Arénas - locations et réservation de dernière minute

Les renseignements suivants portent sur la réservation de temps de glace au moins 15 jours avant la date de réservation.

Il est possible de réserver du temps de glace en ligne jusqu’à 15 jours à l’avance, comme indiqué dans la section Réservations de temps de glace de dernière minute. Consultez également la section Tarifs horaires pour la location d’arénas (ci-dessus).

Les équipes doivent avoir une assurance valide d’au moins 2 000 000 $ inclusivement par événement, tous dommages confondus, pour blessures corporelles, décès et dommages matériels sous une des formes suivantes :

• assurance responsabilité civile générale;
• assurance responsabilité pour événements spéciaux;
• assurance responsabilité personnelle pour propriétaires de maison;
• responsabilité personnelle pour locataires ou propriétaires d’habitations en copropriété.

Les équipes doivent nommer la ville d’Ottawa comme autre assuré. Le nom des entraîneurs doit être indiqué sur la police s’ils utilisent l’assurance de leur organisme. Une assurance abordable est disponible auprès du personnel des allocations centralisées de la ville d’Ottawa, au besoin. Un certificat d’assurance valide doit être présenté lors de la demande de réservation, sinon l’assurance sera automatiquement ajoutée.

1. Vérifiez la disponibilité en communiquant avec 613-580-2595 ou sports@ottawa.ca.
2. Remplissez le formulaire de demande.
3. Veuillez indiquer différents choix puisque l’endroit que vous souhaitez louer pourrait être déjà réservé ou ne pas convenir à votre activité. Indiquez clairement vos deuxième et troisième choix.
4. Assurez-vous d’abord que tous les champs sont bien remplis.
5. Après la réception du formulaire, nous examinerons chaque aspect de votre demande et vous demanderons des précisions sur votre activité, au besoin. La durée de cette étape varie.
6. Vous recevrez un contrat par courriel, accompagné de renseignements sur les modalités de paiement. Veuillez le lire et le signer, puis nous en retourner une copie à l’adresse sports@ottawa.ca. Le contrat ne sera valide que si nous recevons le paiement et la copie signée du contrat avant la date de l’événement.
7. Le jour de l’événement, ayez en votre possession une copie du contrat et votre reçu pour éviter tout malentendu.

Le temps de glace de dernière minute peut être réservé en ligne à Inscription Ottawa. 

Profitez d’un tarif réduit en réservant à la dernière minute. Les réservations de dernière minute peuvent être effectuées pour des plages d’une heure. Ces transactions sont définitives.

Veuillez examiner Conditions générales.

Comment effectuer une réservation de temps de glace de dernière minute : Guide étape par étape

1. Se connecter à un compte ou en créer un

Se connecter à un compte existant

• Accédez au site Inscription Ottawa à partir de votre ordinateur, tablette ou appareil mobile.
• Cliquez sur le bouton orange Se connecter/S’inscrire.
• Si vous avez déjà un compte, saisissez votre adresse courriel et votre mot de passe et sélectionnez Se connecter.

Créer un nouveau compte

• Si vous n’avez pas de compte, cliquez sur « Vous n’avez pas de compte? S’inscrire » sous le bouton Se connecter.
• Entrez votre adresse courriel et suivez les instructions dans le message de vérification que vous recevrez de nepasrepondre@ ottawa.ca afin d’activer votre compte.

Récupérer un mot de passe

• Pour récupérer votre mot de passe, sélectionnez « Vous avez oublié votre mot de passe? » sur la page Se connecter.
• Vous recevrez un courriel de nepasrepondre@ ottawa.ca pour réinitialiser votre mot de passe.

2. Vérifier les disponibilités

• Sélectionnez « Glace de dernière minute » sur la page d’accueil.
• Sous Recherche de ressource, utiliser le champ « Recherche par mots-clés » pour trouver une installation.
• Il n’est pas nécessaire d’utiliser la fonction Date et heure à cette étape-ci.
• Les résultats de la recherche apparaîtront; sélectionnez l’installation qui vous convient.

3. Vérifier et sélectionner la date et l’heure

• Consultez les détails relatifs à l’installation et sélectionnez votre nom ou le nom de votre organisme sous « Pour qui faites-vous la réservation? »
• Sous Type d’événement, choisissez « Glace de dernière minute » puis précisez le nombre de participants (maximum de 50).
• Sélectionnez Dates et heures afin de voir les disponibilités.
• Sélectionnez les dates et heures souhaitées; vous pouvez ajouter d’autres créneaux.
• Sélectionnez « Appliquer » puis « Continuer ».
• Les réservations peuvent être faites en ligne au plus tard 24 heures à l’avance, mais pas plus de 15 jours à l’avance. Pour effectuer une réservation le jour-même, veuillez envoyer un courriel à sports@ottawa.ca.

4. Confirmez votre réservation

• Confirmez les détails de l’événements et indiquez le nom de l’événement, en précisant le nom de l’équipe ou du groupe et le type d’activité.
  • Exemple : Nom de l’équipe - pratique de hockey
• Dans la section « Information sur la réservation », vérifiez l’heure de la réservation et modifiez-la au besoin.
• Indiquez si vous avez besoin d’une assurance-responsabilité civile générale de 2 millions de dollars.
  • Il est obligatoire de se procurer une assurance.
  • Le montant minimal de l’assurance est de 2 millions de dollars pour toutes les activités sur glace.
  • Les organismes qui ne disposent pas de leur propre assurance doivent sélectionner « Oui » afin de s’en procurer une auprès de la Ville.
• Lisez et acceptez les renonciations et les accords.
• Sélectionnez « Réserver » afin de terminer la réservation ou « Ajouter une autre ressource » pour effectuer d’autres réservations.

5. Processus de paiement

• Examinez le résumé de la transaction et acceptez la renonciation.
• Sélectionnez « Vérifier ».
• Tous les soldes en souffrance doivent être réglés au moment d’effectuer la réservation.
• Choisissez le mode de paiement (carte de crédit enregistrée ou nouvelle carte).
• Saisissez le numéro CVC et valider l’adresse de facturation lors de la première transaction.
• Facultatif : Enregistrez votre carte de crédit pour une utilisation ultérieure.
• Sélectionnez « Payer ». Un écran de confirmation s’affichera.
• Vous recevrez deux courriels : un confirmant la réservation et un autre comprenant le reçu et le permis joint.
• Imprimez le reçu ou conservez-le en format électronique pour pouvoir y accéder en tout temps.
• Vous pouvez accéder à vos reçus en sélectionnant Mon compte > Historique des transactions et des paiements.

Remarque : Toutes les réservations de temps de glace de dernière minute sont des ventes définitives.  Assurez-vous d’avoir votre permis, en version électronique ou imprimée, lorsque vous vous présentez à l’aréna.

Les tarifs indiqués ne comprennent pas la TVH. Les taxes qui s’appliquent seront ajoutées à l’étape du paiement.

Tarifs de location du automne et l'hiver - 1 septembre au 30 avril

• Adultes, périodes de pointe : 331,88 $ 
• Mineurs, périodes de pointe : 198,94 $ 
• Adultes/mineurs hors des périodes de pointe : 154,76 $ 
• Commercial : 341,60 $ 

Dehors de la saison - Le 1er mai au 31 août

• Adultes/mineurs : 331,88 $ 
• Mineurs membres (mai et juin seulement) : 198,94 $ 
• Glace de dernière minute : 198,94 $ 
• Commercial : 341,60 $ 

Tarifs de location de dernière minute

• Période de pointe : 198,94 $
• Période creuse : 154.76 $

Surface de béton - sans glace

• Adultes : 58,66 $ 
• Mineurs : 36,55 $ 
• Commercial : 68,18 $ 

• Mineur : Personne de 18 ans et moins.
• Adulte : Personne de 19 ans et plus.
• Mineur membre : Membre d’une association de hockey mineur pouvant participer à des activités approuvées, en mai et en juin.
• Période de pointe : Du 1 septembre au 30 avril : en semaine de 16 h à 23 h; fins de semaine et jours fériés : de 6 h à 23 h.
• Période creuse : Du 1 septembre au 30 avril : en semaine jusqu’à 16 h et de 23 h à la fermeture de l’aréna ; fins de semaine et jours fériés : de 23 h à la fermeture de l’aréna.
• Location pour entraînement sur glace : Deux heures consécutives en période creuse seulement. Six patineurs par heure maximum.
• Temps de glace de dernière minute : Temps de glace à rabais pouvant être loué le jour même ou 15 jours d’avance.

Titulaire du contrat : veuillez lire attentivement toutes les clauses

1. Le titulaire du contrat accepte que chaque heure de location consiste en 50 minutes de temps de glace au plus, le reste de chaque heure étant réservé à l’entretien de la glace. Pour assurer un bon roulement, les groupes d’utilisateurs doivent quitter la glace dès que le temps de location est terminé afin d’éviter tout retard dans l’horaire.
2. Le titulaire du contrat accepte que le temps de glace ne peut être échangé entre organismes sans l’autorisation préalable du personnel d’affectation.
3. Les vestiaires doivent être libérés dans les 25 minutes suivant la fin de la période de location de la glace précisée dans le présent contrat.
4. Les boissons alcoolisées sont interdites dans l’aréna, les vestiaires et les locaux secondaires, à moins que les permis appropriés aient été obtenus.
5. Personne n’est autorisé à aller sur la glace : a) pendant le surfaçage; b) avant que le surfaçage soit terminé et que les portes aient été complètement refermées; c) à tout autre moment indiqué par le personnel de l’installation; d) pour toute autre raison que celles mentionnées dans le contrat de location de la Ville.
6. Les utilisateurs qui n’ont pas de patins doivent marcher à l’extérieur du périmètre de la glace pour se rendre aux bancs des joueurs, aux bancs des pénalités et à la station de chronométrage.
   1. Marcher sur la glace afin d’intervenir dans une situation d’urgence ou patiner sur la glace dans le but de préparer la surface pour un match est permis dans la mesure où la personne désignée par l’entraîneur porte un casque approuvé par la CSA. Les entraîneurs doivent s’assurer que des casques approuvés par la CSA sont disponibles en tout temps et veiller à ce que les entraîneurs de clubs venant de l’extérieur d’Ottawa soient mis au courant de cette exigence.
   2. Le fait de patiner ou de marcher sur la glace est considéré comme un acte volontaire indiquant que toute personne qui patine ou marche sur la glace accepte les responsabilités, les obligations, les dangers et les risques qui y sont associés de même que les poursuites pouvant en découler. Si le fait de patiner ou de marcher sur la glace entraîne un décès ou une blessure, le titulaire du contrat accepte, par la présente, de libérer, d’exonérer et de dégager la Ville d’Ottawa, ses employés, ses bénévoles et ses mandataires de toute responsabilité et des réclamations, causes d’action, pertes, coûts ou dommages que la Ville d’Ottawa pourrait devoir subir ou auxquels elle pourrait être exposée à la suite d’un décès ou d’une blessure.
7. On recommande aux groupes qui utilisent les installations de la Ville d’Ottawa d’être équipés des fournitures de premiers soins appropriées et d’avoir sur place pendant l’utilisation de l’installation une personne formée en secourisme et en RCR et sachant utiliser un DEA.
8. Les personnes mineures (de moins de 18 ans) doivent être accompagnées d’un adulte en tout temps.
9. La Ville ne sera tenue responsable d’aucun problème d’approvisionnement en glace découlant de circonstances indépendantes de sa volonté. Si l’aréna n’est pas occupé par le titulaire du contrat dans les 30 minutes suivant l’heure d’arrivée indiquée sur le contrat, l’utilisation de l’aréna revient à la Ville d’Ottawa aux frais du titulaire du contrat.
10. Un acompte non remboursable de 25% s'appliquera aux événements spéciaux, tournois et camps organisés entre le 1er juillet et le 31 août lors de la confirmation de la réservation.
11. En cas d’annulation, les frais graduels suivants s’appliqueront pour les utilisateurs saisonniers (de septembre à avril) :
    1. 60 jours ou plus : 25% frais de réapprovisionnement
    2. 31 to 59 jours ou plus : 50% frais de réapprovisionnement
    3. 0 to 30 jours ou plus : 100% frais de réapprovisionnement
    4. Exception : Les clients auront jusqu’à 30 jours civils pour annuler dans les cas suivants :
       1. une réservation pour une utilisation occasionnelle non saisonnière;
       2. une réservation pour des tournois ou des éliminatoires;
       3. une réservation de temps de glace hors saison (du 1er mai au 31 août);
       4. une réservation de dalle.
12. Les modifications au contrat peuvent seulement être considérées selon la disponibilité des heures.
13. Se reporter à la clause no 27 des conditions générales du Contrat de location d’Ottawa relatives aux exigences en matière d’assurance.
    1. En ce qui concerne les programmes de hockey récréatif pour adultes, il est possible de souscrire une police d’assurance en communiquant directement avec la Canadian Adult Recreational Hockey Association (CARHA) par téléphone au (613) 244-1989 ou par courriel à hockey@carhahockey.ca.
    2. Avis aux titulaires de contrat : la Ville d’Ottawa administre aussi un programme d'assurance responsabilité civile abordable auquel il est possible d’adhérer directement par l’entremise de votre représentant de la Ville ou du partenaire communautaire.
14. Afin d’assurer une meilleure gestion des risques, les titulaires d’un contrat d’utilisation d’un aréna sont encouragés à demander à leurs participants :
    1. de remplir un questionnaire sur l’aptitude à l’activité physique (Q-AAP), qui permet de déterminer si une personne devrait consulter son médecin avant de faire davantage d’activité physique. Vous pouvez 4 vous procurer des exemplaires du Q-AAP à l’adresse suivante : http://www.harmoniesante.com/HS/Quiz/QAAP.htm;
    2. de remplir le formulaire de consentement et d’acceptation des risques ci-joint (annexe A). Les formulaires remplis devraient être conservés pendant deux ans après la fin du programme;
    3. de porter tout l’équipement protecteur nécessaire pour le sport pratiqué, tel que le recommande la Ville d’Ottawa. On peut prévenir la grande majorité des blessures au visage et à la tête liées à la pratique du hockey. Encourager les personnes qui s’adonnent à ce sport à se protéger complètement la tête et le visage, notamment en portant un casque et un protège-dents peut aider à réduire les risques de blessures à la tête et au visage.
15. Il incombe au titulaire du contrat de faire connaître aux membres, aux utilisateurs et aux participants qui utiliseront les installations municipales les conditions du présent contrat en leur fournissant au besoin un exemplaire sur demande.

Si le titulaire du contrat n’en respecte pas les conditions, la Ville pourrait lui envoyer un avertissement écrit ou suspendre ses privilèges. Un deuxième incident de nonconformité donnera lieu à l'annulation du contrat.

Remarque : Les conditions du contrat seront revues chaque année.