Information sur les locations

Parcs de la Commission de la capitale nationale (CCN)? - Pour en savoir plus sur les parcs de la CCN – notamment les parcs Vincent-Massey, Major’s Hill, de la Confédération, Hog’s Back et Rockcliffe, appelez directement la CCN, au 613-239-5000.

Patinoires extérieures, les pataugeoires, et les aires de jeux d'eau - Communiquez avec le Bureau des loisirs saisonniers, au 613-580-2590 ou à loisirssaisonniers@ottawa.ca.

Réservez des terrains de tennis et de pickleball - Envoyez votre demande de location par courriel à tennis@ottawa.ca. Précisez les renseignements suivants : le nom de votre organisme, le nom et les coordonnées de la personne-ressource, le terrain demandé, la date et l’heure auxquelles vous voulez jouer et toute demande particulière.

Locations dans les communautés rurales -  Certains terrains de sport et de balle ruraux sont gérés par des associations communautaires de la région. Il n’est donc pas possible de réserver ces terrains en communiquant avec le personnel des Réservations à l’échelle de la Ville. Les associations communautaires rurales reçoivent parfois une aide financière pour l’entretien des bâtiments ou salles de la Ville et pour la mise en place de programmes. À l’aide de l’outil de recherche « Liste des lieux », veuillez sélectionner le lieu qui vous intéresse ou un lieu près d’un parc ou d’un terrain de sport ou de balle. Vous trouverez également les coordonnées de l’installation qui vous intéresse à la page qui lui est réservée. 

Installation d'athlétisme Terry-Fox - Ce complexe sportif propose une infrastructure complète d’athlétisme en plein air. Communiquez avec l'installation.

Stade d’Ottawa - Envoyez un courriel à contact@ottawatitans.com

Grands événements avec 500+ personnes - Si vous attendez au moins 500 participants à votre événement, envoyez un courriel à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca

Titulaire du contrat : veuillez lire attentivement toutes les clauses.

Compte tenu que la Ville d’Ottawa émet le contrat de location ci-joint (« le contrat »), le titulaire du contrat (et l’organisme parrain, s’il y a lieu) assume volontairement les risques associés à la tenue de l’événement décrit et confirme qu’il a lu et entièrement compris les conditions générales suivantes, et qu’il s’y conformera.

Le contrat et le titulaire du contrat

1. Le titulaire du contrat doit être âgé de 18 ans révolus.
2. Le titulaire du contrat doit avoir facilement accès à un exemplaire du contrat en tout temps.
3. La personne qui signe le contrat au nom du titulaire du contrat (et de l’organisme parrain, s’il y a lieu) doit être dûment autorisée à le faire.
4. Le contrat doit être signé, et un exemplaire doit être remis au commis à l’émission des contrats de la Ville concerné avant la première date prévue au contrat, sans quoi l’accès à l’installation pourrait être refusé.
5. Le titulaire du contrat et l’organisme parrain ne peuvent transférer le contrat ou l’attribuer à une tierce partie avant d’avoir obtenu au préalable l’autorisation de la Ville d’Ottawa (« la Ville »).
6. Il incombe au titulaire du contrat de faire connaître aux membres de son groupe qui utiliseront les installations municipales les conditions du présent contrat et de leur fournir un exemplaire de celui-ci sur demande.

L'événement

1. L’utilisation de décorations ou d’effets spéciaux non fournis par la Ville d’Ottawa doit être conforme aux règlements sur la sécurité publique et les incendies et être autorisée à l’avance par le superviseur de l’installation.
2. Il ne doit pas y avoir de frais exigés pour l’entrée, le recouvrement ou la vente de rafraîchissements, sauf si le contrat indique le contraire. De plus, la distribution de rafraîchissements et de produits alimentaires contraire aux clauses de non-concurrence ne sera pas permise pendant les heures d’exploitation de la concession de l’installation.
3. Si des dommages aux installations ou au matériel de la Ville devaient être causés par le titulaire du contrat ou par les employés, les bénévoles ou les participants qui relèvent de ce dernier, la Ville d’Ottawa pourra exiger un dédommagement intégral. La Ville appliquera le dépôt complet (ou une partie de celui-ci) pour couvrir tout dommage. Elle peut également prendre toute autre mesure jugée nécessaire pour compenser les dépenses qu’elle pourrait engager à la suite de l’utilisation de l’installation par le titulaire du contrat.

Application d'autres lois

1. Le titulaire du contrat doit se conformer à toutes les lois fédérales et provinciales ainsi qu’aux règlements municipaux (régissant notamment les taxes et les permis) qui peuvent s’appliquer à l’utilisation des installations louées et à la fonction pour laquelle le présent contrat est émis.
2. Le titulaire du contrat doit se conformer à tous les règlements et à toutes les règles, politiques et procédures de la Ville d’Ottawa applicables, à tous les règlements municipaux, y compris, mais sans s’y limiter, aux règlements sans fumée, au Règlement sur le bruit, aux règlements sur les enseignes et au Règlement sur les parcs et les installations.
3. Pour les contrats visant la consommation, la vente et la distribution d’alcool, tous les permis, licences et reçus pour prélèvements doivent être obtenus par le titulaire du contrat et affichés dans le milieu immédiat où l’alcool sera consommé, vendu ou distribué.
4. La consommation, la vente ou la distribution de boissons alcoolisées est interdite dans les installations de la Ville d’Ottawa, à moins que celle?ci ne l’ait autorisé et que les licences et les permis appropriés aient été obtenus.
5. Le titulaire du contrat doit se conformer à la Politique municipale sur l’alcool de la Ville d’Ottawa et à la Loi sur les permis d’alcool de l’Ontario, car elles contiennent des dispositions sur les contrats de circonstance de la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario.
6. La Ville d’Ottawa peut exiger que des portiers et des serveurs d’alcool formés soient fournis par le titulaire du contrat.
7. La permission d’utiliser les installations de la Ville d’Ottawa ne constitue en aucune façon le droit d’organiser une activité ou de se conduire d’une manière contraire aux lois fédérales ou provinciales ou aux règlements municipaux.

 L'installation

1. Le titulaire du contrat doit utiliser le matériel et les accessoires des installations de la Ville d’Ottawa fournis conformément à la façon dont ils doivent être utilisés.
2. L’espace est alloué seulement pour les dates mentionnées sur le contrat.
3. Seuls les espaces indiqués sur le contrat doivent être utilisés par le titulaire du contrat ou l’organisme parrain, à moins que la permission n’ait été reçue du personnel municipal autorisé au préalable.
4. Toutes les sorties d’une installation doivent être dégagées de tout obstacle en cas d’incendie ou d’une autre situation d’urgence.

Sécurité et responsabilité

1. Le titulaire du contrat doit être présent à l’événement pour lequel le contrat a été émis et est chargé de la prise de décisions pendant et après l’événement.
2. Le titulaire du contrat doit veiller à ce que l’installation louée soit sécuritaire pour les participants et le grand public qui participent à l’événement.
3. Si, pendant l’utilisation de l’installation, le titulaire du contrat se rend compte que des activités ou des comportements pourraient causer des blessures ou des dommages matériels, il doit agir de façon rapide et décisive pour empêcher les participants et le grand public qui participent à l’événement de se livrer à ces activités ou comportements.
4. La Ville d’Ottawa peut exiger qu’un plan de sécurité soit fourni par le titulaire du contrat ou que des policiers ou agents de sécurité soient sur les lieux pendant l’événement, aux frais du titulaire du contrat.
5. En cas d’incident, le titulaire du contrat doit suivre les procédures de déclaration d’incident décrites ci-dessous. Un incident comprend des lésions corporelles au titulaire du contrat, à un participant ou au public, ou des dommages matériels subis par la Ville d’Ottawa ou par un tiers.
6. Composer le 9-1-1, lorsque l’aide des policiers, des ambulanciers ou des pompiers est nécessaire.
7. Informer immédiatement un représentant de la Ville d’Ottawa sur les lieux de l’incident. S’il n’y a pas de personnel de la Ville d’Ottawa rapidement disponible, composer le 3-1-1 pour signaler les incidents majeurs ou, s’il s’agit d’un incident mineur, communiquer avec le personnel de la Ville au plus tard le prochain jour ouvrable.
8. Le titulaire du contrat, l’organisme parrain, ainsi que leurs employés, leurs bénévoles et leurs mandataires doivent coopérer avec les représentants de la Ville d’Ottawa, les autorités chargées de l’enquête, les sociétés d’assurances et les policiers concernés par l’incident et donner au personnel de la Ville l’accès à tous les espaces de location.

Assurance

1. Il est fortement suggéré aux titulaires de contrat et aux organismes parrains qui louent des installations ou des locaux de la Ville pour y tenir des activités à faible risque de souscrire une assurance responsabilité civile assortie d’une couverture minimale de 2 millions de dollars par événement, tous dommages confondus, pour blessures corporelles, décès et dommages matériels sous l’une des formes suivantes : assurance responsabilité civile générale, assurance responsabilité pour événements spéciaux, assurance responsabilité personnelle pour propriétaires, assurance responsabilité personnelle pour locataires ou propriétaires d’habitations en copropriété.
2. Il est demandé aux titulaires de contrat et aux organismes parrains qui louent des installations ou des locaux de la Ville pour y tenir des activités à risque modéré de souscrire l’assurance décrite précédemment, et si la Ville en fait la demande, que cette assurance désigne la Ville d’Ottawa à titre d’assurée additionnelle. La Ville d’Ottawa peut exiger que le titulaire du contrat ou de l’organisme parrain qui utilise les installations ou les locaux de la Ville pour des activités à risque modéré lui fournisse une preuve d’assurance attestant les garanties susmentionnées avant la tenue de l’événement décrit.
3. Il est demandé aux titulaires de contrat et aux organismes parrains qui louent des installations ou des locaux de la Ville pour y tenir des activités à risque élevé de souscrire l’assurance décrite précédemment et de désigner la Ville d’Ottawa à titre d’assurée additionnelle. La Ville d’Ottawa exigera que le titulaire du contrat ou de l’organisme parrain qui utilise les installations ou les locaux de la Ville pour des activités à risque élevé lui fournisse une preuve d’assurance attestant les garanties susmentionnées avant la tenue de l’événement décrit.
4. La Ville se garde le droit d’augmenter la couverture minimale requise. Le respect des exigences susmentionnées en matière d’assurance incombe entièrement au titulaire du contrat ou à l’organisme parrain de l’événement.

Dédommagement

1. Le titulaire du contrat accepte de tenir la Ville d’Ottawa indemne et à couvert de toutes les réclamations, demandes, causes ou actions, pertes, coûts ou dommages qu’elle peut subir, qu’elle peut engager ou dont elle peut être tenue responsable par suite de négligence, des actes ou des omissions du titulaire du contrat, de ses obligations, de son défaut de se conformer aux conditions ci-dessus ou en relation avec la tenue de l’événement décrit dans le contrat.

Paiement et facturation

1. Il incombe au titulaire du contrat de payer les frais de location à la date précisée dans le contrat.
2. Si le paiement n’est pas reçu dans les 30 jours suivant la date précisée dans le contrat, une facture pour le paiement en retard sera envoyée au titulaire du contrat. Des frais d’intérêt composé de 1,25 % s’appliquent chaque mois aux comptes en souffrance. Ces frais sont imposés quotidiennement après la date d’échéance jusqu’à ce que le compte soit réglé.
3. Si le compte n’est toujours pas payé après la période de 30 jours suivant la date de facturation, la Ville a la possibilité de suspendre le droit du titulaire du contrat d’utiliser l’espace public, les installations ou les propriétés de la Ville jusqu’à ce que le compte ait été payé en totalité.

Annulation / Remboursement

1. Le titulaire du contrat doit fournir à la Ville un avis écrit au moins dix (10) jours ouvrables avant l’activité prévue pour annuler son contrat de location ou demander une modification, et un avis écrit de trente (30) jours pour les événements tels que les tournois, les camps, les événements spéciaux et les foires commerciales. Dans le cas des événements d’envergure, des conditions supplémentaires pourront être/seront inscrites au contrat. Aucun remboursement ne sera effectué si la période d’avis est échue.
2. Si le titulaire du contrat demande et obtient une modification de la période de location conformément à l’article 33 ci-dessus, il recevra un contrat de location révisé comprenant les modifications approuvées, à titre d’information. Il est important de noter que les conditions du contrat de location signé continueront de s’appliquer à la location et à l’utilisation des installations, et que le titulaire du contrat sera toujours lié par ces conditions.
3. La Ville se réserve le droit d’annuler le contrat de location en tout temps en cas d’urgence ou lorsque des situations imprévues se produisent. Le cas échéant, elle fera tout son possible pour aviser le titulaire du contrat 24 heures à l’avance, mais il se peut que ce soit impossible dans certaines situations. Si la période de location est de plus d’une journée, l’annulation peut toucher n’importe lequel ou plusieurs des jours inscrits. La Ville déploiera tous les efforts nécessaires pour permettre au titulaire du contrat d’accéder à l’installation à un autre moment ou accordera un rabais proportionnel à la période de location annulée.
4. La Ville se réserve le droit d’annuler le présent contrat de location sans préavis si, selon elle, le titulaire du contrat ou toute personne qui utilise l’installation avec la permission du titulaire du contrat endommage volontairement des biens de la Ville d’Ottawa, affiche une mauvaise conduite, consomme illégalement des boissons alcoolisées ou contrevient aux conditions du présent contrat de location, à un règlement municipal ou à toute loi provinciale ou fédérale applicable.
5. La Ville d’Ottawa ne fournira pas d’espace public, d’installations ou de propriétés sur son territoire à une personne ou à un groupe qui fait la promotion de points de vue, d’idées ou de présentations susceptibles d’appuyer la discrimination, le mépris ou la haine envers une personne en fonction de sa race, de sa nationalité ou de son origine ethnique, de sa couleur, de sa religion, de son âge, de son sexe, de son état matrimonial, de son orientation sexuelle ou de ses incapacités, la violence et le sexe gratuits ou le dénigrement de la condition humaine. La Ville se réserve le droit d’annuler le contrat de location d’une personne ou d’un groupe qui présenterait un tel comportement.
6. Pour toute demande de remboursement, un Formulaire de demande de remboursement doit être rempli et présenté au personnel de la Ville. Des frais de traitement de 25 $ seront imputés pour chaque demande de remboursement, que ce soit par chèque ou par carte de crédit. Les remboursements seront traités dans les 21 jours suivant la réception du Formulaire de demande de remboursement. Autrement, vous pouvez conserver une somme d’argent (crédit) dans votre compte pendant deux ans. Au bout de deux ans, vous recevrez automatiquement un remboursement, moyennant des frais de traitement de 25 $.

Si le titulaire du contrat n’en respecte pas les conditions, la Ville pourrait lui envoyer un avertissement écrit ou suspendre ses privilèges. Un deuxième incident de non-conformité donnera lieu à l’annulation du contrat.

Remarque : Les conditions du contrat seront revues chaque année.