Cinq principes fondamentaux sous-tendent ce texte législatif. Ils visent à assurer un équilibre approprié entre, d’une part, l’accès à l’information que détiennent les pouvoirs publics locaux et, d’autre part, la protection des renseignements personnels des particuliers. Ces cinq principes sont les suivants :
- Vous, les membres du « grand public », avez le droit d’obtenir accès aux documents que détient la Ville (une « institution » au sens de la Loi), sauf en de rares exceptions spécifiques.
- La Ville doit protéger votre vie privée et suivre des règles et directives précises en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation, à d’autres parties, des renseignements personnels qui vous concernent.
- Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que détient la Ville à votre sujet.
- Vous avez le droit de demander la rectification des renseignements personnels que détient la Ville à votre sujet. Cependant, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer les opinions.
- Enfin, vous avez le droit de demander un examen indépendant des décisions prises par la Ville. Cet examen indépendant est alors réalisé par le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.
Selon la Loi, une institution dispose de 30 jours civils à compter de la date à laquelle une demande complète lui parvient pour rendre une décision ou fournir une réponse. Cependant, elle peut mettre plus de temps, notamment lorsqu’il est nécessaire de fouiller un grand nombre de documents ou de consulter un expert-conseil externe.
Soucieuse de se conformer à l’esprit de la Loi, la Ville d’Ottawa s’engage à permettre aux particuliers de consulter les renseignements qu’elle possède et contrôle, y compris la plupart des documents d’exploitation ainsi que ceux qui contiennent des renseignements à leur sujet, le cas échéant. Il s’agit d’un processus normalisé qui permet la divulgation de nombreux renseignements sans qu’il soit nécessaire de présenter une demande officielle aux termes de la Loi. En fait, la Ville n’exigera la production d’une demande officielle que dans des circonstances très particulières.
Il peut être bon de consulter la version intégrale de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.