Approvisionnement

Les mesures mises en place pour freiner la propagation de la COVID-19 ont mené à la fermeture de l’établissement du 100, promenade Constellation. Donc, pour faciliter la réception de documents durant cette période, les Services de l’approvisionnement ont pris des dispositions afin d’autoriser les fournisseurs à déposer leurs documents dans la boîte de dépôt des paiements des infractions du Bureau des infractions provinciales, qui se situe à l’extérieur de l’établissement, juste à gauche des portes d’entrée.

À la gauche des portes d’entrée du 100, promenade Constellation se trouve une porte de « sortie seulement ». La boîte de dépôt du Bureau des infractions provinciales est installée à côté de cette porte. Veuillez y déposer vos enveloppes – notre personnel se chargera de les récupérer. Vous DEVEZ indiquer « Services de l’approvisionnement, 4e étage Ouest » sur vos enveloppes.

Des directives précises s’appliquant à chaque type d’achat accompagneront les documents d’appels. Nous invitons donc les soumissionnaires à poser leurs questions ou à demander des clarifications en suivant le processus de demande décrit dans ces documents.

Les Services de l’approvisionnement administrent des activités d’achat qui équivalent en moyenne à plus d’un milliard de dollars par an, conformément au Règlement sur les approvisionnement ainsi qu’aux politiques et aux procédures établies de la Ville d’Ottawa.

Dernières nouvelles et informations sur les achats

• Faire des affaires avec Ottawa
• Les entrepreneurs de la Ville et la Loi sur Accessibilité pour les Personnes Handicapées de l’Ontario (LAPHO)

Changements à venir dans la façon de faire affaire avec la Ville

Nous avons le plaisir d’annoncer une nouvelle initiative de simplification des processus liés aux bons de commande, à la facturation et aux comptes créditeurs.  La Ville d’Ottawa s’est associée à SAP Ariba pour transmettre les bons de commande et les factures à ses fournisseurs par voie électronique, et du même coup réduire le délai de traitement des factures et optimiser l’expérience des fournisseurs.

Qu’est-ce que SAP Ariba?

SAP Ariba est une place de marché infonuagique qui met en relation des organisations mondiales avec leurs partenaires commerciaux et qui offre une plateforme polyvalente pour tous les principaux besoins de collaboration interentreprises. SAP Ariba permettra à la Ville d’améliorer l’expérience de ses fournisseurs grâce aux fonctions suivantes :

• Collaboration avec les fournisseurs grâce au Ariba Network;
• Conversion des bons de commande et des factures en format électronique;

Pour en savoir plus, consultez le site Web de SAP Ariba

Qu’est-ce que ça change pour mon entreprise?

Les factures et les bons de commande seront bientôt transmis au moyen du Ariba Network; la Ville d’Ottawa contactera les fournisseurs pour les inviter officiellement à l’utiliser pour effectuer leurs transactions.  Veuillez procéder comme à l’habitude en ce qui concerne l’approvisionnement et les comptes créditeurs jusqu’à ce que l’équipe de l’accès réseau fournisseur vous contacte. 

Y a-t-il des frais?

Les fournisseurs peuvent effectuer des transactions sur le réseau en utilisant un compte Standard gratuit.  Le compte Standard permettra aux fournisseurs d'effectuer toutes les transactions nécessaires.  Afin de profiter de toutes les fonctions du Ariba Network, il est possible de mettre à niveau votre compte. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page sur les abonnements et les tarifs de SAP Ariba.

Quels sont les avantages pour les fournisseurs

• Mise en relation des fournisseurs avec la Ville grâce au Ariba Network;
• Amélioration du processus de rapprochement des paiements;
• Réduction du temps et des erreurs de traitement;
• Accès à d’autres options avec SAP Ariba Discovery, un réseau mondial qui permet de trouver d’autres possibilités auprès de différentes organisations clientes de SAP Ariba.

Quels navigateurs sont compatibles avec Ariba? 

• Microsoft Edge (version 32 bits)
• Microsoft Internet Explorer 11 (version 32 bits)
• Chrome 54 et versions suivantes (versions 64 bits)
• Mozilla Firefox 49 et versions suivantes (versions 64 bits)
• Safari 9 et versions suivantes (versions 64 bits)
• Mozilla Firefox 17 et versions suivantes
• Safari 5
• Safari Mobile sur iPad (version iOS 6 ou version supérieure)

Ces navigateurs peuvent parfois changer. Veuillez consulter le site http://supplier.ariba.com pour prendre connaissance de la liste à jour. Faites défiler l’écran jusqu’au lien des navigateurs au bas de la page pour afficher en temps réel les navigateurs compatibles.

Les documents à consulter

Pour obtenir de l’aide supplémentaire, cliquez ici pour consulter le Portail d’information à l’intention des fournisseurs dans SAP Ariba.

Si vous avez besoin d’aide
Si vous avez Si vous avez besoin d’aide pour utiliser votre compte SAP Ariba, communiquez avec l’équipe de soutien technique du fournisseur SoutienAuxFournisseurs@Ottawa.ca

Le Plan de technologie opérationnelle [ PDF - 734 Ko ] remplace la précédente feuille de route quinquennale sur la technologie.  Il intègre les projets de tous les services de la Ville ayant trait à l’utilisation de la technologie de l’information, ainsi que le renouvellement et l’entretien permanents des infrastructures, essentiels pour maintenir les services municipaux.

Le plan contribue à l’atteinte des objectifs de la Ville, décrits dans le Plan stratégique de la Ville, en misant sur les capacités en matière de technologie de l’information pour répondre aux besoins des résidents, des entreprises et des visiteurs à Ottawa :

• En tenant à jour les connaissances technologiques;
• En appliquant des solutions technologiques permettant d’appuyer ServiceOttawa et d’autres projets évolutifs;
• En entretenant, en actualisant et en remplaçant les applications opérationnelles cruciales.

Le plan est un document ouvert élaboré en partenariat avec tous les services municipaux, qui continuera d’évoluer et de s’adapter aux besoins nouveaux de la Ville d’Ottawa.  La progression du plan est examinée et un nouvelle édition est produite chaque année afin de tenir compte des priorités opérationnelles variables, des nouvelles technologies et des contraintes budgétaires. 

En janvier 2015, les Services de l’approvisionnement ont lancé le programme de gestion du rendement des fournisseurs, un processus normalisé permettant d’évaluer le rendement des fournisseurs, de faire le suivi du rendement et de donner des commentaires à son sujet. Les évaluations du rendement s’effectuent par l’intermédiaire d’un système en ligne de modèle SaaS fourni par MERX.

Le programme de GRF a quatre objectifs :

• Améliorer la communication entre les fournisseurs et la Ville;
• Fournir une rétroaction pour atteindre l’excellence du rendement;
• Formuler les principaux indicateurs de rendement normalisés et en faire le suivi;
• Appuyer le processus d’administration des contrats utilisé pour résoudre le manque de rendement.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la GRF, veuillez consulter le Guide de gestion du rendement des fournisseurs de la Ville d’Ottawa.

• Gestion de la performance des fournisseurs Conseils et astuces

Le gouvernement de l'Ontario a adopté la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario en 2005, dans laquelle il s'est fixé l'objectif précis de rendre l'Ontario accessible aux personnes handicapées d'ici 2015 selon un échéancier bien défini.

La Ville d'Ottawa s'engage à accorder un traitement égal aux personnes handicapées en ce qui concerne l'accès aux services, aux programmes, aux biens et aux installations de façon à respecter leur dignité, conformément à sa Politique sur l'accessibilité.

Formation sur l’accessibilité

La Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), les Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle et le règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées exigent que tous les entrepreneurs, et leurs employés, qui fournissent des biens, des services ou des installations au nom de la Ville reçoivent une formation sur ces normes et sur le Code des droits de la personne, qui s’appliquent aux personnes handicapées.

La formation en ligne sur l’accessibilité pour les entrepreneurs et les consultants externes porte notamment sur les Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle et sur le règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées. Les entrepreneurs de la Ville peuvent y avoir accès facilement et gratuitement..

Dossiers de formation

Les entrepreneurs doivent tenir des dossiers de formation, dans lesquels doivent figurer la date de formation, le nombre d’employés ayant reçu la formation et les renseignements sur la formation de chaque employé. Ils doivent pouvoir fournir ces renseignements à la Ville ou à la province de l’Ontario sur demande.

Approvisionnement accessible

Selon les dispositions générales du règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées, la Ville est tenue de prendre en compte les critères et options d’accessibilité lors de l’obtention ou de l’acquisition de biens, de services, d’installations ou de guichets libre-service, dont les documents écrits, le contenu Web et la prestation de programmes, sauf si cela n’est matériellement pas possible. Les clauses du contrat et l’évaluation comprennent ces critères et options, le cas échéant.

Pour en savoir plus sur ces questions, consultez notre fiche de renseignement sur la LAPHO. Vous trouverez de plus amples renseignements sur la Norme d’accessibilité pour les services à la clientèle et le règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées sur le site du Ministère des Services aux aînés et de l’Accessibilité.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec votre autorité contractante. 

Changement important aux demandes de soumissions, d’offres et de propositions de la Ville

Conformément à ses objectifs de durabilité, la Ville d’Ottawa ne fournit plus d’exemplaire des Conditions générales avec ses documents d’appel d’offres.

Les soumissionnaires sont invités à consulter les conditions en ligne.

En présentant une soumission, le soumissionnaire atteste qu’il a lu les Conditions générales de la Ville, datées du 28 décembre 2017 et qu’il s’engage à les respecter aux termes de tout contrat subséquent.

Conditions générales actives

Il n'y a actuellement aucune ouverture physique

Les résultats officieux seront affichés pendant 24 heures au moins. Si vous souhaitez obtenir une copie de résultats antérieurs, veuillez communiquer avec la Direction de l'approvisionnement au 613-315-1547, ou à resultants@ottawa.ca

Les documents sont fournis en français ou en format accessible sur demande; veuillez communiquer avec l'agent des achats ou l'acheteur dont le nom est indiqué ci-dessus.

Résultats officieux de l’appel d’offres ajusté

Les résultats ajustés non officiels pour les projets de construction seront affichés dans les demandes de soumissions individuelles à MERX.COM

Tous les travailleurs contractuels qui entrent ou travaillent dans les installations de la Ville d'Ottawa ou qui offrent des services au nom de la Ville sont tenus de suivre toutes les précautions recommandées par Santé publique Ottawa y compris :

• Rester à la maison si vous êtes malade
• Auto-isolement pendant 14 jours si :
  • vous avez voyagé à l'extérieur du Canada (y compris aux États-Unis d'Amérique); ou
  • vous vivez avec une personne qui a été testée positive à la COVID-19, OU qui est soupçonnée d'en être atteinte, ou qui a des symptômes respiratoires (fièvre, toux ou essoufflement) qui ont commencé dans les 14 jours suivant son voyage à l'étranger, ou vous avez fourni des soins à cette personne ou passé beaucoup de temps avec elle.
• L'application rétroactive de l'auto-isolement pour les voyageurs est requise si un travailleur a voyagé à l'extérieur du Canada au cours des 14 derniers jours.

Sur place, tous les travailleurs contractuels sont tenus de le faire :

• se conformer aux recommandations de SPO;

• d'indiquer au gestionnaire du contrat toute précaution préventive supplémentaire à prendre, le cas échéant, pour mener à bien son travail sous contrat;
• prendre une distance sociale en restant à un ou deux mètres de tous ceux avec qui ils interagissent;
• lavez-vous souvent les mains à l'eau et au savon, ou utilisez un désinfectant pour les mains;
• évitez de vous toucher les yeux, le nez et la bouche, sauf si vous venez de vous laver les mains; et
• couvrez votre toux et éternuez avec un mouchoir en papier ou dans votre bras, pas dans votre main.

Ces précautions sont essentielles pour assurer la sécurité de notre personnel et de la communauté que nous servons. Le non-respect de ces exigences entraînera l'envoi de travailleurs contractuels à domicile et/ou d'autres mesures.

L'ALEC exige des organismes du secteur public, comme la Ville d'Ottawa, qu'ils affichent un avis de participation s'ils comptent participer à des groupes d'achat.

La Ville d'Ottawa participera/a l'intention de participer aux groupes d'achat indiqués dans le lien ci-dessous. Pour obtenir de plus amples renseignements et l'accès à ces approvisionnements, veuillez visiter les sites Web suivants : ottawa.ca/fr, merx.com et oca.ca.

Accord de libre-échange canadien (ALEC) – Avis de participation aux groupes d'achat

Conditions précédentes

La Direction de l’approvisionnement peut fournir les versions antérieures sur demande.