Programme de partenariats communautaires pour les grands projets d'immobilisations

Le Programme de partenariats communautaires pour les grands projets d'immobilisations est une initiative visant à apporter d'importantes améliorations aux immobilisations et à agrandir des installations reliées aux parcs et de loisirs sur la base d'un partage de coûts entre les groupes communautaires et la Ville. Le projet peut toucher à un actif appartenant à la Ville ou à un actif exploité par un partenaire communautaire qui fournit des services au nom de la Ville ou qui aide la Ville à fournir des programmes et des services. Le programme de financement s'applique aux grands projets d'immobilisations dans le cas de nouvelles installations, rénovations et expansions. Il s'appliquera seulement à des immobilisations. Il ne servira pas à financer d'autres composantes telles que le mobilier, le matériel, les études de faisabilité ou de financement.

Qui peut faire une demande de subvention?

Les partenaires doivent être un organisme légalement constitué en personne morale, à but non lucratif

• associations/organisations communautaires
• organisations de sport
• clubs

Quels projets sont admissibles?

• Les grands projets d'immobilisations pour de nouvelles installations, rénovations et expansions qui engendrent le développement d'immobilisations reliées aux parcs, aux loisirs situés dans la ville d'Ottawa.
• Le projet peut toucher à un actif appartenant à la Ville ou à un actif exploité par un partenaire communautaire qui fournit des services au nom de la Ville ou qui aide la Ville à fournir des programmes et des services.

Le Programme de partenariats communautaires pour les grands projets d’immobilisations est une initiative visant à apporter d’importantes améliorations aux immobilisations et à agrandir des installations récréatives reliées aux parcs sur la base d’un partage des coûts entre les groupes communautaires et la Ville. Le projet peut s’appliquer à un actif appartenant à la Ville ou à un actif exploité par un partenaire communautaire qui fournit des services au nom de la Ville ou qui aide la Ville à fournir des programmes et des services. Le programme de financement s’applique aux grands projets d’immobilisations dans le cas de la construction, de rénovations et d’agrandissements d’installations. Il s’appliquera seulement à des immobilisations. Il ne servira pas à financer d’autres composantes telles que le mobilier, le matériel, les études de faisabilité ou de financement.

Objectifs du programme

• Améliorer ou accroître les possibilités de loisirs dans la communauté;
• Élaborer des projets d’immobilisations qui répondent aux besoins prioritaires précisés dans le Plan directeur des infrastructures des parcs et des loisirs;
• Appuyer des initiatives communautaires d’aménagement et d’amélioration des installations qui desservent la communauté;
• Élaborer des projets d’immobilisations rentables qui minimisent les contributions de la Ville et qui tirent parti du financement provenant d’autres sources.

Principes du programme

• Toutes les installations aménagées avec un financement municipal dans le cadre de ce programme doivent être ouvertes et accessibles à tous les résidents d’Ottawa;
• On ne retiendra que les partenariats d’immobilisation qui peuvent être appuyés par un plan d’affaires indiquant que le projet sera viable à long terme, une fois terminé;
• Toute entente de partenariat de financement est assujettie à la disponibilité de fonds dans le cadre du Programme du budget des immobilisations de la Ville.

Projets admissibles

Si les conditions obligatoires de base susmentionnées sont atteintes, la proposition sera évaluée par une équipe d’employés qui se référera aux critères décrits ci-dessous :

• Propositions dans le secteur des parcs et des loisirs;
• Les propositions peuvent s’appliquer à un actif qui appartient à la Ville ou qui est exploité par un partenaire communautaire fournissant des services au nom de la Ville ou aidant celle-ci à offrir des programmes et des services;
• Grands projets d’immobilisations pour de nouvelles installations, des rénovations et des agrandissements.

Évaluation initiale de l'admissibilité - Critères pour l'examen des propositions

1. Les partenaires éventuels doivent être des organismes à but non lucratif légalement constitués en personnes morales.
2. La proposition doit refléter les principes des rapports pertinents, tels que le Plan directeur des infrastructures des parcs et des loisirs, etc.
3. Les propositions ne doivent pas faire double emploi avec les installations existantes à proximité, sauf si le Plan directeur des infrastructures des parcs et des loisirs en fait une priorité.
4. Les propositions doivent viser l’aménagement ou la rénovation d’installations.
5. L’installation proposée doit être située dans la ville d’Ottawa.
6. Le service de la dette et les dépenses d’exploitation sont expressément exclus de ce programme.
7. « Équité et justice » relatives lors du lancement d’un projet, en ce qui concerne la répartition des fonds municipaux dans l’ensemble de la communauté.
8. La structure et le programme offerts dans ces installations doivent correspondre au modèle de prestation des services de la Ville.
9. Mesure dans laquelle la proposition répond aux besoins des communautés d’intérêts ou des régions ciblées, ou aux activités ciblées.
10. Mesure dans laquelle les installations proposées conviennent aux installations existantes au sein de la communauté et de la Ville.
11. Mesure dans laquelle la proposition optimise la capacité (c.-à-d. les possibilités de participation accrue de la communauté).
12. Mesure dans laquelle la proposition optimise le financement (c.-à-d. le montant contribué par d’autres sources).
13. Détails sur les autres partenaires potentiels, leur participation et leur contribution au projet.
14. Évaluation de l’état de la planification et du financement du projet et de la perspective et du moment de l’obtention d’un soutien financier supplémentaire de la part d’autres organismes.
15. Opportunité de la taille du projet proposé et de l’apport financier que l’on cherche à obtenir de la Ville. Un entrepreneur professionnel doit préciser les coûts totaux projetés du projet et les communiquer par écrit à la Ville.
16. Les organismes qui tirent d’importantes recettes et dont les activités d’exploitation sont majeures et/ou qui ont plus de facilité à créer des partenariats et à obtenir des fonds d’ailleurs pourraient avoir moins de priorité pour obtenir des fonds de la Ville.
17. Les antécédents du requérant démontrent sa capacité à entreprendre et à achever sa proposition et à exploiter l’installation comme il le propose.
18. Niveau de soutien et de participation de la communauté au projet. L’approbation de la communauté est nécessaire pour la mise en œuvre des projets.
19. Mesure dans laquelle la proposition aura des retombées positives au sein de la communauté et des incidences négatives minimes.
20. Capacité à satisfaire aux exigences de la Ville en matière d’assurance.
21. La reconnaissance permanente sous forme de plaques, de panneaux ou d’inscriptions est interdite dans le cadre des programmes de partenariats.
22. Incidence des pressions opérationnelles.

La contribution maximale de la Ville pour des projets dans ses propres installations sera de 50 % des dépenses des projets d’immobilisations admissibles. Pour les projets dans des installations communautaires appartenant à la communauté (et non à la Ville), la contribution maximale de la Ville sera de 25 % des dépenses des projets d’immobilisations admissibles.

Dépenses en immobilisations admissibles

Les dépenses suivantes sont admissibles au partage des coûts dans le cadre de ce programme :

• Coûts liés à la conception et aux travaux de conception détaillés;
• Coûts de construction, y compris les dépenses imprévues;
• Coûts liés à l’aménagement du site;
• Permis d’aménagement et de construction;
• Matériel fixe.

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :

• Frais de financement (c’est-à-dire les frais de crédit);
• Frais de collecte de fonds;
• Mobilier non fixe et dépenses liées au matériel;
• Frais de déménagement;
• Coûts liés aux ordinateurs et coûts de TI non fixes.

Les formes de contribution

La contribution de la Ville peut être fournie d’une ou de plusieurs façons suivantes :

• Une subvention versée en argent comptant;
• Un terrain ou d’autres services en nature.

Toute contribution de la Ville sous forme de terrain est réputée faire partie de la contribution de la Ville.

Il convient de noter que la contribution globale de la Ville découlant d’une méthode de financement ou d’une autre ne dépassera pas les plafonds de contribution précisés plus haut.

Avant de soumettre votre demande, assurez-vous d'avoir bien lu les lignes directrices et les principes. 

Un deuxième ensemble de critères a été créé pour établir la priorité des projets admissibles.

• Terrain de la Ville qui demeure la propriété de cette dernière par rapport à un projet sur des terrains ne lui appartenant pas;
• La priorité sera accordée aux premières demandes et aux nouveaux requérants qui n’ont jamais reçu de financement;
• La priorité sera accordée aux propositions visant à promouvoir l’accès équitable et l’égalité des possibilités de participer aux activités récréatives;
• Emplacement du projet proposé : accès aux transports en commun, secteur de croissance, proximité des artères de circulation, proximité ou incidence sur les quartiers résidentiels, secteur central insuffisamment desservi;
• Taille et genre d’installation : répondre aux besoins définis dans le Plan directeur des infrastructures des parcs et des loisirs, capacités sportives pluridisciplinaires, potentiel de tournois, économies d’échelle, ajouts potentiels aux installations existantes ou potentiel de croissance future pour de nouveaux terrains de sport;
• Respect des politiques, normes et règlements existants : Politique de bilinguisme, LAPHO, Normes de conception accessible, etc.;
• Norme de construction : respect des Normes de l’infrastructure des installations récréatives de la Ville d’Ottawa (2019);
• Potentiel d’intensification de la programmation, utilisation efficiente/efficace des terrains, capacité de charge du gazon, utilisation responsable;
• Exigences pour la contribution de la Ville : subventions/financements externes, enveloppe du budget des immobilisations, rendement antérieur du promoteur;
• La priorité sera accordée aux requérants qui disposent des fonds nécessaires pour commencer le projet rapidement après son approbation.
• La priorité sera accordée aux requérants qui ont fourni une lettre de soutien de l’association communautaire locale.

La date limite pour la présentation des propositions est le 1^er mars, à 15 heures. Le processus initial de proposition permettra de qualifier les projets soumis en fonction des objectifs, de l’admissibilité et des critères du programme. Si le 1^er mars tombe une fin de semaine ou un jour férié, les propositions doivent être remises à 15 heures le premier jour ouvrable suivant.

Calendrier du programme

• Le 1^er mars : date limite des demandes
• Avril : évaluation en vue de l’admissibilité
• Mai à juin : consultations publiques sur toutes les propositions publiées sur le site Web Participons Ottawa - Durée d’un mois afin de connaître l’avis du public
• Mai à août : établissement de la priorité des projets
• Septembre à octobre : rapport présenté au Comité et au Conseil pour approbation finale
• Novembre à décembre : lancement du projet, entente de partenariat

Le formulaire Proposition de partenariat préliminaire.

• On établira une entente de partenariat qui précisera les détails du projet d’immobilisations et comprendra des clauses énonçant les intentions de chaque partie, les objectifs communs et les résultats, etc.;
• La Ville versera des paiements à la réception des factures comme convenu entre elle et l’organisme communautaire;
• Les chèques de financement seront émis à un groupe ayant deux signataires autorisés ou plus;
• La Ville suivra les modalités et les conditions de l’entente de partenariat;
• Tous les fonds non utilisés seront remis à la Ville, à moins que cette dernière n’approuve une deuxième phase du projet vers laquelle les fonds pourraient être dirigés;
• La structure de gouvernance et le niveau de participation approprié de la Ville doivent être convenus entre les parties;
• L’accord comprendra des modalités et conditions qui permettront à la Ville de nommer un gestionnaire de projet si elle le désire ou de nommer un conseiller en aménagement de projet auprès du corps administratif durant la période de construction et de garantie;
• L’entente comprendra une approbation de la Ville aux diverses étapes d’aménagement du projet : le concept final et le devis, l’offre de construction, l’acceptation de l’offre, les modifications apportées au contrat qui dépassent 10 %, les modifications qui dépassent les dépenses imprévues ou qui entraînent des demandes de fonds supplémentaires;
• Lorsque les installations appartiennent aux communautés, la Ville n’accepte aucune responsabilité de financement de fonctionnement ou d’entretien;
• Le requérant doit démontrer que le propriétaire possède une assurance de responsabilité civile pour la construction du projet et le propriétaire du terrain doit fournir son accord par écrit pour le projet d’immobilisation proposé;
• La Ville doit participer à la vente ou à la location des droits de dénomination de l’installation;
• La Ville doit approuver les frais (le cas échéant) imputés à la communauté;
• Dans le cas d’installations appartenant à la communauté, la Ville récupérera une partie de sa contribution financière s’il y a modification importante de l’utilisation de l’installation selon les modalités et conditions de l’entente ou du calendrier approuvé (en rapport avec l’amortissement par la Ville de l’actif incorporel);
• Le projet d’immobilisations doit être aménagé dans les délais convenus;
• Si l’organisme cesse d’exister ou est reconstitué durant la vie du projet d’immobilisations, il faudra garantir la sauvegarde de l’investissement public dans celui-ci.

Donna Williams
613-580-2424, poste 23169

Renée Proteau
613-580-2424, poste 26967

Coran Graham
613-580-2424, poste 16683