Financement des événements civiques

Contexte

Le 25 septembre 2019, le Conseil municipal d’Ottawa approuvait le nouveau Cadre stratégique sur le financement communautaire au titre duquel est octroyé du financement pour la tenue d’événements civiques (activités familiales dans les quartiers d’Ottawa)

Le financement est accordé par le Direction générale des services sociaux et communautaires de la Ville d'Ottawa. Un total de 50 000 $ est disponible, avec un montant maximal admissible de 3 000 $ par événement, et le financement est accordé une seule fois par organisme, par année.

Projets approuvés pour le financement d’événements civiques en 2024

Priorités de financement

Ce financement peut servir à organiser des événements familiaux dans les quartiers d’Ottawa qui :

• favorisent les rencontres entre voisins dans les quartiers;
• offrent de multiples activités, attractions et divertissements aux familles d’un secteur, district ou quartier prioritaire donné;
• favoriser le bien-être communautaire en accueillant tous les membres de la communauté et/ou les groupes prioritaires; et
• favorisent l’équité et l’inclusion.

En 2024, le financement des événements civiques donnera la priorité aux événements qui s'adressent aux populations prioritaires spécifiées dans le Cadre stratégique sur le financement - Énoncés de politique, notamment les francophones, les immigrants, les autochtones, les membres de la communauté 2SLGBTQ+, les personnes âgées, les personnes vivant dans la pauvreté, les personnes handicapées, les personnes racialisées, les résidents ruraux, les femmes et les jeunes. Les quartiers prioritaires, tels que définis par l'indice d'équité des quartiers, seront également prioritaires.

Chronologie

La Ville d’Ottawa se réserve le droit de modifier ces dates à sa discrétion.

Définitions

Aux fins de l’administration du Fonds pour événements civiques, des critères d’admissibilité et du processus de financement, les termes « conseil d’administration », « en règle » et « organisme sans but lucratif » ont les sens suivants :

Conseil d’administration

Groupe démocratiquement élu composé d’au moins trois (3) membres de l’organisme âgés de 18 ans et plus, ayant comme responsabilité de gérer celui-ci et d’en diriger les activités. La plupart des membres doivent résider à Ottawa et ne pas avoir de liens entre eux. Les statuts du conseil doivent clairement établir les responsabilités pour la tenue des activités et des événements, la réalisation des projets et la prestation des programmes et services. Le conseil tient au moins quatre réunions ordinaires par année ou deux par saison, ainsi qu’une assemblée générale annuelle ouverte au public pendant laquelle se tient des élections. Ses états financiers annuels sont accessibles au public et à la Ville

En règle

Demandeur qui a respecté toutes les modalités de ses ententes actuelles et passées avec la Ville et qui a de saines relations financières avec elle (aucun arriéré).

Organisme sans but lucrative

Organisme exploité pour le bien collectif, public ou social qui n’a pas pour objectif de générer des profits.

Procédure de demande

Pour plus de renseignements sur les conditions d'éligibilité et la procédure de demande, veuillez consulter la page Demander un financement pour des événements civiques.

Coordonnées

Pour toute question ou demande, écrivez-nous à l’adresse financementcommunautaire@ottawa.ca.

Évaluation des demandes

Allocation du financement

Étape 1 : Vérification de la demande et du respect des critères d’admissibilité

Un membre du personnel de la Ville d’Ottawa vérifiera toutes les demandes pour s’assurer qu’elles :

• satisfont à toutes les exigences de soumission;
• sont complètes;
• contiennent tous les renseignements et documents demandés (ou une
• explication, que la Ville doit juger satisfaisante, indiquant pourquoi ces éléments n’ont pas été fournis);
• répondent à tous les critères d’admissibilité.

Étape 2 : Examen du Comité d’allocation des fonds du Programme de financement d’événements civiques

• Toutes les demandes admissibles seront évaluées par le Comité d’allocation des fonds du Programme de financement d’événements civiques, composé de membres du personnel de la Direction du développement social et du financement. Ce comité leur attribuera un pointage en fonction des critères d’évaluation.
• Pendant le processus d’évaluation, les demandeurs pourraient devoir éclaircir certains points de leur proposition. Les précisions et l’information fournies pourraient être intégrées à la demande et notées d’après les critères susmentionnés.
• Le Comité examinera les activités prévues pour chaque événement et déterminera le montant de l’assurance de responsabilité civile générale requis en fonction du tableau de la partie 4.2.
• Le Comité discutera de chaque demande, puis les classera. Le pointage pourrait changer à la suite des discussions. Un montant sera recommandé par le Comité pour chaque demande retenue.

Étape 3 : Examen par un gestionnaire

• Le gestionnaire de programme de la Direction du développement social et du financement prendra connaissance des recommandations du Comité pour s’assurer que le financement est octroyé à des organismes et événements admissibles dont le projet cadre avec le but du financement.
• Il pourra ajuster le montant recommandé selon cet examen, et c’est lui qui rendra la décision finale quant aux demandeurs sélectionnés et aux montants alloués.
• Les décisions du gestionnaire de programme sont définitives et sans appel.

Accord de contribution et exigences

La Ville enverra un courriel aux organismes dont la demande est acceptée. Ce courriel comprendra une offre de contribution ainsi qu’un accord provisoire décrivant l’événement financé et les modalités de financement. Le demandeur aura cinq jours ouvrables pour indiquer à la Ville s’il accepte l’offre et l’accord de contribution. La Ville peut retirer son offre si elle ne reçoit pas de réponse dans le délai prescrit.

L’accord de contribution est assorti d’une condition voulant que le demandeur (le « bénéficiaire ») fournisse à la Ville un certificat d’assurance prouvant qu’il détient une assurance responsabilité civile générale des entreprises appropriée au projet décrit dans l’accord et à l’exécution des activités, programmes et services offerts. Cette assurance, d’un montant allant de deux à cinq millions de dollars (2 000 000 $ à 5 000 000 $), désigne la Ville d’Ottawa comme assurée additionnelle.

Une fois l’entente signée, la Ville octroiera la contribution en un versement.

N.B. Si l’organisation n’est pas constituée en personne morale, tous les administrateurs devront signer l’accord de contribution et seront considérés comme individuellement responsables des activités de l’organisation et de l’événement en question, et devront rendre des comptes au besoin.

Exigences de présentation de rapports prévues dans l’accord

Les demandeurs retenus devront présenter un rapport sur l’événement réalisé qui comprendra des états financiers où figureront les revenus et dépenses réels ainsi qu’une courte description de l’événement.

Assurance

Les demandeurs retenus doivent contracter une assurance responsabilité civile générale d’au moins 2 000 000 $, la Ville d’Ottawa étant désignée comme assurée additionnelle.

Si l’activité a lieu dans une installation, dans un parc ou sur un terrain de sport municipal, et que le demandeur retenu détient un contrat de location de la Ville, aucune assurance supplémentaire n’est requise, celle-ci étant comprise dans le contrat. Cependant, le demandeur devra présenter une copie de ce contrat de location.

Les châteaux gonflables doivent être installés par une équipe de professionnels, qui surveillera son utilisation et en assurera la désinstallation, et qui détient sa propre assurance avec la Ville d’Ottawa désignée comme assurée additionnelle.

Si des feux d’artifice sont prévus au cours de l’événement, un responsable doit en assurer la supervision. Pour plus de renseignements, consultez la section 9 : Feux d’artifice et feux en plein air du Guide des événements de la Ville d’Ottawa.

Attentes générales

Les demandeurs retenus doivent respecter toutes les modalités de l’accord de contribution. S’ils ont de la difficulté à y arriver, ils doivent immédiatement en informer le personnel de la Ville pour que toutes les parties collaborent à la recherche d’une solution.