Accès à l’information et protection de la vie privée

Cinq principes fondamentaux sous-tendent ce texte législatif. Ils visent à assurer un équilibre approprié entre, d’une part, l’accès à l’information que détiennent les pouvoirs publics locaux et, d’autre part, la protection des renseignements personnels des particuliers. Ces cinq principes sont les suivants :

• Vous, les membres du « grand public », avez le droit d’obtenir accès aux documents que détient la Ville (une « institution » au sens de la Loi), sauf en de rares exceptions spécifiques.
• La Ville doit protéger votre vie privée et suivre des règles et directives précises en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation, à d’autres parties, des renseignements personnels qui vous concernent.
• Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que détient la Ville à votre sujet.
• Vous avez le droit de demander la rectification des renseignements personnels que détient la Ville à votre sujet. Cependant, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer les opinions.
• Enfin, vous avez le droit de demander un examen indépendant des décisions prises par la Ville. Cet examen indépendant est alors réalisé par le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

Selon la Loi, une institution dispose de 30 jours civils à compter de la date à laquelle une demande complète lui parvient pour rendre une décision ou fournir une réponse. Cependant, elle peut mettre plus de temps, notamment lorsqu’il est nécessaire de fouiller un grand nombre de documents ou de consulter un expert-conseil externe.

Soucieuse de se conformer à l’esprit de la Loi, la Ville d’Ottawa s’engage à permettre aux particuliers de consulter les renseignements qu’elle possède et contrôle, y compris la plupart des documents d’exploitation ainsi que ceux qui contiennent des renseignements à leur sujet, le cas échéant. Il s’agit d’un processus normalisé qui permet la divulgation de nombreux renseignements sans qu’il soit nécessaire de présenter une demande officielle aux termes de la Loi. En fait, la Ville n’exigera la production d’une demande officielle que dans des circonstances très particulières.

Il peut être bon de consulter la version intégrale de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.

Le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, nommé par l’Assemblée législative de l’Ontario, surveille tous les aspects de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée en ce qui concerne tous les organismes publics visés par la Loi, y compris la Ville d’Ottawa. Le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée est un organe indépendant chargé de surveiller l’application de la loi et, notamment :

• de traiter les appels des décisions prises par la Ville d’Ottawa en réponse à la demande présentée aux termes de la LAIMPVP par l’auteur de la demande ou une tierce partie lésée;
• de faire enquête sur les plaintes concernant toute atteinte à la vie privée pour assurer l’observation des dispositions à cet effet de la LAIMPVP;
• de renseigner le grand public sur la Loi.

Conformément à sa Politique sur la protection de la vie privée, la Ville d’Ottawa est résolue à agir de façon ouverte, accessible et transparente tout en préservant la vie privée des particuliers, notamment en protégeant leurs renseignements personnels sous sa garde ou son contrôle. La Ville doit traiter l’information conformément aux responsabilités et exigences établies dans la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée et d’autres lois applicables en la matière.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée est chargé :

• de répondre aux demandes officielles de renseignements présentées en vertu de la LAIMPVP;
• d’évaluer les demandes officieuses de renseignements pour le compte des directions municipales et de conseiller ces dernières à leur sujet dans le but d’améliorer l’accès à l’information du public tout en faisant en sorte que les dispositions de la Loi relatives à la protection de la vie privée soient respectées;
• de veiller à ce que tous ses services respectent les dispositions de la Loi et de ces règlements d’application, concernant la collecte, l’échange et la divulgation des renseignements personnels et à ce que seuls les personnes et les services autorisés aient accès à ces renseignements;
• d’évaluer les programmes et les outils technologiques de la Ville et de réaliser des examens concernant la protection de la vie privée pour s’assurer qu’ils répondent aux exigences de la Loi concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels;
• de concevoir des programmes et des séances d’information sur la LAIMPVP et de les offrir aux employés municipaux afin que ceux-ci connaissent bien les exigences de la Loi;
• de fournir de façon continue des mises à jour sur les décisions rendues par le commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario précisant leur incidence pour la Ville;
• de surveiller la conception des formulaires, sondages et questionnaires afin que ceux-ci précisent la loi en vertu de laquelle les renseignements personnels demandés sont recueillis, l’utilisation qui sera faite de ces renseignements ainsi que le nom d’une personne-ressource.