Programme de financement pour l’infrastructure culturelle (projets d’immobilisations majeures)

Le délai final pour 2023 est le vendredi 15 septembre à 23h59

La ville n’accepte que les demandes complètes transmises par courriel à: infoculture@ottawa.ca.

Une demande est jugée complète lorsque l’ensemble des documents demandés dans la section Contenu de la demande nous parvient avant la date limite. Les demandes et les documents reçus après cette date ne seront pas évalués. Les résultats seront communiqués par courriel.

L'application pour ce programme sera mise en ligne le mardi 1 août.

Avant toute chose, vous devez communiquer avec Thomas Radford, Responsable du developpenment culturel, a thomas.radford@ottawa.ca, au moins deux semaines avant la date limite. Cette étape est obligatoire. Le responsable déterminera rapidement l’admissibilité de votre organisme et de votre projet. Seules les demandes admissibles seront évaluées.

La ville n’accepte que les demandes complètes transmises par courriel à: infoculture@ottawa.ca

Le Programme de financement pour l’infrastructure culturelle a été conçu pour améliorer les infrastructures et les lieux culturels d’Ottawa. Il accorde aux organismes culturels du financement pour leurs grands projets d’immobilisations, notamment pour les projets de rénovation, de construction ou de restauration, l’acquisition d’équipement spécialisé dont le coût est supérieur à 60 000 $ et la réalisation d’études de projet (préfaisabilité et faisabilité).

Dans le cadre du Programme, les organismes culturels admissibles peuvent recevoir un financement pouvant atteindre vingt-cinq pour cent (25 %) des coûts totaux admissibles pour des projets de rénovation, de construction, de restauration ou d’acquisition d’équipement spécialisé, cinquante pour cent (50 %) pour des études de faisabilité et quatre-vingt-dix pour cent (90 %) pour des études de préfaisabilité. Les coûts de fonctionnement – entretien, réparations, gestion et administration – ne sont pas couverts.

Projets admissibles

• Études de préfaisabilité pour de nouveaux projets de plus de 60 000 $
• Études de faisabilité pour des projets entamés de plus de 200 000 $
• Achat d’équipement spécialisé nécessaire à la prestation des programmes
• Projets de rénovation, de restauration ou de construction d’immobilisations majeures

Organismes admissibles

• Être un organisme culturel local, sans but lucratif et constitué en société, dont le mandat est lié aux arts, aux festivals, aux foires ou au patrimoine.
• L’organisme doit œuvrer depuis au moins trois (3) ans dans sa discipline actuelle.
• Si le projet dépasse 100 000 $, l’organisme doit avoir reçu, dans les trois (3) dernières années, du financement de fonctionnement de l’Unité du soutien au financement culturel de la Ville d’Ottawa.
• L’organisme doit être doté d’un conseil d’administration actif établi à Ottawa, dont la majorité des membres résident dans la ville, ou d’une instance dirigeante autochtone.
• Il doit être établi à Ottawa et servir principalement la population d’Ottawa ou être établi dans la communauté de la Première Nation algonquine de Pikwàkanagàn ou celle de la Première Nation Kitigan Zibi Anishinabeg.
• Il doit être propriétaire d’une installation culturelle locale ou en être locataire aux termes d’un bail d’au moins cinq (5) ans.

Coûts admissibles

• Coûts d’embauche de professionnels indépendants pour la réalisation d’études de préfaisabilité ou de faisabilité.
• Coûts de rénovation, de construction ou de restauration d’une installation culturelle locale, dans le but d’améliorer les représentations, les répétitions, les présentations, les expositions, les programmes, les locaux administratifs ou l’accès du public.
• Coûts d’acquisition d’une installation culturelle locale munie d’espaces pour l’offre de programmes culturels publics (arts, patrimoine, festivals, foires) et accessibles au public.
• Coûts d’équipement spécialisé lié à un grand projet d’immobilisations : système d’éclairage, système de ventilation, équipement informatique nécessaire pour l’offre de programmes culturels, système de cloisons mobiles, revêtement de plancher ou parquet flottant pour les danseurs, scène mobile, lieu d’entreposage, imprimante grand format, etc.

* Avant toute chose, vous devez communiquer avec Thomas Radford, Responscable du developpenment culturel, a thomas.radford@ottawa.ca, au moins deux semaines avant la date limite. Cette étape est obligatoire. Le responsable déterminera rapidement l’admissibilité de votre organisme et de votre projet. Seules les demandes admissibles seront évaluées.

Le fait de remplir toutes les conditions d'éligibilité du programme ne garantit pas l'obtention d'un financement.

Critères d’évaluation

La Ville ne peut contribuer financièrement à tous les projets admissibles. Le budget pour les projets soumis d’ici le 15 septembre 2023 est de 125 000 $. La sélection des projets résultera d’un processus concurrentiel fondé sur la valeur et les besoins de chaque projet et de chaque organisme demandeur.

L’évaluation des projets sera confiée à un comité composé d’un architecte ou d’un ingénieur, d’un urbaniste ou d’une personne expérimentée dans la gestion de projets de construction d’installations culturelles, et d’une personne issue du milieu des arts, des festivals, du patrimoine et de la culture. La Ville applique des lignes directrices rigoureuses pour éviter tout conflit d’intérêts entre les membres du comité d’évaluation et les demandeurs ou leurs projets.

Les décisions seront finales et sans appel. Les organismes dont le projet n’est pas retenu pourront le soumettre de nouveau l’année suivante. Le respect de tous les critères d’admissibilité ne garantit pas le financement du projet par la Ville.

Par ailleurs, il ne faut pas considérer un rejet comme une évaluation négative du projet. Les grands projets d’immobilisations sont financés suivant la disponibilité des fonds municipaux.

Critères du comité d’évaluation

Les grands projets d’immobilisations sont évalués en fonction des critères suivants. Veuillez noter que le besoin de soutien financier de l’organisme est également pris en considération.

Le projet sera considéré comme ayant une valeur positive :

• s’il est propre à aider l’organisme à mieux accomplir son mandat;
• s’il est considéré comme une priorité par la communauté culturelle locale;
• s’il soutient des activités et des créateurs culturels locaux;
• si le bien-fondé du choix des conseillers indépendants professionnels et des autres professionnels à embaucher est démontré.

Le projet sera jugé positivement pour ses retombées communautaires :

• s’il améliore l’accès à la communauté et au quartier et favorise les liens avec ceux-ci;
• s’il promeut la création, la production et la présentation d’œuvres locales;
• s’il met à la disposition des résidents des installations leur offrant un accès public et une programmation.

L’efficacité de l’organisme sera évaluée de manière positive si celui-ci : 

• est doté de solides mécanismes de planification et d’évaluation;
• est bien géré;
• est responsable sur le plan financier;
• montre qu’il a de bonnes pratiques de gouvernance;
• a un budget de projet réaliste, des sources de revenus diversifiées et des projections de flux de trésorerie réalistes;
• dispose des compétences et des moyens requis pour mettre le projet en œuvre;
• fait montre d’une bonne capacité de planification et de leadership pour la gestion de son projet, et pour l’exploitation et l’entretien de l’installation.

Il n’y a pas de formulaire de demande, mais votre dossier de demande doit comprendre les renseignements suivants. La ville n’accepte que les demandes complètes transmises par courriel à infoculture@ottawa.ca.

Une demande est jugée complète lorsque l’ensemble des documents demandés dans la section Contenu de la demande nous parvient avant la date limite. Les demandes et les documents reçus après cette date ne seront pas évalués. Les résultats seront communiqués par courriel.

Renseignements sur l’organisme

• Nom, adresse postale, numéro de téléphone et adresse de courriel de l’organisme, et nom et titre de la personne-ressource.
• Liste des membres du conseil d’administration ou de l’instance dirigeante autochtone comprenant le nom, l’adresse, le titre, l’occupation professionnelle et l’adresse de courriel de chacun.
• Liste des professionnels qui dirigent ou gèrent l’organisme comprenant pour chacun leur titre ainsi qu’un bref curriculum vitae.
• Copie des statuts constitutifs de l’organisme s’ils n’ont pas déjà été présentés à l’Unité du soutien au financement culturel.
• Copie signée du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration ou de l’instance dirigeante autochtone où figure une motion demandant d’entreprendre le grand projet d’immobilisations et de solliciter une subvention municipale à cet égard.
• Montant de financement demandé au Programme de financement pour l’infrastructure culturelle (grands projets d’immobilisations).
• Mandat et bref historique de l’organisme (750 mots maximum).
• Liste exhaustive du financement reçu de la Ville d’Ottawa (immobilisations, fonctionnement et projets) au cours des cinq (5) dernières années, avec la date, le montant et l’utilisation des fonds.
• État financier vérifié ou rapport de la trésorerie du dernier exercice terminé.

Renseignements sur l’installation ou l’espace culturel dans son état actuel

• Nom et adresse.
• Superficie en pieds ou en mètres carrés (superficie actuelle et superficie proposée).
• Raison d’être ou utilisation (750 mots maximum).
• Désignation en vertu de la Loi sur le patrimoine de l’Ontario, le cas échéant.
• Bail ou preuve de propriété; dans le cas d’une installation louée, indiquer la date d’expiration du bail et inclure un document signé faisant état de l’accord du locateur au regard de tous les aspects de votre projet d’immobilisations.

Renseignements sur le projet d’immobilisations culturel

• Description du projet (1 500 mots maximum) comprenant les éléments suivants :
  • Les raisons derrière la réalisation du projet;
  • Les retombées du projet sur l’organisme, la communauté culturelle et les résidents d’Ottawa;
  • Les personnes qui chapeauteront le projet;
  • Les partenaires (le cas échéant) participant au projet; inclure une lettre de confirmation de chacun des organismes partenaires.
• Calendrier des travaux et des activités connexes précisant les échéanciers et les dates de début et de fin des travaux (si cela s’applique).
• Budget détaillé et complet du projet d’immobilisations indiquant les dépenses projetées et les revenus prévus et confirmés.
• Au moins trois devis pour les projets d’achat d’équipement spécialisé, de rénovation, de restauration, de construction ou d’amélioration du système de ventilation. Une exemption pourrait être accordée dans des cas exceptionnels en consultation avec le responsable du développement culturel.
• Prévisions du flux de trésorerie de l’organisme pour la durée du projet selon le calendrier.
• Démonstration claire que votre installation est ou sera accessible aux personnes à mobilité réduite, conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
• Budget de fonctionnement (revenus et dépenses) pour les trois prochaines années indiquant si les revenus projetés dépendent d’un financement public nouveau ou supplémentaire.
• Croquis de l’installation pour les projets de rénovation, de restauration ou de construction.
• Études de préfaisabilité et de faisabilité pour les projets de construction, de rénovation ou de restauration de plus de 200 000 $. Veuillez communiquer avec le responsable du développement culturel pour qu’il vous indique le contenu requis dans chacune des études.
• Étude de préfaisabilité (ou son équivalent) pour les projets de construction, de rénovation ou de restauration de 60 000 $ à 200 000 $. Veuillez communiquer avec le responsable du développement culturel pour qu’il vous indique le contenu requis dans chacune des études.
• Présentation, pour les études de préfaisabilité, d’au moins trois options ou solutions à analyser quant au site, à l’architecture, à la gouvernance du projet et aux dépenses et revenus projetés.

Renseignements à fournir selon le type de projet

Veuillez respecter l’ordre et la numérotation proposés pour les documents à soumettre.

Étude de préfaisabilité

• Renseignements sur l’organisme - Document 1
• Renseignements sur l’installation ou l’espace culturel actuel - Document 2
• Renseignements sur le projet
  • Description – Document 3
  • Calendrier – Document 4
  • Budget – Document 5

Étude de faisabilité

• Renseignements sur l’organisme - Document 1
• Renseignements sur l’installation ou l’espace culturel actuel – Document 2
• Renseignements sur le projet
  • Description – Document 3
  • Calendrier – Document 4
  • Budget – Document 5

Équipement spécialisé et amélioration du système de ventilation

• Renseignements sur l’organisme - Document 1
• Renseignements sur l’installation ou l’espace culturel actuel – Document 2
• Renseignements sur le projet
  • Description – Document 3
  • Calendrier – Document 4
  • Budget – Document 5
  • Preuves ou plan d’accessibilité – Document 9
  • Trois devis – Document 12

Rénovation, restauration ou construction

• Renseignements sur l’organisme - Document 1
• Renseignements sur l’installation ou l’espace culturel actuel – Document 2
• Renseignements sur le projet
  • Description – Document 3
  • Calendrier – Document 4
  • Budget – Document 5
  • Flux de trésorerie de l’organisme – Document 6
  • Budget de fonctionnement de l’organisme sur trois ans – Document 7
  • Croquis- Document 8
  • Preuves ou plan d’accessibilité – Document 9
  • Étude de préfaisabilité ou l’équivalent – Document 10
  • Étude de faisabilité
  • Trois devis – Document 12