Mandat
Le Comité de dérogation (ci-après le Comité) est le tribunal quasi judiciaire de la Ville d’Ottawa établi en vertu de l’article 44 de la Loi sur l’aménagement du territoire. À titre d’organisme indépendant, le Comité exerce sa compétence légale de décision conformément à la Loi sur l’exercice des compétences légales pour traiter :
- les demandes de dérogations mineures au Règlement de zonage
- les demandes d’autorisation de morcellement d’un terrain et les demandes concernant les ententes, les hypothèques ou les baux qui s’appliquent pour plus de 21 ans;
- les demandes de permission en vue d’agrandir ou d’élargir un bâtiment ou une structure à une fin non conforme à la réglementation ou les demandes de permission de modifier une utilisation;
- les demandes de validation de titre et de pouvoir de vente.
Membres
Le Comité de dérogation est constitué de 15 membres désignés parmi les citoyens par le Conseil municipal. Le mandat des membres est d’une durée de quatre ans et correspond à la durée du mandat du Conseil municipal. Ceux-ci restent en fonction jusqu’à ce que leurs successeurs soient nommés.
Le mandat des membres peut être renouvelé conformément à la Politique de nomination — Membres du public nommés par le Conseil à des comités, des conseils et d’autres autorités externes.
Les membres sont assujettis au Code de conduite pour les membres des conseils locaux.
Structure du Comité
Le Comité est divisé en trois groupes de cinq membres qui examinent les demandes d’un différent secteur géographique de la ville (urbain, suburbain, rural).
Conformément au paragraphe 44 (7) de la Loi sur l’aménagement du territoire, chaque groupe élit un président et, lorsque le président est absent pour cause de maladie ou autre, le groupe peut nommer un autre membre pour agir à titre de président intérimaire.
Les membres élisent également le président du Comité parmi les présidents des groupes. Les deux autres présidents de groupe sont désignés en tant que vice- présidents.
Administration et relations hiérarchiques
Conformément à la Loi sur l’aménagement du territoire, le Comité de dérogation nomme un secrétaire-trésorier. Le secrétaire-trésorier dirige un bureau d’administration centralisé où le personnel du Comité traite les demandes conformément aux règles et aux règlements énoncés dans les lois provinciales en vigueur.
En tant qu’organe local indépendant, les membres du Comité de dérogation n’ont pas accès aux systèmes administratifs automatisés de la Ville d’Ottawa. C’est pourquoi il existe une relation « en pointillés » officieuse entre le secrétaire-trésorier et le greffier municipal. Cette relation permet de traiter les questions relatives aux transactions financières et aux ressources humaines, telles que les congés annuels et les frais de kilométrage, conformément aux conditions d’emploi déterminées entre le Comité et le secrétaire-trésorier.
Rôles et responsabilités
Les rôles et les responsabilités des membres, des présidents de groupe ou du président du Comité, tels que décrits ci-dessous, ne comprennent pas le suivi, la supervision ou la direction des activités opérationnelles quotidiennes du secrétaire- trésorier et du personnel du Comité de dérogation ou, encore, du personnel de la Ville d’Ottawa, ni aucune fonction consultative en ce qui touche les politiques du Conseil.
1. Membres
Chaque membre doit :
- suivre une formation au début de son mandat et participer à des réunions périodiques de formation ou de perfectionnement professionnel pendant son mandat, tel que déterminé par le président en consultation avec le secrétaire- trésorier;
- assister aux audiences et examiner les demandes conformément aux lois, aux règlements, aux politiques, aux procédures et aux règles applicables;
- se conformer aux politiques et aux pratiques du Comité en matière de responsabilité financière et d’exigences administratives.
2. Présidents des groupes (vice-présidents du Comité)
Outre leurs rôles et leurs responsabilités de membre, les présidents des groupes doivent :
- présider les audiences de leur groupe;
- examiner et approuver la publication des décisions écrites de leur groupe;
- conseiller et aider les membres de leur groupe et assurer un mentorat auprès de ceux-ci.
Les deux présidents de groupe qui siègent en tant que vice-présidents du Comité doivent;
- avec le président du Comité, participer aux réunions du comité de sélection chargé de recruter le secrétaire-trésorier;
- de concert avec le président du Comité et en collaboration avec le Service des ressources humaines de la Ville, procéder à l’évaluation annuelle du rendement du secrétaire-trésorier.
3. Président du Comité
En plus de ses rôles et de ses responsabilités de membre et de président de groupe, le président du Comité doit :
- Présider le jury de sélection pour recruter le secrétaire-trésorier;
- de concert avec les vice-présidents du Comité et en collaboration avec le Service des ressources humaines de la Ville, procéder à l’évaluation annuelle du rendement du secrétaire-trésorier;
- fournir un leadership juridictionnel à tous les membres et les vice-présidents;
- approuver les politiques prescrites par la loi et d’application obligatoire concernant Comité de dérogation, conformément aux recommandations du secrétaire-trésorier;
- examiner et approuver, au nom du Comité, toute autre politique, règle ou pratique applicable aux membres et nécessaire pour assurer le déroulement efficient, efficace et équitable des audiences, comme recommandé par le secrétaire-trésorier.
4. Secrétaire-trésorier
Le secrétaire-trésorier doit :
- superviser et diriger les activités du Comité et de ses employés en exerçant une autorité exclusive sur le travail du personnel du Comité et sur ses activités quotidiennes;
- assumer la responsabilité de la planification stratégique, en veillant au respect du budget et en travaillant dans un cadre de gouvernance et de responsabilité unique qui comprend la relation sans lien de dépendance du tribunal avec le Conseil municipal et l’administration de la Ville ainsi qu’une relation hiérarchique et de travail avec le président;
- s’acquitter, au nom du Comité, de fonctions et de responsabilités prévues par la loi, y compris la Loi sur l’aménagement du territoire (traitement des demandes, annonce des audiences publiques, publication des avis de décision, le tout dans des délais stricts), la Loi sur les municipalités (tenue des dossiers publics) et de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux (tenue d’un registre public des déclarations d’intérêts des membres);
- soutenir le président du Comité dans son rôle de leader juridictionnel auprès des membres et des vice-présidents, notamment en planifiant la formation et le perfectionnement professionnel des membres et en élaborant les politiques ou les directives applicables à leur rôle d’arbitre;
- servir de point de contact principal entre les membres nommés par le Conseil municipal et le Conseil, le personnel de la Ville, les demandeurs, les intervenants externes et le public;
- soumettre le budget annuel préliminaire du Comité à l’approbation du Conseil, conformément à son mandat qui consiste à recouvrer 100 % des coûts de traitement des demandes par l’imposition de frais.
5. Greffier municipal
En vertu de la relation « en pointillés » officieuse, le greffier municipal doit :
- traiter toutes les questions relatives à la rémunération indirecte et aux transactions financières qui s’appliquent au secrétaire-trésorier, conformément aux modalités d’emploi des membres du groupe exclu — Direction et professionnels;
- traiter les demandes d’achat, les factures et les autres transactions financières requises en utilisant le système d’approbation automatisé de la Ville, conformément aux politiques de la Ville en matière d’approvisionnements.
Approuvé par le Conseil municipal le 29 janvier 2025