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À propos du répertoire
Un des principes fondamentaux de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) consiste à « protéger la vie privée des particuliers que concernent les renseignements personnels détenus par une institution et accorder à ces particuliers un droit d’accès à ces renseignements ».
Selon la LAIMPVP, une banque de renseignements personnels est un « ensemble de renseignements personnels systématisés et susceptibles de récupération d’après le nom d’un particulier ou d’après un numéro d’identification ou un signe individuel qui lui est attribué ».
Afin de remplir ses obligations en vertu du paragraphe 34(1) de la LAIMPVP, la Ville a préparé un répertoire des banques de renseignements personnels pour aider les membres du public à déterminer et à trouver où leurs renseignements personnels sont conservés, l’autorité légale invoquée pour la collecte, ce qui est recueilli et l’utilisation qui en est faite.
Les renseignements contenus dans le répertoire des banques de renseignements personnels sont classés par direction générale de la Ville et par secteur d’activité. Cette liste est très détaillée et mise à jour à mesure que les programmes municipaux évoluent. Dans certains cas, il arrive aux directions générales d’indiquer qu’une banque de renseignements personnels a une entrée connexe dans les plans de divulgation systématique et de diffusion proactive.
Banque de renseignements personnels : Direction générale des services sociaux et communautaires
Direction générale des services sociaux et communautaires
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée | Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Suivi de la gestion des enjeux | Services de soutien aux activités | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. ;25, art. 10. | Contient le nom et les coordonnées ou le numéro d’identification des résidents. Utilisé à des fins de gestion des demandes de renseignements, de suivi des demandes et des délais. | Personnel des portefeuilles municipaux. | Citoyens d’Ottawa, plaignants | Classification des dossiers de la Ville : C10-01. Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. | |
| Système de gestion des services de garde d’enfants de l’Ontario (SGSGEO) | Services à l’enfance | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, 2014, chap. 11, annexe 1, par. 71(1). Règlement de l’Ontario no 138/15, art. 9. Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | L’information relative aux subventions des frais de garde d’enfants stockée comprend des renseignements personnels sur les clients (p. ex. nom officiel complet, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, détails sur les paiements aux clients). Le SGSGEO est une application logicielle complète qui permet de superviser et de gérer un système de services pour les enfants de la naissance à 12 ans et qui soutient l’administration du financement provincial. | Personnel chargé des subventions pour la garde d’enfants (chargés de cas et adjoints au soutien des Subventions, chefs d’équipe, coordonnateurs, gestionnaires de programme, commis au soutien administratif, spécialistes de la vérification de l’Unité des demandes et des prestations, services de soutien aux applications d’affaires), gestionnaires, et certains gestionnaires et membres du personnel chargé de la mise en œuvre du programme des Services à l’enfance. Fournisseur de services de garde d’enfants agréé (uniquement accès au nom et à la date de naissance de l’enfant de ses clients). | Résidents d’Ottawa (familles bénéficiaires d’une subvention pour la garde d’enfants, ce qui comprend les parents, les tuteurs, les enfants et les autres adultes) | Classification des dossiers de la Ville : S02-05. Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. | |
| Registre et liste d’attente des services de garde d’enfants (RLASGE) | Services à l’enfance | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, 2014, chap. 11, annexe 1, par. 71(1). Règlement de l’Ontario no 138/15, art. 9. Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Renseignements personnels recueillis : Parent ou tuteur : Adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, prénom et nom, date de naissance, langue, statut de la subvention, état matrimonial, revenus. Enfants : Dates de naissance (réelles ou prévues), prénoms et noms, noms des frères et sœurs, adresses, écoles, genres, besoins spéciaux, statuts d’autochtone, langues. Personne à joindre en cas d’urgence : Adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, prénom et nom. Le RLASGE de la Ville d’Ottawa est une application en ligne pour les parents à la recherche d’un service de garde agréé. Les parents peuvent présenter une demande pour obtenir une place à plein tarif (registre) ou subventionnée (liste d’attente) en remplissant un seul formulaire. | Équipe de prestation des programmes et gestionnaires des Services à l’enfance, coordonnateur de l’analyse des données (par l’intermédiaire du Centre de ressources pour parents jusqu’à la fin de 2022), personnel clé de OneHSN, fournisseurs de services de garde d’enfants agréés (uniquement accès aux renseignements des familles ayant fait une demande pour participer à l’un de leurs programmes). | Résidents (familles et enfants) | Classification des dossiers de la Ville : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. | Services à l’enfance, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| HiMama | Services à l’enfance, Centres de services de garde municipaux | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1, Règlement de l’Ontario no 137/15. | Registres des présences, coordonnées des parents et de la personne à joindre en cas d’urgence, vérification visuelle lors du sommeil, allergies et restrictions alimentaires, dossier de l’enfant, dossiers du personnel, carnet de santé, preuves d’évolution, communication avec les parents, récits d’apprentissage et documentation du programme, rapports quotidiens, dossiers de santé. Soutient l’administration des centres de services de garde municipaux, l’outil de communication avec les parents et la tenue des dossiers. | Résidents (parents et tuteurs), personnel des services de garde municipaux. | Résidents (familles et enfants), personnes à joindre en cas d’urgence, personnel des services de garde municipaux, professionnels des soins médicaux | Classification des dossiers de la Ville : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. | |
| Registre quotidien du centre de garde d’enfants (dossiers physiques) | Services à l’enfance / Services de garde municipaux | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1, Règlement de l’Ontario no 137/15. | Notes quotidiennes, nom des enfants, nom des employés, nom des parents, communication entre les employés et les familles, personnes à joindre en cas d’urgence, symptômes de maladie, etc. Soutient l’administration des centres de services de garde municipaux et la tenue des dossiers. | Gestionnaire du programme, superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées, employés du Centre, conseiller du programme du ministère de l’Environnement, spécialiste de l’élaboration de programmes. | Enfants, employés, étudiants d’un programme d’enseignement coopératif, parents ou tuteurs, visiteurs (techniciens en technologie de l’information, personnel de l’établissement, etc.) | Classification des dossiers de la Ville : S12-05 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. | |
| Plaintes (dossiers physiques) | Services à l’enfance / Services de garde municipaux | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1, Règlement de l’Ontario no 137/15. | Coordonnées des parents ou des tuteurs. Renseignements sur l’enfant. Soutient l’administration des centres de services de garde municipaux et la tenue des dossiers. | Équipe de direction, gestionnaire de programme, superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées, conseiller du programme du ministère de l’Environnement, spécialiste de l’élaboration de programmes, spécialiste de la vérification. | Enfant, parents ou tuteurs, superviseur/personne désignée, spécialiste de l’élaboration de programmes, gestionnaire de programme, équipe de direction (si nécessaire), employés | Classification des dossiers de la Ville : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. | |
| Dossiers des enfants (dossiers physiques) | Services à l’enfance / Services de garde municipaux | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1, Règlement de l’Ontario no 137/15. | Coordonnées des parents et des personnes à joindre en cas d’urgence, nom de l’enfant, date de naissance, coordonnées du médecin, renseignements sur la santé, dossiers d’immunisation, documents légaux tels qu’une preuve de la garde de l’enfant. Soutient l’administration des centres de services de garde municipaux et la tenue des dossiers. | Gestionnaires du programme, superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées, employés du Centre, conseiller du programme du ministère de l’Environnement, spécialiste de l’élaboration de programmes. | Enfants, parents ou tuteurs, coordonnées de la personne à joindre en cas d’urgence, médecins | Classification des dossiers de la Ville : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. | |
| Plans individualisés, plan d’urgence anaphylactique, Formulaire de demande d’administration de médicaments (fichiers numériques) | Services à l’enfance / Services de garde municipaux | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1, Règlement de l’Ontario no 137/15. | Nom de l’enfant, coordonnées des parents ou des tuteurs et des personnes à joindre en cas d’urgence, nom de l’enfant, date de naissance, coordonnées du médecin, renseignements sur la santé. Soutient l’administration des centres de services de garde municipaux et la tenue des dossiers. | Directeur des Services à l’enfance, gestionnaire de programme, superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées, spécialiste de l’élaboration de programmes, coordonnateur de la dotation, spécialiste de la vérification. | Enfants et familles | Classification des dossiers de la Ville : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. | |
| Formulaire de signalement de cas présumé de mauvais traitements ou de négligence envers un enfant (fichiers numériques | Services à l’enfance / Services de garde municipaux | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1, Règlement de l’Ontario no 137/15. | Nom de l’enfant, date de naissance, nom du chargé de cas de la Société de l’aide à l’enfance (SAE). Soutient l’administration des centres de services de garde municipaux et la tenue des dossiers. | Directeur des Services à l’enfance, gestionnaire de programme, superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées, spécialiste de l’élaboration de programmes, coordonnateur de la dotation, spécialiste de la vérification. | Enfants | Classification des dossiers de la Ville : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. | |
| Rapports d’accident ou de maladie (fichiers numériques | Services à l’enfance / Services de garde municipaux | Loi sur la santé et la sécurité au travail, L.R.O. 1990, chap. c. O.1, Règlement de l’Ontario no 420/21. | Nom de l’employé, nom de l’élève, adresse, numéro de téléphone (cellulaire et à la maison). Soutient l’administration des centres de services de garde municipaux et la tenue des dossiers. | Directeur des Services à l’enfance, gestionnaire de programme, superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées, conseiller du programme du ministère de l’Environnement, spécialiste de l’élaboration de programmes, coordonnateur de la dotation, spécialiste de la vérification. | Employés, élèves | Classification des dossiers de la Ville : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. | |
| Publicité multimédia (fichiers numériques) | Services à l’enfance / Services de garde municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. | Nom de l’enfant, photos de l’enfant, nom et adresse des parents. Photos utilisées à des fins publicitaires pour présenter les centres de services de garde municipaux. | Directeur des Services à l’enfance, gestionnaire de programme, superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées, spécialiste de l’élaboration de programmes, coordonnateur de la dotation, spécialiste de la vérification. | Enfants, parents ou tuteurs | Classification des dossiers de la Ville : S12-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. | |
| Plainte (fichiers numériques) | Services à l’enfance / Services de garde municipaux | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1, Règlement de l’Ontario no 137/15. | Nom de l’enfant, nom du parent, numéro de téléphone, adresse électronique. Soutient l’administration des centres de services de garde municipaux et la tenue des dossiers. | Directeur des Services à l’enfance, gestionnaire de programme, superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées, spécialiste de l’élaboration de programmes, coordonnateur de la dotation, spécialiste de la vérification. | Enfants, parents ou tuteurs, employés | Classification des dossiers de la Ville : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. | |
| Dossiers des clients d’Emploi Ontario (numériques) | Emploi Ontario | Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 71 Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 53 Loi sur l’assurance-emploi, L.C. 1996, chap. 23, art. 3 et 63 Règlement sur l’assurance-emploi (DORS/96-332) | Nom du client, date de naissance, adresse, téléphone, courriel et numéro d’assurance sociale (NAS). Renseignements sur les employeurs et les formateurs (p. ex. numéros d’enregistrement, adresse, coordonnées). Les renseignements personnels seront utilisés par la Ville aux fins de l’administration des programmes d’aide sociale du gouvernement de l’Ontario. | Personnel d’Emploi Ontario. | Clients d’Emploi Ontario | Base de données –Maintien en poste en cours | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Dossiers des clients d’Emploi Ontario (dossiers physiques) | Emploi Ontario | Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 71. Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 53. Loi sur l’assurance-emploi, L.C. 1996, chap. 23, art. 3 et 63. Règlement sur l’assurance-emploi (DORS/96-332). | Nom du client, date de naissance, adresse, téléphone, courriel et NAS. Renseignements sur les employeurs et les formateurs (p. ex. numéros d’enregistrement, adresse, coordonnées). Les renseignements personnels seront utilisés par la Ville aux fins de l’administration des programmes d’aide sociale du gouvernement de l’Ontario. | Personnel d’Emploi Ontario. | Clients d’Emploi Ontario | Classification des dossiers de la Ville : S02-01 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Programmes d’emploi et d’aiguillage | Emploi Ontario et Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom du client, date de naissance, adresse, téléphone, courriel et NAS. Surveillance de l’inscription et de la participation à l’atelier sur l’emploi et suivi. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des dossiers de la Ville : S02-01 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Dossiers des bénéficiaires de prestations municipales (fichiers numériques) | Services sociaux et d’emploi | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. Loi sur les services d’aides familiales et d’infirmières visiteuses, L.R.O. 1990, chap. H.10, art. 9 et 10. Règlement de l’Ontario no 634. Loi sur la protection et la promotion de la santé, L.R.O. 1990, chap. H.7, art. 5. | Nom, genre, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études. Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme Ontario au travail (OT), du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH), des Soutiens essentiels de santé et de services sociaux (SESSS) et des programmes d’appui à domicile. | Le personnel des Services sociaux et d’emploi, du Logement (personnel des refuges, l’administration créant des logements d’urgence et traitant les factures pour les séjours hors refuge), des Services financiers, de Gestion des comptes, de la Comptabilité et rapports, du Centre d’appels 3-1-1, des services dentaires de Santé publique Ottawa (SPO), et des Comptes créditeurs. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale, d’une aide autre que sociale, de soins dentaires couverts par le ministère de la Santé, et clients de la SAE recevant des soins dentaires, enfants inscrits au programme Beaux sourires, et personnes âgées recevant des soins dans le cadre du Programme ontarien de soins dentaires pour les aînés | Classifications des dossiers de la Ville : S02-02 et S02-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Dossiers des bénéficiaires de prestations municipales (dossiers physiques) | Services sociaux et d’emploi | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. Loi sur les services d’aides familiales et d’infirmières visiteuses, L.R.O. 1990, chap. H.10, art. 9 et 10. Règlement de l’Ontario no 634. Loi sur la protection et la promotion de la santé, L.R.O. 1990, chap. H.7, art. 5. | Nom, genre, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études. Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme Ontario au travail (OT), du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH), des Soutiens essentiels de santé et de services sociaux (SESSS) et des programmes d’appui à domicile. | Le personnel des Services sociaux et d’emploi, du Logement (personnel des refuges, l’administration créant des logements d’urgence et traitant les factures pour les séjours hors refuge), des Services financiers, de Gestion des comptes, de la Comptabilité et rapports, du Centre d’appels 3-1-1, des services dentaires de Santé publique Ottawa (SPO), et des Comptes créditeurs. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale, d’une aide autre que sociale, de soins dentaires couverts par le ministère de la Santé, et clients de la SAE recevant des soins dentaires, enfants inscrits au programme Beaux sourires, et personnes âgées recevant des soins dans le cadre du Programme ontarien de soins dentaires pour les aînés | Classifications des dossiers de la Ville : S02-02 et S02-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Dossiers des bénéficiaires du programme OT (fichiers numériques) | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, genre, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études. Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme OT, du POSPH, des SESSS et des programmes d’appui à domicile. | Personnel des Services sociaux et d’emploi, des Services financiers, du POSPH, et du programme Aide à l’égard d’enfants qui ont un handicap grave. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des dossiers de la Ville : S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Dossiers des bénéficiaires du programme OT (dossiers physiques) | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, genre, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études. Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme OT, du POSPH, des SESSS, et des programmes d’appui à domicile. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des dossiers de la Ville : S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Vérifications | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, genre, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études. Conformité avec les politiques. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des dossiers de la Ville : G14-01 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Appels devant le Tribunal de l’aide sociale | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, genre, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études. Suivi des appels devant le Tribunal de l’aide sociale. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des dossiers de la Ville : S02-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Accès à l’information et protection de la vie privée (AIPVP) et demandes de renseignements de tiers | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, adresse, numéro de téléphone, NAS et date de naissance. Nom et date de naissance de l’enfant à charge, montants des prestations. Gestion des demandes, gestion des documents. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des dossiers de la Ville : I02-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. I02-03 Les dossiers sont conservés pendant neuf ans, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Funérailles | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, date du décès, numéros d’identification du programme OT ou du POSPH. Administration et maintien des indemnités funéraires du programme OT et du POSPH. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des dossiers de la Ville : S02-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Rapports | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, genre, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études. Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme OT, du POSPH, et des SESSS. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des dossiers de la Ville : S02-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Rapports d’intrusion et d’incident | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, adresse, numéro d’identification du programme OT. Lettres aux clients concernant les avis d’intrusion, les rapports d’incidents, et la gestion des dossiers. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des dossiers de la Ville : S02-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Gestion des rendez-vous au bureau | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, NAS, carte Santé, numéro d’identification du programme OT. Coordination des rendez-vous quotidiens au bureau. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des dossiers de la Ville : S02-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Listes de candidatures | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, numéro d’identification du programme OT, langue. Coordination des rendez-vous quotidiens pour les demandes d’inscription au programme OT et aux SESSS. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des dossiers de la Ville : S02-02 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Lettres provinciales | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, numéro d’identification du programme OT, adresse. Mise à jour concernant l’admissibilité au programme OT, les transferts de dossiers, les demandes de renseignements. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des dossiers de la Ville : S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Suivi de l’information | Services sociaux et d’emploi | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71. | Nom, numéro d’identification du programme OT, adresse, adresse du lieu de réunion, date de naissance, NAS, plaque d’immatriculation, numéro de dossier du Bureau des obligations familiales, renseignements sur le payeur, genre, numéro de permis, numéro d’identification du véhicule, numéro d’identification de l’inscrit. Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme OT et du POSPH. | Personnel des Services sociaux et d’emploi. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des dossiers de la Ville : S02-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. S02-04 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après leur clôture, puis détruits. | Services sociaux et d’emploi, Direction générale des services sociaux et communautaires – Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Demandes de renseignements de la part du public ou de politiciens. | Service de l’équité des genres et des races, de l’inclusion, des relations avec les Autochtones et du développement social (EGRIRADS) – Suivi | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 10(1). | Contient le nom et les coordonnées de personnes du public ou de politiciens. Utilisé aux fins de suivi et de réponse. | Personnel du Service de l’EGRIRADS, y compris les gestionnaires de programme, les spécialistes, les adjoints administratifs et les coordonnateurs de programme. | Résidents, politiciens | Classifications des dossiers de la Ville : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. G00-09 Les dossiers sont conservés pendant huit ans, puis détruits. | |
| Liste des jardins communautaires | Service de l’EGRIRADS – Direction du développement social et du financement – Financement communautaire – Portefeuilles – Jardins communautaires – Jardins | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 10(1). | Contient une liste de personnes-ressources clés, d’adresses électroniques personnelles et de numéros de téléphone personnels utilisés comme coordonnées. | Personnel du Service de l’EGRIRADS, y compris les gestionnaires de programme, les spécialistes, les adjoints administratifs et les coordonnateurs de programme. | Personnes-ressources et représentants des jardins communautaires | Classification des dossiers de la Ville : S00-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. | |
| Listes des organismes offrant le Programme Snow-Go et le Programme d’aide Snow-Go. | Service de l’EGRIRADS – Direction du développement social et du financement – Financement communautaire – Portefeuilles – Programme d’aide Snow-Go | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 10(1). | Contient des listes des clients d’organismes comprenant des adresses électroniques personnelles, des numéros de téléphone personnels, et des adresses domiciliaires utilisés comme coordonnées. | Personnel du Service de l’EGRIRADS, y compris les gestionnaires de programme, les spécialistes, les adjoints administratifs et les coordonnateurs de programme. | Résidents | Classification des dossiers de la Ville : C00-04 Les dossiers sont conservés pendant un an après que la liste n’est plus nécessaire, puis détruits. | |
| Examens internes | Services du logement – Direction de l’administration des logements communautaires | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 155. | Contient des noms, des adresses, des documents médicaux, des lettres d’appui concernant les abus, et une vérification des revenus (avis de cotisation). | Personnel de Logement communautaire. | Ménages bénéficiant d’aide sous forme de loyer indexé sur le revenu (LIR) ou sollicitant une telle aide | Classification des dossiers de la Ville : L03-14 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. | |
| Registre | Services du logement – Direction de l’administration des logements communautaires | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 47, Règlement de l’Ontario no 367/11, art. 46. | Contient le nom, l’adresse, la date de naissance, la vérification de documents relatifs au statut au Canada, le NAS et la vérification du revenu. Elle peut également contenir des documents médicaux et des lettres d’appui concernant la vérification d’abus. | Personnel du registre, des fournisseurs de logements et de Logement communautaire. | Ménages demandant une aide sous forme de LIR | Classification des dossiers de la Ville : S10-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Dossiers des clients | Services du logement – Programme de suppléments de loyer | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 169-176. Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Contient le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, la vérification de documents relatifs au statut au Canada, le NAS, la vérification du revenu, et les personnes à joindre en cas d’urgence. Aux fins d’administration et de gestion des ménages bénéficiant d’un LIR et des allocations de logement. | Personnel du Programme de suppléments de loyer : Coordonnateur, agent aux Services du logement, agents au supplément de loyer, commis à l’administration du programme. | Ménages bénéficiant d’aide sous forme de LIR ou d’allocations de logement | Classification des dossiers de la Ville : S10-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Base de données Shamis | Services du logement – Programme de suppléments de loyer | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 169-176. Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Contient le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, le genre, la vérification des documents relatifs au statut au Canada, le NAS, la vérification du revenu, et les personnes à joindre en cas d’urgence. Aux fins d’administration et de gestion des ménages bénéficiant d’un LIR et des allocations de logement. | Personnel du Programme de suppléments de loyer : Coordonnateur, agent aux Services du logement, agents au supplément de loyer, commis à l’administration du programme. | Ménages bénéficiant d’aide sous forme de LIR et information des propriétaires et renseignements sur le propriétaire | Classification des dossiers de la Ville : S10-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Feuille de calcul Excel pour les allocations de logement | Services du logement –Programme de suppléments de loyer | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Contient le nom, l’adresse et le NAS. Aux fins d’administration et de gestion des ménages bénéficiant d’allocations de logement. | Personnel du Programme de suppléments de loyer : Coordonnateur, agent aux Services du logement, agents au supplément de loyer, commis à l’administration du programme. | Ménages bénéficiant d’une allocation de logement | Classification des dossiers de la Ville : S10-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Classeur d’allocation | Services du logement –Programme de suppléments de loyer | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 169-176. Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Contient le nom et les coordonnées des ménages demandant un LIR, et fournit le résultat de cette demande. | Personnel du Programme de suppléments de loyer : Coordonnateur, agent aux Services du logement, agents au supplément de loyer, commis à l’administration du programme. | Ménages demandant une aide sous forme de LIR | Classification des dossiers de la Ville : S10-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Déclarations du propriétaire | Services du logement –Programme de suppléments de loyer | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 169-176. Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Contient le nom des locataires, leur adresse, les loyers du marché, et la part du LIR payée par les locataires. Suivi des paiements mensuels aux propriétaires. | Personnel du Programme de suppléments de loyer : Coordonnateur, agent aux Services du logement, agents au supplément de loyer, commis à l’administration du programme. | Ménages bénéficiant d’aide sous forme de LIR | Classification des dossiers de la Ville : S10-16 Les dossiers sont conservés pendant dix ans, puis détruits. | |
| Équipe multidisciplinaire responsable des adresses à problème – Plans d’action et dossiers des clients | Services de logement – Refuges communautaires et familiaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. Règlement municipal no 2020-360 de la Ville d’Ottawa. Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 174. | Nom de la personne concernée, adresse et coordonnées. Fournir un soutien de gestion de cas aux clients et suivre les plans relatifs aux adresses. | Membres de l’équipe multidisciplinaire responsable des adresses à problème. | Résidents | Classification des dossiers de la Ville : S10-06 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Dossiers clients | Services du logement – Refuges communautaires et familiaux (370, rue Catherine et 2980, avenue Carling) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. Règlement municipal no 2020-360 de la Ville d’Ottawa. Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 174. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 5, 7, et 38-39. Règlement de l’Ontario no 135/98, art. 6. Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 32 (2). | Peut contenir le nom, l’adresse, le revenu, la catégorie sociale ou démographique des demandeurs, les demandes de location, les renseignements sur la santé liée à l’hébergement, la date de naissance, le numéro de téléphone, l’adresse électronique personnelle, les documents d’immigration, les renseignements sur l’historique de logement, le statut d’ancien combattant, et le statut d’autochtone. Aux fins d’administration et de gestion des services fournis aux ménages par l’intermédiaire du refuge pour les familles. | Personnel du refuge pour familles. | Ménages bénéficiant de services d’hébergement au sein du refuge pour les familles | Classification des dossiers de la Ville : S10-06 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Le registre du refuge pour les familles | Services du logement – Refuges communautaires et familiaux (2980, avenue Carling) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 Règlement municipal no 2020-360 de la Ville d’Ottawa Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 174 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 5, 7, et 38-39 Règlement de l’Ontario no 135/98, art. 6 Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 32 (2) | Peut contenir le nom, l’adresse, la date de naissance, le numéro de téléphone, et des renseignements sur l’hébergement et l’aiguillage. Suivi de tous les appels téléphoniques liés au refuge pour les familles, y compris principalement les demandes d’hébergement, les demandes de services, les demandes de renseignements des fournisseurs de services. | Personnel du refuge pour familles. | Résidents de la Ville d’Ottawa, résidents d’autres municipalités | Classification des dossiers de la Ville : S10-06 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Classeur du changement de quart du refuge pour les familles | Services du logement – Refuges communautaires et familiaux (2980, avenue Carling) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 Règlement municipal no 2020-360 de la Ville d’Ottawa. Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 174. Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 5, 7, et 38-39. Règlement de l’Ontario no 135/98, art. 6. Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 32 (2). | Peut contenir le nom, l’adresse, la date de naissance, le numéro de téléphone, et des renseignements sur l’hébergement et l’aiguillage. Suivi des mesures à prendre et des mesures de suivi entre les équipes du refuge pour familles Carling. | Personnel du refuge pour familles. | Résidents de la Ville d’Ottawa, résidents d’autres municipalités | Classification des dossiers de la Ville : S10-06 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| La liste d’hébergement au refuge pour familles | Services de logement – Refuges communautaires et familiaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 Règlement municipal no 2020-360 de la Ville d’Ottawa Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 174 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 5, 7, et 38-39 Règlement de l’Ontario no 135/98, art. 6 Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 32 (2) | Nom, date de naissance, et numéro de téléphone. Suivi des ménages en attente de services d’hébergement. | Personnel du refuge pour familles | Résidents de la Ville d’Ottawa, résidents d’autres municipalités | Classification des dossiers de la Ville : S10-06 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Programme Rénovations Ontario – Dossier du client | Services du logement – Programme Rénovations Ontario | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Contient le nom, l’adresse, les pièces d’identité, les vérifications d’impôt foncier, l’hypothèque, l’assurance habitation, la Société d’évaluation foncière des municipalités, le revenu et les actifs, les renseignements bancaires, l’accord de financement, les estimations et les contrats avec les entrepreneurs. Les renseignements conservés sont utilisés pour déterminer l’admissibilité, l’allocation du financement de projet et la gestion des dossiers. | Personnel du Programme Rénovations Ontario et de la Direction du logement abordable | Membres du ménage présentant une demande de financement | Classification des dossiers de la Ville : S10-13 Les dossiers sont conservés pendant dix ans après l’expiration de l’accord, puis détruits. | |
| Programme Rénovations Ontario – Feuille de calcul de la liste principale des demandes | Services du logement –Programme Rénovations Ontario | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Contient le nom, l’adresse, le revenu, la catégorie sociale et démographique des demandeurs, la portée des rénovations, le budget alloué et les débours. Les renseignements conservés sont utilisés pour la gestion des dossiers et à des fins statistiques. | Personnel du Programme Rénovations Ontario et de la Direction du logement abordable. | Propriétaires présentant une demande de financement | Classification des dossiers de la Ville : S10-13 Les dossiers sont conservés pendant dix ans après l’expiration de l’accord, puis détruits. | |
| Programme d’aide pour la mise de fonds pour l’accès à la propriété – Dossiers clients | Services du logement –Programme d’aide pour la mise de fonds pour l’accès à la propriété | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Contient le nom, l’adresse, le revenu, la catégorie sociale et démographique des demandeurs et leur quartier, la demande, la convention de prêt, le billet à ordre, la copie du chèque. Les renseignements conservés sont utilisés pour déterminer l’admissibilité, l’allocation du financement de projet et la gestion des dossiers. | Personnel du Programme d’aide pour la mise de fonds pour l’accès à la propriété et de la Direction du logement abordable | Résidents de la Ville d’Ottawa bénéficiant d’une aide financière pour l’achat d’une maison | Classification des dossiers de la Ville : S10-15 Les dossiers sont conservés pendant dix ans après l’expiration de l’accord, puis détruits. | |
| Programme d’aide pour la mise de fonds pour l’accès à la propriété – Statistiques vitales | Services du logement –Programme d’aide pour la mise de fonds pour l’accès à la propriété | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Contient le numéro de la demande, le nom, l’adresse, le revenu, le montant du prêt, et la valeur de la maison achetée. Les renseignements conservés sont utilisés pour la gestion des dossiers et à des fins statistiques. | Personnel du Programme d’aide pour la mise de fonds pour l’accès à la propriété et de la Direction du logement abordable. | Propriétaires présentant une demande de financement | Classification des dossiers de la Ville : S10-15 Les dossiers sont conservés pendant dix ans après l’expiration de l’accord, puis détruits. | |
| Liste nominative de l’accès coordonné au programme Logement d’abord | Services du logement – Programme Logement d’abord | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Contient le nom, la date de naissance, l’origine ethnique, la citoyenneté, et le statut d’ancien combattant. Utilisé pour établir l’ordre de priorité des clients et jumeler ceux-ci à des services du programme Logement d’abord. | Personnel des programmes de lutte contre l’itinérance et des services résidentiels. | Ménages qui demandent ou reçoivent des services du programme Logement d’abord dans le cadre du processus d’accès coordonné de la Ville | Classification des dossiers de la Ville : S10-07 Les dossiers sont conservés pendant 15 ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Vers un chez-soi – Rapports mensuels | Services du logement – Programme Logement d’abord | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Contient le nom, la date de naissance, l’origine ethnique, la citoyenneté, le statut d’ancien combattant, la situation de logement, et les données socioéconomiques. Utilisé pour maintenir l’information sur la liste d’accès coordonné du programme Logement d’abord et informer le secteur des services sur les différentes situations de logement. | Personnel des programmes de lutte contre l’itinérance et des services résidentiels. | Ménages qui demandent ou reçoivent des services du programme Logement d’abord dans le cadre du processus d’accès coordonné de la Ville | Classification des dossiers de la Ville : S10-07 Les dossiers sont conservés pendant 15 ans après la fin du programme, puis détruits. | |
| Programme Brille : microsubventions pour les projets artistiques dirigés par des jeunes | Services du Sécurité et Bien-être dans les collectivités, Politiques et Données analytiques (Prévention du crime Ottawa) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Contient des renseignements personnels (p. ex. nom, année de naissance, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique) des résidents d’Ottawa qui ont demandé ou reçu la microsubvention. | Personnel de Services du Sécurité et Bien-être dans les collectivités, Politiques et Données analytiques | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F18-04 Les dossiers sont conservés en permanence. | |
| Ambassadeurs de Prévention du crime Ottawa | Services du Sécurité et Bien-être dans les collectivités, Politiques et Données analytiques (Prévention du crime Ottawa) | Mandat de Prévention du crime Ottawa, art. 3.3 | Contient des renseignements personnels (p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique) des ambassadeurs de Prévention du crime Ottawa qui sont des membres de la collectivité qui participent de manière bénévole à des activités organisées par Prévention du crime Ottawa ou par des organismes communautaires. | Personnel de Services du Sécurité et Bien-être dans les collectivités, Politiques et Données analytiques | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : H03-01 Les dossiers sont conservés pendant toute la durée de l’engagement du bénévole auprès de la Ville, puis détruits après un an. | |
| Listes de distribution | Services du Sécurité et Bien-être dans les collectivités, Politiques et Données analytiques (Prévention du crime Ottawa) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Contient des renseignements personnels (p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique) des membres du public concernant les envois postaux de fournitures et la liste de contacts de Mailchimp. | Personnel de Services du Sécurité et Bien-être dans les collectivités, Politiques et Données analytiques | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : C00-04 Les dossiers sont conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires (ou tant qu’un utilisateur ne demande pas à ce que son nom soit supprimé), puis détruits après un an. |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023
Banque de renseignements personnels : Direction générale des services de protection et d’urgence
Direction générale des services de protection et d’urgence
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée | Plans de divulgation systématique et de diffusion proactive |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Formulaire de demande de permis de danse nocturne continue | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2) Règlement sur la délivrance de permis de la Ville d’Ottawa (no 2002-189) | Formulaire de demande de permis de danse nocturne continue, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du requérant | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-35 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Rapports sur les morsures d’animaux | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 et art. 103-105 | Formulaire du rapport sur les morsures d’animaux servant à consigner les cas de morsures, dont le nom de la personne qui a été mordue, son adresse et son numéro de téléphone, sa date de naissance et le nom du propriétaire de l’animal, son adresse, son numéro de téléphone et sa date de naissance | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E04-05 Les documents sont conservés pendant 6 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Demandes déposées pour les propriétaires de taxis/plaques d’immatriculation | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2), art. 156 et partie IV | Formulaire de demande d’enregistrement d’un taxi déjà immatriculé, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-20 Les documents sont conservés pendant 50 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Demandes de permis d’exploitant de chasse-neige | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2) et partie IV | Formulaire de demande de permis d’exploitant de chasse-neige, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-34 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Demandes destinées aux conducteurs titulaires de permis | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2), art. 156 et partie IV | Formulaire de demande de permis de chauffeur de taxi, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-21 Les documents sont conservés pendant 50 ans après la fermeture des dossiers, avant d’être détruits. | |
| Rapports sur les incidents relatifs à des règlements municipaux | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, et art. 8-10 et art. 151-160 | Rapport d’incident servant à consigner une plainte relative à un règlement municipal, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du plaignant | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E02-01 Les documents sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. | |
| Dossiers des plaintes faisant l’objet d’un contentieux | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 et art. 151-160 | Différents dossiers de plaintes et d’application des règlements municipaux utilisés dans le système judiciaire pour traiter les plaintes de cette nature, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro du rôle foncier de la personne qui contrevient au règlement municipal, ainsi que le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du plaignant | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E02-02 Les documents sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. | |
| Formulaires d’approbation pour l’organisation de spectacles pyrotechniques | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, partie IV | Demande à remplir pour demander l’autorisation d’organiser des spectacles pyrotechniques, dont le nom du superviseur, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur, ainsi que l’information sur la carte de crédit | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-27 Les documents sont conservés pendant 3 ans avant d’être détruits. | |
| Ordonnances sur les attaques, les morsures, la tenue en laisse ou le musellement des chiens | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 et art. 103-105 | Ordonnance sur les attaques, les morsures, la tenue en laisse ou le musellement des chiens rendue à la suite de l’attaque d’un animal, dont le nom et l’adresse du propriétaire de l’animal | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E04-05 Les documents sont conservés pendant 6 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Demandes d'enregistrement d’animaux domestiques | Services des règlements municipaux | Règlement de la Ville d’Ottawa no 2003-77, art. 8 et art. 54 | Demande d’enregistrement d’animaux domestiques servant à enregistrer les chiens et les chats, dont le nom, l’adresse et les numéros de téléphone personnel, professionnel et cellulaire, ainsi que l’adresse de courriel | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-09 Les documents sont conservés pendant 3 ans avant d’être détruits. | |
| Véhicules immatriculés – Formulaires de demande pour les vendeurs autorisés | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, art. 10 (2), art. 156 et partie IV | Formulaire de demande d’enregistrement des véhicules immatriculés pour les vendeurs autorisés, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro du permis de conduire et le numéro de la plaque d’immatriculation | Personnel chargé de la délivrance des permis d’exploitation de taxis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-14 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Ordonnances et lettres sur les normes de biens-fonds | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 127-129 et art. 132 | Dossiers de cas d’application se rapportant à des lacunes dans une résidence, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro du rôle d’évaluation foncière | Personnel chargé des normes de biens-fonds | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D16-01 Les documents sont conservés pendant 13 ans avant d’être détruits. | |
| Formulaires d’approbation des spectacles pyrotechniques | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et partie IV | Formulaire d’approbation des spectacles pyrotechniques, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur du pyrotechnicien | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-25 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Demande d’activité spéciale | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2) et partie IV | Formulaire de demande à remplir pour délivrer le permis d’événement spécial, dont le nom, l’adresse, les numéros de téléphone, personnel, professionnel et cellulaire, le numéro de télécopieur et l’adresse de courriel | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-24 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Demandes de permis d’événement spécial – Cantines mobiles/vendeurs itinérants et permis d’exposition | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et partie IV | Formulaire de demande servant à immatriculer les cantines mobiles et à délivrer les permis de vendeur itinérant et d’exposition, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de cellulaire | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-16, E01-18 et E01-19 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Demandes de permis d’intermédiaire en services de transport par taxi | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2), art. 156 et partie IV | Documents servant à délivrer les permis d’intermédiaire en services de transport par taxi, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’exploitant | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-36 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Déclarations de témoins relativement à des morsures d’animaux | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 et art. 103-105 | Formulaire de déclaration de témoin servant à consigner les dépositions des témoins sur les morsures d’animaux, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et la date de naissance des témoins | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E04-05 Les documents sont conservés pendant 6 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. | |
| Inspection du zonage – Rapports de plaintes | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 et art. 425-427 | Rapports de plaintes se rapportant aux inspections du zonage et produits par le plaignant, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone du plaignant, ainsi que le nom et l’adresse du propriétaire des lieux | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D02-04 Dossiers conservés en permanence | |
| Avimark -- Clinique de stérilisation (base de données) | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et par. 10 (2) | Dont le nom, l’adresse et les coordonnées, ainsi que l’information sur les animaux, pour établir les contacts avec les propriétaires et programmer les rendez-vous | Personnel de la Clinique de stérilisation | Clients de la Clinique | Classification des documents généraux : E04-03 Les documents sont conservés pendant 5 ans après la fermeture du dossier, avant d’être détruits. | |
| Rapports sur les incidents de la Sécurité municipale (MARVAL) | Sécurité municipale | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et par. 10 (2) | Documents relatifs aux activités de la Sécurité municipale. Ces documents peuvent comprendre les noms, les adresses et les numéros de téléphone des personnes en cause ou témoins dans les incidents de sûreté et de sécurité dans les établissements et les immeubles de la Ville. On s’en sert pour les besoins en pièces justificatives (consultation ultérieure et contrevenants). | Personnel de la Sécurité municipale | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : E12-02 et E12-03 Les documents sont conservés pendant 5 ans avant d’être détruits. | |
| Rapports d’inspection ou de prévention des incendies | Services des incendies d’Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 128 et art. 467 | Inspections portant sur les travaux de rénovation ou sur la sécurité incendie, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone. Le rapport comprend de l’information pour la consignation des lacunes et des mesures correctives à appliquer au plus tard à des dates précises. | Personnel de la prévention des incendies | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E06-01 Les documents sont conservés pendant 5 ans avant d’être détruits. | Service des Incendies d’Ottawa, Direction générale des services de protection et d’urgence - Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Ordonnances d’inspection des incendies | Service des incendies d’Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 128 et art. 467 | Ordonnance d’inspection rendue lorsqu’un bâtiment ou une habitation réclame l’attention de la Ville en raison d’un risque d’incendie, dont le nom et l’adresse du propriétaire. Ces ordonnances sont rendues pour respecter le Code de prévention des incendies de l’Ontario et la Loi de 1997 sur la prévention et la protection contre l’incendie. Les dates de mise en conformité sont indiquées. | Personnel de la prévention des incendies | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E06-01 Les documents sont conservés pendant 5 ans avant d’être détruits. | Service des Incendies d’Ottawa, Direction générale des services de protection et d’urgence - Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Rapports d’enquête sur les incendies | Service des incendies d'Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 128 et art. 467 | Les rapports d’enquête sur les incendies comprennent les documents sur les enquêtes, les photos et les déclarations des témoins, entre autres, dont les noms, les adresses et les numéros de téléphone. Ces rapports comprennent l’information sur les causes présumées, les dommages et les coûts estimatifs des incidents. On peut consulter ces rapports pour les propriétaires fonciers et pour les questions d’assurance ou de droit; on les communique au Bureau du commissaire des incendies de l’Ontario si les dommages sont supérieurs à 1 M$. | Personnel de la prévention des incendies | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E07-02 Dossiers conservés en permanence | Service des Incendies d’Ottawa, Direction générale des services de protection et d’urgence - Plan du divulgation systématique et diffusion proactive |
| Programme d’intervention des jeunes incendiaires | Service des incendies d'Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 128 et art. 467 | Ce rapport sert à consigner l’information sur les jeunes incendiaires, dont les noms et les coordonnées. | Personnel de la prévention des incendies | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E06-10 Les documents sont conservés pendant 1 an après la fermeture du dossier, avant d’être détruits. | |
| Base de données sur les enquêtes du Service paramédic d'Ottawa | Service paramédic d'Ottawa | Loi sur les ambulances, L.R.O. 1990, chap. A.19 Règlement de l’Ontario no 257/00 Normes des documents sur les services d’ambulance de l’Ontario Land Ambulance Service Certification Standards | Rapports sur la synthèse des enquêtes. Dossiers électroniques sur les soins des patients et rapports sur les incidents à joindre éventuellement aux rapports sur la synthèse des enquêtes. La base de données peut comprendre des renseignements personnels sur les employés et sur des membres du public selon la nature de l’enquête. L’information recueillie peut comprendre entre autres : Employés : nom, poste, numéro d’employé et numéro du ministère de la Santé; Public : nom, adresse, numéro de la carte-santé (si le patient la produit), date de naissance et information sur la santé. | Gestionnaire de programme, Services de soutien opérationnel, commandant des Normes professionnelles, surintendants des Normes professionnelles, gestionnaire sur le terrain du ministère de la Santé et certains membres du personnel du Service paramédic d'Ottawa, selon le cas et les besoins | Employés et résidents de la Ville d’Ottawa | Classification des documents généraux : E08-03 Dossiers conservés en permanence | |
| Base de données sur le kiosque de dépistage de la COVID-19 | Service paramédic d'Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | Nom des visiteurs du quartier général du Service paramédic d’Ottawa (2495, promenade Don Reid) et du Centre intégré de répartition des ambulances (2475, promenade Don Reid). Seuls les noms des visiteurs sont enregistrés; on note aussi une mention pour savoir s’ils réussissent ou échouent le dépistage. | Journée d’information : surintendants des opérations, surintendants de la Conformité réglementaire et de la prévention des infections (CRPI) et commandants des Programmes cliniques Information rétrospective : surintendants de la CRPI et commandants des Programmes cliniques Délai de collecte de l’information publique : du 19 mars 2020 au 22 juin 2023 Remarque importante : L’outil ne permet plus de réunir l’information sur le public; le dépistage est limité au personnel qui intervient auprès des patients isolés. | Visiteurs du quartier général du Service paramédic et du Centre des communications de l’ambulance centrale d’Ottawa (dont des résidents éventuellement) | Classification des documents généraux : S04-04 Les documents sont conservés pendant 15 ans après la fermeture du dossier, avant d’être détruits. | |
| Tableau des demandes d’objets perdus et trouvés | Service paramédic d'Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | Ce tableur sert à consigner les demandes des particuliers qui communiquent avec le Service paramédic d'Ottawa pour retrouver des biens personnels perdus ou égarés suivant l’intervention des paramédics (par exemple au moment du départ en ambulance ou à l’hôpital). Le tableur comprend les noms, les coordonnées et la description des biens personnels des particuliers qui contactent le Service paramédic d’Ottawa. | Commandants des opérations, adjoint administratif principal et agent d'information du public | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : E12-04 Les documents sont conservés pendant 5 ans avant d’être détruits. | |
| Base de données sur les félicitations | Service paramédic d'Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | La base de données comprend les noms, les coordonnées et parfois l’adresse des personnes qui envoient des félicitations au Service paramédic d'Ottawa. On fait suivre aux employés une lettre pour leur faire savoir qu’on leur a adressé des félicitations. Le mot de félicitations est joint à cette lettre, qui comprend souvent un nom; toutefois, on enlève les autres renseignements personnels. | Gestionnaire de programme, Services de soutien opérationnel, commandant des Normes professionnelles, surintendants des Normes professionnelles et adjoint administratif principal | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les documents sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. | |
| Plaintes relatives aux contraventions de stationnement | Unité de l'application des règlements sur le stationnement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10, art. 425 et art. 439 | Correspondances écrites des résidents mécontents des contraventions de stationnement, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone | Personnel chargé du contrôle du stationnement et de la circulation | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E03-01 Les documents sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. | |
| Contraventions de stationnement | Unité de l'application des règlements sur le stationnement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10, art. 425 et art. 439 | Contraventions de stationnement délivrées pour les voitures des résidents, dont le numéro de la plaque d’immatriculation | Personnel chargé du contrôle du stationnement et de la circulation | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E03-03 Les documents sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Contrôle du stationnement et de la circulation; stationnement – Questions en litige – Avis d'intention de comparaître | Unité de l'application des règlements sur le stationnement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10, art. 425 et art. 439 | Avis d'intention de comparaître concernant une contravention de stationnement, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone | Personnel chargé du contrôle du stationnement et de la circulation | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E03-02 Les documents sont conservés pendant 3 ans suivant la date du règlement, avant d’être détruits. |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023
Banque de renseignements personnels : Direction générale des finances et des services organisationnels
Direction générale des finances et des services organisationnels
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée | Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dossiers des Comptes clients | Services des finances municipales | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. art. 8-10, art. 340-341, art. 343-348 | Des lettres de correspondances sont envoyées aux clients au sujet de leurs factures des Comptes débiteurs. Ces lettres contiennent les renseignements suivants : le nom, l’adresse et le numéro de téléphone. | Personnel des Comptes débiteurs | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F08-28 Les dossiers sont conservés pendant les 7 ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. | |
| Demandes pour l’exonération de l’impôt | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 357-358 | Formulaire de demande utilisé pour obtenir l’exonération de l’impôt qui continent le nom, l’adresse, le numéro de la demande, le numéro de la plainte, le numéro d’appel et le numéro de rôle de l’évaluation. | Personnel du Contrôle de l’évaluation foncière | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-17 Les dossiers sont conservés pendant les 6 ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. | |
| Demandes pour le programme de report de l’impôt foncier | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 319 Règlement municipal n° 2007-452, Ville d'Ottawa | La demande est utilisée pour déterminer si le demandeur peut bénéficier du programme de report de l’impôt foncier. Elle contient le nom, l’adresse, le numéro du rôle de l’impôt foncier, le numéro de téléphone, la date de naissance et le revenu du ménage. | Comptes clients, Unité des comptes de l’impôt foncier et des services d’eau | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-39 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| H2O – Compte des Services d’eau – Renseignements sur les comptes | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Renseignements sur les comptes des Services d’eau, notamment le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur, l’adresse de courriel, la consommation d’eau, l’historique des paiements et les renseignements bancaires des clients ayant un régime de prélèvement automatique. | Personnel des Services des recettes | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F27-06 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Dossiers de rôle d’évaluation foncière | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-344 | Les dossiers contiennent des renseignements sur l’évaluation du contribuable, soit son nom et son adresse et, potentiellement, le numéro de rôle de l’évaluation. | Personnel des Services des recettes | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-01 Les dossiers sont conservés pendant les 6 ans qui suivent leur remplacement avant d’être détruits. | |
| Rôles d’évaluation foncière - Rôles d’évaluation foncière supplémentaires | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 329, art. 340-341, art. 343-344 | Un avis pour une évaluation supplémentaire est envoyé aux propriétaires. Les renseignements suivants y sont inscrits : nom, adresse, numéro de rôle. | Personnel du Contrôle de l’évaluation foncière | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-04 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Entente autorisant la facturation du locataire | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Envoi direct de l’entente autorisant la facturation du locataire comme demandé par le propriétaire. Les renseignements suivants y sont inscrits : le numéro de compte client auprès des Services d’eau, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du propriétaire; le nom, l’adresse et le numéro de téléphone des locataires. | Comptes clients, Unité des comptes de l’impôt foncier et des services d’eau | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F27-06 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Agence de recouvrement | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 349 | Correspondance avec des agences de recouvrement au sujet des contribuables ayant une dette auprès de la Ville. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse et le numéro de téléphone. | Personnel de l’Unité de recouvrement des trop-payés | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F08-17 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Tableur Excel – Demande permettant d’effectuer le suivi des plaintes liées à l’impôt foncier ou aux comptes auprès des Services d’eau et des Services d’égouts | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 78-87, art. 91, art. 93, art. 444-446 | Système de suivi des plaintes présentées par les clients au sujet de l’impôt foncier ou des comptes des Services d’eau. La base de données permet d’effectuer un suivi des demandes et de la distribution. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse, le numéro de rôle, la facturation liée au numéro de compte client des Services d’eau. | Comptes clients, personnel de l’Unité des comptes de l’impôt foncier et des services d’eau | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. | |
| Entente de prolongation du délai de paiement | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P. 33 | Formulaire de demande utilisé dans le but de déterminer si le demandeur est admissible à une prolongation auprès de l’Unité de recouvrement des trop-payés en vertu de la Loi sur les infractions provinciales. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, la date de naissance, l’adresse, numéro de téléphone du domicile et du lieu de travail, les coordonnées de l’employeur, le nom, sa direction, le numéro du compte bancaire et le revenu mensuel. | Loi sur les infractions provinciales, Personnel de l’Unité de recouvrement des trop-payés | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F08-22 Les dossiers sont conservés pendant les 6 ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. | |
| Relevés d’imposition finaux | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-344 | Un relevé d’imposition final est envoyé aux propriétaires pour les aviser de la somme d’impôt foncier due à la Ville. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse, le numéro de rôle de l’évaluation. | Personnel des Services des recettes | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-31 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Correspondance générale en provenance des contrevenants à la Loi sur les infractions provinciales au sujet des comptes. | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P. 33 | Lettres en provenance des contrevenants à la Loi sur les infractions provinciales dans lesquelles sont inscrits le nom et l’adresse. | Loi sur les infractions provinciales, Personnel de l’Unité de recouvrement des trop-payés | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F08-22 Les dossiers sont conservés pendant les 6 ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. | |
| Subventions / Prêts / Subsides – Programme de subventions pour terres agricoles | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 107 | Prélèvement annuel dans le système d’impôts pour les propriétés agricoles. Les paiements effectués pour ces biens peuvent être reportés jusqu’à la fin de l’année et tous les intérêts et pénalités sont remboursés s’ils sont versés à temps. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’agriculteur. | Personnel des Services des recettes | Agriculteurs situés dans la Ville d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F18-04 Les dossiers sont conservés en permanence. | |
| Subventions / Prêts / Subsides – Programme de subventions pour les propriétaires | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 107 | Programme de subvention pour l’année 2023 visant à rembourser les contribuables qui sont propriétaires et qui sont touchés par des augmentations importantes de l’impôt depuis le transfert de l’impôt foncier commercial. Le suivi est effectué dans le système fiscal, y compris la génération de chèques et la compensation. Les renseignements qui y sont inscrits sont les suivants : le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du demandeur. | Personnel des Services des recettes | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F18-04 Les dossiers sont conservés en permanence. | |
| Base de données du Réseau intégré d’information sur les infractions – Amendes et autres mesures liées aux infractions provinciales | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P. 33, art. 165 Code de la route, L.R.O. 1990, chap. H.8, art. 205 | Base de données du système provincial qui rassemble l’ensemble des amendes remises en cas d’infractions provinciales et les mesures associées. Les Services des recettes utilisent le système en parallèle avec la perception des amendes impayées liées à des infractions provinciales. Les renseignements qui s’y trouvent sont les suivants : le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le permis de conduire et la date de naissance du contrevenant. | Personnel, Infractions provinciales | Citoyens d’Ottawa | Base de données provinciale – préservation continue. | |
| Correspondance en provenance de résidents souhaitant obtenir une exonération de l’impôt foncier | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 357-358 | Lettre reçue d’un résident demandant une exonération de l’impôt foncier en raison d’un incendie ou d’une démolition du bien. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse et le numéro de téléphone. | Personnel du Contrôle de l’évaluation foncière | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-17 Les dossiers sont conservés pendant les 6 ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. | |
| Sommes impayées | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-345 | Correspondance en provenance des contribuables qui ont des sommes impayés sur leur rôle d’évaluation. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse et les renseignements bancaires. | Personnel des Services des recettes | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-17 Les dossiers sont conservés pendant les 6 ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. | |
| Recouvrement des trop-payés – Dossiers clients | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, siècle 10 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 42 | Ces renseignements sont utilisés par l’Unité de recouvrement des trop-payés pour aider au recouvrement d’une somme due à la ville : le nom, l’adresse, le numéro de dossier et le numéro de la carte de crédit. | Personnel de l’Unité de recouvrement des trop-payés | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F08-21 Les dossiers sont conservés pendant les 7 ans qui suivent le remboursement du trop-payé avant d’être détruits. | |
| Recouvrement des trop-payés – Dossiers clients - États financiers | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, siècle 10 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, A. A, art. 42 | Ces renseignements sont utilisés par l’Unité de recouvrement des trop-payés pour aider au recouvrement d’une somme due à la ville : le nom, l’adresse, le numéro du dossier et le numéro de la carte de crédit. | Personnel de l’Unité de recouvrement des trop-payés | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F08-21 Les dossiers sont conservés pendant les 7 ans qui suivent le remboursement du trop-payé avant d’être détruits. | |
| Base de données sur les infractions provinciales – Perception des amendes impayées et application de la loi à cet égard | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, siècle 10 Loi sur l’évaluation foncière, L.R.O. 1990, chap. A.31, art.11, art. 14 | Cette base de données est utilisée pour le recouvrement des amendes impayées et l’application de la loi à cet égard. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le permis de conduire et la date de naissance du contrevenant. | Loi sur les infractions provinciales, Personnel de l’Unité de recouvrement des trop-payés | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F08-22 Les dossiers sont conservés pendant les 6 ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. | |
| Régime de prélèvement automatique – Formulaires d’inscription | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-348 | Cette banque est utilisée dans le cadre de la gestion des comptes clients de la Ville d’Ottawa et la collecte des paiements. Les renseignements suivants y sont inscrits : le numéro de client, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone du domicile et du lieu de travail. | Personnel des Comptes clients – Paiements | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F08-00 Les dossiers sont conservés pendant 3 ans avant d’être détruits. | |
| Régime de paiements préautorisés des impôts fonciers Formulaires d’inscription normaux et formulaire d’inscription en milieu d’année | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-344 | Formulaire de demande d’inscription au régime de paiement préautorisé des impôts fonciers. Les renseignements suivants y sont inscrits : le numéro de rôle d’impôt foncier, le nom, l’adresse ainsi que le numéro de téléphone du domicile et du lieu de travail. | Personnel des Comptes clients – Paiements | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-31 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Changement de propriétaire | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Lettres reçues de contribuables avisant d’un changement relatif au propriétaire du bien. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse et le numéro de rôle de l’évaluation. | Personnel des Comptes clients – Entretien | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-29 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Évaluation de l’impôt foncier – Demande d’allégement fiscal | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 364 Règlement de l’Ontario 325/01 | Formulaire de demande utilisé pour déterminer l’admissibilité à un allégement fiscal et le montant de la remise pour les bâtiments commerciaux et industriels vacants. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur du propriétaire ainsi que le numéro de rôle de l’évaluation. | Comptes clients, Unité des comptes de l’impôt foncier et des services d’eau | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-02 Les dossiers sont conservés pendant les 6 ans qui suivent leur remplacement avant d’être détruits. | |
| Demande de modification des renseignements inscrits dans les comptes des Services d’eau ou des Services d’égouts | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Demande de modification des renseignements inscrits dans les comptes des Services d’eau ou des Services d’égouts. Cette banque est utilisée à des fins administratives. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse et le numéro de téléphone. | Personnel des Comptes clients – Entretien | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-26 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Demande de remboursement d’impôt | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-344 | Le formulaire de demande de remboursement d’impôt est utilisé en présence d’un solde créditeur dans le compte d’impôt. Les renseignements suivants y sont inscrits : le numéro de rôle d’impôt foncier, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone. | Personnel des Comptes clients – Entretien | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-15 Les dossiers sont conservés pendant les 6 ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. | |
| Demande de remboursement auprès des Services d’eau | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Demande de remboursement présentée par un résident aux Services d’eau. Cette banque est utilisée à des fins administratives. Les renseignements suivants y sont inscrits : le numéro du compte client, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone. | Personnel des Comptes clients – Entretien | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F27-06 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Base de données sur les certificats d’impôt foncier | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 Loi sur l’évaluation foncière, L.R.O. 1990, chap. A.31, art. 11, art. 14 | Base de données sur les dossiers qui rassemble tous les certificats d’impôt foncier sur un serveur de gestion des dossiers pour en faciliter le stockage et la récupération. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse et le numéro de rôle de l’évaluation. | Personnel des Services des recettes | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-26 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Certificats d’impôt foncier | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 352 | Les certificats d’impôts fonciers sont remis aux contribuables pour leur indiquer la somme due sur leur compte d’impôts fonciers. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse et le numéro de rôle de l’évaluation. | Personnel des Comptes clients – Entretien | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-26 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| VTAX – Vailtech, Système d’impôts municipaux | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 Loi sur l’évaluation foncière, L.R.O. 1990, chap. A.31, art. 11 | Le système VTAX permet d’accéder à des renseignements numériques sur les évaluations foncières, notamment le nom du propriétaire ou du locataire, l’adresse et le numéro de rôle de l’évaluation. | Gestion des risques, Services juridiques et directions générales déclarantes | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-02 Les dossiers sont conservés pendant les 7 ans qui suivent leur remplacement avant d’être détruits. | |
| Facturation des Services d’eau – Régime de prélèvement automatique - Formulaire d’inscription pour la facturation des Services d’eau | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Formulaire d’inscription pour le prélèvement automatique par les Services d’eau. Les renseignements suivants y sont inscrits : le numéro du compte client auprès des Services d’eau, le nom, l’adresse ainsi que le numéro de téléphone du domicile et du lieu de travail. | Personnel des Comptes clients – Paiements | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F27-06 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Compte auprès des Services d’eau ou d’impôt foncier – Correspondance générale en provenance des contribuables | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Lettre reçue de citoyens au sujet de leurs comptes auprès des Services d’eau et d’impôt foncier. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur. | Personnel des Services des recettes | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F04-00 Les dossiers sont conservés pendant 3 ans avant d’être détruits. | |
| Certificats d’eau | Services des recettes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Les certificats d’eau sont fournis aux contribuables pour leur indiquer le montant devant être payé pour les services d’eau d’une propriété. Les renseignements qui y sont inscrits sont les suivants : le nom, l’adresse et le numéro de rôle de l’évaluation. | Personnel des Comptes clients – Entretien | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F27-01 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023
Banque de renseignements personnels : Direction générale des services d’infrastructure et d’eau
Direction générale des services d’infrastructure et d’eau
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée | Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Services environnementaux – Base de données de la Gestion de l’entretien | Base de données des Services d’eau et du Système de gestion de l’infrastructure (ITX, ancien système, utilisation active) et rapport Power BI; Maximo est le nouveau système de gestion de l’entretien. | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | La base de données sur les services d’eau et d’égout contient tous les renseignements relatifs à ces services, à l’ensemble de l’infrastructure ainsi qu’aux travaux qui y sont accomplis (par exemple, équipement, effectif et matériel), et les coordonnées (noms, adresses et numéros de téléphone) des clients. | Employés de la Ville d’Ottawa, gestionnaires, superviseurs, directeur, Service du contentieux et Service des finances | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : T05-01 Les dossiers sont conservés en permanence. | |
| Services environnementaux – Dossier du projet | Services d’eau | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 78-87, art. 91, art. 93, art. 444-446 | Coordonnées des clients (par exemple, nom, numéro de téléphone et adresse), nom et numéro de téléphone de l’entreprise, tout ordre de travail, renseignements sur l’infrastructure, permis signés, coûts des travaux, copies de tous les travaux dans SAP et ITX, toutes les activités liées au travail, effectif équipement et matériel. | Employés, gestionnaires, superviseurs, directeur, Service du contentieux et Service des finances, au besoin | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : W05-11 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | |
| Projet de revitalisation – Correspondance privée de la part des Services d’égouts pour les résidents touchés | Services d’eau | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 76 | La Ville d’Ottawa dispose d’un projet de revitalisation ayant un cycle de 20 ans. La correspondance est préparée en fonction de ce projet, qui comprend un nom et une adresse. | Personnel des Services d’égouts | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : W08-03 Les dossiers sont conservés en permanence. | |
| Demandes de service pour un examen (ligne 24 heures sur 24) | Services d’eau, Maximo | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 78-87, art. 91, art. 93, art. 96-97 | Ces renseignements permettent de gérer les appels du public au sujet d’une demande de service (examen des égouts pluviaux et sanitaires; renseignements sur les pluviomètres; entretien des compteurs d’eau et localisation des installations). Ces renseignements comprennent, sans s’y limiter : noms, adresses, numéros de téléphone, courriels. | Personnel du service à la clientèle | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : W05-01 Les dossiers sont conservés pendant 2 ans avant d’être détruits. | |
| Examen des installations de gestion des eaux pluviales | Services d’eau | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 87, art. 96-97 | Plaintes relatives aux installations de gestion des eaux pluviales, à des clôtures brisées, à des débris, à des castors et au vandalisme. Ces renseignements sont utilisés à titre d’outils dans le cadre de l’examen et comprennent, sans s’y limiter : noms, adresses, numéros de téléphone. | Ingénieurs, personnel de soutien à la clientèle et superviseurs des installations de Gestion des eaux pluviales. | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : W05-08 Les dossiers sont conservés en permanence. | |
| Examen des installations de gestion des eaux sanitaires | Services d’eau, Maximo | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 78-87, art. 91, art. 93 | Demandes formulées par les citoyens au sujet d’un examen des installations de gestion des eaux sanitaires. Ces renseignements comprennent, sans s’y limiter : noms, adresses, numéros de téléphone. | Personnel de soutien à la clientèle | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : W05-03 Les dossiers sont conservés en permanence. | |
| Examen des installations de gestion des eaux | Services d’eau, Maximo | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 78-87, art. 91, art. 93 | Demandes formulées par les citoyens au sujet d’un examen des installations de gestion des eaux auprès du service à la clientèle. Ces renseignements comprennent, sans s’y limiter : noms, adresses, numéros de téléphone. | Personnel de Qualité de l’eau, personnel de soutien à la clientèle | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : W05-02 Les dossiers sont conservés en permanence. | Direction générale des services d’infrastructure et d’eau, Services d’eau, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023
Banque de renseignements personnels : Services juridiques
Services juridiques
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée | Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Questions de réclamations et de litiges | Services juridiques | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. | Nom ou l’un des éléments suivants : adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, numéro de téléphone cellulaire, date de naissance, adresse électronique, nom de l’avocat, fournisseur d’assurance et couverture, dossiers médicaux (dans le cas de blessures corporelles). Ces renseignements sont recueillis aux fins d’évaluation et de gestion des réclamations et des litiges engagés à l’encontre de la Ville. | Personnel des Services juridiques | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : L05-01 (Réclamations de la Ville), L05-02 (Réclamations à l’encontre de la Ville) Les dossiers sont conservés pendant six ans après la résolution de la réclamation, puis détruits. L05-07 (Services du Code du bâtiment – Réclamations à l’encontre de la Ville) Les documents sont conservés en permanence. L08-06 (Réclamations générales, toutes sauf automobiles) Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. L08-07 (Réclamations en cas d’accident de la route) Les dossiers sont conservés pendant 25 ans après leur clôture, puis détruits. L08-09 (Réclamations en cas d’accident de la route 1994-1996 UNIQUEMENT) Les dossiers sont conservés pendant 100 ans après leur clôture, puis détruits. |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023
Banque de renseignements personnels : Bureau du greffier municipal
Bureau du greffier municipal
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée | Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bénévoles –Recrutement pour le Comité consultatif | Services au Conseil municipal et aux comités | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. Règlement municipal no 2019-044 de la Ville d’Ottawa. | Dossiers de recrutement pour les membres des comités consultatifs, des conseils et des instances officielles nommés par le Conseil. Contient le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et les adresses électroniques. | Personnel des Services au Conseil municipal et aux comités et membres du Conseil (membres des comités de sélection) | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : G01-19 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. | |
| Rapports du comité permanent, du comité de transit, des sous-comités et du Conseil –Soumissions du public | Services au Conseil municipal et aux comités | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. Règlement municipal no 2021-024 de la Ville d’Ottawa. | Lettres reçues pour soutenir ou s’opposer à des propositions traitées par le Comité ou le Conseil. Contient le nom, l’adresse, et le numéro de téléphone. | Personnel des Services au Conseil municipal et aux comités (les membres du Conseil, l’équipe de la haute direction et le personnel législatif de la direction générale peuvent avoir des copies éphémères de ces dossiers). | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : G01-10 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. | |
| Archives – Photo de bons de travail | Services législatifs | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 253(1), art. 254. | Gérer les dossiers associés aux demandes de reproduction effectuées par les clients des Archives. Il s’agit notamment de documents papier et numériques contenant des renseignements personnels sur les clients (p. ex. nom, adresse, courriel) et des détails sur les documents d’archives reproduits. | Personnel des Archives | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R17-08 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. | |
| Archives –Formulaires d’inscription des chercheurs/Suivi des demandes de renseignements | Services législatifs | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 253(1), art. 254. | Formulaire d’inscription des chercheurs à utiliser pour contribuer à la sécurité des archives et des collections, pour communiquer avec les chercheurs inscrits et pour promouvoir les organismes affiliés. Contient le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur, l’adresse électronique, et le numéro du laissez-passer du chercheur. | Personnel des Archives | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R17-05 et R17-07 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. | |
| Archives – Dossiers d’acquisition | Services législatifs | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 253(1), art. 254. | Documents d’acquisition, d’évaluation, d’enregistrement, d’aliénation et de transfert. Les renseignements personnels comprennent le nom, l’adresse, l’adresse électronique, ainsi que des renseignements financiers en cas d’évaluation de la valeur monétaire de l’acquisition privée. | Personnel des Archives | Citoyens d’Ottawa | Classifications des dossiers de la Ville : R11-01, R11-05, R11-06, et R11-07 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. | |
| Élections –Demandes de remise de contribution | Élections municipales et services en français | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, art. 82. Règlement municipal no 2005-505 de la Ville d’Ottawa. | Nom, adresse postale, montant de la remise à une personne ayant fait un don à un candidat pendant la période électorale et qui demande une remise de contribution. | Personnel du Bureau des élections | Personnes qui ont fait un don à un candidat à un poste au Conseil municipal | Classification des dossiers de la Ville : G10-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. | |
| Élections – Nomination d’un mandataire | Élections municipales et services en français | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, c. 32, annexe, art. 44. | Quartier et numéro de section de vote, nom et adresse habilitante complète de l’électeur nommant un mandataire, nom et adresse habilitante complète de l’électeur nommé à titre de mandataire, la relation (le cas échéant) avec l’électeur effectuant la nomination. Utilisé lorsqu’un électeur n’est pas en mesure de voter dans un bureau de vote. | Personnel du Bureau des élections | Électeurs d’Ottawa qui ne sont pas en mesure de voter à une section de vote pendant le processus électoral. | Classification des dossiers de la Ville : G10-13 Les dossiers sont conservés pendant huit ans, puis détruits. | |
| Élections –Prolongation de la période de campagne électorale des candidats | Élections municipales et services en français | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, par. 68(1). | Nom et adresse du candidat, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresse électronique à utiliser si le candidat est en situation de déficit à la fin de l’année d’élection. | Personnel du Bureau des élections | Candidats en situation de déficit à la fin de l’année d’élection | Classification des dossiers de la Ville : G10-02 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. | |
| Élections – États financiers des candidats | Élections municipales et services en français | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, art. 78. | Nom et adresse postale du candidat, numéro de téléphone au domicile ou au travail, numéro de télécopieur, adresse électronique des candidats qui ont déposé une déclaration de candidature à un poste au sein du Conseil municipal ou d’un conseil scolaire. | Personnel du Bureau des élections | Candidats qui ont déposé une déclaration de candidature à un poste au sein du Conseil municipal ou d’un conseil scolaire | Classification des dossiers de la Ville : G10-15 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. | Bureau du greffier municipal, Élections –États financiers des candidats, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Élections – Personnel du scrutin d’élections | Élections municipales et services en français | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, par. 15(1). | Nom, adresse, numéro de téléphone au domicile ou au travail, expérience antérieure en matière d’élection, employé municipal, langues parlées, conjoint du candidat; utilisation d’une automobile, affectation et montant payé lors de la candidature à un poste du scrutin d’élections. | Personnel du Bureau des élections | Personnes âgées de 16 ans ou plus souhaitant être embauchées en tant que membre du personnel électoral | Classification des dossiers de la Ville : G10-14 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. | |
| Élections –Déclarations de candidature | Élections municipales et services en français | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, art. 29. | Nom du candidat, adresse habilitante, adresse postale, numéro de téléphone au travail et au domicile, numéro de télécopieur, adresse électronique des personnes souhaitant se présenter à une élection. | Personnel du Bureau des élections | Personnes souhaitant se présenter aux élections municipales et scolaires | Classification des dossiers de la Ville : G10-02 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. | Bureau du greffier municipal, Élections –Candidats, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Élections – Reçu – Contribution à la campagne d’un candidat – Programme de remises de contributions | Élections municipales et services en français | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, art. 82. Règlement municipal no 2005-505 de la Ville d’Ottawa. | Nom de la personne, adresse postale des particuliers, des personnes morales et des syndicats (de l’Ontario) qui ont fait un don à un candidat à un poste au Conseil municipal. Le candidat participe au Programme de remises de contributions. | Personnel du Bureau des élections | Personnes qui ont fait un don à un candidat à un poste au Conseil municipal | Classification des dossiers de la Ville : G10-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. | Bureau du greffier municipal, Élections –Demandes de remise de contribution, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) – Accès ou rectification des renseignements personnels | Services politiques et activités opérationnelles | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. Règlement municipal no 2005-507 de la Ville d’Ottawa, art. 1. Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56, art. 17 et 37. | Nom, adresse et numéro de téléphone. Utilisée pour fournir au demandeur les renseignements demandés. | Personnel du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (AIPVP) | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : I02-04 Les dossiers sont conservés pendant neuf ans, puis détruits. | |
| Demande en vertu de la LAIMPVP –Accès à de l’information générale | Services politiques et activités opérationnelles | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. Règlement municipal no 2005-507 de la Ville d’Ottawa, art. 1 Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56, art. 17 et 36. | Nom, adresse et numéro de téléphone. Utilisée pour fournir au demandeur les renseignements demandés. | Personnel du Bureau de l’AIPVP | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : I02-03 Les dossiers sont conservés pendant neuf ans, puis détruits. | Bureau du greffier municipal, Accès à l’information et protection de la vie privée – Liste des demandes faites en vertu de la LAIMPVP, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Demande LAIMPVP – Demandes en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé | Services politiques et activités opérationnelles | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. Règlement municipal no 2005-507 de la Ville d’Ottawa, art. 1. Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, L.O. 2004, chap. 3, annexe A, art. 52, 53, et 55. | Nom, adresse et numéro de téléphone. Utilisée pour fournir au demandeur les renseignements demandés. | Personnel du Bureau de l’AIPVP | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : I02-06 Les dossiers sont conservés pendant neuf ans, puis détruits. | Bureau du greffier municipal, Accès à l’information et protection de la vie privée – Liste des demandes faites en vertu de la LAIMPVP, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Demande LAIMPVP – Plaintes relatives à la protection de la vie privée | Services politiques et activités opérationnelles | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. Règlement municipal no 2005-507 de la Ville d’Ottawa, art. 1 Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56, art. 17 et 39. | Nom, adresse et numéro de téléphone. Utilisée pour fournir au demandeur le résultat de la plainte relative à la protection de la vie privée. | Personnel du Bureau de l’AIPVP | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : I02-05 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023
Banque de renseignements personnels : Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique
Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée | Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Demandes d’enseigne destinée aux services d'urgence (profilé 9-1-1) pour les adresses municipales | Services du Code du bâtiment | Règlement sur l’adressage municipal de la Ville d’Ottawa (no 2014-78) | Traitement des demandes sur les adresses municipales, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Personnel des Services du Code du bâtiment et personnel de l’Unité de la circulation routière | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D11-01 Dossiers conservés en permanence | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Services de planification, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Base de données d’information sur les permis de construire | Services du Code du bâtiment | Loi de 1992 sur le code du bâtiment, L.O. 1992, chap. 23, par. 2 (9) Règlement municipal sur le bâtiment de la Ville d’Ottawa (no 2014-220), art. 4 et 13 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Pour l’administration et la gestion de l’information sur les permis de construire | Personnel des Services du Code du bâtiment | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D13-01 Dossiers conservés en permanence | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Services de planification, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Permis de construire | Services du Code du bâtiment | Loi de 1992 sur le code du bâtiment, L.O. 1992, chap. 23, par. 2 (9) Règlement municipal sur le bâtiment de la Ville d’Ottawa (no 2014-220), art. 4 et 13 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Traitement des demandes de permis de construire, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Personnel des Services du Code du bâtiment, personnel du Service des incendies, personnel des Services des règlements municipaux et personnel des Services juridiques | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D13-01 Dossiers conservés en permanence | |
| Permis de construire annulés et demandes de permis annulées | Services du Code du bâtiment | Loi de 1992 sur le code du bâtiment, L.O. 1992, chap. 23, par. 2 (9) Règlement municipal sur le bâtiment de la Ville d’Ottawa (no 2014-220), art. 4 et 13 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Traitement des demandes de permis de construire annulés et des demandes de permis annulées, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Personnel des Services du Code du bâtiment, personnel des Services des règlements municipaux et personnel des Services juridiques | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D13-03 Dossiers conservés en permanence | |
| Rapports de conformité | Services du Code du bâtiment | Règlement sur les rapports de conformité de la Ville d’Ottawa (no 2003-69), art. 3 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Traitement et administration des demandes et établissement des rapports de conformité, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Commis techniques, agents des rapports de conformité, coordonnateurs, gestionnaires de programme, gestionnaires et chef du service du bâtiment | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : L06-03 Dossiers conservés en permanence | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Services de planification, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Demandes de dérogation mineure pour les enseignes portant sur les projets d’aménagement | Services du Code du bâtiment | Règlement régissant les enseignes permanentes sur des propriétés privées de la Ville d’Ottawa (no 2016-326), art. 16 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Traitement, administration et approbation des demandes de dérogation mineure pour les enseignes portant sur les projets d’aménagement, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Coordonnateurs techniques des SCB, agents responsables des adresses et des enseignes municipales, conseillers municipaux et leurs adjoints, gestionnaires de programme, gestionnaires et chef du service du bâtiment | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D07-10 Les documents sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Services de planification, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Demandes déposées dans le cadre des plans directeurs | Services du Code du bâtiment | Loi de 1992 sur le code du bâtiment, L.O. 1992, chap. 23, par. 2 (9) Règlement municipal sur le bâtiment de la Ville d’Ottawa (no 2014-220), art. 4 et 13 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Traitement des demandes déposées dans le cadre des plans directeurs, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Personnel des Services du Code du bâtiment, personnel du Service des incendies, personnel des Services des règlements municipaux et personnel des Services juridiques | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D13-02 Dossiers conservés en permanence | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Services de planification, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Approche privée permanente ou temporaire (selon l’adresse spécifique) | Services des emprises, du patrimoine et du design urbain | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Règlement sur les empiètements de la Ville d’Ottawa (no 2003-446) | Demande à remplir lorsque le demandeur souhaite faire aménager une approche privée permanente ou temporaire selon l’adresse spécifique, dont le nom, l’adresse municipale et le numéro de téléphone. | Personnel de l’Unité des règlements municipaux, des permis et des inspections et personnel de l’Unité de la sécurité routière | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-06 Les documents sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Emprises, Patrimoine et Design urbain, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Approche privée permanente ou temporaire (selon le nom de la rue) | Services des emprises, du patrimoine et du design urbain | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Règlement sur les empiètements de la Ville d’Ottawa (no 2003-446) | Demande à remplir lorsque le demandeur souhaite faire aménager une approche privée permanente ou temporaire selon le nom de la rue, dont le nom, l’adresse municipale et le numéro de téléphone. | Personnel de l’Unité des règlements municipaux, des permis et des inspections et personnel de l’Unité de la sécurité routière | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-05 Les documents sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Emprises, Patrimoine et Design urbain, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Permis d’enseigne permanente | Services du Code du bâtiment | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Règlement régissant les enseignes permanentes sur des propriétés privées de la Ville d’Ottawa (no 2016-326) | Traitement des demandes; administration et approbation des permis d’enseignes permanentes, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires. | Personnel des Services du Code du bâtiment | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-01 Dossiers conservés en permanence | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Services de planification, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Droit d’empiètement permanent sur la voie publique | Services des emprises, du patrimoine et du design urbain | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Règlement sur les empiètements de la Ville d’Ottawa (no 2003-446) | Demande à remplir lorsque le demandeur veut avoir le droit d’empiéter en permanence sur la voie publique, dont le nom et l’adresse | Personnel de l’Unité des règlements municipaux, des permis et des inspections et personnel de l’Unité de la sécurité routière | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-04 Dossiers conservés en permanence | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Emprises, Patrimoine et Design urbain, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Dénomination des voies privées | Services du Code du bâtiment | Règlement sur l’adressage municipal de la Ville d’Ottawa (no 2014-78) | Traitement des demandes; administration et approbation des demandes de dénomination des voies privées, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Coordonnateurs techniques des SCB, agents responsables des adresses et des enseignes municipales, conseillers municipaux et leurs adjoints, gestionnaires de programme, gestionnaires et chef du service du bâtiment | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D07-09 Dossiers conservés en permanence | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Services de planification, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Relations publiques – Accès aux dossiers des demandes de permis de construire | Services du Code du bâtiment | Règlement sur les rapports de conformité de la Ville d’Ottawa (no 2003-69), art. 3(1), 5(1) et 6(1) Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8(1) et 10 | Demande d’accès à l’information sur les permis de construire et demandes de consultation et d’acheminement de l’information, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone professionnel ou cellulaire et l’adresse de courriel. | Commis techniques et personnel des Services du Code du bâtiment | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D00-05 Dossiers conservés en permanence | |
| Droit d'empiètement temporaire sur la voie publique | Services des emprises, du patrimoine et du design urbain | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 Règlement sur les empiètements de la Ville d’Ottawa (no 2003-446) | Demande à remplir lorsque le demandeur veut avoir le droit d’empiéter temporairement sur la voie publique, dont le nom et l’adresse. | Personnel de l’Unité des règlements municipaux, des permis et des inspections et personnel de l’Unité de la sécurité routière | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-03 Les documents sont conservés pendant 5 ans suivant le changement de vocation avant d’être détruits. | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Emprises, Patrimoine et Design urbain, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Consultations sur le zonage pour les foyers de groupe | Services du Code du bâtiment | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, 10 et 425-427 | Demande à remplir pour les consultations sur le zonage des foyers de groupe. Il faut y indiquer le nom, l’adresse municipale, le nom de l’organisation et la description des demandeurs de logements. | Personnel des Services de planification et des Services du Code du bâtiment | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D02-05 Les documents sont conservés pendant 10 ans suivant l’annulation de la demande ou la fermeture du foyer collectif avant d’être détruits. | Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique, Services de planification, Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
| Base de données d’information sur les demandes d’aménagement (MAP) | Services de planification | Loi sur l’aménagement du territoire, L.R.O. 1990, chap. P.13, art. 1.0.1 | Formulaires de demande, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des propriétaires et des demandeurs | Personnel des Services de planification | Citoyens d’Ottawa, propriétaires et demandeurs | Classification des documents généraux : D04-01 Dossiers conservés en permanence | |
| Enquête origine-destination 2022 (en cours) | Services de la planification des transports | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Données sur les ménages, sur les particuliers et sur les déplacements, servant à mettre à jour les outils de prévision des déplacements, à analyser les tendances dans les déplacements et à mettre au point des plans de transport | Expert-conseil de l’enquête | Résidents de la région de la capitale nationale | Classification des documents généraux : C10-03 Les documents sont conservés pendant trois ans suivant la fin de l’enquête avant d’être détruits. | |
| Enquête origine-destination 2022 (en cours) | Services de la planification des transports | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Détails des coordonnées des répondants à l’enquête qui souhaitent participer éventuellement à d’autres enquêtes | Personnel de la Section de la modélisation des transports de la Direction des réseaux et de la politique de transport | Résidents de la région de la capitale nationale | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. | |
| Services de la planification des transports et activités de consultation publique | Services de la planification des transports | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Listes des destinataires des courriels sur les projets de planification des transports, dont les études sur la modération de la circulation dans les quartiers, les évaluations environnementales, les projets de transport actif et le Plan directeur des transports | Personnel de gestion de projet des Services de la planification des transports | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023
Banque de renseignements personnels : Direction générale des services des travaux publics
Direction générale des services des travaux publics
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée | Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Services environnementaux –Dossiers de projet | Services des forêts et d’entretien des parcs, Services des déchets solides | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, 78-87, 91, 93, et 444-446. | Coordonnées des clients (p. ex. nom, numéro de téléphone et adresse), nom et numéro de téléphone de l’entreprise, tout ordre de travail, renseignements sur l’infrastructure, permis signés, coûts des travaux, copies de tous les travaux dans SAP et ITX, toutes les activités liées au travail, effectif équipement et matériel. | Employés, gestionnaires, superviseurs, directeur, Service du contentieux et Service des finances, au besoin | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : T03-03 Les dossiers sont conservés en permanence. | |
| Enquêtes des Services des déchets solides –Demande de service | Services des déchets solides | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, et 76. | Noms, adresses, numéros de téléphone, et courriels. Aux fins de traitement des appels reçus du public concernant des demandes de service. | Personnel des Services des déchets solides | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : W05-01 Les dossiers sont conservés pendant deux ans, puis détruits. | |
| Plaintes concernant la collecte des déchets solides | Travaux publics | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, et 76. | Noms, adresses, et numéros de téléphone. Plaintes reçues concernant la collecte et l’élimination des déchets. | Personnel de Collecte des déchets | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : W20-03 Les dossiers sont conservés pendant deux ans, puis détruits. | |
| Enquêtes des Services des déchets solides –Avis d’infraction | Travaux publics | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, et 76. | Noms, adresses, et numéros de téléphone. Avis d’infraction envoyés aux propriétaires qui enfreignent le Règlement sur la gestion des déchets solides. | Personnel des Services des déchets solides | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : W05-04 Les dossiers sont conservés en permanence. | |
| Enquêtes des Services des déchets solides –Boîte de réception des Services des déchets solides | Travaux publics | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, et 76. | Noms, adresses, numéros de téléphone, et courriels. Aux fins de traitement des plaintes reçues du public concernant les enquêtes des Services des déchets solides. | Personnel des Services des déchets solides | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : W05-04 Les dossiers sont conservés en permanence. |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023
Banque de renseignements personnels : Direction générale des loisirs, de la culture et des installations
Direction générale des loisirs, de la culture et des installations
| Nom de la banque de renseignements personnels | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée | Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Demandes d’utilisation de salles, de studios spéciaux et de gymnases | Sites de sports et de loisirs, Direction des parcs et des programmes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Formulaire de demande de réservation de salles, de studios spéciaux et de gymnases, utilisé à des fins de traitement de la demande et de gestion des programmes de loisirs et de culture de la Ville d’Ottawa. Contient le nom, l’adresse, le numéro de téléphone au domicile et au bureau, le numéro de télécopieur et l’adresse électronique. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : A05-06 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. | |
| Demandes d’utilisation des installations aquatiques de la Ville d’Ottawa | Sites de sports et de loisirs, Direction des parcs et des programmes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Formulaire de demande utilisé à des fins de traitement de la demande et de gestion des programmes de loisirs et de culture de la Ville d’Ottawa. Contient le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l’adresse électronique. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : A05-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. | |
| Programmes culturels et récréatifs – Formulaires de demande de remboursement | Services de la culture et du patrimoine | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Demande de remboursement par le participant qui annule son inscription à un programme, utilisé à des fins de traitement de la demande ou de l’entente et de gestion des programmes de loisirs et de culture de la Ville d’Ottawa. Contient le nom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone au domicile et en soirée des participants. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F07-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. | |
| Programmes culturels et récréatifs – Main dans la main | Services récréatifs et culturels | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Formulaire de demande d’aide financière utilisé à des fins de traitement de la demande et de gestion des programmes de loisirs et de culture de la Ville d’Ottawa. Contient le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du demandeur, ainsi que le nom et la date de naissance des enfants. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur, conseillers en affaires | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R00-03 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. | |
| Programmes culturels – Entente sur les services de garde d’enfants | Services de la culture et du patrimoine | Loi sur les municipalités, L.R.O 1990, chap. M.45, par. 207(45). | Entente sur les services de garde d’enfants à utiliser lors de la participation à des programmes culturels, et à recueillir à des fins d’administration et de gestion du Programme de gestion des risques de la Ville d’Ottawa. Contient le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du tuteur, ainsi que le nom de l’enfant. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R03-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. | |
| Programmes culturels – Consentement à la divulgation d’une photographie de l’enfant | Services de la culture et du patrimoine | Loi sur les municipalités, L.R.O 1990, chap. M.45, par. 207(45). | Consentement à la divulgation d’une photographie de l’enfant lorsqu’il est inscrit à des programmes culturels pour enfants. Contient le nom et l’adresse des parents. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : L00-01 Les dossiers sont conservés pendant 12 ans, puis détruits. | |
| Programmes culturels – Formulaire d’autorisation pour les sorties d’une journée et les excursions | Services de la culture et du patrimoine | Loi sur les municipalités, L.R.O 1990, chap. M.45, par. 207(45). | Formulaire d’autorisation pour les sorties d’une journée et les excursions, utilisé à des fins d’administration et de gestion du Programme de gestion des risques de la Ville d’Ottawa. Contient le nom et la date de naissance des participants. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R00-01 Les dossiers sont conservés pendant 11 ans après la fin du cours ou de l’événement, ou après l’expiration de l’abonnement, puis détruits. | |
| Programmes culturels – Formulaires d’inscription aux programmes culturels et de loisirs pour enfants | Services de la culture et du patrimoine | Loi sur les municipalités, L.R.O 1990, chap. M.45, par. 207(45). | Formulaire d’inscription aux programmes de loisirs et de culture pour enfants. Ces renseignements sont recueillis à des fins d’administration et de gestion du programme de gestion des risques de la Ville d’Ottawa. Contient le nom de l’enfant, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, le nom des parents et le numéro de téléphone cellulaire. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R03-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. | |
| Programmes culturels – Formulaires de demande d’administration de médicaments | Services de la culture et du patrimoine | Loi sur les municipalités, L.R.O 1990, chap. M.45, par. 207(45). | Formulaire de demande d’administration de médicaments, utilisé à des fins d’administration, de supervision de l’administration ou d’entreposage de médicaments. Contient le nom, l’adresse, la date de naissance et le numéro de téléphone des participants, ainsi que le nom et le numéro de téléphone des parents. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R00-01 Les dossiers sont conservés pendant 11 ans après la fin du cours ou de l’événement, ou après l’expiration de l’abonnement, puis détruits. | |
| Entente-cadre générale, entente de gestion et entente sur la garde des clés, utilisées lors de l’entrée dans les installations communautaires | Sites de sports et de loisirs, Direction des parcs et des programmes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Entente-cadre générale, entente de gestion et entente sur la garde des clés, utilisées lors de l’entrée dans les installations communautaires. Contient le nom, l’adresse, le numéro de téléphone au domicile et au travail, l’adresse électronique et le numéro de télécopieur. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : A05-06 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. | |
| Services des parcs, des loisirs et de la culture – Programmes aquatiques spécifiques - Feuille directrice sur les activités aquatiques | Sites de sports et de loisirs, Direction des parcs et des programmes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. | Feuille directrice sur les activités aquatiques, utilisée à des fins d’évaluation des habiletés aquatiques. Contient le nom, l’adresse et le numéro de téléphone des participants. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R01-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. | |
| Demande de location d’une installation (piscine) | Sites de sports et de loisirs, Direction des parcs et des programmes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. | Demande de location d’une installation de loisirs. Contient le nom du demandeur, le numéro de client, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de permis. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : A05-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. | |
| Programmes aquatiques spécifiques – Feuille de notation du cours de natation | Sites de sports et de loisirs, Direction des parcs et des programmes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10. | Note du cours de natation, utilisée à des fins d’accès au programme de natation pour les nageurs. Contient le nom, l’âge, et le numéro de téléphone au domicile et au travail. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R01-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. | |
| Programmes aquatiques spécifiques – Programme de natation par le jeu | Sites de sports et de loisirs, Direction des parcs et des programmes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | La préinscription au Programme de natation par le jeu est offerte aux enfants qui s’inscrivent au programme. Contient le nom du parent et son numéro de téléphone au travail et à la maison. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R01-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. | |
| Accord de financement : Accord de contribution, utilisé lors de la participation à des programmes financés par des subventions et des contributions. | Unité des ententes de partenariat et de financement et Services de soutien aux activités (SSA) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Accord de contribution, états financiers, demandes de financement, et listes du conseil d’administration qui contiennent le nom, l’adresse, le numéro de téléphone au domicile et au travail, l’adresse électronique et le numéro de télécopieur. Nom et prénom du client, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, nom et coordonnées des parents, problèmes médicaux. | Agent, Développement communautaire et loisirs Coordinateur du financement Commis aux programmes Gestionnaire de programme, SSA | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : F18-04 Les dossiers sont conservés en permanence. | |
| Base de données du système CLASS | Sites de sports et de loisirs, Direction des parcs et des programmes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Programme logiciel permettant d’inscrire les enfants à des programmes récréatifs et culturels. Contient le nom de l’enfant, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, le nom des parents et le numéro de téléphone cellulaire. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programme Superviseur des loisirs 2 Commis au service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : R00-01 Les dossiers sont conservés pendant 11 ans après la fin du cours ou de l’événement, ou après l’expiration de l’abonnement, puis détruits. |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023
Banque de renseignements personnels : Direction générale des services de transport en commun
Direction générale des services de transport en commun
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée | Plan de divulgation systématique et de diffusion proactive |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Demandes de cartes Accompagnateur ou Siège prioritaire (Base de données Kantech) | Services de transport en commun – Systèmes-clients et Planification du transport en commun (SCPTC) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | Aux fins d’administration et de gestion des usagers d’OC Transpo. La banque contient le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du demandeur. | Personnel du service à la clientèle | Clients | Classification des dossiers de la Ville : T14-01 Les dossiers sont conservés pendant un an après la cessation des services, puis détruits. | |
| Rapports d’accidents de Para Transpo | Services de transport en commun – Opérations et Entretien des autobus – Para Transpo | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | Détails des accidents impliquant des chauffeurs de Para Transpo (p. ex. le nom, l’adresse et le numéro de téléphone des clients). Aux fins de documentation de la présence de passagers à bord, de blessures potentielles subies, et de déclarations de témoins. | Personnel de Para Transpo | Clients | Classification des dossiers de la Ville : L08-05 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la clôture du dossier, puis détruits. | |
| Lettres de Para Transpo en cas d’annulation ou d’absence (papier) | Services de transport en commun – SCPTC | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | Nom, adresse, coordonnées, nombre de points reçus, et numéro d’inscription du client. Les lettres sont envoyées pour consigner officiellement un avis aux clients qui ont dépassé le nombre minimum d’annulations au cours d’une période de 60 jours, et éventuellement pour les informer d’une suspension des services. | Employés de Para Transpo, gestionnaires et superviseurs du service à la clientèle | Clients | Classification des dossiers de la Ville : T14-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. | |
| LifeMark | Services de transport en commun – SCPTC | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | Un tiers gère les éléments suivants :
|
Personnel de Para Transpo (p. ex. représentants du service à la clientèle, agents d’assignation, opérateurs) | Clients | Classifications des dossiers de la Ville : T14-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. T14-01 et T14-02 Les dossiers sont conservés pendant un an après la cessation des services, puis détruits. | |
| Trapeze COM | Services de transport en commun – SCPTC | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | La base de données Trapeze COM gère les éléments suivants :
|
Personnel de Para Transpo | Clients | Classifications des dossiers de la Ville : T11-05 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. T14-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. T14-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. | |
| Trapeze PASS | Services de transport en commun – SCPTC | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | La base de données Trapeze PASS les éléments suivants :
|
Personnel de Para Transpo | Clients | Classification des dossiers de la Ville : T14-01 Les dossiers sont conservés pendant un an après la cessation des services, puis détruits. | |
| Base de données du service à la clientèle d’OC Transpo | Services de transport en commun – SCPTC | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | La base de données interne est utilisée pour gérer les éléments suivants :
|
Personnel du service à la clientèle | Clients, et clients de Para Transpo | Classifications des dossiers de la Ville : T14-01 et T14-02 Les dossiers sont conservés pendant un an après la cessation des services, puis détruits. | |
| Inscriptions des clients de Para Transpo (feuille de calcul cryptée) | Services de transport en commun – SCPTC | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | Nom, adresse, coordonnées, coordonnées de la personne à joindre en cas d’urgence, appareils d’aide à la mobilité utilisés, exigences relatives aux véhicules et à la présence d’une personne de soutien, déficiences visuelle ou auditive, et date de naissance du client. Aux fins de création de comptes aux clients et d’établissement de réservations pour le transport. | Personnel de Para Transpo (p. ex. représentants du service à la clientèle, agents d’assignation, opérateurs) | Clients | Classification des dossiers de la Ville : T14-01 Les dossiers sont conservés pendant un an après la cessation des services, puis détruits. | |
| Inscriptions des clients inactifs de Para Transpo (base de données) | Services de transport en commun – SCPTC | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | Nom, adresse et date de naissance des clients qui sont inactifs, mais susceptibles d’avoir une raison valable d’être réinscrits. Nom, adresse et date de naissance des clients inactifs. Aux fins de rétablissement du compte d’un client. | Personnel de Para Transpo | Clients | Classification des dossiers de la Ville : T14-01 Les dossiers sont conservés pendant un an après la cessation des services, puis détruits. | |
| Abonnements aux alertes (Komutel et VuduMobile) | Services de transport en commun – SCPTC | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | Aux fins d’administration et de gestion. Numéro de téléphone, adresse électronique (le cas échéant), circuit de transport en commun, et alertes activées. | Administrateurs Web, personnel de soutien technique du transport en commun, personnel de soutien de Komutel | Clients | Classification des dossiers de la Ville : C00-04 Les dossiers sont conservés pendant un an après que la liste n’est plus nécessaire, puis détruits. | |
| Portail de développement (RedHat (3Scale)) | Services de transport en commun – ;SCPTC | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | Aux fins d’administration et de gestion. Nom, adresse, coordonnées, applications (programmes) créées, statistiques de l’interface de programmation d’applications sur les demandes. | Administrateurs Web, personnel de soutien technique du transport en commun, soutien Web RealDecoy, soutien RedHat | Demandeurs de données sur les circuits et les horaires du transport en commun aux fins de développement d’applications sur ordinateur, sur le Web ou sur téléphone | Classification des dossiers de la Ville : C00-04 Les dossiers sont conservés pendant un an après que la liste n’est plus nécessaire, puis détruits. | |
| Mises à jour sur les travaux de l’Étape 2 de l’O-Train | Services de transport en commun – Communications stratégiques sur le transport en commun et Relations extérieures | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10. | Liste de distribution – Adresses électroniques, aux fins de communication de mises à jour sur les travaux. | Personnel du Programme de construction du train léger | Citoyens d’Ottawa | Classification des dossiers de la Ville : C00-04 Les dossiers sont conservés pendant un an après que la liste n’est plus nécessaire, puis détruits. |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023