Diapositive 5 - Normes pour l’information et les communications
Quatre sujets sont couverts par la partie des Normes portant sur l’information et les communications :
- les processus de rétroaction;
- les formats accessibles et aides à la communication;
- les renseignements sur les mesures ou plans d’urgence ou la sécurité publique et bibliothèques publiques;
- les sites et contenus Web accessibles.
Cette partie des Normes énonce les processus que doivent suivre les organisations de l’Ontario afin de créer, de fournir et de recevoir de l’information et des communications de façon accessible pour les personnes handicapées.
Commençons par regarder cette introduction sur comment rendre l’information et les communications accessibles à tous.
Diapositive 6 - Processus de rétroaction de la Ville
En vertu des Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle, nous sommes tenus d’établir un processus de rétroaction afin de recevoir des commentaires sur la prestation de biens et de services aux personnes handicapées et d’y répondre. Les Normes d’accessibilité intégrées prévoient pour leur part que ce processus doit être accessible.
La Ville a la responsabilité de recevoir de la rétroaction et d’y répondre dans un format accessible et avec des aides à la communication sur demande.
La Ville dispose de nombreux formats accessibles différents par lesquels une personne handicapée peut lui fournir de la rétroaction, que ce soit en personne, par écrit, par téléphone ou appareil de télécommunication pour les sourds (ATS) ou encore en ligne.
Outre l’annonce de son processus de rétroaction sur ottawa.ca, la Ville a placé un nouvel affichage relatif à l’accessibilité de ses services sur tous les comptoirs de services publics.
Diapositive 7 - Formats accessibles et aides à la communication
Les Normes exigent que nous fournissions des formats accessibles et des aides à la communication :
- sur demande;
- en temps opportun et d’une manière qui tient compte des besoins en matière d’accessibilité de la personne handicapée;
- en consultation avec la personne qui en fait la demande;
- à un coût qui n’est pas supérieur au coût ordinaire demandé aux autres personnes.
Les coûts occasionnés par les formats accessibles et les aides à la communication sont à la charge du service qui produit l’information.
Cette politique peut vous sembler familière puisque la Ville dispose d’une politique relative aux supports multiples depuis 2001. Celle-ci a été remplacée par la nouvelle procédure sur les formats accessibles et les aides à la communication publiée sur ottawa.ca. La nouvelle procédure décrit les étapes à suivre lorsqu’un client demande un format accessible ou une aide à la communication. Elle fournit également les lignes directrices sur les communications avec des personnes ayant divers handicaps.
Diapositive 8 – Quels sont les formats accessibles et les aides à la communication?
Voici les formats accessibles les plus communs :
- documents à gros caractères, c’est-à-dire dont la taille des caractères est égale ou supérieure à 18 points, ce qui permet aux personnes malvoyantes de le lire;
- documents rédigés dans une police accessible, p. ex., ? Arial plutôt qu’une police stylisée; texte seul en format Word issu d’une présentation PowerPoint au lieu de la présentation en entier, ce qui en permet la lecture par les lecteurs d’écran;
- documents en braille.
Voici les aides à la communication les plus souvent demandées :
- système de boucle magnétique FM permettant aux personnes malentendantes d’entendre lors de forums publics ou de réunions du Conseil;
- sous-titrage en temps réel permettant de lire ce qui se dit lors d’événements publics ;
- sous-titrage sur vidéos;
- interprétation gestuelle en anglais ou en français;
- lecteur d’écran comme BrowseAloud, qui peut être téléchargé sur ottawa.ca;
- une aide aussi simple que l’explication en langage clair d’un document de la Ville complexe.
Cette exigence s’applique à toute l’information et à toutes les communications fournies au public comme le calendrier de la collecte des déchets, les rapports du Conseil et les guides des loisirs.
Bien que l’accessibilité de nos sites Web doive réduire le nombre de demandes de formats accessibles et d’aides à la communication, nous devons tout de même nous assurer de répondre aux demandes individuelles.
Diapositive 9 – Exceptions : Formats accessibles et aides à la communication
L’exigence relative aux formats accessibles et aux aides à la communication ne s’applique pas :
- aux produits et aux étiquettes de produit;
- à l’information qui n’est pas visée directement ou indirectement par un contrat, sauf si l’organisation relève du domaine de l’éducation ou de la formation;
- à l’information et aux communications qui ne peuvent être converties, p. ex., un dessin technique comme un bleu d’architecte.
Dans le cas de l’information et des communications qui ne peuvent pas être converties, vous devez fournir au demandeur :
- une explication des raisons pour lesquelles elles ne peuvent pas être converties;
- un sommaire de l’information ou des communications.
Diapositive 10 - Exigences particulières relatives aux formats accessibles et aux aides à la communication
Il est également nécessaire de fournir des formats accessibles et des aides à la communication dans deux secteurs particuliers des activités de la Ville.
D’une part, nos procédures et nos plans d’urgence de même que les renseignements sur la sécurité publique, comme la brochure sur le programme Êtes-vous prêt?, doivent être rendus accessibles au public.
- Bien que nous ne soyons pas tenus d’avoir des formats accessibles à portée de main, nous devons reconnaître le caractère essentiel des renseignements sur les mesures ou les plans d’urgence ou sur la sécurité publique.
- Les renseignements d’urgence en temps réel (comme les annonces et les alarmes) ne sont pas compris dans cette exigence.
D’autre part, les bibliothèques publiques doivent offrir un accès à du matériel accessible lorsqu’il existe.
Comme pour toute demande de format accessible et d’aide à la communication, il faut répondre à la demande dès qu’il est possible de le faire, c’est-à-dire dès que possible après que la personne handicapée en a fait la demande, en considérant les exigences particulières découlant du handicap de la personne et la complexité du document.
Diapositive 11 - Exigences relatives à l’accessibilité des sites et des contenus Web
Les nouvelles Normes d’accessibilité internationales relatives aux sites Web, appelées « Règles pour l’accessibilité des contenus Web » ou « WCAG », doivent être respectées pour tous les contenus Web de la Ville, y compris les rapports du Conseil, les documents PDF, les vidéos et les cartes.
Voici quelques exemples des nouvelles exigences :
- offrir une transcription des vidéos;
- fournir une explication écrite des graphiques et des cartes complexes;
- intégrer des balises ALT aux images;
- appliquer la bonne structure de titres et les styles dans un document Word pour rendre les fichiers PDF encore plus accessibles.
Des membres du personnel de chaque service qui sont responsables des contenus Web ont suivi une formation supplémentaire sur la création de documents Word accessibles.
Mettez fin à cette activité et passez au module 4.