Règlement de procédure pour les comités consultatifs (Règlement n° 2019-44)

Le Règlement de procédure pour les comités consultatifs nº 2019-44 est un outil de gestion publique qui régit le déroulement des réunions des comités consultatifs de la Ville. 

Conformément à l’article 238 de la Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée, le Conseil municipal de la Ville d’Ottawa adopte ce qui suit :

Article 1 - Règles de procédure adoptées/sursises

1. Les délibérations des comités consultatifs, la conduite des membres et la convocation des réunions sont régies par les dispositions des règles et dispositions du présent Règlement et, sauf exceptions prévues au présent Règlement, les règles de procédure parlementaire prévues dans les règles de procédure du Conseil municipal et de ses comités permanents doivent être observées pour les délibérations des comités consultatifs et la conduite de ses membres.
2. Nonobstant le paragraphe 1(1), un vote à la majorité des trois quarts des membres présents exerçant le droit de vote permet de surseoir aux règles et dispositions du présent Règlement.

Article 2 - Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent Règlement :

1. « avis de motion » — L’avis écrit comprenant le nom du motionnaire informant le comité consultatif que la motion qui y est décrite sera présentée à une réunion ultérieure.
2. « comité consultatif » — Le comité mis sur pied par le Conseil afin de lui fournir des conseils et des connaissances spécialisées sur les grands enjeux publics et les tendances sociales, d’agir en tant qu’organe de consultation publique sur les questions d’intérêt municipal et de présenter des recommandations au Conseil municipal par l’entremise des comités permanents. Les comités consultatifs sont composés de citoyens et peuvent comprendre un membre du Conseil agissant en tant que membre de liaison sans droit de vote.
3. « comité permanent » — Un comité du Conseil composé exclusivement de membres du Conseil nommés par le Conseil.
4. « Conseil » — Le Conseil municipal de la Ville d’Ottawa.
5. « conseiller » — La personne élue ou nommée membre du Conseil, à l’exception du maire.
6. « coordonnateur de comité consultatif » ou « coordonnateur de comité » — La personne chargée, entre autres, d’enregistrer les délibérations d’un comité consultatif.
7. « directeur général » — La personne responsable d’une direction générale à la Ville.
8. « directeur municipal » — Le directeur municipal nommé en vertu de l’article 229 de la Loi de 2001 sur les municipalités.
9. « greffier » — Le secrétaire nommé en vertu de l’article 228 de la Loi de 2001 sur les municipalités, soit le greffier municipal de la Ville d’Ottawa.
10. « jour » — Tout jour sauf le samedi, le dimanche ou un jour férié.
11. « maire » — Le maire, à titre de chef du Conseil, ou en l’absence du maire, le maire suppléant ou, en l’absence des deux, tout autre membre du Conseil nommé en vertu des dispositions du présent Règlement.
12. « motion de procédure » — Une motion portant sur la manière dont une question est examinée par le comité consultatif ou le moment de procéder à son examen, plutôt que sur le fond de la question, y compris toute motion visant :
    1. à prolonger la réunion,
    2. à renvoyer une question,
    3. à soumettre à la discussion,
    4. à différer pendant une période indéterminée ou déterminée,
    5. à lever la séance,
    6. à surseoir à l’application des règles de procédure.
13. « président » — Le président du comité consultatif.
14. « président de séance »— Le membre du comité consultatif nommé en vertu des dispositions du présent Règlement pour présider une réunion ordinaire ou extraordinaire du comité consultatif en l’absence du président et du vice-président.
15. « question de privilège » — Une question qui a trait à un membre du comité consultatif ou à l’ensemble du comité consultatif, présentée par un membre qui estime qu’il y a eu atteinte aux droits, à l’immunité ou à l’intégrité du membre du comité consultatif ou du comité consultatif entier.
16. « rappel au Règlement » — La déclaration faite par un membre du comité consultatif pendant une réunion du comité consultatif pour porter une infraction aux règles de procédure à l’attention du président.
17. « règles de procédure » — Les règles et dispositions du présent Règlement.
18. « vice-président » — Le vice-président d’un comité consultatif nommé par le comité consultatif.
19. « Ville » — La Ville d’Ottawa.

Article 3 - Fonctions du membre d'un comité consultatif

Le membre d’un comité consultatif exerce les fonctions suivantes :

1. délibérer des affaires dont le comité consultatif est saisi;
2. voter les propositions mises aux voix;
3. lire et signer le « Code de conduite des membres de comités consultatifs » avant de pouvoir devenir membre à part entière du comité;
4. respecter les règles de procédure, incluant le code de conduite, et toute directive donnée aux membres du comité consultatif.

Article 4 - Préparation de l'ordre du jour 

1. L’ordre du jour des réunions d’un comité consultatif est préparé par le coordonnateur de ce comité sous la direction du président du comité ou, en l’absence de ce dernier, du vice-président du comité.
2. Nonobstant le paragraphe 4(1), le directeur municipal, les directeurs généraux et le greffier municipal ou leurs représentants autorisés et les membres du Conseil municipal ont le droit d’inscrire des points à l’ordre du jour de n’importe quel comité consultatif.

Article 5 - Présidence d'un comité consultatif

Le coordonnateur du comité consultatif préside la séance inaugurale du comité consultatif pour diriger l’élection du président et du vice-président du comité.

Article 6 - Fonctions du président d'un comité consultatif

Le président d’un comité consultatif :

1. ouvre la séance du comité consultatif et la préside après avoir pris place au fauteuil et avoir convoqué les membres du comité à la table;
2. annonce les questions dont est saisi le comité consultatif et l’ordre dans lequel elles seront étudiées;
3. reçoit et dépose, de la manière appropriée, toutes les motions proposées par les membres du comité consultatif;
4. donne des renseignements aux membres du comité consultatif sur toute question relative aux affaires devant le comité consultatif;
5. est le porte-parole du comité consultatif;
6. nonobstant le paragraphe 6(5), le comité consultatif peut, à la demande du Conseil municipal, d’un comité permanent, d’un journaliste ou d’un organisme communautaire, désigner un membre du comité porte-parole officiel du comité sur une question donnée;
7. valide, en apposant sa signature, les procès-verbaux du comité consultatif;
8. applique les règles de procédure;
9. lève la séance lorsque l’ordre du jour est épuisé.

Article 7 - Participation du président aux débats 

1. Le président peut présenter des faits pertinents et déclarer sa position au sujet de toute question dont est saisi le comité consultatif sans quitter le fauteuil de la présidence, mais il ne lui est pas permis de proposer une motion ou de prendre part à un débat sans abandonner la présidence.
2. Quand le président doit s’absenter ou veut abandonner la présidence pour proposer une motion ou prendre part à un débat en vertu des dispositions du paragraphe 7(1), ou pour tout autre motif, il demande au vice-président de présider la séance jusqu’à ce qu’il reprenne le fauteuil.

Article 8 - Quorum

1. Un comité consultatif ne peut délibérer s’il n’y a pas de quorum.
2. Nonobstant le paragraphe 8(1), un comité consultatif peut recevoir et déposer des mémoires/observations du public, s’il n’y a pas de quorum. Ces mémoires/observations peuvent être examinés à une séance ultérieure du comité consultatif.
3. Le quorum d’un comité consultatif constitué d’un nombre pair de membres est la moitié de ses membres. Le quorum d’un comité consultatif constitué d’un nombre impair de membres est la majorité simple des membres du comité.
4. S’il n’y a pas de quorum quinze minutes après l’heure à laquelle la réunion devait débuter, les membres présents peuvent demander au coordonnateur du comité de procéder à un appel nominal et de consigner le nom des membres présents. La séance est ensuite levée jusqu’à la date de la prochaine séance prévue ou convoquée par le président :
   1. Les membres présents peuvent décider d’étudier librement les questions à l’ordre du jour, auquel cas le coordonnateur du comité présentera toute proposition faite lors de cette réunion officieuse à la prochaine séance du comité consultatif.
   2. Toute proposition faite lors de la réunion officieuse est étudiée par le comité consultatif à sa prochaine séance ordinaire.
   3. Si, au cours de la réunion officieuse, le quorum est réuni dans l’heure suivant celle à laquelle la réunion devait débuter, le président, ou en son absence, le vice-président, ou en l’absence des deux, le président de séance, propose une motion visant à déclarer la séance « ouverte ».
5. Si, au cours d’une réunion, il n’y a plus de quorum pendant quinze minutes, les membres présents peuvent demander au coordonnateur du comité de consigner le nom des membres présents. La séance est ensuite ajournée jusqu’à la date de la prochaine séance prévue ou convoquée par le président.
   1. Les membres présents peuvent décider d’étudier librement les questions à l’ordre du jour, auquel cas le coordonnateur du comité présentera toute proposition faite lors de cette réunion officieuse à la prochaine séance du comité consultatif.
   2. Toute proposition faite lors de la réunion officieuse est étudiée par le comité consultatif à sa prochaine séance ordinaire.
6. Si le président ou le vice-président n’est pas arrivé quinze minutes après l’heure à laquelle la séance devait débuter et qu’un quorum est atteint, un des autres membres du comité consultatif peut être nommé président de séance jusqu’à la fin de la réunion ou jusqu’à l’arrivée du président ou du vice-président.

Article 9 - Réunions des comités 

1. 1. Les réunions ordinaires des comités consultatifs, à l’exception du Comité consultatif sur l’accessibilité et du Comité consultatif d’aménagement du territoire, ont lieu quatre fois par année, le jour du mois déterminé par le greffier ou son représentant autorisé, sous réserve de l’approbation du comité consultatif. L’heure et l’endroit sont fixés par le comité.
   2. Les réunions ordinaires du Comité consultatif sur l’accessibilité ont lieu six fois par année, le jour du mois déterminé par le greffier ou son représentant autorisé, sous réserve de l’approbation du comité consultatif. L’heure et l’endroit sont fixés par le comité.
   3. Les réunions ordinaires du Comité consultatif d’aménagement du territoire ont lieu deux fois par année, le jour du mois déterminé par le greffier ou son représentant autorisé, en consultation avec le directeur général de la Planification, de l’Infrastructure et du Développement économique.
   4. Le président d’un comité peut modifier le jour de la semaine, l’heure et l’endroit d’une réunion ordinaire donnée, pour peu qu’il respecte les dispositions d’avis.
   5. Le président peut annuler une ou plusieurs réunions ordinaires du comité consultatif, s’il est d’avis que celles-ci ne sont pas nécessaires pour mener à bien les affaires du comité.
2. Aucun comité consultatif ne devrait normalement se réunir lorsque le Conseil siège.
3. Les membres peuvent prendre la parole plus d’une fois au sujet d’une question.
4. Nonobstant le paragraphe 9(3), aucun membre ne peut, sans autorisation du comité, parler au sujet d’une question, à un moment donné, ou en réponse à une question, pendant plus de cinq minutes.
5. Une motion de fond doit être présentée par écrit à une réunion d’un comité, mais ne doit pas nécessairement être appuyée.
6. L’avis de convocation d’une réunion de comité doit être signifié au moins sept jours civils avant la réunion.
7. Les membres du comité consultatif ont le droit de faire inscrire des points à l’ordre du jour des réunions d’un comité, pourvu que ces points soient reçus par le coordonnateur du comité au moins neuf jours civils avant la réunion du comité, et qu’ils relèvent du mandat de ce dernier.
8. Nulle réunion ne peut se prolonger au-delà de 22 h 30, à moins que la majorité des membres présents n’y consentent.
9. Nonobstant la politique sur les réunions virtuelles, les membres des comités consultatifs peuvent participer à une réunion par voie de communication téléphonique ou électronique, dans le respect du Règlement de procédure régissant le Conseil municipal et ses motions ainsi que des directives du greffier municipal, de sorte que la réunion soit la plus transparente possible et se déroule au mieux, au vu du contexte. Les membres hors site sont considérés comme présents à la réunion pour déterminer si le quorum est atteint.

Article 10 - Réunions extraordinaires

1. Une réunion extraordinaire est convoquée par le coordonnateur du comité à la demande du président ou sur réception d’une pétition signée par la majorité des membres du comité consultatif. L’avis de convocation porte la date, l’heure et l’objet de la réunion.
2. L’avis de convocation établissant les points à l’ordre du jour de toutes les réunions extraordinaires du comité est signifié à tous les membres du comité :
   1. soit par courrier exprès affranchi déposé dans un bureau de poste de Postes Canada au moins soixante-douze heures avant l’heure de la réunion;
   2. soit par livraison au domicile ou au lieu de travail du membre, y compris par courrier électronique, au moins six heures avant l’heure de la réunion; le coordonnateur du comité s’efforce de prévenir l’intéressé par téléphone ou par tout autre moyen de communication selon les circonstances;
   3. en mains propres au moins six heures avant l’heure de la réunion;
3. Le comité n’étudie ni ne tranche toute question non indiquée dans l’avis de convocation de la réunion extraordinaire sans le consentement, consigné dans le procès-verbal, de tous les membres du comité;
4. Pour les comités consultatifs, le consentement exigé au paragraphe 10(3) comprend le consentement écrit d’un membre qui ne peut assister à la réunion extraordinaire;
5. Sous réserve des dispositions de l’article 13, il appartient au comité de décider si une réunion extraordinaire du comité sera accessible au public ou si elle se tiendra à huis clos;
6. Aucun membre ne peut ajouter son nom à une pétition déposée en vertu du paragraphe 10(1) ou l’en retirer à partir du moment où celle-ci a été reçue par le coordonnateur.

Article 11 - Lieu des réunions 

Les comités consultatifs tiennent toutes leurs séances à l’hôtel de ville d’Ottawa ou dans un autre endroit précisé dans l’avis de convocation de la réunion.

Article 12 - Réunions accessibles au public 

1. Sous réserve des dispositions de l’article 13, les réunions des comités consultatifs sont publiques et nul ne doit en être exclu si ce n’est pour inconduite.
2. Le président peut exclure ou expulser quiconque adopte un comportement inapproprié durant la réunion.

Article 13 - Réunions à huis clos

1. Le comité consultatif peut, par résolution, tenir une réunion ou une partie de réunion à huis clos si :
   1. la question à étudier relève des exceptions prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités et l’article 13 du Règlement de procédures (no 2019-8);
   2. le greffier municipal, en consultation avec le commissaire à l’intégrité ou l’enquêteur pour les réunions, a autorisé la tenue de la réunion à huis clos en vertu de l’alinéa 13(1)a).
2. La résolution visant la tenue d’une réunion ou d’une partie d’une réunion à huis clos doit mentionner :
   1. le fait que la réunion a lieu à huis clos;
   2. la nature générale de la question qui doit être étudiée au cours de la réunion à huis clos.
3. Durant une réunion ou une partie de réunion à huis clos, toutes les personnes qui ne sont pas expressément invitées par le comité consultatif à y assister doivent quitter la salle de réunion.
4. Au cours d’une réunion ou d’une partie de réunion à huis clos, aucune question ne peut être mise aux voix si cela doit avoir pour effet de contrevenir à une loi.

Article 14 - Dispositions générales applicables aux comité consultatifs 

1. Le président ou, en son absence, le vice-président ou, en leur absence, le président de séance, assure la présidence des réunions.
2. Tous les membres d’un comité consultatif doivent voter au sujet d’une question dont est saisi le comité et, en cas de partage des voix, la question mise aux voix est considérée comme rejetée.
3. Les comités consultatifs doivent faire l’étude et rendre compte uniquement des questions qui leur sont renvoyées par le Conseil ou leurs comités permanents respectifs ou qui relèvent de leur mandat.
4. Les comités consultatifs peuvent recevoir les observations du public. Aucune personne ne peut, sans l’autorisation du comité, parler pendant plus de cinq minutes.
5. Sous réserve de son mandat, chaque comité consultatif doit faire preuve de diligence dans l’exercice de ses fonctions et faire rapport au moins une fois l’an à son comité permanent respectif de toute question dont il est saisi et qui relève de son mandat en produisant un rapport annuel ou un plan de travail.
6. Si le président d’un comité consultatif néglige ou refuse de convoquer les réunions du comité aux occasions et avec la fréquence nécessaires pour mener à bien les travaux du comité, ou s’il s’occupe des affaires du comité à l’insu des membres ou sans leur consentement ou au mépris de leur volonté ou de leurs actions, le comité consultatif peut faire part de cette négligence, de ce refus ou de ces actes au comité permanent, qui peut destituer ce président de ses fonctions, auquel cas le comité consultatif pourra nommer un autre membre pour le remplacer.
7. Si un membre d’un comité consultatif est absent de deux réunions consécutives ordinaires du comité, le coordonnateur du comité confirme, auprès de la personne en question, son degré d’engagement envers le comité. Cette dernière sera également informée que si elle manque une troisième réunion, elle cessera de siéger au comité, sauf si le comité a attesté de ces absences. Le Bureau du greffier municipal informera la personne en question de sa destitution par courrier recommandé lorsqu’elle aura omis d’assister à trois réunions consécutives.

Article 15 - Coordonnateur de comité consultatif 

1. Le coordonnateur d’un comité consultatif est désigné par le greffier municipal ou son représentant autorisé, et est responsable devant le Bureau du greffier municipal.
2. Le coordonnateur :
   1. donne avis de chaque réunion du comité consultatif accompagné de l’ordre du jour des questions à examiner;
   2. présente des rapports au comité permanent et au Conseil, suivant le cas;
   3. dresse les procès-verbaux conformément aux règles de procédure en y consignant les motions, les résolutions et les votes, un bref résumé des délégations du public et les suivis à assurer;
   4. donne des conseils en matière de procédure au président du comité;
   5. fait la liaison entre le comité et les directions générales de la Ville;
   6. effectue toute autre fonction, le cas échéant.

Article 16 - Scrutin secret interdit

Nul vote n’est recueilli à l’aide de bulletins de vote, ni par aucun autre mode de scrutin secret.

Article 17 - Vote enregistré

1. Avant qu’une question soit mise aux voix, un membre peut demander que le vote soit enregistré.
2. Sous réserve des dispositions de l’article 13, aucune question ne sera mise aux voix lorsque les membres se réunissent à huis clos.
3. S’il est procédé à un vote et qu’il n’y a aucune voix dissidente, le vote est réputé unanime en faveur de la question approuvée.
4. Si le vote doit être enregistré selon les dispositions du présent Règlement, le coordonnateur du comité consultatif procède au vote par appel nominal, annonce la dissidence et consigne le vote au procès-verbal.

Article 18 - Vite de l'ensemble des membres 

1. Tous les membres présents à une réunion du comité consultatif doivent voter quand une question est mise aux voix, à moins d’être interdits de voter par la loi, auquel cas l’interdiction doit être notée au procès-verbal.
2. Un vote négatif est enregistré si le membre refuse de voter.

Article 19 - Vote contesté

Si un membre n’est pas d’accord avec la déclaration du président voulant qu’une question soit adoptée ou défaite, il peut, à condition de le faire immédiatement après la déclaration du président, s’opposer à ladite déclaration et demander qu’il soit procédé à un vote enregistré.

Article 20 - Ordre du jour des réunions de comité consultatif

1. Le coordonnateur du comité consultatif prépare et fait imprimer un ordre du jour décrivant les affaires à discuter à l’intention des membres qui assistent aux réunions ordinaires du comité consultatif.
2. Les affaires du comité consultatif sont étudiées dans l’ordre figurant à l’ordre du jour, mais le président, avec l’approbation du comité, peut modifier l’ordre des délibérations afin d’être plus en mesure de traiter des questions dont est saisi le comité.
3. Sauf s’il en est décidé autrement par un vote aux deux tiers de ses membres présents et exerçant le droit de vote, le comité consultatif ne peut débattre d’aucun rapport ni d’aucune question qui ne figure pas à l’ordre du jour.

Article 21 - Distribution de l'ordre du jour aux membres

1. Pas moins de sept jours civils avant chaque réunion ordinaire du comité consultatif, le coordonnateur du comité consultatif fait distribuer à chaque membre les documents suivants :
   1. l’ordre du jour;
   2. un exemplaire de chaque point devant être examiné;
   3. un exemplaire de chaque motion devant être étudiée.
2. Les documents à distribuer selon les dispositions du paragraphe 21(1) doivent être livrés au bureau ou au domicile des membres ou leur être envoyés par courrier électronique.

Article 22 - Procès-verbal

1. Le procès-verbal doit faire état :
   1. du lieu, de la date et de l’heure de la séance;
   2. du nom du ou des présidents de séance et des membres présents;
   3. des déclarations d’intérêts;
   4. de toute motion et résolution et de tout vote, sans annotation ni commentaire;
   5. d’un bref résumé des délégations du public et des suivis à donner.
2. Si le procès-verbal a été distribué aux membres, il n’est pas nécessaire d’en faire la lecture et une résolution d’adoption du procès-verbal est autorisée.
3. Une fois le procès-verbal adopté, le président et le coordonnateur du comité consultatif y apposent leur signature.

Article 23 - Adresser la parole au président 

Le membre qui désire prendre la parole doit signaler son intention de la manière déterminée par le président et, après que ce dernier lui a accordé la parole, peut adresser la parole au président.

Article 24 - Question de privilège 

1. Lorsqu’un membre estime que ses droits, son immunité ou son intégrité ou les droits, l’immunité ou l’intégrité du comité consultatif entier ont été atteints, il peut soulever en tout temps une question de privilège, avec l’assentiment du président, dans le but d’attirer l’attention du comité sur ce fait.
2. Quand le président lui accorde la parole, le membre soulève la question de privilège.
3. Le président :
   1. soit décide de la question;
   2. soit permet la discussion et la mise aux voix de la question.

Article 25 - Rappel au règlement

1. Le président maintient l’ordre et décide des rappels au Règlement.
2. 1. Lorsqu’un membre désire faire un rappel au Règlement, il demande la permission au président et, après avoir reçu la permission, il formule son opposition en s’adressant au président, qui décide immédiatement du rappel au Règlement.
   2. Par la suite, les membres ne peuvent s’adresser au président que pour en appeler au comité consultatif de la décision du président.
   3. Si aucun membre ne fait appel, la décision du président est finale.
   4. En cas d’appel, le comité consultatif met aux voix, sans aucun débat, la question suivante : « La décision du président est-elle appuyée? » et sa décision est finale.

Article 26 - Cas non prévus

1. Dans tous les cas non prévus qui se présentent au cours des délibérations d’un comité consultatif, la question est tranchée par le président; sa décision est susceptible d’appel au comité consultatif.

Article - 27 Motions 

1. Les questions qui suivent et les motions y afférentes peuvent être présentées verbalement sans avis ni permission, sauf indication contraire dans les règles de procédure :
   1. un rappel au Règlement ou une question de privilège;
   2. une motion d’ajournement de la séance;
   3. la prolongation de la réunion au-delà de 22 h 30.
2. Les motions suivantes peuvent être présentées sans avis ni permission, sauf indication contraire dans les règles de procédure :
   1. une motion de renvoi de la question;
   2. une motion de report à une date déterminée;
   3. une motion de modification;
   4. une motion de surseoir aux règles de procédure;
   5. toute autre motion de procédure.
3. Sauf dans les cas prévus au paragraphe 27(1), une motion doit être présentée par écrit.
4. Le motionnaire peut retirer une motion ou un avis de motion à n’importe quel moment avant le début du débat à cet égard.
5. Lorsqu’une motion a été lue ou énoncée par le président, elle est considérée comme étant en la possession du comité consultatif et elle ne peut être retirée avant toute décision ou modification que si le comité consultatif y consent.

Article 28 - Motion jugée irrecevable

1. Quand il est d’avis qu’une motion ou une résolution va à l’encontre des règles de procédure, le président déclare que la motion ou la résolution est irrecevable.
2. Une motion ou une résolution nécessitant l’exercice de pouvoirs qui ne sont pas de la compétence du comité consultatif est irrecevable.

Article 29 - Avis de motion

1. Les avis de motion doivent être présentés par écrit et indiquer le nom du motionnaire.
2. Les motions dont les membres ont donné avis conformément au présent article sont étudiées au cours de la prochaine réunion du comité consultatif.
3. Avant que le comité consultatif examine une motion à l’égard de laquelle un avis a déjà été donné, une motion révisée portant sur le même sujet, approuvée par le motionnaire, peut être substituée à la motion originale contenue dans l’avis de motion.

Article 30 - Aucun débat avant la lecture  

Aucun membre ne peut prendre la parole sur une motion avant que celle-ci ait été lue par le président, et le motionnaire a le droit de prendre la parole le premier s’il choisit de le faire. S’il y a un débat, la question ou la motion peut être lue de nouveau avant d’être mise aux voix.

Article 31 - Ordre d'examen 

1. Lorsqu’une question est à l’étude, aucune motion n’est recevable à moins qu’il ne s’agisse d’une motion de procédure ou d’une motion d’amendement.
2. Les motions de procédure sont étudiées dès qu’elles sont présentées, doivent avoir la priorité et peuvent faire l’objet de délibérations, selon qu’il s’agit :
   1. du renvoi d’une question (peut faire l’objet d’un débat);
   2. du report à une date déterminée ou indéterminée (peut faire l’objet d’un débat);
   3. de la levée de la séance (ne peut faire l’objet d’un débat);
   4. de toute autre motion de procédure (peut faire l’objet d’un débat);
   5. de la prolongation de la séance au-delà de 22 h 30.

Article 32 - Modification

Une motion d’amendement :

1. doit être présentée par écrit;
2. doit, si elle vise la modification d’une modification à la question, être la seule motion de sous-amendement présentée à l’égard la question permise à un moment donné, toute modification subséquente devant être rapportée à nouveau à la question principale;
3. doit être pertinente et ne doit pas être opposée aux principes du rapport, du point ou de la motion à l’étude;
4. peut proposer une autre façon de trancher la question, pourvu que cette façon soit toujours liée au contenu de la question à l’étude;
5. doit être considérée dans l’ordre inverse de l’ordre dans lequel elle a été proposée;
6. peut, nonobstant le paragraphe 32(5), être placée par le président dans l’ordre qu’il juge le plus logique, pratique et expéditif eu égard aux circonstances.

Article 33 - Annexe

L’Annexe « A », le Code de conduite des membres de comités consultatifs, fait partie du présent Règlement.

Article 34 - Abrogation 

1. Le Règlement nº 2007-104 est abrogé par les présentes.
2. Le présent Règlement ne peut être modifié ou abrogé que par le Conseil municipal.

Article 35 - Entrée en vigueur

Le présent Règlement est réputé être entré en vigueur le 5 décembre 2018.

Article 36 - Titre abrégé

Règlement de procédure pour les comités consultatifs ou Règles de procédure pour les comités consultatifs.

Sanctionné et adopté le 6 mars 2019.

Code de conduite des membres de comités consultatifs

Un comité consultatif a pour but de donner des conseils judicieux au Conseil municipal et de favoriser les occasions pour le grand public de commenter les politiques et programmes au service des priorités du Conseil municipal. Compte tenu des conseils éclairés impartiaux et objectifs que les comités consultatifs offrent aux comités permanents et eu égard aux défis et aux restrictions intrinsèques qui pèsent sur ceux qui évaluent et recommandent des plans d’action de façon consciencieuse et éthique, le code de conduite qui suit a été élaboré afin d’aider tous les membres de comités consultatifs à agir de la manière qui est appropriée à leurs fonctions.

1. Dans les délibérations du comité, dans leur correspondance écrite et électronique et dans leurs relations avec les médias, les membres du Conseil, le personnel et les membres du public, les membres des comités consultatifs doivent se comporter de manière :
   1. à réaliser le mandat et l’énoncé de mission de son comité consultatif;
   2. à respecter la procédure établie et l’autorité du président ou du vice-président du comité consultatif;
   3. à faire preuve de respect pour leurs collègues du comité, les membres du Conseil, le personnel et le public sans égard à la diversité culturelle ou linguistique et aux circonstances de vie;
   4. à respecter et à évaluer de bonne foi les points de vue divergents et opposés;
   5. à faire preuve de diligence raisonnable en se préparant aux réunions, aux occasions spéciales et aux autres événements associés au comité;
   6. à faire preuve de professionnalisme, de transparence, de responsabilité et de ponctualité dans toute tâche ou tout projet entrepris par le comité;
   7. à observer les lois, règlements, politiques et lignes directrices pertinents;
   8. à travailler de concert avec la communauté;
   9. à participer de manière significative et à faire des observations constructives au Conseil, aux comités permanents, au personnel et aux collègues du comité.
2. Un membre de comité consultatif s’abstient de s’engager dans une campagne politique quelle qu’elle soit (municipale, provinciale ou fédérale) au nom ou en tant que membre d’un comité consultatif.
3. Un membre de comité consultatif s’abstient :
   1. de participer à une affaire ou à une opération ou d’avoir un intérêt financier ou personnel qui est incompatible avec l’exercice de ses fonctions;
   2. de se placer dans une situation où il se sentirait obligé envers une personne qui est susceptible de profiter d’un traitement de faveur de sa part ou de chercher, de quelque façon que ce soit, un traitement préférentiel;
   3. d’accorder, dans l’exercice de ses fonctions officielles, un traitement préférentiel à un parent ou ami ou à un organisme dans lequel l’intéressé ou un parent possède un intérêt, financier ou autre;
   4. de traiter une demande adressée à la Ville en vue d’obtenir une subvention, une attribution, un contrat ou tout autre avantage dont bénéficient son conjoint, partenaire, enfant ou parent;
   5. de se placer dans une situation telle qu’il serait susceptible de tirer un avantage ou un intérêt direct ou indirect d’une affaire sur laquelle il peut peser;
   6. de tirer un profit personnel des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions officielles, lesquels ne sont pas généralement accessibles au grand public;
   7. d’accepter des cadeaux, des invitations ou des divertissements qui peuvent raisonnablement être apparentés à la contrepartie d’un traitement avantageux accordé par le conseiller ou son comité consultatif.
4. 1. L’article 3 ne s’applique pas aux intérêts d’un membre du fait de son appartenance à un organisme donné auquel le Conseil municipal a expressément octroyé un siège en comité consultatif.
   2. Outre l’alinéa a), il est entendu que les membres du Comité consultatif d’aménagement du territoire comprennent à dessein des personnes appartenant à des groupes professionnels qui interviennent régulièrement dans le processus de planification de la Ville. Les intérêts de ces personnes liés à l’ensemble de l’industrie ne constituent donc pas une violation de l’article 3.
5. Tout membre d’un comité consultatif est tenu d’informer dans les plus brefs délais le greffier de la Ville ou ses mandataires qu’il pourrait être en situation réelle ou perçue de conflit d’intérêts interdite par le Code; il est tenu de respecter la décision rendue par le greffier de la Ville ou par son mandataire au sujet dudit conflit d’intérêts et n’a aucun recours.
6. Lorsqu’un membre d’un comité consultatif estime ou est informé qu’il risque de se trouver en situation de conflit d’intérêts au sujet d’une question donnée, il est tenu :
   1. de divulguer la nature du conflit d’intérêts qui est le sien avant de passer à l’étude de la question;
   2. de quitter la pièce tant que dure l’étude de la question;
   3. de se tenir à l’écart de la discussion de ladite question ou de tout vote sur une question ou recommandation;
   4. de s’abstenir de chercher à influencer l’issue du vote avant, pendant ou après la réunion.
7. Si un membre d’un comité consultatif n’observe pas l’une des dispositions qui précèdent, l’une des mesures suivantes pourra être prise :
   1. le comité consultatif peut le blâmer ou recommander sa destitution au comité permanent dont il relève;
   2. le greffier municipal peut donner au membre un avertissement officiel;
   3. si d’autres violations se produisent à la suite de l’avertissement officiel, le greffier municipal peut suspendre le membre et recommander sa destitution au comité permanent pertinent.
8. Le présent Code de conduite ne vise pas les membres d’un comité consultatif qui sont aussi membres du Conseil municipal; ceux-ci sont plutôt assujettis au Code de conduite des membres du Conseil.