inclut les situations dans lesquelles une personne fait des sollicitations ou des avances sexuelles à un employé alors qu’elle est en position de lui accorder ou de lui refuser un avantage ou une promotion et qu’elle sait ou devrait savoir que ces sollicitations ou ces avances sont importunes. Le harcèlement au travail est normalement une série d'incidents, mais peut être un incident grave qui a un impact durable sur l'individu.

La violence et le harcèlement au travail peuvent se traduire par un comportement discriminatoire et des crimes haineux faisant intervenir des gestes, des comportements ou un langage ciblant les groupes en quête d'équité et adoptés pour des motifs de discrimination interdits. Les groupes recherchant l'équité comprennent, entre autres, les autochtones, les personnes racisées, les membres de la communauté 2SLGBTQ+, les personnes vivant avec un handicap, et les femmes.

On parle également de violence et de harcèlement au travail si des messages sont transmis dans une visée d’intimidation ou de menace (par courriel, téléphone ou d’autres moyens de communication) ou encore publiés sur Internet et dans d’autres espaces numériques, comme les médias sociaux.

La violence familiale est considérée comme de la violence au travail lorsqu’une personne qui entretient une relation personnelle avec un employé blesse physiquement l’employé en question, ou tente ou menace de le faire, au travail. Une relation personnelle fait référence à la relation actuelle ou antérieure entre conjoints, partenaires ou membres d’une même famille.

Les évaluations des superviseurs ou des gestionnaires et les critiques constructives sur le rendement d’un employé ne sont pas considérées comme du harcèlement, à moins d’être faites de façon à réprimander, à rabaisser et à intimider la personne.

Signalement des incidents et enquête

Les incidents découlant de la présente politique et les plaintes déposées en application de celle-ci seront traités rapidement de façon confidentielle, juste et respectueuse. Les employés doivent signaler tous les incidents de harcèlement et de violence au travail à un gestionnaire, un superviseur ou le gestionnaire de programme de l’Unité de la sécurité et de la conformité au travail au sein des ressources humaines. En cas de voies de fait ou de situation mettant la vie en danger, il faut communiquer avec les services d’urgence et enclencher les procédures d’urgence propres au lieu de travail (voir les procédures 1 et 5 dans les annexes).

Toute occurrence de violence ou de harcèlement au travail par un gestionnaire ou un superviseur doit être signalée au gestionnaire de programme de l’Unité de la sécurité et de la conformité au travail des Ressources humaines. Pour les cas de violence ou de harcèlement n’impliquant pas un gestionnaire ou un superviseur, on peut aussi faire le signalement à un gestionnaire ou à un superviseur, ou au gestionnaire de programme de l’Unité de la sécurité et de la conformité au travail des Ressources humaines.

Discuter des questions et faire part de ses préoccupations n'engage pas une personne à déposer une plainte officielle. Les employées recevront de l’aide pour déterminer la meilleure façon d’intervenir, par les voies officielles et non officielles.

Lorsque c’est raisonnable, les procédures de résolution informelles, qui sont axées sur la reconstruction et la réparation des relations continues entre les parties concernées, sont à privilégier.

Lorsque le problème est porté à l’attention d’un gestionnaire, d’un superviseur ou du gestionnaire de programme de l’Unité de la sécurité et de la conformité au travail, cette personne peut amorcer un examen officiel avec ou sans le consentement du plaignant si les inquiétudes quant aux répercussions physiques ou psychologiques (actuelles ou éventuelles) du comportement présumé sont suffisantes (voir la procédure 2 dans les annexes).

Si la résolution officielle est nécessaire, une enquête sera menée par une personne compétente n’étant pas en conflit d’intérêts avec les parties. Cette personne sera choisie à partir d’une liste d’enquêteurs qualifiés dressée par le gestionnaire de programme de l’Unité de la sécurité et de la conformité au travail et approuvée au préalable (voir la procédure 2 dans les annexes).

L’enquête doit être menée dans les 90 jours civils suivant la plainte, sauf circonstances atténuantes (voir la procédure 2 dans les annexes).

Toutes les parties concernées sont tenues d’assurer la confidentialité du processus de résolution du cas de violence ou de harcèlement. Les renseignements relatifs à un incident de cette nature ne seront pas divulgués, sauf si c’est nécessaire à la résolution de l’affaire, à la réponse aux parties, aux mesures correctives ou autrement, selon ce que prescrit la loi (voir la procédure 3 dans les annexes).

Si aucune enquête n’est requise, il faut tout de même examiner ou réévaluer le milieu de travail afin de déterminer si des mesures correctives s’imposent (voir la procédure 4 dans les annexes).

Représailles

Aucun employé ne doit, en quelque circonstance que ce soit, être assujetti à une pénalité ou à des mesures disciplinaires, ou en être menacé, pour avoir signalé de la violence ou du harcèlement au travail, ou pour avoir participé à une enquête.

Toute allégation selon laquelle un employé aurait subi de telles représailles fera l’objet d’une enquête et d’un suivi. Les allégations fondées pourraient donner lieu à des mesures disciplinaires.

Si l’intimé est un employé et qu’une enquête révèle qu’il a fait subir de la violence ou du harcèlement à un collègue, la Ville prendra les mesures qui s’imposent pour mettre fin au comportement problématique, ce qui pourrait inclure des mesures disciplinaires (ex. : réprimande, mutation, suspension, renvoi). La prise de telles mesures dans des cas comme celui-là ne constitue pas des représailles.

S’il s’avère, au terme d’une enquête, que la plainte était frivole ou de mauvaise foi, le plaignant peut faire l’objet de mesures disciplinaires. La prise de telles mesures ne constitue alors pas des représailles.

Soutien, sensibilisation et formation

Tous les employés doivent suivre une formation sur la violence et le harcèlement au travail :

  • Tous les nouveaux employés doivent suivre la formation dans les trois mois suivant le jour de leur entrée en fonction.
  • Les employés assujettis à la réglementation fédérale doivent suivre une formation de perfectionnement au moins tous les trois ans.
  • Une formation supplémentaire peut être exigée lorsqu’un employé change d’emploi, si les politiques sont modifiées, si le niveau de risque de violence ou de harcèlement au travail change, ou si des mesures correctives sont imposées à un employé.

Il existe différentes ressources pour aider un employé ayant subi de la violence ou du harcèlement au travail :

  • Le Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF) – Services de consultation, de counseling et d’aiguillage, et séances de verbalisation en groupe suivant un incident critique.
  • Direction des services opérationnels des Ressources humaines – Renseignements et conseils divers (gestion des limitations fonctionnelles, WSIB, sécurité et conformité au travail, santé organisationnelle et mieux-être).
  • Réseau de l’appui des pairs (dans certaines directions générales) – Services confidentiels d’écoute attentive et d’aiguillage vers des ressources, au besoin.
  • Direction de l'équité entre les sexes et des races, des relations avec les Autochtones, de la diversité et de l'inclusion – Peut fournir un soutien aux employés et aux gestionnaires dans la résolution de problèmes fondés sur des motifs de discrimination interdits, ainsi que créer une formation et promouvoir la sensibilisation à l'inclusion, aux droits de la personne et à l'équité dans le lieu de travail et dans la communauté.
  • Équipe de l’éthique des Services juridiques – Peut répondre aux questions et donner de la formation sur le Code de conduite du personnel.

Responsabilités

Équipe de la haute direction

  • Suivre les formations obligatoires et supplémentaires sur la violence et le harcèlement au travail, lorsque nécessaire.
  • Adhérer à l’engagement de la Ville d’assurer un environnement de travail sain et respectueux, exempt de violence et de harcèlement.
  • Veiller à ce que les incidents de violence ou de harcèlement en milieu de travail qui ont lieu lors d’activités opérationnelles sous sa supervision fassent l’objet d’une enquête et d’un suivi selon les lois, politiques et procédures applicables.
  • Préserver la confidentialité des incidents de violence et de harcèlement au travail, par exemple les plaintes, évaluations et enquêtes.

Directeurs et chefs

  • Montrer l’exemple et interagir de façon respectueuse avec les employés et les autres personnes.
  • Suivre les formations obligatoires et supplémentaires sur la violence et le harcèlement au travail, lorsque nécessaire.
  • Voir à ce que les risques de violence et de harcèlement au travail soient évalués, consignés et maîtrisés.
  • Faire en sorte que les employés puissent signaler les incidents ou porter plainte, et soient épaulés dans le processus.
  • Veiller à ce que les employés puissent répondre aux incidents ou aux plaintes sans jugement.
  • Voir à ce que les personnes enquêtant sur un cas de violence ou de harcèlement aient les ressources nécessaires.
  • Prendre acte des rapports d’enquête et rendre une décision finale à la lumière des conclusions et recommandations qu’ils contiennent.
  • Voir à la mise en œuvre des recommandations formulées à la suite d’une évaluation du milieu de travail et d’une enquête.
  • Préserver la confidentialité des incidents de violence et de harcèlement au travail, par exemple les plaintes, évaluations et enquêtes.

Gestionnaires et superviseurs

  • Montrer l’exemple et interagir de façon respectueuse avec les employés et les autres personnes.
  • Suivre les formations obligatoires et supplémentaires sur la violence et le harcèlement au travail, lorsque nécessaire.
  • En cas de violence ou de harcèlement au travail, voir à ce que les risques propres au lieu de travail soient évalués et à ce que les procédures soient passées en revue.
  • Veiller à ce que des procédures propres au lieu de travail soient mises en place pour demander une aide immédiate ou faire appel aux services d’urgence.
  • Prendre toutes les précautions jugées raisonnables dans les circonstances pour assurer la protection d’un travailleur, lorsqu’ils se rendent compte ou devraient raisonnablement savoir que des actes de violence ou de harcèlement au travail, de nature sexuelle ou familiale, risquent d’exposer celui-ci à des blessures en milieu de travail.
  • Faire en sorte que les employés connaissent les services de soutien à la disposition des personnes qui ont subi de la violence ou du harcèlement au travail ou encore les répercussions de tels actes.
  • Informer le gestionnaire de programme de l’Unité de la sécurité et de la conformité au travail des Services des ressources humaines de tout incident de violence ou de harcèlement au travail.
  • Veiller à ce que tout incident de violence ou de harcèlement au travail soit consigné et résolu.
  • Voir à ce que les comités de santé et de sécurité reçoivent les signalements et les rapports nécessaires.
  • Remettre aux plaignants et aux intimés des copies des rapports sommaires, lorsqu’approprié.
  • Veiller à la mise en œuvre et au suivi des mesures correctives et des recommandations.
  • Voir à ce que les employés reçoivent de l’information, de la formation et des orientations sur la violence et le harcèlement au travail, tant à l’échelle de la Ville que pour leur milieu de travail.
  • Préserver la confidentialité des incidents de violence et de harcèlement au travail, par exemple les plaintes, évaluations et enquêtes.

Employés

  • Prévenir les conflits en contribuant à une atmosphère de confiance, de soutien et de respect mutuels.
  • Suivre les formations obligatoires et supplémentaires sur la violence et le harcèlement au travail, lorsque nécessaire.
  • Signaler tout cas, réel ou potentiel, de violence ou de harcèlement au travail, de nature sexuelle ou familiale, subi ou dont ils sont témoins, à un gestionnaire, superviseur ou gestionnaire de programme de l’Unité de la sécurité et de la conformité au travail au sein des Ressources humaines.
  • Signaler tout incident de violence ou de harcèlement au travail subi ou dont ils sont témoins.
  • Signaler tout incident de violence ou de harcèlement au travail pouvant être de nature criminelle à l’organisme d’application de la loi compétent, et en aviser leur gestionnaire ou supérieur ainsi que la Sécurité municipale.
  • Participer aux processus d’enquête et de règlement.
  • Préserver la confidentialité des incidents de violence et de harcèlement au travail, par exemple les plaintes, évaluations et enquêtes.

Unité de la sécurité et de la conformité au sein des Ressources humaines

  • Fournir, sur demande, des conseils et du soutien consultatif aux directions générales.
  • Recevoir les signalements de violence et de harcèlement au travail.
  • Dès réception d’un signalement, mener un examen initial et déterminer les prochaines étapes.
  • Informer le gestionnaire, le superviseur, la partie principale et la partie défenderesse de la réception d’un signalement, et leur expliquer le processus de résolution.
  • Participer au choix du conciliateur ou de l’enquêteur.
  • Surveiller les tendances et soumettre des rapports sur les cas de violence et de harcèlement, au besoin.
  • Veiller à ce que les rapports d’enquête, la correspondance et les autres documents à l’appui soient conservés en lieu sûr.
  • Trouver ou concevoir les formations sur la violence et le harcèlement au travail que devraient suivre les employés, gestionnaires, superviseurs et enquêteurs; les réviser et, si nécessaire, les mettre à jour au moins tous les trois ans et à la suite de toute modification d’un élément de formation.
  • Dresser et tenir à jour une liste d’enquêteurs qualifiés en collaboration avec les comités de santé et de sécurité.
  • Confirmer la mise en œuvre des recommandations formulées à la suite d’une évaluation du milieu de travail et d’une enquête.
  • Préserver la confidentialité des incidents de violence et de harcèlement au travail, par exemple les plaintes, évaluations et enquêtes.

Comités de santé et de sécurité

  • Revoir les rapports d'enquête et les évaluations du lieu de travail qui sont liés à la violence et de harcèlement au travail.
  • Participer aux enquêtes sur les incidents de violence au travail ayant causé des blessures graves (pour les comités soumis à la réglementation provinciale).
  • Préserver la confidentialité des incidents de violence et de harcèlement au travail, par exemple les plaintes, évaluations et enquêtes.

Unité de la sécurité municipale

  • Passer en revue les incidents de violence et de harcèlement au travail qui ont été signalés, et formuler des recommandations.
  • Effectuer une vérification de sécurité, au besoin.
  • Faire le pont avec les organismes d’application de la loi.
  • Préserver la confidentialité des incidents de violence et de harcèlement au travail, par exemple les plaintes, évaluations et enquêtes.

Services des ressources humaines

  • Fournir, sur demande, des conseils et du soutien consultatif aux directions générales en ce qui concerne cette politique et les procédures associées.
  • Préserver la confidentialité des incidents de violence et de harcèlement au travail, par exemple les plaintes, évaluations et enquêtes.

Surveillance/Non-respect

Le non-respect de la présente politique peut donner lieu à des sanctions en vertu des lois et règlements applicables et à des mesures disciplinaires en vertu de la Politique générale sur la discipline de la Ville d’Ottawa.

Définitions

Comités de santé et de sécurité
Comités de santé et de sécurité au travail, comités mixtes sur la santé et la sécurité au travail ou Comités d’orientation en matière de santé et de sécurité.
Employé
Quiconque répond à la définition de « travailleur » de la Loi sur la santé et la sécurité au travail ou d’« employé » du Code canadien du travail (partie II). La définition englobe les employés à temps plein, à temps partiel, occasionnels, temporaires, saisonniers et contractuels.
Gestionnaire ou superviseur
Personne nommée par la Ville qui est en position d’autorité par rapport à un employé : directeurs généraux, directeurs, gestionnaires, gestionnaires de programme, superviseurs, etc..
Intimé
Partie défenderesse, soit la personne présumée avoir commis l’acte de violence ou de harcèlement signalé.
Lieu de travail
Terrain, local ou endroit où une personne travaille ou exerce une activité ou encore près duquel elle le fait.
Plaignant
Partie principale, soit l’employé ou la personne victime de violence ou de harcèlement.
Représailles
Acte de vengeance, direct ou indirect, comme un congédiement ou une menace de congédiement.
Témoin
Personne qui a assisté à un incident ou en a été informée par la partie principale ou la partie défenderesse.

Renvois

Code de conduite des membres du Conseil (Règlement N° 2018-400)
Code de conduite du personnel
Conventions collectives
Manuel administratif des conseillers et conseillères
Politique sur les mesures disciplinaires
Procédures sur les mesures disciplinaires
Programme d’aide aux employés et à la famille
Politique sur l’équité et la diversité
Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel
OC Transpo – Programme sur la violence et le harcèlement en milieu de travail
Politique sur la santé et la sécurité au travail
Politique en matière de conduite publique
Politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs
Politique sur l’adaptation en milieu de travail

Autorités législatives et administratives

Code canadien du travail
Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail
Charte canadienne des droits et libertés
Loi canadienne sur les droits de la personne
Code criminel
Loi sur les normes d’emploi
Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée
Règlement sur la santé et la sécurité au travail (trains)
Code des droits de la personne de l’Ontario
Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail

Demandes d’information

Pour en savoir plus sur cette politique, veuillez communiquer avec le gestionnaire de programme de l’Unité de la sécurité et de la conformité au travail ou le Centre de service des RH au poste 47411.

Annexes

Procédure 1 – Signalement d’un incident et réponse initiale
Procédure 2 – Processus de résolution et enquête
Procédure 3 – Rapport de conformité et tenue de dossiers
Procédure 4 – Évaluation du lieu de travail et sensibilisation
Procédure 5 – Signalement et intervention en cas de violence faisant intervenir des membres du public ou des clients
Rapport d’accident de travail, de blessure ou de maladie professionnelle
Formulaire de rapport d’incident – Services de transport en commun
Violence et harcèlement au travail – Liste de vérification du dossier
Violence et harcèlement au travail – Formulaire de plainte
Violence et harcèlement au travail – Guide de prévention
Violence et harcèlement au travail – Guide d’enquête
Violence et harcèlement au travail – Rapport de l’enquête informel
Violence et harcèlement au travail – Rapport final de l’enquête (Provincial)
Violence et harcèlement au travail – Rapport final de l’enquête (Fédéral)
Violence et harcèlement au travail – Rapport d’enquête sommaire (Provincial)
Violence et harcèlement au travail – Rapport d’enquête sommaire (Fédéral)
Violence et harcèlement au travail – Marche à suivre
Violence et harcèlement au travail – Formulaire de déclaration de conflits d’intérêts

Politique sur la vaccination – coronavirus (COVID-19)

Approuvée par : le Directeur municipal
Date d’approbation : le 7 septembre 2021
Date d’entrée en vigueur : le 7 septembre 2021
Date de conformité : le 1er novembre 2021
Révision approuvée par : Directeur municipal
Date de révision : le 17 septembre 2021

Énoncé de la politique

La Ville d’Ottawa entend assurer la sécurité au travail et protéger les employés, les bénévoles, les entrepreneurs et les clients contre les risques de la COVID-19. Cette politique, qui se veut une mesure temporaire destinée à réduire les dangers de la COVID 19, peut être modifiée à mesure que sont publiés officiellement les nouvelles directives de la santé publique ou les lois, les règlements ou les décrets du gouvernement provincial ou du gouvernement fédéral. Ces directives, lois, règlements d’application ou décrets font foi jusqu’à ce que cette politique soit modifiée pour respecter les nouvelles exigences.

La Ville d’Ottawa oblige tous les employés, bénévoles, entrepreneurs et étudiants stagiaires à se faire vacciner complètement contre les dangers de la COVID-19, afin d’assurer la santé et la sécurité de nos milieux de travail et de notre collectivité.

Tous les employés de la Ville d’Ottawa doivent, au plus tard le 1er novembre 2021, recevoir les deux doses d’un vaccin contre la COVID-19 reconnu par Santé Canada ou par l’Organisation mondiale de la santé. Les employés qui ne sont pas complètement vaccinés doivent recevoir la première dose d’un vaccin contre la COVID-19 au plus tard le 15 septembre 2021 et la deuxième dose au plus tard le 15 octobre 2021 pour veiller à respecter cette politique.

Objectif

L’objectif de cette politique consiste à obliger tous les employés, bénévoles, entrepreneurs et étudiants stagiaires à se faire complètement vacciner.

Champ d’application

Cette politique s’applique à tous les employés, bénévoles, entrepreneurs et étudiants stagiaires qui travaillent ou travailleront à la Ville.

Les employés qui se consacrent aux différentes activités de la Ville peuvent être appelés à respecter d’autres exigences dans le cadre des directives, des règlements d’application, des décrets et des lois de l’État, selon leurs fonctions et leurs attributions précises.

Les futurs employés devront fournir la preuve de la vaccination complète contre la COVID-19 conformément à cette politique est une condition d’emploi à la Ville d’Ottawa pour tous.

Exigences de la politique

La vaccination est l’une des mesures de protection essentielles contre les dangers de la COVID-19.

Puisque la Ville a la volonté de continuer d’élaborer et de mettre en œuvre, dans les milieux de travail, les contrôles à exercer pour réduire les dangers et maîtriser les risques de la COVID-19, tous les employés, bénévoles, entrepreneurs et étudiants stagiaires qui travaillent et travailleront à la Ville doivent fournir la preuve qu’ils ont été complètement vaccinés contre la COVID19, selon la définition du ministère de la Santé de l’Ontario. Les  preuves acceptables comprennent  les documents officiels attestant  de la réception d’une  série complète de vaccin:

  • délivrés par la province de l’Ontario ou la province de Québec
  • un reçu de vaccination signé par un fournisseur de soins de santé autochtone
  • délivré par une autre province canadienne ou un autre pays 

Les employés qui ne peuvent pas se faire vacciner doivent déposer par écrit la preuve établie par un médecin ou un infirmier ou une infirmière praticien(ne) indiquant la raison médicale pour laquelle ils ne sont pas complètement vaccinés contre la COVID-19, ainsi la durée de l’effet de l’exemption médicale.

Les employés sans exemption médicale et non complètement vaccinés contre les dangers de la COVID-19 recevront de l’information et devront suivre un cours de formation obligatoire sur les vaccins contre la COVID-19 afin de promouvoir le respect de cette politique.

Les employés qui n’ont pas de plan d’adaptation approuvé et qui ne sont pas complètement vaccinés contre les dangers de la COVID-19, conformément aux exigences de la mise en œuvre de cette politique, peuvent décider de demander un congé annuel, un congé compensatoire des heures supplémentaires (s’il y a lieu) ou un congé sans solde.

Aide apportée aux employés

Le taux de vaccination élevé contre les dangers de la COVID-19 est un moyen efficace de réduire la propagation de ce virus.

La Ville aide les employés à se faire complètement vacciner contre les dangers de la COVID 19 :

  • en donnant accès à des cliniques de vaccination grâce au déploiement d’équipes de vaccination mobiles dans les établissements de travail situés sur le territoire de la Ville;
  • lorsque c’est possible sur le plan opérationnel, des dispositions raisonnables peuvent être prises afin de permettre au personnel de se présenter dans les cliniques de vaccination contre la COVID-19 pendant les heures normales, en puisant dans les congés applicables auxquels ils ont déjà droit;
  • en consentant des congés de maladie rémunérés conformément à leur convention collective, aux conditions générales de leur emploi ou aux congés prévus par les lois si l’employé éprouve les effets secondaires du vaccin;
  • en offrant, pendant l’horaire de travail, des séances de formation sur les résultats du vaccin contre la COVID-19 et ses avantages, sur la sécurité vaccinale, sur les risques de ne pas se faire vacciner et sur les effets secondaires possibles du vaccin.

Continuité de la conformité au contrôle sur la santé et la sécurité

Tous les employés doivent continuer de suivre les protocoles de santé et de sécurité afin de prévenir la propagation de la COVID-19, notamment en se soumettant à l’autodépistage en milieu de travail, en utilisant l’équipement de protection individuelle et en assurant l’entretien de cet équipement, en portant les masques appropriés et en respectant la distanciation physique lorsque nécessaire. Veuillez consulter la Politique sur les mesures de santé et de sécurité liées à la COVID-19 publié sur le site d’Information sur la COVID-19 pour les employés.

Exigences de la mise en œuvre

Les employés doivent faire connaître à la Ville, leur statut vaccinal conformément au processus établi par la Ville.

Les employés qui n’ont pas d’exemption médicale et qui ne sont pas complètement vaccinés contre les dangers de la COVID-19 doivent suivre un cours de formation obligatoire sur le fonctionnement des vaccins contre la COVID-19 et sur leurs avantages, sur la sécurité vaccinale, sur les risques de ne pas se faire vacciner et sur les effets secondaires possibles du vaccin, en plus de respecter les exigences exprimées dans cette politique.

Les employés doivent actualiser leur statut vaccinal après avoir reçu, au plus tard aux dates indiquées dans cette politique, chaque dose du vaccin contre la COVID-19.

Information et rapports

L’information sur le statut vaccinal ne sera utilisée et communiquée que pour permettre d’exercer les contrôles raisonnables destinés à assurer la santé et la sécurité de tous et de toutes dans les milieux de travail grâce à une planification rigoureuse de la santé et de la sécurité.

Des données agrégées dépersonnalisées seront communiquées au gouvernement de l’Ontario conformément aux exigences relatives aux rapports à déposer et pourraient aussi être communiquées au Conseil municipal d’Ottawa ou pour donner suite aux demandes d’information statistique des médias sur les taux de vaccination de la Ville.

Les directions générales de la Ville qui doivent déposer certains rapports auprès des ministères du gouvernement de l’Ontario ou du gouvernement fédéral doivent veiller à respecter les exigences relatives aux rapports à déposer pour leurs opérations.

Tous les renseignements personnels, dont l’information sur la santé des particuliers, sont réunis, consultés, communiqués, conservés et protégés conformément aux politiques applicables de la Ville et aux lois sur la protection de la vie privée.

Responsabilités

Le directeur municipal, les directeurs généraux et les directeurs doivent:

  • veiller à appliquer cette politique comme il se doit;
  • s’assurer que les processus propres aux services respectent les normes de la Ville ainsi que les règlements d’application, les décrets et les directives des gouvernements;
  • s’assurer de communiquer aux employés l’information et les ressources consacrées à la promotion de l’importance de se faire vacciner et au respect des protocoles actuels sur la santé et la sécurité pour prévenir la propagation de la COVID-19;
  • veiller à réunir, mettre à jour et communiquer conformément à cette politique et aux lois sur la protection de la vie privée, l’information sur le statut vaccinal des employés.

Les gestionnaires et les superviseurs doivent:

  • permettre aux employés, aux bénévoles, aux entrepreneurs et aux étudiants stagiaires d’avoir accès à l’information sur les protocoles de santé et de sécurité et sur les vaccins contre la COVID-19;
  • s’assurer que les employés respectent les protocoles sur la santé et la sécurité, notamment en se faisant vacciner contre la COVID-19;
  • veiller à réunir, mettre à jour et communiquer, conformément à cette politique et aux lois sur la protection de la vie privée, l’information sur le statut vaccinal des employés;
  • réunir et mettre à jour l’information sur la vaccination à l’intention des entrepreneurs qui ont accès aux établissements de travail de la Ville dans le cadre de leurs fonctions d’administration des contrats;
  • s’assurer que les employés qui ne sont pas entièrement vaccinés ont déposé la preuve médicale obligatoire de leur exemption ou qu’ils ont suivi le cours de formation obligatoire sur la COVID-19;
  • examiner et gérer les demandes de mesures d’adaptation de concert avec les Services des ressources humaines et conformément à la Politique sur l’adaptation au travail de la Ville.

Les employés doivent:

  • fournir la preuve qu’ils ont été vaccinés contre la COVID-19;
  • fournir la preuve de leur exemption médicale s’ils ne sont pas complètement vaccinés;
  • suivre le cours de formation obligatoire sur la COVID-19 s’ils n’ont pas déposé de preuve de vaccination;
  • faire connaître à leur gestionnaire ou à leur superviseur les cas dans lesquels ils ont besoin de mesures d’adaptation conformément à la Politique sur l’adaptation au travail de la Ville;
  • se renseigner sur la COVID-19 et sur la vaccination contre de virus;
  • continuer de respecter les protocoles de santé et de sécurité afin de prévenir la propagation de la COVID-19 avant et après avoir été vaccinés;
  • mettre à jour leur statut vaccinal, notamment en recevant une dose de rappel s’il le faut et en déposant, conformément à cette politique, la preuve qu’ils ont été complètement vaccinés. 

Les Services des ressources humaines doivent:

  • réunir et mettre à jour l’information sur le statut vaccinal conformément aux lois sur la protection de la vie privée;
  • préparer les rapports sur le statut vaccinal;
  • mettre au point les processus et les protocoles à respecter pour mettre en œuvre cette politique;
  • s’assurer qu’un cours de formation sur la COVID-19 est offert aux employés et suivre les taux de participation;
  • adresser des directives et offrir de l’aide aux gestionnaires et aux superviseurs afin de les aider à mettre au point et à gérer les plans de mesures d’adaptation à l’intention des employés;
  • s’assurer que tous les nouveaux employés sont au courant des exigences de cette politique et les respectent.

Surveillance/non-respect

Les dirigeants de la Ville continueront de surveiller les directives de la santé publique et des gouvernements pour s’assurer que nos contrôles sur la COVID-19 permettent toujours de protéger efficacement la santé et la sécurité des employés, des bénévoles, des entrepreneurs et des étudiants stagiaires. En partenariat avec Santé publique Ottawa, les dirigeants de la Ville continueront de revoir et d’évaluer les protocoles sur la santé et la sécurité afin de maîtriser le risque de la COVID-19 dans nos établissements de travail et dans notre collectivité. Toutes les modifications à apporter aux mesures de sécurité seront communiquées aux employés, et les politiques correspondantes seront mises à jour en conséquence.

Les gestionnaires et les superviseurs doivent exercer une surveillance pour assurer la conformité à cette politique.

Les employés qui ne se conforment pas à cette politique s’exposent à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Documents à consulter

Politique sur les mesures de santé et de sécurité liées à la COVID-19
Politique sur les congés autorisés
Lignes directrices sur les congés et critères de retour au travail
Politique sur l’adaptation au travail

Pouvoirs législatifs et administratifs

Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario 
Loi canadienne sur les droits de la personne 
Code canadien du travail, partie II – Santé et sécurité au travail, 2019 
Loi sur la santé et la sécurité au travail 
Code des droits de la personne de l’Ontario 
Ministère de la Santé et ministère des Soins de longue durée de l'Ontario : Directive no 6 

Définitions

Complètement vacciné(e) – Se dit de celui ou de celle pour qui il s’est écoulé au moins 14 jours après avoir reçula série complète d’un vaccin contre la COVID-19 ou d’une combinaison de vaccins contre la COVID-19 tels que définis par le ministère de la Santé de l’Ontario. Cela inclut également toute dose supplémentaire de vaccin requise à l’avenir conformément aux directives de la santé publique.

Preuve de vaccination – Document officiel attestant  qu’on a reçu une série complète  de vaccins délivrés par la province de l’Ontario, la province de Québec, d’une autre province canadienne ou d’un autre pays ou un reçu de vaccination signé par un fournisseur de soins de santé autochtone.

Demandes d’information

Pour de plus amples renseignements sur cette politique, veuillez communiquer avec le Centre de service des RH par courriel au CentreServiceRH@ottawa.ca ou par téléphone (613-580-2424, poste 47411).