Qu'est-ce que le Comité de l'urbanisme?
Le Comité de l'urbanisme est composé de dix conseillers, choisis par le Conseil municipal et chargés de se pencher sur les demandes d'aménagement et les politiques axées sur le milieu urbain, d'en déterminer le bien-fondé et de veiller à l'équité et à l'efficacité du processus. Un conseiller est nommé à la présidence du Comité et il y a aussi un vice-président. Les autres conseillers qui ne sont pas membres du Comité peuvent assister aux réunions et poser des questions, mais n'ont pas droit de vote.
Qu'est-ce que le Comité de l'agriculture et des affaires rurales?
Le Comité de l'agriculture et des affaires rurales est composé de cinq conseillers, choisis par le Conseil municipal et chargés de se pencher sur les demandes d'aménagement et les politiques axées sur le milieu rural, d'en déterminer le bien-fondé et de veiller à l'équité et à l'efficacité du processus. Un conseiller est nommé à la présidence du Comité et il y a aussi un vice-président. Les autres conseillers qui ne sont pas membres du Comité peuvent assister aux réunions et poser des questions, mais n'ont pas droit de vote.
Lieu et heure des réunions des Comités
Le Comité de l'urbanisme se réunit le deuxième et le quatrième jeudi de chaque mois, à 9 h 30, dans la salle Champlain de l'hôtel de ville, 110, avenue Laurier, au centre-ville d'Ottawa. En janvier, mars, juillet, août et décembre, le Comité se réunit une fois par mois.
Le Comité de l’agriculture et des affaires rurales se réunit le premier jeudi de chaque mois, à 10 h, habituellement dans la salle du Conseil de la Place-Ben-Franklin, 101, promenade Centrepointe.
Le public a le droit d'assister aux réunions de chaque comité. Les citoyens et les organismes communautaires peuvent également prendre la parole devant les comités.
Déroulement des réunions : l'ordre du jour
La réunion du Comité s'articule autour de l'ordre du jour, c'est-à-dire un certain nombre de dossiers du personnel municipal portant sur chacun des points ou des demandes nécessitant une décision du Comité. On peut se procurer l'ordre du jour 10 jours avant la réunion au comptoir d'information à l'hôtel de ville. Vous, ou votre organisme communautaire, pouvez également demander un exemplaire du rapport portant sur une demande particulière en communiquant avec l'urbaniste chargé du dossier. Par ailleurs, dans les cas où un particulier ou un organisme communautaire fait parvenir ses observations concernant la demande, un exemplaire du rapport lui sera envoyé par courriel ou par courrier.
Avant chaque réunion d’un comité, des copies de l'ordre du jour sont déposées sur une table près de l'entrée de la salle de réunion. Vous pouvez demander une copie de l’ordre du jour.
L'ordre du jour de chaque réunion exposant les points ou les demandes devant être étudiés et approuvés par le Comité est publié sur le site Web de la Ville le vendredi qui précède la réunion du Comité.
Vous pouvez également consulter en ligne les ordres du jour des réunions précédentes du Comité ainsi que les rapports intégraux et les décisions prises lors de ces réunions.
Rapports du personnel municipal
Un rapport rédigé par le personnel municipal est joint à chaque point inscrit à l'ordre du jour de la réunion d’un comité. Chacun de ces rapports, établi selon un mode de présentation normalisée, comprend les sections suivantes :
- Objet (adresse municipale et type de demande)
- Recommandation du rapport (approuver ou rejeter la demande)
- Contexte (points généraux ou informations supplémentaires)
- Discussion ou analyse (importants points à discuter par le Comité)
- Incidences rurales (points clés quant aux incidences sur le milieu rural)
- Consultation (résumé des observations des organismes communautaires et publics)
- Répercussions financières (répercussions sur le budget d'immobilisation ou d'exploitation)
- Traitement de la demande (échéances de traitement de la demande)
- Pièces jointes (documents à l'appui de la demande)
- Décision (service municipal responsable)
La première section du rapport au Comité expose les divers points soumis à l'approbation du Comité. Les recommandations connexes sont présentées en français et en anglais tandis que le corps du rapport est en anglais.
Certains rapports, selon leur nature, comprennent un résumé traduit en français, et certains rapports sont traduits au complet pour offrir des versions distinctes en français et en anglais.
Points à adopter en bloc sur consentement
La réunion commencera par les points à adopter en bloc sur consentement. Les membres du Comité retiendront les articles à examiner s’ils comprennent :
- des interventions du personnel;
- des interventions de la part de délégations du public inscrites à cet effet;
- des questions posées par les membres du Comité.
Sinon, le Comité consentira à approuver les articles sans discussion, lesquels peuvent comprendre ceux assortis de modifications techniques mineures.
Interventions orales devant un Comité
Tout particulier ou groupe peut s'adresser à un des comités. Les interventions sont faites suivant l'ordre dans lequel l'article ou la demande figure à l'ordre du jour de cette réunion particulière. Toutefois, un comité peut, s'il le désire, modifier cet ordre.
Lorsque le Comité passe à un article donné à l'ordre du jour, il demandera souvent à entendre le personnel, puis à entendre les interventions des particuliers ou organismes communautaires intéressés. Si la demande est controversée, il pourrait y en avoir plusieurs. Le Comité les entendra toutes.
Si vous souhaitez faire un exposé ou une déclaration devant le Comité, remplissez le formulaire que vous trouverez sur la table à l'entrée de la salle de réunion. Ces formulaires sont recueillis par le greffier du Comité, juste avant le début de la réunion et remis au président par l’entremise du coordonnateur du Comité. Lorsque le Comité passe à l'article qui vous intéresse, le président prononcera votre nom et vous invitera à vous avancer et à prendre la parole pour votre exposé ou vos commentaires. Si vous arrivez après que le début de la réunion et que vous souhaitez prendre la parole au sujet d’un article, vous pouvez demander au greffier du Comité en service si les demandes d’intervention sont encore acceptées pour l’article qui vous intéresse.
La durée maximale des interventions orales est de cinq minutes, ce qui correspond à peu près à une page manuscrite. Les membres du Comité poseront parfois des questions à la personne qui a pris la parole afin de comprendre parfaitement la nature de son exposé et les points soulevés. Des dispositions peuvent également être prises auprès du coordonnateur du Comité pour une présentation audiovisuelle ou produite par ordinateur. Tout matériel que vous souhaitez remettre au Comité doit être remis également au coordonnateur du Comité. On vous recommande aussi de remettre aux membres du Comité une copie de votre intervention sur papier à en-tête ou d'y indiquer clairement votre nom et vos coordonnées.
Parfois, des groupes plus nombreux assistent à une réunion lorsqu'un dossier particulier suscite des préoccupations. Désigner une ou quelques personnes pour représenter le groupe et présenter les arguments est souvent la meilleure façon de renseigner le Comité sur la position de votre groupe sur une demande particulière. Dans le cas où plusieurs personnes font une intervention, chacun d'elles devrait traiter de points différents pour éviter les répétitions.
Présentation d'un mémoire à un Comité
Les organismes communautaires, leurs membres et des particuliers peuvent, s'ils le désirent, remettre au Comité par écrit ou sous format électronique leurs observations sur tout dossier à l'étude. De tels commentaires peuvent être envoyés directement au coordonnateur du Comité, ou à tous les membres du Comité avec copie au coordonnateur du Comité. À titre de courtoisie, vous pourriez également envoyer une copie de votre lettre à l'urbaniste chargé du dossier de cette demande d’aménagement en particulier. Il est important de noter que la correspondance, y compris toute coordonnée personnelle qu’elle contient, est communiquée à tout le Conseil municipal et au personnel municipal au besoin, et que votre nom et votre présentation pourraient être mentionnés dans les procès-verbaux des réunions du Comité.
Prière d'adresser votre mémoire à :
Coordonnateur du Comité
Comité de l'urbanisme
ou
Coordonnateur du Comité
Comité de l'agriculture et des affaires rurales
Ville d'Ottawa
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Téléphone : 3-1-1
Interventions du personnel municipal
Lorsqu'un dossier est complexe, le Comité peut demander aux fonctionnaires compétents de faire une intervention, après quoi les conseillers leur poseront souvent des questions afin d'obtenir d'autres éclaircissements. Des fonctionnaires compétents d'autres services tels que les Services juridiques et les Services des finances sont généralement sur place pendant tout le déroulement de la réunion afin de répondre à toute autre question.
Interventions du requérant ou de son mandataire
Dans la plupart des demandes présentées au Comité, le requérant ou son mandataire (urbaniste, avocat, architecte) peut, s'il le désire, faire une intervention sur sa demande devant le Comité. Il peut à cette occasion répondre à toute préoccupation soulevée par l'organisme communautaire dans son intervention. Ici encore, la durée de la présentation est limitée à cinq minutes.
Mise aux voix et modification par un Comité des rapports du personnel municipal
Les membres du Comité sont libres d'apporter des modifications aux rapports du personnel municipal ou à ses recommandations. En règle générale, le membre du Comité fait un bref exposé sur la modification, et les autres membres sont libres de se prononcer en faveur de la modification proposée ou contre celle-ci. Le président du Comité demande ensuite une mise aux voix. Dans le cas où le vote est partagé, la motion est rejetée. Il n'y a aucune limite au nombre de modifications qu'un membre du Comité peut présenter. Une fois toutes les modifications traitées, le Comité vote sur l'ensemble du dossier, dans sa forme modifiée. Le vote se fait généralement à main levée ou, dans certains cas, le coordonnateur consigne le vote de chaque membre du Comité. Après la mise aux voix, l'affaire est considérée close et le Comité passe au prochain article.
Utilisation du français et de l'anglais aux réunions d’un Comité
Bien que les réunions du Comité et du Conseil municipal à l'hôtel de ville se déroulent en anglais et que les documents soient également rédigés en anglais, les organismes communautaires et les particuliers sont tout à fait libres de présenter en français ou en anglais leurs observations sur une demande d'aménagement ou sur toute autre question à l'ordre du jour de la réunion du Comité. On peut également demander un service de traduction simultanée en communiquant avec le coordonnateur du Comité au moins 24 heures à l’avance.
Suite donnée aux rapports après la réunion d’un Comité
Après qu’un comité s'est réuni et a discuté de tous les points à l'ordre du jour, le rapport de la réunion, assorti de ses recommandations, est renvoyé à la prochaine séance du Conseil municipal. Ce dernier prend la décision finale sur toutes les questions découlant des réunions des comités. Toutefois, certaines demandes ne débordent pas le cadre du comité et sont traitées à ce niveau.
Ni les citoyens ni les organismes communautaires ne prennent la parole devant le Conseil municipal. Celui-ci est libre de discuter de toute question à l'ordre du jour, d'approuver, de modifier ou de rejeter toute décision prise par le comité en question.
Si vous êtes insatisfait d'une décision d’un des comités ou si, à l'inverse, vous désirez exprimer votre soutien, votre organisme communautaire peut faire parvenir une lettre au maire et aux membres du Conseil avant la tenue de la réunion à laquelle le Conseil votera sur le dossier qui vous intéresse. Votre organisme communautaire peut aussi communiquer avec les membres du Conseil par téléphone pour faire connaître ses vues sur une question particulière. Par ailleurs, vous pouvez demander à rencontrer des conseillers avant la réunion du Conseil pour leur expliquer en personne la position de votre organisme. Ce service n’est pas disponible en personne pour le moment en raison des fermetures dues à la COVID-19.