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Comptes fournisseurs

Comptes fournisseurs

Les Comptes fournisseurs s'occupent du traitement de tous les comptes créditeurs et déboursements pour les différents services de la Ville. L'information qui suit est destinée aux fournisseurs de biens et de services ainsi qu'aux personnes qui reçoivent des subventions ou des remboursements de la Ville. 

Bureau de service des Comptes fournisseurs

On peut communiquer avec le bureau de service des Comptes fournisseurs par téléphone, par télécopieur ou par courrier électronique.

Renseignements à inscrire dans la facture

Veuillez vous assurer d'inclure les renseignements suivants dans toutes vos factures :

  • le nom complet et le numéro de téléphone de la personne qui a commandé ou qui recevra les biens ou services;
  • l'adresse de livraison;
  • le numéro du bon de commande, s'il a été fourni par la Ville;
  • les conditions de paiement;
  • le numéro d'enregistrement de la TVH/TPS, si la taxe est perçue.

Comment présenter votre facture

Les factures devraient être transmises par courriel à l’adresse AP-CF@ottawa.ca si elles sont dans le format suivant :

  • PDF (v1.7 ou antérieure de PDF, blanc et noir, résolution minimale de 300 ppp).
  • Une facture par PDF

Quand il est impossible d'envoyer la facture par voie électronique, une copie papier peut être adressée et envoyée à :

Ville d'Ottawa
Comptes fournisseurs
B.P. 3426, succursale D
Ottawa (Ontario) K1P 0B9

Même si la Ville d'Ottawa fait des chèques au nom du Service de police d'Ottawa et de diverses zones d'amélioration commerciale (ZAC), il s'agit d'entités distinctes. Par conséquent, il faut continuer à envoyer les factures à ces entités et à suivre leurs procédures de facturation.

Factures renfermant des renseignements confidentiels

Le délai normal de paiement par la Ville est de 30 jours. Un escompte pour paiement anticipé (paiement rapide) peut être négocié avec un fournisseur, mais le délai de paiement ne peut être inférieur à 15 jours. Les modalités offertes doivent figurer sur les factures présentées par le fournisseur aux fins de paiement. Pour offrir ou mettre à jour les modalités d'escompte pour paiement rapide.

  • Remplissez le formulaire Vendeur paiement Conditions de rabais
  • Assurez-vous que le formulaire est signé par un fondé de pouvoir de l'entreprise, de préférence deux.
  • Numérisez et envoyez le formulaire dûment rempli par courriel à vendormaster@ottawa.ca ou par la poste à la Ville d'Ottawa, Comptes fournisseurs, B.P. 3426, succursale D, Ottawa (Ontario) K1P OB9

Modes de paiement préférés

  • Le transfert électronique de fonds (dépôt direct) est le mode de paiement que nous privilégions par rapport aux chèques.
  • Les cartes d'achat sont grandement utilisées pour les opérations périodiques de faible valeur.

Comment s'inscrire au dépôt direct ou modifier les renseignements bancaires

Le dépôt direct est un moyen rapide et sûr de recevoir le paiement de biens et services fournis. Un courriel détaillant le paiement est envoyé au fournisseur le jour précédant le dépôt à la banque. Pour recevoir vos paiements par dépôt direct ou pour mettre à jour vos renseignements bancaires, il faut :

  • Remplissez le formulaire Demande de paiement par dépôt direct pour les vendeurs;
  • Assurez-vous que le formulaire est signé par un fondé de pouvoir de l'entreprise, de préférence deux.
  • Joignez un chèque annulé, un bordereau de dépôt codé ou une lettre signée de la banque.
  • Numérisez et envoyez le formulaire dûment rempli par courriel à vendormaster@ottawa.ca ou par la poste à la Ville d'Ottawa, Comptes fournisseurs, B.P. 3426, succursale D, Ottawa (Ontario) K1P OB9

Veuillez prendre note que les demandes d'inscription envoyées par télécopieur ne peuvent être acceptées.

Pour s'informer d'un paiement en retard

Pour savoir où en est une facture dont le paiement est en retard, veuillez communiquer avec le bureau de service des Comptes fournisseurs.

Pour s'informer d'un chèque ou d'un dépôt direct reçu

Les Comptes fournisseurs tâchent de faire figurer suffisamment de renseignements sur le talon de chèque pour expliquer l'objet du paiement et faciliter l'imputation du paiement par le fournisseur. Au besoin, vous pouvez communiquer avec le bureau de service des Comptes fournisseurs pour vous renseigner sur l'objet d'un chèque ou d'un dépôt direct.

Modification de votre adresse ou numéro de téléphone

Veuillez faire parvenir une lettre portant l'en-tête de l'entreprise et signée par un fondé de pouvoir à l'adresse suivante :

Ville d'Ottawa
Comptes fournisseurs
C.P. 3426, succursale D
Ottawa (Ontario), K1P 0B9

Programme de cartes pour achats ou de crédit de la Ville

La Ville a en place un programme de cartes pour achats ou de crédit (carte de crédit) en expansion. Des cartes Visa sont remises aux employés autorisés à faire des achats pour le compte de la Ville. On encourage l'utilisation de ces cartes pour les achats de moins de 10 000 $ car elles permettent de payer rapidement les fournisseurs et d'éliminer les coûts administratifs associés à la gestion des factures.
Les reçus des achats effectués au moyen d'une carte d'achat ou de crédit au nom de la Ville devraient être fournis au détenteur de la carte au moment de la vente. [N'envoyez PAS ces reçus aux Comptes fournisseurs].

Information sur la fourniture de biens et de services

Pour savoir comment devenir fournisseur de la Ville ou pour consulter les documents d'appel d'offres, visitez la page Ville d'Ottawa – Approvisionnement.