Rapport au :

Conseil

le 24 novembre 2010

Soumis par : Kent Kirkpatrick, City Manager/Directeur municipal

Personne ressource :

M. Rick O’Connor, Greffier et Chef du contentieux

(613) 580-2424 x21215, Rick.OConnor@ottawa.ca

Personne ressource : Leslie Donnelly,Greffière adjointe

(613) 580-2424 x28857, Leslie.Donnelly@ottawa.ca

À l'échelle de la Ville

Ref N°: ACS2010-CMR-CCB-0106

OBJET :

examen de la structure de gestion publique du conseil municipal pour 2010-2014

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

1. Qu’à la réunion du 24 novembre 2010 du Conseil de 2006 à 2010 lui soit présenté pour dépôt officiel le rapport de « l’examen sur la gouvernance pour la période de 2010 à 2014 ».

2. Que le Conseil municipal de 2010 à 2014, à sa réunion du 8 décembre 2010, étudie et approuve les recommandations suivantes relatives à la structure et aux procédures du Conseil et des comités :

PARTIE 1 – Comités permanents

1) La création d’une commission du transport en commun composé de huit membres du Conseil et de trois citoyens qui supervisera les activités de transport en commun, tel que présenté dans le rapport; et l’établissement d’une commission du transport en commun intermédiaire composée de membres du Conseil nommés à la Commission jusqu’à la nomination de membres de la collectivité.

2) La structure suivante entre en vigueur immédiatement et est établie pour les comités permanents pour le mandat du Conseil de 2010 à 2014, tel que décrit dans le présent rapport :

a. Comité de l’agriculture et des affaires rurales

b. Comité des services communautaires et de protection

c. Comité de l’environnement

d. Comité des finances et du développement économique et ses sous-comités associés

i. Sous-comités de la TI

ii. Sous-comité des services aux membres

iii. Sous-comité de la vérification

iv. Sous-comité du renouvellement de la gouvernance

e. Comité de l’urbanisme

f. Comité des transports

3) Les modifications au mandat du Comité sur les débentures tel que présenté dans le présent rapport.

4) Le calendrier des réunions du Conseil, des comités et de la commission tel que présenté dans le rapport.

5) La création d’un comité sur les permis et les normes de bien-fonds composé de cinq citoyens qualifiés qui entendront les appels concernant les permis et les normes de bien-fonds tel que présenté dans le présent rapport; et établissement d’un Comité sur les permis intermédiaire jusqu’à ce que le comité sur les permis et les normes de bien-fonds soit établi avec tous les membres.

6) Le processus de sélection du Comité des candidatures tel que présenté dans le présent rapport.

7) La nomination du maire ou du conseiller d'un quartier à tous les conseils locaux liés à un quartier ou à un poste tel que présenté dans le document 1.

8) Le processus d’établissement du budget tel que présenté dans le présent rapport.

9) Les modifications aux exigences en matière de rapports pour les nominations de conseillers à des organismes, à des conseils, à des comités et à des commissions, l’attribution des noms commémoratifs, les remises du Prix de la Conservation de l’architecture d’Ottawa et l’installation de plaques de désignation historique de la Ville d’Ottawa, tels qu’ils sont décrits dans le présent rapport, de sorte qu’ils ne font plus automatiquement partie des rapports à huis clos.

10) La possibilité de recommander un membre du personnel pour un poste au Conseil lorsqu’il n’y a pas de membre du Conseil disponible et la nécessité d’aviser le greffier municipal et chef du contentieux de toutes les nominations des conseillers municipaux aux conseils d’organismes, de comité et de commissions, tant internes qu’externes.

11) L’établissement de deux postes de maire suppléant qui seront pourvus par deux membres du conseil municipal, de plus, que les nominations soient recommandées au Conseil par le maire.

PartIE II – CADRE DE RESPONSABILISATION

1) Que le Conseil approuve l’affichage mensuel des dépenses budgétaires du bureau des représentants élus sur le site Ottawa.ca, en vigueur au 1^er trimestre de 2011.

2) Que le sous-comité sur le renouvellement de la gouvernance, dirigé par le maire, avec l’aide du personnel et d’une tierce partie, soit chargé de l’évaluation de la structure générale et des processus de gouvernance pour la Ville d’Ottawa, de cerner les problèmes et de formuler des recommandations au Conseil, notamment :

a. Élaboration d’un cadre de responsabilisation (Code de conduite des membres du Conseil, registre des lobbyistes, etc.);

b. Meilleure participation des citoyens.

3) Que le rapport annuel de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales inclus aux présentes (document 2) soit déposé et que le contrat actuel de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales soit prolongé pour le mandat de 2010 à 2014 du Conseil.

Partie III – Conseils locaux

1) Obtenir la liste à jour des conseils locaux comme il est stipulé dans le rapport et demander au personnel de faire rapport sur la conformité des conseils locaux relativement aux politiques exigées dans le cadre de l’examen sur la gouvernance de mi-mandat.

2) Approuver la demande de la Société de logement communautaire d’Ottawa qui demande « que le nombre de ses membres augmente à 12 membres » ainsi que la « nomination de Peggy Feltmate au conseil d’administration de la Société en tant que membre du conseil de la collectivité ».

3) Les lignes directrices pour la sélection et la nomination des membres du Conseil de la Bibliothèque publique d’Ottawa.

4) Que les mesures suivantes soient prises pour passer aux prochaines étapes de mise sur pied du Conseil de santé; plus particulièrement, que :

a. le règlement visant à établir la taille du Conseil de santé selon le document 6 soit adopté;

b. le processus de sélection des membres du Conseil de santé soit approuvé conformément au document 7;

c. le tarif journalier de 200 $, auquel s’ajoutent le kilométrage et les frais admissibles, soit approuvé pour les membres citoyens siégeant au Conseil de santé et que le greffier municipal et chef du contentieux soit chargé de communiquer le tarif journalier approuvé au ministre de la Santé et des Soins de longue durée pour approbation.

Partie IV – PARTICIPATION de la population

1) Qu’une séance dirigée/animée conjointe pour fixer les priorités soit tenue réunissant les comités permanents et leurs comités consultatifs respectifs.

2) Que les présidents et vice-présidents des comités permanents rencontrent sur une base trimestrielle les présidents et vice-présidents de leurs comités consultatifs respectifs.

3) Que des membres de réserve additionnels soient nommés pour chacun des comités dans le cadre du processus de recrutement des membres des comités consultatifs.

4) Que les membres de réserve soient admissibles au remboursement de leurs dépenses en vertu de la Politique de dépenses afférentes à la participation aux réunions.

5) Que le taux par kilométrage consenti aux membres utilisant leur véhicule personnel pour assister à des réunions officielles soit harmonisé au taux consenti aux employés de la Ville d’Ottawa.

6) Promulgation du Règlement de procédure modifié relatif aux comités consultatifs (Annexe A – Code de conduite) comme décrit dans le rapport et le règlement afférent (document 10).

7) Que le personnel soit mandaté pour entreprendre un examen en profondeur de la structure d’engagement de la population et remette un rapport à la fin du 2^e trimestre de 2011.

8) Que le Conseil approuve la Politique sur les pétitions telle que présentée dans le rapport.

Partie V – Gouvernance – Divers

1) Les modifications au Règlement sur les procédures, telles que présentées dans le rapport, relatives aux points suivants :

(a) Points présentés par un conseiller au comité permanent

(b) Processus à huis clos

(c) Mesures d’urgence

(d) Comité des candidatures

2) Modifications au Règlement sur la délégation de pouvoir, telles que présentées dans le rapport.

3) Que le Règlement sur les procédures, le Règlement sur la délégation de pouvoir et les autres règlements connexes, tels que modifiés dans le présent rapport, fassent partie de la liste des règlements à l’ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil.

RÉSUMÉ

La structure de gouvernance de la Ville d’Ottawa, comme celles d’autres villes d’Ontario, facilite le processus législatif. Elle est en effet composée de plusieurs organes de délibération différents, quoique liés, soit le Conseil municipal, les comités permanents et consultatifs et les agences, offices, commissions et conseils indépendants, ainsi que d’outils de réglementation qui régissent le Conseil et ses comités, dont le Règlement de procédure, le Règlement municipal sur la délégation de pouvoir et le Règlement sur l’affichage public. La structure de gouvernance est conçue pour permettre une rétroaction directe et officielle de la collectivité dans le processus décisionnel au moyen de présentations des citoyens qui siègent aux comités consultatifs et aux comités permanents devant les élus. Elle favorise aussi le travail législatif et gouvernemental des élus aux réunions des comités permanents et du Conseil municipal.

Depuis la fusion, la Ville d’Ottawa a entrepris deux examens sur la gouvernance par mandat du Conseil. Le premier a lieu au début d’un nouveau mandat; c’est habituellement à ce moment qu’on apporte des changements majeurs à la structure de gouvernance. L’examen de mi-mandat sur la gouvernance sert habituellement à apporter de légères modifications à la structure de gouvernance afin de remédier aux problèmes survenus en cours de mandat.

Voici le rapport d’examen sur la gouvernance pour le début du mandat de 2010 à 2014 du Conseil. Le rapport est habituellement préparé en fonction d’un consensus et déposé lorsqu’un Conseil municipal termine son mandat; il est alors présenté à l’examen du nouveau Conseil comme première affaire à l’ordre du jour.

Cet examen sur la gouvernance, comme tous les examens précédents, a été réalisé en suivant le principe selon lequel tout changement doit veiller à ce :

que la structure de gouvernance et les processus afférents demeurent transparents et que les élus soient responsables face au public en général;
qu’il contribue à rendre le processus de prise de décisions plus efficace et efficient;
que la structure et le processus de gouvernance soient centrés et alignés sur les priorités de la Ville.

Le rapport de l’examen sur la gouvernance comprend une série de propositions et de recommandations interreliées visant à améliorer la structure de gouvernance actuelle du Conseil et à proposer les procédures et les politiques associées nécessaires au Conseil, à ses comités permanents et à ses comités consultatifs.

Depuis toujours, ces recommandations sont formulées dans le cadre des entretiens qu’effectue le greffier municipal et chef du contentieux avec tous les membres des conseils sortant et entrant. Pour l’examen sur la gouvernance de 2010 à 2014, le greffier municipal et chef du contentieux ainsi que le greffier adjoint ont travaillé en étroite collaboration avec le maire du Conseil de 2010 à 2014 pour formuler les recommandations du présent rapport. L’une des responsabilités fondamentales du chef du Conseil en vertu des alinéas 225 c) et c.1) de l’article 225 de la Loi de 2001 sur les municipalités est de « faire preuve de leadership dans ses rapports avec le conseil [et]… de fournir des renseignements et faire des recommandations au conseil à l’égard du rôle de celui-ci visé aux alinéas 224 d) et d.1) ». Les alinéas 224 d) et d.1) précisent que le Conseil doit « faire en sorte que des politiques, des pratiques et des procédures administratives … soient en place pour mettre en œuvre ses décisions; [et] veiller à la responsabilisation et à la transparence des opérations de la municipalité... ».

Bien que tous les membres du Conseil de 2006 à 2010 aient été rencontrés pour le présent examen sur la gouvernance, en raison des importants changements dans la composition du Conseil de 2010 à 2014, il n’a pas été possible de rencontrer tous les conseillers élus à temps pour la préparation du présent rapport, ni d’élaborer de recommandations consensuelles provenant du conseil entrant. En plus des recommandations formulées sous la direction du nouveau maire, certaines recommandations sont formulées par les membres du personnel et fondées sur les idées présentées par l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales, les membres des comités consultatifs et sont inspirées des pratiques exemplaires d’autres municipalités.

Le renouvellement de la gouvernance a été pour plusieurs membres du Conseil de 2010 à 2014, un élément important de leur programme électoral, qui a mené à la préparation du présent rapport. Les thèmes principaux portaient notamment sur :

o Une responsabilisation et une transparence accrues pour le gouvernement local.

o La nécessité d’imposer davantage de restrictions fiscales et de veiller à ce que les structures financières et de responsabilisation de la direction soient rigoureuses et transparentes.

o La nécessité de concentrer les activités sur le développement économique et communautaire.

o La mise en place de meilleurs mécanismes pour améliorer la prise de décisions à l’échelle locale pour des affaires locales et pour accroître la capacité du Conseil à se concentrer sur des questions importantes à l’échelle de la Ville.

o L’amélioration de la capacité des citoyens à participer aux prises de décisions.

Le rapport de gouvernance recommandera un processus global de renouvellement de la gouvernance tout en étant conscient que la mise en œuvre de certains éléments de cet examen prendra du temps; cependant, des changements importants pourront être mis en œuvre au premier trimestre de 2011.

De plus, un certain nombre de recommandations concernant des modifications d’« ordre administratif » (modifications où les processus existants ont besoin d’un « nettoyage » ou encore là où de nouvelles orientations ou mises à jour sont suggérées). Cela est pratique courante.

Points saillants des recommandations :

Créer une commission du transport en commun : La commission du transport en commun sera un organisme indépendant, composé de représentants élus et de citoyens détenant des pouvoirs décisionnels sur les affaires concernant les activités d’OC Transpo (y compris le O-Train) et de Para Transpo. Ces responsabilités incluent divers sujets comme : établir les itinéraires, les normes opérationnelles, les commodités sur rue et les stratégies de marketing et de communication en matière de transport en commun; le service à la clientèle et les parcs-o-bus. Le Conseil conserverait les pouvoirs d’approbation du budget et d’établissement du mandat de négociations collectives. La structure administrative ne changerait pas, ce qui signifie que les employés des Services de transport en commun, y compris le directeur général demeurent des employés de la Ville et sont assujettis à toutes les politiques de la Ville (c.-à-d. politique sur le bilinguisme, sur les achats, etc.).

Créer un comité des finances et de développement économique en fusionnant le Comité de vérification, du budget et des finances avec le Comité des services organisationnels et du développement économique. Ce comité sera présidé par le maire, qui a l’intention d’accorder une plus grande importance à la supervision financière et administrative, au développement économique et aux relations de travail. Il est par ailleurs recommandé de créer un sous-comité de la vérification qui collaborera avec le vérificateur général afin que la communication entre le bureau du vérificateur général et le Conseil soit efficace et constante.

D’autres modifications à la structure des comités prévoient l’établissement de comités distincts de l’urbanisme et de l’environnement. La majorité des membres du Conseil ont mentionné que la charge de travail du Comité de l’urbanisme et de l’environnement était trop imposante. Ils ont aussi mentionné que le mandat du comité de l’environnement doit être plus centré, particulièrement avec les problèmes liés à l’eau, aux eaux usées et aux déchets solides survenus au cours du dernier mandat. En raison des délais prévus par la loi, le personnel recommande que le Comité de l’urbanisme continue de se réunir deux fois par mois et que le nouveau Comité de l’environnement se réunisse une fois par mois.

Diverses mesures ont déjà été entreprises par le Conseil pour démontrer son engagement envers la responsabilisation et la transparence, mais on est généralement d’accord sur le fait qu’il faut en faire davantage pour renforcer et améliorer cet engagement. Le maire du Conseil municipal de 2010 à 2014 a annoncé son intention de diriger l’établissement du cadre de responsabilisation pour les membres du Conseil. Certaines des mesures de responsabilisation potentielles sont présentées dans le rapport y compris le Code de conduite des membres du Conseil et la possibilité de créer un registre des lobbyistes. Le rapport inclut une recommandation de mesure immédiate pour l’affichage mensuel des dépenses administratives du Conseil sur le site Ottawa.ca.

Une autre recommandation préconise la mise en place d’un processus de renouvellement de la gouvernance compte tenu du fait que la fusion des municipalités a maintenant dix ans. Le processus de renouvellement de la gouvernance permettra d’examiner le fonctionnement de notre modèle de gouvernance actuel dix ans après la fusion et de faire des suggestions concernant les meilleurs moyens d’améliorer la procédure de prise de décisions à l’échelle locale tout en permettant au Conseil de se concentrer sur les défis à relever et les occasions à saisir au cours des prochaines années pour les questions touchant l’ensemble de la Ville. Cet examen sera effectué par un sous-comité du Comité des finances et du développement économique proposé, dirigé par le maire avec l’aide du personnel et d’experts en la matière.

Dans le cadre du processus de renouvellement de la gouvernance, on croit qu’un examen global de la participation des citoyens permettrait de vérifier que la Ville utilise tous les outils de participation à sa disposition afin de faire participer le plus efficacement possible les citoyens au processus de prise de décisions. Cet examen inclura une analyse de la structure des comités consultatifs compte tenu du fait que les approches pour solliciter la participation des citoyens évoluent, en raison notamment des progrès dans la technologie (p. ex., médias sociaux) ainsi que des changements dans la gouvernance, et de la possibilité d’une plus grande utilisation des consultations sous forme de groupes de travail, des sommets et de tables rondes.

En ce qui a trait aux comités du Conseil, le personnel recommande l’établissement d’un comité sur les permis et les normes foncières. Afin de profiter des efficiences potentielles et de la présence de membres citoyens qualifiés, il est proposé de former un comité quasi judiciaire pour instruire les plaintes en matière de permis et de normes foncières. Par ailleurs, le personnel recommande l’adoption officielle du processus de sélection du Comité des candidatures qui a été utilisé au cours des trois derniers mandats du Conseil, malgré ce qui est présenté dans le Règlement de procédure, et que le processus de nomination se déroule en deux étapes : la première concernant les comités permanents et les sous-comités, les principaux conseils locaux et les divers groupes de sélection, et la deuxième concernant les autres nominations aux agences, conseil, comités et commissions locaux.

Un certain nombre d’améliorations sont proposées pour les processus concernant les comités et le Conseil notamment : séances d’apprentissage à l’intention des comités permanents afin que tous les membres des comités aient les mêmes outils et connaissances pour prendre des décisions efficaces et que les membres du public comprennent le fondement de la prise de décisions des comités. Une option présentée est de demander au personnel d’élaborer un ensemble de directives ou des meilleures pratiques à l’intention des présidents et vice-présidents des comités, en consultation avec les présidents et vice-présidents actuels. Le personnel cherche également à élargir les pratiques actuelles afin que davantage de rapports soient considérés comme des rapports publics et pour effectuer le suivi officiel de toutes les nominations au Conseil pour aider à préparer les candidatures si un poste est à pourvoir. Finalement, on recommande la création de deux postes de maire suppléant qui aideront dans diverses occasions comme la représentation dans divers événements, la présidence des réunions du Conseil, la signature de documents officiels et afin d’assurer l’uniformité et la transparence pendant les quatre années du mandat du Conseil.

En ce qui a trait aux conseils locaux, les services juridiques ont procédé à l’examen des conseils locaux de la Ville pour déterminer les entités qui ont des responsabilités précises en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités. De plus, la Société de logement communautaire d’Ottawa a présenté au Conseil, pour étude, une recommandation portant sur l’ajout d’un membre à son conseil d’administration et a formulé une recommandation précise pour cette nomination. La Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) a également fourni un rapport de composition et ses recommandations sur les directives concernant la sélection et la nomination des membres du conseil de BPO pour le mandat 2011 à 2014. Finalement, comme le Conseil a déjà lancé le processus de création d’un Conseil de santé indépendant, le rapport de gouvernance comprend certaines recommandations portant sur les étapes finales pour l’établissement dudit conseil.

On recommande également d’apporter des modifications aux politiques et processus concernant les comités consultatifs. Ces modifications sont notamment : recommandation de tenir une séance d’établissement des priorités avec les comités permanents et leurs comités consultatifs respectifs; réunions trimestrielles des présidents des comités permanents avec les présidents et vice-présidents de leurs comités consultatifs respectifs; déploiement d’efforts pour renforcer la participation aux comités consultatifs en ayant recours aux membres de réserve; concordance des taux par kilomètre consentis aux membres des comités consultatifs avec les taux par kilomètre consentis au personnel de la Ville d’Ottawa; et explications nécessaires concernant l’activité politique et l’application du Code de conduite des comités consultatifs En ce qui concerne la participation des citoyens, les membres du personnel recommandent également l’élaboration d’une politique sur les pétitions comme outil pour motiver la participation du public et pour veiller à ce que l’opinion publique exprimée sous cette forme soit officiellement reconnue et prise en compte par les décideurs.

Finalement, le rapport sur la gouvernance comporte l’examen habituel du Règlement de procédures et du Règlement sur la délégation de pouvoir. Les recommandations formulées sur la nécessité de réviser le Règlement de procédure sont fondées sur les observations des élus et les problèmes éprouvés par le personnel du Bureau du greffier municipal et chef du contentieux relativement à des enjeux soulevés pendant les réunions ou dans les rapports. Les modifications apportées au Règlement sur la délégation de pouvoir tiennent compte des changements d’autorité et du transfert de responsabilités suivant la refonte du portefeuille.

Comme le veut la tradition, le rapport sur la gouvernance de 2010 à 2014 sera déposé à la réunion finale du Conseil sortant et sera le premier point à l'ordre du jour de la première réunion régulière du Conseil municipal de 2010 à 2014.

CONTEXTE

La structure de gouvernance de la Ville d’Ottawa, comme celle d’autres villes de l’Ontario, facilite le processus législatif. Elle est composée de plusieurs organes de délibération différents, quoique liés, soit le Conseil municipal, les comités permanents et consultatifs et les agences, offices, commissions et conseils indépendants, ainsi que d’outils de réglementation qui régissent le Conseil et ses comités, dont le Règlement de procédure, le Règlement municipal sur la délégation de pouvoir et le Règlement sur l’affichage public. La structure de gouvernance est conçue pour permettre une rétroaction directe et officielle de la collectivité dans le processus décisionnel par le biais de présentations des citoyens qui siègent aux comités consultatifs et aux comités permanents devant les élus. Il favorise aussi le travail législatif et gouvernemental des élus par le biais de réunions des comités permanents et du Conseil municipal.

Depuis la fusion, la Ville d’Ottawa a entrepris deux examens sur la gouvernance au cours de chaque mandat de Conseil. L’examen sur la gouvernance se déroule au début du mandat d’un Conseil et c’est habituellement à ce moment qu’on apporte des changements majeurs à la structure de gouvernance. L’examen de mi-mandat sur la gouvernance sert traditionnellement à apporter de légères modifications à la structure de gouvernance afin de remédier aux problèmes survenus en cours de mandat. Les recommandations des deux rapports sur la gouvernance sont formulées en fonction d’un consensus résultant de consultations individuelles avec les membres du Conseil, les présidents et vice-présidents des comités consultatifs, le comité exécutif de gestion et les membres du comité de la haute direction.

Comme mentionné précédemment, l’examen sur la gouvernance porte sur la structure de gouvernance de la Ville et les politiques et procédures correspondantes et recommande des changements en vertu des principes suivants :

Que la structure de gouvernance et les processus afférents demeurent transparents et soumis à la reddition de comptes face au public en général;
Qu’ils contribuent à rendre le processus de prise de décision plus efficace et efficient;
Que la structure de gouvernance et les processus soient centrés et alignés sur les priorités de la Ville.

Les pouvoirs de la Ville lui sont conférés par ses lois habilitantes, principalement la Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi ») et la Loi de 1999 sur la Ville d’Ottawa. La Loi de 2001 sur les municipalités a été modifiée par le Projet de loi 130, en vertu duquel beaucoup des modifications apportées à la Loi sont entrées en vigueur en janvier 2008. Les changements compris dans le Projet de loi 130 visaient globalement à accorder plus de souplesse et d’autonomie aux municipalités pour leur permettre de régler des dossiers locaux et de s’acquitter des responsabilités relevant de leur compétence. En vertu du Projet de loi, les municipalités ont obtenu de plus grands pouvoirs et plus d’autonomie, le tout étant contrebalancé par des mesures de reddition de comptes et des exigences de transparence accrues. Les changements à la Loi depuis leur promulgation ont profondément influencé l’évolution de la structure de gouvernance et les pratiques de la Ville. Plus particulièrement, le Conseil municipal a introduit les changements de gouvernance suivants dans la foulée des modifications à la Loi de 2001 sur les municipalités :

Création d’un poste d’enquêteur chargé de traiter les plaintes relatives aux réunions à huis clos;
Confirmation des pouvoirs statutaires du vérificateur général, conformément à la Partie V.1 de la Loi;
Adoption d’une politique sur la transparence et la reddition de comptes;
Adoption d’une politique sur la délégation des pouvoirs;
Délégation de pouvoir accrue aux conseillers de quartier et au personnel de la Ville sur des questions spécifiques.

Le rapport de l’examen sur la gouvernance comprend une série de propositions et de recommandations interreliées en vue d’améliorer la structure de gouvernance et propose aussi au Conseil, à ses comités permanents et à ses comités consultatifs les procédures et politiques afférentes nécessaires.

De plus, il y a un certain nombre de recommandations de modifications d’« ordre administratif » (là où un « ménage » s’impose dans les processus existants, ou là où de nouvelles orientations ou mises à jour sont suggérées). C’est une pratique courante.

Il faut souligner que ces questions mineures d’ordre administratif (correction du nom d’un service et des titres des gestionnaires, etc.) ne seront pas mentionnées expressément dans ce rapport, mais qu'elles se retrouvent dans les annexes. Toutes les autres questions importantes, ainsi que les modifications proposées, sont résumées dans le corps de ce rapport. Des explications détaillées, lorsque nécessaires, sont également fournies dans les annexes.

Pour la préparation de ce rapport, le greffier municipal et chef du contentieux et la greffière municipale adjointe ont consulté les représentantes et représentants élus, les présidents et vice-présidents des comités consultatifs, le comité exécutif de gestion et les membres du comité de la haute direction, de même que le personnel du Bureau du greffier municipal et chef du contentieux et du Bureau du directeur municipal qui travaille de très près avec les processus législatifs.

DISCUSSION

Comme il est indiqué ci-dessus, les recommandations importantes formulées dans le présent rapport découlent des consultations avec les représentants élus, le personnel de la Ville et les présidents et vice-présidents des comités consultatifs de la Ville. Certaines questions soulevées par le personnel ne font pas partie des recommandations.

Pour faciliter la lecture, le rapport a été divisé en cinq parties :

Partie 1 – Comités permanents

Contexte général

A) Structure des comités

B) Autres comités du Conseil

C) Comité des candidatures

D) Changements aux processus et améliorations

Partie II – Cadre de responsabilisation

Contexte général

A) Cadre de responsabilisation

B) Enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales

Partie III – Conseils locaux

A) Examen des conseils locaux

B) Autres conseils locaux et affaires connexes

Partie IV – Participation de la population

A) Comités consultatifs

B) Examen général de la participation des citoyens

C) Politique sur les pétitions

Partie V – Gouvernance – Divers

A) Questions relatives au Règlement de procédure

B) Règlement sur la délégation de pouvoirs

Partie I – Comités permanents

A. Structure des comités

Commission du transport en commun

Aucun système de transport en commun au pays et dans la province ne se ressemble, que ce soit des points de vue de la grandeur, du genre ou de la situation géographique. C’est pourquoi les modèles de gouvernance du transport en commun varient d’un système à l’autre. Lors d’entrevues menées avec le greffier municipal et chef du contentieux et le sous-greffier de la Ville, plusieurs membres du Conseil se sont dits intéressés à envisager la création d’une Commission du transport en commun plutôt qu’à maintenir l’existence d’un Comité du transport en commun. D’autres discussions avec le maire du Conseil de 2010-2014 ont permis de peaufiner le concept, la recommandation finale voulant qu’une Commission du transport en commun soit créée suivant le modèle de l’ancienne Commission du transport en commun d’Ottawa-Carleton et celui du futur Conseil de santé. Le Conseil de la Ville aurait toujours autorité en ce qui concerne l’approbation du budget, l’établissement d’un mandat de négociation collective et la ratification de toutes les conventions collectives. La Commission du transport en commun consisterait en un organisme indépendant, composé à la fois de représentants élus et de citoyens représentants qui auraient pouvoir de décision finale sur les opérations du transport en commun.

En particulier, la Commission du transport en commun serait responsable des questions opérationnelles d’OC Transpo (y compris d’O-Train) et de Para Transpo. Parmi ces responsabilités, citons : établir les itinéraires, les normes opérationnelles, les commodités sur rue et les stratégies de marketing et de communication en matière de transport en commun; voir au service à la clientèle et aux parcs-o-bus. La Commission serait également responsable de l’élaboration de stratégies, de politiques et de programmes proposés par les Services de transport en commun (c.-à-d. stratégie de marketing). Elle recevrait le Rapport annuel des Services de transport en commun ainsi que les rapports trimestriels de rendement, en plus de devoir approuver les rapports exigés avant qu’ils ne soient soumis au gouvernement fédéral.

La création d’une Commission du transport en commun marquerait certes un tournant dans la structure de gouvernance qui régit les questions de transport en commun, mais elle ne changerait pas la structure administrative des Services de transport en commun. Les structures municipales actuelles en matière d’administration et de prestation de service seront maintenues. L’avantage d’un organisme indépendant est la capacité de cibler des questions de transport en commun et d’offrir une expertise additionnelle sous la forme de membres citoyens.

En revanche, la Commission du transport en commun ne serait pas responsable de la gouvernance du tunnel de transport en commun dans le centre-ville d’Ottawa (TTCCVO). La gouvernance de ce projet de tunnel fera en partie l’objet d’un rapport qui sera présenté au Conseil au premier trimestre de 2011. Entre-temps, tout rapport lié au TTCCVO sera soumis directement à l’attention du Conseil municipal.

Budget

En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, le Conseil municipal peut déléguer plusieurs de ses pouvoirs et fonctions. Par contre, en vertu de l’article 23.3, la municipalité ne peut ni déléguer son pouvoir « d’adopter le budget de la municipalité ou de le modifier », ni déléguer celui en rapport à l’imposition municipale. Il est toutefois possible de fournir une vue davantage axée sur le budget du transport en commun ou une meilleure souplesse quant à l’allocation des fonds budgétaires.

Tout comme pour le processus budgétaire d’autres organismes indépendants tels le Conseil de la bibliothèque publique et du futur Conseil de santé publique, on prévoit que la Commission du transport en commun soumette à l’approbation du Conseil les budgets détaillés d’exploitation et d’investissement. Il est préférable également que le Conseil municipal approuve les tarifs.

La Commission du transport en commun sera tenue de surveiller continuellement les affaires financières et, en cette capacité, d’approuver toutes les questions qui s’inscrivent dans le budget établi, en plus de formuler des recommandations au Conseil advenant d’autres répercussions budgétaires. La Commission recevra le rapport d’étape trimestriel sur les budgets d’exploitation et d’investissement du transport en commun.

Relations du travail

Les négociations contractuelles pour OC Transpo sont actuellement entreprises par l’entremise de l’Unité des relations du travail de la Ville. Présentement, le Comité des services organisationnels et du développement économique et le Conseil municipal possèdent le mandat décisionnel en matière de relations du travail et des négociations contractuelles. En vertu du modèle de commission indépendante, la responsabilité d’établir le mandat de négociation collective et la ratification de toutes les conventions collectives reviendra toujours au Conseil municipal. Comme pour l’ancienne commission régionale du transport en commun, la Commission du transport en commun agira comme agent des négociations pour le syndicat des Services de transport en commun, et ce, dans le cadre du mandat approuvé par le Conseil.

Le directeur et les employés des Services de transport en commun continueront de travailler pour la Ville, ce qui permettra une transition sans heurts vers un nouveau modèle et limitera les coûts inhérents à l’établissement d’une nouvelle entité distincte. En tant qu’employés municipaux, le personnel des Services de transport en commun continuera de se conformer aux politiques municipales (la Politique de bilinguisme, le Code de conduite, la politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs, le Règlement sur les achats, etc.)

Reddition de comptes

La Commission du transport en commun, tout comme les comités permanents du Conseil, rendra compte directement au Conseil municipal. Par ailleurs, conformément aux principes de délégation établis pour les comités permanents, la Commission du transport en commun fera rapport régulièrement lorsqu’elle exercera les droits qui lui sont délégués.

Comme pour d’autres comités ou conseils indépendants, on s’attend à ce que la Commission du transport en commun soumette un rapport annuel au Conseil. La Commission pourrait être tenue de présenter des mises à jour plus fréquentes et de faire un compte rendu sur des questions particulières, si tel est le souhait du Conseil.

Par ailleurs, des plans stratégiques pour le transport en commun sont indispensables au succès des opérations dans le domaine. Le Conseil municipal a déjà établi plusieurs plans stratégiques qui influenceront l’avenir du transport en commun à Ottawa (le Plan directeur des transports, le Plan stratégique de la Ville, etc.). En créant une Commission du transport en commun indépendante, on souhaite séparer les opérations quotidiennes du rôle du Conseil qui est d’élaborer des politiques. Cependant, la planification stratégique, comme on le remarque clairement dans d’autres commissions du transport en commun, est une responsabilité conjointe entre la Commission du transport en commun et la municipalité, la décision finale relevant souvent du conseil municipal. On prévoit que la responsabilité d’élaborer les plans stratégiques en rapport uniquement aux questions de transport en commun (c.-à-d. le Plan de transport en commun, le Plan tactique de dix ans pour le transport en commun) reviendrait à la Commission avec l’approbation du Conseil. Cependant, la Commission du transport en commun jouerait un rôle de conseiller auprès du Conseil municipal en ce qui concerne les politiques et les plans municipaux qui incorporent le transport public (c.-à-d. le Plan directeur des transports).

Composition

Les membres du Conseil convenaient généralement tous à ce que la Commission du transport en commun se fonde sur le modèle du Conseil de santé et qu’elle se compose à la fois de représentants élus et de membres citoyens, les membres du Conseil conservant la majorité des sièges. Il est préférable que la Commission du transport en commun comprenne huit (8) membres du Conseil et trois (3) membres citoyens. Comme pour tous les comités du Conseil, le maire agirait en tant que membre votant d’office de la Commission du transport en commun. En outre, les membres de la Commission seront tenus de nommer le président et le vice-président parmi les membres eux-mêmes qui sont aussi membres du Conseil.

Les discussions touchant la gouvernance du transport en commun ont toujours englobé le débat sur la taxe du transport en commun, à savoir que seulement les conseillers représentant les quartiers de la Ville qui contribuent financièrement au transport en commun ont la capacité de voter sur les questions dans le domaine. Ainsi, on recommande que les membres de la Commission du transport en commun qui sont membres du Conseil représentent les quartiers qui paient la taxe sur le transport en commun.

Dans le cas des membres citoyens, les membres du Conseil convenaient généralement tous à ce que, pareillement au modèle du Conseil de santé, les membres citoyens soient des experts dans le domaine du transport public ou aient une connaissance ou une expertise particulière qui profiterait à la Commission. On recommande notamment que les membres citoyens soient nommés en fonction des critères suivants :

Personne qui possède de l’expérience dans les domaines du transport public, des politiques et de la planification en matière de transport en commun, ou des finances et de l’administration;
Résident d’Ottawa;
Âgé de 18 ans et plus;
Personne qui n’est pas un employé de la Ville;
Capacité bilingue au sein des membres citoyens.

Afin de faciliter la création de la Commission du transport en commun et de réduire la période de transition, on recommande qu’un processus de nomination débute immédiatement après l’approbation par le Conseil de la Commission du transport en commun, au moyen d’annonces à la mi-janvier et avec l’objectif de nommer les membres citoyens en mars 2011. Les membres du Conseil seront nommés à la Commission du transport en commun dans le cadre du processus du Comité des candidatures énoncé plus loin dans le présent rapport. Un groupe de sélection chargé de la nomination des membres citoyens serait également établi dans le cadre de ce processus.

Comme pour les membres citoyens d’autres comités et conseils locaux de la Ville, les membres citoyens seraient remboursés pour les dépenses encourues au titre de membre de la Commission du transport en commun (c.-à-d. frais d’autobus, de route, de stationnement).

Détails des réunions

En ce qui concerne les réunions, on recommande que la Commission du transport en commun tienne ses réunions à l’Hôtel de Ville, tout comme d’autres comités du Conseil, afin d’assurer un accès fiable à l’équipement de traduction et d’offrir un accès optimal aux délégations publiques.

Pour offrir une certaine cohérence lors de la période de transition, on recommande également que la Commission du transport en commun se réunisse une fois par mois, le troisième mercredi du mois, à 9 h 30, tout comme le fait actuellement le Comité du transport en commun. Le calendrier des réunions de la Commission du transport en commun sera examiné à mi-parcours une fois que la transition sera terminée.

Enfin, on recommande que les membres du Conseil nommés par la Commission du transport en commun dans le cadre du processus du Comité des candidatures soient autorisés à siéger à titre de Commission du transport en commun par intérim jusqu’à ce que les membres citoyens soient nommés.

Recommendation Partie I – #1

La création d’une commission du transport en commun composé de huit membres du Conseil et de trois citoyens qui supervisera les activités de transport en commun, tel que présenté dans le rapport; et l’établissement d’une commission du transport en commun intermédiaire composée de membres du Conseil nommés à la Commission jusqu’à la nomination de membres de la collectivité.

Comité de l’agriculture et des questions rurales

De l’avis général, les changements instaurés dans le cadre de l’examen de mi-mandat sur la gouvernance ont remporté un franc succès, notamment en ce qui concerne la tenue d’une réunion par mois et les modifications apportées à la procédure qui régit les discussions à micro ouvert.

On ne recommande aucun changement pour ce comité permanent.

Fusion du Comité de vérification, du budget et des finances et du Comité des services organisationnels et du développement économique en vue de créer le Comité des finances et du développement économique

Le Comité de vérification, du budget et des finances (CVBF) a été créé dans le cadre de l’examen de mi-mandat sur la gouvernance dans le but que le Comité puisse se concentrer sur les questions portant sur les politiques fiscales de la haute direction. Le comité est chargé de la présentation de l'information financière, de l'élaboration des politiques, des activités de planification et de vérification et de la préparation du budget annuel. Auparavant, ces responsabilités relevaient du Comité des services organisationnels et du développement économique (CSODÉ). De l’avis général, cette séparation n’a pas donné les résultats escomptés et le CVBF ne fonctionne pas comme prévu.

D’un point de vue administratif, et bien que les réunions du comité n’aient eu lieu qu’une fois par mois, l’ordre du jour du Comité de vérification, du budget et des finances n’était pas, en général, assez rempli pour justifier la tenue de réunions. Le comité n’a tenu que six réunions en 2010, en a annulé quatre parce qu’il n’y avait pas assez de points nécessitant une action, et en a annulé une, car il n‘y avait pas quorum. On comptait une moyenne de cinq points à l’ordre du jour par réunion.

On reconnaît aussi qu’il existait des avantages à ce qu’un seul et même Comité ait la responsabilité des questions portant sur les politiques fiscales de la haute direction et de la direction générale de l’administration de la Ville et des pratiques administratives et de gestion. Cette synergie n’existait plus une fois les comités séparés et dirigés par deux présidents.

De plus, on a cru qu’en transférant le mandat de vérification et des finances au Comité de vérification, du budget et des finances, le Comité des services organisationnels et du développement économique (CSODÉ) aurait une meilleure capacité de concentration sur certaines questions d’intérêt stratégique pour le Conseil, comme le développement économique et les relations de travail. L’intérêt stratégique plus grand auquel on s’attendait ne s’est pas encore concrétisé.

Par conséquent, en consultation avec le Maire du Conseil pour 2010-2014, le personnel fait la recommandation suivante : que le Comité sur les finances et le développement économique soit créé en fusionnant les mandats du Comité de vérification, du budget et des finances et celui du Comité des services organisationnels et du développement économique.

Horaire et composition des réunions

On recommande que les membres du Comité sur les finances et le développement économique soient tous des présidents de comités permanents, y compris le président de la Commission du transport en commun, et quatre autres membres du Conseil et que le comité soit présidé par le Maire. Les avantages d’un tel comité seront probablement une meilleure intégration des comités permanents dans la gestion globale du budget, non seulement au moment du budget, mais tout au long de l’année. Il est prévu que les présidents qui siègent à ce comité puissent permettre aux comités permanents d’établir le budget et de faire des recommandations de dépenses en ayant un aperçu global du budget de la Ville. Si des membres du Comité sur les finances et le développement économique présidaient les comités permanents, cela aurait aussi l’effet de générer des discussions sur la façon dont les décisions opérationnelles ont une incidence sur les questions qui portent sur les politiques à l’échelle de toute la Ville (par exemple : les relations de travail, les communications stratégiques et les technologies de l’information) et inversement.

On recommande que le Comité sur les finances et développement économique tienne ses réunions mensuelles le premier mardi du mois à 9 h 30.

Comité sur les débentures

Le 27 janvier 2010, le Conseil municipal a créé le Comité sur les débentures à qui l’on a délégué l’autorité légale lui permettant d’émettre des débentures lorsque l’autorité de la dette du projet a été approuvée par le Conseil et que le Trésor a procédé à une ou plusieurs émissions de la dette conformément à la délégation d’autorité prévue au règlement 2009-231, comme amendé. Ce comité a pour mandat d’améliorer l’accès de la ville aux marchés financiers et d’augmenter le potentiel d’économie sur les coûts des services reliés à la dette, car le Comité se réunit sans long préavis plutôt que de suivre la procédure normale des réunions du Conseil afin de pouvoir édicter les règlements municipaux requis sur les débentures.

Le comité est actuellement formé du Maire et du vice-président du comité de vérification, du budget et des finances, le trésorier de la Ville et le directeur municipal, car ils sont censés être les personnes les mieux informées des affaires financières de la Ville.

Par conséquent, si le Conseil optait pour la création du Comité sur les finances et le développement économique, le personnel recommande que la façon d’élire les membres du Comité sur les débentures soit amendée pour que ce soit le Maire et le vice-président du Comité sur les finances et le développement économique.

Sous-comités du comité sur les finances et le développement économique

Sous-comité de la technologie de l’information

Le sous-comité de la technologie de l’information (TI) a été créé dans le cadre de l’examen de mi-mandat sur la gouvernance afin de veiller à ce que les mesures soient en place pour surveiller et étayer les futurs investissements majeurs en matière de technologie de l’information et de faire des recommandations au Conseil municipal au sujet de ces investissements. De l’avis général, la création de ce sous-comité est une initiative positive. Aucun changement n’est prévu pour le moment. Les dates et heures des réunions seront précisées lors de la première rencontre du Comité sur les finances et le développement économique.

Sous-comité des services aux membres

Le sous-comité des services aux membres a le mandat continu relié à et responsable d’examiner, de considérer et d’approuver les questions de nature administrative en tenant compte des élus et de leur personnel, des bureaux des conseillers et des budgets salariaux ainsi que du fonctionnement général de leurs bureaux. Le sous-comité se réunit au besoin. Aucun changement n’est envisagé pour ce sous-comité.

Sous-comité de vérification

De l’avis général, la fonction de vérification devrait détenir plus d’importance. Il a été suggéré qu’un sous-comité distinct soit mis sur pied pour le volet vérification. Semblable à l’ancien Groupe de travail sur la vérification du Conseil, le sous-comité de vérification aurait pour mandat de jouer un rôle de médiateur avec le personnel afin de régler les litiges portant sur les recommandations en matière de vérification. Le sous-comité aurait aussi la responsabilité de collaborer régulièrement avec le vérificateur général afin de s’assurer d’instaurer une communication efficace entre le bureau du vérificateur général et le Conseil municipal.

Le personnel fait les recommandations suivantes quant aux tâches du sous-comité de vérification :

§ La nomination du vérificateur externe de la Ville;

§ La nomination d’un vérificateur externe pour effectuer une vérification financière annuelle du bureau du vérificateur général (« BVG »);

§ Étudier le rapport annuel de vérification et la lettre portant sur la gestion provenant du vérificateur externe de la Ville et du vérificateur externe du BVG;

§ Examiner le plan de travail annuel du vérificateur général;

§ Examiner, une fois par année, les réalisations du vérificateur général;

§ Traiter toutes questions reliées au suivi d’une vérification;

§ Effectuer l’évaluation de rendement du vérificateur général.

Par ailleurs, plusieurs membres du Conseil ont exprimé leur souhait d’optimiser l’efficacité du rôle du vérificateur général dans l’amélioration des services de la Ville. Alors que le vérificateur général de la Ville d’Ottawa se charge de trouver un vérificateur externe, l’analyse du règlement municipal sur le vérificateur général de la Ville de Toronto et sa structure intègre un examen externe de l’assurance qualité dans le cadre des normes de responsabilisation (tel que décrit dans le Manuel des politiques et procédures du vérificateur général, et exposé dans ses grandes lignes à l’annexe E du Manuel). Dans le rapport du comité de vérification de la Ville de Toronto, daté du 2 avril 2009, le vérificateur général, Jeff Griffiths décrit la façon de procéder ainsi :

Les normes gouvernementales en matière de vérification stipulent que : « les organisations de vérification qui remplissent des mandats de vérification et d’attestation en conformité avec les Normes de vérification gouvernementales généralement acceptées (GAGAS) (Generally Accepted Government Auditing Standards) doivent faire l’objet d’une évaluation externe par les pairs, menées par des évaluateurs indépendants, au moins tous les trois ans. »

La conformité aux Normes de vérification gouvernementales généralement acceptées (GAGAS) représente un élément important qui atteste la qualité de la vérification et le maintien de la crédibilité auprès du Conseil municipal, de la direction et des contribuables.

La conformité aux Normes de vérification gouvernementales généralement acceptées (GAGAS) y compris l’évaluation externe de l’assurance qualité est réputée bénéfique pour les vérifications tant internes qu’externes de plusieurs façons, notamment :

· Consolider la qualité de vérification, la cohérence, l’uniformité et la fiabilité

· Résister à un examen juridique

· Contribuer au développement professionnel

· Augmenter la crédibilité professionnelle

· Consolider les relations entre la direction et le public.

La Ville de Toronto utilise le modèle de l’évaluation par les pairs pour effectuer l’analyse de la qualité, conçue par l’Association of Local Government Auditors.

L’étude dans d’autres régions révèle que la plupart des vérificateurs intègrent une quelconque méthode d’analyse de la qualité afin de s’assurer que leur travail est conforme aux normes adéquates en matière de vérification. Bien qu’il existe plusieurs méthodes, les mêmes principes de base s’appliquent.

L’Institut des vérificateurs internes (IVI) fournit une série de normes à l’intention des vérificateurs généraux. On y stipule que : « une évaluation externe de la qualité examine la conformité avec la vérification interne, la revue des normes internationales d’assurance, les pratiques professionnelles de vérification interne (normes), du Code de déontologie, des chartes de vérification interne et du comité de vérification, l’évaluation des risques et du contrôle de l’organisation et l’usage de pratiques efficaces. Une activité de vérification interne doit faire l’objet d’une vérification externe effectuée par un vérificateur indépendant au moins aux cinq ans pour être conforme aux normes ».

En 2003, le vérificateur général du Canada a mis en place une analyse de l’évaluation des pairs provenant de l’Organisation Internationale des Institutions Supérieures de Contrôle des Finances Publiques (INTOSAI). Depuis, cette organisation a conçu un manuel portant sur l’évaluation de l’assurance qualité afin de servir de guide dans l’évaluation des pairs. Le Conseil des normes internationales d'audit et d'assurance (IAASB) tend à délaisser l’évaluation des pairs pour y préférer l’évaluation effectuée par des cabinets indépendants externes. Elle a d’ailleurs élaboré un cadre de référence et de contrôle qualité pour faire la sélection des cabinets qui effectuent des évaluations d’assurance qualité.

Le vérificateur général est d’accord avec le fait qu’une évolution vers un modèle de l’évaluation par les pairs de la qualité arrive à point nommé concernant le Bureau du vérificateur général. Il recommande qu’un examen externe de l’évaluation de la qualité du Bureau du vérificateur général soit effectué tous les cinq ans ou à mi-mandat, et que le Sous-comité de la vérification s’engage à mettre cette procédure en place dès 2011, dont le premier cycle de vérification devra être évalué en 2012.

Comité des services communautaires et de protection

Le Comité des services communautaires et de protection (CSCP) a été créé en 2006, combinant les mandats des anciens comités sur la santé et des services sociaux et sur l’urgence et les services de protection. Tous s’entendent pour dire qu’après avoir été en activité pendant un mandat, le CSCP fonctionne bien, même si certains conseillers sont d’avis que les parcs, les volets récréatifs et culturels pourraient bénéficier d’un plus grand appui de la part du Comité. Le personnel pense que le seul fait de retirer le volet santé du mandat du Comité suffirait à susciter l’intérêt nécessaire sans avoir pour cela à créer un comité permanent séparé ou un sous-comité.

Plus particulièrement, le Conseil municipal agit à l’heure actuelle en tant que Commission locale de la santé par l’intermédiaire du Comité des services communautaires et de protection. Selon la nouvelle structure de gouvernance établie conformément à la législation provinciale, une nouvelle Commission de la santé devrait être mise en place d’ici au mois d’avril 2011. Elle sera conçue pour améliorer la gestion des programmes de santé publique et pour assurer une continuité et prévoir et répondre aux besoins du milieu en santé. La Commission joue aussi un rôle de conseiller auprès du Conseil municipal concernant d’autres questions de sa compétence qui comportent un aspect de santé publique. C’est pourquoi le volet de santé publique du mandat du CSCP n’aura plus raison d’être dès que la Commission de santé publique sera instituée.

D’autres suggestions portaient sur la possibilité de créer un Comité permanent sur les parcs et loisirs, un sous-comité sur les parcs et loisirs ou un conseil d’administration sur les parcs et loisirs séparé (semblable à celui de l’ancienne ville de Nepean) qui seraient composés de membres citoyens. La possibilité de séparer les services d’urgence et de protection en deux comités distincts comme c’était le cas au courant du mandat précédent a aussi été émise. Étant donné qu’il n’y avait aucun point de consensus, il n’y a aucune recommandation à ce sujet. Des motions seraient nécessaires afin d’effectuer quelque changement que ce soit.

Étant donné le transfert du volet santé à la Commission sur la santé ainsi que l’évaluation des statistiques portant sur les réunions, on recommande que le Comité des services communautaires et de protection se réunisse une fois par mois plutôt qu’aux 2 semaines. La réunion aura lieu le troisième jeudi du mois.

Division de l’actuel Comité de l’urbanisme et de l’environnement en deux comités indépendants (Urbanisme et Environnement)

Lors d’entretiens avec le greffier municipal et chef du contentieux, et le greffier adjoint, la majorité des membres du Conseil ont convenu que la charge de travail imposée au Comité de l’urbanisme et de l’environnement (CUE) était trop lourde. Avec près de soixante-dix-sept heures de réunion en 2010 (dont une réunion étalée sur trois journées, en novembre), il s’agit, et de loin, du comité du Conseil le plus sollicité.

On s’attend à ce que les prochains enjeux liés à l’environnement exigent une attention accrue et à ce que le nombre et le niveau de détail des rapports à produire augmentent. Cela découlera, d'une part, du nombre grandissant des initiatives du Conseil qui sont liées à la durabilité et à l’environnement et, d'autres part, des nouveaux défis associés aux réseaux d’aqueduc et d’égouts, à la gestion des déchets solides et à la mise en œuvre du Plan d'action de la rivière des Outaouais.

Plusieurs membres du Conseil se sont également inquiétés qu’en raison du trop grand nombre de points à l’ordre du jour du CUE, les questions liées à l’environnement ne bénéficiaient pas de toute l’attention voulue et que cela empiétait sur le temps pouvant être consacré aux audiences des délégations publiques. Les membres du Conseil municipal de 2010 à 2014, ainsi que le Maire sont d’avis qu’il serait plus approprié de former un Comité permanent indépendant, se consacrant exclusivement à l’environnement.

Selon l’énoncé de son mandat actuel, le CUE est chargé de veiller à la mise en œuvre du Plan officiel de la Ville d’Ottawa (sauf dans les secteurs ruraux) en examinant les conditions matérielles, sociales, économiques et environnementales pertinentes et en formulant des recommandations sur les questions intéressant la Direction des services du bâtiment, la Direction de l’approbation des demandes d’aménagement et d’infrastructure et la Direction des politiques d’urbanisme, d’environnement et d’infrastructure, lorsqu’il y a lieu de le faire.

Les responsabilités actuelles du CUE seront redistribuées vers les deux nouveaux comités en fonction du volet du mandat actuel du CUE qui leur sera confié : le Comité de l’urbanisme et le Comité de l’environnement.

Le Comité de l’urbanisme remanié demeurera responsable des questions liées à l’élaboration et à l’approbation des règlements de zonage, des modifications au Plan officiel et des plans d’implantation. Il sera également chargé de donner une orientation et des directives générales pour des questions et dans des domaines liés à l’urbanisme et à la gestion de la croissance.

Le nouveau Comité de l’environnement assumera un rôle prédominant relativement à la durabilité de la collectivité et sera responsable de l’orientation et des directives générales pour des questions et dans des domaines liés aux services publics (c.-à-d., l’eau, les eaux usées et les déchets solides), aux réseaux d’aqueduc et d’égouts, à la protection de l’environnement, à l’approvisionnement en eau, à la gestion et à l’élimination des déchets solides, et à la lutte contre la pollution de l’eau. Il sera également responsable des questions liées aux projets d’immobilisations, aux stratégies d’économie d’énergie, aux politiques pour la protection de l’environnement et à la lutte contre la pollution de l’air et de l’eau.

Le mandat du Comité de l’urbanisme et de l’environnement actuel sera également séparé en deux, de la même façon que les responsabilités actuelles du CUE.

Les responsabilités générales du Comité de l’environnement seront les suivantes :

· donner une orientation et des directives générales relativement à l’approvisionnement en eau, à la gestion et à l’élimination des déchets solides (déchets, matières organiques, recyclage), à la gestion des eaux usées et à la lutte contre la pollution de l'eau, ainsi qu’aux projets stratégiques (budgets de fonctionnement et immobilisations);

· donner une orientation et des directives générales pour des questions liées à la durabilité environnementale, économique et sociale, y compris les questions liées à l’initiative Choisir notre avenir (une initiative conjointe de la Ville d’Ottawa, la Ville de Gatineau et la Commission de la capitale nationale, qui vise à aider la région de la capitale nationale à vaincre les défis du XXI^e siècle en intégrant les concepts de durabilité, de résilience et de qualité du cadre de vie à tous les aspects de la collectivité);

· présenter des recommandations au Conseil sur des questions de politique environnementale, notamment en ce qui concerne la gestion des déchets, la qualité de l’eau, le changement climatique, les décharges contrôlées, les espaces libres, les arbres, etc.);

· intervention dans les projets environnementaux fédéraux et provinciaux ayant une incidence sur les opérations municipales et la qualité des eaux de surface;

· surveiller les activités et la mise en oeuvre des programmes et des projets de la Direction des services environnementaux;

· examiner et réviser au besoin les commentaires et les recommandations du personnel concernant les initiatives environnementales proposées par les gouvernements provincial et fédéral;

· assumer d’autres responsabilités particulières prévues par les lois pertinentes ou confiées par le Conseil;

· assurer la coordination et la consultation avec les comités et les services lorsqu’il y a chevauchement des responsabilités concernant des questions liées à la protection de l’environnement ou relevant du mandat de plus d’un comité;

· examiner et réviser au besoin les programmes opérationnels d’entretien des infrastructures existantes et proposes (réseaux d’aqueduc et d’égouts, et décharges), conformément aux politiques de la Ville d’Ottawa, et en recommander l’approbation;

· en ce qui concerne le Plan directeur de gestion intégrée des déchets, recommander au Conseil de préparer le rapport d’étude environnementale, l’audience de la Commission des évaluations environnementales et la mise en oeuvre des recommandations du Plan directeur;

· formuler des commentaires sur les certificats d’autorisation d’installations de gestion des déchets émis par le ministère de l’Environnement de l’Ontario;

· stratégies d'économie d’énergie et politiques sur l'énergie renouvelable;

· politiques sur la réduction des émissions de gaz à effet de serre et sur l'amélioration de la qualité de l’air;

· forêt urbaine et questions connexes;

· planification à long terme (programmes d’immobilisations) dans le contexte du mandat du Comité; et

· examen et présentation au Conseil des recommandations sur les subventions.

Les responsabilités demeurant inscrites au mandat actuel du CUE, une fois que toutes celles qui sont énoncées ci-dessus auront été transférées au Comité de l'environnement, continueront de relever du Comité de l'urbanisme. Ces responsabilités porteront uniquement sur les questions émanant du Service de l’urbanisme et de la gestion de la croissance.

Certaines questions d’urbanisme étant assujetties à des délais d’exécution prévus par la loi, il est recommandé que le Comité de l’urbanisme continue de se réunir deux fois par mois. Dès que le nouveau Comité de l'environnement sera prêt à prendre en charge une partie des responsabilités relevant du Comité permanent, il est recommandé que le Comité nouvellement formé se réunisse une fois par mois.

Comité des transports

Tous s’entendent pour dire que les changements instaurés dans le cadre de l’examen de mi-mandat sur la gouvernance, y compris le changement à une réunion par mois et le retrait des exigences pour être membres pour qu’elles soient identiques à celles du Comité du transport en commun, ont été couronnés d’un grand succès. Vu les changements qu’apporterait la création de la Commission des transports tels qu’ils sont proposés, il est recommandé d’intégrer au Comité des transports les responsabilités du Comité de transport en commun en matière de travaux d’évaluations environnementales; elles sont en lien avec la planification et la conception des infrastructures de transport en commun, car le comité des transports se charge déjà des évaluations environnements pour tout le reste du réseau de transport. Ce qui voudrait dire qu’un comité aurait le savoir-faire pour le fonctionnement de l’actuel réseau de transport – les routes, la circulation, le stationnement, les sentiers pédestres et pistes cyclables – et utiliserait cette expertise dans la planification et la conception du réseau dans son ensemble.

On ne recommande aucun changement pour ce comité permanent.

Recommendation Partie I – #2

La structure suivante entre en vigueur immédiatement et est établie pour les comités permanents pour le mandat du Conseil de 2010 à 2014, tel que décrit dans le présent rapport :

a. Comité de l’agriculture et des affaires rurales

b. Comité des services communautaires et de protection

c. Comité de l’environnement

d. Comité des finances et du développement économique et ses sous-comités associés

i. Sous-comités de la TI

ii. Sous-comité des services aux membres

iii. Sous-comité de la vérification

iv. Sous-comité du renouvellement de la gouvernance

e. Comité de l’urbanisme

f. Comité des transports

Recommendation Partie I – #3

Les modifications au mandat du Comité sur les débentures tel que présenté dans le présent rapport.

Le calendrier des réunions du Conseil, des comités et de la commission

Nom	Heure de la réunion	Journée et fréquence des réunions
Conseil municipal	10 h	Se rencontre le deuxième et quatrième mercredi du mois
Comité de l'agriculture et des affaires rurales	10 h	Se rencontre le deuxième jeudi du mois
Comité des services communautaires et de protection	9 h 30	Se rencontre le troisième jeudi du mois
Comité de l’environnement	9 h 30	Se rencontre le troisième mardi du mois
Comités des finances et du développement économique	9 h 30	Se rencontre le premier mardi du mois
Comité de l’urbanisme	9 h 30	Se rencontre le deuxième et quatrième mardi du mois
Comité des transports	9 h 30	Se rencontre le premier mercredi du mois
Commission du transport en commun	9 h 30	Se rencontre le troisième mercredi du mois

Recommendation Partie I – #4

Le calendrier des réunions du Conseil, des comités et de la commission tel que présenté dans le rapport.

A. Autres comités du Conseil

Comités quasi judiciaires

À ce jour, le Conseil a établi trois organismes quasi judiciaires : le Comité de révision, la Commission de révision et le Comité des permis. Ces organismes quasi judiciaires sont constitués exclusivement de conseillers municipaux et sont appuyés par le personnel du greffier, mais leur mission et leur ensemble de règles régissant leurs activités sont complètement différents.

Les organismes quasi judiciaires entendent des témoignages et rendent des décisions impartiales. Lorsqu’on demande officiellement aux membres d’organismes quasi judiciaires d’entendre les faits et de prendre une décision, ils exercent une fonction semblable à celle des juges au tribunal. La majorité de leurs tâches se rapportent à des questions relatives aux permis (Comité des permis) ou sont effectuées dans le cadre de commissions d’appels telles que le Comité de révision et la Commission de révision.

La Loi sur les Municipalités, 2001, autorise le Conseil municipal à nommer des citoyens pour qu’ils deviennent membres des organismes quasi judiciaires et à leur déléguer ses pouvoirs. En effet, l’article 23.2 au sujet de la délégation de pouvoir et des fonctions du Conseil stipule que le Conseil peut déléguer ses pouvoirs quasi judiciaires à un groupe de citoyens membres.

Création d’un Comité des permis et des normes foncières

Le Comité des permis de la Ville est responsable de l’examen des cas liés à la suspension, à la révocation, au refus et au renouvellement de permis soumis par l’inspecteur en chef des permis et adresse des recommandations finales au Conseil en ce qui a trait aux suspensions et aux révocations de permis ainsi qu’à l’imposition de conditions liées à l’obtention d’un permis, au droit de détention ou au renouvellement d’un permis. À l’heure actuelle, le Comité des permis est constitué de six (6) membres du Conseil, dont au moins trois (3) sont également membres du Comité des services communautaires et de protection. Le comité est représenté par trois (3) de ses membres à chaque audience.

La possibilité que le Comité des permis soit constitué de représentants élus ou de citoyens nommés a été examinée lors des examens de gouvernance précédents. Dans le cadre de l’examen sur la gouvernance portant sur la période de 2003 à 2006, le Conseil municipal a accordé à la ou au chef des Services des règlements municipaux l’autorité du Comité des permis d’agir à titre de Tribunal de contrôle des animaux. Dans ce rôle, le ou la chef ou sa ou son délégué est responsable d’entendre les appels et de rendre des décisions sur des ordonnances de port de muselière et de laisse. Le Conseil municipal a également présenté une pétition au gouvernement provincial afin d’obtenir le pouvoir de nommer des citoyens membres au sein du Comité des permis. La Loi sur les Municipalités, 2001, a été modifiée en conséquence.

Ce processus est efficace, mais certains membres du Conseil continuent d’éprouver un certain malaise relativement au fait que des élus peuvent rendre des décisions sur des affaires liées à des règlements qu’ils ont créés.

La Ville de Toronto et la Ville de Mississauga comptent des Tribunaux des permis constitués de citoyens membres, ce qui évite les préoccupations exprimées ci-devant. Ces municipalités nomment des personnes qui possèdent de l’expérience ou des connaissances connexes au rôle qu’ils assumeront en tant que membre du Tribunal des permis respectif. Cette approche est semblable à celle que la Ville d’Ottawa a adoptée pour son Comité de dérogation et pour son Comité de vérification de la conformité en matière d’élections.

À l’heure actuelle, la Ville possède un Comité des normes foncières qui tient des audiences similaires dans le but d’entendre les appels des propriétaires ou des occupants qui ont reçu une ordonnance en vertu de la Loi sur le code du bâtiment et qui désirent contester les modalités de cette ordonnance. Le Comité des normes foncières est constitué de trois (3) citoyens, qui sont nommés par le Conseil.

Les membres du Conseil sont tout à fait en faveur de la création d’un comité des permis constitué de citoyens. Étant donné que le Comité des normes foncières est actuellement constitué de citoyens et qu’il tient des audiences similaires, le personnel recommande que les mandats soient fusionnés et qu’un Comité des permis et des normes foncières, constitué de cinq (5) citoyens, soit établi pour entendre les appels relatifs aux permis et aux normes foncières.

Le Comité pourrait s’inspirer du Comité de dérogation, puisqu’il est constitué de membres citoyens qualifiés et qu’il possède des règles de procédure spécialement élaborées pour répondre aux activités de ce comité. Les assemblées du comité auraient lieu à une date, à une heure et à un endroit précis afin que les audiences quasi judiciaires se déroulent le plus rapidement possible et que les délais prescrits soient respectés. On prévoit, chaque mois, que le Comité se réunisse une fois pour entendre les appels en matière de permis et une deuxième fois pour entendre les appels en matière de normes foncières. Ces mécanismes procéduraux garantissent la reddition de comptes et la transparence du Comité, car ils font en sorte que le public est informé de la date, du lieu et du déroulement des audiences du Comité.

Si cette recommandation était approuvée, le personnel amorcerait un processus de recrutement de citoyens qui possèdent de l’expérience dans des domaines connexes, tels que le droit ou l’aménagement du territoire, ou de l’expérience à titre de membres de comités quasi judiciaires. Le bilinguisme des citoyens membres est un autre élément à prendre en compte; il est d’ailleurs recommandé qu’au moins deux des cinq membres soient bilingues. Il est également recommandé de donner une indemnité forfaitaire de 50 $ par audience aux membres (montant minimal de 100 $ par mois). À titre comparatif, la Ville de Toronto offre une indemnité de 350 $ par rencontre et de 50 $ par décision écrite. Cette indemnité serait absorbée par les Services des règlements municipaux, dans les limites de leur budget actuel.

Les membres devraient réussir une formation quasi judiciaire dans les six mois suivant leur nomination (c.-à-d. formation de la SOAR [Society of Ontario Arbitrators and Regulators]; la conférence Running a Fair Hearing de l’Institut Canadien) pour demeurer membres du comité, et cette formation serait financée par les Services des règlements municipaux, dans les limites de leur budget actuel.

Comme le recrutement pourrait prendre un certain temps, il est recommandé qu’un Comité des permis intérimaire soit établi, selon la composition et le mandat actuels, et que ce comité soit en vigueur jusqu’à ce que la composition du Comité des permis et des normes foncières soit approuvée par le Conseil. L’approbation est prévue d’ici au deuxième trimestre.

Recommandation Partie I – #5

La création d’un comité des permis et des normes foncières constitué de cinq (5) membres citoyens qualifiés pour instruire les plaintes en matière de permis et de normes foncières comme indiqué dans le rapport; et la création d’un comité des permis intérimaire qui exécuterait ce mandat jusqu’à ce que le Comité des permis et des normes foncières soit composé.

Le Comité de révision

En vertu des lois provinciales, les municipalités de l’Ontario ont le droit d’entreprendre des travaux en tant qu’aménagements locaux et d’évaluer le coût éventuel de ces travaux pour les propriétés qui en tirent profit. Les lois stipulent qu’une municipalité doit d’abord supporter les coûts liés aux travaux d’amélioration, puis les recouvrir auprès des propriétaires qui ont bénéficié de ces améliorations au moyen d’une taxe d’améliorations locales. Le montant recouvert auprès des propriétaires est fonction des coûts finaux réels. Les lois provinciales exigent l’adoption d’un règlement afin que le recouvrement des coûts finaux ne soit exigé avant que les propriétaires n’aient été avisés de l’intention de recouvrir ces coûts et de leur valeur et sans que ces derniers n’aient la possibilité de demander que ces frais soient examinés par un comité de révision.

Le Comité de révision n’approuve pas les projets ni les budgets. Il a plutôt le mandat d’entendre les préoccupations des citoyens relativement aux coûts d’améliorations locales qui se rapportent aux règlements, aux politiques, aux pratiques et aux approches utilisées par le personnel. En vertu de la Loi sur les aménagements locaux, le comité peut être formé de cinq (5) membres.

Jusqu’à présent, le Conseil a approuvé que le Comité soit constitué de trois (3) membres du Conseil, d’un (1) membre de chacun des comités suivants : Comité des transports, Comité de l’urbanisme et Comité de l’agriculture et des affaires rurales, étant donné que les aménagements locaux relèvent du mandat de ces trois comités permanents.

Il est prévu que le Comité de révision se réunisse deux ou trois fois par année. Aucune modification n’est recommandée pour ce comité, et le personnel a l’intention d’inclure la nomination des membres du Comité de révision pour le prochain mandat du Conseil dans la deuxième vague de nomination du Comité des candidatures, qui, selon la recommandation, devrait avoir lieu en janvier.

La Commission de révision

La Commission de révision est un organisme d’appel dont le mandat d’entendre les affaires liées à l’évaluation du drainage effectuée par les propriétaires fonciers a été établi en vertu de la Loi sur le Drainage. Ce comité est actuellement constitué de conseillers provenant du Comité de l’agriculture et des affaires rurales; il n’y a pas de consensus quant aux changements qui pourraient être apportés à cet organisme quasi judiciaire.

B. Comité des candidatures

Tous ont reconnu la lourdeur du processus du Comité des candidatures, étant donné que les membres de plus de 60 organismes doivent être nommés par le Conseil. De plus, le processus du Comité des candidatures, comme établi dans le Règlement de procédure, n’a jamais vraiment été respecté. Il est donc recommandé que le Règlement de procédure soit modifié en fonction du processus que le Conseil a adopté en 2001, 2003, 2006 et, selon les prévisions, en 2010. Ainsi, les membres du Conseil et le grand public connaîtront les grandes lignes du processus.

Plus particulièrement, le processus s’est déroulé ainsi :

Lors des délibérations de l’examen sur la gouvernance, une motion a été présentée pour créer un Comité des candidatures;
Le Comité a été constitué de 11 membres ainsi que du maire, qui assume le rôle de président;
Après l’adoption de la structure des comités du Conseil dans le cadre de l’examen sur la gouvernance, le Bureau du greffier municipal a remis un sondage à tous les membres du Conseil pour savoir de quels comités permanents ou agences et commissions externes ils aimeraient être membres;
Le Bureau du greffier municipal a compilé les résultats du sondage et a créé un tableau dans lequel figuraient les demandes des conseillers, le quartier qu’ils représentaient et l’ordre de priorité qu’ils avaient accordé à chacune des demandes;
Le Comité des candidatures a étudié les résultats du sondage en gardant une perspective municipale et en s’assurant de préserver un équilibre à l’échelle municipale, tout en reconnaissant, dans la mesure du possible, les mandats précédents, l’expérience et les intérêts de chacun des conseillers. Le Comité a ensuite fait des recommandations, sous forme de motions, au Conseil pour la nomination des membres des comités et des conseils;
Le Comité des candidatures a présenté trois rapports : 1 pour les comités permanents; 1 pour divers conseils, agences et commissions externes; et 1 pour les comités de sélection, pour les comités consultatifs et divers conseils, commissions et agences externes (en 2003, un rapport avait également été présenté pour les agents de liaison avec les conseillers faisant partie des comités consultatifs);
Le Conseil municipal a ensuite examiné le rapport du Comité des candidatures. Il a réparti, aux fins de vote, les recommandations de nominations selon les comités. Il a mis les recommandations aux voix une par une. Certaines motions ont été approuvées pour modifier les recommandations formulées par le Comité des candidatures. Dans certains cas, des scrutins de ballottage ont été nécessaires pour approuver les modifications à apporter à la composition d’un comité donné.

Il est recommandé que le Comité des candidatures adhère à ce processus pour la durée du mandat du Conseil de 2010 à 2014, et que le Règlement de procédure soit modifié en conséquence.

De plus, comme susmentionné, le Comité des candidatures a examiné toutes les nominations aux comités permanents et aux conseils, agences et commissions externes lors d’une seule rencontre. Traditionnellement, les conseillers de certains quartiers se voient nommer automatiquement membres de certains conseils d’administration locaux en raison de l’emplacement géographique ou de la portée de ce conseil d’administration. Par exemple, certaines nominations liées à des zones d’amélioration commerciale sont toujours attribuées au conseiller du quartier visé. De plus, un certain nombre de conseils d’administration locaux prévoient un siège pour le maire (p. ex. la Société de portefeuille Hydro Ottawa Holding inc., l’Association de l’exposition du Canada central, etc.).

Il est recommandé que ce processus soit officialisé, afin que la nomination du maire ou des conseillers de quartier aux conseils d’administration ne s’inscrive plus dans le processus du Comité des candidatures, et qu’il fasse l’objet d’une recommandation dans l’examen sur la gouvernance. Une liste des nominations accordées en fonction du poste ou du quartier est jointe à la présente et s’intitule Document 1.

Pour répondre aux préoccupations et contrecarrer les défis que représentent le grand nombre de comités et de conseils, d’agences et de commissions externes et la nécessité de nommer des personnes pour la durée du mandat de quatre ans, le personnel recommande que le Comité des candidatures se réunisse deux fois. Une première rencontre du Comité des candidatures aurait lieu en décembre 2010 pour nommer les membres des comités permanents, des sous-comités, des gros conseils d’administration (conseil d’administration des Services de police, conseil d’administration de la bibliothèque, Hydro Ottawa, la Société de logement communautaire d’Ottawa et le Conseil de la santé) et les groupes de sélection des plus gros conseils d’administration. Un deuxième processus de nomination et une deuxième rencontre du Comité des candidatures auraient lieu au début de 2011 pour les autres organismes nécessitant des nominations de la part du Conseil.

Une dernière suggestion a été faite quant au bien-fondé de mettre sur pied une banque de membres suppléants pour les comités permanents. Il s’agit de conseillers qui, dans l’éventualité où un poste se libérait, seraient intéressés à remplacer un membre du comité, et ce, à n’importe quel moment au cours du mandat du Conseil. À l’heure actuelle, lorsqu’un poste se libère, le Bureau du greffier demande à tous les membres du Conseil s’ils sont intéressés à le pouvoir. Si nécessaire, une élection a ensuite lieu au sein du Conseil (les postes sont habituellement pourvus par voie d’une motion). Comme il n’y a pas eu consensus sur ce point, aucune recommandation n’a été faite à cet égard et une motion devait être présentée si l’on voulait adopter cette façon de faire.

Recommendation Partie I - #6

Le processus de sélection du Comité des candidatures tel que présenté dans le présent rapport.

Recommendation Partie I - #7

La nomination du maire ou du conseiller d'un quartier à tous les conseils locaux liés à un quartier ou à un poste tel que présenté dans le document 1.

C. Changements et améliorations au processus

Processus budgétaire 2011

Directives antérieures du Conseil

Chaque année, le Conseil approuve un rapport sur le processus et l'échéancier budgétaire en vue de la préparation du budget de l'année suivante. Le 6 octobre 2010, le Conseil municipal 2006-2010 a approuvé un processus pour 2011 presque en tous points identique à celui de 2010 et se déroulant comme suit : examen du budget par les comités permanents, pour la partie relevant de leur domaine de responsabilité et en fonction des délégations du public au comité permanent; redressement budgétaire réalisé par le Comité de la vérification, du budget et des finances; et étude, par le Conseil, des prévisions préliminaires de budget proposé. Toutefois, en raison des changements importants qu'il est recommandé d'apporter à la structure de gouvernance, lesquels sont énoncés dans le présent rapport, il s'est avéré impératif de revoir le processus budgétaire proposé en octobre.

Processus budgétaire 2011 recommandé

Au terme de discussions avec le maire du Conseil 2010-2014, et vu les changements recommandés à la structure des comités permanents, le personnel propose le processus budgétaire suivant pour 2011 :

· le personnel mettra au point un budget consolidé tenant compte de toutes les pressions en ce qui concerne les dépenses de fonctionnement et les dépenses en immobilisations, ainsi que des économies et des modifications à réaliser ayant reçu l'aval du personnel. Ce budget consolidé sera déposé devant le Conseil plénier;

· les chefs de service collaboreront avec les comités permanents afin de justifier leur budget proposé et de formuler des conseils quant aux changements possibles qu'il convient d'apporter au budget;

· chaque comité permanent étudiera les prévisions préliminaires du budget et donnera l'occasion aux délégations publiques de se faire entendre avant de délibérer et d'approuver les modifications qui s'imposent, le cas échéant;

à l'issue de son examen, chaque comité permanent recommandera, au Conseil plénier, le budget pour son secteur administratif, incluant toute modification qu'il aura faite, aux fins d'étude et d'adoption;
le budget recommandé sera déposé devant le Conseil et une certaine période sera réservée en vue de mener des consultations dans les quartiers;

· les conseillers, qui jouiront du soutien absolu du personnel, tiendront des réunions réunissant plusieurs quartiers en vue d'aborder des questions, de veiller à ce que le temps consacré par le personnel soit utilisé de façon efficace et de faire le meilleur usage possible de l'opinion générale relativement aux questions. Des réunions multiquartiers, auxquelles prendront part trois ou quatre membres du Conseil, seront organisées. Tous les cadres supérieurs concernés y seront présents et seront prêts à répondre aux commentaires du public et à élaborer des options en tenant compte. De plus, les conseillers pourront, à leur guise, tenir des réunions dans leur propre quartier, mais sans la présence du personnel;

· le budget soutenu par les tarifs (redevances d'eau et d'égout) sera examiné par le Comité de l'environnement, qui acheminera directement le budget recommandé au Conseil;

· les membres du Conseil siégeant au conseil de santé aborderont l'étude des postes budgétaires en compagnie de tous les autres membres du conseil de santé et feront parvenir les changements recommandés au budget, s'il y a lieu, au Comité des finances et du développement économique;

la Commission de services policiers d'Ottawa, le Conseil d'administration de la Bibliothèque publique d'Ottawa, le Comité de dérogation et le Prévention du crime Ottawa prépareront leur propre budget qu'ils soumettront à leur conseil respectif aux fins d'étude et d'approbation. Ces budgets seront, par la suite, déposés devant le Conseil en même temps que les différents comités permanents du Conseil déposeront leurs modifications recommandées aux prévisions préliminaires du budget.

L'échéancier recommandé pour le processus budgétaire est le suivant :

Étapes	Date
Remise d’un rapport sommaire du budget de la Ville à la réunion du Conseil Dépôt des rapports budgétaires de chaque comité permanent au Conseil	Réunion extraordinaire en janvier
Présentation des budgets des Services de police d’Ottawa et de la Bibliothèque publique d’Ottawa à leur comité respectif	Première réunion en janvier
Tenue de réunions des comités, des conseils et des commissions afin d’entendre des délégations publiques, d’examiner les budgets et de recommander un budget au Conseil	Deux dernières semaines de janvier et deux premières semaines de février
Tenue de cinq réunions de consultation budgétaire bilingues et conjointes de quartiers, organisées par le personnel (centre, est, ouest, sud, rural)	Le reste du mois de février
Délibérations du Conseil et adoption du budget de chacun des comités permanents, des conseils et des commissions en comité plénier	Deuxième semaine de mars

Budget soutenu par les tarifs de 2011 :

dépôt de la version préliminaire du budget soutenu par les tarifs d'eau et d'eaux usées de 2011 devant le Comité de l’environnement, en février;
délégations publiques et examen, par le Comité de l’environnement, de la version préliminaire du budget soutenu par les tarifs de 2011;
examen par le Conseil municipal et adoption du budget soutenu par les tarifs de 2011

Recommendation Partie I – #8

Le processus d’établissement du budget tel que présenté dans le présent rapport.

Séances d’information des comités permanents

À titre de comités de travail du Conseil, les comités permanents doivent souvent s'occuper de questions stratégiques complexes correspondant à leurs attributions. On recommande donc que les comités permanents tiennent des séances d’information sur des questions importantes qui correspondent à leurs attributions, tôt au cours du mandat du Conseil.

Ainsi, le Comité de l’urbanisme pourrait donner une séance sur les principes qui sous-tendent le Plan officiel de la Ville d’Ottawa et l’approche axée sur la densification de celui-ci. Pour sa part, le Comité des finances et du développement économique pourrait tenir une séance d’information sur le statut des conventions collectives.

La décision quant à la nature et la date de tenue de ces séances d’information figurerait comme l’un des premiers points à l'ordre du jour d’un comité et seraient déterminées en collaboration avec les présidents élus des comités permanents, au début de l'année. Si on ne parvient pas à prendre une décision à cet égard, le personnel concerné pourrait donner une courte séance d’information, à l'occasion de laquelle les membres du comité auraient l’occasion de poser des questions au personnel afin d’avoir une compréhension collective de la question. Ces séances d’information, qui feraient partie des activités publiques du comité, seraient accessibles au public ainsi qu’aux médias qui suivent régulièrement les activités du comité.

Présidents et vice-présidents

Plusieurs suggestions ont été faites concernant la sélection des présidents et des vice-présidents des comités permanents ainsi que le rôle qu’ils doivent tenir. Globalement, on s’est entendu pour dire que les comités permanents devraient continuer à élire leur président et vice-président. On s’est montré également d’accord pour que les présidents et les vice-présidents continuent de se soumettre à une réévaluation de mi-mandat.

Lors des réunions de consultation, de nombreuses personnes se sont montrées en faveur de l’élargissement du rôle des présidents des comités permanents. De façon générale, on s’est entendu sur le fait qu’il faille mieux définir les rôles des présidents et des vice-présidents afin de veiller à ce que ces derniers exercent leurs fonctions de manière uniforme et adéquate. Les recommandations comprenaient entre autres les suivantes :

• avertir les conseillers lorsque des points aux ordres du jour à venir concernent leur quartier;

• faire participer les vice-présidents aux révisions du programme;

• autoriser les vice-présidents à présider périodiquement certaines parties des réunions.

On recommande de demander au personnel d’élaborer, de concert avec les présidents et les vice-présidents des comités permanents, un ensemble de lignes directrices énonçant le rôle que doivent jouer les présidents et les vice-présidents des comités permanents, si le Conseil adopte ces recommandations.

Diffusion publique de rapports habituellement confidentiels

Comme il a déjà été fait mention, le Conseil municipal de la Ville d’Ottawa fait figure de proue en ce qui a trait aux procédures et aux pratiques relatives aux réunions publiques. Il a d’ailleurs apporté d'autres améliorations à la suite des recommandations formulées par l'enquêteur pour les réunions. Dans cet esprit, il a institué une pratique selon laquelle les rapports à l'intention des employés sont, dans la mesure du possible, diffusés au public, tandis que les avis juridiques et les renseignements confidentiels sont regroupés dans un addenda distinct. Afin de faire preuve de plus de transparence, le personnel s’est penché sur des moyens de produire des rapports publics sur des affaires personnelles, où il est question de personnes identifiables, et ce, tout en respectant les dispositions la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP).

Le personnel a relevé trois types de rapports qui, depuis toujours, étaient présentés aux comités et au Conseil à titre de rapports confidentiels et qui pourraient être diffusés comme rapports publics. Ces rapports ont trait, plus précisément, aux nominations (aux conseils locaux ou aux comités consultatifs), à la proposition de noms commémoratifs, aux Prix de la Conservation de l'architecture d'Ottawa et aux plaques de désignation historique de la Ville d’Ottawa. On avait choisi de garder ces trois types de rapports confidentiels puisqu’ils portaient sur des personnes identifiables et renfermaient donc des renseignements personnels. La décision prise concernant la possibilité de rendre publics ces trois rapports sera communiquée une fois que le Conseil aura approuvé les recommandations formulées.

Nominations aux conseils et aux comités

Chaque année et à différents moments au cours du mandat du Conseil, des nominations sont faites aux divers conseils locaux et comités consultatifs. Les rapports afférents aux nominations contiennent le nom des candidats recommandés ainsi que la durée du mandat proposé. Ces rapports aux comités et au Conseil ne renferment aucun autre renseignement personnel.

Noms commémoratifs

Le processus d'attribution de noms commémoratifs consiste à attribuer un nom commémoratif aux rues, aux installations et aux parcs municipaux afin de rendre hommage à des personnes qui ont fait preuve d’excellence, de courage ou qui ont rendu des services exceptionnels. Dans le cadre de ce processus, on soumet une proposition du nom ainsi que des renseignements sur la personne que l'on veut commémorer de manière à démontrer que la proposition est méritoire. La personne commémorée peut être morte ou vivante. Les rapports relatifs aux noms commémoratifs font état de recommandations visant l’attribution de noms commémoratifs de rues, installations ou parcs municipaux en l’hommage d’une personne. La grande partie de l’information sur la personne recommandée aux fins de commémoration contenue dans ces rapports est publiée durant la période de consultation publique (c.-à-d., l’avis public concernant l’attribution d’un nom commémoratif). Les commentaires formulés lors de la période de consultation publique, qu'ils soient favorables ou défavorables à l’égard de la commémoration, ne figurent pas dans le rapport.

Prix de la Conservation de l'architecture d'Ottawa et plaques de désignation historique

Ce rapport annuel rend compte des candidatures soumises en vue de la remise des Prix de la Conservation de l'architecture d'Ottawa et des plaques de désignation historique. Il contient habituellement que très peu de renseignements personnels, mais peut indiquer le nom de l’architecte ou du cabinet d’architectes dont la candidature est proposée. Ce rapport aux comités et au Conseil ne renferme aucun autre renseignement personnel.

La Loi

La Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) porte à la fois sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. La Partie II de la LAIMPVP établit des règles sur les manières que peuvent employer les municipalités pour recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels des particuliers.

Pour ce qui est de la collecte de renseignements personnels, l'article 29 prévoit que la municipalité ne doit recueillir les renseignements personnels que directement du seul particulier concerné par ces renseignements (comme il est également le cas des nominations aux conseils et aux comités), sauf si « les renseignements sont recueillis aux fins de déterminer les candidats possibles à une distinction ou à un prix en reconnaissance de réalisations exceptionnelles ou de services éminents » (alinéa e)), comme c’est le cas pour l’attribution de noms commémoratifs et la mise en candidature pour divers prix.

En ce qui concerne l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, l’article 32 de la Loi fait état des situations où la municipalité peut divulguer des renseignements personnels dont elle a la garde. Les alinéas b) et c), en particulier, ont plus directement trait aux renseignements personnels contenus dans les rapports susmentionnés. Selon ces alinéas, une institution municipale peut divulguer ces renseignements personnels, notamment dans les cas suivants :

a) si la personne concernée par ces renseignements les a identifiés spécifiquement et a consenti à leur divulgation;

b) aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou recueillis ou à des fins compatibles;

De plus, il convient de mentionner que la LAIMPVP précise ce qu’« à des fins compatibles » signifie au sens de la Loi. L'article 33 précise que seule constitue une fin compatible, « la fin invoquée à l’appui de l’utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels à laquelle le particulier concerné par les renseignements pourrait raisonnablement s’attendre ».

Recommandations en matière de gouvernance

Le Conseil a indiqué son souhait de mener davantage de débats en audience publique. Le personnel recommande d’utiliser la pratique déjà en place pour les rapports à l’intention des employés rédigés aux fins de diffusion publique. Conformément à cette pratique, ces rapports ne contiennent pas d’avis juridique ni aucun autre renseignement confidentiel, ceux-ci étant fournis séparément dans un addenda. L’étape suivante consisterait à modifier les processus et les procédures actuels afin de présenter d’autres rapports en tant que rapports publics.

Dans le but d’apporter les changements qui s’imposent dans le processus, le personnel prendra des mesures supplémentaires pour s’assurer qu’un avis est envoyé aux personnes dont les renseignements personnels peuvent être divulgués dans l’un des rapports indiqués ci-dessus et que, dans la mesure du possible, on obtienne le consentement de la personne visée avant la divulgation des renseignements dans le cadre d’un rapport déposé aux comités ou au Conseil, ou aux deux à la fois. Ainsi, la personne concernée sera au courant que ces renseignements seront divulgués incessamment et on pourra s'assurer davantage de respecter les dispositions de la LAIMPVP.

Un avis de non-responsabilité sera annexé à toutes les demandes produites par la Ville relativement aux nominations de conseillers à des conseils et à des comités consultatifs ainsi qu’aux demandes relatives aux noms commémoratifs afin d’aviser les gens de la nature publique des rapports qui seront produits. Pour les Prix du patrimoine où la demande est produite par la Fiducie du patrimoine ontarien, le personnel s’efforcera d’obtenir le consentement de la personne avant la présentation d’un rapport par l’intermédiaire des comités et du Conseil. Enfin, il sera nécessaire de créer un formulaire de consentement afin d’obtenir le consentement de la personne concernée. Si, pour quelque raison que ce soit, il n’est pas possible d’obtenir le consentement de la personne concernée, le personnel étudiera la situation au cas pas cas afin de déterminer si on peut divulguer les renseignements et, modifiera, au besoin, le rapport afin de respecter les exigences relatives à la protection de la vie privée.

Recommandation Partie I - #9:

Les modifications aux exigences en matière de rapports pour les nominations de conseillers à des organismes, à des conseils, à des comités et à des commissions, l’attribution des noms commémoratifs, les remises du Prix de la Conservation de l’architecture d’Ottawa et l’installation de plaques de désignation historique de la Ville d’Ottawa, tels qu’ils sont décrits dans le présent rapport, de sorte qu’ils ne font plus automatiquement partie des rapports à huis clos.

Nomination de membres du personnel à des postes au sein du Conseil lorsque aucun membre du Conseil n’est disponible

Les élus représentent non seulement le Conseil municipal et les comités permanents, mais aussi le Conseil municipal auprès de plus de 60 autres entités sur lesquelles ils siègent, et cette liste continue de s’allonger à chaque mandat. La Société d’aménagement des terrains communautaires et la Société du quartier du moulin de Manotick se sont incidemment ajoutées au cours du mandat 2006-2010 du Conseil.

Les membres du Conseil passent davantage de temps dans des réunions de conseil permanent et du Conseil à discuter de questions stratégiques ayant une portée importante. En raison de la charge de travail accrue des élus, il s’avère parfois difficile de pourvoir à de tels postes qui se libèrent en cours de mandat. Lorsque aucun membre du Conseil n’est disponible, on peut envisager la possibilité de nommer des citoyens ou des membres du personnel pour qu’ils siègent à certains conseils et comités locaux (p. ex. le Fonds des retraités de la Ville d’Ottawa).

Par ailleurs, il est fréquent de procéder à des nominations à divers organismes, conseils, comités ou commissions au cours du mandat du Conseil sans envoi de notification formelle au Bureau du greffier municipal. Quand un poste se libère, puisque le Bureau du greffier doit désigner une personne pour l’occuper, il est alors parfois difficile de déterminer de quelle façon la nomination a été effectuée et comment doter le poste sans connaître au préalable les détails de la nomination.

Les membres du personnel recommandent que le Bureau du greffier municipal continue de s’occuper de la même façon des postes à pourvoir et que le greffier municipal et chef du contentieux soit officiellement avisé de toutes les nominations de conseillers à des organismes, à des conseils, à des comités et à des commissions (tant à l’interne qu’à l’externe, de même que les nominations pour des périodes limitées) faites sans l’intervention du Comité des candidatures du Conseil afin qu’il puisse tenir à jour un registre de toutes les nominations au Conseil.

Recommendation Partie I – #10

La possibilité de recommander un membre du personnel pour un poste au Conseil lorsqu’il n’y a pas de membre du Conseil disponible et la nécessité d’aviser le greffier municipal et chef du contentieux de toutes les nominations des conseillers municipaux aux conseils d’organismes, de comité et de commissions, tant internes qu’externes.

Maires adjoints

Depuis l’amalgamation, Ottawa a connu une rotation de maires adjoints, un processus par lequel chaque conseiller agit à titre de maire adjoint pendant une durée déterminée. Le mandat du Conseil est réparti entre les membres du Conseil, l’ordre étant établi par tirage au sort du greffier municipal. Malgré cette rotation de maires adjoints, il s’est avéré nécessaire à de nombreuses occasions de nommer des suppléants pour veiller à ce qu’un membre du Conseil puisse agir en l’absence du maire. Ce processus peut souvent créer de la confusion quand vient le moment de déterminer qui agit en tant que maire adjoint.

D’autres municipalités ontariennes ont adopté différentes approches vis-à-vis du rôle de maire adjoint. Certaines n’ont qu’un seul maire adjoint, alors que d’autres en ont plusieurs choisis suivant des procédures variées. À Toronto, par exemple, le Conseil a délégué au maire le droit de nommer un maire adjoint, qui agit à la discrétion du maire.

Le temps serait maintenant propice à changer le rôle du maire adjoint afin de favoriser les principes de cohérence et de transparence lors du mandat de quatre ans du Conseil.

En consultation avec le maire du Conseil de 2010-2014, on recommande que deux membres du Conseil soient nommés pour agir en tant que maires adjoints pour la durée du mandat du Conseil. Les deux maires adjoints seraient autorisés à agir à la place du maire lorsque ce dernier est absent, pour des raisons de déplacements à l’extérieur de la ville ou de maladie. Ils auraient chacun l’autorité de présider le Conseil en l’absence du maire.

La nomination de deux membres du Conseil au rôle de maire adjoint, plutôt qu’une rotation, donne une certaine cohérence au mandat du Conseil, notamment dans les cas de représentation à des évènements, de présidence des réunions du Conseil et de signature de documents juridiques. L’avantage d’avoir deux maires adjoints plutôt qu’un seul est la souplesse d’avoir un autre suppléant qui peut exécuter les fonctions officielles et d’éviter que les charges ne deviennent trop exigeantes pour un seul conseiller qui doit aussi exécuter ses fonctions ordinaires de conseiller de quartier.

On recommande en outre que le maire formule au Conseil la recommandation de nommer deux membres du Conseil pour agir comme ses maires adjoints.

On recommande que les responsabilités et le calendrier des charges de chaque maire adjoint (c.-à-d. qui agira quand, quelles réunions du Conseil présideront-ils, à quels évènements assisteront-ils) demeurent à la discrétion du maire et des maires adjoints eux-mêmes. Cette approche permettra d’accorder un maximum de souplesse au processus voulant tenir compte des intérêts, des capacités et des emplois du temps des deux maires adjoints. Elle permettra aussi de veiller à ce que quelqu’un soit toujours disponible pour agir en cette capacité officielle au nom de la Ville d’Ottawa.

Puisque le maire est le seul membre du Conseil élu par les résidents de la ville, et conformément à l’article 226 de la Loi de 2001 sur les municipalités stipulant que « Une municipalité peut, avec le consentement du président du conseil (caractères gras ajoutés), nommer un membre du conseil pour le remplacer… », on recommande que le maire propose la candidature de membres qui pourraient agir en tant que maires adjoints au Conseil.

Recommendation Partie I – #11

L’établissement de deux postes de maire suppléant qui seront pourvus par deux membres du conseil municipal, de plus, que les nominations soient recommandées au Conseil par le maire.

Partie II – Cadre de responsabilisation

Au cours du dernier mandat, le Conseil municipal a démontré son parti pris pour la reddition de comptes et la transparence en établissant diverses positions et politiques sur l’intégrité :

élargissement des pouvoirs du poste de vérificateur général en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités;
nomination d’un enquêteur chargé de traiter les plaintes relatives aux réunions à huis clos du Conseil, des comités et des conseils locaux;
adoption d’une politique sur la transparence et la reddition de comptes; et
adoption d’une politique sur la délégation des pouvoirs, englobant les exigences sur la transparence et la reddition de comptes liées à tout nouveau mécanisme de délégation.

A. Cadre de responsabilisation

Il y a consensus quant à la nécessité de renforcer et d’améliorer la transparence et le cadre de responsabilisation de la Ville pour bénéficier de la confiance accrue des citoyens d’Ottawa envers le processus décisionnel du Conseil municipal.

Le Conseil a suggéré ou recommandé diverses mesures de responsabilisation, dont les suivantes :

établissement d’un code de conduite pour les élus;
nomination d’un commissaire ou d’un conseiller à l’intégrité;
établissement d’un registre des lobbyistes;
établissement d’un registre public des dons reçus par les élus; et
publication périodique et obligatoire des dépenses des bureaux des élus.

Le Maire du Conseil municipal de 2010 à 2014 a annoncé son intention de diriger l’établissement du cadre de responsabilisation pour les membres du Conseil et ce, dans les meilleurs délais.

Divulgation des dépenses

La divulgation périodique des dépenses des bureaux des membres du Conseil est un mécanisme de reddition de comptes et de transparence simple et facile à mettre en œuvre.

Ce point a été soulevé par plusieurs conseillers et par le Maire du Conseil municipal de 2010 à 2014 lors des consultations avec le greffier municipal et chef du contentieux et le greffier adjoint. Actuellement, le bureau du greffier publie un rapport annuel dans lequel figure le budget de fonctionnement total de chacun des bureaux des membres du Conseil à la fin de l’exercice.

Aux termes de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (« LAIMPVP »), les dépenses des conseillers peuvent faire l’objet d’une demande d’accès à l’information. La publication du rapport annuel sur le budget fonctionnement total de chacun des bureaux des membres du Conseil témoigne de la volonté de l’administration municipale de soutenir les principes de transparence et de reddition de comptes. Il a été suggéré de publier ce rapport à des intervalles plus rapprochés et d’y inclure des données plus détaillées sur les dépenses dans le but de rendre les pratiques de gestion des élus plus transparente encore.

De plus, il est recommandé de publier le rapport des dépenses de tous les membres du Conseil en classant ces dépenses par catégories, afin d’en faciliter la consultation. La divulgation des dépenses de ses conseillers sur une base régulière est, pour la Ville, un outil d’information publique proactif et coordonné.

Recommendation Partie II - #1

Que le Conseil approuve l’affichage mensuel des dépenses budgétaires du bureau des représentants élus sur le site Ottawa.ca, en vigueur au 1^er trimestre de 2011.

Autres mécanismes de responsabilisation à examiner

Code de conduite pour les membres du Conseil / Commissaire ou conseiller à l’intégrité

À la demande du Conseil, le personnel a procédé à une étude sur les meilleures pratiques régissant la conduite des membres du Conseil. Le code de conduite pour les membres du Conseil fait partie des mécanismes discrétionnaires pour l’amélioration de la reddition de comptes et de transparence dont la mise en œuvre est envisagée par le Conseil municipal. Bien que la Ville d’Ottawa n’ait pas son propre code de conduite pour les membres du Conseil, les représentants élus doivent se conformer aux lois fédérales et provinciales, ainsi qu’à plusieurs politiques municipales, dans lesquelles sont énoncées les dispositions que l’on retrouve habituellement dans un code de conduite. Cela comprend notamment les lois et politiques énumérées ci-dessous :

· le Code criminel du Canada;

· la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux;

· la Loi sur les élections municipales, 1996;

· la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée;

· la Loi sur les élections municipales, 2001;

· la Loi sur les infractions provinciales – Politique sur les conflits d’intérêts;

· la Politique sur les ressources liées aux élections;

· la Politique d’embauche des élus; et

· l’article 38 du Règlement de procédure qui régit divers aspects de la conduite des élus et du déroulement des réunions du Conseil et des comités, et traite notamment du décorum et de la protection des renseignements confidentiels.

Depuis la proclamation des modifications à la Loi de 2001 sur les municipalités, qui permet notamment l’adoption d’un code de conduite pour les membres du Conseil, plusieurs municipalités ontariennes se sont dotées de tels codes. Les codes de conduite et les postes de commissaire à l’intégrité qui ont été établis à travers la province présentent une efficacité et des résultats pratiques variés.

Leur évolution fait l’objet de travaux de recherche continue de la part du personnel À cette fin, on a rassemblé des exemplaires de nombreux codes de conduite utilisés par des organisations municipales, provinciales, nationales et internationales. Les divers mécanismes d’application de ces codes de gestion sont également évalués. Aucune meilleure pratique n’a été identifiée jusqu’à maintenant. Dans la plupart des cas, les élus dont la conduite est régie par ces codes sont également assujettis à diverses lois fédérales et provinciales. Les codes de conduite adoptés par les municipalités doivent être interprétés dans un sens large, en tenant compte des lois applicables. On recommande que le code de conduite adopté par le Conseil soit fondé sur une série de principes généraux, auxquels s’ajoutent des dispositions particulières pour les aspects nécessitant un niveau de détail élevé (p. ex., les dons et les avantages, la protection des renseignements confidentiels, etc.).

Les dispositions et les mécanismes d’application de multiples codes de conduite ont été passés en revue. Toutefois, le personnel affecté aux recherches juge nécessaire, pour le Conseil, de consulter les élus afin de s’assurer que le code de conduite leur permette de s’acquitter efficacement de leur mandat de représentation.

Le Maire du Conseil municipal de 2010 à 2014 a annoncé son intention de diriger l’établissement du cadre de responsabilisation pour les élus et d’élaborer, avec le soutien du commissaire à l’intégrité ou d’un tiers indépendant et du personnel désigné, le code de conduite, lequel constitue l’une des pierres d’assise de la reddition de comptes.

Il est recommandé que des dispositions particulières soient incorporées au code de conduite en ce qui a trait aux dons, à la protection des renseignements confidentiels, à la conduite et au statut du personnel, à l’abus d’influence et au règlement sur l’établissement d’un registre des dons.

Pour les raisons qui seront décrites plus loin, les membres du personnel et le Maire du Conseil municipal de 2010 à 2014 recommandent conjointement de créer un sous-comité sur le renouvellement de la gouvernance, celui-ci étant spécialement affecté au projet et relevant du comité pour les finances et le développement économique. Si le sous-comité en question est créé, le personnel recommande que ses membres participent à l’achèvement de l’élaboration du code de conduite avant que ce dernier soit présenté au Comité et au Conseil municipal.

Registre des lobbyistes

Le registre des lobbyistes fait partie des mécanismes que peut utiliser la Ville pour l’amélioration de la reddition de comptes et de la transparence. Le registre des lobbyistes est une base de données officielle accessible au public, qui contient des renseignements sur tous les lobbyistes enregistrés et sur leurs communications avec des titulaires d’une charge publique dans le but d’exercer des pressions. En vertu de l’article 223.9 de la Loi sur les municipalités, 2001, il est permis au Conseil d’établir son propre registre des lobbyistes et de le personnaliser en fonction de ses besoins et de ses objectifs particuliers. Le Maire et plusieurs membres du Conseil municipal de 2010 à 2014 sont d’avis que la Ville a besoin d’un tel registre.

Le personnel et le maire du Conseil municipal de 2010 à 2014 considèrent qu’avec l’aide du Commissaire à l’intégrité ou d’un tiers indépendant, il est possible de mettre en œuvre un registre des lobbyistes au bureau du greffier et ce, à un prix abordable et dans un court délai. Le personnel est d’avis qu’il serait utile de connaître le point de vue des représentants élus pour arriver à une juste définition de ce qu’est un lobbyiste et déterminer les mécanismes de responsabilisation les plus efficaces.

Par conséquent, il est recommandé de confier au sous-comité sur le renouvellement de la gouvernance, si celui-ci est créé, le soin d’examiner les suggestions du personnel relativement à l’établissement du registre des lobbyistes et d’élaborer la recommandation à soumettre au Conseil municipal.

Sous-comité sur le renouvellement de la gouvernance et processus de renouvellement de la gouvernance

Dix années se sont écoulées depuis la fusion et la création du Conseil de transition pour l’établissement du nouveau modèle de gouvernance. En 2001, le Conseil municipal d’Ottawa a élaboré la structure de gouvernance actuelle en se fondant sur les recommandations du Conseil de transition.

Au fil des années, on a procédé à des examens et à des améliorations de cette structure de gouvernance. Toutefois, les postulats de base qui ont présidé à sa mise en œuvre sont demeurés les mêmes.

Les consultations menées auprès des membres du Conseil aux fins de l’élaboration du présent rapport ont permis de recueillir des idées novatrices et créatives pour promouvoir la participation des citoyens et la représentation locale. à à lÀ l’occasion de la récente campagne électorale, on a pu mesurer l’importance de ces aspects clés de la gouvernance municipale dans les discours des candidats, la couverture médiatique et les propos des citoyens lors des consultations visant à définir les meilleurs moyens pour la Ville et le Conseil de servir les besoins diversifiés des résidents.

Le Maire du Conseil municipal de 2010 à 2014 a fait du renouvellement de la gouvernance municipale un objectif prioritaire. L’atteinte de cet objectif passe par l’élaboration d’un cadre de responsabilisation pour les membres du Conseil et par l’amélioration de la participation des citoyens. (Ces deux approches sont décrites plus loin dans le présent rapport.)

Le Maire entend également confier à des membres désignés du personnel et à un tiers (par exemple, le Centre d’études en gouvernance) le mandat de procéder à l’examen du modèle de gouvernance établi par le Conseil de transition et au renouvellement de la structure de gouvernance.

Le mandat en question ne consiste pas en une simple détermination des améliorations à apporter au modèle de gouvernance, mais plutôt en une évaluation globale de la gouvernance, qui tient compte des interdépendances des structures et des processus. Cet examen doit porter notamment sur les avantages et les désavantages découlant de la fusion en ce qui a trait à la participation locale, sur les leçons acquises par d'autres administrations, sur la capacité des conseils de ville à améliorer le processus de prise de décision à l'échelle locale pour ce qui relève strictement de leurs attributions et sur l’amélioration de la participation du grand public à l’administration municipale.

Le personnel recommande la création d’un sous-comité sur le renouvellement de la gouvernance, placé sous la direction du Maire. Avec le soutien des membres du personnel et de spécialistes en la matière, un groupe de travail formé de conseillers sera chargé d’évaluer la structure et les processus de gouvernance de la Ville d’Ottawa, et de formuler les recommandations à présenter au Conseil.

Les recommandations formulées par ce sous-comité peuvent être intégrées au rapport d’examen sur la gouvernance de mi-mandat.

Recommendation Partie II - #2

Que le sous-comité sur le renouvellement de la gouvernance, dirigé par le maire, avec l’aide du personnel et d’une tierce partie, soit chargé de l’évaluation de la structure générale et des processus de gouvernance pour la Ville d’Ottawa, de cerner les problèmes et de formuler des recommandations au Conseil, notamment :

a. Élaboration d’un cadre de responsabilisation (Code de conduite des membres du Conseil, registre des lobbyistes, etc.);

b. Meilleure participation des citoyens.

A. Enquêteur pour les réunions

Aux termes de l’article 239.1 de la Loi de 2001 sur les municipalités, toute personne peut « demander qu’une enquête [soit menée] sur la question de savoir si une municipalité ou un conseil local s’est conformé » aux exigences de la loi en matière de réunions à huis clos ou au règlement de procédure. L’article 239.2 de la Loi autorise une municipalité à nommer un enquêteur indépendant pour étudier les plaintes sur la non-conformité aux exigences en matière de réunions publiques. Si une municipalité choisit de ne pas nommer son propre enquêteur, la responsabilité incombera alors à l’ombudsman provincial qui mènera l’enquête sur les réunions à huis clos pour cette municipalité.

En novembre 2007, le Conseil municipal a nommé son propre enquêteur chargé des réunions à huis clos afin de permettre à la municipalité d’établir des normes qui assureront l’adoption de méthodes d’enquête et de production de rapports qui seront opportunes, complètes et adaptées aux besoins. L’enquêteur travaille de manière entièrement indépendante et autonome (c’est-à-dire qu’il ne peut s’agir ni d’un employé municipal qui exerce des fonctions à la Ville et a du personnel à sa charge, ni d’un expert-conseil ou d’un entrepreneur qui fait affaire avec la Ville) et rend compte de ses conclusions au Conseil municipal.

L’enquêteur a l’autorisation de mener enquête sur les plaintes concernant le bien-fondé des réunions à huis clos du Conseil, d’un conseil local ou d’un de leurs comités. Dans le cadre de son mandat, l’enquêteur accuse réception de demandes d’enquête, mène l’enquête et rend compte de ses constatations et recommandations, le cas échéant, pendant les réunions publiques du Conseil.

Depuis la nomination de l’enquêteur en janvier 2008, la Ville d’Ottawa a reçu dix-neuf demandes d’enquête. La majorité de ces demandes ont abouti à un rapport soumis au Conseil municipal; par ailleurs, on a jugé que cinq (5) demandes débordaient la compétence de l’enquêteur. Ce dernier a soumis six (6) rapports au Conseil municipal au sujet d’enquêtes menées sur des réunions tenues à huis clos (c’est-à-dire que certains rapports combinent plus d’une demande d’enquête) et a émis plusieurs recommandations visant à améliorer les efforts de la Ville à tenir des réunions publiques.

Le Conseil municipal d’Ottawa était déjà un chef de file en ce qui concerne les procédures et pratiques liées aux réunions publiques; depuis, il a procédé à des améliorations à la lumière des recommandations de l’enquêteur. Plus particulièrement, le Conseil a adopté une norme sur les procès-verbaux des réunions à huis clos pour assurer que les procès-verbaux confidentiels reproduisent fidèlement et uniformément le contenu des réunions à huis clos. Les présidents des comités permanents et le maire ont adopté les recommandations visant la clôture et le compte-rendu des réunions tenues à huis clos pour fournir à la population un résumé des décisions prises lors de ces séances à huis clos. Cette pratique a aussi été ajoutée au Règlement de procédure du Conseil. Plus récemment, le Conseil a adopté la pratique visant à indiquer, dans la section du rapport consacrée aux décisions, soit la date de diffusion publique du rapport, soit l’opinion du greffier municipal et chef du contentieux quant aux empêchements d’ordre juridique à la publication du rapport (en cas de non-publication du rapport). Cette pratique sera officialisée dans le Règlement de procédure si le Conseil municipal adopte la recommandation en question émise dans le présent rapport.

L’enquêteur pour les réunions a soumis son rapport annuel 2009-2010, qui est joint au présent document (Document 2). Dans ce rapport, il indique qu’« à la lumière de la procédure appliquée par les autres municipalités, je suis convaincu que la Ville d’Ottawa ouvre maintenant la marche vers une responsabilité et une transparence accrues. Bien que les processus et procédures nécessaires soient maintenant en place pour assurer qu’Ottawa continue sur cette voie, seule une vigilance constante pourra le garantir. » [traduction libre]

Comme l’indique le rapport sur la gouvernance de mi-mandat, il semble que la décision et le processus établi ont réussi à satisfaire aux exigences de la loi et à améliorer les procédures du Conseil municipal en matière de réunions à huis clos (comme en fait foi la section de ce rapport consacrée au Règlement de procédure). Pour ces raisons, le personnel recommande la reconduction du contrat actuel de l’enquêteur pour le mandat de 2010-2014 du Conseil.

Recommendation Partie II – #3

Que le rapport annuel de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales inclus aux présentes (document 2) soit déposé et que le contrat actuel de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales soit prolongé pour le mandat de 2010 à 2014 du Conseil.

Partie III – Conseils locaux

A. Examen des conseils locaux

Un certain nombre de modifications apportées à la Loi de 2001 sur les municipalités de 2001 qui sont entrées en vigueur le 1^er janvier 2007 ou le 1^er janvier 2008 dotaient les 444 municipalités de l’Ontario de vastes pouvoirs, notamment :

la structure de gouvernance de la municipalité et de ses conseils locaux;
la responsabilisation et la transparence de la municipalité et de ses activités ainsi que de ses conseils locaux et de leurs activités;

3. la gestion financière de la municipalité et de ses conseils locaux.

En outre, la Loi de 2001 sur les municipalités exige également que les conseils locaux aient un règlement de procédure, y compris l’avis public des réunions, et qu’ils « adoptent et conservent » des politiques applicables à la vente et à la disposition de bien-fonds, à l’embauche d’employés et à l’approvisionnement en biens et en services. La majorité des conseils locaux sont également assujettis à des exigences touchant les réunions publiques, stipulées dans l’article 239 de la Loi de 2001 sur les municipalités. Par conséquent, ces conseils locaux sont également soumis à l’examen de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales qui enquête sur les plaintes déposées pour déterminer si un conseil local a respecté son règlement de procédure concernant les réunions qui ne sont pas accessibles au public et les exigences portant sur les réunions ouvertes établies dans l’article 239 de la Loi.

En novembre 2007, le Conseil municipal a reçu un rapport concernant un examen des agences, des conseils et des commissions d’Ottawa, relativement aux modifications apportées à la Loi de 2001 sur les municipalités, en vertu du projet de loi 130. L’examen avait deux objectifs :

a) Établir la signification de « conseil local » aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités, en donnant la définition de « conseil local » en vertu de diverses catégories et en ciblant ensuite toutes les clauses de la Loi s’y rapportant;

b) Créer un test qui sera exécuté afin de déterminer les entités qui entrent dans la catégorie de « conseil local », ce qui sera accompli en examinant attentivement la jurisprudence pertinente ainsi que d’autres facteurs déterminants.

On a ensuite évalué toutes les entités potentielles pour déterminer si l’organisme était un conseil local de la Ville d’Ottawa. Cet examen était nécessaire, car les conseils locaux doivent se plier à diverses obligations d’origine législative, notamment la nécessité de se doter d’un règlement de procédure, y compris les avis publics de réunion, et qu’ils « adoptent et conservent » des politiques applicables : à la vente et à la disposition de bien-fonds, à l’embauche d’employés et à l’approvisionnement en biens et en services. Nombre de conseils locaux de la Ville d’Ottawa sont également soumis à l’examen de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales et aux exigences touchant les réunions publiques, stipulées dans l’article 239 de la Loi de 2001 sur les municipalités. Une liste à jour des divers conseils locaux de la Ville y compris l’examen du statut de chaque entité en tant que conseil local de la municipalité est joint au Document 3.

Après l’adoption du rapport, le Service du greffier municipal et chef du contentieux a informé les entités qui ont été identifiées comme conseil local de leur obligation en vertu de la Loi de mettre au point un règlement de procédures ou encore des diverses politiques auxquelles elles sont soumises, selon le cas. Dans le cadre du présent examen, le Service du greffier municipal et chef du contentieux communique avec tous les conseils locaux au sujet des exigences relatives à la mise au point d’un règlement de procédure et aux diverses politiques pour confirmer si le règlement ou la politique était en place. Le personnel prendra en charge les conseils locaux qui n’ont pas encore mis en place le règlement de procédure ou les politiques requises afin que tous les conseils locaux soient conformes à la Loi. Le personnel fera la mise à jour sur la conformité des conseils locaux dans le cadre du prochain examen sur la gouvernance de mi-mandat.

Recommendation Partie III – #1

Obtenir la liste à jour des conseils locaux comme il est stipulé dans le rapport et demander au personnel de faire rapport sur la conformité des conseils locaux relativement aux politiques exigées dans le cadre de l’examen sur la gouvernance de mi-mandat.

B. Autres conseils locaux et affaires connexes

Société de logement communautaire d’Ottawa

À sa réunion du 14 octobre 2010, le conseil d’administration de la Société de logement communautaire d’Ottawa a adopté la motion suivante :

IL EST RÉSOLU QUE le nombre de membres du conseil d’administration de la Société de logement communautaire d’Ottawa augmente à 12 membres;

ET IL EST AUSSI RÉSOLU que le conseil d’administration de la Société de logement communautaire d’Ottawa recommande à l’actionnaire de nommer Peggy Feltmate comme membre de la collectivité du conseil d’administration conformément aux règlements de la Société de logement communautaire d’Ottawa;

ET IL EST RÉSOLU que le greffier municipal et chef du contentieux de la Ville inclue cette recommandation à son rapport de fin de mandat sur la gouvernance de 2010 à 2014.

Actuellement, le Conseil d’administration de la Société de logement communautaire d’Ottawa compte 11 membres. Comme le règlement de la Société de logement communautaire d’Ottawa autorise le Conseil à augmenter le nombre de ses membres jusqu’à 14, il est tout à fait recevable d’augmenter leur nombre à 12 membres. En tant que seul actionnaire de la Société de logement communautaire d’Ottawa, le Conseil municipal a également la responsabilité de nommé les administrateurs au Conseil d’administration. Le texte intégral de la motion du Conseil d’administration de la Société de logement communautaire d’Ottawa est joint au Document 4.

Recommendation Partie III – #2

Approuver la demande de la Société de logement communautaire d’Ottawa qui demande « que le nombre de ses membres augmente à 12 membres » ainsi que la « nomination de Peggy Feltmate au conseil d’administration de la Société en tant que membre du conseil de la collectivité ».

Bibliothèque publique d’Ottawa

Dans le cadre du rapport du vérificateur général de 2008, à l’issue de l’examen sur la gouvernance de la Bibliothèque publique d’Ottawa, un certain nombre de recommandations ont été formulées en lien avec la sélection et la nomination des membres au Conseil de la BPO. Dans le cadre de l’examen sur la gouvernance de mi-mandat effectué en juillet 2009, le Conseil municipal a approuvé la proposition demandant que le président et le vice-président de la Bibliothèque publique d’Ottawa fassent partie du groupe de sélection responsable de la nomination des nouveaux membres.

Le vérificateur général a également formulé des recommandations au Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa concernant la gouvernance du Conseil. Plus précisément, il a été recommandé que le Conseil de la Bibliothèque publique d’Ottawa énumère l’ensemble des compétences collectives nécessaires pour le Conseil, qui servira de guide pour la sélection des nouveaux membres. Le Conseil de la Bibliothèque publique d’Ottawa a présenté les recommandations suivantes pour les lignes directrices sur la sélection et la nomination des membres au Conseil de la bibliothèque publique d’Ottawa de 2011 à 2014 :

Que les éléments suivants soient utilisés comme guide dans la sélection de la composition du prochain Conseil de la BPO (2011 à 2014), qui sera nommé par le conseil municipal après l’assermentation du nouveau Conseil le 1^er décembre 2010 :

§ Maintenir la taille actuelle du Conseil de 14 administrateurs.

§ Favoriser la nomination de trois citoyens comme administrateurs au Conseil lorsque le Conseil sera nommé.

§ Reconnaître l’engagement du Conseil à fournir des services de bibliothèque dans les deux langues officielles.

§ Lancer un processus d’entretien afin de déployer tous les efforts raisonnables pour que les mises en candidatures soient sollicitées parmi toutes les diverses sphères de la population :

- les divers secteurs géographiques de la municipalité de manière illustrant sa distribution urbaine/rurale;

- les langues et les groupes culturels représentant la diversité démographique de la municipalité;

- la distribution des groupes d’âge dans la municipalité notamment les jeunes (de moins de 25 ans);

- les candidats qui ont un intérêt évident dans les bibliothèques publiques et la fonction publique;

- les candidats qui possèdent une combinaison de compétences professionnelles et autres liées au travail dans un conseil bibliothécaire ou aux enjeux traités par le Conseil;

- des candidats provenant de divers milieux socioéconomiques représentant la nature démographique de la municipalité.

§ Déployer des efforts raisonnables pour que les candidats choisis aient une ou plusieurs des compétences/aptitudes suivantes :

Participation

- Engagement et intérêt marqué dans les bibliothèques publiques, participation aux prises de décisions en groupe et personne à l’écoute.

Aptitude

- Indépendance de jugement, facilitateur/capacité à établir le consensus, expérience de campagne sur des questions d’ordre public, consultation publique/participation, expérience en relations publiques, visionnaire, pensée conceptuelle, capacité à voir l’ensemble de la situation et à envisager les éléments mineurs en perspective, capacité à amorcer réellement un dialogue, et bonnes connaissances informatiques notamment le courriel et Internet.

Expérience

- Expérience en élaboration de politiques, technologie, finances/commerce, gouvernement/fonction publique, bibliothèque (comme professionnel ou administrateur) et dans des organismes communautaires, en éducation et en aménagement immobilier et planification.

Connaissances

- Connaissance des affaires municipales, des levées de fonds, compréhension du processus d’élaboration de budget et expérience comme membre d’un Conseil d’administration.

Le rapport sur la composition du Conseil de la Bibliothèque publique d’Ottawa est inclus dans le Document 5.

Recommendation Partie III - #3

Les lignes directrices pour la sélection et la nomination des membres du Conseil de la Bibliothèque publique d’Ottawa.

Conseil de santé

Histoire de la création du Conseil de santé indépendant

Au moment de son adoption, la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa stipulait que le Conseil municipal de la Ville d’Ottawa agissait à titre de conseil de santé.

La création d’un conseil de santé autonome pour la Ville d’Ottawa était une idée du Conseil municipal qui jugeait que la santé publique, en tant qu’élément essentiel du système de santé, devrait être financée par la province de l’Ontario. C’est pourquoi, dans le cadre des délibérations budgétaires de 2008, le Conseil a chargé son personnel de mettre au point une structure de gestion, par exemple un conseil de santé autonome, qui faciliterait le transfert en amont de la responsabilité financière des services de santé publique. Actuellement, les coûts de santé publique, qui couvrent les programmes autorisés, sont en général assumés de pair avec la province dans une proportion de 75 : 25 (c’est-à-dire que la province assume 75 % des coûts et la municipalité, 25 %).

À l’échelon provincial, le Comité d’examen de la capacité d’intervention a été formé en 2005 pour examiner la gouvernance de la santé publique, le financement et l’obligation de rendre compte. Le rapport final du Comité comportait trois recommandations à l’égard de la gouvernance : que soit créée une structure de gouvernance uniforme composée de conseils de santé locaux fonctionnant de façon autonome au sein du système provincial; que, dans le cas des services locaux de santé actuellement intégrés à l’appareil municipal, les conseils de santé et les municipalités s’entendent sur leur degré d’intégration future; qu’il y ait autant de délégués municipaux que de citoyens nommés par le conseil.

En mai 2008, le Comité permanent des Services communautaires et de protection a reçu le premier rapport du médecin chef en santé publique portant sur les modèles de conseil de santé pour la Ville d’Ottawa. Le rapport analysait les trois modèles de gouvernance employés en santé publique : autonome, régional ou à palier unique, municipal.

Le principal défi que posait l’élaboration d’un nouveau modèle de gouvernance était de mieux équilibrer les trois responsabilités clés du médecin chef en santé publique, qui doit rendre compte :

· à la province, pour le respect des dispositions de la Loi sur la protection et la promotion de la santé;

· au Conseil de santé, pour la fourniture efficace des programmes et services de Santé publique Ottawa;

· à la Ville, pour la gestion efficiente des finances et le respect des politiques et procédures administratives générales.

Les principes suivants ont également été pris en compte lors de la proposition du modèle de santé publique pour la Ville d’Ottawa :

· reddition de comptes;

· adaptation aux besoins de la population locale;

· priorité à la santé publique;

· bon fonctionnement en vertu des accords fiscaux actuels ou transférés en amont;

· aucuns frais supplémentaires pour la Ville d’Ottawa.

Combinant des éléments des modèles autonome et municipal, le modèle proposé était une version hybride. Il se prêtait bien au transfert en amont des coûts de la santé publique en déléguant la responsabilité d’élaborer une politique en matière de santé publique à un conseil de santé autonome formé de citoyens, tout en assurant la reddition de comptes, de même que l’approbation du budget général, au moyen de rapports annuels présentés au Conseil municipal. Ce modèle hybride est aussi en vigueur à la Ville de Toronto, où le Conseil de santé est formé de six conseillers, de six citoyens et d’un représentant élu des conseils scolaires. Le Comité permanent des Services communautaires et de protection a demandé à son personnel de mener une consultation publique au sujet de ce modèle de gouvernance proposé pour le Conseil de santé autonome et de faire état des résultats.

En octobre 2008, à la suite du processus de consultation qui comportait un sondage de l’opinion publique, des groupes de discussion et des entrevues avec les principaux intervenants, le Conseil municipal a étudié le second rapport portant sur la création du Conseil de santé autonome. Les résultats de la consultation appuyaient unanimement la mise sur pied d’un conseil de santé plus autonome. Le Conseil municipal a approuvé, en principe, un modèle de gouvernance du Conseil de santé composé de onze membres, soit six conseillers et cinq citoyens. Le Conseil municipal a également chargé le greffier et chef du contentieux de présenter à la province une demande de mesures législatives spéciales qui modifieraient la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa afin d’autoriser la Ville à implanter un modèle de gestion publique conforme à la version définitive du modèle approuvé par le Conseil municipal.

En juin 2009, le Conseil municipal a officiellement approuvé le modèle proposé pour la formation d’un conseil de santé autonome et chargé son personnel de prendre les mesures nécessaires pour effectuer la transition.

En février 2010, le Conseil municipal a approuvé une autre motion confirmant qu’il préférait que tous les employés municipaux qui travaillent pour le Conseil de santé et y offrent des services demeurent assujettis à la Politique de bilinguisme de la Ville et a demandé à la province de prévoir dans la version révisée de la loi une clause stipulant cette obligation à l’égard de la politique municipale de bilinguisme.

Le personnel de la Ville a mené des discussions avec des représentants provinciaux du ministère des Affaires municipales et du Logement et du ministère de la Santé et des Soins de longue durée au sujet de la meilleure démarche à adopter afin d’apporter les modifications nécessaires à la loi pour établir un nouveau modèle de gouvernance pour le Conseil de santé. Pendant cette même période, Yasir Naqvi, député provincial d’Ottawa-Centre, a présenté la Loi modifiant la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa. Cette modification prévoyait la création d’un conseil de santé dont la structure représentait essentiellement celle approuvée par le Conseil municipal et exigeait que celui-ci établisse cette structure par règlement.

En mars 2010, le ministre des Finances a déposé le projet de loi 16 intitulé Loi mettant en oeuvre certaines mesures énoncées dans le Budget de 2010 et édictant ou modifiant diverses lois devant l’Assemblée législative de l’Ontario. Ce projet de loi comportait des modifications à la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa pour mettre sur pied un conseil de santé semi-autonome. Le projet de loi 16 a reçu la sanction royale le 18 mai 2010. La loi qui a été promulguée différait quelque peu des recommandations approuvées par le Conseil municipal en ce sens où elle stipule que le Conseil municipal nommera tous les membres du Conseil de santé et aura la responsabilité de recommander (au ministre provincial de la Santé et des Soins de longue durée, conformément à la Loi sur la protection et la promotion de la santé) la nomination et le renvoi du médecin chef en santé publique et des médecins adjoints en santé publique. La loi entrera officiellement en vigueur lorsque la province aura reçu la demande officielle de la part de la Ville.

Aperçu des modifications apportées à la loi

Voici les modifications qui ont été apportées à la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa en ce qui concerne la création d’un conseil de santé :

· L’article 11.1 de la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa (la « Loi ») est modifié par adjonction de la précision selon laquelle la politique municipale traitant de l’utilisation du français et de l’anglais s’appliquera au nouveau Conseil de santé et aux services qu’il fournit. Cette modification satisfait à la motion adoptée par le Conseil municipal en février 2010 qui chargeait le personnel d’assurer l’application de la politique municipale de bilinguisme au nouveau Conseil de santé.

· L’article 12 de la Loi, qui conférait à la Ville les pouvoirs, les droits et les obligations attribués à un conseil de santé, est abrogé et remplacé par ce qui suit :

Ø La Ville détermine, par règlement, la taille du Conseil de santé conformément au paragraphe 49 (2) de la Loi sur la protection et la promotion de la santé (« LPPS »), qui exige que le Conseil de santé se compose d’au moins trois et d’au plus treize membres municipaux;

Ø Le Conseil municipal nommera tous les membres du Conseil de santé;

Ø La Ville met à la disposition du Conseil de santé les employés de la santé publique que la Ville considère comme étant nécessaires à l’accomplissement des fonctions du Conseil de santé. Ces employés demeurent des employés de la Ville d’Ottawa;

Ø La Ville sera investie des fonctions de nomination, pour la première fois ou à nouveau, et de renvoi de son médecin chef en santé publique, de ses médecins adjoints en santé publique et de son vérificateur;

Ø Outre les responsabilités que lui confère la LPPS, le Conseil de santé doit faire des recommandations à la Ville sur les questions qui sont du ressort de la Ville et qui concernent le domaine de la santé publique, sur demande de la Ville, en plus de présenter à la Ville un rapport annuel.

Responsabilités du nouveau Conseil de santé

En vertu de la LPPS, les conseils de santé sont tenus de surveiller tous les aspects des programmes et services dont sont chargés les bureaux de santé publique, y compris le suivi budgétaire et l’embauche, les priorités en matière de travail et de gestion du rendement de la direction des bureaux de santé, la saine gestion du risque ainsi que l’attention aux questions de responsabilité civile. Il incombe au Conseil de santé de veiller au respect des lois provinciales régissant le mandat du Conseil de santé comme le stipulent la LPPS et d’autres lois.

Conformément à l’article 7 de la LPPS, les Normes de santé publique de l’Ontario et les protocoles déterminent les exigences fondamentales des programmes et services de santé publique, qui comprennent l’évaluation de la santé de la population et des risques pour la santé, la surveillance, la promotion de la santé et l’élaboration de politiques, la prévention des maladies et des blessures ainsi que la protection de la santé.

En plus des attentes, des fonctions et des responsabilités stipulées dans la LPPS, dans d’autres lois de même que dans les normes et protocoles, les conseils de santé peuvent fournir un cadre stratégique à l’intérieur duquel le personnel peut signaler les besoins en matière de santé de la collectivité et concevoir des programmes et des services pour satisfaire ces besoins.

L’adoption des modifications à la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa fait en sorte que le Conseil de santé relève entièrement de la province en ce qui concerne toutes les fonctions qui lui sont dévolues par la Loi sur la protection et la promotion de la santé.

Le Conseil de santé aura également la responsabilité de donner son avis au Conseil municipal sur toute autre question reliée à la santé relevant de sa compétence sur demande du Conseil municipal. Ces demandes d’avis seront soumises dans le cadre d’un rapport ou d’une motion à l’attention du Conseil de santé.

Budget

En ce qui a trait au processus budgétaire, la Ville d’Ottawa, à titre de municipalité chargée du financement, a le plein pouvoir d’approuver la portion municipale du budget du Conseil de santé. Après 2011, le Conseil de santé présentera son budget au Conseil municipal. Ce processus ressemble à celui du conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa, dont le budget est sujet à un examen détaillé, et diffère de celui de la Commission des services policiers, dont le budget ne peut être approuvé de façon détaillée comme le stipule la Loi sur les services policiers. Le Conseil de santé sera responsable en permanence de la tenue des documents financiers et de la préparation des états financiers annuels. L’Unité du soutien financier offrira de l’assistance au besoin afin de veiller à ce que cette responsabilité soit assumée dans le respect du principe, mentionné plus haut, selon lequel la transition vers le nouveau Conseil de santé n’entraînera « aucuns frais supplémentaires pour la Ville d’Ottawa ».

Réunions du conseil

Les réunions du Conseil de santé auront lieu dans la salle Champlain de l’hôtel de ville le troisième lundi de chaque mois, au besoin, à compter de 17 h afin d’assurer qu’il n’y a pas de conflit d’horaire avec les réunions des autres conseils, commissions et comités permanents de la Ville. La première réunion du nouveau Conseil de santé, qui est prévue pour avril 2011, se penchera sur diverses questions, notamment la nomination d’un président et d’un vice-président, la convocation des réunions, l’adoption d’un règlement de procédure, la nomination d’un vérificateur et diverses questions d’ordre financier.

Mise en œuvre

En ce moment, le personnel est à mettre en place les exigences fondamentales du Conseil de santé pour qu’il entre en fonction dès l’entrée en vigueur de la loi modifiée. À l’issue de la consultation menée auprès des représentants du ministère des Affaires municipales et du Logement au sujet de la promulgation des modifications à la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa, il semble que lorsque le processus de sélection des membres du Conseil de santé sera terminé et que toutes les exigences administratives nécessaires seront en place, une motion du Conseil municipal sera requise afin de demander au ministère de procéder à la promulgation des modifications à la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa pour créer le Conseil de santé. Cette demande est prévue pour février 2011 et la promulgation devrait avoir lieu environ un mois plus tard. Les recommandations émises dans ce rapport en lien avec le Conseil de santé constituent des étapes nécessaires pour démontrer à la province que la Ville est prête à mettre en œuvre la structure du nouveau Conseil de santé.

Prochaines étapes : les recommandations au sujet de la gouvernance

Afin de procéder à la mise sur pied du nouveau Conseil de santé, les points suivants sont soumis à l’étude du Conseil municipal.

Structure de gouvernance

En juin 2009, le Conseil municipal a approuvé la création d’un conseil de santé autonome composé de onze membres, dont six sont des membres du Conseil municipal et cinq sont des citoyens. Puisque la Loi exige que le Conseil municipal détermine par règlement la taille du Conseil de santé, le personnel recommande la promulgation du règlement ci-joint (Document 6). Le règlement entrera en vigueur au moment de l’adoption des modifications à la Loi. Un exemplaire du règlement contenant les modifications adoptées sera fourni au ministère des Affaires municipales et du Logement dans le cadre de la demande de la Ville de procéder à la promulgation de la loi.

Processus de nomination

Tous les membres du Conseil de santé sont nommés par le Conseil municipal conformément aux dispositions de la Loi. Durant le processus normal de nomination des membres des divers comités permanents et conseils, six conseillers seront nommés pour siéger au Conseil de santé dès sa création. De même, le Conseil municipal nommera les citoyens qui siégeront au Conseil de santé. Le Document 7 rappelle les lignes directrices proposées pour l’admissibilité au poste et le processus de sélection de ces membres. Il est recommandé que le Conseil municipal respecte ce processus étant donné qu’il comporte des critères semblables à ceux du Conseil de santé de la Ville de Toronto et au processus de sélection que la Ville d’Ottawa emploie pour nommer les membres qui siègent à ses conseils, commissions et comités, comme le Comité de dérogation et la Commission des services policiers.

Rémunération

L’article 48 de la LPPS prévoit que chaque membre du Conseil de santé qui n’est pas membre du Conseil municipal a droit à une rémunération quotidienne. Cette mesure salariale ne s’applique pas à la personne qui assure la présidence si elle est membre du Conseil. La Loi stipule que le taux de rémunération versé à un membre ne doit pas dépasser le plus haut taux de rémunération d’un membre d’un comité permanent de la municipalité mais, si un salaire est versé à ce membre, le taux ne doit pas dépasser le taux fixé par le ministre de la Santé. Les membres du Conseil de santé ont aussi droit au remboursement des dépenses réelles et raisonnables qu’ils engagent.

Le personnel a consulté le ministère de la Santé et des Soins de longue durée qui a indiqué que le taux de rémunération du Conseil de santé varie entre 40 $ et 242 $ par jour, auquel s’ajoutent le kilométrage et les autres frais de déplacement engagés. Le personnel a aussi examiné les tarifs journaliers des conseils, commissions et comités de la Ville et recommande un tarif journalier de 200 $, auquel s’ajoutent le kilométrage et les autres frais admissibles. Ce chiffre se situe dans la tranche fixée par le ministère et correspond aux taux en vigueur pour le Comité de dérogation de la Ville. Par ailleurs, il est recommandé que ce tarif journalier et ces frais ne soient versés qu’aux membres citoyens, même si la personne assurant la présidence est membre du Conseil municipal. Cette décision respecte celle qui s’applique aux autres comités, commissions et conseils locaux, par exemple la Commission des services policiers, qui n’offre une rémunération qu’aux membres provenant de la collectivité. Étant donné que les tarifs doivent être fixés par le ministre de la Santé et des Soins de longue durée, la recommandation comporte une directive exigeant que le greffier municipal et chef du contentieux communique le taux approuvé par le Conseil municipal au ministre pour approbation finale.

Transition

Un certain nombre de mesures sont en cours pour assurer que les membres et le personnel du Conseil de santé sont prêts à effectuer la transition vers le nouveau modèle de conseil de santé :

Un processus d’orientation est en élaboration pour familiariser les membres du Conseil de santé avec le cadre législatif, les fonctions du Conseil de santé, le rôle du médecin chef en santé publique et sa relation avec le Conseil de santé, l’étendue des pouvoirs du Conseil de santé et sa relation avec la Ville, les défis liés à la santé publique qui guettent le Conseil de santé ainsi que les options dont il dispose pour traiter ces défis et d’autres enjeux en lien avec la question;
Le personnel de santé publique a pris part à diverses activités visant à assurer, une fois le Conseil de santé en fonction, que les services et programmes de santé publique seront offerts sans interruption, que le personnel sera prêt à adopter la nouvelle structure hiérarchique et que la documentation du Conseil et tous les autres documents ou règlements nécessaires seront ébauchés à temps pour la première réunion;
Des accords ont été conclus pour reconduire les ententes de partage des services (y compris les services de TI, les services juridiques, les services financiers, les ressources humaines et les services de relations de travail.

En plus de la documentation dont le Conseil de santé dispose déjà et du processus d’orientation en élaboration, des mesures sont prises sur plusieurs fronts pour assurer une transition en douceur vers le nouveau Conseil de santé au début de 2011. En voici quelques exemples :

· Offrir du soutien au personnel pour le bon fonctionnement du Conseil de santé;

· Rédiger l’ébauche des règlements et politiques fondamentaux;

· Préparer l’ordre du jour de la première réunion.

Recommendation Partie III – #4

Que les mesures suivantes soient prises pour passer aux prochaines étapes de mise sur pied du Conseil de santé; plus particulièrement, que :

le règlement visant à établir la taille du Conseil de santé selon le document 6 soit adopté;
le processus de sélection des membres du Conseil de santé soit approuvé conformément au document 7;
le tarif journalier de 200 $, auquel s’ajoutent le kilométrage et les frais admissibles, soit approuvé pour les membres citoyens siégeant au Conseil de santé et que le greffier municipal et chef du contentieux soit chargé de communiquer le tarif journalier approuvé au ministre de la Santé et des Soins de longue durée pour approbation.

Partie IV – Participation de la population

Depuis la fusion, les comités consultatifs sont le principal mécanisme utilisé pour permettre à la population de participer à l’élaboration des politiques municipales. Dans l’ancienne Ville d’Ottawa, ainsi que dans un certain nombre d’anciennes municipalités, les comités consultatifs de citoyens étaient une composante essentielle de l’administration locale et ils ont été conservés dans la ville fusionnée. Ces comités sont composés de citoyens bénévoles, dévoués et informés, désireux de contribuer à l’élaboration de politiques municipales. Leur mandat est de conseiller le Conseil municipal par l’entremise de comités permanents sur des sujets relevant de leurs compétences respectives. Les comités consultatifs sont aussi des forums pour connaître l’opinion des citoyens sur des problématiques émergentes afférentes à leurs mandats.

La Ville d’Ottawa, outre les comités consultatifs, a également utilisé d’autres mécanismes d’engagement civique, habituellement dans le cadre de projets assujettis à des échéanciers et comportant des tâches spécifiques. À titre d’exemple : le Groupe de travail sur les questions d'évaluation et de taxes foncières de la Ville (composé de représentants du Conseil et de la population et dirigé par un conseiller); le Groupe de travail des citoyens sur la rémunération des membres du Conseil municipal (citoyens bénévoles); le Groupe de travail sur le sommet rural (composé de représentants du Conseil et de la population et dirigé par les citoyens); le Sommet rural (atelier populaire de deux jours); et le Groupe de travail du maire sur le transport en commun (citoyens nommés par le maire et relevant directement de son bureau).

La Ville utilise également des groupes de travail de service en vertu desquels les citoyens travaillent directement avec le personnel de la Ville à l’élaboration de politiques. Leur rétroaction est intégrée aux rapports que soumet le personnel au Comité permanent et au Conseil. Les groupes de travail de service existants diffèrent sur le plan des formalités, de la structure et des relations avec le personnel et prennent en compte les besoins variables des services et des groupes de travail. Dans certaines circonstances, la relation vise surtout à soutenir l’organisme externe et à l’aider à renforcer ses capacités (p. ex. le comité d’études sur les questions autochtones). Dans d’autres cas, un groupe extérieur établi, désireux d’influencer une politique municipale donnée, choisit de participer à un projet centralisé dans le but de modifier la manière dont les décisions sont prises à la Ville (p. ex. Initiative : une ville pour toutes les femmes (IVTF) et son engagement dans le dossier Perspective d’égalité entre les sexes). On peut également établir d’autres types de relations en versant du financement à un organisme externe et en établissant des liens directs avec le personnel de la Ville (p. ex. la relation du service avec Child and Youth Friendly Ottawa – CAYFO).

La Ville d’Ottawa a également commencé à utiliser Internet pour des consultations spéciales (p. ex. le Plan officiel). De plus, la Ville se sert de plus en plus de ce médium ainsi que des sites de réseaux sociaux comme Twitter pour informer la population et stimuler sa participation.

A. Comités consultatifs

Les comités permanents sont les groupes de travail du Conseil municipal et les comités consultatifs sont ceux des comités permanents. Le mandat général de chacun des comités consultatifs consiste à conseiller les comités permanents et le Conseil sur les sujets relevant de leur compétence. Les comités consultatifs sont appuyés dans leurs tâches par les coordonnateurs du Bureau du greffier. Ils sont assujettis à leur propre Règlement de procédure et code de conduite et ils sont régis par diverses autres politiques (p. ex. Politique de dépenses afférentes à la participation aux réunions).

La Ville compte actuellement quinze comités consultatifs, dont deux sont prescrits par la loi. La Ville est tenue de se doter d’organismes consultatifs en vertu de deux lois particulières. Toutefois, aucune de ces lois ne précise la forme que doivent prendre ces instances :

La Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario stipule que la Ville doit être dotée d’un comité consultatif sur l’accessibilité pour conseiller le Conseil municipal sur les normes d’accessibilité et les plans d’aménagement et dessins en vertu de l’article 41 de la Loi sur l’aménagement du territoire. La seule condition stipulée dans la Loi est que le comité doit être composé en majorité de personnes ayant une incapacité.

La Loi sur le patrimoine de l’Ontario stipule que la Ville doit être dotée d’un comité municipal du patrimoine pour aider le Conseil et le conseiller sur des questions patrimoniales. La seule condition relative à la composition du comité est qu’il doit être formé d’au moins cinq membres nommés par le Conseil.

Dans le cadre de cet examen sur la gouvernance, le greffier municipal et chef du contentieux et la greffière municipale adjointe ont rencontré les présidents et vice-présidents des comités consultatifs. Douze comités sur les quinze comités consultatifs et un conseil sur les deux conseils locaux étaient représentés. Neuf comités consultatifs ont présenté des mémoires en réponse à la séance de consultation; ils sont annexés au document 8 aux fins d’étude par le Conseil.

Au fil de mandats successifs du Conseil et de nombreux examens sur la gouvernance, un sentiment grandissant de frustration s’est développé en rapport avec l’efficacité des comités consultatifs. Autant les membres du Conseil que les membres des comités consultatifs eux-mêmes ont exprimé ce mécontentement. Et il perdure. Au cours de cet examen, les comités consultatifs et le Conseil ont identifié un certain nombre de problèmes de gouvernance liés aux comités consultatifs et ils se sont interrogés sur l’efficacité de ces structures.

Diverses recommandations entourant les comités consultatifs ont été mises en œuvre au fil du temps, mais les modifications effectuées dans la foulée d’examens sur la gouvernance antérieurs ont consisté en grande partie à améliorer une structure demeurée plus ou moins intacte depuis avant la fusion.

Dans les consultations auprès des membres du Conseil, il était clair que les conseillers et conseillères apprécient grandement l’expertise et les conseils des bénévoles dévoués et informés qui siègent aux comités consultatifs. Ils considèrent que leurs conseils sont importants. Toutefois, ils estiment que le modèle de gouvernance des comités consultatifs n’est peut-être pas le modèle par excellence pour tous les mandats.

Fondamentalement, les méthodes et mécanismes d’engagement civique évoluent à cause des avancées technologiques (comme les médias sociaux) et aussi des changements en matière de gouvernance. L’environnement au sein duquel fonctionnent les comités consultatifs, les comités permanents et le Conseil municipal a changé au cours des dix dernières années, mais l’efficacité du modèle d’engagement civique fondé sur les comités consultatifs n’a toujours pas été examinée.

Au lieu de continuer à « améliorer légèrement » à la pièce les comités consultatifs et leurs mandats, le temps est sans doute venu de revoir la structure dans son ensemble dans le cadre d’un examen complet du modèle général d’engagement civique de la Ville.

Pour le moment, il serait possible de mettre en œuvre immédiatement un certain nombre de recommandations visant à améliorer le processus des comités consultatifs.

Établissement des priorités des comités permanents et des comités consultatifs

Comme les comités permanents s’engagent sur la voie d’établir des plans de travail destinés au personnel municipal basés sur les priorités stratégiques du Conseil, il va de soi que les plans de travail des comités consultatifs devraient s’arrimer sur les mêmes priorités.

Le Conseil a reconnu l’importance de relier les plans de travail des comités consultatifs aux priorités stratégiques des comités permanents dont ils relèvent. Comme il revient aux comités consultatifs de conseiller les comités permanents et le Conseil, leur travail serait plus productif si les conseils prodigués étaient axés sur les priorités établies par le Conseil.

Pour ce faire, il est recommandé de tenir des séances dirigées/animées réunissant chacun des comités permanents avec leurs comités consultatifs respectifs afin de créer une tribune de dialogue ouvert entre les deux parties.

Recommendation Partie IV – #1

Qu’une séance dirigée/animée conjointe pour fixer les priorités soit tenue réunissant les comités permanents et leurs comités consultatifs respectifs.

Amélioration du processus

Au cours du dernier mandat, quelques présidents et vice-présidents des comités consultatifs ont commencé à rencontrer sur une base trimestrielle le président ou la présidente du comité permanent dont ils relèvent dans le but de renforcer le lien stratégique entre leur comité et le comité permanent, et d’améliorer le dialogue. Ceux qui ont entrepris cette démarche informelle l’ont trouvée très utile et on note de l’intérêt pour étendre cette pratique à l’ensemble des comités consultatifs.

Un certain nombre de comités consultatifs ont abordé la question des conseillers de liaison. Ce poste a été aboli suivant l’inquiétude que soulevait le fait qu’un membre du Conseil siège à un comité dont le rôle était de conseiller le Conseil municipal et le fait que la charge de travail de plus en plus lourde des membres du Conseil entraînait un taux d’absentéisme élevé de tous les conseillers de liaison des comités consultatifs. Cette situation n’a pas changé de sorte que le personnel de la Ville ne recommande pas la restauration de cette fonction. Toutefois, on considère que les rencontres trimestrielles avec les présidents et vice-présidents des comités permanents sont façon d’établir les liens souhaités avec le Conseil municipal.

Recommendation Partie IV – #2

Que les présidents et vice-présidents des comités permanents rencontrent sur une base trimestrielle les présidents et vice-présidents de leurs comités consultatifs respectifs.

Renforcer la participation – membres de réserve et présence

À l’instar d’autres organismes bénévoles, les comités consultatifs font parfois face à des difficultés au chapitre de la présence des membres. Certains comités se préoccupent de leur capacité à faire quorum à cause de l’épuisement de leurs membres en cours de mandat. On a suggéré, notamment, la nomination de membres de réserve additionnels et l’assouplissement de la politique des présences.

Il est convenu que la nomination de membres de réserve additionnels faciliterait le fonctionnement des comités en période de recrutement. On a fait valeur que les membres de réserve avaient le plus de valeur quand ils pouvaient participer activement au travail des comités, malgré leur statut. En fait, certains comités permettent déjà la participation active de leurs membres de réserve tandis que d’autres ne le font pas.

Il est recommandé que l’on permette aux membres de réserve de participer activement au travail des comités consultatifs et que leur participation soit reconnue et soit soutenue. Il est recommandé que les noms des membres de réserve assistant aux réunions figurent au procès-verbal aux côtés des noms des membres à part entière.

Il est également recommandé que les membres de réserve soient couverts par la Politique de dépenses afférentes à la participation aux réunions de manière à pouvoir se faire rembourser leurs frais de déplacement et autres dépenses liés à la participation aux réunions.

Recommendation Partie IV - #3

Que des membres de réserve additionnels soient nommés pour chacun des comités dans le cadre du processus de recrutement des membres des comités consultatifs.

Recommendation Partie IV - #4

Que les membres de réserve soient admissibles au remboursement de leurs dépenses en vertu de la Politique de dépenses afférentes à la participation aux réunions.

Actuellement, un membre d’un comité consultatif absent de trois réunions régulières consécutives (quatre dans le cas du CCPBO) perd son statut de membre à moins que l’absence soit due à des raisons médicales. Malgré le désir exprimé par certains d’assouplir la politique de présence des membres des comités consultatifs, un bon nombre des comités consultatifs rejette cette idée. Cette mesure a été adoptée à la demande des comités consultatifs afin que les membres désireux et aptes à participer aux travaux des comités puissent le faire.

Plus particulièrement, le Comité consultatif sur l’accessibilité (CCA) a indiqué avoir des problèmes particuliers d’absentéisme et de quorum. Soutenir et faciliter la participation de ses membres pose de réels défis. Il faudrait peut-être prévoir des mesures d’accommodement pour tous les membres des comités consultatifs qui ont des besoins particuliers. On pourrait modifier la politique de présence, permettre aux membres de réserve d’agir en tant que représentant des membres en titre ou autoriser la participation à distance. Il est recommandé que le Bureau du greffier travaille de concert avec le CCA à prévoir des mesures d’accommodement pour les membres qui font face à des problèmes similaires.

Dépenses de participation – taux par kilomètre

En vertu de la Politique de dépenses afférentes à la participation aux réunions, les membres de comités consultatifs qui utilisent leur voiture personnelle pour se rendre à des réunions officielles peuvent se faire rembourser leurs frais de déplacement selon un taux par kilomètre. À la mise en œuvre de cette politique, le taux par kilomètre correspondait au taux consenti au personnel de la Ville d’Ottawa en vertu de la Politique de kilométrage et de stationnement. Toutefois, même si le taux par kilomètre consenti aux employés municipaux a été augmenté pour refléter l’augmentation des coûts, le taux consenti aux membres comités consultatifs ne l’a pas été.

Par souci d’équité et pour éviter d’avoir à évaluer à nouveau d’ici quelques années le taux au kilomètre à consentir aux comités consultatifs, il est recommandé d’appliquer le taux au kilomètre en vigueur pour le personnel de la Ville.

Un comité consultatif a suggéré que les membres des comités qui se rendent aux réunions officielles à vélo plutôt qu’en voiture puissent également réclamer des frais de déplacement. La Politique de dépenses afférentes à la participation aux réunions a pour objet de rembourser les menues dépenses réelles en lien avec la participation des membres aux comités consultatifs. Pour les usagers d’une voiture, ce sont les coûts d’essence et de stationnement (ce n’est pas une allocation générale d’entretien); pour les usagers des transports en commun, c’est le prix du billet. Les dépenses directes et immédiates liées à l’utilisation d’un vélo sont difficilement quantifiables. Par conséquent, pour le moment, le personnel de la Ville n’envisage pas de dispositions à cet égard et n’en recommande pas pour les membres des comités consultatifs.

Recommendation Partie IV - #5

Que le taux par kilométrage consenti aux membres utilisant leur véhicule personnel pour assister à des réunions officielles soit harmonisé au taux consenti aux employés de la Ville d’Ottawa.

Code de conduite des comités consultatifs – activité politique

Des évènements récents ont démontré la nécessité d’apporter des précisions au Code de conduite des comités consultatifs au chapitre du rôle des membres des comités consultatifs et de l’activité politique.

Les comités consultatifs n’ont pas le mandat de s’engager dans des activités électorales de nature politique, notamment des activités visant à promouvoir ou opposer certains candidats/candidates ou certains dossiers lors d’élections, à quelque palier que ce soit. En effet, ce genre d’activités est inapproprié. Même si le Code de conduite des comités consultatifs ne le stipule pas en tant que tel, d’autres lois et politiques municipales l’indiquent clairement.

La Loi de 1996 sur les élections municipales interdit qu’une municipalité contribue à la caisse électorale d’un candidat ou d’une candidate. Cela étant, la Politique sur les ressources liées aux élections a été adoptée pour fournir aux membres du Conseil et au personnel de la Ville des lignes directrices entourant l’utilisation des ressources municipales à des fins électorales dans le cadre de quelle qu’élection que ce soit, fédérale, provinciale ou municipale. Les comités consultatifs ont été créés pour soutenir le Conseil dans son rôle de décisionnaire ainsi que le personnel de la Ville. Des ressources municipales leur sont fournies pour faciliter et soutenir leur travail. Ainsi, le travail, les réunions et le matériel servant aux réunions des comités consultatifs ne doivent pas être reliés à une élection, y compris la promotion ou l’opposition de candidats/candidates en particulier. De plus, les listes de diffusion par courriel dressées par les comités consultatifs dans le cadre de leur fonction officielle ne doivent pas servir à des fins électorales.

Si un membre du Conseil contrevient à la Politique sur les ressources liées aux élections, ce membre devra rembourser à la Ville les coûts afférents à ces ressources. Si un membre du personnel municipal contrevient à la Politique sur les ressources liées aux élections, des mesures disciplinaires existent à l’interne et s’appliqueront. Avant les récentes élections municipales, le Bureau du greffier a indiqué clairement à tous les comités consultatifs que l’engagement dans des activités électorales de nature politique, comme décrit précédemment, était à la fois inapproprié et contraire à la Politique sur les ressources liées aux élections. Malheureusement, les comités consultatifs n’ont pas tous choisi de se plier à cette ligne directrice et le Bureau du greffier ne dispose pas de moyens pour sanctionner de tels manquements.

Pour clarifier cette interdiction, un nouvel article a été ajouté au Code de conduite des comités consultatifs. Plus particulièrement, il est interdit aux membres des comités consultatifs de s’engager dans une activité politique au nom d’un comité consultatif ou en tant que membre d’un comité consultatif. Rien n’empêche un membre de s’engager dans des activités politiques en tant que particulier (p. ex. devenir candidat ou candidate).

Il est également recommandé de renforcer les dispositions visant à faire respecter le code. Le Code de conduite a été institué pour fournir des lignes directrices utiles aux membres des comités consultatifs. Or, il y a eu des cas où l’application de ses dispositions s’est avérée difficile faute de mécanisme de mise en application. Pour faciliter la mise en application du code, il est recommandé de déléguer au greffier de la Ville le pouvoir d’adresser un avertissement écrit officiel, d’infliger au membre une suspension d’une réunion au besoin et, si le comportement persiste, de recommander au comité permanent concerné la destitution du membre du comité consultatif.

Recommendation Partie IV – #6

Promulgation du Règlement de procédure modifié relatif aux comités consultatifs (Annexe A – Code de conduite) comme décrit dans le rapport et le règlement afférent (document 10).

Examen général de la structure des comités consultatifs

Au cours des consultations pour la préparation de ce rapport, plusieurs possibilités de modifications ont été mentionnées quant au nombre, aux membres et au mandat des comités consultatifs de la Ville. Plusieurs comités consultatifs ont souligné le besoin de réduire le nombre total de comités consultatifs et, dans certains cas, de réduire de nombre de membres.

Parmi les changements suggérés, la possibilité de fusionner des comités pour profiter de la synergie de leurs mandats respectifs a été soulevée (p. ex. fusionner le Comité consultatif de l’environnement au Comité consultatif sur les forêts et les espaces verts d’Ottawa). Il a également été mentionné que le Comité consultatif sur la santé et les services sociaux n’aurait plus sa raison d’être une fois le Conseil de santé établi en 2011. Il faut, par ailleurs, examiner la meilleure approche à prendre en ce qui concerne le volet restant des services sociaux.

À cause de l’élection municipale, du nombre important de nouveaux élus et du calendrier de cet examen sur la gouvernance, le personnel de la Ville n’a pas pu travailler directement avec les comités consultatifs à une révision de leurs mandats et produire à temps un rapport à cet effet. Au lieu de continuer de modifier à la pièce les comités consultatifs et leurs mandats, le personnel recommande un examen global de toute la structure des comités consultatifs dans le cadre de l’examen global du modèle général d’engagement civique de la Ville d’Ottawa décrit plus loin.

B. Examen global de l’engagement civique

Comme décrit précédemment, la Ville d’Ottawa est dotée d’un réseau élaboré de comités consultatifs qui servent de mécanisme principal pour recevoir directement la rétroaction de la population sur l’élaboration de ses politiques. Beaucoup d’autres municipalités utilisent des comités consultatifs et d’une combinaison d’outils pour maximiser la rétroaction de la population en général et pour faire en sorte que les bénévoles concentrent leur temps et leurs efforts sur des résultats spécifiques visant à encourager une plus vaste participation. Voici quelques-uns de ces outils :

Rapport au :

OBJET :

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

RÉSUMÉ

CONTEXTE

DISCUSSION

CONSULTATION

RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES

DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

SUITE À DONNER