Donne accès aux documents de la Ville d’Ottawa en conformité aux dispositions légales.
Avant de commencer
Avant de commencer
- Tout d'abord, appelez la Ville d'Ottawa au 3-1-1 ; on vous transférera à la la direction générale qui pourra vous donner l’information. La plupart des documents peuvent être divulgués sans demande officielle, et le personnel de la direction générale vous dira si l’information demandée peut être communiquée directement, ou si vous devez faire une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (la Loi).
- Consultez les plans de divulgation systématique et de diffusion proactive de la Ville pour savoir quels documents peuvent être obtenus directement auprès des directions générales. Voici des exemples courants de renseignements qui ne nécessitent pas de faire une demande officielle en vertu de la Loi, mais qui peuvent être obtenus directement auprès d’une direction générale de la Ville :
- Une copie de votre propre dossier du programme Ontario au travail. Voir les coordonnées des Services sociaux et d’emploi indiquées dans la section « Direction générale des services sociaux et communautaires » de la page sur les plans de divulgation systématique et de diffusion proactive.
- Les documents ou plans de construction relatifs au permis de construire de votre édifice ou maison. Voir les coordonnées des Services de planification indiquées dans la section « Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique » de la page sur les plans de divulgation systématique et de diffusion proactive.
- Votre propre relevé d’emploi à la Ville d’Ottawa ou celui de votre client. Voir les coordonnées des Ressources humaines dans la section « Direction générale des services novateurs pour la clientèle », ou du Service de l’administration de la paie, des régimes de retraite et des avantages sociaux dans la section « Direction générale des services finances », dans la page sur les plans de divulgation systématique et de diffusion proactive.
- Vous pourriez aussi trouver l’information que vous cherchez sur le portail Ottawa ouverte.
- Certaines exceptions et exclusions s’appliquent aux renseignements que vous pouvez obtenir de la Ville d’Ottawa au moyen d’une demande officielle. Elles sont indiquées dans la Loi.
- La Ville d’Ottawa ne traite pas les demandes d’accès à l’information portant sur des documents conservés par d’autres organisations. Les organisations suivantes traitent elles-mêmes les demandes officielles les concernant :
Nota : Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée a pour rôle de donner accès aux documents qui sont sous la garde et le contrôle de la Ville d’Ottawa. Il ne crée pas de nouveaux documents en réponse à une demande d’accès à l’information. Il ne peut pas non plus répondre aux demandes formulées comme une question. Si vous n’indiquez pas clairement à quel document vous souhaitez accéder, un analyste communiquera avec vous pour clarifier et reformuler l’objet de votre demande.
Documents à présenter
Documents à présenter
- Un formulaire d'accès à l'information - Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, rempli, daté et signé.
- Vous pouvez aussi adresser une lettre au Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée en précisant clairement les renseignements que vous demandez et en rappelant que vous le faites en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.
Frais
Frais
Les frais
N. B. : Si vous demandez des renseignements à votre sujet, il s’agit d’une " demande de renseignements personnels ". Toute autre demande, que ce soit au sujet d’une autre personne ou encore d’une activité ou d’un programme gouvernemental constitue une " demande de renseignements généraux ".
Frais liés à une demande de renseignements généraux |
|
|---|---|
| Frais de demande | 5 $, sur présentation de la demande |
| Temps de recherche du document | 7,50 $ par tranche de quinze (15) minutes et par personne qui effectue la recherche |
| Préparation du document en vue de sa divulgation | 7,50 $ par tranche de quinze (15) minutes et par personne qui effectue le travail |
| Conception d’un programme informatique ou d’une autre méthode de production d’un document à partir d’un fichier lisible à la machine | 15 $ par tranche de quinze (15) minutes et par personne qui effectue le travail |
| Frais additionnels pour le repérage, la récupération, le traitement et la duplication d'un document | Coûts réels |
| Disquettes/CD | 10 $ par disquette |
| Photocopie | Les photocopies sont facturées à raison de 0,20 $ par page |
Frais liés à une demande de renseignements personnels |
|
|---|---|
| Frais de demande | 5 $, sur présentation de la demande |
| Conception d’un programme informatique ou d’une autre méthode de production d’un document à partir d’un fichier lisible à la machine | 15 $ par tranche de quinze (15) minutes et par personne qui effectue le travail |
| Disquettes/CD | 10 $ par disquette |
| Photocopie | Les photocopies sont facturées à raison de 0,20 $ par page (si le coût est supérieur à 5 $) |
Des frais de base de 5 $ (non remboursables) s’appliquent, quel que soit le type de demande. Le traitement de votre demande ne débutera pas tant que vous ne les aurez pas acquittés auprès du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée. Celui-ci vous informera par écrit qu’il a ouvert votre demande, mais qu’elle est en attente jusqu’à la réception du paiement.
Nous vous remettrons un devis si nous prévoyons que les frais totaliseront 25 $ ou plus. Si le devis s’élève à 100 $ ou plus, vous devrez verser un dépôt de 50 % avant que le Bureau ne termine de traiter votre demande. Notez que les frais exigés sont prescrits à l’article 45 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée et à l’article 6 des règlements et lignes directrices pour les municipalités et les conseils locaux. Toutes les sommes sont payables en argent comptant, par carte de crédit ou de débit, par Interact ou par mandat ou chèque libellé à l’ordre de la Ville d’Ottawa.
Modes de paiement
En ligne
- Interact
- Carte de crédit
En personne
- Argent comptant
- Carte de débit
- Carte de crédit
- Chèque ou mandat libellés à l’ordre de la Ville d’Ottawa
Par la poste
- Argent comptant
- Chèque ou mandat libellés à l’ordre de la Ville d’Ottawa
Adresser une demande et payer
Adresser une demande et payer
Demander en ligne
Si vous souhaitez envoyer votre demande et les frais obligatoires de 5 $ en ligne, vous pouvez le faire à l’aide du formulaire d'accès à l'information - Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.
Veuillez noter que la société Paymentus facture des frais de service pour le traitement de ce paiement. Les paiements par carte de crédit seront assujettis à des frais de service de 1,99 %, et ceux par Interact à des frais forfaitaires de 0,49 $ par transaction. Si vous refusez de payer ces frais additionnels, envisagez le dépôt par la poste ou en personne.
Demandes par la poste
Si vous souhaitez envoyer votre demande et les frais obligatoires de 5 $ par la poste, remplissez le formulaire d'accès à l'information - Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, puis cochez « par la poste ou en personne » dans les options de paiement. Ensuite, imprimez-le, signez-le et datez-le.
Voici ce que vous devez savoir lorsque vous envoyez votre demande par la poste :
- Nous n’acceptons que les mandats, l’argent comptant et les chèques.
- Les chèques doivent être libellés à l’ordre de la Ville d’Ottawa.
- Les paiements par carte de crédit ne sont pas acceptés.
Les paiements sont traités et portés au compte à la date de réception et non à la date indiquée sur le cachet de la poste.
Veuillez envoyer le formulaire dûment rempli et les frais exigibles à l’adresse suivante :
Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)
K1P 1J1
Demande en personne
Les services suivants seront fournis en personne. Nous vous recommandons fortement de prendre rendez-vous avec nous, mais les visites sans rendez-vous seront acceptées entre 8h30 -12h et 13h - 16 h.
Veuillez choisir un emplacement pour y prendre rendez-vous :
Centre du service à la clientèle Laurier, 110, avenue Laurier Ouest
Centre du service à la clientèle Nepean, 101, promenade Centrepointe
Centre du service à la clientèle Kanata, 580 promenade Terry-Fox (ouvert mardi, mercredi et jeudi seulement)
Centre du service à la clientèle Orleans, 255 boulevard Centrum (ouvert mardi, mercredi et jeudi seulement)
Centre du service à la clientèle de Metcalfe, 8243, rue Victoria (ouvert mardi)
Centre du service à la clientèle de West Carleton, 5670, chemin Carp (ouvert mercredi)
Centre du service à la clientèle de North Gower, 2155, promenade Roger Stevens (ouvert jeudi)
Si vous présentez votre demande en personne, votre paiement sera prélevé au centre du service à la clientèle au moment de votre rendez-vous.
Demande de renseignements personnels
Conformément à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée ne divulguera de renseignements personnels qu’à la personne visée par ceux-ci. C’est pourquoi le Bureau pourrait vous demander une preuve d’identité supplémentaire, notamment une pièce d’identité délivrée par le gouvernement, avant de traiter votre demande.
Si vous ne savez pas quelle option choisir ou encore si vous avez besoin de mesures d’adaptation ou d’aide pour remplir le formulaire, composez le 3-1-1 ou le 613-580-2400 (ATS : 613-580-2401).