Rapport au/Report to :

Comité des services communautaires et de protection

Community and Protective Services Committee

et / and

Comité de l’urbanisme et de l’environnement

Planning and Environment Committee

et au Conseil / and Council

Le 28 janvier 2010 / 28 January 2010

Soumis par/Submitted by : Steve Kanellakos, Directeur municipal adjoint/Deputy City Manager,

City Operations/Opérations municipales

et / and

Nancy Schepers, Directrice municipale adjointe/Deputy City Manager,

Services d’infrastructure et Viabilité des collectivités/Infrastructure Services and Community Sustainability

Personne-ressource/ Contact Person : Donna Gray, Directrice/Director, Service de Developpement Organisationnel et Rendement/Organizational Development and Performance Department

(613) 580-2424 x 25684, Donna.Gray@ottawa.ca

Personne-ressource/ Contact Person : Johanne Levesque, Directrice/Director, Community Sustainability Service /Service de viabilité des collectivités

(613) 580-2424 x22632, Johanne.Levesque@ottawa.ca

À l’échelle de la Ville/City Wide

Ref N°: ACS2010-ICS-CSS-0002

OBJET :	PROJETS PILOTES DE l’Initiative de planification de voisinage (IPV)

SUBJECT:	NEIGHBOURHOOD PLANNING INITIATIVE (NPI) PILOTS

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

1. Que le Comité des services communautaires et de protection et le Comité de l’urbanisme et de l’environnement recommandent au Conseil de :

a. prendre connaissance des résultats des plans de voisinage de Vars et de Hintonburg/Mechanicsville, tels qu’ils sont décrits dans le présent rapport et fournis en pièce jointe (documents 1 et 2);

b. demander au personnel d’utiliser les plans de voisinage de Vars et de Hintonburg-Mechanicsville comme référence pour tout travail de planification futur de la Ville dans ces collectivités.

2. Que le Comité de l’urbanisme et de l’environnement recommande au Conseil de demander au personnel d’exécuter la phase de mise en œuvre des projets pilotes de Vars et de Hintonburg-Mechanicsville dans le cadre de l’IPV, et de présenter un rapport au Conseil avant le troisième trimestre de 2010 sur :

a. une stratégie de mise en œuvre, élaborée en collaboration avec les autres services, qui dresse un portrait général des ressources et du temps nécessaires pour appliquer les recommandations de la Ville;

b. l’élaboration d’un cadre de surveillance et de rapport pour la présentation de rapports annuels au Conseil;

c. une évaluation de l’intégration de l’IPV à l’ensemble des processus de planification communautaire.

REPORT RECOMMENDATIONS

1. That the Community and Protective Services Committee and the Planning and Environment Committee recommend that Council:

a. Receive the results of the Neighbourhood Plans for Vars and Hintonburg/Mechanicsville, as described in this report and attached as Documents 1 and 2;

b. Direct staff to use the Vars and Hintonburg/Mechanicsville Neighbourhood Plans as the first point of reference for all future City‑owned work planned in these communities; and

2. That Planning and Environment Committee recommend that Council direct staff to move to the Implementation Phase of the Neighbourhood Planning Initiative (NPI) for the pilot Vars and Hintonburg/Mechanicsville Plans and to report back to Council by Q3 2010 with progress on:

a. a. An implementation strategy, designed with input from other departments, that outlines the required resources and timing necessary to advance the City-owned recommendations;

b. The development of a tracking and reporting framework that will allow for annual reporting to Council; and

c. An assessment of the integration of NPI as part of the City’s overall community planning processes.

RÉSUMÉ

Hypothèses et analyse

En 2006, le Conseil a approuvé la mise en œuvre de l’Initiative de planification de voisinage (IPV) et a désigné Vars et Hintonburg-Mechanicsville comme sites pilotes de démonstration. Le présent rapport contient les résultats des deux projets pilotes, ainsi que les réussites, les leçons apprises et les prochaines étapes prévues.

Dans le plan Ottawa 20/20, on reconnaît le besoin d’un processus de planification concerté qui associe l’aménagement du territoire, les services communautaires et la planification de l’infrastructure. L’IPV est une initiative de planification conjointe qui intègre l’aménagement du territoire et le développement social, économique et physique à l’échelle des communautés locales. La planification du voisinage fait appel à la participation des citoyens et à l’expertise locale pour mieux refléter les besoins et les priorités des résidents, de même que les solutions à leurs préoccupations. Elle favorise en outre la collaboration entre les différents services de la Ville.

Il ne fait désormais aucun doute que les projets pilotes de l’IPV sont des initiatives fructueuses qui favorisent une approche holistique de la planification sur plusieurs plans. Dans le cadre du processus de l’IPV, des représentants de la communauté et des membres du personnel se sont largement consultés à l’occasion de quelque 200 réunions et activités afin d’élaborer les plans de voisinage, qui totalisent 163 recommandations. Les avantages et les résultats attendus sont bien indiqués dans les plans de voisinage des projets pilotes.

Après avoir défini leur vision respective de leur milieu et déterminé leurs priorités, les communautés visées par les projets pilotes s’attendent à ce que la Ville utilise leurs plans de voisinage comme référence. Ces plans seront utilisés pour tout projet futur réalisé dans leur communauté.

Par la suite, les Services de viabilité des collectivités travailleront avec les deux communautés visées pour planifier la phase de mise en œuvre. Le personnel travaillera avec les services concernés de la Ville pour élaborer une stratégie de mise en œuvre et faire le suivi de l’application des recommandations, y compris celles de la communauté. Le personnel présentera un rapport annuel au Conseil sur l’avancement de l’application des recommandations de la Ville. De plus, les Services de viabilité des collectivités mèneront une évaluation complète au cours des six mois suivants pour déterminer comment les plans futurs de l’IPV seront intégrés à l’ensemble des processus de planification de la Ville.

Incidences juridiques / concernant la gestion des risques

Le rapport ne soulève aucune conséquence juridique ni de conséquence pour la gestion des risques découlant de la mise en œuvre des recommandations.

Répercussions financières

Aucune répercussion financière n’est liée à l’approbation des recommandations du présent rapport. Les coûts de mise en œuvre des recommandations de la Ville formulées dans les plans de voisinage de Vars et de Hintonburg-Mechanicsville ne sont pas encore totalement connus et feront l’objet de délibérations budgétaires et de rapports futurs.

Consultation publique / commentaires

Le niveau d’engagement des communautés de Vars et de Hintonburg-Mechanicsville à l’égard de l’IPV a largement contribué au succès de l’élaboration des deux plans de voisinage. Des efforts importants de consultation et de mobilisation des deux collectivités ont été déployés tout au long du processus de planification. La poursuite de ces efforts sera cruciale quand viendra le temps d’exécuter la phase de mise en œuvre des deux plans.

EXECUTIVE SUMMARY

Assumptions and Analysis:

In 2006, Council endorsed the implementation of the Neighbourhood Planning Initiative (NPI) and identified the communities of Hintonburg/Mechanicsville and Vars as pilot demonstration sites. This report presents the results of the two pilots, including the successes, lessons learned, and plans for next steps.

The Ottawa 20/20 plan identified the need for a collaborative planning process that links land use, community services, and infrastructure planning. NPI is a collaborative planning initiative that integrates social, economic, physical development, and land planning issues at a local neighbourhood level. Neighbourhood Planning engages citizens and builds on local knowledge to better reflect the needs, priorities, and concerns of local citizens. It also builds collaboration among city departments.

The NPI pilots have proven to be successful initiatives that encourage a holistic planning approach on a variety of levels. The NPI process included extensive consultation and engagement with community representatives and staff who attended approximately 200 meetings and events in order to create Neighbourhood Plans that include 163 recommendations. The benefits and outcomes are well documented in the pilot neighbourhood plans.

After working to define their respective neighbourhood visions and to identify their key priorities, it is the expectation of the pilot communities that the City will use their neighbourhood plans as a first point of reference. These plans will be used for any future work planned in the communities.

Going forward, Community Sustainability will work with the two pilot neighbourhoods to address the implementation phase. Staff will work with the appropriate city departments to develop an implementation strategy and track progress of all recommendations, including those that are community-driven. Staff will report annually to Council on the status of all City-owned recommendations. In addition, Community Sustainability will complete a full assessment within the next six months to determine how future NPI plans will be integrated into the broader city planning processes.

Legal/Risk Management Implications:

There are no legal/risk management impediments to implementing the recommendations in this report.

Financial Implications:

There are no financial implications associated with the approval of the recommendations of this report. Costs to implement the specific City-owned recommendations contained within the Vars and Hintonburg/Mechanicsville Neighbourhood Plans are not yet fully known and will be considered as part of future reports and budget deliberations.

Public Consultation/Input:

The level of commitment of the Vars and Hintonburg/Mechanicsville communities to NPI was a key success factor in the development of the two neighbourhood plans. Extensive consultation and engagement was carried out with both communities throughout the planning process. Further consultation and engagement with the two communities will be critical as the two plans move to the implementation phase.

CONTEXTE

Visée du rapport

Ce rapport vise à présenter au Conseil municipal les résultats des deux sites pilotes et expose la nécessité de déterminer comment l’Initiative de planification de voisinage (IPV) doit être intégrée au processus général de planification de la Ville.

Survol

Le 10 mai 2006, le Conseil a adopté le rapport intitulé Planification de quartier (ACS2006-CPS-HOU-0007), approuvant ainsi la mise en œuvre de l’IPV. Ce rapport recommande les quartiers de Hintonburg-Mechanicsville (quartier 15) et de Vars (quartier 19) comme sites pilotes.

Hintonburg-Mechanicsville est un quartier bien établi où d’autres travaux municipaux seront réalisés en même temps que l’IPV, tandis que Vars est un quartier rural où aucun travail municipal n’est prévu durant cette période. Le choix de ces deux quartiers a permis d’évaluer l’IPV dans deux environnements différents :

· un quartier établi doté d’une association communautaire active et de projets municipaux d’amélioration des infrastructures;

· un quartier rural qui a « carte blanche » pour le projet, étant donné qu’il n’y a pas d’autres travaux en cours qui pourraient avoir une incidence sur l’IPV et son évaluation.

L’IPV s’inscrit dans le cadre du plan Ottawa 20/20, qui cible la nécessité d’un processus de planification qui coordonne l’utilisation du sol, les services à la collectivité et la planification de l’infrastructure. Cette initiative offre une nouvelle occasion à la Ville de travailler de concert avec les collectivités et de réaliser des projets en collaboration avec les services municipaux et les directions.

La force de l’IPV vient du fait qu’elle intègre les questions sociales, économiques, d’aménagement et d’aménagement du territoire à l’échelle géographique locale. En améliorant la communication et la participation communautaire, et en renforçant la capacité d’action de la collectivité, l’IPV laisse de côté les consultations communautaires qui ne permettent d’obtenir qu’une liste de demandes et mise plutôt sur la définition de priorités et de plans communautaires globaux.

Bien que la méthodologie propre à la planification de voisinage ne soit pas nouvelle, le trait caractéristique de l’IPV est qu’il s’agit d’un processus soutenu et intensif. Elle nécessite la tenue de plusieurs réunions pendant de nombreux mois, l’échange constant d’information et d’idées ainsi qu’un engagement solide des représentants et organismes communautaires et du personnel de la Ville qui participent au processus, du début jusqu’à la fin. Au cours de ce processus, tous les problèmes sont considérés et les discussions mènent à la formulation de priorités locales qui peuvent prendre la forme de plans communautaires, de plans de travail, de projets d’immobilisations et d’autres initiatives privées ou publiques.

Planification adaptée à chaque quartier

Dans le cadre de l’IPV, la planification des projets et des services cible une zone géographique précise à l’échelle du quartier. Ces projets sont élaborés de manière à répondre aux besoins de la collectivité de façon holistique. Beaucoup d’exercices de planification traditionnels sont axés sur un service ou un projet (comme l’utilisation des sols, les éléments physiques ou les transports) dans des quartiers en croissance ou qui connaîtront des transformations importantes. L’IPV vise des changements ou des besoins communautaires qui ne sont pas nécessairement associés à la croissance en prenant appui sur des ressources communautaires pour définir ces besoins.

La planification adaptée à chaque quartier est possible quand tous les acteurs collaborent avec les intervenants dans un espace géographique donné. On parle d’inclusion, de communication, d’interaction, de partage d’information et de renforcement des capacités. Les acteurs et les intervenants définissent ensemble une vision de leur quartier et s’engagent à travailler à la concrétisation de cette vision. Par un travail soutenu et collaboratif, les intervenants peuvent adapter activement les intérêts et les priorités divergents en échangeant de l’information et des points de vue. En tant que participante, la Ville coordonne ses plans, ses services et les consultations communautaires de manière holistique, intégrée et efficace.

Fondé sur le principe de la planification adaptée à chaque quartier, le processus de l’IPV a permis la définition de visions efficaces pour Hintonburg-Mechanicsville et Vars.

Approche de l’Initiative de planification de voisinage (IPV)

L’approche de l’IPV comporte quatre phases principales :

· initiation, collecte de données et processus de planification communautaire;

· formulation de recommandations et évaluation;

· rédaction du plan de voisinage;

· mise en œuvre.

La phase d’initiation et de collecte des données comprend les étapes suivantes :

· formation d’un groupe communautaire engagé;

· évaluation des forces et des faiblesses de la communauté;

· organisation d’ateliers communautaires pour cerner les principaux problèmes et préoccupations;

· élaboration d’un processus de planification;

· exploration des principaux problèmes lors d’une série de réunions thématiques;

· échange d’information et d’avis d’experts.

Une fois toutes les phrases du processus de collecte de données terminées, on établit des priorités et des recommandations pour l’adoption de mesures qui correspondent à la vision du quartier. Les recommandations sont étudiées par les directions de l’administration municipale et le personnel formule des commentaires, notamment sur les ressources nécessaires.

La version définitive du plan de voisinage, qui décrit le processus et le plan d’action, est soumise à l’approbation du Conseil. Le plan de voisinage constitue alors un plan élaboré par la collectivité que la Ville s’engage à mettre en œuvre de concert avec elle. Le personnel tient le Conseil informé de la progression annuelle de chaque plan de voisinage final pour assurer la responsabilité de la Ville.

ANALYSE

Recommandation 1 – Plans de voisinage de Vars et de Hintonburg-Mechanicsville

Les plans de voisinage de chaque quartier (documents 1 et 2) sont joints au présent rapport.

Résultats des sites pilotes de l’Initiative de planification de voisinage

Les sites pilotes, leurs réussites respectives et les leçons apprises sont décrits plus longuement dans cette section du rapport sous les thèmes suivants :

· IPV de Hintonburg-Mechanicsville

· IPV de Vars

· Résultats sommaires des sites pilotes de l’IPV

· Évaluation de l’IPV

· Leçons apprises des sites pilotes de l’IPV

IPV de Hintonburg-Mechanicsville

Le premier projet pilote de l’IPV a commencé à l’automne 2006 dans le quartier de Hintonburg/Mechanicsville. Il s’agit d’un quartier urbain situé tout juste à l’ouest du centre‑ville d’Ottawa. Bien établi, ce quartier à l’histoire riche a été choisi en raison de sa population diversifiée, mais stable. Il est connu pour son engagement et son militantisme communautaire (beaucoup d’exemples sont présentés à l’annexe 7 du document Planification de voisinage de Hintonburg-Mechanicsville).

Hintonburg-Mechanicsville offrait aussi la possibilité d’étudier en temps réel la coordination de plusieurs projets. En effet, deux projets de la Ville ont été initiés en 2007 : le projet de réfection de la rue Wellington Ouest et le Plan de conception communautaire (PCC) de la rue Wellington.

Les résidents de Hintonburg et de Mechanicsville souhaitaient construire un quartier fort, uni, sain, accueillant, créatif et durable qu’ils seront fiers d’habiter. Cette vision s’appuie sur huit piliers qui forment la structure de leur avenir collectif. Treize thèmes ont guidé leur réflexion. À partir de ces piliers et de ces thèmes, des principes et des recommandations ont été élaborés. Voici les huit piliers :

Nous sommes organisés.
Nous croyons à un mode de vie durable.
Nous sommes forts et unis.
Nous formons une communauté tissée serrée.
Nous prenons soin de nous-mêmes et accueillons les autres.
Nous sommes prospères et innovateurs.
Nous aimons les arts et la culture.
Nous respectons notre passé.

Le processus de planification de Hintonburg et de Mechanicsville a nécessité la tenue de 170 réunions et activités sur une période de trois ans qui ont mené à la formulation de 89 recommandations dans les domaines suivants :

patrimoine;
arts et culture;
planification et aménagement;
zone d’amélioration commerciale de Wellington Ouest;
développement économique;
accès à la nourriture;
sécurité communautaire;
circulation dans le quartier et dans la ville;
services et installations communautaires;
écoles publiques;
bibliothèque;
enfants et service de garde après l’école;
services de santé et services sociaux;
gens du quartier;
infrastructures des espaces verts;
arbres;
mise en œuvre.

Le document ci-joint intitulé Planification de voisinage de Hintonburg-Mechanicsville (document 2) contient plus de détails à propos de ces recommandations. Étant donné la quantité de projets réalisés simultanément dans le cadre de l’IPV, l’application de certaines recommandations du plan de voisinage a déjà commencé, dont les suivantes :

rénover le sous-sol du Centre communautaire Hintonburg pour augmenter l’espace disponible pour les programmes communautaires;
réaménager le parc Parkdale, y compris la route située au sud du parc pour que son accès soit plus sécuritaire et plus accueillant pour les piétons et les automobilistes;
restaurer le mur du parc Hintonburg d’une manière qui respecte sa valeur patrimoniale;
aménager des installations architecturales et des espaces pour des spectacles et des événements culturels aux points d’accès du quartier (par exemple au parc Somerset).

Le groupe de représentants communautaires de Hintonburg-Mechanicsville est désormais connu sous le nom de « groupe de travail chargé de la continuité ». Ce groupe de travail a transmis ses réflexions sur la phase de mise en œuvre du plan de voisinage et fait les recommandations suivantes :

La Ville doit définir clairement les liens entre le plan de voisinage et le Plan officiel. Le groupe de travail souhaite que le plan de voisinage soit considéré comme un Plan officiel.
Le plan de voisinage présente une vision du quartier et implique la participation d’un certain nombre d’intervenants qui auront tous un rôle à jouer dans la mise en œuvre de la vision du quartier.
La Ville et la collectivité devraient travailler de concert pour obtenir des données de référence sur des indicateurs précis (par exemple, la criminalité, les tendances démographiques, la croissance résidentielle et commerciale) en utilisant des frontières géographiques claires pour en faire le suivi.
La Ville devrait mettre ces données à jour régulièrement pour effectuer le suivi de la santé et de la vitalité des deux quartiers. La définition d’une ligne de référence et de frontières permettrait à la Ville de mettre en place un processus de suivi continu en recueillant les mêmes données pour chaque quartier à des intervalles réguliers. Cela permettrait au personnel et aux résidents d’observer les tendances et les changements sur les plans de la santé et de la vitalité du quartier.

Ces recommandations seront prises en compte dans le prochain rapport. Des renseignements supplémentaires concernant l’IPV et le Plan officiel se trouvent à la section « Commentaires additionnels : statut de Plan officiel ».

IPV de Vars

Le projet pilote de Vars a commencé en septembre 2007. Petite communauté rurale stable de 1 365 résidents, Vars est située à environ 25 km à l’est du centre-ville d’Ottawa et à 1 km de l’autoroute 417. Environ 900 résidents habitent le village même; les autres résident dans les environs. Vars est un village relativement bien nanti, mais comme les emplois y sont limités, la plupart des résidents travaillent à Ottawa.

Fondé dans les années 1880, Vars fut jadis un village dynamique offrant des services aux fermes avoisinantes et au chemin de fer qui le traversait. Après la mise hors service de la gare ferroviaire, des entreprises, de même qu’une école locale, ont fermé leurs portes. En 2007, au début de l’IPV, Vars n’avait pas une vision claire de son avenir.

Voici certaines des préoccupations de la population de Vars au début du projet pilote :

· le piètre état des rues et des trottoirs;

· le manque d’activités pour les jeunes;

· un pourcentage élevé de résidences n’ont pas accès aux programmes de soutien;

· la sous-exploitation des terrains industriels;

· l’incapacité du centre communautaire de répondre aux besoins de la population;

· la rue principale ne ressemble pas à une rue principale.

Contrairement à Hintonburg/Mechanicsville, il n’y avait pas d’autres projets municipaux en cours au moment de l’IPV. L’IPV a donc carte blanche dans ce quartier rural.

Au cours du processus de planification, les résidents de Vars ont tenu 40 réunions et rédigé 74 recommandations pour leur quartier. Le processus a commencé par l’élaboration d’un document de planification, un sondage auprès de la population et l’adoption d’un plan de travail centré sur les problèmes ciblés par le groupe.

Les résidents de Vars ont ainsi défini la vision suivante : créer un quartier dynamique, actif, bilingue, rural, durable et accueillant. Les sondages et les réunions ont permis aux intervenants de définir, en ordre de priorité, les objectifs suivants :

· mettre sur pied un centre communautaire qui puisse répondre au besoin du village;

· installer des trottoirs sur le chemin Rockdale et réparer ceux du chemin Buckland;

· faire du chemin Rockdale la rue principale de Vars et prévoir l’aménagement de trottoirs et de lampadaires;

· encourager la création de nouvelles entreprises dans le village et l’expansion du parc industriel au moyen de différentes mesures comme la réduction des droits d’aménagement;

· réinvestir tout l’argent provenant du règlement financier des frais relatifs aux terrains à vocation de parc de Vars dans l’acquisition de nouveaux terrains à vocation de parc ou l’amélioration des parcs actuels;

· maintenir la communication et la coopération avec les gestionnaires des maisons de santé actuelles et leurs résidents;

· s’engager à ne pas construire de nouvelles maisons de santé ni agrandir les résidences existantes;

· limiter la croissance résidentielle de Vars à 10 à 20 nouveaux logements par année et interdire l’expansion de lotissements par de grands promoteurs immobiliers;

· exploiter les terrains actuellement inutilisés;

· développer le parc industriel;

· mettre sur pied une résidence pour personnes âgées;

· accroître les services d’OC Transpo à Vars en augmentant la fréquence des autobus en milieu de journée et tard en soirée;

· créer un trajet de train de banlieue comportant un arrêt à Vars;

· améliorer les services de transport en commun à Vars et s’engager à collaborer avec les politiciens de Prescott-Russel pour que Vars soit desservi par une ligne de train;

· former un quartier où les résidents peuvent vivre, travailler et s’amuser;

· offrir une structure sociale de soutien à tous les résidents de Vars;

· encourager les résidents à réduire leur empreinte écologique;

· préserver le patrimoine de la communauté pour que les générations à venir puissent en profiter.

Le processus de planification de voisinage a donné lieu à des recommandations et des résultats importants, notamment :

· amélioration de la relation entre les résidents des résidences et le reste du quartier;

· retour d’une association communautaire active à Vars;

· accord sur un certain nombre de priorités qu’il faut respecter;

· meilleure compréhension des difficultés liées à l’ouverture d’un tout nouveau centre communautaire à Vars en raison du manque de financement et de terrains disponibles. En conséquence, on a décidé de miser sur les installations existantes pour les rendre les plus utiles et fonctionnelles possible pour la population.

Résultats sommaires des sites pilotes de l’IPV

Des plans de voisinage détaillés ont été rédigés dans le cadre des projets pilotes de l’IPV. Les leçons apprises et les commentaires obtenus serviront aux initiatives de planification de voisinage à venir.

Ces projets ont été réalisés sur une période de deux à trois ans. Dans l’ensemble, les quartiers pilotes sont satisfaits de leurs plans de voisinage. Ces plans présentent en détail la vision de la population pour l’avenir de leur quartier et contiennent un total de 163 recommandations.

Les gens du milieu, la Ville et plusieurs organismes se partagent maintenant la responsabilité de les mettre en œuvre.

La mise en œuvre de 18 % des recommandations est commencée. Par exemple, des travaux de rénovation ont été entamés au Centre communautaire Hintonburg et la conception des nouveaux panneaux indicateurs du village de Vars est en cours.

La construction de relations et d’une collaboration continues prend du temps, mais les deux quartiers ont grandement profité du fait d’avoir pris le temps nécessaire pour obtenir l’engagement réel des membres de la communauté et du personnel.

Initialement, la durée prévue des projets pilotes était de 18 mois. Chaque projet disposait d’un budget de 75 000 $. Même si les budgets ont été respectés, il aura fallu plus de temps que prévu pour réaliser l’exercice de planification en raison du temps nécessaire à la définition des frontières, à la recherche de participants communautaires et à la coordination de trois projets de construction simultanés à Hintonburg/Mechanicsville.

Évaluation de l’IPV

L’évaluation de l’IPV comportait plusieurs facettes. Elle comprenait un projet de recherche d’observation mené par le Centre de recherche et de formation sur le milieu urbain (CRFMU) de l’Université Carleton et un questionnaire d’évaluation destiné à tous les membres du personnel et du comité local ayant participé au processus.

Les participants à l’IPV ont fait des commentaires constructifs et des suggestions pour les processus de planification de voisinage à venir. Ces suggestions sont résumées dans les notes de fin de projet. En général, les commentaires sont extrêmement positifs et tous les participants à l’IPV ont souligné que la planification de voisinage comportait de nombreux avantages tant pour la Ville que pour les quartiers participants.

Sous la direction de C. Stoney, le CRFMU a suivi le déroulement de l’IPV du début à la fin. La participation du CRFMU s’est avérée utile à l’équipe de l’IPV, car le groupe de recherche de M. Stoney a relevé les problèmes à mesure qu’ils apparaissaient et proposé des améliorations en cours de route. Le CRFMU a apporté son aide sur les plans de la recherche et de l’analyse des résultats du sondage, ce qui a éliminé la nécessité d’affecter du personnel à ces tâches. Leurs observations et analyses judicieuses ont été consignées dans une série d’articles scientifiques ainsi que dans un rapport d’évaluation final. Les contributions du CRFMU au processus de l’IPV montrent la valeur et le potentiel de l’établissement de partenariats continus avec les universités d’Ottawa.

Un exemplaire du rapport du CRFMU peut être consulté au bureau du greffier.

Leçons apprises des projets pilotes de l’IPV

La Ville utilise actuellement diverses méthodes pour inciter la population à participer à la planification. Ces méthodes varient d’un service à l’autre et selon les problèmes traités. Par exemple, beaucoup d’exercices de planification actuels de la Ville concernent un seul service et visent des domaines d’autorité distincts, comme l’aménagement du territoire, l’aménagement des infrastructures physiques et la planification des services sociaux. Par ailleurs, l’IPV permet aux services de travailler de concert à la réalisation de projets de planification et ainsi de mieux répondre aux besoins, aux priorités et aux préoccupations des citoyens du quartier.

Les leçons apprises sont nombreuses. En voici les principales :

· Il est important de définir les frontières du quartier au début de chaque nouvelle Initiative de planification de voisinage.

· Les résidents et les intervenants communautaires sont les experts de chaque quartier. Ils constituent une mine d’or d’information et d’histoire. Comprendre cela aidera la Ville dans ses efforts de planification.

· La collaboration entre la Ville et la population est des plus importantes. Un engagement soutenu donne le temps d’aborder les problèmes d’une manière réfléchie et approfondie, tout en forgeant des rapports agréables et respectueux entre les intervenants. Cette collaboration mène à un niveau de confiance et de respect mutuel que l’on voit rarement entre une administration et la population.

· La confiance est d’or : bâtir des relations et des processus riches empreints d’intégrité et de confiance demande du temps. L’expérience pilote a montré la nécessité de prendre le temps de poser des fondations pour obtenir le ralliement et la coopération de la population et du personnel.

· La réussite du programme dépend de l’engagement des conseillers des quartiers visés par l’IPV. Ceux-ci ont participé activement aux projets pilotes dans leurs quartiers respectifs. Le processus de l’IPV a permis aux conseillers d’entamer et de poursuivre un dialogue avec la population au moment de la définition des priorités du quartier et de prendre le pouls de leur quartier d’une manière active et continue.

· La planification de voisinage augmente la collaboration et les liens entre les services, ce qui aboutit à une approche des quartiers à la fois globale et ciblée. L’IPV a donné l’occasion à un groupe d’employés d’explorer tout le potentiel d’un véritable travail collaboratif, ce qui a donné des résultats très positifs. Les employés ont été en mesure de faire appel à leurs ressources respectives et ainsi de fournir un meilleur service au quartier.

· Tout au long des deux projets pilotes, les membres du personnel ont averti la population que l’IPV ne supposait pas de nouveau financement. L’objectif de l’IPV est plutôt d’optimiser les ressources existantes.

· Même si l’on considère qu’une IPV pourrait profiter à tous les quartiers, elle apporterait probablement davantage de résultats immédiats aux quartiers où l’on trouve d’autres initiatives ou chantiers auxquels est associée une enveloppe. Le processus d’IPV permet la coordination de tout le travail afin de créer une vision commune pour le quartier.

· Le budget approximatif alloué à chaque projet est un minimum et pourrait être augmenté.

· Le fait de fixer des priorités dans un quartier est considéré comme un plus, car il accélère leur réalisation, même si l’allocation des fonds n’est pas assurée.

La suite des choses

Recommandation 2 : Référence

Les deux plans de voisinage déterminent les principales priorités pour les quartiers de Hintonburg‑Mechanicsville et de Vars. La recommandation 2 repose sur une avalanche de commentaires provenant des quartiers pilotes. Après avoir travaillé à définir leurs visions, les populations présument que le personnel aura recours à leurs plans de voisinage à l’avenir pour orienter la planification des travaux dans leur quartier. Ces plans définissent leurs besoins d’aujourd’hui et leur vision pour l’avenir.

Les employés s’accordent pour dire que les recommandations des plans pilotes devraient être utilisées comme référence pour tous travaux prévus dans ces quartiers. Du point de vue pratique, cela signifie que lorsque des travaux seront prévus, le personnel tiendra compte des recommandations contenues dans les plans de voisinage et s’engagera à mettre en œuvre toute recommandation de la Ville qui est réalisable dans le respect du cadre budgétaire.

La mise en œuvre des deux plans de voisinage réalisés est vue comme une responsabilité conjointe des quartiers concernés et de la Ville. Les Services de viabilité des collectivités dirigeront la collaboration avec la population des quartiers et avec d’autres services de la Ville pour donner corps à la vision des deux populations.

Recommandation 3 : Phase de mise en œuvre

Les documents de l’IPV ont permis de travailler avec les populations des quartiers pour définir leur vision et formuler des recommandations qui les aideraient à réaliser cette vision. Ils constituent donc un outil précieux pour orienter les relations de travail entre la Ville et les quartiers dans un esprit de partenariat.

On a demandé aux Services de viabilité des collectivités de veiller à ce que les réussites et les leçons tirées des deux projets pilotes soient prises en compte dans les travaux effectués à Hintonbourg-Mechanicsville et à Vars. Les Services de viabilité des collectivités collaboreront avec les services municipaux concernés pour mettre sur pied une stratégie de mise en œuvre définissant les ressources et les délais nécessaires pour appliquer les recommandations relatives à la Ville.

Étant donné que le mandat des Services est de favoriser la durabilité des communautés et sa relation à d’autres démarches de planification, l’IPV cadre bien dans leur contexte et cette décision fera en sorte que les priorités des communautés sont à la base de la préparation de l’avenir d’Ottawa.

Pour continuer sur la lancée de l’initiative telle que consignée dans ces documents, le personnel concerné surveillera l’avancement de la mise en œuvre des recommandations, y compris celles qui sont pilotées par la communauté, et fera un compte‑rendu annuel au Conseil de l’application de toutes les recommandations de la Ville. Le personnel collaborera avec les intervenants internes et externes concernés dans le but de remplir son mandat, qui consiste à prendre de bonnes décisions aujourd’hui pour améliorer notre qualité de vie actuelle et future.

Au cours de la première moitié de 2010, les Services de viabilité des collectivités comptent effectuer une évaluation et mettre au point un cadre qui intégrerait la planification de voisinage aux autres outils de planification de la Ville. Le personnel des Services de viabilité des collectivités procédera à l’examen du programme d’IPV en ce qui concerne les coûts, les ressources, les échéances et les avantages associés et formulera des recommandations quant à l’intégration de l’IPV dans un cadre de planification global de manière à créer des communautés viables, un quartier à la fois.

Le personnel rendra compte au conseil de la progression de la mise en œuvre au 3^e trimestre de 2010.

Commentaires additionnels : Statut de Plan officiel

Il a été suggéré que le plan de voisinage reçoive le statut de Plan officiel à titre de plan secondaire. Le statut de Plan officiel étant permis en vertu de la Loi sur l’aménagement du territoire, il est fondé sur l’utilisation du territoire. Les documents de planification de voisinage suivent une approche globale de la planification et ne se limitent pas uniquement à l’utilisation du territoire.

Les Plans de conception communautaire (PCC), qui sont approuvés par le Conseil en tant que politiques du Conseil et souvent adoptés comme plans secondaires en vertu de la Loi sur l’aménagement du territoire, constituent une autre forme de planification globale. Toutefois, quand un PCC est adopté comme plan secondaire, il est structuré en trois parties, conformément à la Loi sur l’aménagement du territoire. Dans la première partie, on trouve les renseignements généraux, dans la deuxième, la stratégie d’utilisation du territoire et tout élément qui vient la soutenir et dans la troisième, la stratégie de mise en œuvre. La modification du Plan officiel est tirée de la deuxième partie uniquement et devient un plan secondaire. Les deux autres parties continuent d’exister, hors du Plan officiel, en tant que politiques approuvées par le Conseil et elles font toujours partie du Plan de conception communautaire original approuvé par le Conseil avant l’adoption du plan secondaire.

Aucun changement ne peut être fait à un plan secondaire sans une modification du Plan officiel adoptée par le Conseil.

Le personnel incorporera un examen des critères d’obtention du statut de Plan officiel et de sa relation à l’IPV. À partir de discussions avec les membres des communautés, le personnel présentera, dans son prochain rapport au Conseil au 3^e trimestre de 2010, ses recommandations sur l’insertion de l’IPV dans un cadre intégré de planification, et plus précisément, sur la modification de l’IPV et du processus de PCC pour les rendre plus simples, réfléchis et adaptés à la diversité des quartiers d’Ottawa.

CONSULTATION

Les documents de planification de voisinage en pièce jointe représentent deux à trois années de consultation et de participation à la vie publique dans deux quartiers d’Ottawa.

Un total de 44 représentants des quartiers se sont engagés dans cette démarche et ont participé à plus de 170 réunions à Hintonburg‑Mechanicsville et à plus de 40 réunions à Vars. Six réunions portes ouvertes ont été tenues à Hintonburg‑Mechanicsville et deux à Vars. En outre, de nombreux sondages en ligne et sur papier ont été distribués, pour un total de plus de 1 700 réponses.

Incidences financières

Les incidences financières des recommandations contenues dans les plans d’IPV ne sont pas encore connues. Tout au long de la mise en œuvre des projets pilotes, le personnel évaluera et calculera, dans le cadre des futurs processus budgétaires, les coûts associés à la mise en œuvre des recommandations prioritaires de chaque plan de voisinage.

Incidences sur les plans juridique et de la gestion des risques

Aucune incidence sur le plan juridique ou de la gestion des risques ne découle de la mise en œuvre des recommandations contenues dans ce rapport.

INCIDENCES SUR LES ZONES RURALES

Pour les incidences sur les zones rurales à Vars, consulter le document 1.

COMMENTAIRES DES CONSEILLERS DE QUARTIER

Conseillère Christine Leadman – Plan de voisinage d’Hintonburg‑Mechanicsville

L’Initiative de planification de voisinage (IPV) mise à l’essai dans les quartiers d’Hintonburg‑Mechanicsville a été reçue comme un partenariat de développement communautaire avec la Ville d’Ottawa. C’était une démonstration d’une nouvelle structure organisationnelle qui mènerait à une satisfaction plus efficiente et efficace des besoins particuliers d’une collectivité tout en faisant tomber les murs séparant les services de la Ville. Dans le cadre de la récente restructuration organisationnelle, le directeur municipal a cité l’IPV en exemple dans l’élaboration de notre nouveau modèle de prestation de services.

Le personnel de la Ville, les résidents, les intervenants communautaires, les fournisseurs de service et mon bureau ont passé d’innombrables heures à travailler conjointement sur l’IPV, un Plan de conception communautaire de secteur et un important projet d’infrastructure le long de son corridor principal. Ces projets concomitants ont déjà permis d’appliquer plusieurs des principales recommandations. Le document de l’IPV élaboré au cours de ce processus constituera un outil précieux de planification. Son incorporation dans le cadre stratégique de la Ville constituera un pas important vers notre objectif consistant à fournir de meilleurs services aux quartiers au moyen d’une meilleure compréhension de leur réalité et de leurs besoins.

Conseiller Rob Jellett – Plan de voisinage de Vars

J’aimerais débuter en remerciant les résidents de Vars et le personnel de la Ville, en particulier Nancy Jackson, pour leur travail inlassable et leur dévouement à la réussite de cette initiative.

Elle a rassemblé les résidents de Vars et les a rapprochés de la Ville. Tous ont hâte de mettre en œuvre les recommandations.

Si l’Initiative de planification du voisinage devait se poursuivre dans d’autres secteurs d’Ottawa – et à mon avis, elle le devrait –, permettez‑moi de faire quelques suggestions pour l’améliorer.

· Le personnel des divers services devrait avoir une meilleure connaissance du processus de planification de voisinage.

· On devrait faire plus de travail préliminaire avant les réunions et envoyer des documents plus étoffés et mieux préparés aux résidents.

· La durée devrait vraiment être plus courte : une période de deux à trois ans est beaucoup trop longue, les résidents et le personnel en viennent à se demander s’ils en verront la fin.

· La dernière et non la moindre : La population s’attend à ce que les recommandations soient mises en œuvre, mais aucun financement n’y est rattaché. C’est frustrant pour tout le monde.

INCIDENCES TECHNIQUES

Aucune

PLAN STRATÉGIQUE DE LA VILLE

La démarche de planification de voisinage fournit un cadre de planification permettant à la Ville et à la population du quartier de réfléchir et de répondre aux six priorités en matière de service et aux trois priorités en matière de transformation du Plan stratégique de la Ville. Le tableau suivant montre certains exemples d’intégration des initiatives de planification de Hintonburg‑Mechanicsville et de Vars dans les priorités du Plan stratégique.

Priorité	Objectif	Exemples
Transport	Améliorer le réseau de transport de la ville	Piste cyclable à Hintonburg- Mechanicsville
Transports alternatifs	Atteindre un fractionnement du transport de 30 pour cent	· Améliorations destinées aux piétons et aux cyclistes à Hintonburg-Mechanicsville · Demandes d’abribus et de trottoirs à Vars
Renouvellement des infrastructures	Uniformiser le remplacement des égouts séparatifs et des égouts pluviaux	Travaux d’infrastructure sous la rue Wellington Ouest

Une ville active, viable et saine

Offrir des programmes de culture et de loisirs à divers niveaux, de sorte que tous les résidents puissent y participer

· Vars : Demander de procéder à une évaluation des besoins en matière de programmes

· Hintonburg‑Mechanicsville : Mise aux normes du Centre communautaire Hintonburg

Gouvernance

Élaborer un processus démocratique, engageant et visible et y rester fidèle

Les deux initiatives de planification du voisinage reposaient sur ce principe

Finances viables

Devenir une ville financièrement viable

Exemple du centre communautaire de Vars : On doit déterminer les besoins avant de dépenser les fonds.

La planification du voisinage est une approche globale fondée sur la collaboration avec la population des quartiers qui donne l’occasion de réfléchir aux priorités fixées dans le Plan stratégique de la Ville et de travailler ensemble à les respecter.

ANNEXES

Document 1 Plan de voisinage de Vars

Document 2 Plan de voisinage de Hintonburg‑Mechanicsville

SUIVI

Sous réserve de l’approbation de ce rapport, le personnel des Services de viabilité des collectivités mettra en œuvre les recommandations 2 et 3 du présent rapport.

Community and Protective

Services committee

extract of

DRAFT Minutes 54

4 februARY 2010

Comité des services communautaires et de protection

extrait dE L’ÉBAUCHE

Du ProcÈs-verbal54

Le 4 fÉvrier 2010

NEIGHBOURHOOD PLANNING INITIATIVE (NPI) PILOTS

PROJETS PILOTES DE l’Initiative de planification de voisinage (IPV)

ACS2010-ICS-CSS-0002 CITY-WIDE / À L’ÉCHELLE DE LA VILLE

Steve Kanellakos, Deputy City Manager, City Operations began by introducing Johanne Levesque, Director, Community Sustainability who would be assisting in the presentation.

He said it was an important moment for so many people in the community particularly the pilot areas of Vars and Hintonburg and for the staff that have worked so tirelessly as well as Councillors Jellett and Leadman. The neighbourhood plans that are being presented are the result of a collaborative process undertaken by staff and the people who live and work in the two neighbourhoods. The communities involved in the NPI pilot wrote the documents and through the documents they identify their needs of today and their vision for the future. Neighbourhoods involved in the NPI pilots have openly stated that they want to see these documents being used as the first point of reference for all work planned in the community.

Mr. Kanellakos stated now that the pilot phase is complete; the City needs to move forward with the implementation phase. For this to happen, staff need to work with the appropriate City departments to develop an implementation strategy and design a method to track progress of all recommendations, including those that are driven by the community and those that are City-owned. The Neighbourhood Planning Initiative (NPI) is a process that involves all stakeholders, including staff, City Councillors, and most of all members of the community, including individuals involved in each of the neighbourhood committees:

· Hintonburg Continuity Task Force (CTF) members: Paulette Dozois; Catherine Henry; Linda Hoad; Charles Reynolds; Annie Hillis; Ovidio Sbrissa; Deborah Ironside; Jeff Lieper and Irene Cameron

· Vars Community Continuity Committee (CCC): Jean Seguin; Francine Portenier; Ivan Tanner; Joe Welten; Darlene Brown; The Late Denvil Brown; Louise Summers; Helen Manning-Lemieux; Andre Cyr; Joanne Gravelle and Monique Belliveau

· Community based organizations such as: ODAWA; Vars Community Association; Hintonburg Community Association; Family Services; Vars Optimist Club; School boards and Community Resources Centre

· Carleton University – Dr. Chris Stoney

· Delcan Corporation – Ron Clarke

He also noted that many City staff were involved in the NPI process and wanted to thank them all. In particular: Nancy Jackson, Max Ross, Taavi Siitam, Wendy Royer, Fabrice Cote, Linda Payant, Linda Cheslock, Paul Maloney, Suzanne Sanford, Monique Lachapelle, Phillip Powell and Monique Traversey.

In wrapping up before listening to the delegations, Johanne Levesque commented that as part of its report to Council in Q3 2010, Community Sustainability will review the NPI program with attention to costs, resources, timing, and associated benefits and recommend how NPI can fit into an integrated planning framework.

A copy of the PowerPoint presentation is held on file with the City Clerk’s office.

Councillor Leadman started by thanking Steve Kanellakos, Nancy Jackson, Max Ross, her staff and so many others in making this a most rewarding and challenging project that her community has undergone and no small thanks to the community itself. The NPI is valuable and an adaptable instrument in building communities. She noted that it brought people together to identify needs. It very much improves the City’s image. City planning improves as a result of this process and the NPI provides a comprehensive overview enabling a more layered approach to mechanisms such as Community Design Plans (CDP), infrastructure projects etc. She said it is a living document to be used as a roadmap for future City works and a tool to strengthen City services. She was awed by the community commitment and the fact that more than 170 meetings were held over the 3-year period. She again thanked all for their hard work.

Councillor Jellett echoed the same words of thanks to all. He commented that Vars is a hidden jewel in the City of Ottawa, a beautiful village. A challenge was finding the right balance between improving the village, making it more of a community but at the same time not losing that rural character. He emphasized to the Committee members that the NPI works. He noted that it was a bit slow in starting off and was a long process but it brought the community together. It brought a vision of what the community can become. It brought the residents together and brought them closer to the City and he is proud of the resurrection of the Vars Community Association. Although it was a long process, both the Community and he are looking forward to working with staff on the implementation phase. One of the first items they would like to complete is a broader survey of residents to determine their recreational needs.

Chair Deans thanked Mr. Kanellakos and Ms. Levesque as well as Councillors Leadman and Jellett for their presentations.

The Committee then heard from the following public delegations:

Ivan Tanner, Francine Portenier and Jean Séguin, Vars Community Association, gave a PowerPoint presentation, which is held on file with the City Clerk’s office. Mr. Tanner began by giving a brief history of Vars stating that the founding of Vars was really an accident of history and geography when the train line at the time crossed an old wagon trail. It had been a very booming village being the centre of commerce for many years. After the Second World War however people began to commute to Ottawa for jobs and shopping and the village declined. They lost the bank, the post office, the rail station, the mill and more. In the 1970’s highway 417 was built and Vars became a bedroom community. Now the community has about 1365 residents-900 in the village itself and growing by approximately 10 to 20 new homes a year. There is a high ratio of special care homes that can’t be ignored, two small general stores, an undeveloped industrial park, an abundance of land all around the village and a former school converted to a community centre that is approximately 2 km away from the village. Vars was selected as the rural portion of the pilot project for the NPI and there were few expectations by the residents when it first began. There were over 40 meetings and 22 residents participated in the Community Continuity Committee. Two surveys were conducted and two town hall meetings with Councillor Jellett. The people of Vars have come together and the following concerns were addressed:

· The Vars Community Association was resurrected

· Special Care Homes more involved in community

· Greater sense of security

· Cenotaph is being fixed up

· Abandoned house taken down

· Vars.ca web site updated

· New Vars signs ordered

They now have expectations of having the NPI implemented.

They do feel that lessons have been learned and have concerns that there were no measures or targets defined to assess the Neighbourhood Planning Initiatives results. Questions such as : Was it a success? Did the Hintonburg or the Vars Pilot result in a better plan? They don’t want to get too bureaucratic but perhaps the City can figure out some useful measures for the next phase. They suggested that the City put together a toolkit – building blocks that can be selected as appropriate. Perhaps the City could provide Website templates and assistance and help publicize and engage community members.

While Vars wants to remain a small entity within the big City, it should not become a forgotten part of the City’s big picture. The community is proud of its findings and expects results.

They thanked City staff for their participation, especially Nancy Jackson and Wendy Royer for their countless hours of support and Councillor Jellett and his office for their persistence in making this initiative successful. With Council’s blessing, the real work begins, delivering the goods.

Councillor Bellemare was very interested in hearing the feedback on the process from the delegation and congratulated them for their involvement. He asked if there was a way to streamline the process that has taken 3 years since there are a number of communities waiting for this initiative. The delegation feels that participants should be made aware of what they can be expected to do such as a visioning exercise. They commented that more tools are needed such as web site assistance and communications. Since they were a pilot project they understand that their case took longer but it is hoped that their experience can be used as tool and case for future initiatives with other communities that should speed up the process.

Paulette Dozois and Linda Hoad, Hintonburg Community Association, praised the City of Ottawa for introducing the concept of NPI to this city and that Hintonburg was the lucky recipient of 3 major projects in the stimulus funding due in part to the newly completed NPI. They also praised and thanked Councillor Leadman for her work and her staff as well as City staff for their hard work.

One significant conclusion is that the community must be ready to participate in an NPI. The strengths and weaknesses must be analyzed in order to begin. The community has a good volunteer quotient but the process was long and they had problems sustaining their commitment to the project. Since they were a pilot project, they broke new ground and found it difficult and time consuming.

They had the following recommendations to improve the process:

· more up front training for volunteers,

· more concrete examples of how an NPI will help a community,

· city funds for babysitting expenses for volunteers,

· concrete examples explained up front as to what success will look like,

· additional city staff to track, replace if needed and maintain volunteer groups,

· a writer hired early in the process to start putting all the pieces together in order to give those involved an idea of where progress is being made

· better communication with city staff not directly part of the process to explain the benefits of neighbourhood planning

· better communication with non-city partners to ensure better buy-in from all involved.

They believe that a set of indicators should be established with community input to enable on-going monitoring of any community. They recommend that the indicators in Ottawa’s Vital Signs should be used as well as others which could be identified early in the process. Care needs to be taken in the gathering of statistics so that they can be broken down to the neighbourhood level wherever possible.

There is a need for economic development in the community both for-profit and not-for-profit enterprises, but resources to accomplish this seem to be lacking at a community level. The NPI has identified many priorities for their community that have immediate and on-going budget implications, as well as for other communities in Ottawa such as Brownfields, Heritage, Recreation, Social Services and the Community Design Plan. They have done their part, and as in Vars, time to see the implementation.

Councillor Cullen is very impressed with the amount of community investment in the process and the fact that they could keep so many people involved in the process for so long and as well as so many meetings. They raised issues regarding their community that could be specific to Hintonburg, but such things as youth programming or child care issue, are they not generic to the entire City? Linda Hoad responded by saying that their recommendations were directed to their neighbourhood but there are services that are provided citywide and could be improved across many neighbourhoods and quite sure that should they do more NPI’s that many recommendations will be repeated.

Councillor Cullen asked if they found the NPI process in identifying the needs helpful in educating the community to help push for the needs to be responded to. For example, was there community buy in? Linda Hoad stated not on all issues but slowly they are getting there. At the 170 meetings held, many of them centred on specific issues which were of interest to some and not to others.

In response to Councillor Cullen’s questions on how long we would have to wait in order to complete all the NPI’s, Steve Kanellakos responded by saying that the NPI is one process that the City has in its toolbox but the City has also embarked on the Community Development Framework which studies specific communities and there are 4 in that pilot project. One thing that is becoming evident is that there are many issues that reside in the specific community or neighbourhood but there are also a number of issues that are citywide such as access to recreation, housing, child care, community safety, etc. These are system level issues and must be dealt with on a higher level. Therefore, on the system level issues they are attacking those on a complete citywide basis as can be seen in the Parks and Recreation Master Plan and all communities will benefit from that analysis and its recommendations.

Councillor Leadman thanked the delegation for their presentation and the time they have taken in this project. She stated that NPI speaks about investing in the future but as well it speaks about maintaining what the community already has such as the Rosemount Library and Hintonburg Community Centre and bringing those up to standards. Paulette Dozois said that the Community Centre is now over 20 years old with a basement that has never been completed. She noted that both the library and the community centre require computers since many residents do not have them. Councillor Leadman commented that the community has the facilities but that their use just needs to be maximized.

Dr. Chris Stoney, School of Public Policy and Administration, Carleton University, stated that he was approached about 4 years ago by the City to discuss the possibility of having independent research from Carleton University to follow and track the NPI.

Their part was funded by Infrastructure Canada since they were interested in municipal initiatives into such things as neighbourhood planning and community engagement. They have spent the past 4 years following this project. He noted that he has written a 60 page report of this project. The information can be found at this link:

http://www.cure-crfmu.org/npi.html

He stated that Ottawa’s international reputation has been boosted by this initiative and should be proud of it. The City is way ahead of the game in doing community engagement. It is a very successful pilot and a very positive step. All are to be commended.

Randall Kemp, property owner and member of the Wellington West BIA, wanted to speak as a person who has participated in the process. He has lived in the neighbourhood for 20 years. He has been involved in numerous zoning studies, parking studies and license issues which have all been City initiatives and at first had thought, “oh no, more regulations” with the NPI. He has now become a fierce advocate of what has been done in the neighbourhood and this study. He has been very impressed with the amount of community involvement. The City can take the NPI process and integrate it into many of its work. He noted that community stakeholders are the experts, they know how it ticks and the collaboration on this project has been very profound. City staff has shown nothing but truth and respect and has changed his perspective. He thanked all staff and Councillor Leadman and her office.

Annie Hillis, Executive Director, Wellington West BIA, wanted to say a few words of support for the Hintonburg NPI and thank the City and City staff for their assistance and work on this project. The road reconstruction of Wellington Street was made so much easier due in part to the communications formed by the NPI process.

Councillor Cullen would like to know when the next communities will be chosen for this process and how many there will be. Johanne Levesque responded by saying that with the various points raised today on how we move ahead and make the process more streamlined and speedier. She noted that they will take the next few months to assess how it all fits together and identify how the City decides on which neighbourhoods go next. Councillor Cullen commented that with 160 neighbourhoods and doing 2 per year totals 80 years and is interested in seeing how it could be compressed.

Councillor Leadman stated that now that we have the document what will be done so that it does not get bogged down or sit on a shelf. Johanne Levesque promised that her staff will use the same passion used to produce the report to move it forward. She stated that the communities will continue to be involved through the implementation phase and meetings have already taken place to move this forward.

Councillor Leadman asked if there was any way to speed up or streamline the process as Councillor Cullen had commented. Ms. Levesque indicated that it is an intense process that does take time to do it right but through the experience of these 2 projects many lessons were learned for future projects which should help to make it less time consuming. That being said, engagement and conversation with communities does take time.

Councillor Holmes said that her and Councillor Bédard’s wards had undergone a similar process in the 1970’s that had totally disappeared off the political horizon for many years. Democracy is expensive, time consuming and messy she noted and so is this process but needed. More money is needed so that perhaps 4 projects can be done per year. She extended congratulations to all for the work.

Councillor Jellett noted that Mr. Tanner had said that now for the bad news, there are high expectations but in reality this is good news. He is thrilled with the commitment that he is hearing and seeing from staff. Through Councillor Bellemare he is proposing a motion to conduct a needs assessment survey of the community of Vars. He feels this will take it to the next step and goes out to the broader community to get their thoughts and recommendations and to prioritize the 74 recommendations put forward by the working group.

Councillor Feltmate wanted to thank the delegations for coming out and sharing their experience. She noted that she has worked in community development for much of her life and it is never quite what you think it’s going to be. There are similarities but every community has its uniqueness that must be respected and work through. She commented that different people are in different places in the process and it can be frustrating but the time has to be taken to respect those differences. She reported that she has a community that is very ready for this project by having all the resources and skills. However, she has another community that needs it for totally different reasons. She is concerned that City won’t put in the resources needed to continue this vital work but she has hope.

Councillor Qadri asked staff if the various other projects such as Community Design Plans will be affected by the NPI and wondered if some of the recommendations put forth in the NPI’s will have implications on future zonings, etc. Johanne Levesque responded by saying that these are exactly the kind of concerns that need to be addressed with the various departments during the time of assessment. How does it relate to the Community Design Plans and the Community Development Framework, this is part of the internal work that needs to be addressed.

Councillor Qadri wanted to add his compliments to the people who were involved. It is obviously a good process and is happy to see it come forward. He also agrees that more funds are needed to keep the projects on the rails.

Councillor Bellemare said that what the committee has is two very excellent neighbourhood plans that speak to the dreams and priorities of the two neighbourhoods.

They are very useful planning tools for the residents and for all those responsible for the implementation. A very good model of collaboration has also been formed.

Can a more streamlined process be developed for the participants as well as a tutorial and can we expect a shorter time to complete these reports? Ms. Levesque responded by saying that it is very dependent on the communities as well. Some are more ready than others but they still have to lead. As mentioned earlier, staff has learned some important lessons from these two initial projects which should improve the way we proceed in the future and prepare the participants.

Chair Deans thanked all the delegations for their presentations, staff for their hard work and the communities for wanting to make their part of the city a better place to live.

Moved by M. Bellemare

WHEREAS the Vars Neighbourhood Plan has been created through a collaborative partnership between the community and the City;

AND WHEREAS the Neighbourhood Plan identifies the key priorities of the Vars community and is intended to be used as the first point of reference for any planned work;

AND WHEREAS the Vars Community Association was resurrected as part of this process, and as a new association has requested assistance to help build their organizational capacity and to generate more community interest and involvement;

AND WHEREAS the Vars Community Association requires specific assistance with the development and implementation of a recreational needs assessment survey in order to formalize a proposed plan for improvements to their existing community building;

AND WHEREAS staff in Community Sustainability have committed to working with the Vars Community Association to assist in meeting these needs;

THEREFORE BE IT RESOLVED that Community Sustainability staff be directed to work with the Parks and Recreation Department and the Vars Community Association to implement a needs assessment survey to determine their recreational needs;

AND BE IT FURTHER RESOLVED that staff be directed to work with the Vars Community Association in capacity building with the purpose of developing a sustainable association in addition to working with the community to develop an implementation strategy for the Vars Neighbourhood Plan.

CARRIED

1. That the Community and Protective Services Committee and the Planning and Environment Committee recommend that Council:

a. Receive the results of the Neighbourhood Plans for Vars and Hintonburg/Mechanicsville, as described in this report and issued as Documents 1 and 2;

b. Direct staff to use the Vars and Hintonburg/Mechanicsville Neighbourhood Plans as the first point of reference for all future City owned work planned in these communities; and

a. An implementation strategy, designed with input from other departments, that outlines the required resources and timing necessary to advance the City-owned recommendations;

b. The development of a tracking and reporting framework that will allow for annual reporting to Council; and

c. An assessment of the integration of NPI as part of the City’s overall community planning processes.

3. That Community Sustainability staff be directed to work with the Parks and Recreation Department and the Vars Community Association to implement a needs assessment survey to determine their recreational needs

4 That staff be directed to work with the Vars Community Association in capacity building with the purpose of developing a sustainable association in addition to working with the community to develop an implementation strategy for the Vars Neighbourhood Plan.

CARRIED as amended