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À propos du répertoire
Un des principes fondamentaux de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) consiste à « protéger la vie privée des particuliers que concernent les renseignements personnels détenus par une institution et accorder à ces particuliers un droit d’accès à ces renseignements ».
Selon la LAIMPVP(lien externe), une banque de renseignements personnels est un « ensemble de renseignements personnels systématisés et susceptibles de récupération d’après le nom d’un particulier ou d’après un numéro d’identification ou un signe individuel qui lui est attribué ».
Afin de remplir ses obligations en vertu du paragraphe 34(1) de la LAIMPVP, la Ville a préparé un répertoire des banques de renseignements personnels pour aider les membres du public à déterminer et à trouver où leurs renseignements personnels sont conservés, l’autorité légale invoquée pour la collecte, ce qui est recueilli et l’utilisation qui en est faite.
Les renseignements contenus dans le répertoire des banques de renseignements personnels sont classés par direction générale de la Ville et par secteur d’activité. Cette liste est très détaillée et mise à jour à mesure que les programmes municipaux évoluent. Dans certains cas, il arrive aux directions générales d’indiquer qu’une banque de renseignements personnels a une entrée connexe dans les plans de divulgation systématique et de diffusion proactive.
Banque de renseignements personnels : Direction générale des services sociaux et communautaires
Direction générale des services sociaux et communautaires
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs (dont ceux qui ont accès à l’information) | Personnes visées par ces banques | Conservation et déclassement |
|---|---|---|---|---|---|
| Suivi de la gestion des enjeux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Ce fichier contient le nom et les coordonnées ou le numéro d’identification des résidents. Il est utilisé à des fins de gestion des demandes de renseignements, de suivi des demandes et des délais. | Spécialiste, Bureau du directeur général Coordonnateur, Relations avec la collectivité et les intervenants Agents de gestion de programmes et de projets, Services de soutien aux activités Gestionnaire, Services de soutien aux activités Adjoint de direction, Bureau du directeur général Coordonnateur des Services numériques | Résidents d’Ottawa et plaignants | Classification des documents organisationnels : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs (dont ceux qui ont accès à l’information) | Personnes visées par ces banques | Conservation et déclassement |
|---|---|---|---|---|---|
| Système de gestion des services de garde d’enfants de l’Ontario (SGSGEO) | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, 2014, chap. 11, annexe 1, par. 71(1) Règlement de l’Ontario 138/15, art. 9 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | L’information archivée pour les besoins de la subvention des frais de garde comprend les renseignements personnels sur les clients, dont les noms officiels complets, les dates de naissance, les adresses municipales, les numéros de téléphone, les adresses de courriel, les détails des paiements, les revenus, les documents juridiques et les détails correspondant à la garde ou à la vérification des normes financières et communiqués par les clients. Le SGSGEO est une application logicielle complète qui permet de superviser et de gérer un système de services pour les enfants de la naissance à 12 ans et qui soutient l’administration du financement provincial. | Personnel des Services aux clients des Services à l’enfance Chargés de cas des Services de garde d’enfants Adjoints au soutien, Programme de subventions des services de garde Coordonnateurs Gestionnaire de programme Commis au soutien administratif Spécialistes du service à la clientèle Gestionnaires Certains membres du personnel et gestionnaires des centres d’expertise des Services à l’enfance Organisme fournisseur de services de garde d’enfants agréé | Résidents d’Ottawa (familles bénéficiaires d’une subvention pour la garde d’enfants, dont les parents, les tuteurs, les enfants et les autres adultes) | Classification des documents organisationnels : S02-05 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Registre et liste d’attente des services de garde d’enfants (RLASGE) | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, 2014, chap. 11, annexe 1, par. 71(1) Règlement de l’Ontario 138/15, art. 9 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Renseignements personnels recueillis : Parent ou tuteur : adresse municipale, numéro de téléphone, adresse de courriel, prénom et nom, date de naissance, langue, statut de la subvention, état matrimonial, revenus Enfants : dates de naissance (réelles ou prévues), prénoms et noms, noms des frères et sœurs, adresses municipales, écoles, genres, besoins spéciaux, statuts d’autochtone, langues Personne à joindre en cas d’urgence : adresse municipale, numéro de téléphone, adresse de courriel, prénom et nom. Le RLASGE de la Ville d’Ottawa est une application en ligne pour les parents à la recherche d’un service de garde agréé. Les parents peuvent présenter une demande pour obtenir une place à plein tarif (registre) ou subventionnée (liste d’attente) en remplissant un seul formulaire. | Membres du personnel et gestionnaires des Services aux clients des Services à l’enfance Certains membres du personnel et gestionnaires des centres d’expertise des Services à l’enfance Principaux membres du personnel du réseau One Human Service Network Organisme fournisseur de services de garde d’enfants agréé | Résidents (familles et enfants) | Classification des documents organisationnels : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. |
| Dossiers des clients des subventions des frais de garde (dossiers imprimés) | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, 2014, chap. 11, annexe 1, par. 71(1) Règlement de l’Ontario 138/15, art. 9 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Renseignements personnels recueillis : documents nécessaires à l’administration du Programme de subventions des frais de garde, dont les preuves de revenus et d’identité. Il s’agit aussi de l’information nécessaire pour mener à bien les processus de traitement des appels. Ces renseignements peuvent aussi comprendre les noms officiels complets, les dates de naissance, les adresses municipales, les numéros de téléphone, les adresses de courriel, les détails des paiements, les pièces justificatives des revenus et les documents juridiques, ainsi que les détails correspondant à la garde des enfants et à la vérification des normes financières et communiqués par les clients. | Membres du personnel et gestionnaires des Services aux clients des Services à l’enfance Certains membres du personnel et gestionnaires des centres d’expertise des Services à l’enfance Principaux membres du personnel du réseau One Human Service Network Organisme fournisseur de services de garde d’enfants agréé | Résidents d’Ottawa (familles bénéficiaires d’une subvention pour la garde d’enfants, ce qui comprend les parents, les tuteurs, les enfants et les autres adultes) | Classification des documents organisationnels : S02-05 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Subventions pour l’augmentation des salaires des employés des services de garde et d’aide aux services de garde en milieu familial | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, 2014, chap. 11, annexe 1, par. 71(1) Règlement de l’Ontario 138/15, art. 9 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Demandes de subventions annuelles déposées auprès de la Ville par certains organismes fournisseurs de services de garde d’enfants, dont les renseignements personnels limités à propos de leur personnel, l’information liée aux subventions pour l’augmentation des salaires des employés des services de garde et pour l’aide aux services de garde en milieu familial. On ne réunit pas toute l’information dans tous les cas; cette information peut toutefois comprendre le nom complet, le poste, le salaire, les heures de travail et le lieu de travail. | Membres du personnel et gestionnaires des Services aux clients des Services à l’enfance Membres du personnel et gestionnaires des centres d’expertise des Services à l’enfance | Résidents d’Ottawa (membres du personnel de certains centres de services de garde agréés et d’agences de services de garde en milieu familial) | Classification des documents organisationnels : F22-01 Les dossiers sont conservés pendant deux ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Lillio | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1 Règlement de l’Ontario 137/15 | Registres des présences, coordonnées des parents et de la personne à joindre en cas d’urgence, vérification visuelle lors du sommeil, allergies et restrictions alimentaires, dossier de l’enfant, dossiers du personnel, carnet de santé, preuves d’évolution, communication avec les parents, récits d’apprentissage et documentation du programme, rapports quotidiens, dossiers de santé. Il soutient l’administration des centres de services de garde municipaux et est l’outil de communication avec les parents et la tenue des dossiers. | Personnel des services de garde municipaux | Résidents (familles et enfants), personnes à joindre en cas d’urgence, personnel des services de garde municipaux | Classification des documents organisationnels : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. |
| Registre quotidien du centre de garde d’enfants (dossiers physiques) | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1 Règlement de l’Ontario 137/15 | Notes quotidiennes, nom des enfants, nom des employés, nom des parents, communication entre les employés et les familles, personnes à joindre en cas d’urgence, symptômes de maladie, etc. Il soutient l’administration des centres de services de garde municipaux et la tenue des dossiers. | Gestionnaire du programme Superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées Employés du Centre Conseiller en programmes du ministère de l’Éducation (ME) Spécialiste de l’élaboration de programmes | Enfants, employés, étudiants d’un programme d’enseignement coopératif, parents ou tuteurs, visiteurs (techniciens en technologie de l’information, personnel de l’établissement, etc.) | Classification des documents organisationnels : S12-05 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Plaintes (dossiers physiques) | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1 Règlement de l’Ontario 137/15 | Coordonnées des parents ou des tuteurs Renseignements sur l’enfant. Ces coordonnées permettent d’administrer les centres de services de garde municipaux et de tenir les dossiers. | Équipe de direction, Gestionnaire de programme Superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées Ministère de l’Éducation (ME) Spécialiste de l’élaboration de programme Spécialiste de la vérification | Enfant, parents ou tuteurs, superviseur/personne désignée, spécialiste de l’élaboration de programmes, gestionnaire de programme, équipe de direction (si nécessaire), employés | Classification des documents organisationnels : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. |
| Plainte (fichiers numériques) | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1 Règlement de l’Ontario 137/15 | Nom de l’enfant, nom du parent, numéro de téléphone, adresse de courriel. Ces coordonnées permettent d’administrer les centres de services de garde municipaux et de tenir les dossiers. | Directeur des Services à l’enfance Gestionnaire de programme Superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées Spécialiste de l’élaboration de programmes Coordonnateur de la dotation Spécialiste de la vérification | Enfants, parents ou tuteurs, employés | Classification des documents organisationnels : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. |
| Dossiers des enfants (dossiers physiques) | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1 Règlement de l’Ontario 137/15 | Coordonnées des parents et des personnes à joindre en cas d’urgence, nom de l’enfant, date de naissance, coordonnées du médecin, renseignements sur la santé, dossiers d’immunisation, documents légaux tels qu’une preuve de la garde de l’enfant. Ces coordonnées permettent d’administrer les centres de services de garde municipaux et de tenir les dossiers. | Gestionnaires du programme Superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées, Employés du Centre Ministère de l’Éducation (ME) Spécialiste de l’élaboration de programmes | Enfants, parents ou tuteurs, coordonnées de la personne à joindre en cas d’urgence | Classification des documents organisationnels : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. |
| Plans individualisés, plan d’urgence anaphylactique Formulaire de demande d’administration de médicaments (fichiers numériques) | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1 Règlement de l’Ontario 137/15 | Nom de l’enfant, coordonnées des parents ou des tuteurs et des personnes à joindre en cas d’urgence, nom de l’enfant, date de naissance, coordonnées du médecin, renseignements sur la santé. Ces coordonnées permettent d’administrer les centres de services de garde municipaux et de tenir les dossiers. | Directeur des Services à l’enfance Gestionnaire de programme Superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées Spécialiste de l’élaboration de programmes Coordonnateur de la dotation Spécialiste de la vérification | Enfants et familles | Classification des documents organisationnels : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. |
| Formulaire de signalement de cas présumé de mauvais traitements ou de négligence envers un enfant (fichiers numériques | Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, L.O. 2014, chap. 11, annexe 1 Règlement de l’Ontario 137/15 | Nom de l’enfant, date de naissance, nom du chargé de cas de la Société de l’aide à l’enfance (SAE). Ces coordonnées permettent d’administrer les centres de services de garde municipaux et de tenir les dossiers. | Directeur des Services à l’enfance Gestionnaire de programme Superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées Spécialiste de l’élaboration de programmes Coordonnateur de la dotation Spécialiste de la vérification | Enfants | Classification des documents organisationnels : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. |
| Rapports d’accident ou de maladie (fichiers numériques | Loi sur la santé et la sécurité au travail, L.R.O. 1990, chap. O.1 Règlement de l’Ontario 420/21 | Nom de l’employé, nom de l’élève, adresse municipale, numéros de téléphone (cellulaire et à la maison). Ces coordonnées permettent d’administrer les centres de services de garde municipaux et de tenir les dossiers. | Directeur des Services à l’enfance Gestionnaire de programme Superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées Conseiller en programmes du ministère de l’Éducation (ME) Spécialiste de l’élaboration de programmes Coordonnateur de la dotation Spécialiste de la vérification | Employés, élèves | Classification des documents organisationnels : S01-08 Les dossiers sont conservés pendant trois ans après leur clôture, puis détruits. |
| Publicité multimédia (fichiers numériques) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Nom de l’enfant, photos de l’enfant, nom et adresse des parents. Photos utilisées à des fins publicitaires pour présenter les centres de services de garde municipaux. | Directeur des Services à l’enfance Gestionnaire de programme Superviseurs des garderies municipales ou les personnes désignées Spécialiste de l’élaboration de programmes Coordonnateur de la dotation Spécialiste de la vérification | Enfants, parents ou tuteurs | Classification des documents organisationnels : S12-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. |
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs (dont ceux qui ont accès à l’information) | Personnes visées par ces banques | Conservation et déclassement |
|---|---|---|---|---|---|
| Dossiers des clients d’Emploi Ontario (formulaires officiels archivés sur support numérique) | Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, par. 71 (1) Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 53 Loi sur l’assurance-emploi, L.C. 1996, chap. 23, art. 3 et 63 Règlement sur l’assurance-emploi (DORS/96-332) | Nom du client, date de naissance, adresse municipale, téléphone, adresse de courriel et numéro d’assurance sociale (NAS) Renseignements sur les employeurs et les formateurs (p. ex. numéros d’enregistrement, adresse municipale, coordonnées). Les renseignements personnels seront utilisés par la Ville aux fins de l’administration des programmes d’aide sociale du gouvernement de l’Ontario. | Personnel d’Emploi Ontario. | Clients d’Emploi Ontario | Base de données –Maintien en poste en cours. |
| Programmes des partenaires communautaires et d’aiguillage des services sociaux | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Noms, numéro de téléphone, adresse de courriel et identifiant des clients dans le SAGAS Suivi des recommandations adressées aux partenaires communautaires pour l’aide communautaire | Personnel des Services sociaux et d’emploi | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des documents organisationnels : S02-01 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs (dont ceux qui ont accès à l’information) | Personnes visées par ces banques | Conservation et déclassement |
|---|---|---|---|---|---|
| Dossiers des bénéficiaires des prestations municipales (services numériques et formulaires officiels archivés sur support numérique) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Loi sur les services d’aides familiales et d’infirmières visiteuses, L.R.O. 1990, chap. H.10, art. 9 et 10 Règlement de l’Ontario 634 Loi sur la protection et la promotion de la santé, L.R.O. 1990, chap. H.7, art. 5 | Nom, genre, date de naissance, adresse municipale, numéro de téléphone, adresse de courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme Ontario au travail (OT), du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH), des Soutiens essentiels de santé et de services sociaux (SESSS) et des programmes d’appui à domicile | Le personnel des Services sociaux et d’emploi, du Logement (personnel des refuges, l’administration créant des logements d’urgence et traitant les factures pour les séjours hors refuge), des Services financiers, de Gestion des comptes, de la Comptabilité et rapports, du Centre d’appels 3-1-1, des services dentaires de Santé publique Ottawa (SPO), et des Comptes créditeurs. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale, d’une aide autre que sociale, de soins dentaires couverts par le ministère de la Santé, et clients de la SAE recevant des soins dentaires, enfants inscrits au programme Beaux sourires, et personnes âgées recevant des soins dans le cadre du Programme ontarien de soins dentaires pour les aînés | Classifications des documents organisationnels : S02-02, S02-03, S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Dossiers des bénéficiaires de prestations municipales (dossiers physiques) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Loi sur les services d’aides familiales et d’infirmières visiteuses, L.R.O. 1990, chap. H.10, art. 9 et 10 Règlement de l’Ontario 634 Loi sur la protection et la promotion de la santé, L.R.O. 1990, chap. H.7, art. 5 | Nom, genre, date de naissance, adresse municipale, numéro de téléphone, adresse de courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme Ontario au travail (OT), du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH), des Soutiens essentiels de santé et de services sociaux (SESSS) et des programmes d’appui à domicile | Le personnel des Services sociaux et d’emploi, du Logement (personnel des refuges, l’administration créant des logements d’urgence et traitant les factures pour les séjours hors refuge), des Services financiers, de Gestion des comptes, de la Comptabilité et rapports, du Centre d’appels 3-1-1, des services dentaires de Santé publique Ottawa (SPO), et des Comptes créditeurs. Accès limité si nécessaire. | Bénéficiaires de l’aide sociale, d’une aide autre que sociale, de soins dentaires couverts par le ministère de la Santé, et clients de la SAE recevant des soins dentaires, enfants inscrits au programme Beaux sourires, et personnes âgées recevant des soins dans le cadre du Programme ontarien de soins dentaires pour les aînés | Classifications des documents organisationnels : S02-02, S02-03, S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Dossiers des bénéficiaires du programme Ontario au travail (fichiers numériques) | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, genre, date de naissance, adresse municipale, numéro de téléphone, adresse de courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme Ontario au travail (OT), du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH), des Soutiens essentiels de santé et de services sociaux (SESSS) et des programmes d’appui à domicile. | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : commis au soutien administratif, spécialistes du service à la clientèle, chargés de cas, coordonnateurs, gestionnaires de programme, gestionnaires des Bureaux d’examen de l’admissibilité, travailleurs de l’Aide à la famille, commis-comptables, spécialistes de la perception, examinateurs de cas, agent de la Présentation des cas, analystes financiers, agents des finances, chargés de cas des Refuges, agent du Logement, Santé publique Ottawa, superviseur des Refuges, agent de supplément au Loyer, commis aux finances, conseillers du Soutien des politiques et des programmes, agents de formation, spécialistes du Soutien aux applications et technicien des Services financiers | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des documents organisationnels : S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Dossiers des bénéficiaires du programme Ontario au travail (dossiers imprimés) | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, genre, date de naissance, adresse municipale, numéro de téléphone, adresse de courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme Ontario au travail (OT), du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH), des Soutiens essentiels de santé et de services sociaux (SESSS) et des programmes d’appui à domicile | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : commis au soutien administratif, spécialistes du service à la clientèle, chargés de cas, coordonnateurs, gestionnaires de programme, gestionnaires des Bureaux d’examen de l’admissibilité, travailleurs de l’Aide à la famille, examinateurs de cas, agent de la Présentation des cas, conseillers du Soutien des politiques et des programmes, agents de formation et spécialistes du soutien aux applications | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des documents organisationnels : S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Vérifications | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, genre, date de naissance, adresse municipale, numéro de téléphone, adresse de courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études Conformité avec les politiques | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : gestionnaires de programme, conseillers du Soutien des politiques et des programmes et agent de la Présentation des cas | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des documents organisationnels : G14-01 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. |
| Appels devant le Tribunal de l’aide sociale | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, genre, date de naissance, adresse municipale, numéro de téléphone, adresse de courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études Suivi des appels devant le Tribunal de l’aide sociale | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : gestionnaires de programme, conseillers du Soutien des politiques et des programmes, agent de la Présentation des cas et commis au soutien administratif | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des documents organisationnels : S02-03, S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Accès à l’information et protection de la vie privée (AIPVP) et demandes de renseignements de tiers | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, adresse municipale, numéro de téléphone, NAS et date de naissance. Nom et date de naissance de l’enfant à charge, montants des prestations Gestion des demandes, gestion des documents | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : gestionnaires de programme, conseillers du Soutien des politiques et des programmes, commis au soutien administratif et technicien des Services financiers | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des documents organisationnels : I02-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. I02-03 Les dossiers sont conservés pendant neuf ans, puis détruits. |
| Funérailles | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, date du décès, numéros d’identification du programme Ontario au travail ou du POSPH Administration et maintien des indemnités funéraires du programme Ontario au travail et du POSPH | Membres du personnel des Services sociaux et d'emploi : gestionnaire de programme, conseillers du Soutien des politiques et des programmes, commis au soutien administratif et technicien des Services financiers | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des documents organisationnels : S02-03, S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Rapports | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, genre, date de naissance, adresse municipale, numéro de téléphone, adresse de courriel, NAS, carte Santé, numéro de membre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale, immigration, revenus, dépenses, actifs, conjoint, personnes à charge, études Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme Ontario au travail, du POSPH, et des SESSS | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : commis au soutien administratif, spécialistes du service à la clientèle, chargés de cas, coordonnateurs, gestionnaires de programme, gestionnaires des Bureaux d’examen de l’admissibilité, travailleurs de l’Aide à la famille, examinateurs de cas, agent de la Présentation des cas, conseillers du Soutien des politiques et des programmes, agents de formation, spécialistes du soutien aux applications, analystes financiers, commis-comptables et agent des finances | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des documents organisationnels : S02-03, S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Rapports d’intrusion et d’incident | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 10(1) Loi sur la santé et la sécurité au travail, L.R.O. 1990, chap. O.1, par. 25(2) | Nom, adresse, numéro d’identification du programme Ontario au travail Lettres aux clients concernant les avis d’intrusion, les rapports d’incidents, et la gestion des dossiers | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : gestionnaires de programme, conseillers du Soutien des politiques et des programmes et commis au soutien administratif | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des documents organisationnels : S02-03, S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Gestion des rendez-vous au bureau | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, NAS, carte Santé, numéro d’identification du programme Ontario au travail Coordination des rendez-vous quotidiens au bureau | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : commis au soutien administratif, spécialistes du service à la clientèle, chargés de cas, coordonnateurs, gestionnaires de programme, gestionnaires des Bureaux d’examen de l’admissibilité, travailleurs de l’Aide à la famille, examinateurs de cas, agent de la Présentation des cas, conseillers du Soutien des politiques et des programmes, agents de formation et spécialistes du soutien aux applications | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des documents organisationnels : S02-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. |
| Listes de candidatures | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, numéro d’identification du programme Ontario au travail, langue Coordination des rendez-vous quotidiens pour les demandes d’inscription au programme Ontario au travail et aux SESSS | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : commis au soutien administratif, spécialistes du service à la clientèle, chargés de cas, coordonnateurs, gestionnaires de programme, gestionnaires des Bureaux d’examen de l’admissibilité, travailleurs de l’Aide à la famille, examinateurs de cas, agent de la Présentation des cas, conseillers du Soutien des politiques et des programmes, agents de formation et spécialistes du soutien aux applications | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des documents organisationnels : S02-02, S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Lettres du gouvernement provincial (sur support numérique) | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, numéro d’identification du programme Ontario au travail, adresse. Mise à jour concernant l’admissibilité au programme Ontario au travail, les transferts de dossiers, les demandes de renseignements | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : commis au soutien administratif, spécialistes du service à la clientèle, chargés de cas, coordonnateurs, gestionnaires de programme, gestionnaires des Bureaux de l’examen de l’admissibilité, travailleurs de l’Aide à la famille, examinateurs de cas, agent de la Présentation des cas, conseillers du Soutien des politiques et des programmes, agents de formation et spécialistes du soutien aux applications | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classification des documents organisationnels : S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Dossiers de suivi de l’information obligatoires du gouvernement provincial : gérés par la municipalité | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 | Nom, numéro d’identification du programme Ontario au travail, adresse municipale, adresse du lieu de réunion, date de naissance, NAS, plaque d’immatriculation, numéro de dossier du Bureau des obligations familiales, renseignements sur le payeur, genre, numéro de permis, numéro d’identification du véhicule, numéro d’identification de l’inscrit Rapports, gestion des dossiers, administration et maintien des prestations du programme Ontario au travail et du POSPH | Commis au soutien administratif Spécialistes du service à la clientèle Chargés de cas Coordonnateurs Gestionnaires de programme Gestionnaires des Bureaux d’examen de l’admissibilité Travailleurs de l’Aide à la famille Examinateurs de cas Agent de la Présentation des cas Conseillers du Soutien des politiques et des programmes Agents de formation et spécialistes du soutien aux applications | Bénéficiaires de l’aide sociale | Classifications des documents organisationnels : S02-03, S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Formulaire de consentement intégré (sur support imprimé et sur support numérique) | Consentement pour les services internes : Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 Loi de 2011 sur les services de logement, 2011, art. 169 Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, 2014, par. 70 Loi sur le ministère des Services sociaux et communautaires, art. 6 Consentement pour les services externes : Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10(1), art. 10(2) et alin. 5 et 6 | Noms, numéros d’identifiant du programme Ontario au travail, numéros de téléphone, noms officiels, âge, identité de genre, dates de naissance, composition de la famille, statut professionnel, statut d’immigrant et formation Pour simplifier l’accès aux services et aux programmes sociaux et à l’aide offerte par les Services sociaux et communautaires de la Ville d’Ottawa en partenariat avec les organismes externes fournisseurs de services communautaires | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : coordonnateur, gestionnaire et chargés de cas; spécialiste du service à la clientèle et commis au soutien administratif | Bénéficiaires de l’aide sociale et bénéficiaires de l’aide non sociale | Classification des documents organisationnels : S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Équipe des services mobiles et d’intervention (formulaires législatifs archivés sur support imprimé) | Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, art. 5, 10, 45, 46 et 53 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 7, 8, 15, 57, 58 et 71 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10(1), art. 10 (2), alin. 5 et 6 Règlement de la Ville d’Ottawa no 2022-29 | Noms, numéros de téléphone, noms officiels, âge, identité de genre et dates de naissance Pour simplifier l’accès aux services et aux programmes sociaux et à l’aide offerte par les Services sociaux et communautaires de la Ville d’Ottawa en partenariat avec les organismes externes fournisseurs de services communautaires | Membres du personnel des Services sociaux et d’emploi : Équipe des services mobiles et d’intervention (ESMI), coordonnateur, gestionnaire et chargés de cas; spécialiste du service à la clientèle | Bénéficiaires de l’aide sociale et bénéficiaires de l’aide non sociale | Classification des documents organisationnels : S02-04 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs (dont ceux qui ont accès à l’information) | Personnes visées par ces banques | Conservation et déclassement |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes de renseignements de la part du public ou de politiciens. | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 10 (1) | Ce fichier contient le nom et les coordonnées de personnes du public ou de politiciens. Il est utilisé aux fins de suivi et de réponse. | Personnel du Service de l’EGRIRADS, y compris les gestionnaires de programme, les spécialistes, les adjoints administratifs et les coordonnateurs de programme | Résidents, politiciens | Classifications des dossiers de la Ville : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. G00-09 Les dossiers sont conservés pendant huit ans, puis détruits. |
| Liste des jardins communautaires | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 10 (1) | Ce fichier contient une liste de personnes-ressources clés, d’adresses de courriel personnelles et de numéros de téléphone personnels utilisés comme coordonnées. | Personnel du Service de l’EGRIRADS, y compris les gestionnaires de programme, les spécialistes, les adjoints administratifs et les coordonnateurs de programme | Personnes-ressources et représentants des jardins communautaires | Classification des documents organisationnels : S00-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. |
| Listes des organismes offrant le Programme Snow-Go et le Programme d’aide Snow-Go. | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 10 (1) | Ce fichier contient des listes des clients d’organismes comprenant des adresses de courriel personnelles, des numéros de téléphone personnels, et des adresses municipales utilisés comme coordonnées. | Personnel du Service de l’EGRIRADS, y compris les gestionnaires de programme, les spécialistes, les adjoints administratifs et les coordonnateurs de programme. | Résidents | Classification des documents organisationnels : C00-04 Les dossiers sont conservés pendant un an après que la liste n’est plus nécessaire, puis détruits. |
| Programme Avenir Jeunesse | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 10 (1) | Cette fiche comprend des documents comme les sondages menés auprès des membres du personnel et des renseignements personnels (noms, numéros de téléphone et adresses municipales) | Équipe intégrée de services de quartier; 1 gestionnaire de section, 2 coordonnateurs de programme et 1 coordonnateur du développement communautaire | Membres du programme Avenir Jeunesse (élèves des écoles secondaires d’Ottawa) | Classification des documents organisationnels : S02-01 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après leur clôture, puis détruits. |
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs (dont ceux qui ont accès à l’information) | Personnes visées par ces banques | Conservation et déclassement |
|---|---|---|---|---|---|
| Examens internes | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 155 | Ce fichier contient des noms, des adresses municipales, des documents médicaux, des lettres d’appui concernant les abus, et une vérification des revenus (avis de cotisation). | Membres du personnel de la Direction du logement et des prestations communautaires, dont les gestionnaires de programme et les administrateurs de programme, le directeur et l’adjoint administratif | Ménages bénéficiant d’aide sous forme de loyer indexé sur le revenu (LIR) ou sollicitant une telle aide | Classification des documents organisationnels : L03-14 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. |
| Registre | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 47 Règlement de l’Ontario 367/11, art. 46 | Ce fichier contient le nom, l’adresse municipale, la date de naissance, la vérification de documents relatifs au statut au Canada, le NAS et la vérification du revenu.Il peut également contenir des documents médicaux et des lettres d’appui concernant la vérification d’abus. | Membres du personnel du Registre, de l’organisme fournisseur de logements et de Logement communautaire Administrateurs de programme et membres du personnel de la Direction du logement et des prestations communautaires | Ménages demandant une aide sous forme de LIR | Classification des documents organisationnels : S10-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Dossiers des clients | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 169-176 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Ce fichier contient le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone, la date de naissance, la vérification de documents relatifs au statut au Canada, le NAS, la vérification du revenu, et les personnes à joindre en cas d’urgence. Aux fins d’administration et de gestion des ménages bénéficiant d’un LIR et des allocations de logement. | Personnel du Programme de suppléments de loyer : coordonnateur, agent aux Services du logement, agents au supplément de loyer, commis à l’administration du programme | Ménages bénéficiant d’aide sous forme de LIR ou d’allocations de logement | Classification des documents organisationnels : S10-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Base de données Shamis | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 169-176 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Ce fichier contient le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone, la date de naissance, le genre, la vérification des documents relatifs au statut au Canada, le NAS, la vérification du revenu, et les personnes à joindre en cas d’urgence. Aux fins d’administration et de gestion des ménages bénéficiant d’un LIR et des allocations de logement. | Personnel du Programme de suppléments de loyer : coordonnateur, agent aux Services du logement, agents au supplément de loyer, commis à l’administration du programme | Ménages bénéficiant d’aide sous forme de LIR et information des propriétaires et renseignements sur le propriétaire | Classification des documents organisationnels : S10-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Feuille de calcul Excel pour les allocations de logement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Ce fichier contient le nom, l’adresse municipale et le NAS. Aux fins d’administration et de gestion des ménages bénéficiant d’allocations de logement. | Personnel du Programme de suppléments de loyer : coordonnateur, agent aux Services du logement, agents au supplément de loyer, commis à l’administration du programme et gestionnaire de programme | Ménages bénéficiant d’une allocation de logement | Classification des documents organisationnels : S10-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Classeur d’allocation | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 169-176 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Ce fichier contient le nom et les coordonnées des ménages demandant un LIR, et fournit le résultat de cette demande. | Personnel du Programme de suppléments de loyer : coordonnateur, agent aux Services du logement, agents au supplément de loyer, commis à l’administration du programme | Ménages demandant une aide sous forme de LIR | Classification des documents organisationnels : S10-03 Les dossiers sont conservés pendant sept ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Déclarations du propriétaire | Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 169-176 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Ce fichier contient le nom des locataires, leur adresse municipale, les loyers du marché, et la part du LIR payée par les locataires. Suivi des paiements mensuels aux propriétaires. | Personnel du Programme de suppléments de loyer : coordonnateur, agent aux Services du logement, agents au supplément de loyer, commis à l’administration du programme | Ménages bénéficiant d’aide sous forme de LIR | Classification des documents organisationnels : S10-16 Les dossiers sont conservés pendant 10 ans, puis détruits. |
| Équipe multidisciplinaire responsable des adresses à problème – Plans d’action et dossiers des clients | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 Règlement municipal no 2020-360, Ville d'Ottawa Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 174 | Nom de la personne concernée, adresse municipale et coordonnées. Fournir un soutien de gestion de cas aux clients et suivre les plans relatifs aux adresses municipales. | Membres de l’équipe pluridisciplinaire responsable des adresses municipales problématiques Personnel de l’Unité des programmes et du financement pour la lutte contre l’itinérance et personnel des Services des règlements municipaux (direction responsable) | Résidents | Classification des documents organisationnels : S10-06 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Dossiers clients | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 Règlement municipal n° 2020-360, Ville d'Ottawa Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 174 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 5, 7 et 38-39 Règlement de l’Ontario 135/98, art. 6 Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, par. 32 (2) | Le fichier peut contenir le nom, l’adresse municipale, le revenu, la catégorie sociale ou démographique des demandeurs, les demandes de location, les renseignements sur la santé liée à l’hébergement, la date de naissance, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel personnelle, les documents d’immigration, les renseignements sur l’historique de logement, le statut d’ancien combattant, et le statut d’autochtone. Aux fins d’administration et de gestion des services fournis aux ménages par l’intermédiaire du refuge pour les familles. | Membres du personnel de l’Unité des logements de transition pour les familles et des services dans les établissements externes : chargés de cas, superviseurs, travailleurs du Soutien aux refuges, coordonnateurs de programme et membres du personnel des refuges communautaires, dont les coordonnateurs de programme et les superviseurs | Ménages ayant droit à des services de placement auprès de l’Unité des logements de transition pour les familles et des services dans les établissements externes | Classification des documents organisationnels : S10-06 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Registre du Programme de logements de transition du chemin Corkstown et registre des établissements hors site | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 Règlement municipal n° 2020-360, Ville d'Ottawa Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 174 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 5, 7, et 38-39 Règlement de l’Ontario 135/98, art. 6 Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 1997, chap. 25, annexe B, par. 32 (2) | Le fichier peut contenir le nom, l’adresse municipale, la date de naissance, le numéro de téléphone, et des renseignements sur l’hébergement et l’aiguillage. Suivi de tous les appels téléphoniques liés au refuge pour les familles, y compris principalement les demandes d’hébergement, les demandes de services, les demandes de renseignements des fournisseurs de services. | Membres du personnel de l’Unité des logements de transition pour les familles et des services dans les établissements externes : chargés de cas, superviseurs, travailleurs du Soutien aux refuges, coordonnateurs de programme et membres du personnel des refuges communautaires, dont les coordonnateurs de programme et les superviseurs | Résidents de la Ville d’Ottawa, résidents d’autres municipalités | Classification des documents organisationnels : S10-06 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Classeur du changement de quart de l’Unité des logements de transition pour les familles et des services dans les établissements externes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 Règlement municipal n° 2020-360, Ville d'Ottawa Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art. 174 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 5, 7, et 38-39 Règlement de l’Ontario 135/98, art. 6. Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 1997, chap. 25, annexe B, par. 32 (2) | Ce fichier peut contenir le nom, l’adresse municipale, la date de naissance, le numéro de téléphone, et des renseignements sur l’hébergement et l’aiguillage. Il permet de suivre les différents points de suivi entre les quarts de travail dans le cadre du Programme de logements de transition du chemin Corkstown. | Membres du personnel de l’Unité des logements de transition pour les familles et des services dans les établissements externes : coordonnateurs de programme et gestionnaires de programme | Résidents de la Ville d’Ottawa, résidents d’autres municipalités | Classification des documents organisationnels : S10-06 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Liste d’hébergement au refuge pour familles | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 Règlement municipal n° 2020-360, Ville d'Ottawa Loi de 2011 sur les services de logement, L.O. 2011, chap. 6, annexe 1, art.174 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 5, 7, et 38-39 Règlement de l’Ontario 135/98, art. 6. Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, L.O. 1997, chap. 25, annexe B, par. 32 (2) | Nom, date de naissance, et numéro de téléphone. Suivi des ménages en attente de services d’hébergement | Membres du personnel de l’Unité des logements de transition pour les familles et des services dans les établissements externes : chargés de cas, superviseurs, travailleurs du Soutien aux refuges, gestionnaires de programme et coordonnateur de programme | Résidents de la Ville d’Ottawa, résidents d’autres municipalités | Classification des documents organisationnels : S10-06 Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Liste nominative de l’accès coordonné au programme Logement d’abord | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Ce fichier contient le nom, la date de naissance, l’origine ethnique, la citoyenneté, et le statut d’ancien combattant. Il est utilisé pour établir l’ordre de priorité des clients et jumeler ceux-ci à des services du programme Logement d’abord. | Membres du personnel de l’Unité des programmes et du financement pour la lutte contre l’itinérance : analyste des programmes pour les sans-abri, coordonnateurs de programme et gestionnaire de programme | Ménages qui demandent ou reçoivent des services du programme Logement d’abord dans le cadre du processus d’accès coordonné de la Ville | Classification des documents organisationnels : S10-07 Les dossiers sont conservés pendant quinze ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Vers un chez-soi – Rapports mensuels | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Ce fichier contient le nom, la date de naissance, l’origine ethnique, la citoyenneté, le statut d’ancien combattant, la situation de logement, et les données socioéconomiques. Il est utilisé pour maintenir l’information sur la liste d’accès coordonné du programme Logement d’abord et informer le secteur des services sur les différentes situations de logement. | Membres du personnel et directeur de l’Unité des programmes et du financement pour la lutte contre l’itinérance | Ménages qui demandent ou reçoivent des services du programme Logement d’abord dans le cadre du processus d’accès coordonné de la Ville | Classification des documents organisationnels : S10-07 Les dossiers sont conservés pendant quinze ans après la fin du programme, puis détruits. |
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs (dont ceux qui ont accès à l’information) | Personnes visées par ces banques | Conservation et déclassement |
|---|---|---|---|---|---|
| Programme Brille : microsubventions pour les projets artistiques dirigés par des jeunes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Ce fichier contient des renseignements personnels (p. ex. le nom, l’année de naissance, l’adresse municipale, numéro de téléphone et l’adresse de courriel) des résidents d’Ottawa qui ont demandé ou reçu la microsubvention. | Personnel de la sécurité et du bien-être dans les collectivités, des politiques et des données analytiques | Résidents de la Ville d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F18-04 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. |
| Ambassadeurs de Prévention du crime Ottawa | Mandat de Prévention du crime Ottawa, art. 3.3 | Ce fichier contient des renseignements personnels (p. ex. le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel) des ambassadeurs de Prévention du crime Ottawa qui sont des membres de la collectivité et qui participent de manière bénévole à des activités organisées par Prévention du crime Ottawa ou par des organismes communautaires. | Personnel de la sécurité et du bien-être dans les collectivités, des politiques et des données analytiques | Résidents de la Ville d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : H03-01 Les dossiers sont conservés pendant toute la durée de l’engagement du bénévole auprès de la Ville, puis détruits après un an. |
| Listes de distribution | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Ce fichier contient des renseignements personnels (p. ex. le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel) des membres du public concernant les envois postaux de fournitures et la liste de contacts de Mailchimp. | Personnel de la sécurité et du bien-être dans les collectivités, des politiques et des données analytiques | Résidents de la Ville d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : C00-04 Les dossiers sont conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires (ou tant qu’un utilisateur ne demande pas à ce que son nom soit supprimé), puis détruits après un an. |
Dernière mise à jour : décembre 2024
Banque de renseignements personnels : Direction générale des services de protection et d’urgence
Direction générale des services de protection et d’urgence
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Lieu | Autorités légales, modifiées | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs | Personnes visées par ces banques | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa no 2003-527, dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Formulaire de demande de permis de danse nocturne continue | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2) Règlement sur la délivrance de permis de la Ville d’Ottawa (no 2002-189) | Formulaire de demande de permis de danse nocturne continue, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du requérant | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-35 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Rapports sur les morsures d’animaux | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 et art. 103-105 | Formulaire du rapport sur les morsures d’animaux servant à consigner les cas de morsures, dont le nom de la personne qui a été mordue, son adresse et son numéro de téléphone, sa date de naissance et le nom du propriétaire de l’animal, son adresse, son numéro de téléphone et sa date de naissance | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E04-05 Les documents sont conservés pendant 6 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Demandes déposées pour les propriétaires de taxis/plaques d’immatriculation | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2), art. 156 et partie IV | Formulaire de demande d’enregistrement d’un taxi déjà immatriculé, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-20 Les documents sont conservés pendant 50 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Demandes de permis d’exploitant de chasse-neige | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2) et partie IV | Formulaire de demande de permis d’exploitant de chasse-neige, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-34 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Demandes destinées aux conducteurs titulaires de permis | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2), art. 156 et partie IV | Formulaire de demande de permis de chauffeur de taxi, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-21 Les documents sont conservés pendant 50 ans après la fermeture des dossiers, avant d’être détruits. |
| Rapports sur les incidents relatifs à des règlements municipaux | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, et art. 8-10 et art. 151-160 | Rapport d’incident servant à consigner une plainte relative à un règlement municipal, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du plaignant | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E02-01 Les documents sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. |
| Dossiers des plaintes faisant l’objet d’un contentieux | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 et art. 151-160 | Différents dossiers de plaintes et d’application des règlements municipaux utilisés dans le système judiciaire pour traiter les plaintes de cette nature, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro du rôle foncier de la personne qui contrevient au règlement municipal, ainsi que le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du plaignant | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E02-02 Les documents sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. |
| Formulaires d’approbation pour l’organisation de spectacles pyrotechniques | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, partie IV | Demande à remplir pour demander l’autorisation d’organiser des spectacles pyrotechniques, dont le nom du superviseur, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur, ainsi que l’information sur la carte de crédit | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-27 Les documents sont conservés pendant 3 ans avant d’être détruits. |
| Ordonnances sur les attaques, les morsures, la tenue en laisse ou le musellement des chiens | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 et art. 103-105 | Ordonnance sur les attaques, les morsures, la tenue en laisse ou le musellement des chiens rendue à la suite de l’attaque d’un animal, dont le nom et l’adresse du propriétaire de l’animal | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E04-05 Les documents sont conservés pendant 6 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Demandes d'enregistrement d’animaux domestiques | Services des règlements municipaux | Règlement de la Ville d’Ottawa no 2003-77, art. 8 et art. 54 | Demande d’enregistrement d’animaux domestiques servant à enregistrer les chiens et les chats, dont le nom, l’adresse et les numéros de téléphone personnel, professionnel et cellulaire, ainsi que l’adresse de courriel | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-09 Les documents sont conservés pendant 3 ans avant d’être détruits. |
| Véhicules immatriculés – Formulaires de demande pour les vendeurs autorisés | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, art. 10 (2), art. 156 et partie IV | Formulaire de demande d’enregistrement des véhicules immatriculés pour les vendeurs autorisés, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro du permis de conduire et le numéro de la plaque d’immatriculation | Personnel chargé de la délivrance des permis d’exploitation de taxis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-14 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Ordonnances et lettres sur les normes de biens-fonds | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 127-129 et art. 132 | Dossiers de cas d’application se rapportant à des lacunes dans une résidence, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro du rôle d’évaluation foncière | Personnel chargé des normes de biens-fonds | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D16-01 Les documents sont conservés pendant 13 ans avant d’être détruits. |
| Formulaires d’approbation des spectacles pyrotechniques | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et partie IV | Formulaire d’approbation des spectacles pyrotechniques, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur du pyrotechnicien | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-25 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Demande d’activité spéciale | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2) et partie IV | Formulaire de demande à remplir pour délivrer le permis d’événement spécial, dont le nom, l’adresse, les numéros de téléphone, personnel, professionnel et cellulaire, le numéro de télécopieur et l’adresse de courriel | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-24 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Demandes de permis d’événement spécial – Cantines mobiles/vendeurs itinérants et permis d’exposition | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et partie IV | Formulaire de demande servant à immatriculer les cantines mobiles et à délivrer les permis de vendeur itinérant et d’exposition, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de cellulaire | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-16, E01-18 et E01-19 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Demandes de permis d’intermédiaire en services de transport par taxi | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, par. 10 (2), art. 156 et partie IV | Documents servant à délivrer les permis d’intermédiaire en services de transport par taxi, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’exploitant | Personnel chargé de la délivrance des permis | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-36 Les documents sont conservés pendant 2 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Déclarations de témoins relativement à des morsures d’animaux | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 et art. 103-105 | Formulaire de déclaration de témoin servant à consigner les dépositions des témoins sur les morsures d’animaux, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et la date de naissance des témoins | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E04-05 Les documents sont conservés pendant 6 ans après avoir été annulés et remplacés, avant d’être détruits. |
| Inspection du zonage – Rapports de plaintes | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 et art. 425-427 | Rapports de plaintes se rapportant aux inspections du zonage et produits par le plaignant, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone du plaignant, ainsi que le nom et l’adresse du propriétaire des lieux | Personnel des Services des règlements municipaux | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : D02-04 Dossiers conservés en permanence |
| Avimark -- Clinique de stérilisation (base de données) | Services des règlements municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et par. 10 (2) | Dont le nom, l’adresse et les coordonnées, ainsi que l’information sur les animaux, pour établir les contacts avec les propriétaires et programmer les rendez-vous | Personnel de la Clinique de stérilisation | Clients de la Clinique | Classification des documents généraux : E04-03 Les documents sont conservés pendant 5 ans après la fermeture du dossier, avant d’être détruits. |
| Rapports sur les incidents de la Sécurité municipale (MARVAL) | Sécurité municipale | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et par. 10 (2) | Documents relatifs aux activités de la Sécurité municipale. Ces documents peuvent comprendre les noms, les adresses et les numéros de téléphone des personnes en cause ou témoins dans les incidents de sûreté et de sécurité dans les établissements et les immeubles de la Ville. On s’en sert pour les besoins en pièces justificatives (consultation ultérieure et contrevenants). | Personnel de la Sécurité municipale | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : E12-02 et E12-03 Les documents sont conservés pendant 5 ans avant d’être détruits. |
| Rapports d’inspection ou de prévention des incendies | Services des incendies d’Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 128 et art. 467 | Inspections portant sur les travaux de rénovation ou sur la sécurité incendie, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone. Le rapport comprend de l’information pour la consignation des lacunes et des mesures correctives à appliquer au plus tard à des dates précises. | Personnel de la prévention des incendies | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E06-01 Les documents sont conservés pendant 5 ans avant d’être détruits. |
| Ordonnances d’inspection des incendies | Service des incendies d’Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 128 et art. 467 | Ordonnance d’inspection rendue lorsqu’un bâtiment ou une habitation réclame l’attention de la Ville en raison d’un risque d’incendie, dont le nom et l’adresse du propriétaire. Ces ordonnances sont rendues pour respecter le Code de prévention des incendies de l’Ontario et la Loi de 1997 sur la prévention et la protection contre l’incendie. Les dates de mise en conformité sont indiquées. | Personnel de la prévention des incendies | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E06-01 Les documents sont conservés pendant 5 ans avant d’être détruits. |
| Rapports d’enquête sur les incendies | Service des incendies d'Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 128 et art. 467 | Les rapports d’enquête sur les incendies comprennent les documents sur les enquêtes, les photos et les déclarations des témoins, entre autres, dont les noms, les adresses et les numéros de téléphone. Ces rapports comprennent l’information sur les causes présumées, les dommages et les coûts estimatifs des incidents. On peut consulter ces rapports pour les propriétaires fonciers et pour les questions d’assurance ou de droit; on les communique au Bureau du commissaire des incendies de l’Ontario si les dommages sont supérieurs à 1 M$. | Personnel de la prévention des incendies | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E07-02 Dossiers conservés en permanence |
| Programme d’intervention des jeunes incendiaires | Service des incendies d'Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 128 et art. 467 | Ce rapport sert à consigner l’information sur les jeunes incendiaires, dont les noms et les coordonnées. | Personnel de la prévention des incendies | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E06-10 Les documents sont conservés pendant 1 an après la fermeture du dossier, avant d’être détruits. |
| Base de données sur les enquêtes du Service paramédic d'Ottawa | Service paramédic d'Ottawa | Loi sur les ambulances, L.R.O. 1990, chap. A.19 Règlement de l’Ontario no 257/00 Normes des documents sur les services d’ambulance de l’Ontario Land Ambulance Service Certification Standards | Rapports sur la synthèse des enquêtes. Dossiers électroniques sur les soins des patients et rapports sur les incidents à joindre éventuellement aux rapports sur la synthèse des enquêtes. La base de données peut comprendre des renseignements personnels sur les employés et sur des membres du public selon la nature de l’enquête. L’information recueillie peut comprendre entre autres : Employés : nom, poste, numéro d’employé et numéro du ministère de la Santé; Public : nom, adresse, numéro de la carte-santé (si le patient la produit), date de naissance et information sur la santé. | Gestionnaire de programme, Services de soutien opérationnel, commandant des Normes professionnelles, surintendants des Normes professionnelles, gestionnaire sur le terrain du ministère de la Santé et certains membres du personnel du Service paramédic d'Ottawa, selon le cas et les besoins | Employés et résidents de la Ville d’Ottawa | Classification des documents généraux : E08-03 Dossiers conservés en permanence |
| Base de données sur le kiosque de dépistage de la COVID-19 | Service paramédic d'Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | Nom des visiteurs du quartier général du Service paramédic d’Ottawa (2495, promenade Don Reid) et du Centre intégré de répartition des ambulances (2475, promenade Don Reid). Seuls les noms des visiteurs sont enregistrés; on note aussi une mention pour savoir s’ils réussissent ou échouent le dépistage. | Journée d’information : surintendants des opérations, surintendants de la Conformité réglementaire et de la prévention des infections (CRPI) et commandants des Programmes cliniques Information rétrospective : surintendants de la CRPI et commandants des Programmes cliniques Délai de collecte de l’information publique : du 19 mars 2020 au 22 juin 2023 Remarque importante : L’outil ne permet plus de réunir l’information sur le public; le dépistage est limité au personnel qui intervient auprès des patients isolés. | Visiteurs du quartier général du Service paramédic et du Centre des communications de l’ambulance centrale d’Ottawa (dont des résidents éventuellement) | Classification des documents généraux : S04-04 Les documents sont conservés pendant 15 ans après la fermeture du dossier, avant d’être détruits. |
| Tableau des demandes d’objets perdus et trouvés | Service paramédic d'Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | Ce tableur sert à consigner les demandes des particuliers qui communiquent avec le Service paramédic d'Ottawa pour retrouver des biens personnels perdus ou égarés suivant l’intervention des paramédics (par exemple au moment du départ en ambulance ou à l’hôpital). Le tableur comprend les noms, les coordonnées et la description des biens personnels des particuliers qui contactent le Service paramédic d’Ottawa. | Commandants des opérations, adjoint administratif principal et agent d'information du public | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : E12-04 Les documents sont conservés pendant 5 ans avant d’être détruits. |
| Base de données sur les félicitations | Service paramédic d'Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | La base de données comprend les noms, les coordonnées et parfois l’adresse des personnes qui envoient des félicitations au Service paramédic d'Ottawa. On fait suivre aux employés une lettre pour leur faire savoir qu’on leur a adressé des félicitations. Le mot de félicitations est joint à cette lettre, qui comprend souvent un nom; toutefois, on enlève les autres renseignements personnels. | Gestionnaire de programme, Services de soutien opérationnel, commandant des Normes professionnelles, surintendants des Normes professionnelles et adjoint administratif principal | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les documents sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. |
| Plaintes relatives aux contraventions de stationnement | Unité de l'application des règlements sur le stationnement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10, art. 425 et art. 439 | Correspondances écrites des résidents mécontents des contraventions de stationnement, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone | Personnel chargé du contrôle du stationnement et de la circulation | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E03-01 Les documents sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. |
| Contraventions de stationnement | Unité de l'application des règlements sur le stationnement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10, art. 425 et art. 439 | Contraventions de stationnement délivrées pour les voitures des résidents, dont le numéro de la plaque d’immatriculation | Personnel chargé du contrôle du stationnement et de la circulation | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E03-03 Les documents sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. |
| Contrôle du stationnement et de la circulation; stationnement – Questions en litige – Avis d'intention de comparaître | Unité de l'application des règlements sur le stationnement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10, art. 425 et art. 439 | Avis d'intention de comparaître concernant une contravention de stationnement, dont le nom, l’adresse et le numéro de téléphone | Personnel chargé du contrôle du stationnement et de la circulation | Citoyens d’Ottawa | Classification des documents généraux : E03-02 Les documents sont conservés pendant 3 ans suivant la date du règlement, avant d’être détruits. |
Dernière mise à jour : 29 décembre 2023
Banque de renseignements personnels : Direction générale des finances et des services organisationnels
Direction générale des finances et des services organisationnels
Répertoire des banques de renseignements personnels des Services des recettes
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs (dont ceux qui ont accès à l’information) | Personnes visées par ces banques | Conservation et déclassement |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes d’annulation, de réduction ou de remboursement des impôts fonciers | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 2001, chap. 25, art. 357-358 | Formulaire à remplir pour demander l’annulation, la réduction ou le remboursement des impôts fonciers. Il comprend le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel, le numéro de la demande, le numéro de l’appel, le numéro du rôle de l’évaluation et les pièces justificatives comme les photos, les rapports d’assurance, les permis de démolir, les permis de construire, les permis de rénover, les factures et les rapports du Service des incendies, entre autres. L’information sert à vérifier s’il s’agit d’une personne qui est habilitée à déposer cette demande. Cette information est nécessaire pour s’assurer que le personnel du Contrôle de l’évaluation foncière peut contacter le demandeur s’il faut réunir d’autres renseignements pour justifier sa demande. On communique aussi l’information à la Société d’évaluation foncière des municipalités pour qu’elle puisse joindre le demandeur si elle doit vérifier des détails ou mener une inspection des lieux. | Membres du personnel du Contrôle de l’évaluation foncière : spécialiste financier I, spécialiste des recettes I, analyste des impôts municipaux et coordonnateur Société d’évaluation foncière des municipalités | Résidents d’Ottawa | Classifications des documents organisationnels : F04-15 Les dossiers sont conservés pendant les six ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. |
| Demandes dans le cadre du Programme de report complet ou partiel des taxes foncières | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 319 Règlement municipal n° 2007-452, Ville d'Ottawa | Demande servant à déterminer si le demandeur peut se prévaloir du Programme de report complet ou partiel des taxes foncières ou du Programme de report de paiement de la facture d’eau. Elle comprend le nom du demandeur et celui du codemandeur, les dates de naissance, les revenus bruts et le total des revenus du ménage, ainsi que l’adresse municipale, le numéro de téléphone et les copies de tous les avis de cotisation fiscale se rapportant aux impôts sur le revenu du demandeur pour l’année civile précédente; l’Agence du revenu du Canada (ARC) envoie cet avis au demandeur, à son conjoint et à toutes les autres personnes qui sont propriétaires ou occupants des lieux, comme preuve de revenus. Le dossier comprend aussi les copies de tous les feuillets T4 ou T5 transmis dans le cadre du Régime de pensions du Canada, du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées ou des autres régimes de prestations d’invalidité ou de revenus envoyés au demandeur. | Direction des comptes clients, Unité des comptes de taxes d’eau : spécialistes financiers des taxes d’eau et spécialistes des Recettes | Résidents d’Ottawa | Classifications des documents organisationnels : F04-39 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Entente autorisant la facturation du locataire | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Envoi direct de l’entente autorisant la facturation du locataire comme demandé par le propriétaire. Formulaire du propriétaire et formulaire du locataire. Le formulaire comprend le numéro du compte des services d’eau, l’adresse de service, l’adresse postale, la date d’arrivée du locataire, ses précédentes adresses s’il y a lieu, le précédent numéro de client du locataire s’il y a lieu, le nom du gestionnaire immobilier et l’accord conclu s’il y a lieu, la langue de facturation privilégiée, la dénomination sociale si la demande est déposée au nom de l’entreprise, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du propriétaire, et enfin, le nom, l’adresse de courriel et le numéro de téléphone du locataire. | Direction des comptes clients, Unité des comptes de taxes d’eau : spécialistes financiers des taxes d’eau, spécialistes des Recettes et commis aux compte-clients des Recettes | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F27-06 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Agence de recouvrement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 349 | Correspondance avec des agences de recouvrement au sujet des contribuables ayant une dette auprès de la Ville. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse municipale et le numéro de téléphone. | Membres du personnel de la perception : gestionnaire de programme, coordonnateur, analyste de l’Assurance de la qualité, spécialiste de la perception, spécialiste financier I, commis aux comptes, adjoint aux Comptes de recettes, commis au classement et agences de perception externes | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-17 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Dossiers des Comptes clients | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-348 | Dossiers utilisés par l’Unité des comptes débiteurs de la Ville pour permettre de percevoir les créances de la Ville. Ils comprennent le numéro, le nom, l’adresse municipale, l’adresse de courriel et le numéro de téléphone du client. | Membres du personnel de l’Unité des comptes débiteurs : gestionnaire de programme, coordonnateur, spécialistes de la perception, spécialiste financier I, commis aux comptes, adjoint aux Comptes de recettes et commis occasionnel au classement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-28 Les dossiers sont conservés pendant les sept ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. |
| Tableur Excel – Demande permettant d’effectuer le suivi des plaintes liées à l’impôt foncier ou aux comptes auprès des Services d’eau et des Services d’égouts | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 78-87, art. 91, art. 93, art. 444-446 | Système de suivi des plaintes présentées par les clients au sujet de l’impôt foncier ou des comptes des Services d’eau. La base de données permet d’effectuer un suivi des demandes et de la distribution. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse municipale, le numéro de rôle, la facturation liée au numéro de compte-client des Services d’eau. | Comptes clients, Unité des comptes de l’impôt foncier et des services d’eau et spécialiste des recettes | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. |
| Entente de prolongation du délai de paiement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P.33 | Formulaire de demande utilisé dans le but de déterminer si le demandeur est admissible à une prolongation auprès de l’Unité de recouvrement des trop payés en vertu de la Loi sur les infractions provinciales. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, la date de naissance, l’adresse municipale, numéro de téléphone du domicile et du lieu de travail, les coordonnées de l’employeur, le nom, sa direction, le numéro du compte bancaire et le revenu mensuel. | Membres du personnel de la perception en vertu de la LIP : gestionnaire de programme, coordonnateur, analyste de l’Assurance de la qualité, spécialiste de la perception, spécialiste financier I, commis aux comptes, adjoint aux Comptes de recettes et commis au classement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-22 Les dossiers sont conservés pendant six ans après leur clôture, puis détruits. |
| Relevés d’imposition finaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-344 | Un relevé d’imposition final est envoyé aux propriétaires pour les aviser de la somme d’impôt foncier due à la Ville. Ce relevé comprend le nom, l’adresse municipale, le numéro du rôle de l’évaluation, l’information hypothécaire s’il y a lieu, la description cadastrale de la propriété, la catégorie fiscale, les prélèvements municipaux, les taxes annualisées de l’année précédente, le taux d’imposition, le montant de l’année en cours, les impôts sur l’éducation, les taxes annualisées de l’année précédente, les taux d’imposition, le montant de l’année en cours, les frais spéciaux s’il y a lieu, par exemple les déchets solides, la zone d’amélioration commerciale (ZAC), le redressement du plafond d’imposition provisoire s’il y a lieu, la facturation provisoire de l’année en cours, toutes les sommes exigibles ou tous les crédits, le montant total exigible et le pourcentage de pénalité. | Membres du personnel des Services des recettes : adjoints, commis, spécialistes financiers I, spécialistes des Recettes, spécialistes de la perception, analystes, coordonnateurs, gestionnaires de programme, conseillers en facturation fiscale, administrateur des Systèmes de recettes et trésorier municipal adjoint des Services des recettes. Les propriétaires fonciers et les sociétés de crédit hypothécaire sont eux aussi appelés à intervenir. | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F04-31 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Correspondance générale en provenance des contrevenants à la Loi sur les infractions provinciales au sujet des comptes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P.33 | Lettres et courriels envoyés par les résidents qui ont contrevenu à la Loi sur les infractions provinciales (LIP). L’Unité de la perception dans le cadre de la Loi sur les infractions provinciales s’en sert pour percevoir les créances de la Ville. | Membres du personnel de la perception dans le cadre de la LIP : gestionnaire de programme, coordonnateur, analyste de l’Assurance de la qualité, spécialiste de la perception, spécialiste financier I, commis aux comptes, adjoint aux Comptes de recettes et commis au classement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-22 Les dossiers sont conservés pendant six ans après leur clôture, puis détruits. |
| Subventions / Prêts / Subsides – Programme de subventions pour terres agricoles (sur support imprimé et dans la base de données) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 107 | Prélèvement annuel dans le système d’impôts pour les propriétés agricoles. Les paiements effectués pour ces biens peuvent être reportés jusqu’à la fin de l’année et tous les intérêts et pénalités sont remboursés s’ils sont versés à temps. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’agriculteur. La Société d’évaluation foncière des municipalités (SEFM) doit classer la propriété dans la catégorie des biens agricoles. La propriété ne doit pas appartenir à une entreprise commerciale. Les taxes doivent être acquittées jusqu’à la date qui précède le versement de juin. La facture finale des taxes (mise à la poste en mai) est acquittée intégralement au début de décembre. | Membres du personnel des Services des recettes : gestionnaire de programme, Comptes des clients, coordonnateurs et analystes Conseiller en facturation fiscale et administrateur des Systèmes de recettes | Agriculteurs situés dans la Ville d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F18-04 Les dossiers sont conservés en permanence. |
| H2Ottawa – Comptes des services d’eau | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Renseignements sur les comptes des Services d’eau, notamment le nom, l’adresse postale, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur, l’adresse municipale de courriel, la consommation d’eau, l’historique des paiements et les renseignements bancaires des clients ayant un régime de prélèvement automatique. Pièces jointes (redressements, calculs de la facturation rétroactive, correspondance avec le client, demande de prélèvement automatique (PA), Accord de gestion de la Loi sur les infractions provinciales (LIP) et accord d’autorisation du locataire; notes et lettres. L’information est conservée et sert à s’assurer que les détails des comptes sont à jour et exacts pour les besoins de la facturation de l’eau des résidents et pour donner suite aux demandes de renseignements sur les comptes des résidents. | Membres du personnel des Services des recettes : spécialistes financiers I, spécialistes des Recettes, commis aux comptes clients des Recettes, coordonnateur de la tenue des comptes, coordonnateur des paiements, coordonnateur des comptes de taxes et d’eau et gestionnaire de programme, Comptes des clients | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F27-06 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Base de données du Réseau intégré d’information sur les infractions – Amendes et autres mesures liées aux infractions provinciales | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P.33, art. 165 Code de la route, L.R.O. 1990, chap. H.8, art. 205 | Base de données du système provincial qui rassemble l’ensemble des amendes remises en cas d’infractions provinciales et les mesures associées. Les Services des recettes utilisent le système en parallèle avec la perception des amendes impayées liées à des infractions provinciales. Les renseignements qui s’y trouvent sont les suivants : le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone, le permis de conduire et la date de naissance du contrevenant. Les renseignements personnels servent à contacter les clients et à confirmer que le spécialiste financier et le spécialiste de la perception communiquent avec les bons contrevenants en ce qui a trait aux amendes exigibles afin de percevoir les soldes. Le solde des amendes provinciales est noté dans ce système; l’information sert à connaître les amendes dont l’encours est exigible. Les renseignements personnels servent aussi à préparer les procès et les dossiers à déposer devant les tribunaux, de même qu’à envoyer les avis. | Membres du personnel des délits provinciaux : gestionnaire de programme, coordonnateur, analyste de l’Assurance de la qualité, spécialiste de la perception, spécialiste financier I, commis aux comptes, adjoint aux Comptes de recettes et commis au classement Agence de perception ServiceOttawa Unité de l’administration de la cour provinciale Gestionnaire de programme, chefs d’équipe et agents du Service à la clientèle | Résidents d’Ottawa | Base de données provinciale – préservation continue |
| Sommes impayées | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-345 | Correspondance en provenance des contribuables qui ont des sommes impayées sur leur rôle d’évaluation. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse municipale et les renseignements bancaires. | Membres du personnel des Services des recettes : gestionnaire de programme, coordonnateur, analyste de l’assurance de la qualité, spécialiste de la perception, spécialiste des recettes, spécialiste financier, commis et adjoint aux Comptes de recettes | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F04-17 Les dossiers sont conservés pendant les six ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. |
| Recouvrement des trop payés – Dossiers clients | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, par. 10 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 42 | Ces renseignements sont utilisés par l’Unité de recouvrement des trop payés pour aider au recouvrement d’une somme due à la ville : le nom, l’adresse municipale, le numéro de dossier et le numéro de la carte de crédit. | Membres du personnel de l’Unité de recouvrement des trop-payés : gestionnaire de programme, coordonnateur, spécialistes de la perception, spécialiste financier I, commis aux comptes, adjoint aux Comptes de recettes et commis occasionnel au Classement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-21 Les dossiers sont conservés pendant les sept ans qui suivent le remboursement du trop payé avant d’être détruits. |
| Recouvrement des trop payés – Dossiers clients – États financiers | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, par. 10 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 42 | Ces renseignements sont utilisés par l’Unité de recouvrement des trop payés pour aider au recouvrement d’une somme due à la ville. L’information comprend les noms, les adresses municipales, les identifiants des cas, ainsi que les revenus et les dépenses mensuels. | Membres du personnel de l’Unité de recouvrement des trop-payés : gestionnaire de programme, coordonnateur, spécialistes de la perception, spécialiste financier I et commis aux comptes | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-21 Les dossiers sont conservés pendant les sept ans qui suivent le remboursement du trop payé avant d’être détruits. |
| Base de données sur les infractions provinciales – Perception des amendes impayées et application de la Loi à cet égard | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, c. 25, art. 8, art. 10 Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P.33 art. 165 Code de la route, L.R.O. 1990, chap. H.8, art. 205 | Cette base de données est utilisée pour le recouvrement des amendes impayées et l’application de la Loi à cet égard. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone, le permis de conduire et la date de naissance du contrevenant. | Membres du personnel de la perception dans le cadre de la Loi sur les infractions provinciales (LIP) : gestionnaire de programme, coordonnateur, analyste de l’assurance de la qualité, spécialiste de la perception, spécialiste financier I, commis aux comptes, adjoint aux Comptes de recettes et commis au Classement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-22 Les dossiers sont conservés pendant six ans après leur clôture, puis détruits. |
| Régime de prélèvement automatique – Formulaires d’inscription | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. art. 8-10, art. 340-341, art. 343-348 | Cette banque est utilisée dans le cadre de la gestion des comptes clients de la Ville d’Ottawa et la collecte des paiements. Les renseignements suivants y sont inscrits : le numéro de client, le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone du domicile et du lieu de travail. | Membres du personnel de la Direction des comptes clients, Unité des paiements : spécialistes des paiements et des recettes, spécialistes des paiements et des finances I et commis aux Recettes et aux Comptes clients | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. |
| Régime de paiements préautorisés des impôts fonciers – Formulaires d’inscription normaux et formulaire d’inscription en milieu d’année | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-344 | Formulaire de demande d’inscription au régime de paiement préautorisé des impôts fonciers. Ce formulaire comprend le numéro du rôle d’imposition, le nom, l’adresse municipale, l’adresse postale si elle est différente de l’adresse municipale, le numéro de téléphone à la maison, le numéro de téléphone au bureau, l’adresse de courriel et l’information sur le compte de banque (chèque nul). | Membres du personnel de la Direction des comptes clients et de l’Unité des paiements : spécialistes des paiements et des recettes, spécialistes financiers des paiements I et commis aux Recettes et aux Comptes clients | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F04-31 Les dossiers sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. |
| Changement de propriétaire | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Liste des ventes municipales (LVM) fournie par la Société d’évaluation foncière des municipalités (SEFM) pour faire connaître les changements intervenus dans la propriété des biens-fonds. Cette liste comprend les renseignements suivants : le nom, l’adresse municipale et le numéro du rôle de l’évaluation. On revoit toutes les deux semaines les nouvelles LVM et on les consulte une fois pour s’assurer que les comptes d’impôts fonciers sont à jour et que les renseignements nouveaux sur la propriété sont exacts. Cette banque est utilisée pour des raisons administratives. | Membres du personnel de la Direction des comptes clients et de l’Unité de la tenue des comptes : spécialistes financiers I, spécialistes des Recettes, commis aux Recettes et aux Comptes clients, coordonnateur de la tenue des comptes, coordonnateur des paiements et des Comptes de taxes et d’eau et gestionnaire de programme, Comptes clients | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F04-29 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Demande de modification des renseignements inscrits dans les comptes des Services d’eau ou des Services d’égouts | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Demande de modification des renseignements inscrits dans les comptes des Services d’eau ou des Services d’égouts. Cette banque est utilisée à des fins administratives. Ces lettres contiennent les renseignements suivants : le nom, l’adresse municipale et le numéro de téléphone. | Membres du personnel de la Direction des comptes clients et de l’Unité de la tenue des comptes : spécialistes financiers I, spécialistes des Recettes, commis aux Recettes et aux Comptes clients, coordonnateur de l’Unité de la tenue des comptes, coordonnateur des Paiements et des Comptes de taxes et d’eau et gestionnaire de programme, Comptes des clients | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F04-26 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Demande de remboursement d’impôt | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 340-341, art. 343-344 | Le formulaire de demande de remboursement d’impôt est utilisé en présence d’un solde créditeur dans le compte d’impôt. Ce formulaire comprend le numéro du rôle d’imposition, le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone, le montant du remboursement et le bénéficiaire du chèque de remboursement. Cette information sert à administrer et à établir les chèques de remboursement destinés aux résidents et aux contribuables. | Membres du personnel de la Direction des comptes clients et de l’Unité de la tenue des comptes : spécialistes financiers I, spécialistes des Recettes, commis des Recettes et de la Direction des comptes clients, coordonnateur de la tenue des comptes, coordonnateur des paiements et des Comptes de taxes et d’eau et gestionnaire de programme, Comptes clients | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F04-15 Les dossiers sont conservés pendant les six ans qui suivent leur fermeture avant d’être détruits. |
| Demande de remboursement auprès des Services d’eau | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Demande de remboursement auprès des Services d’eau dans les cas où un crédit en cours est porté dans le compte des services d’eau. Le formulaire comprend le numéro de compte et le nom du client des services d’eau, son adresse municipale, son numéro de téléphone, le montant du remboursement et le bénéficiaire du chèque de remboursement. Cette information sert à administrer et à établir les chèques de remboursement destinés aux résidents et aux contribuables. | Membres du personnel de la Direction des comptes clients et de l’Unité de la tenue des comptes : spécialistes financiers I, spécialistes des Recettes, commis aux Recettes et aux Comptes clients, coordonnateur de la tenue des comptes, coordonnateur des Paiements et des Comptes de taxes et d’eau et gestionnaire de programme, Comptes clients | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F27-06 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Base de données sur les certificats d’impôt foncier | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 Loi sur l’évaluation foncière, L.R.O. 1990, chap. A.31, art.11, art. 14 | Base de données sur les dossiers qui rassemble tous les certificats d’impôt foncier sur un serveur de gestion des dossiers pour en faciliter le stockage et la récupération. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse, le numéro de rôle de l’évaluation. | Membres du personnel des Comptes clients et de l’Unité des comptes de l’impôt foncier et des services d’eau, deux spécialistes financiers I et quatre spécialistes des Recettes | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F04-26 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Certificats d’impôt foncier | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 352 | Les certificats d’impôts fonciers sont remis aux contribuables pour leur indiquer la somme due sur leur compte d’impôts fonciers. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse municipale, le numéro de rôle de l’évaluation. | Membres du personnel des Comptes clients et de l’Unité des comptes de l’impôt foncier et des services d’eau, deux spécialistes financiers I et quatre spécialistes des Recettes | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F04-26 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| VTAX – Vailtech, Système d’impôts municipaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 Loi sur l’évaluation foncière, L.R.O. 1990, chap. A.31, art. 11 | L’application VTAX de Vailtech Inc. permet de consulter électroniquement les évaluations foncières et l’information sur la facturation des services d’eau. Elle comprend les noms des propriétaires et des locataires, les adresses postales, les numéros de téléphone, les adresses de courriel et les numéros du rôle de l’évaluation. L’information est archivée et est utilisée dans la facturation des services d’eau des résidents en s’assurant que les détails des comptes sont à jour et exacts, de même qu’en gérant les demandes de renseignements sur les comptes des résidents et des contribuables et en y donnant suite. | Gestion des risques, Services juridiques et directions générales déclarantes Spécialistes financiers I, spécialistes des Recettes, commis aux Recettes et aux Comptes clients, coordonnateur de la tenue des comptes, coordonnateur des paiements, coordonnateur des Comptes de taxes et d’eau et gestionnaire de programme, Comptes clients | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F04-02 Les dossiers sont conservés pendant les six ans qui suivent leur remplacement avant d’être détruits. |
| Formulaire de demande de débit préautorisé pour le règlement des factures des services d’eau | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Formulaire d’inscription pour le prélèvement automatique par les Services d’eau. Ce formulaire comprend le numéro du compte-client des services d’eau, le nom, l’adresse de service, l’adresse postale si elle est différente de l’adresse municipale, le numéro de téléphone à la maison et le numéro de téléphone au bureau, l’adresse de courriel, la préférence linguistique et l’information sur le compte de banque (chèque nul). Cette information est utilisée et conservée pour administrer les comptes de services d’eau qui sont réglés dans le cadre du programme de prélèvement automatique. | Membres du personnel de la Direction des comptes clients et de l’Unité des paiements : spécialistes des Paiements et des Recettes, spécialistes financiers I des Paiements et deux commis aux comptes clients des Recettes | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F27-06 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Compte auprès des Services d’eau ou d’impôt foncier – Correspondance générale en provenance des contribuables | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Lettres et courriels envoyés par les résidents à propos de leur compte de services d’eau et d’impôts fonciers. Ces documents comprennent les noms, les adresses municipales, les numéros de téléphone et de télécopieur et les adresses de courriel. L’information est conservée et utilisée pour s’assurer que les détails des comptes sont à jour et exacts et pour répondre aux demandes de renseignements sur les comptes des résidents. | Membres du personnel des Services des recettes : spécialistes financiers I, spécialistes des Recettes, commis aux comptes clients des Recettes, coordonnateur de la tenue des comptes, coordonnateur des paiements, coordonnateur des comptes de taxes et d’eau, gestionnaire de programme des Comptes des clients | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F04-00 Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits. |
| Certificats d’eau | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Les certificats d’eau sont fournis aux contribuables pour leur indiquer le montant devant être payé pour les services d’eau d’une propriété. Les renseignements suivants y sont inscrits : le nom, l’adresse municipale, le numéro de rôle de l’évaluation. | Membres du personnel des Comptes clients et de l’Unité des comptes de l’impôt foncier et des services d’eau, deux spécialistes financiers I et quatre spécialistes des Recettes | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F27-01 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| SAGAS | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A art. 19, 20, 21 et 22 Directives 9.3 du programme Ontario au travail : Perception des paiements excédentaires | Base de données du système provincial qui rassemble tous les trop payés sur les services sociaux Les services des recettes se servent de ce système pour percevoir les trop payés sur les services sociaux. Le système comprend les renseignements suivants : le nom, l’adresse municipale, l’adresse de courriel, le numéro de téléphone et la date de naissance. | Membres du personnel de l’Unité de récupération des trop payés : coordonnateur, spécialiste de la perception, spécialiste financier et commis aux Comptes | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-21 Les dossiers sont conservés pendant les sept ans qui suivent le remboursement du trop payé avant d’être détruits. |
| Base de données SAP – Perception des comptes clients | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 | Base de données du réseau municipal qui réunit les services facturés de la Ville et les mesures correspondantes. Les Services des recettes se servent de ce système pour percevoir les comptes en souffrance. Le système comprend le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel, l’adresse physique et l’adresse postale. | Membres du personnel de l’Unité des comptes clients : gestionnaire de programme, coordonnateur, analyste de l’Assurance de la qualité, spécialiste de la perception, spécialiste financier I, commis aux Comptes, adjoint aux Comptes de Recettes et commis au Classement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-01 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
| Base de données IP360 – Contraventions de stationnement municipales | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P.33 art. 165 Code de la route, L.R.O. 1990, chap. H.8, art. 205 | Cette base de données est utilisée pour le recouvrement des amendes de stationnement impayées et l’application de la Loi à cet égard. Cette base de données comprend les renseignements suivants : le nom, l’adresse municipale, le numéro du permis de conduire et la date de naissance du contrevenant. | Membres du personnel de la perception dans le cadre de la LIP : gestionnaire de programme, coordonnateur, analyste de l’Assurance de la qualité, spécialiste de la perception, spécialiste financier I, commis aux comptes, adjoint aux Comptes de recettes et commis au Classement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-22 Les dossiers sont conservés pendant six ans après leur clôture, puis détruits. |
| Base de données ORA – Perception des trop payés sur les services sociaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A art. 19, 20, 21 et 22 Directive du programme Ontario au travail 9.3 : Récupération des paiements excédentaires | Cette base de données est utilisée pour percevoir les trop payés sur les services sociaux. Elle comprend les renseignements suivants : le nom, l’adresse municipale, l’adresse de courriel, le numéro de téléphone et la date de naissance. | Membres du personnel de l’Unité de récupération des trop-payés : coordonnateur, analyste de l’Assurance de la qualité, spécialiste de la perception, spécialiste financier I, commis aux Comptes, adjoint aux Comptes de recettes et commis au Classement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-21 Les dossiers sont conservés pendant les sept ans qui suivent le remboursement du trop payé avant d’être détruits. |
| Dossiers de récupération des frais d’obsèques | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, L.O. 1997, chap. 25, annexe A, art. 43 | L’Unité de récupération des trop payés se sert de ces renseignements pour percevoir les créances de la Ville. Il s’agit du nom, de l’adresse municipale, du numéro de dossier et de la date du décès. | Membres du personnel de l’Unité de récupération des trop-payés : gestionnaire de programme, coordonnateur, spécialiste de la perception, spécialiste financier I, commis aux Comptes, adjoint aux Comptes de recettes et commis au Classement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F08-29 Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis détruits. |
Répertoire des banques de renseignements personnels de ServiceOttawa
| Nom de la banque de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois | Gestion et utilisation des renseignements | Utilisateurs (dont ceux qui ont accès à l’information) | Personnes visées par ces banques | Conservation et déclassement |
|---|---|---|---|---|---|
| Formulaire de rétroaction de Mon ServiceOttawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap.25, art. 10 | Ce formulaire comprend le nom et l’adresse de courriel servant à communiquer avec les utilisateurs à propos des problèmes sur le site monservice.ottawa.ca et dans les services en ligne correspondants. | Membres du personnel des Services numériques : analyste technique, analyste technique principal, coordonnateur de l’Expérience des utilisateurs, analyste de l’utilisabilité, spécialiste des services Web et des opérations organisationnelles, agent de soutien numérique, coordonnateur de l’accessibilité du Web, spécialiste de la qualité et des normes Web et responsables des services de la Direction générale | Utilisateurs de Mon ServiceOttawa | Classification des documents organisationnels : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. |
| Formulaire de rétroaction de l’application mobile de la Ville d’Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 | Ce formulaire comprend le nom et l’adresse de courriel. Il sert à communiquer avec les résidents à propos des problèmes relevés dans l’application mobile de la Ville. | Membres du personnel des Services numériques : analyste technique, analyste technique principal, coordonnateur de l’Expérience des utilisateurs, analyste de l’utilisabilité, spécialiste des services Web et des opérations organisationnelles, agent de soutien numérique, coordonnateur de l’accessibilité du Web et spécialiste de la qualité et des normes Web | Utilisateurs de l’application mobile de la Ville d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. |
| Système d’information sur les demandes de service (SIRIS) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 | Ce système comprend le prénom, le nom, l’adresse de courriel, l’adresse municipale, le numéro de téléphone, la nature et la description du problème, ainsi que le lieu où s’est produit le problème. Il sert à adresser des demandes de service aux différentes directions générales. | Agents du service à la clientèle du 3-1-1, chefs d’équipe, gestionnaire de programme et administrateur de la base de connaissances Coordonnateur des relations avec les voies de transmission de ServiceOttawa et coordonnateur des opérations Unités opérationnelles des directions générales | Plaignant | Classification des documents organisationnels : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. |
| Formulaires en ligne (forms.ottawa.ca) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap.25, art. 10 | Le contenu varie en fonction de la destination opérationnelle des différents formulaires. Les données sont transitoires et les documents sont conservés par les différentes directions générales. Identifiants personnels recueillis : prénoms et noms et coordonnées, dont les numéros de téléphone et les adresses de courriel. | Membres du personnel des Services numériques : analyste technique, spécialiste des services Web et des opérations organisationnelles Responsables des services des directions générales | Employés soumettant les demandes de service | Classification des documents organisationnels : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. |
| Cyberabonnement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 | L’information comprend les adresses de courriel et les campagnes menées par courriel. On s’en sert pour envoyer les courriels aux utilisateurs abonnés. | Membres du personnel des Services numériques : analyste technique, gestionnaire de programme des Services Web, analyste technique principal, gestionnaire des Projets stratégiques, spécialiste de la qualité et des normes Web, analyste de l’utilisabilité et spécialiste des services Web et des opérations organisationnelles | Personnes s’inscrivant pour s’abonner aux infolettres électroniques de la Ville d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : C00-04 Les dossiers sont conservés pendant un an après que la liste n’est plus nécessaire, puis détruits. |
| Base de données sur la Gestion des relations avec la clientèle (Lagan) – Ancien système | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 | On réunit les détails pour créer les demandes de service. La base de données comprend le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel. On réunit les détails par téléphone ou par courriel. | Agents du service à la clientèle du 3-1-1, chefs d’équipe, gestionnaire de programme et administrateur de la base de connaissances Coordonnateur des relations avec les voies de transmission de ServiceOttawa et coordonnateur des opérations Tous les secteurs d’activité destinataires des demandes de service | Résidents d’Ottawa Résidents et non-résidents Propriétaires des biens-fonds et propriétaires des entreprises | Classification des documents organisationnels : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant six ans, puis détruits. |
| Base de données IP360 – Base de données – Permis de stationnement sur rue | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 | La base de données comprend le nom, l’adresse municipale et l’identifiant. Elle permet d’archiver toutes les contraventions et tous les permis de stationnement. Les renseignements personnels sont utilisés dans le traitement du paiement des contraventions de stationnement et servent à délivrer les permis de stationnement sur rue. | ServiceOttawa Unité de l’administration de la Cour provinciale et Direction des services au comptoir Gestionnaires de programme des unités, chefs d’équipe et agents du service à la clientèle | Titulaires des permis de stationnement sur rue et contrevenants auxquels on a attribué des contraventions de stationnement | Classification des documents organisationnels : E01-38 Les dossiers sont conservés pendant quatre ans, puis détruits. |
| VITAL STATS Database | Loi sur les statistiques de l’état civil, L.R.O. 1990, chap. V.4, art. 19 et 20 | Nom, date de naissance, lieu de naissance, numéro de téléphone, adresse de courriel et adresse municipale Les données recueillies servent à délivrer les permis de mariage et à gérer les cérémonies civiles et l’enregistrement des décès. | Agents des Services au comptoir Bureau du registraire général | Personnes inscrites pour les permis de mariage, les cérémonies civiles et les décès | Classification des documents organisationnels : E13-01 Dossiers conservés en permanence aux Archives de la Ville d’Ottawa |
| MAP Database | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 | Nom, adresse municipale, numéro de téléphone et adresse de courriel. Les données recueillies servent à délivrer les permis d’entreprise, à enregistrer les animaux de compagnie, à planifier et à aménager le territoire de la Ville et à gérer les activités du Comité de dérogation. | Chefs d’équipe de ServiceOttawa et agents des Services au comptoir Direction générale des services de la planification, de l’aménagement et du bâtiment : personnel des Services de planification | Résidents d’Ottawa, propriétaires des biens-fonds et propriétaires des entreprises, demandeurs | Base de données –Maintien en poste en cours |
Dernière mise à jour : décembre 2024
Banque de renseignements personnels : Direction générale des services d’infrastructure et d’eau
Direction générale des services d’infrastructure et d’eau
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Services environnementaux – Base de données de la Gestion de l’entretien | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 8-10 | La base de données sur les services d’eau et d’égout contient tous les renseignements relatifs à ces services, à l’ensemble de l’infrastructure ainsi qu’aux travaux qui y sont accomplis (par exemple, équipement, effectif et matériel), et les coordonnées (noms, adresses et numéros de téléphone) des clients. | Employés de la Ville d’Ottawa, gestionnaires, superviseurs, directeur, Service du contentieux et Service des finances | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : T05-01 Dossiers conservés en permanence. |
| Services environnementaux – Dossier du projet | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 8-10, par. 78-87, art. 91, art. 93 et par. 444-446 | Coordonnées des clients (par exemple, nom, numéro de téléphone et adresse), nom et numéro de téléphone de l’entreprise, tout ordre de travail, renseignements sur l’infrastructure, permis signés, coûts des travaux, copies de tous les travaux dans SAP et ITX, toutes les activités liées au travail, effectif équipement et matériel. | Employés, gestionnaires, superviseurs, directeur, Service du contentieux et Service des finances, au besoin | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : W05-11 Les dossiers sont conservés pendant 7 ans avant d’être détruits. |
| Projet de revitalisation – Correspondance privée de la part des Services d’égouts pour les résidents touchés | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 8-10, art. 76 | La Ville d’Ottawa dispose d’un projet de revitalisation ayant un cycle de 20 ans. La correspondance est préparée en fonction de ce projet, qui comprend un nom et une adresse. | Personnel des Services d’égouts | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : W08-03 Dossiers conservés en permanence. |
| Demandes de services d’enquête (ligne accessible 24 heures sur 24) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 8-10, par. 78-87, art. 91, art. 93, par. 96-97 | Ces renseignements permettent de gérer les appels du public au sujet d’une demande de service (examen des égouts pluviaux et sanitaires; renseignements sur les pluviomètres; entretien des compteurs d’eau et localisation des installations). Ces renseignements comprennent, sans s’y limiter : les noms, les adresses, les numéros de téléphone et les adresses de courriel. | Personnel du service à la clientèle | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : W05-01 Les dossiers sont conservés pendant 2 ans avant d’être détruits. |
| Enquête sur la gestion des eaux pluviales | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 8-10, art. 87, par. 96-97 | Plaintes relatives aux installations de gestion des eaux pluviales, à des clôtures brisées, à des débris, à des castors et au vandalisme. Ces renseignements sont utilisés à titre d’outils dans le cadre de l’examen et comprennent, sans s’y limiter : les noms, les adresses et les numéros de téléphone. | Ingénieurs, personnel de soutien à la clientèle et superviseurs des installations de Gestion des eaux pluviales | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : W05-08 Dossiers conservés en permanence. |
| Enquête sur la gestion des eaux usées | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 8-10, par. 78-87, art. 91, art. 93 | Demandes formulées par les citoyens au sujet d’un examen des installations de gestion des eaux sanitaires. Ces renseignements comprennent, sans s’y limiter : les noms, les adresses et les numéros de téléphone. | Personnel de soutien à la clientèle | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : W05-03 Dossiers conservés en permanence. |
| Enquêtes sur la gestion des eaux | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 8-10, par. 78-87, art. 91, art. 93 | Demandes formulées par les citoyens au sujet d’un examen des installations de gestion des eaux auprès du service à la clientèle. Ces renseignements comprennent, sans s’y limiter : les noms, les adresses et les numéros de téléphone. | Personnel de Qualité de l’eau, personnel de soutien à la clientèle | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : W05-02 Dossiers conservés en permanence. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Marval | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Ces documents comprennent souvent les noms, les adresses municipales et les numéros de téléphone ou les adresses de courriel. On s’en sert pour donner suite aux demandes de service, aux plaintes se rapportant aux services, aux projets et aux programmes et déposées au Centre d’appels 3-1-1 et sur le site ottawa.ca. | Certains employés des SSTA sont responsables de l’aiguillage, de la surveillance et du suivi de la correspondance. | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les dossiers sont conservés pendant 6 ans avant d’être détruits. |
| Microsoft Lists | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Demandes de renseignements ou plaintes se rapportant aux services, aux projets et aux programmes et déposées au Centre d’appels 3-1-1, sur le site ottawa.ca ou soumises directement par les résidents ou les bureaux des conseillers municipaux. Ces documents comprennent souvent les noms, les adresses et les numéros de téléphone ou les adresses de courriel. Cette information sert à suivre les délais de réponse, à mener les analyses et à établir les rapports. | Certains employés des SSTA sont responsables de l’aiguillage, de la surveillance et du suivi de la correspondance, les adjoints administratifs principaux épaulant la directrice générale et le Bureau des directeurs. | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : G00-09 Les dossiers sont conservés pendant 8 ans avant d’être détruits. |
Dernière mise à jour : décembre 2024
Banque de renseignements personnels : Services juridiques
Services juridiques
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Questions d’indemnisation et de litiges | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Nom ou l’un quelconque des éléments suivants : adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, numéro de téléphone cellulaire, date de naissance, adresse électronique, nom de l’avocat, fournisseur d’assurance et couverture, dossiers médicaux (dans le cas de blessures corporelles). Ces renseignements sont recueillis aux fins d’évaluation et de gestion des réclamations et des litiges engagés à l’encontre de la Ville. | Personnel des Services juridiques | Résidents d’Ottawa | L05-07 (Services du Code du bâtiment – Demandes d’indemnités à l’encontre de la Ville) Les documents sont conservés en permanence. L08-06 (Demandes d’indemnités générales; toutes sauf celles qui portent sur les automobiles) Les documents sont conservés pendant sept ans suivant la fermeture du dossier et sont ensuite détruits. L08-07 (Demandes d’indemnités pour les accidents automobiles) Les documents sont conservés pendant 25 ans après la clôture des dossiers et sont ensuite détruits. L08-09 (Demandes d’indemnités pour les accidents automobiles 1994-1996 SEULEMENT) Les documents sont conservés pendant 100 ans suivant la fermeture des dossiers et sont ensuite détruits. |
Dernière mise à jour : décembre 2024
Banque de renseignements personnels : Bureau du greffe municipal
Bureau du greffe municipal
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Demande dans le cadre de la LAIMPVP – Accès aux renseignements personnels ou correction de ces renseignements | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56 | Nom, adresse et numéro de téléphone servant à communiquer au demandeur les renseignements demandés | Personnel du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (AIPVP) | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : I02-04 Les documents sont conservés pendant neuf ans avant d’être détruits. |
| Demande dans le cadre de la LAIMPVP – Accès à l’information générale | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56 | Nom, adresse et numéro de téléphone servant à communiquer au demandeur les renseignements demandés | Personnel du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (AIPVP) | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : I02-03 Les documents sont conservés pendant neuf ans avant d’être détruits. |
| Demande dans le cadre de la LAIMPVP – Demandes dans le cadre de la LPRPS | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, L.O. 2004, chap. 3, annexe A, art. 52, 53 et 55 | Nom, adresse et numéro de téléphone servant à communiquer au demandeur les renseignements demandés | Personnel du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (AIPVP) | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : I02-06 Les documents sont conservés pendant neuf ans avant d’être détruits. |
| Demande dans le cadre de la LAIMPVP – Plaintes relatives à la protection de la vie privée | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56 et Politique de la Ville sur la protection de la vie privée | Nom, adresse et numéro de téléphone servant à mener des enquêtes sur les plaintes et à communiquer aux demandeurs le résultat des plaintes relatives à la protection de la vie privée | Personnel du Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (AIPVP) | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : I02-05 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Plaintes générales | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Pour donner suite aux plaintes et aux demandes de services et d’information. La liste peut comprendre les adresses de courriel, les numéros de téléphone et les adresses postales | Conseiller ou conseillère en politiques et certains membres du personnel du Bureau du greffe municipal | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Correspondance destinée au maire – Correspondance imprimée et électronique | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Éléments de correspondance se rapportant à différents sujets. Ils peuvent comprendre le nom, l’adresse de courriel, le numéro de téléphone et l’adresse municipale du résident. | Personnel des Services de soutien au maire | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : G00-09 Les documents sont conservés pendant huit ans avant d’être détruits. |
| Certificats émanant du maire | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10. | Pour administrer et délivrer les certificats personnalisés demandés dans le formulaire. Ces documents peuvent comprendre le prénom, le nom et l’adresse postale du demandeur, le prénom, le nom et dans certains cas la date de naissance ou d’anniversaire de mariage du célébrant. | Personnel des Services de soutien au maire | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C14-00 Les documents sont conservés pendant trois ans avant d’être détruits. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Rapports du Comité permanent, de la Commission du transport en commun, des sous-comités et du Conseil municipal – Mémoires publics et délégations | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 253 Règlement de la Ville d’Ottawa n° 2022-410 | Documents d’inscription et lettres des délégations publiques, éléments de correspondance et mémoires imprimés adressés par des représentants du public pour appuyer les propositions sur lesquelles se penche le Comité ou le Conseil municipal ou pour s’y opposer. Ces documents comprennent des noms, des adresses et des numéros de téléphone. | Personnel des Services au Conseil municipal et aux comités, membres du Conseil municipal, équipe de la haute direction et auteurs des rapports des directions générales | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : G01-10 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Plaintes générales se rapportant aux services offerts en français par la Ville et aux élections municipales | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | La liste peut comprendre les adresses de courriel, les numéros de téléphone et les adresses postales. Pour donner suite aux plaintes et aux demandes de services et d’information | Coordonnateur, Services en français Personnel des Services en français chargé de donner suite aux plaintes Personnel des élections municipales et certains membres du personnel du Bureau du greffe municipal | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Élections – Demandes de paiement des remises de contributions | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, art. 88.11 Règlement de la Ville d’Ottawa n° 2022-76 | Les demandes comprennent les noms, les adresses postales, le montant des contributions et le montant des remises auxquelles ont droit les demandeurs. Formulaire de demande à remplir pour demander une remise de contributions sur les dons versés aux candidats au Conseil municipal et fichiers servant à calculer et à verser les remises à l’intention de ces personnes | Personnel du Bureau des élections | Personnes qui ont versé des dons aux candidats au Conseil municipal et qui ont demandé des remises de contributions | Classification des documents généraux : G10-02 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. |
| Élections – Nomination d’un mandataire | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, art. 44 | Ce document comprend le nom, l’adresse admissible, l’appellation ou le numéro du quartier et le numéro de la section de vote de l’électeur qui nomme un mandataire et de la personne qui est nommée mandataire. Ce document fait aussi état de la relation entre la personne nommée mandataire et l’électeur qui nomme cette personne. Le personnel du bureau de scrutin se sert des renseignements personnels de la « personne nommant un mandataire » pour identifier la personne à laquelle il remet un bulletin de vote et pour connaître le nom à biffer dans la liste des électeurs. On vérifie les renseignements personnels de la « personne nommée » par rapport à l’identité vérifiée par le personnel dans le bureau de scrutin afin de confirmer qu’il s’agit bien de la personne dont le nom est inscrit dans le formulaire. Le personnel de la Ville se sert aussi des renseignements personnels recueillis pour veiller à ce que nul ne nomme plus d’un mandataire ou que nul ne se serve d’un même mandat pour plusieurs personnes, sauf dans les cas où ces personnes sont des membres de la famille. | Personnel du Bureau des élections | Électeurs d’Ottawa qui ne peuvent pas se rendre dans un bureau de scrutin pendant les jours d’ouverture de ce bureau et noms des mandataires qu’ils nomment pour exercer en leur nom leur droit de vote | Classification des documents généraux : G10-13 Les documents sont conservés pendant huit ans avant d’être détruits. |
| Élections – Prorogation des avis portant sur la durée des campagnes électorales | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, par. 88.24 (1) | Avant 2018, les formulaires prescrits par le gouvernement provincial comprenaient les noms, les adresses, les numéros de téléphone, les numéros de télécopieur et les adresses de courriel des candidats. Depuis 2018, ces formulaires ne comprennent que les noms et les signatures des candidats. L’information sert à consigner la prorogation de la campagne du candidat, la date la plus tardive à laquelle la durée de sa campagne électorale pourrait prendre fin, de l’échéance obligatoire à respecter pour déposer les états financiers complémentaires et pour faire parvenir au candidat l’accusé de réception correspondant. | Personnel du Bureau des élections | Candidats en situation déficitaire à la fin de la durée de la campagne électorale | Classification des documents généraux : G10-02 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. |
| Élections – Actes de candidature | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, art. 33, 35 et 95 | Ces documents comprennent les noms, les adresses admissibles, les adresses postales, les numéros de téléphone et les adresses de courriel des candidats, ainsi que les noms et les adresses admissibles des personnes qui appuient les candidatures. Les renseignements personnels des candidats recueillis dans les actes de candidature servent à vérifier si les demandeurs répondent aux conditions d’admission pour exercer leurs droits de vote dans la municipalité ou dans la circonscription pour les élections des conseils scolaires et à s’assurer qu’ils sont des candidats admissibles dans les élections. Ces renseignements personnels servent aussi à adresser aux candidats des avis sur leur candidature, les avis prévus dans les lois pendant les élections et différents comptes rendus pour qu’ils soient parfaitement au courant du déroulement des élections. Les renseignements personnels recueillis auprès des personnes qui appuient les candidatures permettent au personnel de la Ville de confirmer que les candidats ont déposé les signatures originales de ceux qui appuient leur candidature, soit 25 personnes qui répondent aux conditions pour exercer leurs droits de vote dans la municipalité | Personnel du Bureau des élections | Personnes qui souhaitent se porter candidat dans les élections scolaires et personnes qui appuient les candidatures | Classification des documents généraux : G10-02 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. |
| Élections – Reçu – Contribution à la campagne d’un candidat – Programme de remises de contributions | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, art. 88.11 Règlement de la Ville d’Ottawa n° 2022-76 | Reçus déposés par les candidats qui participent au Programme de remises de contributions. Ces documents comprennent les noms, les adresses postales et les sommes versées en dons aux candidats pendant la durée des élections. On s’en sert pour administrer le programme de remises de contributions. | Personnel du Bureau des élections | Personnes qui ont versé des dons aux candidats à l’élection du Conseil municipal | Classification des documents généraux : G10-02 Les documents sont conservés en permanence par les Archives de la Ville. |
| Élections – Avis d’inscription | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, art. 88.6 | Cet avis comprend le nom, l’adresse admissible, l’adresse postale, les numéros de téléphone et l’adresse de courriel de la personne inscrite. Les renseignements personnels recueillis dans l’avis d’inscription servent à vérifier si la personne inscrite peut l’être à titre de tiers annonceur. L’information sert aussi à adresser, à la personne inscrite ou à son représentant officiel, un avis sur son inscription, les autres avis prévus dans les lois pendant le déroulement des élections et différents comptes rendus, pour qu’ils soient au courant du déroulement des élections. | Personnel du Bureau des élections | Personnes, sociétés ou organisations syndicales qui se sont inscrites à titre de tiers annonceurs pour une élection | Classification des documents généraux : G10-18 Les documents sont conservés pendant 10 ans. Les Archives de la Ville d’Ottawa n’ont pas encore fixé les conditions définitives à adopter pour l’élimination de ces documents. |
| Élections – Prorogation des avis portant sur la durée des campagnes des tiers annonceurs | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, art. 88.28 | Ce document comprend le nom du tiers inscrit. L’information sert à consigner la prorogation de la durée de la campagne du tiers annonceur, la date la plus tardive à laquelle pourrait prendre fin la durée de sa campagne électorale, la date d’échéance obligatoire pour le dépôt des états financiers complémentaires et à envoyer la lettre d’accusé de réception à la personne inscrite ou à son représentant officiel. | Personnel du Bureau des élections | Tiers inscrits en situation déficitaire à la fin de la durée de la campagne électorale | Classification des documents généraux : G10-18 Les documents sont conservés pendant 10 ans Les Archives de la Ville d’Ottawa n’ont pas encore fixé les conditions définitives à adopter pour l’élimination de ces documents. |
| Élections – Demandes de vérification de la conformité | Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, annexe, par. 88.32 (2) et 88.35 (2) | Ces documents comprennent les noms, les adresses admissibles, les adresses postales, les numéros de téléphone et les adresses de courriel des personnes qui demandent des vérifications de conformité. Les renseignements personnels recueillis dans les vérifications de conformité servent à vérifier si le demandeur est considéré comme un électeur admissible dans la municipalité et s’il peut soumettre cette demande. Ils servent aussi à donner au demandeur de l’information à propos des réunions du Comité de vérification de la conformité dans les cas où sa demande doit être étudiée, ainsi que toutes les raisons brèves et notées par écrit pour justifier les décisions du Comité en ce qui concerne sa demande. Conformément à la Loi, ces renseignements servent aussi à adresser au demandeur, s’il y a lieu, une copie du rapport de vérification. | Personnel du Bureau des élections, personnel des Services au Conseil municipal et aux comités et membres du Comité de vérification de conformité des élections | Électeur admissible qui croit qu’un candidat ou un tiers annonceur a contrevenu aux règles de financement de la campagne et qui a demandé de vérifier la conformité des finances de la campagne électorale de ce tiers. | Classification des documents généraux : G10-11 Les documents sont conservés en permanence aux Archives de la Ville d'Ottawa. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Listes d’invités servant à envoyer les invitations aux événements organisés par le maire | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Ces listes comprennent les noms, les adresses postales, les numéros de téléphone et les adresses de courriel des invités. On s’en sert pour communiquer avec les invités inscrits. | Personnel du Bureau du protocole | Invités et personnes inscrites pour les événements de la mairie | Classification des documents généraux : G16-02 Les documents sont conservés en permanence aux Archives de la Ville d'Ottawa |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Archives – Bons de travail portant sur les photos | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 253 (1) et art. 254 | Pour gérer les documents correspondant aux bons de reproduction établis par les clients des Archives. Il s’agit entre autres des documents imprimés et numériques qui comprennent les renseignements personnels des clients (soit les noms, les adresses postales et les adresses de courriel) ainsi que les détails sur les documents d’archives qui ont été reproduits. | Personnel des Archives | Clients | Classification des documents généraux : R17-08 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Archives – 2. Formulaires d’inscription des chercheurs/Suivi des demandes de renseignements | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 253 (1) et art. 254 | Formulaires d’inscription des chercheurs à utiliser pour permettre d’assurer la sécurité des documents et des collections des Archives, pour communiquer avec les chercheurs inscrits et pour faire la promotion des organisations affiliées. Ce formulaire comprend le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur, l’adresse de courriel et le numéro de laissez-passer du chercheur. | Personnel des Archives | Chercheurs | Classification des documents généraux : R17-05 et R17-07 Les documents sont conservés en permanence aux Archives de la Ville d'Ottawa. |
| Archives – Fichiers des acquisitions | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 253 (1) et art. 254 | Documentation sur les acquisitions, les expertises, les demandes d’accès et de désaccès et les transferts. Les renseignements personnels comprennent les noms, les adresses postales, les adresses de courriel ainsi que des renseignements financiers dans les cas où l’on expertise les archives privées acquises pour en connaître la valeur en numéraire. | Personnel des Archives | Donateurs et agents | Classification des documents généraux : R11-01, R11-05, R11-06 et R11-07 Les documents sont conservés en permanence aux Archives de la Ville d'Ottawa. |
| Rétroaction sur l’accessibilité, demandes de renseignements sur les services et demandes de soutien pour le format des documents | Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, L.O. 2005, chap. 11, Règlement de l’Ontario 191/11 : Normes d’accessibilité intégrées, art. 12 et art. 80.50 | Commentaires et demandes de renseignements des résidents sur l’accessibilité ou demandes de format, dont les résultats et les résolutions. Les renseignements personnels peuvent comprendre le prénom, le nom, l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel. On s’en sert pour donner suite aux commentaires et aux demandes de renseignements, ou encore aux demandes de format déposées auprès de la Ville dans ce formulaire. | Personnel du Bureau de l’accessibilité, représentants des directions générales auprès du Groupe de travail sur l’accessibilité, autres membres du personnel des SSA chargés de donner suite aux commentaires ou aux demandes de format des directions générales. | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Inscriptions pour les événements liés à l’accessibilité | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Les sondages servent à recueillir l’information sur l’inscription pour la Journée de l’accessibilité et la Journée internationale des personnes en situation de handicap. Noms, adresses de courriel et demandes de mesures d’adaptation, par exemple les documents à fournir d’avance et l’interprétation dans le langage des signes Les renseignements personnels servent à transmettre l’information aux personnes inscrites avant l’événement. | Personnel du Bureau de l’accessibilité | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R00-01 On conserve les documents pendant 11 ans suivant la fin des cours ou des événements ou suivant la date d’expiration de l’adhésion, pour ensuite les détruire. |
Dernière mise à jour : décembre 2024
Banque de renseignements personnels : Direction générale de la planification, de l’aménagement et du bâtiment
Direction générale de la planification, de l’aménagement et du bâtiment
Répertoire des banques de renseignements personnels des Services du Code du bâtiment
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| 9-1-1 : Demandes d’enseigne pour les adresses municipales. | Règlement sur l’adressage municipal de la Ville d’Ottawa (no 2014-78) | Traitement des demandes portant sur les adresses municipales, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Personnel des Services du Code du bâtiment Personnel de l’Unité de la circulation routière | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D11-01 Dossiers conservés en permanence. |
| Base de données d’information sur les permis de construire | Loi de 1992 sur le code du bâtiment, L.O. 1992, chap. 23, par. 2 (9) Règlement municipal sur le bâtiment de la Ville d’Ottawa (no 2014-220), art. 4 et 13 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Pour l’administration et la gestion de l’information sur les permis de construire Sont compris : le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires. Destination de l’information : L’information sert à communiquer avec les demandeurs pour vérifier l’information reproduite dans les demandes. | Personnel des Services du Code du bâtiment | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D13-01 Dossiers conservés en permanence. |
| Permis de construire | Loi de 1992 sur le code du bâtiment, L.O. 1992, chap. 23, par. 2 (9) Règlement municipal sur le bâtiment de la Ville d’Ottawa (no 2014-220), art. 4 et 13 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Traitement des demandes de permis de construire, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Personnel des Services du Code du bâtiment, personnel du Service des incendies, personnel des Services des règlements municipaux et personnel des Services juridiques | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D13-01 Dossiers conservés en permanence. |
| Permis de construire annulés et demandes de permis annulées | Loi de 1992 sur le code du bâtiment, L.O. 1992, chap. 23, par. 2 (9) Règlement municipal sur le bâtiment de la Ville d’Ottawa (no 2014-220), art. 4 et 13 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Traitement des demandes de permis de construire annulés et des demandes de permis annulées, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Personnel des Services du Code du bâtiment, personnel des Services des règlements municipaux et personnel des Services juridiques | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D13-03 Dossiers conservés en permanence. |
| Rapports de conformité | Règlement sur les rapports de conformité de la Ville d’Ottawa (no 2003-69), art. 3 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Traitement et administration des demandes et établissement des rapports de conformité, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Commis techniques, agents des rapports de conformité, coordonnateurs, gestionnaires de programme, gestionnaires et chef du service du bâtiment | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : L06-03 Dossiers conservés en permanence. |
| Demandes de dérogation mineure pour les enseignes portant sur les projets d’aménagement | Règlement régissant les enseignes permanentes sur des propriétés privées de la Ville d’Ottawa (no 2016-326), art. 16 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 | Traitement, administration et approbation des demandes de dérogation mineure pour les enseignes portant sur les projets d’aménagement, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Coordonnateurs techniques des SCB, agents responsables des adresses et des enseignes municipales, conseillers municipaux et leurs adjoints, gestionnaires de programme, gestionnaires et chef du service du bâtiment | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D07-10 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Permis d’enseigne permanente | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et 10 Règlement régissant les enseignes permanentes sur des propriétés privées de la Ville d’Ottawa (no 2016-326) | Traitement des demandes Administration et approbation des permis d’enseignes permanentes, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Personnel des Services du Code du bâtiment | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-01 Dossiers conservés en permanence. |
| Appellation des voies privées | Règlement sur l’adressage municipal de la Ville d’Ottawa (no 2014-78) | Traitement des demandes Administration et approbation des demandes de dénomination des voies privées, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des demandeurs et des propriétaires | Coordonnateurs techniques des SCB, agents responsables des adresses et des enseignes municipales, conseillers municipaux et leurs adjoints, gestionnaires de programme, gestionnaires et chef du service du bâtiment | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D07-09 Dossiers conservés en permanence. |
| Relations publiques – Accès aux dossiers des demandes de permis de construire : consultation et publication des demandes | Règlement sur les rapports de conformité de la Ville d’Ottawa (no 2003-69), art. 3(1), 5(1) et 6(1) Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8(1) et 10 | Demande d’accès à l’information sur les permis de construire et demandes de consultation et d’acheminement de l’information, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone professionnel ou cellulaire et l’adresse de courriel Destination de l’information : L’information sert à communiquer avec les demandeurs afin de vérifier les renseignements compris dans les demandes. | Commis techniques et personnel des Services du Code du bâtiment | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D00-05 Dossiers conservés en permanence. |
Répertoire des banques de renseignements personnels des Services des emprises, du patrimoine et du design urbain
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Petites bibliothèques gratuites : Lettre d’accusé de réception | Règlement de la Ville d’Ottawa no 2003-498 | Les résidents doivent déposer la lettre d’accusé de réception signée. Cette lettre comprend le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel. La Ville se sert des renseignements personnels pour s’assurer que l’on respecte le Règlement de la Ville d’Ottawa sur l’utilisation et l’entretien des routes (no 2003-498), en ce qui a trait à l’installation des petites bibliothèques gratuites notamment afin de pouvoir communiquer avec les propriétaires de ces petites bibliothèques. | Personnel de l’Unité des règlements municipaux, des permis et des inspections | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : L02-27 Les dossiers sont conservés pendant dix ans après l’expiration de l’accord, puis détruits. |
| Approche privée permanente ou temporaire (selon l’adresse précise) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 Règlement sur les empiètements de la Ville d’Ottawa (no 2003-446) | Demande à remplir lorsque le demandeur souhaite faire aménager une approche privée permanente ou temporaire selon l’adresse spécifique, dont le nom, l’adresse municipale et le numéro de téléphone. | Personnel de l’Unité des règlements municipaux, des permis et des inspections et personnel de l’Unité de la sécurité routière | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-05 Dossiers conservés en permanence. Classification des documents généraux : D12-06 Dossiers conservés en permanence. |
| Droit d’empiètement permanent sur la voie publique | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 Règlement sur les empiètements de la Ville d’Ottawa (no 2003-446) | Demande à remplir lorsque le demandeur veut avoir le droit d’empiéter en permanence sur la voie publique, dont le nom et l’adresse | Personnel de l’Unité des règlements municipaux, des permis et des inspections et personnel de l’Unité de la sécurité routière | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-04 Dossiers conservés en permanence. |
| Droit d'empiètement temporaire sur la voie publique | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 Règlement sur les empiètements de la Ville d’Ottawa (no 2003-446) | Demande à remplir lorsque le demandeur veut avoir le droit d’empiéter temporairement sur la voie publique, dont le nom et l’adresse Destination de l’information : L’information sert à communiquer avec les demandeurs afin de vérifier les renseignements compris dans les demandes. | Personnel de l’Unité des règlements municipaux, des permis et des inspections et personnel de l’Unité de la sécurité routière | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-03 Les documents sont conservés pendant cinq ans suivant le changement de vocation avant d’être détruits. |
Répertoire des banques de renseignements personnels des Services de planification
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Base de données d’information sur les demandes d’aménagement (MAP) | Loi sur l’aménagement du territoire, L.R.O. 1990, chap. P.13, art. 1.0.1 | Formulaires de demande, dont le nom, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des propriétaires et des demandeurs. Destination de l’information : L’information sert à communiquer avec les demandeurs afin de vérifier les renseignements compris dans les demandes | Personnel des Services de planification | Résidents d’Ottawa Propriétaires et demandeurs | Classification des documents généraux : D04-01 Dossiers conservés en permanence. |
Répertoire des banques de renseignements personnels des Services de la planification des transports
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Enquête origine-destination 2022 | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Données sur les ménages, sur les particuliers et sur les déplacements, servant à mettre à jour les outils de prévision des déplacements, à analyser les tendances dans les déplacements et à mettre au point des plans de transport | Expert-conseil de l’enquête | Classification des documents généraux : C10-03 Les documents sont conservés pendant trois ans suivant la fin de l’enquête avant d’être détruits. |
| Enquête origine-destination 2022 | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Détails des coordonnées des répondants à l’enquête qui souhaitent participer éventuellement à d’autres enquêtes | Personnel de la Section de la modélisation des transports de la Direction des réseaux et de la politique de transport | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. |
| Services de la planification des transports et activités de consultation publique | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Coordonnées, dont le nom, l’adresse de courriel, le numéro de téléphone et l’adresse postale pour les projets de planification des transports, dont les études sur la modération de la circulation dans les quartiers, les évaluations environnementales, les projets de transport actif et le Plan directeur des transports La liste des coordonnées sert à adresser au public des avis sur les comptes rendus et les événements dans le cadre des projets. | Le personnel de gestion de projets des Services de la planification des transports affecté aux projets a accès aux coordonnées. | Grand public, résidents, propriétaires et plaignants | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. |
Dernière mise à jour : décembre 2024
Banque de renseignements personnels : Services de l'information du public et des relations avec les médias
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Participons Ottawa | Stratégie de la consultation publique de la Ville d’Ottawa | Identifiants de connexion, dont l’adresse de courriel et le nom de l’utilisateur. Contributions et commentaires déposés en faisant appel à différentes méthodes de participation, dont les sondages, les livres de visiteurs et d’autres moyens. On s’en sert pour avoir accès aux outils de consultation du site Web et pour recueillir les commentaires sur certaines campagnes ou certains enjeux afin d’éclairer les décisions à prendre sur les initiatives de la Ville. Données démographiques optionnelles, code postal et données sur les quartiers des résidents, à utiliser pour les communiqués et les efforts de sensibilisation d’après les intérêts. | Spécialiste, Mobilisation du public et Diversité, agent de consultation et tous les membres du personnel inscrits dans la liste des administrateurs de projet pour les projets qui leur sont confiés | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-03. Les documents sont conservés pendant trois ans suivant la fin des activités de consultation et de sondage avant d’être détruits. |
Dernière mise à jour : décembre 2024
Banque de renseignements personnels : Direction générale des services des travaux publics
Direction générale des services des travaux publics
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Direction générale des travaux publics – Dossiers de projet | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10, art. 78-87, art. 91, art. 93 et art. 444-446 | Coordonnées des clients (soit le nom, le numéro de téléphone et l’adresse), dénomination sociale et numéro de l’entreprise, tous les bons de travail, information sur les infrastructures, permis signés, coûts des travaux, copies de tous les travaux dans ITX et SAP, toutes les activités liées au travail, effectif, équipement et matériaux | Employés, gestionnaires, superviseurs, directeur, Service des finances et Services juridiques, au besoin | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : T03-03 Dossiers conservés en permanence |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Enquêtes des Services des déchets solides –Demande de service | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 et art. 76 | Noms, adresses, numéros de téléphone et adresses de courriel. On s’en sert pour traiter les appels du public à propos des demandes de service. | Personnel des Services des déchets solides | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : W05-01 Les documents sont conservés pendant deux ans avant d’être détruits. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Plaintes sur la collecte des déchets solides | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 et art. 76 | Noms, adresses et numéros de téléphone. On s’en sert pour donner suite aux plaintes déposées à propos de la collecte et de l’élimination des déchets. | Personnel des opérations de collecte des déchets | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : W20-03 Les documents sont conservés pendant deux ans avant d’être détruits. |
| Enquêtes des Services des déchets solides –Avis d’infraction | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 et art. 76 | Noms, adresses et numéros de téléphone. On s’en sert pour envoyer les avis d’infraction aux propriétaires qui contreviennent au Règlement sur la gestion des déchets solides. | Personnel des opérations de collecte des déchets | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : W05-04 Dossiers conservés en permanence aux Archives de la Ville d'Ottawa |
| Enquêtes des Services des déchets solides –Boîte de réception des Services des déchets solides | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 et art. 76 | Noms, adresses, numéros de téléphone et adresses de courriel. On s’en sert pour traiter les plaintes déposées par le public à propos des enquêtes des Services des déchets solides. | Personnel des opérations de collecte des déchets | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : W05-04 Dossiers conservés en permanence aux Archives de la Ville d'Ottawa |
| Programme Anges des neiges – Fierté de la collectivité | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | Formulaire de candidature, dont le nom, l’adresse de courriel, le numéro de téléphone et les coordonnées du candidat ou de la candidate. On s’en sert pour administrer le programme Anges des neiges, notamment pour faire savoir au candidat ou à la candidate qu’on lui attribue le titre d’Ange des neiges. | Personnel de la Direction générale des travaux publics | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-99 Les documents sont conservés pendant six ans suivant la fin du projet avant d’être détruits. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Grand ménage de la capitale – Demandes/rapports sur les projets de nettoyage | Programme de fierté civique approuvé par le Conseil municipal le 16 février 1994 Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, par. 10 (1) | Grand ménage de la capitale, demandes et rapports sur les projets de nettoyage. Ces documents comprennent les noms, numéros de téléphone et adresses de courriel et adresses postales. On s’en sert pour administrer le Programme de fierté civique, l’enregistrement, la planification et le suivi des participants dans le cadre de la campagne du Grand ménage de la capitale. On se sert des coordonnées pour le ramassage des déchets. | Le personnel des Communications et Sensibilisation du public et le personnel de la Direction générale des travaux publics peuvent avoir à consulter l’information. | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-99 Les documents sont conservés pendant six ans suivant la fin du projet avant d’être détruits. |
| Programme « Adoptez un parc » | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Formulaire de demande à remplir lorsqu’un demandeur veut adopter un parc. Ces documents comprennent les noms, numéros de téléphone, adresses de courriel et adresses postales. On s’en sert pour administrer le programme. | Personnel des Communications et Sensibilisation du public | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : T03-05 Dossiers conservés en permanence |
| Direction générale des travaux publics – Activités de sensibilisation | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Nom, numéro de téléphone et adresse de courriel servant à administrer les tirages au sort et à donner suite aux demandes de renseignements ou aux plaintes | Personnel de la Direction générale des travaux publics et autres membres du personnel de la Ville au besoin, selon les plaintes déposées et le suivi à faire. | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits |
| Direction générale des travaux publics – Formulaire de rétroaction sur le Web | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Demandes de renseignements du public obligeant à faire un suivi; les citoyens doivent fournir leurs noms et leurs coordonnées. | Personnel de la Direction générale des travaux publics | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Contrats pour les permis mensuels de stationnement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Nom, numéro de téléphone, adresse, numéro de la plaque d’immatriculation et adresse de courriel de chaque client; copie numérique d’un modèle de chèque On s’en sert pour le paiement des permis. | Services des routes et du stationnement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : E01-38 Les documents sont conservés pendant quatre ans avant d’être détruits. |
| Remboursement des frais de stationnement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Nom, adresse et quatre derniers chiffres de l’effet de paiement On s’en sert pour les remboursements. | Services des routes et du stationnement | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : F07-04 Les documents sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Factures sur les collisions – Site SharePoint privé | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 9, art. 28-30 et art. 44 | Les rapports de collision de véhicule automobile (RCVA) comprennent des renseignements personnels sur la partie responsable, dont le nom du conducteur, son adresse, son numéro de téléphone, le nom de la compagnie d’assurance et le numéro du contrat d’assurance, le numéro de la plaque d’immatriculation, ainsi que la marque et le modèle du véhicule. Le personnel qui a accès à cette information peut déposer les demandes d’indemnisation des dommages causés aux autoroutes de la Ville ou aux infrastructures de ces autoroutes. | Commis principaux qui traitent les demandes d’indemnisation. Spécialiste financier et adjoint, Comptes de recettes qui perçoivent les frais correspondant aux dommages causés. Gestionnaire de section, Planification et ordonnancement qui délivre les bons de travail au besoin. Spécialiste des demandes d’indemnisation des Services juridiques pour justifier les demandes d’indemnisation. | Propriétaire du véhicule | Classification des documents généraux : L05-01 Les documents sont conservés pendant six ans suivant le règlement des demandes d’indemnisations avant d’être détruits. |
| Demandes et plaintes sur les services de la circulation dans le Système de gestion des tâches de SAP. | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | Renseignements personnels, dont le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel du résident, ainsi que les détails sur les services demandés ou sur les plaintes. Le personnel autorisé a chaque jour accès au Système de gestion pour résoudre les problèmes et régler les plaintes dans les secteurs suivants, entre autres : feux de circulation, lampadaires, panneaux et marques sur la chaussée, différentes mesures de contrôle de la circulation (panneaux d’arrêt, brigadiers scolaires adultes, passages pour piétons et carrefours giratoires, entre autres), réglementation de la bordure de la rue, données sur les collisions, contrôle automatisé de la vitesse (dont les radars photographiques et les appareils photo reliés aux feux rouges, entre autres), en plus des chiffres sur l’achalandage automobile, les cyclistes, les piétons et les motocyclistes. | Personnel des Services de la circulation | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Cours de formation sur la sécurité des déplacements à motocyclette | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 Plan d’action stratégique sur la sécurité routière approuvé par le Conseil municipal | Tableau Excel qui comprend entre autres les noms, adresses de courriel, adresses des domiciles et numéros de téléphone des participants au cours. L’information réunie permet de suivre l’assiduité et de s’assurer que les participants sont des usagers d’Ottawa conformément aux modalités exposées dans le plan de mise en œuvre du Plan d’action en matière de sécurité routière (PASR). | Gestionnaire de programme, Sécurité routière Coordonnateur, Sécurité des routes Ottawa Agent, Sécurité des routes Ottawa | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : T07-09 Dossiers conservés en permanence |
| Demandes de panneaux indicateurs « Ralentissez pour nous » | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | Dont les noms, les adresses de courriel, les adresses municipales et les numéros de téléphone des demandeurs. L’information réunie sert à envoyer les panneaux indicateurs à l’adresse des demandeurs. | Gestionnaire de programme, Sécurité routière Coordonnateur, Sécurité des routes Ottawa Agent, Sécurité des routes Ottawa Analyste des données, Sécurité routière | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : T07-09 Dossiers conservés en permanence |
| Demandes de renseignements généraux des partenaires communautaires externes | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | Dont les noms, les adresses de courriel et les numéros de téléphone des auteurs des demandes de renseignements. L’information recueillie sert à donner suite aux demandes de service et aux demandes de renseignements et à donner l’information. | Gestionnaire de programme, Sécurité routière Coordonnateur, Sécurité des routes Ottawa Agent, Sécurité des routes Ottawa Analyste des données, Sécurité routière | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Demandes de renseignements générales et demandes – Événements | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | Dont les noms, les adresses de courriel et les numéros de téléphone des demandeurs. L’information recueillie sert à donner suite aux demandes de service et aux demandes de renseignements et à donner l’information. | Gestionnaire de programme, Sécurité routière Coordonnateur, Sécurité des routes Ottawa Agent, Sécurité des routes Ottawa Analyste des données, Sécurité routière | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Consultations et sondages publics | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 Stratégie de la consultation publique de la Ville d’Ottawa approuvée par le Conseil municipal | Dont les noms, les adresses de courriel, les adresses municipales et les numéros de téléphone. L’information réunie permet de donner aux participants les droits d’accès aux outils de consultation sur la plateforme Participons Ottawa et de prendre connaissance des commentaires sur certaines campagnes ou sur certains enjeux. | Program Manager, Road Safety, Senior Engineers, Road Safety Engineer, Traffic Management Design and Implementation Road Safety, Engineers Coordinator, Cycling & Pedestrian Safety | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-03 Les documents sont conservés pendant trois ans suivant la fin du sondage avant d’être détruits. |
| Demande de permis de fête de quartier résidentiel | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 126 Règlement no 2001-260, article 3 | L’information recueillie sert à traiter et administrer les demandes déposées pour les permis d’événements spéciaux à délivrer. Elle sert aussi à communiquer avec les personnes-ressources et à consulter les intéressés dans les cas nécessaires, par exemple dans le cadre de l’examen du Règlement sur les événements spéciaux. Cette information comprend les noms, adresses de courriel, adresses municipales et numéros de téléphone des demandeurs. | Gestionnaire de programme, Sécurité routière Ingénieurs principaux, Sécurité routière Ingénieur, Gestion de la circulation, Design et Mise en œuvre, Sécurité routière Ingénieurs Coordonnateur, Sécurité des cyclistes et des piétons | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-03 Les documents sont conservés pendant cinq ans suivant le changement de vocation avant d’être détruits. |
| Demande de permis de manifestation ou de défilé | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 126 Article 3 du Règlement no 2001-260 | L’information recueillie sert à traiter et administrer les demandes déposées pour les permis d’événements spéciaux. Elle sert aussi à communiquer avec les personnes-ressources et à consulter les intéressés dans les cas nécessaires, par exemple dans le cadre de l’examen du Règlement sur les événements spéciaux. Cette information comprend les noms, adresses de courriel, adresses municipales et numéros de téléphone des demandeurs. | Spécialiste principal, Activités de gestion de la circulation Spécialistes, Activités de gestion de la circulation Agents, Études sur la circulation, Activités de gestion de la circulation Commis, Événements spéciaux | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-03 Les documents sont conservés pendant cinq ans suivant le changement de vocation avant d’être détruits. |
| Demande d’organisation d’un événement spécial dans une rue (moins de 500 personnes) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 126 Article 3 du Règlement no 2001-260 | L’information recueillie sert à traiter et administrer les demandes déposées pour les permis d’événements spéciaux. Elle sert aussi à communiquer avec les personnes-ressources et à consulter les intéressés dans les cas nécessaires, par exemple dans le cadre de l’examen du Règlement sur les événements spéciaux. Cette information comprend les noms, adresses de courriel, adresses municipales et numéros de téléphone des demandeurs. | Spécialiste principal, Activités de gestion de la circulation Spécialistes, Activités de gestion de la circulation Agents, Études sur la circulation, Activités de gestion de la circulation Commis, Événements spéciaux | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-03 Les documents sont conservés pendant cinq ans suivant le changement de vocation avant d’être détruits. |
| Permis d’événement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 126 Article 3 du Règlement no 2001-260 | Les permis délivrés confirment que les demandes de fermeture de rue correspondant aux événements spéciaux des demandeurs ont été approuvées. Les permis comprennent les noms, adresses de courriel, adresses municipales, numéros de téléphone des demandeurs et renseignements sur la fermeture des rues. | Spécialiste principal, Activités de gestion de la circulation Coordonnateur, Activités de gestion de la circulation Commis, Événements spéciaux | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : D12-03 Les documents sont conservés pendant cinq ans suivant le changement de vocation avant d’être détruits. |
| Examen du Règlement sur les événements spéciaux (no 2001-260) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8, art. 10 et art. 126 Article 3 du Règlement no 2001-260 | L’information recueillie, dont les noms et les adresses de courriel, est archivée dans SharePoint et sert à mener les consultations auprès des parties prenantes des événements en ce qui concerne l’examen du Règlement. | Spécialiste principal, Activités de gestion de la circulation Spécialistes, Activités de gestion de la circulation Études sur la circulation Activités de gestion de la circulation Commis, Événements spéciaux | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C10-03 Les documents sont conservés pendant trois ans après la fin des sondages avant d’être détruits. |
Dernière mise à jour : décembre 2024
Banque de renseignements personnels : Direction générale des loisirs, de la culture et des installations
Direction générale des loisirs, de la culture et des installations
Répertoire des banques de renseignements personnels de la Direction des parcs et des établissements et programmes sportifs et récréatifs
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes d’utilisation de salles, de studios spéciaux et de gymnases | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Formulaire de demande de réservation de salles, de studios spéciaux et de gymnases, servant à traiter les demandes et à gérer les programmes de loisirs et de culture de la Ville d’Ottawa. Ce formulaire comprend le nom, l’adresse, les numéros de téléphone à la maison et au bureau, le numéro de télécopieur et l’adresse de courriel. | Gestionnaire de portefeuille, coordonnateur de programme, superviseur des loisirs 2, commis au service à la clientèle, représentant des services et instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : A05-06 Les documents sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. |
| Demandes d’utilisation des installations aquatiques de la Ville d’Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Formulaire de demande utilisé pour permettre de traiter les demandes et de gérer les programmes de loisirs et de culture de la Ville d’Ottawa. Ce formulaire comprend le nom, l’adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresse de courriel. | Gestionnaire de portefeuille, coordonnateur de programme, superviseur des loisirs 2, commis au service à la clientèle, représentant des services et instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : A05-04 Les documents sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. |
Répertoire des banques de renseignements personnels des Services de la culture et du patrimoine
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Programmes culturels et récréatifs – Formulaires de demande de remboursement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Demande de remboursement par le participant qui annule son inscription à un programme; cette demande sert à traiter l’information et les ententes et à gérer les programmes récréatifs et culturels de la Ville d’Ottawa. Il comprend le nom, l’adresse électronique et les numéros de téléphone à la maison pour joindre les participants le soir. | Gestionnaire de portefeuille, coordonnateur de programme, superviseur des loisirs 2, commis au service à la clientèle, représentant des services et instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : F07-04 Les documents sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. |
| Programmes culturels – Entente sur les services de garde d’enfants | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Entente sur les services de garde d’enfants à remplir pour participer à des programmes culturels; on s’en sert pour administrer et gérer le Programme de gestion des risques de la Ville d’Ottawa. Ce formulaire comprend le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du tuteur, ainsi que le nom de l’enfant. L’information est recueillie pour confirmer le consentement de la garde de l’enfant et pour connaître les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence. | Gestionnaire de portefeuille, coordonnateur de programme, superviseur des loisirs 2, commis au service à la clientèle, représentant des services et instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R03-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Programmes culturels – Consentement à communiquer la photographie de l’enfant | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Le formulaire comprend le nom et l’adresse des parents. L’information sert à suivre les clients et le consentement à utiliser les photos des enfants dans les activités de marketing. | Gestionnaire de portefeuille, coordonnateur de programme, superviseur des loisirs 2, commis au service à la clientèle, représentant des services et instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : L00-01 Les documents sont conservés pendant 12 ans avant d’être détruits. |
| Programmes culturels – Formulaires d’autorisation des sorties d’une journée et des excursions | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Formulaire d’autorisation des sorties d’une journée et des excursions servant à administrer et à gérer le Programme de gestion des risques de la Ville d’Ottawa. Il comprend le nom et la date de naissance du participant. On s’en sert pour administrer les camps des Services de la culture et du patrimoine et pour prodiguer des soins aux enfants qui fréquentent ces camps et qui participent entre autres aux sorties d’une journée et aux excursions. | Gestionnaire de portefeuille, coordonnateur de programme, superviseur des loisirs 2, commis au service à la clientèle, représentant des services et instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R00-01 Les documents sont conservés pendant 11 ans suivant la fin des cours et des activités ou l’expiration de l’adhésion, avant d’être détruits. |
| Programmes culturels – Formulaires d’inscription aux programmes culturels et de loisirs pour enfants | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | L’information recueillie sert à administrer et à gérer le Programme de gestion des risques de la Ville d’Ottawa. Il comprend le nom de l’enfant, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, le nom des parents de l’enfant et leurs numéros de téléphone cellulaire. On s’en sert pour administrer les programmes récréatifs et culturels des enfants, dont le soccer, les arts et les camps et les programmes parascolaires (avant et après l’école). | Gestionnaire de portefeuille, coordonnateur de programme, superviseur des loisirs 2, commis au service à la clientèle, représentant des services et instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R03-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Programmes culturels – Formulaires de demande d’administration de médicaments | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Formulaires de demande d’administration de médicaments servant à administrer les médicaments et à en surveiller l’administration ou l’entreposage. Il comprend le nom, l’adresse, la date de naissance, le numéro de téléphone, le nom des parents du participant et leurs numéros de téléphone. | Gestionnaire de portefeuille, coordonnateur de programme, superviseur des loisirs 2, commis au service à la clientèle, représentant des services et instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R00-01 Les documents sont conservés pendant 11 ans suivant la fin des cours et des activités ou l’expiration de l’adhésion, avant d’être détruits. |
Répertoire des banques de renseignements personnels de l'Unité des loisirs inclusifs
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Loisirs thérapeutiques – Programmes de répit – Formulaire d’alimentation par sonde gastronomique | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Formulaire de Demande d’administration de l’alimentation servant à administrer les produits alimentaires et les préparations, et à en superviser l’administration et l’entreposage. Il comprend le nom, la date de naissance et le nom du tuteur du participant. | Gestionnaire de programme, Loisirs inclusifs Coordonnateur du Programme de loisirs thérapeutiques Personnel infirmier des Loisirs inclusifs Instructeurs des loisirs inclusifs Spécialiste de l’administration des programmes de Loisirs thérapeutiques | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R05-02 Les documents sont conservés pendant sept ans suivant la clôture des dossiers avant d’être détruits. |
| Loisirs thérapeutiques – Programmes de répit – Registre de l’alimentation des participants | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Document de suivi utilisé dans l’administration des préparations et des aliments. Il comprend le nom et la date de naissance du participant. | Gestionnaire de programme, Loisirs inclusifs Coordonnateur du Programme de loisirs thérapeutiques Personnel infirmier des Loisirs inclusifs Instructeurs des loisirs inclusifs Spécialiste de l’administration des programmes de Loisirs thérapeutiques | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R05-02 Les documents sont conservés pendant sept ans suivant la clôture des dossiers avant d’être détruits. |
| Programmes de loisirs thérapeutiques – Registre et protocole dans les cas d’épilepsie | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Document de suivi servant à enregistrer les crises d’épilepsie des participants. Il comprend le nom du participant, sa date de naissance, le nom de la personne-ressource à contacter en cas d’urgence et le numéro de téléphone de cette personne. Il comprend aussi les signatures du tuteur, de l’employé et de l’infirmier ou de l’infirmière. | Gestionnaires de programme Coordonnateur du portefeuille des loisirs inclusifs Coordonnateur du Programme des loisirs thérapeutiques Personnel infirmier des loisirs inclusifs Administrateurs de programme | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R05-02 Les documents sont conservés pendant sept ans suivant la clôture des dossiers avant d’être détruits. |
| Programmes de loisirs thérapeutiques – Plan individuel d’après les points forts | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Document servant à suivre la progression des objectifs du participant. Il comprend le nom du participant. | Gestionnaires de programmes Coordonnateur du portefeuille des loisirs inclusifs Coordonnateur du Programme des loisirs thérapeutiques Personnel infirmier des loisirs inclusifs Spécialiste de l’administration des programmes de Loisirs thérapeutiques Administrateur de programme | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R05-02 Les documents sont conservés pendant sept ans suivant la clôture des dossiers avant d’être détruits. |
| Programmes de loisirs inclusifs – Formulaire d’évaluation du nageur ou de la nageuse | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Formulaire d’évaluation à remplir lorsqu’on demande de l’aide individuelle pour faire de la natation. Il comprend le nom et la date de naissance du participant, le nom du tuteur et le nom de l’employé qui évalue le nageur ou la nageuse. | Gestionnaires de programmes Coordonnateurs du portefeuille des loisirs inclusifs Coordonnateurs de programme Sauveteurs/instructeurs | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R05-02 Les documents sont conservés pendant sept ans suivant la clôture des dossiers avant d’être détruits. |
| Programmes de loisirs inclusifs – Critères de participation aux soins partagés | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Formulaire d’évaluation à remplir lorsqu’on demande une aide individuelle dans les soins partagés. Il comprend le nom et l’âge du participant, le diagnostic et le nom de l’employé. | Gestionnaire de programmes Coordonnateurs du portefeuille des loisirs inclusifs Mentors des loisirs inclusifs Travailleurs de soutien pour l’intégration aux loisirs inclusifs | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R05-02 Les documents sont conservés pendant sept ans suivant la clôture des dossiers avant d’être détruits. |
| Programmes de loisirs inclusifs – Registres des mentors | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Registre permettant de suivre l’aide offerte aux participants aux activités de loisirs. Il comprend les noms des participants. | Gestionnaire de programmes Coordonnateur du portefeuille des loisirs inclusifs Mentors des loisirs inclusifs | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R05-02 Les documents sont conservés pendant sept ans suivant la clôture des dossiers avant d’être détruits. |
| Programmes récréatifs et culturels – Liste des présences | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Registre des heures de dépose et de reprise en charge des participants. Il comprend les noms des participants, leurs numéros de téléphone, leur âge et les considérations spéciales, dont les diagnostics médicaux. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programmes Superviseur des loisirs 2 Commis, Service à la clientèle Représentant des services Chef de programme | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R05-02 Les documents sont conservés pendant sept ans suivant la clôture des dossiers avant d’être détruits. |
Répertoire des banques de renseignements personnels de la Direction des parcs et des établissements et programmes sportifs et récréatifs
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Entente-cadre générale Entente de gestion et entente sur le contrôle des clés | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | On s’en sert pour avoir accès aux établissements communautaires. Elles comprennent les noms, les adresses, les numéros de téléphone à la maison et au travail, les adresses de courriel et les numéros de télécopieur. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programmes Superviseur des loisirs 2 Commis, Service à la clientèle Représentant des services | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : A05-06 Les documents sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. |
| Services des parcs, des loisirs et de la culture – Programmes aquatiques spécifiques – fiche principale des activités aquatiques | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Fiche principale des activités aquatiques servant à évaluer les aptitudes des participants. Cette fiche sert à suivre l’information sur les clients et sur le succès ou l’échec dans le système d’enregistrement. Cette fiche comprend les noms, adresses et numéros de téléphone des participants. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programmes Superviseur des loisirs 2 Commis, Service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R01-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Demande de location d’une installation (piscine) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Information servant à contacter les clients et à consulter les renseignements sur les clients dans le système de réservations. Cette information comprend le nom du demandeur, le numéro du client, son adresse, son numéro de téléphone et le numéro du permis. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programmes Superviseur des loisirs 2 Commis, Service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : A05-04 Les documents sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. |
| Programmes aquatiques spécifiques – Fiche de notation des cours de natation | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Notation des cours de natation servant à évaluer les nageurs et les nageuses dans le cadre du programme de natation. Cette fiche comprend le nom, l’âge et les numéros de téléphone à la maison et au travail des nageurs et nageuses. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programmes Superviseur des loisirs 2 Commis, Service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R01-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Programmes aquatiques spécifiques –Programme de natation par le jeu | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | La préinscription au Programme de natation par le jeu est offerte aux enfants qui veulent s’inscrire à ce programme. La fiche comprend le nom et le numéro de téléphone à la maison et au travail du parent. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programmes Superviseur des loisirs 2 Commis, Service à la clientèle Représentant des services Instructeur | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R01-01 Les documents sont conservés pendant six ans avant d’être détruits. |
| Base de données du système CLASS (propriété de la Ville) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Progiciel permettant d’inscrire les enfants aux programmes récréatifs et culturels. Il comprend le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et la date de naissance de l’enfant, ainsi que le nom et le numéro de téléphone des parents. | Gestionnaire de portefeuille Coordonnateur de programmes Superviseur des loisirs 2 Commis, Service à la clientèle Représentant des services Instructeur Comptoirs de Service Ottawa Direction des services au comptoir Chefs d’équipe Agents du service à la clientèle Responsables des services de la Direction générale | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R00-01 Les documents sont conservés pendant 11 ans suivant la fin du cours ou de l’activité ou l’expiration de l’adhésion avant d’être détruits. |
Répertoire des banques de renseignements personnels de l'Unité des ententes de partenariats et de financement (PAF)/ Services de soutien aux activités (SSA)
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Accord de financement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Accord de contribution à remplir pour les programmes financés par des subventions et des contributions, états financiers et demandes de financement. Noms en toutes lettres, dates de naissance, adresses, numéros de téléphone des clients, noms et coordonnées des parents et problèmes de santé. | Agent, Développement communautaire et loisirs Coordinateur du financement Commis aux programmes Gestionnaire de programme, SSA | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : F18-04 Dossiers conservés en permanence |
Répertoire des banques de renseignements personnels des Services des loisirs et de la culture
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Base de données ActiveNet | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Progiciel permettant d’inscrire des participants aux programmes récréatifs et culturels, et d’enregistrer les adhésions et les activités de location. Il comprend les noms, les adresses, les numéros de téléphone et les dates de naissance des clients, ainsi que les noms et les numéros de téléphone des parents. | Gestionnaires de portefeuille Superviseur des loisirs 1 Superviseur des loisirs 2 Commis, Service à la clientèle, SLC Commis, Service à la clientèle, SLC/commis, Service à la clientèle et réservations Coordonnateur de programme Représentant du service à la clientèle 1 Représentant du service à la clientèle 2 Sauveteur Chef sauveteur/moniteur Sauveteur Agent Spécialiste des programmes communautaires Conseiller opérationnel de la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations (Services de soutien aux activités) Programmeur, Centre des arts Agent du service à la clientèle Administrateur de programme, Arts Coordonnateur, Services de location et d’événements Préposé aux réservations, Service à la clientèle Administrateur de musée Agent d’interprétation et d’éducation Agent de programme, Musée et patrimoine Agent, Élargissement de l’auditoire des programmes muséaux et patrimoniaux Superviseur, Programmes des musées et du patrimoine Analyste des activités Directeur, Camps Coordonnateur, Camps Superviseur des loisirs Commis aux réservations à l’échelle de la Ville Commis administratif, Unité des loisirs inclusifs Commis administratif, Exploitation des installations Superviseur, Installations Opérateur, Installations Chef d’équipe Aide-ouvrier, Entretien Coordonnateur, Communications des DAE Coordonnateur des communications Élargissement de l’auditoire et développement des partenariats Spécialiste du Centre des arts Spécialiste, Soutien aux activités et aux systèmes Personnel préposé au comptoir et à la réponse téléphonique de Service Ottawa Responsables des services de la Direction générale | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R00-01 Les documents sont conservés pendant 11 ans suivant la fin du cours ou de l’activité ou l’expiration de l’adhésion avant d’être détruits. |
| Programmes culturels et récréatifs – Main dans la main | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 10 | Formulaire de demande d’aide financière servant à traiter les demandes et à gérer les programmes récréatifs et culturels de la Ville d’Ottawa. Ce formulaire comprend le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du demandeur, ainsi que le nom et la date de naissance de l’enfant. | Gestionnaire de portefeuille, coordonnateur de programme, superviseur des loisirs 2, commis au service à la clientèle, représentant des services et instructeur | Non-résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : R00-03 Les documents sont conservés pendant trois ans avant d’être détruits. |
Dernière mise à jour : décembre 2024
Banques de renseignements personnels : Initiatives stratégiques
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Infolettre sur la lutte contre le changement climatique (diffusée depuis la plateforme ActiveCampaign) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8-10 | Nom en toutes lettres et adresse de courriel L’information archivée sert à envoyer une infolettre électronique pour diffuser les comptes rendus de l’Unité des changements climatiques et de la résilience de la Ville d’Ottawa. |
Campagne ACTIVE
Administrateurs membres de l’équipe de la lutte contre les changements climatiques :
|
Abonnés à l’infolettre électronique | Classification des documents organisationnels : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle on n’a plus besoin de la liste. |
| Données sur les demandeurs dans le cadre du Programme de prêts Maisons durables Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | L’information comprend le nom en toutes lettres, l’adresse, les coordonnées et la preuve de la propriété. L’information archivée sert à administrer le Programme de prêts Maisons durables Ottawa. |
Personnel des Services de lutte contre les changements climatiques et de la résilience :
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Demandeurs dans le cadre du Programme de prêts (propriétaires) sur le territoire de la Ville d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F18-04 Les documents sont conservés en permanence. |
| Données de l’infolettre électronique du Programme de prêts Maisons durables Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | L’information comprend le nom en toutes lettres et l’adresse de courriel. L’information archivée sert à envoyer une infolettre électronique. | Personnel des Services de lutte contre les changements climatiques et Services de résilience :
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Abonnés à l’infolettre électronique du Programme de prêts Maisons durables Ottawa | Classification des documents organisationnels : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle on n’a plus besoin de la liste. |
| Données sur les demandeurs du rabais Parés pour la pluie Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Les données comprennent le nom en toutes lettres, l’adresse, les coordonnées et la preuve de la propriété. L’information archivée sert à administrer le programme de rabais Parés pour la pluie Ottawa. |
Personnel des Services de lutte contre les changements climatiques et Services de résilience :
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Demandeurs de rabais sur le territoire de la Ville d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : F18-04 Les documents sont conservés en permanence. |
| Données sur l’apprentissage électronique du programme Parés pour la pluie Ottawa | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 | Les données comprennent le nom en toutes lettres, l’adresse et les coordonnées. L’information archivée sert à administrer les constituantes de l’apprentissage électronique du programme Parés pour la pluie Ottawa. | Personnel des Services de lutte contre les changements climatiques et Services de résilience :
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Participants aux cours d’apprentissage électronique à la Ville d’Ottawa | Classification des documents organisationnels : C10-05 Les documents sont conservés pendant six ans et sont ensuite détruits. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Dossier du client du Programme Rénovations Ontario | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 (1), art.10 (2) | Les données comprennent les noms, les adresses, les identifiants et les vérifications pour l’impôt foncier, les prêts hypothécaires, l’assurance logement, le document d’expertise de la Société d’évaluation foncière des municipalités, les revenus et les actifs liquides, l’information bancaire, les accords de financement, les estimations et les contrats conclus avec les entrepreneurs. L’information archivée sert à déterminer les conditions d’admission, l’attribution du financement des projets et la gestion des dossiers. | Personnel du programme Rénovations Ontario et de la Direction du logement abordable | Membres du ménage demandant le financement | Classification des documents organisationnels : S10-13 Les documents sont conservés pendant 10 ans suivant la date d’expiration de l’accord et sont ensuite détruits. |
| Feuille de calcul de la liste principale des demandes déposées dans le cadre du Programme Rénovations Ontario | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 (1), art.10 (2) | Les données comprennent les noms, les adresses, les revenus, les catégories sociales et démographiques des demandeurs, la portée des travaux de rénovation, le budget attribué et les débours. L’information archivée sert à gérer les dossiers et à mener des analyses statistiques. | Personnel du programme Rénovations Ontario et de la Direction du logement abordable | Propriétaires déposant les demandes de financement | Classification des documents organisationnels : S10-13 Les documents sont conservés pendant 10 ans suivant la date d'expiration de l’accord et sont ensuite détruits. |
| Programme d’aide pour la mise de fonds dans l’accès à la propriété – Dossiers des clients | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 (1), art.10 (2) | Les données comprennent les noms, les adresses, les revenus, la catégorie sociale et démographique des demandeurs, le quartier, les demandes, les conventions de prêts, les billets à ordre et les copies des chèques. L’information archivée sert à déterminer les conditions d’admission, l’attribution du financement des projets et la gestion des dossiers. | Personnel du Programme d’aide pour la mise de fonds dans l’accès à la propriété et de la Direction du logement abordable | Résidents de la Ville d’Ottawa touchant l’aide financière offerte pour l’achat d’un logement | Classification des documents organisationnels : S10-15 Les documents sont conservés pendant 10 ans suivant la date d’expiration de l’accord et sont ensuite détruits. |
| Programme d’aide pour la mise de fonds dans l’accès à la propriété – Statistiques vitales | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 10 (1), art.10 (2) | Les données comprennent les numéros de demandes, les noms, les adresses, les revenus, le montant des prêts et la valeur des logements achetés. L’information archivée sert à gérer les dossiers et à mener des analyses statistiques. | Personnel du Programme d’aide pour la mise de fonds dans l’accès à la propriété et de la Direction du logement abordable | Propriétaires déposant des demandes de financement | Classification des documents organisationnels : S10-15 Les documents sont conservés pendant 10 ans suivant la date d’expiration de l’accord et sont ensuite détruits. |
Dernière mise à jour : décembre 2024
Banque de renseignements personnels : Direction générale des services de transport en commun
Direction générale des services de transport en commun
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes de cartes Accompagnateur ou Siège prioritaire (Base de données Kantech) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Pour l’administration et la gestion des usagers d’OC Transpo. Les formulaires comprennent les noms, adresses et numéros de téléphone des demandeurs. | Personnel du service à la clientèle | Clients | Classification des documents généraux : T14-01 Les documents sont conservés pendant un an suivant la fin des services avant d’être détruits. |
| Lettres d’annulation ou de défection de Para Transpo | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Ces lettres comprennent les noms, adresses et coordonnées des clients, le nombre de points attribués et le numéro d’enregistrement. Ces lettres servent à signaler aux clients les cas dans lesquels ils ont dépassé le nombre maximal d’annulations dans une période de 60 jours et à leur annoncer éventuellement la suspension des services. | Employés de Para Transpo Gestionnaires et superviseurs du service à la clientèle | Clients | Classification des documents généraux : T14-00 Les documents sont conservés pendant trois ans avant d’être détruits. |
| LifeMark | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Gestion indépendante des lettres d’éclaircissement et de refus de Para Transpo, de l’enregistrement des clients de Para Transpo (nouveaux clients et clients reconduits), des enregistrements des clients inactifs de Para Transpo, de l’enregistrement temporaire des clients de Para Transpo, de l’enregistrement temporaire des cartes Privilège d’accompagnement ou des cartes Siège prioritaire de Para Transpo, de l’enregistrement des clients de Para Transpo pour le service hivernal seulement, des modifications ou des mises à jour à apporter aux dossiers des clients lorsqu’il faut conserver des documents médicaux (et noter les cas dans lesquels les clients doivent se déplacer en fauteuil roulant, être transportés en autobus seulement ou être accompagnés d’un animal d’assistance, entre autres). Les documents comprennent les noms, les adresses, les dates de naissance, les coordonnées et les personnes à contacter d’urgence, les appareils de mobilité, les besoins en véhicules, les besoins en accompagnement et les déficiences visuelles ou auditives. | Personnel de Para Transpo, dont les représentants du service à la clientèle, les agents de réservations et les conducteurs | Clients | Classification des documents généraux : T14-00 Les documents sont conservés pendant trois ans avant d’être détruits. T14-01 et T14-02 Les documents sont conservés pendant un an suivant la fin des services avant d’être détruits. |
| Trapeze COM | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | La base de données Trapeze COM permet de gérer les plaintes des clients de Para Transpo, les félicitations des clients de Para Transpo, la correspondance générale de Para Transpo (suggestions et demandes) et les plaintes sur les services de transport de Para Transpo. La base de données comprend les noms, les adresses municipales et le courriel, les numéros de téléphone fixe et les appareils de mobilité des clients. | Personnel de Para Transpo | Clients | Classification des documents généraux : T11-05 Les documents sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. T14-00 Les documents sont conservés pendant trois ans avant d’être détruits. T14-04 Les documents sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. |
| Trapeze PASS | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | La base de données Trapeze PASS permet de gérer : •l’information sur les services à la clientèle de Para Transpo; •l’information de ParaPaie; •l’information sur Mon Para Transpo; •le programme WebCare de Mon Para Transpo. La base de données comprend les noms, les adresses, les besoins en appareils d’aide à la mobilité, les besoins en accompagnement, les déficiences visuelles ou auditives, les soldes de ParaPaie et les identifiants de connexion et mots de passe de Mon Para Transpo. | Personnel de Para Transpo | Clients | Classification des documents généraux : T14-01 Les documents sont conservés pendant un an suivant la fin des services avant d’être détruits. |
| Base de données du service à la clientèle d’OC Transpo | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Base de données interne servant à gérer les permis de parcs relais, les bons de taxi (carte de crédit par téléphone ou chèque par la poste), dont les paiements automatiques mensuels, le renouvellement automatique de ParaPaie (laissez-passer de ParaPaie, carte de crédit uniquement), l’achat de ParaPaie au besoin (laissez-passer ou compte ParaPaie, carte de crédit par téléphone ou chèque par la poste), les rabais sur les laissez-passer communautaires, les rabais sur les laissez-passer Accès, la carte-A de personne de soutien, la carte-A de l’Institut national canadien pour les aveugles, les demandes de remboursement et le Programme de formation sur les déplacements. Cette base de données comprend les noms, les adresses, les coordonnées, les dates de naissance, les numéros des clients de Para Transpo, le type de paiement, les numéros d’enregistrement du POSP, les numéros des cartes Presto, les dates d’expiration des rabais et l’enregistrement des appels téléphoniques. | Personnel du service à la clientèle | Clients/clients de Para Transpo | T14-01 (enregistrement des clients de Para Transpo) Actif : T (fin des services/inactif : 1 Suite à donner finale : détruire T14-02 (enregistrement temporaire à Para Transpo) Actif : T (fin des services/inactif : 1 Suite à donner finale : détruire |
| Enregistrement des clients de Para Transpo (tableur crypté) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Ce tableur comprend les noms, les adresses, les coordonnées, les personnes à contacter d’urgence, les appareils d’aide à la mobilité utilisés, les besoins en véhicules et en accompagnement, les déficiences visuelles ou auditives et les dates de naissance des clients. On s’en sert pour paramétrer les comptes des clients et pour déterminer la réservation des véhicules de transport. | Personnel de Para Transpo, dont les représentants du service à la clientèle, les agents de réservations et les conducteurs | Clients | Classification des documents généraux : T14-01 Les documents sont conservés pendant un an suivant la fin des services avant d’être détruits. |
| Enregistrement des clients inactifs de Para Transpo (base de données) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Cette base de données comprend les noms, les adresses et les dates de naissance des clients qui sont inactifs, mais qui pourraient avoir une bonne raison d’être réinscrits; noms, adresses et dates de naissance des clients inactifs. On s’en sert lorsque le compte d’un client est rétabli. | Personnel de Para Transpo | Clients | Classification des documents généraux : T14-01 Les documents sont conservés pendant un an suivant la fin des services avant d’être détruits. |
| Abonnements aux alertes (Komutel et VuduMobile) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Pour l’administration et la gestion. Numéros de téléphone et adresses de courriel (s’il y a lieu). Sélection des circuits et des alertes de transports en commun : les systèmes se servent du numéro de téléphone ou de l’adresse de courriel pour envoyer les alertes par courriel ou par message texte (SMS). | Administrateurs Web, personnel de soutien dans la technologie des transports en commun et soutien de Komutel | Clients | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. |
| Portail de développement (RedHat [3Scale]) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Ce portail comprend les noms, les adresses, les coordonnées, les applications (programmes) créés et les statistiques sur les demandes d’interface de programmation des applications. On s’en sert pour administrer et gérer les activités. | Administrateurs Web, personnel de soutien dans la technologie des transports en commun, soutien Web RealDecoy et soutien RedHat | Demandeurs de données sur les circuits et les horaires des transports en commun pour permettre de développer des applications sur ordinateur, sur le Web ou sur téléphone | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. |
| Portail de développement GTFS-RT (Azure/strada 360) | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Ce portail comprend les noms, les adresses, les coordonnées, les applications (programmes) créés. On s’en sert pour administrer et gérer les activités. | Personnel de soutien des technologies de transport en commun et strada 360 | Demandeurs de données sur les circuits et les horaires des transports en commun pour permettre de développer des applications sur ordinateur, sur le Web ou sur téléphone | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. |
| Portail Web O-Paiement | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | Ce portail comprend les adresses de courriel, les numéros des transactions et la valeur comptée servant à ouvrir les comptes ou à télécharger les reçus des déplacements et à consulter l’évolution des paiements. Lorsqu’on lui a fourni le numéro de la transaction et la valeur comptée, le personnel de la Ville peut rembourser les frais ou fermer le compte au nom du client qui appelle au Centre du service à la clientèle. | Clients Agents du service à la clientèle | Clients Utilisateurs de l’O-Paiement | Base de données – Maintien en continu |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
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| Rapports sur les accidents de Para Transpo | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Détails des accidents mettant en cause des chauffeurs de Para Transpo : noms, adresses et numéros de téléphone des clients. On s’en sert pour consigner la présence des passagers à bord des autobus, les blessures qu’ils auraient pu subir et les déclarations des témoins. | Personnel de Para Transpo | Clients | Classification des documents généraux : L08-05 Les documents sont conservés pendant sept ans suivant la fermeture du dossier avant d’être détruits. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
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| Comptes rendus sur les travaux de l’Étape 2 de l’O-Train | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 et art. 8-10 | Liste des destinataires : adresses de courriel des destinataires des comptes rendus sur les travaux | Personnel du Programme de construction du réseau de TLR | Résidents d’Ottawa | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. |
| Nom du fichier de renseignements personnels (FRP) | Pouvoirs prévus dans les lois, dans leur version modifiée | Données conservées et destinations | Utilisateurs | Personnes dans les fichiers | Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers de la Ville d’Ottawa (no 2003-527), dans sa version modifiée |
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| Programme de construction du TLR – Infolettre | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | La base de données comprend les noms et les adresses de courriel des résidents qui se sont personnellement inscrits à l’infolettre du Projet de l’Étape 2 dans Mailchimp. Le système archive aussi les noms des stations pour lesquels chaque résident s’est inscrit aux infolettres. On s’en sert pour envoyer des avis publics à ceux et celles qui se sont inscrits aux infolettres sur ces stations. | Programme de construction du TLR – Personnel des Communications stratégiques et des Relations externes d’OC Transpo | Résidents qui souhaitent prendre connaissance des comptes rendus sur les travaux de l’Étape 2 | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. |
| Programme de construction du TLR – Travaux nocturnes hebdomadaires à venir dans l’Est | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | La base de données comprend les noms et les adresses de courriel des résidents qui ont demandé de recevoir, depuis l’adresse Etape2@ottawa.caLe lien ouvre l`application de messagerie., le courriel hebdomadaire décrivant les travaux nocturnes à réaliser dans la semaine à venir à l’est de la station Blair. On s’en sert pour faire parvenir les comptes rendus sur les travaux hebdomadaires à ceux et celles qui ont demandé de les recevoir. | Programme de construction du TLR – Personnel des Communications stratégiques et des Relations externes d’OC Transpo | Résidents qui souhaitent prendre connaissance de l’information sur les prochains travaux nocturnes dans le cadre du Projet de l’Étape 2 | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. |
| Programme de construction du TLR – Travaux nocturnes hebdomadaires à venir dans l’Ouest | Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, art. 8 et art. 10 | La base de données comprend les noms et les adresses de courriel des résidents qui ont demandé de recevoir, depuis l’adresse Etape2@ottawa.caLe lien ouvre l`application de messagerie., le courriel hebdomadaire décrivant les travaux nocturnes à réaliser dans la semaine à venir à l’ouest de la station Tunney's Pasture. On s’en sert pour faire parvenir les comptes rendus sur les travaux hebdomadaires à ceux et celles qui ont demandé de les recevoir. | Programme de construction du TLR – Personnel des Communications stratégiques et des Relations externes d’OC Transpo | Résidents qui souhaitent prendre connaissance de l’information sur les prochains travaux nocturnes dans le cadre du Projet de l’Étape 2 | Classification des documents généraux : C00-04 Les documents sont conservés pendant un an suivant la date à laquelle la liste n’est plus nécessaire avant d’être détruits. |
Dernière mise à jour : décembre 2024