Report to/Rapport au :
7 February 2007/le 7 février 2007
Submitted by/Soumis par : Greg Geddes, Chief Corporate Services
Officer/chef des Services généraux
Contact
Person/Personne-ressource : Lois Pearce, Director/directrice, Employee
Services/Services aux employés,
613-580-2424, x/poste 14946,
lois.pearce@ottawa.ca
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REPORT RECOMMENDATION
That Council receive the Human Resource Plan 2006 for information.
RECOMMANDATION DU
RAPPORT
Que le
Conseil municipal reçoive le Plan des ressources humaines de 2006 à titre
d’information.
CONTEXTE
Lors des réunions du Conseil municipal tenues
entre les 24 et 26 mars 2004, le personnel avait reçu comme directive
de produire une proposition de plan des ressources humaines. En collaboration
avec les membres du Sous-comité du plan financier à long terme, la Direction
des services aux employés a créé un cadre pour l’élaboration d’un plan
exhaustif des ressources humaines. Le 14 septembre 2005, le Conseil a
approuvé le cadre proposé, et le premier Plan des RH a été soumis en
novembre 2005, au cours du processus budgétaire.
Vous trouverez ci-joint la deuxième édition du
Plan des ressources humaines. Bien qu’il ne soit pas présenté dans le format
traditionnel, dans lequel sont exposées des questions comme la planification de
la relève et la gestion des talents, il répond à la demande du Conseil de
rendre compte des affectations actuelles de postes équivalents temps plein
(ETP) et de prévoir les besoins futurs à ce chapitre, selon les exigences
opérationnelles. Il doit aider les gestionnaires et les membres du Conseil dans
leur planification et leurs prises de décision, en leur fournissant des données
sur la façon dont les ressources humaines sont utilisées et en leur présentant
l’évolution de ces ressources au fil des années. Le document contient une
analyse détaillée de la répartition des ETP dans l’organisation et des types de
postes qui servent à appuyer les programmes et les services municipaux. Ces
données permettent à la Ville d’accroître sa transparence et sa reddition de
comptes à l’égard du Conseil et de la population.
Le Plan des RH fournit également des prévisions
concernant les besoins en ressources humaines pour 2007, afin d’aider le
Conseil dans sa planification.
DISCUSSION
Depuis la fusion, la Ville a relevé certains
défis liés à la gestion de l’effectif des équivalents temps plein (ETP), chaque
ancienne municipalité ayant recouru à sa propre méthode pour calculer son
nombre total d’ETP. Depuis la mise en œuvre d’un système électronique de
gestion des ressources humaines (SAP des RH) en 2004, toutes les données sur
les employés et les postes se trouvent dans un système intégré qui emploie une
méthode uniforme pour définir et consigner les ETP et produire des rapports sur
ceux-ci.
Le nombre total d’ETP est utilisé aux fins du
budget pour quantifier les postes approuvés par le Conseil et comprend les
postes à temps plein, à temps partiel, à salaire et à taux horaire, ainsi que
les emplois occasionnels et étudiants. Cette notion est différente de celle du
dénombrement des effectifs, qui représente le nombre d’employés occupant ces
postes. Par exemple, deux postes à mi‑temps équivalent à un ETP.
La structure du Plan des RH de 2006 diffère de
la première édition soumise en 2005. La section sur l’étalonnage n’y figure
plus, car elle fait maintenant l’objet d’un rapport distinct. Les prévisions
quinquennales du Plan de 2005 ont été remplacées par des prévisions sur un an,
conformément au processus budgétaire de 2007. L’annexe 5, qui contient des
tableaux sur le dénombrement des effectifs, le nombre d’ETP et le roulement du
personnel présentés chaque mois au Conseil, a été ajoutée au Plan des RH comme
complément d’information.
La section 1 du Plan brosse un tableau du
nombre total d’ETP de 2000 à 2006 et analyse les changements observés pendant
cette période dans chaque service. Elle indique également ces changements par
catégorie clé. Depuis 2000, il s’est produit une réduction de 664,50 ETP
attribuable aux économies découlant de la fusion des municipalités. En 2004, le
nombre d’ETP a encore diminué de 483,20 ETP en raison d’une
restructuration municipale et de l’Examen général des programmes, et en mars
2006, a subi une autre baisse, cette fois-ci de 88,10 ETP. Ces réductions
ont été compensées par une augmentation de 585,68 du nombre des ETP sur une
période de six ans pour suffire à la demande résultant du délestage des
responsabilités provinciales et fédérales et de programmes obligatoires ou
imposés par la loi. Enfin, entre 2001 et 2006, le Conseil a approuvé l’ajout de
1 337,22 ETP pour répondre aux besoins de programmes nouveaux ou
élargis.
Il importe de noter que les données sur le
nombre d’ETP et les effectifs de 2006 sont tirées du système SAP des RH, au
31 octobre 2006, et contiennent les renseignements sur les postes en
vigueur à cette date.
La section 2 résume les changements prévus
en 2007. Dans le cadre du processus budgétaire annuel, les services ont été
chargés de fournir des prévisions de leurs besoins en matière de ressources,
justification à l’appui. Pour ce faire, ils ont utilisé des outils de
planification de la Ville, notamment le Plan financier à long terme, le Plan
directeur municipal et les plans d’activités des services.
Le Plan des RH comporte cinq annexes. La
première est un organigramme de la Ville, qui montre les échelons à partir de
la haute direction jusqu’au niveau des directions. L’annexe 2 indique le
nombre d’ETP pour chaque poste et répartis par service, direction, division,
section et groupe de travail au 31 octobre 2006.
L’annexe 3 présente le dénombrement des effectifs
selon les unités de négociation, les groupes exclus et les représentants élus,
au 31 octobre 2006, tandis que l’annexe 4 montre les ETP et le
dénombrement des effectifs prévus au budget par direction, à la même date.
L’effectif peut dépasser le nombre total de postes prévus au budget en raison
des employés occasionnels, à temps partiel ou étudiants. L’annexe 5
comprend un exemple de rapports mensuels fournis au Conseil sur les ETP, le dénombrement des effectifs et le
roulement du personnel.
Le Plan des RH vise à aider les membres du
Conseil et les gestionnaires à surveiller et à évaluer les besoins de la Ville
en matière de ressources humaines. Chaque année, un Plan des RH sera soumis au
Conseil dans le cadre du processus budgétaire de la Ville d’Ottawa.
CONSULTATION
La consultation du public n'est pas nécessaire.
RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES
Le présent rapport n’a aucune répercussion
financière.
DOCUMENTATION D’APPUI
Plan
des ressources humaines de 2006
SUITE À DONNER