Adhérer à un comité ou à un conseil

Approuvé par : Conseil municipal 
Date d’approbation : 28 mars 2001
Date d’entrée en vigueur : 28 mars 2001
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de la révision : 9 décembre 2020; 7 décembre 2022

Énoncé de politique

La Politique de nomination régit le processus de recrutement et de sélection de tous les membres du public nommés par le Conseil municipal pour siéger aux divers comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville d’Ottawa ainsi qu’aux conseils et commissions externes.

Objet

La Ville d’Ottawa s’engage à favoriser la participation équitable et inclusive du public aux conseils, comités et autres instances qui régissent et éclairent son travail.

Elle s’engage également à favoriser une représentation concrète et importante en organisant des activités propres à promouvoir la participation de diverses communautés aux comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires, de même qu’aux conseils et commissions externes.

Afin d’encourager cette participation, la Ville adoptera des pratiques de communication proactive, des politiques et des stratégies de recrutement ciblées en phase avec la Politique sur l’accessibilité, la Stratégie sur la condition féminine et l’équité des genres et la Stratégie de lutte contre le racisme. Cette approche proactive est adoptée dans le but de refléter la démographie diversifiée d’Ottawa incluant les Autochtones, les personnes noires et les membres des autres communautés racisées, les personnes handicapées, les femmes et les personnes de diverses identités de genre, les membres des communautés 2SLGBTQQIA+, les francophones ainsi que les locuteurs du français, les personnes appartenant à d’autres groupes linguistiques, et les personnes vivant en milieu rural et en milieu urbain. 

Champ d’application

Les points suivants s’appliquent aux nominations de membres du public par le Conseil municipal aux comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi qu’aux conseils et commissions externes pour lesquels la Ville est censée nommer un membre du public.

Exigences de la politique

Qualification des membres

1. Tous les membres nommés par le Conseil doivent habiter la Ville d’Ottawa et continuer d’y demeurer pendant la durée de leur mandat.
2. Tous les membres nommés par le Conseil doivent être âgés d’au moins 18 ans.
3. Les employés de la Ville d’Ottawa ne peuvent pas faire partie, en qualité de membre du public, d’un comité ou d’un conseil pour lesquels la Ville est censée nommer un membre du public.

 Mandat

1. La durée du mandat est généralement de deux ou de quatre ans, et le mandat des membres correspondra à celui du Conseil. Les membres peuvent siéger pendant un maximum de huit années consécutives au sein d’un même comité ou conseil, sous réserve des points 2.2, 2.3 et 2.5 de la présente politique, par exemple en faisant deux mandats de quatre ans consécutifs, ou bien un mandat de deux ans suivi d’un mandat de quatre ans, puis d’un autre mandat de deux ans.
2. Une personne nommée pour une partie de mandat occupe son poste jusqu’à la fin dudit mandat. Cette personne, si elle a été nommée au départ pour un mandat ne dépassant pas un an, peut être admissible à une ou plusieurs nouvelles nominations pour un maximum de huit années supplémentaires.
3. Les membres qui ont siégé à un comité ou conseil pendant huit années consécutives doivent attendre au moins un an avant de pouvoir se représenter en vue d’une nomination au sein du même comité ou conseil; ils peuvent cependant présenter leur candidature à un autre comité ou conseil pendant cette période.
4. Les membres qui souhaitent accomplir un mandat supplémentaire doivent présenter à nouveau leur candidature et passer par toutes les étapes du processus de sélection approuvé.
5. Les membres du public peuvent siéger à un seul comité ou conseil à la fois.
6. Le mandat et la composition de certains conseils, commissions, autorités ou comités quasi judiciaires externes, ainsi que la qualification nécessaire pour y siéger, peuvent différer en fonction de leurs règlements internes. Ces derniers ont alors préséance sur la présente politique.
7. Les restrictions en matière de limites de mandat ne s’appliquent pas aux offices de conservation. (Rapport ACS2006-CRS-CCB-0005 approuvé par le Conseil le 25 janvier 2006.)
8. Après l’expiration de leur mandat, les membres peuvent continuer de siéger au comité ou conseil jusqu’à ce qu’ils soient renommés ou remplacés (sujet à l’examen de la gouvernance de fin de mandat).
9. Les membres de comités consultatifs doivent assister à au moins une (1) séance d’orientation traitant de l’équité, de la lutte contre le racisme, de l’équité des genres, de l’inclusion et de l’accessibilité, et participer à toute formation rendue obligatoire par le Conseil.
10. Les membres de comités consultatifs doivent lire et signer le Code de conduite des membres des comités consultatifs.

Composition

1. La composition des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi que des conseils et commissions externes doit, dans la mesure du possible, atteindre l’équilibre entre un éventail de domaines de compétences techniques, d’expérience professionnelle et vécue, de connaissances et d’autres représentations.
2. Dans la mesure du possible, la composition doit refléter la diversité et les caractéristiques démographiques de la Ville d’Ottawa, notamment au chapitre de l’autochtonie, des handicaps, du genre, de la francophonie et de l’appartenance à d’autres groupes linguistiques, de la représentation géographique et de la race.
3. Les nominations devraient être proposées sans perdre de vue l’objectif de la Ville d’Ottawa qui vise à ce que dans tous les comités consultatifs, la représentation des femmes et des personnes non-binaires atteigne 50 pour cent et que soient représentés d’autres groupes en quête d’équité, dont les personnes s’identifiant comme Autochtones, les personnes noires et racisées, les personnes handicapées et les membres des communautés 2SLGBTQQIA+.

 Recrutement

1.  Le recrutement de membres pour doter des postes au sein des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires ainsi que des conseils et commissions externes se fera au début du mandat du Conseil municipal et, au besoin, de nouveau à mi-mandat approximativement.
2. Nous adopterons et suivrons les principes d’équité et d’inclusion pour tous les candidats en fixant des échéances claires pour la réception des candidatures, en employant une stratégie inclusive, en suivant un processus de sélection intégrant la sensibilisation aux préjugés et en appliquant les mêmes critères de sélection et procédures d’entrevue (questionnaire) pour tous les candidats, tout en appliquant des pratiques inclusives pour nous adapter aux divers besoins et styles en matière de communication.
3. Le processus de recrutement et de sélection de membres du public comportera des annonces (destinées aux candidats intéressés), placées par le Bureau du greffier municipal, dans les journaux communautaires quotidiens ou hebdomadaires, conformément à la politique sur la publicité de la Ville, ainsi que sur le site Web de la Ville. Les annonces seront aussi diffusées dans les centres du service à la clientèle, les bibliothèques et d’autres installations communautaires et municipales, selon les ressources disponibles. De plus, on tentera d’adapter le processus de recrutement en ciblant plus spécifiquement, mais non exclusivement, les organismes communautaires au service des membres des communautés autochtones, noires et racisées. Le processus de recrutement peut aussi cibler les groupes susceptibles d’avoir des compétences qui sont pertinentes pour certains comités, comme des associations professionnelles d’architectes, d’urbanistes et d’avocats, ainsi que des groupes affinitaires connexes.
4. Les annonces pourront comprendre ce qui suit :
   
   1. La fonction ou un bref énoncé du mandat des organes visés par le processus de recrutement;
   2. La fréquence et les dates et heures des réunions, ainsi que toute autre attente relative à la participation des membres, si possible;
   3. Les politiques municipales qui guident le processus de sélection ou le fonctionnement du comité;
   4. L’estimation du temps que les membres devront consacrer à leurs fonctions;
   5. Des renseignements sur la manière de remplir une demande;
   6. Une invitation aux candidats à ne poser leur candidature que pour les comités ou conseils auxquels ils souhaitent siéger, et non pas à tous les comités et conseils.
   7. La précision qu’on peut être nommé à un seul comité, conseil, groupe de travail, sous-comité, comité quasi judiciaire de la Ville ou une seule commission, ou à un seul conseil ou une seule commission externe à la fois.
   8. La possibilité de bénéficier de mesures d’adaptation en vertu des droits de la personne ou des lois applicables.
5. Candidatures 
   
   1. Toutes les candidatures présentées doivent décrire les qualifications, les compétences particulières, les intérêts et les antécédents pertinents au comité. Elles peuvent aussi comprendre un texte ou une vidéo présentant l’expérience professionnelle, l’expérience de vie et les études de la personne ainsi que son curriculum vitæ, mais ces éléments ne sont pas obligatoires.
   2. Toutes les candidatures doivent être envoyées au Bureau du greffier municipal où elles seront traitées.
   3. Le Bureau du greffier municipal accusera réception de toutes les candidatures reçues.
   4. Une évaluation préalable sera effectuée, et seules les candidatures répondant aux critères établis à la section 1 de la présente politique seront conservées pour l’étape suivante.
   5. Pour être examinée, toute candidature doit être reçue avant la date limite publiée.
   6. Les gens sont invités à ne soumettre leur candidature que pour les comités/conseils qui les intéressent, plutôt que pour tous les comités ou plusieurs d’entre eux.
   7. Les personnes qui soumettront leur candidature à plusieurs comités et conseils doivent établir un ordre de priorité pour leurs préférences.
   8. Toutes les candidatures reçues pendant un mandat du Conseil seront conservées pour le reste de ce mandat.
6. Sélection
   
   1. Au début de chaque nouveau mandat du Conseil municipal, et sur recommandation du Comité des candidatures, le Conseil nommera au moins deux conseillers municipaux à chaque comité de sélection chargé d’examiner les candidatures et de formuler des recommandations au Conseil. Au besoin, durant le mandat du Conseil, le comité permanent pertinent ou le Comité des candidatures recommandera au Conseil municipal des candidats aux comités de sélection.
   2. Le coordonnateur du comité fournira conseils et assistance au comité de sélection, y compris des ressources pour favoriser la sensibilisation aux préjugés pendant le processus de sélection.
   3. Les membres de chaque comité de sélection peuvent se réunir pour déterminer les critères de sélection en fonction de l’expertise et de l’expérience particulières dont a besoin le comité, le conseil, le conseil ou la commission externes, et de la nécessité que l’organe soit représentatif de la communauté (tel que précisé à la rubrique Composition); ils prépareront les questions, y compris sur l’équité, la diversité et l’inclusion, à poser à chaque candidat pendant les entrevues, et examineront les candidatures en regard de ces critères afin de déterminer quels candidats seront soumis à une entrevue. Il est recommandé que les comités de sélection tiennent des entrevues pendant l’examen de nouveaux candidats à un comité ou conseil ou de ceux qui posent une nouvelle fois leur candidature. Si le comité de sélection choisit de mener des entrevues, tous les candidats envisagés doivent être soumis à ce processus, y compris ceux qui souhaitent renouveler leur mandat.
   4. Le comité de sélection formulera des recommandations quant aux personnes à nommer et peut recommander des membres de réserve.
   5. Si un siège se libère avant la fin du mandat, le comité de sélection peut, afin de respecter l’équilibre démographique et les compétences du comité dans son ensemble :
      
      1. sélectionner un membre de réserve nommé par le Conseil (en vertu de ses pouvoirs délégués); 
      2. recommander au Conseil de nommer l’un des candidats ayant posé sa candidature pendant le mandat du Conseil en cours.
   6. Le Bureau du greffier municipal transmettra les recommandations du comité de sélection au comité permanent pertinent et/ou au Conseil municipal.
   7. Le Bureau du greffier municipal avisera tous les candidats de l’état de leur demande et publiera les nominations sur le site de la Ville : Comités et conseils | Ville d’Ottawa.
   8. Si un nombre insuffisant de candidatures est reçu par rapport au nombre de postes à doter, le comité de sélection pourra demander au Bureau du greffier municipal d’effectuer un nouveau processus de recrutement, de prolonger la date limite de celui en cours ou d’entreprendre un processus de recrutement ciblé, notamment auprès d’organismes donnés.

Présence

1. Le coordinateur du comité ou du conseil communiquera avec tout membre d’un comité, conseil, groupe de travail, sous-comité, comité quasi judiciaire de la Ville ou d’une commission, ou d’un conseil ou d’une commission externes qui a manqué deux réunions ordinaires consécutives du comité afin de confirmer son engagement, et lui offrira les mesures d’adaptation dont il a besoin pour le respecter.
2. Si ce membre manque la réunion suivante, sans y avoir été autorisé par une résolution du Comité, son siège sera déclaré vacant et le comité de sélection choisira la prochaine personne qualifiée qui figure sur la liste de réserve de ce comité/conseil sera automatiquement appelée à pourvoir le poste vacant.
3. S’il ne reste aucun membre de réserve sur la liste pour doter le poste, alors celui-ci restera vacant jusqu’au prochain processus de recrutement. Le processus de recrutement ne sera déclenché à une date autre que celle du recrutement ordinaire que si le nombre de membres siégeant au comité n’est plus que le nombre requis pour obtenir le quorum, plus un membre. Le processus de recrutement peut aussi être déclenché si plusieurs postes doivent être pourvus au sein de plusieurs comités/conseils, et que les coûts et ressources humaines le justifient.
4. À des fins de documentation et d’information, le coordonnateur du comité préparera et enverra au comité permanent concerné un « avis d’information distribuée antérieurement » indiquant la nomination du candidat de réserve à titre de membre ayant droit de vote.

Sous-Comités et Groupes de Travail

1. Les comités consultatifs et conseils de la Ville peuvent créer des sous-comités ou groupes de travail chargés de traiter des aspects particuliers de leur mandat. Au moins le tiers des membres nommés à un sous-comité ou à un groupe de travail doivent aussi être des membres votant du comité ou conseil principal.
2. Les sous-comités ne reçoivent qu’un soutien administratif minimal se limitant à la réservation des salles et à l’obtention de matériel, si nécessaire.

Exceptions

1. La présente politique ne s’applique pas aux conseils constitués en société dont la Ville est l’unique actionnaire (p. ex., Ottawa Hydro, Société de logement communautaire d’Ottawa) ni à des conseils où les pouvoirs de faire une nomination ont été délégués au maire (p. ex., l’Administration de l’Aéroport d’Ottawa).
2. Certaines dispositions de la présente politique peuvent ne pas s’appliquer lorsqu’il y a conflit avec les exigences stipulées dans la loi, notamment la Loi sur les bibliothèques publiques, la Loi sur les services policiers et la Loi sur les offices de protection de la nature.

Responsabilités

Le Bureau du greffier municipal est responsable de l’administration des nominations aux comités consultatifs, aux conseils et aux groupes de travail ainsi qu’aux conseils, commissions et autorités externes, conformément à la présente politique. Il est également chargé de l’administration des demandes de mesures d’adaptation.

Il incombe aux comités de sélection d’examiner les candidatures et de formuler des recommandations au Conseil conformément à la présente politique.

Contravention/Non-respect

Tout manquement à la présente politique peut donner lieu à l’intervention, la coordination ou la nomination inadéquate de membres du public au sein des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commission et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi qu’aux conseils et commissions externes. L’application irrégulière de la présente politique peut nuire à l’ouverture, à l’accessibilité et à l’objectivité du processus de nomination de membres du public.

Renvois

Sans objet.

Autorités législatives et administratives

Rapport sur l’examen de la structure de gestion publique 2018-2022 (ACS2018-CCS-GEN-0028), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 5 décembre 2018.

Rapport sur l’examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2018-2022 (ACS2020-OCC-GEN-0006), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 9 décembre 2020.

Rapport sur l’examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2022-2026 (ACS2022-OCC-GEN-0030), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 7 décembre 2022.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Sans objet.

Demandes de renseignements

Prière d’adresser toute demande de renseignements au :

Bureau du greffier municipal

Ville d’Ottawa

110, avenue Laurier Ouest

Ottawa (Ontario)  K1P 1J1

Tél. : 613-580-2424, poste 28136

comites@ottawa.ca

Annexes

Sans objet