Événements et activités

Le protocole à suivre en matière de drapeaux couvre des sujets tels que l’ordre dans lequel les drapeaux sont hissés à leur mât, les circonstances et la durée de leur mise en berne ainsi que la façon d’en disposer.

À l’hôtel de ville d’Ottawa, certains drapeaux sont arborés en permanence, tandis que d’autres le sont temporairement, à des occasions spéciales. Les drapeaux qui flottent en permanence sont ceux du Canada, de l’Ontario et de la Ville d’Ottawa, le drapeau du Conseil tribal de la nation algonquine Anishinabeg et celui de la Première Nation algonquine de Pikwakanagan et  de même que le drapeau franco ontarien.

Toutes les ambassades sont priées de remettre le drapeau de leur pays respectif au Bureau du protocole afin que la Ville puisse souligner chaque fête nationale en levant les couleurs du pays célébré, du lever au coucher du soleil. La liste ci-jointe de journées nationales est fournie en consultation avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international ainsi que des ambassades et des hauts-commissariats.

Le lever des couleurs sert également à commémorer des campagnes ou des événements particulièrement importants à Ottawa.

Toutes les demandes doivent désormais satisfaire aux conditions énoncées dans nos procedures. 

Les visites de courtoisie avec le maire sont courtes et officieuses et essentiellement diplomatiques. En raison de la position unique de la ville d’Ottawa comme capitale nationale, la coutume veut qu’après avoir remis sa lettre de créance au gouverneur général du Canada, un nouvel ambassadeur ou haut-commissaire demande à rencontrer le maire.

Les visites de courtoisie sont habituellement tenues à la demande :

• des chefs de gouvernement;
• des membres du corps diplomatique;
• des dignitaires étrangers, nationaux et municipaux;
• des membres importants et influents de la communauté.

Les demandes de visite de courtoisie doivent parvenir au Bureau du protocole au moins quatre semaines avant la tenue de la visite.

Les proclamations sont des documents protocolaires signés par le maire pour faire l’éloge d’une personne, d’un événement, d’une campagne ou d’un organisme pendant une journée, une semaine ou un mois déterminé. Généralement, la Ville reconnaît les efforts et l'engagement de particuliers et d’organismes qui contribuent à enrichir notre communauté.

Une proclamation peut être émise à l’endroit des entités et des événements suivants:

• organismes de bienfaisance et sans but lucratif et manifestations artistiques, athlétiques et culturelles, afin d'aider à sensibiliser le public aux activités et aux programmes offerts;
• particuliers s’étant distingués sur la scène nationale ou internationale, ou dont la contribution importante à la collectivité doit être reconnue;
• organismes ou particuliers associés à Ottawa.

Une proclamation ne signifie toutefois pas que son signataire ou la Ville appuie le particulier, l’événement ou l’organisme en cause.

Demander une proclamation :

Nouvelle proclamation: Si vous voulez demander une nouvelle proclamation, remplissez et soumettez le Formulaire de demande de proclamation en ligne.

Renouvellement d'une proclamation: Si vous demandez le renouvellement d’une proclamation déjà lue par la Ville d’Ottawa, vous pouvez la soumettre directement à Heather.Theoret@ottawa.ca, en modifiant la date et le texte comme il se doit.

Les demandes de proclamation doivent être soumises par écrit au Bureau du protocole et renouvelées chaque année, au moins quatre semaines avant la date de l’événement. Le libellé doit être inclus dans la demande et ne doit pas dépasser 130 mots en anglais. À noter que les demandes doivent respecter les critères énoncés dans les  Procédures de proclamation.

C’est le Bureau du protocole qui examine les demandes d’illumination de bâtiment que présentent les organismes communautaires en vue de faire de la sensibilisation ou de susciter l’appui pour une cause, une campagne, une initiative ou un mouvement à Ottawa.

Les demandes d’illumination doivent parvenir au Bureau du protocole au moins six semaines avant la date prévue de l’événement, sans quoi elles seront rejetées. Elles doivent aussi émaner d’un organisme établi à Ottawa.

Les illuminations sont permises contre remboursement des frais. Contrairement à d’autres grands points d’intérêt d’Ottawa, l’Édifice historique et l’hôtel de ville ne disposent pas de l’infrastructure d’éclairage nécessaire, ce qui fait en sorte qu’il faut louer et installer de l’équipement pour chaque événement.

Le coût moyen pour illuminer l’Édifice historique (une seule couleur) s’élève à 1 000 $, taxe en sus. Il revient à l’organisme demandeur de choisir un fournisseur et de demander un devis.

Si le Bureau du protocole approuve la demande et que l’organisme décide d’aller de l’avant, l’Édifice historique sera illuminé du coucher au lever du soleil, à la date choisie (façade donnant sur la rue Elgin seulement).

La promotion de l’événement tombe aussi sous la responsabilité de l’organisme demandeur.

La Ville fait également appel au Bureau du protocole pour planifier et assurer le déroulement d’événements jouissant d’une grande visibilité, souvent liés à des enjeux politiques, culturels, nationaux ou internationaux. De telles manifestations exigent le respect de certaines formalités et de règles protocolaires, ainsi que l’élaboration d’un programme visant à projeter une image irréprochable et éblouissante de la Ville. Ces événements d’envergure et ces cérémonies officielles comprennent parfois la visite planifiée de chefs d’État, de chefs d’un mouvement religieux national ou international, de dirigeants politiques ou de délégations en mission culturelle ou commerciale.

Voici certains des éléments dont le Bureau du protocole doit tenir compte lorsqu’il prépare un événement : la pertinence pour la Ville d’Ottawa, la ou les communauté(s) touchée(s), la participation des autres paliers de gouvernement ou dignitaires étrangers.

La Ville organise aussi des événements dans lesquels le Bureau du protocole ne joue pas de rôle officiel. 

La banque de cadeaux protocolaires est un dépôt municipal où l’on entrepose des cadeaux uniques pouvant être offerts aux dignitaires et aux autres invités officiels par le maire, son mandataire ou la Ville d’Ottawa. Ces cadeaux peuvent également être offerts aux hôtes lors de visites officielles à l’extérieur de la ville, de la province ou du pays.
 

Les présentations et les témoignages de reconnaissance devant le Conseil municipal ont lieu pendant les réunions du Conseil et visent à honorer les réalisations de résidents, d’organismes ou d’œuvres de bienfaisance et les initiatives menées à l’échelle de la ville qui, par leur caractère exceptionnel, contribuent à la vitalité d’Ottawa.

En consultation avec le greffier municipal, le Bureau du protocole coordonne toutes les présentations et reconnaissances devant le Conseil.

Ceux-ci s’avèrent brefs et se déroulent au début des réunions. Vous pouvez obtenir les dates des réunions du Conseil municipal et des exemplaires des ordres du jour en ligne.

Toutes les demandes doivent désormais satisfaire aux conditions énoncées dans nos procédures.

Le Prix de bâtisseur de la Ville décerné par le maire est remis à chaque réunion ordinaire du Conseil municipal. Cette reconnaissance civique a été créée afin de rendre hommage à une personne, un groupe ou un organisme qui a fait preuve, par le biais d’un bénévolat exceptionnel ou d’actions exemplaires, d’un engagement extraordinaire visant à faire de notre ville un endroit meilleur où vivre.

Afin de présenter une candidature, le proposant doit remplir le formulaire de mise en candidature, qui décrit les efforts et les réalisations du candidat.

La Ville d’Ottawa est l’hôte de nombreuses visites pédagogiques et accueille des délégations invitées qui s’intéressent à l’administration municipale, aux programmes et aux services. Ces visites peuvent durer entre une demi-journée et une journée tout au plus. 

Le Bureau du protocole se charge:

• organiser toutes les activités liées à cette visite;
• fournir des services d’orientation, de coordination et de conseils sur toute question protocolaire;
• assurer la liaison avec le service concerné et les représentants élus;
• déterminer si un volet d’accueil est nécessaire;
• élaborer un programme sur mesure répondant aux besoins de la délégation invitée;
• prévoir toutes les dispositions techniques et logistiques de la visite;
• coordonner la présentation des employés et des élus;
• créer des trousses de renseignements répondant aux besoins des invités.

Les demandes de visites doivent être soumises par écrit au Bureau du protocole au moins six semaines avant les visites prévues. Toutes les demandes doivent désormais satisfaire aux conditions énoncées dans nos procédures.