Bureau du protocole procédures

Approuvé par : Comité exécutif
Catégorie : Administration générale
Date d'approbation : le 3 décembre 2014
Date d’entrée en vigueur : le 3 décembre 2014
Révision approuvé par : Greffier municipal
Date de révision : le 21 janvier 2020 (révisions administratives)

Champ d’application

Les présentes procédures s’appliquent aux employés de la Ville d’Ottawa qui doivent accéder à la banque de cadeaux protocolaires. Elles correspondent à la Politique du Bureau du protocole de la Ville.

Description

Généralités

La banque de cadeaux protocolaires est un dépôt municipal où l’on entrepose des cadeaux uniques pouvant être offerts aux dignitaires et aux autres invités officiels par le maire, son mandataire ou la Ville d’Ottawa. Ces cadeaux peuvent également être offerts aux hôtes lors de visites officielles à l’extérieur de la ville, de la province ou du pays.]

Aucun paiement ne sera exigé pour les cadeaux présentés par le maire ou son mandataire au nom de la Ville d’Ottawa. En revanche, les cadeaux présentés par un employé municipal aux invités ou aux hôtes de programmes ou de services distincts et les cadeaux offerts par un conseiller dans le cadre d’un événement de quartier sont fournis contre remboursement des frais.

Accès à la banque de cadeaux

Les présentes procédures décrivent la marche à suivre pour accéder à la banque de cadeaux du Bureau.

Employés

Toutes les demandes doivent être approuvées par un gestionnaire et, s’il y a lieu, confirmées par un centre de coûts.

1. Envoyer un courriel au chef du protocole pour informer le Bureau du protocole de la demande de cadeau. Dans le courriel, indiquer le nombre de cadeaux demandés, la date visée, le destinataire et la nature de sa visite ou de sa relation avec la Ville. Mettre le gestionnaire en copie et nommer le centre de coûts (le cas échéant).
2. Communiquer avec le conseiller en matière de protocole pour déterminer le type de cadeau qui conviendrait le mieux au destinataire.
3. Informer le conseiller en matière de protocole responsable de vous remettre le cadeau et lui fournir votre nom et votre signature à la présentation du cadeau.

Gestionnaires

1. Lorsqu’un employé envoie par courriel une demande de cadeau au Bureau du protocole envoyer au Bureau un courriel d’approbation et, s’il y a lieu, confirmer que les frais engagés seront assumés par le centre de coûts.

Employés du Bureau du protocole

1. Lorsqu’un gestionnaire approuve par courriel une demande de cadeau, consigner la demande dans la fiche de suivi du registre.
2. Communiquer avec le demandeur pour déterminer le type de cadeau voulu.
3. Fournir le cadeau au demandeur, obtenir sa signature et facturer les frais du cadeau au centre de coûts, s’il y a lieu.

Il incombe au demandeur de vérifier que le gestionnaire a fourni son approbation au Bureau du protocole. Le personnel du Bureau ne prend aucune mesure avant d’avoir reçu l’approbation écrite du gestionnaire approprié.

Surveillance/non-respect

L’application des présentes procédures est surveillée par le chef du protocole.

Renvois

Politique du Bureau du protocole
Procédures concernant la gestion de la banque de cadeaux protocolaires

Autorités législatives et administratives

Aucune.

Définitions

Aucune.

Mots-clés

Bureau du protocole
Invités officiels
Cadeaux
Invités et hôtes
Dignitaires
Visiteurs

Demandes d’information

Pour de plus amples renseignements au sujet des présentes procédures, communiquer avec :

Conseiller en matière de protocole
Politique du Bureau du protocole
Bureau du greffe municipal
Tél. : 613-580-2424, poste 21520

Annexes

Aucune.

Approuvé par : Comité exécutif
Catégorie : Administration générale
Date d'approbation : le 3 décembre 2014
Date d’entrée en vigueur : le 3 décembre 2014
Révision approuvé par : Greffier municipal
Date de révision : 21 janvier 2020 (révisions administratives)

Champ d’application

Les présentes procédures s’appliquent aux employés du Bureau du protocole de la Ville d’Ottawa qui gèrent la banque de cadeaux protocolaires. Elles correspondent à la Politique du Bureau du protocole de la Ville.

Description

Généralités

Le Bureau du protocole e tient une banque de cadeaux uniques pouvant être offerts aux dignitaires et aux autres invités officiels par le maire, son mandataire ou des fonctionnaires municipaux, au nom de la Ville d’Ottawa. Des cadeaux peuvent également être offerts au nom de la Ville d’Ottawa dans le cadre d’activités de financement locales organisées par des groupes communautaires sans but lucratif.

Inventaire

Les procédures suivantes ont pour but d’assurer la gestion adéquate de la banque de cadeaux protocolaires :

• Un logiciel de suivi est utilisé pour tenir le compte des cadeaux demandés, reçus et distribués.
• Chaque année, le personnel fait l’inventaire des cadeaux manuellement.
• Les résultats de l’inventaire sont comparés aux données du logiciel de suivi, et toute différence fait l’objet d’une vérification.
• L’inventaire exige l’utilisation de clés électroniques. L’accès à la banque de cadeaux est réservé au personnel du Bureau du protocole.

Achats

Les procédures suivantes s’appliquent à l’achat de cadeaux protocolaires :

• Le montant total des achats ne doit pas dépasser 35 000 $ par année. Ce montant exclut la valeur des cadeaux fournis à l’interne contre remboursement des frais.
• La valeur totale des cadeaux protocolaires ne doit pas dépasser 75 000 $, même si des cadeaux achetés pendant un exercice fiscal sont reportés à la banque de l’exercice suivant.
• L’achat d’articles pour la banque de cadeaux protocolaires doit respecter les règlements municipaux sur les achats et les politiques d’approvisionnement.
• Si possible, les cadeaux doivent être achetés dans la région et fabriqués au Canada; les œuvres d’artisans locaux sont à privilégier dans la mesure du possible.

Principes directeurs concernant les cadeaux

Les procédures suivantes décrivent les types de cadeaux achetés et le processus de distribution :

• Des articles de tous les prix et de tous les types sont achetés pour la banque de cadeaux protocolaires. Les articles choisis doivent mettre en valeur la ville d’Ottawa et, à l’exception des œuvres originales qui comportent des données biographiques sur l’artiste, tous les cadeaux doivent porter les armoiries ou le mot-symbole de la ville en relief.
• Chaque cadeau remis au nom de la Ville d’Ottawa doit valoir au maximum 500 $.

Surveillance/non-respect

L’application des présentes procédures est surveillée par le chef du protocole..

Renvois

• Politique du Bureau du protocole
• Procédures d’accès à la banque de cadeaux protocolaires
• Procédures pour les événements et les réceptions

Autorités législatives et administratives

Règlement municipal sur les achats

Définitions

Aucune.

Mots-clefs

Bureau du protocole
Invités officiels
Cadeaux
Invités et hôtes
Dignitaires

Demandes d’information

Pour de plus amples renseignements au sujet des présentes procédures, communiquer avec :

Conseiller en matière de protocole
Bureau du protocole 
Bureau du greffe municipal
Tél. : 613-580-2424, poste 21520

Annexes

Aucune.

Approuvé par : Comité exécutif
Catégorie : Administration générale
Date d'approbation : le 3 décembre 2014
Date d’entrée en vigueur : le 3 décembre 2014
Révision approuvé par : Greffier municipal
Date de révision : le 21 janvier 2020 (révisions administratives)

Application

Ces procédures s’appliquent à tout le personnel du Bureau du protocole de la Ville d’Ottawa qui effectue des tâches de coordination d’événements et de réceptions organisés par la Ville. Ces procédures s’inscrivent dans les politiques du Bureau du protocole municipal.

Description

Le Bureau du protocole gère la coordination et la tenue de réceptions et d’événements auxquels participe le maire au nom de la Ville d’Ottawa. Les procédures suivantes doivent être respectées lors de la coordination de ces événements et réceptions.

Approvisionnement

L’achat de biens et de services pour les événements et réceptions doit respecter le Règlement municipal sur les achats afin d’assurer le respect du processus concurrentiel et l’optimisation des ressources.

En raison de besoins opérationnels urgents et de demandes imprévues, il pourrait être impossible de mettre en œuvre les mécanismes nécessaires à un processus concurrentiel. Dans de tels cas, les circonstances doivent être consignées dans le formulaire d’exception ci-joint (annexe A).

Emploi et pratiques de gestion des ressources humaines

Lorsque des ressources humaines supplémentaires sont directement nécessaires à la tenue des événements et des réceptions, les gestionnaires recruteront des bénévoles chaque fois que c’est possible ou engageront des employés temporaires pour les services de main d’œuvre occasionnelle ou les métiers spécialisés.

Lorsque c’est possible, avant d’embaucher des employés supplémentaires pour les événements et les réceptions, le Bureau du protocole cherchera à combler les exigences en matière de travailleurs non qualifiés en faisant appel à des bénévoles.

Le recrutement, la sélection et l’embauche de personnel à l’externe doivent respecter toutes les politiques et les pratiques de la Ville sur l’aide immédiate à court terme.

En raison de besoins opérationnels urgents et de demandes imprévues, il pourrait être impossible de mettre en œuvre des pratiques de dotation en personnel équitables. Dans de tels cas, les circonstances doivent être consignées dans le formulaire d’exception; ci-joint (annexe A).

Surveillance/non-respect

L’application de cette politique sera évaluée par le chef du protocole.

Renvois

Politique du Bureau du protocole

Autorités législatives et administratives

Règlement municipal sur les achats

Définitions

Aucune.

Mots-clefs

Réceptions
Prix
Événements

Demandes de renseignements

Chef du protocole
Bureau du protocole
Bureau du greffe municipal
Ville d’Ottawa
Tél. : 3-1-1

Annexe

Annexe A – Formulaire d’exception

Approuvée par : le chef des services généraux
Catégorie : Administration générale
Date d'approbation : le 22 juin 2006
Date d’entrée en vigueur : le 22 juin 2006
Révision approuvé par : Comité exécutif
Date de révision : le 3 décembre 2014
Révision approuvé par : Greffier municipal
Date de révision : le 9 octobre 2017
Révision approuvé par : Greffier municipal
Date de révision : le 20 janvier 2020 (révisions administratives)

Champ d’application

Le présent protocole s'applique à l'hôtel de ville et aux propriétés municipales. Il correspond à la Politique du Bureau du protocole de la Ville d'Ottawa.

Description

Le protocole a pour but de régir le déploiement des drapeaux sur les propriétés de la Ville d'Ottawa ainsi que d'assurer le respect et la dignité des personnes pour qui les drapeaux sont déployés.

Les sites municipaux de la Ville d'Ottawa arborent certains drapeaux en permanence et d'autres temporairement, à des occasions spéciales. Les cérémonies de lever du drapeau sensibilisent le public à diverses activités telles que des fêtes nationales, des événements multiculturels et des campagnes de financement. Tout en aidant et en enrichissant la communauté, elles incitent la population à témoigner son soutien pour ces activités. Le lever du drapeau consiste à hisser solennellement un drapeau ou un fanion, parfois au cours d'une cérémonie.

En revanche, la Ville met ses drapeaux en berne pour souligner un décès ou commémorer un événement solennel. La mise en berne constitue un signe évocateur exprimant le sentiment de perte que partagent tous les résidents. C'est le maire qui décide si l'on doit mettre les drapeaux en berne.

À l'hôtel de ville d'Ottawa, certains drapeaux sont arborés en permanence, tandis que d'autres le sont temporairement, à des occasions spéciales.

Drapeaux flottant en permanence:

Drapeau national du Canada

Drapeau de l'Ontario

Drapeau de la Ville d'Ottawa

Drapeau Conseil de la nation algonquine Anishinabeg

Drapeau Première Nation algonquine de Pikwakanagan

Drapeau franco-ontarien

Il est interdit de fixer ou de suspendre des bannières promotionnelles aux mâts extérieurs de la Ville d'Ottawa.

Lever des drapeaux

• La Ville d’Ottawa, en reconnaissance du rôle unique qu’elle joue à titre de capitale nationale et de la diversité ethnique de sa population, déploie les drapeaux de tous les pays avec lesquels le Canada entretient des relations diplomatiques, le jour de leur fête nationale. Toutes les ambassades ont été invitées à remettre le drapeau de leur pays au Bureau du protocole afin que la Ville puisse souligner chaque fête nationale en levant les couleurs du pays célébré, devant l’hôtel de ville. Les drapeaux reçus sont déployés du lever du soleil jusqu’à son coucher, conformément à la liste des fêtes nationales fournie par Affaires mondiales Canada (ci-jointe à l’annexe B). Lorsque plusieurs pays célèbrent leur fête nationale le même jour, leurs drapeaux sont disposés en ordre alphabétique.
• En signe de respect et d’amitié, à la recommandation du chef du protocole et à la demande du maire, la Ville d’Ottawa arbore le drapeau approprié lors de la visite d’un dignitaire, et ce, pour la durée de son passage à l’hôtel de ville.
• Pour les groupes et les organismes dont les mandats, les programmes ou les activités :
  • sont directement liés à la Ville d’Ottawa par le biais d'une entente de financement ou de partenariat ou
  • correspondent aux jours pertinents de sensibilisation, de célébration, d'importance, de commémoration ou de promotion, comme le reconnaît le gouvernement provincial de l’Ontario ou le gouvernement fédéral canadien ou un ministère ou service de ceux-ci.

Les groupes ou les organismes qui demandant un lever du drapeau :

• sont tenus de présenter leur demande au Bureau du protocole sur papier à en-tête officiel de leur groupe ou organisme au moins quatre semaines avant la date du lever du drapeau demandée;
• doivent fournir au Bureau du protocole le drapeau approprié; ces drapeaux peuvent être déployés tous les ans, mais une nouvelle demande doit être présentée chaque année; 
• doivent fournir au Bureau du protocole un drapeau créé expressément pour représenter leur événement; un drapeau national ne sera pas déployé pour représenter un événement.

La Ville ne déploiera pas le drapeau d’un groupe ou d'un organisme dont les activités ou la philosophie sont contraires aux politiques ou aux règlements de la Ville d'Ottawa ou qui préconisent la haine, la violence ou le racisme ou dont la motivation est politique ou religieuse ou représentent une autre conviction individuelle.

Mise en berne des drapeaux

La mise en berne des drapeaux est un symbole solennel qui représente le sentiment de tristesse que partagent tous les résidents. C'est dans cette optique que la Ville d'Ottawa a élaboré les principes directeurs suivants pour le protocole et les procédures de mise en berne, qui doivent être appliqués de façon uniforme et adéquate.

La Ville met ses drapeaux en berne pour souligner un décès ou commémorer un événement solennel. Les drapeaux ne sont pas mis en berne lors du décès d'un employé municipal, à moins qu'il ne soit décédé dans l'exercice de ses fonctions ou en raison de son rôle à la Ville d'Ottawa.

Les drapeaux sont mis en berne conformément au présent protocole ou, en cas de circonstances non prévues aux présentes, à la demande du maire. Si le maire n'est pas disponible pour trancher la question, ce pouvoir est délégué au greffier municipal.

Conformément au présent protocole ou, en cas de circonstances non prévues aux présentes, après consultation du maire ou du greffier municipal, le chef du protocole donne les instructions appropriées concernant la mise en berne des drapeaux.

La position d'un drapeau en berne dépend de ses dimensions ainsi que de la hauteur et de l'emplacement de son mât. En règle générale cependant, le centre du drapeau devrait se trouver exactement à mi-mât.

Lorsqu'une occasion exige une mise en berne, tous les drapeaux d'un même groupement doivent être mis en berne. Avant de descendre le drapeau d'un pays étranger, d'un organisme caritatif ou d'un organisme sans but lucratif, le Bureau du protocole communique avec l'ambassade ou l'organisme approprié. Si ceux-ci le permettent, le drapeau est mis en berne. Sinon, il est retiré complètement.

Pour commémorer les événements suivants, les drapeaux sont mis en berne chaque année, du lever du soleil jusqu'à son coucher, à tous les établissements de la Ville d'Ottawa qui ont des mâts :

 (*) À titre de capitale nationale, la Ville a intégré à son protocole certains principes directeurs adoptés par le gouvernement du Canada concernant la mise en berne du drapeau canadien.

Tous les drapeaux flottant sur des propriétés municipales sont mis en berne en l'honneur des personnes suivantes, à compter de l'avis de décès jusqu'au coucher du soleil le jour des funérailles ou du service commémoratif :

• le souverain*;
• un membre de la famille du souverain*;
• le gouverneur général du Canada ou un ancien gouverneur général du Canada*;
• le premier ministre du Canada ou un ancien premier ministre du Canada*;
• le lieutenant-gouverneur de l'Ontario*;
• le premier ministre de l'Ontario;
• le maire;
• un membre du conseil municipal;
• un employé de la Ville d'Ottawa qui décède dans l'exercice de ses fonctions ou en raison de son rôle à la Ville.

Les drapeaux de l'hôtel de ville ou du centre du service à la clientèle approprié sont mis en berne en l'honneur des personnes suivantes, du lever du soleil jusqu'à son coucher le jour des funérailles ou du service commémoratif :

• le maire d'une ancienne municipalité, y compris l'ancienne Ville d'Ottawa;
• un membre du Conseil d'une ancienne municipalité, y compris l'ancienne Ville d'Ottawa.

Les drapeaux de l'hôtel de ville sont mis en berne en l'honneur des personnes suivantes, du lever du soleil jusqu'à son coucher le jour des funérailles ou du service commémoratif :

• un député de la région;
• un député provincial de la région.

Si l'événement exigeant une mise en berne survient la fin de semaine ou un jour férié, les drapeaux de l'hôtel de ville sont descendus immédiatement, et les drapeaux des autres établissements, le premier jour ouvrable suivant.

Avis de mise en berne

Le chef du protocole envoie un avis à toutes les autorités pertinentes pour les informer de la mise en berne. L'avis indique les raisons et la durée de la mise en berne ainsi que les propriétés municipales visées. Aucun établissement n'est autorisé à descendre ses drapeaux à moins d'avoir reçu un avis du chef du protocole à cet effet.

Positionnement des drapeaux

Conformément au présent protocole, les drapeaux sont disposés dans l'ordre suivant (de gauche à droite) lorsque l'observateur leur fait face. (Pour en savoir plus sur le positionnement des drapeaux, voir l'Annexe A.)

Les drapeaux sont disposés dans l’ordre suivant lorsque l’observateur leur fait face. (Pour obtenir de plus amples renseignements sur le positionnement des drapeaux, veuillez consulter  Appendix A.)

Élimination des drapeaux

Lorsqu'un drapeau est usé, visiblement décoloré ou jugé impropre au service, on l'élimine de façon décente.

Description technique des drapeaux déployés en permanence à l’hôtel de ville

Drapeau national du Canada

La cérémonie officielle proclamant le nouveau drapeau du Canada s'est déroulée sur la colline du Parlement, à Ottawa, le 15 février 1965. De couleur rouge et deux fois plus large que haut, le drapeau national du Canada porte en son centre un carré blanc de la hauteur du drapeau, orné au milieu d'une feuille d'érable rouge. Le rouge et le blanc sont les deux couleurs officielles du Canada et, avec la feuille d'érable, elles constituent les éléments symboliques présents sur le drapeau canadien.

Drapeau de la Province de l’Ontario

Également rouge et d'une largeur équivalant au double de sa hauteur, le drapeau de la Province de l'Ontario porte un Union Jack dans la moitié supérieure de son guindant et les armoiries de la province au centre de son battant. Ces couleurs ont été hissées pour la première fois lors d'une cérémonie tenue devant l'édifice de l'Assemblée législative le 21 mai 1965, jour de leur proclamation officielle.

Drapeau de la Ville d’Ottawa

Le drapeau de la Ville d'Ottawa a été conçu de manière à illustrer le paysage de la nouvelle ville. Son fond bleu et vert représente l'importance des espaces verts et des cours d'eau de la capitale. Quant au « O » stylisé ornant le centre du drapeau, il symbolise le dynamisme et l'esprit d'innovation de la nouvelle municipalité.

Établi au terme d'une longue période de consultations publiques, le drapeau de la nouvelle Ville d'Ottawa met l'accent sur la qualité de vie, l'environnement et l'économie qu'offre la ville ainsi que sur son statut de capitale nationale. Le drapeau a été adopté par le Conseil de transition d'Ottawa le 23 octobre 2000.

Drapeau Conseil de la nation algonquine Anishinabeg

Au premier plan du logo, des personnes se trouvent sur une butte de terre avec un tambour de cérémonie. L’homme se tient près de son fils et la femme, près de sa fille. Cela représente le devoir du père et de la mère de transmettre leurs responsabilités respectives à la génération future, afin qu’elle comprenne son rôle dans la vie et de maintenir l’équilibre de l’existence humaine dans l’esprit de la création. Les personnes se tiennent ensemble sur la butte de la terre pour signifier la relation que nous entretenons en tant que peuple dans notre lien d’unité les uns avec les autres et avec la terre, car nous faisons partie de l’origine de la création de la Terre. Le tambour de cérémonie symbolise une source de foi qui unit le peuple à l’Esprit afin de comprendre l’orientation vers l’harmonisation du respect du cercle de la vie. La nature sauvage et tout ce qu’elle contient représentent notre survie et la nécessité d’en assurer la protection. En arrière‑plan, le soleil représente l’ordre de la loi de la nature reconnaissant l’existence d’un seul et unique Créateur absolu. Des désirs spirituels aux besoins physiques, les rayons du soleil incarnent la volonté du Créateur de satisfaire les désirs du peuple. L’aigle est le symbole des dons ou bénédictions du Créateur. La plume d’aigle est le signe physique ou la preuve de ces dons.

En réponse à l’appel à l’action de la Commission de vérité et de réconciliation, le Conseil municipal d’Ottawa a adopté, le 28 février 2018, une motion visant à déployer en permanence les drapeaux du Conseil tribal de la nation algonquine Anishinabeg et de la Première Nation algonquine de Pikwakanagan à l’hôtel de ville d’Ottawa. Le 21 juin 2018, une cérémonie de lever du drapeau a eu lieu à l’occasion de la Journée nationale des peuples autochtones, marquant ainsi le jour où le drapeau du Conseil tribal de la nation algonquine Anishinabeg a été hissé de façon permanente à l’hôtel de ville d’Ottawa.

Drapeau de la Première Nation algonquine de Pikwakanagan

La plume et la panicule représentent la culture. Le cercle désigne le cycle de la vie. L’ours incarne la sagesse et la force, le clan de l’ours et la responsabilité de protéger la communauté.

En réponse à l’appel à l’action de la Commission de vérité et de réconciliation, le Conseil municipal d’Ottawa a adopté, le 28 février 2018, une motion visant à déployer en permanence les drapeaux du Conseil tribal de la nation algonquine Anishinabeg et de la Première Nation algonquine de Pikwakanagan à l’hôtel de ville d’Ottawa. Le 21 juin 2018, une cérémonie de lever du drapeau a eu lieu à l’occasion de la Journée nationale des peuples autochtones, marquant ainsi le jour où le drapeau de la Première Nation algonquine de Pikwakanagan a été hissé de façon permanente à l’hôtel de ville d’Ottawa.

Drapeau franco-ontarien

Le drapeau de la communauté francophone de l'Ontario se compose de deux bandes verticales de couleurs différentes. La première porte en son milieu une fleur de lis blanche sur fond vert moyen, tandis que la seconde est ornée au centre d'un trille vert moyen sur fond blanc. Le vert représente l'été et le blanc, l'hiver. Ensemble, les deux couleurs illustrent la diversité du climat ontarien. La fleur de lis évoque la francophonie mondiale, alors que le trille constitue l'emblème floral de l'Ontario. La Ville d'Ottawa déploie le drapeau franco-ontarien afin d'honorer la création de ce dernier il y a plus d'un quart de siècle, de le reconnaître comme emblème important pour la communauté francophone d'Ottawa et de marquer sa reconnaissance officielle en 2001 par la province de l'Ontario.

Surveillance/non-respect

L'application du présent protocole est surveillée par le chef du protocole.

Renvois

La liste des fêtes nationales ci-jointe provient du ministère Affaires mondiales Canada.

Autorités législatives et administratives

Aucune.

Définitions

Aucune.

Mots-clés

Drapeaux
Déploiement des drapeaux
Lever du drapeau
Mise en berne
Mi-mât

Demandes d'information

Chef du protocole
Bureau du protocole
Bureau du greffe municipal
Ville d'Ottawa
Tél. : 3-1-1

Annexes

Annexe A : Renseignements sur le positionnement des drapeaux.

Annexe B : Liste des fêtes nationales fournie par le ministère Affaires mondiales Canada.

Approuvé par : le chef des services généraux
Catégorie : Administration générale
Date d'approbation : le 30 avril 2004
Date d'entrée en vigueur : le 30 avril 2004
Révision approuvé par : Comité exécutif
Date de révision : le 3 décembre 2014
Révision approuvé par : Greffier municipal
Date de révision : le 21 janvier 2020 (révisions administratives)

Champ d'application

Les présentes procédures s'appliquent aux visites pédagogiques et aux délégations invitées. Elles correspondent à la Politique du Bureau du protocole de la Ville d'Ottawa.

Description

En sa qualité de capitale nationale, la Ville d'Ottawa s'engage à fournir aux délégations invitées et aux participants de visites pédagogiques des activités éducatives encadrées par un personnel professionnel et courtois.

Cette capitale, qui sert de point d'attache à environ 130 missions étrangères, est souvent consultée au sujet de « pratiques exemplaires » et de ses services municipaux. Les demandes émanent de diverses sources (ambassades, administrations fédérales, provinciales et municipales, sociétés privées spécialisées dans l'organisation de visites pédagogiques et de délégations invitées, etc.). Elles peuvent prendre différentes formes, allant d'une simple visite de courtoisie à un programme multidimensionnel d'une demi-journée à une journée complète au maximum.

Le Bureau du protocole est le principal point d'accès pour toutes les visites pédagogiques et les délégations invitées à la Ville d'Ottawa. Les demandes de visites doivent donc être adressées au chef du protocole.

Responsabilités du Bureau du protocole:

• Vérifier si les demandes sont conformes à la politique municipale;
• Refuser les demandes non conformes en envoyant un avis écrit aux demandeurs;
• En cas de conformité, présenter une demande d'approbation au directeur municipal ou au directeur municipal adjoint;
• Après l'approbation de la demande, communiquer avec les services appropriés pour sélectionner des animateurs;
• Élaborer des programmes ou des itinéraires pour les délégations;
• Rédiger des notes d'information sur le protocole à l'intention des animateurs;
• Créer des trousses d'information individuelles à remettre à chaque délégation;
• Assurer la planification logistique (hébergement, déploiement des drapeaux, appareils, disposition des salles et présentations PowerPoint);
• Prévoir des collations;
• Afficher à l'écran le message « Bienvenue à l'hôtel de ville d'Ottawa » en anglais, en français et dans la langue officielle du pays des délégations;
• Accueillir les délégations (avec d'autres dirigeants municipaux, s'il y a lieu);
• Au besoin, escorter les délégations aux différentes réunions. (La coordination des déplacements et les frais de transport sont la responsabilité des délégations.)

Critères

Pour être examinée, la demande doit satisfaire à au moins un des critères suivants :

• Il existe entre la Ville d'Ottawa et la délégation invitée des similitudes en ce qui concerne la population, les principales industries, la conjoncture économique et le climat d'investissement;
• La visite présente un avantage réciproque à court ou à long terme ou offre une valeur ajoutée à la Ville d'Ottawa (sous forme d'ententes commerciales et de contrats gouvernementaux intéressants);
• La visite est l'occasion de se renseigner sur le milieu des affaires mondial et sur des questions gouvernementales d'importance pour la Ville d'Ottawa;
• La visite permet une véritable interaction socioéconomique;
• La visite fournit à la Ville d'Ottawa une occasion de se mettre en valeur et de renforcer son statut unique à titre de capitale du Canada sur la scène municipale, régionale, provinciale, nationale ou internationale.

Exigences

Pour être approuvée, la demande doit remplir toutes les conditions suivantes :

• La demande est faite par écrit et reçue par le Bureau du protocole au moins six semaines avant la visite prévue;
• La Ville d'Ottawa n'a pas reçu de visite pédagogique ou de délégation invitée d'un même demandeur sur le même sujet au cours des deux années précédentes;
• Les programmes des visites pédagogiques et des délégations invitées durent entre une demi-journée et une journée complète et ont lieu du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30, sauf les jours fériés;
• Les personnes devant participer à la visite (personnel du service visé ou du Bureau du protocole représentants élus, partenaires de l'extérieur) sont disponibles au moment voulu;
• Les fonds ou les ressources nécessaires proviennent des budgets existants et n'entraînent pas d'engagement financier additionnel de la part de la Ville.

Exceptions

Lorsqu'une demande de visite pédagogique ou d'une délégation invitée ne respecte pas les critères et les exigences de la présente politique, mais que le directeur municipal ou le directeur municipal adjoint souhaite que la visite ait lieu, cette demande doit tout de même être approuvée, à la discrétion du directeur municipal ou du directeur municipal adjoint.

Surveillance/non-respect

L'application des présentes procédures est assurée par le chef du protocole.

Renvois

Politique du Bureau du protocole

Autorités législatives et administratives

Aucune.

Définitions

Visite pédagogique ou délégation invitée – Délégation d'au moins un dignitaire, un représentant élu, un haut fonctionnaire ou un employé d'une municipalité du Canada ou d'un autre endroit dans le monde, qui visite Ottawa, l'administration municipale ou d'autres lieux officiels dans le but d'obtenir de l'information ou de s'enquérir des « pratiques exemplaires » ainsi que de la manière dont la Ville d'Ottawa s'acquitte de la prestation de certains services municipaux.

Mots-clés

Visites pédagogiques
Délégations invitées

Demandes d'information

Chef du protocole
Bureau du protocole
Bureau du greffe municipal
Ville d'Ottawa
Tél. : 3-1-1

Annexes

Aucune.

Approuvé par : le chef des services généraux
Catégorie : Administration générale
Date d'approbation : le 22 juin 2006
Date d'entrée en vigueur : le 22 juin 2006
Révision approuvé par : Comité exécutif
Date de révision : le 3 décembre 2014
Révision approuvé par : Greffier municipal
Date de révision : le 21 janvier 2020 (révisions administratives)

Champ d’application

Les présentes procédures s'appliquent à toute personne qui demande à faire une présentation devant le Conseil municipal. Elles sont conformes à la Politique du Bureau du protocole de la Ville d'Ottawa.

Description

Généralités

Les présentations ou les témoignages de reconnaissance devant le Conseil visent à rendre hommage à un résident, un organisme, une œuvre de bienfaisance ou une initiative à l'échelle de la ville qui se démarque et qui contribue à la santé et à la vitalité d'Ottawa.

C'est le Bureau du protocole qui est chargé de coordonner les présentations pour une réalisation majeure ou les remises de prix ou de marques de reconnaissance d'une importance particulière pour la ville.

Les présentations ont lieu au début de la réunion du Conseil, au point Annonces et activités de circonstance de l'ordre du jour.

Les présentations, d'au plus cinq minutes, se limitent à deux par réunion et doivent recevoir l'aval du maire et du greffier municipal adjoint.

Les présentations se font à l'intention du maire et des membres du Conseil.

Critères

Les demandes de présentation devant le Conseil sont sujettes à l'approbation du maire et du greffier municipal adjoint. Les présentations visent à rendre hommage à un résident, un organisme, une œuvre de bienfaisance ou une initiative à l'échelle de la ville qui se démarque et qui contribue à la santé et à la vitalité d'Ottawa.

Les demandes pour les présentations de moindre envergure doivent être transmises au comité permanent visé, conformément aux directives du maire ou du greffier municipal adjoint.

Soumission d'une demande de présentation ou de témoignage de reconnaissance devant le Conseil

Demandeurs

1. Les demandes de présentation devant le Conseil doivent indiquer le sujet, le format et la date visée et être transmises par écrit de quatre à six semaines avant la date de la présentation.
2. Les demandes doivent être acheminées au Bureau du maire ou au service pertinent.
3. Si la demande de présentation est soumise par une organisation extérieure, le demandeur doit fournir au Bureau du maire les renseignements généraux nécessaires à la rédaction des notes de présentation pour le maire. Le conseiller en matière de protocole doit recevoir ces renseignements au moins cinq jours avant la date de la réunion.
4. Si la demande de présentation est soumise par un service municipal ou le bureau d'un conseiller, le demandeur doit fournir au conseiller en matière de protocole les notes de présentation pour le maire au moins cinq jours ouvrables avant la date de la réunion.
5. Tous les documents qui doivent accompagner la présentation sont sujets à l'approbation du greffier municipal adjoint et doivent être reçus par le conseiller en matière de protocole dans un délai raisonnable.
6. Les intervenants et leurs invités doivent se présenter dans la salle au moins 15 minutes avant le début de la réunion du Conseil, où le conseiller en matière de protocole les accueillera et les informera du déroulement.

Employés de la Ville d'Ottawa

1. Le Bureau du maire ou le service municipal enregistre les demandes à la date de réception, puis les achemine au chef du protocole, qui prendra alors les mesures nécessaires.
2. Dans les 24 heures, le conseiller en matière de protocole, sous la direction du chef du protocole, communique avec le demandeur pour confirmer la réception de la demande et pour lui fournir son nom et ses coordonnées, à titre de personne-ressource principale à la Ville d'Ottawa.
3. Le conseiller en matière de protocole envoie au greffier municipal adjoint et au chef du protocole un courriel présentant les détails de la demande et la procédure recommandée et les invite à donner leurs commentaires.
4. Une fois la demande approuvée par le greffier municipal adjoint, elle est acheminée au Bureau du maire pour l'approbation finale.
5. Si un service en particulier est concerné par la demande, le conseiller en matière de protocole l'informe par courriel.
6. Une fois que le Bureau du maire a donné son approbation finale et que la date de présentation est confirmée, le conseiller en matière de protocole envoie un courriel au gestionnaire du programme des Services au Conseil municipal et aux comités afin que ce dernier inscrive le titre de la présentation à l'ordre du jour de la réunion du Conseil.
7. Quatre semaines avant la réunion, le Bureau du protocole envoie un courriel aux personnes suivantes pour les informer des présentations prévues à l'ordre du jour :
   • greffier municipal;
   • greffier municipal adjoint;
   • chef du protocole;
   • gestionnaire de programme, Services aux comités et au Conseil;
   • directeur, Programmes municipaux et Services opérationnels, Bureau du directeur municipal;
   • adjoint de direction du greffier municipal;
   • adjoint du greffier municipal adjoint;
   • adjoint aux comités ou au Conseil;
   • chef de cabinet du maire;
   • gestionnaire de l'administration, Bureau du maire;
   • adjoint de direction du maire;
   • adjoint de direction du chef de cabinet du maire;
   • Sécurité municipale;
   • Relations avec les médias;
   • Information au public;
   • photographe de la Ville.
8. Une semaine avant la réunion du Conseil, le Bureau du protocole envoie aux personnes inscrites sur la liste du point 7 un courriel les informant des présentations planifiées ou annulées.
9. Le conseiller en matière de protocole envoie un courriel à Services à la clientèle et Information au public (informationpublique@ottawa.ca) et à l'Unité des relations avec les médias de Communications générales (corporatecommunications-mediarelations@ottawa.ca) pour demander qu'ils rédigent un avis aux médias et un communiqué (si approprié), à envoyer au moins cinq jours avant la date de la réunion.
10. Si la demande est soumise par un service municipal ou le bureau d'un conseiller, le demandeur doit fournir les notes de présentation pour le maire; si elle est présentée par une organisation externe, celle-ci doit fournir au Bureau du maire les renseignements généraux nécessaires à la rédaction des notes de présentation. Le conseiller en matière de protocole doit recevoir les notes ou les renseignements au moins cinq jours avant la date de la réunion; le Bureau du protocole les acheminera ensuite au Bureau du maire, qui prendra les mesures nécessaires.
11. Le conseiller en matière de protocole coordonne, en collaboration avec le personnel municipal concerné, les éléments techniques et logistiques de la présentation.
12. Le conseiller en matière de protocole fournit une version électronique des renseignements généraux sur les présentations au personnel concerné du Bureau du greffe municipal et du Bureau du maire.
13. À l'arrivée du maire à la salle Andrew-S.-Haydon, le conseiller en matière de protocole l'informe du déroulement; il doit demeurer sur place jusqu'à la fin des présentations.

Surveillance/non-respect

Le chef du protocole est chargé de veiller au respect des présentes procédures.

Renvois

Aucun.

Autorités législatives et administratives

Aucune.

Définitions

Intervenant – Membre du public qui désire faire une présentation devant le Conseil en son nom propre ou au nom d’une entreprise ou d’un organisme.

Mots-clés

Présentations devant le Conseil
Témoignages de reconnaissance devant le Conseil

Demandes d'information

Chef du protocole
Bureau du protocole 
Bureau du greffe municipal
Ville d'Ottawa
Tél. : 3­-1-1

Annexes

Aucune.

Approuvé par : le chef des services généraux
Catégorie : Administration générale
Date d'approbation : le 2 juillet 2002
Date d'entrée en vigueur : le 2 juillet 2002
Révision approuvé par : Comité exécutif
Date de révision : le 3 décembre 2014
Révision approuvé par : Greffier municipal
Date de révision : le 21 janvier 2020 (révision administratives)

Champ d'application

Les présentes procédures s'appliquent aux proclamations publiées au nom de la Ville d'Ottawa. Elles correspondent à la Politique du Bureau du protocole de la Ville.

Description

Les procédures ont pour but de fournir un moyen de sensibiliser le public aux événements, aux réalisations et aux activités qui ont de l'importance pour Ottawa et de souligner ces événements, ces réalisations et ces activités. Elles permettent de rendre hommage aux personnes qui se sont distinguées sur la scène nationale ou internationale ou dont la contribution à la collectivité mérite une reconnaissance spéciale.

Les présentes procédures définissent également les situations qui ne justifient pas une proclamation. 

Le terme « proclamation » désigne un document officiel signé par le maire, qui contient un message ayant de l'importance, de l'intérêt ou de l'utilité pour un grand nombre de résidents d'Ottawa.

La décision de publier une proclamation se fonde sur le principe que le maire représente tous les résidents. On reconnaît ainsi l'engagement des particuliers et des organismes d'Ottawa qui œuvrent à l'amélioration de la communauté. La proclamation ne constitue pas une approbation personnelle ou municipale.

Cette reconnaissance découle également du désir d'observer l'esprit du Code des droits de la personne de l'Ontario, qui consiste à « reconnaître la dignité et la valeur de toute personne et d'assurer à tous les mêmes droits et les mêmes chances, sans discrimination contraire à la loi, et que la province vise à créer un climat de compréhension et de respect mutuel de la dignité et de la valeur de toute personne de façon que chacun se sente partie intégrante de la collectivité et apte à contribuer pleinement à l'avancement et au bien-être de la collectivité ».

Une proclamation peut être publiée :

• pour reconnaître un particulier ou un organisme qui se trouve sur le territoire de la ville d'Ottawa et qui s'est distingué sur la scène nationale ou internationale ou dont la contribution importante à la collectivité doit être reconnue;
• pour souligner un événement artistique, athlétique, historique ou culturel ayant lieu sur le territoire de la ville d'Ottawa;
• pour souligner une campagne de financement destinée à un organisme caritatif ou sans but lucratif ayant lieu sur le territoire de la ville d'Ottawa;
• comme forme de distinction ou de remerciement spécial, à la recommandation du maire.

Une proclamation ne doit pas être publiée :

• pour promouvoir des convictions politiques, religieuses ou personnelles;
• pour souligner une campagne, un événement ou des activités qui s'opposent aux politiques ou aux règlements de la Ville d'Ottawa;
• pour reconnaître un particulier ou un organisme qui épouse des principes discriminatoires, haineux, violents ou racistes;
• pour reconnaître un particulier ou un organisme qui n'est pas directement lié à la Ville d'Ottawa;
• pour souligner un événement ou une activité à but lucratif.

Autres précisions importantes :

La proclamation doit être demandée par un particulier ou un organisme qui se trouve sur le territoire de la ville et peut viser une journée, une semaine ou un mois.

Elle peut être publiée annuellement, mais le particulier ou l'organisme doit en faire la demande chaque année.

La demande et le texte à inclure dans la proclamation doivent parvenir au Bureau du protocole au moins quatre semaines avant la date de publication visée. Le texte, qui doit être rédigé en anglais ou en français, ne doit pas dépasser 130 mots.

Ce texte est soumis à l'approbation du Bureau du protocole et doit être conforme à la politique. Il se peut que le texte doive être modifié avant d'être approuvé.

Après avoir accordé son approbation, le Bureau du protocole veille à ce que la proclamation soit publiée dans les deux langues officielles.

La Ville d'Ottawa ne doit pas engager de dépenses relativement à la publication ou à la promotion d'une proclamation, à moins que celle-ci n'ait été demandée par un service de la Ville. C'est aux demandeurs qu'il revient de promouvoir la proclamation, d'organiser les activités correspondantes et de payer tous les frais engagés.

Aucun organisme ne possède des droits exclusifs sur le jour, la semaine ou le mois de sa proclamation.

Si la demande ne respecte pas les critères énoncés aux présentes et qu'une proclamation ne peut être publiée, la Ville peut remettre au demandeur une lettre ou un certificat de distinction.

Surveillance/non-respect

L'application des présentes procédures est surveillée par le chef du protocole.

Renvois

Aucun.

Autorités législatives et administratifs

Aucune.

Définitions

Aucune.

Mots-clés

Proclamations
Bureau du protocole
Distinction
Certificat

Demandes d'information

Chef du protocole
Bureau du protocole
Bureau du greffe municipal 
Ville d'Ottawa
Tél. : 3-1-1

Annexes

Aucune.

Approuvé par : Comité exécutif
Catégorie : Administration générale
Date d'approbation : le 3 décembre 2014
Date d’entrée en vigueur : le 3 décembre 2014
Révision approuvé par : Greffier municipal
Date de révision : 21 janvier 2020 (révisions administratives)

Énoncé

Le Bureau du protocole établit les normes municipales sur les protocoles à appliquer lors de la planification et de la tenue ou l’offre d’un large éventail d’événements, d’activités et de services, afin d’améliorer l’image de la Ville d’Ottawa. Dans une capitale nationale qui accueille environ 130 missions étrangères, de tels événements et activités peuvent recevoir beaucoup de visibilité et doivent être adéquats sur le plan politique et culturel. Il est donc essentiel que la Ville soit en mesure de gérer de façon adéquate ces événements et activités, afin de conserver sa stature et de remplir son rôle de capitale.

Objet

La présente politique vise à donner un aperçu des types d’événements et d’activités que le Bureau du protocole gère et à établir des lignes directrices générales pour les événements et activités qu’il finance.

Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les événements et à toutes les activités gérés par le Bureau du protocole et financés par le budget de fonctionnement de la Direction du protocole.

Exigences

Activités

Depuis sa création en 2001, le Bureau du protocole coordonne et finance un nombre croissant d’activités. Comme le Bureau du protocole reconnaît que ses ressources ne sont pas illimitées, la liste suivante contient les types d’événements et d’activités qu’il supervise :

• Banque de cadeaux protocolaires
• Événements et réceptions
• Présentations au Conseil
• Proclamations
• Protocole à suivre en matière de drapeaux
• Visites de politesse
• Visites pédagogiques et délégations invitées

Voici quelques exemples d’événements qui se déroulent tous les ans :

Événements commandités à l’échelle de la ville

• Fête du Canada du maire pour les aînés.
• Fête de Noël du maire en soutien à la Banque d’alimentation d’Ottawa.
• Friandises ou bêtises avec le maire » en soutien au Comptoir pour bébés de la Banque d’alimentation d’Ottawa.

Défilés

• Défilés de Noël : Barrhaven, Carp, Défilé annuel du Père Noël, Kanata, Manotick, Orléans, Metcalfe, Constance Bay et Richmond (selon la disponibilité des chars allégoriques).
• Défilé de la Saint-Patrick.

Cérémonies

• Programme de désignation de rues en l'honneur d'anciens combattants.
• Cérémonie du droit de cité (distinction militaire remise à la discrétion du maire).
• Assermentation du Conseil.
• Prix de la clé de la ville (distinction la plus prestigieuse de la ville, accordée à la discrétion exclusive du maire).
• L’Ordre d’Ottawa (remis sur la recommandation du comité de sélection de l’Ordre d’Ottawa).

La liste ci-dessus n’est pas exhaustive ni définitive. Le Bureau du protocole gère d’autres événements sur demande, à la discrétion du maire et au nom de la Ville d’Ottawa.

Budgets

Les événements et activités supplémentaires pris en charge par le Bureau du protocole qui ne sont pas indiqués dans la présente politique, seront limités en fonction du montant disponible dans le budget de fonctionnement du Bureau du protocole.

Événements

Le Bureau du protocole gère des événements et des réceptions au nom de la Ville d’Ottawa. De nouvelles activités peuvent être mises en œuvre à la discrétion du maire, mais toujours dans le respect du budget. Si un nouvel événement annuel compromet le budget des activités existantes, un rapport devra être présenté au Conseil pour approbation.

Responsabilités

Bureau du protocole

Le Bureau du protocole coordonne et offre les activités sous sa responsabilité avec un niveau de professionnalisme et d’intégrité qui reflète bien la Ville d’Ottawa et ses représentants. Il respecte les contraintes budgétaires définies dans la présente politique, trouve des commanditaires lorsque nécessaire et fournit le meilleur rapport qualité-prix possible.

Surveillance/non-respect

Le greffier municipal surveille le respect de la présente politique.

Renvois

Procédures d’accès à la banque de cadeaux protocolaires
Procédures concernant la gestion de la banque de cadeaux protocolaires
Procédures pour les événements et les réceptions
Protocole en matière de drapeaux
Procédures concernant les visites pédagogiques et les délégations invitées
Procédures pour les présentations et les témoignages de reconnaissance devant le Conseil
Procédures de proclamation

Autorités législatives et administratives

Aucune.

Définitions

Aucune.

Mots-clefs

Bureau du protocole 
Activités protocolaires
Événements protocolaires
Remises de prix

Demandes d’information

Chef du protocole
Bureau du protocole
Bureau du greffe municipal 
Ville d’Ottawa
Tél. : 3-1-1

Annexes

Aucune.