Formulaire d’admission au programme d’assurance des partenaires communautaires

Objectifs

Le but du PAPC consiste à fournir une couverture d’assurance de responsabilité civile commerciale visant les objectifs suivants :

• Simplifier l’accès à l’assurance : Rationaliser le processus d’obtention d’une assurance de responsabilité civile commerciale pour les associations communautaires locales, leur permettant de se concentrer sur la prestation de programmes récréatifs de qualité. 
• Promouvoir l’engagement communautaire : Encourager et appuyer l’animation et les programmes de quartier qui favorisent la participation et l’inclusion et permettent de tisser des liens parmi les membres des communautés géographiques de la ville d’Ottawa. 
• Encourager le bénévolat : Habiliter les associations communautaires à but non lucratif et les bénévoles en réduisant les défis administratifs et financiers liés à l’obtention d’une assurance de responsabilité civile. 

Couverture

Les associations communautaires jugées admissibles à communiquer avec le courtier désigné par la Ville pour accéder au Programme d’assurance des partenaires communautaires doivent prendre note que l’admissibilité ne garantit pas automatiquement une couverture d’assurance pour toutes leurs activités. Certaines activités peuvent faire l’objet de restrictions, de limitations ou même d’exclusions en vertu de la police. Dans de tels cas, les organismes devront obtenir une autre couverture d’assurance pour l’activité en question ou, dans certains cas, pour l’événement dans son intégralité. 

Il incombe à l’association communautaire d’examiner minutieusement son offre et de s’assurer que les activités qu’elle prévoit entreprendre sont explicitement couvertes. Les associations communautaires devraient consulter leurs documents d’assurance et, en cas de doute, demander des éclaircissements au courtier afin d’éviter d’éventuelles lacunes dans la couverture. 

L’assureur a le pouvoir d’approuver ou de refuser la couverture pour des activités en fonction des détails que les associations communautaires auront fournis au courtier. Par conséquent, il est crucial que les organismes fournissent des renseignements exacts, complets et détaillés sur leurs activités planifiées lorsqu’elles communiquent avec le courtier afin que l’assureur puisse effectuer une évaluation et une prise en considération adéquates.

Le Programme d’assurance des partenaires communautaires (PAPC) soutient les associations communautaires à but non lucratif axées sur l’organisation d’une offre diversifiée qui favorise l’engagement civique, permet de tisser des liens et améliore le bien-être du quartier par le biais d’événements, d’activités et de programmes communautaires. Ces associations communautaires se concentrent principalement sur : 

• l’organisation d’événements communautaires et de programmes de loisirs (p. ex. yoga dans le parc, activités de nettoyage du quartier, festivals d’été); 
• la représentation des intérêts généraux de leur quartier sur les questions civiques qui touchent tous les résidents et toutes les résidentes; 
• la représentation inclusive de leur quartier géographique. 

Afin de respecter ses conditions d’admissibilité, le PAPC ne s’adresse pas aux organismes dont l’objectif principal comprend, mais sans s’y limiter, la prestation de services sociaux précis, la défense d’intérêts, des initiatives exclusives qui n’encouragent pas directement l’engagement civique à l’échelle du quartier ou qui exercent leurs activités à titre d’organisme s’occupant d’une cause ou d’un enjeu particulier. 

Renseignements importants

• Les associations communautaires existantes qui ont un accord actif sur les services continus et qui ont reçu un avis de la Ville d’Ottawa confirmant qu’elles répondent déjà aux critères énoncés dans le formulaire d’admission ne sont pas tenues de remplir le formulaire. Toutefois, ces organismes doivent tout de même remplir les documents désignés annuellement par le courtier. Les associations communautaires qui n’ont pas reçu d’avis préalable doivent remplir le formulaire d’admission. 
• Si une association communautaire ne reçoit actuellement une couverture que pour des activités comme une patinoire extérieure ou un jardin communautaire et qu’elle demande une couverture pour d’autres activités, elle devra présenter une autre demande. 
• Une seule demande par association communautaire sera prise en considération pour la couverture d’assurance de responsabilité civile commerciale du PAPC. 

Les associations communautaires admissibles doivent 

• fonctionner et exercer leurs activités à l’intérieur des limites de la ville d’Ottawa et posséder une adresse dans la ville d’Ottawa;  
• fonctionner à titre d’organismes sans but lucratif; 
• représenter une communauté géographique à l’intérieur des limites d’Ottawa; 
• être établies depuis au moins deux ans; 
• être des organismes financièrement viables qui produisent des états financiers chaque année; 
• être financièrement en règle avec la Ville d’Ottawa ; 
• être gouvernées par un conseil d’administration dont les membres ont été élus démocratiquement par l’entremise d’une élection, composé d’au moins trois membres indépendants et non apparentés; 
• faire preuve de bonnes pratiques de gouvernance en tenant une assemblée générale annuelle, en ayant une constitution ou des règlements approuvés par le conseil d’administration, en tenant des réunions ouvertes aux résidents de leur quartier et en produisant des états financiers annuels;   
• avoir des mesures en place pour éviter de commanditer ou de produire du matériel destiné à promouvoir ou à s’opposer à la candidature d’une personne à une fonction élective ou à promouvoir ou à s’opposer à une campagne liée à une question soumise au vote, conformément à la Politique sur les ressources liées aux élections de la Ville. 

Associations et organismes communautaires non admissibles 

Ne sont pas admissibles, notamment : 

• les organismes gouvernementaux et organismes à but lucratif, 
• les organismes qui relèvent d’autres services ou ordres de gouvernement, tels que les écoles, les hôpitaux, les bibliothèques et les zones d’amélioration commerciale (ZAC); 
• les partis politiques; 
• les organismes confessionnels dont les services et les activités comprennent la promotion de croyances ou l’obligation d’y adhérer; 
• les organismes de collecte de fonds; 
• les entreprises privées ou commerciales; 
• les organismes dont le mandat principal porte sur la prestation de services spécialisés, la défense d’intérêts ou des activités à but unique, y compris, mais sans s’y limiter : 
  • les organismes de services sociaux 
    • (p. ex., banques alimentaires, refuges, services d’intervention en cas de crise ou tout organisme dont l’objectif principal consiste à répondre aux besoins fondamentaux ou à assurer le bien-être social); 
  • les groupes de défense des intérêts et groupes axés sur une cause 
    • (p. ex., groupes de protection de l’environnement, organismes de défense des intérêts politiques ou groupes axés sur le changement systémique); 
  • les organismes culturels ou patrimoniaux spécialisés 
    • (p. ex., sociétés de préservation du patrimoine ou organismes dont la mission est uniquement de préserver ou de célébrer des aspects particuliers du patrimoine ou de la culture); 
  • les groupes de compétences spécifiques ou axés sur une activité 
    • (p. ex., organismes dédiés à une activité (p. ex., un seul sport ou forme d’art unique) ou collectifs de partage de compétences comme des espaces pour les créateurs ou des clubs de loisirs); 
  • les associations de logements communautaires ou de locataires 
    • (p. ex., organismes qui représentent les locataires de complexes ou de bâtiments résidentiels particuliers); 
  • les groupes d’intérêt (p. ex., clubs de lecture, groupes d’artisanat, club de perroquets). 

Vous devez avoir les documents suivants pour votre organisme : 

• Vos plus récents états financiers annuels  
• La version approuvée du plus récent procès-verbal de l’AGA
• La liste actuelle des membres du conseil d’administration ainsi que leurs coordonnées.  

Tous les documents justificatifs doivent tous comporter le nom légal de l’association communautaire (c.-à-d., états financiers, procès-verbaux de l’assemblée générale annuelle, liste des personnes-ressources du conseil d’administration).

Formats acceptés : doc, docx, pdf, jpeg, jpg, xls and xlsx.

Les associations communautaires représentant une communauté géographique de la ville d’Ottawa qui souhaitent être prises en considération pour une assurance de responsabilité civile commerciale doivent remplir le formulaire d’admission au Programme d’assurance des partenaires communautaires en ligne pour faire l’objet d’un examen initial visant à vérifier l’exhaustivité du formulaire et leur admissibilité. Le courtier communiquera avec les associations communautaires qui sont jugées admissibles à présenter une demande d’assurance afin de poursuivre le processus de demande. Veuillez noter que les associations communautaires jugées admissibles à présenter une demande d’assurance n’obtiendront pas nécessairement une couverture. C’est le courtier d’assurance et l’assureur qui sont responsables de toutes les décisions définitives en matière de couverture d’assurance.

Les demandes doivent être reçues avant la date limite du vendredi 21 février 2025, avant 16  h. Les demandes reçues en retard ou incomplètes ne seront pas prises en considération. 

Présenter une demande : Formulaire d’admission au Programme d’assurance des partenaires communautaires (PAPC) 2025

Processus de prise de décisions concernant l’admissibilité au programme 

Le personnel de la Ville évaluera les associations communautaires pour s’assurer qu’elles remplissent les critères d’admissibilité au programme. Les associations communautaires approuvées seront ensuite mises en communication avec le courtier pour établir et confirmer les activités qu’elles souhaitent voir couvrir par une assurance de responsabilité civile commerciale du PAPC. Toutes les décisions prises sont définitives. 

Si vous réussissez cette étape 

Ce processus est conçu pour évaluer si un organisme remplit les critères d’admissibilité pour passer à l’étape suivante de la demande. Une fois jugées admissibles, les associations communautaires seront dirigées vers le courtier désigné par la Ville, qui travaillera avec elles pour examiner, déterminer et confirmer les activités précises qui sont admissibles à la couverture en vertu du Programme d’assurance de responsabilité civile commerciale du PAPC. Cela permet de s’assurer que toutes les activités approuvées sont conformes aux directives du programme et satisfont aux exigences requises pour la couverture de responsabilité civile. 

Les associations communautaires devront remplir tous les documents demandés par le courtier dans le délai précisé et devront peut-être également fournir des documents justificatifs supplémentaires au besoin pour terminer le processus d’évaluation.

Si vous ne réussissez pas cette étape

Les décisions seront communiquées par courriel à la personne-ressource principale indiquée sur le formulaire d’admission. Les groupes qui ne sont pas approuvés peuvent choisir de présenter une nouvelle demande à l’avenir.

Si vous n’êtes pas certain de votre admissibilité ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l’Unité des services de soutien aux activités pour discuter des critères d’admissibilité et du processus de demande. Courriel : papc@ottawa.ca.