Accès à l’information et protection de la vie privée

Qu'est-ce que la LAIMPVP?

La Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) s'applique à tous les organismes gouvernementaux d'envergure régionale, comme les municipalités, les conseils scolaires, les services publics, les commissions de transport et de police, les services d'incendie, les offices de protection de la nature, les bureaux de santé et les autres services régionaux. Les ministères et organismes provinciaux ainsi que les institutions du gouvernement fédéral sont, quant à eux, assujettis à d'autres mesures législatives en la matière.

Aux termes de la LAIMPVP, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 1991, les institutions municipales sont tenues de veiller à la protection de tous les renseignements personnels qui sont versés aux dossiers gouvernementaux. La Loi prévoit des mesures auxquelles le gouvernement est tenu de souscrire pour protéger le droit à la vie privée des particuliers. Ces mesures comportent notamment des règlements sur l'obtention, l'utilisation, la divulgation et l'élimination des renseignements personnels que possède et contrôle une institution municipale. La Loi permet également aux particuliers d'avoir accès à l'information que possède l'administration municipale, et notamment de consulter la plupart des documents de nature générale et ceux qui contiennent des renseignements à leur sujet, sous réserve d'un nombre restreint d'exceptions très précises. Elle permet aussi aux particuliers de demander que des corrections soient apportées aux renseignements personnels qu'ils estiment erronés ou inexacts, ou d'annexer une déclaration de désaccord à leurs dossiers. Enfin, un particulier peut également demander que les décisions rendues par la direction d'une institution municipale aux termes de la LAIMPVP soient révisées par une autorité impartiale, le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.
Tous les organismes municipaux doivent nommer un directeur chargé de veiller à l'application de la loi au sein de l'institution et de prendre des décisions aux termes de celle-ci. À la Ville d'Ottawa, le Conseil municipal a délégué les pouvoirs et les charges de directeur au maire qui les a confié, à son tour, au greffier municipal, dont voici les coordonnées :

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La Loi stipule également qu'une institution dispose de 30 jours civils à compter de la date à laquelle une demande complète lui parvient pour rendre une décision ou fournir une réponse. Cependant, il arrive parfois que l'institution demande une prolongation de ce délai, notamment lorsqu'il est nécessaire de fouiller un grand nombre de documents ou de consulter un expert-conseil de l'extérieur.
Soucieuse de se conformer à l'esprit de la Loi, la Ville d'Ottawa s'engage à permettre aux particuliers de consulter les renseignements qu'elle possède et contrôle, y compris la plupart des documents d'exploitation ainsi que ceux qui contiennent des renseignements à leur sujet, le cas échéant. Nous observons ainsi notre consigne de maintien du statu quo en permettant la divulgation de certains renseignements sans qu'il soit nécessaire de présenter une demande officielle aux termes de la Loi. En fait, la Ville n'exigera la production d'une demande officielle que dans des circonstances très particulières.

Vous pouvez consulter la version intégrale de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée sur le site Web du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario. Vous pouvez aussi la télécharger. Il est également possible d'acheter un exemplaire de la Loi à :

Le Conseil de la Ville d'Ottawa a délégué au greffier municipal les attributions découlant de la mise en œuvre de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). L'exécution quotidienne des obligations prévues dans la Loi par les services municipaux relève du gestionnaire des Politiques et des Activités opérationnelles au 110, avenue Laurier Ouest, Ottawa, (Ontario), K1P 1J1. Dans chacun des services municipaux, des employés secondent le gestionnaire dans ses fonctions.

Parmi les responsabilités attribuées à la Ville par la Loi, mentionnons celles-ci :

• répondre aux demandes officielles de renseignements présentées en vertu de la LAIMPVP
• évaluer les demandes officieuses de renseignements pour le compte des services municipaux et conseiller ces derniers à leur sujet dans le but d'améliorer l'accès à l'information du public tout en faisant en sorte que les dispositions de la Loi relatives à la protection de la vie privée soient respectées
• veiller à ce que tous ses services respectent les dispositions de la Loi et du Règlement concernant la collecte (en anglais seulement), l'échange et la divulgation des renseignements personnels et à ce que seuls les personnes et les services autorisés aient accès à ces renseignements
• évaluer périodiquement les programmes et les outils technologiques de la Ville pour s'assurer qu'ils répondent aux exigences de la Loi
• concevoir des programmes et des séances d'information sur la LAIMPVP et les offrir aux employés municipaux afin que ceux-ci connaissent bien les exigences de la Loi
• veiller à ce que des processus soient en place pour assurer une élimination efficace et rapide de l'information
• fournir de façon continue des mises à jour sur les décisions rendues par le Commissaire à l'information et à la vie privée de l'Ontario précisant leur incidence pour la Ville
• surveiller la conception des formulaires, sondages et questionnaires afin que ceux-ci précisent la Loi en vertu de laquelle les renseignements personnels demandés sont recueillis, l'utilisation qui sera faite de ces renseignements ainsi que le nom d'une personne-ressource.